10. Collegebrief inzake Managementletter 2024

312018008.24.742 - 19

voor de interim-controle wat neerwaarts bijgesteld. Aangegeven is door de proceseigenaar dat dit voor het eind dit jaar ondervangen is. Aanbevelingen CCA: ▪ Tussentijdse bestandsanalyses uitvoeren en op basis daarvan een selectie maken voor de beoordeling van de opgelegde, dan wel gecorrigeerde huurtermijnen (meer systeemgerichte beoordeling). Dit impliceert dat deze bestandscontrole eerder ingepland moeten worden en wel eind Q2. ▪ Voor het jaareinde dossier een aansluiting maken tussen VBS en Key2fin, aangevuld met een analyse tussen realisatie en geraamde verhuurbaten in 2024. Bevindingen en/of aanvullingen PSA: ▪ Om de volledigheid te waarborgen dient er inzicht te zijn in de objecten van de gemeente middels de kadastrale gegevens en vastgesteld te worden of deze vervolgens ook geraakt worden vanuit de verhuuradministratie. Wij vinden dit een belangrijke beheersmaatregel welke in opzet nog niet toereikend is beschreven (de key control is niet juist beschreven in het procesmodel) en het risico voor de volledigheid van deze baten nog verder kan mitigeren. Er is een bestandsvergelijking voorbereid door CCA, waarbij de VBS objecten Hilversum afgestemd zijn met de WOZ objecten Hilversum. Deze analyse levert een aantal verschillen op en moeten deels nog nader uitgezocht worden. Zie ook de aanbeveling vanuit CCA.

Advies en/of actie voor de jaarrekening: ▪ Beoordeel en documenteer de juistheid van niet in rekening gebrachte bedragen (bijvoorbeeld omdat geen sprake is geweest van verhuur/leegstand en/of andere redenen). ▪ Afwikkelen van de bestandsvergelijking en conclusies op de bevindingen daaruit. Parkeerexploitatie

Stand invoering ‘’Three lines’’: ▪ Lijn 1 (PE) en Lijn 2 (BC/FC) zijn voldoende betrokken bij de voorbereiding interim dossier. Conclusie procesbeoordeling CCA: ▪ Met het benoemen van een coördinatiefunctie is in de loop van 2022 de versnippering in de organisatie voor het beheer van de parkeerexploitatie voor een deel ondervangen. Er is op dit moment een aanspreekpunt voor de parkeerexploitatie als geheel en duidelijk is ook welke Businesscontroller vanuit de 2e lijn hierbij betrokken is. ▪ Een voorstel voor een meer ingrijpende aanpassing van de parkeerorganisatie (centralisering) is eind vorig jaar door het CMT overgenomen. De implementatie van deze organisatieverandering is in de afgelopen periode voltooid. ▪ Daarnaast is een positieve ontwikkeling, de invoering van een parkeermonitor. Dit ziet er veelbelovend uit en kan de analyse van de 1e en 2e lijn duidelijk ondersteunen. Dit laatste hebben wij nog niet kunnen vaststellen. ▪ Met een risicoanalyse (procesmodel) op de parkeerexploitatie is een goede basis gelegd voor het beheersen van deze risico’s. In opzet voldoet dit. ▪ Een goede start is gemaakt met een analyse op het beschikbare cijfermateriaal, waarmee afwijkende ontwikkelingen kunnen worden gesignaleerd en gemonitord.

Aanbevelingen CCA: ▪ Wij adviseren om met name de cijferanalyses verder uit te diepen en hierbij – daar waar mogelijk gebruik te maken van de parkeermonitor.

312018008.24.742 - 20

Bevindingen en/of aanvullingen PSA: De verantwoording vanuit de serviceorganisaties (SHPV en Parkeerservices) gaan vooral in op de juistheid van de afdrachten aan uw gemeente. U heeft aangegeven op basis van data-analyses meer zicht te willen krijgen op de volledigheid van de afdrachten ook. Advies en/of actie voor de jaarrekening: ▪ In het kader van de controle zullen wij gebruik maken van de uitgevoerde controles over heel 2024 door uw gemeente en de daarbij gemaakte aansluitingen vanuit de gecertificeerde verantwoordingen van de betreffende serviceorganisaties. Wij adviseren u een memo op te stellen met daarin een duidelijke onderbouwing bij de volledigheid van de opbrengsten. Bouwleges

Stand invoering ‘’Three lines’’: ▪ Lijn 3 (CCA) neemt rol lijn 2 (BC/FC) over bij de voorbereiding interim dossier Conclusie procesbeoordeling CCA: ▪ Vanaf 2023 wordt gewerkt met CLO (Centric Leefomgeving). Aansluiting wordt per kwartaal door F&C gemaakt. De gevonden verschillen zijn als actiepunten uitgezet en zijn nog onderhanden. ▪ Bij één deelwaarneming (van de 2 waar bouwsom > 1 miljoen is) heeft geen beoordeling van de hoogte bouwsom middels de applicatie bouwkostenkompas plaatsgevonden. Die stap in het proces kon door de behandelaar worden verwijderd. ▪ Bij dezelfde deelwaarneming is er geen second opinion gevraagd. Ook die stap in het behandelproces kon door de behandelaar worden verwijderd. ▪ Gezien de gevonden onregelmatigheid in het proces (verwijderen van uitvoeringstaken in CLO) zullen aanvullende controles en/of uitbreiding van de steekproef plaatsvinden. Aanbevelingen CCA: ▪ In CLO de rechten aan te passen, waarbij het niet mogelijk is om een taak te verwijderen door een behandelaar. ▪ Begin van het jaar gelijktijdig bij controle op juistheid ingevoerde leges ook vaststellen of die aan de juiste boekingscombinatie zijn gekoppeld. Check applicatiebeheerder en coördinator. ▪ Onderzoek of het “proces” van aansluiting tussen CLO en K2F en facturatie efficiënter gemaakt kan worden.

▪ Onderzoeken wat voor data-analyse mogelijkheden er zijn om het “in control” zijn van het proces te kunnen monitoren. Dit kan in samenwerking met BC/CCA/IM. ▪ Vanaf 2025 deze data-analyse in te zetten voor gerichte controles op afwijkingen/mogelijke onregelmatigheden ▪ Laat een IT audit uitvoeren op de applicatie CLO. Bevindingen en/of aanvullingen PSA: ▪ Zichtbare controle op het ingevoerde tarief in het systeem en het tarief in de vastgestelde legesverordening is niet aangetoond. Hoewel maar sprake is van één tarief, is dit naar onze mening wel een belangrijke controle die in de 1e of door de 2e lijn moet worden uitgevoerd. ▪ Zichtbare toets in opzet en bestaan op de opgegeven bouwsom is nog niet toereikend (voor bouwsom < € 1 miljoen, daarboven wel waarborging met een extern rapport). Advies en/of actie voor de jaarrekening: ▪ Evaluatie van bevindingen met conclusies. ▪ Aanvullende steekproeven om risico’s te mitigeren. 312018008.24.742 - 21

▪ Burgerzaken

Beheer personeel administratie

Stel de aansluiting tussen CLO en Key2Finaciën zichtvaar vast.

Opmerking PSA: Dit proces is (nog) geen onderdeel geweest van de interne procesbeoordeling. Gelet op de omvang van de geldstroom is dat verdedigbaar. Wat wij ter onderbouwing daarvan zouden verwachten is dat u tot deze conclusie komt op basis van een uitgewerkte risicoanalyse en deze tussentijds zichtbaar maakt. Ten behoeve van de jaarrekening 2024 verzoeken wij u een zichtbare controle uit te voeren en vast te leggen van op de juistheid van de gehanteerde tarieven (uitdraai maken van systeemtabel en deze zichtbaar aansluiten met vastgestelde verordeningen) en de aansluiting tussen Key2burgerzaken en Key2Finaciën zichtvaar vast te stellen (reguliere werkzaamheden). Stand invoering ‘’Three lines’’: ▪ Lijn 1 (proces-eigenaar) meer betrekken bij periodieke aansluitingen en cijferanalyses. Conclusie procesbeoordeling CCA: ▪ De getroffen beheersmaatregelen binnen de verwerkingsstromen van het proces ondervangen in opzet de geïdentificeerde risico’s (incl. de onderkende fraude risico’s). ▪ Bij de beoordeling op het bestaan en werking van de in opzet getroffen beheersmaatregelen zijn geen onregelmatigheden aangetroffen, waarmee een volledige en juiste salarisadministratie voldoende is gewaarborgd. ▪ De interne controles worden regelmatig en volledig uitgevoerd, waarvan de resultaten en controledossiers zorgvuldig worden vastgelegd.

Een review hierop heeft plaatsgevonden vanuit de BC (team F&C, 2e lijn IB). CCA heeft deze review globaal beoordeeld en dit heeft geen bijzonderheden opgeleverd. Aanbevelingen CCA: We zien dat de procesuitvoering op dit moment “in – control” is. Toch willen wij de proceseigenaar een aantal ontwikkelmogelijkheden en aandachtpunten meegeven, namelijk: ▪ We zien dat de fiscale controle in het kader van het Horizontaal toezicht een flink beslag legt op de controlecapaciteit (1e en 2e lijn) en vragen ons af of deze inzet van capaciteit niet meer afgestemd en ingepast zou kunnen worden met de reguliere controlewerkzaamheden t.b.v. de jaarrekening. Op dit moment lijken dit nog gescheiden paden. Bevindingen en/of aanvullingen PSA: ▪ U heeft afspraken met de belastingdienst gemaakt in het kader van Horizontaal Toezicht. In dit verband worden maandelijks twee bruto-netto berekeningen gemaakt en beoordeeld. Deze werkzaamheden in de eerste lijn zien toe op de juiste toepassing van premiepercentages. Wij adviseren u om na te gaan of deze controle anders (efficiënter) kan worden uitgevoerd door een controle aan het begin van het jaar op de toepassing van (alle) premiepercentages door ADP (zowel op de COA-brede als Hilversum specifieke premies) en een enkele bruto-netto berekening aan het begin van het jaar. Uiteraard moet dit worden afgestemd met de belastingdienst.

▪ Voor de uitvoering van uw salarisadministratie heeft u een uitbesteding aan een serviceorganisatie. Daarvoor is belangrijk dat u periodiek beoordeeld of de afspraken met deze organisatie worden nagekomen. Hiervoor kunt u de ISAE3402 rapportages gebruiken en is die van ADP van belang. Wij zien deze periodieke beoordeling nog niet concreet uitgewerkt binnen het proces en adviseren u deze nader uit te werken en te beleggen binnen de organisatie.

312018008.24.742 - 22

Advies en/of actie voor de jaarrekening: ▪ Uitwerking van de beoordeling op de ISAE3402 verklaring door de gemeente over 2024 en conclusies daarop. Factuurafhandeling en betalingsorganisatie

Stand invoering ‘’Three lines’’: ▪ Lijn 3 (CCA) neemt rol lijn 1 en 2 (BC/FC) over bij de voorbereiding interim dossier. Conclusie procesbeoordeling CCA: De deelwaarneming op de juistheid van de betaalde facturen geeft de volgende bevindingen: ▪ In 16 gevallen (totale omvang 1e halfjaar 47 facturen) ten onrechte geen verplichting aangemaakt. ▪ In 7 gevallen kon de juistheid van de prijs niet onderbouwd worden met offerte/contract/inschrijfstaat o.i.d. ▪ In 12 gevallen is de factuur meer dan de norm van 14 dagen “onderweg” voor fiattering. ▪ Geen opmerkingen ten aanzien van controleaspect prestatielevering. ▪ De deelwaarneming m.b.t. betaalbaarstelling geeft geen onregelmatigheden. ▪ De beperkte deelwaarneming m.b.t. nieuwe crediteurennummers leverde geen onoverkomelijkheden op. ▪ Aanbevelingen van voorgaande jaren waren “on hold” gezet in 2023 in afwachting van een nieuw financieel systeem. Te denken valt aan beleid prestatie-levering, screening (nieuwe) crediteuren, evaluatie verplichtingen-procedure en meer gebruiken van data-analyse bij controles. Ook in 2024 zijn hier geen stappen gemaakt. Aanbevelingen CCA: ▪ Het 4-ogen principe bij invoer nieuwe crediteuren invoeren. ▪ Betrokkenheid van 1e en 2e lijn van interne beheersing bij de voorbereiding en uitvoering de periodieke kwaliteitscontrole vergroten. Thans wordt deze nog geheel door CCA uitgevoerd.

▪ Belang van zichtbare vastlegging van prijscontrole onder de aandacht brengen via DT. ▪ Monitoring, bewaking en rapportering over volledigheid verplichtingen. ▪ Data-analyse op het proces factuurafhandeling. De externe accountant toets tegenwoordig zwaarder op het aspect prestatielevering en verwacht meer aandacht/vastlegging op dit vlak. Bevindingen en/of aanvullingen PSA: ▪ Periodieke controles op de procuraties (juiste personen en rechten) zoals ingeregeld in de BNG vinden niet (zichtbaar) plaats. ▪ Aantonen prestatielevering blijft een aandachtspunt. Een uniforme werkwijze is nog niet concreet ingevuld waardoor het op dit moment nog lastig is om de prestatielevering (achteraf) vast te stellen. Advies en/of actie voor de jaarrekening: ▪ Evalueren van de bevindingen en (rest)risico’s in voldoende mate mitigeren (mutaties crediteurenstamgegevens, prestatielevering en volledigheid verplichtingen).

Inkopen / aanbesteding en (EU)

Stand invoering ‘’Three lines’’: ▪ Lijn 3 (CCA) neemt rol lijn 1 en 2 (BC/FC) over bij de voorbereiding interim dossier. Conclusie procesbeoordeling CCA: ▪ Er zijn enkele nieuwe onrechtmatigheden geconstateerd in 2024 (maar van beperkte omvang). 312018008.24.742 - 23

▪ ▪ ▪ ▪

Inhuur derden; deze loopt niet altijd via Flextender, waar dit wel het bestaand beleid is. Ook is niet altijd sprake van meervoudige aanbesteding. Afloop 2023; de in 2023 geconstateerde onrechtmatigheden zijn nog niet allemaal in 2023 opgeheven. De totale omvang van de onrechtmatigheid wordt tijdens het jaarrekening controle 2024 bepaald. De (voorlopige) financiële fout (mee te nemen in de jaarrekening 2024) bedraagt € 680k (in 2023 was dit € 3.316k). Meerdere contracten voor software applicaties worden enkelvoudig verlengd/ gecontracteerd, waarbij een beroep wordt gedaan op de art 2:32 AW, dan wel dat sprake is van “dwingende spoed”. Ons inziens is de onderbouwing in die gevallen voor het niet-EU aanbesteden plausibel.

Aanbevelingen CCA: Het aantal onrechtmatige aanbestedingen lijkt – na enige relatieve rust op het Oekraïne dossier - verder af te nemen. De volgende onderwerpen blijven wel aandachtspunten: ▪ de rechtmatige inhuur van extern personeel, ▪ de aanbesteding van software contracten en ▪ het feit, dat bij de spendanalyse – met uitzondering van de uitgebreide analyses op Oekraïne aanbestedingen en een vlotte analyse van op de software contracten – weinig betrokkenheid van de 1e en 2e lijn is ervaren. Het “three-lines model” functioneert voor dit proces maar ten dele. Bevindingen en/of aanvullingen PSA: ▪ Wij hebben vastgesteld dat u in uw procesbeschrijving van inkopen voor wat betreft de aanbestedingen niet is aangegeven dat u deze mede uitvoert op basis van de SDO-notitie “Uitvoering van de controle op aanbestedingsrechtmatigheid bij de jaarrekeningcontrole van decentrale overheden”. Wij adviseren u om aan te geven in hoeverre de bepalingen uit de genoemde SDO notitie worden gevolgd bij de uitvoering van de spendanalyse. Advies en/of actie voor de jaarrekening: ▪ Rond de spendanalyse en controle op rechtmatigheid van de EU-aanbestedingen tijdig in 2024 af om tot een rechtmatigheidsoordeel te kunnen komen voorafgaand aan de jaarrekening. Financieel beheer

Stand invoering ‘’Three lines’’: ▪ Lijn 3 (CCA) neemt rol lijn 1 en 2 (BC/FC) over bij de voorbereiding interim dossier. Conclusie procesbeoordeling CCA: ▪ Het is vanaf 2021 mogelijk om de onderbouwingen te documenteren in Key2Fin, maar de documentatie c.q. onderbouwing van de opdracht vindt niet in alle gevallen plaats. Ook wordt autorisatie door een budgethouder niet zichtbaar vastgelegd en ontbreekt soms de controle op de juiste wijze van aanlevering en de zichtbaarheid van de autorisatie van de budgethouder in de module ‘aanvraagformulieren’. Aanbevelingen CCA: ▪ We adviseren om een de van de opdracht tot verwerken van memoriaalboekingen intern te controleren. ▪ We adviseren om de autorisatie van memoriaalboekingen door de budgethouder vorm te geven binnen het proces. ▪ Implementeren het principe van de three lines (lijn 1 en 2) om de interne beheersing op het proces verder te verbeteren

312018008.24.742 - 24

Bevindingen en/of aanvullingen PSA: ▪ Geen aanvullende bevindingen. Advies en/of actie voor de jaarrekening: ▪ Analyseer de verrichte memoriaalboekingen vanuit de diverse dagboeken. ▪ Maak daarbij een totaal aansluiting met de dump over geheel 2024. ▪ Voer een steekproef uit op de memoriaalboekingen. Subsidieverlening

Stand invoering ‘’Three lines’’: ▪ Lijn 3 (CCA) neemt rol lijn 2 (BC/FC) over bij de voorbereiding interim dossier. Conclusie procesbeoordeling CCA: ▪ We zien prima ontwikkelingen voor de beheersing van dit proces. Zo zien we verbetering in de tijdigheid van de besluitvorming door een maandelijkse reminder vanuit JIS op de openstaande dossiers. ▪ De verantwoording van subsidies dient tijdig in case te worden toegevoegd, om te kunnen bepalen of aan de opvolgingsvereisten uit de beschikking wordt voldaan. Deze vereisten kunnen o.a. betrekking hebben op verantwoording en rapportage of een eindverslag. Aanbevelingen CCA: ▪ De monitor/voortgangsbewaking dient verder uitgebouwd te worden door kritisch naar de vastleggingen in Case te kijken, waardoor de data uit Case aan betrouwbaarheid toenemen en er een uitgebreidere analyse uitgevoerd kan worden voor beheersing van het proces op meerdere aspecten. ▪ Een eenduidigere vastlegging zowel in Case als in Key2 zal daarnaast moeten leiden tot een aansluiting tussen de verleende subsidies in Case en de betaalde subsidies in Key2. Bevindingen en/of aanvullingen PSA: ▪ Geen aanvullende bevindingen. Advies en/of actie voor de jaarrekening: ▪ Gegevensgerichte werkzaamheden op de vaststellingen van subsidies in 2024 over de verleningen 2023 uitvoeren.

Dit helpt in de oordeelsvorming en onderbouwing van de rechtmatigheid van de verleende subsidies welke als lasten worden verantwoording in de jaarrekening 2024.

Bouwgrond exploitaties (grex)

Stand invoering ‘’Three lines’’: ▪ Lijn 1 (PE) en Lijn 2 (BC/FC) zijn voldoende betrokken bij de voorbereiding interim dossier Conclusie procesbeoordeling CCA: Het proces van ontwikkelen bouwgrondexploitaties (grex) door team Projecten nader is uitgewerkt en de processtappen, de risico’s en de beheersmaatregelen van dit proces goed in beeld zijn gebracht. Nog wel een paar aandachtpunten: ▪

De rolverdeling planeconoom, projectcontroller en businesscontroller (2e lijn), omdat de projectcontroller in het procesmodel geen plek heeft gekregen. 312018008.24.742 - 25

▪ ▪

het ambtelijke opdrachtgeverschap binnen Hilversum even als de verantwoordelijke adviseur. nadere uitwerking van een tussentijdse voortgangsbewaking op Grexen als aanvulling op het procesmodel; aangegeven is dat drie keer per jaar interne voortgangsgesprekken gepland zijn met de projectleider, ambtelijke opdrachtgever, de teammanager, project controller en planeconoom. Ten tijde van de afronding van de interimcontrole hebben wij de implementatie van deze beheersmaatregel nog niet kunnen vaststellen.

Aanbevelingen CCA: ▪ Meer duidelijkheid geven over de rol van ambtelijk opdrachtgever en rol adviseur rondom Crailo. ▪ Procesmodel met risico-analyse is dit jaar afgerond. We adviseren u om de rol van de projectcontroller i.c.m. de planeconoom en businesscontroller hierin nog meer te verduidelijken. ▪ Procesmodel nader uitwerken op de tussentijdse voortgangsbewaking. ▪ De tussentijdse cijfer/ voortgangsanalyse op grexen meer aandacht geven en deze te betrekken bij de voorbereiding van de Eindejaarsrapportage. ▪ Ook nu adviseren wij om de actualisatieprocedure van de Grexen bij de jaarovergang af te stemmen met de planning van het jaarrekeningproces. Te meer het jaarrekeningproces dit jaar weer iets naar voren is gehaald. Bevindingen en/of aanvullingen PSA: Geen aanvullende bevindingen. Advies en/of actie voor de jaarrekening: Tijdig afronden van de actualisatie van de grondexploitaties en stel een memo op, waaruit blijkt dat de door u gehanteerde uitgangspunten (parameters) bij het actualiseren van de grondexploitaties aanvaardbaar zijn. Waar mogelijk dient u de gehanteerde parameters te onderbouwen met achterliggende documentatie. Treasury

Stand invoering ‘’Three lines’’: ▪ Lijn 2 (BC) geen rol bij voorbereiding interim dossier door onduidelijkheid over de precieze invulling hiervan. Conclusie procesbeoordeling CCA: ▪ In 2024 zijn geen nieuwe langlopende leningen afgesloten. ▪ Invoeren van een systematische beoordeling van garanties/waarborgen gedurende het jaar heeft nog niet plaatsgevonden. Aanbevelingen CCA: ▪ Nadere invulling geven aan de three lines door de rol van lijn 2 (1e review) te duiden. ▪ De beoordeling van de afgegeven garanties en waarborgen structureel in het 3e of 4e kwartaal uit te voeren onder meer op basis van de formele jaarstukken van het voorgaande boekjaar. Dit zal de kwaliteit van de beoordeling ten goede komen. Bevindingen en/of aanvullingen PSA: ▪ Geen aanvullende bevindingen. Advies en/of actie voor de jaarrekening: Geen. 312018008.24.742 - 26

Uitkeringen (PW/Tozo)

Stand invoering ‘’Three lines’’: ▪ Lijn 3 (CCA) neemt rol lijn 2 (BC/FC) over bij de voorbereiding interim dossier (review). Conclusie procesbeoordeling CCA: ▪ Geen bijzonderheden bij de dossiercontroles uitkeringen PW. ▪ Advies van vorig jaar inzake controle juiste indexering is opgepakt: vanaf 2024 wordt bestandscontrole uitgevoerd op de juistheid van de verrekening van inkomsten en vermogen, door gebruik te maken van halfjaarlijkse query welke is verstrekt door team Informatiemanagement (IM). ▪ Lijn 2 is wat meer betrokken bij tussentijdse controle. Aanbevelingen CCA: ▪ Aandacht voor het uitvoeren van periodieke data-analyse/ bestands-controle op de uitkerings-, debiteuren- en voorschottendossiers, met als doel om de volledige verwerking vast te kunnen stellen en te beoordelen of hier onlogische mutaties in zitten. Dit zou met een tool zoals CMP (destijds ook bij TOZO-uitvoering gebruikt). Bevindingen en/of aanvullingen PSA: ▪ Geen aanvullende bevindingen. Advies en/of actie voor de jaarrekening: ▪ Uitvoeren en afwikkelen dossiercontroles over geheel 2024. ▪ Beoordelen volwaardigheid (inschatting voorziening voor oninbaarheid) van de vorderingen op bijstandscliënten en uitgangspunten van de inschatting toetsen aan de realisatie.

Jeugd

Stand invoering ‘’Three lines’’: ▪ Lijn 2 pas op de plaats in 2024. Afspraken over verhogen betrokkenheid vanaf Q4. Conclusie procesbeoordeling CCA: ▪ Alle gecontroleerde deelwaarnemingen zijn rechtmatig verstrekt. Recht, hoogte en duur van de verstrekte voorzieningen zijn conform de Jeugdwet en verordening Jeugdhulp gemeente Hilversum. ▪ Vastlegging kwaliteitscontrole voor audit vindt inmiddels in KiC plaats en kan zich ontwikkelen tot een intern kwaliteitsinstrument. Aanbevelingen CCA: ▪ De (contract-)afspraken met de regio i.h.k.v. de uitvoering M&O-maatregelen herijken/ vastleggen en ook de signalen die ontvangen worden inzake M&O transparant/gestructureerd vast te leggen. ▪ Het prognosemodel voor bestedingen WMO en Jeugd is een mooi hulpmiddel voor monitoren en prognosticeren. Het advies is om dit verder uit te bouwen met tekst, uitleg, toelichting en voortschrijdend inzicht. ▪ Kwaliteitscontrole in KiC verder ontwikkelen en intensiveren om er een volwaardig kwaliteitsinstrument van te maken. Bevindingen en/of aanvullingen PSA: ▪ Structureel inbedden van een controle in het primaire proces op de prestatielevering van verstrekte Pgb’s behoort nog tot de mogelijkheden.

312018008.24.742 - 27

Advies en/of actie voor de jaarrekening: ▪ Uitvoeren en afwikkelen dossiercontroles over geheel 2024. WMO

Stand invoering ‘’Three lines’’: ▪ Lijn 2 pas op de plaats in 2024. Afspraken over verhogen betrokkenheid vanaf Q4. Conclusie procesbeoordeling CCA: ▪ Team WMO verricht uitgebreide kwaliteitscontroles. Hieruit komt net als over 2023 naar voren dat ID-plicht in veel gevallen niet is uitgevoerd. Dit is een formele onrechtmatigheid. Na herstel ID-plicht via BSN controle zal geen sprake zijn van financiële rechtmatigheid. Aanbevelingen CCA: ▪ Extra aandacht voor vaststellen ID tijdens proces verstrekken voorziening. ▪ Nieuwe procedure inzake vaststellen ID afstemmen met externe accountant ▪ Zie ook de aanbevelingen onder Jeugd inzake M&O en prognosemodel. Bevindingen en/of aanvullingen PSA: ▪ Structureel inbedden van een controle in het primaire proces op de prestatielevering van verstrekte Pgb’s behoort nog tot de mogelijkheden. Advies en/of actie voor de jaarrekening: ▪ Afwikkelen bijzonderheden dossiercontroles.

Verbonden partijen

n.v.t.

n.v.t.

Opmerking PSA: Dit proces en bijhorende geldstromen in de exploitatie zijn niet opgenomen in de controlewerkzaamheden gedurende het jaar, maar is onderdeel van de jaarafsluiting. In de afgelopen jaren zijn daar marginale afwijkingen uit naar voren gekomen, waardoor het financiële risico beperkt is. Mocht dat zich een keer voordoen, dan ontdekt u dat wellicht laat. Uw gemeente verstrekt aan diverse verbonden partijen jaarlijks een bijdrage. Wij stelden vast dat intern niet zichtbaar op een uniforme wijze wordt gemonitord en gedocumenteerd gedurende het jaar, bijvoorbeeld op basis van de door u ontvangen tussentijdse informatie of gecontroleerde jaarrekening van de verbonden partij, wat de financiële ontwikkelingen zijn met een weerslag op de financiën van uw gemeente. Wij adviseren u om dit proces te uniformeren en structurele (zichtbare) beheersmaatregelen te implementeren conform de ‘’6 W’s’’. Daarmee kunt u aantonen dat u in control bent en niet verrast wordt met mogelijk aanvullende lasten en tevens optimaal gebruik kan maken van deze vastleggingen bij het opstellen van de jaarrekening (t.b.v. de paragraaf verbonden partijen). De werkzaamheden vinden nu zichtbaar plaats ten tijde van de jaarrekeningcontrole en kan in onze optiek in een veel eerder stadium al zichtbaar geborgd zijn.

Advies en/of actie voor de jaarrekening: Stel zichtbaar vast en documenteer of de verstrekte voorschotbetalingen zijn besteed aan het doel waarvoor bestemd en of mogelijk sprake is van noodzakelijke verrekeningen (nabetalingen en/of terugvorderingen) in het kader van de jaarrekening 2024. Wat ons betreft onderzoekt u dat in eerste instantie in ieder geval voor de grotere verbonden partijen met een materiële impact in de jaarstukken en waar de gemeente Hilversum het risico loopt op het (aanvullend) moeten bijdragen in negatieve exploitatieresultaten.

312018008.24.742 - 28

4.

Overige onderwerpen en aandachtspunten voor de jaarrekening

312018008.24.742 - 29

4. Overige onderwerpen en aandachtspunten voor de jaarrekening Beoordeel de toereikendheid van uw onderhoudsvoorzieningen en de bijhorende meerjarendotaties

Uw gemeente beschikt over onderhoudsvoorzieningen om de lasten van het groot onderhoud van uw vastgoed de komende jaren te egaliseren. Deze onderhoudsvoorzieningen zijn gebaseerd op onderhoudsplannen die de periode 2020-2029 beslaan. Jaarlijks stellen uw medewerkers de plannen bij op basis van diverse ontwikkelingen, zoals het eerder- of later uitvoeren van het groot onderhoud, gewijzigde plannen met het vastgoed en ontwikkeling van de prijzen van aannemers en bouwmaterialen. In de afgelopen periode zijn de plannen beoordeeld en wordt een voorstel uitgewerkt voor de periode 2024-2033. De actualisatie maakt duidelijk dat er vanaf 2024 jaarlijks in totaal € 1,5 miljoen extra gedoteerd moet worden aan de diverse voorzieningen, waarbij de impact bij het onderhoud van gemeentelijke gebouwen en sportaccommodaties het grootst is. De verhoging komt voor een belangrijk deel door inflatie en/of hogere kosten van aannemers en materialen die niet eerder voorzien waren. Ook is het effect van het in mindere mate afstoten van gebouwen ten opzichte van eerdere voornemens van u, nu doorgerekend. Voorzieningen zijn schattingsposten, waar op basis van de aard en de omvang van deze post in samenhang met de gehanteerde uitgangspunten in meer of mindere mate sprake is van schattingsonzekerheden.

Daarom onderkennen wij een verhoogd (bruto) risico bij de voorzieningen vanwege het schattingselement hierin. Om de risico’s zo klein mogelijk te maken, is het van belang dat u duidelijk documenteert hoe de stand van de voorziening is bepaald, wat de uitgangspunten zijn geweest om deze te bepalen en welke onzekerheden er mogelijk nog in zitten. De nadruk hierbij ligt op de documentatie van het schattingselement en de wijze waarop het management expliciet stelling neemt bij het onderbouwen en motiveren van de uitgangspunten rondom deze schattingen en daarmee de voorzieningen. Bij onderhoudsvoorzieningen kunnen schattingselementen zitten op de verwachte kosten, de technische en functionele staat van de te onderhouden objecten, levensduur en cycli van onderhoud en toekomstige ontwikkelingen zoals bijvoorbeeld verduurzaming. Wij verzoeken u daarom de onderbouwing van de waardering van de diverse voorzieningen, zoals u in voorgaande jaren ook heeft gedaan, weer uit te werken in een position paper. Gelet op de bijstortingen in afgelopen jaren en uw inschatting dat in de komende jaren meer geld nodig is om het geplande onderhoud te kunnen bekostigen, adviseren wij u daarbij vooral aandacht te hebben voor de onderbouwing van de uitgangspunten en veronderstellingen bij het bepalen van de toekomstige dotaties (zogenaamde ‘’backtesting’’).

Wij adviseren u bij de actualisatie verder ook rekening met de volgende specifieke punten te houden:

Onvoorziene gebeurtenissen In 2024 heeft u problemen geconstateerd met de vloer van het gemeentehuis. Deze zullen nu versneld opgepakt moeten worden, terwijl dit niet voorzien was in uw onderhoudsplanning. De verwachte kosten hiervan zijn hoog en komen op de kosten die in het (oude) MOP waren opgenomen. U onderzoekt of de noodzakelijke werkzaamheden gecombineerd kunnen worden met andere projecten (verduurzaming) en of het gelijktijdig uitvoeren dan tot lagere kosten kan leiden. Ook is er in het afgelopen jaar sprake

312018008.24.742 - 30

geweest van lekkage in het zwembad door de hoge grondwaterstanden. Dit heeft in 2024 gezorgd voor hogere onderhoudskosten, welke bijvoorbeeld ook niet gedekt konden worden uit de verzekering. Hierdoor is gepland onderhoud eerder en aanvullend nodig.

MOP verduurzaming Uw organisatie is bezig met afzonderlijk meerjarenonderhoudsplan voor verduurzaming. U verwacht dat u in maart 2025 met een raadsvoorstel hieromtrent kan komen. Onder meer zal uw gemeentehuis verduurzaamd gaan worden. Een belangrijk aandachtspunt hierbij is dat verduurzamingsuitgaven veelal als investering gelden (en dus geactiveerd en afgeschreven worden) en niet ten laste komen van een bestaande meerjarenonderhoudsvoorziening kunnen komen. In deze gevallen zult u tot een aanvaardbare inschatting van de resterende levensduur moeten komen. Daartegenover staat dat onderdelen in de meerjarenonderhoudsplannen niet meer nodig blijken te zijn. De organisatie dient nog nader uit te werken welke uitgaven investeringen zijn en welke uitgaven onder onderhoud vallen en wat de effecten zijn op de reeds aanwezige onderdelen in de onderhoudsvoorzieningen.

Rioolvoorziening Jaarlijks wordt door uw gemeente gespaard om de kosten van gerealiseerde investeringen in de riolering te kunnen dekken. Eind 2023 was daarvoor nog een bedrag van € 1,7 miljoen in de spaarvoorziening riolering beschikbaar. Het saldo in de voorziening wat ultimo 2023 resteert, zal naar verwachting van het college nodig zijn om uitgaven op de in 2024 en latere jaren lopende kredieten voor riolering, af te kunnen boeken. In verband met het beoogde ideaalcomplex is het van belang dat u de realisatie van de investeringsplannen in uw rioolstelsel monitort. Het later realiseren van investeringen heeft direct gevolg voor de gerealiseerde kosten en daarmee ook, omdat deze doorwerken in de spaarcomponent waarmee u in uw tarief rekening houdt, op de (noodzakelijke) toevoeging aan de voorziening. U heeft een analyse uitgevoerd om na te gaan wat de achterliggende oorzaken zijn van de oplopende voorziening. U heeft vastgesteld dat dit met name wordt veroorzaakt door achterstanden die zijn opgelopen door de personeelsbezetting en de keuzes die gemaakt zijn op vooral eerst capaciteit in te zetten op andere projecten zoals het stationsgebied. Uw business controller vastgoed brengt momenteel in kaart wat de verwachte bestedingen aan uw rioolstelsel in de komende jaren zullen zijn.

U verwacht daarbij dat ook de investeringsplanning 2024 niet gerealiseerd zal worden en de spaarvoorziening in 2024 verder zal oplopen. Uw inschatting is echter nog steeds dat er investeringen gaan komen in de komende jaren en de gespaarde bedragen nodig zullen blijven. Ook voor 2025 verwacht u dat u het geplande investeringsvolume niet zult realiseren. Daarom is de investeringsplanning voor 2025 met een bedrag van circa € 1 miljoen verlaagd. Om vast te stellen of uw meerjarige spaarbedragen toereikend zullen zijn, adviseren wij u om de financiële impact van de vertraging in beeld te brengen en vast te stellen of de spaarcomponent in uw tarief nog dekkend is.

312018008.24.742 - 31

De resultaatprognose van Anna’s Hoeve is in 2024 niet veranderd

Anna’s Hoeve zal, op basis van uw huidige inschatting, doorlopen tot en met 2025. De einddatum is daarmee gelijk gebleven ten opzichte van 2023. Omdat de resterende periode waarin deze kosten gemaakt zullen worden relatief kort is en er ook voor een deel verplichtingen zijn aangegaan, neemt de schattingsonzekerheid af en wordt de restprognose steeds betrouwbaarder. Voor zover het college nu kan inschatten, passen de gemaakte kosten in 2024 en de nog te maken kosten in het resterende deel van 2024 en 2025 in de laatst geactualiseerde ramingen. De nog te realiseren winst zal daarmee op ongeveer € 600.000 uitkomen. Wij adviseren u erop toe te zien dat de exploitatie van Anna’s Hoeve in 2025 afgerond zal zijn.

Grondexploitatie Stationsplein – actualiseer bij de jaarrekening 2024 de berekening van het verwachte resultaat

Bij het beoordelen van de waardering van de grondexploitatie Stationsplein in de jaarrekening 2023, heeft uw college ingeschat dat mogelijk sprake zou zijn van een verlies van € 2.875.000 en is de daarvoor getroffen verliesvoorziening aangepast. Voor begin 2025 staat de actualisatie van de grondexploitatie gepland, zodat de uitkomsten verwerkt kunnen worden in de jaarrekening over 2024. Een belangrijke ontwikkeling is dat nog te maken kosten voor watermanagement uit de grondexploitatie zullen worden gehaald. Voor de realisatie zal een afzonderlijk krediet komen, ten laste waarvan de te maken kosten dan zullen komen. Deze wijziging kan mogelijk gevolgen hebben voor de getroffen verliesvoorziening. Wij adviseren u daar bij het opstellen van de jaarrekening rekening mee te houden.

Bepaal wat uw verplichting In 2024 heeft er een wijziging van de voor uw medewerkers geldende CAO Gemeenten plaatsgevonden. Hierin is de Regeling Vervroegde Uittreding (RVU) opgenomen. Deze houdt in dat medewerkers die 41 jaar hebben gewerkt voor een bij het ABP inzake de Regeling aangesloten werkgever, waarvan de laatste 10 jaar in de gemeentesector, per 31 december 2023 recht hebben op een RVU, mits zij Vervroegde Uittreding (RVU) maximaal 2 jaar voor hun AOW-gerechtigde leeftijd zitten. Per medewerker die aangeeft van de regeling gebruik te willen maken, is en tref daarvoor een moet een voorziening worden gevormd voor de toekomstige RVU-uitkeringen. Per persoon kan het daarbij om aanzienlijke bedragen voorziening gaan (van ruim € 50.000). Wij hebben begrepen dat er momenteel vier personen binnen uw gemeente gebruik maken van deze regeling. Omdat u verwacht dat het recht op een RVU-uitkering in 2025 voor deze personen vervalt en de financiële verplichting niet materieel is, heeft u vooralsnog geen voorziening gevormd. Op basis van het stelsel van baten en lasten zou dat wel moeten. Wij adviseren u per jaareinde te bepalen wat de resterende RVU-verplichting voor de vier medewerkers is.

Daarnaast adviseren wij u te onderzoeken of er mogelijk meerdere medewerkers van de regeling gebruik kunnen gaan maken en, wanneer dat het geval is, een inschatting te maken van de financiële verplichting die u daarvoor dan nodig heeft. Voor de totale verplichting moet dan een voorziening gevormd worden.

312018008.24.742 - 32

Actualiseer uw voorziening verlofsparen wanneer dat nodig is

Medewerkers kunnen vanaf 1 januari 2022 bovenwettelijke vakantie uren sparen. Uw gemeente volgt hierbij de bepalingen uit de CAO voor gemeenten. Met het “verlofsparen” kunnen medewerkers bovenwettelijke vakantie uren inzetten op een manier die aansluit bij hun persoonlijke levens- en carrièreplanning. Deze vakantie uren verjaren niet. Als gevolg hiervan kan dit leiden tot verlofstuwmeren die bijvoorbeeld ingezet gaan worden om eerder met pensioen te gaan. Doordat er bij verlofsparen sprake is van arbeidskosten gerelateerde verplichtingen die een niet voorspelbare op- en afbouw kennen, dient hier conform de commissie BBV een voorziening voor gevormd te worden. De hoogte van deze voorziening hangt af van de mate waarin medewerkers de uren inzetten die als bron kunnen gelden van deze regeling. Medewerkers moeten overigens actief aangeven dat bovenwettelijk verlof omgezet moet worden in verlofsparen. Ultimo 2023 bedraagt de voorziening “Verlofsparen” € 143.000. Tot en met heden zijn er geen onttrekkingen geweest. Omdat de grondslag om deze voorziening te treffen nog relatief kort bestaat, in het van belang dat u vaststelt of de voorziening in de jaarrekening 2024 toereikend is. Wij adviseren u na te gaan welke medewerkers gebruik maken van “verlofsparen” en specifiek voor deze medewerkers op basis van de omvang van het totaal aan gespaarde vakantie uren de voorziening te valideren.

Claims en geschillen

Jaarlijks vragen wij ten behoeve van de controle van de jaarrekening bij u de lopende claims en geschillen op, welke wij bij aanvang van de controle van de jaarrekening willen ontvangen. Wij willen u daar de volgende aandachtspunten bij meegeven: ▪

▪

De jaarrekeningcontrole en onze algemene aandachtspunten daarbij

Draag zorg voor een inhoudelijke analyse en een conclusie: wat gaat u er mee doen in de jaarrekening in overeenstemming met het BBV? Het is van belang om uw acties te documenteren en te onderbouwen en dat u nagaat of er bijvoorbeeld een aanleiding tot het vormen van een voorziening is of dat u volstaat met het opnemen van een reservering in het weerstandsvermogen of anderszins. Draag zorg voor een tussentijds overzicht van claims en geschillen (tussen opstellen jaarrekening en afronding controle). Het kan zo zijn dat bepaalde claims en geschillen niet meer bestaan of dat deze ook daadwerkelijk leiden tot een uitstroom van middelen die effect heeft op het resultaat in de jaarrekening.

De jaarrekening 2024 is het sluitstuk van de Planning & Control cyclus over 2024. Wij starten op 31 maart 2024 met de controle van de jaarstukken. Voor een efficiënte en effectieve jaarrekeningcontrole is het noodzakelijk dat op deze datum een versie van de integrale jaarstukken beschikbaar is, waarop zichtbaar de volgende interne controles hebben plaatsgevonden: ▪ zichtbare interne controle op de interne consistentie en rekenkundige juistheid van de jaarstukken; ▪ zichtbare toets op de naleving van de verslaggevingsvoorschriften (BBV) door middel van volledige invulling van de (door ons aan u) aangeleverde checklist BBV; ▪ zichtbare aansluitingen tussen jaarrekening, financiële administratie, sub administraties, primaire begroting, de herziene begroting (nulproef) en de aansluiting van de geraamde investeringen op de achterliggende investeringsbegroting(-en) en de eventuele wijzigingen daarop.

312018008.24.742 - 33

Ter voorbereiding op de controle willen wij u, mogelijk ten overvloede omdat u in voorgaande jaren voldoende aandacht voor deze punten had, een aantal aandachtspunten meegeven, welke u mogelijk ook al in uw voorbereiding heeft geadresseerd: ▪ Het tijdig analyseren van begrotingsoverschrijdingen op programma’s en investeringskredieten. In het geval sprake is van een overschrijding, verwachten wij dat u een motivering voorbereid waarom de overschrijding wel of niet als rechtmatigheidsfout in de rechtmatigheidsverantwoording doorwerkt. Deze motivering moet onderbouwd zijn met documentatie. ▪ Adequate voorbereiding van de WNT-verantwoording in de jaarrekening 2024, door de verantwoording intern te laten toetsen aan de hand van de wetgeving. In de praktijk zien wij bij meerdere organisaties dat met name dat niet alle of onjuiste looncomponenten (belast en onbelast) tot het bezoldigingsbegrip gerekend worden. Zorg voor het juist en volledig invullen van het WNT- model, met een zichtbare aansluiting naar de onderliggende berekeningen. Overeenkomstig voorgaande jaren zullen wij weer een verzoek doen om dit in januari 2025 voor te laten bereiden door de gemeente, zodat wij de WNT-verantwoording voorafgaand aan de jaarrekening al kunnen controleren.

▪ De volledige verantwoording van lasten en verplichtingen door het uitvoeren van een voortgezette controle tot datum van jaarrekeningcontrole vanuit ontvangen facturen in 2025 (inkoopdagboek) en verrichte betalingen in 2025, een inventarisatie van (langlopende) verplichtingen aan de hand van contracten en overeenkomsten én uw bevindingen vanuit de (voortgezette) controle van vorig boekjaar en de bevindingen uit de detailcontroles van 2024. ▪ Het tijdig opleveren van de verschillende regelingen in de SiSa-bijlage door de verantwoordelijke afdelingen, zodat de interne controle op de SiSa-bijlage tijdig afgerond kan worden vanuit de SiSa coördinator. Hierbij dient u rekening te houden met het feit dat het aantal SiSa-regelingen ten opzichte van voorgaand verslagjaar wederom is toegenomen. Zie ook hierna. ▪ Bij specificaties en onderbouwingen waarbij sprake is van complexiteit of subjectiviteit (schattingen) de opbouw van de post, uitgangspunten en berekeningswijze uitwerken in een geschreven toelichting (‘position paper’), zodat de uitgangspunten en berekeningen snel door ons geïnterpreteerd kunnen worden en wij tot een goed begrip van de betreffende onderdelen kunnen komen. Wij achten dit voornamelijk van belang bij: o Waardering van de langlopende vordering op de GEM Crailo B.V. o Waardering van de kapitaalstorting in de Regionale Ontwikkelingsmaatschappij Utrecht (ROM).

o Waardering van de grondexploitaties, in het bijzonder Stationsgebied gelet op de getroffen verliesvoorziening, de resterende looptijd en de omvang van de nog te maken kosten en nog te realiseren opbrengsten. o Waardering van uw vastgoed. Wij vragen om een analyse van het vastgoed dat niet meer voor de publieke taak aangewend wordt, om te bepalen of er mogelijk sprake is van een duurzame waardevermindering. o Waardering van de voorzieningen, met name de voorzieningen voor groot onderhoud aan uw kapitaalgoederen. o Waardering van uw vorderingen. Wij vragen om een analyse van de invorderbaarheid van diverse verschillende vorderingen, waaronder debiteuren sociale zaken en belastingvorderingen. Graag ontvangen wij een onderbouwing van de gehanteerde oninbaarheidspercentages. ▪ Zichtbare analyse van de activa van uw gemeente naar de stand per 31 december 2024, om vast te stellen dat alle activa met een boekwaarde nog bestaat en in eigendom zijn van de gemeente. Wij vragen u om deze informatie en uitkomsten tijdig te delen en niet te wachten tot de jaarrekeningcontrole. ▪ Aandacht voor de vennootschapsbelasting en de jaarlijkse actualisatie hierop. 312018008.24.742 - 34

▪

▪

▪

▪

Tijdig afronden van de crediteurenspendanalyse in het kader van de Europese aanbestedingsregels en het bepalen van de mogelijke rechtmatigheidsfout voor 2024 en nodige rapportering voor de rechtmatigheidsverantwoording en/of de paragraaf bedrijfsvoering. In toenemend mate is de gemeente door uitbesteding van activiteiten afhankelijk van derde partijen voor de tijdige (en juiste) aanlevering van informatie. Mede gezien de ervaringen van uw gemeente in de afgelopen jaren is het van essentieel belang met deze derde partijen scherpe afspraken te maken en na te leven, zodat de verantwoordingsinformatie voor de vaststelling van de jaarrekening door het college beschikbaar is. Aandachtsgebieden hierbij zijn onder andere: o Verantwoordingsinformatie vanuit de Regio Gooi en Vechtstreek (sociaal domein); o Coöperatie ParkeerService en SHPV voor de parkeeropbrengsten; o De mogelijke bijstortverplichting in de GEM Crailo (op basis van het geactualiseerde risicoprofiel). o Facturatie door leveranciers (zie ook onderdeel verplichtingenadministratie). Het is van belang dat uw organisatie stuurt op tijdige ontvangst van bovengenoemde informatie. Stel vast dat controlewerkzaamheden op de volledigheid van de verantwoording van de opbrengsten uit parkeren onderdeel is van de controleaanpak van de accountant ten aanzien van de financiële verantwoording van ParkeerService.

En voer (indien nodig) zelf aanvullende werkzaamheden uit, om vast te stellen dat de verantwoorde opbrengsten volledig zijn. Hanteer de door ons aangeleverde formats voor de belangrijkste posten voor uw opsteldossier van de jaarrekening. Zo bent u volledig in het verzamelen van de informatie van zowel de accountant als uw balansdossier.

Met de afgesproken planning beoogd u ook een versnelling aan te brengen en te realiseren dat eerder dan in voorgaande jaren, de jaarstukken kunnen worden vastgesteld door de raad. In de planning en werkafspraken hebben wij samen met uw medewerkers verkend welke jaarrekeningposten al op een eerder moment dan 31 maart 2025 door u zullen worden aangeleverd. Om de versnelling in het jaarrekeningproces te kunnen realiseren, is het van cruciaal belang dat de planning en werkafspraken door u worden gerealiseerd, inclusief de uitvoering en afronding van de interne kwaliteitscontroles op de aanleverde informatie aan ons.

Aandachtspunten bij de voorbereiding op uw verantwoordingstraject SiSa-bijlage

De SiSa-bijlage is een verplicht onderdeel van de jaarrekening geworden en betreft een format voor de verantwoording van meerdere specifieke uitkeringen tegelijk. De afgelopen jaren is een trend te zien dat er steeds meer (incidentele) specifieke uitkeringen worden verstrekt aan gemeenten vanuit het Rijk. Ook bij uw gemeente is dit het geval. De Rijksoverheid publiceert jaarlijks een overzicht van specifieke uitkeringen waarover een organisatie verantwoording middels de SiSabijlage moet afleggen (https://teverantwoordenregelingen.rijksoverheid.nl). Voor het jaar 2024 staan vooralsnog (per 29 november 2024) 38 specifieke uitkeringen bij uw gemeente genoemd. Dit aantal is overeenkomstig 2023, echter de regelingen zijn niet allemaal gelijk, omdat sprake is van een aantal nieuwe regelingen en ook afgeronde regelingen in 2024.

312018008.24.742 - 35

In de praktijk komt het regelmatig voor dat bij regelingen sprake is van meerdere projecten die verantwoord moeten worden onder deze regelingen. Het kan dan voorkomen dat de verantwoordingsinformatie vanuit meerdere organisatieonderdelen moet komen. Om de verantwoording en de onderbouwing in goede banen te leiden adviseren wij u het volgende: ▪ Laat uw SiSa-coördinator zorgdragen voor een tijdige, volledige en juiste aanlevering van de ingevulde SiSa-verantwoording en onderliggende documentatie. ▪ Onderzoek, om voor u en ons de controledruk in het voorjaar van 2025 te beperken, welke regelingen mogelijk al in januari of februari opgesteld en gecontroleerd kunnen worden. Wij maken hier graag nadere afspraken met u over. ▪ Draag zorg voor voldoende kennis omtrent de werkwijze en verwachtingen vanuit het Rijk (en de accountant) inzake de SiSa-bijlage, bij uw SiSa-coördinator en betrokken financieel medewerkers en realiseer een structuur waarin een medewerker verantwoordelijk is voor een inhoudelijke controle op de SiSa-verantwoording en onderliggend dossier, voordat deze aan de accountant worden overgedragen. ▪ Draag zorg voor voldoende inzicht in de stand van zaken per specifieke uitkering. Idealiter is uw financiële administratie dusdanig ingericht dat dit eenvoudig hieruit te herleiden is.

▪ Leg een zichtbare relatie, voor zover van toepassing, tussen de SiSa-bijlage en de nog te besteden subsidies die op uw balans per 31 december 2024 zijn verantwoord. Besteed daar tevens aandacht aan voor de juiste presentatie in het verloopoverzicht voor de ontvangen en vrijgevallen bedragen.

312018008.24.742 - 36

312018008.24.742 - 37

Interne / externe bevindingen en aanbevelingen 2024 1) In onderstaand follow-up overzicht zijn opgenomen de aanbevelingen van zowel CCA (intern) als de externe accountant (PSA). Om overlapping van aanbevelingen te voorkomen, zijn alleen de aanvullende aanbevelingen van PSA overgenomen. De aanbevelingen van PSA, die inmiddels een vast onderdeel uitmaken in het jaarrekeningproces ( Onderhoudsvoorzieningen en de aandachtpunten genoemd in hfst 4) zijn niet of niet volledig overgenomen. Dit m.u.v. de aanbevelingen rondom de verantwoording van de SISA regelingen. 2) In map "afloop 2023" zijn opgenomen de aanbevelingen nav de interimcontrole 2023 (externe aanbevelingen), aangevuld met hun afloop.

Nr

Onderwerp

01 2024 Algemene uitkering (IA/ F&C) 02 2024 Belastingen en heffingen (ID/Gegevenshuis)

Aanbeveling:

1) Het proces met betrekking tot verificatie gegevens van de 3 belangrijke parameters loopt soepeler maar vergt nog wel aandacht. 2) Lijn 2 (BC) geen rol bij voorbereiding interim dossier. 1) Voor een goed oordeel volledigheid van de belastingobjecten missen we een aansluiting BAG/WOZ/kadaster. 2) Er zijn fouten geconstateerd bij de detailcontrole. De oorzaken en de te nemen acties moeten nog worden besproken met team gegevenshuis. 3) Lichte verbetering betrokkenheid lijn 1 (proces-eigenaar) en 2 (BC/FC) bij voorbereiding interim dossier.

1) Opstellen van de procedure voor de verificatie van de gegevens van de 3 belangrijke parameters in afstemming De procedure voor de verificatie van de 3 belangrijkste parameters heeft voortdurend onze met de eigenaren van deze parameters en implementeren. aandacht. Momenteel wordt gekeken hoe we de rol van de 2e lijn (BC) kunnen optimaliseren in dit 2) Standpunt innemen inzake invulling lijn 2 voor dit proces. proces. De gevonden resultaten c.q. fouten laten het belang van periodieke data-analyse en het hebben van een kritische Wij zien vanuit onze opinie als proces eigenaar een positieve beweging in 2024 namelijk dat de 2e instelling zien. lijn aan de voorkant betrokken wordt en de bijdrage van de 2e lijn, zeker op de vastgestelde Wij adviseren u om: controle momenten en bij P&C producten, in positieve zin toeneemt. Wij erkennen dat er ruimte is ✓ Toepassing “Three lines model” en met name versterking rol vanuit de 2e lijn. voor verbetering en nemen het advies ter harte. Wij dragen daarbij mee aan de groei op ✓ Ter voorbereiding interim-controle de intern uitgevoerde data/cijferanalyses en interne controles beschikbaar concernniveau bij rolneming 1e, 2e en 3e lijn alleen voor onderdeel belastingen. te hebben zodat de tussentijdse controle c.q. review analytisch en efficiënt uitgevoerd kan worden. ✓ De door CCA uitgevoerde data-analyse zelf periodiek uit te voeren.

Nieuwe procesafspraken zijn gemaakt over uitgevoerde en nog uit te voeren data/cijferanalyses en i.s.m. VIC-team gaan we het procesmodel Belastingbaten in 2025 actualiseren. Ten tijde van de voorbereiding interim-dossier was het dossier Belastingen nog onderhanden en geeft dus op dit moment een tussenstand. ✓ Wij adviseren u de controle werkzaam-heden voor het jaarrekeningdossier tijdig af te ronden.

03 2024 Specifieke uitkeringen Prima ontwikkeling in de afgelopen periode. / inkomende subsidies (IA / JIS)

04 2024 Exploitatie Bij de beoordeling op het bestaan en werking van de in opzet getroffen beheersmaatregelen gemeentelijk vastgoed is gebleken dat een belangrijk deel van de tussentijdse analyse en aansluitingen medio (LO, Vastgoed) oktober nog niet hebben plaatsgevonden. Deze worden opgepakt in het laatste kwartaal als voorbereiding op de jaarafsluiting.

05 2024 Parkeer-exploitatie Een goede start is gemaakt met een analyse op het beschikbare cijfermateriaal, waarmee (PUZA, Advies en afwijkende ontwikkelingen kunnen worden gesignaleerd en gemonitord. Onder steuning) 06 2024 Bouwleges 1) Bij één deelwaarneming (van de 2 waar bouwsom > 1 miljoen is) heeft geen beoordeling (PUZA/ Vergunningen) van de hoogte bouwsom middels de applicatie bouwkostenkompas plaatsgevonden. Die stap in het proces kon door de behandelaar worden verwijderd. 2) Bij dezelfde deelwaarneming is er geen second opinion gevraagd. Ook die stap in het behandelproces kon door de behandelaar worden verwijderd.

07 2024 Beheer personeel administratie (IA/HRM)

Ambtelijke reactie proceseigenaar

Bevinding:

Geen bijzonderheden

We adviseren u om nog aandacht te besteden aan: ✓ Ook de tussentijdse voortgangsbewaking en de controle en verantwoording is thans erg versnipperd en daarmee minder effectief. ✓ Om de controle op ontvangen subsidiegelden en daaraan gekoppelde bestedingen te vereenvoudigen en te verbeteren, adviseren wij om de selectie te baseren op een cijferanalyse en een bestandsvergelijking.

Ook in 2025 zetten wij ons in om dit proces verder te optimaliseren. De selectie wordt in onze ogen gebaseerd op een cijferanalyse daar de financieel meest impactvolle subsidies worden geanalyseerd. De aanbeveling om bestandsvergelijking, waarbij het vermoedelijk gaat om bestanden uit voorgaande jaren met elkaar te vergelijken, nemen wij niet over. De aard van de subsidies kan namelijk dusdanig van elkaar afwijken, waardoor historisch cijfervergelijk minder effectief is. ✓ Tussentijdse bestandsanalyses uitvoeren en op basis daarvan een selectie maken voor de beoordeling van de De tussentijdse bestandsanalyse wordt vanaf 2025 eerder opgepakt. De bestandsanalyse zal, in opgelegde, dan wel gecorrigeerde huurtermijnen (meer systeemgerichte beoordeling). Dit impliceert dat deze overeenstemming met de Managementletter worden uitgevoerd in Q2. De eigendomsanalyse bestandscontrole eerder ingepland moeten worden en wel eind Q2. wordt in Q1 2025 als onderdeel van de jaarrekening uitgevoerd. Vanaf 2025 gaan we deze in Q4 van ✓ Voor het jaareinde dossier een eigendomsanalyse (VBS/WOZ objecten) , een aansluiting tussen VBS en Key2fin, het betreffend jaar uitvoeren. aangevuld met een analyse tussen realisatie en geraamde verhuurbaten in 2024. Wij adviseren om met name de cijferanalyses verder uit te diepen en hierbij – daar waar mogelijk - gebruik te maken van de parkeermonitor.

Deze aanbeveling nemen we over. Dit is onderdeel van het reguliere werk van de parkeerregisseur.

De bevindingen laten ook bij dit proces het belang van periodieke data-analyse en het hebben van een kritische 1.De aanbeveling om in CLO de rechtenstructuur te heroverwegen nemen wij over en is al instelling zien. uitgevoerd; Wij bevelen aan om: 2.De aanbeveling om aan het begin van het jaar de controle op juistheid van de ingevoerde • In CLO de rechten aan te passen, waarbij het niet mogelijk is om een taak te verwijderen door een behandelaar. legestarieven incl. boekingscombinaties te controleren nemen wij over en is voor 2025 gedaan in • Begin van het jaar gelijktijdig bij controle op juistheid ingevoerde leges ook vaststellen of die aan de juiste overleg met de 3e lijn. boekingscombinatie zijn gekoppeld. Check applicatiebeheerder en coördinator. 3.De aanbeveling om het proces CLO en Key2 verder te optimaliseren nemen wij nu niet over. Wij • Onderzoek of het “proces” van aansluiting tussen CLO en K2F en facturatie efficiënter gemaakt kan worden. adviseren dit op te pakken gelijktijdig met de samenvoeging met de gemeente Wijdemeren; • Onderzoeken wat voor data-analyse mogelijkheden er zijn om het “in control” zijn van het proces te kunnen 4.De aanbeveling tot data-analyse nemen wij over. Een PowerBI dashboard wordt volgens monitoren, Dit kan in samenwerking met BC/CCA/IM. planning in 2025 opgeleverd. De 3e lijn, CCA, is betrokken bij deze ontwikkeling.

Er worden • Vanaf 2025 deze data-analyse in te zetten voor gerichte controles op afwijkingen/mogelijke onregelmatigheden periodiek gesprekken gevoerd tussen BC (2e lijn) en de 1e lijn om een eindejaar -en • En tenslotte adviseren wij u om een IT audit te laten uitvoeren op de applicatie CLO. meerjarigeprognose op te stellen. Er wordt tevens periodiek gecontroleerd welke vergunningen zijn toegekend en welke er in rekening zijn gebracht (samenwerking 1e en 2e lijn); 5.De aanbeveling voor een aanvullende controle op afwijkingen en of onrechtmatigheden willen wij overnemen, waarbij wij ons in deze controle beperken tot een geringe steekproefcontrole; 6.De aanbeveling om een IT-audit uit te laten voeren op de applicatie CLO nemen wij over. Hierover is contact opgenomen met de afdeling Interne Dienstverlening.

We zien dat de fiscale controle in het kader van het Horizontaal toezicht een flink beslag legt op de controlecapaciteit (1e en 2e lijn) en vragen ons af of deze inzet van capaciteit niet meer afgestemd en ingepast zou kunnen worden met de reguliere controlewerkzaamheden tbv de jaarrekening. Op dit moment lijken dit nog gescheiden paden.

Wij hebben doorlopend oog voor het verbeteren van de efficiency. De aanbeveling is onzes inziens niet concreet genoeg, maar we gaan graag in 2025 in gesprek om dit verder te onderzoeken voor wat betreft efficiency en effectiviteit van onze controlewerkzaamheden.

Interne / externe bevindingen en aanbevelingen 2024 1) In onderstaand follow-up overzicht zijn opgenomen de aanbevelingen van zowel CCA (intern) als de externe accountant (PSA). Om overlapping van aanbevelingen te voorkomen, zijn alleen de aanvullende aanbevelingen van PSA overgenomen. De aanbevelingen van PSA, die inmiddels een vast onderdeel uitmaken in het jaarrekeningproces ( Onderhoudsvoorzieningen en de aandachtpunten genoemd in hfst 4) zijn niet of niet volledig overgenomen. Dit m.u.v. de aanbevelingen rondom de verantwoording van de SISA regelingen. 2) In map "afloop 2023" zijn opgenomen de aanbevelingen nav de interimcontrole 2023 (externe aanbevelingen), aangevuld met hun afloop.

Nr

Onderwerp

08 2024 Factuur-afhandeling en betalingsorganisatie (IA / F&C)

Bevinding:

Aanbeveling:

Ambtelijke reactie proceseigenaar

1) Lijn 3 (CCA) neemt rol lijn 1 en 2 (BC/FC) over bij de voorbereiding interim dossier.

1) Betrokkenheid van 1e en 2e lijn van interne beheersing bij de voorbereiding en uitvoering de periodieke kwaliteitscontrole vergroten. Thans wordt deze nog geheel door CCA uitgevoerd.

1) We nemen deze aanbeveling in overweging. Onder meer door druk op de personele capaciteit is de progressie ook in 2024 minder dan gepland. Aandachtspunt blijft hierbij ook het verkrijgen van duidelijkheid en overeenstemming over de uit te voeren interne controlewerkzaamheden en het samenspel volgens het 3LM en het beslag op de beschikbare capaciteit. 2)Er is sprake van een vierenogen principe. In 2025 richten wij ons op de verdere doorontwikkeling van de interne controles. 3)Wij voeren de verplichtingen administratie in lijn met de budgethoudersregeling en de financiële verordening. De verantwoordelijkheid voor de volledigheid van deze administratie is belegd bij de 1e lijn. 4)Het vierde adviespunt nemen wij niet over. Het huidige systeem voorziet niet in de vastlegging van een prestatielevering.

2) Frauderisico’s zijn onderkend en waren toereikend ondervangen. Het ontbreken van het 4ogen principe bij mutatie gegevens nieuwe crediteuren vergroot het risico echter. 2) Belang van zichtbare vastlegging van prijscontrole onder de aandacht brengen via DT. 3) De deelwaarneming op de juistheid van de betaalde facturen geeft de volgende bevindingen: • In 16 gevallen (totale omvang 1e halfjaar 47 facturen) ten onrechte geen verplichting aangemaakt • In 7 gevallen kon de juistheid van de prijs niet onderbouwd worden met offerte/contract/inschrijfstaat oid. • In 12 gevallen is de factuur meer dan de norm van 14 dagen “onderweg” voor fiattering. • Geen opmerkingen ten aanzien van controleaspect prestatielevering

3) Monitoring, bewaking en rapportering over volledigheid verplichtingen.

10 2024 Financieel beheer (IA/ F&C)

1) Lijn 3 (CCA) neemt rol lijn 1 en 2 (BC/FC) over bij de voorbereiding interim dossier 2) Onderliggende documenten worden wel vastgelegd in Key2fin, maar niet in alle gevallen. 3) Controle op juiste wijze van aanlevering, door de senior financieel medewerker, ontbreekt in sommige gevallen. Bij de beperkte steekproef was hier in 1 van de 5 gevallen (ofwel 20%) sprake van een onvolkomenheid. 4) Zichtbaarheid van de autorisatie budgethouder ontbreekt in de module ‘aanvraagformulieren’.

1) de door CCA uitgevoerde kwaliteitscontrole hoort ons inziens, en volgens het Three lines model, in beginsel door de proceseigenaar uitgevoerd te worden. 2 en 3) om de aanwezigheid van een onderbouwing van de opdracht tot verwerken van memoriaalboekingen intern te controleren. 4) Advies is ook om de autorisatie van memoriaalboekingen door de budgethouder vorm te geven binnen dit proces.

11 2024 Subsidie-verlening (IA/ JIS)