41. Raadsinformatiebrief 2025-43 inzake Jaarverslag 2024 van de archiefdienst plus eindafrekening
Tekst van het document
31
getroffen voor de digitale overbrenging van het bouwarchief over de periode 1987-2010 naar het e-depot. Een controle op metadata en openbaarheidsbeperkingen heeft plaatsgevonden. In het verlengde van de verbeteracties voor de bouwdossiers van Wijdemeren is gewerkt aan het formaliseren van de digitale overbrenging van het bouwarchief. Ook voor Blaricum en Laren wordt de overbrenging van de bouwarchieven voorbereid. De archiefdienst is tevens voor alle gemeenten betrokken bij overbrengingstrajecten voor de akten van de Burgerlijke Stand en bevolkingsregistratie.
informatie waar wordt bewaard. Een informatiebeheerplan is in ontwikkeling. Voor het werken in Teams worden heldere kaders en afspraken geformuleerd die specifiek gelden voor de archiefdienst. Uniforme naamgeving van documenten, gebruik van chat versus e-mail, bewaarstrategie en bewaartermijnen zijn onderwerpen die deel uitmaken van deze kaders. Lijsten met namen van vissers en vissersschuiten uit Huizen (SSAN020+282).
Een overzicht van werkzaamheden per gemeente op het gebied van toezicht en advies wordt in een bijlage bij dit jaarverslag aan de archiefbegeleidingscommissie voorgelegd.
Informatiebeheer bij de archiefdienst Met het samenvoegen van de archiefdiensten is de digitale werkomgeving van het voormalige Gemeentearchief Gooise Meren en Huizen overgeheveld naar de netwerkomgeving van Hilversum. Het traject van opschoning, selectie en uitfaseren van de netwerkschijven is gaande voor beide voormalige archiefdiensten. Permanent te bewaren informatie zal mogelijk vervroegd in het e-depot worden opgenomen. Archief Gooi en Vechtstreek volgt de ontwikkelingen en richtlijnen van de gemeente Hilversum voor het informatiebeheer dat betrekking heeft op de bedrijfsvoering. De archiefdienst heeft in dat verband de gebruikte systemen en applicaties in kaart gebracht en gespecificeerd welke
32
FINANCIËN LASTEN Begroting
BATEN Realisatie
Verschil
Begroting
Realisatie
Personeelskosten o.b.v. 10,53 FTE
€ 870.696
€ 723.564
€ 147.132
Gooise Meren
€ 394.450
€ 394.190
Directe kosten
€ 41.760
€ 11.392
€ 30.368
Huizen
€ 269.527
€ 269.349
E-depot
€ 156.600
€ 86.282
€ 70.318
Hilversum
€ 610.650
€ 610.248
Digitalisering
€ 52.200
€ 50.575
€
1.625
Wijdemeren
€ 161.097
€ 160.991
Huisvestingskosten (2 locaties)
€ 247.000
€ 247.000
€
-
Blaricum
€ 81.620
€ 81.566
Inrichtingskosten / facilitair
€ 10.440
€ 10.440
€
-
Laren
€ 76.569
€ 76.519
Afdeling P&O / salarisadministratie
€ 41.760
€ 41.760
€
-
Regio G&V
€ 11.038
€ 11.038
Afdeling ICT
€ 114.840
€ 114.840
€
-
Veiligheidsregio G&V
€
€
Afdeling Financiën
€ 78.300
€ 78.300
€
-
TOTAAL
€ 1.613.596
TOTAAL
€ 1.613.596 € 1.364.153
€ 249.443
8.645
8.645
€ 1.612.546
33
Toelichting financiën 2024 Personeelskosten In 2024 hebben we ons gefocust op de uitvoering van de wettelijke taken en het op de rit brengen van de gezamenlijke archiefdienst. Een van de prioriteiten was het laten landen van het personeel in de nieuwe gemeenschappelijke regeling en centrumgemeente Hilversum. Een aantal minder urgente werkzaamheden en projecten hebben we daarom in 2024 niet de volledige aandacht kunnen geven. We verwachten in 2025 weer op schema te raken met het afronden van projecten. Dit betreft onder meer de analoge archiefbewerking, het actualiseren van calamiteitenplannen, de begeleiding en doorontwikkeling van crowdsourcing en het verhalenplatform, een plan van aanpak voor digitalisering van persfotocollectie Kastermans en een adviesnota voor de krantenopslag van De Gooi- en Eemlander. In totaal is er voor Archief Gooi en Vechtstreek 10,53 fte beschikbaar. Per eind december 2023 was hiervan 7,7 fte ingezet aan vaste formatie. Er zijn twee medewerkers ingehuurd/gedetacheerd, die ook ten laste zijn gebracht van dit budget. De vacature van adviseur digitale informatie is per april 2024 ingevuld voor 28 uur. De vacature van medewerker digitale archieven wordt per februari 2025 ingevuld. De vacature "projectmedewerker/vrijwilligerscoördinator" is nog open.
het e-depot loopt nog, waardoor we in 2024 nog niet van start zijn gegaan met de voorbereidende werkzaamheden en implementatie van het e-depot. We verwachten de implementatie en werkzaamheden rondom de organisatie en inrichting van het e-depot vanaf Q2 2025 te gaan uitvoeren. De niet gebruikte personeelskosten uit 2024 bedragen € 147.132,-. Aangezien de begrote personeelskosten voor 2025 afdoende zijn om niet afgerond werk uit te voeren, is er geen reden tot overheveling van dit bedrag voor het dekken van personeelskosten in het nieuwe jaar.
Directe kosten Onder de directe kosten vallen onder andere materiaalkosten, kosten voor abonnementen, boeken, contributies, huisstijl en communicatiemiddelen. De jaarlijkse kosten voor duurzaam verpakkingsmateriaal zijn lager dan begroot, omdat de materiële beheertaken in 2024 beperkt zijn geweest. Het abonnement op Transkribus – een AI tool voor herkenning van handgeschreven tekst – hangt samen met de nog komende, nieuwe functionaliteiten in het collectiebeheersysteem en is daarom verschoven naar 2025. Er is minder uitgegeven aan het calamiteitenplan omdat dit nog in ontwikkeling is en in 2025 zal worden afgerond. Ook sommige trainingen voor medewerkers zijn opgeschoven naar 2025.
De aanbesteding voor het collectiebeheersysteem is eind 2024 afgerond. De extra werkzaamheden met betrekking tot implementatie en inrichting van nieuwe functionaliteiten hebben in 2024 nog niet plaatsgevonden. Hiermee starten we in het eerste kwartaal van 2025. De aanbesteding van
34
E-depot Het aanbestedingentraject voor het e-depot loopt door tot in 2025. Dit houdt in dat er in 2024 nog geen kosten zijn gemaakt voor implementatie en migratie van informatie. De opslagkosten van gedigitaliseerde archieven in het pre-depot (deze staan vooralsnog op beveiligde netwerkschijven) zijn hier niet in meegenomen.
Digitalisering Het budget is volledig aangewend. Het kleine verschil betreft een tranche waarvoor in december opdracht is gegeven en die in januari 2025 alsnog wordt gefactureerd. Het budget voor 2025 zal dan iets overschreden worden.
Overige posten ▪ ▪ ▪ ▪ ▪
Huisvestingskosten (2 locaties) Inrichtingskosten / facilitair Afdeling P&O / salarisadministratie Afdeling ICT Afdeling Financiën
Realisatie is gebaseerd op interne doorbelastingen.
35
Schaatsen op de Coeswaerde te Laren, 1947. Uit het archief van fotograaf Jacques Stevens (SAGV032.5+7000).
36