Eindrapport subsidieverstrekking

Jaarverantwoording

Controle besteding subsidie

•

Voor 1 april 2021 moet Bink de aanvraag voor vaststelling van de subsidie 2020 indienen. Voor de inhoudelijke jaarverantwoording moet Bink gebruik maken van het daarvoor beschikbaar gestelde formulier.

•

Voor de financiële verantwoording vormt de Peutermonitor de basis voor de subsidiedeclaratie over 2020. Bij de subsidiedeclaratie dient Bink tevens een goedkeurende accountantsverklaring van de jaarrekening van de houder in.

Bij de controle van de subsidie ligt de nadruk bij de VVE-subsidies op het berekenen van de definitieve subsidiebedrag. Dat komt omdat de subsidie wordt bepaald op basis van het aantal deelnemers/trajecten. De inhoudelijke beoordeling vindt plaats door vooraf, tussentijds en achteraf te toetsen op pedagogische programma’s en specifieke voorwaarden. Kindgebonden financiering Er is een subsidie verstrekt aan Bink van € 812.914, maar die subsidie is uiteindelijk hoger vastgesteld op € 827.839. Dit verschil heeft te maken met de manier van financieren. In het collegevoorstellen bij de vaststelling is dit duidelijk verwoord: “De subsidie voor peuterspeelzaalwerk en VVE is een kind gebonden financiering. Dit houdt in dat de subsidie het kind volgt, dus het tarief per uur wordt bepaald aan de hand van kenmerken van de peuter (wel/geen VVE-indicatie, ouders hebben wel/geen recht op kinderopvangtoeslag, het inkomen van ouders). Vervolgens kiest de ouder zelf naar welke aanbieder het kind gaat. Als aanbieder kun je van tevoren niet preciés inschatten hoeveel subsidie je verwacht nodig te hebben. Je weet immers niet welke peuters er binnen gaan komen en het subsidiabel tarief kan variëren per uur, afhankelijk van de kenmerken van peuter en ouder.

Bij de vaststelling wordt er afgerekend op basis van de peuters die daadwerkelijk aanwezig zijn geweest en de uren die daadwerkelijk zijn afgenomen. In 2020 hebben iets meer peuters deelgenomen, waardoor het te subsidiëren bedrag in 2020 iets hoger uitvalt dan vooraf ingeschat.”

Subsidieontvanger

8. Stichting Botanische Tuin dr. Costerus (2020)

Opmerking Onderzoekers

In dit onderzoek is gekeken naar het dossier van 2020 en geconstateerd dat er geen subsidiedossier beschikbaar is voor deze organisatie. Ambtenaren hebben desgevraagd aangegeven dat dit vanaf 2022 wél het geval is, maar dat is door de onderzoekers niet gecontroleerd. Deze omissie betekent geen veranderingen in de conclusies en aanbevelingen van dit rapport. We kunnen niet bepalen of dit een incident is of bij meerdere dossiers voorkomt. We veronderstellen wel dat de verbeteringen van het subsidieproces en het opvragen van overzichten met verleende subsidies, heeft bijgedragen om dit soort dossiers te identificeren.

Type subsidie

Onbekend - voor deze subsidie is geen dossier aanwezig.

Regels

De Costerustuin (stichting) is een reeds lang bestaande subsidierelatie van de gemeente. Uit een mailwisseling blijkt dat er stukken zijn die dateren uit 1973. Vanaf 2015 wordt er jaarlijks een bedrag van 1.600 euro overgemaakt aan de Stichting Costerustuin, zonder dat er een subsidieaanvraag en beschikking aan ten grondslag ligt. Wel blijkt uit diverse mails dat de stichting (jaarlijks) om een financiële bijdrage vraagt. Het jaarlijkse bedrag van 1.600 euro dient als een subsidie te worden aangemerkt. Desondanks is dit bedrag tot

71

Rekenkameronderzoek naar subsidieverstrekking

2021 niet op de reguliere wijze als subsidie toegekend en verleend. Dat verklaart waarom er geen dossier van deze subsidie is. Omschrijving/activiteit

De Costerustuin is een vrij toegankelijke botanische tuin in Hilversum, die in 1920 werd gesticht door de bioloog Jan Costerus. De tuin wordt verzorgd door vrijwilligers.

Bedrag

€ 1.600

Doelen

Onbekend

Afgesproken prestaties

Onbekend

Effecten

Onbekend

Verantwoording

Onbekend

Controle besteding subsidie

Onbekend

Subsidieontvanger

9. Stichting Sportclub Gehandicapten Gooi- en Eemland (2020)

Type subsidie

Programmasubsidie

Regels

Op deze subsidieverlening zijn de Algemene Subsidieverordening Hilversum 2011 (ASV 2011), de Subsidieregeling gemeente Hilversum 2017 en de Algemene wet bestuursrecht (Awb) van toepassing. Voor de toekenning van deze subsidie is ook een advies gevraagd aan de Subsidiekamer die het volgende oordeelde: ‘Het oordeel c.q. het advies van de adviesraad: Instemmen met het verlenen van een subsidie van € 5.254.’

Omschrijving/activiteit

De sportclub stimuleert en draagt zorg voor de uitvoering van zwemlessen voor kinderen en volwassenen met een beperking. Daarnaast verzorgt de Stichting hippische activiteiten voor kinderen en volwassenen met en zonder een beperking. Doel is onder andere het integreren tussen mensen met en mensen zonder handicap en het vergroten van de zelfredzaamheid voor mensen met een beperking/handicap. Er wordt naar gestreefd om alle leden op een verantwoorde en plezierige manier te leren zwemmen en/of paardrijden. Daarbij staan veiligheid en plezier voorop.

Bedrag

€ 5.254

Doelen

Werkplan 2020 De activiteiten betreffen een tweetal sporten: a. zwemmen Door de stichting wordt in het Sportfondsenbad "De Lunet" wekelijks door een vijftal vrijwillige instructeurs zwemles gegeven op zaterdagmorgen aan op jaarbasis tussen de 60 en 70 jeugdigen en/of ouderen met een lichamelijke en/of geestelijke beperking. Een groot aantal blijkt in staat om meerdere diploma’s te halen. b. paardrijden

72

Rekenkameronderzoek naar subsidieverstrekking

Gedurende het gehele jaar m.u.v. de zomervakantie wordt er op de manege van de stichting gedurende zes dagen per week evenals op een tweetal avonden lessen verzorgd t.b.v. jeugdigen en volwassenen, totaal circa 150 tot 160, met een geestelijke en/of lichamelijke beperking. Om dit te realiseren hebben ze een zestal medewerkers in dienst welke, naast alle overige werkzaamheden welke behoren bij een manege, met ondersteuning van vrijwilligers een vijftien tal lessen per week verzorgen.

Afgesproken prestaties

(Begrotings) programma/afweging aanvraag (Begrotings)programma waar de activiteit (en) onder valt/vallen Programma 1: Wonen en Leven te bereiken maatschappelijk effect: voldoet dit aan het (begrotings)programma Het vergroten van sportdeelname, gezonde leefstijl en levendig sportklimaat voor jong en oud

Uitwerking Welke concrete prestatieafspraken worden gemaakt met de organisatie In 2020 gaat de sportclub voor totaal 41 uit Hilversum afkomstige deelnemers sportaanbod realiseren, t.w. 15 Hilversumse deelnemers zwemmen 26 Hilversumse deelnemers paardrijden. Het betreft een regionale voorziening. Uit 18 regionale gemeenten maken totaal 231 deelnemers gebruik van dit sportaanbod. De subsidieaanvraag omvat het aantal deelnemers per gemeente vermenigvuldigd met € 128,14. Wat gaat de organisatie (op eigen rekening) doen in het kader van “wederkerigheid. De organisatie ziet de extra inzet van de vereniging als wederkerigheid en zou een subsidieverlening dan ook zien als waardering voor al het werk dat zij voor de doelgroep verricht. Effecten

Niet nader gespecificeerd en/ of expliciet gelieerd aan gemeentelijke doelstellingen, maar liggen in lijn met de duidelijk omschreven doelen: stimuleren en zorgdragen voor de uitvoering van zwemlessen en paardrijden voor kinderen en volwassenen met een beperking. Waarbij het uiteindelijke effect moet zijn dat zij beter integreren tussen mensen zonder een beperking en zelfredzamer worden.

Verantwoording Binnen drie maanden na afloop van de activiteit waarvoor de subsidie is verleend moet een inhoudelijke- en financiële verantwoording van de activiteit worden ingediend en een verklaring dat de subsidie is besteed aan de activiteiten waarvoor zij is verstrekt. Als in deze subsidiebeschikking aanvullende gegevens zijn vermeld, moet u die gegevens ook verstrekken. Er is naast een begroting ook een jaarverslag over 2020 ingediend. Uit een mailwisseling blijkt dat er over het jaar 21 personen uit Hilversum actief op de manege. De zwemmers zijn niet meer vermeld aangezien deze activiteit in 2020 is beëindigd. Controle besteding subsidie

Een uitgebreide begroting is toegevoegd, hieruit valt op te maken in hoeverre de activiteiten zijn ontplooid en tegen welke kosten.

Subsidieontvanger

10. Stichting Bachkoor Holland (2019)

Type subsidie

Programmasubsidie

Regels

Op deze subsidieverlening zijn de Algemene Subsidieverordening Hilversum 2011 (ASV 2011), de Subsidieregeling gemeente Hilversum 2017 en de Algemene wet bestuursrecht

73

Rekenkameronderzoek naar subsidieverstrekking

(Awb) van toepassing. Verder zijn ook de Subsidiecriteria Kunst en Cultuur Hilversum 2016-2020 van toepassing. Omschrijving/activiteit

De subsidie is bestemd voor de organisatie en uitvoering van de Mattheus Passion van J.S. Bach in de Sint Vituskerk in Hilversum op 7 april 2020.

Bedrag

€ 20.000 De gemeente is coulant geweest in het verstrekken van de subsidie ondanks deze te laat was ingediend. ‘Op grond van artikel 3, eerste lid onder b, van de Subsidieregeling moet een aanvraag voor een programmasubsidie een kwartaal voorafgaand aan het kwartaal waarin de activiteit aanvangt worden ingediend. Dat betekent in uw geval dat u uiterlijk op 31 december 2019 een aanvraag in kon dienen. U heeft uw aanvraag op 6 februari 2020 ingediend. Daarmee heeft u uw aanvraag te laat ingediend. Op grond van artikel 4, eerste lid, van de Subsidieregeling wordt een te laat ingediende aanvraag afgewezen. Omdat door het afwijzen van uw aanvraag de uitvoering van de beoogde activiteiten onevenredig wordt geschaad, ziet het college echter, op grond van artikel 4, tweede lid, van de Subsidieregeling, aanleiding om uw aanvraag alsnog in behandeling te nemen.’ De subsidie wordt gedeeltelijk verleend, omdat de te organiseren activiteit in 2020 niet gewijzigd is in vergelijk met uw subsidieaanvraag voor de activiteit in 2019. Dit betekent dat de subsidie voor € 7.000,- wordt afgewezen. Daarnaast is besloten dat het college een inhoudelijke discussie start over de toekomst van de subsidiëring van de Mattheus Passion in Hilversum. In dat kader wordt uw stichting gevraagd er rekening mee te houden dat mogelijk na 2020 er geen of minder subsidie wordt verleend.

Doelen

Doelen zijn niet nader benoemd in de subsidieaanvraag, wat ook blijkt uit het collegevoorstel waarin meerdere kanttekeningen worden gemaakt ten aanzien van de subsidieaanvraag, en waarbij ook wordt aangegeven dat de inzet is om dit de laatste keer te laten zijn dat de gemeente subsidie verleend. Er is dus ook geen sprake van koppeling met het gemeentelijk beleid.

Afgesproken prestaties

De subsidie wordt verleend onder de volgende algemene voorwaarden: ‘U communiceert de gemeente actief naar buiten toe als partner bij het realiseren van uw activiteiten. Bij deze communicatie sluit u aan bij de richtlijnen van Hilversum Marketing. De concrete toepassing daarvan (gebruik van logo en dergelijke) stemt u af met Hilversum Marketing. Daarnaast informeert u Hilversum Marketing ruim voor de start van het project over uw communicatieplanning zodat zij waar mogelijk de activiteiten kan opnemen in haar marketingcommunicatiekanalen.’

Effecten

De effecten zijn niet duidelijk uitgewerkt in de aanvraag. Dat blijkt ook uit de kanttekeningen die het college plaatst bij de subsidieaanvraag. Het college vindt het fantastisch dat ze de Mattheus Passion in Hilversum hebben. Maar het is wel vreemd dat de sponsoring al drie jaar op nul staat bij het Bachkoor. Het college voelt zich voor een voldongen feit staan om zo kort van te voren de subsidieaanvraag, die dus veel te laat is ingediend, nu goed te keuren. Besloten wordt om dit wel te doen met de kanttekening dat het Bachkoor echt aan de slag moet met het vinden van sponsoren (minstens voor de helft) voor de volgende jaren en/of de samenwerking zoeken. Op 1 januari 2021 moet dit duidelijk zijn.

74

Rekenkameronderzoek naar subsidieverstrekking

Kanttekeningen Zonder af te doen aan de kwaliteit van de uitvoering van de Mattheus Passion door het Bachkoor heeft de subsidieverlening aan het Bachkoor afgelopen jaren vaak tot discussie geleid. Zowel ambtelijk als vanuit de Cultuurraad. Ook ten aanzien van de subsidieaanvraag 2020 zijn de volgende kanttekeningen van toepassing: Toekenning niet passend bij cultuurbeleid: Bij eerdere aanvragen is de subsidieaanvraag behandeld vanuit het beleidsveld cultuur en is de cultuurraad om een advies gevraagd. De cultuurraad was kritisch op de op één volgende aanvragen, met name over het hoge kostenniveau en de betekenis voor het culturele aanbod van Hilversum. Dat het hier geen Hilversumse organisatie betrof speelde ook mee. In 2019 heeft de portefeuillehouder cultuur aangegeven een eventueel volgende subsidieverlening niet meer (geheel) ten laste te willen brengen van het cultuurbudget. Lage groei aantal bezoekers: De stijging in het aantal bezoekers in Hilversum blijft achter bij de verwachting. Niet breed toegankelijk: De toegangsprijs (€53,-) zorgt ervoor dat de uitvoering niet breed toegankelijk is. Jaarlijkse stijging gevraagde subsidie: De totale uitvoeringskosten blijven aan de hoge kant en stijgen jaarlijks terwijl de uitvoering gelijk blijft. De subsidieaanvraag 2020 is nu €7.500,- hoger als in 2019. De uitvoering van 2020 is geheel vergelijkbaar met 2019.

Weinig cofinanciering: De begroting laat weinig bijdragen zien van fondsen en sponsoren. Het gevraagde subsidiebedrag bedraagt ruim 60% van het totaal. De eigen inkomsten betreft de vooralsnog alleen opbrengst van de kaartverkoop. Geen inzicht totale begroting Stichting Bachkoor: Omdat het hier een aanvraag voor een project betreft heeft de organisatie een projectbegroting aangeleverd. Hoewel dit gebruikelijk en toegestaan is, is er geen inzicht in de totale begroting van het Bachkoor. De begroting voor de uitvoering in Hilversum laat jaarlijks een tekort zien. Ook in 2020, te weten €22.000,-. Nadat hierover ambtelijk een toelichting is gevraagd, heeft de stichting als reactie aangegeven dat dit een projectbegroting betreft en dat het geraamde tekort binnen de totale begroting wordt opgelost door enerzijds hogere inkomsten bij uitvoeringen in anderen steden, en anderzijds door alsnog gerealiseerde aanvullende fondsenwerving. De stichting geeft aan het verwachte tekort met zekerheid op te zullen vangen. Geen wederkerigheid: Hoewel het Bachkoor voornemens om in 2021, ter gelegenheid van het 100-jarig bestaan van het koor, meer activiteiten in Hilversum te organiseren, zijn er voor 2020 geen extra activiteiten gepland. Bachkoor niet enige uitvoerder Mattheus Passion in Hilversum: Sinds jaren voert ook het Dudok Ensemble jaarlijks de Mattheus Passion uit.

Dit is een Hilversumse culturele organisatie, een amateurorganisatie maar de uitvoering vindt plaats met behulp van professionele musici en zangers. De bezoekersaantallen van deze uitvoering stijgen nog jaarlijks. De organisatie ontvangt pas enkele jaren een subsidie, deze bedraagt € 2.000 (conform aanvraag en vanuit het cultuurbudget). De kaartprijs is met € 35 meer toegankelijk dan de uitvoering van het Bachkoor. Daarnaast neemt de gemeente ook bij deze uitvoering kaarten af (20 in 2019 en 50 in 2020). Daarmee is er een redelijk alternatief.

Verantwoording

Verantwoording Binnen drie maanden na afloop van de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend moeten de volgende gegevens worden verstrekt:

• •

Een financiële verantwoording van de activiteiten. Een inhoudelijke verantwoording van de activiteiten.

75

Rekenkameronderzoek naar subsidieverstrekking

•

Een verklaring dat de subsidie is besteed aan de activiteit waarvoor zij is verstrekt.

•

Eventuele aanvullende gegevens die in deze subsidiebeschikking zijn vermeld.

Aansluitend op het cultuurbeleid dient u in de inhoudelijke verantwoording daarbij ook het volgende aan te geven:

•

Het totaal aantal bezoekers.

In het dossier zit een Exploitatie Matheus Passion Bachkoor Holland locatie Hilversum 2018, 2019 en 2020 waarin de activiteiten en kosten zijn benoemd. Controle besteding subsidie

Subsidie is toegekend, maar niet uitbetaald omdat de uitvoering is gecanceld direct na de toekenning, i.v.m. corona. De organisatie zal pas later in het jaar bekijken of zij nog voorbereidingskosten willen declareren. Als deze aanvraag binnenkomt, zal dat met een apart traject willen besloten. Dit n.a.v. een bestuurlijk overleg op 3 september 2020.

76

Rekenkameronderzoek naar subsidieverstrekking

Bijlage 3: Documentenlijst Met het oog op de beleidsvorming, -uitvoering en -evaluatie zijn de volgende documenten vanuit de ambtelijke organisatie/het college bestudeerd: • Algemene subsidieverordening gemeente Hilversum 2021. • Subsidieregeling Peuteropvang en VVE • Vigerende beleidsregels: o Cultuur (basis- en programmasubsidie) o Economie (programmasubsidie) o Sport o Welzijn en zorg (basis- en programmasubsidie) o Wijkbudgetten o Overig • Kadernota’s van de belangrijkste beleidsvelden met betrekking tot subsidies. Deze documenten geven inzicht in de te bereiken maatschappelijke effecten op dit thema en hoe dit is doorvertaald naar doelstellingen. • Evaluatie Subsidiekamers 2018 - 2019 (betreft vier verschillende evaluaties). • Evaluatie Cultuurraad 2019 inclusief reactie Cultuurraad 2020. • Procesbeschrijvingen van subsidieverstrekking gemeente Hilversum (subsidieaanvraag, behandeling, beschikking en verantwoording). • Proces Risico's Maatregelen en Controls versie 9.0 2021. • Administratieve subsidieformats (aanvraagformulier, rapportage formats, vaststellingsverzoek, et cetera). • Afwegingskader subsidie, inkoop en andere bekostigingsvormen. • Lijsten met verstrekte subsidies 2018 - 2021. • Memo corona en subsidies 2021. Generieke informatie: • Coalitieakkoord 2018 - 2022. • Programmabegrotingen gemeente Hilversum periode 2019 tot en met 2021.

• Jaarrekeningen gemeente Hilversum van de periode 2018, 2019 en 2020. • Rapporten van bevindingen van de accountant bij de jaarrekeningen van de periode 2018, 2019 en 2020. • Managementletters 2018 - 2021. Met het oog op de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad zijn de volgende documenten bestudeerd: • Collegebrieven. • Raadsinformatiebrieven. • Moties, amendementen en schriftelijke vragen en antwoorden die gericht zijn op de totstandkoming en uitvoering van subsidiebeleid (zie tabel 8 in hoofdstuk 8 en de opsomming daaronder van raadsvragen voor het volledige overzicht). • Verslagen en links naar opnames van raadscommissies en bijeenkomsten van behandeling van raadsvoorstellen, moties en amendementen op het gebied van subsidiebeleid.

77

Rekenkameronderzoek naar subsidieverstrekking

Documenten ten aanzien van de tien geselecteerde casussen (generiek) 42: • • • • • •

Aanvraag Subsidiebeschikkingen (verlening en vaststelling) Collegevoorstellen en raadsinformatiebrieven Ambtelijke en bestuurlijke gespreksverslagen en tussentijdse rapportages Vaststelling (beoordeling, uitdraai zaaksysteem) Verzoek tot vaststelling (accountantsverklaring, jaarrekeningen en inhoudelijke rapportages)

42 Hier zijn alleen de generieke stukken benoemd. De informatie per casus is verschillend en afhankelijk van een aantal zaken zoals omvang, beleidsterrein, subsidieregels, et cetera.

78

Rekenkameronderzoek naar subsidieverstrekking

Bijlage 4: Respondentenlijst Organisatie/functie/rol Raadsleden Portefeuillehouder subsidiebeleid Business controller Subsidiecoördinator Teammanager Juridische Zaken, Inkoop en Subsidies Manager Leef- en Vestigingsklimaat Teammanager Beleid Sociaal Domein Gemeentelijke accountmanager Voedselbank en SchuldHulpMaatje Gemeentelijke accountmanager Stichting gehandicaptensport Gooi- en Eemland Gemeentelijke accountmanager Bink peuterspeelzalen Gemeentelijke accountmanager Bibliotheek, Museum Hilversum en Bachkoor Gemeentelijke accountmanager Versa Welzijn Gemeentelijke accountmanager Hilversum Marketing Directie Museum Hilversum Directeur Hilversum Marketing Directie Versa Welzijn Bestuur Voedselbank Bestuur SchuldHulpMaatje Bestuur Stichting gehandicaptensport Gooi- en Eemland Directie Bink Peuterspeelzalen

79