23. Collegebrief inzake Management Letter 2023

1e kwartaal 2024

Actualiseer de resultaatprognoses van uw lopende grondexploitaties en bepaald de impact op de waardering en resultaatneming in de jaarrekening 2023. Betrek daarbij de resterende looptijd van de exploitaties, de programmering, en het risicoprofiel. Onderbouw uw uitgangspunten en veronderstellingen op basis van valideerbare informatie.

hoog

Jaarlijks worden de lopende grexen geactualiseerd. In de meerjarenprognose gebiedsontwikkeling (MPG) wordt jaarlijks voor de gehele portefeuille in beeld gebracht wat de consequenties voor de gemeentelijke begroting zijn en welke interventies mogelijk zijn. Het MPG wordt jaarlijks vastgesteld.

2e kwartaal 2024

Rechtmatigheids verantwoording

In de RMHV dient het college verantwoording af te leggen over de rechtmatigheid van het gevoerde financieel beheer ten aanzien van een drietal criteria: het voorwaardencriterium, het begrotingscriterium en het misbruik & oneigenlijk gebruik (M&O) criterium.

informatie beveiliging In het komende jaar zal de gemeente ook geconfronteerd gaan worden met verscherpte regelgeving vanuit Houdt zicht op verder te verbeteren zaken in het kader van informatiebeveiliging en ontwikkelingen daarbij en stuur actief bij de Network Information Security 2 directive (NIS2). Deze EU regeling wordt momenteel omgezet naar waar noodzakelijk. lokale wetgeving. De nieuwe wet zal extra eisen stellen aan de organisatie waarbij de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) wettelijk verplicht gaat worden en er ook meer toezicht gaat komen. Het is dus van belang dat de gemeente hier nu vast mee aan de gang gaat.

Bespreek de door u onderkende risico's ook met de Audit- en Rekeningcommissie.

7 2023

Externe ML PSA (2023)

8 2023

Externe ML PSA (2023)

9 2023

Follow-up

In de managementletters en accountantsverslagen van voorgaande jaren, maar ook in interne controleverslagen, zijn aanbevelingen opgenomen om de bedrijfsvoering te versterken en de risico’s te verminderen. Bij de actualisatie van de processen over 2023 is per proces inzicht gegeven in de follow up van deze aanbevelingen. Dit maakt dat de “eigenaar” van de aanbeveling snel inzicht heeft in de aanbevelingen die vaar dat proces gelden. Voor zover wij konden nagaan wordt er geen totaaloverzicht meer bijgehouden en besproken, waardoor de centrale sturing minder is.

Voorziening onderhoud Dit betreft objecten waarvan u destijds voornemens was deze op korte termijn te verkopen (47 objecten) vastgoed en objecten van het MOB-complex De Rading waarvoor nog afzonderlijke besluitvorming moest volgen (13 objecten). Voor deze objecten zijn daarom geen voorzieningen getroffen en zijn de lasten van het onderhoud van deze objecten begrepen in de jaarlijkse exploitatielasten. Op dit moment is de status rond deze objecten nagenoeg gelijk als in 2020. Van de 47 objecten zijn er circa vijf inmiddels daadwerkelijk afgestoten. Ook voor deze panden zal in januari een nieuwe inschatting van de onderhoudslasten voor de komende jaren gemaakt worden. Inmiddels zijn de marktomstandigheden aanzienlijk nadeliger geworden voor de verkoop van de panden (die vaak ook een laag energielabel hebben).

Grexen

Externe bevindingen en adviezen ML 2023 Nr

Bron

Onderwerp

10 2023

Externe ML PSA (2023)

11 2023

Externe ML PSA (2023)

12 2023

Externe ML PSA (2023)

voorziening verlofsparen

13 2023

Externe ML PSA (2023)

Aandachtpunten jaarrekening

14 2023

Externe ML PSA (2023)

SISA

Bevinding:

Advies:

Prio

Ambtelijke reactie

Planning Gereed

vordering inzake de In 2020 zijn de gronden Crailo door uw gemeente verkocht en ook geleverd aan de GEM Crailo. De GEM overdracht van gronden Crailo heeft bij de overdracht de koopsom nog niet voldaan, omdat er een uitgestelde betaling is aan de GEM Crailo B.V. overeengekomen. Derhalve is, in uw administratie, een vordering van € 16,1 miljoen op de GEM Crailo onder de Financiële vaste activa verantwoord. Bij de interim-controle zijn wij nagegaan in hoeverre uw college informatie heeft om eventuele risico’s ten aanzien van de volwaardigheid van deze vordering in te kunnen schatten.

Beoordeel, op basis van de jaarrekening 2023 van de GEM Crailo en de geactualiseerde grondexploitatie per 1-1-2024 van de GEM Crailo de volwaardigheid van uw uitstaande vordering van € 16 miljoen, en werk dit uit in een positionpaper.

hoog

Advies nemen we over. In 2023 is reeds gestart met het opstellen van een zogenaamde 'positionpaper'. Hierin beschrijven we hoe de governance (sturing, beheersing en verantwoording) van Crailo is georganiseerd, en toetsen we de risico's en parameters die ten grondslag liggen aan de intergemeentelijke GREX. In 2024 komt de geactualiseerde GREX beschikbaar waar we de opgemaakte positionpaper verder gaan actualiseren.

1e kwartaal 2024

waardering van uw In 2021 heeft uw gemeente een kapitaalstorting gedaan in de Regionale Ontwikkelingsmaatschappij kapitaalbelang in ROM Utrecht (ROM). Bij de controle stelden wij vast dat er tussentijds geen zichtbare validatie van de Utrecht waardering van uw kapitaalbelang heeft plaatsgevonden vanuit de ontwikkelingen in 2023. Voor de jaarrekening 2023 is het van belang dat u tijdig en zichtbaar vaststelt of uw kapitaalbelang nominaal gewaardeerd kan blijven of dat er een risico bestaat dat uw gemeente bij moet bijstorten en/of af moet waarderen. Vorig jaar beschikte u, ten tijde van de jaarrekening, niet over een (gecontroleerde) jaarrekening va de ROM.

Beoordeel de waardering van uw kapitaalbelang in de Regionale Ontwikkelingsmaatschappij Utrecht en werk dit uit in een positionpaper.

hoog

Advies nemen we over. Gesprek om te komen tot position paper heeft inmiddels plaatsgevonden. Daar is in ieder geval al uitgekomen dat de ROM vanaf 1-1-2024 twee maal per jaar een bepaling doet van haar fair shares in de bedrijven waarin zij deelneemt. Hiermee hebben de aandeelhouders zicht op waardering van eigen kapitaalbelang. Positionpaper moet in 2024 nog worden opgesteld.

1e kwartaal 2024

Wij adviseren u voor de jaarrekening 2023 na te gaan of de huidige stand van de voorziening verlofsparen toereikend is.

hoog

Advies nemen we over. Het beoordelen van de hoogte van de verlofvoorziening is vanaf jaarrekening 2022 een standaard onderdeel van het jaarrekening traject en zal dus worden uitgevoerd.

1e kwartaal 2024

Wij hebben een aantal (algemene) aandachtspunten voor de jaarrekening 2023 geformuleerd. Voor een efficiënte en effectieve jaarrekeningcontrole is het van belang dat bij aanvang van de controle de jaarrekening volledig beschikbaar is, welke intern (zichtbaar) is gecontroleerd. Wij verwijzen verder naar pagina 35 en 36.

hoog

Wij herkennen deze aanbeveling en erkennen het belang. Immers dat is voor ons van belang voor een efficiënt proces. Werkafspraken zijn gemaakt om hier tijdig aan te kunnen voldoen en zullen tijdens het jaarrekeningtraject worden gemonitord.

1e kwartaal 2024

Het aantal SiSa-regelingen waarover u verantwoording in de jaarrekening moet afleggen, neemt ook in 2023 weer toe. De voorbereiding van de SiSa-bijlage met bijhorend (interne) controledossier is een belangrijk aandachtspunt.

hoog

Eens, wij zien hierin ook een toename en verzwaring van de werkzaamheden. Werkafspraken zijn gemaakt om hier tijdig aan te kunnen voldoen en zullen tijdens het jaarrekeningtraject worden gemonitord.

1e kwartaal 2024

In de jaarrekening 2022 heeft het college de voorziening verlofsparen getroffen voor een bedrag van € 24.000. De voorziening dient ter dekking van opgebouwde bovenwettelijke verlofrechten en is tot op heden bepaald door het verlof te kwantificeren van de medewerkers die zich hebben aangemeld voor “verlofsparen”. Voor het bepalen voor welk deel van het bovenwettelijke verlof een voorziening moet worden gevormd en voor welk deel niet, is een goede analyse, onderbouwing en motivatie noodzakelijk. Wat daarbij belangrijk is, is dat medewerkers actief moeten aangeven dat bovenwettelijk verlof omgezet moet worden in verlofsparen.