13 Vervanging atletiekbaan Achil87 (4b bijlage bij Memo-beantwoording vragen door Achil)
Tekst van het document
Geachte leden van de Commissie Samenleving Gemeente Hilvarenbeek, Naar aanleiding van de oriënterende commissievergadering van 8 September jl. over het raadsvoorstel ‘vervanging atletiekbaan Achil’87’ is er door de commissie een aantal vragen gesteld. In deze brief treft u de reactie van het bestuur van Achil’87 op uw vragen. Toelichting vragen betreffende kengetallen, cijfers en feitelijkheden Op het moment van schrijven van de business case had Achil’87 165 leden. De verwachting is dat het leden aantal zal stijgen in de komende 2-3 jaar naar minimaal 215 leden (stijging van 30%), mits er een kunststofbaan komt. Deze verwachte stijging is realistisch, ook uit cijfers van de Atletiekunie blijkt dat een kunststofbaan direct leidt tot een stijging van het aantal leden. Voor details hieromtrent verwijzen wij u naar de business case (pagina 6). Op dit moment maken gemiddeld 80 lopers wekelijks gebruik van de atletiekbaan, deze informatie hebben wij in een eerdere fase ook reeds gedeeld. De verwachting is dat het gebruik door leden van de baan toeneemt als er het beton vervangen wordt door kunststof. Achil’87 organiseert 4 dagen per week trainingen op de atletiekbaan. Daarnaast zijn er nog 3 trainingen buiten de atletiekbaan, waarbij soms begonnen of geëindigd wordt op de atletiekbaan. De gebruikers zijn (uiteraard) de leden van de atletiekvereniging Achil’87.
Daarnaast gebruikt Achil’87 de baan voor ‘start-to-run’ trainingen. Dit zijn extra trainingsmomenten boven op de reguliere baantrainingen. De trainingen worden het gehele jaar door gegeven. Toelichting vragen betreffende de ambities en plannen van Achil’87 Met betrekking tot plannen voor de jeugd verwijzen wij wederom naar de business case (pagina 6 en verder). Specifiek zal Achil’87 zich gaan richten op het bereiken van de doelgroep van 18-30 jaar. Voor kinderen onder de 18 jaar is hardlopen als primaire sport minder geschikt vanwege de fysieke ontwikkeling van een kind. De implicatie om atletiek voor jongeren onder de 18 jaar te faciliteren vergt daarbij additionele investeringen in andere vormen van atletiekbeoefening (denk aan verspringen, hoogspringen, steeple chase etcetera), daarnaast betekent dit ook aan de organisatorische kant het nodige. Allereerst vergt dit gekwalificeerde trainers. De trainers van Achil’87, die wel worden opgeleid tot hardlooptrainer, voldoen niet aan deze kwalificaties. Tevens vragen deze andere vormen van atletiek de nodige ruimte. Fysiek zou deze ruimte aanwezig zijn, maar onderzocht zou moeten worden of dit alles nog wel in te passen valt met andere ambities (maatschappelijke verbreding) en het feit dat het middenveld ook gebruikt wordt door Hilvaria. Gezien deze Antwoord vragen commissie 8 september final
1
‘hordes’, heeft Achil’87 in de businesscase gekozen voor de maatschappelijke verbreding. Uiteraard kan de nieuwe baan wel gebruikt gaan worden door jongeren onder de 18 jaar in het kader van de maatschappelijke verbreding (denk aan gebruik scholen, naschoolse opvang, looptrainingen Hilvaria, Bik shots en andere sportverenigingen). In dit verband verwijzen we u graag naar de business case (Bijlage 1, pagina 17 en verder) Wij verwachten met de nieuwe baan een stijging van het gebruik van gemiddeld 80 lopers per week naar gemiddeld 140 lopers per week. Op basis hiervan is ook de business case voor een kunststofbaan van 6 banen gemaakt. Deze verwachting is gebaseerd op de realistische stijging van het aantal leden gecombineerd met de aantrekkelijkheid van een kunststof atletiekbaan. Deze verwachtingen worden zowel onderschreven door de atletiekunie als de ervaringen in de praktijk van andere atletiekverenigingen in de regio. Als concreet voorbeeld verwijzen wij graag naar het bezoek aan atletiekvereniging Taxandria in Oisterwijk op 16 juni jl. waar een groot aantal commissieleden ook bij aanwezig was. Tijdens deze avond is ook door de Atletiekunie aangegeven dat de realisatie van 4 banen geen groot financieel voordeel gaat opleveren. Daarnaast zijn er vragen hoe realistisch de business case is.
We zullen deze vragen uitsplitsen in 2 delen, namelijk de financiële kant en de maatschappelijke verbreding. In de business case gaan we uit van een stijging van het aantal leden van 165 naar 215 (stijging 30%). De contributie zal bij een definitief besluit voor de kunststofbaan, verhoogd worden naar EUR 120 per jaar (huidige contributie bedraagt EUR 85 per jaar). Dit is een stijging van 40%. Daarnaast verwachten we dat de nieuwe atletiekbaan zowel interessante sponsormogelijkheden genereert als inkomsten uit andere verenigingen (bijvoorbeeld Biks shots) gaat bieden. Hier hebben we een jaarlijks bedrag oplopend van EUR 2.000 naar EUR 4.000 voor opgenomen in de business case. In dit verband wijzen we erop dat een atletiekvereniging zich lastig laat vergelijken met een hockey of voetbalvereniging waar wekelijks wedstrijden zijn met bijbehorende kantine inkomsten. Het overgrote deel van de atletiekverenigingen organiseert een beperkt aantal loop events per jaar, vaak ook buiten de accommodatie van de atletiekbaan. Deze wezenlijk andere financiële dynamiek is ook een van de redenen waarom atletiekbanen in Nederland voor het overgrote deel in handen zijn van de gemeenten. Op basis van deze uitgangspunten zijn wij als vereniging in staat om zowel de eenmalige bijdrage van EUR 25.000,- te voldoen als de geplande jaarlijkse bijdrage van EUR 6.500,-.
Ter illustratie is een meerjarencalculatie van de additionele inkomsten hieronder weergegeven. De jaarlijkse bijdrage van EUR 6.500,-- is ten behoeve van de atletiekbaan. Naast deze kosten hebben wij als vereniging ook de kosten voor het onderhoud van ons clubgebouw. Deze kosten komen geheel ten laste van de vereniging en daarvoor zal de vereniging niet Antwoord vragen commissie 8 september final
2
aankloppen bij de gemeente. Als voorbeeld heeft de vereniging recent het buitenschilderwerk uit laten voeren, zijn de offertes voor het vernieuwen van het dak aangevraagd, werken we aan de herkenbaarheid van ons clubgebouw (aanpassing van logo) en is er een grote wens om de kantine in een nieuw jasje te steken.
Calculatie additionele inkomsten BASELINE CONTRIBUTIE
SCENARIO 2 CONTRIBUTIE
aantal Leden contributie
YEAR 2022 165 85
2023 165 85
2024 165 85
2025 165 85
2026 165 85
2027 165 85
Opbrengst
14025
14025
14025
14025
14025
14025
165 85
169 92.5
200 120 775
205 120 125
210 120 125
215 120 125
14025
15632.5
24775
24725
25325
25925
0
1607.5
10750
10700
11300
11900
1000
1500
1750
2000
2500
2500
0
500
750
1000
1000
1500
aantal Leden contributie inschrijfgeld nieuwe leden Opbrengst
GROEI IN CONTRIBUTIE
Leden en contributie
Sponsoring OVERIGE GROEI INKOMSTEN
inkomsten verenigingen 12-09-2022
1
BUSINESS USE
Met betrekking tot de maatschappelijke verbreding verwijzen wij u wederom naar onze business case (Bijlage 1, pagina 17 en verder). Achil’87 heeft bij het concretiseren van de business case contact gezocht met een 9-tal (maatschappelijke) organisaties. Gesteld kan worden dat de nieuwe kunststofbaan meer dan voldoende kansen biedt voor een brede maatschappelijke inzet. Er is meer dan voldoende interesse in samenwerking. Uiteraard zijn er op dit moment nog geen overeenkomsten cq. concrete toezeggingen, dit vanwege het simpele feit dat we eerst duidelijkheid moeten hebben over de vernieuwing van de atletiekbaan, met name of en zo ja, wanneer deze baan er komt. Graag komen we ook nog even terug op de vraag in hoeverre Achil’87 als vereniging de maatschappelijke verbreding zelf kan gaan oppakken. In dit verband willen we u er graag wijzen dat alle initiatieven tot op heden met betrekking tot de verkenning van de maatschappelijke verbreding enkel en alleen door Achil’87 zijn geïnitieerd. Vanuit de gemeente is hierop nog geen initiatief ondernomen, ondanks dat wij daar als vereniging voldoende kansen zien.
Antwoord vragen commissie 8 september final
3
Als laatste willen we terugkomen op de vraag wat uitstel van de nieuwe atletiekbaan voor Achil’87 gaat betekenen. Deze vraag is eenvoudig te beantwoorden, uitstel zal leiden tot het directe einde van atletiekvereniging Achil’87 in Hilvarenbeek. Dan komt er na 25 jaar ook een einde aan een karakteristiek event als de Bikse Natuur Marathon, een van de oudste marathons in Nederland, maar ook de Oudejaarsloop en de Bosloop. Ook de vakantieloop (georganiseerd in samenwerking met SVSOS) zou in 2023 weer georganiseerd gaan worden. Allemaal evenementen die passen in het beleid van de gemeente ‘een leven lang sporten’. Dit directe einde wordt voor een groot deel ook ingegeven door het feit dat de huidige atletiekbaan is afgekeurd door de atletiekunie. Iedere 3 jaar voert de Atletiekunie een inspectie uit of de atletiekbaan nog wel voldoet aan de veiligheidseisen. Reeds in januari 2020 kwam uit dit keuringsrapport naar voren dat de baan in slechte conditie was en dat groot onderhoud noodzakelijk was. Tegen de verwachting in werd de baan toen nog goedgekeurd. Deze zomer heeft er echter een nieuwe keuring plaatsgevonden en toen heeft de Atletiekunie de baan afgekeurd en adviseert de Atletiekunie de baan niet meer te gebruiken voor trainingen en wedstrijden, omdat de veiligheid in het geding is.
De zeer slechte conditie van de baan is ook door commissieleden tijdens de onze presentatie op 16 juni jl. Het rapport van 2020 gaf voor Achil’87 direct aanleiding om de noodzaak tot een nieuwe baan onder de aandacht te brengen bij de gemeente. Immers de gemeente is eigenaar van de baan en verantwoordelijk voor het groot onderhoud. Het ‘on hold’ zetten van de besluitvorming over een nieuwe atletiekbaan, betekent direct een vertraging van 2 tot 3 jaar in de uitvoering en daarmee neemt de gemeente bewust het risico dat gebruikers van de atletiekbaan geblesseerd of verwond raken. In samenspraak met de Gemeente zal Achil’87 de noodzakelijke maatregelen treffen om het gebruik van de huidige baan voorlopig, en zo goed als mogelijk, te continueren, maar acht dit enkel opportuun indien er een vooruitzicht is op een kunststofbaan in de zomer 2023.
Met vriendelijke groeten, Bestuur Achil’87
Bijlagen: - Keuringsrapport - Brief gemeente 2 augustus 2022; - Antwoord Achil’87 op brief d.d. 2 augustus 2022; - Businesscase.
Antwoord vragen commissie 8 september final
4
Rapport periodieke inspectie "D accommodatie" Deze rapportage is opgesteld door en eigendom van de Atletiekunie. Een inspectie betreft een periodieke inspectie waarbij geen sprake is van nieuwbouw en/of renovatie. De conclusies uit deze inspectie zijn bindend voor de organisatie van wedstrijden. Op afgekeurde voorzieningen mogen geen wedstrijden onder auspiciën van de Atletiekunie plaatsvinden.
Gegevens inspectie Opdrachtgever Contactpersoon Correspondentieadres
Achil '87 Dana van Hoof Doctor P.C. de Brouwerlaan 8a 5081 SJ Hilvarenbeek E-mail danavdun@hotmail.com Telefoonnummer 06-13956280 Factuur adres danavdun@hotmail.com Doctor P.C. de Brouwerlaan 8a 5081 SJ Hilvarenbeek Contactpersoon vereniging(en) Dana van Hoof (voorzitter) E-mail danavdun@hotmail.com Telefoonnummer 06-13956280 Inspecteur Atletiekunie George Henze E-mail george.henze@atletiekunie.nl Telefoonnummer 06-14403397 Rapportnummer 013358220630 Datum voorinspectie 30 juni 2022 Datum eindinspectie Vóór 31 maart 2023 Datum rapportage(s) 4 juli 2022 Periode rapportage (loopt af op) Juni 2025 De opdrachtgever stemt er wel niet mee in dat de eigenaar een kopie van het rapport ontvangt.
Algemene gegevens accommodatie Naam accommodatie Adres accommodatie Vestigingsplaats Gemeente Eigenaar accommodatie Atletiekvereniging(en) Is de accommodatie geprivatiseerd? Jaartal realisatie accommodatie Jaartal laatste renovatie Specificatie laatste renovatie Jaartal laatste (her)belijning Overige gegevens
Sportcomplex de Roodloop Uranusstraat 3, 5081 TB Hilvarenbeek Hilvarenbeek Gemeente Hilvarenbeek Achil '87 ja
nee
Aanvullende opmerkingen
Rapport periodieke inspectie "D accommodatie"
-1-
Versie v13.04.08
Verwijzingen ▪ ▪ ▪ ▪ ▪
Wedstrijdreglement 2022-2023 (verder te noemen: 'Wedstrijdreglement'). Atletiekunie Belijningsplan 2022 (verder te noemen: ‘Belijningsplan’). Supplement ‘WA Track and Field Facilities Manual 2019’ , Uitgave 2022 (verder te noemen: 'Supplement'). Atletiekunie Belijningsplan Athletics Champs, (verder te noemen ‘Belijningsplan Athletics Champs’) Specificatie Zandvulling landingsbak , (verder te noemen ‘Specificatie Zandvulling’)
Op de Atletiekunie website vind u de overige documenten m.b.t. de atletiekaccommodatie terug.
Samenvatting inspectie Voorziening* Rondbaan (1) Sprintbanen (2a)
Wedstrijdvoorziening*
Wedstrijdgeschikt ja nee ja nee
Veilig ja ja
nee nee
*Als het vakje in de samenvatting onder de kop ‘wedstrijdvoorziening’ niet is aangekruist, dan betreft de voorziening een trainingsvoorziening.
Bijzonderheden samenvatting Opmerkingen: 1. Onder "D accommodaties" vallen alle accommodaties die als ondergrond hebben: gras, half verharding, kunstgras, asfalt, kunststof of een combinatie daarvan. 2. Per voorziening worden de volgende conclusies afgegeven: a. wedstrijdgeschikt of niet wedstrijdgeschikt b. veilig of onveilig 3. Voorzieningen die enkel voor training worden gebruikt, worden op veiligheid geïnspecteerd. 4. Voor onveilige voorzieningen wordt ieder gebruik afgeraden (zie voor een uitgebreide toelichting bijlage 1) 5. Wedstrijdgeschikt is alleen mogelijk in combinatie met een veilige voorziening. 6. De Atletiekunie streeft er naar om ongeveer 9 maanden voor het einde van de lopende inspectiecyclus van 3 jaar een voorinspectie uit te voeren. Na het uitvoeren van een voorinspectie wordt de samenvatting van deze inspectie vermeld op de website van de Atletiekunie 7. Aanpassingen na afkeuring, zijnde niet renovaties, komen voor een eindinspectie door de Atletiekunie in aanmerking, mits deze eindinspectie binnen de huidige inspectietermijn wordt uitgevoerd. 8. De ingevulde "samenvatting inspectie" op pagina 2 en de situatieschets van het inspectierapport wordt integraal gepubliceerd op de website van de Atletiekunie en is maatgevend voor het toekennen en organiseren van wedstrijden onder auspiciën van de Atletiekunie en erkenning van records.
Rapport periodieke inspectie "D accommodatie"
-2-
Versie v13.04.08
Inspectie rondbaan 1 Aantal banen rondbaan Gebruik rondbaan
6
Lengte rondbaan Baan breedte Materiaal rondbaan
400 m 1,18 m - 1,23 m Asfalt
wedstrijd
Aspect Vlakheid Conditie toplaag (beschadigingen) Conditie toplaag (vervuiling) Conditie belijning algemeen Conditie belijning finish Conditie binnenrand Obstakelvrije ruimte buitenkant Obstakelvrije ruimte binnenkant
training
Status voldoende voldoende voldoende voldoende voldoende voldoende voldoende voldoende
goed goed goed goed goed goed goed goed
slecht slecht slecht slecht slecht slecht slecht slecht
Conclusie rondbaan Voorziening wedstrijdgeschikt Voorziening veilig
ja ja
nee nee
Toelichting/Advies Veiligheid: • In de open goot zijn diverse haken aangebracht (zie foto 1). Dit kan struikelen veroorzaken en bij een val levert dit een onveilige situatie op voor atleten. Dit dient aangepast te worden. • Diverse scheuren in het asfalt zorgen voor een ongelijk oppervlak van de rondbaan (zie foto 2). Dit levert een onveilige situatie op en dient hersteld te worden. Wedstrijdgeschiktheid: • De rondbaan heeft een asfalt toplaag. De rondbaan is derhalve niet wedstrijdgeschikt. Zie Supplement. • De asfalt rondbaan en sprintbanen hebben een betonnen binnenrand (kerb, zie foto 6) met openingen voor de waterafvoer naar een ondiepe goot aan de binnenzijde. • De belijning is vrijwel overal ernstig vervaagd en dient wit te zijn (zie foto's 3, 4 en 5). Hierdoor is de rondbaan niet te gebruiken voor onderdelen die in banen gelopen worden. • Doordat de belijning vrijwel overal ernstig vervaagd is kan de exacte baanbreedte niet vastgesteld worden (zie foto 3). De lijnen op de rondbaan dienen wit te zijn en overal 50 mm breed. Zie WR 14.1. • De belijning op de rondbaan dient wit te zijn, dit geldt ook voor de gootrand. Zie WR 14.1. De gootrand is niet wit (zie foto 6). • Aan de lange zijde van de rondbaan, tussen het 100 m en het 200 m punt groeit de beplanting over de rondbaan heen (zie foto 7). Hierdoor is baan 6 smaller dan de 1,22 m die vereist is.
Dit dient aangepast te worden. De obstakelvrije ruimte aan de buitenkant van de baan dient minimaal 1,00 m te zijn. Geadviseerd wordt een obstakelvrije ruimte van 2,00 m. Zie Supplement pag. 10 en 15.
Rapport periodieke inspectie "D accommodatie"
-3-
Versie v13.04.08
Foto 1
Foto 2
Rapport periodieke inspectie "D accommodatie"
-4-
Versie v13.04.08
Foto 3
Foto 4
Rapport periodieke inspectie "D accommodatie"
-5-
Versie v13.04.08
Foto 5
Foto 6
Rapport periodieke inspectie "D accommodatie"
-6-
Versie v13.04.08
Foto 7
Rapport periodieke inspectie "D accommodatie"
-7-
Versie v13.04.08
Inspectie sprintbanen 2a Aantal sprintbanen Gebruik sprintbanen
6
Lengte sprintbaan Baan breedte Materiaal sprintbaan
110 m 1,18 m - 1,22 m Asfalt
wedstrijd
Aspect Vlakheid Conditie toplaag (beschadigingen) Conditie toplaag (vervuiling) Conditie belijning algemeen Conditie belijning finish Conditie binnenrand Obstakelvrije ruimte buitenkant Obstakelvrije ruimte binnenkant
training
Status voldoende voldoende voldoende voldoende voldoende voldoende voldoende voldoende
goed goed goed goed goed goed goed goed
slecht slecht slecht slecht slecht slecht slecht slecht
Conclusie sprintbanen Voorziening wedstrijdgeschikt Voorziening veilig
ja ja
nee nee
Toelichting/Advies Veiligheid: • In de open goot zijn diverse haken aangebracht (zie foto 1). Dit kan struikelen veroorzaken en bij een val levert dit een onveilige situatie op voor atleten. Dit dient aangepast te worden. • Diverse scheuren in het asfalt zorgen voor een ongelijk oppervlak van de rondbaan (zie foto 2). Dit levert een onveilige situatie op en dient hersteld te worden. Wedstrijdgeschiktheid: • De sprintbanen hebben een asfalt toplaag. De sprintbanen zijn derhalve niet wedstrijdgeschikt. Zie Supplement. • De asfalt rondbaan en sprintbanen hebben een betonnen binnenrand (kerb, zie foto 6) met openingen voor de waterafvoer naar een ondiepe goot aan de binnenzijde. • Voorbij de finish is geen rechte uitloop aanwezig. Een sprintbaan voor wedstrijdgebruik dient een rechte uitloop van ten minste 17 m te hebben. Zie Supplement pag. 10. De secundaire sprintbaan kan hierdoor niet als wedstrijdgeschikt worden aangemerkt. • De belijning is vrijwel overal ernstig vervaagd en dient wit te zijn (zie foto's 3, 4 en 5). Hierdoor is de rondbaan niet te gebruiken voor onderdelen die in banen gelopen worden. • Doordat de belijning vrijwel overal ernstig vervaagd is kan de exacte baanbreedte niet vastgesteld worden (zie foto 3). De lijnen op de rondbaan en sprintbanen dienen wit te zijn en overal 50 mm breed. Zie WR 14.1.
• De belijning op de rondbaan en sprintbanen dienen wit te zijn, dit geldt ook voor de gootrand. Zie WR 14.1. De gootrand is niet wit (zie foto 6).
Rapport periodieke inspectie "D accommodatie"
-8-
Versie v13.04.08
Situatieschets
Rapport periodieke inspectie "D accommodatie"
-9-
Versie v13.04.08
Bijlage 1: Toelichting aspect veiligheid atletiekvoorzieningen Keuringsinstanties keuren sportaccommodaties op sporttechnische eigenschappen en beoordelen of deze aan de normen van NOC*NSF en aan de reglementen van de Atletiekunie voldoen betreffende sportfunctionaliteit en bruikbaarheid. De Atletiekunie voert periodieke inspecties van atletiekaccommodaties uit. Hierbij worden alle aanwezige voorzieningen op de atletiekaccommodatie door de accommodatie-inspecteurs van de Atletiekunie beoordeeld op de aspecten veiligheid en wedstrijdgeschiktheid (TR 2 (Artikel 140) Wedstrijdreglement Atletiekunie). De reglementen die ten grondslag liggen aan de inspectie bevatten niet alleen regels over de wedstrijdgeschiktheid, maar ook over de veiligheid. De inspecteurs gaan uit van de reglementen, maar daarnaast beoordelen de inspecteurs de voorzieningen ook op andere gebreken die risico’s kunnen opleveren voor de veiligheid van atleten, juryleden en publiek, zowel bij wedstrijden als bij trainingen. In het rapport dat de Atletiekunie opstelt naar aanleiding van de inspectie, wordt te allen tijde een toelichting gegeven indien een voorziening is afgekeurd op veiligheid. Vaak wordt ook een advies opgenomen over het herstel van het gebrek. In veel gevallen zijn gebreken met vrij eenvoudige ingrepen te herstellen.
Voorzieningen die onveilig zijn worden in het rapport automatisch als nietwedstrijdgeschikt aangemerkt. Wanneer in een inspectierapport een voorziening als onveilig wordt aangemerkt, raadt de Atletiekunie het gebruik van de desbetreffende voorziening af, zowel bij trainingen als bij wedstrijden. Bij onveilige voorzieningen is er risico op blessures. Een ongeval is echter ook mogelijk, in incidentele gevallen een ernstig ongeval. Wanneer een ongeval plaatsvindt op een voorziening die in het inspectierapport op veiligheid is afgekeurd, kan dit een rol spelen bij het bepalen van de aansprakelijkheid van de verantwoordelijke partijen. De verantwoordelijkheid voor de veiligheid kan zowel liggen bij de eigenaar van de accommodatie (de gemeente, een beheerstichting of de vereniging), als bij de vereniging/ organisatie die de accommodatie gebruikt. Indien er zich een ongeval heeft voorgedaan op een voorziening die als onveilig is aangemerkt, kan het voorkomen dat uiteindelijk de rechter mede aan de hand van het inspectierapport een uitspraak doet over de vraag of de eigenaar en/of de vereniging in gebreke waren en dus aansprakelijk zijn. De Atletiekunie adviseert verenigingen en trainers dan ook om geen gebruik te maken van onveilig gerapporteerde voorzieningen.
Rapport periodieke inspectie "D accommodatie"
- 10 -
Versie v13.04.08
Vrijthof 10 5081 CA Hilvarenbeek Postbus 3 5080 AA Hilvarenbeek T: (013) 505 83 00 F: (013) 505 43 80 E: gemeente@hilvarenbeek.nl IBAN NL85BNGH0285003933
Achil Postbus 209 5080 AE Hilvarenbeek
datum
: 26 juli 2022
uw e-mail van
: 18 juli 2022
ons kenmerk
: 87620
behandeld
: Amela Mesic
uw kenmerk
:
betreft
: Gebruik atletiekbaan voorwaarden
telefoonnr.
: (013) 505 83 00
Geacht bestuur, Op 18 juli jl. ontvingen wij uw email waarin u de gemeente verzoekt om instemming te geven voor het gebruik van de atletiekbaan door uw leden op eigen risico. In deze brief leest u de reactie van de gemeente op uw verzoek. Feitelijke situatie Uw vereniging maakt gebruik van de gemeentelijke atletiekbaan. Daarnaast ontvangt u een jaarlijkse subsidie ten behoeve van het volledige onderhoud (dagelijks, groot, klein en op termijn) aan de atletiekbaan. U bent om die reden verantwoordelijk voor het onderhouden en veilig kunnen gebruiken van de baan door uw leden. Verzoek tot herstel/afzetting van de onveilige gedeelten van de atletiekbaan Op 4 juli 2020 heeft de atletiekunie in opdracht van uw vereniging de atletiekbaan gekeurd. Wij hebben kennis genomen van dit rapport. Uit het rapport blijkt dat de atletiekbaan onveilig en wedstrijdongeschikt is. Wat betreft de onveiligheid gaat het om twee aspecten: -
Scheuren in het asfalt Haken in de open goot
Wij volgen het rapport van de atletiekunie en dragen u op om hierboven genoemde gebreken binnen 4 weken na dagtekening van deze brief te herstellen. U dient de onveilige gedeelten van de baan – totdat de herstelwerkzaamheden zijn uitgevoerd – af te zetten. Mocht herstel (gedeeltelijk) niet mogelijk zijn dan verzoeken wij u aan te geven waarom dit niet mogelijk is en dient u de onveilige gedeelten zichtbaar en conform de geldende richtlijnen afgezet te houden. Mocht u geen gehoor geven aan dit verzoek, mag de atletiekbaan niet meer gebruikt worden door uw leden en sluiten wij het terrein af.
Ons kenmerk: 87620
Vragen? Voor vragen en/of nadere informatie kunt u contact opnemen met Harm van den Heuvel van de afdeling Ruimte, bereikbaar op maandag tot en met vrijdag via het telefoonnummer (013) 505 83 00 of via het e-mailadres gemeente@Hilvarenbeek.nl. Hopende u voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Hilvarenbeek, namens dezen,
afdelingshoofd Ruimte Jack Timmermans
Geacht college van burgemeester en wethouders,
Met enige verbazing en de nodige teleurstelling werden wij tijdens onze vakanties geconfronteerd met uw brief van 2 augustus 2022. Uw brief is een reactie op onze mail van 18 juli 2022 waarin wij u, als eigenaar van de atletiekbaan, op de hoogte hebben gesteld van het inspectierapport van de Atletiekunie waarin zij de atletiekbaan hebben afgekeurd. Een keuring die wij als vereniging hebben laten uitvoeren, omdat wij de veiligheid van onze lopers belangrijk vinden. Een keuring die eigenlijk door u als eigenaar van de baan gedaan had moeten worden. In uw brief gaat u volledig voorbij aan deze rol als eigenaar en volstaat u met de mededeling dat wij Achil’87 verantwoordelijk zijn voor het volledige onderhoud aan de Atletiekbaan en dat we daarvoor een jaarlijkse subsidie ontvangen. Een subsidie van €1898,-- per jaar voor het volledige onderhoud! De staat van de baan is de technische levensduur voorbij en in dermate slechte staat, dat reparatie van gebreken niet meer aan de orde is. Volledige vervanging van de baan bij voorkeur in een kunststofbaan is noodzakelijk. Dit zien wij niet als werkzaamheden behorend bij onze vereniging. We zijn vooral teleurgesteld omdat met geen enkel woord gerefereerd wordt aan het traject dat Achil’87 is gestart en waarvoor gemeente en Achil’87 in 2022 een intentieovereenkomst hebben gesloten.
Dit alles met als doel dat eind september 2022 door uw gemeenteraad ingestemd wordt met het ter beschikking stellen van financiële middelen voor de financiering van een kunststof atletiekbaan, die dan in de zomer 2023 gerealiseerd wordt. Als deze kennis namelijk door u in ogenschouw was genomen dan had de brief ons inziens een andere strekking moeten hebben. Het onderhoud zoals in uw brief verzocht kunnen wij slechts deels uitvoeren. De haken, die overigens niet door onze vereniging zijn aangebracht, worden deze week verwijderd. Het herstellen van de scheuren is echter niet mogelijk. Wij zullen de scheuren (nog) meer zichtbaar maken voor onze lopers door deze scheuren te voorzien van een fluorescerende verf. Daarnaast stellen wij onze lopers hiervan op de hoogte. Wij gaan ervan uit dat het uitvoeren van deze werkzaamheden voor nu afdoende zijn en hopen dat uw gemeenteraad in al hun wijsheid eind september besluiten tot een nieuwe kunststof atletiekbaan.
Hoogachtend, Het bestuur van Achil’87
BUSINESS USE
Business case Vernieuwing atletiekbaan Achil ‘87
Aangepaste versie Versie 31 augustus 2022
Business case vernieuwing atletiekbaan Achil’87 versie 31-08-2022
1
Inhoudsopgave 1. Inleiding ................................................................................................................................ 3 1.1 Aanleiding................................................................................................... 3 1.2 Aanpak....................................................................................................... 3 1.3 Leeswijzer .................................................................................................. 4
2. Uitwerking keuze baan ......................................................................................................... 5 2.1 Inleiding ..................................................................................................... 5 2.2 Populariteit en tendens hardloopsport ............................................................. 5 2.4 Argumenten voor een kunststofbaan .............................................................. 6 2.5 Beschrijving werkzaamheden ........................................................................ 7 2.5.1 Beschrijving werkzaamheden atletiekbaan ........................................................................................... 7 2.5.2 LED verlichting ....................................................................................................................................... 8 2.5.3 Eventuele overige werkzaamheden door gebruik voetbalveld ............................................................. 9 2.6 Planning ..................................................................................................... 9
3. Maatschappelijke verbreding ............................................................................................. 10 3.1 Inleiding .................................................................................................... 10 3.2 Breder aanbod voor huidige en nieuwe leden .................................................. 10 3.3 Hardloop gerelateerde activiteiten voor niet leden ........................................... 11 3.4 Verhuur atletiekbaan, clubhuis en kleedkamers ............................................... 12
4. Juridisch kader .................................................................................................................... 13 4.1 Inleiding en historie .................................................................................... 13 4.2 Opstalrecht clubhuis .................................................................................... 13 4.3 Juridische vastlegging afspraken atletiekbaan ................................................. 13
5. Financieel kader .................................................................................................................. 14 5.1 Uitgangspunten bij het financieel kader ......................................................... 14 5.2 Financiële uitwerking ................................................................................... 15
6. De volgende stappen .......................................................................................................... 16 Bijlage 1 Verslaglegging inventarisatie maatschappelijke verbreding ............................................... 17
Business case vernieuwing atletiekbaan Achil’87 versie 31-08-2022
2
1. Inleiding 1.1 Aanleiding Atletiekvereniging Achil’87 en de gemeente Hilvarenbeek zijn het eens dat de huidige asfalt atletiekbaan niet meer voldoet. De gemeenteraad heeft met de motie van 11 november 2021 het college verzocht om een business case voor te leggen die toeziet op de vervanging van de huidige atletiekbaan. Over de stand van zaken van het proces om te komen tot deze business case is de raad middels een raadsinformatiebrief geïnformeerd. Na de behandeling van deze brief in de commissievergadering op 10 februari hebben Achil’87 en de gemeente Hilvarenbeek een intentieovereenkomst getekend op basis waarvan verdere uitwerking heeft plaatsgevonden. Deze notitie is de weerslag van de uitwerking zoals deze door ons als vereniging, in afstemming met de gemeente, is opgepakt. NOTA BENE: Deze versie, van 31 augustus, verschilt van de voorgaande versie van 14 juni. Dit heeft vooral betrekking op hoofdstuk 5: het financieel kader. Na vragen vanuit commissie en college over het gebruik van een systematiek waarbij zowel de afschrijvingskosten van de eenmalige investering als de kosten van het opbouwen van de voorziening voor de toekomstige vervanging van de atletiekbaan worden betrokken in de jaarlijkse lasten is de conclusie getrokken dat dit niet overeenkomt met het algemeen financieel beleid binnen de gemeente. Daarom is hoofdstuk 5 hierop aangepast.
1.2 Aanpak De afgelopen maanden hebben wij, het bestuur en de projectgroep Atletiekbaan van Achil’87, hard gewerkt om te komen tot een concrete business case voor de nieuwe atletiekbaan. Voor het opstellen van de business case is contact geweest met verschillende sportverenigingen en maatschappelijke organisaties in Hilvarenbeek en omgeving. Voor advies over de voor-en nadelen van de verschillende banen hebben we ons gewend tot de Atletiekunie. Daarnaast hebben we met de gemeente Hilvarenbeek intensief afgestemd over de financiële en juridische kaders en consequenties. Het voor u liggende document is een uitwerking van de eerdere oriëntatie op vier onderdelen: • • • •
Een inhoudelijke beargumentering van een definitieve keuze van de baan, beschrijving van de essentiële onderdelen van het project en de beschrijving van de werkzaamheden; De uitwerking van de maatschappelijke verbreding: wat zijn mogelijke samenwerkingen met derden en wat kan Achil’87 zelf hierin betekenen; Een financiële uitwerking van de eenmalige en jaarlijkse kosten en opbrengsten; De uitwerking van het juridische kader ten aanzien van de ondergrond, de atletiekbaan, het middenveld (voetbalveld) en de sportkantine.
Business case vernieuwing atletiekbaan Achil’87 versie 31-08-2022
3
1.3 Leeswijzer In hoofdstuk 2 wordt de keuze voor het type baan en de daarvoor benodigde werkzaamheden uitgewerkt. In hoofdstuk 3 beschrijven we de mogelijkheden van maatschappelijk en multifunctioneel gebruik van de nieuwe atletiekbaan door andere partijen. In hoofdstuk 4 staat het juridisch kader van de gemeente Hilvarenbeek en Achil’87 centraal. Welke gezamenlijke juridische uitgangspunten hebben we bij het verdere verloop van het traject? Een financieel overzicht van de kosten en inkomsten van en door de renovatie van de atletiekbaan treft u in hoofdstuk 5 aan. Tot slot bespreken we in hoofdstuk 6 de vervolgstappen.
Business case vernieuwing atletiekbaan Achil’87 versie 31-08-2022
4
2. Uitwerking keuze baan 2.1 Inleiding In Bijlage 1 van Raadsinformatiebrief 2022-08 beschrijven wij drie basisopties met een kostenindicatie voor de vervanging van de atletiekbaan. De drie opties zijn: 1) renovatie van de bestaande asfalt rondbaan, 2) renovatie naar een kunststof rondbaan en 3) de renovatie naar een rondbaan met 4 of 5 banen asfalt en een baan kunstgras eromheen. De afgelopen periode heeft Achil’87 deze drie mogelijkheden nauwkeurig onderzocht. Wij concluderen dat een kunststofbaan het beste (en feitelijk als enige) aansluit op de doelstellingen die passen bij een toekomstbestendige atletiekvereniging. De kunststof atletiekbaan is dan ook de enige van de drie opties die wij technisch (dit hoofdstuk) en financieel (hoofdstuk 5) hebben uitgewerkt. In de volgende paragrafen nemen we u mee in onze afwegingen. 2.2 Populariteit en tendens hardloopsport Hardlopen is een populaire sport in Nederland. De afgelopen 40 jaar verviervoudigde het aantal leden van de atletiekunie. Anders dan bij veel andere takken van sport blijft het ledental ook de laatste jaren doorstijgen. Gesteld kan worden dat atletiek- en loopverenigingen een onmisbaar onderdeel vormen van het Nederlandse sportlandschap. Met een toenemende aandacht voor een gezonde leefstijl hebben atletiek- en loopverenigingen zeer goede kansen om de groei van de laatste jaren door te zetten.
Tegelijkertijd wordt het individueel sporten en bewegen steeds populairder. De coronacrisis versnelt deze ontwikkeling.1 Uit een brancherapport Atletiek in Nederland blijkt dat al in 2015 de overgrote meerderheid van de atletiekverenigingen beschikt over een atletiekbaan met een ondergrond van kunststof. Van de 400 meterbanen heeft 91% een kunststofondergrond, zie tabel 2.1.2 Tabel 2.1: Aantal atletiekbanen in Nederland naar lengte rondbaan en type ondergrond, 2015
Uit de voorliggende cijfers blijkt dat Achil’87 de enige atletiekvereniging in Nederland is met een 400 meter asfalt rondbaan. Verschillende redenen maken dat atletiekverenigingen massaal zijn overgestapt op kunststof banen. In paragraaf 2.4 benoemen we de voordelen van een kunststofbaan.
1
Kamerbrief van de Staatssecretaris Blokhuis van Volksgezondheid, Welzijn en Sport van 25 november 2021, www.rijksoverheid.nl. 2 Breedveld, K. & Hover, P. (2016). Atletiek in Nederland. Lopen, werpen en springen in beweging. Utrecht/Nieuwegein: Mulier Instituut/Arko Sports Media, p. 92.
Business case vernieuwing atletiekbaan Achil’87 versie 31-08-2022
5
2.3 Doelstellingen Achil’87 Het belangrijkste doel van Achil ‘87 is het beoefenen en het bevorderen van het hardlopen. Dit doel tracht de vereniging te bereiken door het verzorgen van trainingen, deel te nemen aan wedstrijden én door het initiëren van bijzondere evenementen. Achil’87 is een gezellige vereniging en ons motto is ‘een leven lang sporten’! Wij hebben een aantal concrete doelstellingen: 1. Meer (tevreden) leden: we willen de doelgroep van 18 tot 30 jaar aanspreken en meer leden werven tussen de 30-75 jaar. 2. De participatiegraad van de leden verhogen: de leden vaker veilig laten sporten en de leden enthousiasmeren om een actieve bijdrage te leveren als verenigingsvrijwilliger. 3. De optimale bezetting bewerkstellingen van de nieuwe baan: wat kunnen we extra aanbieden aan activiteiten op de baan voor de eigen leden, maar hoe kunnen we ook andere doelgroepen gebruik laten maken van de nieuwe atletiekbaan. In hoofdstuk 3 lichten wij dit nader toe. Ons motto en onze doelstellingen spelen uiteraard een belangrijke rol voor de keuze van een kunststof rondbaan.
Want hoe creëren we een verantwoorde en veilige sportomgeving voor de inwoners van Hilvarenbeek vanaf 18 jaar (voor jongere kinderen is het hardlopen als primaire sport minder geschikt qua fysieke ontwikkeling), hoe krijgen we een groter bereik en hoe kunnen we naast de leden van Achil’87 andere doelgroepen motiveren en inspireren om in beweging te komen?
2.4 Argumenten voor een kunststofbaan Een kunststofbaan creëert op diverse vlakken meerwaarde voor Hilvarenbeek Atletiekvereniging Achil’87 wil in de gemeente Hilvarenbeek groei realiseren en aansluiten op de groei van de atletiek- en hardloopsport en wil huidige en toekomstige ontwikkelingen binnen de hardloopwereld optimaal faciliteren. Wij zijn van mening dat de vernieuwing van de huidige asfaltbaan naar een moderne toekomstbestendige kunststofbaan noodzakelijk is om onze toekomstvisie te verwezenlijken. Met de renovatie van de atletiekbaan naar een 6-baans kunststofbaan ontstaan nieuwe mogelijkheden voor de Hilvarenbeekse gemeenschap door het aantrekken van andere doelgroepen, het organiseren van meer sportevenementen en het verbeteren van het sportimago van Hilvarenbeek. Lagere lichamelijke belasting zorgt voor minder blessures Helaas neemt het aantal hardloopblessures nog steeds toe. Hardlopen behoort tot de groep sporten waar de meeste blessures worden opgelopen. Uit een exit-onderzoek van de Atletiekunie blijkt dat bijna de helft van de hardlopers hun lidmaatschap opzegt vanwege blessures. Het oplopen van blessures vormt een grote angst voor veel hardlopers. Een kunststof atletiekbaan heeft een hoog dempend vermogen waardoor knie- en enkelgewrichten de voortdurende klappen tijdens het lopen beter kunnen absorberen.
Goed schoeisel en een dempende ondergrond zijn onmisbaar voor langer loopplezier. Als vereniging hebben wij een belangrijke rol bij het blessurevrij hardlopen. Dat begint natuurlijk allereerst bij het voorkomen van blessures van de eigen leden. Blessurepreventief trainen dient de norm te zijn. Met de komst van een kunststofbaan kunnen wij ervoor zorgen dat de gebruikers van de atletiekbaan met minder risico op blessures kunnen hardlopen en daarmee meer genieten en langer blijven sporten. Ook bij een onverhoopte val is het letsel kleiner bij een kunststof baan. Gezien Business case vernieuwing atletiekbaan Achil’87 versie 31-08-2022
6
het feit dat onze baan de laatste 400 meter rondbaan van asfalt is kan gerust worden gesteld dat kunststof ook de landelijke norm is. Stijging ledenaantal Hogere aantrekkingskracht van de loopsport door middel van een kunststofbaan leidt tot een stijging van het aantal leden. Uit cijfers van de Atletiekunie blijkt dat een kunststofbaan direct leidt tot een stijging van het aantal leden3. Betere sporttechnische eigenschappen Een kunststofbaan kent goede sporttechnische eigenschappen. Een kunststofondergrond bevordert de snelheid, dit heeft alles te maken met de verende poreuze ondergrond. Daarbij is een kunststof baan door de verende ondergrond eenvoudigweg comfortabeler. Het vergroot het plezier in het lopen. Een kunststofbaan creëert veel mogelijkheden voor een breed maatschappelijk gebruik De technische aard en de gezondheidsvoordelen van een kunststofbaan zorgen dat deze geschikt is voor meerdere doelgroepen. Met een kunststof rondbaan trek je vanwege de gezondheidsvoordelen ook de meer kwetsbare doelgroepen aan: jeugd, het bewegingsonderwijs, kwetsbare lopers en ouderen. Bovendien is het aantrekkelijker voor doelgroepen die belangstelling hebben voor atletiek, maar nog niet actief de loopsport bedrijven.
In het volgende hoofdstuk lichten wij toe welke mogelijke samenwerkingen wij zien zodat zoveel mogelijk inwoners van Hilvarenbeek baat hebben bij de komst van een kunststofbaan.
2.5 Beschrijving werkzaamheden 2.5.1 Beschrijving werkzaamheden atletiekbaan Er is de afgelopen maanden4 is meerdere malen met experts van de Atletiekunie contact geweest om te adviseren over de huidige situatie op en rondom de atletiekbaan. Samen met de experts hebben we de werkzaamheden voor de realisatie van een kunststof atletiekbaan in kaart gebracht. •
Verwijderen bestaande atletiekbaan De asfalt toplaag en de onderlagen inclusief fundering dienen te worden verwijderd en afgevoerd. Naar informatie van de gemeente gaan wij ervan uit dat het asfalt ‘nietteerhoudend’ is. Gezien de ouderdom van de atletiekbaan gaan wij ervan uit dat al het materiaal door haar technische levensduur is en niet kan worden hergebruikt. Dat betekent afvoeren en storten van het materiaal. Ook de op dit moment aanwezige lijngoot aan de binnenzijde van de baan dient te worden verwijderd en afgevoerd.
3
Zie voor veel achtergrondinformatie het rapport: “Atletiek in Nederland, brancherapport sport”, Mulier Instituut, 2016 4 Voor aangesloten verenigingen kan gebruikt worden gemaakt van de expertise van de Adviescommissie accommodaties van de Atletiekunie. Met experts van deze commissie is meerdere malen contact geweest. Ook zijn door de experts meerdere bezoeken gebracht aan onze accommodatie om de huidige situatie op te nemen en ten behoeve van het opstellen van een gedetailleerde werkbeschrijving en kostenbegroting.
Business case vernieuwing atletiekbaan Achil’87 versie 31-08-2022
7
•
Herstel onderlaag en aanbrengen lijngoot en nieuwe opsluitbanden Om de nieuwe baan aan te kunnen leggen dient eerst de onderlaag geëgaliseerd en eventueel aangevuld te worden. Daarna kunnen de opsluitbanden worden gesteld en kan de lijngoot worden aangebracht
•
Aanbrengen asfaltfundering Als onderlaag van de kunststof toplaag wordt een asfaltfundering aangebracht. Deze laag heeft een levensduur van ongeveer 40 jaar.
•
Aanbrengen kunststof toplaag Dit is de laag waarop gelopen wordt. Deze bestaat uit kunststof. Er wordt hierbij uitgegaan van de zogenaamde ‘Sandwich’ kunststofbaan. Deze heeft een levensduur van 15 tot 20 jaar. Voor het voorgenomen gebruik van Achil heeft de Sandwich uitvoering de beste prijskwaliteitverhouding. Er zijn wel banen die in aanleg wat goedkoper zijn, maar deze hebben een kortere levensduur (5 jaar) waardoor iedere vijf jaar toplaag plus belijning dienen te worden vervangen.
•
Uitzetten en aanbrengen belijning De belijning dient uiteraard aan een aantal eisen te voldoen. Zo dient deze goed ingemeten en uitgezet te worden zodat de juiste loopafstanden worden weergegeven. Daarna kan de belijning worden aangebracht. Het is vanzelfsprekend dat bij het vervangen van de toplaag de belijning ook opnieuw dient te worden aangebracht.
•
Diverse en onvoorziene kosten Denk hierbij aan eventueel herstelwerk van de verzamelleiding die het water van de lijngoot afvoert. Ook het plaatsen van hekwerk op ‘strategische’ plaatsen rond de baan maakt onderdeel uit van deze post.
•
Voorbereiding, advies en toezicht Deze werkzaamheden betreffen de verdere technische uitwerking, voorbereiding en uitvoering van de aanbesteding en toezicht op de uitvoering. 2.5.2 LED verlichting
Naast de atletiekbaan is de verlichting rondom de atletiekbaan ook aan vervanging toe. Om ook in de avonduren op een duurzame en verantwoorde manier looptrainingen op de atletiekbaan en op het middenveld voetbaltrainingen aan te kunnen bieden is duurzame LED verlichting op dit moment de norm. Wij hebben met Hilvaria afgestemd omtrent de toepasselijke verlichtingsnormen. Als het gaat om de kwaliteitsnormen voor verlichting voor voetbal (middenterrein) en atletiek (rondbaan en middenterrein) dan zijn die bijna gelijk. Hilvaria is niet van plan om avondwedstrijden te houden op het veld maar alleen trainingsactiviteiten. Een lichtopbrengst van 75 lux is dan voldoende met een “matige gelijkmatige” verdeling over het veld. Voor atletiek ligt de norm op minimaal 100 lux voor recreatie en training volgens de eisen die de Atletiekunie hanteert. Lux staat voor aantal lumen (lichtstroom) per m2. Het energieverbruik van LED is 30- 40 % lager maar omdat we een betere verlichting willen zijn er meer lampen nodig waardoor de kosten grosso modo gelijk zullen blijven. De bestaande leidingen hebben voldoende capaciteit om alle lampen te voeden, er zijn dus geen extra kabels nodig. Ten aanzien van afschrijving houden de leveranciers een periode aan van 20 jaar.
Business case vernieuwing atletiekbaan Achil’87 versie 31-08-2022
8
2.5.3 Eventuele overige werkzaamheden door gebruik voetbalveld In het midden van de rondbaan ligt een natuurgras voetbalveld dat wordt gebruikt tijdens trainingen van Achil ’87 en waar tevens op wordt getraind door Hilvaria. Ook worden er in het weekend door Hilvaria wedstrijden gespeeld op dit veld. Dit betekent dat voetballers van Hilvaria en de gasten van Hilvaria over de baan lopen als zij van en naar het voetbalveld lopen. Voor een asfaltbaan heeft het geen gevolgen als er met voetbalnoppen over de baan wordt gelopen. Een kunststofbaan is daarentegen wat kwetsbaarder. We denken dat wij goede afspraken met Hilvaria kunnen maken over het gebruik en gedrag op/rondom het voetbalveld om schade aan de kunststofbaan te voorkomen. Het is daarbij essentieel dat deze afspraken worden nagekomen. We kunnen niet uitsluiten dat dit in de toekomst toch nog extra maatregelen noodzakelijk zijn. Hierbij kan worden gedacht aan een omheining rondom de atletiekbaan of een loopmat om de voetballers over een specifiek gedeelte van de baan te geleiden. Daarom nemen wij in onze kostenopstelling een P.M. post op voor dit onderdeel.
2.6 Planning We hanteren de volgende planning op hoofdlijnen: • • • •
Juni – oktober 2022 November 2022 December ‘22 – maart ’23 April – juli ’23
verdere technische uitwerking vaststelling begroting 2023 door raad aanbesteding en gunning realisatie baan uitvoeren project
N.B.: de kunststoflaag is tijdens het aanbrengen gevoelig voor vocht. Daarom worden deze werkzaamheden bij voorkeur in de zomerperiode uitgevoerd. Een en ander betekent dat Achil’87 na de zomervakantie van 2023 gebruik kan gaan maken van de nieuwe kunststof baan.
Business case vernieuwing atletiekbaan Achil’87 versie 31-08-2022
9
3. Maatschappelijke verbreding 3.1 Inleiding Om de doelstellingen van Achil’87, maar zeker ook bredere maatschappelijke doelstellingen te realiseren en in de toekomst verder uit te bouwen moet worden gestreefd naar een atletiekbaan die zo is ingericht dat het zoveel mogelijk partijen in de gelegenheid stelt om op een veilige en verantwoorde manier te sporten en te bewegen. Wij zien met de komst van een kunststof atletiekbaan voldoende kansen om te blijven groeien en kunnen daarnaast een breder maatschappelijk en multifunctioneel gebruik van de baan in de Beekse gemeenschap bewerkstelligen. Met de nieuwe atletiekbaan leveren Achil en de gemeente Hilvarenbeek ook een waardevolle bijdrage aan het landelijk streven naar een betere sportieve buitenruimte. Om een concreet beeld te vormen over mogelijke samenwerkingen hebben wij contact gelegd met verschillende sportverenigingen en maatschappelijke organisaties in Hilvarenbeek en omgeving. De verslaglegging van deze gesprekken treft u in bijlage 1 van deze business case aan. In het onderhavige hoofdstuk lichten wij toe hoe een kunststof baan op verschillende vlakken zorgt voor maatschappelijke verbreding.
3.2 Breder aanbod voor huidige en nieuwe leden De trainingen op de atletiekbaan vormen een essentieel onderdeel van de trainingen voor de leden van Achil’87. Hier wordt door gediplomeerde trainers aandacht besteed aan loopscholing, specifieke intervaltrainingen, belastbaarheid en blessurepreventie. Duurlopen vormen ook een belangrijk onderdeel van het hardlopen, die zowel op de baan als in de buitengebieden rondom Hilvarenbeek gedaan worden. De combinatie van gerichte loopscholing, interval en duurtraining vormen de bewezen mix voor de gemiddelde hardloper van achil’87 om zich constant verder te ontwikkelen. Een goede, moderne atletiekbaan is dan ook een onmisbare schakel in het realiseren van de bovenstaande doelstellingen van Achil’87. Achil’87 heeft concrete ideeën om (de intensiteit van) het gebruik van de atletiekbaan voor de leden van Achil’87 verder uit te breiden. Enkele voorbeelden hiervan zijn: 1) Specifieke baanwedstrijden (korte afstand) 2) Additionele trainingen op de atletiekbaan organiseren in de ochtend of tijdens lunchtijd (zoals nu ook al op maandagochtend plaatsvindt) ingegeven door het meer hybride werken 3) 2 keer per jaar Start to Run programma 4) Gerichte krachttraining voor lopers op de baan (we zijn in overleg met een organisatie hieromtrent) Er worden door het gehele land veel hardloopevenementen georganiseerd door atletiekverenigingen.
Ook in de Regio 013, waar Achil’87 onderdeel van is, worden veel evenementen georganiseerd. Kijk voor meer informatie op www.regio13.nl/weg-circuit/kalender. Hoewel deze evenementen, anders dan bij veel andere type van sport, niet plaatsvinden op de baan of het veld zelf heeft een nieuwe kunststof rondbaan wel degelijk een meerwaarde. Door een scala aan
Business case vernieuwing atletiekbaan Achil’87 versie 31-08-2022
10
baantrainingen en duurlooptrainingen kan Achil’87 haar leden optimaal begeleiden richting een loopevenement of wedstrijd. We zijn ervan overtuigd dat de extra mogelijkheden van een kunststofbaan zullen leiden tot het aantrekken van de jongere doelgroep en een stijging van het ledenaantal in zijn geheel.
3.3 Hardloop gerelateerde activiteiten voor niet leden Zoals eerder benoemd is het belangrijkste doel van Achil ‘87 het beoefenen en het bevorderen van het hardlopen door het verzorgen van trainingen, deel te nemen aan wedstrijden én door het initiëren van bijzondere evenementen. Het organiseren en uitvoeren van hardloop gerelateerde activiteiten dat is waar we goed in zijn. In samenspraak met de gemeente Hilvarenbeek hebben we afgesproken dat dit onze focus is bij onderzoeken van de maatschappelijke verbreding. Voor de hardloopsport zijn evenementen inmiddels een wezenlijk bestanddeel van de sportinfrastructuur. Achil ’87 organiseert al jaren aantrekkelijke, sportieve evenementen zoals de oudejaarsloop, de Beekse bosloop, de korte mouwenloop en de Bikse Natuurmarathon. Onze Beekse Marathon is zelfs de één na oudste marathon van Nederland en daar zijn wij bijzonder trots op. Naast de organisatie en ondersteuning van tal van evenementen richt Achil’87 zich ook op allerlei andere manieren van samenwerking en inzet voor de gemeenschap. Zo bieden wij twee keer per jaar Start to Run (hardloopcursus ondersteund door de Atletiekunie) aan om mensen in beweging te krijgen, stellen we de atletiekbaan ter beschikking aan onder andere stichting Kindervakantieweek en werken we samen met de Judovereniging Hilvarenbeek, Amarant en de Stichting Heartsafe.
Wij realiseren ons ook dat sporten en bewegen niet voor iedereen vanzelfsprekend is. Juist het bereiken en vasthouden van mensen met een afstand tot sporten en bewegen vinden wij essentieel. Sporten en bewegen geeft aan eenieder positiviteit. Waarden als plezier, veiligheid, toegankelijkheid en kwaliteit zijn belangrijk. Dit is ook recent nog zo uitgesproken door de (oud) staatsecretaris van volksgezondheid, welzijn en sport. De volgende (hard)loopactiviteiten kunnen wij aanbieden aan verschillende doelgroepen: • • • • • •
(Hard)loopprogramma’s gericht op specifieke doelgroepen: denk aan jongeren, ouderen, voor bedrijven en werkgevers, sportscholen, etc. Technische looptrainingen voor andere sportverenigingen zoals voetbalverenigingen of hockeyclubs. Intervaltrainingen en andere specifieke trainingen voor sporters die een bijzondere sportprestatie gaan verrichten Duurlooptrainingen Herstel- en revalidatietrainingen. Specifieke trainingen voor sporters en patiënten van fysiotherapiepraktijken Programma’s voor professionele sportteams. Juist door de ligging van de atletiekbaan in de directe omgeving van tennis, hockey en voetbalfaciliteiten ontstaan mogelijkheden om professionele sportteams in Hilvarenbeek te kunnen ontvangen. Zo kunnen zij in een rustige omgeving trainen en oefenen.
Business case vernieuwing atletiekbaan Achil’87 versie 31-08-2022
11
3.4 Verhuur atletiekbaan, clubhuis en kleedkamers Een kunststof atletiekbaan, het clubhuis en de kleedkamers lenen zich voor gebruik door tal van doelgroepen en activiteiten. Zo is onze baan prima te gebruiken door onderwijsinstanties, denk aan gymlessen, Koningspelen, sportdagen, sportactiviteiten bij buitenschools opvang. Denk ook aan andere sportverenigingen die kampen met ruimtegebrek, zoals voetbalverenigingen en basketbalclubs. Of aanbieders van bootcamp of fysiotherapeuten en andere sportmedische begeleiders voor hersteltrainingen met patiënten. Wij hebben gesprekken gevoerd met diverse sport- en maatschappelijke partijen om de kansen voor maatschappelijke verbreding in kaart te brengen. Voor de uitwerking van deze gesprekken verwijzen we naar bijlage 1. We kunnen uit deze gesprekken concluderen dat er genoeg mogelijkheden zijn en interesse is voor gebruik van de atletiekbaan, het clubhuis en de kleedkamers door andere partijen.
Business case vernieuwing atletiekbaan Achil’87 versie 31-08-2022
12
4. Juridisch kader 4.1 Inleiding en historie Ten aanzien van het gebruik van de atletiekbaan door Achil'87 is weinig tot niets op papier gezet. Geruime tijd heeft dit prima gefunctioneerd, maar in de huidige tijd is het voor zowel vereniging als gemeente wenselijk om afspraken op papier te zetten. Dit geldt niet alleen voor de atletiekbaan, maar ook voor het eigendom van het clubhuis en het gebruik van het middenveld. Het is logisch en noodzakelijk dat we dit moment aangrijpen om een aantal oude en nieuwe afspraken goed juridisch vast te leggen zodat er voor nu en in de toekomst voor alle betrokken partijen duidelijkheid is. 4.2 Opstalrecht clubhuis Binnen het gestelde beleid van de gemeente Hilvarenbeek zal ervan uit moeten worden gegaan dat voor het clubhuis een opstalrecht zal worden gevestigd. Dit is onzes inziens eenvoudig te regelen en bij een notaris vast te leggen. Achil’87 zal hier haar medewerking aan verlenen.
4.3 Juridische vastlegging afspraken atletiekbaan Het is duidelijk dat het op dit moment ontbreekt aan een actueel beleidskader ten aanzien van het accommodatiebeleid. De Nota Harmonisatie Buitensportaccommodaties dateert alweer van 2005. Op dit moment wordt gewerkt aan nieuw accommodatiebeleid. Door het niet expliciet vastleggen van de eigendomsverhoudingen is op dit moment de gemeente grondeigenaar en is zij, door natrekking, ook eigenaar van de opstallen die op de grond staan. Dit omdat er geen opstalrechten zijn gevestigd. De gemeente stelt zich op het standpunt dat zij eigenaar is en blijft van die voorzieningen waar zij grotendeels aan meebetaalt. Voor die voorzieningen waarvoor geldt dat de vereniging hiervoor zelf heeft betaald wordt een recht van opstal gevestigd. Voor Achil’87 betekent dit concreet dat de atletiekbaan, ook in de vernieuwde vorm, eigendom blijft van de gemeente. Voor het clubhuis wordt dan een recht van opstal gevestigd, aangezien deze voorziening door de vereniging zelf is betaald. De vastlegging van de rechten en plichten over en weer ten aanzien van de atletiekbaan worden vastgelegd in de daarvoor gewenste overeenkomsten. In de komende periode worden deze overeenkomsten verder uitgewerkt en voorafgaand aan de vaststelling van de begroting 2023 in november van dit jaar door het College van Burgemeester en Wethouders gesloten.
Business case vernieuwing atletiekbaan Achil’87 versie 31-08-2022
13
5. Financieel kader 5.1 Uitgangspunten bij het financieel kader Bij het uitwerken van het financieel kader hebben wij de volgende uitgangspunten gehanteerd: •
Wij hebben de vervanging van de huidige asfaltbaan naar sandwich kunststofbaan in detail doorgerekend. Dit is namelijk wat ons betreft de enige baan die ons in staat stelt om onze doelen te realiseren en daarmee te zorgen voor een gezonde en toekomstbestendige atletiekvereniging voor de gemeenschap van Hilvarenbeek.
•
Alle genoemde bedragen zijn, voor zover van toepassing, inclusief BTW en inclusief de BOSAsubsidie. De BOSA-subsidie bedraagt voor de reguliere vervangingswerkzaamheden 20 %. Voor een aantal onderdelen kent de BOSA een hoger subsidiepercentage toe, namelijk 30 %. Dit betreft dan onderdelen die toezien op bijvoorbeeld het vergroten van de (sociale) veiligheid of duurzaamheid. In ons geval kan voor de investering in LED verlichting een percentage van 30 % worden doorberekend.
•
Het bestuur van Achil’87 heeft in de ALV van 4 April jl. onze leden een voorstel tot contributieverhoging gedaan van € 85,-- naar € 120,-- per 1 Januari 2024. Dit is een verhoging van meer dan 40 %. De ALV heeft hiermee ingestemd onder de voorwaarde dat hiermee een kunststof baan kan worden gerealiseerd in 2023.
•
De verhoging van de contributie geeft tezamen met begrote aanvullende inkomsten uit sponsoring en gebruiksvergoedingen van andere clubs de mogelijkheid om vanuit Achil’87 jaarlijks tussen de € 5.000,-- en € 7.500,-- bij te dragen aan onderhoud, afschrijving en financiering van de nieuwe baan. In de financiële uitwerking is hiertoe een bedrag aangehouden van € 6.500,--.
•
Achil’87 heeft een gezonde financiële positie. Op dit moment bedragen onze eigen middelen ongeveer € 78.000,-. Een groot deel van deze middelen is hard nodig en toegewezen aan voor het nodige onderhoud aan het onderhoud van het clubgebouw. Het dak dient vervangen te worden. Het bestuur van Achil‘87 acht het verantwoord om een bedrag van € 25.000,- initieel te investeren in de vervanging van de baan.
•
De gehanteerde bedragen zijn gebaseerd op actuele marktprijzen. Zeer recente navraag bij de adviseur van de Atletiekunie leert dat de huidige aanbestedingen plaatsvinden binnen de daartoe opgestelde begrotingen. In afstemming met deze adviseur hanteren wij een 10 % onzekerheidsmarge ten aanzien van stijgende prijzen en kosten. Dit percentage geldt voor realisatie in 2023.
•
Het opvragen van offertes bij leveranciers en aannemers heeft op dit moment geen zin omdat geen enkele leverancier of aannemer zijn aanbieding gestand wil doen tot en met de zomer van 2023. Dit uiteraard in verband met de hierboven ook genoemde onzekerheid ten aanzien van prijsontwikkelingen.
Business case vernieuwing atletiekbaan Achil’87 versie 31-08-2022
14
•
Wij hebben de financiële uitwerking in nauwe samenwerking met het Team Financiën van de gemeente uitgevoerd. Wij hebben daarbij de percentages gehanteerd zoals deze binnen de gemeente gebruikelijk zijn.
5.2 Financiële uitwerking Op basis van de hierboven genoemde uitgangspunten komen we tot de volgende financiële opstelling. Het sjabloon alsmede de inhoudelijke opzet van deze opstelling is in nauw overleg met de gemeente opgesteld. Extra reguliere lasten voor de gemeente (schattingen)
Sandwich kunststof rondbaan incl. 10 % onzekerheidsmarge Asfaltfundering, lijngoot, hekwerk + overige € Kunststof toplaag en belijning +overige € Zes masten LED verlichting € €
Eenmalige Totale inv.bijdrage Investering incl. Looptijd in gemeente Bijdrage club BTW en Bosa jaren 200.000 € - € 200.000 40 161.500 € 25.000 € 186.500 17 27.500 € - € 27.500 15 389.000 € 25.000 € 414.000
€ € € €
Afschrijving 5.000 € 9.500 € 1.900 € 16.400 €
Kapitaalslasten (afschrijving Onderhoudsrentelasten +rentelasten) lasten 2.000 € 7.000 € 3.000 1.700 € 11.200 € 2.800 300 € 2.200 € 500 4.000 € 20.400 € 6.300
Samenvatting gemeente (schattingen) Jaarlijkse kapitaals-en onderhoudslasten Jaarlijkse bijdrage Achil'87 Structurele jaarlijkse last gemeente