23. Collegebrief inzake Management Letter 2023

De actiepunten voor de jaarrekening zitten veelal verankerd in de voorbereidingen van het jaarrekeningdossier middels de werkprogramma’s/formats per post in de jaarrekening en worden ook tussentijds vanuit CCA met gegevensgerichte steekproeven verder afgewikkeld en zijn daarmee voldoende bekend en geadresseerd. De legenda die bij de door CCA gehanteerde stoplichten hoort, is – op basis van de interne rapportage – als volgt: Rood: Relatief veel verbeterpunten urgent of hoog, proces in de basis onvoldoende Oranje: Enkele verbeterpunten urgent of hoog, relatief veel overige verbeterpunten Groen: Hooguit enkele verbeterpunten hoog, proces in de basis voldoende op orde dan wel geen verbeterpunten urgent of hoog, beperkt overige verbeterpunten.

Proces / onderwerp

Algemene uitkering

Dashboard CCA: Oordeel over mate “in control” 2022 2023

Toelichting op bevindingen (intern en/of PSA) en actiepunten voor de jaarrekening 2023 (vanuit CCA en/of PSA)

Stand invoering ‘’Three lines’’: ▪ Lijn 2 (BC) nog geen rol bij voorbereiding interim dossier; onduidelijkheid over de precieze invulling. Conclusie procesbeoordeling CCA: ▪ Proces loopt nog niet soepel. ▪ Geen zichtbare controle en afstemming met vak-afdeling van gegevens aantallen uitkeringsgerechtigden. ▪ Afspraak om interne controles bij wijzigingen in status van de drie belangrijke parameters vast te leggen in een memo.

312018008.23.479 - 21

Aanbevelingen CCA: ▪ Procedure verificatie van de aangeleverde gegevens van de 3 belangrijke parameters opstellen, onder de aandacht brengen bij de eigenaren van deze parameters en implementeren. ▪ Nadere invulling geven aan de ‘’three lines” door de rol van lijn 2 (1e review) te duiden. Bevindingen en/of aanvullingen PSA: ▪ Geen aanvullende bevindingen. Advies en/of actie voor de jaarrekening: ▪ Bepaal de impact van de verschillen in de parameters op de te verantwoorden algemene uitkering en communiceer hierover (indien nodig) met het Ministerie van BZK. Belastingen en heffingen

Stand invoering ‘’Three lines’’: ▪ Lijn 1 (proces eigenaar) en 2 (BC/FC) wat meer betrokken bij voorbereiding interim dossier (maar dit kan nog duidelijker). Conclusie procesbeoordeling CCA: Goede ontwikkelingen in 2023 zijn: ▪ Invoering van de applicatie VYZYR voor het ontsluiten van de informatie over het belastingproces. Met deze informatie is het goed mogelijk om de nodige aansluitingen en data-analyse uit te voeren. Voor een deel zijn deze analyses nog opgepakt door CCA. ▪ De Waarderingskamer oordeelt dit jaar positief over de kwaliteit van het waarderingsproces. Daarmee zijn belangrijke verbeteringen in een korte tijd doorgevoerd. Aanbevelingen CCA: ▪ Toepassing “Three lines model” en met name verstrekking rol vanuit de 2e lijn. ▪ Intern uitgevoerde cijferanalyses en interne controles voldoende vastleggen en documenteren, zodat deze beschikbaar kunnen komen voor het interimdossier. ▪ Wij adviseren u om de controle werkzaamheden voor het jaarrekeningdossier tijdig af te ronden. Bevindingen en/of aanvullingen PSA: ▪ U maakt gebruik van VYZYR als nieuwe rapportagetool. De betrouwbaarheid van de data, welke gebruikt wordt bij diverse interne controlewerkzaamheden, dient zichtbaar te worden geborgd in de 1e lijn en onderdeel te worden van uitwerkingen in opzet (procesmodel) en vaststellen van bestaan. Dit komt nog onvoldoende terug momenteel.

▪ Er worden veel controles uitgevoerd binnen dit proces welke vanuit de opzet in het document ‘Interne controle Gegevenshuis – Belastingen’’ recent beschreven en uitgewerkt zijn. Dit betreft een andere werkwijze dan de procesmodellen welke al beschikbaar waren in voorgaande jaren. Het aantonen van het bestaan heeft niet volledig plaatsgevonden en is het voor 2023 nog niet gekomen tot een volledig beeld van het proces en het mogelijk willen steunen op onderdelen in het primaire proces. Daardoor kan er niet optimaal gebruik worden gemaakt van de uitgevoerde controlewerkzaamheden in de 1e en 2e lijn en worden aanvullende werkzaamheden uitgevoerd vanuit de 3e lijn om tot oordeelsvorming te kunnen komen. Wij adviseren u de uitgevoerde interne controlewerkzaamheden zichtbaar te maken, zodat hier gebruik gemaakt van kan worden bij de interne (en externe) controlewerkzaamheden en hier voor 2024 al vroegtijdig mee te starten (veel van de materiële procesrisico’s worden tot het uitsturen van het eerste kohier al ondervangen).

312018008.23.479 - 22

Advies en/of actie voor de jaarrekening: ▪ Afwikkelen van de detailcontroles zoals uitgezet door CCA. Specifieke uitkeringen / inkomende subsidies

Stand invoering ‘’Three lines’’: ▪ Lijn1 (PE) en Lijn2 (BC/FC) zijn voldoende betrokken bij de voorbereiding interim dossier. Conclusie procesbeoordeling CCA: Goede ontwikkelingen in 2023 zijn: ▪ Het proces van inkomende subsidies/ specifieke uitkeringen sinds vorig jaar een eigenaar heeft gekregen en vanuit dat team zijn de processtappen, de risico’s en de beheersmaatregelen in het afgelopen jaar goed in beeld gebracht. ▪ Dit geeft de proceseigenaar/coördinator een goed inzicht in welke risico’s nog enige aandacht behoeven. ▪ De subsidieaanvragen en -toekenningen zijn op een deugdelijke wijze opgenomen in het zaaksysteem CASE en het procesverloop kan vanuit het zaaksysteem worden bewaakt. ▪ Een overzicht van alle aanvragen en toekenningen is nu eenvoudig op elk gewenst moment op te vragen. Openstaande punten: ▪ de voortgangsbewaking/analyse op lopende subsidietrajecten en ▪ De onduidelijkheid wie (waar in de organisatie) deze analyses zou moeten/ kunnen voorbereiden. Aanbevelingen CCA: We adviseren u om nog aandacht te besteden aan enkele risico’s, die naar ons idee te weinig afgedekt zijn, terwijl dit o.i. wel wenselijk is.

Te denken valt aan: ▪ Aanvraag middels E-herkenning door meerdere subsidie-eigenaren, waarbij niet voorkomen kan worden dat bankgegevens gewijzigd worden, ▪ Meer zicht en controle op het te volgen en gevolgde bestuurlijke traject bij de aanvraag van subsidie. ▪ Ook de tussentijdse voortgangsbewaking en de controle en verantwoording is thans erg versnipperd en daarmee minder effectief. Deze aandachtpunten vereisen naar ons idee een meer gecoördineerde aanpak vanuit een centraal punt (bv een subsidiebureau). Bevindingen en/of aanvullingen PSA: ▪ Voor de SiSa staan interne controlewerkzaamheden gepland richting het einde van het boekjaar. Wij adviseren deze werkzaamheden meer te dynamiseren en te verspreiden over het boekjaar en deze ook tussentijds zichtbaar vast te leggen. Advies en/of actie voor de jaarrekening: ▪ Stel vast en toon aan dat de bestedingen subsidiabel zijn in het kader van de betreffende regeling. ▪ Leg zichtbaar, voor zover van toepassing, relaties met het overzicht van baten en lasten, de SiSa-bijlage en eventuele overlopende posten in de jaarrekening 2023.

Exploitatie gemeentelijk vastgoed

Stand invoering ‘’Three lines’’: ▪ Lijn 2 (BC/FC) nog te weinig betrokken bij de voorbereiding interimdossier Conclusie procesbeoordeling CCA: ▪ We zien een verbetering in de procesbeheersing door het inventariseren van de risico’s, het benoemen van de noodzakelijke beheersmaatregelen en de uitvoering tussentijds van diverse interne controles door de controller Vastgoed. 312018008.23.479 - 23

▪

Daarnaast is meer aandacht besteed aan het uitvoeren van data-analyses (eigendoms-analyse en verhuurbaten 2022/2023).

De volgende verbeteringen staan nog wel op ons “verlanglijstje”, maar zijn door het team Vastgoed niet makkelijk te beïnvloeden en niet op korte termijn te realiseren en zijn om die reden niet in beoordeling betrokken: ▪ Een goede aansluiting tussen VBS en key2financien voor wat betreft de huurbaten. ▪ Een standenregister in de verhuuradministratie. Aanbevelingen CCA: ▪ Leegstandsanalyse frequenter uitvoeren en tenminste 2 keer per jaar. ▪ Aandacht besteden aan een juiste indexatie van de huurtermijnen. ▪ Voor het jaareinde dossier een aansluiting maken tussen VBS en Key2fin, aangevuld met een analyse tussen realisatie en geraamde verhuurbaten in 2023. Bevindingen en/of aanvullingen PSA: ▪ Om de volledigheid te waarborgen dient er inzicht te zijn in de objecten van de gemeente middels de kadastrale gegevens en vastgesteld te worden of deze vervolgens ook geraakt worden vanuit de verhuuradministratie. Wij vinden dit een belangrijke beheersmaatregel welke in opzet nog niet toereikend is beschreven (de key control is niet juist beschreven in het procesmodel) en het risico voor de volledigheid van deze baten nog verder kan mitigeren. Er is een bestandsvergelijking voorbereid door CCA, waarbij de VBS objecten Hilversum afgestemd zijn met de WOZ objecten Hilversum. Deze analyse levert een aantal verschillen op en moeten deels nog nader uitgezocht worden.

Advies en/of actie voor de jaarrekening: ▪ Stel de aansluiting tussen VBS en Key2Finaciën zichtbaar vast. ▪ Beoordeel en documenteer de juistheid van niet in rekening gebrachte bedragen (bijvoorbeeld omdat geen sprake is geweest van verhuur/leegstand en/of andere redenen). ▪ Afwikkelen van de bestandsvergelijking en conclusies op de bevindingen daaruit. Parkeerexploitatie

Stand invoering ‘’Three lines’’: ▪ Lijn 1 (PE) en Lijn 2 (BC/FC) zijn voldoende betrokken bij de voorbereiding interimdossier. Conclusie procesbeoordeling CCA: We zien een paar goede ontwikkelingen en deze geven voldoende vertrouwen dat de procesbeheersing zich stap voor stap gaat verbeteren. We hebben het dashboard om die reden op “licht groen” gezet. Goede ontwikkelingen zijn samenvattend: ▪ De risico’s inherent aan de parkeerexploitatie zijn benoemd en de daarop afgestemde beheersmaatregelen zijn in beeld gebracht. Het daadwerkelijk bestaan en werking van deze beheersmaatregelen dient nog te worden beoordeeld. Dit pakken we de komende maanden op. ▪ Er is een goede start gemaakt met een periodieke cijferanalyse op de rapportages van Parkeerservice, gebruikmakend van de nieuw geïmplementeerde parkeermonitor. Deze ontwikkeling dient nog wel verder uitgewerkt te worden. ▪ Het CMT heeft besloten om de parkeerorganisatie te centraliseren (opheffen versnippering van beleid, aansturing en financiële verantwoordelijkheid). De verdere implementatie van deze ontwikkelingen blijven we uiteraard volgen. 312018008.23.479 - 24

Aanbevelingen CCA: ▪ Wij adviseren om de genoemde ontwikkelingen verder voort te zetten, te implementeren en de voortgang hiervan te monitoren. Bevindingen en/of aanvullingen PSA: ▪ Er is nog geen sprake van toereikende zichtbare interne beheersactiviteiten ten aanzien van de parkeeropbrengsten. Advies en/of actie voor de jaarrekening: ▪ In het kader van de controle zullen wij gebruik maken van de uitgevoerde controles over heel 2023 door uw gemeente en de daarbij gemaakte aansluitingen vanuit de gecertificeerde verantwoordingen van de betreffende serviceorganisaties. Bouwleges

Stand invoering ‘’Three lines’’: ▪ Lijn 3 (CCA) neemt rol lijn 2 (BC/FC) over bij de voorbereiding interim dossier Conclusie procesbeoordeling CCA: Nieuwe applicatie CLO zorgt voor knelpunten bij onder meer: ▪ Aansluiting met financiële administratie. ▪ Autorisatie: systeem dwingt goedkeuring af voor de beschikking én de leges, maar dit is niet uitsluitend voorbehouden aan de teammanager. De lagere score is ook gebaseerd op de gevonden fout inzake hoogte leges bij een steekproef van 2 deelwaarnemingen. Aanbevelingen CCA: ▪ De steekproef structureel uit te breiden en niet het minimale aantal benodigd voor de rechtmatigheidscontrole aan te houden. Mede omdat tijdens de huidige controle bij 50% van de deelwaarnemingen fouten zijn gevonden. ▪ Naast dat het aantal waarnemingen moet worden verhoogd, adviseren wij ook om de controle vaker uit te voeren, namelijk per kwartaal. ▪ En tenslotte adviseren wij u om een IT audit te laten uitvoeren op de applicatie CLO. Bevindingen en/of aanvullingen PSA: ▪ Zichtbare controle op de ingevoerde tarieven in het systeem en de tarieven in de vastgestelde legesverordening is niet aangetoond. ▪ Zichtbare toets in opzet en bestaan op de opgegeven bouwsom is nog niet toereikend (voor bouwsom < € 1 miljoen, daarboven wel waarborging met een extern rapport). Advies en/of actie voor de jaarrekening: ▪ Evaluatie van bevindingen met conclusies.

▪ Aanvullende steekproeven om risico’s te mitigeren. ▪ Stel de aansluiting tussen CLO en Key2Finaciën zichtvaar vast.

Burgerzaken

Opmerking PSA: Dit proces is (nog) geen onderdeel geweest van de interne procesbeoordeling. Ten behoeve van de jaarrekening 2023 verzoeken wij u een zichtbare controle uit te voeren en vast te leggen van op de juistheid van de gehanteerde tarieven (uitdraai maken van systeemtabel en deze zichtbaar aansluiten met vastgestelde verordeningen) en de aansluiting tussen Key2burgerzaken en Key2Finaciën zichtvaar vast te stellen (reguliere werkzaamheden). 312018008.23.479 - 25

Beheer personeel administratie

Stand invoering ‘’Three lines’’: ▪ Lijn 1 (proces-eigenaar) meer betrekken bij periodieke aansluitingen en cijferanalyses. Conclusie procesbeoordeling CCA: Dit proces was en is “in control”. Om het controleproces te versnellen/vereenvoudigen is in nauwe samenwerking met CCA vanuit de 2e lijn (BC) een flinke stap gezet in het verder professionaliseren van de cijferanalyses op de salarisgegevens en de periodieke aansluitingen tussen de loonadministratie (kostenverdeelstaat) en het financiële systeem. Deze analyses en aansluitingen worden per kwartaal uitgevoerd. Eventuele verschillen en opvallende ontwikkelingen worden onderbouwd met relevante documentatie. Naast dat deze aanpak effectiever is voor het opsporen van opvallende ontwikkelingen, heeft dit ook een positief effect op de omvang van de detailcontroles (deze is nu lager) en op de benodigde tijd voor het opstellen van het jaarrekeningdossier. Veel van die werkzaamheden zijn namelijk al gedurende het jaar uitgevoerd. Aanbevelingen CCA: We zien dat de procesuitvoering op dit moment “in – control” is. Toch willen wij de proceseigenaar een aantal ontwikkelmogelijkheden en aandachtpunten meegeven, namelijk: ▪ Bij de periodieke cijferanalyses en aansluitingen ook de 1e lijn betrekken. We zien thans dat deze werkzaamheden zich in hoofdzaak concentreren bij de BC (2e lijn).

▪ Follow-up IT audit: meer prioriteit geven en de openstaande aanbevelingen dit jaar nog afronden. Bevindingen en/of aanvullingen PSA: ▪ De werkzaamheden in de eerste lijn die toezien op de borging van de juiste toepassing van premiepercentages kunnen ons inzien nog versterkt worden. Wij zien dat er gedurende het jaar een aantal bruto-netto berekeningen worden uitgevoerd op premiepercentages bij mutaties, maar dekt deze controle het risico van onjuiste premiepercentages in de salarislasten nog niet geheel af over de gehele massa. Wij zien een controle aan het begin van het jaar op de toepassing van (alle) premiepercentages door ADP (zowel op de COA-brede als Hilversum specifieke premies) als een sterkere beheersingsmaatregel. ▪ Voor de uitvoering van uw salarisadministratie heeft u een uitbesteding aan een serviceorganisatie. Daarvoor is belangrijk dat u periodiek beoordeeld of de afspraken met deze organisatie worden nagekomen. Hiervoor kunt u de ISAE3402 rapportages gebruiken en is die van ADP van belang. Wij zien deze periodieke beoordeling nog niet concreet uitgewerkt binnen het proces en adviseren u deze nader uit te werken en te beleggen binnen de organisatie (6 W’s) als een afsluitende controle over het boekjaar. Advies en/of actie voor de jaarrekening: ▪ Uitwerking van de beoordeling op de ISAE3402 verklaring door de gemeente over 2023 en conclusies daarop.

Factuurafhandeling en betalingsorganisatie

Stand invoering ‘’Three lines’’: ▪ Lijn 3 (CCA) neemt rol lijn 1 en 2 (BC/FC) over bij de voorbereiding interim dossier Conclusie procesbeoordeling CCA:

312018008.23.479 - 26

▪ ▪ ▪

We zien een lichte verslechtering in het vastleggen en zichtbaar maken van controle op de prestatielevering. Ook de formele controle op de prijs lijkt minder geworden. Aanbevelingen van voorgaande jaren zijn in 2023 niet opgevolgd. In afwachting van de implementatie van een nieuw financieel systeem. Te denken valt aan beleid prestatielevering, screening (nieuwe) crediteuren en evaluatie verplichtingenprocedure. Bij invoer nieuwe crediteuren, inclusief bankrekeningnummer, vindt geen 4-ogen principe plaats.

Aanbevelingen CCA: ▪ Het 4-ogen principe bij invoer nieuwe crediteuren invoeren. ▪ We adviseren F&C om de opvolging van de aanbevelingen in de tijd uit te zetten en te bewaken op voortgang. ▪ Implementeren het principe van de three lines om de interne beheersing op het proces verder te verbeteren. ▪ Belang van (zichtbare vastlegging) van prijs- en prestatiecontrole onder de aandacht brengen via DT. Bevindingen en/of aanvullingen PSA: ▪ Periodieke controles op de procuraties (juiste personen en rechten) zoals ingeregeld in de BNG vinden niet (zichtbaar) plaats. ▪ Aantonen prestatielevering blijft een aandachtspunt. Een uniforme werkwijze is nog niet concreet ingevuld waardoor het op dit moment nog lastig is om de prestatielevering vast te stellen. De implementatie van een nieuw financieel pakket geeft vertraging in opvolging van dit punt. Advies en/of actie voor de jaarrekening: ▪ Evalueren van de bevindingen en (rest)risico’s in voldoende mate mitigeren (mutaties crediteurenstamgegevens, prestatielevering en volledigheid verplichtingen). Inkopen / aanbesteding en (EU)

Stand invoering ‘’Three lines’’: ▪ Lijn 3 (CCA) neemt rol lijn 1 en 2 (BC/FC) over bij de voorbereiding interim dossier Conclusie procesbeoordeling CCA: ▪ Oppakken van gevonden onrechtmatigheden in 2023 vindt niet of (te) langzaam plaats. ▪ Diverse Centric applicaties worden met reden enkelvoudig verlengd. Dit leidt tot grote bedragen aan onrechtmatigheden. Schatting is nu ruim € 1 miljoen (voorlopige inschatting) voor 2023. ▪ Conform het inkoopbeleid is wettelijk het naleven van de gids proportionaliteit ook van belang voor de onrechtmatigheid. De commissie BBV benadrukt dit nogmaals. Dit vraagt om meer gestructureerd en centraal inzicht in het al dan niet naleven ervan en aanscherping van de procedure. Bovengenoemde conclusies in relatie tot de nieuwe ontwikkelingen leiden ons inziens nog niet tot een lager oordeel over het proces. Aanbevelingen CCA: ▪ Gezien de conclusies en ontwikkelingen zoals hier zijn geschetst wordt geadviseerd de 2e lijn een prominentere en centrale rol te geven in het verkrijgen van inzicht in inkoop/aanbestedingen die afwijken van het inkoopbeleid. ▪ Aanscherping van de inkoopprocedure, bijvoorbeeld verplichte (centrale) registratie van afwijkingen met vastlegging van motivering. ▪ Implementeren het principe van de three lines (lijn 1 en 2) om de interne beheersing op het proces verder te verbeteren.

Bevindingen en/of aanvullingen PSA: ▪ Periodiek ook gaan toetsen op het interne inkoopbeleid en daarmee de gids proportionaliteit. 312018008.23.479 - 27

Advies en/of actie voor de jaarrekening: ▪ Rond de spendanalyse en controle op rechtmatigheid van de EU-aanbestedingen tijdig in 2023 af om tot een rechtmatigheidsoordeel te kunnen komen voorafgaand aan de jaarrekening. Financieel beheer

Stand invoering ‘’Three lines’’: ▪ Lijn 3 (CCA) neemt rol lijn 1 en 2 (BC/FC) over bij de voorbereiding interim dossier. Conclusie procesbeoordeling CCA: ▪ Het is vanaf 2021 mogelijk om de onderbouwingen te documenteren in Key2Fin, maar de documentatie c.q. onderbouwing van de opdracht vindt niet in alle gevallen plaats. Ook wordt autorisatie door een budgethouder niet zichtbaar vastgelegd. Aanbevelingen CCA: ▪ We adviseren F&C om de opvolging in de tijd uit te zetten en te bewaken op voortgang. ▪ Implementeren het principe van de three lines (lijn 1 en 2) om de interne beheersing op het proces verder te verbeteren Bevindingen en/of aanvullingen PSA: ▪ Geen aanvullende bevindingen. Advies en/of actie voor de jaarrekening: ▪ Analyseer de verrichte memoriaalboekingen vanuit de diverse dagboeken. ▪ Maak daarbij een totaal aansluiting met de dump over geheel 2023. ▪ Voer een steekproef uit op de memoriaalboekingen.

Subsidieverlening

Stand invoering ‘’Three lines’’: ▪ Lijn 3 (CCA) neemt rol lijn 2 (BC/FC) over bij de voorbereiding interim-dossier. Conclusie procesbeoordeling CCA: ▪ Om de tijdigheid van de besluitvorming te waarborgen krijgen de beleidsafdelingen maandelijks een overzicht van dossiers met de deadline van behandeling. Helaas zien we dat deze beheersmaatregel nog onvoldoende effect heeft. ▪ Dossiervorming is verbeterd ten opzichte van het tweede half jaar 2022 en is volledig. Aanbevelingen CCA: ▪ Verbeterpunten zijn onder meer het volledig beantwoorden van de toetsvragen in Case. ▪ Implementeren het principe van de three lines om de interne beheersing op het proces verder te verbeteren. ▪ Cijferanalyse vindt ‘slechts’ bij jaarrekening plaats. De eindejaarrapportage lijkt ook een geschikt moment hiervoor. Bevindingen en/of aanvullingen PSA: ▪ Proces van vaststellen van verleende subsidies dient nog in procesmodel te worden opgenomen en mee te lopen in de controlewerkzaamheden en drie lijnen model.

312018008.23.479 - 28

Advies en/of actie voor de jaarrekening: ▪ Gegevensgerichte werkzaamheden op de vaststellingen van subsidies in 2023 over de verleningen 2022 uitvoeren. Dit helpt in de oordeelsvorming en onderbouwing van de rechtmatigheid van de verleende subsidies welke als lasten worden verantwoording in de jaarrekening 2023. Bouwgrond exploitaties (grex)

Geen oordeel

Stand invoering ‘’Three lines’’: ▪ Lijn 1 (PE) en Lijn 2 (BC/FC) zijn voldoende betrokken bij de voorbereiding interimdossier Conclusie procesbeoordeling CCA: ▪ Het proces “ontwikkelen bouwgrondexploitaties (grex)” is vanuit het team Projecten dit voorjaar opgepakt. Dit geeft de proceseigenaar/coördinator een goed inzicht in welke risico’s nog enige aandacht behoeven en op welke issues verdere discussie nodig is. Denk hierbij aan: ▪ De rolverdeling planeconoom, projectcontroller en businesscontroller (2e lijn), ▪ De beheersorganisatie rondom de grex Crailo. ▪ Medio juli (12-7-2023) een voorstel is besproken in het CMT om de (project)controlfunctie op grote projecten middels een Expertisecentrum/ Bedrijfsbureau te versterken. Door het ontbreken van een verslag van deze CMT-bespreking is niet geheel duidelijk of het voorstel is overgenomen of dat het voorstel aanpassing behoeft. Het is goed om te zien dat de aanbevelingen uit voorgaande audits (intern/extern) herkend worden en opgepakt zijn. We gaan ervanuit dat eind dit jaar hiermee een flinke voortgang is gemaakt.

Aanbevelingen CCA: ▪ Meer duidelijkheid geven over de projectbeheersorganisatie rondom grote projecten; is het voorstel dat medio juli in CMT is besproken aangenomen of niet? ▪ Duidelijkheid geven of projectbeheersing (ambtelijk) rondom Crailo aanpassing behoeft of niet (voortzetting huidige situatie of “projectbeheersing grote projecten” van toepassing verklaren). ▪ Procesmodel met risicoanalyse dit jaar afronden. Betrek hierbij ook de frauderisico’s, die relevant zijn bij ontwikkelen van bouwgrondexploitatie, grondaankopen en verkopen. ▪ De grondexploitaties en de verliesvoorziening vormen een belangrijk onderdeel van de jaarrekening. We adviseren u dan ook om de actualisatie van de grondexploitaties bij jaarovergang prioriteit te geven, en de actualisatieprocedure af te stemmen met de planning van het jaarrekeningproces. Dit voorkomt mogelijk onnodige vertraging bij het voorbereiden van de jaarrekening. Bevindingen en/of aanvullingen PSA: Geen aanvullende bevindingen. Advies en/of actie voor de jaarrekening: Tijdig afronden van de actualisatie van de grondexploitaties en stel een memo op, waaruit blijkt dat de door u gehanteerde uitgangspunten (parameters) bij het actualiseren van de grondexploitaties aanvaardbaar zijn. Waar mogelijk dient u de gehanteerde parameters te onderbouwen met achterliggende documentatie.

312018008.23.479 - 29

Treasury

Stand invoering ‘’Three lines’’: ▪ Lijn 2 (BC) geen rol bij voorbereiding interim dossier door onduidelijkheid over de precieze invulling hiervan. Conclusie procesbeoordeling CCA: ▪ Per 12-4-2023 is het treasury statuut gepubliceerd. Hierin zit een aanscherping interne controle: 4-ogen principe bij het afsluiten van langlopende leningen. Bij het aantrekken van een langlopende lening in januari 2023 is deze aanscherping, vooruitlopend op het statuut, reeds in de praktijk gebracht. ▪ Invoeren van een systematische beoordeling van garanties/waarborgen gedurende het jaar heeft nog niet plaatsgevonden. Aanbevelingen CCA: ▪ Nadere invulling geven aan de three lines door de rol van lijn 2 (1e review) te duiden. ▪ Interne controle op juiste bankrekeningnummer doorvoeren. ▪ De beoordeling van de afgegeven garanties en waarborgen structureel in het 3e kwartaal uit te voeren onder meer op basis van de formele jaarstukken van het voorgaande boekjaar. Dit zal de kwaliteit van de beoordeling ten goede komen. Bevindingen en/of aanvullingen PSA: ▪ Geen aanvullende bevindingen. Advies en/of actie voor de jaarrekening: Geen.

Uitkeringen (PW/Tozo)

Stand invoering ‘’Three lines’’: ▪ Lijn 3 (CCA) neemt rol lijn 2 (BC/FC) over bij de voorbereiding interim dossier (review). Conclusie procesbeoordeling CCA: ▪ Geen bijzonderheden bij de dossiercontroles uitkeringen PW. ▪ Bij Tozo dient de afwikkeling van de M&O-werkzaamheden en openstaande voorschotten urgent opgepakt te worden. Het heeft een jaar stilgelegen. Deze afwikkeling zal opgepakt worden. Aanbevelingen CCA: ▪ Meer aandacht voor hercontroles t.a.v. indexeringen: jaarlijks (bijv. in september) een bestandscontrole uitvoeren op juiste indexering bij klanten met partiele inkomsten, uitkeringen, pensioenen en alimentaties en lonen. Dit zou met een tool als CMP kunnen. ▪ Prognose/monitoringsmodel maken analoog aan die voor WMO/Jeugd. ▪ Implementeren het principe van three lines (lijn 2) om de interne beheersing op het proces verder te verbeteren. Bevindingen en/of aanvullingen PSA: ▪ Geen aanvullende bevindingen. Advies en/of actie voor de jaarrekening: ▪ Uitvoeren en afwikkelen dossiercontroles over geheel 2023. ▪ Vaststellen aansluitingen tussen GWS4ALL en Key2Financiën. 312018008.23.479 - 30

▪ ▪ Jeugd

Toetsen en documenteren werking M&O-beleid Tozo. Beoordelen volwaardigheid (inschatting voorziening voor oninbaarheid) van de vorderingen op bijstandscliënten.

Stand invoering ‘’Three lines’’: ▪ Lijn 2 is al meer betrokken bij de voorbereiding interim dossier (review) dan vorig jaar. Conclusie procesbeoordeling CCA: ▪ Alle gecontroleerde deelwaarnemingen zijn rechtmatig verstrekt. Recht, hoogte en duur van de verstrekte voorzieningen zijn conform de Jeugdwet en verordening Jeugdhulp gemeente Hilversum. ▪ In 2 gevallen is niet zichtbaar/expliciet in rapport aangegeven dat ID-check heeft plaatsgevonden. Aanbevelingen CCA: ▪ De verificatie ID check bij elk Jeugd-aanvraag (BSN controle), exclusief die via wettelijke verwijzers gaan, uit te voeren en expliciet vast te leggen in het rapport. ▪ De (contract-)afspraken met de regio i.h.k.v. de uitvoering M&O-maatregelen herijken/ vastleggen en ook de signalen die ontvangen worden inzake M&O transparant/gestructureerd vast te leggen. ▪ Het prognosemodel voor bestedingen WMO en Jeugd is een mooi hulpmiddel voor monitoren en prognosticeren. Het advies is om dit verder uit te bouwen met tekst, uitleg, toelichting en voortschrijdend inzicht (dus niet overschrijven). Bevindingen en/of aanvullingen PSA: ▪ Geen aanvullende bevindingen. Advies en/of actie voor de jaarrekening: ▪ Uitvoeren en afwikkelen dossiercontroles over geheel 2023.

WMO

Stand invoering ‘’Three lines’’: ▪ Lijn 2 is al meer betrokken bij de voorbereiding interim dossier (review) dan vorig jaar. Conclusie procesbeoordeling CCA: ▪ Team WMO verricht uitgebreide kwaliteitscontroles. Hieruit komt naar voren dat ID-plicht in veel gevallen niet is uitgevoerd. Dit is een formele onrechtmatigheid. Daarnaast kwalitatieve opmerkingen inzake rapportage en onderbouwing/motivering besluit. ▪ Na herstel ID-plicht via BSN controle zal geen sprake zijn van financiële rechtmatigheid. Aanbevelingen CCA: ▪ Zie de aanbevelingen onder Jeugd. Bevindingen en/of aanvullingen PSA: ▪ Geen. Advies en/of actie voor de jaarrekening: ▪ Afwikkelen bijzonderheden dossiercontroles. 312018008.23.479 - 31

Verbonden partijen

n.v.t.

n.v.t.

Opmerking PSA: Dit proces en bijhorende geldstromen in de exploitatie zijn niet opgenomen in de controlewerkzaamheden gedurende het jaar. Uw gemeente verstrekt aan diverse verbonden partijen jaarlijks een bijdrage. Wij stelden vast dat intern niet zichtbaar op een uniforme wijze wordt gemonitord en gedocumenteerd gedurende het jaar, bijvoorbeeld op basis van de door u ontvangen tussentijdse informatie of gecontroleerde jaarrekening van de verbonden partij, wat de financiële ontwikkelingen zijn met een weerslag op de financiën van uw gemeente. Wij adviseren u om dit proces te uniformeren en structurele (zichtbare) beheersmaatregelen te implementeren conform de ‘’6 W’s’’. Daarmee kunt u aantonen dat u in control bent en niet verrast wordt met mogelijk aanvullende lasten en tevens optimaal gebruik kan maken van deze vastleggingen bij het opstellen van de jaarrekening (t.b.v. de paragraaf verbonden partijen). De werkzaamheden vinden nu zichtbaar plaats ten tijde van de jaarrekeningcontrole en kan in onze optiek in een veel eerder stadium al zichtbaar geborgd zijn. Advies en/of actie voor de jaarrekening: Stel zichtbaar vast en documenteer of de verstrekte voorschotbetalingen zijn besteed aan het doel waarvoor bestemd en of mogelijk sprake is van noodzakelijke verrekeningen (nabetalingen en/of terugvorderingen) in het kader van de jaarrekening 2023.

Wat ons betreft onderzoekt u dat in eerste instantie in ieder geval voor de grotere verbonden partijen met een materiële impact in de jaarstukken en waar de gemeente Hilversum het risico loopt op het (aanvullend) moeten bijdragen in negatieve exploitatieresultaten.

312018008.23.479 - 32

4.

Overige onderwerpen en aandachtspunten voor de jaarrekening

312018008.23.479 - 33

4. Overige onderwerpen en aandachtspunten voor de jaarrekening Voldoende aandacht voor uw onderhoudsplannen – analyses in januari 2024 moeten uitwijzen of deze nog toereikend zijn

Uw gemeente beschikt over onderhoudsvoorzieningen om de lasten van het groot onderhoud van uw vastgoed de komende jaren te egaliseren. Deze onderhoudsvoorzieningen zijn gebaseerd op onderhoudsplannen die de periode 2020-2029 beslaan. Jaarlijks stellen uw medewerkers de plannen bij op basis van diverse ontwikkelingen, zoals het eerder- of later uitvoeren van het groot onderhoud, gewijzigde plannen met het vastgoed en ontwikkeling van de prijzen van aannemers en bouwmaterialen. Deze werkwijze is prima om meerjarig in te schatten wat het noodzakelijk meerjarig grootonderhoud is en wat de inschatting is wat dat gaat kosten. In de praktijk is het zo dat het regelmatig voorkomt dat gepland onderhoud niet of later wordt uitgevoerd of dat niet voorzien onderhoud uitgevoerd moet worden. Doordat uw college hier jaarlijks naar kijkt, houdt u grip op de uitvoering van de plannen en kunt u beoordelen wat de eventuele impact is van het niet of later uitvoeren van gepland onderhoud. In gesprekken die wij hebben gevoerd, is naar voren gekomen dat naast gepland onderhoud momenteel ook wordt ingezet op duurzaamheidsinvesteringen. Wanneer dergelijke investeringen gedaan worden, kan dat gevolgen hebben voor uw voorzieningen en meerjarige dotaties voor onderhoud.

Immers wanneer sprake is van investeringen en dat overduidelijk vaststaat, dan moeten deze geactiveerd worden en kunnen de kosten niet als groot onderhoud ten laste van de voorzieningen gebracht worden. Wanneer sprake is van een “grijs gebied” adviseren wij u om uw overwegingen die ten grondslag liggen aan uw keuzes, te documenteren. Ook kan het zo zijn dat duurzaamheidsinvesteringen impact hebben op de meerjarendotaties: een duurzaamheidsinvestering kan tot gevolg hebben dat gepland onderhoud niet meer, later of voor een ander bedrag moet worden uitgevoerd. Wij adviseren u hier bij de beoordeling van de toereikendheid van uw voorzieningen in de jaarrekening 2023 rekening mee te houden. Wij merken overigens op dat in 2020 bij het opstellen van de onderhoudsplannen een bewuste keuze is gemaakt om zestig objecten niet mee te nemen in deze plannen. Dit betreft objecten waarvan u destijds voornemens was deze op korte termijn te verkopen (47 objecten) en objecten van het MOB-complex De Rading waarvoor nog afzonderlijke besluitvorming moest volgen (13 objecten). Voor deze objecten zijn daarom geen voorzieningen getroffen en zijn de lasten van het onderhoud van deze objecten begrepen in de jaarlijkse exploitatielasten. Op dit moment is de status rond deze objecten nagenoeg gelijk als in 2020. Van de 47 objecten zijn er circa vijf inmiddels daadwerkelijk afgestoten.

Ook voor deze panden zal in januari een nieuwe inschatting van de onderhoudslasten voor de komende jaren gemaakt worden. Inmiddels zijn de marktomstandigheden aanzienlijk nadeliger geworden voor de verkoop van de panden (die vaak ook een laag energielabel hebben). Wij vragen u om een nieuwe inschatting te maken van de termijn waarop de objecten afgestoten zullen worden en adviseren u om als deze langer is dan een paar jaar te overwegen deze objecten alsnog in de onderhoudsvoorzieningen op te nemen om onverwachte exploitatielasten van groot onderhoud in de komende jaren te voorkomen.

312018008.23.479 - 34

Ontwikkeling Anna’s Hoeve nadert het einde – er worden geen fors afwijkingen ten opzichte van eerdere resultaatsprognoses door het college verwacht

Anna’s Hoeve zal, op basis van uw huidige inschatting, doorlopen tot en met 2025. De einddatum is daarmee gelijk gebleven ten opzichte van 2022. Inmiddels zijn allen gronden verkocht en komt er een steeds nauwkeuriger zicht op nog te maken kosten, wat inherent is aan de doorlooptijd van de exploitatie die steeds korter wordt. Ten opzichte van voorgaand jaar verwacht u geen significante afwijkingen. De laatste twee bouwvelden zijn inmiddels in aanbouw. De meeste kosten die nog gemaakt zullen worden, houden verband met het woonrijpmaken, zoals (her-)straten, de openbare verlichting, speelvoorzieningen et cetera van deze bouwvelden. Deze kosten zullen vooral aan het einde van de exploitatie gemaakt worden, wat inhoudt dat in 2023 de kosten vooralsnog iets achter blijven bij de budgetten voor 2023.

Grondexploitatie Stationsplein – actualiseer bij de jaarrekening 2023 de berekening van het verwachte resultaat

Bij het beoordelen van de waardering van de grondexploitatie Stationsplein in de jaarrekening 2022, heeft uw college ingeschat dat mogelijk sprake zou zijn van een verlies van € 2.893.000 en is daarvoor een voorziening getroffen. In 2023 is sprake geweest van relatief geringe bestedingen. Dit is vooral het gevolg van de opgetreden vertraging in 2022 door de vernietiging van het bestemmingsplan door de Raad van State in eerste termijn en het vervolgens uit moeten werken van een nieuw bestemmingsplan. In 2023 heeft u de programmering van de exploitatie ook verder in beeld gebracht en zijn de te maken kosten voor de openbare ruimte opnieuw ingeschat, waarbij u vaststelde dat de nog te maken kosten en de looptijd niet substantieel zullen wijzigen. Uw inschatting was en is dat in 2029 deze exploitatie zal kunnen worden afgewikkeld.

De ramingen voor nog te maken kosten zijn in bestekken verwerkt, welke vanaf de 2e helft van 2024 in de markt zullen worden gezet. Dan zal ook duidelijk worden om de thans ingerekende ramingen voor nog te maken kosten toereikend zijn. Zoals hiervoor aangegeven, verwacht u dat geen sprake zal zijn van significante wijzigingen ten aanzien van het verwachte resterende resultaat. Het later maken van kosten (in 2024 of 2025 in plaats van 2023) kan wel betekenen dat op basis van de actualisatie van de grondexploitatie ten behoeve van de jaarrekening 2023, een lagere tussentijdse winst voor 2023 genomen kan worden en dat deze in 2024 of 2025 weer hoger zal zijn. Wij adviseren u de financiële voortgang van Anna’s Hoeve te blijven volgen.

De actualisatie van de grondexploitatie staat gepland voor begin 2024, zodat de uitkomsten verwerkt kunnen worden in de jaarrekening over 2023. U verwacht vooralsnog geen grote wijzigingen en dat de actualisatie vooral betekent dat huidige ramingen zullen worden geïndexeerd, met uitzondering van de interen kosten. Deze zullen opnieuw worden geraamd. Door de lange looptijd en onzekerheid rondom prijsontwikkelingen is in de jaarrekening 2022 rekening gehouden met risico’s voor deze exploitatie in het weerstandsvermogen tot een bedrag van € 1 mln. Dit risicoprofiel is in 2023 nog niet geactualiseerd. Wij adviseren u de actualisatie van de grondexploitatie tijdig uit te voeren en de daarbij toegepaste uitgangspunten en veronderstellingen te documenteren. Ook adviseren wij u het risicoprofiel tijdig te actualiseren en de uitkomsten ook te betrekken bij uw beoordeling van de waardering van deze exploitatie.

312018008.23.479 - 35

Bewaak de volwaardigheid van uw vordering inzake de overdracht van gronden aan de GEM Crailo B.V.

De gemeenten Gooise Meren, Hilversum en Laren werken samen bij de (her)ontwikkeling van Crailo. Deze gemeenten hebben grond - benodigd voor de (her)ontwikkeling - verworven van de provincie Noord-Holland. Om de (her)ontwikkeling zo efficiënt en optimaal mogelijk te realiseren is GEM Crailo B.V. (hierna: GEM Crailo) opgericht. De (her)ontwikkeling heeft als doel de ontwikkeling en realisatie van een innovatieve en ambitieuze woonwijk, waarbij duurzaamheid en de groene omgeving centraal staan, in combinatie met ruimte voor vormen van bedrijvigheid en natuur. Daarbij is het uitgangspunt om een ten minste sluitende grondexploitatie te realiseren, waarbij GEM Crailo zal streven naar een maximale grondopbrengst binnen de gestelde kaders en randvoorwaarden. In 2020 zijn de gronden Crailo door uw gemeente verkocht en ook geleverd aan de GEM Crailo. De GEM Crailo heeft bij de overdracht de koopsom nog niet voldaan, omdat er een uitgestelde betaling is overeengekomen. Derhalve is, in uw administratie, een vordering van € 16,1 miljoen op de GEM Crailo onder de Financiële vaste activa verantwoord. Bij de interim-controle zijn wij nagegaan in hoeverre uw college informatie heeft om eventuele risico’s ten aanzien van de volwaardigheid van deze vordering in te kunnen schatten. Uw college maakt onderdeel uit van de algemene vergadering van aandeelhouders (AvA) van de GEM Crailo.

Vanuit die positie krijgt het college regelmatig informatie, waaronder kwartaalrapportages en jaarplannen, waarmee zij de volwaardigheid van de vordering kan beoordelen. Wij hebben bij de interim controle gesproken over uw belang in de GEM Crailo en de mogelijke risico’s die voor u kunnen spelen. Bij het opstellen van de jaarrekening 2022 heeft het college ingeschat dat vooralsnog sprake is van een volwaardige vordering, omdat de meest actuele grondexploitatie Crailo toen (per 1-1-2023) een positief resultaat van € 5,7 miljoen (netto contante waarde) toont en daarmee was toegenomen ten opzichte van 2021. Tussentijdse rapportages over 2023 geven naar het oordeel van het college daar geen ander inzicht in. Wij adviseren u om de financiële ontwikkelingen van de grondexploitatie Crailo te blijven volgen en op basis van die uitkomsten de volwaardigheid van de vordering te blijven beoordelen. Voor de jaarrekening 2023 van uw gemeente adviseren wij u daarvoor minimaal gebruik te maken van de jaarrekening 2023 van de GEM Crailo en de geactualiseerde grondexploitatie 2024. Gelet op het financieel belang geven wij u in overweging om een second opinion op de resultaatprognose uit te (laten) voeren en ook, in het kader van uw risicomanagement, een “worst-case-scenario” door te (laten) rekenen.

Bij de controle van de jaarrekening 2022 stelden wij vast dat bij de GEM Crailo van andere kosten- en opbrengststijgingspercentages werd uitgegaan, dan waar u bij uw eigen grondexploitaties van uit ging. In de jaarrekening over 2022 van de GEM Crailo B.V. lazen wij dat de nog te realiseren grondopbrengsten met 1,5% geïndexeerd zijn en de nog te maken kosten met 2%. Bij de actualisatie van Anna’s Hoeve en het Stationsgebied rekende het college met een kostenstijgingspercentage van 6%. Daarbij komt ook dat de looptijd van de GEM Crailo nog lang is, wat een grotere schattingsonzekerheid tot gevolg kan hebben. Omdat vooralsnog sprake is van een positief verwacht resultaat, is geen voorziening opgenomen wegens te verwachten verliezen op onderhanden werk. Bij de bepaling van de netto contante waarde heeft het management van de GEM Crailo B.V. een inschatting gemaakt van de verwachte kosten, de fasering en de (toekomstige) verkoopwaarde van de gronden mede aan de hand van een marktscan. In de grondexploitatie is een aantal stelposten opgenomen, welke voorlopig taakstellend zijn. Deze kunnen echter, zo

312018008.23.479 - 36

staat in de jaarrekening 2022 van de GEM Crailo B.V. mogelijk leiden tot “substantiële bijstellingen van het geraamde budget”. Het betreft de volgende stelposten: ▪ Duurzaamheid (€ 5 miljoen euro) ▪ Kwaliteitsimpuls (€ 2 miljoen euro) De stelposten zullen in de toekomst nog nader worden uitgewerkt. Daarnaast is, zo lezen wij in de jaarrekening 2022 van de GEM Crailo B.V., een deel van de civieltechnische en saneringskosten nog op hoofdlijnen uitgewerkt. Een nadere uitwerking kan tevens leiden tot substantiële bijstellingen in het geraamde budget. Hoewel vooralsnog sprake is van een positieve ontwikkeling, is sprake van enkele onzekerheden met betrekking tot het uiteindelijke te verwachten resultaat. Wij adviseren u om de financiële ontwikkelingen van de grondexploitatie Crailo te blijven volgen en op basis van die uitkomsten de volwaardigheid van de vordering te blijven beoordelen. Naar onze mening past daar een meer kritische projectcontrol bij waar zichtbaar wordt gereageerd op bijvoorbeeld ontwikkelingen die wij ook zien.

Blijf de waardering van uw kapitaalbelang in de Regionale Ontwikkelingsmaatschappij Utrecht volgen

In 2021 heeft uw gemeente een kapitaalstorting gedaan in de Regionale Ontwikkelingsmaatschappij Utrecht (ROM). Bij de controle stelden wij vast dat er tussentijds geen zichtbare validatie van de waardering van uw kapitaalbelang heeft plaatsgevonden vanuit de ontwikkelingen in 2023. Voor de jaarrekening 2023 is het van belang dat u tijdig en zichtbaar vaststelt of uw kapitaalbelang nominaal gewaardeerd kan blijven of dat er een risico bestaat dat uw gemeente bij moet bijstorten en/of af moet waarderen. Vorig jaar beschikte u, ten tijde van de jaarrekening, niet over een (gecontroleerde) jaarrekening va de ROM. Wij adviseren u om uw kapitaalbelang zichtbaar te beoordelen aan de hand van verantwoordingsinformatie vanuit de ROM om vast te stellen of uw gemeente daadwerkelijk risico’s loopt en deze informatie ook tijdig uit te vragen en te ontvangen.

Stel vast of de voorziening verlofsparen toereikend is

In de jaarrekening 2022 heeft het college de voorziening verlofsparen getroffen voor een bedrag van € 24.000. De voorziening dient ter dekking van opgebouwde bovenwettelijke verlofrechten en is tot op heden bepaald door het verlof te kwantificeren van de medewerkers die zich hebben aangemeld voor “verlofsparen”. Feitelijk zou het bedrag moeten worden voorzien waar uw medewerkers recht op hebben. Voor het bepalen voor welk deel van het bovenwettelijke verlof een voorziening moet worden gevormd en voor welk deel niet, is een goede analyse, onderbouwing en motivatie noodzakelijk. Wat daarbij belangrijk is, is dat medewerkers actief moeten aangeven dat bovenwettelijk verlof omgezet moet worden in verlofsparen. Wij adviseren u voor de jaarrekening 2023 na te gaan of de huidige stand van de voorziening verlofsparen toereikend is.

312018008.23.479 - 37

De jaarrekeningcontrole en onze algemene aandachtspunten daarbij

De jaarrekening 2023 is het sluitstuk van de Planning & Controlcyclus over 2023. Wij starten op 15 april 2024 met de controle van de jaarstukken. Voor een efficiënte en effectieve jaarrekeningcontrole verwachten wij dat op deze datum een versie van de integrale jaarstukken beschikbaar is, waarop zichtbaar de volgende interne controles hebben plaatsgevonden: ▪ zichtbare interne controle op de interne consistentie en rekenkundige juistheid van de jaarstukken; ▪ zichtbare toets op de naleving van de verslaggevingsvoorschriften (BBV) door middel van volledige invulling van de (door ons aan u) aangeleverde checklist BBV; ▪ zichtbare aansluitingen tussen jaarrekening, financiële administratie, sub administraties, primaire begroting, de herziene begroting (nulproef) en de aansluiting van de geraamde investeringen op de achterliggende investeringsbegroting(-en) en de eventuele wijzigingen daarop. Ter voorbereiding op de controle willen wij u, mogelijk ten overvloede omdat u in voorgaande jaren voldoende aandacht voor deze punten had, een aantal aandachtspunten meegeven, welke u mogelijk ook al in uw voorbereiding heeft geadresseerd: ▪

▪

▪

▪

▪

Het tijdig analyseren van begrotingsoverschrijdingen op programma’s en investeringskredieten. In het geval sprake is van een overschrijding, verwachten wij dat u een motivering voorbereid waarom de overschrijding wel of niet als rechtmatigheidsfout in de rechtmatigheidsverantwoording doorwerkt. Deze motivering moet onderbouwd zijn met documentatie. Adequate voorbereiding van de WNT-verantwoording in de jaarrekening 2023, door de verantwoording intern te laten toetsen aan de hand van de wetgeving. In de praktijk zien wij bij meerdere organisaties dat met name dat niet alle of onjuiste looncomponenten (belast en onbelast) tot het bezoldigingsbegrip gerekend worden. Zorg voor het juist en volledig invullen van het WNT- model, met een zichtbare aansluiting naar de onderliggende berekeningen. Overeenkomstig voorgaande jaren zullen wij weer een verzoek doen om dit in januari 2024 voor te laten bereiden door de gemeente, zodat wij de WNT-verantwoording voorafgaand aan de jaarrekening al kunnen controleren.

De volledige verantwoording van lasten en verplichtingen door het uitvoeren van een voortgezette controle tot datum van jaarrekeningcontrole vanuit ontvangen facturen in 2024 (inkoopdagboek) en verrichte betalingen in 2024, een inventarisatie van (langlopende) verplichtingen aan de hand van contracten en overeenkomsten én uw bevindingen vanuit de (voortgezette) controle van vorig boekjaar. Het tijdig opleveren van de verschillende regelingen in de SiSa-bijlage door de verantwoordelijke afdelingen, zodat de interne controle op de SiSa-bijlage tijdig afgerond kan worden. Hierbij dient u rekening te houden met het feit dat het aantal SiSaregelingen ten opzichte van voorgaand verslagjaar wederom is toegenomen. Zie ook hierna. Bij specificaties en onderbouwingen waarbij sprake is van complexiteit of subjectiviteit (schattingen) de opbouw van de post, uitgangspunten en berekeningswijze uitwerken in een geschreven toelichting (‘position paper’), zodat de uitgangspunten en berekeningen snel door ons geïnterpreteerd kunnen worden en wij tot een goed begrip van de betreffende onderdelen kunnen komen. Wij achten dit voornamelijk van belang bij: o Waardering van de grondexploitaties.

312018008.23.479 - 38

o

▪

▪ ▪ ▪

▪

▪

Aandachtspunten bij de voorbereiding op uw verantwoordingstraject SiSa-bijlage

Waardering van uw vastgoed. Wij vragen om een analyse van het vastgoed dat niet meer voor de publieke taak aangewend wordt, om te bepalen of er mogelijk sprake is van een duurzame waardevermindering. o Waardering van de voorzieningen. o Waardering van uw vorderingen. Wij vragen om een analyse van de invorderbaarheid van diverse verschillende vorderingen, waaronder debiteuren sociale zaken en belastingvorderingen. Graag ontvangen wij een onderbouwing van de gehanteerde oninbaarheidspercentages. Zichtbare analyse van de activa van uw gemeente naar de stand per 31 december 2023, om vast te stellen dat alle activa met een boekwaarde nog bestaat en in eigendom zijn van de gemeente. Wij vragen u om deze informatie en uitkomsten tijdig te delen en niet te wachten tot de jaarrekeningcontrole. Aandacht voor de vennootschapsbelasting en de jaarlijkse actualisatie hierop. Tijdig afronden van de crediteurenspendanalyse in het kader van de Europese aanbestedingsregels en het bepalen van de mogelijke rechtmatigheidsfout voor 2023 en nodige rapportering voor de RMHV en/of de paragraaf bedrijfsvoering. In toenemend mate is de gemeente door uitbesteding van activiteiten afhankelijk van derde partijen voor de tijdige (en juiste) aanlevering van informatie.

Mede gezien de ervaringen van uw gemeente in de afgelopen jaren is het van essentieel belang met deze derde partijen scherpe afspraken te maken en na te leven, zodat de verantwoordingsinformatie voor de vaststelling van de jaarrekening door het college beschikbaar is. Aandachtsgebieden hierbij zijn onder andere: o Verantwoordingsinformatie vanuit de Regio Gooi en Vechtstreek (sociaal domein); o Coöperatie ParkeerService en SHPV voor de parkeeropbrengsten; o De mogelijke bijstortverplichting in de GEM Crailo (op basis van het geactualiseerde risicoprofiel). o Facturatie door leveranciers (zie ook onderdeel verplichtingenadministratie). Het is van belang dat uw organisatie stuurt op tijdige ontvangst van bovengenoemde informatie. Stel vast dat controlewerkzaamheden op de volledigheid van de verantwoording van de opbrengsten uit parkeren onderdeel is van de controleaanpak van de accountant ten aanzien van de financiële verantwoording van ParkeerService. En voer (indien nodig) zelf aanvullende werkzaamheden uit, om vast te stellen dat de verantwoorde opbrengsten volledig zijn. Hanteer de door ons aangeleverde formats voor de belangrijkste posten voor uw opsteldossier van de jaarrekening. Zo bent u volledig in het verzamelen van de informatie van zowel de accountant als uw balansdossier.

De SiSa-bijlage is een verplicht onderdeel van de jaarrekening geworden en betreft een format voor de verantwoording van meerdere specifieke uitkeringen tegelijk. De afgelopen jaren is een trend te zien dat er steeds meer (incidentele) specifieke uitkeringen worden verstrekt aan gemeenten vanuit het Rijk. Ook bij uw gemeente is dit het geval. De Rijksoverheid publiceert jaarlijks een overzicht van specifieke uitkeringen waarover een organisatie verantwoording middels de SiSa-

312018008.23.479 - 39

bijlage moet afleggen (https://teverantwoordenregelingen.rijksoverheid.nl). Voor het jaar 2023 staan vooralsnog (per 10 november 2023) 38 specifieke uitkeringen bij uw gemeente genoemd, waarvan er 7 nieuw zijn. In de praktijk komt het regelmatig voor dat bij soortgelijke regelingen sprake is van meerdere projecten die verantwoord moeten worden onder deze regelingen. Het kan dan voorkomen dat de verantwoordingsinformatie vanuit meerdere organisatieonderdelen moet komen. Om de verantwoording en de onderbouwing in goede banen te leiden adviseren wij u het volgende: • • •

• •

Laat uw SiSa-coördinator zorgdragen voor een tijdige, volledige en juiste aanlevering van de ingevulde SiSa-verantwoording en onderliggende documentatie. Onderzoek, om voor u en ons de controledruk in het voorjaar van 2024 te beperken, welke regelingen mogelijk al in januari of februari opgesteld en gecontroleerd kunnen worden. Wij maken hier graag nadere afspraken met u over. Draag zorg voor voldoende kennis omtrent de werkwijze en verwachtingen vanuit het Rijk (en de accountant) inzake de SiSa-bijlage, bij uw SiSa-coördinator en betrokken financieel medewerkers en realiseer een structuur waarin een medewerker verantwoordelijk is voor een inhoudelijke controle op de SiSa-verantwoording en onderliggend dossier, voordat deze aan de accountant worden overgedragen. Draag zorg voor voldoende inzicht in de stand van zaken per specifieke uitkering. Idealiter is uw financiële administratie dusdanig ingericht dat dit eenvoudig hieruit te herleiden is. Leg een zichtbare relatie, voor zover van toepassing, tussen de SiSa-bijlage en de nog te besteden subsidies die op uw balans per 31 december 2023 zijn verantwoord.

312018008.23.479 - 40

312018008.23.479 - 41

Externe bevindingen en adviezen ML 2023 Nr

Bron

01 2023 Externe ML PSA (2023)

Onderwerp

Bevinding:

Advies:

Prio

Ambtelijke reactie

Planning Gereed

Om stappen te kunnen maken om een volgend niveau van verbijzonderde interne controle, conform de Bado-notitie "De verbijzonderde interne controle bij decentrale overheden" te kunnen halen, is het van belang om uw ambitie hierin helder te maken en een daarbij passend tijdspad te benoemen. Hierbij is het van belang dat u blijft investeren in de kwaliteit van de bedrijfsvoering, waarbij de 1e lijn (proceseigenaar) en 2e lijn (business control) zichtbaar meer eigenaarschap voor de interne beheersing (kwaliteit processen en interne controle) neemt en de 3e lijn (CCA) in een meer toetsende en adviserende rol komt. Investering in de risicoanalyse en de kracht van uw IT-omgeving zijn daarbij ook van belang.

laag

Advies nemen we over. In control zijn is een samenspel van de gehele organisatie. In 2023 is visie op integrale interne beheersing opgemaakt welke in 2024 de bestuurlijke besluitvorming gaat doorlopen. In deze visie wordt de ambitie en tijdspad in deze doorontwikkeling van de gemeente Hilversum beschreven. Daarnaast is met de vaststelling van het zogenaamde VIC-plan 2023-2026 en de nota M&O 2023-2026 door het college een belangrijke stap gezet in de borging en effectuering van deze visie. Daarnaast is in de vastgestelde Concernagenda een belangrijke interne opgave 'procesgericht werken' geformuleerd.

1e kwartaal 2024

Neem kennis van de (geactualiseerde) kadernota van de commissie Bbv en de bijhorende vraag- en antwoordrubriek in de aanloop naar de op te stellen rechtmatigheidsverantwoording welke voor het eerst in de jaarrekening 2023 zal worden opgenomen. Daar worden momenteel vragen met bijhorende antwoorden gepubliceerd, die u mogelijk ook van belang kunnen zijn voor uw rechtmatigheidsverantwoording. Wij merken dat naarmate de tijd verstrijkt er sprake is of kan zijn van gewijzigde inzichten waar mogelijk ook u iets mee kunt, wilt of moet doen. Wij adviseren u verder om de ervaringen die met de eerste rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening 2023 zullen worden opgedaan, te evalueren en voor zover u dat noodzakelijk acht, mee te nemen in beleidsmatige wijzigingen hieromtrent. Voor de jaarrekening 2023 geven wij u in overweging om, eventueel op een eerder moment dat u met de jaarrekening doet, de eventuele begrotingsafwijkingen over 2023 aan de raad te melden.

hoog

Advies nemen we over. De (geactualiseerde) kadernota rechtmatigheid is intern het uitgangspunt voor de op te stellen rechtmatigheidsverantwoording 2023. We onderschrijven het belang om tijdig te starten met de stappen die nodig zijn om de opgedane kennis en ervaring in het jaarrekeningtraject 2023 om te zetten in concrete acties die het mogelijk maken de rechtmatigheidsverantwoording te kunnen afgeven. We constateren wel dat het lastig is om de impact vooraf in te schatten indien de spelregels van rechtmatigheid tussentijds aangepast worden.

1e kwartaal 2024

middel

Advies nemen we over. Er is continue aandacht en sturing op informatieveiligheid en daarmee implementatie van normenkader AVG, BIO en aankomende NIS 2. Zie Rekenkamer onderzoek Privacy 2021 en jaarrekening, paragraaf bedrijfsvoering. De gemeente is gestart met implementatie van NIS 2.

continu

De betrouwbaarheid van IT, informatieveiligheid en privacy vormt nog geen vast onderdeel van de VIC. In Geef opvolging aan bevindingen uit IT-controles en bepaal de impact op de te verrichten interne controlewerkzaamheden. de procescontroles wordt IT als een apart proces en een afzonderlijke audit gezien. Om de opzet van Actualiseer uw bijhorende audit-kalender. processen en risico’s in die processen goed te beoordelen is het van belang om onderdelen van de IT, zoals toegangsbeveiliging en rechten en rollen mee te nemen in de audits op de reguliere processen .

middel

Advies nemen we over. We beschikken over een duidelijk IT- audit kalender en daarin zijn voor de belangrijkste (financiële) applicaties de diverse audits op de criteria opzet, bestaan en werking van de applicatieve en general controls opgenomen. Per uitgevoerde IT-audit is er sprake van een zogenaamde follow-up rapportage en worden de bevindingen meegenomen in de controleaanpak voor het desbetreffende jaar. In 2024 wordt de huidge kalender geactualiseerd en opnieuw aanbesteed.

1e kwartaal 2024

niveau van de Op basis van de inrichting en uitvoering van de verbijzonderde interne controle (VIC) op dit moment verbijzonderde interne schatten we uw VIC op dit moment in op niveau 2 (onderdeel van het interne beheersingskader om controle toezicht te houden op de uitvoering van interne beheersingsmaatregelen).

2 2023

Externe ML PSA (2023)

3 2023

Externe ML PSA (2023)

4 2023

Externe ML PSA (2023)

IT audits

5 2023

Externe ML PSA (2023)

Planning IT audits

Invoering SAP applicatie tbv financiele administratie.

Laat een IT-auditor meekijken (aan de voorkant) naar de mogelijke opzet van beheersmaatregelen in de (nieuwe) financiële applicatie.

middel

Advies nemen we over. De implementatie datum is opgeschoven naar 1-12025. Wanneer de inrichting afgerond is kan er een IT-audit op worden uitgevoerd. Dat zal dan zijn in tweede helft van 2024.

3e/4e kwartaal 2024

6 2023

Externe ML PSA (2023)

Frauderisico analyse

Gelet op het belang van fraudepreventie en ook de rol en verantwoordelijkheid van de raad hierin, vinden wij het belangrijk dat regelmatig gecommuniceerd wordt over de uitkomsten van uw frauderisicoanalyses met de raad of audit- en rekeningencommissie. Voor 2023 heeft dit nog niet plaatsgevonden

Blijf aandacht besteden aan de inschatting van frauderisico’s en de beheersing daarvan. Rond de actualisatie van de frauderisicoanalyse op korte termijn af. De huidige opzet biedt daarvoor een prima basis.

hoog

Advies nemen we over. In 2023 is de eerdere frauderisicoanalyse geactualiseerd en besproken in de audit- en rekeningencommissie (ARC). Daarnaast worden de geconstateerde tekortkomingen dan wel risico's meegenomen in de controleaanpak per proces. Vanaf 2023 wordt dit jaarlijks uitgevoerd.

2e kwartaal 2024

Blijf sturen op de opvolging van adviezen uit interne en externe controle en zorg dat de onderliggende rapportage actueel en betrouwbaar is. Ook hier zien wij een belangrijke rol voor de 1e en 2e lijn.

middel

Advies nemen we over. Vanaf 2024 gaan we zogenaamde follow-up overzicht van bevindingen en adviezen uit zowel de interne als externe rapportages vanuit de top van de organisatie monitoren. De follow-up wordt zowel in de periodieke controlcyclus meegenomen per proces per afdeling/team. De voortgang en effectuering wordt daarnaast tweemaal per jaar meegenomen in de concernbrede rapportages vanuit control. Meer en meer verschuift de rol van de zogenaamde 3e lijn naar het beoordelen van de samenwerking tussen de 1e en 2e lijn op deze bevindingen en adviezen.

2e kwartaal 2024

Stel vast, door middel van “back-testing” dat de aannames en veronderstellingen die ten grondslag liggen aan uw beheerplannen voor groot onderhoud, nog valide zijn. Dit kan door van geplande werkzaamheden vast te stellen of deze ook daadwerkelijk zijn uitgevoerd en of dat tegen de ingeschatte hoeveelheden en prijzen is gebeurd. Wanneer sprake is van afwijkingen, dient u de impact op de getroffen voorziening en meerjarendotatie te bepalen. Blijf daarbij ook aandacht houden voor investeringen in uw kaptiaalgoederen versus groot onderhoud. De verantwoording van bijhorende kosten is immers anders (ogv Bbv).

hoog

Halverwege het jaar 2023 zijn de beheerplannen vastgesteld voor de periode 2024-2027 door de raad vastgesteld. Dat was hard nodig, want er waren tot dan toe geen actuele beheerplannen. Het backtesting kon dan ook alleen op basis van gerealisereede activiteiten. Bij de totstandkoming van de beheerplannen zijn de financiële consequenties in beeld gebracht. Er is daartoe gebruik gemaakt van twee methoden. Enerzijds is op basis van de opgedane kennis vanuit voorgaande jaren voor de verschillende activiteiten in beeld gebracht wat de kosten zijn voor de periode 2024-2027. Daarnaast is gebruik gemaakt van een benchmark om te toetsen of de voorziene kosten in de pas lopen met andere gemeenten.