29. Collegebrief inzake Toezicht en beoordeling informatiebeheer gemeente Hilversum 2022-2023

GEMEENTE HILVERSUM POSTBUS 9900 1201 GM HILVERSUM BEZOEKADRES: RAADHUIS

Aan de gemeenteraad cc commissieleden cc pers

DUDOKPARK 1 TELEFOONNUMMER: 14 035 WWW.HILVERSUM.NL

26 juli 2024 ZAAKNUMM ER 1458998 BEHA NDELD DOOR Ruben Stolk TELEFOON (035) 629 2846 DATUM

UW KENMERK

5 BETREFT Toezicht en beoordeling informatiebeheer gemeente Hilversum 2022-2023.

BIJLAGEN

Geachte raadsleden, De gemeente heeft een wettelijke verplichting om haar archiefwaardige informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te bewaren en te beheren. Een goede organisatie daarvan zorgt er voor dat de gemeente zich kan verantwoorden richting te burger, informatie tijdig terug vindbaar is en/of wordt vernietigd conform de wettelijke vereisten. Ieder jaar vindt er toezicht plaats op de kwaliteit van het informatiebeheer vanuit de archiefinspectie en het interbestuurlijk toezicht (IBT) vanuit de provincie. Dat gebeurt steeds over het voorgaande jaar. In de voorliggende stukken uit 2023 gaat het dus om het gevormde oordeel over het jaar 2022. Deze brief geldt als een ambtelijke toelichting op het toezicht en op hoofdlijnen de uitvoering van de geadviseerde verbeterpunten t.a.v. het informatiebeheer. Conform artikel 8 van de gemeentelijke archiefverordening doen burgemeester en wethouders verslag aan de raad over hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de archiefwet onder overlegging van de verslagen die door de gemeentearchivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van het streekarchief en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar het streekarchief (de archiefbewaarplaats).

De vlakke trend in de interbestuurlijke beoordeling van het informatiebeheer is doorbroken De structurele aandacht voor verbetering in het informatiebeheer door o.a. het verbeterplan informatieen archiefbeheer 2022-2024 heeft ervoor gezorgd dat de gemeente Hilversum wordt beloond met een positiever oordeel dan voorgaande jaren. Het oordeel luidt nu: 'enige verbetering noodzakelijk' (geel). De beoordeling van het informatiebeheer voor de gemeente Hilversum was al een aantal jaren: 'redelijk adequaat' (oranje). Daarmee is de vlakke trend in de interbestuurlijke beoordeling (redelijk adequaat/oranje) doorbroken. Aandacht voor blijvende verbetering is essentieel Het verbeterde oordeel over het informatiebeheer in Hilversum zorgt voor zowel erkenning van de behaalde resultaten van afgelopen jaren als een stimulans om aandacht te houden voor de noodzakelijke verbeteringen. We zijn er nog niet, want een beoordeling 'goed/adequaat' (groen) blijft het doel.

Aandacht voor de blijvende verbetering van het informatie- en archiefbeheer is daarvoor essentieel. Met verschillende initiatieven en verbeteracties sturen we intern aan op het meer in control komen t.a.v. het informatiebeheer. De diverse aanbevelingen van de archiefinspecteur en provincie zijn in het verbeterplan informatiebeheer 2022-2024 opgenomen. Nieuwe ontwikkelingen en aanbevelingen worden na 2024 in het volgende verbeterplan opgenomen. Hernieuwde rolverdeling en aanpak t.a.v. informatie- en archiefbeheer De kwaliteit van het informatiebeheer is meer dan een ''belangrijke bijzaak'', immers is het een wettelijke taak. Onvoldoende aandacht in de jaren tot 2022 zorgde voor een zeer beperkte vooruitgang in het jaarlijkse oordeel vanuit het toezicht. Een terugkerend inzicht n.a.v. de vlakke trend in de jaarlijkse beoordelingen was dat de rolverdeling en aandacht voor de complexe verbeteropgave versterkt moest worden. Een hernieuwde rolverdeling en aanpak t.a.v. het informatie- en archiefbeheer draagt er nu aan bij dat er structureel en georganiseerde aandacht is op dit thema. De rol van de Chief Information Officer (CIO) is belegd bij de concerndirecteur en is de opdrachtgever voor het verbeterplan. Over de voortgang wordt periodiek gerapporteerd aan de CIO en het CMT.

Bovendien wordt er opvolging gegeven aan de aanbeveling om het Strategisch Informatieoverleg (SIO) te formaliseren. De aanpak van het verbeterplan informatie- en archiefbeheer 2022-2024 bestaat uit geprioriteerde en gefaseerde deelacties (aandachtsgebieden). De capaciteit voor archiefbeheer is structureel uitgebreid om daaraan invulling te kunnen geven. Daardoor wordt de beheersbaarheid van de nodige verbetering vergroot. Organisatiebrede opgave en ontwikkelingen Het grip houden op de ingezette ontwikkeling in de kwaliteit van het informatiebeheer is een organisatiebrede opgave zoals de vluchtelingenzorg, energietransitie en Omgevingswet. Iedereen werkt (samen) met informatie en er zijn continue ontwikkelingen die invloed hebben op de informatiehuishouding. Nieuwe wetgeving, verdere digitalisering, het beheren en opruimen van bestaand archief vragen daarom om sturing in de gehele organisatie. Dat resulteert soms ook in nieuwe aanbevelingen vanuit het toezicht of het (her)prioriteren van verbeteracties. Wat gaan we doen? Het uitvoeren van het verbeterplan (de aanbevelingen vanuit het toezicht) blijft de focus. Er is inzicht, overzicht en aanscherping van bestaand intern beleid nodig over hoe met (archiefwaardige) informatie wordt omgegaan. Daarmee wordt het herhalen van opruimacties en verbeteracties voorkomen.

Het doel is om tot een beter en blijvend beheersbare informatiehuishouding en archief te komen. De volgende acties op basis van de aanbevelingen vanuit het toezicht worden uitgevoerd: • Een impactstudie om tot een geactualiseerd en vastgesteld metadataschema van het zaaksysteem en vakapplicaties te komen. • Het opstellen van een geordend overzicht door het in beeld brengen van alle (digitale) informatiestromen en opslag in systemen. Inclusief het inzichtelijk maken waar kwaliteitscontroles kunnen worden toegepast, toe te zien op tijdige vernietiging en overdracht naar het e-depot (conform AVG en archiefwet). • Het verder inventariseren en opschonen van papieren archiefwaardige informatie als meerjarige taak. • De archivering van cultuurhistorische gebeurtenissen (hotspots), zoals Hilversum 600 jaar en de Covid-, Oekraïne- en energiecrisis. • Het actualiseren van het calamiteitenplan voor (papieren) archiefwaardig materiaal.

• Uitwerking van het vervolg voor verbetering van het informatie- en archiefbeheer na 2024 (einde huidige verbeterplan), zodat nieuwe ontwikkelingen in de organisatie en regel- en wetgeving opnieuw worden geprioriteerd. Daarnaast wordt o.a. onderstaande randvoorwaarde ingevuld: • Het formaliseren van een SIO (Strategisch Informatieoverleg) via een instellingsbesluit door het college. Verantwoordelijkheid voor het informatiebeheer Eindverantwoordelijk voor het informatiebeheer is, conform de archiefverordening, de gemeentesecretaris. In de praktijk is het informatiebeheer belegd bij de diverse proceseigenaren die integraal verantwoordelijk zijn voor de correcte uitvoering van de werkzaamheden in hun proces. Proceseigenaren zijn de lijnmanagers (directie, afdelings- en teammanagers). Toezicht op het informatiebeheer Controle op het informatiebeheer is georganiseerd via het 3 lines of defense model. • In 1e lijn binnen het team dat verantwoordelijk is voor een proces. • In 2e lijn bij het team Recordmanagement. Zij geven advies over een goede inrichting van de ordening van informatie en controleren de kwaliteit van het informatiebeheer. De coördinator recordmanagement rapporteert elk kwartaal aan de directie (in het CIO-office). • In 3e lijn door de archiefinspecteur die werkt bij het Streekarchief. De archivaris rapporteert jaarlijks d.m.v.

het jaarverslag Streekarchief en het toezichtrapport informatiebeheer gemeente Hilversum aan het College. Interbestuurlijk toezicht door de provincie Naast bovengenoemde horizontale en interne controlestructuur is er ook interbestuurlijk toezicht op het informatiebeheer van de gemeente. De hierboven bij 3e lijn genoemde rapportages worden ook jaarlijks (uiterlijk 15 juli) aangeleverd aan de provinciale archiefinspectie. In de tweede helft van het jaar vindt er dan meestal een verificatiegesprek plaats, waarna de provincie hun oordeel geeft over het informatiebeheer in de gemeente. Dat gebeurt steeds over het voorgaande jaar. De provincie beoordeelde het informatiebeheer van gemeenten tot 2022 als adequaat (groen), redelijk adequaat (oranje) of niet adequaat (rood). De prestaties van gemeenten worden nu beoordeeld als goed (groen), enige verbetering noodzakelijk (geel), veel verbetering noodzakelijk (oranje) of onvoldoende (rood). Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Hilversum, de gemeentesecretaris,

de burgemeester,

mr. C.P. Torres Barrera

dr. ir. G.M. van den Top

Bijlagen 1. Begeleidende brief bij toezichtrapportage 2022. 2. Toezichtrapportage 2022 informatiebeheer. 3. Begeleidende brief bij jaarverslag SAGV 2022. 4. Jaarverslag 2022 SAGV. 5. Beoordelingsbrief Hilversum over 2021-2023 IBT.

Streekarchief Gooi en Vechtstreek POSTBUS 9900 1201 GM HILVERSUM BEZOEKADRES STADSKANTOOR

Aan het college van Burgemeester en wethouders van de gemeente Hilversum Verzending per email: gemeente@hilversum.nl cc: r.stolk@hilversum.nl

DATUM ONS KENMERK

OUDE ENGHWEG 23 OPENINGSTIJ DEN STUDIEZAAL: MAANDAG EN DINSDAG 9.00 -17 .00 TELEFOONNUMMER 0 35 – 629 2646 E-MAIL: STREEKARCHIEF@HILVERSUM.NL WWW.GOOIENVECHTHISTORISCH.NL

25 september 2023 1362362

UW BRIEF VAN UW KENMERK BSN BIJLAGEN BETREFT

1 Streekarchief Jaarverslag 2022

Geacht college, Bijgaand ontvangt u het jaarverslag van het Streekarchief Gooi en Vechtstreek over 2022, zoals besproken en vastgesteld door de Begeleidingscommissie van het Streekarchief op 14 september jl. Dit verslag bevat een terugblik op de ontwikkelingen in 2022. Daarnaast wordt u geïnformeerd over het beheer van de archiefbewaarplaats, nieuwe aanwinsten, de dienstverlening en de uitoefening van het toezicht. Het verslag met de terugkoppeling over het informatiebeheer bij het Streekarchief wordt u toegezonden krachtens het Besluit Informatiebeheer van uw gemeente. Deze informatie dient in het kader van de horizontale verantwoording over het archief- en informatiebeheer en op grond van de Archiefverordening aan de raad te worden overlegd bij uw jaarlijkse plannen voor het informatiebeheer. In de aanloop naar de beoogde fusie met het Gemeentearchief Gooise Meren en Huizen wordt gewerkt aan een meerjarenbeleidsplan voor 2024 -2027, dat aan de Begeleidingscommissie van het Streekarchief zal worden voorgelegd. Deze brief en de bijlage worden u toegezonden als PDF-A, ter opname in uw zaaksysteem of DMS. Hoogachtend,

Jacqueline Deknatel Archivaris

Bijlage: Jaarverslag 2022_SAGV

Streekarchief Gooi en Vechtstreek Verslag 2022

GOOI & VECHT HISTORISCH

Inhoud Voorwoord

3

2022 op hoofdlijnen

5

Ontwikkelingen

8

Dienstverlening

12

Beheer archieven en collecties

16

Toezicht

21

Foto voorzijde: Wielerwedstrijd in de jaren ‘50, peloton fietst langs de gasfabriek in Hilversum-Oost. De renners nemen de bocht vanaf de Jan van der Heijdenstraat naar de Lorentzweg. Het betreft een wedstrijd georganiseerd door de Gooise Wieler Club De Adelaar (SAGV032.6+9117).

De dag- en nachtrapporten uit het archief van het korps politie Hilversum, 1882-1949, zijn afgelopen jaar gedigitaliseerd en op de website geplaatst.

Deze foto is beschreven binnen het Crowdsourcing-project Glasnegatieven fotograaf Stevens.

1

Architecten van Hilversum 4, Dudok in tekeningen en eerste foto’s (1915-1974), Max Cramer, Arie den Dikken, Anton Groot, Annette Koenders, Ineke Marx-van Daal, Rob Marx, Harry van der Voort, 2022.

Samen met auteur Max Cramer heeft onze collega Loes Knijn een hoofdstuk geschreven over architectuurfotograaf Cor Deul en zijn glasnegatieven uit de collectie van het Streekarchief.

2

Voorwoord Met dit jaarverslag informeren wij u over de ontwikkelingen en werkzaamheden van onze archiefdienst in 2022. Het jaar stond in het teken van verandering, van aanpassingsvermogen en veerkracht. De focus lag op het samenbrengen van de teams, het afstemmen van de werkprocessen en digitaal beheer. Een andere teamsamenstelling en intensivering van de samenwerking met de collega’s van het Gemeentearchief Gooise Meren en Huizen zorgden voor een nieuwe dynamiek. Nieuwe medewerkers kregen enorm veel steun van de gevestigde orde bij het vinden van hun weg in de fysieke en digitale omgeving van het Streekarchief. Met zorg en toewijding zijn de taken op het gebied van dienstverlening, beheer, advies en toezicht opgepakt. Er is geïnvesteerd in digitalisering van veel geraadpleegde bronnen. Dankzij de inzet van vrijwilligers die vooral werkzaam waren op het crowdsourcing platform wordt de toegankelijkheid van onze archieven verbeterd. De doorontwikkeling van de digitale infrastructuur blijft een aandachtspunt. In 2022 ontbrak het aan mensen en middelen, maar inmiddels worden stappen gezet om de gewenste vorderingen te kunnen te maken. Achter de schermen is hard gewerkt aan de voorbereiding van de besluitvorming over de fusie met het Gemeentearchief Gooise Meren en Huizen. Hiervan hopen we het komende jaar de vruchten te kunnen plukken.

September 2023 Jacqueline Deknatel-Bos Archivaris

Geïllustreerd kasboek van inkomsten en uitgaven over geleverde turf, afkomstig uit het archief van het dorpsbestuur van Ankeveen 1583-1850 (SAGV393+316). In de afgelopen drie jaar zijn de dorpsarchieven van Ankeveen, Blaricum en Nederhorst den Berg opnieuw geïnventariseerd. Dit was nodig omdat de archieven slecht doorzoekbaar waren. De herinventarisatie heeft een aantal nieuwe archiefstukken opgeleverd.

3

m

In 2022 is het gemeenteblad 'Ons Gemeenteleven' (1926-2015) van de Evangelisch-Lutherse Gemeente te Hilversum gedigitaliseerd en op de website geplaatst. Aangezien er nog maar één vrijwel complete papieren set aanwezig was, zijn de kerkbladen door deze actie voor de toekomst definitief veiliggesteld. De bladen vormen een rijke bron voor bijvoorbeeld stamboomonderzoek en voor het schrijven van artikelen over de geschiedenis van de Hilversumse gemeente. Via onze website zijn alle afleveringen digitaal doorzoekbaar.

4

2022 op hoofdlijnen Studiezaal en digitale dienstverlening Eind februari kwam de fysieke dienstverlening na de laatste beperkende coronamaatregelen weer goed op gang. Ook was er veelvuldig contact met bezoekers via website, telefoon en e-mail. Het aantal bezoekers is ten opzichte van vorig jaar weer gestegen, evenals het aantal geraadpleegde archiefstukken. Er is onderzocht wat ervoor nodig is om digitale dienstverlening in de vorm van scanning on demand structureel aan te kunnen bieden. Vooralsnog zijn scanverzoeken – met beperkte menskracht en apparatuur – incidenteel en op kleine schaal ingewilligd.

Crowdsourcing Vrijwilligers hebben ook in 2022 (vanuit huis) aan diverse crowdsourcingprojecten meegewerkt. Alle projecten rondom de bevolkingsregisters 18501860 van de gemeenten Ankeveen, Blaricum, ’s-Graveland, Hilversum, Kortenhoef, Laren en Nederhorst den Berg zijn afgerond. Op kleine schaal is verder gewerkt aan het project met de glasnegatieven van fotograaf Stevens. Voor 2023 zijn nieuwe projecten gepland die zich richten op de bevolkingsregisters van alle bij het Streekarchief aangesloten gemeenten en rechtsvoorgangers.

Verhalenplatform In oktober 2022 is het verhalenplatform op de gezamenlijke website gelanceerd. Met persoonlijke verhalen wordt extra kleur en context gegeven aan de geschiedenis van het Gooi en de Vechtstreek die is vastgelegd in de archieven. Inmiddels zijn er 29 verhalen gepubliceerd.

Verwervingen In 2022 heeft het Streekarchief diverse nieuwe archieven en collecties in ontvangst genomen, waaronder het archief van de familie Schipper door de eeuwen heen (1692-2019). Daarnaast is het archief verrijkt met stukken over de Hilversumse Distributiedienst uit de Tweede Wereldoorlog.

Digitale duurzaamheid De doorontwikkeling van de digitale infrastructuur, waaronder het e-depot, is in 2022 onvoldoende op gang gekomen. Vooralsnog ontbreekt het aan mensen, expertise en financiële middelen om de gewenste vorderingen te kunnen maken. Desondanks zijn waar mogelijk wel stappen gezet. Er is gewerkt aan een verbeterde e-depotkoppeling en aan het voorbereiden van een aantal digitale archieven voor opname in het e-depot.

Toezicht en advies In juni/juli 2022 zijn de jaarlijkse toezichtsverslagen aangeboden aan de colleges van B&W. Deze rapportages vormden het vertrekpunt voor de verbeterplannen die door de informatiemanagers van de desbetreffende gemeenten zijn opgesteld. De verslaglegging over het informatiebeheer bij het Streekarchief is in dit jaarverslag opgenomen.

Middelen en mensen Met de beschikbare bezetting is in 2022 prioriteit gegeven aan de uitvoering van de noodzakelijke werkzaamheden. Collega’s vervullen combinatierollen op het gebied van dienstverlening, collectiebeheer en verbetering van de toegankelijkheid op digitale archieven. 5

De samenwerking met het Gemeentearchief Gooise Meren en Huizen heeft in 2022 verder vorm gekregen. Zowel de archivaris als de specialist digitale archieven werken voor beide archiefdiensten. Ook de overige collega’s hebben de andere locaties beter leren kennen. De meerwaarde van de samenwerking met het Gemeentearchief Gooise Meren en Huizen is duidelijk naar voren gekomen. Eind december heeft de archiefinspecteur na een jarenlang dienstverband zijn toezicht- en adviestaken voor het Streekarchief en aangesloten overheden beëindigd om zelfstandig verder te gaan. In februari 2023 is een nieuwe toezichthouder van start gegaan voor beide archiefdiensten. De huidige formatie en begroting is ontoereikend om volgende stappen te kunnen zetten naar een toekomstbestendige en digitaal georiënteerde archiefdienst. Definitieve besluitvorming over de fusie is cruciaal om het meerjarenbeleid een nadere invulling te kunnen geven.

Fusie Met de versterking van een nieuwe projectleider fusie archiefdiensten is in 2022 hard gewerkt aan de voorbereiding en coördinatie van de besluitvorming over de fusie. Er wordt uitgegaan van twee studiezalen met depots en van extra formatie voor beheer en inrichting van een edepotvoorziening en voor cultuurhistorische/educatieve taken. De diverse aspecten van de voorgenomen fusie zijn op bestuurlijk en ambtelijk niveau uitvoerig besproken. De planning voor de gefuseerde archiefdienst is met een jaar bijgesteld naar 1 januari 2024.

Publicatie Toneelgezelschap De Papegaai, 100 Jaar in Laren, 2021 (SAGV031+8519). Het Streekarchief beheert ruim 4500 publicaties over de geschiedenis van de Gooi en Vechtstreek. De bibliotheek wordt ieder jaar aangevuld met recent verschenen boeken over het werkgebied.

6

Tijdens de maand van de geschiedenis werd het nieuwe verhalenplatform gelanceerd met enkele verhalen binnen het thema ‘Wat een ramp’. V.l.n.r. het Beleg van Naarden in 1673, de geplunderde archiefkist van 7 Loosdrecht in 1672 en de dorpsbrand in Hilversum in 1766.

Ontwikkelingen Nog enigszins begrensd door de laatste beperkende coronamaatregelen is 2022 van start gegaan met een gedeeltelijk nieuwe teamsamenstelling en een korte periode van wennen en verkennen. De nieuwe archivaris en specialist digitale archieven werden wegwijs gemaakt door collega’s die al langer voor het Streekarchief werkzaam zijn.

toekomstige archiefdienst en is met een kritische blik gekeken naar de digitale duurzaamheid van de archiefdiensten. In december is een tweede gezamenlijke teamdag gehouden waarbij het jaarplan voor 2023 centraal stond. Het team heeft ook ruimte geboden aan een collega binnen de gemeente Hilversum om te kunnen re-integreren. Evenals in 2021 hebben we in 2022 een collega met afstand tot de arbeidsmarkt in het team opgenomen.

Intensiveren samenwerking In 2022 heeft de samenwerking met het Gemeentearchief Gooise Meren en Huizen verder vorm gekregen. Zowel de archivaris als de specialist digitale archieven werken voor beide archiefdiensten. In deze duo-constructie is de archivaris in dienst van Gooise Meren en voor 50% gedetacheerd bij het Streekarchief in Hilversum. De specialist digitale archieven is in dienst van Hilversum en voor twee dagen gedetacheerd bij het Gemeentearchief in Naarden. Ook de andere collega’s van beide teams in Hilversum en Naarden hebben in 2022 de andere locaties beter leren kennen. Medewerkers in de dienstverlening (studiezaal) hebben over en weer bij elkaar meegekeken en ervaring opgedaan. De afgelopen jaren was de samenwerking tussen de beide archiefdiensten onder meer gericht op de ontwikkeling van de gezamenlijke website en het gezamenlijk gebruik van het archiefbeheersysteem. In 2022 lag de focus op het samenbrengen van de teams, het afstemmen van de werkprocessen en digitaal beheer. Tijdens de eerste gezamenlijke teamdag in april 2022 is onder meer een brainstormsessie gehouden over de kernwaarden en fundamenten voor de

In oktober hebben de teams en vrijwilligers van het Gemeentearchief en Streekarchief deelgenomen aan een rondleiding op de Joodse begraafplaats in Muiderberg.

8

Inhoudelijke verdieping en training De medewerkers hebben in het voorjaar van 2022 vier trainingen gevolgd over de verschillende modules van het archiefbeheersysteem. Daarnaast is tijd vrijgemaakt voor inhoudelijke verdieping. De medewerkers hebben deelgenomen aan de landelijke Archiefdagen, aan andere studiedagen, netwerkdagen en aan webinars. In oktober hebben de teams en vrijwilligers van het Gemeentearchief en Streekarchief deelgenomen aan een rondleiding op de Joodse begraafplaats in Muiderberg.

Benchmark In december 2022 heeft het Streekarchief meegedaan aan de uitvraag voor de Benchmark Archieven. Deze benchmark is een landelijk instrument om de kwaliteit van de dienstverlening van archiefinstellingen in kaart te brengen en heeft als doel om sectorbreed betrouwbare cijfers te genereren. Voor onze eigen archiefdienst is het een instrument om te kijken hoe we er zelf voor staan in vergelijking met andere archiefdiensten. Peildatum was de situatie per eind december 2021. Zo werd bijvoorbeeld via de Benchmark duidelijk dat het Streekarchief minder vaak geopend is voor bezoekers (16 uur per week) dan collega-archiefdiensten (gemiddeld 22 uur per week). Ook scoren we lager dan andere streekarchieven als het gaat om het aantal gedigitaliseerde inventarisnummers, het aantal vrijwilligers en het aantal werkzame personen.

Bijeenkomst archiefcommissie De archiefbegeleidingscommissie is in 2022 niet bijeengekomen. In het kader van de voortgang van de fusie heeft op bestuurlijk en ambtelijk

niveau wel overleg plaatsgevonden. Vanwege de volle agenda’s is de najaarsbijeenkomst van december verplaatst naar januari. Hier is het jaarplan voor 2023 gepresenteerd.

Fusie In juni 2022 heeft een raadsinformatiebijeenkomst plaatsgevonden waarna de colleges van de aangesloten gemeenten zich positief hebben uitgesproken om de gemeenten Hilversum en Gooise Meren de besluitvorming te laten voorbereiden. Voor de voorbereiding en coördinatie van het besluitvormingsproces is eind september 2022 de nieuwe projectleider fusie archiefdiensten van start gegaan. Er is hard gewerkt aan het actualiseren van het visiedocument, de onderliggende stukken, de begroting en de formatie. In het geactualiseerde voorstel wordt uitgegaan van twee studiezalen met depots en extra formatie voor het e-depot en cultuurhistorische/educatieve taken. Dit heeft geleid tot een voorgestelde verhoging van het bedrag per inwoner. Zowel op bestuurlijk als op ambtelijk niveau zijn de diverse aspecten van de voorgenomen fusie uitvoerig besproken. Helaas bleek de beoogde planning van een gefuseerde archiefdienst per 1 januari 2023 niet haalbaar en is de planning met een jaar bijgesteld naar 1 januari 2024.

Mensen en middelen De teamsamenstelling was in 2022 niet toereikend voor de uitvoering van alle taken van het Streekarchief. Met de beperkte bezetting is prioriteit gegeven aan de uitvoering van de noodzakelijke werkzaamheden. Collega’s vervullen combinatierollen op het gebied van dienstverlening, 9

collectiebeheer en verbetering van de toegankelijkheid op digitale archieven.

partners. Het heeft de aandacht van de gemeente Hilversum, maar er is nog geen oplossing gevonden.

De meerwaarde van de samenwerking met het Gemeentearchief Gooise Meren en Huizen is duidelijk naar voren gekomen. Beide teams tonen bovendien veerkracht en aanpassingsvermogen. In het najaar kondigde de archiefinspecteur zijn vertrek aan per 1 januari 2023. Sinds 2009 vervulde hij bij het Streekarchief de toezicht-en adviestaken. Daarnaast stond hij aan de bakermat van de huidige digitale infrastructuur. Zijn schat aan kennis en ervaring zal een groot gemis zijn voor ons en voor de bij het Streekarchief aangesloten overheden. Met de huidige formatie en begroting is de doorontwikkeling van de infrastructuur voor digitaal beheer achtergebleven bij collegaarchiefdiensten. Dit blijkt ook uit de benchmark waar het Streekarchief eind 2022 aan mee heeft gedaan. De capaciteit blijft ontoereikend en met betrekking tot de doorontwikkeling naar een toekomstbestendige en digitaal georiënteerde archiefdienst zijn onvoldoende vorderingen gemaakt. Definitieve besluitvorming over de fusie is cruciaal om het meerjarenbeleid een nadere invulling te kunnen geven.

Huisvesting De beschikbare ruimte in de studiezaal is een aandachtspunt. Er zijn onvoldoende mogelijkheden om collega’s en vrijwilligers die met elkaar samenwerken en de bezoekers van het archief een werk- en ontmoetingsplek te bieden. Extra werkplekken zijn nodig voor de collega’s van het Gemeentearchief, voor projecten en werkzaamheden van vrijwilligers en het monitoren hiervan. Ook ontbreekt het ons aan een representatieve ruimte voor de ontvangst van bezoekers en erfgoed

De studiezaal van het Streekarchief, 2022 (foto: Tom Loman).

10

Met dank aan erfgoedcollega Nora Bosscher heeft de studiezaal een kleine vitrine gekregen met een aantal historische voorwerpen uit de collectie van de gemeente Hilversum. Tijdens de maand van de geschiedenis werden een aantal kanonskogels tentoongesteld, die mogelijk zijn afgevuurd tijdens het Beleg van Naarden in 1813-1814. In december werden de kogels ingeruild voor een bouwdoos van de NSF. Deze bouwdoos werd met Sinterklaas uitgedeeld aan de medewerkers van de fabriek. De jeugd kon daarmee de radiomast van de NSF nabouwen.

11

Dienstverlening Openingstijden studiezaal Na een lockdownperiode in verband met COVID-19 ging de studiezaal op maandag 17 januari 2022 weer open op afspraak. De beperkende maatregelen duurden nog voort tot en met eind februari. Vanaf dat moment waren bezoekers weer welkom zonder afspraak en met meerdere personen tegelijk. Er brachten dit jaar 133 personen in totaal 300 bezoeken aan de studiezaal. Het aantal bezoekers is ten opzichte van vorig weer aanzienlijk gestegen, evenals het aantal aangevraagde archiefstukken. Met name in de maanden mei en oktober was het drukker dan gebruikelijk. Er was veel vraag naar stukken over de periode 1940-1945. In dat kader werden 14 verzoeken tot inzage van beperkt openbare archiefstukken gehonoreerd. Daarnaast kwamen er veel bezoekers voor genealogisch onderzoek. Het aantal informatieverzoeken per telefoon is niet exact bijgehouden, maar we constateren een dalende trend. Het aantal uitgeleende dossiers aan de aangesloten gemeenten en particuliere archiefvormers is met 85 iets afgenomen.

Digitale dienstverlening Via e-mail en telefoon hebben we bezoekers op weg geholpen bij het vinden van informatie op onze website en in andere bronnen. In totaal zijn maar liefst 1261 informatieverzoeken per e-mail beantwoord.

-

Maandag: 09:00 – 17:00 uur Dinsdag: 09.00 – 17.00 uur

De geregistreerde websitebezoeken en het aantal unieke paginaweergaves van gooienvechthistorisch.nl vertoonden in 2022 een afwijkend patroon ten opzichte van de cijfers in 2021. De oorzaak ligt bij een storing in de applicatie voor webanalyse. De bouwvergunningen van de gemeente Hilversum werden tot oktober 2022 actief gehost op een externe website. Vanaf oktober 2022 worden de bouwvergunningen van de gemeente Hilversum alleen beschikbaar gesteld via de raadpleegomgeving van gooienvechthistorisch.nl. We zijn in 2022 begonnen met het onderzoeken van de mogelijkheden van scanning-on-demand: digitalisering van archiefstukken op verzoek van de gebruiker. Dit is echter een bewerkelijk proces waarbij veel tijd van de archiefmedewerkers gevraagd wordt en waarbij financiële investeringen nodig zijn om deze vorm van dienstverlening structureel aan te kunnen bieden. De komende tijd brengen we de mogelijkheden verder in kaart. Vooralsnog worden scanverzoeken – met beperkte menskracht en apparatuur – incidenteel en op kleine schaal ingewilligd.

12

Social media

Dienstverlening

2022

2021

2020

Bezoeken website gooienvechthistorisch.nl Unieke pagina weergaves website gooienvechthistorisch.nl

19.500 (*)

45.500

37.000

404.000 (*)

730.400

547.400

Aktes op openarch.nl

11.000

14.340

9.200

Bezoeken studiezaal

300

227

200

Bezoekers studiezaal

133

85

-

Aangevraagde archiefstukken Uitgeleende dossiers

2906

1952

1934

85

118

-

Beantwoorde e-mails

1261

955

-

E-mails intern

187

-

-

E-mails extern

1074

-

-

Opheffen openbaarheid

14

20

44

Facebook volgers

597

439

14

Instagram volgers

9

-

-

(*) afwijking in aantallen i.v.m. storing web analytics.

In 2022 is het aantal volgers van de gezamenlijke Facebookpagina ‘Gooi & Vecht Historisch’ verder gegroeid van 439 naar 597. Wekelijks worden er berichten geplaatst, ofwel vanuit het Streekarchief ofwel vanuit het Gemeentearchief Gooise Meren en Huizen, over nieuwe aanwinsten, bijzondere foto’s of updates over de archiefdiensten. Via posts op social media wordt op een alternatieve manier aandacht gevraagd voor de collecties en archieven. Daarnaast is het voor de bezoekers een extra mogelijkheid om in contact te komen met de archiefdienst. Berichten over werkzaamheden in het archief, over de archiefmedewerkers en over de crowdsourcingsprojecten werden het meest geliket. Via de chatfunctie van Facebook zijn in 2022 ook vragen gesteld over de geschiedenis van het Gooi. In november is het Streekarchief gestart met Instagram onder dezelfde naam ‘Gooi & Vecht Historisch’. Met dit account hopen we meer mensen te bereiken, die nog niet bekend zijn met het archief.

Verhalenplatform Het verhalenplatform op de gezamenlijke website heeft in 2022 langzaam maar zeker gestalte gekregen. De aftrap was in oktober tijdens de maand van de geschiedenis. Met persoonlijke verhalen wordt extra kleur en context gegeven aan de geschiedenis van het Gooi en de Vechtstreek die is vastgelegd in de archieven. De eerste 7 verhalen, binnen het thema ‘Wat een ramp’, werden op 1 oktober op het platform geplaatst. In de maanden daarna werden er regelmatig verhalen bijgeplaatst, zowel door medewerkers van het Streekarchief als door bezoekers. 13

Een mooi voorbeeld vormt het verhaal ‘Pruisische troepen te ‘s-Graveland’ van meneer J.A. Hendriks. Dit verhaal gaat over de Patriottische en later de Pruisische troepen die rond 1780-1787 in 's-Graveland gelegerd waren. De aanwezigheid van deze troepen had een grote impact op de bevolking. Een relatief onbekend stukje uit de geschiedenis van 's-Graveland, maar een mooie aanvulling op de bronnen uit zowel het Gemeentearchief als het polderarchief van 's-Graveland. Eind 2022 is het Nederlands Vestingmuseum in Naarden aangehaakt bij het verhalenplatform. Zij publiceren regelmatig verhalen over de geschiedenis van het Gooi, die gebundeld onder het thema Vestingmuseum op ons platform verschijnen. Inmiddels staan er 29 verhalen op het verhalenplatform met 4 bijbehorende thema's. Het lezen meer dan waard.

Publieksactiviteiten Na de vele positieve reacties op de schilderijen in de studiezaal uit de collectie van de gemeente Hilversum, zijn er dit jaar meer voorwerpen uit deze collectie tentoongesteld op de studiezaal. Met dank aan erfgoedcollega Nora Bosscher heeft de studiezaal een kleine vitrine gekregen met een aantal historische voorwerpen uit de collectie van de gemeente Hilversum. De voorwerpen hebben raakvlakken met de geschiedenis van de Gooi en Vechtstreek.

medewerkers van de fabriek. De jeugd kon daarmee de radiomast van de NSF nabouwen. Voor het vierde deel van de boekenserie Architecten van Hilversum schreef collega Loes Knijn samen met auteur Max Cramer een hoofdstuk over architectuurfotograaf Cor Deul en zijn glasnegatieven uit de collectie van het Streekarchief. Op 16 december 2022 werd het boek gepresenteerd in de burgerzaal van het Raadhuis. In 2022 is regelmatig contact geweest met het regionale netwerk van erfgoedinstellingen, de historische kringen en stichtingen. Voor de vergadering van de Deelnemersraad van Tussen Vecht en Eem heeft de archivaris in november een korte lezing gehouden over de samenwerking tussen het Streekarchief Gooi en Vechtstreek en het Gemeentearchief Gooise Meren en Huizen. Teamleden van het Streekarchief hebben meegewerkt aan de Open Monumentendag van het Gemeentearchief Gooise Meren en Huizen op zondag 11 september 2022. Ruim 500 bezoekers hebben we mogen rondleiden in het voormalige burgerweeshuis.

Tijdens de maand van de geschiedenis werden een aantal kanonskogels tentoongesteld, die mogelijk zijn afgevuurd tijdens het Beleg van Naarden in 1813-1814. In december werden de kogels ingeruild voor een bouwdoos van de NSF. Deze bouwdoos werd met Sinterklaas uitgedeeld aan de

14

Tekening van de Kruislaan bij kruising met Middenweg in Blaricum, L.K.C. In november is het Streekarchief gestart met Instagram onder de naam ‘Gooi & Vecht Historisch’. Maker, 1910, Collectie François Renoù (SAGV233+24).

Herkenbare foto’s, zoals supermarkt Kijkgrijp, leveren veel reacties op.

15

Beheer archieven en collecties Een overzicht van de voornaamste aanwinsten en aanvullingen:

Verwerving Met de huidige formatie was het in 2022 niet mogelijk om proactief aan de slag te gaan met de acquisitie van particuliere archieven. Toch hebben we enkele bijzondere aanwinsten in ontvangst mogen nemen. In 2022 verkregen we naast enkele digitale documenten ook veel unieke papieren stukken, foto's en boeken. In het najaar werd het familiearchief van de familie Schipper geacquireerd. Dit archief bestrijkt de periode 16922019. De familie Schipper woonde destijds in Loosdrecht en Hilversum. Tussen de vele unieke stukken treffen we een fraai fotoalbum aan uit 1938, die de heer Jacob Schipper als technisch hoofdambtenaar bij de gemeente Hilversum ter gelegenheid van zijn 40-jarig ambtsjubileum van zijn collega's van de dienst Publieke Werken kreeg. Dit archief zal in 2023 worden geïnventariseerd.

• • •

SAGV418 Persoonlijk archief uit de ambtsperiode van voormalig burgemeester Broertjes van Hilversum, 2002-2022 SAGV420 Archief van de familie Schipper, 1692-2019 SAGV421 Archief van Hendrik Coenraad Jacob Schaap, 19211980

Beheer

2022

2021

Medewerkers

7

5

Vrijwilligers

2

0

Deelnemenede organisaties

6

6

Depots

4

4

Meter depotruimte in gebruik

2900

-

Tevens werden wij verrast met stukken over de Hilversumse Distributiedienst uit de Tweede Wereldoorlog. Deze stukken kwamen uit de nalatenschap van meneer Schaap, die daar werkzaam was. Samen met zijn collega's voorzagen zij onderduikers van distributiebonnen. Ook dit archief zal in 2023 geïnventariseerd worden.

Archiefblokken/toegangen

480

-

Beschreven inventarisnummers

180.000

-

Gedigitaliseerde beschreven inventarisnummers

80.000

-

Wij zijn erg blij dat particulieren ons blijven benaderen om archieven en archiefstukken te schenken. Deze archieven vormen een waardevolle aanvulling op de overheidsarchieven voor het reconstrueren van de geschiedenis van de regio.

Terabyte e-depot

1,0

-

Crowdsourcingsprojecten

9

8

Crowdsourcing-vrijwilligers

111

95

16

Analoog en digitaal beheer In 2022 zijn met ondersteuning van Docfactory de volgende archieven geïnventariseerd: • • • • • • •

SAGV099.1 Archief gemeentebestuur Blaricum, 1927-1979 SAGV060 Archief van het Dorpsbestuur van Hilversum, 14241850 SAGV131 Archief van het korps politie gemeente Hilversum, 1878-1995 SAGV160 A, B, C, D Archief gemeentebestuur Hilversum, 19401989 SAGV161 Eigendomsbewijzen gemeente Hilversum, 1860-1968 SAGV098.1 Archief gemeentebestuur en secretarie Laren, 19251989 SAGV150.9 Aanvulling op het archief van het gemeentebestuur van Loosdrecht en rechtsvoorgangers. 1752-2005

•

• • • •

SAGV251 Archief van de Stichting Federatieve Vrouwenraad Hilversum, voorheen Nederlandse Federatie voor Vrouwelijke Vrijwillige Hulpverlening, afdeling Hilversum, 1948-1997 SAGV255 Archief van de Perceelsgewijze kadastrale leggers van de gemeente Hilversum, 1896-1970 SAGV371 Archief van de Rooms-katholieke begraafplaats van de parochie Sint-Vitus te Hilversum, 1852-1927 SAGV207 Archief van de Oud-Katholieke Parochie Sint-Vitus te Hilversum, 1695-1988 SAGV363 Archief familie Renou, 1735-2011

Onderstaande archieven werden in de jaren 2021 en 2022 bewerkt en in 2022 voor publiek toegankelijk gemaakt op de website: • • •

SAGV025 Archief van De Gooische Schildersvereeniging te Laren, 1935-1991 SAGV159 Archief van de Vereeniging Beeldende Kunstenaars ‘Laren-Blaricum’, 1921-2021 SAGV206 Archief van Nederlandse Christelijke Bond van Overheidspersoneel afdeling Hilversum, voorheen Christelijke Gemeente Werkliedenvereniging “de Zaaier” onderafdeling van de Christelijke Gemeente-Werkliedenbond, 1906-1979

De fysieke delen van het bevolkingsregister uit de periode 18901920. Deze delen zijn begin 2022 gedigitaliseerd.

17

Crowdsourcing Vrijwilligers hebben ook in 2022 op afstand meegewerkt in de crowdsourcing-omgeving. Eind 2021 zijn 7 nieuwe crowdsourcing-projecten gestart die zich richten op het bevolkingsregister 1850-1860 van de gemeenten Ankeveen, Blaricum, ’s-Graveland, Hilversum, Kortenhoef, Laren en Nederhorst den Berg. In 2022 zijn deze 7 projecten allemaal afgerond. Halverwege het jaar werden de eerste 6 projecten afgerond en in december het zevende en tevens grootste project: het bevolkingsregister van de gemeente Hilversum. Daarnaast is er op kleine schaal verder gewerkt aan het project met de glasnegatieven van fotograaf Stevens. Voor 2023 zijn 8 nieuwe projecten gepland die zich richten op het bevolkingsregister 1860-1875 van de bij het Streekarchief aangesloten gemeenten en rechtsvoorgangers.

Digitaliseringsprojecten In 2022 is opnieuw geïnvesteerd in de digitalisering van veelgebruikte bronnen. De volgende (deel-) archieven zijn gescand en zullen vervolgens voor het publiek beschikbaar worden gesteld: •

• • •

Bevolkingsregisters van de gemeenten Ankeveen, Blaricum, ’sGraveland, Hilversum, Kortenhoef, Laren, Loosdrecht en Nederhorst den Berg over de periode 1875-1930 Diverse foto’s en dagboeken uit de 2e wereldoorlog Diverse oude negatieven en glasnegatieven uit de regio Hilversum Kerkbladen Lutherse gemeente over de periode 1926-2015

• • •

Kaart van de Noorderbegraafplaats te Hilversum Arrestantenregisters van Hilversum uit de 2e wereldoorlog Politierapporten van Hilversum over de periode 1925-1949 (dit project loopt door in 2023)

De focus ligt nu op het verbeteren van de vindbaarheid en toegankelijkheid van deze bronnen. Een aantal scans (zoals de bevolkingsregisters) zullen via crowdsourcing geïndexeerd worden.

Archiefbewaarplaats In 2022 zijn nieuwe dataloggers aangeschaft voor het monitoren van de temperatuur en luchtvochtigheid in de archiefbewaarplaatsen. Met de nieuwe dataloggers kunnen we de situatie nauwkeurig monitoren en de servicedienst voor het gebouwbeheersysteem inschakelen bij eventuele afwijkingen. De archiefbewaarplaatsen en de quarantaineruimte zijn volgens planning gereinigd en worden wekelijks gecontroleerd op ongedierte. Het klimaat in de depots wordt maandelijks gemonitord. De temperatuur en luchtvochtigheid vallen binnen de marges die gelden voor archiefbewaarplaatsen. De opslagcapaciteit in de depots is vooralsnog toereikend. Van de 4 km is nog 1,1 km aan plankruimte beschikbaar. In geval van fusie met het Gemeentearchief Gooise Meren en Huizen kan de ruimte mogelijk tijdelijk uitkomst bieden voor nog over te brengen archieven vanuit de andere archiefdienst waar de resterende ruimte inmiddels beperkt is. Voor de langere termijn zal – afhankelijk van de omvang van nog over te brengen papieren archief - naar alternatieve locaties moeten worden gezocht.

18

Externe opslag Een aandachtspunt betreft een grote hoeveelheid krantenleggers van lokale edities van de Gooi- en Eemlander over de periode 1953-2006 die sinds 2019 extern zijn opgeslagen. Het oorspronkelijke plan om deze kranten te digitaliseren is een kostbare aangelegenheid. Bovendien dient een deel van de leggers eerst te worden bestraald in verband met mogelijke aanwezigheid van schimmel. Er wordt gewerkt aan een adviesnota voor deze krantenleggers.

E-depot

krijgen van wat er zich onder de motorkap afspeelt; welke metadata er zijn en waar deze precies staan. Hierdoor hebben we nu de kennis vergaard om in 2023 een start te kunnen maken met het opschonen van de metadata. Ook zijn er op basis van deze kennis aanpassingen gedaan binnen de interface van het archiefbeheersysteem waardoor het voor onze medewerkers ook overzichtelijker werken is. De medewerkers hebben in 2022 verder gewerkt aan het verbeteren van de inrichting en toegangen in het archiefbeheersysteem. Met het team van het Gemeentearchief Gooise Meren en Huizen wordt toegewerkt naar een uniforme werkwijze.

Met de doorontwikkeling van de digitale infrastructuur, waaronder het edepot, zijn in 2022 te weinig vorderingen gemaakt. Vooralsnog ontbreekt het aan mensen, expertise en financiële middelen om deze urgente situatie aan te pakken. Desondanks zijn waar mogelijk wel stappen gezet. Zo is er verder gesleuteld aan het metadata-model, wordt er voor ons gewerkt aan een nieuwe verbeterde e-depot koppeling en staan de bouwtekeningen van Wijdemeren klaar om gepubliceerd te worden. Verder is er ook gewerkt aan het voorbereiden van een aantal digitale archieven voor opname in ons e-depot. In het licht van de beoogde fusie tussen de archiefdiensten blijft de voortgang in ontwikkeling van een gezamenlijk e-depot een belangrijk aandachtspunt.

Archiefbeheersysteem In 2022 is vooronderzoek gedaan in de aanloop naar het opschonen en uniformeren van de metadata in ons archiefbeheersysteem. Deze werkzaamheden zijn essentieel geweest om een zo goed mogelijk beeld te

Drie imkers op de Blaricumse bijenmarkt, v.l.n.r. J. Schenk uit Laren, D. Riemersma uit Jubbenga en H. v.d. Pelt uit Baarn, Jacques Stevens, 1955 (SAGV032.5+5527).

19

Tijdens de herinventarisatie van het archief van het korps politie van Hilversum hebben we een serie boekjes aangetroffen met daarin overzichten van gearresteerde personen uit de periode 1942 - januari 1946. In deze arrestantenregisters staan niet alleen de namen van de arrestanten, maar ook de reden van gevangenzetting.

20

Toezicht In januari 2022 is op initiatief van de archiefinspecteur van het Streekarchief Gooi en Vechtstreek waar nodig de informatie over toezichten adviestaken op de gezamenlijke website geactualiseerd. De jaarlijkse toezichtsrapportages zijn in juni/juli opgeleverd en vormden het vertrekpunt voor de verbeterplannen die door de informatiemanagers van de desbetreffende gemeenten zijn opgesteld. In 2022 is regelmatig overleg gevoerd op tactisch/operationeel niveau met de informatiemanagers en -adviseurs van Blaricum/Eemnes/Laren, Hilversum, Wijdemeren, de Regio Gooi en Vechtstreek en de Veiligheidsregio. Daarnaast zijn de jaarlijkse machtigingen tot vernietiging afgegeven. Voor Laren en Blaricum is de retrospectieve vervanging van bouwvergunningen een aandachtspunt. Bij Hilversum is een inventarisatie gaande van de registraties van omgevingsvergunningen in vakapplicaties en het zaaksysteem. In nauw overleg met Wijdemeren wordt gewerkt aan de afronding van de overbrenging van de bouw- en omgevingsvergunningen. Deze worden binnenkort via de website van het Streekarchief beschikbaar gesteld. De archiefinspecteur heeft aan de Veiligheidsregio advies uitgebracht over verbeterplannen en functiebeschrijvingen. De Regio Gooi en Vechtstreek is geadviseerd over de vervreemding van Veilig Thuis dossiers in verband met de aansluiting van Weesp bij Amsterdam.

In het kader van zogenaamde hotspots (gebeurtenissen met een impact op de samenleving) ligt er een taak voor de archiefdienst om hierover particuliere archieven in beeld te brengen. Voor aangesloten overheden is het zaak dat relevante informatie die verband houdt met deze hotspots duurzaam wordt bewaard. In gezamenlijkheid met het Gemeentearchief en aangesloten gemeenten wordt in hierover in 2023 nadere afstemming gezocht.

Tot slot: informatiebeheer bij het Streekarchief Als archiefdienst blijven we ook kritisch op onze primaire taakuitvoering en interne processen. In 2022 hebben we stappen kunnen zetten in het wegwerken van achterstanden in analoge archiefbewerking. Op het vlak van digitaal beheer zijn nog slagen te maken. In het najaar van 2022 is stapsgewijs de overgang naar de nieuwe digitale samenwerkomgeving van Hilversum van start gegaan. Werkplekken met vaste computers hebben plaatsgemaakt voor de aansluiting van laptops. De digitale werkomgeving is aan veranderingen onderhevig. Dat brengt diverse vraagstukken met zich mee. Voor gedegen kwaliteitszorg met betrekking tot deze digitale werkomgeving is de formatie niet toereikend. De focus is vooralsnog op het veiligstellen van de informatie voor de toekomst met een zo volledig mogelijke weergave van de processen van het Streekarchief Gooi en Vechtstreek.

21

•

Kaart van het Pruisische kamp tussen ’s-Graveland en Hilversum, 1787 (SAGV233+241). Uitgelicht in het verhaal ‘Pruisische troepen te ‘s-Graveland’.

22

Streekarchief Gooi en Vechtstreek POSTB U S 9 9 00 1 2 01 GM HILVER SUM B EZOEKA DR ES STAD SKA NTOOR

College van B & W Postbus 9900 1201 GM Hilversum Verzending via Zaaksysteem

OUDE E NG HWE G 2 3 OPEN IN GSTIJ DEN ST UDIEZ AAL: M AAN DA G EN DI NS DA G 9 . 0 0 -1 7 .0 0 TELEFOO NN UM M ER 0 35 – 62 9 2 64 6 E-M AIL: STR EEKAR C HIE F@ HILVER SUM . NL WWW. GO OIEN VEC HT HIS TOR ISC H. NL

DATUM ONS KENMERK

14 juli 2023 20230714 SAGV

UW BRIEF VAN UW KENMERK BSN BIJLAGEN BETREFT

KPI- rapportage informatie- en archiefbeheer 2022

Geacht college, Hierbij stuur ik u het inspectieverslag van het uitgevoerde toezicht op het archief- en informatiebeheer in de gemeentelijke organisatie over het jaar 2022. Deze rapportage geeft aan in hoeverre de gemeente voldoet aan de vereisten van de Archiefwet 1995 en bijbehorende regelgeving. Het algehele oordeel voor de gemeente over de kwaliteit van het archief- en informatiebeheer in 2022 wordt door mij evenals vorig jaar als ‘ruim voldoende’ bestempeld. Een resultaat met uitzicht op een goed resultaat volgend jaar. Artikel 8 van de over 2022 geldende Archiefverordening 2013 bepaalt dat het college verslag uitbrengt aan de raad over het uitgevoerde toezicht op de niet-overgebrachte archieven, d.w.z. archieven die nog bij de gemeente zelf berusten. Na vaststelling legt het college het verslag voor aan de raad, waarna het college het verslag voor het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) aanbiedt aan Gedeputeerde Staten van de provincie Noord-Holland. Graag ontvang ik uw reactie op dit verslag, en word ik geïnformeerd over uw verantwoording aan de gemeenteraad. Uiteraard ben ik bereid het verslag nader toe te lichten. Met vriendelijke groet,

Jacqueline Deknatel Gemeentearchivaris

Bijlage: KPI- inspectieverslag informatie- en archiefbeheer 2022

Toezichtverslag informatie- en archiefbeheer 2022 Gemeente Hilversum `

Opgesteld door:

Aan: Datum: Versie:

Streekarchief Gooi en Vechtstreek Jacqueline Deknatel-Bos, gemeentearchivaris, en Rob den Braasem, archiefinspecteur Het college van burgemeester en wethouders gemeente Hilversum 14juli 2023 Definitief

Streekarchief Gooi en Vechtstreek

Jaarverslag informatiebeheer gemeente Hilversum 2022

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Inleiding jaarverslag .................................................................................................................................... 1 Beoordeling Gedeputeerde Staten Noord-Holland...................................................................................... 1 De aangeleverde toezichtinformatie ........................................................................................................... 1 Beoordeling gemeentearchivaris................................................................................................................. 2 Aanbevelingen en verbeterpunten .............................................................................................................. 2 Toelichting beoordeling informatiebeheer met behulp van KPI-tabel..........................................................4 Verbonden partijen ................................................................................................................................... 16

1. Inleiding jaarverslag De gemeentearchivaris van uw gemeente brengt op grond van artikel 13 van de in 2022 geldende Archiefverordening van de gemeente Hilversum 2013 jaarlijks verslag uit aan het college over enerzijds het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en particulieren die zijn overgebracht naar, respectievelijk opgenomen in de archiefbewaarplaats en anderzijds het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archief-bewaarplaats. Het verslag schetst een beeld van de mate waarin de gemeente Hilversum voldoet aan de vereisten van de Archiefwet 1995 en regelgeving. Artikel 8 van de Archiefverordening bepaalt dat het college na vaststelling verslag uitbrengt aan de raad in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Aansluitend biedt het college het verslag voor het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) aan Gedeputeerde Staten van de provincie Noord-Holland aan. De rapportage richt zich op het jaar 2022. Dat betekent dat in 2023 bereikte resultaten en nieuwe ontwikkelingen niet zijn meegenomen.

De rapportage is opgesteld in samenwerking met medewerkers van het team ICT Recordmanagement, en is gebaseerd op een raamwerk van archiefKPI’s (kritische prestatie indicatoren) zoals deze zijn geformuleerd door de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG). De rapportage bevat een aantal aandachtspunten per KPI. Onder iedere KPI treft u tevens een aanbeveling of verbeterpunt. Deze punten zijn verzameld weergegeven onder punt 5. 2. Beoordeling Gedeputeerde Staten Noord-Holland In januari 2022 is de toezichtrapportage van de gemeente Hilversum over 2020 (2021) door de provincie Noord-Holland beoordeeld. Het oordeel voor de gemeente werd als ‘redelijk adequaat’ bestempeld. In 2022 heeft de provincie geen verificatiegesprek gehouden. Op basis van de voorliggende toezichtrapportage is de verwachting reëel dat de provincie haar oordeel over 2022 in stand zal houden. 3. De aangeleverde toezichtinformatie Op basis van opgevraagde toezichtinformatie, het ‘Verbeterplan informatie- en archiefbeheer 20222024’ naar aanleiding van de toezicht-rapportage over 2021 en een mondelinge uitvraag met medewerkers van het team ICT Recordmanagement is de voorliggende rapportage opgesteld. Hierin wordt geduid in hoeverre u voldoet aan de huidige wet- en regelgeving. Naast de door u

1

Jaarverslag informatiebeheer gemeente Hilversum 2022 toegezonden informatie is ook gebruik gemaakt van actuele documenten die al in ons bezit waren om zo een compleet en actueel beeld te kunnen geven van uw informatie- en archiefbeheer. 4. Beoordeling gemeentearchivaris De door u in 2022 aangeleverde reactie op de bevindingen en de aanbevelingen in het KPI-verslag over 2021 bevatte veel verbeterpunten en is ook door het CMT vastgesteld. Mijn beoordeling is dat de verbeterpunten per KPI worden opgepakt en al hebben geleid tot verbeteringen in de (kwaliteit van de) informatiehuishouding. Omdat het verbeterplan doorloopt tot 2024 moeten nog belangrijke verbeterpunten tot een goed einde worden gebracht. Vooral de door de provincie zwaar aangerekende vernietiging van digitale archiefbescheiden blijft nog een punt van aandacht. Een ander advies betreft een punt van aandacht met betrekking tot de afspraken met de Omgevingsdienst Flevoland, Gooi en Vechtstreek (OFGV). De OFGV is zorgdrager voor het informatie- en archiefbeheer, maar alleen voor wat betreft het ‘secretarie’ archief van de OFGV (oprichting, bestuur en bedrijfsvoering). Voor het overige te vormen archief gelden conform het Archiefbesluit de individuele verordeningen van de deelnemende gemeenten.

Dit leidt tot ingewikkelde procedures (lees uitstel of zelfs een risico op gegevensverlies) omtrent vervanging van de analoge archieven en de afspraken om de nieuwe landelijke standaard voor metadatering van overheidsinformatie (MDTO) in te voeren. Ondertussen werkt de OFGV nagenoeg wel volledig digitaal, maar blijft het analoge archief leidend. Het advies is om dit met het Dagelijks Bestuur van de OFGV en de andere deelnemers aan de Gemeenschappelijke Regeling te agenderen. Het algehele oordeel voor de gemeente over de kwaliteit van het archief- en informatiebeheer in 2022 wordt door mij als ‘ruim voldoende’ bestempeld. Een resultaat met uitzicht op een goed resultaat volgend jaar. 5. Aanbevelingen en verbeterpunten De volgende aanbevelingen en verbeterpunten zijn in deze toezichtrapportage opgenomen: • • • • • • • • •

Onderteken (en bekrachtig daarmee) de beheerregeling informatiebeheer 2023; Zorg voor de verdere uitwerking van de roadmap van de Visie op informatievoorziening; Formaliseer het Strategisch Informatie Overleg (SIO) overleg; Maak werk van het inlopen van de achterstand in vernietiging van digitale archiefbescheiden; Neem een e-depotoplossing mee tijdens de fusiegesprekken inzake de archiefdiensten en wijs deze aan als archiefbewaarplaats; Stel een crisisplan op voor de veiligstelling van objecten met een cultuurhistorische waarde tijdens calamiteiten; Controleer het calamiteitenplan op actualiteit; Stel een projectplan op voor het opstellen van het alomvattende overzicht van digitale archiefbescheiden binnen de gemeentelijke organisatie. Onderzoek de authenticiteit en context van de informatieobjecten met betrekking tot de Centric Leefomgeving; 2

Jaarverslag informatiebeheer gemeente Hilversum 2022 •

• • • • • • •

Borg de archief wettelijke eisen aan nieuw aan te schaffen of te vervangen systemen voor de toegankelijke digitale informatie en duurzaam digitaal informatiebeheer in het i-portfoliomanagement; Zorg voor opschoning (of afsluiting) van de (oude) netwerkschijven; Zorg voor een archiveerbare structuur en richtlijnen voor het gebruik van de Teamsomgevingen; Onderzoek hoe en op welk moment toegepaste encryptie (in ieder geval voor toekomstige overbrenging) wordt verwijderd; Betrek de toezichthouder voor advies en een machtiging vernietiging bij de uitfasering of migratie van een grote applicatie; Controleer het Handboek vervanging 2019 op actualiteit (bijv. selectielijst 2020, applicaties, procedures, etc.); Geef prioriteit en besteed meer aandacht aan de migratie van Key2Vergunningen naar Centric Leefomgeving; Ga met de Uitvaartstichting in gesprek over de waardering en vernietiging van informatie in de applicatie van leverancier Trobit.

3

Jaarverslag informatiebeheer gemeente Hilversum 2022 6. Toelichting beoordeling informatiebeheer met behulp van KPI-tabel Archief-KPI

1

Lokale Regelingen: voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen? Norm en weging

Analoog

Digitaal

2022

2022

- Toelichting - Te ondernemen actie?

1.1

Informatieverordening

a

Beschikt de gemeente over een geactualiseerde, door de gemeenteraad vastgestelde verordening inzake de archiefzorg die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving?

Voldoet

Voldoet

b

Is deze medegedeeld aan Gedeputeerde Staten?

Voldoet niet

Voldoet niet

1.2

Beheerregeling informatievoorziening Beschikt de gemeente over een door het college als archiefzorgdrager vastgestelde Beheerregeling informatiebeheer inzake het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte informatieobjecten en het beheer van de archiefbewaarplaats?

Voldoet

Voldoet

1.3

Strategisch Informatie Overleg (SIO) Heeft het college als archiefzorgdrager een Strategisch Informatieoverleg (SlO) ingesteld? Frequentie: minimaal 2x per jaar

Voldoet deels

Voldoet deels

Er is een CIO Concern Informatie Overleg, waarin het SIO is ondergebracht. De CISO (Jaap Huib van der Knaap), de concerndirecteur (Thomas Meester), de Afdelingsmanager Bedrijfsvoering (Maarten Frenk) en de Coördinator Recordmanagement (Ruben Stolk) maken deel uit van het Concern Informatie Overleg. De Gemeente/Streekarchivaris (Jacqueline Deknatel) heeft echter vooralsnog geen rol in het overleg, terwijl de archivaris als betrokkene wel een rol dient te hebben in een SIO.

1.4

Wijziging overheidstaken Treft het college als archiefzorgdrager voorzieningen omtrent de informatieobjecten bij opheffing, samenvoeging, splitsing of overdracht van taken aan een ander (tijdelijk) overheidsorgaan? Zo ja, welke?

Voldoet

Voldoet

Ja, er worden er voorbereidingen getroffen voor de overdracht van Waterbeheer Hilversum naar Waterschap Amstel, Gooi en Vecht in 2023.

4

In 2014 is de archiefverordening met terugwerkende kracht vastgesteld door de raad en deze was geldig van 1 januari 2013 tot 31 december 2022. Deze verordening is echter nooit gepubliceerd. Op 5 april 2023 is de herziene archief-verordening vastgesteld door de raad en gepubliceerd via iBabs. De ingangsdatum is 1 januari 2023. De archiefverordening 2013 is nooit gepubliceerd, de verordening van 2023 wel. Alsnog publiceren van de AV 2013 is mosterd na de maaltijd. In april 2023 is de beheerregeling informatiebeheer samen met de archiefverordening in procedure gegaan en vastgesteld door de raad. De archiefverordening is wel digitaal ondertekend, maar de beheerregeling is nooit ondertekend en daarmee derhalve nog niet formeel bekrachtigd.

Jaarverslag informatiebeheer gemeente Hilversum 2022 1.5

Visie- en/of beleidsplan Informatievoorziening Beschikt de organisatie over een visie- en/of beleidsplan waarin de strategische doelen en ontwikkelingen zijn beschreven (c.q. ‘stip aan de horizon’)?

1.6

Gemeenschappelijke regelingen en andere intergemeentelijke samenwerkingsvormen Treft het college als archiefzorgdrager, bij de instelling van een gemeenschappelijke regeling en andere samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert, voorzieningen omtrent de zorg voor de informatieobjecten? En zijn er praktische afspraken gemaakt over het informatieen archiefbeheer?

a

Voldoet

Voldoet deels

Er is een I-Visie (Visie op informatievoorziening) vastgesteld in september 2020, maar de doorvertaling naar formele strategische doelstellingen is divers. Er is wel sprake van een stip aan de horizon, maar de route om daar te komen is niet uitgewerkt. De visie is vertaald naar een operationele aanpak, maar de tussenlaag “ontbreekt”. Het opstellen van deze roadmap staat op de planning in 2023.

Voldoet

Voldoet

De verbonden partijen staan met een beschrijving van de regeling en ook de risico’s opgenomen in de Jaarstukken 2022. Zie ook hoofdstuk 7 in deze KPI-rapportage.

b

Zijn alle gemeenschappelijke regelingen waaraan de gemeente deelneemt opgenomen in het landelijke GRregister, en is er overzicht over de andere samenwerkingsverbanden waarin de gemeente participeert?

Voldoet

Voldoet

Ja.

1.7

Mandaatregeling archiefzorg Beschikt de gemeente over vastgestelde mandaten op grond van de Archiefwet, bedoeld om namens de zorgdrager besluiten te nemen, niet zijnde regelgeving in het stellen van regels?

Voldoet

Voldoet

Ja, het mandaatregister is vastgesteld op 16 maart 2021 en tevens gepubliceerd: https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-202189917.html

1.8

Uitbesteden archiefbeheer(staken) Worden er archiefbeheer(deel)taken uitbesteed? Indien (aspecten van) het archiefbeheer/ archiefbeheerstaken zijn uitbesteed aan een privaatrechtelijke partij of publiekrechtelijke partij, zijn hiervan dan dienstverleningsovereenkomsten waarin rekening gehouden wordt met de wettelijke gemeentelijke eindverantwoordelijkheid?

n.v.t.

n.v.t.

Er is geen sprake van externe archiefbeheertaken.

1.9

Publicatie en bekendmaking Doet de gemeente haar publicaties en bekendmakingen via DROP (Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties en/of op www.officielebekendmakingen.nl/gemeenteblad?