41. Raadsinformatiebrief 2025-43 inzake Jaarverslag 2024 van de archiefdienst plus eindafrekening

Raadsinformatiebrief Van

Burgemeester en Wethouder/Burgemeester

Zaak nr.

1790627

Aan

Gemeenteraad Hilversum

RIB nr.

2025-43

Portefeuillehouder

F. Voorink

Datum

+31641624803

Informatie bij

Jacqueline Deknatel

Telefoon

+31356292255

Onderwerp

Jaarverslag 2024 Archief Gooi en Vechtstreek. Eindafrekening kosten archiefdienst 2024

Kernboodschap

Met het jaarverslag 2024 van Archief Gooi en Vechtstreek informeren wij u over de uitvoering van de werkzaamheden en resultaten in het eerste jaar van de archiefdienst. Tevens informeren wij u over de eindafrekening voor 2024 aangezien de vastgestelde begroting voor 2024 niet ten volle is benut. De gemeenschappelijke regeling Archief Gooi en Vechtstreek is per 1 januari 2024 aangegaan. Archief Gooi en Vechtstreek is als organisatieonderdeel van centrumgemeente Hilversum belast met de uitvoering van wettelijke taken omtrent de archieven van de partnergemeenten. In de gemeenschappelijke regeling is bepaald dat de archivaris jaarlijks een jaarverslag opstelt over de werkzaamheden in het voorgaande jaar. De portefeuillehouders van de gemeenten vormen samen de archiefbegeleidingscommissie, die ook 1x per jaar verslag uitbrengt van de werkzaamheden van de commissie. Deze verslaglegging is in het jaarverslag 2024 opgenomen. Bij de besluitvorming over de gemeenschappelijke regeling is een begroting vastgesteld. Jaarlijks wordt de begroting opnieuw vastgesteld door centrumgemeente Hilversum. De bijdrage per gemeente wordt bepaald op basis van het inwoneraantal. De centrumgemeente zendt tevens een kostenoverzicht en een eindafrekening voor de in het voorgaande jaar verrichte werkzaamheden aan de deelnemers. Werkzaamheden en resultaten Archief Gooi en Vechtstreek.

De archiefdienst heeft in 2024 naast de organisatorische veranderingen en implementatie van nieuwe bedrijfsvoering haar wettelijke taken naar behoren uit kunnen voeren. De nodige veranderingen op het gebied van ICT hebben veel tijd in beslag genomen. De organisatie staat en het team is uitgebreid met expertise op het gebied van cultuurhistorie/educatie en digitale archivering. Er wordt gewerkt aan de ontwikkeling van een educatief programma. Een aanbestedingstraject voor de digitale beheeromgeving is in gang gezet, de afronding loopt door tot in het voorjaar van 2025. De overbrenging en toegang tot informatie van bouwarchieven is een aandachtspunt voor alle gemeenten. Een financiële verantwoording is opgenomen in het jaarverslag 2024 en in de voorjaarsvergadering nader toegelicht aan de archiefbegeleidingscommissie. Het betreft de volgende onderdelen: personeelskosten, directe kosten, e-depot en digitalisering. De archiefbegeleidingscommissie heeft naar 1

aanleiding van de financiële verantwoording een advies uitgebracht met betrekking tot de niet aangewende middelen en eindafrekening voor 2024.

Aanleiding

Met het jaarverslag 2024 wordt het college conform de bepalingen in de gemeenschappelijke regeling geïnformeerd over de uitvoering van taken in het eerste jaar van Archief Gooi en Vechtstreek en over de werkzaamheden van de archiefbegeleidingscommissie. Het jaarverslag dient tevens als bron van informatie voor het college om verantwoording af te leggen aan de Raad over de zorg op naleving van de archiefwet en -regelgeving, alsmede voor de provincie bij haar beoordeling van de wijze waarop de gemeente uitvoering geeft aan het archief- en informatiebeheer. De vastgestelde begroting voor 2024 is niet ten volle benut. Op advies van de archiefbegeleidingscommissie heeft het College van Burgemeester en Wethouders besloten tot een teruggave van de niet-gebruikte personeelskosten van € 147.132,- dat naar rato zal worden terugbetaald aan de deelnemende gemeenten, en overheveling van overige niet-gebruikte kosten voor de uitvoering van nog lopende en uitgestelde werkzaamheden van de archiefdienst naar 2025. Dit gaat om een bedrag van € 102.311,-.

Consequenties

In verband met de eindafrekening voor 2024 kunnen deelnemende gemeenten naar rato, op basis van het aantal inwoners, in de komende periode een terugbetaling verwachten.

Vervolgtraject

Het jaarverslag 2024 van Archief Gooi en Vechtstreek wordt door de archivaris toegestuurd aan de deelnemende gemeenten, voorzien van een oplegger inzake de eindafrekening en een raadsinformatiebrief. De afdeling recordmanagement van de gemeente Hilversum draagt zorg voor toezending van het jaarverslag aan de provincie Noord-Holland in het kader van het interbestuurlijk toezicht.

Burgemeester en wethouders van Hilversum, de gemeentesecretaris,

de burgemeester,

drs. T.J. Meester, ls

dr. ir. G.M. van den Top

Bijlage(n): 1.

Jaarverslag 2024 Archief Gooi en Vechtstreek

Deze raadsinformatiebrief is digitaal beschikbaar op internet onder “Vergaderstukken”, B en W-vergadering van 3 juni 2025.

2

Inhoud

Archiefbewaarplaatsen

27

Duurzaam digitaal informatiebeheer

28

Toezicht en Advies

30

Voorwoord

3

Verslaglegging en opvolging

30

2024 op hoofdlijnen

4

Strategisch Informatie Overleg

31

Ontwikkelingen

6

Regionale kennissessie

31

Inleiding

6

Lopende overbrengingen

31

Organisatie en bedrijfsvoering

6

Informatiebeheer bij de archiefdienst

32

Dienstverlening

10

Studiezaal

10

Uitgeleende stukken

11

Digitale dienstverlening

11

Communicatie naar buiten

13

Cultuurhistorie en Educatie

15

Samenwerking met het onderwijsveld

15

Publieksactiviteiten

16

Partners in erfgoed

19

Beheer Archieven en Collecties

Financiën Toelichting financiën 2024

33 34

22

Nieuwe aanwinsten

22

Analoog en digitaal beheer

24

Doelgericht digitaliseren

27

Afbeelding voorzijde: Groepsfoto gemaakt in Loosdrecht, waarschijnlijk bij Jachthaven Wetterwille. Uit het in 2024 online beschikbaar gestelde archief van fotograaf Pieter Jan Siewers, 1873-1935 (SAGV424+226).

2

VOORWOORD 2024 markeerde een bijzonder jaar voor Archief Gooi en Vechtstreek, het eerste jaar als gezamenlijke archiefdienst voor de gemeenten Blaricum, Gooise Meren, Hilversum, Huizen, Laren en Wijdemeren. De nieuwe organisatie vanuit de gemeenschappelijke regeling, stelt ons in staat om sterker, efficiënter en flexibeler de gezamenlijke archieftaken uit te voeren. En dat in een tijd waarin de uitdagingen voor duurzame archivering en de toegang tot overheidsinformatie groter zijn dan ooit tevoren. Met de focus op toekomstbestendigheid, duurzaam beheer, toegankelijkheid, samenwerking en publieksbetrokkenheid heeft ons team van enthousiaste en deskundige medewerkers hard gewerkt aan het fundament voor de komende jaren. Technologische ontwikkelingen en innovaties op het gebied van kunstmatige intelligentie volgen we op de voet, met oog voor de samenleving van vandaag en morgen.

Met dank aan het team, collega’s van aangesloten overheden, bestuurders en betrokkenen is in 2024 een solide basis van de grond gekomen, waar we de komende jaren op voort kunnen bouwen.

April 2024 Jacqueline Deknatel Archivaris

In dit jaarverslag kijken we terug op de resultaten die we in 2024 hebben bereikt, met hier en daar een blik op de toekomst. Naast de wettelijke taken op het gebied van beheer, dienstverlening, advies en toezicht, hebben we invulling kunnen geven aan de wens vanuit de aangesloten gemeenten om activiteiten te ontwikkelen op het gebied van cultuurhistorie en educatie. De archiefdienst heeft actief bijgedragen aan het bevorderen van kennis en bewustwording over ons gezamenlijke verleden.

Boerengezin in de wei, Laren 1941. Uit het archief van fotograaf Jacques Stevens (SAGV032.5+5229).

3

2024 OP HOOFDLIJNEN Beleidsontwikkelingen ▪ ▪

▪

Ondertekening Manifest Netwerk Digitaal Erfgoed Meerjarenbeleid 2025 t/m 2027 ▪ Toekomstbestendigheid ▪ Duurzaam beheer en toegankelijkheid ▪ Samenwerking en publieksbetrokkenheid Acquisitiebeleid particuliere archieven

Dienstverlening ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

2 studiezalen op 2 locaties 794 bezoeken 4.953 geraadpleegde archiefstukken 2.751 informatieverzoeken 18.204 downloads van bouwtekeningen 8,1 in Kwaliteitsmonitor Dienstverlening Toename websiteraadpleging

Openingstijden studiezalen ▪ ▪

Hilversum: maandag en dinsdag, 10:00-17:00 uur Naarden: woensdag en donderdag, 13:00-17:00 uur

Cultuurhistorie en Educatie ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Eerste klassenbezoek 14 rondleidingen, 90 deelnemers 546 bezoekers op Open Monumentendag 5 edities Historisch Café Naarden Mini-exposities in Hilversum

Verwervingen ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Archief Ziekenhuis Tergooi en rechtsvoorgangers Aanwinsten voor de Collectie Tweede Wereldoorlog Archief firma Pokon/Bendien te Naarden Aanvulling vissersvereniging ‘Ons Belang’ te Huizen Archief mannenkoor Zang en Vriendschap te Hilversum Publicaties naar aanleiding van onderzoek o 1942: Blaricum, haar joodse inwoners en hoe het hen verging door Ron van den Berg (2024) (digitale publicatie) o Tuinders aan de Rade (Kortenhoef) door J.A. Hendriks (2024)

Beheer en digitale duurzaamheid ▪ ▪ ▪ ▪

Nadere toegangen voor o.a. 17e-eeuws notarieel archief en oudrechterlijke archieven van Naarden Aanbestedingstraject collectiebeheersysteem en e-depot ± 1.250 inventarisnummers gedigitaliseerd Verbetering toegankelijkheid digitaal bouwarchief Wijdemeren

4

Mensen en Middelen ▪ ▪ ▪ ▪

10,53 fte, 1 team, 2 locaties 8 medewerkers in vaste dienst, 3 medewerkers inhuur/gedetacheerd 4 vaste vrijwilligers, 106 crowdsourcing-vrijwilligers Uitbreiding team met adviseur digitale informatie, medewerker cultuurhistorie en educatie, medewerker beheer en dienstverlening

Toezicht en Advies ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Jaarlijkse toezichtsverslagen aan colleges van B&W Regionale kennissessie voor aangesloten overheden Strategisch informatieoverleg met aangesloten overheden Regulier overleg op tactisch niveau met aangesloten overheden Adviezen specifiek en algemeen over digitaal informatiebeheer en digitalisering

Financiën ▪ ▪ ▪

Begroot € 1.613.596 (€ 6,53/inwoner) Kostenberekening conform gemeenschappelijke regeling Realisatie € 1.364.153 ▪ Afwijking: € 249.443

Boekje met namen en gegevens van kinderen die verbleven in het burgerweeshuis te Naarden, vanaf 1841 (SSAN035+140).

5

ONTWIKKELINGEN

gemeente Hilversum en de desbetreffende gemeenschappelijke regelingen.

Inleiding Met ingang van 1 januari 2024 is Archief Gooi en Vechtstreek van start gegaan als gezamenlijke archiefdienst voor de gemeenten Blaricum, Gooise Meren, Hilversum, Huizen, Laren en Wijdemeren. De partnergemeenten hebben zich per raadsbesluit verbonden in een gemeenschappelijke regeling met Hilversum als centrumgemeente. De gemeenschappelijke regeling is getroffen met het doel de belangen van de gemeenten in het samenwerkingsgebied bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de gemeentelijke archiefbewaarplaats van de gemeenten in gezamenlijkheid te behartigen. Daarnaast vervult de archiefdienst de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis door het opbouwen en beheren van een zo breed mogelijke collectie (regionale) historische bronnen welke door haar op een zo actief mogelijke wijze beschikbaar wordt gesteld voor een breed publiek.1 De nieuwe archiefdienst voert ook de wettelijke taken uit voor de Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek en de Regio Gooi en Vechtstreek. Hiervoor zijn dienstverleningsovereenkomsten afgesloten tussen de

1

Organisatie en bedrijfsvoering Het implementatietraject voor de nieuwe organisatie is onder leiding van centrumgemeente Hilversum in januari 2024 direct van start gegaan, en aan het einde van het jaar nagenoeg afgerond. Naast het stroomlijnen en uniformeren van werkprocessen, waar eind 2023 al een begin mee was gemaakt, moesten de nodige maatregelen worden getroffen op het gebied van onder meer ICT, facilitaire zaken, huisvesting en communicatie.

Artikel 2 van de Gemeenschappelijke Regeling Archief Gooi en Vechtstreek

6

De communicatiemiddelen, zoals website, social media en documentsjablonen zijn begin januari aangepast met het nieuwe logo en de aangepaste huisstijl. Ook hebben we onze externe relaties geïnformeerd over de nieuwe gezamenlijke archiefdienst. Het team van Archief Gooi en Vechtstreek werkt op twee locaties. Collega’s in de dienstverlening zijn flexibel inzetbaar en zowel in Naarden als in Hilversum goed ingewerkt. In Hilversum wordt gebruik gemaakt van flexibele werkplekken binnen de afdeling Publiekszaken. Het op orde krijgen van de werkplekken en ICT-aanpassingen in Naarden is zeer tijdrovend en complex geweest. De overgang van de infrastructuur van Gooise Meren naar de omgeving van Hilversum bracht voor de ICTcollega’s van beide gemeenten diverse uitdagingen met zich mee die niet op korte termijn konden worden opgelost. De aansluiting op het interne netwerk van Hilversum was problematisch en instabiel. Ook de doormelding naar de brandalarmcentrale was een aandachtspunt. Printen, scannen en kopiëren was in Naarden beperkt mogelijk. We hebben onze dienstverlening hierop moeten aanpassen, waarvoor we begrip hebben gevraagd – en gekregen – van de bezoekers in de studiezaal in Naarden. In het eerste kwartaal van 2024 startte het aanbestedingstraject voor het collectiebeheersysteem (CBS) en het e-depot.

Na een marktconsultatie is de inkoopstrategie ontwikkeld met ondersteuning en onder begeleiding van de afdeling inkoop van de gemeente Hilversum. De gunning voor het collectiebeheersysteem is in december 2024 bekendgemaakt. Voor de komende vier jaar, met drie optionele verlengingen van telkens twee jaar, wordt een nieuwe overeenkomst afgesloten met de huidige leverancier van het collectiebeheersysteem. De bestekvorming en publicatie voor het

nieuwe e-depot zijn in december voltooid. De uitkomst van de aanbesteding verwachten we eind maart 2025.

Beleidsontwikkelingen Zoals beschreven in het meerjarenbeleidsplan, richt Archief Gooi en Vechtstreek zich de komende periode op het professionaliseren van de organisatie vanuit de volgende beleidslijnen: ▪ ▪ ▪

Toekomstbestendigheid Duurzaam beheer en toegankelijkheid Samenwerking en publieksbetrokkenheid

Met de ondertekening van het manifest van het Netwerk Digitaal Erfgoed hebben we de transitie naar duurzaam digitaal informatiebeheer en het doorontwikkelen van de digitale dienstverlening kracht bijgezet. Een inspanningsverplichting, waarmee we streven we naar het optimaal zichtbaar, bruikbaar en houdbaar maken van de archieven en collecties die aan ons zijn toevertrouwd. Samen met alle andere organisaties in het netwerk dragen we bij aan het digitale geheugen van Nederland. Voor de acquisitie van particuliere archieven is een beleidsplan ontwikkeld waarin kaders en criteria zijn omschreven voor het maken van weloverwogen keuzes bij het wel of niet aannemen van particuliere archieven en collecties.

Kennis en vaardigheden Archief Gooi en Vechtstreek investeert in de vakgerichte en persoonlijke ontwikkeling van medewerkers om de capaciteiten, vaardigheden en

7

expertise te waarborgen die nodig zijn voor toekomstige uitdagingen. In 2024 zijn de eerste contouren geschetst voor een leer- en ontwikkelplan voor de medewerkers. Daarnaast maakten we tijd vrij voor vakinhoudelijke verdieping via deelname aan webinars, kennissessies, bijeenkomsten van Stichting WO2Net en de landelijke congresdag van brancheorganisatie KVAN. Tijdens onze teamdag in september kregen we rondleidingen op het forteiland Pampus en het Muiderslot, waarbij we ons uitgebreid hebben laten informeren over de geschiedenis van deze bijzondere plekken in het werkgebied. Onze adviseur digitale informatie volgde in het voorjaar een MDTO training, zodat we de laatste ontwikkelingen op het gebied van het gewenste metadataprofiel in de advisering aan overheden kunnen meenemen. Met het oog op de verdergaande digitalisering volgde onze medewerker digitale dienstverlening de cursus Digitaal Erfgoed bij de Erfgoed Academie. Onze medewerker cultuurhistorie en educatie nam deel aan de inspiratiedag van de Maand van de Geschiedenis en een studiedag over het nieuwe project ‘Bronnen in de klas’. Twee andere collega’s sloten aan bij de werkgroep Records in Context, een initiatief van het Stadsarchief Amsterdam en het Noord-Hollands Archief.

nulmeting en ijkpunt om de ontwikkelingen en verbeterpunten van de nieuwe gezamenlijke archiefdienst in kaart te brengen. In het volgende jaarverslag presenteren we de resultaten van de benchmark over 2024, het eerste jaar als gezamenlijke archiefdienst.

Mensen en middelen Met ingang van 1 januari 2024 is de toegekende formatie voor de archiefdienst 10,53 fte. Eind december 2024 was hiervan 7,33 fte ingevuld. Van de in totaal tien collega’s waren drie collega’s als externe inhuur verbonden aan het team. Teamsamenstelling per eind 2024: ▪ 1 Archivaris ▪ 1 Archiefinspecteur/Toezichthouder informatiebeheer ▪ 1 Adviseur digitale informatie ▪ 1 Beheerder digitaal depot en functioneel beheer ▪ 1 Medewerker cultuurhistorie en educatie ▪ 5 Medewerkers beheer en dienstverlening ▪ 1 Projectmedewerker (tijdelijk)

Vier collega’s volgden de herhalingstraining voor de bedrijfshulpverlening (bhv), zodat we de dagelijkse aanwezigheid van een bhv’er op de bezoeklocatie Naarden kunnen blijven garanderen.

Het ziekteverzuim van team Archief Gooi en Vechtstreek was in 2024 uitzonderlijk laag, slechts 0,29%.

Benchmark

Bij de besluitvorming over de fusie is ook de begroting voor 2024 vastgesteld. De gemeentelijke bijdrage werd op basis van deze begroting vastgesteld op een bedrag van 6,53 euro per inwoner. Het volledige financiële overzicht en een toelichting daarop worden verderop in dit jaarverslag gegeven (pp. 34-35).

Voor de derde keer is in 2024 de Benchmark Archieven ingevuld voor beide voormalige archiefdiensten. De peildatum was de situatie per eind december 2023. De uitkomsten over het jaar 2023 hanteren we als een

8

Archiefbegeleidingscommissie De archiefbegeleidingscommissie van Archief Gooi en Vechtstreek is in 2024 twee keer bijeengekomen. In de voorjaarsvergadering zijn de jaarverslagen over 2023 van de voormalige archiefdiensten, de meerjarenplanning digitalisering en het meerjarenbeleidsplan vastgesteld. In de najaarsvergadering stonden het acquisitiebeleid en het jaarplan voor 2025 op de agenda. Vanuit de archiefbegeleidingscommissie is aangestuurd op terughoudendheid ten aanzien van de verwerving van archieven van ziekenhuizen en zorginstellingen in verband met de mogelijke aanwezigheid van medische informatie en bijzondere persoonsgegevens. Met inachtneming van deze kanttekening is het acquisitiebeleid vastgesteld. Wat betreft de geplande werkzaamheden voor 2025 onderstreepte de archiefbegeleidingscommissie het belang van goede afspraken over de beschikbaarstelling van bouwarchieven en het vaststellen van openbaarheidsbeperkingen aan de hand van uitsluitingenlijsten.

Ets van Muiderberg met rijm, door Anna C. Brouwer, 1793 (SSAN093N+5). Gezien vanaf de zeedijk beoosten Muiden. Op de achtergrond de kerk.

9

DIENSTVERLENING Openingstijden studiezalen Voor partners, gebruikers en de samenleving richt Archief Gooi en Vechtstreek zich met persoonlijke toewijding op het mogelijk maken van ontdekkingen en herontdekkingen uit het verleden. De kwaliteit van onze dienstverlening staat voorop, de gebruiker stellen we centraal. Zes collega’s dragen vanuit deze gedachte zorg voor de fysieke en digitale dienstverlening op onze bezoeklocaties in Hilversum en Naarden. Met deze bezetting zijn we in staat geweest om de openingstijden van beide studiezalen na de fusie te handhaven. Het bezoekersreglement is in 2024 geactualiseerd en afgestemd op beide bezoeklocaties.

Studiezaal In 2024 registreerden we 159 unieke bezoekers voor de studiezaal van Naarden, die samen in totaal 301 keer de studiezaal bezochten. Voor de studiezaal in Hilversum noteerden we 224 unieke bezoekers, samen goed voor 493 bezoeken. Tussen de bezoekers van locatie Hilversum en locatie Naarden was vrijwel geen overlap. Slechts enkele vaste bezoekers deden in beide studiezalen onderzoek. Het totale aantal bezoeken was nagenoeg hetzelfde als in 2023. Opvallend daarom is dat het totaal aantal unieke bezoekers in 2024 aanzienlijk hoger was (383 ten opzichte van 303 in 2023).

Hilversum Naarden

maandag en dinsdag woensdag en donderdag

10:00 - 17:00 uur 13:00 - 17:00 uur

Het totaal aantal in origineel geraadpleegde archiefstukken op de studiezaal in Naarden bedroeg 2.159 en in Hilversum 2.794. In totaal werden dus 4.953 stukken ingezien, een toename van 13,5 % ten opzichte van 2023 (4.361 stukken). Evenals in voorgaande jaren hadden de meeste aanvragen betrekking op bouwvergunningen, archiefstukken uit de periode rondom de Tweede Wereldoorlog, explosievenonderzoek en genealogische gegevens. In dat kader werden 12 verzoeken tot inzage van beperkt openbare documenten gehonoreerd. Op beide bezoeklocaties hebben we recht- en bewijszoekende burgers terzijde gestaan bij het achterhalen of verifiëren van feiten. De lopende onderzoeken naar de onteigening van Joods vastgoed, uitgevoerd door onafhankelijke onderzoekers in opdracht van de gemeenten Gooise Meren en Huizen, zijn in 2024 voor beide gemeenten afgerond. In de studiezaal van Naarden hebben leden van de onderzoekswerkgroep van de Stichting Struikelstenen Gooise Meren veel informatie opgezocht voor de verhalen achter de struikelstenen die in Naarden en Bussum werden (en worden) geplaatst. Ook voor Blaricum, Laren, Hilversum en Huizen is onderzoek gedaan ten behoeve van het plaatsen van struikelstenen. Daarnaast is in de studiezaal van Hilversum onderzoek gefaciliteerd voor het boek dat in 2025 zal verschijnen ter gelegenheid van 400 jaar ’s-Graveland.

10

Uitgeleende stukken Digitale dienstverlening Aan ambtenaren van de aangesloten gemeenten en gemeenschappelijke regelingen zijn in 2024 in totaal 148 dossiers uitgeleend. Aan gemeente Wijdemeren werden de meeste dossiers uitgeleend, in totaal 62. Het totale aantal is iets lager dan in 2023 (159). In 2024 is ook een aantal archiefstukken als bruikleen ter beschikking gesteld aan externen. Zo konden we met een tekening van het Hilversumse Raadhuis van architect Dudok een mooie bijdrage leveren aan de expositie Het Paradijs van de Arbeider: Tuindorpen en Tuinsteden van Museum Het Schip in Amsterdam. Ook hebben we kunnen bijdragen aan de tentoonstelling Inspired by Dudok van het Dudok Architectuur Centrum en de eerste editie van het Historisch Café Hilversum. In totaal zijn 7 bruikleenverzoeken gehonoreerd en rond de 25 archiefstukken in bruikleen gegeven.

Archief Gooi en Vechtstreek ontving in 2024 in totaal 2.751 informatieverzoeken, 2.100 per mail en 651 telefonisch. Een groot deel had betrekking op bouwvergunningen. In augustus is ook de dienstverlening rondom de bouwarchieven van Huizen (1900-1986) overgedragen aan het archief. In totaal zijn 518 e-mails over bouwvergunningen beantwoord, waarvan 282 stuks voor Hilversum, 142 voor Wijdemeren, 52 voor Gooise Meren en 42 voor Huizen. De bouwarchieven die de archiefdienst inmiddels in beheer heeft, verschillen onderling in ordening, beschikbare metadata en afspraken over openbaarheid. Dat vraagt om grondige afstemming tussen de collega’s in de dienstverlening. Van de bouwarchieven die zijn overgebracht, zijn de meeste bouwtekeningen digitaal te raadplegen via de website van de archiefdienst. In 2024 zijn ruim 18.000 bouwtekeningen gedownload van de website. Het merendeel daarvan betrof bouwtekeningen van de gemeente Hilversum (17.854). Waar nodig worden bouwtekeningen op verzoek gescand. Nieuw in 2024 was de aangeboden dienstverlening met behulp van de Kadaster Archiefviewer. Op beide locaties zijn bezoekers welkom om de Archiefviewer te raadplegen voor inzage in kadastrale leggers, hulpregisters en hulpkaarten. Daarnaast zijn ruim 600 e-mails beantwoord die betrekking hadden op genealogische en historische vragen.

Er is nog steeds veel belangstelling voor het doen van onderzoek naar de periode rond de Tweede Wereldoorlog.

Presentatietekening van Dudoks ontwerp voor het Hilversumse Raadhuis, uit 1924, een eeuw later in Museum Het Schip (SAGV169+20133).

11

Dienstverlening

2024

2023 (*)

Informatieverzoeken per mail Telefonische informatieverzoeken

2100 (1497H + 603N) 651

2064 (1287H + 777N) -

Bezoeken website

40.800

25.128

Paginaweergaven website

565.200

509.536

Gedownloade bouwtekeningen

18.204

17.814

Bezoeken studiezaal

794 (493H + 301N)

797 (482H + 315N)

Aan de hand van webstatistieken is in 2024 het gebruik van de website geanalyseerd. Naar aanleiding van de uitkomsten van vorig jaar is getracht om de zichtbaarheid van de archiefdienst via zoektermen in zoekmachines te vergroten. Hoewel het aantal bezoeken en aantal paginaweergaven is toegenomen, kan niet met zekerheid gezegd worden of dit een gevolg is van de acties die zijn ondernomen.

Unieke bezoekers studiezaal

383 (224H + 159N)

303 (185H + 118N)

Scannen op verzoek

In origineel geraadpleegde archiefstukken

4953 (2794H+2159N)

4361 (2482H+1879N)

Uitgeleende dossiers

148 (66H + 82N)

159 (35H + 124N)

Bruiklenen

± 25

-

Inzageverzoeken beperkt openbare documenten

12

24

Volgers op Facebook

931

803

Volgers op Instagram

209

86

Volgers op LinkedIn

102

-

Via de aanvraagmodule op de website zijn 76 reserveringen gemaakt voor inzage van archiefstukken op de studiezalen, een stijging ten opzichte van 2023 (57 reserveringen). De gebruiksvriendelijkheid en zichtbaarheid van de aanvraagmodule zijn voor verbetering vatbaar.

De archiefdienst beweegt mee met de trend van fysieke naar digitale dienstverlening en investeert in doorontwikkeling en digitalisering. In dat kader zijn we in de tweede helft van 2024 van start gegaan met een pilot voor scannen op verzoek. Deze mogelijkheid wordt vooralsnog alleen aangeboden aan ambtenaren en voor zover het dossiers betreft die zich in de depots van Hilversum bevinden. Zo kunnen we het aantal aanvragen vooralsnog beperkt houden om het gewenste proces aan te scherpen en een acceptabele doorlooptijd te bepalen. De archiefdienst spant zich in om scanverzoeken in de toekomst ook voor het brede publiek en voor materiaal uit de depots van Naarden mogelijk te maken.

(*) Totaal locaties Hilversum en Naarden

12

Communicatie naar buiten Sociale media Kort na de start van Archief Gooi en Vechtstreek zijn de naamgeving en huisstijl van de Facebook- en Instagram-accounts aangepast aan de nieuwe archiefdienst. Ook is de archiefdienst sinds begin januari vertegenwoordigd op LinkedIn. Via de social media-kanalen worden verschillende doelgroepen regelmatig geïnformeerd over activiteiten en bijzondere bronnen bij Archief Gooi en Vechtstreek. In totaal hebben we het afgelopen jaar 106 berichten op onze kanalen geplaatst, naast de berichtgeving op onze eigen website. Het item over het werk van een van onze vaste vrijwilligers genereerde de meeste interactie op Facebook.

Lokale en regionale media-aandacht De rubriek Uit de fotocollectie van het Gemeentearchief in de lokale huisaan-huisbladen van de gemeente Gooise Meren is in 2024 stopgezet. Historische foto’s uit de collectie werden de afgelopen jaren, voorzien van een toelichting, wekelijks onder de aandacht gebracht. Nu deze rubriek alleen nog maar online en achter een betaalmuur kan worden gelezen, is de tijdsinvestering vanuit de archiefdienst niet meer te rechtvaardigen. De archiefdienst overweegt alleen nog medewerking aan wekelijkse rubrieken als daar een regionale dekking mee kan worden gerealiseerd waarvoor de lezer niet hoeft te betalen.

13

Door het jaar heen is in regionale en vooral lokale media aandacht besteed aan activiteiten en bijzondere archiefaanwinsten van Archief Gooi en Vechtstreek. Zo verscheen in HilversumsNieuws een bericht over nieuwverworven archiefmateriaal van Hilversums eerste burgemeester, De Gooi- en Eemlander publiceerde een artikel over het online beschikbaar komen van fotocollectie Siewers, en de rondleidingen in het kader van de Maand van de Geschiedenis werden in de lokale media

aangekondigd. Ook de fusie tot nieuwe archiefdienst is aan het begin van het jaar verschillende keren onder de aandacht gebracht in de lokale pers (HuizerNieuws, GooiseMerenNieuws en HilversumsNieuws). In totaal zijn we meer dan twintig keer in de digitale en/of fysieke krant verschenen.

Kwaliteitsmonitor Dienstverlening In het najaar heeft Archief Gooi en Vechtstreek deelgenomen aan de Kwaliteitsmonitor Dienstverlening Archieven, die door de brancheorganisatie KVAN is ontwikkeld. Via een link op de website, social media en een QR-code in de studiezalen konden bezoekers de vragenlijst invullen. De vragenlijst voor Archief Gooi en Vechtstreek kwam iets later online dan die van andere archiefdiensten, omdat de lijst in eerste instantie gekoppeld was aan het voormalige Streekarchief. Uiteindelijk hebben 35 respondenten de vragen beantwoord, die zowel betrekking hadden op de fysieke als op de digitale dienstverlening. Als gemiddeld eindoordeel voor de dienstverlening in 2024 kreeg Archief Gooi en Vechtstreek een 8,1 conform het landelijk gemiddelde van een 8. Een mooi compliment. Respondenten plaatsten ook enkele kritische kanttekeningen, bijvoorbeeld over de gebruiksvriendelijkheid van zoekfuncties op de website. Aan de hand van deze feedback richten we ons op het aanbrengen van verbeteringen.

14

CULTUURHISTORIE EN EDUCATIE In juni 2024 is het team van de archiefdienst uitgebreid met een medewerker cultuurhistorie en educatie. Met het organiseren van diverse publieksactiviteiten zijn de eerste stappen gezet om de publiekszichtbaarheid en de bewustwording van het belang van archieven te vergroten.

Nieuwe contacten In de tweede helft van het jaar zijn nieuwe contacten gelegd met het onderwijsveld: met Omgevingseducatie, met Proloog (Coördinatiepunt Cultuuronderwijs Hilversum) en met de contactpersoon van Cultuureducatie met Kwaliteit (CmK). Archief Gooi en Vechtstreek was begin oktober aanwezig bij de kick-off van ‘Bronnen in de klas’, een project waarbij een landelijke bronnendatabase wordt opgezet door samenwerking tussen het onderwijs en archiefinstellingen.

Samenwerking met het onderwijsveld Klassenbezoek Vlak voor de zomervakantie heeft groep 7 van de Rehobothschool in Naarden-Vesting als eerste klas een educatief programma gevolgd op de archieflocatie in Naarden. Door te kijken, vragen te stellen, te luisteren en met elkaar te zoeken naar informatie, hebben 26 leerlingen kennis gemaakt met Archief Gooi en Vechtstreek. De leerlingen zijn aan de slag gegaan met opdrachten waarbij ze enkele archiefstukken van het Burgerweeshuis moesten bekijken. Daarnaast mochten de leerlingen een kijkje nemen in het archiefdepot. Tijdens het eerste klassenbezoek maakten kinderen opdrachten in de studiezaal en de schilderijenzaal van de archieflocatie in Naarden.

15

Publieksactiviteiten Open Monumentendag Tijdens de Open Monumentendag op zondag 15 september opende Archief Gooi en Vechtstreek de deuren van het voormalig Burgerweeshuis in Naarden. Bezoekers verkenden het 17e-eeuwse pand en bekeken een expositie met archiefstukken en objecten, waaronder stukken over het thema ‘Routes, netwerken en verbindingen’. Het team ontving 546 bezoekers. Voor de promotie werkte de archiefdienst samen met het Comeniusmuseum door online berichten te delen en naar elkaar te verwijzen.

Maand van de Geschiedenis ‘Echt nep’ was het thema van de Maand van de Geschiedenis, het jaarlijks terugkerende, landelijke evenement in de maand oktober. Een mooie aanleiding om aan de hand van dit thema rondleidingen te organiseren in de archiefdepots van Hilversum. Ook werd net als eerdere jaren een ‘webtentoonstelling’ rondom het thema op de website van de archiefdienst geplaatst. Tijdens de rondleidingen werden ook andere bijzondere Gooise archiefstukken getoond, waaronder de akte van privilege van Hilversum. Deze akte markeert het ontstaan van Hilversum in 1424 en kreeg om die reden ook (als replica) een bijzondere plek in de expositie in het Erfgoedhuis Hilversum ter gelegenheid van de viering van 600 jaar Hilversum.

In samenwerking met Annette Koenders, adviseur cultureel erfgoed van de gemeente Hilversum, zijn vier rondleidingen georganiseerd. Op deze manier werd de kennismaking met de archiefdienst en de depots gecombineerd met een wandeling door het zogenaamde ‘historisch buurtje’ in Hilversum. In totaal hebben 29 belangstellenden deelgenomen. Collega’s van het klantcontactcentrum en andere afdelingen van de gemeente Hilversum hebben tijdens de Maand van de Geschiedenis eveneens nader kennis kunnen maken met Archief Gooi en Vechtstreek. In 2025 worden ook de collega’s van de andere aangesloten gemeenten uitgenodigd voor een rondleiding.

16

Week van de Erfgooier Ter gelegenheid van de Week van de Erfgooier, welke ook jaarlijks in oktober plaatsvindt, hebben we in overleg met Stichting Stad en Lande van Gooiland op 15 oktober een rondleiding georganiseerd in Naarden. Een nadere kennismaking met de archiefdienst werd gecombineerd met het tonen van bijzondere archiefstukken uit het erfgooiersarchief, zoals een mooi handschrift uit 1748, lijsten met namen van erfgooiers uit de 19e eeuw en de Erfgooierswet van 1912.

Handschrift uit 1748 uit het erfgooiersarchief. Een van de getoonde archiefstukken tijdens de rondleiding in het kader van de Week van de Erfgooier (SSAN053.04+3486).

Werkbezoeken colleges van B&W In het najaar van 2024 hebben de colleges van B&W van de gemeenten Huizen en Gooise Meren gebruik gemaakt van de uitnodiging voor een werkbezoek in Naarden. Beide colleges hebben de vergaderochtend gecombineerd met een rondleiding in het voormalige Burgerweeshuis en een korte toelichting op de werkzaamheden van de archiefdienst en ontwikkelingen voor het komende jaar. In 2025 verwelkomen we graag de bestuurders van de andere aangesloten gemeenten.

17

Contact met crowdsourcing-vrijwilligers Alle vrijwilligers die online werken aan het doorzoekbaar maken van bevolkingsregisters en/of het beschrijven van foto’s zijn als dank voor hun inzet uitgenodigd voor een rondleiding op de bezoeklocatie in Naarden, met aansluitend een hapje en een drankje. Bij de bijeenkomst half december waren acht vrijwilligers aanwezig, begin januari ontvingen we tien vrijwilligers.

Lijsten van erfgooiers (SSAN053.04+3387).

Maatschappelijke betrokkenheid

De crowdsourcing-vrijwilligers die bij de rondleiding in december aanwezig waren, kregen tevens een klein kerstpresentje mee naar huis.

Het AI Annotatielab (inmiddels Auticon Nederland), een organisatie die kansen creëert voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, heeft in oktober met zeven medewerkers deelgenomen aan een rondleiding. In november zijn op verzoek van zorgvilla Koetshuys Erica in Hilversum acht personen (bewoners en personeel) op bezoek geweest in de Hilversumse studiezaal, waar zij kennis maakten met het archief en bijzondere archiefstukken toegelicht kregen.

18

Partners in erfgoed Archief Gooi en Vechtstreek koestert de band met historische verenigingen en andere erfgoedorganisaties. Bestaande contacten zijn in 2024 voortgezet en waar mogelijk hebben we bijgedragen aan activiteiten. De schilderijenzaal in Naarden was ook in 2024 weer de vaste vergaderplek voor de besturen van Stichting Stad en Lande van Gooiland, Stichting Tussen Vecht en Eem en de Fluweelwerkers- en Zijdeweversbus. Naast deze vaste samenwerkingsverbanden stelt Archief Gooi en Vechtstreek zich open op als het gaat om het verlenen van medewerking bij activiteiten vanuit het cultuurhistorische veld. De archiefdienst denkt mee en speelt waar mogelijk een faciliterende rol. Zo stelden we in september de bezoeklocatie in Naarden beschikbaar voor een samenkomst na de onthulling van de gevelsteen van schrijver Belcampo bij zijn geboortehuis in Naarden-Vesting. Na afloop werd bij Archief Gooi en Vechtstreek een drankje gedronken ter viering van de feestelijke gebeurtenis. Ook de dochter van Belcampo was daarbij aanwezig en ontving een van de eerste exemplaren van een nieuwe biografie van haar vader.

Een van de medewerkers van het archief verzorgde een bijdrage in het tijdschrift van de regionaal-historische vereniging Tussen Vecht en Eem. Een onbekende foto uit het Naardense archief werd in het artikel van context voorzien waardoor een stukje lokale geschiedenis tot leven is gebracht. Met het Historisch Café Naarden (een samenwerkingsverband van Vereniging Vestingstad Naarden, Stichting Tussen Vecht en Eem, het Vestingmuseum, het Comeniusmuseum en Archief Gooi en Vechtstreek) hebben we in 2024 vijf lezingen voor publiek georganiseerd in Podium deMess in Naarden-Vesting. Zoals ieder jaar waren de lezingen kosteloos en zonder aanmelding voor publiek toegankelijk. Onderwerpen Historisch Café Naarden 2024 15/1: Vestingbouw in Nederland van 1550-1900 (Jeroen van der Werf) 20/3: Paleis Soestdijk (Frits Booy) 15/5: Wie schrijft, die blijft! over paleografie (Anne Medema) 25/9: Groots en onbekommerd over schrijver Belcampo (Nico Keuning) 20/11: Verandering in beeld over stadsfotografie (Sander Koopman)

Later in het jaar, op zondag 20 oktober, opende de archiefdienst haar deuren tijdens een door het Nederlands Vestingmuseum georganiseerde re-enactment van de ontmoeting tussen Napoleon en generaal Krayenhoff (architect van de Hollandse Waterlinie) die plaatsvond in 1811. De archiefdienst werkte mee aan dit evenement met een bezoek van ‘Napoleon’ aan de Cattenhagestraat.

19

Op uitnodiging van het Erfgoedhuis Hilversum hebben we eind september deelgenomen aan een bijeenkomst over de toekomst van het Erfgoedhuis en over de programmering van publieksactiviteiten voor het jaar 2025. Waar mogelijk werken we graag samen met andere organisaties die betrokken zijn bij het Erfgoedhuis om het publieksbereik van talrijke bronnen te vergroten.

Voor de viering van 600 jaar Hilversum heeft de archiefdienst diverse archiefstukken beschikbaar gesteld en filmopnamen gefaciliteerd in het archiefdepot. Ook twee studenten journalistiek van de Hogeschool Utrecht hebben de archiefdienst bezocht voor een interview met onze collega Sjors Zanoli over het 600-jarig bestaan van Hilversum. Zelf maakte de archiefdienst ook een informatieve poster over dit jubileum.

In de studiezaal in Hilversum hebben we mede met dank aan Nora Bosscher van Collectie Hilversum enkele mini-exposities gerealiseerd. We toonden onder meer de clichés (stempels) gebruikt bij de uitgave van het Herdenkingsboek 500 jaar Hilversum uit 1924, (kopieën van) archiefstukken uit het recent verworven archief van Piet Muller met betrekking tot de Tweede Wereldoorlog, en een selectie bijzondere kerstkaarten uit verschillende archieven.

Verhalenplatform De beoogde doorontwikkeling van het verhalenplatform is in 2024 onvoldoende van de grond gekomen. Verbetering van de functionaliteiten wordt meegenomen in de overeenkomst met de leverancier en staat op de planning voor 2025.

20

Cultuurhistorie en Educatie in cijfers Datum

Activiteiten

Aantal pers.

Locatie

10/7

Klassenbezoek groep 7 Rehobothschool

26 leerlingen

Naarden

15/9

Open Monumentendag

546 bezoekers

Naarden

2/10, 23/10 en 6/11

Rondleidingen Mnd v/d Gesch voor publiek

29 deelnemers Hilversum

30/11

Ontvangst Mnd v/d Gesch Koetshuys Erica

8 deelnemers

8/10, 9/10 en 16/10

Rondleidingen Mnd v/d Gesch voor gemeente Hilversum

29 deelnemers Hilversum

14/10

Rondleiding AI Annotatielab

7 deelnemers

Hilversum

15/10

Rondleiding Mnd v/d Gesch + Week v/d Erfgooier voor publiek

9 deelnemers

Naarden

10/12

Rondleiding crowdsourcing-vrijwilligers

8 deelnemers

Naarden

Hilversum

21

BEHEER ARCHIEVEN EN COLLECTIES

erfgoedorganisaties en we zijn bevoorrecht dat ook particulieren ons weten te vinden.

De archiefdienst heeft in 2024 diverse werkzaamheden verricht met betrekking tot het beheer en toegankelijk maken van archieven en collecties. De voormalige archiefdiensten hadden elk hun eigen werkwijze voor het registreren in het collectiebeheersysteem. Deze verschillen zijn in kaart gebracht en er is gewerkt aan een plan van aanpak voor het optimaliseren en uniformeren van de archief- en collectieregistratie.

Nieuwe aanwinsten Met het formaliseren van de overbrenging van het bouwarchief van Huizen (1932-1986) heeft de archiefdienst per augustus 2024 de dienstverlening hieromtrent overgenomen. De raadpleegkopieën van de bouwtekeningen zijn online te bekijken via de website van Archief Gooi en Vechtstreek. De overige partners hebben in 2024 geen archieven overgebracht. In 2024 hebben we wederom bijzondere particuliere archieven en losse aanwinsten in ontvangst mogen nemen. Vanwege de vastgestelde beleidslijn van passieve acquisitie gaan we niet zelf op zoek naar particuliere archieven. We hebben echter goede contacten met

Van nakomelingen van Hilversums eerste burgemeester, Barend Andriessen, ontvingen we begin 2024 enkele prachtige losse aanwinsten, zoals dit prentje, uitgegeven aan de burgemeester in zijn kindertijd ter nagedachtenis aan zijn eerste communie in Hilversum (SAGV029+1523).

22

Overzicht van aanwinsten en aanvullingen ▪

▪

▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Diverse losse aanwinsten, zoals het communieprentje uit 1794 van Hilversums eerste burgemeester Barend Andriessen, stukken over natuurmonumenten en ’s-Gravelandse buitenplaatsen, archiefmateriaal van Sanatorium Hoog Laren, foto’s van de Gemeentepolitie Naarden, een fotoalbum in 1945 aangeboden aan de hoofdopzichter van de Gemeentereiniging Bussum bij diens afscheid, archiefmateriaal van de lokale politieke partij ‘Levend Naarden’ en een aanvulling op reeds aanwezig materiaal van vissersvereniging ‘Ons Belang’ te Huizen Aanwinsten voor de Collectie Tweede Wereldoorlog, waaronder een plakboek met uitnodigingen, foto’s en krantenknipsels van feesten en concerten in het Gooi georganiseerd door Canadese en Engelse militairen vlak na de oorlog, samengesteld door een meisje uit Blaricum SAGV334 Fotocollectie Sander Koopman (digital born) inzake de ruimtelijke omgeving binnen gemeente Hilversum (2013-2023) AGVS004 Archief Samen-op-Weg (kerk) te Bussum (1968-2011) AGVS005 Archief familie Boer Rookhui(j)zen/Tetenburg te Bussum (1890-1972) AGVS006 Archief firma Pokon/Bendien te Naarden (1911-1980) AGVS008 Collectie familie Reddingius/Schreuder te Bussum (20e eeuw) AGVS016 Archief mannenkoor Zang en Vriendschap te Hilversum (20e eeuw) AGVS017 Archief Ziekenhuis Tergooi en rechtsvoorgangers (20e eeuw)

Het ordenen en ompakken van het binnengekomen archief van Ziekenhuis Tergooi.

De bibliotheek hebben we uitgebreid met circa dertig publicaties (deels digitaal), waaronder deze titels uit 2024 waarvoor deels onderzoek werd gedaan bij de archiefdiensten in Hilversum en Naarden: ▪

▪ ▪ ▪

600 jaar Hilversum: stemmen uit het verleden (redactie) Wim Dral, Eddie de Paepe, Pieter Hoogenraad, Annette Koenders en Ineke de Ronde (2024) Drie digitale publicaties m.b.t. struikelstenen in Hilversum, Mook en Huizen door Kees Bestebreurtje (2024) Tuinders aan de Rade (Kortenhoef) door J.A. Hendriks (2024) Groter dan het leven. De roekeloze avonturen van Jan Fabius door Koen Vossen (2024) alsmede een heruitgave van Zes maanden in Albanië door Jan Fabius (1918/2024)

23

▪ ▪ ▪ ▪ ▪

▪

Groots en onbekommerd. Leven en werken van Belcampo door Nico Keuning (2024) 1942: Blaricum, haar joodse inwoners en hoe het hen verging door Ron van den Berg (2024) (digitale publicatie) Honderd jaar Mariakerk (Bussum) door Eric Bor (2024) Uit de historie van Bussum (redactie) Eric Bor en Nol Verhagen (2024) Het paradijs van de arbeider. Tuindorpen en tuinsteden, uitgave bij de tentoonstelling Het paradijs van de arbeider in Museum Het Schip te Amsterdam (2024) Dwangarbeiders in de vuurlinie. Het kampleven in frontstand Arnhem, 1944-1945 door Karin J.F. van Veen (2024)

In het najaar van 2024 heeft de notaris van kunstenaar Joop Kramer de archiefdienst benaderd om de eerdere bewaargeving van aquarellen/ tekeningen van de kunstenaar om te zetten naar een schenking. Hiervoor zijn de benodigde machtigingen afgegeven.

De selectiecriteria uit het vastgestelde acquisitiebeleid hebben we ter harte genomen om weloverwogen besluiten te kunnen nemen over de archieven die zijn aangeboden. In dat kader hebben we in 2024 enkele particuliere aanbieders moeten teleurstellen. Het ging onder meer om archiefmateriaal van een architectenbureau (met landelijke dekking) bevattende materiaal dat zich in principe in de reeds aanwezige bouwdossiers bevindt; dit materiaal had waterschade. Fysieke edities van de Laarder Courant - De Bel (periode 2008-2023) hebben we ook niet opgenomen; de huidige capaciteit in de depots is niet toereikend voor het beheer van lokale kranten. Andere afwijzingen hadden te maken met de periode (te recent), de volledigheid (te gefragmenteerd) of de strekking (te privé). Een overzicht van afgewezen acquisities is gepresenteerd aan de archiefbegeleidingscommissie en is op aanvraag beschikbaar.

Analoog en digitaal beheer

Een serie stafkaarten uit de periode 1940-1945 is in overleg met de schenker overgedragen aan het Nederlands Instituut voor Militaire Historie. Het gaat om stafkaarten van Nederlandse steden die niet gerelateerd zijn aan het werkgebied van de archiefdienst.

Archief Gooi en Vechtstreek draagt zorg voor duurzaam beheer en toegankelijkheid van de archieven en collecties in de fysieke en digitale depots. Een solide digitale infrastructuur, maar ook het beheer en

Aquarel van het koetshuis van kasteel Nederhorst te Nederhorst den Berg, door Joop Kramer, 1990 (SAGV384+11).

24

behoud van analoge archieven vormen een belangrijk fundament voor de organisatie. In Hilversum is nog een lichte achterstand in de bewerking van aanvullingen op overheidsarchieven. Hiervoor is eind 2024 een planning en prioritering gemaakt. Vanaf maart 2025 worden de werkzaamheden voortgezet om de archieven in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen.

In de quarantaineruimte van Hilversum bevinden zich nog enkele particuliere archieven die in het verleden aan het voormalige Streekarchief zijn overgedragen. In 2024 is een start gemaakt met het toegankelijk maken van deze aanwinsten. Van de volgende analoge archieven is de bewerking in 2024 afgerond: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Assignaat van 50 sols, betaalmiddel uit de Franse Tijd. Een van onze vaste vrijwilligers (August Habets) maakte een nadere toegang op complexe stukken: “Assignaten, inwisselingsbiljetten, kwitanties en andere losse stukken betreffende de Franse inkwartiering” (datering 1795) uit het Oud Archief van Naarden (SSAN015+142).

SAGV160 Aanvulling op archief gemeente Hilversum SAGV427 Archief van Pieter (Piet) Lodewijk Muller (1941-1947) SAGV428 Archief Gooise Vereniging van Huis- en Grondeigenaren en Bouwondernemers ‘Het Eigendomsrecht’ te Hilversum (1932-1985) SAGV429 Archief Hilversumse Christelijke Oranje Vereniging (19382009) SAGV424 Collectie Fotograaf Pieter Jan Siewers AGVS003 Archief Klein Cultureel Centrum Reflex te Hilversum (19641969)

Voor de gemeente Wijdemeren is in de tweede helft van het jaar een traject van start gegaan voor het verbeteren van de toegankelijkheid van het digitale bouwarchief van Wijdemeren (en rechtsvoorgangers) over de periode 1902-2018. De werkzaamheden richtten zich op het toevoegen van dossieromschrijvingen, metadata en BAG-adressen. De initiële inschatting om de werkzaamheden uit te voeren bleek te krap, zodat de aanvankelijke projectduur van drie maanden is verlengd met nog eens drie maanden om de gewenste verbeteringen te kunnen realiseren. De verwachting is dat het project in het eerste kwartaal van 2025 wordt afgerond. In het e-depot hebben we een recente digitale fotocollectie opgenomen van stadsfotograaf Sander Koopman. De foto’s zijn inmiddels te

25

raadplegen via de beeldbank. Ook de gedigitaliseerde ‘tussennegatieven’ van fotograaf Pieter Jan Siewers zijn ontsloten via de beeldbank. Onze vaste vrijwilligers hebben het afgelopen jaar weer hard gewerkt aan het verbeteren van toegangen op diverse archieven. Zo is ervoor gezorgd dat onderzoekers makkelijker hun weg kunnen vinden in het 17e-eeuws notarieel archief, in het archief van het Naardense stadsbestuur, in het oud-rechterlijk archief van Naarden en in eigendomsstukken van de Grote Kerk te Naarden. Het gaat om indexen en nadere toegangen op onder meer de volgende archiefstukken: ▪

▪

▪ ▪

(SSAN008.01) Oud-rechterlijk archief Naarden: ‘examenboeken’ en criminele rol (1728-1751) / registers van transporten en hypotheken (1705-1786) (SSAN009.01) Oud-notarieel archief Naarden: akten van notarissen Bosch (1676-1709) / Brouwer (1668-1698) / Heshuijsen (1687-1716) / Gansneb (1709-1734) (SSAN015) Stadsbestuur Naarden: o.m. resolutieboeken van de vroedschap (1638-1795), kerkelijke stukken, stukken uit de Franse tijd (SSAN040) Grote Kerk te Naarden: eigendomsstukken van de kerkvoogdij (vnl. 19e en 20e eeuw)

Veel van bovenstaande stukken zijn weliswaar ‘Naardens’ maar gezien de positie in vroeger eeuwen van Naarden in ’t Gooi, gaat de reikwijdte van deze stukken over de grenzen van Naarden heen en is de betekenis zeker Goois te noemen.

Crowdsourcing 106 vrijwilligers hebben in 2024 vanuit huis meegewerkt aan het toegankelijk maken van bevolkingsregisters en fotocollecties in de crowdsourcing-omgeving. Het doel was om in 2024 vier crowdsourcingprojecten af te ronden. Dit is helaas niet gelukt, in plaats van vier hebben we twee projecten kunnen afronden. De werkzaamheden voor het bevolkingsregister van Ankeveen en de fotocollectie van Muiden zijn voltooid. Met de bevolkingsregisters voor Nederhorst den Berg maken we goede vorderingen (88 % gereed), maar voor de andere gemeenten lopen we achter op schema. In de studiezalen zijn affiches opgehangen en flyers neergelegd in de hoop nog meer crowdsourcing-vrijwilligers aan te trekken.

Restauraties In februari heeft de archiefdienst enkele bijzondere archiefstukken uit het gemeentearchief van Laren (SAGV050) laten restaureren. Dit waren brieven van de Gedeputeerde Staten van Noord-Holland verstuurd aan het gemeentebestuur van Laren, onder andere over militaire zaken en stukken over het armwezen (1853-1865). De stukken hadden waterschade en waren al eerder tegen schimmel behandeld. Ze blijven kwetsbaar, maar kunnen nu wel worden gedigitaliseerd ten behoeve van raadpleging.

Voorts hebben vrijwilligers nieuwe archiefaanwinsten toegankelijk gemaakt, transcripties gemaakt van oude handschriften, knipselplakboeken nader ontsloten en tal van nadere toegangen gemaakt op archiefstukken door deze op documentniveau te beschrijven.

26

notulen van raadsvergaderingen van alle aangesloten gemeenten en rechtsvoorgangers. Een overzicht is op aanvraag beschikbaar. Binnen de kaders van de meerjarenplanning wordt ook rekening gehouden met de wensen vanuit de ambtelijke organisaties. De archiefdienst werkt nog aan een adviesnota voor het digitaliseren van de collecties van persfotografen Stevens en Kastermans. Dit is een omvangrijk traject dat veel voorbereidingstijd vraagt. Er was onvoldoende tijd en capaciteit om hier in 2024 opvolging aan te geven.

Archiefbewaarplaatsen Willem Bilderdijk Plantsoen te Bussum, foto uit de in 2024 verkregen collectie Reddingius - Schreuder (AGVS008+91).

Doelgericht digitaliseren In de begroting van Archief Gooi en Vechtstreek is een jaarlijks budget van 50.000 euro opgenomen voor digitalisering. Bij de selectie van te digitaliseren materiaal houden we rekening met het historisch belang, de mate van openbaarheid en populariteit bij onze gebruikers. De archiefdienst heeft een meerjarenplanning gemaakt voor de periode 2024-2027 die in de voorjaarsbijeenkomst van de archiefbegeleidingscommissie is toegelicht. In 2024 lag de focus op het digitaliseren van materiaal uit de periode rondom de Tweede Wereldoorlog, genealogische bronnen en

De archiefbewaarplaatsen in Naarden en Hilversum en de quarantaineruimten zijn in 2024 volgens planning gereinigd en periodiek gecontroleerd op ongedierte. Het klimaat in de depots wordt gemonitord met dataloggers die los staan van het gebouwbeheersysteem. In Hilversum kwamen de metingen grotendeels overeen met de metingen vanuit het gebouwbeheersysteem. In Naarden hebben we de monitoring geïntensiveerd in verband met voortdurende onderhoudswerkzaamheden aan het gebouwbeheersysteem. De temperatuurschommelingen vielen binnen de marges die gelden voor archiefbewaarplaatsen. Medio april zijn de koelunit en condensator volgens planning vervangen. Het actualiseren van de calamiteiten- en collectiehulpverleningsplannen en RIE voor beide depotlocaties is helaas nog niet afgerond. Dit is een prioriteit voor 2025. Voor de depotlocatie Naarden hangt een en ander samen met een nieuw contract voor de doormelding aan de brandalarmcentrale en een bedrijfsnoodplan dat nog in ontwikkeling is. Ook de

27

brandweerschouw staat gepland in het eerste kwartaal van 2025. In de najaarsvergadering komt hier een terugkoppeling over. In dit kader dient nog vastgesteld te worden of het wenselijk is om een reconstructieverzekering af te sluiten voor de archieven die zich in de depots bevinden. Een dergelijke verzekering is bedoeld om de kosten te dekken van schade die voortkomt uit een calamiteit. Dit is een risicoafweging. De voormalige archiefdiensten hadden de laatste jaren geen reconstructieverzekeringen afgesloten, mede vanwege de strenge eisen waar een archiefbewaarplaats aan moet voldoen. In de depots bevinden zich watermelders en de gebouwen zijn voorzien van brandmeldinstallaties en een inbraakalarm. Bovendien laat de (reconstructie)waarde van archieven zich moeilijk inschatten. In de najaarsvergadering van 2025 zal aan de archiefbegeleidingscommissie worden gevraagd om hierover een principebesluit te nemen. De aanwas van nieuwe archieven heeft nog geen significante gevolgen gehad voor de opslagcapaciteit in de depots. De verwachting is echter dat de capaciteit op de langere termijn niet toereikend zal zijn. Een reële inschatting kan worden gemaakt als de omvang van nog over te brengen papieren archieven vanuit de gemeenten bekend is. Digitalisering van nog over te brengen archieven kan een oplossing bieden voor het ondervangen van het ruimtegebrek.

Externe opslag Sinds 2019 bevindt zich een grote hoeveelheid krantenleggers van onder andere lokale edities van De Gooi- en Eemlander (over de periode 19532006) in een extern depot. Deze opslag is in 2024 voortgezet. In verband met andere werkzaamheden die een hogere prioriteit hebben, is de

geplande adviesnota inzake een plan van aanpak voor deze leggers verschoven naar 2025.

Duurzaam digitaal informatiebeheer Ter voorbereiding op de aanbestedingstrajecten voor het e-depot en het collectiebeheersysteem heeft de archiefdienst in 2024 gewerkt aan de architectuur, randvoorwaarden en specificaties voor het aanleveren van digitale informatie in een e-depotvoorziening. De mogelijkheden voor uitplaatsing en vervroegd overbrengen worden meegenomen als extra optie voor de aangesloten overheden. Ook is nader onderzocht welke acties nodig zijn voor het uniformeren van de registraties in het collectiebeheersysteem. Gestreefd wordt naar meer uniformiteit in de aanlevering en opslag van digitale documenten die worden aangeboden aan de e-depotvoorziening. Er zijn controles uitgevoerd op de huidige informatie in het e-depot, waaronder de bodemdossiers van de gemeente Wijdemeren. Er zijn nog enkele aanpassingen doorgevoerd naar aanleiding van de nieuwe koppeling tussen het collectiebeheersysteem en de raadpleegomgeving. De dossiers staan sinds begin maart online. Daarnaast is in kaart gebracht van welke zorgdragers we de eerste nieuwe opnames van digitale informatie kunnen verwachten. Voor de vervanging en digitale overbrenging van de bouwarchieven van de gemeenten Blaricum en Laren hebben we een analyse uitgevoerd op de bestanden en metadata. Het aanvullen van ontbrekende metadata door de gemeenten is nagenoeg afgerond. Ook voor de gemeente

28

Wijdemeren zijn in augustus verbeteracties met betrekking tot metadata en dossieromschrijvingen van het bouwarchief (1902-2018) van start gegaan. Met de gemeente Gooise Meren zijn voorbereidingen gestart voor de digitale overbrenging van de volgende archiefblokken voor de rechtsvoorgangers Bussum, Muiden en Naarden (vanaf 2000).

Ook is onderzocht in hoeverre de beschikbare scans van het bouwarchief van Bussum (periode 1900-2010) beschikbaar kunnen worden gesteld via de publieksomgeving van Archief Gooi en Vechtstreek, ten behoeve van de dienstverlening. Dit project loopt door in 2025.

Mestkar met paarden op de Torenlaan te Blaricum, begin 20e eeuw (kijkrichting Huizerweg). Foto uit het in 2024 online beschikbaar gestelde archief van fotograaf Pieter Jan Siewers (SAGV424+132).

29

TOEZICHT EN ADVIES Zoals in de gemeenschappelijke regeling is bepaald, houdt de archivaris toezicht op het informatiebeheer bij de deelnemende gemeenten en partners, conform de bepalingen in de wet- en regelgeving.2 Samen met de archiefinspecteur en adviseur digitale informatie draagt de archivaris zorg voor de uitvoering van deze taak. De nieuwe adviseur digitale informatie is in april 2024 van start gegaan om de aangesloten overheden te adviseren over onderwerpen die te maken hebben met de digitale informatiehuishouding.

Verslaglegging en opvolging De jaarlijkse toezichtsrapportages voor de gemeenten zijn in juli aangeboden aan de colleges van B&W van de aangesloten gemeenten. Voor het opstellen van de rapportage voor Blaricum en Laren (BELgemeenten) is samengewerkt met de archivaris en toezichthouder van Eemnes, Archief Eemland. In de rapportages is in het bijzonder de aandacht gevestigd op de archivering in taakspecifieke applicaties. Het interbestuurlijk toezicht vanuit de provincie heeft in 2024 niet plaatsgevonden. De functie van de interbestuurlijk toezichthouder was slechts tot april ingevuld en de provincie beraadde zich over de invulling van het toezicht. 2

Gedurende het jaar hebben we onze partners kunnen ondersteunen met adviezen die voortvloeien uit de Archiefwet en lokale regelgeving. Op tactisch/operationeel niveau is periodiek overleg gevoerd met de informatiespecialisten bij de gemeenten. Er zijn adviezen gegeven over onder meer vervanging, migratie, gebruik van Office 365, archivering van websites en videotulen, en openbaarheidsbeperkingen. Daarnaast zijn periodiek machtigingen tot vernietiging afgegeven en is de status van verbeterplannen besproken. Voor de gemeente Huizen is een positief advies afgegeven voor de retrospectieve vervanging van documenten over de periode 2016-2019. Daarnaast heeft Huizen het calamiteitenplan voor de archiefruimte aan de archiefdienst voorgelegd. In samenwerking met Het Flevolands Archief hebben we ons gebogen over de aanpassingen van de regelgeving en informatie-governance bij de Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek. Dit wordt in 2025 voortgezet. Er is een uitgebreid onderzoek gedaan naar de staat van het informatie- en archiefbeheer, met een toetsing aan de Archiefwet en -regelgeving. Daarnaast is een terugkoppeling gegeven over een nieuw migratie- en conversieplan.

Artikel 7 lid 2 van de Gemeenschappelijke Regeling Archief Gooi en Vechtstreek

30

Strategisch Informatie Overleg Alle gemeenten hebben inmiddels een Strategisch Informatie Overleg (SIO) ingesteld. Het SIO van Gooise Meren heeft in 2024 twee keer vergaderd. In het overleg zijn onder meer de verbeterplannen, kaders en doelstellingen van het kwaliteitssysteem besproken. De gemeente Huizen zal in 2025 haar eerste SIO organiseren. Het SIO van Hilversum en dat van Blaricum en Laren zijn in 2024 eenmaal bijeengekomen. Ook hier zijn de verbeterplannen naar aanleiding van de toezichtsrapportages besproken. In het SIO van Laren en Blaricum is bovendien de transitie naar MS365 onder de aandacht gebracht. Het SIO van Wijdemeren heeft in 2024 niet vergaderd, mede vanwege andere prioriteiten in verband met de beoogde fusie met Hilversum. Aan de toepassing van een hotspotmonitor en aanwijzing van hotspots wordt nog onvoldoende prioriteit gegeven door de aangesloten overheden.

Regionale kennissessie Eind september heeft de archiefdienst een regionale kennissessie georganiseerd voor ambtenaren van gemeenten en verbonden partijen. Het thema van deze middag was archivering in Teams/SharePoint. Na een presentatie van gemeente De Ronde Venen werd kennis

uitgewisseld over de inzet van Microsoft applicaties binnen de deelnemende organisaties. De kennismiddag werd als positief, interactief en leerzaam ervaren. In het kader van kennisdeling is de archiefdienst een aantal richtlijnen/leidraden aan het opstellen en is de leidraad Conversie en Migratie al gedeeld met de aangesloten overheden.

Lopende overbrengingen Aan gemeenten en gemeenschappelijke regelingen is gevraagd om een inschatting te geven van de omvang van nog over te brengen papieren archieven. De Regio Gooi en Vechtstreek heeft het gehele papieren archief al overgebracht. Van Gooise Meren en Huizen hebben we een prognose gekregen en bij Laren, Blaricum en de Veiligheidsregio is nog een bewerkingstraject gaande. Ook van Hilversum en Wijdemeren is nog geen inschatting bekend. Voor alle gemeenten blijven de bouwarchieven een belangrijk aandachtspunt. De archiefdienst heeft in dat kader een notitie opgesteld over het stellen van openbaarheidsbeperkingen in de vorm van een uitsluitingenlijst. De overbrenging van het (papieren) bouwarchief van Huizen (1900-1986) is in de zomer afgerond. Daarnaast zijn de eerste voorbereidingen