54. Brief van de werkgeverscommissie inzake Vastgesteld griffieplan

-

Het afdoen van ingekomen post; Het verzenden van informatie van én naar de raad; Het verbeteren en optimaliseren van werkprocessen griffie; Het jaarlijks opstellen van een vergaderplanning; Archivering; Wekelijks overleg griffie voor de afstemming van de werkzaamheden; Kindergemeenteraad en kinderburgemeester;

Ontwikkelpad tot en met 2026 c,q, nieuwe taken vanuit de instructie Eind 2023 is gestart met de evaluatie van de kindergemeenteraad en kinderburgemeester. Aan de hand van de uitkomsten van de evaluatie worden eventuele aanbevelingen ter hand genomen én de werkzaamheden rond de kindergemeenteraad en kinderburgemeester aangescherpt. Het ontwikkelen, innoveren en bewaken van beleid, procedures en processen ten behoeve van democratische besluitvorming. De ontwikkelingen rond het lokaal bestuur volgen zich snel op. Het is belangrijk om deze ontwikkelingen te volgen en waar nodig te vertalen naar Hilversum. In 2024 is een aanbesteding van de catering van de gemeente Hilversum. Dit heeft ook gevolgen voor de catering van de raadsvergaderingen, commissies en werkgroepen. De griffie neemt deel aan deze aanbesteding.

G. Integraal management van de griffieorganisatie De managementtaken van de griffier vallen onder deze categorie, te denken valt aan: Leiding geven aan medewerkers van de griffie en de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de raad en/of de uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand. Het begeleiden, adviseren en ondersteunen van de griffiemedewerkers -

Uitvoeren van personeelsbeleid t.a.v. medewerkers van de griffie

Ontwikkelpad tot en met 2026 / nieuwe taken vanuit de instructie - Voor de bedrijfsvoering van de griffie wordt regelmatig een beroep gedaan op ambtelijke bijstand van faciliterende afdelingen zoals HR, ICT, financiën en facilitair. Indien dit de komende jaren nodig blijkt, worden voor deze werkzaamheden SLA’s (servicelevel agreements) opgesteld. - Het opstellen van een griffieplan en -verslag en het rapporteren via het griffiejaarverslag aan de werkgeverscommissie en raad over de (uitvoering van) activiteiten van de griffie. - In 2024 worden verschillende opleidingen en cursussen gevolgd door het personeel bij de griffie. Daarnaast worden de medewerkers gevraagd relevante congressen en trainingen te volgen.

26

H. Facilitaire en financiële zaken van de raad De griffier is verantwoordelijk voor het opstellen, bewaken en begroten van het griffie- en raadsbudget. De raad stelt deze budgetten vast, door het jaarlijks vaststellen van de begroting. In bijlage 2 is een overzicht van de budgetten uit de begroting van 2024 opgenomen. Daarnaast: Zorgt de griffie voor de uitbetaling van de fractievergoedingen én de begeleiding en agendering van de verantwoording van deze vergoedingen. Zorgt de griffie ook voor de uitbetaling van verschillende vergoedingen en declaraties. Ontwikkelpad tot en met 2026 / nieuwe taken vanuit de instructie Het actualiseren van het beleid rond de fractievergoedingen én de overige vergoedingen. In dit hoofdstuk is beschreven welke werkzaamheden door de griffie worden verricht. Al met al zijn dit veel verschillende werkzaamheden, waarbij de onderlinge taken nauw samenhangen. Dit vergt enerzijds een grote zelfstandigheid per medewerker en anderzijds continue afstemming én samenwerking.

27

Bijlage 1 Inspiratie De griffiemonitor 2023 – Necker Door de toenemende hoeveelheid en complexiteit van onderwerpen waarmee gemeenten te maken krijgen, wordt de roep om griffies te versterken de afgelopen jaren steeds sterker. Tegelijkertijd klinken de geluiden dat de werkdruk op griffies te hoog is én de capaciteit en kwaliteit onder druk staat. Om deze ontwikkeling te onderzoeken en in kaart te brengen, heeft het bureau Necker in juni 2023 voor het eerst “De Griffiemonitor” uitgebracht. In de Griffiemonitor wordt de huidige stand van griffies in Nederland in beeld gebracht. Daar wordt ingezoomd op formaties en fte die griffies tot hun beschikking hebben, de werkdruk en de aandachtsgebieden en werkzaamheden waar griffies hun tijd aan besteden en zouden willen besteden. In de griffiemonitor is een onderscheid gemaakt in gemeentegrootte. Een gemeente met meer

inwoners heeft ook meer raadsleden met doorgaans meer fracties, een grotere ambtelijke organisatie en prioriteiten. Dit vraagt ook wat anders van een griffie. Hilversum valt, met zijn circa 93.000 inwoners, in de categorie grote gemeente. Hieronder vindt u de vergelijking uit de Griffe monitor (categorie grote gemeente) ten opzichte van de situatie in Hilversum. Functie

Formatie

Monitor Functienaam

Griffiemonitor: Gemiddelde formatie grote gemeenten

Formatie Hilversum

Griffier

1 fte

1 fte

Raadsadviseur

2,8 fte

1,72 fte

Raadscommunicatieadviseur

0,8 fte

0,83 fte

Officemanager / Medewerker griffie

1,5 fte

2 fte

Secretaris rekenkamer

0,5 fte

0,67 fte

Formatie grote gemeenten (65.000+) = gemiddeld 6,8 fte In de Griffiemonitor wordt de griffie anno 2023 als volgt beschreven: De griffie heeft een uitgebreid takenpakket en speelt een cruciale rol in het goed positioneren van de gemeenteraad in de dynamische context met inwoners, het college, de ambtelijke organisatie, maatschappelijke organisaties, media en de regio. Griffiers hebben een hoop contacten te onderhouden, verantwoordelijkheden en een erg divers takenpakket. En dit vindt allemaal plaats in een politieke omgeving met strakke deadlines en procedures.

Vereniging van Raadsleden – ideale omvang griffie In 2021 heeft de vereniging van raadsleden gesignaleerd dat de ondersteuning van de gemeenteraad als hoogste bestuursorgaan, nog lang niet op het ideale niveau zit. Om hierover als gemeenteraad het gesprek te voeren, heeft de vereniging een beslisboom uitgebracht. De beslisboom fungeert als een hulpmiddel om het denken over de ambities, wensen en verwachtingen te concretiseren en zo te komen tot een ideale omvang van de griffie.

28

Het werk van de griffie bestaat uit een aantal basistaken, bijvoorbeeld op procedureel en secretarieel gebied, en aanvullende taken die naar wens van de gemeenteraad ingevuld kunnen worden. In de Beslisboom worden deze verschillende taken gecombineerd om tot een griffie te komen die aan de wensen en verwachtingen van de raad voldoet. Zo wordt er gewerkt aan een ideale griffie. Om deze ideale griffie te bereiken is het van belang te bepalen wat je als raad wilt dat de griffier doet op een bepaald gebied en op welk niveau je deze ondersteuning verlangt.

In Hilversum is, door het vaststellen van de instructie van de griffie(r), gedeeltelijk bepaald wat je als raad wilt dat de griffier doet. Nog niet is bepaald op welk niveau deze taken moeten worden uitgevoerd.

29

Bijlage 2 overzicht budgetten raad en griffie Begroting 2024 Budgetnr.

Onderbouwing:

Totaal:

Raad 6010001 / 100000 6010001 / 100002

Salariskosten - Vergoeding voor raadsleden en commissieleden

€ 877.000,--

Overige kosten Raad (o.a. kosten Communicatie, Opleiding en training, Zakelijk vervoer, Representatie, Catering, Kantoormiddelen)

€ 167.000,--

Totaal Raad

€1.044.000,--

Griffie 6010003 / 100000 6010003 / 100002 6010003 / 200013 Totaal griffie

Salariskosten

€ 569.197,--

Overige afdeling/teamkosten Griffie (o.a. kosten Opleiding en Congressen, Catering, Vervoer, Teambijeenkomst) Kindergemeenteraad en kinderburgemeester (o.a. personeelskosten, kosten plan, kosten representatie)

€ 22.600,--

€ 13.000,-€ 604.797,--

Rekenkamer 6010004 / Salariskosten Rekenkamer 100000 6010004 / Overige afdeling/team kosten Rekenkamer 100002 6010004 / Onderzoek, kosten leden etc 200015 Totaal Rekenkamer

30

€ 75.863,-€ 0,-€ 80.000,-€ 155.863,--