17. Raadsinformatiebrief 2025-22 inzake Toezicht en beoordeling informatiebeheer gemeente Hilversum 2023-2024

5

Ontwikkelingen

7

Dienstverlening

11

Beheer archieven en collecties

15

Toezicht

22

Foto voorzijde: Ringsteken in Blaricum, 22 augustus 1978 (SAGV236.1+373). Het in 2022 geschonken archief van de familie Schipper (SAGV420) is het afgelopen jaar beschreven en toegankelijk gemaakt op onze website. Bovenstaand een schets gemaakt door W.M. Dudok, bewaard in het archief van de familie Schipper (SAGV420+109).

1

Groepsfoto van de familie Schipper uit Loosdrecht. Rechts schoolfoto’s afkomstig uit een van de in 2023 gedigitaliseerde fotoalbums uit het familiearchief (SAGV420+76L).

2

Voorwoord Voor u ligt een bijzonder jaarverslag. Dit is het laatste jaarverslag met een terugblik op de werkzaamheden van onze archiefdienst in de hoedanigheid van Streekarchief Gooi en Vechtstreek. Met de focus op een gezamenlijke toekomst met het Gemeentearchief Gooise Meren en Huizen zijn in 2023 de taken op het gebied van dienstverlening, beheer, advies en toezicht ten uitvoer gebracht. Veranderingen in teamsamenstelling en een beperkte bezetting zorgden voor een bundeling van krachten met de collega’s in Naarden. De doorontwikkeling van een duurzame digitale beheer- en raadpleegomgeving is opnieuw op de agenda gezet. Het ontbreekt vooralsnog aan financiële middelen en menskracht om hier opvolging aan te geven, maar er zijn enkele voorbereidende stappen gezet. Er is opnieuw geïnvesteerd in digitalisering van veel geraadpleegde bronnen. Dankzij de inzet van vele vrijwilligers worden deze bronnen voor onderzoekers en belangstellenden toegankelijk gemaakt. Bestuurders, ambtelijke vertegenwoordiging, projectleiding en collega’s hebben in 2023 alle zeilen bijgezet om de fusie tussen Streekarchief Gooi en Vechtstreek en Gemeentearchief Gooise Meren en Huizen te realiseren. Het jaar eindigde dan ook met een bijzondere mijlpaal: de archiefdiensten gaan per 1 januari 2024 verder als één archiefdienst onder de naam Archief Gooi en Vechtstreek.

Met veel positieve energie, en dankbaar voor het vertrouwen, gaan we samen een mooie toekomst tegemoet. Mei 2024 Jacqueline Deknatel Archivaris

Kermis in Laren, 1946. Fotograaf: Jacques Stevens (SAGV032.5+8648). Een van de foto’s die het afgelopen jaar door vrijwilligers zijn beschreven via de crowdsourcing-omgeving.

3

mAanvulling op het archief van het

dorpsbestuur en gemeentebestuur Kortenhoef, 1648-1952 (SAGV051.1). In 2023 beschreven en toegankelijk gemaakt op de website. Het nieuw verworven archiefje bevat een grote variatie aan onderwerpen, zoals een lijst van inwoners uit 1825 maar ook een brief uit 1696 waarin Ruardo Kloppenburg, een Kortenhoefse bestuurder, vermaand werd zich niet meer te bemoeien met wie er wel en niet van een stoel gebruik mocht maken tijdens de kerkdienst.

4

2023 op hoofdlijnen Dienstverlening • • • • •

482 bezoeken aan de studiezaal Openingstijden studiezaal 185 unieke bezoekers Maandag 09:00-17:00 2482 aangevraagde archiefstukken Dinsdag 09:00-17:00 1287 informatieverzoeken 17.532 downloads van bouwtekeningen

Vrijwilligers en crowdsourcing • •

Ruim honderd vrijwilligers werkten mee aan negen crowdsourcingprojecten Een vaste vrijwilliger beschreef de collectie van fotograaf Stevens

Toezicht en advies • • • •

Middelen en mensen • •

Verwervingen • • •

Akten van de burgerlijke stand van Hilversum en Wijdemeren over de periode 1896-1972 Persoonlijk archief van bekende Hilversummer Nannes Scholten Collectie van fotograaf Pieter Jan Siewers

Beheer en digitale duurzaamheid • • • •

Business case en vooronderzoek over mogelijke scenario’s Update informatiemodel Blauwdruk voor doorzoekbaar maken van archieven uit het e-depot Oplevering vernieuwde e-depotkoppeling

Jaarlijkse toezichtsverslagen Afstemming met de nieuwe interbestuurlijk toezichthouder van de provincie Regionale kennissessie voor aangesloten overheden Strategisch informatieoverleg met aangesloten overheden

Nauwe samenwerking met het Gemeentearchief Gooise Meren en Huizen Archivaris, specialist digitale archieven en toezichthouder informatiebeheer werkzaam voor beide archiefdiensten

Fusie • • • •

Overeenstemming over vorm gemeenschappelijke regeling en bijdragen per inwoner Definitieve besluitvorming in december: fusie per 1 januari 2024 tot archiefdienst Archief Gooi en Vechtstreek Voortzetting locaties Naarden en Hilversum met eigen studiezalen en depots Extra formatie voor digitale doorontwikkeling en voor cultuurhistorische/educatieve taken

5

Een van de informatieve posters die in 2023 naast de studiezaal in het Stadskantoor hing.

6

Ontwikkelingen Fusie In 2023 zijn alle zeilen bijgezet om de fusie tussen het Streekarchief Gooi en Vechtstreek en het Gemeentearchief Gooise Meren en Huizen te realiseren. Bestuurders en ambtelijke vertegenwoordiging van aangesloten overheden hebben gedurende het jaar met een open en constructieve dialoog toegewerkt naar de definitieve besluitvorming over de fusie. De projectleider vormde een belangrijke schakel tussen de partners en betrokken archiefdiensten. Voor de vergaderingen van raadscommissies en gemeenteraden hebben de projectleider en de archivaris presentaties gehouden om de werkzaamheden van de archiefdienst en de toekomstplannen voor na de fusie nader toe te lichten. De twee studiezalen met bijbehorende depots blijven gehandhaafd, en er komt extra formatie voor een duurzame digitale organisatie en voor cultuurhistorische/educatieve taken. Tegen het einde van het jaar kwam de langgewenste fusie binnen handbereik, en met de laatste besluitvorming op 21 december werd deze definitief beklonken. Een bijzondere mijlpaal: na jaren van steeds veranderende omstandigheden en onzekerheid gaan de archiefdiensten per 1 januari 2024 verder als één archiefdienst onder de naam Archief Gooi en Vechtstreek.

Bundeling van krachten De samenwerking met de collega’s van Gemeentearchief Gooise Meren en Huizen is in 2023 verstevigd. Met wederzijds vertrouwen, flexibiliteit en respect voor elkaars ideeën en standpunten is het fundament gelegd voor een gezamenlijke toekomst. Er is geïnvesteerd in het beter leren kennen van de werkwijzen op beide locaties, om waar mogelijk tot uniforme processen te kunnen komen. Daarnaast was er afstemming over collectiebeheer en digitaliseringstrajecten, en hebben de teams zich gebogen over de wensen en eisen voor de digitale beheeromgeving. Ook is gezamenlijk gewerkt aan het vrijwilligersbeleid.

Bij de tijd blijven Op de eerste gezamenlijke teamdag in juli 2023 zijn collega’s en leden van de ondernemingsraad geïnformeerd over de stand van zaken in het fusieproces, gevolgd door een vakinhoudelijk programma in het Dudok Architectuur Centrum en het Nederlands Instituut voor Beeld & Geluid. In september is een tweede bijeenkomst georganiseerd voor de medewerkers met een toelichting van HR en de projectleider over het implementatietraject. In 2023 is wederom tijd vrijgemaakt voor vakinhoudelijke verdieping, met onder meer deelname aan de landelijke Archiefdag van de Koninklijke Vereniging Archiefsector Nederland (KVAN), kennissessies vanuit de VNG, het Netwerk Digitaal Erfgoed en het Kenniscentrum Informatie en Archieven (KIA). Eind november hebben de teams van het Streekarchief en het Gemeentearchief een brainstormsessie gehouden over de missie, visie en 7

kernwaarden van de gefuseerde archiefdienst. Dit leverde veel bouwstenen op voor de gezamenlijke toekomst. Op Nationale Vrijwilligersdag (7 december) hebben de teams uit Naarden en Hilversum een eindejaarsbijeenkomst georganiseerd. In de eerste plaats om de vrijwilligers persoonlijk te bedanken voor hun waardevolle inzet. Daarnaast nam Anne Medema – voormalig archivaris van onze collega-archiefdienst – de aanwezigen mee in de historie van het archief in Naarden, het voormalige burgerweeshuis. Ook keken we terug op de afgelopen periode en richtten we onze blik op de toekomst.

Benchmark Eind december heeft het Streekarchief meegedaan aan de tweede uitvraag voor de Benchmark Archieven. Peildatum was de situatie per eind december 2022. Met dit landelijk instrument wordt de kwaliteit van de dienstverlening van archiefinstellingen in kaart gebracht om gegevens over de sector te genereren. Hoewel we met de fusie in het vooruitzicht in 2024 als één archiefdienst een nieuwe positie in de sector zullen innemen, en daardoor de cijfers en gegevens zullen veranderen, blijft deelname aan de benchmark een waardevol instrument om onze ontwikkelingen en verbeterpunten in kaart te brengen. In 2022 kwam 73% van de bezoekers op afspraak naar de studiezaal. Het Streekarchief scoorde als kleinere archiefdienst lager op het aantal gedigitaliseerde inventarisnummers en gemaakte scans in vergelijking met andere streekarchieven. Het aantal terabyte digitaal origineel per 10.000 inwoners lag dichtbij het landelijk gemiddelde (0,65 vs. 0,63).

Bijeenkomst archiefcommissie De archiefbegeleidingscommissie is in 2023 tweemaal bijeengekomen. In januari is het jaarplan voor 2023 gepresenteerd. Daarbij vormden de geactualiseerde begroting en verhoging van de bijdrage per inwoner na de beoogde fusie belangrijke discussiepunten. In september is het jaarverslag over 2022 besproken. Vanwege de volle agenda’s van de betrokken bestuurders kon deze tweede bijeenkomst helaas niet voor het zomerreces plaatsvinden.

Mensen en middelen Naast de archivaris en de specialist digitale archieven, werkte ook de nieuwe toezichthouder informatiebeheer in 2023 voor beide archiefdiensten. Met het vertrek van twee gewaardeerde collega’s in de tweede helft van het jaar werd een beroep gedaan op de flexibiliteit van de medewerkers. De tijdelijke onderbezetting in de dienstverlening is opgevangen met de inzet van collega’s van het Gemeentearchief. Andersom hebben we ook ondersteuning verleend aan de dienstverlening in Naarden. Daarnaast is prioriteit gegeven aan de uitvoering van de noodzakelijke werkzaamheden. De werving van nieuwe collega’s was succesvol en inmiddels is de dienstverlening weer op volle sterkte. In 2023 heeft het team opnieuw ruimte geboden aan een collega binnen de gemeente Hilversum om te kunnen re-integreren. Daarnaast hebben we gedeeltelijk kunnen voldoen aan onze doelstelling om voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt iets te kunnen betekenen.

8

De formatie en begroting waren in 2023 nog ontoereikend om concrete stappen te kunnen zetten naar een toekomstbestendige en digitaal georiënteerde archiefdienst. Met het samengaan van de archiefdiensten wordt hier per 1 januari 2024 hoge prioriteit aan gegeven.

Binnen het Stadskantoor zijn flexibele werkplekken vrijgemaakt voor de collega’s van de archiefdienst. Voor de samenwerking met vrijwilligers en faciliteiten voor bezoekers wordt nog naar een oplossing gezocht.

Huisvesting In 2023 is gezocht naar extra ruimte in aanvulling op de huidige studiezaal. Sinds de nauwe samenwerking met de collega’s van het Gemeentearchief Gooise Meren en Huizen zijn extra werkplekken nodig voor collega’s. Ook voor de samenwerking met vrijwilligers en om een ontmoetingsplek te bieden aan bezoekers is extra ruimte gewenst.

Het Stadskantoor aan de Oude Enghweg

9

In de zomer namen we met veel plezier het boek van meneer Van Schaik in ontvangst, waarvoor hij vele uren in onze studiezaal heeft doorgebracht voor zijn onderzoek. Tussen bewind en burger: Johannes Sanderson (1778-1846), Plattelandsburgemeester gaat over het leven van Johannes Sanderson, die begin 19e eeuw de burgemeester was van de dorpen Laag Nieuwkoop, Loenen, Kortenhoef, Nigtevecht, Nederhorst den Berg en Loenersloot. (SAGV031+8525)

10

Dienstverlening Het afgelopen jaar registreerden we 185 unieke bezoekers aan de studiezaal, samen goed voor 482 bezoeken. Dit is een aanzienlijke toename ten opzichte van 2022, die onder meer te maken heeft met vaste bezoekers die vaker terugkeerden in verband met lopende onderzoeken. Het aantal bezoeken ligt weer op het niveau van vóór de coronaperiode. In totaal werden 2482 archiefstukken geraadpleegd. Dit aantal lag weer iets lager dan in 2022. Ook het aantal uitgeleende dossiers is met slechts 35 verder afgenomen. De studiezaal was in 2023 vrijwel continu (51 weken) twee dagen per week geopend. Ondanks de beperkte bezetting zijn we in staat gebleven om de persoonlijke en laagdrempelige dienstverlening te leveren die bezoekers van ons gewend zijn. Er was wederom veel vraag naar bouwvergunningen en naar archiefstukken uit de periode rond de Tweede Wereldoorlog. In dat kader werden vijftien verzoeken tot inzage van beperkt openbare documenten gehonoreerd. Daarnaast kwamen er veel bezoekers voor genealogisch onderzoek.

Selectie uit het archief van hockeyclub de Kameleon (SAGV423), dat het afgelopen jaar is beschreven en toegankelijk gemaakt op de website.

11

Digitale dienstverlening De digitale dienstverlening heeft in 2023 verder gestalte gekregen. Diverse indexen en datasets worden als open data via de website beschikbaar gesteld. Via e-mail en de website hebben we bezoekers op weg geholpen bij het vinden van informatie in onze archieven en collecties. In totaal zijn 1287 informatieverzoeken per e-mail beantwoord. Via het webformulier zijn 297 aanvragen afgehandeld. Met beperkte menskracht en apparatuur is waar mogelijk voldaan aan scanverzoeken. Een enkele keer zijn scanverzoeken voor grotere dossiers ingewilligd en uitbesteed aan een externe partij. Om meer inzicht te krijgen in het gebruik van onze website hebben we in 2023 een nadere blik geworpen op de webstatistieken. Daaruit komt naar voren dat de digitale bezoekers steeds beter hun weg weten te vinden in de raadpleegomgeving van onze website. De gemiddelde gebruiksduur bedraagt meer dan vijf minuten. Opvallend is dat het aantal bezoekers dat via zoekmachines binnenkomt laag is. Met deze gegevens hebben we acties ondernomen om de zichtbaarheid van het Streekarchief aan de hand van zoektermen in zoekmachines te vergroten.

Sociale media

met de collega’s van het Gemeentearchief. Ook via Instagram hebben we gezamenlijk aandacht gevraagd voor onze collecties en archieven.

Dienstverlening

2023

2022

2021

2020

Bezoeken website gooienvechthistorisch.nl Paginaweergaven website gooienvechthistorisch.nl

25.128

19.500

45.500

37.000

509.536

404.000

730.400 547.400

Akten op openarch.nl

37.495

11.000

14.340

9200

Bezoeken studiezaal

482

300

227

200

Bezoekers studiezaal

185

133

85

-

Aangevraagde archiefstukken

2482

2906

1952

1934

Uitgeleende dossiers

35

85

118

-

Beantwoorde e-mails

1287

1261

955

-

Opheffen openbaarheid

15

14

20

44

Volgers op Facebook

803

597

439

14

Volgers op Instagram

86

9

-

-

De gezamenlijke Facebookpagina ‘Gooi & Vecht Historisch’ heeft in 2023 ruim tweehonderd nieuwe volgers gekregen. Vrijwel wekelijks zijn berichten geplaatst over nieuwe aanwinsten, bijzondere foto’s of updates over de archiefdiensten. De planning en onderwerpen werden afgestemd

12

Verhalenplatform Aan het verhalenplatform op de gezamenlijke website hebben we in 2023 slechts vier verhalen kunnen toevoegen. Het uploaden van verhalen verloopt moeizaam waardoor nieuwe aanwinsten op zich laten wachten. De gebruiksvriendelijkheid is voor verbetering vatbaar en is een aandachtspunt voor 2024.

Publieksactiviteiten Tijdens Open Monumentendag op zondag 10 september hebben de teamleden van het Streekarchief en het Gemeentearchief voor vele belangstellenden de deuren van het voormalige burgerweeshuis geopend – de huidige locatie van het archief in Naarden. De dag viel samen met de viering van de bevrijding van Naarden in 1673, waardoor er een grote toeloop was van bezoekers. ‘Eureka!’ was in oktober 2023 het thema van de Maand van de Geschiedenis. Een mooie aanleiding om in de studiezaal en via de website en sociale media aandacht te vragen voor enkele bijzondere archiefstukken in onze depots. Met het regionale netwerk van erfgoedinstellingen, de historische kringen en stichtingen is in 2023 regelmatig overleg geweest.

In oktober werd de wandvitrine naast de studiezaal gesierd door een poster rondom het thema van de Maand van de Geschiedenis.

Met dank aan erfgoedcollega Nora Bosscher hebben we ook in 2023 in de kleine vitrine in de studiezaal een aantal bijzondere historische voorwerpen uit de collectie van de gemeente Hilversum kunnen tonen.

13

In januari werd een aantal voorbeelden van Loosdrechts porselein tentoongesteld. Een zeer zeldzame porseleinsoort en daarom geliefd bij kunstverzamelaars.

Ten slotte was gedurende de zomermaanden het thema van de vitrine ‘Zwemmen in Hilversum’.

In de meimaand werd aandacht besteed aan verzet en burgerlijke ongehoorzaamheid in het Gooi tijdens de Tweede Wereldoorlog, waarbij onder andere een ‘gegapte’ sleutelbos van een Duitse bevelhebber werd getoond. 14

Beheer archieven en collecties

ons blijven benaderen om archieven en collecties te schenken. Met deze waardevolle aanwinsten kunnen we onderzoekers en belangstellenden de gelegenheid geven om terug te gaan in de tijd.

Verwerving

Een overzicht van de aanwinsten en aanvullingen:

De gemeenten Wijdemeren en Hilversum hebben in lijn met de termijnen voor overbrenging in 2023 series akten van de burgerlijke stand (geboorten, huwelijken en overlijden) overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Daarnaast hebben we ook enkele bijzondere particuliere archieven in ontvangst mogen nemen. In september werden we verrast met unieke archiefstukken van de bekende Hilversumse zwerver Nannes, die bij het uitruimen van een huis in de schuur waren gevonden. De papieren documenten en foto’s zijn behandeld tegen schimmel en worden na digitalisering beschikbaar gesteld op onze website. De objecten, zoals de leren tas van Nannes, zijn portemonnee en bierblikje met munten, zijn door collega Nora Bosscher in de collectie van de gemeente Hilversum opgenomen. Deze gaan we in 2024 ongetwijfeld terugzien in de tentoonstelling ter gelegenheid van 600 jaar Hilversum. De nabestaanden van fotograaf Pieter Jan Siewers hebben in het najaar van 2023 besloten om de collectie van hun overgrootvader te schenken aan het Streekarchief. De prachtige dorpsbeelden van Hilversum en omliggende gemeenten worden gedigitaliseerd en in de beeldbank opgenomen. Omdat er geen ruimte is in de formatie voor actieve acquisitie van particuliere archieven, zijn we des te meer bevoorrecht dat particulieren

• • • • •

SAGV157.1, SAGV157.3, SAGV157.5, SAGV157.7, SAGV157.8 Akten burgerlijke stand gemeente Wijdemeren (1896-1972) SAGV157.4 Akten burgerlijke stand gemeente Hilversum (19201972) SAGV424 Archief van fotograaf Pieter Jan Siewers (1873-1935) SAGV426 Archief van Allardus 'Nannes' Scholten (1929-2010) SAGV030 (805) Fotoalbum uitgegeven door de Nederlandse Seintoestellen Fabriek (NSF) met foto’s uit 1944-1945

Overgebrachte overlijdensakten van de gemeente Hilversum.

15

Op 14 september verscheen in de Gooi en Eembode een artikel over de gevonden tas van Nannes en de bijzondere inhoud die aan het Streekarchief werd overgedragen. 16

Vervreemding Tijdens de inventarisatie en bewerking van een aanvulling op het gemeentearchief van Laren (SAGV050.1) is unieke correspondentie aangetroffen, gericht aan het bestuur van de Vergadering van Stad en Lande van Gooiland. De archiefbescheiden bevonden zich in een bundel samen met oude raadsbesluiten en oude koop- en verhuurakten, daterend uit de periode ca. 1831-1917. Deze stukken zijn overgedragen aan het bestuur van de Stichting Stad en Lande, als rechtsopvolger van de Vergadering van Stad en Lande van Gooiland, en worden als aanvulling toegevoegd aan het archief van de Vergadering van Stad en Lande van Gooiland (SSAN053.04). Dit archief bevindt zich bij Gemeentearchief Gooise Meren en Huizen.

Analoog en digitaal beheer

Een van de foto’s uit de collectie van P.J. Siewers.

De kleine achterstand in de registratie van boeken en publicaties is in 2023 ingelopen. In totaal zijn 21 nieuwe items aan de bibliotheek toegevoegd, waaronder publicaties waarvoor onderzoek is gedaan in onze archieven.

In 2023 zijn met ondersteuning van DOCFactory de volgende aanvullingen op het gemeentearchief van Laren geïnventariseerd:

Kees Bestebreurtje deed onderzoek naar de Joodse inwoners van Bussum en Hilversum en schonk zijn uitgaven ‘Struikelstenen Hilversum en Bussum’ en ‘Vertrokken en niet meer thuisgekomen’ aan het Streekarchief. Van de heer Hendriks ontvingen we de publicatie ‘Hofstede Frieswijk’ over de Kerkbuurt in Kortenhoef.

SAGV050.1 Archief van het dorpsbestuur Laren, 1474-1924 SAGV050.2 Archief van het Distributiebedrijf gemeente Laren, 1914-1922 SAGV050.3 Archief van de Landbouwcommissie gemeente Laren, 1916-1921 SAGV050.4 Archief gemeentebestuur Laren, 1851-1924

• • • •

17

Daarnaast werden de volgende archieven bewerkt en voor publiek toegankelijk gemaakt op de website: • • • • • •

SAGV051.1 Aanvulling op het archief van het dorpsbestuur en gemeentebestuur Kortenhoef, 1648-1952 SAGV150.9 Aanvulling op het archief van het gemeentebestuur van Loosdrecht en rechtsvoorgangers, 1752-2005 SAGV420 Archief van de familie Schipper, 1692-2019 SAGV421 Archief van Hendrik Coenraad Johan Schaap, 1921-2003 SAGV422 Gearchiveerde websites, 1996-2018. SAGV423 Archief van de Hockey Club Kameleon te Hilversum, 1928-1997

• • •

SAGV131 Archief van het politiekorps gemeente Hilversum, arrestantenregisters, 1944-1945 SAGV148.1 Bevolkingsregisters van Blaricum, 1862-1892 SAGV420 Archief van de familie Schipper, vier fotoalbums (WOII)

De focus ligt nu op het verbeteren van de vindbaarheid en toegankelijkheid van deze bronnen. Een aantal scans (zoals de bevolkingsregisters) zal via crowdsourcing geïndexeerd worden.

Digitalisering In 2023 is opnieuw geïnvesteerd in de digitalisering van veelgebruikte bronnen. De volgende archieven en collecties zijn gescand en zullen voor het publiek beschikbaar worden gesteld: • • • • • •

SAGV028.1, SAGV028.2 Archieven van de notarissen te ’s-Graveland, 1819-1883 SAGV028.3 Archieven van de notarissen te Ankeveen, 1844-1870 SAGV028.5 Archieven van de notarissen te Loosdrecht, 1813-1819 SAGV028.6 Archieven van de notarissen te Nederhorst den Berg, 1664-1789 SAGV028.8 Archieven van de notarissen te Laren, 1884-1895 SAGV028.11 Archieven van de notarissen te Kortenhoef, 16911746

Gedigitaliseerde archiefstukken.

18

Crowdsourcing Ruim honderd vrijwilligers hebben in 2023 op afstand meegewerkt in de crowdsourcing-omgeving aan het toegankelijk maken van bevolkingsregisters van Ankeveen, Blaricum, ’s-Graveland, Hilversum, Kortenhoef, Laren en Nederhorst den Berg uit de periode 1860-1875. Daarnaast is op kleine schaal verder gewerkt aan het project van de glasnegatieven van fotograaf Stevens.

Archiefbewaarplaats De archiefbewaarplaatsen en de quarantaineruimte zijn in 2023 volgens planning gereinigd en tweewekelijks gecontroleerd op ongedierte. Het klimaat in de depots wordt maandelijks gemonitord. De nieuwe dataloggers werken naar behoren en de metingen zijn in lijn met de meetgegevens vanuit het gebouwbeheersysteem. De temperatuur en luchtvochtigheid vallen binnen de marges die gelden voor archiefbewaarplaatsen. De aanwas van nieuwe archieven heeft geen significante gevolgen gehad voor de opslagcapaciteit in de depots. Deze is vooralsnog toereikend. Er is een start gemaakt met de controle van de registratie van depotplaatsen. Voor de langere termijn zal – afhankelijk van de omvang van nog over te brengen papieren archieven – naar alternatieve locaties moeten worden gezocht. Hier zal in 2024 een nadere inventarisatie van worden gemaakt.

19

Externe opslag Sinds 2019 bevindt zich een grote hoeveelheid krantenleggers van onder andere lokale edities van De Gooi- en Eemlander over de periode 19532006 in een extern depot. Het afgelopen jaar hebben we de leggers van het Goois Weekblad (periode ca. 1970-2010) teruggehaald naar het depot in Hilversum ten behoeve van de dienstverlening. Voor het overige deel van de leggers (merendeel lokale edities van De Gooi- en Eemlander) blijft de externe opslag in 2024 gehandhaafd. In verband met andere werkzaamheden die een hogere prioriteit hebben, is de geplande adviesnota inzake een plan van aanpak voor deze leggers verschoven naar 2025.

E-depot De doorontwikkeling van de digitale infrastructuur, waaronder het edepot, is aan de hand van een business case en vooronderzoek over mogelijke scenario’s op de agenda gezet. De benodigde capaciteit, expertise en financiering hangen samen met de besluitvorming over de fusie. Desalniettemin zijn stappen gezet die ons in staat stellen om vanaf 2024 voor – en met – de partners van de gefuseerde archiefdienst verder te bouwen aan duurzaam digitaal informatiebeheer. Zo heeft onder andere ons informatiemodel een flinke update gekregen en is het metadataschema in lijn met de nationale standaard herzien. Daarnaast is er een blauwdruk gemaakt voor het doorzoekbaar maken van archieven uit het e-depot. Dit met als doel om het zoeken en vinden van informatie op onze website te vereenvoudigen, zodat de bezoeker geen hinder ondervindt van het onderscheid tussen content uit het archiefbeheersysteem en content uit het e-depot.

Eind 2023 is ook de verbeterde en efficiëntere e-depotkoppeling met het archiefsysteem voor ontsluiting via de website opgeleverd. Op basis van het vernieuwde informatiemodel en de vernieuwde e-depotkoppeling zullen begin 2024 de eerste nieuwe archieven in het e-depot worden geïmporteerd en via de website worden gepubliceerd.

Archiefbeheersysteem Door de nauwere samenwerking met de collega’s van het Gemeentearchief Gooise Meren en Huizen hebben we een beter beeld gekregen van de metadata in het gezamenlijke archiefbeheersysteem. Er is een start gemaakt met het opschonen en uniformeren van deze metadata, waarbij in de eerste plaats is gekeken naar de velden met dateringen en openbaarheidsbeperkingen. Medewerkers van beide archiefdiensten werken toe naar een uniforme werkwijze in het systeem.

20

Tegen het einde van het jaar kregen we nog een unieke schenking uit handen van de Vereniging van Gepensioneerden ‘Het Gooi’ uit Hilversum: een fotoalbum van de bekende NSF (Nederlandse Seintoestellen Fabriek) uit Hilversum. Door middel van 28 foto’s laat het album de toestand zien van september 1944 (toen de inboedel en het archief van de NSF nog nagenoeg intact waren) en die van de ravages die drie dagen na de Bevrijding (dus op 8 mei) in 1945 werden aangetroffen.

21

Toezicht Verslaglegging en opvolging Met de komst van een nieuwe archiefinspecteur in februari zijn de adviesen toezichthoudende taken in 2023 onafgebroken voortgezet. Gedurende het jaar is regelmatig overleg gevoerd op tactisch/operationeel niveau met de informatiemanagers en -adviseurs van Blaricum/Eemnes/Laren, Hilversum, Wijdemeren, de Regio Gooi en Vechtstreek en de Veiligheidsregio. Er zijn adviezen gegeven over onder meer opschoning, het werken met Office 365, e-mailarchivering, scanprojecten en kwaliteitszorg. Daarnaast zijn periodiek machtigingen tot vernietiging afgegeven en is de status van verbeterplannen besproken.

Strategisch Informatieoverleg (SIO) Het SIO staat aan de basis voor het maken van weloverwogen (strategische) keuzes t.a.v. het informatie- en archiefbeheer in de hele organisatie. Zowel Hilversum als Wijdemeren hebben in het najaar van 2023 het Strategisch Informatieoverleg ingesteld. In deze startbijeenkomsten zijn met name de rollen en verantwoordelijkheden bepaald. Daarnaast is ingezoomd op de verbeterplannen en de afstemming met het interbestuurlijk toezicht. Het SIO van Blaricum en Laren bestond al en is in november bijeengekomen om bijzonderheden omtrent de informatiehuishouding in beide gemeenten te bespreken. Bij de aangesloten gemeenten zijn in 2023 geen (nieuwe) hotspots vastgesteld (gebeurtenissen met een impact op de samenleving).

Voor het opstellen van de toezichtsrapporten voor Laren, Blaricum en de BEL Combinatie is samengewerkt met de archivaris en archiefinspectie van Archief Eemland. Het nieuwe format van de verslaglegging is herzien en door de ambtelijke vertegenwoordigers van de betrokken gemeenten positief ontvangen. De toezichtsrapporten voor de aangesloten gemeenten zijn in juni/juli afgerond en aangeboden aan de colleges van burgemeester en wethouders. Het toezichtsrapport voor de Regio Gooi en Vechtstreek is in oktober afgerond. Ook voor de Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek is een toezichtsronde van start gegaan, waarvan de verslaglegging in het eerste kwartaal van 2024 zal worden afgerond. Door informatiemanagers van de aangesloten gemeenten worden de aanbevelingen in de toezichtsrapporten aan de hand van verbeterplannen opgevolgd. Deze verbeterplannen zijn in het najaar voor de gemeenten Hilversum, Laren en Blaricum besproken in de verificatiegesprekken met de nieuwe interbestuurlijk toezichthouder van de provincie NoordHolland. Voor Wijdemeren wordt in 2024 ook een verificatiegesprek verwacht. De inventarisatie van de registraties van omgevingsvergunningen in vakapplicaties en het zaaksysteem van de gemeente Hilversum is nog niet afgerond.

In verband met de overdracht van taken aan het Waterschap Amstel, Gooi en Vecht/Waternet wordt afstemming gezocht met de betrokken ambtenaren van zowel Hilversum als het waterschap over de uitwisseling en overdracht van informatie. 22

Voor de Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek is een positief advies afgegeven met betrekking tot de digitale vervanging van alle papieren inkomende en interne informatie opgemaakt of ontvangen vanaf 1 juli 2023. Daarnaast is een terugkoppeling gegeven op de actualisering van de interne regelgeving en andere verbeterplannen.

Lopende overbrengingen In nauw overleg met de gemeente Wijdemeren is gewerkt aan de afronding van de overbrenging van de bouw- en omgevingsvergunningen. Omdat deze archieven in het e-depot worden opgenomen, zijn er extra handelingen en controles nodig voordat de dossiers via de website kunnen worden geraadpleegd. De verwachting is dat deze archieven in het eerste kwartaal van 2024 online beschikbaar zijn. Daarnaast is de overbrenging gerealiseerd van akten van de burgerlijke stand die openbaargemaakt kunnen worden volgens de wettelijke termijnen. Voor de bouwarchieven van Laren en Blaricum is in kaart gebracht welke stappen nodig zijn om de digitale overbrenging te realiseren. Ook hier gaat het om een overbrenging naar het e-depot.

Kennisdeling

twintig deelnemers. De positieve response geeft genoeg aanleiding om ook in 2024 minimaal één kennissessie te organiseren.

Tot slot: informatiebeheer bij het Streekarchief Als archiefdienst blijven we ook kritisch op de rechtmatigheid van het informatiebeheer met betrekking tot onze primaire taakuitvoering en interne processen. Met inzet van DOCFactory hebben we in 2023 de achterstanden in analoge archiefbewerking iets kunnen wegwerken. Voor het digitaal beheer van onze bedrijfsvoering sluiten we aan op de ontwikkelingen en richtlijnen van de gemeente Hilversum. Waar mogelijk nemen we zelf maatregelen om onze informatie voor de toekomst veilig te stellen met een zo volledig mogelijke weergave van de processen, rollen en verantwoordelijkheden van het Streekarchief Gooi en Vechtstreek. Voor de uitwerking in een kwaliteitssysteem blijft er echter onvoldoende formatie. Een aandachtspunt is het informatiebeheer na implementatie van de fusie. De migratie van zowel het pre-depot als het digitale werkarchief van Gemeentearchief Gooise Meren en Huizen naar de omgeving van Hilversum is inmiddels succesvol verlopen. Waardering en selectie van het werkarchief dient nog plaats te vinden. Het digitale te bewaren archief zal in het e-depot worden opgenomen.

In het najaar is voor de ambtenaren van de aangesloten overheden bij het Streekarchief Gooi en Vechtstreek en het Gemeentearchief Gooise Meren een Huizen een kennissessie georganiseerd over zogenaamde hotspots (gebeurtenissen met een impact op de samenleving). Dit heeft waardevolle informatie en nieuwe inzichten opgeleverd voor de circa 23

•

Hotel Vita Nova in Blaricum, 1974 (SAGV236.1+354). Uitgelicht in het verhaal ‘Blaricum: de geschiedenis van hotel Vita Nova aan de Naarderweg’.

24

Vastgesteld in Archiefbegeleidingscommissie van 27 mei 2024

Inleiding

3

Samenwerking met vrijwilligers

12

Fundamenten

4

Samenwerking op het gebied van Advies en Toezicht

12

Missie

4

Visie

4

Kernwaarden

5

Beleidslijnen en strategische doelstellingen

5

Toekomstbestendigheid

7

Bedrijfsvoering en organisatie

7

Kennis en vaardigheden

7

Digitale infrastructuur

8

Duurzaam beheer en toegankelijkheid

14

De organisatie

14

Kerntaken

14

Doelgroepen

14

9

Doelgericht digitaliseren

9

Archiefbewerking

9

Verwerven van archieven

9

Toegankelijkheid

10

Samenwerking en publieksbetrokkenheid

Bijlage 1

11

Samenwerking ten behoeve van de dienstverlening

11

Educatie en cultuurhistorie

11

Afbeelding voorzijde: Kaart van de limietscheiding van Gooiland met Utrecht door Maurits Walraven (SSAN053.01 Vereniging Stad en Lande van Gooiland, inv.nr. 3160).

2 Meerjarenbeleidsplan 2025 – 2026 – 2027 | Archief Gooi en Vechtstreek; 27 mei 2024

Per 1 januari 2024 is Archief Gooi en Vechtstreek van start gegaan als archiefdienst voor het Gooi en de Noordelijke Vechtstreek. Hiermee wordt opvolging gegeven aan de langgekoesterde wens van betrokken gemeenten voor een gezamenlijke, toekomstbestendige archiefdienst die zich ontfermt over de archief- en toezichthoudende taken voor haar partners. De nieuwe gemeenschappelijke regeling Archief Gooi en Vechtstreek is een publiekrechtelijk samenwerkingsverband van gemeenten Blaricum, Gooise Meren, Hilversum, Huizen, Laren en Wijdemeren. Er is gekozen voor een lichte gemeenschappelijke regeling met Hilversum als centrumgemeente. Archief Gooi en Vechtstreek voert ook archieftaken uit voor de Veiligheidsregio en de Regio Gooi en Vechtstreek. Hiervoor zijn dienstverleningsovereenkomsten afgesloten. Met de inwerkingtreding van de gemeenschappelijke regeling per 1 januari 2024 houden het Gemeentearchief Gooise Meren en Huizen en het Streekarchief Gooi en Vechtstreek op te bestaan. De voormalige medewerkers van het Gemeentearchief zijn in dienst getreden van de gemeente Hilversum. Dit meerjarenbeleidsplan schetst de koers en prioriteiten van de archiefdienst, gebaseerd op onze missie, visie en beleidslijnen. Voor de periode 2025 tot en met 2027 ligt de focus op het professionaliseren en toekomstbestendig maken van de organisatie.

Duurzaam en verantwoord beheer van (digitale) archieven en het afstemmen van de digitale dienstverlening op de wensen van de gebruiker vormen de rode draad in het meerjarenbeleid. Ook de invulling van het toezicht, de onderlinge samenwerking met aangesloten overheden, passende producten en diensten voor deze overheden en een actievere rol op het gebied van cultuurhistorie en educatie vormen belangrijke pijlers voor de toekomst. Voor de komende drie jaar zal dit meerjarenbeleidsplan als leidraad dienen voor de activiteiten en investeringen van Archief Gooi en Vechtstreek, waarbij flexibiliteit en aanpassingsvermogen essentieel zijn om onze doelstellingen te bereiken in een voortdurend veranderende omgeving. Met de partners in de gemeenschappelijke regeling is afgesproken dat er in 2027 een evaluatie zal plaatsvinden. Daarbij zal breed gekeken worden naar de ontwikkelingen in de digitale transformatie, de dienstverlening, eventuele achterstanden in de bewerking van de archieven, de ervaringen met het gebruik van twee bezoeklocaties, de tevredenheid van bezoekers en belanghebbenden en de onderlinge samenwerking. De uitkomst van de evaluatie kan aanleiding zijn om gemaakte keuzes te herzien of aanvullende keuzes te maken.

3 Meerjarenbeleidsplan 2025 – 2026 – 2027 | Archief Gooi en Vechtstreek; 27 mei 2024

Archief Gooi en Vechtstreek zorgt voor het verwerven, duurzaam bewaren en delen van informatie over de historie van het Gooi en de Noordelijke Vechtstreek. Voor partners, gebruikers en de samenleving richt Archief Gooi en Vechtstreek zich met persoonlijke toewijding op het mogelijk maken van ontdekkingen en herontdekkingen uit het verleden.

Toekomstbestendigheid, professionaliteit en kwaliteit vormen de fundamenten voor Archief Gooi en Vechtstreek bij de uitvoering van taken op het gebied van dienstverlening, beheer en toezicht. De archiefdienst streeft naar duurzame oplossingen en gaat mee met technologische ontwikkelingen om zichtbare, bruikbare en betrouwbare informatiebronnen te kunnen delen.

De archiefdienst ontzorgt de aangesloten overheden bij het beschikbaar stellen van hun archieven. Digitaal gevormde archieven kunnen door opname in een e-depotvoorziening duurzaam worden bewaard en toegankelijk gehouden. Archief Gooi en Vechtstreek biedt de expertise en begeleiding om deze veelal bewerkelijke trajecten te realiseren. Met de vernieuwde Archiefwet in het vooruitzicht zal de druk op de organisaties nog groter worden, aangezien de overbrengingstermijn wordt verkort van twintig naar tien jaar. Bovendien is sinds de inwerkingtreding van de Wet open overheid de urgentie van het op orde brengen van de informatiehuishouding voor alle overheden nog meer benadrukt. Er is behoefte aan transparantie en Archief Gooi en Vechtstreek wil bijdragen aan deze transparantie. Dit betekent continu bouwen aan vertrouwen, openheid van zaken geven over onze werkwijze, het borgen van de authenticiteit van de gegenereerde data en het zoveel mogelijk toegankelijk maken van archieven.

Kwaliteit van de dienstverlening staat voorop en daarbij stelt Archief Gooi en Vechtstreek de gebruiker centraal, in lijn met de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed. Onze belangrijkste opgave is het vindbaar en toegankelijk maken – en houden – van onze informatiebronnen voor onze gebruikers. We spelen in op de wensen en digitale vaardigheden van de jongere generatie en begeleiden minder digitaal vaardige gebruikers bij het zoeken en vinden van informatie in de digitale omgeving. 4 Meerjarenbeleidsplan 2025 – 2026 – 2027 | Archief Gooi en Vechtstreek; 27 mei 2024

Bij het nastreven van haar missie en visie laat Archief Gooi en Vechtstreek zich leiden door de volgende kernwaarden: Professionaliteit: We verstaan ons vak en richten ons op een zorgvuldige uitoefening van taken. Onze adviezen zijn weloverwogen en objectief. Betrokkenheid en verbinding: Partners en gebruikers staan centraal bij de uitoefening van alle werkzaamheden. Zo werken we samen met – en voor – onze partners bij de opname en het beschikbaar stellen van hun archieven. Onderzoekers en belangstellenden helpen we op weg bij hun zoektocht in onze bronnen. We zetten ons in om de rijke historie van het Gooi en de Noordelijke Vechtstreek onder de aandacht van het publiek te brengen. Daartoe zoeken we verbinding met de samenleving, het onderwijs en de erfgoedsector.

duurzaam beheer van analoge archieven vormen een belangrijk fundament voor de organisatie. Daarnaast hebben klimaat- en milieuontwikkelingen de aandacht. Deze kernwaarden liggen in het verlengde van de kernwaarden van onze centrumgemeente, de gemeente Hilversum.

Onderstaande beleidslijnen vormen de basis voor het meerjarenbeleidsplan en worden in de navolgende hoofdstukken uiteengezet. Toekomstbestendigheid

Openheid en vertrouwen: Onze dienstverlening is persoonlijk en laagdrempelig. We zijn transparant over onze werkwijze en waar mogelijk maken we archieven en collecties openbaar en als open data beschikbaar. Door het beschikbaar stellen van authentieke informatie over het handelen van overheden en organisaties, kunnen processen en gebeurtenissen worden gereconstrueerd.

Duurzaam beheer en toegankelijkheid Samenwerking en publieksbetrokkenheid

Duurzaamheid: Archief Gooi en Vechtstreek streeft naar duurzaamheid als het gaat om betrouwbare en toekomstbestendige oplossingen voor het bewaren van informatie. Een solide digitale infrastructuur, maar ook 5 Meerjarenbeleidsplan 2025 – 2026 – 2027 | Archief Gooi en Vechtstreek; 27 mei 2024

In het licht van deze beleidslijnen hebben we voor de periode 2025 tot en met 2027 de volgende strategische doelstellingen geformuleerd: 1. Professionaliseren van de archiefdienst en verstevigen van de digitale infrastructuur 2. Investeren in kennis en meebewegen met technologische ontwikkelingen 3. Verbetering van de (digitale) toegankelijkheid van archieven en collecties met behoud van hoge kwaliteitsnormen 4. Implementeren van preserveringsbeleid voor zowel fysieke als digitale archieven en collecties om materiaal voor de lange termijn toegankelijk te houden 5. Uitbreiding van samenwerkingsverbanden om de toegevoegde waarde en kwaliteit van onze dienstverlening te optimaliseren 6. Verhoging van het publieksbereik en de bewustwording van het belang van archieven voor het reconstrueren van het verleden en het behoud van cultureel erfgoed

Deze beleidslijnen en doelstellingen zijn richtinggevend voor de werkzaamheden van onze medewerkers en vrijwilligers. In de jaarlijkse planning worden de doelstellingen vertaald naar concrete projecten en specifieke activiteiten per zorgdrager.

6 Meerjarenbeleidsplan 2025 – 2026 – 2027 | Archief Gooi en Vechtstreek; 27 mei 2024

Strategische doelstellingen 1. Professionaliseren van de archiefdienst en verstevigen van de digitale infrastructuur 2. Investeren in kennis en meebewegen met technologische ontwikkelingen

Het opbouwen van de nieuwe organisatie is een belangrijk aandachtspunt voor de komende beleidsperiode. De bedrijfsvoering van de archiefdienst wordt ondersteund door de afdelingen ICT, Facilitaire Zaken, Juridische Zaken en HR van de gemeente Hilversum. De archiefdienst werkt toe naar een teamformatie van 10,53 fte, die verder zal bouwen aan een toekomstbestendige organisatie. De professionaliseringsslag en versteviging van de digitale infrastructuur wordt gerealiseerd door efficiënt en in combinatierollen te werk te gaan. Werkprocessen, afspraken en verantwoordelijkheden worden vastgelegd en periodiek geëvalueerd zodat we onze flexibiliteit en efficiency kunnen blijven waarborgen.

Archief Gooi en Vechtstreek schept duidelijkheid over de werkzaamheden die worden uitgevoerd ten behoeve van de verschillende doelgroepen. Hiervoor wordt een producten- en dienstenoverzicht ontwikkeld. Met het richten van onze blik op de toekomst houdt Archief Gooi en Vechtstreek zicht op trends en externe factoren die de nodige uitdagingen met zich mee kunnen brengen. Technologische veranderingen volgen we op de voet om mee te kunnen bewegen in het traject van digitale transformatie. Als betrekkelijk kleine speler in het veld zullen we geneigd zijn de trends te volgen, maar we durven ook andere keuzes te maken indien dit onze organisatie in het algemeen en onze partners en doelgroepen in het bijzonder ten goede komt.

De krappe en veranderende arbeidsmarkt vraagt om creatieve oplossingen om de benodigde capaciteit en skills in huis te halen en te houden. De toekomst van het werkveld is in beweging. Functies worden aangepast of zullen zelfs geheel veranderen. Er wordt nauw samengewerkt met vakspecialisten op het gebied van informatieveiligheid, privacy, data science en kunstmatige intelligentie. Archief Gooi en Vechtstreek investeert in de vakgerichte en persoonlijke ontwikkeling van medewerkers om de capaciteiten, vaardigheden en expertise te waarborgen die nodig zijn voor toekomstige uitdagingen. 7

Meerjarenbeleidsplan 2025 – 2026 – 2027 | Archief Gooi en Vechtstreek; 27 mei 2024

Hiervoor wordt een leer- en ontwikkelplan opgesteld en ten uitvoer gebracht. De deskundigheid en kwalificaties van huidig personeel worden op peil gehouden door (bij)scholing en vrijgekomen vacatureruimte wordt ingevuld met medewerkers die over voldoende deskundigheid en kwalificaties (op termijn kunnen) beschikken. Voor uitvoering van additionele taken worden vrijwilligers, mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt en stagiaires ingezet.

Rekening houdend met veranderende behoeften en omstandigheden richten we ons in de komende beleidsperiode op de doorontwikkeling en implementatie van de digitale infrastructuur voor het duurzaam en verantwoord bewaren, beheren en raadplegen van informatiebronnen. De focus ligt op het duurzaam bewaren van digitale informatie in het edepot, ondersteund door een beheeromgeving voor de collectieregistratie en een gebruiksvriendelijke website die voldoet aan de eisen van digitale toegankelijkheid. Een marktverkenning gaat vooraf aan het aanbestedingstraject voor deze digitale infrastructuur. De e-depotvoorziening wordt in samenspraak met de partnergemeenten verder ontwikkeld en ingericht. Over specifieke omstandigheden die aanleiding kunnen vormen voor individuele keuzes per gemeente wordt onderling afstemming gezocht. Met – en ten behoeve van – de partners onderzoekt Archief Gooi en Vechtstreek in hoeverre de e-depotvoorziening ook uitkomst kan bieden voor het bewaren van informatie die (nog) niet wordt overgebracht.

Indien gewenst, denkt de archiefdienst mee met mogelijkheden voor het actief openbaar maken van informatie in het kader van de Wet open overheid via de e-depotvoorziening. Deze aanvullende diensten zijn optioneel en maken geen deel uit van de door de partners vastgestelde begroting. De aangeboden producten en diensten die verband houden met de edepotvoorziening worden vastgelegd in het producten- en dienstenoverzicht.

Resultaten in 2027 • • • • • •

Er is een stabiele organisatie die opgewassen is tegen de geschetste uitdagingen qua kennis en competenties Werkprocessen, afspraken en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd en worden periodiek geëvalueerd, zowel intern als extern met aangesloten overheden De archiefdienst beschikt over een producten- en dienstenoverzicht met toelichting op de werkzaamheden en taken die voor de diverse doelgroepen worden uitgevoerd Er is een leer- en ontwikkelplan ontwikkeld voor de medewerkers van Archief Gooi en Vechtstreek en dit plan wordt ten uitvoer gebracht De archiefdienst beschikt over een digitale infrastructuur voor het duurzaam en verantwoord bewaren, beheren en raadplegen van informatiebronnen De website van Archief Gooi en Vechtstreek voldoet aan de eisen van digitale toegankelijkheid

8 Meerjarenbeleidsplan 2025 – 2026 – 2027 | Archief Gooi en Vechtstreek; 27 mei 2024

Strategische doelstellingen 3. Verbetering van de (digitale) toegankelijkheid van archieven en collecties met behoud van hoge kwaliteitsnormen 4. Implementeren van preserveringsbeleid voor zowel fysieke als digitale archieven en collecties

Om de toegankelijkheid te vergroten en de kwetsbaarheid van fysieke archiefstukken te verminderen, stelt Archief Gooi en Vechtstreek een meerjarenplanning op voor het digitaliseren van archieven en collecties van aangesloten overheden die zich in de depots bevinden. Jaarlijks is een budget van 50.000 euro beschikbaar voor digitalisering. Dit budget zal worden aangewend met het oog op een evenredige verdeling onder de partners, rekening houdend met het historisch belang, de mate van openbaarheid en populariteit bij onze gebruikers. In de komende beleidsperiode wordt, rekening houdend met het budget voor digitalisering, beleid ontwikkeld voor het scannen op verzoek van de gebruiker (scanning on demand).

Archief Gooi en Vechtstreek gaat aan de slag met archieven en collecties die nog bewerkt en geïnventariseerd moeten worden. Bij deze bewerkingstrajecten wordt met zorg gekeken naar de aanwezigheid van (bijzondere) persoonsgegevens en auteursrechten die mogelijk een belemmering vormen voor het openbaar maken van de informatie. Jaarlijks brengen we verslag uit over de bewerkingen die zijn afgerond en de archieven die op de studiezaal ter inzage kunnen worden gegeven.

De archiefdienst adviseert aangesloten gemeenten bij analoge en digitale overbrengingstrajecten om ervoor te zorgen dat de archieven door gebruikers geraadpleegd kunnen worden. In verband met de resterende ruimte in de archiefbewaarplaatsen in Naarden en Hilversum vraagt de komende beleidsperiode om een inventarisatie van nog over te brengen analoge archieven. Samen met de partners wordt in kaart gebracht wat de omvang is van deze archieven en wanneer we deze overbrengingen kunnen verwachten. Indien de depotcapaciteit op termijn niet toereikend is voor de omvang van deze archieven, dient voor de volgende beleidsperiode naar alternatieve oplossingen te worden gezocht. 9

Meerjarenbeleidsplan 2025 – 2026 – 2027 | Archief Gooi en Vechtstreek; 27 mei 2024

Particuliere archieven en collecties vormen een waardevolle aanvulling op de overheidsarchieven die bij Archief Gooi en Vechtstreek zijn ondergebracht. Voor de acquisitie van deze particuliere archieven wordt beleid ontwikkeld en ten uitvoer gebracht. De capaciteit van de archiefdienst met betrekking tot formatie, huisvesting en begroting vraagt in dat kader om weloverwogen keuzes die bijdragen aan een representatief geheugen voor de regio.

Bij het bruikbaar en vindbaar maken van onze informatiebronnen wordt in eerste instantie prioriteit gegeven aan de oorlogsbronnen binnen de collecties. Deze bij onze gebruikers populaire bronnen bieden ons een afgebakende doelstelling om de eerste stappen te zetten in het bij de bron aanbieden van linked open data.

Resultaten in 2027 De toegankelijkheid van bouwarchieven van aangesloten gemeenten vormt een belangrijk aandachtspunt in de beleidsperiode 2025 t/m 2027. We willen ernaartoe werken dat we de dienstverlening kunnen verzorgen voor de bouwarchieven tot 2010 van alle aangesloten gemeenten. Deels betreft het hier digitale overbrengingstrajecten. Voor de digitale raadpleging van bouwvergunningen wordt een efficiënte en veilige raadpleegomgeving ingericht.

• • • • •

De komende beleidsperiode implementeren we nieuwe toepassingen waarmee we de vindbaarheid en toegankelijkheid van onze archieven en collecties kunnen vergroten. We zetten volgende stappen in het publiceren van informatiebronnen als (linked) open data via diverse platforms, zoals oorlogsbronnen.nl, openarchieven.nl en europeana.eu. In dit kader committeren we ons aan de Nationale Strategie Digitaal Erfgoed en werken we met een collectiebeheersysteem dat voldoet aan de standaarden en afspraken zoals geformuleerd door het Netwerk Digitaal Erfgoed.

• •

Het jaarlijkse digitaliseringsbudget van 50.000 euro is besteed met een zoveel mogelijk evenredige verdeling van gedigitaliseerde archieven over de partners in de gemeenschappelijke regeling Er is beleid ontwikkeld voor het scannen op verzoek Er is preserveringsbeleid ontwikkeld voor digitaal archief De bewerking van archieven gaat gepaard met een verantwoorde en weloverwogen (her)beoordeling met betrekking tot het openbaar maken van informatie De bouwarchieven van aangesloten gemeenten tot 2010 zijn via de website of in de studiezaal in te zien Er wordt gewerkt met een collectiebeheersysteem dat voldoet aan de afspraken en standaarden zoals vastgelegd door het Netwerk Digitaal Erfgoed Via linked open data zijn delen van collecties te vinden via platforms als oorlogsbronnen.nl, openarchieven.nl en europeana.eu

10 Meerjarenbeleidsplan 2025 – 2026 – 2027 | Archief Gooi en Vechtstreek; 27 mei 2024

Strategische doelstellingen 5. Uitbreiding van samenwerkingsverbanden om de toegevoegde waarde en kwaliteit van onze dienstverlening te optimaliseren 6. Verhoging van het publieksbereik en de bewustwording van het belang van archieven voor het reconstrueren van het verleden en het behoud van cultureel erfgoed

Archief Gooi en Vechtstreek zoekt verbinding met historische verenigingen en erfgoedorganisaties, onderzoekers en andere belangstellenden in de regio. We spelen in op de behoeften en feedback van gebruikers om onze dienstverlening voortdurend te verbeteren en te verfijnen. We werken samen met andere archiefdiensten, culturele instellingen en onderzoeksinstituten om kennis en middelen te delen en gezamenlijk informatiebronnen te kunnen ontsluiten.

De archiefdienst zal haar publieksbetrokkenheid vergroten door middel van educatieve programma’s voor zowel leerlingen van het basis- als het voortgezet onderwijs. Deze educatieve programma’s zullen in overleg met het Gooise onderwijsveld worden ontwikkeld. Daarnaast zal een groep leerlingen de mogelijkheid worden geboden om hun maatschappelijke stage (MaS) bij Archief Gooi en Vechtstreek te lopen. Tevens zal Archief Gooi en Vechtstreek haar zichtbaarheid en de bruikbaarheid van haar bronnen vergroten door het organiseren van rondleidingen voor een breed publiek. Door mee te werken aan (lokale) activiteiten op het gebied van cultuurhistorie en erfgoed – denk hierbij aan de Open Monumentendagen, de Maand van de Geschiedenis en de Week van de Erfgooier – zal de rijke geschiedenis van de regio onder de aandacht worden gebracht. In samenwerking met andere organisaties en vakspecialisten maken we een start met het organiseren van cursussen en workshops, bijvoorbeeld over het doen van stamboomonderzoek, paleografie (het lezen van oud schrift) of archiveren voor particulieren.

11 Meerjarenbeleidsplan 2025 – 2026 – 2027 | Archief Gooi en Vechtstreek; 27 mei 2024

Dankzij de samenwerking met vrijwilligers op locatie worden vorderingen gemaakt met werkzaamheden op het gebied van materiële zorg, zoals ontnieten en ompakken van archieven, maar ook het maken van indexen en nadere toegangen op archieven. Op afstand werken vrijwilligers mee aan diverse crowdsourcing-projecten, zoals het nader beschrijven van gedigitaliseerde foto’s en het toegankelijk maken van bevolkingsregisters, doop-, trouw- en begraafboeken. Voor de komende beleidsperiode wordt een planning van vrijwilligersprojecten opgesteld.

De archivaris van Archief Gooi en Vechtstreek is aangewezen als toezichthouder voor de gemeenten Gooise Meren, Huizen, Blaricum, Laren, Hilversum en Wijdemeren en voor de Veiligheidsregio, Regio Gooi en Vechtstreek en Gemeentebelastingen Huizen, Blaricum en Laren. De verantwoordelijkheid voor en regie over het informatiebeheer ligt bij deze overheden zelf. Via periodiek overleg en Strategisch Informatieoverleg wordt de toezichthouder geïnformeerd over de ontwikkelingen bij de aangesloten overheden. De insteek van het toezicht is gericht op governance van informatie: het zodanig inrichten van de informatiehuishouding dat duurzame, verantwoorde opslag en monitoring van informatie in systemen en applicaties mogelijk is ten behoeve van interne en externe informatievoorziening.

Jaarlijks wordt door de archiefdienst aandacht gevraagd voor specifieke thema’s en maatregelen die overheden moeten treffen om te kunnen voldoen aan relevante wet- en regelgeving. Met de beoogde vernieuwde Archiefwet, Informatiewet en Omgevingswet ligt er een omvangrijke taak voor de aangesloten overheden om de informatie-governance op peil te houden. Ook adviseert de archiefdienst bij aanschaf en inrichting van informatiesystemen (archivering by design), vervangingsvraagstukken en trajecten van digitale overbrenging. Met een uniforme wijze van verslaglegging over de ontwikkelingen en rechtmatigheid van het informatiebeheer maakt de archiefdienst een efficiencyslag. Voor de uitoefening van het toezicht wordt samenwerking gezocht met toezichthouders op aanverwante gebieden, zoals de Functionaris Gegevensbescherming en specialisten op het gebied van informatiebeveiliging. Als kennispartner in de regio organiseert de archiefdienst twee keer per jaar een informatieve bijeenkomst voor de vakspecialisten van aangesloten overheden. Voor de uitoefening van advies- en toezichthoudende taken, het volgen van ontwikkelingen en het delen van kennis, richtlijnen en hulpmiddelen, maakt de archiefdienst dankbaar gebruik van en levert input aan het netwerk van collegaarchiefinstellingen.

12 Meerjarenbeleidsplan 2025 – 2026 – 2027 | Archief Gooi en Vechtstreek; 27 mei 2024

Resultaten in 2027 • • • • • • • •

•

Er is een educatief programma ontwikkeld dat ten uitvoer wordt gebracht voor basis- en middelbare scholieren De relatie met erfgoedorganisaties en historische verenigingen heeft geresulteerd in betrokkenheid van de archiefdienst bij evenementen en activiteiten in de regio Er wordt een start gemaakt met het organiseren van cursussen/workshops voor specifieke doelgroepen Er is een overzicht met planning van projecten waar vrijwilligers aan meewerken Voor de uitoefening van het toezicht wordt samenwerking gezocht met toezichthouders op aangrenzende terreinen van privacy en informatieveiligheid Jaarlijks organiseren we twee regionale kennissessies voor de vakspecialisten van aangesloten overheden We informeren onze partners over veranderingen in wet- en regelgeving en andere ontwikkelingen op informatie- en archiefgebied We geven adviezen over het archiveren aan de voorkant van processen, ter bevordering van de toegankelijkheid bij actieve openbaarmaking door de overheden en na overbrenging naar de archiefdienst De processen rondom overbrenging van digitale archieven zijn uitgewerkt, vastgelegd en gedeeld met de partners

13 Meerjarenbeleidsplan 2025 – 2026 – 2027 | Archief Gooi en Vechtstreek; 27 mei 2024

Archief Gooi en Vechtstreek valt samen met het Klant Contact Centrum onder de afdeling Publiekszaken van de gemeente Hilversum. De archiefdienst wordt voor haar bedrijfsvoering ondersteund door de afdelingen ICT, HR en Facilitaire Zaken van de gemeente Hilversum. De werkzaamheden worden uitgevoerd op twee locaties. De bezoeklocaties met studiezalen en depots van de voormalige archiefdiensten blijven gehandhaafd. In de archiefbewaarplaats van de bezoeklocatie Naarden bevinden zich de archieven en collecties van de gemeenten Huizen en Gooise Meren (met rechtsvoorgangers Bussum, Muiden/Muiderberg en Naarden). Op de bezoeklocatie Hilversum zijn de archieven gehuisvest van de gemeenten Hilversum, Blaricum, Laren en Wijdemeren (met rechtsvoorgangers ’s-Graveland, Ankeveen, Kortenhoef, Loosdrecht en Nederhorst den Berg). Ook de archieven van de Regio Gooi en Vechtstreek en de Veiligheidsregio bevinden zich in de depots op bezoeklocatie Hilversum.

In lijn met (archief)wettelijke bepalingen en zoals overeengekomen in de gemeenschappelijke regeling: • Verwerven, duurzaam beheren en bewaren van archieven en collecties van overheidspartners, organisaties en personen in het werkgebied van Archief Gooi en Vechtstreek; • Toegankelijk maken en beschikbaar stellen van deze informatiebronnen; • Toezicht op en adviseren over het beheren van overheidsinformatie door onze partners; • Vergroten van zichtbaarheid en publieksbereik door educatieve programma’s en samenwerking met (erfgoed)organisaties.

• • • • • •

Partners in de gemeenschappelijke regeling en andere overheidsorganisaties; Particuliere organisaties (o.a. kerken, verenigingen, stichtingen, bedrijven), families en privépersonen Erfgoedorganisaties Onderzoekers Belangstellenden Leerlingen en docenten in het basis- en voortgezet onderwijs

14 Meerjarenbeleidsplan 2025 – 2026 – 2027 | Archief Gooi en Vechtstreek; 27 mei 2024

Bezoeklocatie en archiefbewaarplaats Naarden (voormalig burgerweeshuis) Cattenhagestraat 8 1411 CT Naarden Omvang archiefbewaarplaats: 3 km

Bezoeklocatie en archiefbewaarplaats Hilversum Stadskantoor, Publiekszaken Oude Enghweg 23 1217 JB Hilversum Omvang archiefbewaarplaats: 4 depots, totaal 4 km

Teamsamenstelling 9 medewerkers 4 vaste vrijwilligers op locatie ca. 100 vrijwilligers op afstand

15 Meerjarenbeleidsplan 2025 – 2026 – 2027 | Archief Gooi en Vechtstreek; 27 mei 2024

POSTBUS 3007 | 2001 DA HAARLEM

Burgemeester en Wethouders van de gemeente Hilversum Postbus 9900 1201 GM HILVERSUM

Gedeputeerde Staten Uw contactpersoon A.O. Jozefzoon BEL/BS

Telefoonnummer +31235144589 jozefzoona@noord-holland.nl

1|2 Verzenddatum

Betreft: Interbestuurlijk Toezicht - Informatie- en archiefbeheer

3 februari 2025 Kenmerk

Geacht college,

2180904/2370476

Uw kenmerk

Met deze brief willen wij u informeren over de werkzaamheden op het toezichtdomein Informatie- en archiefbeheer. In het afgelopen jaar hebben wij personele wisselingen gehad. Met ingang van het nieuwe jaar zijn twee toezichthouders Informatie- en archiefbeheer gestart: Arnold Jozefzoon en Clare Shutt. Over hun aanpak willen wij u graag op de hoogte brengen.

Voor het toezichtjaar 2023 voeren wij een steekproef uit bij 10 gemeentes, gemeenschappelijke regelingen en/of waterschappen. De betreffende organisaties worden hierover apart geïnformeerd. De rode draden uit deze beoordelingen worden geanonimiseerd gedeeld met alle organisaties. Voor het toezichtjaar 2024 volgen we weer onze reguliere werkwijze.

Postbus 3007 2001 DA Haarlem Telefoon (023) 514 3143

Houtplein 33 2012 DE Haarlem www.noord-holland.nl Kvk-nummer 34362354 Btw-nummer NL.0010.03.124.B.08