54. Brief van de werkgeverscommissie inzake Vastgesteld griffieplan
Tekst van het document
LUI Hilversum tÇ4IJ Ivled jas tad POSTBUS 9900 1201 GM HILVERSUM BEZOEKADRES: DUDOKPARK 1
Aan de raads- en commissieleden van de gemeenteraad van Hilversum
DATUM ZAAKNUMMER BEHANDELD TELEFOON BETREFT
6 mei 2024 1461706 Anita van Meerveld 035 629 2772 Griffieplan 2024-2026
Geachte raads- en commissieleden, De werkgeverscommissie heeft het griffieplan 2024-2026 vastgesteld. Als werkgeverscommissie willen wij u graag meenemen in de ontwikkelingen van de griffie en bieden u daarom dit griffieplan, ter kennisname, aan. In het griffieplan zijn de toekomstige ontwikkelingen van de werkzaamheden van de griffie omschreven, wordt zichtbaar gemaakt op welke wijze de griffie deze werkzaamheden gaat oppakken en hoe de griffie zich verder gaat ontwikkelen. Wij zijn blij dat we u met dit griffieplan duidelijkheid kunnen geven hoe invulling wordt gegeven aan het raadsbesluit van 6 december 2023 (vaststelling instructie griffie(r)). Zoals u ook in het griffieplan kunt lezen, heeft dit plan financiële consequenties. In de voorjaarsnota 2024 is een reservering gedaan voor de doorontwikkeling van de griffie en in de begroting 2025 e.v. wordt deze reservering nader uitgewerkt in een concreet financieel voorstel. Daarnaast wordt in de 1e begrotingswijziging een bedrag voor de inhuur bij de griffie opgenomen voor de acties die in 2024 worden ingezet. Mocht u na het lezen van het griffieplan vragen hebben, dan kunt u altijd contact opnemen met één van de leden van de werkgeverscommissie, te weten Hidde Fennema, Atie van de Beek en Ron Lancé.
de werkgeverscommissie,
H.H.
Griffieplan Gemeente Hilversum 2024-2026
Vastgesteld door de werkgeverscommissie d.d. 22 april 2024 Besproken in griffieoverleg d.d. 10 april 2024 Datum : April 2024 Afdeling : Griffie Naam : Anita van Meerveld
Inhoudsopgave Voorwoord .............................................................................................................................................. 4 Samenvatting ......................................................................................................................................... 5 1.
Inleiding........................................................................................................................................... 8 Waarom een Griffieplan?.................................................................................................................... 8 Wat doet de Griffie? ........................................................................................................................... 8 Taak van de griffie ............................................................................................................................... 8 Kernwaarden van de griffie................................................................................................................. 9
2.
Ontwikkelingen lokaal openbaar bestuur ..................................................................................... 10
3.
Ambitie gemeenteraad Hilversum richting griffie ........................................................................ 12 Instructie griffier ............................................................................................................................... 12 Coalitieakkoord “Hilversum koesteren” ........................................................................................... 12
4.
Organisatie griffie.......................................................................................................................... 14
5.
Griffie Hilversum ........................................................................................................................... 15 Huidige situatie ................................................................................................................................. 15 Transitie ............................................................................................................................................ 15 Toekomst .......................................................................................................................................... 16
6.
Onderweg naar de schaalbare toekomstbestendige griffie ......................................................... 17
7.
Welke formatie past daarbij?........................................................................................................ 18 Huidige formatie griffie Hilversum.................................................................................................... 18 Landelijk onderzoek naar formatie griffie......................................................................................... 18 Uitvraag formatie griffies gemeenten tussen 80.000 en 128.000 inwoners .................................... 19 Formatie voor toekomstbestendige complete griffie in Hilversum.................................................. 20 Hoe komen we tot een complete griffie? ......................................................................................... 20
8.
Werkzaamheden griffie................................................................................................................. 22 Toelichting per categorie: ................................................................................................................. 22 A: Voorbereiden, begeleiden en afhandelen van commissie- en raadsvergaderingen ................ 22 B: Advisering en ondersteuning van de verschillende subcommissies/werkgroepen van de raad ...................................................................................................................................................... 23 C: (strategisch) Adviseren, coachen, faciliteren en ondersteunen van de gemeenteraad, voorzitters, raadsleden, commissieleden en raadsfracties .......................................................... 24 D. Vertegenwoordiging van de raad voor het college, ambtelijke organisatie en de samenleving ...................................................................................................................................................... 24 E. Communicatie vanuit de raad (extern en intern) ..................................................................... 25
2
F. Overige werkzaamheden griffie ................................................................................................ 26 G. Integraal management van de griffieorganisatie .................................................................... 26 H. Facilitaire en financiële zaken van de raad............................................................................... 27 Bijlage 1 Inspiratie ................................................................................................................................. 28 Bijlage 2 overzicht budgetten raad en griffie ........................................................................................ 30 Budgetnr. .............................................................................................................................................. 30 Onderbouwing: ..................................................................................................................................... 30 Totaal: ................................................................................................................................................... 30 Raad ......................................................................................................................................................
30 Griffie .................................................................................................................................................... 30 Rekenkamer .......................................................................................................................................... 30
3
Voorwoord De griffie adviseert, ondersteunt en faciliteert de gemeenteraad bij zijn werkzaamheden. Een mooie omschrijving, maar wat doet de raadsgriffie nu precies? En wat zijn de ontwikkelingen waar de griffie de komende tijd rekening mee moet houden? Tot en met 2013 heeft de griffie in Hilversum gewerkt met een griffieplan, waarin deze zaken werden omschreven. Vanaf 2016 tot en met 2018 is hiervoor een “Jaarverslag van de griffie en de raad” in de plaats gekomen. Hierna is er geen verslag en/of plan meer gepubliceerd. In januari 2023 ben ik gestart als griffier in Hilversum. Het eerste half jaar heb ik vooral besteed aan inwerken en kennismaken. Ik heb veel gesprekken gevoerd en om mij heen gekeken wat er speelt in Hilversum en in de regio. Vanuit de situatie die ik in Hilversum aantrof, konden verschillende verbeteringen en nieuwe ontwikkelingen meteen worden opgepakt en uitgevoerd. In het najaar van 2023 is, samen met de werkgeverscommissie, nagedacht over de taken die bij de griffie(r) horen. Deze taken zijn vastgelegd in de instructie van de griffier, die op 6 december 2023 door de gemeenteraad is vastgesteld. In de instructie van de griffier heeft de raad vastgelegd wat hij verwacht van de griffie(r). In dit griffieplan staat hoe de griffie de door raad vastgelegde ambities gaat verwezenlijken.
Door dit griffieplan krijgt de raad meer inzicht in de toekomstige ontwikkelingen van de werkzaamheden van de griffie en geeft het meer duidelijkheid op welke wijze de griffie deze werkzaamheden de komende periode gaat oppakken en verder gaat ontwikkelen. Het griffieplan is in overleg met de werkgeverscommissie van de raad tot stand gekomen. En dan gelijk een winstwaarschuwing: er staat enorm veel in dit griffieplan. Er speelt veel en ik wil u graag meenemen in de ontwikkelingen en uitdagingen die de komende tijd op de griffie van Hilversum afkomen. Op de volgende pagina´s treft u een samenvatting. Mist u bij sommige thema’s achtergrondinformatie of wilt u meer weten over de ontwikkelingen en uitdagingen die op de griffie af komen? Dan nodig ik u van harte uit om een kop koffie te komen drinken en hier samen over door te praten. Ik wens u veel leesplezier! Met vriendelijke groet, Anita van Meerveld
4
Samenvatting Elke gemeenteraad heeft recht op een professionele griffie, die de raad optimaal ondersteunt, adviseert en faciliteert. De griffie van Hilversum ziet het als haar taak om de gemeenteraad en daaronder wordt ook verstaan: de voorzitter van de raad, de voorzitters van de verschillende commissies, werkgroepen, raadsfracties, individuele raadsleden en commissieleden optimaal te ondersteunen, te faciliteren en te adviseren bij de uitoefening van de kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende taken van de raad. Dit doet de griffie van Hilversum vanuit de volgende kernwaarden: deskundig, onafhankelijk, betrouwbaar, transparant, doelgericht en dienstbaar. De werkzaamheden binnen de griffie zijn veelzijdig.
Deze werkzaamheden zijn verdeeld in de volgende categorieën: Onderverdeling werkzaamheden griffie A Voorbereiden, begeleiden en afhandelen van commissie- en raadsvergaderingen B Advisering en ondersteuning van de verschillende subcommissies/werkgroepen van de raad C Adviseren, coachen, faciliteren en ondersteunen van de gemeenteraad, voorzitters, raadsleden, commissieleden en raadsfracties D Vertegenwoordiging vanuit de raad voor het college, ambtelijke organisatie en de samenleving E Communicatie vanuit de raad (extern en intern) F Overige werkzaamheden griffie G Integraal management van de griffieorganisatie H Facilitaire en financiële zaken van de raad In hoofdstuk 8 van dit griffieplan is per categorie aangegeven welke werkzaamheden dit betreft. Ook is per categorie aangegeven welk ontwikkelpad we gaan doorlopen tot en met 2026. Een sterke gemeenteraad is essentieel voor een goed lokaal openbaar bestuur. Dit openbaar bestuur is gebaat bij goede ondersteuning. Maar deze lokale democratie staat onder druk. Er zijn veel ontwikkelingen binnen het openbaar bestuur in het algemeen en ook binnen Hilversum.
Te denken valt aan toename taken, taken zijn complexer en veelzijdiger, de beleidswijzigingen vanuit het Rijk volgen elkaar steeds sneller op, toename van het aantal partijen in de raad, afnemend vertrouwen in de overheid, financiële uitdagingen, onderzoek fusietraject met Wijdemeren, uitdagingen rond de democratische legitimatie verbonden partijen, invloed van digitalisering. Deze ontwikkelingen zijn van invloed op het functioneren van de gemeenteraad én daarmee van invloed op de ondersteuning vanuit de griffie. De werkzaamheden van de griffie komen voort uit de wettelijke taken én uit de ambitie en behoeften van de gemeenteraad. In de, door de gemeenteraad in december 2023 vastgestelde, instructie van de griffie(r) is de stip op de horizon vastgelegd. Uit onderzoek1 blijkt dat er 3 type griffies te onderscheiden zijn: basisgriffie, plusgriffie en complete (strategische) griffie. De gemeenteraad van Hilversum heeft aangegeven een complete (strategische) griffie te ambiëren: als alle werkzaamheden uit de instructie van de griffie(r) worden uitgevoerd, is er in Hilversum sprake van een complete (strategische) griffie. Op dit moment is de basis op orde. De huidige griffie is procesgericht en richt zich met name op de organisatie en het ondersteunen van het vergader- en besluitvormingsproces.
Vanuit het verleden is er door de griffie hard gewerkt om de positie van de gemeenteraad te verankeren en te verbeteren. Dit paste ook in de tijdgeest van het afgelopen decennium.
1
Bureau MB “Raadsgriffies anno 2022” Benchmarkrapport d.d. 30 april 2022
5
Deze rolinvulling is aan het veranderen. Vanuit de overtuiging dat door een goed samenspel tussen raad, college en organisatie de belangen van de raad optimaal geborgd worden, is een andere visie op de werkwijze van de griffie ontstaan, te weten: werken in samenspel én verbinding met de gemeenteraad, het college en de organisatie. De laatste maanden is veel gevraagd van de griffie. Met de huidige bezetting is de basis van de griffie op orde. Maar we zien veel extra werkzaamheden op de griffie afkomen door de vastgestelde ambitie van de gemeenteraad, alle ontwikkelingen binnen het openbaar bestuur, door de projecten die nu al lopen én door het ingezette samenspel tussen raad, college en organisatie, waardoor er veel meer vragen op de griffie afkomen. De griffie loopt op dit moment tegen zijn grenzen aan. De stip op de horizon is een schaalbare toekomstbestendige complete griffie die de vele werkzaamheden op een effectieve en efficiënte manier oppakt en uitvoert. Een griffie die klaar is voor alle ontwikkelingen die op Hilversum afkomen, in welke vorm dan ook. Op dit moment is de basis van de werkzaamheden van de griffie op orde. Maar deze basis is niet toekomstbestendig. Het groeipad naar een toekomstbestendige complete griffie ziet er als volgt uit:
Een sterke raad vraagt om een professionele griffie. En daar willen we graag met het team voor de gemeenteraad van Hilversum aan werken! Om te kunnen doorgroeien naar deze complete griffie, moet er gekeken worden naar de samenstelling van de huidige griffie in Hilversum. Welke formatie is toereikend voor een toekomstbestendige complete (strategische) griffie in Hilversum? Om dit gesprek te faciliteren heeft de Vereniging van Raadsleden een beslisboom ontwikkeld. Aan de hand van deze beslisboom kan het gesprek worden gevoerd over de formatie van de griffie. Daarnaast zijn er landelijk verschillende onderzoeken geweest, die een vergelijking bieden ten opzichte van de griffiesamenstelling in Hilversum (Griffiemonitor, onderzoek Raadsgriffies toekomstbestendige lijn). Ook is een brede uitvraag gedaan bij de griffies van gemeenten met een grootte tussen de circa 80.000 en 128.000 inwoners. In onderstaande tabel zijn de uitkomsten van deze vergelijking weergegeven.
6
Functie Functienaam
Formatie Formatie Hilversum
Griffier Raadsadviseur Raadscommunicatieadviseur Officemanager / Medewerker griffie
1 fte 1,72 fte 0,83 fte
Griffiemonitor: gemiddelde formatie 65.000+ gemeenten 1 fte 2,8 fte 0,8 fte
Brede uitvraag gemeenten 80 tot 128.00 inwoners (gemiddeld) 1 fte 3,1 fte 0,73 fte
2 fte
1,5 fte
2,1 fte
Totale formatie (excl. Secretaris Rekenkamer)
5,55 fte
Gemiddeld 6,3 fte
Gemiddeld 6,93 fte
Secretaris rekenkamer
0,67 fte
0,5 fte
0,5 fte
Totale formatie (incl. secretaris Rekenkamer)
6,22 fte
Gemiddeld 6,8 fte
Gemiddeld 7,43 fte
Onderzoek Raadsgriffies Toekomstbestendige Lijn 2022
Complete griffie omvang
7,5 tot 10 fte
7,5 tot 10 fte
Om in Hilversum te komen tot een voorstel én inrichting van de toekomstbestendige complete (strategische) griffie wordt ingezet op het volgende proces:
Eerst de griffie ontlasten en ruimte geven om door te groeien naar een toekomstbestendige griffie, en vandaar uit stapsgewijs verder groeien naar een complete griffie.
7
1. Inleiding Waarom een Griffieplan? Er zijn al zoveel nota’s en plannen. Waarom nu ook nog een griffieplan? • • • • •
Het griffieplan is de uitwerking van de opdracht van de raad aan de griffie(r) Het griffieplan is een document waarin de taken, werkzaamheden, verantwoordelijkheden en de personele invulling van de griffie zijn beschreven. Het griffieplan biedt inzicht in de werkzaamheden van de griffie en de ontwikkelingen voor de komende periode. Het griffieplan helpt de werkgeverscommissie sturing te geven aan de griffier én geeft een basis voor de griffier om verantwoording af te leggen over de werkzaamheden van de griffie. Het griffieplan helpt de griffie om de koers te bepalen bij nieuwe ontwikkelingen.
Wat doet de Griffie? Om alles in goede banen te leiden ondersteunt, adviseert en faciliteert de griffie de gemeenteraad. De griffie plant vergaderingen, zorgt voor volledige en juiste vergaderstukken en adviseert onder andere over voorstellen en werkwijzen. De werkzaamheden binnen de griffie zijn veelzijdig. Toch zijn al deze werkzaamheden onder te verdelen in de volgende 8 categorieën: Onderverdeling werkzaamheden griffie A Voorbereiden, begeleiden en afhandelen van commissie- en raadsvergaderingen B Advisering en ondersteuning van de verschillende subcommissies/werkgroepen van de raad C Adviseren, coachen, faciliteren en ondersteunen van de gemeenteraad, voorzitters, raadsleden, commissieleden en raadsfracties D Vertegenwoordiger vanuit de raad voor het college, ambtelijke organisatie en de samenleving E Communicatie vanuit de raad (extern en intern) F Overige werkzaamheden griffie G Integraal management van de griffieorganisatie H Facilitaire en financiële zaken van de raad In hoofdstuk 8 van dit griffieplan wordt uitgebreid ingegaan op alle werkzaamheden die de griffie uitvoert.
Taak van de griffie De taak van de griffie is om de gemeenteraad en daaronder wordt ook verstaan: de voorzitter van de raad, de voorzitters van de verschillende commissies, werkgroepen, raadsfracties, individuele raadsleden en commissieleden optimaal te ondersteunen, te faciliteren en te adviseren bij de uitoefening van de kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende taken van de raad. Het is de taak en zeker ook de ambitie van de griffie om de gemeenteraad zo goed als mogelijk in positie te brengen en de kwaliteit van het raadsproces in al zijn facetten te borgen en te versterken. Onderdeel daarvan is ook: • Het informeren van inwoners, maatschappelijke instanties, ondernemers en andere belanghebbenden hoe zij zo goed mogelijk in contact komen met de raad en hun invloed kunnen uitoefenen; • Het informeren van c.q. verbindingen leggen met de ambtelijke organisatie en het college om vanuit deze samenwerking de belangen van de raad uit te dragen en te borgen.
8
Kernwaarden van de griffie Vanuit welke kernwaarden voert de griffie in Hilversum deze missie uit? In maart 2023 heeft de griffie, tijdens een teamdag, nagedacht over de kernwaarden van de griffie in Hilversum. Aan de hand van een zogenaamd kernwaardenspel, zijn de waarden die belangrijk zijn voor het team geselecteerd. Tijdens deze sessie zijn zes kernwaarden door het team centraal gesteld, te weten: • Deskundig • Onafhankelijk • Betrouwbaar • Transparant • Doelgericht • Dienstverlenend / servicegericht Tijdens de daaropvolgende overleggen van de griffie is elke kernwaarde uitvoerig besproken. We hebben het gehad over wat de verschillende kernwaarden voor ons betekenen én hoe je dit in het werk van de griffie terugziet. De kernwaarden zijn de leidraad hoe de griffie de verschillende werkzaamheden uitvoert en duidelijk maakt hoe keuzes gemaakt c.q. prioriteiten gesteld worden.
De griffie ondersteunt, faciliteert en adviseert de gemeenteraad deskundig, onafhankelijk, betrouwbaar, transparant, doelgericht en dienstverlenend bij zijn werkzaamheden, zodat de raad optimaal kan functioneren.
9
2. Ontwikkelingen lokaal openbaar bestuur Een sterke gemeenteraad is essentieel voor een goed lokaal openbaar bestuur. Uitgangspunt van het lokale openbaar bestuur is dat iedereen lid kan worden van de gemeenteraad, de gemeenteraad is immers een “lekenbestuur”. Het lokale openbaar bestuur verdient goede ondersteuning. De lokale democratie staat onder druk. Er zijn veel ontwikkelingen binnen het openbaar bestuur in het algemeen en ook binnen Hilversum die van invloed zijn op het functioneren van de gemeenteraad én daarmee van invloed zijn op de ondersteuning vanuit de griffie. Ontwikkelingen zijn o.a.: • De druk op het raadswerk wordt groter door de forse toename van het aantal taken, zoals decentralisaties sociaal domein en de omgevingswet; • Het aantal beleidswijzigingen vanuit het Rijk/landelijke wetgeving volgen elkaar steeds sneller op; • De maatschappelijke thema’s die spelen worden complexer en veelzijdiger; • De noodzaak voor een integrale benadering van de verschillende vraagstukken; • De toename van het aantal partijen in de gemeenteraad; • Het afnemend vertrouwen in de overheid; • De financiële uitdagingen richting het “ravijnjaar 2026”, waar ook Hilversum mee te maken krijgt; • Het besluit van de gemeente Wijdemeren om op termijn te fuseren met één van de buurgemeenten; • De complexiteit van én verdergaande regionalisering van taken, waarbij de democratische
legitimatie onder druk komt te staan; • De invloed van digitalisering op de samenleving, raad en daarmee ook de griffie. Al met al: besturen wordt steeds complexer. De hierboven geschetste ontwikkelingen vragen extra aandacht van de gemeenteraad om uiteindelijk op een goede wijze de belangen bij de diverse vraagstukken te kunnen wegen en op democratische wijze de goede besluiten voor alle inwoners van Hilversum te kunnen maken. Door deze ontwikkelingen is er ook landelijk veel aandacht voor de versterking van decentrale volksvertegenwoordigingen en besturen. Op 4 september 20232 schrijft de minister van BZK dat een democratisch gelegitimeerd, goed functionerend en slagvaardig decentraal bestuur dicht bij inwoners noodzakelijk is om de grote maatschappelijke en bestuurlijke opgaven aan te kunnen waar Nederland zich voor gesteld ziet. De minister schetst de noodzaak voor de versterking van decentrale volksvertegenwoordigingen en besturen. Eén van de lijnen en maatregelen die de minister aankondigt, is om te investeren in toereikende en adequate ondersteuning van raden en staten, waaronder de ondersteuning vanuit de griffies. De komende jaren zal deze ontwikkeling zich verder doorzetten. Al deze ontwikkelingen hebben veel invloed op het werk van de gemeenteraad én daarmee de ondersteuning vanuit de griffie.
In het benchmarkrapport Raadgriffies anno 20223 wordt ingegaan op de gevolgen van deze ontwikkelingen voor het gemeentebestuur én de ondersteuning. In dit rapport wordt o.a. gesteld: Raadsleden moeten steeds meer in hun mars hebben om goed te kunnen functioneren en gemeenteraden moeten beter georganiseerd zijn om hun rol waar te kunnen maken. Kortom ons lekenbestuur gaat over steeds meer zaken en zal professioneler moeten opereren om het hoofd boven water te houden. Raadsleden moeten ervan overtuigd raken dat zij baat hebben bij een sterke griffie. Krijgt de griffie meer 'positie in' en 'grip op' het politiek-, bestuurlijk- en ambtelijk samenspel dan werkt dat in ieders voordeel. Het nieuwe evenwicht zal ertoe leiden dat de ambtelijke organisatie zich gaat gedragen als ondersteuner van het college én van de gemeenteraad.
2
https://www.rijksoverheid.nl/documenten/kamerstukken/2023/09/05/kamerbrief-over-versterkingdecentrale-volksvertegenwoordigingen-en-besturen 3 Bureau MB “Raadsgriffies anno 2022” Benchmarkrapport d.d. 30 april 2022
10
Gezien alle ontwikkelingen is een sterke gemeenteraad essentieel voor een goed openbaar bestuur. De gemeenteraad heeft recht op een sterke griffie, die de raad optimaal ondersteunt, adviseert en faciliteert.
11
3. Ambitie gemeenteraad Hilversum richting griffie De gemeenteraad wordt in al zijn ambities ondersteund door de griffie. In de instructie voor de griffie(r) heeft de gemeenteraad de werkzaamheden van de griffie vastgelegd en hiermee de ambitie en verwachtingen richting de griffie kenbaar gemaakt.
Instructie griffier De werkzaamheden die de griffie(r) uitvoert, gebeuren altijd in opdracht van de gemeenteraad. Deze opdracht geeft de gemeenteraad via de instructie van de griffie(r). In de instructie van de griffier is vastgelegd hoe en welke taken de raadsgriffie(r) in opdracht en namens de gemeenteraad uitvoeren. Op 6 december 2023 is de instructie door de gemeenteraad vastgesteld. Bij de vaststelling van deze instructie heeft de werkgeverscommissie aangegeven dat ze zich bewust zijn dat de griffie, op dit moment, nog niet voldoende geoutilleerd is om alle taken, rollen en verantwoordelijkheden, zoals genoemd in de instructie, uit te voeren. De intentie is dat de griffie van Hilversum de taken de komende periode verder gaat ontwikkelen en oppakken. De ambitie van de gemeenteraad voor de taken en de werkzaamheden van de griffie liggen vast in de instructie4. In hoofdstuk 6 wordt ingegaan hoe de griffie deze taken gaat oppakken. Daarnaast staan in het coalitieakkoord “Hilversum koesteren” enkele uitdagingen die ook gevolgen hebben voor de ondersteuning van de gemeenteraad vanuit de griffie.
Coalitieakkoord “Hilversum koesteren” In het coalitieakkoord is onder meer beschreven dat het gebrek aan vertrouwen in de lokale democratie duidelijk maakt dat de democratie, – ook in Hilversum – flink onderhoud nodig heeft om te blijven functioneren. In het coalitieakkoord wordt daarom de wens uitgesproken om te werken aan een nieuwe bestuurscultuur: “Wij zien het als een van onze belangrijkste taken om serieus werk te maken van een nieuwe bestuurscultuur in Hilversum. Een open bestuurscultuur die van nature investeert in draagvlak, ruimte biedt voor dialoog en bouwt aan vertrouwen. Een bestuurscultuur die past bij de uitdagingen van het Hilversum van nu. En die uitdagingen kun je maar op één manier aangaan: samen!” De nieuwe bestuurscultuur is gericht op samenwerking en draagvlak, met als basis vertrouwen, met ruimte voor andere standpunten en respect voor de verschillende rollen. In het coalitieakkoord staat beschreven waar deze nieuwe manier van werken door wordt gekenmerkt: Een coalitieakkoord op hoofdlijnen, wat betekent dat: o Bij uitvoering van het akkoord actief breed draagvlak gezocht is bij alle partijen; o En in een aantal gevallen enkel de actuele vraagstukken in het akkoord zijn benoemd. De gemeenteraad is veel meer aan het begin van het proces richting besluitvorming betrokken dan aan het einde. De raadsleden worden eenvoudiger van informatie voorzien.
Het vormgeven van en dus werk maken van deze nieuwe bestuurscultuur vraagt inzet en aandacht van alle partijen, ook van de gemeenteraad. En daarmee heeft dit ook gevolgen voor de ondersteuning van de gemeenteraad door de griffie.
4
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2024-47620.html
12
De ontwikkelingen en uitdagingen van het lokaal openbaar bestuur (hoofdstuk 2) en de ambities van de gemeenteraad richting de griffie (hoofdstuk 3) vormen de koers voor de griffie.
13
4. Organisatie griffie In april 2022 heeft Bureau MB het benchmarkrapport “Raadsgriffies anno 2022, de toekomstbestendige lijn” uitgebracht. In dit rapport wordt ingegaan op de rolopvatting van gemeenteraden. “De gemeenteraad heeft 3 kerntaken (rollen): de volksvertegenwoordigende-, kaderstellende- en controlerende kerntaak (rol). Raden kunnen over deze kerntaken heel traditioneel denken of juist heel vooruitstrevend. Er zit een bandbreedte in de opvatting van gemeenteraden over hoe zij vinden dat zij moeten functioneren. In die opvatting van de raad over hoe hij moet functioneren, kunnen we vier opvattingstypen onderscheiden: intern gericht en volgend, extern gericht en volgend, intern gericht en sturend, en extern gericht en sturend. Het eerste type vergt de minste griffieondersteuning en het laatste type de meeste.” Volgend aan deze rolopvatting, worden in het rapport drie type griffies geïntroduceerd: A. B. C.
Basisgriffe Plusgriffie Complete (strategische) griffie
Toelichting op deze 3 type griffies: A. Basisgriffie: De gemeenteraad is intern gericht en volgend. De werkzaamheden van de griffie richten zich voornamelijk op de ondersteuning van commissie- en raadsvergaderingen, informatievoorziening zoals afhandeling van stukkenstroom en ingekomen stukken én de ondersteuning van de raad in zijn geheel. B.
Plusgriffie: De gemeenteraad kenmerkt zich door een “intern gericht en sturend” profiel óf een “extern gericht en volgend” profiel. De plus griffie levert een deel van de plusdiensten, zoals het adviseren van de raad, het adviseren van het ambtelijk apparaat en het college, ondersteuning, raadscommunicatie en de ontwikkeling van de raad.
C.
Compleet (strategische) griffie: De gemeenteraad kenmerkt zich door een “extern gericht en sturend” profiel of komen daarbij in de buurt. De griffie levert alle plusdiensten (zoals onder B benoemd), het complete pakket.
In Hilversum zien we een plusgriffie, waarbij enkele van de onder ad. B genoemde taken door de griffie worden opgepakt. Zoals in het vorige hoofdstuk is benoemd, is in de instructie van de griffie(r) de stip op de horizon gezet voor de werkzaamheden van de griffie. Als alle werkzaamheden uit de instructie worden uitgevoerd, is sprake van een complete (strategische) griffie (ad. C).
14
5. Griffie Hilversum Huidige situatie In januari 2023 ben ik gestart als griffier in Hilversum. Ik trof een hardwerkend, loyaal en dienstverlenend griffieteam aan. Een team dat 24/7 bezig is om de gemeenteraad, in al zijn facetten, te ondersteunen en te bedienen. Er wordt binnen het team hard gewerkt om de reguliere processen van het raadswerk op orde te houden. De huidige griffie is procesgericht en focust zich met name op de organisatie en ondersteuning van het vergader- en besluitvormingsproces. De griffie in Hilversum kenmerkt zich als een team dat heel goed is in het ondersteunen van de raad in de huidige taken, rollen en verantwoordelijkheden. Vanuit het verleden is er hard gewerkt om de positie van de gemeenteraad te verbeteren. Bij het verdedigen van de belangen van de raad is de griffie soms tegenover andere organisatieonderdelen komen te staan. Dit leidde soms tot een patstelling, verharding van het klimaat, het bedenken van work-arounds en verdere verwijdering tussen de griffie en de ambtelijke organisatie. Vanuit de organisatie werd de griffie minimaal met vragen of informatie benaderd. De griffie kwam hierdoor op afstand van de organisatie en het college te staan. Een ander gevolg hiervan is dat veel in afspraken en regels is vastgelegd. De systeemwereld werd steeds belangrijker om de positie van de gemeenteraad te borgen.
Deze rolinvulling van de griffie past in de tijdgeest van het afgelopen decennium. De laatste jaren zien we een kanteling in deze rol: van vechten voor de positie van de gemeenteraad naar samenwerken voor de positie van de gemeenteraad. De basis van de werkzaamheden binnen de griffie is op orde. Maar de laatste jaren is er niet geïnvesteerd in het actualiseren, automatiseren en innoveren van de verschillende werkprocessen. Daar was, met de huidige bezetting en werkdruk, geen gelegenheid voor. Een voorbeeld hiervan is de inrichting van het raadsinformatiesysteem IBabs en het digitaal toegankelijk maken van de commissie- en raadsvergaderingen voor inwoners. Binnen het griffieteam werd het werk langere tijd organisch tussen de medewerkers verdeeld. Er waren geen scherpe afspraken en er was geen duidelijke taakafbakening. Iedereen was min of meer op de hoogte van alle werkzaamheden die gedaan werden, en iedereen was daarmee ook vervangbaar. Een gevolg hiervan is dat zaken soms tussen de verschillende medewerkers bleven liggen of dat sommige medewerkers met hetzelfde bezig waren. De werkzaamheden binnen de griffie kennen piekmomenten rond de vergaderingen en ook rustige momenten rond de verschillende recessen. Tijdens piekmomenten worden over het algemeen overuren gemaakt, die tijdens de rustige momenten op worden genomen.
Door de werkdruk lukt het niet elke medewerker om de reguliere verlofuren op te nemen, wat vervolgens leidt tot stuwmeren van verlofuren.
Transitie De afgelopen maanden is er veel gevraagd van het griffieteam. Naast de reguliere werkzaamheden en extra vergaderingen in 2023, kwam er ook een andere visie op het werk van de griffie. Vanuit de overtuiging dat door een goed samenspel tussen raad, college en organisatie de belangen van de raad optimaal geborgd worden, is een andere visie op de werkwijze van de griffie ontstaan. Het leeuwendeel van het griffieteam werkt al jarenlang met elkaar samen. En in al die jaren is er voor de medewerkers duidelijkheid geweest over wat er van hen verwacht werd én duidelijkheid op welke wijze men de raad zo goed mogelijk kon bedienen. De systeemwereld met daarin veel afspraken en regels, boden een duidelijke manier van werken. De overgang van de oude griffier, naar een interim griffier en vervolgens een nieuwe griffier heeft onrust in het team gebracht. De afgelopen periode is binnen het team veel gesproken over de huidige werkprocessen, de wijze van werken en over de vraag waarom werkzaamheden op een bepaalde manier worden uitgevoerd.
15
Een grote waardering voor het griffieteam is hier op zijn plaats. Het is niet eenvoudig om deze verandering te doorleven, op te pakken en ermee aan het werk te gaan. Toch probeert iedereen binnen het team, vanuit zijn eigen rol en verantwoordelijkheid, keer op keer mee te denken en daarbij de eigen werkzaamheden tegen het licht te houden. De komende tijd wordt een verdere omslag in het werken en denken gevraagd van de medewerkers van de griffie. Van de medewerkers wordt gevraagd flexibel om te gaan met situaties, wensen en behoeften binnen de grenzen van wetten, regelingen, beleid en financiële middelen. Een omslag naar werken vanuit de bedoeling én werken in samenspel en verbinding met de gemeenteraad, het college en de organisatie.
Toekomst Vanuit de nieuwe visie op de werkwijze van de griffie, gaan we de werkzaamheden uit de instructie verder oppakken, implementeren en uitvoeren. De stip op de horizon is een schaalbare toekomstbestendige complete griffie die de vele werkzaamheden op een effectieve en efficiënte manier oppakt en uitvoert. Een griffie die klaar is voor alle ontwikkelingen die op Hilversum afkomen, in welke vorm dan ook.
De werkzaamheden binnen de griffie voeren we uit: vanuit de bedoeling, in samenwerking én verbinding met de gemeenteraad, college en de organisatie. Dit alles om de raad zo optimaal mogelijk te faciliteren, te adviseren en te ondersteunen. De stip op de horizon is een schaalbare toekomstbestendige complete griffie die de vele werkzaamheden op een effectieve en efficiënte manier oppakt en uitvoert. Een griffie die klaar is voor alle ontwikkelingen die op Hilversum afkomen, in welke vorm dan ook.
16
6. Onderweg naar de schaalbare toekomstbestendige griffie Basis op orde • huidige situatie • 1-1-2024
Toekomstbestendige griffie • actualiseren en automatiseren werkprocessen en regelingen • 1-12-2024
Toekomstbestendige plusgriffie • stapsgewijs werkzaamheden uit instructie oppakken • vanaf 1-1-2025
Complete (strategische) griffie • alle werkzaamheden uit instructie griffie opgepakt • 1-7-2026
In hoofdstuk 5 van dit griffieplan heeft u kunnen lezen dat de basis van de werkzaamheden binnen de griffie van Hilversum op orde is. Dit betekent dat de vergaderingen doorgang vinden, met de daarbij behorende stukkenstroom en de benodigde ondersteuning rond de vergaderingen. Maar, de laatste jaren is niet geïnvesteerd in het actualiseren, automatiseren en innoveren van de verschillende werkprocessen en regelingen/verordeningen. De basis die op orde is, is niet toekomstbestendig. Er is sprake van een toekomstbestendige griffie: -
Als werkprocessen overzichtelijker ingericht, geactualiseerd én geautomatiseerd worden; Als het raadsinformatiesysteem gebruiksvriendelijker én passend bij de digitale mogelijkheden wordt ingericht; Als de raads- en commissievergaderingen met behulp van audio- en videosystemen voor de inwoners toegankelijker wordt; Als verordeningen en reglementen geactualiseerd worden en voldoen aan de nieuwste wet- en regelgeving/modellen; Als er blijvende aandacht is voor de juiste en tijdige aanlevering van de stukken.
Als deze basis op orde is, kan een verdere ontwikkeling plaats vinden door stapsgewijs de volgende werkzaamheden op te pakken. De griffie ontwikkelt zich dan verder naar een toekomstbestendige plusgriffie: -
-
Een pro-actieve houding rond het adviseren van de gemeenteraad, het college en de organisatie over het ontwerpen van besluitvormingsprocessen en de wijze waarop de raad daarin is betrokken; Meer in te zetten op een adviserende rol naar de brede processen van de raad zoals de informatievoorziening, controle en verantwoording, samenspel met de inwoners en samenleving, regionale samenwerking en de belangrijke maatschappelijke opgaven; In te zetten op een kwaliteitsslag van de (veelheid van) stukken; Een inspirerend aanspreekpunt te zijn voor de gemeenteraad, voor de (regionale en ambtelijke) organisatie en voor het college.
Door het, stapsgewijs, oppakken van deze werkzaamheden gaat de griffie de werkzaamheden die zijn vastgelegd in de instructie van de griffie(r) uitvoeren. De griffie ontwikkelt zich naar een complete (strategische) griffie. Een sterke raad vraagt om een professionele griffie. En daar willen we graag met het team aan werken!
17
7.
Welke formatie past daarbij?
Huidige formatie griffie Hilversum De huidige formatie van de griffie Hilversum is op dit moment circa 5,55 fte (excl. Secretaris Rekenkamer). De samenstelling van het team ziet er als volgt uit: Functie
Vastgestelde Fte
Griffier
1 fte (36 uur)
Raadsadviseur / plv. griffier
1 x 0,83 fte (30 uur) 1 x 0,89 fte (32 uur)
Raadscommunicatieadviseur
1 x 0,83 fte (30 uur)
Officemanager
1 x 1 fte (36 uur)
Medewerker griffie
1 x 1 fte (36 uur)
Totaal formatie griffie (excl. Secretaris Rekenkamer):
5,55 fte
Secretaris Rekenkamer
0,67 fte (24 uur)
(onafhankelijk, aangesteld door college B&W, legt verantwoording af aan Rekenkamer,)
Totaal formatie griffie (incl. secretaris Rekenkamer)
6,22 fte
NB: • •
De officemanager in Hilversum voert voor circa 12 uur per maand (0,08 fte) commissiegriffierswerkzaamheden uit. De medewerker griffie is voor circa 4 uur per week (op afroepbasis) inzetbaar voor de Veiligheidsregio.
Landelijk onderzoek naar formatie griffie Landelijk zijn er meerdere onderzoeken gedaan naar de formatie van de griffies in Nederland. Door de onderzoeker van het benchmarkrapport “Raadsgriffies anno 2022, de toekomstbestendige lijn” wordt gesteld dat, om als gemeente voldoende slagkracht te hebben én als gemeenteraad sturend en extern gericht te kunnen functioneren (complete griffie), het nodig is dat de griffie van grote gemeenten een omvang hebben van 7,50 tot 10,00 fte. Daarbij merkt de onderzoeker op dat de omvang van de gemeente vanaf 100.000 inwoners een verdere rol gaat spelen in het werkvolume van de griffie. Het bureau Necker heeft in 2023 onderzoek gedaan naar de huidige omvang van griffies. In de Griffiemonitor wordt de huidige stand van griffies in Nederland in beeld gebracht. In bijlage 1 staat hierover meer informatie en een link naar de griffiemonitor. Uit deze monitor blijkt dat de gemiddelde formatie van de griffie bij gemeenten met 65.000 of meer inwoners 6,8 fte is.
18
Uitvraag formatie griffies gemeenten tussen 80.000 en 128.000 inwoners Naast landelijk onderzoek is er ook een brede uitvraag gedaan bij de griffiers van gemeenten tussen de circa 80.000 en 128.000 inwoners. Uit deze brede uitvraag blijkt dat de gemiddelde formatie (exclusief secretaris Rekenkamer) ligt op 6,9 fte.
In onderstaande tabel vindt u de vergelijking van de huidige formatie van de griffie in Hilversum ten opzichte van de Griffiemonitor (categorie grote gemeente formatie 65.000+ inwoners), rapport “Raadsgriffies anno 2022” en de brede uitvraag onder griffies van vergelijkbare gemeenten. Functie Functienaam
Formatie Formatie Hilversum
Griffier Raadsadviseur Raadscommunicatieadviseur Officemanager Medewerker griffie
1 fte 1,72 fte 0,83 fte
1 fte 2,8 fte 0,8 fte
Brede uitvraag gemeenten 80 tot 128.00 inwoners (gemiddeld) 1 fte 3,1 fte 0,73 fte
2 fte
1,5 fte
2,1 fte
Totale formatie (excl. Secretaris Rekenkamer)
5,55 fte
Gemiddeld 6,3 fte
Gemiddeld 6,93 fte
Secretaris rekenkamer
0,67 fte
0,5 fte
0,5 fte
Totale formatie (incl. secretaris Rekenkamer)
6,22 fte
Gemiddeld 6,8 fte
Gemiddeld 7,43 fte
Griffiemonitor: Gemiddelde formatie 65.000+ gemeenten
Onderzoek Raadsgriffies Toekomstbestendige Lijn 2022
Complete griffie omvang
7,5 tot 10 fte
7,5 tot 10 fte
Opvallend in deze vergelijking is dat Hilversum ruim 1 fte minder heeft voor de functie raadadviseur. De verklaring hiervoor is dat de huidige griffie procesgericht is, nog niet alle processen heeft geautomatiseerd én zich met name focust op de organisatie én ondersteuning van het vergader- en besluitvormingsproces. De huidige formatie van de griffie van Hilversum is 5,55 (excl. Secretaris Rekenkamer). In de griffiemonitor is de huidige gemiddelde formatie van griffies bij gemeenten met meer dan 65.000 inwoners 6,3 fte (excl. secretaris Rekenkamer) én de gemiddelde formatie van griffies bij vergelijkbare gemeenten 6,93 fte (excl. Secretaris Rekenkamer). Dit betekent dat de huidige formatie van de griffie in Hilversum onder dit gemiddelde zit. In het Raadsonderzoek anno 2022 is aangegeven dat de toekomstbestendige griffie van grote gemeenten een omvang moeten hebben van 7,50 tot 10,00 fte om toekomstbestendig te zijn.
19
Formatie voor toekomstbestendige complete griffie in Hilversum Welke formatie is nu toereikend voor een toekomstbestendige complete (strategische) griffie in Hilversum? In 2021 heeft de vereniging van raadsleden een beslisboom uitgebracht, aan de hand waarvan je als gemeenteraad het gesprek kan voeren om de ambities, wensen en verwachtingen te concretiseren en zo te komen tot een ideale omvang van de griffie. Om deze ideale griffie te bereiken is het van belang te bepalen wat je als raad wilt dat de griffie(r) doet op een bepaald gebied en op welk niveau je deze ondersteuning verlangt. In bijlage 1 staat meer informatie en een link naar de handreiking én de beslisboom. In Hilversum is, door het vaststellen van de instructie van de griffie(r), al bepaald wat je als raad wilt dat de griffie(r) doet. De beslisboom kan je zien als een handvat om hiermee het gesprek over de formatie van de griffie aan te gaan.
Beslisboom ideale omvang van de griffie, bron Vereniging van Raadsleden. Aan de hand van de beslisboom, de landelijke onderzoeken én de uitvraag bij andere gemeenten zien we dat de formatie van de griffie in Hilversum niet toereikend is voor de groei naar een complete griffie.
Hoe komen we tot een complete griffie? 1-5-2024 • inhuur raadsadviseur
20
1-6-2024 • opdrachtverlening voorstel griffie (formatie en competenties)
voorjaarsnota 2024 • reservering inrichting complete griffie
begroting 2025 ev • concreet (financieel) voorstel inrichting complete griffie
1-1-2025 • stapsgewijs inrichting complete griffie
Korte termijn – vanaf 1-5-2024 Met de huidige bezetting is de basis van de griffie op orde. Maar we zien veel extra werkzaamheden op de griffie afkomen door de vastgestelde ambitie van de gemeenteraad, alle ontwikkelingen binnen het openbaar bestuur (zie hoofdstuk 2), door de transitie waarin de griffie zit (zie hoofdstuk 5), door de projecten die nu al lopen (bijv. in 2024 implementatie van een integraal digitaal systeem voor de commissie- en raadsvergaderingen, zie hoofdstuk 8) én door het ingezette samenspel tussen raad, college en organisatie, waardoor er veel meer vragen op de griffie afkomen. De griffie loopt op dit moment tegen zijn grenzen aan. Voorstel korte termijn: Externe inhuur van een fulltime raadsadviseur om de zittende adviseurs/griffier te ontlasten én voor de advisering voor de actualisering en automatisering van de verschillende processen/werkzaamheden. Langere termijn vanaf 1-6-2024 Op de langere termijn is de bedoeling de griffie als een schaalbare, toekomstbestendige, complete (strategische) griffie in te richten, om hiermee de ontwikkelingen die op de gemeenteraad af komt goed te kunnen ondersteunen én om de werkzaamheden die genoemd zijn in de instructie, op te kunnen pakken.
Voorstel langere termijn: Om tot een gezamenlijk beeld van de ideale omvang van de griffie te komen, wordt voorgesteld om een extern bureau opdracht te geven om aan de hand van de uitgangspunten in dit griffieplan én de instructie van de griffie(r) een voorstel te schrijven voor de groei naar én de invulling van de complete griffie voor Hilversum (zowel qua formatie alsook qua competenties). (circa € 10.000,--, te dekken uit raadsbudget); Voorjaarsnota 2024 Bij de voorjaarsnota een reservering op te nemen voor het toekomstbestendig maken van de griffie. Deze reservering is nu ingeschat op circa 1,5 fte + budget voor opleiding/coaching. In totaal is een reservering opgenomen van circa € 165.000,-- structureel. Deze 1,5 fte is ingeschat door de huidige formatie (excl. Secretaris Rekenkamer) te vergelijken met gemiddelde formatie van griffies van vergelijkbare gemeenten. Begroting 2025 ev. Bij de begroting deze reservering te concretiseren (door uitkomsten onderzoek én besluitvorming over de griffie); 1-1-2025 met ingang van 1 januari 2025 de griffie toekomstbestendig (stapsgewijs van plusgriffie naar complete griffie) in te richten.
21
8. Werkzaamheden griffie In de vorige hoofdstukken is ingegaan op de visie van de werkwijze van de griffie, de ontwikkelingen die de griffie op zich ziet afkomen, de ambities van de gemeenteraad richting de griffie, de type griffies, het groeipad voor de Hilversumse griffie en hoe deze groei verder wordt vorm gegeven. In hoofdstuk 1 zijn de werkzaamheden die de griffie uitoefent kort aangestipt. In dit hoofdstuk wordt uitgebreid ingegaan op alle werkzaamheden van de griffie en de ontwikkelingen die nagestreefd worden. De werkzaamheden binnen de griffie zijn veelzijdig. Toch zijn al deze werkzaamheden wel onder te verdelen in de volgende 8 categorieën: Onderverdeling werkzaamheden griffie A Voorbereiden, begeleiden en afhandelen van commissie- en raadsvergaderingen B Advisering en ondersteuning van de verschillende subcommissies/werkgroepen van de raad C Adviseren, coachen, faciliteren en ondersteunen van de gemeenteraad, voorzitters, raadsleden, commissieleden en raadsfracties D Vertegenwoordiger vanuit de raad voor het college, ambtelijke organisatie en de samenleving E Communicatie vanuit de raad (extern en intern) F Overige werkzaamheden griffie G Integraal management van de griffieorganisatie H Facilitaire en financiële zaken van de raad
Toelichting per categorie: A: Voorbereiden, begeleiden en afhandelen van commissie- en raadsvergaderingen Onderdeel A gaat over de werkzaamheden van de griffie bij het voorbereiden, begeleiden en afhandelen van de commissie- en raadsvergaderingen. De commissie- en raadsvergaderingen worden georganiseerd en ondersteund door de griffie, de BVS avonden (Beeldvormende sessies) worden georganiseerd en ondersteund door het college (met hulp van de ambtelijke organisatie). In 2023 waren dit de volgende vergaderingen:
(bron Jaaroverzicht gemeenteraad Hilversum 2023) De griffie verzorgt de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van vergaderingen van de gemeenteraad en raadscommissies door: Vooroverleg bestuursondersteuning Opstellen conceptagenda’s Het aanmaken van de vergaderingen én het doorzetten van de stukken in Ibabs Publiceren en ter inzage leggen van de agenda’s en achterliggende stukken Rondsturen technische vragen en mondelinge vragen voor het vragenuur
22
-
Opstellen van de sjablonen voor de voorzitters Insprekers begeleiden en adviseren Ordenen en verspreiden aangekondigde moties en amendementen Ondersteuning van de raadsvoorzitter en de commissievoorzitters bij de voorbereiding en het verloop van de vergaderingen Opstellen besluitenlijsten Uitwerken besluiten en archivering raadsbesluiten en ingediende moties en amendementen Overige administratieve taken rond de vergaderingen
Ontwikkelpad tot en met 2026 c,q, nieuwe taken vanuit de instructie Binnen het raadsinformatiesysteem IBabs worden de werkprocessen overzichtelijker en gebruiksvriendelijker ingericht. Daarnaast wordt onderzocht hoe de organisatie en de griffie hun eigen werkprocessen beter in dit systeem, los van elkaar, kunnen inrichten. Het structureel bijhouden van de ontwikkelingen in het digitale vergadersysteem (Ibabs) -
-
Het voor de inwoners toegankelijker maken van de raads- en commissievergaderingen met behulp van audiovisuele systemen. Op dit moment loopt een aanbestedingsproces voor de aanschaf van een nieuw AV-systeem, waarbij het uiteindelijke resultaat een geïntegreerd systeem moet zijn. Het actualiseren van de verschillende werkprocessen.
B: Advisering en ondersteuning van de verschillende subcommissies/werkgroepen van de raad De gemeenteraad van Hilversum heeft op dit moment de volgende (sub)commissies en werkgroepen: die door de griffie worden begeleid en ondersteund: Presidium (circa 6 vergaderingen per jaar) Agendacommissie (circa 8 vergaderingen per jaar) Audit en Rekeningcommissie (circa 9 vergaderingen per jaar) Commissie Onderzoek Geloofsbrieven (circa 4 vergaderingen per jaar) Werkgeverscommissie griffie (circa 4 vergaderingen per jaar) Kleine vertrouwenscommissie (circa 3 vergaderingen per jaar) Werkgroep Opkomstbevordering (circa 6 vergaderingen per jaar) Werkgroep Inspiratie opdoen (circa 6 bijeenkomsten) De werkzaamheden vanuit de griffie bestaan uit het begeleiden, (gevraagd en ongevraagd) adviseren, en ondersteunen van de verschillende subcommissies en werkgroepen door: Opstellen concept agenda’s Onderzoek naar het thema Opstellen memo’s en andere adviesnota’s Opstellen besluitenlijsten en verslagen van de verschillende werkgroepen Overige administratieve taken rond de verschillende commissies en werkgroepen Daarnaast voert de griffie overleg met de raadsvoorzitter en voor zover nodig met het presidium over het bestuurlijk besluitvormingsproces en over de huishouding van de raad.
Ontwikkelpad tot en met 2026 c,q, nieuwe taken vanuit de instructie Adviseren en ondersteunen van het presidium en de agendacommissie ten aanzien van de prioriteitenagenda. Vanaf januari 2024 worden de onderwerpen in de prioriteitenagenda aangeduid als “klein, middel of groot”. Aan de hand van deze classificering worden de besluitvormingsprocessen ingericht. De komende periode moet blijken of we hiermee de grote thema’s voor de raad zodanig kunnen agenderen, dat de raad hierover in de beeldvormende fase vroegtijdig én volledig is geïnformeerd. In de loop van de raadsperiode kunnen werkgroepen rond bepaalde thema’s worden samengesteld. Voor de griffie betekent dit extra inzet rond dat thema. De werkzaamheden betreffen dan vooral de voorbereiding van de vergaderingen, onderzoek naar het thema en ervaringen bij andere gemeenten, het opstellen van memo’s en adviesnota’s en de uitwerking van de vergaderingen. Belangrijk is dat een werkgroep een duidelijke opdracht meekrijgt, regelmatig een terugkoppeling
23
hiervan geeft aan de raad c.q. het presidium (de opdrachtgever), en deze opdracht vervolgens afrond met een advies/memo.
C: (strategisch) Adviseren, coachen, faciliteren en ondersteunen van de gemeenteraad, voorzitters, raadsleden, commissieleden en raadsfracties De taak zegt al veel: het adviseren, faciliteren en ondersteunen van de gemeenteraad, voorzitters, raadsleden, commissieleden en raadsfracties. Wat valt daar zoal onder? -
Dagelijks aanspreekpunt voor raads- en commissieleden, Ondersteuning, (strategische) advisering (gevraagd en ongevraagd) en coaching van raads- en commissieleden; Faciliteren en organiseren van bijeenkomsten georganiseerd vanuit de raad; Organiseren trainingen en cursussen; (strategisch) Adviseren van raadsleden en commissieleden m.b.t. inzet van raadsinstrumenten (strategisch) Adviseren van raadsleden (en commissieleden) m.b.t. moties/amendementen en schriftelijke vragen Indien nodig: inschakelen ambtelijke bijstand Adviseren over (de bewustwording van) de integriteit en veiligheid van de leden van de raad
Ontwikkelpad tot en met 2026 / nieuwe taken vanuit de instructie -
-
-
-
-
De griffie(r) staat voor alle raads- en commissieleden klaar voor advies of als klankbord. Deze (vaak ook vertrouwens-) functie is een wezenlijk onderdeel van het werk. In de nieuwe instructie is de taak van vertrouwenspersoon ook expliciet opgenomen. In 2024 volgt de griffier hiervoor de opleiding “Basisopleiding vertrouwenspersoon”. Het stimuleren van de ontwikkeling van de vaardigheden van raads- en commissieleden door het aanbieden van gezamenlijke opleidingen en trainingen, het kenbaar maken van individuele scholingsmogelijkheden én door individuele coaching. De griffie zal periodiek, een opleidingsplan, opstellen. Het actualiseren van de nu geldende verordeningen en reglementen, gericht op het werk van de gemeenteraad Bijhouden wetswijzigingen, zoals wijziging Gemeentewet Het faciliteren en organiseren van werkbezoeken van de raad. Het verder vorm geven van de strategische advisering van de raad door: Het actualiseren van het reglement van orde naar de huidige vergaderstructuur. Nu de evaluatie van de vergaderstructuur is afgerond, is het wenselijk de huidige werkwijze ook te vertalen in het reglement. Het opstellen van voorstellen voor de voorbereiding van besluitvorming over raadsaangelegenheden, zoals benoemingsbesluiten, voorstellen over werkwijzen raad, onderzoeksrapporten van de rekenkamercommissie of raadsverordeningen.
Een andere ontwikkeling die kan gaan spelen is het besluit van de gemeente Wijdemeren om op termijn te fuseren met één van de buurgemeenten. De gemeenteraad heeft de kaders voor de gesprekken met Wijdemeren aan het college meegegeven. Als dit proces een vervolg krijgt, betekent dit extra werkzaamheden en vergaderingen voor de gemeenteraad en de verschillende commissies, en daarmee ook extra inzet (advisering én ondersteuning) van de griffie.
D. Vertegenwoordiging van de raad voor het college, ambtelijke organisatie en de samenleving De griffie(r) fungeert als vertegenwoordiger en aanspreekpunt van de raad voor zowel binnen als buiten de organisatie: -
-
24
De griffie(r) is aanspreekpunt namens de raad voor inwoners, maatschappelijke organisaties en bedrijven in de samenleving en geeft voorlichting over de lokale politiek in algemene zin, het spreekrecht en participatieprocessen bij de raad in het bijzonder. De griffie(r) is aanspreekpunt voor de ambtelijke organisatie voor alle vragen die leven rond de raad c.q. de vergaderingen;
-
De griffier maakt deel uit van het wekelijkse driehoeksoverleg met burgemeester en gemeentesecretaris; De griffier neemt deel aan het overleg van de griffiers in de regio Gooi en Vechtstreek en de griffiers van (middel)grote gemeenten.
Ontwikkelpad tot en met 2026 c,q, nieuwe taken vanuit de instructie Ontwikkelingen m.b.t. aanspreekpunt ambtelijke organisatie en het college: Het bevorderen van de verhoudingen tussen de raad, het college en de ambtelijke organisatie. De griffier gaat vanaf 2024 periodiek overleg voeren met de gemeentesecretaris over de raadsplanning, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen gemeenteraad en college. De raadsadviseurs hebben voeren periodiek overleg met de bestuursadviseurs Het opstaren van overleg met de organisatie over de kwaliteit van de bestuurlijke stukken en het screenen van de aangeleverde stukken op de gemaakte afspraken. De griffie gaat de aangeboden voorstellen, besluiten, brieven en beantwoording van schriftelijke vragen screenen op alle noodzakelijke elementen, zoals: o Het voldoen aan wet- en regelgeving; o De door de raad vastgestelde spelregels; o Eerder genomen besluiten; o En de, nog in overleg met de raad vast te stellen, formats. Het bewaken van de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college. Het bewaken van de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college. Ontwikkelingen m.b.t.
aanspreekpunt voor de samenleving: Het bevorderen van de verhoudingen tussen de raad en de inwoners van de gemeente. De griffie zorgt voor de toegankelijkheid, in de brede zin van het woord, van de raad voor de inwoner. Gedacht kan worden aan inspraak en participatie. Daarnaast draagt de griffie actief bij aan het samenspel tussen raad en de inwoners van de gemeente. Adviseren in het toepassen van digitale democratische mogelijkheden en over de directe invloed van inwoners op de lokale politiek. Ontwikkelingen m.b.t. aanspreekpunt voor overige partijen Democratische legitimatie bij verbonden partijen blijft de komende periode een aandachtspunt. Vanuit de griffie wordt meegedacht over de rol van de raad én wordt gevraagd en ongevraagd geadviseerd. Dit alles om de toezichthoudende rol van de gemeenteraad richting gemeenschappelijke regelingen te versterken. De griffier voert periodiek overleg met de rekenkamer en de gemeentelijke accountant over de rol van de gemeenteraad. Daarnaast vertegenwoordigt de griffier de gemeenteraad in in- en externe overlegsituaties.
E. Communicatie vanuit de raad (extern en intern) De griffie is verantwoordelijk voor de uitvoering van de raadscommunicatie richting de samenleving. In 2023 is gestart met een eerste aanzet voor een nieuw communicatieplan. Onlangs is gestart met de werving van een nieuwe raadscommunicatieadviseur. Deze functie wordt nu tijdelijk ingevuld door een interim adviseur. Op dit moment worden de volgende communicatiemiddelen ingezet: -
25
Opstellen raadspagina in de krant én de publicaties van de agenda’s in HilversumNieuws Bijhouden website, onderdeel gemeenteraad Bijhouden X (voorheen Twitter) Voorbeschouwing via YouTube Democracity voor basisscholen Actueel houden folder gemeenteraad Interne communicatie (presidium, agendacommissie, losse onderwerpen)
Ontwikkelpad tot en met 2026 / nieuwe taken vanuit de instructie In het communicatieplan staan de huidige werkzaamheden én de mogelijkheden en kansen om het werk van de gemeenteraad zichtbaarder te maken voor de inwoners van Hilversum, te denken valt o.a. aan de volgende activiteiten: -
Organiseren cursus voor inwoners “Politiek actief” Opstellen programma en organiseren Dag van de Democratie Opzetten en organiseren Gast van de Raad Uitbreiding en intensivering sociale media Communicatie rond de gemeenteraadsverkiezingen Training over de basis van het gemeentebestuur voor (nieuwe) ambtenaren.
De fracties zijn gevraagd om input te geven op de eerste aanzet op het communicatieplan. Aan de hand van deze input wordt dit plan verder opgesteld. Het idee is dat de nieuwe raadscommunicatieadviseur het communicatieplan verder afrond en de projecten/werkzaamheden genoemd in het communicatieplan, ter hand neemt.
F. Overige werkzaamheden griffie Er zijn verschillende overige werkzaamheden bij de griffie, zoals: -
Het bewaken van de procedures en werkwijzen voor de raad; Overleg over, adviseren en begeleiden van facilitaire en ICT-voorzieningen