230215 - Nazorgonderzoek Vastgoedbeheer - Feitenrapport 20022023

Feitenrapport

Nazorgonderzoek Vastgoed rekenkamer Hilversum

feitenrapport opgesteld door Necker van Naem vastgesteld door rekenkamer Hilversum op 20 februari 2023

1

Inhoud 1

Inleiding ........................................................................................................................................... 3 1.1

2

3

4

5

Besluitvorming over het rekenkamerrapport uit 2017 ................................................................... 6 2.1

Besluitvorming over het rekenkamerrapport vastgoedbeheer .............................................. 6

2.2

Reacties op de conclusies en aanbevelingen .......................................................................... 7

Uitvoering van de aanbevelingen .................................................................................................... 9 3.1

Inbedding aanbevelingen in gemeentelijk beleid ................................................................... 9

3.2

Stand van zaken opvolging aanbevelingen ........................................................................... 12

3.3

Maatregelen naar aanleiding van de aanbevelingen ............................................................ 13

3.4

Verantwoording over de maatregelen .................................................................................. 14

Sturing en control van het vastgoedbeheer .................................................................................. 17 4.1

Verbeteringen ten aanzien van sturing en control ............................................................... 17

4.2

Werking van het huidige vastgoedbeheersysteem ............................................................... 22

Betrokkenheid van de raad bij het vastgoedbeheer ..................................................................... 26 5.1

6

Aanleiding en doelstelling van het onderzoek ........................................................................ 3

Betrokkenheid raad bij vastgoedbeheer ............................................................................... 26

Bijlagen .......................................................................................................................................... 30

1 Inleiding

1.1

Aanleiding en doelstelling van het onderzoek

Aanleiding De Rekenkamer Hilversum voert periodiek onderzoek uit naar de doorwerking van haar onderzoeksresultaten. Deze onderzoeken bieden inzicht in de mate waarin aanbevelingen van de rekenkamer opvolging krijgen en met welk effect. Met het uitvoeren van nazorgonderzoek helpt de rekenkamer de raad met de uitvoering van zijn controlerende taak. Centraal in dit nazorgonderzoek staat het onderzoek vastgoedbeheer uit 2017. De conclusies uit dit onderzoek waren als volgt: •

•

Door de gebrekkige informatie over de huidige en toekomstige behoefte aan vastgoed, heeft de raad geen zicht op de doeltreffendheid van het vastgoedbeheer: het is niet bekend of en zo ja hoe vastgoed kan en moet bijdragen aan het realiseren van de primaire beleidsdoelen van de gemeente Hilversum. Door de gebrekkige financiële informatie over de vastgoedportefeuille is er onvoldoende zicht op de doelmatigheid (kosten versus opbrengsten), het aantal objecten, de waarde en de financiële risico’s van de vastgoedportefeuille.

De rekenkamer formuleerde vijf aanbevelingen op het gebied van kaderstelling, doelmatigheid, sturingsinformatie, rol- en taakverdeling en systemische verbeteringen. De aanbevelingen luiden als volgt: 1.

2. 3. 4.

5.

Leg de overkoepelende kaders voor doeltreffendheid vast: welke primaire beleidsdoelen van de gemeente Hilversum moeten met vastgoed (mede) worden gerealiseerd, en wanneer worden organisaties aangemerkt als “maatschappelijke organisaties” die een beroep kunnen doen op de gemeente Hilversum voor huisvesting en wanneer niet? Stel de overkoepelende kaders voor doelmatigheid vast: wat mag het beheer van de vastgoedportefeuille kosten en wat moet het opleveren in financiële zin? Vraag het college om periodieke sturingsinformatie die aansluit bij de gestelde kaders. Stel een expliciete rolverdeling vast rond vastgoedbeheer: welke beheertaken vallen onder de bevoegdheid van het college en bij welke besluiten inzake vastgoed is advisering en/of besluitvorming van de raad nodig? Vraag het college om de vastgoed- en financiële informatie in Planon (of een vergelijkbaar Vastgoed Management Informatiesysteem) op orde te brengen en stel daarvoor de benodigde capaciteit beschikbaar.

Op 7 juni 2017 heeft de gemeenteraad van Hilversum bij besluit de conclusies en aanbevelingen van de rekenkamer overgenomen. Daarnaast is door middel van een amendement een besluitpunt toegevoegd. Het college werd hiermee verzocht een plan van aanpak te maken voor het uitvoeren van de aanbevelingen.

3

Doelstelling nazorgonderzoek De doelstelling van dit huidige onderzoek is het geven van inzicht in de opvolging en uitwerking van de aanbevelingen van het onderzoek vastgoedbeheer uit 2017. Hierbij wordt inzichtelijk gemaakt in hoeverre het college de besluitvorming van de raad heeft opgevolgd en uitvoering heeft gegeven aan de aanbevelingen en toezeggingen. Per aanbeveling wordt aangegeven wat de status van deze aanbeveling is en – indien mogelijk – wat het effect ervan is. Daarnaast is in het onderzoek specifiek aandacht voor de sturingsmogelijkheden van de raad. De rekenkamer inventariseert welke sturingsmogelijkheden de raad heeft en in hoeverre op dit vlak verbeteringen mogelijk zijn. In het onderzoek richten we ons op het vastgoedbeleid en de uitvoering daarvan. Hiertoe hebben we beleidsstukken over vastgoedbeleid, verhuurbeleid en onderhoud onderzocht. Beleidsinhoudelijke nota’s over andere domeinen waarin vastgoed een ondersteunende rol speelt (bijvoorbeeld onderwijs, gebiedsontwikkeling of sociaal domein) vallen buiten de scope van het onderzoek.

Vraagstelling De centrale vraag van dit nazorgonderzoek is: In hoeverre is door het college van burgemeester en wethouders uitvoering gegeven aan de besluitvorming door de raad naar aanleiding van de uitkomsten van het onderzoek Vastgoedbeheer uit 2017? Om de centrale vraag te beantwoorden is een aantal deelvragen geformuleerd. De deelvragen onder het kopje Uitvoering hebben betrekking op de mate waarin er opvolging is gegeven aan de eerder gedane aanbevelingen. De vragen onder het kopje Doorwerking gaan over het effect van genomen maatregelen en het huidige functioneren van het vastgoedbeheer. Uitvoering aanbevelingen 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Welke besluitvorming heeft plaatsgevonden over het rapport uit 2017? Wat waren de reacties van raad en college op de conclusies en aanbevelingen? Op welke wijze hebben de aanbevelingen een plek gekregen binnen het gemeentelijk beleid? Wat is de status van de opvolging van de verschillende aanbevelingen? Welke maatregelen zijn naar aanleiding van de aanbevelingen genomen en met welk effect? Hoe is er binnen de gemeente verantwoord over de genomen maatregelen en de behaalde resultaten?

Doorwerking 7. Hebben de genomen maatregelen geleid tot verbeteringen ten aanzien van (de sturing en control van) het vastgoedbeheer? 8. In hoeverre heeft de invoering van het nieuwe vastgoedbeheersysteem bijgedragen aan het doorvoeren van deze maatregelen? 9. Is het huidige vastgoedbeheersysteem op orde en actueel en biedt dit voldoende basis om te beheren, sturen en verantwoorden? 10. Op welke wijze en met welke regelmaat wordt de raad betrokken bij de vastgoedbesluiten en handelingen van het college en hoe ziet de raad dit terug in de verschillende P&Cdocumenten of andere actieve informatievoorziening? Nieuwe aanbevelingen ten aanzien van vastgoedbeheer 11. Welke aanbevelingen ten aanzien van het vastgoedbeheer kunnen nog worden gedaan?

4

Onderzoeksaanpak In de uitvoering van het onderzoek zijn de volgende stappen gezet. De rekenkamer heeft het college verzocht om door middel van een tabel een reactie te geven op de opvolging van de aanbevelingen. Deze tabel is getoetst aan de hand van de opgevraagde documenten. Vervolgens is een steekproef uitgevoerd om de doorwerking van de aanbevelingen in de praktijk te onderzoeken. De verantwoording van deze steekproef is opgenomen in bijlage 6. Om de bevindingen te toetsen en te verdiepen, zijn gesprekken gevoerd met de coördinator vastgoed en de teammanager vastgoed, de concerncontroller, de vastgoedcontroller, een medewerker VBS en de portefeuillehouder vastgoed. Ten slotte is een raadsgesprek gevoerd. Hiervoor waren alle fracties uitgenodigd. De fracties van CDA, SP, D66 en GroenLinks namen deel aan het gesprek. Leeswijzer Dit nazorgonderzoek richt zich op de uitvoering en doorwerking van de aanbevelingen uit het rekenkameronderzoek van 2017. Dat gebeurt aan de hand van deelvragen, die één voor één in het rapport worden behandeld. Het rapport is opgedeeld in zes hoofdstukken. In het eerste hoofdstuk geven we een inleiding op het onderzoek. In het tweede hoofdstuk geven we antwoord op de deelvragen die gaan over de besluitvorming en de reactie van het college en de raad op het rekenkamerrapport uit 2017.

In het tweede hoofdstuk gaan we in op de besluitvorming over het rekenkameronderzoek 2017 . Het derde hoofdstuk gaat over de uitvoering van de aanbevelingen van het rekenkameronderzoek 2017. Het vierde hoofdstuk heeft betrekking op de sturing en control van het vastgoed. In hoofdstuk 5 geven we inzicht in de betrokkenheid van de raad bij het vastgoedbeheer. Om de leesbaarheid van het rapport te vergroten worden de aanbevelingen uit 2017 in de lopende tekst als volgt met een nummer en een korte omschrijving aangeduid: # Aanbeveling 1 Leg de overkoepelende kaders voor doeltreffendheid vast: welke primaire beleidsdoelen van de gemeente Hilversum moeten met vastgoed (mede) worden gerealiseerd, en wanneer worden organisaties aangemerkt als “maatschappelijke organisaties” die een beroep kunnen doen op de gemeente Hilversum voor huisvesting en wanneer niet? 2 Stel de overkoepelende kaders voor doelmatigheid vast: wat mag het beheer van de vastgoedportefeuille kosten en wat moet het opleveren in financiële zin? 3 Vraag het college om periodieke sturingsinformatie die aansluit bij de gestelde kaders.

4 Stel een expliciete rolverdeling vast rond vastgoedbeheer: welke beheertaken vallen onder de bevoegdheid van het college en bij welke besluiten inzake vastgoed is advisering en/of besluitvorming van de raad nodig? 5 Vraag het college om de vastgoed- en financiële informatie in Planon (of een vergelijkbaar Vastgoed Management Informatiesysteem) op orde te brengen en stel daarvoor de benodigde capaciteit beschikbaar.

Omschrijving in de tekst Kaders voor doeltreffendheid

Kaders voor doelmatigheid

Periodieke sturingsinformatie Rolverdeling vastgoedbeheer

Vastgoedbeheersysteem op orde

5

2 Besluitvorming over het rekenkamerrapport uit 2017 In dit hoofdstuk beantwoordt de rekenkamer de volgende deelvragen uit het onderzoek: 1. Welke besluitvorming heeft plaatsgevonden over het rapport uit 2017? 2. Wat waren de reacties van raad en college op de conclusies en aanbevelingen? Samenvatting bevindingen: -

-

-

2.1

Het rekenkamerrapport werd in een commissievergadering op 1 juni en een raadsvergadering op 7 juni behandeld. In de reacties op het rekenkamerrapport vanuit de fracties werden de conclusies en aanbevelingen van de rekenkamer onderstreept. In de reactie van het college op het rekenkamerrapport werd het belang van het op orde brengen van de vastgoedadministratie eveneens onderstreept. Daarnaast lichtte het college toe welke verbeteringen reeds in gang waren gezet, mede op basis van een eerder 213a-onderzoek naar de aan- en verkoop van vastgoed. De raad besloot alle conclusies en aanbevelingen over te nemen en droeg het college daarnaast op om een Plan van Aanpak op te stellen voor de uitwerking van de aanbevelingen van de rekenkamer. Het college gaf hier vier maanden later gehoor aan door het project ‘Basis op orde’ aan de raad te presenteren, waarin de prioriteit werd gegeven aan het inrichten en vullen van een nieuw vastgoedbeheersysteem.

Besluitvorming over het rekenkamerrapport vastgoedbeheer

Deelvraag 1. Welke besluitvorming heeft plaatsgevonden over het rapport uit 2017? In deze paragraaf wordt op chronologische wijze het verloop en de inhoud van de besluitvorming over het rekenkamerrapport uit 2017 in de raad beschreven. Behandeling van het rekenkamerrapport Vastgoedbeheer Op 1 juni 2017 wordt het rekenkamerrapport Vastgoedbeheer in een commissievergadering besproken. In reactie op de conclusies van het rapport benadrukken de fracties het belang van het op orde brengen van de administratie en het scheppen van duidelijkheid over strategisch en nietstrategisch vastgoed en maatschappelijk vastgoed. Daarnaast wil de raad dat er een termijn wordt gesteld voor de opvolging van aanbevelingen van de rekenkamer. In deze commissievergadering geeft de portefeuillehouder namens het college aan dat een jaar eerder, in 2016, ook een 213a-onderzoek naar vastgoed is uitgevoerd. De conclusies uit dat onderzoek sluiten deels aan bij de conclusies van de rekenkamer. Het college heeft daarom al een start gemaakt met het vaststellen van spelregels voor de aan- en verkoop van onroerend goed en de verkoop van vastgoed dat niet voldoet aan de gemeentelijke ambities (vastgoed dat niet faciliterend is aan het realiseren van gemeentelijke doelen), door middel van jaarlijkse tranches.

De portefeuillehouder ziet het rekenkameronderzoek als aanmoediging om de reeds ingezette lijn door te zetten. Concreet stelt het college zich ten doel om de vastgoedadministratie op 1 januari 2018 op orde te hebben.

6

Aanvullende reactie van het college na de commissiebehandeling Op 6 juni 2017 stuurt de portefeuillehouder een aanvullende brief1 naar aanleiding van de commissiebehandeling. In deze brief licht de portefeuillehouder de dilemma's omtrent het al dan niet verkopen van vastgoed toe en gaat hij verder in op de overwegingen van het college ten aanzien van de aanbevelingen van de rekenkamer. Volgens het college hangen de aanbevelingen 2 (doelmatig beheer), 3 (periodieke sturingsinformatie) en 5 (op orde brengen vastgoedadministratie) nauw met elkaar samen. Het op orde brengen van de administratie heeft de hoogste prioriteit en zal leiden tot mogelijkheden om de andere aanbevelingen uit te werken. In de brief zegt de portefeuilehouder toe dat hij in het eerste kwartaal van 2018 een overzicht kan bieden van alle in bezit zijnde panden. Dit kan aangevuld worden met inzicht in kosten en opbrengsten. Aanvullend wordt in de brief de huidige werkwijze ten aanzien van de verkoop en verhuur van vastgoed toegelicht. Tot slot schetst de portefeuillehouder de werkwijze waarop hij (in samenspraak met de raad) wil komen tot kaders voor maatschappelijk vastgoed. Besluitvorming over het rekenkamerrapport in de raadsvergadering Het rapport wordt op 7 juni 2017 in de raadsvergadering besproken. Door middel van het raadsvoorstel stemt de raad in met de conclusies en aanbevelingen van het onderzoek.

De raad neemt de opgestelde conclusies en aanbevelingen van de rekenkamer over door middel van een raadsbesluit. Wel benadrukt zij het belang van concrecte vervolgacties. Om dit vorm te geven wordt een amendement (A17/23) ingediend en aangenomen. Door middel van dit amendement wordt aan het raadsvoorstel een beslispunt toegevoegd, als volgt: Het college op te dragen: 1. Een concept PIan van Aanpak op te stellen voor het uitvoeren van de aanbevelingen 1 tot en met 5 van de rekenkamer; 2. In dit Plan onder andere op te nemen: o Een voorgestelde volgorde van uitvoering van de aanbevelingen o De voorgestelde wijze van uitvoering o De financiële consequenties o Een mijlpalenplanning 3. Dit concept Plan van Aanpak uiterlijk in november 2017 aan de commissie Economie en Bestuur aan te bieden en vervolgens te laten vaststellen door de raad. Aanvullend doet de wethouder de toezegging dat hij in september 2017 in een beeldvormende sessie met de raad over het onderwerp van gedachten wil wisselen en in november 2017 met een verdere planning komt voor de uitvoering van de aanbevelingen van de rekenkamer.

2.2

Reacties op de conclusies en aanbevelingen

Deelvraag 2. Wat waren de reacties van raad en college op de conclusies en aanbevelingen? In deze paragraaf worden de reacties van de raad en het college op het rekenkamerrapport omschreven. De raad neemt conclusies en aanbevelingen over en scherpt deze aan Zoals eerder omschreven stemt de raad in met de conclusies en aanbevelingen en scherpt hij deze aan met een amendement. Dit amendement is in lijn met de primaire reactie van de raad dat de

1 Gemeente Hilversum (2017), Wethoudersbrief n.a.v. behandeling rekenkameradvies in de commissie Economie & Bestuur van 1 juni 2017

7

aanbevelingen een duidelijk vervolg moeten krijgen. Er is behoefte aan een concreet plan van aanpak. Reactie college op het rapport In de bestuurlijke reactie geeft het college aan dat het zich in belangrijke mate in de conclusies herkent en de aanbevelingen overneemt. Wel schetst het college kanttekengen bij de eerste aanbeveling. Het geeft aan dat de belangrijkste kaders voor beheer en verhuur van het vastgoed vastgelegd zijn en de kaders voor voor maatschappelijke organsaties helder zijn. Aanvullend geeft het college op 7 december 2017 een reactie op het verzoek van de raad om de aanbevelingen van de rekenkamer uit te werken in een plan van aanpak. Met het project Basis op Orde geeft het college gedeeltelijk gevolg aan dit verzoek. Binnen dit project ligt de prioriteit bij het inrichten en vullen van een nieuw te selecteren vastgoedbeheersysteem (VBS). Aanvullend benadrukt het college in de brief dat het bezit van vastgoed geen doel op zich is. Er zal dan ook toegewerkt worden naar een verkoopprogramma.

8

3 Uitvoering van de aanbevelingen In dit hoofdstuk beantwoordt de rekenkamer de volgende deelvragen uit het onderzoek: 3. 4. 5. 6.

Op welke wijze hebben de aanbevelingen een plek gekregen binnen het gemeentelijk beleid? Wat is de status van de opvolging van de verschillende aanbevelingen? Welke maatregelen zijn naar aanleiding van de aanbevelingen genomen en met welk effect? Hoe is er binnen de gemeente verantwoord over de genomen maatregelen en de behaalde resultaten?

De bevindingen worden per deelvraag gepresenteerd. Samenvatting bevindingen: -

-

-

-

-

3.1

Voor de vijf aanbevelingen geldt dat ze deels zijn uitgevoerd. Aanbevelingen hebben op de volgende wijze een plek gekregen in het vastgoedbeleid of de organisatie van het vastgoedbeheer: nieuwe nota grond- en vastgoedbeleid (aanbeveling 1,2,4), Mandaat-, Volmacht- en Machtigingsbesluit 2021 (aanbeveling 4) en het project Basis op Orde (aanbeveling 5). Aanbeveling 3 heeft geen expliciete plek in het beleid gekregen. De raad krijgt sturingsinformatie via de P&C-documenten. Tussen 2020 en 2022 is deze informatie steeds meer uitgebreid. Concrete maatregelen die naar aanleiding van de aanbevelingen zijn genomen, zijn: opstellen van nieuwe kaders en spelregels, werken met verkooptranches, vastgoedbeheersysteem (VBS) is ingevuld en onderhoudsplanning is geactualiseerd. Effecten van het doorvoeren van de aanbevelingen die zijn geconstateerd: kaders voor doeltreffendheid en doelmatigheid zijn vastgesteld, er is een proces rondom aan- en verkoop vastgoed, inzicht in de huidige vastgoedportefeuille is verbeterd en de verantwoording is verbeterd. Voor de aanbevelingen geldt dat minder aandacht is besteed aan: koppeling met de primaire beleidsdoelstellingen, de verduurzaming van het vastgoed, (verdere) uitwerking van het vastgoedbeleid en het meenemen van de raad in de toelichting op en toepassing van de beslisboom voor aan- en verkoop vastgoed.

Inbedding aanbevelingen in gemeentelijk beleid

Deelvraag 3: Op welke wijze hebben de aanbevelingen een plek gekregen binnen het gemeentelijk beleid? In deze paragraaf wordt per aanbeveling toegelicht in hoeverre deze een plek heeft gekregen in het gemeentelijk beleid. Bij aanbeveling 1 wordt de (vernieuwde) nota grond- en vastgoedbeleid in zijn geheel toegelicht. Aanbeveling 1. Kaders voor doeltreffendheid Aankondiging vernieuwing nota grond- en vastgoedbeleid Met een raadsinformatiebrief2 is de raad in november 2018 geïnformeerd over het totstandkomingsproces van de nieuwe nota grond- en vastgoedbeleid, waarin de kaders voor de 2 Gemeente Hilversum (2018), RIB 67 inzake Start ontwikkeling vastgoed- en grondbeleid 2019-2023

9

doeltreffendheid3 van het vastgoedbeleid worden geschetst. De planning is om deze in 2019 gereed te hebben. Het wordt een gecombineerde nota; zowel grond- als vastgoedbeleid krijgt hierin een plek. In de brief wordt een aantal uitgangspunten voor het vastgoedbeleid genoemd: • Maatschappelijk rendement en zichtbare ruimtelijke kwaliteitsverbetering in de stad moeten centraal staan bij de inzet van vastgoed en grond; • De kernportefeuille vastgoed en grond zal worden ingezet vanuit de gedachte ‘Geen vastgoed en grond, tenzij’; • Panden en grond die niet nodig zijn voor het bijdragen aan gemeentelijke doelstellingen worden afgestoten; • Panden en grond met maatschappelijk nut krijgen juist een actieve aanpak. Daarmee wordt de totale portefeuille, nu bestaande uit ongeveer 700 locaties, kleiner van omvang, maar groter van betekenis; • Een belangrijk onderdeel van het beheren van de kernportefeuille is het verduurzamen van gemeentelijk vastgoed. Het vastgoed voor eigen gebruik (bijvoorbeeld huisvesting bestuur en personeel) krijgt daarbij de eerste prioriteit. De rest van het gemeentelijk vastgoed wordt gelabeld (bijvoorbeeld ‘onderwijshuisvesting’ of ‘monument’). Aan ieder label wordt vervolgens een verduurzamingsambitie gekoppeld.

Raad geeft reactie op nota grond- en vastgoedbeleid en stuurt met amendementen In de commissievergadering van november 2019 reageert de raad op de voorgestelde nota grond- en vastgoedbeleid. De raads- en commissieleden uiten tevredenheid over de nota. Onderwerp van gesprek is de kaderstellende rol van de raad in het vervolg, bijvoorbeeld bij de door het college toegezegde uitwerkingsnota (T19/156). In de raadsvergadering van 11 december 2019 wordt de nota grond- en vastgoedbeleid ter besluitvorming voorgelegd aan de raad. Tijdens deze vergadering wil een aantal fracties meer kaders meegeven en wordt bijvoorbeeld langer gesproken over de reserve stedelijke ontwikkeling. In totaal worden vijf amendementen ingediend. De aangenomen amendementen voegen toe dat randvoorwaarden meegegeven moeten worden bij de inzet van een bestemmingsreserve stedelijke ontwikkeling en bieden aanscherping van de rolverdeling tussen raad en college bij deelname aan een privaatrechtelijke of gemeenschappelijke regeling. Vastgestelde nota grond- en vastgoedbeleid stelt kaders langs vier onderwerpen In de vastgestelde nota worden de beleidsdoelen omschreven en wordt hierop een nadere toelichting gegeven. De nota gaat in op vier onderwerpen; per onderwerp worden de kaders voor de uitvoering toegelicht: 1.

Gemeentelijke vastgoedportefeuille: De gemeente gaat uit van kleinere omvang van de vastgoedportefeuille. Deze portefeuille kan maatschappelijk van grote betekenis zijn omdat bewust is gekozen voor het behouden of verwerven van deze objecten. Binnen het vastgoed wordt bewust gekozen voor kernvastgoed (wettelijke taken) en ondersteunend vastgoed (maatschappelijke taken en gebiedsontwikkelingen). 2. Situationeel vastgoedbeleid – keuzes maken: Op basis van onderstaande stellingen wordt bepaald welke objecten tot de voorraad kernvastgoed en ondersteunend vastgoed behoren: - Panden en grond die niet bijdragen aan gemeentelijke doelstellingen worden afgestoten. - Panden en grond met maatschappelijk nut worden behouden en hierbij neemt de gemeente een actieve houding aan. - De gemeente verwerft (koop of huur) panden en grond die een strategische positie innemen voor het realiseren van gemeentelijke doelstellingen.

3 Met doeltreffendheid wordt bedoeld: welke primaire beleidsdoelen moeten (mede) door vastgoed worden gerealiseerd?

10

Bovenstaande afwegingen zijn uitgewerkt in een beslisboom (zie bijlage 1 van dit rapport). 3. Beheer en verhuur gemeentelijke vastgoedportefeuille: Uitgangspunt voor het verhuurbeleid bij gemeentelijk vastgoed is zakelijkheid en transparantie. De gemeente gaat uit van het hoogst mogelijke (maatschappelijke) rendement. De huurprijs van maatschappelijk vastgoed moet minimaal kostendekkend zijn. In de (nog op te stellen) uitwerkingsnota Vastgoed wordt onderzocht wat de mogelijkheden zijn om voor maatschappelijke gebouwen over te gaan naar een marktconforme huur met eventueel subsidie als tegemoetkoming. Intern wordt getoetst op juridische kaders bij verhuur, bijvoorbeeld de Wet markt en overheid. Voor commerciële huurders geldt een marktconforme huur. Deze wordt door een taxatie vastgesteld. 4. Verduurzaming gemeentelijke vastgoedportefeuille: Een belangrijk onderdeel van het beheren van de portefeuille is het verduurzamen van gemeentelijk vastgoed. Het vastgoed voor de eigen bedrijfsvoering krijgt daarbij de prioriteit. De gemeente Hilversum kiest ervoor om bij verkoop van vastgoed de wettelijke verplichtingen voor verduurzaming op te leggen. Voor af te stoten woningen wordt ten minste het advies meegegeven om de woning aardgasvrij te maken. Aanbeveling 2.

Kaders voor doelmatigheid De kaders voor de doelmatigheid4 van het vastgoedbeleid zijn omschreven in de nota grond- en vastgoedbeleid. De kaders die gelden zijn: -

Actief verkoopbeleid om panden die niet bijdragen aan de doelstellingen tegen een marktconforme prijs te verkopen. Actief aankoopbeleid om panden te verwerven in het kader van gebiedsontwikkelingen. Voor verhuur geldt een kostendekkende huur voor maatschappelijke vastgoed en een marktconforme huur voor commerciële partijen.

Er zijn geen kaders opgesteld voor de doelmatigheid van het vastgoedbeheer: bijvoorbeeld kaders voor de kosten van het beheer (bijvoorbeeld overhead). Aanbeveling 3. Periodieke sturingsinformatie Het verstrekken van periodieke sturingsinformatie is niet opgenomen in de beleidskaders. In de praktijk blijkt dat sturingsinformatie beschikbaar is via rapportages vanuit VBS. Uit de P&Cdocumenten blijkt dat de sturingsinformatie op het gebied van vastgoed vanaf 2020 uitgebreider is geworden.

Aanbeveling 4. Rolverdeling vastgoedbeheer De rolverdeling van het vastgoedbeheer wordt toegelicht in de nota grond- en vastgoedbeleid. Daarin is een tabel opgenomen waarin de bevoegdheden van de raad en het college expliciet gemaakt worden. Deze tabel is zichtbaar in bijlage 2. Kernpunten uit deze rolverdeling zijn, dat er collegevoorstellen opgesteld worden bij de verkoop van vastgoed en kredietaanvragen bij de raad worden ingediend bij de aankoop of maatregelen ter verduurzaming van het vastgoed.

4 Met kaders voor doelmatigheid wordt bedoeld: kaders die aangeven hoeveel het vastgoedbeheer mag kosten en moet opleveren in

financiële zin.

11

Aanbeveling 5. Vastgoedbeheersysteem op orde De beleidskaders voor het vastgoedbeheersysteem zijn niet gewijzigd. Het vastgoedbeheersysteem zelf is wel aangepast. Dit is onderdeel geweest van de uitvoering van het project ‘Basis op orde’.

3.2

Stand van zaken opvolging aanbevelingen

Deelvraag 4: Wat is de status van de opvolging van de verschillende aanbevelingen? In deze paragraaf wordt per aanbeveling beschreven wat de status is van de opvolging van de aanbeveling. Aanbeveling 1. Kaders voor doeltreffendheid De aanbeveling is deels opgevolgd. De gemeente heeft de nota grond- en vastgoedbeleid in 2019 herzien. De koppeling met de primaire beleidsdoelen wordt in de nota grond- en vastgoedbeleid echter niet beschreven. In de aanbeveling is opgenomen dat het wenselijk is om toe te lichten wanneer organisaties als “maatschappelijk organisaties” aangemerkt kunnen worden. In de nota wordt hierover het volgende aangegeven: “Het betreft accommodaties waarin functies worden gehuisvest, die ondersteunend zijn aan de beleidsdoelen van de gemeente. Veelal gaat het om vastgoed en gronden met een maatschappelijk karakter.” Deze omschrijving lijkt helder, maar in de praktijk wordt binnen de gemeente geen directe koppeling gemaakt tussen deze beleidsdoelen en de vastgoedkaders. Zo zijn binnen VBS losse objecten niet gekoppeld aan beleidsdoelstellingen of programma’s en wordt er in beleidsdocumenten niet verwezen naar de behoeften op het gebied van vastgoed. Tijdens de behandeling van de nota grond- en vastgoedbeleid in de commissie van november 2019, is een uitwerkingsnota vastgoedbeleid toegezegd door het college (T19/156).

Het voorstel Verkoop niet-strategische panden 2021-2022 wordt door het college beschouwd als de uitwerkingsnota5. In dit voorstel staat beschreven dat het verkoopvoorstel het eerste deel vormt van de uitwerking van de Uitwerkingsnota Vastgoed.6 Wat een volgend deel van de uitwerking is, blijkt niet uit het voorstel. Het verkoopvoorstel is op 3 mei 2021 door het college vastgesteld. Het voorstel Verkoop nietstrategische panden 2021-2022 is niet ter besluitvorming aan de raad voorgelegd en ook niet met de raad gedeeld, dit in tegenstelling tot de toezegging van het college bij de behandeling van de nota grond- en vastgoedbeleid in de raadscommissie van november 2019 (T19/156). Aanbeveling 2. Kaders voor doelmatigheid De aanbeveling is deels opgevolgd. Het vastgoedbeheersysteem (VBS) geeft inzicht in de stand van zaken van het vastgoedbeheer. Wel moeten er handmatige koppelingen worden gemaakt om de doelmatigheid te bepalen. Aanvullend is het college nog bezig met de uitvoering van verschillende acties die de doelmatigheid van het vastgoedbeheer moeten verbeteren. Zie hiervoor de beantwoording onder deelvraag 5. Aanbeveling 3. Periodieke sturingsinformatie De aanbeveling is deels opgevolgd. Het college heeft naast de P&C-documenten geen aparte documenten met sturingsinformatie over het vastgoedbeheer opgesteld. Wel is door het op orde brengen van de administratie van het

5 Bron: ambtelijk wederhoor d.d. 7 februari 2023 6 Verkoopvoorstel voor de niet-strategische objecten 2021-2023, mei 2021, gemeente Hilversum.

12

vastgoedbeheer meer sturingsinformatie beschikbaar gekomen. Deze wordt opgenomen in de P&Cdocumenten en in raadsinformatiebrieven over de verkoop van vastgoed. Aanbeveling 4. Rolverdeling vastgoedbeheer De aanbeveling is deels opgevolgd. De rolverdeling tussen raad en college is toegelicht in de nota grond- en vastgoedbeleid en vormt onderdeel van de beslisboom. Kanttekening hierbij is dat in de beslisboom weliswaar de afweging “wil de raad hier beleid voor” is opgenomen, maar niet duidelijk is in hoeverre en wanneer deze vraag aan de raad wordt voorgelegd. De rolverdeling tussen het team Vastgoed en de beleidsafdelingen is niet concreet uitgewerkt. Aanbeveling 5. Vastgoedbeheersysteem op orde De aanbeveling is deels opgevolgd. Het VBS is ingericht en er is voldoende ambtelijke capaciteit7, maar nog niet alle koppelingen zijn uitgewerkt. Het gemeentelijke vastgoed (gebouwen en gronden) is volledig opgenomen in het vastgoedbeheersysteem. De volledige koppeling met het financiële systeem en de onderhoudsplanning is nog niet voltooid. De ambtelijke organisatie heeft inzet gepleegd om de vastgoedportefeuille op orde te brengen met het VBS. Het inzicht dat hiermee ontstaat ten aanzien van de basistaken is op het gebied van vastgoedbeheer volledig. Het inzicht op het gebied van onderhoud, financiën en duurzaamheid zou nog verder uitgewerkt kunnen worden.

Uit interviews en de steekproef komt naar voren dat er aanvullende wensen zijn om het systeem en de koppeling met andere systemen te optimaliseren, de eventuele mogelijkheden hiervoor zijn in beeld bij het team.

3.3

Maatregelen naar aanleiding van de aanbevelingen

Deelvraag 5: Welke maatregelen zijn naar aanleiding van de aanbevelingen genomen en met welk effect? In deze paragraaf wordt per aanbeveling omschreven welke maatregelen zijn genomen en tot welk effect deze maatregelen hebben geleid. Aanbeveling 1. Kaders voor doeltreffendheid De eerste maatregel die is genomen naar aanleiding van aanbeveling 1 is het opstellen van de nieuwe nota grond- en vastgoedbeleid. Het effect hiervan is dat er kaders zijn gesteld ten aanzien van doeltreffendheid. Naar aanleiding van deze kaders zijn er nadere maatregelen genomen. Bijvoorbeeld ten aanzien van het afstoten van het vastgoed. Dit is uitgewerkt in het Verkoopvoorstel van niet-strategische objecten 2021-2023. Dit voorstel is tot stand gekomen in afstemming met beleidsafdelingen. In hoofdstuk 4 van dit rapport wordt de werkwijze rondom de verkoop van vastgoed verder toegelicht. Een maatregel die is uitgebleven is de koppeling van het vastgoed aan concrete primaire beleidsdoelen. Aanbeveling 2. Kaders voor doelmatigheid De eerste maatregel die is genomen naar aanleiding van aanbeveling 1 is het opstellen van de nieuwe nota grond- en vastgoedbeleid. Het effect hiervan is dat er kaders zijn gesteld ten aanzien van doelmatigheid. Het effect van het uitvoeren van deze kaders is dat de vastgoedobjecten correct geregistreerd zijn in VBS. Dit biedt een overzicht van de huidige vastgoedportefeuille.

Het systeem is gebruiksvriendelijk en is (indien gewenst) ook voor medewerkers zonder kennis van vastgoed op 7 Een overzicht van de huidige ambtelijke capaciteit is opgenomen in bijlage 2

13

eenvoudige wijze te raadplegen. Het bieden van inzicht in kosten en opbrengsten is middels VBS per object mogelijk, aanvullend kunnen exports gemaakt worden voor overkoepelend inzicht, bijvoorbeeld per objectsoort. De koppeling met het financiële systeem (Key2Financiën) vindt deels handmatig plaats. Doelmatigheidsaspecten waarop momenteel minder gestuurd wordt, zijn: directe koppeling met beleidsdoelstellingen per object, inzicht in duurzaamheidsdoelstellingen en inzicht in bezettingsgraad van het vastgoed. Aanbeveling 3. Periodieke sturingsinformatie Een maatregel die is genomen om de sturingsinformatie te verbeteren, is het op orde brengen van de vastgoedadministratie in het VBS. Het effect hiervan is dat het college meer aandacht besteedt aan de verantwoording over het vastgoedbeheer. Een tweede effect is dat de sturingsinformatie uitgebreider is ten opzichte van de periode vóór 2020. Aanvullend informeert het college de raad actief bij de verkoop en aankoop van vastgoed. Op verzoek is aanvullend specifieke sturingsinformatie beschikbaar. Aanbeveling 4. Rolverdeling vastgoedbeheer Met het opnemen van de rolverdeling in 2019 in de nota grond- en vastgoedbeleid, zijn de rollen geëxpliciteerd. Ook zijn de werkprocessen in de interne organisatie ontwikkeld. Het proces ‘verkoop vastgoed’ is beschreven in gemeentelijke model Engage Modeller.

Voor alle andere werkprocessen geldt dat deze zijn beschreven in Excel, maar nog niet omgevormd en aangepast zijn naar Engage Modeller. Aanbeveling 5. Vastgoedbeheersysteem op orde Het aankopen en inrichten van het VBS was voor het college na het rekenkamerrapport de eerste prioriteit. Deze maatregel is dan ook genomen. Zoals eerder beschreven is het systeem ingericht en heeft dit tot effect dat er meer inzicht is in de vastgoedportefeuille is. Er zijn wel nog optimalisatiemogelijkheden, die de organisatie nog kan en wil doorvoeren. De werking van het VBS in de praktijk wordt in hoofdstuk 4 verder toegelicht.

3.4

Verantwoording over de maatregelen

Deelvraag 6: Hoe is binnen de gemeente verantwoord over de genomen maatregelen en de behaalde resultaten? In deze paragraaf wordt beschreven op welke wijze het college verantwoording heeft gegeven over de genomen maatregelen voor het totaal aan aanbevelingen. Aanvullend wordt weergegeven hoe raadsleden reflecteren op deze verantwoording. Project ‘Basis op orde’ Om uitvoering te geven aan de aanbevelingen en een vervolg te geven aan het ingediende amendement van de raad startte het college met het project ‘Basis op orde’. In een raadsbrief8 gaf het college in december 2017 aan te starten met het op orde brengen van het vastgoedbeheer. Het project ‘Basis op orde’ was dus met name een plan van aanpak voor de uitvoering van aanbeveling 5. Het doel van dit project was drieledig: 1. Juiste en volledige informatie over objecten, gebouwen en gronden. Zoals gegevens over huurcontracten, WOZ-waarde, verzekeringswaarde en informatie over kosten en opbrengsten.

8 Gemeente Hilversum (2017), RIB 92 inzake ‘Basis op Orde’, gemeentelijk niet-openbaar vastgoed 2017-12-07

14

2. Invoering van een nieuw vastgoedbeheersysteem. Daarnaast is een goede koppeling met andere systemen (met name het financiële systeem) essentieel om de juiste managementrapportages te kunnen opstellen. 3. Geborgd moet worden dat wijzigingen juist, tijdig en volledig worden doorgevoerd. Hierbij moet er rekening mee worden gehouden dat wellicht andere bedrijfsonderdelen deze wijzigingen ook moeten kennen. Hiertoe moeten bedrijfs- en werkprocessen worden opgesteld en ingericht. De planning voor het project was als volgt:

Aanschaf VBS Q1 2018

Implementatie VBS Q1 en Q2 2018

Uitbreiden informatie in VBS 2018

Afstemming financieel systeem en VBS Q2 2018

Beschrijven en implementeren werkprocessen 2018

Het college wil na 2018 verder werken aan de implementatie van de andere aanbevelingen. Over de aanbevelingen 2 en 3 licht het college in de raadsbrief toe dat indien de basis op orde is, door middel van managementrapportages analyses kunnen worden gemaakt over het vastgoed. Zo kan de gemeentelijke organisatie in de toekomst vanuit verschillende invalshoeken strategisch vooruitkijken en adviseren over de vastgoedportefeuille. Hiermee kan inzicht worden gegeven in hoeverre de vastgoedportefeuille aansluit bij de gemeentelijke doelstellingen. Het college brengt dit in de praktijk door op basis van de nieuwe nota grond- en vastgoedbeleid te werken met de nieuwe spelregels en vaker te verwijzen naar de geldende afwegingen die gemaakt worden aan de hand van de uitganspunten in de nota, bijvoorbeeld het toetsen van het te verkopen vastgoed aan de beslisboom. Aanvullend wordt zichtbaar dat in de P&C-documenten in de loop van de jaren meer verantwoording plaatsvindt over het vastgoed, zo wordt er bijvoorbeeld verantwoord over activiteiten die voortvloeien uit de aanbevelingen. Hierbij gaat het bijvoorbeeld over de verkoopprogramma’s, het onderhoud, de verduurzaming, verwervingen op basis van de Wet voorkeursrecht. Over de aanbevelingen 1 en 4 licht het college in de raadsbrief toe, dat het op basis van opgestelde spelregels aan de slag gaat met verkooptranches vanaf 2020.

In de praktijk blijkt dat het college invulling geeft aan de verkooptranches en een afweging maakt welk vastgoed het in de markt wil zetten. De verkooptranches worden echter niet volgens de beoogde planning uitgevoerd. Uitvoering van het project is vertraagd Het team Vastgoed heeft een Excelbestand bijgehouden met de acties die in het project ‘Basis op orde’ moeten worden uitgevoerd.9 Uit dit bestand blijkt dat het merendeel van de acties inmiddels is uitgevoerd. Hierin valt op dat een groot deel van de acties is vertraagd ten opzichte van bovengenoemde planning en dat nog een aantal acties opgepakt moet worden. Acties die nog niet zijn uitgevoerd zijn: -

Energielabels per object opstellen; Risicokaart opstellen (financieel, administratief en bouwkundig); Voor actualisatie van verzekeringen portefeuille in tranches taxeren; Nutsvoorzieningen en belastingen op naam gebruiker stellen; Kapitaallasten en verzekeringen per object inzichtelijk maken; Werkprocessen vastgoed verder uitwerken.

Na de brief uit 2017 is de raad niet meer geïnformeerd over het project ‘Basis op orde’.

9 Gemeente Hilversum (2022), Acties Basis op orde, versie 27-1-2022

15

Reflectie van raadsleden op genomen maatregelen Met een aantal raadsleden is in het kader van dit nazorgonderzoek gesproken over de opvolging van de aanbevelingen en hun zicht op de genomen maatregelen.10 Raadsleden geven aan dat er na het onderzoek een lijst van al het gemeentelijk vastgoed met de raad is gedeeld. Hierin werd een onderscheid gemaakt tussen strategisch en niet-strategisch vastgoed. Hierover benoemen de raadsleden dat deze lijst een goed beeld gaf van de actuele omvang van de vastgoedportefeuille. Aanvullend is naar aanleiding van het rekenkamerrapport door het college met de raad gesproken over het nieuwe grond- en vastgoedbeleid. Dit was tijdens een beeldvormende sessie op 20 september 2017. Een aantal raadsleden gaf aan dat met het college is afgesproken een vervolg te geven aan de beeldvormende sessie, maar dat deze daarna niet meer heeft plaatsgevonden. In de nota grond- en vastgoedbeleid uit 2019 is opgenomen dat er een verdere uitwerking van het beleid komt. Het college en enkele van de bij het gesprek met de rekenkamer aanwezige raadsleden zagen de opgestelde beslisboom als deze uitwerking. Deze beslisboom beschrijft de afwegingen, die gepaard gaan met de beslissing over de aan- of verkoop van vastgoed. Andere raadsleden hadden een uitgebreidere uitwerkingsnota vastgoed verwacht of een toelichting op de beslisboom.

Zij ervaren het als een gemis dat niet verder is gesproken tussen raad en college over dit onderwerp.

10 In de onderzoeksverantwoording is aangegeven welke fracties tijdens dit gesprek vertegenwoordigd waren. Alle fracties hebben van de

rekenkamer een uitnodiging ontvangen.

16

4 Sturing en control van het vastgoedbeheer In dit hoofdstuk wordt antwoord gegeven op de volgende deelvragen: 7. Hebben de genomen maatregelen geleid tot verbeteringen ten aanzien van (de sturing en control van) het vastgoedbeheer? 8. In hoeverre heeft de invoering van het nieuwe vastgoedbeheersysteem bijgedragen aan het doorvoeren van deze maatregelen? 9. Is het huidige vastgoedbeheersysteem op orde en actueel en biedt dit voldoende basis om te beheren, sturen en verantwoorden? Samenvatting bevindingen: -

-

4.1

Er zijn verbeteringen zichtbaar op het gebied van sturing en control: de onderhoudsplanning is actueel en wordt uitgevoerd, en de aan- en verkoop van vastgoed verloopt volgens spelregels en afspraken. Het vastgoedbeheersysteem geeft inzicht in de omvang en kenmerken van de vastgoedportefeuille. De koppeling van het vastgoedbeheersysteem aan de applicaties voor onderhoud en financiën is niet beschikbaar, deze moet handmatig gerealiseerd worden. De verduurzaming van het vastgoed vindt niet op gestructureerde wijze plaats, het is onduidelijk in hoeverre hiervoor geoormerkte budgetten beschikbaar zijn en wat de planning van verduurzamingsmaatregelen voor het vastgoed is.

Verbeteringen ten aanzien van sturing en control

Deelvraag 7: Hebben de genomen maatregelen geleid tot verbeteringen ten aanzien van (de sturing en control van) het vastgoedbeheer? In deze paragraaf wordt toegelicht in hoeverre de genomen maatregelen in de praktijk hebben geleid tot verbeteringen in de sturing en control van het vastgoedbeheer. Zo wordt toegelicht hoe het college uitvoering geeft aan het onderhoud van het vastgoed, de werkwijze rondom de aan- en verkoop van vastgoed en de verduurzaming van de vastgoedportefeuille. Onderhoud vastgoed Inrichting Meerjarige onderhoudsplanning (MOP) Op basis van de MOP11 wordt uitvoering gegeven aan het beheer en onderhoud van het vastgoed van de gemeente. Na het rekenkameronderzoek uit 2017 is de MOP geactualiseerd en besproken in de commissievergadering op 24 september 2020. In deze MOP wordt zichtbaar dat actualisatie van de MOP leidt tot inzicht in de staat van het onderhoud van het vastgoed. De gemeente moet haar vastgoedobjecten onderhouden en stelt daartoe eens per vier jaar een

11 Gemeente Hilversum (2020), Meerjarige onderhoudsplanning (MOP) 2020-2034

17

meerjarige onderhoudsplanning vast. De nota grond- en vastgoedbeleid licht toe dat de systematiek van onderhoudsplanningen opnieuw is opgezet, mede naar aanleiding van het rekenkamerrapport uit 2017. Daarin werd geconstateerd dat ruim 70 objecten niet waren opgenomen in de MOP. De kosten die uit de MOP voortkwamen, werden gedekt vanuit een onderhoudsvoorziening waaraan de raad jaarlijks doteerde. De overige kosten (van alle objecten waarvoor geen MOP was) werden gedekt uit een risicopost. In de huidige MOP zijn de voorzieningen systematisch opgezet en worden onderhoudsvoorzieningen gekoppeld aan BBV12-taakvelden via de weg van de programma’s in de P&C-documenten. In de praktijk houdt dit in dat de voorzieningen per categorie vastgoed gekoppeld zijn aan de taakvelden, bijvoorbeeld een losse voorziening voor het vastgoed op het gebied van cultuur. In de MOP is de kernvoorraad van het vastgoed en het ondersteunend opgenomen. Het overig vastgoed wordt onderhouden via een exploitatiepost, dit betreffen panden die op de verkooplijst staan. Dit houdt in dat vooraf geen middelen voor het onderhoud opgenomen worden. In de MOP geeft het college aan dat de nieuwe MOP 2020-2034 in samenhang met de uitvoering van het nieuwe vastgoedbeleid een breed fundament legt onder de onderhoudswerkzaamheden van het gemeentelijk vastgoed.

De MOP beoogt helder inzicht te geven in de vastgoedportefeuille op het gebied van samenstelling, onderhoud en typologie. Dit maakt transparante keuzes mogelijk op basis van een inhoudelijke onderbouwing. De MOP is een richtinggevend kader voor het uitvoeren van werkzaamheden, het is geen uitvoeringsplanning. Uit de huidige MOP blijkt dat voor het onderhoud van het vastgoed voorzieningen zijn getroffen en onderhoudswerkzaamheden worden uitgevoerd. In de volgende paragraaf wordt bij de bevindingen van de steekproef de koppeling tussen de MOP en het vastgoedbeheersysteem nader toegelicht. De in de MOP 2020-2034 geplande werkzaamheden worden alleen uitgevoerd als dat daadwerkelijk nodig is. De afweging van wat daadwerkelijk nodig is, wordt door bouwkundigen gemaakt. Het vaststellen van de MOP is een ijkpunt voor het vastgoedbeheer; zo wordt er ook vermeld dat het college van plan is om 47 panden te verkopen en een verkoopregisseur aan te nemen. Voor het te verkopen vastgoed geldt dat er geen planmatig onderhoud meer uitgevoerd zal worden. De verkopen worden uitgewerkt in het verkoopvoorstel voor de niet-strategische objecten 2021-2023, dit zijn de objecten waarvan gebleken is dat zij niet behoren tot zowel de kernvoorraad (wettelijke taken en eigen huisvesting) als het ondersteunend vastgoed (beleidsmatige taken). Zodoende kunnen deze objecten verkocht worden.

Reflectie van de gemeenteraad op de MOP Raadsleden geven bij de commissiebehandeling van de MOP in september 202013 aan, dat ze deze inzichtelijk vinden. Wel wordt er kritisch gekeken naar de voortgang van de verkoopambities. Indien deze niet gerealiseerd worden, zal dit leiden tot meer onderhoudskosten en minder opbrengsten in de reserve stedelijke ontwikkeling. Aanvullend is de raad kritisch op het ontbreken van verduurzamingsambities in de MOP. De portefeuillehouder antwoordt tijdens deze commissiebehandeling specifiek op het punt van duurzaamheid dat duurzaamheidsmaatregelen gezien worden als investering in plaats van onderhoud. Daarom zullen verduurzamingsinvesteringen via een los voorstel naar de raad moeten komen. Dit is in lijn met de spelregel uit de BBV, die stelt dat duurzame waardestijging als investering wordt behandeld.

12 Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten 13 Raadscommissie 24 september 2020: https://hilversum.bestuurlijkeinformatie.nl/Agenda/Index/0638b524-6752-4e05-9a24-

d6af73b04257

18

Aan- en verkoop van vastgoed Uit documentatie (zoals raadsinformatiebrieven en collegevoorstellen) wordt zichtbaar dat de gemeente een vaste werkwijze hanteert op het gebied van de aan- en verkoop van gemeentelijk vastgoed. De vastgoedportefeuille van de gemeente Hilversum was omvangrijk en de laatste jaren is ingezet op verkoop in tranches. Daarnaast zijn in het kader van gebiedsontwikkelingen aankopen gedaan. Het college heeft actief uitvoering gegeven aan de maatregelen om de werkwijze rondom aan- en verkopen te verbeteren en de raad hierover te informeren. Voor de volledigheid is hieronder een overzicht opgenomen van de financiële gegevens over de verkoop van vastgoed.14 Jaar

2017

Verwachte verkopen per tranche 3

2018

1

2019 2020

-

2021

13

2022

24

Verwacht bedrag (begroot) € 1.450.000 (begroot) € 1.350.000 (begroot) € 0 (begroot) € 250.000 (begroot) € 1.992.000 (begroot) € 1.349.000 (begroot)

Gerealiseerde verkopen per tranche 3

Gerealiseerd bedrag

1

€ 709.857

1

€

550.000

1

€

437.500

3

€

507.108

€ 1.459.846

Overzicht vastgoedportefeuille door de jaren heen Om inzicht te verkrijgen in het verloop van de vastgoedportefeuille is op basis van data uit VBS onderstaand overzicht van de vastgoedportefeuille opgesteld. Een overzicht van de indeling van de objecten staatopgenomen in bijlage 4. Jaar Aankoop Verkoop Aanhuur Totaal aantal objecten (einde jaar)

2017 0 3 0 266

2018 0 2 0 264

2019 2 0 1 267

2020 4 3 0 268

2021 9 2 0 275

202215 0 1 1 275

College werkt al langere tijd met spelregels voor verkoop Reeds voordat het rekenkameronderzoek uit 2017 werd gepresenteerd aan de raad, was het college bezig om de uitvoering van verkoop van vastgoed te verbeteren. Zo zijn in november 2016 spelregels opgesteld voor de verkoop van het vastgoed. De belangrijkste spelregels zijn als volgt: 14 Overzicht aangeleverd door ambtelijke organisatie 15 Conform opgave ambtelijke organisatie met peildatum 1 oktober 2022

19

1. Opbrengstmaximalisatie is altijd het uitgangspunt. 2. Er wordt per transactie een verkoopstrategie opgesteld met onderbouwing en alternatieven. Het college stelt deze vast. De opties zijn: a. Verkoop via een makelaar zonder aanpassing van de bestemming; b. Zie a, maar dan met aanpassing van de bestemming/functie; c. Verkoop bij inschrijving; d. 1 op 1 verkoop zonder tussenkomst van een makelaar, al dan niet met bestemmingswijziging; e. Een andere adequate manier. 3. Maak voor de waardebepaling gebruik van minimaal twee taxaties die, bij het opstellen van de aan- of verkoopstrategie, niet ouder zijn dan zes maanden, en formuleer een opdracht volgens de eisen van het Nederlands Register Vastgoed Taxateurs (NVRT) of Royal Institute of Chartered Surveyors (RICS); 4. Maak alleen gebruik van erkende taxateurs (NVRT en RICS), die gespecialiseerd zijn in het soort te taxeren object. 5. Laat de onderhandeling voeren door minimaal twee personen die daarvoor opleidingen/ cursussen aangeboden krijgen. Beoordeel iedere keer welke expertise noodzakelijk is: vastgoed, planeconomisch en/of juridisch; 6. Controleer de betrouwbaarheid van geïnteresseerde partijen bij bijvoorbeeld BKR, KvK, etc. 7. Zorg ervoor dat wanneer keuzes mogelijk zijn, deze aan het college worden voorgelegd en motiveer deze, evenals de uitkomst; 8.

Leg alle uitgevoerde stappen in het proces en de bijbehorende stukken vast in een dossier en archiveer dit; 9. Leg aan- of verkopen voor aan de Raad van Advies Vastgoed Aangelegenheden (RAVA)16, conform het reglement van de RAVA. In de bevindingen van de steekproef lichten we de uitwerking van de spelregels in de praktijk verder toe (zie bijlage 6). Werkwijze en afwegingen rondom verkoop worden in februari 2017 verder toegelicht Aanvullend op de spelregels wordt de raad in februari 2017 met een raadsbrief17 geïnformeerd over de verkoop van vastgoed. Het college wil de verkoop van het gemeentelijke vastgoed stroomlijnen en stimuleren. Gemeentelijk vastgoed dat niet bijdraagt aan de gemeentelijke ambities wordt verkocht. Om dit te bereiken wordt een gestructureerde verkoopstrategie gehanteerd, dit biedt ruimte om op de juiste momenten sturing te geven aan het verkoopproces. Door middel van een taakstelling (gebaseerd op het totaal van de opbrengsten) krijgt de raad een instrument in handen om jaarlijks de stand van zaken ten aanzien van de verkopen te monitoren. In de raadsbrief wordt de werkwijze verder toegelicht: 1. Werken met jaarlijkse tranches: Op deze manier wordt jaarlijks een nader te bepalen aantal objecten te koop gezet. Het besluit om objecten te verkopen wordt jaarlijks aan het college voorgelegd.

Het college zal in het vervolg jaarlijks een nieuwe tranche vaststellen en de verkopen van het voorgaande jaar evalueren. 2. Taakstelling: Aan de hand van de jaarlijkse tranches wordt een taakstelling per jaar voorgesteld en in de gemeentelijke begroting opgenomen. Deze taakstelling komt tot stand op basis van het verwachte nettoresultaat (na aftrek van kosten en boekwaarde) van de verkoop van de panden en gronden voor een bepaalde tranche in een bepaald jaar. Door een

16 RAVA is nooit ingesteld. 17 Gemeente Hilversum (2017), Raadsinformatiebrief 15 februari 2017 Verkoop gemeentelijk (niet openbaar) vastgoed

20

jaarlijkse taakstelling op te nemen blijft de voortgang ten aanzien van de verkoop voor de gemeenteraad in beeld. 3. Verkoop: Nadat de verkooptranche door het college is vastgesteld, wordt per object bepaald hoe een object in de markt wordt gezet. Het uitgangspunt bij de verkoop van het gemeentelijk vastgoed is dat het vastgoed voor een marktconforme prijs wordt verkocht. De marktconformiteit wordt bepaald aan de hand van een actuele onafhankelijke taxatie, gebaseerd op een uitvraag van minimaal twee taxaties door een erkende taxateur conform eisen van het Nederlands Register Vastgoed Taxateurs (NVRT) of Royal Institute of Chartered Surveyors (RICS). Het college start vanaf 2018 met verkoop door middel van tranches Vanaf 2018 start het college zoals voorgesteld in de spelregels met de verkopen door middel van tranches. De opbrengsten van deze verkopen worden opgenomen in de reserve stedelijke ontwikkeling. De raad wordt hierover door middel van verschillende voorstellen en brieven geïnformeerd. Het college stelt in 2018 de eerste tranche vast. In de tranches wordt toegelicht welke objecten verkocht worden en wat de verwachte opbrengst is. Vanaf 2021 wordt gewerkt met een verkoopvoorstel voor niet-strategische objecten Het college ontwikkelt het verkoopproces verder door en neemt op basis van het vernieuwde beleid de stap om te komen tot nieuwe verkooptranches.

In 2020 zijn alle vastgoedobjecten van de gemeente opnieuw beoordeeld aan de hand van de beslisboom. Er is bepaald dat 47 objecten verkocht zullen worden. Van deze objecten wordt bepaald dat negen objecten niet verkocht worden omdat deze bij nader inzien behoren tot ingezette gebiedsontwikkelingen. De overige objecten worden in twee tranches verkocht: 13 objecten in 2020-2022 en 24 objecten in 2022-2023. Daarbij was 1 object reeds in 2020 verkocht en geleverd (Eemnesserweg 7A, theater Achterom). 18 Volgens de beslisboom heeft de raad een rol in het opstellen en aanpassen van de lijst met objecten. Voor de afweging om de negen objecten niet te verkopen, is de raad niet betrokken. De toelichting bij deze keuze luidt19 dat de tijd soms de eerdere beslissingen inhaalt. Bijvoorbeeld in het geval van gewenste gebiedsontwikkeling. Soms is het ook zo dat er ontwikkelingen zijn die de verkoop uitstellen, maar waarbij verkoop op de langere termijn nog steeds aan de orde is. Het verkoopvoorstel voor de niet-strategische objecten 2021-2023 is door het college vastgesteld op 3 mei 2021 en biedt een overzicht op objectniveau waarmee zichtbaar wordt welke objecten verkocht worden. Dit verkoopvoorstel wordt gezien als een onderdeel van de in de commissie van november 2019 toegezegde uitwerkingsnota Vastgoed (T19/156)20.

In het voorstel wordt de verwachte nettowinst van de eerste tranche toegelicht (€ 1.488.026). Om de verkopen uit te voeren, wordt ingezet op een extra medewerker binnen het team Vastgoed die zich specifiek richt op verkopen. In het voorstel wordt niet duidelijk wat de plannen zijn voor na 2023. Het voorstel is ook niet gedeeld met of ter besluitvorming voorgelegd aan de raad. Verkoop van vastgoed in de praktijk Door middel van een steekproef is nagegaan in hoeverre de werkwijze en spelregels rondom verkoop in de praktijk worden toegepast. Uit de geanalyseerde verkoopdossiers uit de steekproef blijkt dat de opgestelde spelregels en de beslisboom worden toegepast. De afweging om over te gaan tot verkoop wordt in de vorm van een 18 Gemeente Hilversum (2021), Verkoopvoorstel voor de niet-strategische objecten 2021-2023 door het college vastgesteld op 3 mei 2021 19 Bron ambtelijk wederhoor d.d. 7 februari 2023 20 Bron: ambtelijk wederhoor d.d. 7 februari 2023

21

verkoopstrategie aan het college voorgelegd. De afwegingen die gemaakt worden, zijn in voldoende mate toegelicht en geven uitvoering aan eerder vastgesteld beleid. Voor de onderzochte dossiers geldt dat per verkoop twee taxaties zijn uitgevoerd en de verkoop op een openbare en transparante wijze in de markt is gezet, bijvoorbeeld via een makelaar. Uit interviews en de documentatie blijkt dat de juridische toetsing op bijvoorbeeld de Wet markt en overheid en staatsteun in voldoende mate is uitgevoerd, bij elke verkoop wordt een interne juridische toets uitgevoerd en wordt door een externe een taxatie uitgevoerd. Voor de daadwerkelijke verkoop wordt een collegevoorstel opgesteld. Over de verkopen wordt de raad geïnformeerd door middel van de jaarlijkse verkooptranches en de ontwikkeling van de reserve stedelijke ontwikkeling, waarin de opbrengsten uit de verkopen worden opgenomen. Daarin worden de gedane verkopen in een betreffend jaar toegelicht. Deze informatie wordt gedeeld via raadsbrieven, voor het jaar 2021 is hierover bijvoorbeeld een raadsinformatiebrief (RIB 2021-77) verzonden. Aanvullend wordt in de jaarrekening de omvang van de gedane verkopen van het gemeentelijk vastgoed verantwoord. Verduurzaming vastgoed Uit de genomen maatregelen blijkt dat de verduurzaming van het vastgoed in mindere mate gestructureerd wordt uitgevoerd.

In de nota grond- en vastgoedbeleid wordt gesproken over de verduurzaming van het vastgoed. In eerste instantie wordt hierbij gefocust op de verduurzaming van het vastgoed voor eigen gebruik, die wordt gefinancierd met losse kredieten. Voor de verduurzaming van ander maatschappelijk vastgoed zijn geen maatregelen inzichtelijk van voor de periode tot 2021; zo wordt er ook niet gewerkt met een een doelstelling voor verduurzaming van de vastgoedportefeuille. Ter voorbereiding op de voorjaarsnota 2022 heeft het team Vastgoed gewerkt aan een collegevoorstel om het budget voor de verduurzaming van vastgoed buiten de kernvoorraad uit te voeren en dus niet te koppelen aan vastgestelde objecten, maar aan de MOP. 21 Dit voorstel heeft de collegatafel echter niet gehaald en is daarmee ook niet opgenomen in de voorjaarsnota 2022.

4.2

Werking van het huidige vastgoedbeheersysteem

De deelvragen 8 en 9 worden in één paragraaf beantwoord, dit betreffen de vragen: Deelvraag 8: In hoeverre heeft de invoering van het nieuwe vastgoedbeheersysteem bijgedragen aan het doorvoeren van deze maatregelen? Deelvraag 9: Is het huidige vastgoedbeheersysteem op orde en actueel en biedt dit voldoende basis om te beheren, sturen en verantwoorden? In deze paragraaf wordt inzicht gegeven in de werking van het VBS. Hiervoor is aanvullend op de documenten en interviews een steekproef uitgevoerd. In bijlage 6 is de verantwoording van de uitvoering van de steekproef opgenomen. Hieronder gaan we eerst in op de opzet en inrichting van het VBS en daarna op de uitkomsten van de steekproef. Opzet en Inrichting van het vastgoedbeheersysteem (VBS) De aankoop en de inrichting van een nieuw vastgoedbeheersysteem zijn onderdeel van het project ‘Basis op orde’. Het vroegere systeem (Planon) kende onvoldoende toepassingen om het gewenste inzicht te krijgen in de vastgoedportefeuille en was minder gebruiksvriendelijk. Beheer en toegang VBS Het systeem is ingericht op basis van een kaart van de gemeente Hilversum waarop alle objecten

21 Gemeente Hilversum (2022) Aanmelding voorjaarsnota 2022, Verduurzamen overig vastgoed

22

zichtbaar zijn gemaakt. Daarnaast is op het hoofdscherm zichtbaar wat aflopende contracten zijn en eventuele openstaande acties. De informatie is in het systeem verder ingericht op objectniveau. Het systeem is in 2020 gevuld, de informatie is toen getoetst aan gegevens van het kadaster. Het VBS wordt beheerd door twee medewerkers van het vastgoedteam. Zij hebben de rechten om zaken in het systeem te bewerken. Alle medewerkers van het vastgoedteam hebben rechten om de informatie in te zien. Beleidsmedewerkers of andere collega’s hebben geen inzicht in het systeem, zodoende kunnen zij geen informatie raadplegen of bewerken. Om informatie uit het systeem te ontvangen moeten zij een beroep doen op het vastgoedteam. Medewerkers van het vastgoedteam geven aan dat het in de toekomst wenselijk is om andere medewerkers leesrechten te verschaffen. Informatie kan namelijk relevant zijn voor zowel beleidsmedewerkers als medewerkers die zich bezighouden met ruimtelijke ontwikkelingen. Registratie objecten binnen VBS VBS is ingericht op objectniveau. Per pand is de volgende informatie beschikbaar: -