29. Collegebrief inzake Toezicht en beoordeling informatiebeheer gemeente Hilversum 2022-2023

Voldoet

Voldoet

Ja

5

Jaarverslag informatiebeheer gemeente Hilversum 2022 Bevindingen/aanbevelingen toezichthouder: • Onderteken (en bekrachtig daarmee) alsnog de beheerregeling informatiebeheer; • Zorg voor de verdere uitwerking van de roadmap van de Visie op informatievoorziening; • Formaliseer het SIO-overleg. Archief-KPI

2

Mensen en middelen: kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau? Norm en weging

- Toelichting - Te ondernemen actie?

Analoog

Digitaal

2022 Voldoet

2022 Voldoet

2.1

Middelen Hoeveel middelen stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter beschikking om de kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de informatieobjecten van de gemeentelijke organen en het toezicht daarop?

2.2

Mensen, kwantitatief t.b.v. beheer

a

Hoeveel mensen (fte’s) stelt het college als archiefzorgdrager na goedkeuring door de raad ter beschikking om kosten te dekken die zijn verbonden aan de uitoefening van de zorg voor c.q. het beheer van de informatieobjecten van de gemeentelijke organen? (is dit voldoende?)

Voldoet

Voldoet

5 fte, dit wordt als krap ervaren. Wel is er eenmalig 150K ter beschikking gesteld voor extra mankracht voor de opschoning van het analoge archief, en aansluitend de digitale opschoning. De looptijd van dit budget is gekoppeld aan de planning van het ‘Verbeterplan informatie- en archiefbeheer 2022-2024’.

b

Zijn er achterstanden in de wettelijk verplichte werkzaamheden?

Voldoet

Voldoet deels

De volgende achterstand m.b.t. de vernietiging van digitale archiefbescheiden is bekend: 1. MY-LEX (vanaf 2019, aanpak nog te maken) 2. Case (vanaf 2021, wordt aan gewerkt) 3. Motion (vanaf 2022) 4. iArchief (vanaf 12-2020 met resultaat afgebroken)

2.3

Mensen, kwalitatief t.b.v. beheer

a

Kan het college als archiefzorgdrager het kwaliteitsniveau (waaronder de opleiding van het personeel) aangeven, alsmede hun mogelijkheden voor bij- en nascholing? (is dit voldoende?)

Voldoet

Voldoet

Er is voldoende kennis aanwezig om de zorgtaken uit te kunnen voeren.

6

Er worden voldoende middelen ter beschikking gesteld, maar een totaal overzicht is niet eenvoudig te maken, omdat diverse kosten niet alleen aan archiefzorg worden toegerekend.

Jaarverslag informatiebeheer gemeente Hilversum 2022 b

Kunnen alle soorten wettelijke verplichte werkzaamheden naar behoren worden gedaan? (is dit voldoende?)

Voldoet

Voldoet

Ja

2.4

Mensen, kwantitatief t.b.v. Toezicht Hoeveel formatieruimte heeft het college als zorgdrager vastgesteld voor het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatieobjecten? Dit betreft de gemeentearchivaris met de gemeentelijke archiefinspecteurs en/of andere medewerkers.

Voldoet

Voldoet

Er is formatieruimte voor de Gemeente/Streekarchivaris en een archiefinspecteur.

Bevindingen/aanbevelingen toezichthouder: • Maak werk van het inlopen van de achterstand in vernietiging van digitale archiefbescheiden. Archief-KPI

3

Archiefruimten, applicaties, archiefbewaarplaats en e-depot: zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde? Norm en weging

Analoog

Digitaal

2022

2022

- Toelichting - Te ondernemen actie?

3.1

Archiefruimten

a

Beschikt de gemeente over een of meer (analoge) archiefruimten waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefregeling en -besluit genoemde eisen voldoen?

Voldoet

n.v.t.

Ja, met toegang door de recordmanagers, het sociaal plein heeft ook een ruimte

b

Gebruikt het college naast deze archiefruimte(n) ook nog externe archiefruimten t.b.v. de te bewaren op termijn naar de archiefbewaarplaats over te brengen informatieobjecten?

Voldoet

n.v.t.

Voor wat betreft de Uitvaartstichting wordt gebruikt gemaakt van een aparte archiefruimte bij de Begraafplaats Bosdrift.

c

Beschikt het college over applicaties DMS/RMA en procesapplicaties waarmee de noodzakelijke informatiebeheertaken kunnen worden uitgevoerd? Is er een applicatielandschap gedefinieerd? C.q. overzicht met de bedrijfskritische applicaties

Voldoet

Voldoet

Er wordt als centraal DMS zaaksysteem.nl gebruikt. Verder zijn er applicaties in gebruik met archiveringsfuncties. De gemeente beschikt over een bijgewerkt processenlijst- en applicatielandschap, ingedeeld naar risicobeoordeling. Daarnaast is er een overzicht van alle applicaties in de softwarecatalogus. Die laatste bevat een overzicht van alle applicaties met de status (in productie, uit te faseren, gepland) en alle koppelingen tussen de applicaties en landelijke voorzieningen. Voor het informatiebeheer van analoge archiefbescheiden wordt Excel gebruikt.

7

Jaarverslag informatiebeheer gemeente Hilversum 2022 3.2

Archiefbewaarplaats

a

Is er door het college als zorgdrager een eigen gemeentelijke, intergemeentelijke of een buiten de gemeente gelegen archiefbewaarplaats aangewezen waarvan is vastgesteld dat deze aan alle in de Archiefbesluit- en regeling en genoemde eisen voldoet?

Voldoet

n.v.t.

In de archiefverordening is de archiefbewaarplaats van het Streekarchief voor analoge archieven aangewezen.

b

Gebruikt het college deze archiefbewaarplaats t.b.v. de te bewaren overgebrachte informatieobjecten?

Voldoet

n.v.t.

Ja

3.3

E-depot Beschikt de gemeente over een eigen gemeentelijk, een intergemeentelijk of een buiten de gemeente gelegen edepot voor de bewaring van digitale informatieobjecten dat aan de eisen op basis van de Archiefregeling voldoet?

n.v.t.

Voldoet

De gemeente beschikt over een e-depot oplossing, maar deze is nog niet aangewezen als formele bewaarplaats voor digitaal overgebrachte archieven.

3.4

Onderdeel gemeentelijk rampenplan Beschikt de gemeente/regio over een risicoprofiel, beleidsen crisisplan waarin ten minste procedures m.b.t. verplaatsing of veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) informatieobjecten zijn opgenomen?

Voldoet deels

n.v.t.

Er is geen crisisplan opgesteld voor het veiligstellen van dit soort objecten. Ook voor de archiefbewaarplaats met deze objecten zijn geen andere eisen opgesteld. Het calamiteitenplan 2017 moet worden geactualiseerd.

3.5

Plan veiligheid, calamiteiten en ontruiming

a

Heeft de gemeente een veiligheidsplan voor de archiefruimten en archiefbewaarplaats met een calamiteitenplan en ontruimingsplan?

Voldoet

n.v.t.

Ja, het calamiteitenplan van de archiefruimte is voor het laatst herzien in oktober 2020, maar het sluit nog aan bij de huidige omstandigheden.

b

Heeft de gemeente daarin een verzamelplaats aangewezen voor te ontruimen informatieobjecten o.b.v. prioriteiten in het collectieplan?

Voldoet niet

n.v.t.

Nee

Bevindingen/aanbevelingen toezichthouder: • Neem een e-depotoplossing mee tijdens de fusiegesprekken inzake de archiefdiensten en wijs deze aan als archiefbewaarplaats; • Stel een crisisplan op voor de veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde tijdens calamiteiten; • Controleer het calamiteitenplan op actualiteit.

8

Jaarverslag informatiebeheer gemeente Hilversum 2022 Archief-KPI

4

Interne kwaliteitszorg en toezicht: werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar informatiehuishouding? Norm en weging

Analoog

Digitaal

2022

2022

Voldoet

Voldoet

- Toelichting - Te ondernemen actie?

4.1

Kwaliteitssysteem archiefbeheer

a

Maakt het college als zorgdrager voor het beheer van te bewaren informatieobjecten gebruik van een kwaliteitssysteem waarvoor toetsbare eisen zijn geformuleerd?

b

Zo ja, welk systeem?

Het is een eigen opgesteld plan, niet gerelateerd aan KIDO.

c

Zo ja, voldoet het beheer van de informatieobjecten aan de eisen van dat kwaliteitssysteem? Wordt de output meegenomen in een PDCA en besproken met de Toezichthouder?

Ja, de output wordt periodiek besproken.

4.2

Gekwalificeerde gemeentearchivaris Heeft het college als archiefzorgdrager een gediplomeerde gemeentearchivaris aangewezen voor het toezicht op het beheer van niet-overgebrachte informatieobjecten en het beheer van de wel overgebrachte?

Voldoet

Voldoet

Ja.

4.3

Verslag toezicht archiefbeheer Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop hij het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte informatieobjecten uitoefent en zijn bevindingen daarbij?

Voldoet

Voldoet

Ja.

4.4

Verslag beheer archiefbewaarplaats Brengt de gemeentearchivaris regelmatig verslag uit aan het college als archiefzorgdrager van de wijze waarop het beheer van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatieobjecten uitoefent en zijn bevindingen daarbij?

Voldoet

Voldoet

Ja.

Ja, er is in 2021 een Kwaliteitscontroleplan opgesteld voor het monitoren van de kwaliteit van de processen in Zaaksysteem.nl (Case). Hier wordt ook in de praktijk ook uitvoering aan gegeven.

Bevindingen/aanbevelingen toezichthouder: • geen opmerkingen. Archief-KPI

5

Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid informatieobjecten: geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de duurzaamheid van de informatieobjecten? 9

Jaarverslag informatiebeheer gemeente Hilversum 2022

Norm en weging

Analoog 2022 Voldoet deels

Digitaal 2022 Voldoet deels

- Toelichting - Te ondernemen actie?

5.1

Geordend overzicht analoog en digitaal Beschikt de gemeente over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van (te bewaren) informatieobjecten, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur?

5.2

Authenticiteit en context Heeft het college als archiefzorgdrager ervoor gezorgd dat van elk der ontvangen of opgemaakte (te bewaren) informatieobjecten m.b.v. metagegevens(schema) kan worden vastgesteld: - De inhoud, structuur en verschijningsvorm; - Wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het werd ontvangen of opgemaakt; - De samenhang met andere informatieobjecten; - De uitgevoerde beheeractiviteiten; - De besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur inzake de informatieobjecten.

n.v.t.

Voldoet niet

Dit is nu alleen het geval voor objecten in Case, Motion en iArchief, Het is sowieso niet van toepassing voor informatieobjecten op de netwerkschijven en in Teams. De status van de informatieobjecten met betrekking tot de Centric Leefomgeving is een punt van zorg.

5.3

Systeem voor toegankelijkheid analoog en digitaal Waarborg het archiveringssysteem de toegankelijke staat van (te bewaren) informatieobjecten zodanig dat elk van de informatieobjecten binnen een redelijke termijn kan worden gevonden en leesbaar of waarneembaar te maken is?

Voldoet

Voldoet deels

Wel voor informatieobjecten in Case en MY-LEX. Voor de vakapplicaties is dit onbekend. In het ‘Verbeterplan informatieen archiefbeheer 2022-2024’ is het onderdeel digitale bewaarstrategie al opgenomen als verbeterpunt.

5.4

Duurzame materialen en gegevensdragers analoog Gebruikt de gemeente duurzame (fysieke en audiovisuele) materialen en gegevensdragers bij het opmaken en beheren van (te bewaren) archiefbescheiden?

Voldoet

Voldoet niet

Ja.

10

Er is nog geen alomvattend overzicht beschikbaar. In 2022 is al een verbeterplan opgesteld om inzichtelijk te maken welke verbeteracties nodig zijn om te voldoen aan de archiefwet en het hebben van een goed geordende, toegankelijke en beheersbare informatiehuishouding. De verbeteringen dragen bij aan grofweg twee algemene doelstellingen voor de organisatie: 1) De basis van het informatie- en archiefbeheer is in een goede, geordende en toegankelijke staat 2) De organisatie is in staat om te adapteren t.a.v. nieuwe ontwikkelingen in informatie-en archiefbeheer.

Jaarverslag informatiebeheer gemeente Hilversum 2022 5.5

Duurzame verpakkingsmaterialen bij opslag analoog Gebruikt de gemeente duurzame verpakkingsmaterialen voor de opslag van blijvend te bewaren informatieobjecten?

Voldoet

n.v.t.

Ja.

5.6

Systeem voor duurzaamheid analoog Waarborgt het archiveringssysteem c.q. zijn er naast 5.4 en 5.5 zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van te bewaren informatieobjecten na ten minste 100 jaar geen noemenswaardige achteruitgang te constateren zal zijn. D.w.z. worden de informatieobjecten in goede materiële staat gebracht en gehouden?

Voldoet

n.v.t.

Ja.

5.7

Opbouw duurzaam digitaal informatiebeheer Werkt de gemeente bij de opbouw van duurzaam digitaal informatiebeheer op basis van standaarden? Opslagformaten Worden opslagformaten gebruikt die aan een open standaard voldoen, tenzij dit redelijkerwijs niet kan worden verwacht?

n.v.t.

Voldoet

Ja, maar het metadataschema TMLO moet nog worden opgevolgd door MDTO.

n.v.t.

Voldoet deels

Case en MY-LEX wel, vakapplicaties niet inzichtelijk.

Functionele eisen Zijn de functionele eisen qua inhoud, structuur, verschijningsvorm en gedrag i.v.m. authenticiteit van de digitale informatieobjecten vastgesteld en geïmplementeerd?

n.v.t.

Voldoet

Ja.

Voldoet

Het beleid is om de opslaglocatie te beveiligen, niet een individueel informatieobject. Er is echter geen controle ingeregeld op individueel versleutelde informatieobjecten. In het geval van over te brengen objecten zal er een ingangscontrole dienen plaats te vinden.

5.8

5.9

5.10 Voorzieningen compressie en encryptie a

Zijn voorzieningen getroffen voor de toegankelijkheid en ordening van de informatieobjecten in het geval men gebruik maakt van compressie- en/of encryptietechnieken? Zo ja, welke?

n.v.t.

b

En zijn deze voorzieningen voldoende beveiligd tegen inbreuk door derden?

n.v.t.

c

Wordt in geval van encryptie bij overbrenging van informatieobjecten aan de beheerder van de archiefbewaarplaats de encryptiesleutel verstrekt?

n.v.t.

Niet bekend. n.v.t.

Nog niet van toepassing, maar uitgaande van het beleid conform punt 5.10a zou dit geen problemen mogen opleveren.

11

Jaarverslag informatiebeheer gemeente Hilversum 2022 Bevindingen/aanbevelingen toezichthouder: • Stel een projectplan op voor het opstellen van het alomvattende overzicht van digitale archiefbescheiden binnen de gemeentelijke organisatie. Dit is de enige manier om helder inzicht te hebben; • Borg de archief wettelijke eisen aan nieuw aan te schaffen of te vervangen systemen voor de toegankelijke digitale informatie en duurzaam digitaal informatiebeheer in het i-portfoliomanagement; • Onderzoek de authenticiteit en context van de informatieobjecten met betrekking tot de Centric Leefomgeving; • Zorg voor opschoning (of afsluiting) van de (oude) netwerkschijven; • Zorg voor een archiveerbare structuur en richtlijnen voor het gebruik van de Teams-omgevingen; • Onderzoek hoe en op welk moment toegepaste encryptie (in ieder geval voor toekomstige overbrenging) wordt verwijderd. Archief-KPI

6

Vervanging, conversie/migratie, selectie, vernietiging en vervreemding van informatieobjecten: weegt de gemeente zorgvuldig af of vorm, inhoud en/of context van informatieobjecten van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie? Norm en weging

Analoog

Digitaal

2022

2022

- Toelichting - Te ondernemen actie?

6.1

Vervanging, besluiten en verklaringen

a

Past de gemeente vervanging toe zoals bijv. het vervangen papieren informatieobjecten door digitale reproducties of omgekeerd, waarna de vervangen informatieobjecten worden vernietigd?

Voldoet

n.v.t.

3.000 resterende bouwdossiers worden op vervangingsniveau gescand door Multiscan als restant op project in 2018. Papier blijft nog 12 maanden bewaard.

b

Zo ja, waarborgt het college als archiefzorgdrager dat de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen informatieobjecten voorkomende gegevens?

Voldoet

n.v.t.

Ja, dit geschiedt conform het Handboek vervanging, dat nog wel moet wordt bijgewerkt, want de laatste versie dateert van 2018.

C

Zo ja, zijn de vervangen informatiebescheiden daadwerkelijk vernietigd conform de in het Handboek vervanging beschreven vernietigingstermijn?

Voldoet

n.v.t.

Ja.

d

Zo ja, is er een verklaring van de vervangen informatieobjecten opgemaakt?

Voldoet

n.v.t.

Ja.

6.2

Converteren en migreren

12

Jaarverslag informatiebeheer gemeente Hilversum 2022 a

Wordt er tijdig (m.b.v. een migratieplan) geconverteerd/gemigreerd in het geval niet meer aan de eisen t.a.v. geordende en toegankelijke staat van de informatieobjecten voldaan zal gaan worden?

n.v.t.

Voldoet

Ja. Zo is de migratie van GreenValley naar Case in 2022 afgerond. De afgeronde dossiers van GreenValley naar Alfresco Cloud en vandaar naar MY-LEX is ook in 2022 afgerond. De migratie van Key2Vergunningen naar Centric Leefomgeving is in 2022 gestart en loopt nog door. Deze migratie is vrij onduidelijk en moet meer aandacht krijgen. De migratie van iBurgerzaken naar iArchief loopt vanaf juni 2022 en is nog niet afgerond.

b

Is er een verklaring van de conversie of migratie opgemaakt?

n.v.t.

Voldoet niet

De verklaringen van Case en MY-LEX moeten nog worden opgesteld, daar wordt wel aan gewerkt. De migratie van de omgevingsvergunningen van Alfresco (GV zaken) naar de O-schijf heeft zonder migratieverklaring plaatsgevonden. Dit is onwenselijk.

6.3

Advisering rondom vervanging van applicaties: de toezichthouder wordt vooraf betrokken voor advies indien er een applicatie wordt vervangen

n.v.t.

Voldoet deels

Bij de migratie naar Case is dat niet duidelijk, voor de migratie van Alfresco naar MY-LEX heeft de archiefinspecteur meegekeken. De migratie van zaken uit iBurgerzaken naar iArchief is besproken met de archiefinspecteur.

6.4

Selectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst

a

Past het college als archiefzorgdrager waardering en selectie toe op de gemeentelijke informatieobjecten, en dan wel in het zaaksysteem en taakspecifieke applicaties?

n.v.t.

Voldoet

Ja, conform de landelijke selectielijsten

b

Maakt het college als archiefzorgdrager bij de selectie van de gemeentelijke informatieobjecten gebruik van de voor Nederlandse gemeenten geldende selectielijst?

Voldoet

Voldoet

Ja.

c

Is er een hotspotmonitor vastgesteld?

Voldoet niet

Voldoet niet

Nee. In 2023 zal een regionale bijeenkomst worden georganiseerd onder auspiciën van het streekarchief om de inhoud van een monitor te bespreken.

d

Bent u aangesloten bij de nieuwe Selectielijst voor emailbewaring (volgens de Capstone methodiek)?

n.v.t.

Voldoet

Ja.

e

Zijn er interne richtlijnen opgesteld voor het gebruik van tekstberichten zoals WhatsApp, Signal, Social media, etc.?

n.v.t.

Voldoet

Ja.

13

Jaarverslag informatiebeheer gemeente Hilversum 2022 6.5

Vernietiging en verklaringen

a

Vernietigt het college als archiefzorgdrager tijdig de daartoe in aanmerking komende informatieobjecten? Denk daarbij o.a. het zaaksysteem en de taakspecifieke applicaties

n.v.t.

Voldoet deels

Deels. In Case gebeurt dat wel na een inhaalslag in 2022. Niet alle applicaties zijn echter in beeld v.w.b. archiefwaardige informatie. Er vindt nog geen vernietiging plaats in de applicatie Trobit, welke door de Uitvaartstichting wordt ingezet.

b

Maakt het college als archiefzorgdrager verklaring van vernietiging op die ten minste een specificatie van de vernietigde informatieobjecten en de grond en wijze van vernietiging bevatten?

Voldoet

Voldoet

Ja, deze worden opgesteld.

6.6

Vervreemding, besluiten en verklaringen

a

Heeft het college als archiefzorgdrager in de afgelopen 5 jaar informatieobjecten vervreemd?

Voldoet

Voldoet

b

Zo ja, heeft de zorgdrager daarvoor tevoren een machtiging van de minister van OCW ontvangen?

Niet bekend

Niet bekend

Ja, vervreemding archiefbescheiden Gemeente Weesp, fysiek en digitaal archief BBZ en IOAZ 2014-2020 naar de Gemeente Amsterdam: besluit bijstandverlening zelfstandigen en Inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijke arbeidsongeschikte gewezen zelfstandigen. Niet onderzocht.

c

Zo ja, heeft de zorgdrager de juiste deskundigen geraadpleegd bij de voorbereiding van het besluit tot vervreemding?

Voldoet

Voldoet

Ja, de archiefinspecteur is hierbij betrokken.

d

Zo ja, heeft de zorgdrager een verklaring van de vervreemding opgemaakt en het besluit tot vervreemding op de juiste wijze bekend gemaakt?

Voldoet

n.v.t.

Ja, er is een verklaring opgemaakt en gedeeld met de gemeente Amsterdam (zaak 1103671).

Bevindingen/aanbevelingen toezichthouder: • Betrek de toezichthouder voor advies en een machtiging vernietiging bij de uitfasering of migratie van een grote applicatie; • Controleer het Handboek vervanging 2019 op actualiteit (bijv. selectielijst 2020, applicaties, procedures, etc.); • Geef prioriteit en besteed meer aandacht aan de migratie van Key2Vergunningen naar Centric Leefomgeving; • Ga met de Uitvaartstichting in gesprek over de waardering en vernietiging van informatie in de applicatie van leverancier Trobit. Archief-KPI

7

Overbrenging van informatieobjecten: brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren informatieobjecten na bij Wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk? Norm en weging

7.1

Analoog

Digitaal

2022

2022

Overbrenging na bij wet vastgestelde termijn

14

- Toelichting - Te ondernemen actie?

Jaarverslag informatiebeheer gemeente Hilversum 2022 a

Zijn alle te bewaren informatieobjecten waarvan de wettelijke overbrengingstermijn is verstreken overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats of e-depotvoorziening?

Voldoet

n.v.t.

Ja, op een paar jaren overbrenging van burgerlijke stand akten na.

b

Zo nee, welke informatieobjecten zijn niet overgebracht?

De akten van de burgerlijke stand, te weten geboorte (1920-1921), huwelijk/scheiding (1945-1946), overlijden (1970-1971) met de bijbehorende naamindexen.

c

Zo nee, wat is de reden c.q. zijn de redenen, principieel en/of praktisch, van de niet-tijdige overbrenging?

Covid / personele wisselingen

7.2

Verklaringen van overbrenging Maakt het college als archiefzorgdrager, samen met de beheerder van de archiefbewaarplaats, van alle overbrengingen een verklaring op?

Voldoet

n.v.t.

7.3

Niet-overbrengen vanwege bedrijfsvoering Heeft het college als archiefzorgdrager voor informatieobjecten die om redenen van bedrijfsvoering niet na 20 jaar overgebracht kunnen worden een machtiging tot opschorting van overbrenging aangevraagd en ontvangen van Gedeputeerde Staten?

n.v.t.

n.v.t.

Ja.

Bevindingen/aanbevelingen toezichthouder: • geen opmerkingen

15

Jaarverslag informatiebeheer gemeente Hilversum 2022 7. Verbonden partijen U beschikt over een overzicht van de verbonden partijen. Uw organisatie mandateert deze taken. Dit betekent voor het informatie- en archiefbeheer dat u bestuurlijk (eind)verantwoordelijk blijft als zorgdrager voor deze archiefbescheiden. Dit in overeenstemming met artikel 30 van de Archiefwet 1995. Het is van essentieel belang dat met deze partijen goede afspraken zijn of worden gemaakt over het informatie- en archiefbeheer. Wanneer in het (recente) verleden geen afspraken zijn gemaakt met uw verbonden partijen over het informatie- en archiefbeheer adviseer ik, net als Gedeputeerde Staten in hun beoordelingen, u dringend om dit alsnog te regelen. Tot slot is het belangrijk om ook afspraken te maken over het ontvangen van uw informatie en archief wanneer u besluit om uit te treden uit een verbonden partij. Bij het mandateren aan een verbonden partij dient u bij het verlaten van de verbonden partij uw aldaar opgeslagen informatie terug te krijgen om het gemandateerde verder in eigen beheer voort te zetten.

Samenvattende en beschikbare jaarverslagen verbonden partijen: Gemeenschappelijke regeling Regio Gooi en Vechtstreek Deelnemers: De gemeenten Blaricum, Hilversum, Huizen, Gooise Meren, Laren, Wijdemeren en Eemnes (partieel) Toezichthouder: De gemeentearchivaris van de gemeente Hilversum Type GR: een GR met delegatie, dus dit samenwerkingsverband vormt zelf het archief. Status: In 2022 is geen toezichtverslag opgesteld. In februari 2022 en januari 2023 zijn SIO’s gehouden met de directeur en met een externe adviseur belast met het informatie- en archiefbeheer. De stand van zaken van de verbeterpunten zijn: 1. De Archiefverordening is op 8 december 2021 vastgesteld door het Algemeen Bestuur. Gelet op de omvang van organisatie van de AVU is in onderling overleg besloten dat een Beheerregeling niet nodig is. 2. Op 20 april 2022 heeft het dagelijks bestuur een nieuw aanwijzingsbesluit genomen, omdat de gemeente Amersfoort een nieuwe gemeentearchivaris per 1 maart 2022 heeft aangewezen. De gemeentearchivaris van Amersfoort is ook de aangewezen (gemeente) archivaris van de gemeente Soest en van de AVU. De financiële administratie is digitaal en adequaat ingericht. Voor het overige is nog sprake van analoge archivering. Hiervoor wordt een extern bureau voor ingehuurd. De analoge archivering is op orde.

Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek Deelnemers: De gemeenten Blaricum, Hilversum, Huizen, Gooise Meren, Laren, Wijdemeren Toezichthouder: De gemeentearchivaris van de gemeente Hilversum Type GR: een GR met mandaat, dus dit samenwerkingsverband maakt afspraken over het archief. Status: Samenvattend verslag 2021 is beschikbaar Stichting Basisonderwijs Gooi en Vechtstreek, Talent primair, waarvan samenwerkingsverband Unita de samenwerking voor de Gooi- en Vechtstreek verzorgt Toezichthouder: Niet bekend 16

Jaarverslag informatiebeheer gemeente Hilversum 2022 Type GR: Dit samenwerkingsverband is een stichting met een raad van toezicht en een college van bestuur. De gemeente is vertegenwoordigd in een regiegroep. De stichting vormt zelf het archief. Status: Het jaarverslag 2022 is beschikbaar. Werkvoorzieningsschap Tomingroep Deelnemers: De gemeenten Almere, Blaricum, Hilversum, Huizen, Gooise Meren, Laren, Wijdemeren en Eemnes Toezichthouder: gemeentearchivaris (vanwege de vestigingsplaats) Hilversum? Type GR: een GR met delegatie, dus dit samenwerkingsverband vormt zelf het archief. Openbaar lichaam. Status: De jaarstukken over 2021 zijn beschikbaar Omgevingsdienst Flevoland en Gooi en Vechtstreek (OFGV) Deelnemers: Gedeputeerde Staten van de provincie Flevoland en de provincie NoordHolland en de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Almere, Dronten, Lelystad, Noordoostpolder, Urk, Zeewolde, Blaricum, Gooise Meren, Hilversum, Huizen, Laren, Weesp en Wijdemeren Toezichthouder: de archivaris van het Flevolands Archief Type GR: De GR is een GR met mandaat, dus dit samenwerkingsverband maakt afspraken over het archief. De deelnemers blijven als zorgdrager verantwoordelijk voor de zorg van hun archieven. Echter het beheer van de archieven kan wel aan de Omgevingsdienst gemandateerd worden.

Een en ander is uitgewerkt in een archiefverordening, vastgesteld op 1 mei 2012. Status: Samenvattend verslag onbekend

17

POSTBUS 3007 | 2001 DA HAARLEM

College van burgemeester en wethouders Postbus 9900 1201 GM Hilversum

Gedeputeerde Staten Uw contactpersoon C.D. in 't Veld-Janse BEL/BS

Telefoonnummer +31235145271 cora.janse@noord-holland.nl

1|2 Verzenddatum

Betreft: oordeel interbestuurlijk toezicht, informatie- en archiefbeheer 2022-2023

23 januari 2024 Kenmerk

Geacht college, In deze brief stellen wij u op de hoogte van onze beoordeling van de uitvoering van het informatie- en archiefbeheer door uw organisatie in 2022, met een doorkijk naar 2023. Het oordeel voor uw gemeente luidt ‘enige verbetering noodzakelijk’. In het onderstaande geven wij u een toelichting op deze beoordeling.

1953992/2186573

Uw kenmerk

Beleid Interbestuurlijk Toezicht 2022-2025 Met ingang van ons ‘Beleid Interbestuurlijk Toezicht 2022-2025’ beoordelen wij de prestaties van gemeenten als goed (groen), enige verbetering noodzakelijk (geel), veel verbetering noodzakelijk (oranje) of onvoldoende (rood). Voorheen was dit adequaat (groen), redelijk adequaat (oranje) en niet adequaat (rood). Zie onze website voor meer informatie: www.noord-holland.nl/ibt. Door interne prioritering is er vanuit IBT over het jaar 2021-2022 geen beoordelingsbrief naar uw organisatie gestuurd. In deze brief wordt daarom het informatie- en archiefbeheer over de gehele periode juli 2021-2023 meegenomen. U heeft ons op 18 juli 2022 en 18 juli 2023 het jaarlijkse verslag van de archivaris toegestuurd. Naar aanleiding daarvan hebben onze toezichthouders op 27 november 2023 een verificatiegesprek gevoerd met uw ambtelijke vertegenwoordiging. Uit deze informatie blijkt dat het kwaliteitssysteem verder is ontwikkeld en vastgesteld. Ook is er een start gemaakt met het maken van een applicatieoverzicht. Wij complimenteren u met deze ontwikkelingen.

Postbus 3007 2001 DA Haarlem Telefoon (023) 514 3143

Houtplein 33 2012 DE Haarlem www.noord-holland.nl Kvk-nummer 34362354 Btw-nummer NL.0010.03.124.B.08

2|2

Aan een aantal wettelijke eisen wordt echter niet voldaan. De belangrijkste aandachtspunten zijn: 1. Er ontbreekt een geactualiseerd en vastgesteld metadataschema voor het zaaksysteem en de belangrijkste vakapplicaties 2. Er is geen compleet en samenhangend overzicht van alle fysieke archieven en digitale informatie in de organisatie. Wat wordt van uw gemeente gevraagd? Wij hebben er vertrouwen in dat de punten uit het verslag van de gemeente archivaris en IBT worden opgepakt. Er is een realistische planning gedeeld met onze toezichthouders waarin uiteen is gezet hoe uw organisatie in de komende jaren haar informatiehuishouding ontwikkeld. Uiterlijk 15 juli 2024 ontvangen wij vervolgens graag de reguliere toezichtinformatie. Horizontale verantwoording In het kader van horizontale verantwoording geven wij u in overweging, deze brief kenbaar te maken aan de gemeenteraad. Nadere informatie Mocht deze brief nog vragen bij u oproepen, dan kunt u contact opnemen met mevrouw C. in 't Veld-Janse. Hoogachtend, Gedeputeerde Staten van Noord-Holland, namens dezen,

Sectormanager Beleid Mw. C. Riensema Deze brief is digitaal vastgesteld en daarom niet ondertekend.

1953992/2186573