G01 Rekenkamercommissie Hillegom-Lisse, evaluatierapport Rekenkamercommissie Hillegom-Lisse.pdf

Raad Hillegom

Postbus 32 2180 AA Hillegom

Datum

30 augustus 2022

Onderwerp

evaluatie RKC HL- ter kennisgeving

Geachte raad, De Rekenkamercommissie Hillegom en Lisse (RKC HL) heeft afgesproken dat zij regelmatig wordt geëvalueerd. In 2018 heeft de laatste evaluatie plaatsgevonden. Voor 2022 is afgesproken dat er een zelfevaluatie plaatsvindt. Deze evaluatie is uitgevoerd door de leden van de RKC HL en door interviews te houden met de griffiers en gemeentesecretarissen van beide gemeenten. Bij deze sturen wij u ter kennisgeving het evaluatie rapport van de RKC HL. Met vriendelijke groet,

drs. P.A.M. van der Velde voorzitter Rekenkamercommissie Hillegom en Lisse

Bijlage: Evaluatie rapport RKC HL, augustus 2022

Rekenkamercommissie Hillegom en Lisse - Postbus 200 – 2160 AE Lisse

Evaluatie van de Rekenkamercommissie Hillegom en Lisse 2018-2022 25 Augustus 2022

Inhoud 1 Inleiding ................................................................................................................................................ 3 2 Conclusies ............................................................................................................................................. 4 Inrichting en functioneren................................................................................................................... 4 Verrichte werkzaamheden .................................................................................................................. 4 Eigen effectiviteit................................................................................................................................. 4 Communicatie en samenwerking met griffie, gemeentebestuur en ambtelijke organisatie ............. 4 3 Aanbevelingen ...................................................................................................................................... 5 Inrichting en functioneren................................................................................................................... 5 Eigen effectiviteit.................................................................................................................................

5 Verrichte werkzaamheden .................................................................................................................. 5 Communicatie en samenwerking met griffie, gemeentebestuur en ambtelijke organisatie ............. 5 4 Verbeterpunten uit eerdere evaluaties................................................................................................ 6 4.1 Evaluatie RKC HLN 2018 ................................................................................................................ 6 4.2 Interne evaluatie na onderzoeken ................................................................................................ 7 5 Inrichting en functioneren .................................................................................................................... 8 5.1 Eén RKC/RK .................................................................................................................................... 8 5.2 Overige inrichting en functioneren ............................................................................................... 9 6 Verrichte werkzaamheden ................................................................................................................. 11 7 Eigen effectiviteit................................................................................................................................

14 8 Communicatie en samenwerking met griffie, gemeentebestuur en ambtelijke organisatie ............ 16 9 Samenwerking met andere RK(C)’s .................................................................................................... 17 Bijlage 1 Conclusies uit Evaluatie RKC HLN ........................................................................................... 18 Bijlage 2 Leerpunten voor RKC HL uit interne evaluaties per onderzoek ............................................. 20 Bijlage 3 Aanbevelingen per onderzoek ................................................................................................ 21 3a Re-integratie in Hillegom, Lisse en Noordwijkerhout................................................................... 21 3b VN verdrag handicap (DoeMee onderzoek NVRR)....................................................................... 22 3c Effectiviteit van het startersbeleid in Hillegom en Lisse............................................................... 23 3d Duurzaamheidsbeleid Lisse .......................................................................................................... 24 3e Planning & Control in Hillegom en Lisse .......................................................................................

25 3f Schulddienstverlening Hillegom en Lisse ...................................................................................... 26 Bijlage 4 Andere werkzaamheden RKC HL dan onderzoek uitvoeren ................................................... 28

Pagina 2 van 28

1 Inleiding De Rekenkamercommissie (RKC) Hillegom en Lisse heeft afgesproken dat zij regelmatig wordt geëvalueerd. In 2018 heeft de laatste evaluatie plaatsgevonden. Voor 2022 is afgesproken dat er een zelfevaluatie plaatsvindt. Deze evaluatie is uitgevoerd door de leden van de RKC Hillegom en Lisse (RKC HL) en door interviews te houden met de griffiers en gemeentesecretarissen van beide gemeenten. Bij deze evaluatie hebben we gekeken naar de volledig afgeronde onderzoeken in de periode vanaf medio 2018 tot en met februari 2022. Het eerste onderzoek dat we onderzoeken betreft het onderzoek ‘Re-integratie in Hillegom, Lisse en Noordwijkerhout’. Dit onderzoek is afgerond in oktober 2018 en dit onderzoek is niet meegenomen bij de vorige evaluatie. Dit onderzoek is nog gedaan door de Rekenkamercommissie Hillegom, Lisse en Noordwijkerhout (RKC HLN), de voorganger van de RKC HL. De overige onderzoeken zijn gedaan in opdracht van de RKC HL De volgende onderzoeken zijn meegenomen in deze evaluatie: Onderzoek Re-integratie in Hillegom, Lisse en Noordwijkerhout VN verdrag handicap (DoeMee onderzoek NVRR) Effectiviteit van het startersbeleid in Hillegom en Lisse Duurzaamheidsbeleid P&C Cyclus Schulddienstverlening

Gemeente(n) Hillegom en Lisse Hillegom en Lisse Hillegom en Lisse Lisse Hillegom en Lisse Hillegom en Lisse

Jaar 2018 2019 2020 2020 2021 2021

Bij deze evaluatie hebben we geen rekening gehouden met de invoering van de nieuwe wet Versterking decentrale Rekenkamers. Deze wet is tijdens deze evaluatie nog niet vastgesteld. We hebben bij deze evaluatie gebruik gemaakt van de handreiking voor (zelf)evaluatie van lokale rekenkamers.

Pagina 3 van 28

2 Conclusies Inrichting en functioneren -

-

De huidige inrichting van de RKC HL is conform de huidige regels en conform de verordeningen. De verordeningen moeten bij ingaan van de wet Versterking Decentrale Rekenkamers worden aangepast Een gezamenlijke RKC/Rekenkamer (RK) voor HLTsamen geniet de voorkeur boven de huidige twee RKC’s. Indien een gezamenlijke RKC/RK niet mogelijk blijkt te zijn, dan is de wens om zoveel mogelijk onderzoeken gezamenlijk te doen, waarbij de werkwijzen van de beide RKC’s/RK's zoveel mogelijk hetzelfde zijn. Indien een onderzoeksonderwerp de griffie(s) raakt, dan zal de RKC HL ook overleggen met de griffie(s). De werkwijze van de RKC HL is professioneel, goed en efficiënt. De samenwerking met de ambtelijke organisatie is goed. De RKC HL voert jaarlijks het aantal onderzoeken uit conform de verordeningen. De financiële bijdragen van de gemeenten Hillegom en Lisse aan de RKC HL zijn niet gelijk De kwaliteit van de onderzoeken van de RKC HL is goed, al verschilt de kwaliteit per onderzoek. De colleges nemen bijna altijd de aanbevelingen uit de onderzoeken over.

Verrichte werkzaamheden -

Elk onderzoek heeft een rapport opgeleverd. De planning van de onderzoeken die in opdracht van de RKC HL worden gedaan is accuraat. Op basis van het budget dat de RKC HL heeft, maakt de RKC HL de inschatting dat de kosten van een onderzoek voor beide gemeenten tussen de €20.000 en € 25.000 mogen bedragen De RKC HL heeft het budget nooit overschreden. Er is zelfs onderbesteding, variërend van € 294 tot € 13.936. De onderbesteding is steeds verklaarbaar.

Eigen effectiviteit -

-

Het P&C cyclus onderzoek heeft geleid tot een verbetertraject. De gemeentesecretarissen geven aan dat de rapporten van de RKC HL leiden tot verbetering van de beleidsvorming, besluitvorming en beleidsuitvoering door het lokale bestuur. De rapporten van de RKC HL worden altijd besproken in de raad. Bijna alle aanbevelingen zijn overgenomen door de raad. De gemeenteraad ervaart de RKC HL als onafhankelijk en objectief. De RKC HL is niet voldoende bekend bij inwoners van Hillegom en Lisse. Bij het onderzoek Effectiviteit van het startersbeleid en bij de groslijst 2022 heeft de RKC HL inwoners betrokken. De huidige contacten met de burgers en de informatievoorziening aan de burgers vindt de RKC HL voldoende. Bij de start en afronding van een onderzoek verstuurt de RKC HL een persbericht op.

Communicatie en samenwerking met griffie, gemeentebestuur en ambtelijke organisatie -

Het overleg tussen de secretaris en de commissiegriffier is goed. De communicatie van de RKC HL met de ambtelijke organisatie en de gemeentesecretaris(sen) is goed.

Pagina 4 van 28

3 Aanbevelingen Inrichting en functioneren -

-

-

De verordeningen aanpassen bij ingaan van de wet Versterking Decentrale Rekenkamers. En in overleg met de beide griffies kijken naar mogelijkheden om een goede verbinding met de raadsleden te houden. Onderzoeken of er voldoende animo is voor één gezamenlijke RKC/RK voor HLTsamen. Hierbij hoort een nieuwe samenstelling van de RKC/RK en nieuwe geldelijke afspraken als bijdrage aan de RKC, die afgestemd moet worden op en met de drie gemeenten van HLTsamen en de bijbehorende gemeenteraden. Indien er geen animo is voor een gezamenlijke RKC/RK: o Dan zoveel mogelijk onderzoeken gezamenlijk doen met de RKC Teylingen. o En over de onderzoeksonderwerpen die niet gezamenlijk worden gedaan, overleggen met de RKC Teylingen, zodat HLTsamen niet onnodig wordt belast. o En de werkwijzen van de beide RKC’s zoveel mogelijk harmoniseren. o De geldelijke bijdrage van Hillegom en het aantal uur van de ambtelijke ondersteuning opnieuw op de agenda zetten van de raad. o Nadenken of een onderzoeker binnen RKC HL een toegevoegde waarde heeft Indien nodig met de gemeentesecretarissen overleggen om de doorlooptijd bij het hoor en wederhoor te verkleinen. De bijdrage van Hillegom aan de RKC HL opnieuw agenderen zodat beide gemeenten evenveel per inwoner gaan bijdragen. Bij een onderzoeksonderwerp dat de griffie(s) raakt, overlegt de RKC HL ook met de griffie(s).

Verrichte werkzaamheden -

In overleg komen tot een voorstel waardoor het mogelijk wordt om budget naar een volgend jaar over te hevelen.

Eigen effectiviteit -

Alert blijven dat de aanbevelingen aansluiten bij onze gemeenteraden

Communicatie en samenwerking met griffie, gemeentebestuur en ambtelijke organisatie -

Indien mogelijk de gemeentesecretaris(sen) en/of de griffier(s) betrekken bij het onderzoek voordat een extern bureau erbij is betrokken. Jaarlijks een overleg te plannen met de beide voorzitters van de RKC’s en de drie griffiers.

Pagina 5 van 28

4 Verbeterpunten uit eerdere evaluaties Voordat we beginnen met een nieuwe evaluatie uit te voeren, kijken we eerst terug naar de verbeterpunten die we al eerder hebben gesignaleerd. Na de evaluatie 2018 zijn aanbevelingen opgeschreven. Hieronder gaan we in op de genomen verbeteringen naar aanleiding van de evaluatie 2018.

4.1 Evaluatie RKC HLN 2018 Bij de evaluatie RKC HLN 2018 is een aantal verbeterpunten genoemd (zie bijlage 1): algemeen beeld, onderwerpselectie, wederhoor, presentaties, opvolging van aanbevelingen en randvoorwaarden. Hieronder staat vermeld wat de RKC HL1 met deze aanbevelingen heeft gedaan.  

 





1

Algemeen beeld. Het beeld dat we een professionele RKC zijn, willen we vasthouden. Dus hetgeen wat we deden, deden we goed. Dus daar bouwen we op verder om beter te worden. Onderwerpselectie. Bij het bespreken van de groslijst met de fractievoorzitters vragen we nadrukkelijker waarom ze voor of tegen een onderwerp zijn. Daarnaast onderbouwen we de keuze van ons onderwerp aan de hand van onze eigen selectiecriteria. Wederhoor. Bij het bestuurlijk wederhoor hebben we een escalatieproces ingesteld. Presentaties. We zorgen dat we meer in beeld zijn. In 2022 hebben we voor de nieuwe raadsleden een uitgebreide presentatie gegeven over wie we zijn en wat we doen als RKC HL. We hebben daarbij ook gebruik gemaakt van eerder uitgevoerde onderzoeken. Opvolging van aanbevelingen. Bij onze raadsbesluiten vermelden we expliciet alle aanbevelingen. Helaas vermeldden we niet altijd consequent op welke wijze over de implementatie van de aanbevelingen moet worden gerapporteerd. Dit vermelden we vanaf nu weer bij elk raadsbesluit. Randvoorwaarden. - Aan de randvoorwaarde om over de formatie van de secretaris goed na te denken is meteen opvolging gegeven. De RKC HL heeft aan beide raden voorgesteld om de formatie te verhogen van 10 uur per week naar 18 uur per week. Helaas is de gemeenteraad van Hillegom hier niet mee meegegaan, waardoor formatie is verhoogd, van 10 naar 14 uur per week.

- De RKC heeft ook voorgesteld om het budget van € 0,89 per inwoner te verhogen naar € 1,25 per inwoner. Ook dit voorstel heeft het niet gehaald in Hillegom, waardoor de gemeente Hillegom nu € 0,89 per inwoner bijdraagt en de gemeente Lisse € 1,25 per inwoner. - In het amendement hierover stond nog vermeld dat Hillegom € 3.515,- aan het budget toevoegt ter compensatie van het uittreden van Noordwijkerhout. En dat de ondergetekenden in afwachting van het wetsvoorstel van minister Ollongren, dat moet leiden tot een versterking van de positie van de lokale rekenkamers, het onderzoeksbudget vooralsnog ongewijzigd laten, om de structurele uitgaven op dit moment niet verder op te laten lopen.

De evaluatie RKC HLN is gestart in 2018. Het rapport is begin 2019 afgerond, toen de RKC HL al was opgericht.

Pagina 6 van 28

4.2 Interne evaluatie na onderzoeken Na elk onderzoek houden we een interne evaluatie (zie bijlage 2). Gelukkig komen niet bij alle onderzoeken daar verbeterpunten uit. In deze onderzoeksperiode hebben we bij drie onderzoeken verbeterpunten gevonden: VN verdrag handicap DoeMee onderzoek van de NVRR, Effectiviteit van het startersbeleid en bij schuldhulpverlening. 

 

DoeMee onderzoek: uit dit onderzoek kwam naar voren dat we vooraf goed moeten nadenken of we willen meedoen met een DoeMee onderzoek. De kosten zijn weliswaar laag, maar de tijdsinvestering is voor de secretaris behoorlijk hoog. We gaan in het vervolg alleen meedoen als het onderzoek interessant kan zijn voor de gemeenteraad/raden2 en als de secretaris voldoende tijd heeft (zie randvoorwaarde bij evaluatie RKC HL 2018). Effectiviteit van het startersbeleid: we geven vooraf door dat de onderzoeker bij het offertegesprek aanwezig moet zijn. Schuldhulpverlening: we overleggen nu informeel met de controller over mogelijke onderzoeksonderwerpen, zodat we al in een vroeg stadium weten of HLTsamen, de gemeente Hillegom en/of de gemeente Lisse hier zelf al onderzoek naar doet of gaat doen. Daarnaast vermelden we in de brief bij de start van het ambtelijk hoor en wederhoor wat het ambtelijk hoor en wederhoor inhoudt. Dit doen we ook voor bestuurlijk hoor en wederhoor.

2

In het vervolg schrijven we gemeenteraad of raad op. Hiervoor kan ook worden gelezen gemeenteraden of raden.

Pagina 7 van 28

5 Inrichting en functioneren 5.1 Eén RKC/RK De RKC HL is conform de huidige regels en conform de verordeningen ingericht. Deze werkwijze is voor dit moment logisch en goed. Voor de korte termijn verwachten we desondanks toch veranderingen. Dat komt omdat de Wet versterking decentrale Rekenkamers eraan zit te komen. Dit wetsvoorstel is aangenomen op 31 mei 2022 door de Tweede Kamer. Door dit wetsvoorstel is het niet meer mogelijk om een Rekenkamer functie of een Rekenkamercommissie te zijn. Door deze wet bestaan er alleen nog Rekenkamers. En is het niet meer mogelijk dat er raadsleden in een Rekenkamer (RK) zitten. De verwachte ingangsdatum is 1 januari 2023, met een overgangstermijn tot 1 januari 2024. Door deze wetswijziging moet de samenstelling van de RKC HL sowieso wijzigen tussen 1 januari 2023 en 1 januari 2024 omdat er op dit moment raadsleden lid zijn van de RKC HL. Door die wet moeten we ook de verordeningen aanpassen op minimaal onderstaande punten:   

naam naar Rekenkamer Hillegom en Lisse samenstelling en alle artikelen waar verwijzingen in staan naar raadsleden als mogelijke leden van de zittingstermijn van 4 naar 6 jaar

Sinds 2019 zijn de gemeente Hillegom en de gemeente Lisse samen met de gemeente Teylingen ambtelijk gefuseerd tot HLTsamen. De gemeenten Hillegom en Lisse hebben één gezamenlijke RKC, de RKC HL. De gemeente Teylingen heeft een eigen RKC, de RKC Teylingen. Beide RKC’s werken momenteel samen, onder andere met het in 2021 gestarte DoeMee onderzoek Wob. En beide RKC’s zijn in juni 2022 gestart met de voorbereiding van een gezamenlijk onderzoek naar verkeersveiligheid. De leden van de RKC HL, de griffiers en de gemeentesecretarissen hebben de voorkeur voor één gezamenlijke RKC/RK voor HLTsamen in plaats van de huidige twee RKC’s. Eén RKC voor HLTsamen zal positieve gevolgen hebben voor de beschikbare budgetruimte en het is efficiënter. Eén RKC/RK zorgt voor een betere regionale samenwerking tussen de drie gemeenteraden. Daarnaast kunnen de drie gemeenten gezamenlijk optrekken bij het opvolgen van de aanbevelingen. Ten slotte zal één gezamenlijke RKC/RK de ambtelijke organisatie ontlasten. Indien een gezamenlijk RKC/RK niet mogelijk blijkt te zijn, dan is de wens om zoveel mogelijk gezamenlijk onderzoek te doen of op zijn minst te overleggen over de keuze van de onderzoeken.

De griffiers geven aan dat zij de mogelijkheid om verder te gaan als één gezamenlijke RKC/RK willen bespreken met de burgemeesters, in de hoedanigheid als voorzitters van de gemeenteraden, in het 3e kwartaal van 2022. Ondanks dat het Wob onderzoek niet wordt onderzocht in deze evaluatie, willen we toch een leerpunt aangeven dat uit dit onderzoek naar voren komt. De werkwijze van de twee RKC’s komt niet overeen. Dat wreekt zich vooral bij het bestuurlijk hoor en wederhoor. De RKC Teylingen stuurt bij de start van het bestuurlijk hoor en wederhoor het rapport alleen naar het college. Pas als de bestuurlijke reactie ontvangen is, wordt het rapport (inclusief de bestuurlijke reactie) naar de raad gestuurd. Wij sturen bij de start van het bestuurlijk hoor en wederhoor het rapport ter informatie naar de raad. Omdat beide RKC’s voorkeur gaven aan hun eigen werkwijze, hebben we ervoor gekozen om bij het Wob onderzoek en het daarop volgende verkeersveiligheidsonderzoek de bestuurlijke hoor en wederhoor van de twee RKC’s na elkaar uit te zetten. Dit zorgt voor een nog langere doorlooptijd. Dus als één gezamenlijk RKC niet mogelijk is, dan is de werkwijze op elkaar aanpassen ook iets waar naar gekeken moet worden. Pagina 8 van 28

Werkwijze RKC HL

Werkwijze RKC Teylingen

Start bestuurlijk hoor en wederhoor College Raad

- voor reactie - ter info

- voor reactie

Na ontvangen bestuurlijke reactie Raad College

- ter bespreking - ter info

- ter bespreking - ter info

Indien er gekozen wordt voor één gezamenlijk RKC, dan is de samenstelling een punt van aandacht. De RKC Teylingen heeft op dit moment drie leden, waarvan een externe voorzitter en twee externe leden. De RKC HL bestaat uit zeven leden, waarvan een externe voorzitter, een extern lid en vijf (plaatsvervangende) raadsleden. Deze samenstellingen komen niet overeen. Dus er zal gekozen moeten worden voor een nieuwe samenstelling, waarbij natuurlijk ook gekeken moet worden welke samenstelling het beste past bij HLTsamen.

5.2 Overige inrichting en functioneren De gemeentesecretarissen geven als tip mee dat de griffier een adviserende rol kan spelen omdat de griffier weet wat er speelt bij de gemeente. Daarnaast ervaren ze de doorlooptijd als lang. Waarbij ze beseffen dat die doorlooptijd grotendeels ontstaat door het ambtelijke en bestuurlijke hoor en wederhoor. Zij geven aan dat het altijd mogelijk is om in overleg te kijken waar we tijd kunnen winnen bij het hoor en wederhoor. In het onderzoeksprotocol staat dat de gemeentesecretarissen de ambtelijke contactpersoon aanwijzen. Vanuit de griffie wordt verzocht dat als het onderzoeksonderwerp de griffie raakt, dat de RKC HL dan zowel informeel als formeel de griffier(s) benadert om in overleg de bijdrage van de griffie te bepalen voor het desbetreffende onderzoek. De RKC HL zorgt voor professionele onderzoeken voor de raden. De werkwijze (zoals starten met een groslijst en overleg met de ambtelijke organisatie om te voorkomen dat er dubbele onderzoeken plaatsvinden) is professioneel, goed en efficiënt. De ambitie van de RKC HL is om twee onderzoeken per jaar uit te voeren. Voor de gemeente Lisse voeren we jaarlijks twee onderzoeken uit. Voor de gemeente Hillegom voeren we jaarlijks een onderzoek uit omdat we minder budget krijgen vanuit gemeente Hillegom. Oftewel we voeren het aantal onderzoeken conform de verordening.

Gemeente Hillegom Lisse Totaal budget

Inwoners per 1-1-2021 (CBS statline) 22.197 22.982

Bedrag per inwoner € 0,94 € 1,31

Budget 2022 € 20.866 € 30.106 € 50.972

De wens van de RKC HL en de griffier van Lisse is om het budget per inwoner van de gemeente Hillegom gelijk te stellen aan het budget per inwoner van Lisse zodat we voor beide gemeenten evenveel onderzoeken kunnen uitvoeren. De gemeentesecretarissen geven aan dat Lisse meer onderzoeken afneemt dan Hillegom terwijl de onderzoeken van Lisse ook voor de Hillegom relevant zijn. De gemeentesecretarissen verzoeken ons om de bijdrage van Hillegom opnieuw te agenderen in de raad. Als gemeente Lisse meer blijft bijdragen dan gemeente Hillegom, dan heeft de gemeente Lisse de wens voor jaarlijks een onderzoek dat uniek is voor gemeente Lisse. Daarnaast ligt er een wens bij de RKC HL om de ambtelijke ondersteuning, conform het raadsvoorstel van 2019, te verhogen naar 18 uur per week.

Pagina 9 van 28

De RKC HL voert zelf geen onderzoek uit. Dit betekent dat de onderzoeken door steeds andere onderzoeksbureaus worden uitgevoerd. De kwaliteit kan daardoor per onderzoek verschillen. In het algemeen is de kwaliteit van de onderzoeken goed. Een van de gemeentesecretarissen gaf aan dat de aanbevelingen soms een schot in de roos zijn en soms raken ze amper het bord. Daarnaast hebben de gemeentesecretarissen het gevoel dat de externe onderzoekers niet altijd voldoende tijd hebben voor het onderzoek, waardoor de feiten echt goed moeten worden gecheckt tijdens het ambtelijk hoor en wederhoor. Tijdens de interviews is geopperd dat ook gekeken kan worden naar een onderzoeker binnen RKC HL Met een onderzoeker in dienst hoeven niet alle onderzoeken uitbesteed te worden. De colleges nemen bijna altijd de aanbevelingen over. De gemeentesecretarissen geven aan dat de onderzoeken in elk geval agenderend zijn. Als voorbeeld noemen ze ook dat het onderzoek van de P&C cyclus er toe heeft geleid dat de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen nu nog meer gaan samenwerken. De raad geeft aan tevreden met de onderzoeken te zijn, zoals blijkt uit de bewoording van de raadsleden tijdens de behandeling in de commissies en/of gemeenteraden. De griffiers speken hun waardering uit over de onderzoeken van de RKC HL. De griffier van Lisse vertelt over een uitzondering.

Over het onderzoek van de P&C Cyclus heerst enige onvrede omdat geïnterviewden aangaven dat zij weinig van hun opmerkingen terugvonden in het rapport. Ook is aangegeven dat feitelijke onjuistheden tijdens het ambtelijk hoor en wederhoor er niet zijn uitgehaald. Gezegd werd dat het daardoor lastig is om met enkele van de aanbevelingen aan de slag te gaan.

Pagina 10 van 28

6 Verrichte werkzaamheden Op onze site staat ons doel beschreven. Hier staan we nog steeds achter. Het doel van de RKC HL Het doel van de RKC is om inzicht te bieden in de prestaties van de gemeenten als geheel, zodat de gemeenten in de toekomst effectiever en efficiënter kunnen werken. Leren voor de toekomst staat dus voorop. De RKC wil door middel van haar onderzoeken een constructieve bijdrage leveren aan de kwaliteit van het bestuur van de gemeenten Hillegom en Lisse, in het bijzonder doordat rekenkameronderzoek de controlerende en kaderstellende rol van de gemeenteraden versterkt. Daarnaast wil de RKC aan de burgers van Hillegom en Lisse zichtbaar maken op welke manier de doelstellingen van de gemeenten worden bereikt.

Voor de start van een onderzoek maken we een planning. We hebben voor deze evaluatie gekeken of we bij de onderzoeken de planning hebben gehaald. We kunnen concluderen dat de onderzoeken waar we zelf de regie op hebben gevoerd op tijd zijn afgerond. Oftewel onze planning is accuraat. De enige uitzondering is het DoeMee onderzoek. Dit is een onderzoek, zoals de naam al aangeeft, waar Rekenkamers (RK’s) en RKC’s aan mee kunnen doen. De Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR) is de opdrachtgever van dit onderzoek. Als deelnemer hebben we geen enkele invloed op de planning. De doorlooptijd van dit onderzoek was langer dan gepland. Onderzoek

Uit interne evaluatie3

Re-integratie in Hillegom, Lisse en Noordwijkerhout

Ingelopen op oorspronkelijke planning

VN verdrag handicap (DoeMee onderzoek NVRR)

Doorlooptijd was lang

Effectiviteit van het startersbeleid in Hillegom en Lisse

Planning goed, rapportagefase kostte veel tijd

Duurzaamheidsbeleid

Prima

P&C Cyclus

Conform planning

Schulddienstverlening

Conform planning

Alle onderzoeken willen we afsluiten met een rapport. De zes onderzoeken zijn opgeleverd met een rapport. Op onze website staan alle rapporten.

3

Onderzoek

Rapport

Re-integratie in Hillegom, Lisse en Noordwijkerhout

Ja

VN verdrag handicap (DoeMee onderzoek NVRR)

Ja

Effectiviteit van het startersbeleid in Hillegom en Lisse

Ja

Duurzaamheidsbeleid

Ja

P&C Cyclus

Ja

Schulddienstverlening

Ja

Deze teksten komen letterlijk uit de interne evaluaties

Pagina 11 van 28

Het is ook mogelijk om na enige tijd een doorwerkingsonderzoek uit te voeren. Tot op heden zijn er door de RKC HL geen doorwerkingsonderzoeken gedaan. Een belangrijk aspect zijn de kosten van de onderzoeken. Uit onderstaande tabel blijkt dat de kosten per onderzoek variëren van € 0 tot € 24.480. Het onderzoek dat € 0 heeft gekost, is niet representatief. Dit betreft het eerste DoeMee onderzoek dat de NVRR heeft georganiseerd. Als we dit onderzoek buiten beschouwing laten, dan variëren de kosten tussen € 14.912,50 en € 24.840,-. Het goedkoopste onderzoek (Duurzaamheidsbeleid, € 14.912,50) is alleen uitgevoerd voor de gemeente Lisse. We bepalen voor de start van een onderzoek op basis van ons beschikbare budget wat een onderzoek mag kosten. Voor een onderzoek voor Hillegom en Lisse besteden we tussen de € 20.000 en € 25.000. Offertebedrag (excl BTW) Onderzoek Re-integratie in Hillegom, Lisse en € 19.776,Noordwijkerhout VN verdrag handicap (DoeMee onderzoek NVRR) € 0,-

voor

Effectiviteit van het startersbeleid

€ 24.840,-

Hillegom en Lisse

Duurzaamheidsbeleid

€ 14.912,50

Lisse

P&C Cyclus

€ 21.000,-

Hillegom en Lisse

Schulddienstverlening

€ 23.440,-

Hillegom en Lisse

Hillegom, Lisse en Noordwijkerhout Hillegom en Lisse

Als we kijken naar de begroting van de RKC HL, dan blijkt dat we het budget sinds 2018 nooit hebben overschreden. In 2019 hebben we ons budget benut. En als er in 2021 geen communicatiefout was gemaakt, dan zouden we in 2021 ook ons budget volledig hebben benut. Maar doordat een factuur pas in 2022 is betaald, hebben we ogenschijnlijk geld overgehouden4. De andere twee jaren hebben we verklaarbaar geld overgehouden. Zie voor meer informatie de tekst onder de tabel. Jaar 2018

Begroting

Werkelijke uitgaven

Verschil

Uitleg van verschil

€ 53.712,-5

€ 39.776,-

€ 13.936,-

zie toelichting

2019

€ 47.845,-

€ 47.551,-

€ 294,-

Nvt

2020

€ 49.250,-

€ 41.302,69

€ 7.947,31

zie toelichting

€ 45.173,94 € 5.322,06 zie toelichting 2021 € 50.496,2018 De RKC HL zag af van de start van een tweede onderzoek. Vanwege het vertrek van Noordwijkerhout uit de RKC HLN per 1 januari 2019 zou dit niet tijdig afgerond worden. 2020

De uitgaven voor 2020 zijn veel lager dan gepland door de coronacrises. De reiskosten en onkosten zijn onder andere daardoor veel lager dan gepland.

2021

De RKC HL heeft niet het hele budget gebruikt. Dit komt omdat de helft van de kosten van het 2e onderzoek (€ 4.890,86) niet is meegenomen in 2021 door een miscommunicatie. Inclusief deze factuur zouden we € 50.064,80 hebben uitgegeven. Oftewel een verschil van € 431,20.

4 5

Er is afgesproken om het bedrag van de factuur die betaald is in 2022, over te hevelen naar het budget 2023. In 2018 maakte de gemeente Noordwijkerhout nog deel uit van de RKC Hillegom, Lisse en Noordwijkerhout.

Pagina 12 van 28

De RKC HL geeft aan dat de huidige wijze van boekhouden (zonder reserve voor de RKC HL) het plannen van onderzoek ingewikkelder maakt. Het is lastig om de onderzoeken zo af te stemmen dat het budget volledig benut wordt. De RKC HL zou graag de keuze willen hebben om geld over te hevelen naar een volgend jaar, zodat er dan een groter onderzoek kan worden uitgevoerd. Naast het uitvoeren van onderzoeken heeft de RKC HL nog meer werkzaamheden uitgevoerd. Die staan in bijlage 4.

Pagina 13 van 28

7 Eigen effectiviteit De rapporten van de RKC HL worden altijd in de gemeenteraad geagendeerd. De raad ervaart de RKC als ondersteunend bij haar kaderstellende en controlerende taak. De rapporten worden uitgebreid besproken. En de aanbevelingen worden zoveel mogelijk opgevolgd. Er zijn twee uitzonderingen:  

Bij het DoeMee onderzoek hebben we een rekenkamerbrief geschreven, zonder aanbevelingen. Deze rekenkamerbrief is geplaatst bij de ingekomen stukken. Het rapport is niet besproken. De aanbeveling van het onderzoek P&C cyclus om een rapportage te laten vervallen is (nog) niet overgenomen in Lisse. Om te voldoen aan deze aanbeveling moet de financiële beheersverordening Lisse worden aangepast omdat hierin staat dat er twee rapportages moeten zijn. Hier wordt aan gewerkt.

Onderzoek

Besproken in gemeenteraad

Re-integratie in Hillegom, Lisse en Noordwijkerhout

Raadsbesluit met conclusies en aanbevelingen

VN verdrag handicap (DoeMee onderzoek NVRR)

Rekenkamerbrief zonder conclusies en aanbevelingen

Effectiviteit van het startersbeleid in Hillegom en Lisse

Raadsbesluit met conclusies en aanbevelingen

Duurzaamheidsbeleid

Raadsbesluit met conclusies en aanbevelingen

P&C Cyclus

Raadsbesluit met conclusies en aanbevelingen

Schulddienstverlening

Raadsbesluit met conclusies en aanbevelingen

De gemeentesecretarissen geven aan dat ze proberen de aanbevelingen zoveel mogelijk mee te nemen in het werk van de ambtenaren. Met informatieveiligheid waren ze bijvoorbeeld zelf al bezig, waardoor de aanbevelingen makkelijk konden worden meegenomen. Ze geven ook aan dat de rapporten van de RKC HL leiden tot verbetering van de beleidsvorming, besluitvorming en beleidsuitvoering door het lokale bestuur. Een voorbeeld is dat door het rapport P&C cyclus doorontwikkeling plaatsvindt van de P&C cyclus. De colleges werken aan een overzicht wat er gedaan is met de aanbevelingen van de afgelopen jaren van de RHK HL. De planning was om dit overzicht op te nemen in de jaarstukken 2021. Dat is helaas niet gelukt. Het overzicht is nog niet gedeeld met onze RKC omdat het overzicht nog niet definitief is. Ook beamen de gemeentesecretarissen dat de rapporten van de RKC HL leiden tot meer aandacht voor doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid bij het lokale bestuur en ambtenaren. Ze geven aan dat de medewerkers van HLTsamen naar eer en geweten hun werk zo goed mogelijk proberen te doen. En de RKC HL helpt hen hierbij. De RKC wordt door de gemeenteraad ervaren als onafhankelijk en objectief. Als kanttekening wordt vermeld dat de raadsleden die in de RKC zitten een kennis voorsprong hebben ten opzichte van de raadsleden die niet in de RKC zitten.

Maar dat geldt ook voor andere commissies. De RKC HL is niet bekend bij de inwoners van Hillegom en Lisse. We blijven werken aan onze bekendheid doordat we aan het begin en bij afronding van een onderzoek een persbericht uitsturen. De persberichten worden inhoudelijk vastgesteld door de RKC HL. Daarnaast laten we ook de afdeling communicatie tekstueel naar de persberichten kijken. Deze samenwerking wordt door de RKC HL erg gewaardeerd. De lokale kranten plaatsten vaak een artikel op basis van het persbericht.

Pagina 14 van 28

Persberichten Re-integratie in Hillegom, Lisse en Noordwijkerhout Een journalist van Leidsch/Haarlems Dagblad heeft het rapport opgepikt (in fase dat het voor bestuurlijk hoor en wederhoor bij college voorlag en ter informatie naar de raden was gezonden). De publicatie leidde ertoe dat het rapport werd opgevraagd door de griffie Teylingen naar aanleiding van vragen van raadsleden uit Teylingen en door de secretaris van GR Kust Duin- en Bollenstreek. Van de kant van de RKC HLN is (mede wege gebrek aan tijd) geen persbericht verzonden. Effectiviteit van het startersbeleid in Hillegom en Lisse Bij start en na afronding onderzoek is persbericht verzonden. 

De Bollenstreekomroep heeft beide keren een nieuwsbericht geplaatst.

Duurzaamheidsbeleid Lisse Bij start en na afronding onderzoek is een persbericht verzonden. 

Weekendkrant van de Buijzepers (pagina 29).

P&C Cyclus Hillegom en Lisse Na afronding onderzoek is een persbericht verzonden. 

Weekendkrant van de Buijze pers (pagina 20).

Schulddienstverlening Hillegom en Lisse Bij start en na afronding onderzoek is een persbericht verzonden.    

Lissernieuws

RKC HL start onderzoek naar schuldhulpverlening | Bollenstreek Omroep RKC HL: Rolverdeling gemeente en ISD onduidelijk RKC HL: Schuldhulpverlening in Lisse en Hillegom vrij goed geregeld

Daarnaast hebben we inwoners actief betrokken bij zowel het onderzoek Effectiviteit van het startersbeleid als bij de groslijst 2022. Bij het startersbeleid hebben we namelijk een enquête gehouden onder de inwoners. En voor de groslijst 2022 hebben we via het digipanel Levendig Lisse aan inwoners gevraagd wat ze vonden van onze groslijst en of ze aanvullingen hadden (zie jaarplan 2022 en met name bijlage 2 en bijlage 3. Op dit moment vinden we de contacten die we hebben met de burgers en onze informatievoorziening aan de burgers voldoende. We gaan dit niet verder uitbreiden. We zien de gemeenteraden als onze belangrijkste partner en willen daar volop inzetten.

Pagina 15 van 28

8 Communicatie en samenwerking met griffie, gemeentebestuur en ambtelijke organisatie Aangegeven wordt dat de RKC echt onafhankelijk is. Het overleg tussen de secretaris en de commissiegriffier is goed, waarbij ook gezegd werd dat het belangrijk blijft om te blijven communiceren. Denk aan duidelijke afspraken maken over wel of geen presentatie geven in een commissie en over de uiterste aanleverdatum van stukken. De communicatie met de ambtelijke organisatie en de gemeentesecretaris is goed. Beiden worden vanaf het begin goed meegenomen in het proces door onze startbijeenkomst. De gemeentesecretarissen bieden aan, rekening houdend met onze autonomie, dat zij en/of de griffier graag willen meedenken/adviseren over een opdracht voordat een extern bureau aan tafel komt. Zowel de ambtenaren als de gemeentesecretarissen worden goed betrokken bij respectievelijk het ambtelijk hoor en wederhoor en het bestuurlijk hoor en wederhoor. De gemeentesecretarissen geven aan dat er daarnaast regelmatig overleg plaatsvindt, onder andere door de jaarlijkse gesprekken per gemeente met de burgemeester, griffier en gemeentesecretaris. Communicatie met de raad vindt vooral plaats bij een afgerond onderzoek en bij het bespreken van de groslijst.

De griffiers vragen zich af of we als RKC terugkoppelen naar de gemeenteraden over de keuze van onze onderwerpen voordat deze informatie definitief wordt vermeld in het jaarplan. Wij ervaren van onze kant, de informatievoorziening/medewerking vanuit de ambtelijke organisatie vaak als goed. Gelukkig ervaren we weinig tegenwerking. Sommige medewerkers ervaren ons onderzoek als een beoordeling, terwijl dat echt niet de insteek is van onze onderzoeken. De gemeentesecretarissen geven aan dat als een medewerker knel komt te zitten door een onderzoek, dat we dit kunnen escaleren. We hebben functioneel contact met de raadsleden, die in een van de commissies van de raad zitten, bij de bespreking van een rapport. En we hebben jaarlijks contact met de fractievoorzitters tijdens het bespreken van de groslijst. De griffiers geven aan graag het jaarlijkse gesprek met de burgemeester, de gemeentesecretaris en de griffier te willen voortzetten. Ze stellen daarnaast voor om jaarlijks een gesprek te plannen met de beide voorzitters van de RKC’s en de drie griffiers.

Pagina 16 van 28

9 Samenwerking met andere RK(C)’s De RKC HL is aangesloten bij de NVRR. De RKC HL maakt gebruikt van de kennis die de NVRR heeft. Webinars, congressen en regiobijeenkomsten worden zoveel als mogelijke gevolgd. In 2021 heeft de secretaris samen met het externe lid de introductiecursus Rekenkameronderzoek gevolgd. De opgedane kennis wordt ook toegepast binnen de RKC HL. Daarnaast ervaart de secretaris de regiobijeenkomsten met secretarissen van andere gemeenten als toegevoegde waarde. In deze bijeenkomsten wordt kennis gedeeld en verschillende werkwijzen worden besproken en bediscussieerd. Ook worden er ideeën opgedaan voor de groslijst. Ten slotte wordt er met regelmaat gevraagd om regionaal mee te werken aan een onderzoek. Daar is het door de volle onderzoeksagenda nog niet van gekomen. Bij elke nieuwe aanvraag, kijken we in hoeverre het voor onze raden nuttig is en voor ons mogelijk is om er bij aan te sluiten. We werken samen met de RKC Teylingen. Daarvan hebben we al eerder aangegeven dat we die samenwerking liever willen veranderen in één gezamenlijke RKC voor HLTsamen.

Pagina 17 van 28

Bijlage 1 Conclusies uit Evaluatie RKC HLN Algemeen beeld De RKC HLN is een professionele RKC met zowel kwalitatief als kwantitatief goede output, die kan rekenen op draagvlak in de betrokken gemeenteraden. De hierna genoemde punten moeten daarom gezien worden als suggesties om een reeds adequaat proces verder te verbeteren. Onderwerpsselectie De RKC HLN volgt bij het selecteren van onderwerpen een zorgvuldig stapsgewijs proces waarin ruimte bestaat voor inbreng vanuit de gemeenteraad. De keuze voor onderwerpen ligt op grond van de onafhankelijke positie van de RKC HLN uiteindelijk bij de RKC HLN zelf. Voor de stap van inbreng vanuit de gemeenteraden en de uiteindelijke selectie zien we op de volgende punten ruimte voor verbetering Op de volgende punten is ruimte voor verbetering:  Bij het ophalen van onderwerpen kan de RKC HLN meer ruimte inbouwen voor dialoog met raadsleden, om scherper de intentie van de inbrenger te achterhalen, zodat duidelijker kan worden hoe goed een onderwerp zich echt leent voor rekenkameronderzoek.  De RKC HLN kan in de motivatie voor de keuze van een onderwerp aan de hand van de eigen selectiecriteria de definitieve keuze onderbouwen, zodat het voor raadsleden navolgbaar is op welke grond de definitieve afweging is gemaakt.

 Maak (voor zover mogelijk) een duidelijke afweging of een onderzoeksonderwerp zich leent voor alle betrokken gemeenten of dat de meerwaarde vooral in één van de gemeenten aanwezig zal zijn. Wederhoor De vraag is of het bestuurlijk wederhoor nog onderdeel uit moet maken van de verordening. Elders in het land worden rapporten soms ook direct na het ambtelijk wederhoor gepresenteerd. Indien ervoor gekozen wordt het bestuurlijk wederhoor te behouden verdient het aanbeveling om een escalatieproces in te richten. De ervaring heeft geleerd dat de termijnen sterk kunnen uitlopen, met als potentieel effect dat de gemeenteraad hieraan het gevoel kan overhouden dat een rekenkamerrapport inmiddels is ingehaald door de feiten. Bij de inrichting van het escalatieproces gaat het er niet zozeer om dat de raad op de formele overschrijding gewezen wordt. Het doel is primair om dat de raad op de hoogte te stellen dat de RKC HLN een onderzoek naar een bepaald onderwerp heeft afgerond, waarbij de reactie van het college nog ontbreekt, zodat de gemeenteraad zelf kan afwegen of het met spoed alsnog een reactie wenst, bijvoorbeeld gezien de wens een rekenkamerrapport te kunnen behandelen in combinatie met een beleidsdocument of bijvoorbeeld de begroting of voorjaarsnota of dat het college enig uitstel gegund kan worden. Presentatie De contactmomenten tussen raad en RKC HLN zijn schaars.

Daarom is het goed om de presentatie als RKC HLN sterker aan te grijpen voor zichtbaarheid richting raadsleden, zeker richting die raadsleden die minder goed op de hoogte zijn van de RKC HLN. Hierbij kan de RKC HLN ook “reclame” maken voor oude rapporten, die nog actualiteitswaarde hebben. Zeker voor nieuwe raadsleden kan dit behulpzaam zijn voor het uitvoeren van hun controlerende taak. Pagina 18 van 28

Opvolging van aanbevelingen Om de opvolging van rekenkamerrapporten te borgen helpt het om in afstemming met de gemeenteraad en college te komen tot een combinatie van afspraken, zonder extra bureaucratie te creëren. De eerste suggestie is om in het te nemen raadsbesluit expliciet de aanbevelingen te noemen die vastgesteld moeten worden, zodat deze later bewust te volgen zijn door raadsleden zonder raadpleging van de rapporten. Daarnaast kan het goed zijn in dit besluit tevens op te nemen op welke wijze over de implementatie van aanbevelingen gerapporteerd wordt. Een manier om openstaande aanbevelingen vervolgens te kunnen bewaken is om de vastgestelde afspraken over rapportage op te nemen in de lange termijnagenda van de raad. De bestaande rapportages (via jaarverslagen van RKC HLN en de gemeentelijke jaarrekeningen) kunnen op zich gehandhaafd blijven als geheugensteun, maar hebben als nadeel dat ze niet gekoppeld zijn aan natuurlijke momenten waarop de raad ruimte kan maken om met het college het debat aan te gaan over opvolging van rekenkamerrapporten. Randvoorwaarden Met enerzijds het vertrek van Noordwijkerhout en anderzijds de knellende werkdruk bij de ambtelijk secretaris verdient het aanbeveling goed na te denken over formatie van de secretaris.

Pagina 19 van 28

Bijlage 2 Leerpunten voor RKC HL uit interne evaluaties per onderzoek VN verdrag handicap (DoeMee onderzoek NVRR) Verbeterpunt voor een volgende keer (als die er komt) bij een DoeMee onderzoek van de NVRR: vooraf meer - als RKC HL zelf - nadenken over aanpak, mogelijk aanvullingen op onderzoek (zelf aanvullend onderzoek en interviews doen) en presentatie van het resultaat Effectiviteit van het startersbeleid Verbeterpunt: bij het offertegesprek was slechts één van de drie onderzoekers aanwezig. Het woord werd gevoerd door de directeur van het onderzoeksbureau, die verder niet bij het onderzoek betrokken zou zijn. => verbeterpunt spreek met onderzoekers die het onderzoek gaan uitvoeren tijdens offertegesprek. Schuldhulpverlening De aankondiging ging goed. Maar bij de start van het onderzoek bleek dat ook HLTsamen een onderzoek zou starten over schuldhulpverlening. Het kostte wat tijd en moeite om de onderzoekers van beide onderzoeken in de goede richting te brengen. Dat is uiteindelijk goed gegaan. We willen in het vervolg voorkomen dat we hetzelfde onderzoeken als HLTsamen. Dat is de reden dat de voorzitter nu deelneemt aan de auditcommissies van Hillegom en Lisse. Daarnaast zal de secretaris in het vervolg met de controller overleg voeren over mogelijke onderzoeksonderwerpen. De secretaris geeft aan dat dit overleg nu al kort heeft plaatsgevonden.

De info uit dit overleg heeft de secretaris toegevoegd aan de groslijst, die we volgende vergadering gaan bespreken. Ambtelijk hoor en wederhoor: We hebben op verzoek van HLTsamen de termijn verlengd. Bij ontvangst van de ambtelijke reactie bleken er naast feitelijke onjuistheden ook andere opmerkingen in te staan. Ze wilden bijvoorbeeld dat we een paragraaf helemaal gingen herschrijven, en dat hadden ze ook al voor ons gedaan, op een hele juridische wijze. Omdat de tekst die er stond feitelijk juist was, hebben we de tekst niet overgenomen. In het vervolg zullen we in de brief bij de start van het ambtelijk hoor en wederhoor, duidelijker aangeven wat het ambtelijk hoor en wederhoor inhoudt. Bestuurlijk hoor en wederhoor: HLTsamen heeft wederom gevraagd of we de termijn konden verlengen. Helaas konden we dat verzoek dit keer niet honoreren omdat we anders in de knel zouden komen bij het op tijd aanleveren van de stukken voor de raad. In de bestuurlijke reactie werd gesteld dat we oude cijfers hadden gebruikt, terwijl we dat niet hadden gedaan. Zo’n reactie hadden we niet verwacht als bestuurlijke reactie. We zullen in het vervolg in de brief bij de start van het bestuurlijk hoor en wederhoor, duidelijk aangeven wat we verwachten. Andere opmerkingen/verbeterpunten:  In het vervolg willen we niet samen met het vast te stellen beleid in dezelfde vergadering terechtkomt.

Hier hadden we van te voren wel over nagedacht, maar door het verlengen van de termijn van het AHW en de volle agenda in november, werden ons onderzoek en het beleidsstuk toch tegelijkertijd behandeld. Dit was een unieke situatie (twee onderzoeken tegelijkertijd). Die twee gezamenlijke onderzoeken willen we een volgende keer voorkomen, waardoor deze situatie ook niet meer kan voorkomen.  We willen meer monitoren hoe om wordt gegaan met de aanbevelingen. Nadat we deze beslissing hadden genomen, bleek dat HLTsamen in de jaarrekening de aanbevelingen wil gaan monitoren.

Pagina 20 van 28

Bijlage 3 Aanbevelingen per onderzoek 3a Re-integratie in Hillegom, Lisse en Noordwijkerhout Aanbevelingen RKC HLN naar aanleiding van het onderzoek naar re-integratie De RKC HLN deed naar aanleiding van het onderzoek de volgende aanbevelingen: 1. Actualiseer het beleid 2. Versterk integraal werken 3. Betrek economisch beleid en uitvoering 4. Bekijk waar de moeilijke doelgroep ondersteund kan worden en experimenteer met projectmatige aanpak 5. Zorg dat gegevens in rapportages van ISD en SPW op elkaar aansluiten en rapporteer over de effecten van re-integratie. Behandeling in de raden Hillegom Commissievergadering 1 november 2018

Lisse commissie Maatschappij en Financiën 14 november 2018.

Noordwijkerhout commissie Samenleving (SAM) 30 oktober 2018

Hamerstuk raadsvergadering 8 november 2018. De raad besloot conform het raadsvoorstel van de RKC HLN om de aanbevelingen over te nemen en het college opdracht te geven zorg te dragen voor de uitvoering van het besluit. Bespreekstuk raadsvergadering 29 november 2018. De raad besloot conform het raadsvoorstel van de RKC HLN om de aanbevelingen over te nemen en het college opdracht te geven zorg te dragen voor de uitvoering van het besluit. Hamerstuk raadsvergadering 13 december 2018. De raad besloot conform het raadsvoorstel van de RKC HLN om de aanbevelingen over te nemen en het college opdracht te geven zorg te dragen voor de uitvoering van het besluit.

Pagina 21 van 28

3b VN verdrag handicap (DoeMee onderzoek NVRR) De RKC HL heeft ervoor gekozen om de resultaten door middel van een rekenkamerbrief aan de raden van Lisse en Hillegom voor te leggen. Zonder conclusies en aanbevelingen van de hand van de RKC HL. De rekenkamerbrief heeft op de lijst met ingekomen stukken van beide raden gestaan.

Hillegom en Lisse Raadsvergadering respectievelijk 23 januari 2020 en 30 januari 2020

De raden hebben naar aanleiding van de rapportage geen opmerkingen gemaakt of actie ondernomen.

Geconcludeerd kan worden dat er geen besluitvorming door de raden heeft plaatsgevonden.

Pagina 22 van 28

3c Effectiviteit van het startersbeleid in Hillegom en Lisse Aanbevelingen RKC HL naar aanleiding van het onderzoek naar startersbeleid De RKC HL deed naar aanleiding van het onderzoek de volgende aanbevelingen: 1. Indien de gemeenten effectief starters willen ondersteunen moeten zij beleid formuleren dat helder en concreet is en is gericht om groep waar het over gaat: starters. Gezien de beperkte middelen en instrumenten die de gemeenten tot hun beschikking hebben is enige bescheidenheid op zijn plaats voor wat betreft de mate waarin de gemeenten kunnen sturen. 2. Om starters op de woningmarkt te ondersteunen in hun zoektocht naar een woning kan de gemeente meer voorlichting bieden. Deelnemers aan de enquête hebben aangegeven behoefte te hebben aan meer voorlichting, informatie, begeleiding en bemiddeling. Dit kan bijvoorbeeld in de vorm van een voorlichtingsbijeenkomst waarbij vertegenwoordigers van de gemeente, makelaars, financieel adviseurs en woningcorporatie aanwezig zijn. In ieder geval moet de doelgroep bekend zijn met de starterslening. 3. Indien de gemeenten inzicht willen krijgen in de resultaten van hun beleid moeten zij heldere beleidsdoelstellingen formuleren en de instrumenten moeten inrichten om de effecten te meten, zoals vestiging van starters en doorstromers monitoren.

Een mogelijkheid om de huisvesting van starters te volgen is om onderzoek te doen bij specifieke nieuwbouwprojecten. Ook het WoOn kan hiervoor gebruikt worden. Het oversamplede WoON is ongeschikt voor de analyse van verhuisdynamiek van kleine doelgroepen. Een andere mogelijkheid is om de verhuisketen te achterhalen. Monitor alle verhuizingen in elke gemeente vanaf 1 januari 2015, bepaal welk huis verlaten is en door wie, bepaal welk nieuw huishouden in die woning is gaan wonen. Zo kan men de doorstroomeffecten van nieuwbouw en toewijzing voor alle soorten groepen worden bijgehouden, en kan het resultaat van het gevoerde beleid worden getoetst. Deze laatste twee methoden kunnen gezien de kosten het best op regionaal niveau worden ingericht, voor alle gemeenten in Holland Rijnland. 4. Specifiek voor Lisse: Ten aanzien van de starterslening zal het ophogen van het maximum aankoopbedrag van een huis in Lisse tot de NHG-grens mogelijk leiden tot meer aangevraagde en verstrekte startersleningen. Ook het beschikbaar maken van meer startersleningen en het loslaten van de vaste aantallen per categorie zullen mogelijk resulteren in meer verstrekte startersleningen. Ook een verhoging van het maximumbedrag van de lening tot €50.000 behoort tot de mogelijkheden. Behandeling in de raden Hillegom en Lisse

Op 16 april 2020 vond besluitvorming door de raden van Hillegom en Lisse plaats.

Pagina 23 van 28

3d Duurzaamheidsbeleid Lisse Hoofdaanbeveling voor raad en college Spreek expliciet uit of wordt vastgehouden aan de vastgestelde ambities. Als wordt vastgehouden aan de ambities, moeten de opzet en uitvoering van het beleid aanzienlijk worden bijgestuurd om de ambities gerealiseerd te krijgen. De hoofdaanbeveling hebben wij uitgewerkt in de onderstaande aanbevelingen gericht aan de raad of het college. Deze aanbevelingen gelden voor zowel het geval wordt gekozen de ambities te handhaven als dat wordt gekozen de ambities bij te stellen. 1. Stel als raad, per ambitie, concrete en meetbare beleidsdoelstellingen voor de korte, middellange en lange termijn vast. Maak een helder onderscheid tussen ambities en doelstellingen en voorkom dat maatregelen tot doelen worden verheven. 2. Stel als college, zoals aanvankelijk was beoogd, op basis van de uitgewerkte ambities en doelen, een gestructureerd tweejaarlijks maatregelenpakket op waarbij per maatregel wordt aangegeven in welke mate deze bijdraagt aan welke doelen. Formuleer daarbij ook maatregelen voor de middellange en langetermijn. Maak inzichtelijk welke maatregelen op lokaal, op regionaal of op bovenregionaal niveau worden uitgevoerd. Informeer de raad over het maatregelenpakket. 3. Geef als college per maatregel aan hoeveel deze kost en hoe de kosten zijn gedekt. Maak daarbij onderscheid tussen uitvoerings- en proceskosten.

Geef ook aan hoeveel capaciteit de uit-voering van de maatregel vergt en of deze beschikbaar is. Als beschikbare middelen (geld en capaciteit) niet toereikend zijn om de benodigde maatregelen uit te voeren, moeten de doelen en ambities worden aangepast aan de wel beschikbare middelen. Dit vergt besluitvorming door de raad. 4. Monitor als college periodiek de uitvoering van het maatregelenpakket en geef daarbij aan in hoeverre de gestelde doelen worden bereikt. Met andere woorden: maak de realisatie van de doelen inzichtelijk in samenhang met de uitgevoerde maatregelen. Betrek ook de ingezette middelen hierbij. Besteed in voortgangsrapportage tevens aandacht aan niet-uitgevoerde maatregelen en de daarbij behorende, onderliggende redenen. Expliciteer voorts welke inspanningen zijn verricht om belemmeringen weg te nemen. Informeer de raad periodiek door middel van een voortgangsrapportage. 5. Geef als college duidelijkheid over welke rol de gemeente wil vervullen in de duurzaamheidstransitie. Pas de ambities daar desgewenst op aan. Bepaal of de gemeente een faciliterende, regisserende of partnerende rol inneemt. Schep daarmee inzicht in binnen welke ruimte de gemeente zelf instrumenten kan inzetten om de ambities te verwezenlijken. Biedt op basis daarvan ook inzicht in welke belemmeringen bij andere (mede)overheden moeten worden weggenomen. 6.

Bespreek als raad proactief de voortgangsrapportages en controleer of met de geboekte voortgang de doelen en daarmee de ambities bereikt gaan worden. Besluit aan de hand daarvan of ambities en doelen moeten worden bijgesteld of dat de uitvoering moet worden bijgestuurd. 7. Versterk als college de organisatie van het duurzaamheidsbeleid door een programmatische aanpak te hanteren. Daarin wordt de verbinding gelegd tussen ambities, doelen en inspanningen, zowel van het team duurzaamheid als bij overige beleidsafdelingen. Expliciteer daarbij een onderlinge rolverdeling tussen duurzaamheidsmedewerkers en overige beleidsmedewerkers. Maak afspraken over inzet en werkzaamheden.

Behandeling in de raad Lisse Als ingekomen stuk op agenda raadsvergadering Lisse d.d. 7 december 2020.

De raad heeft het rapport goed ontvangen en dat het (in tweede instantie) aanleiding is geweest nog eens kritisch naar de eerder geformuleerde ambities te kijken. Ook heeft de raad de aanbeveling ter harte genomen dat ze het college op dit onderwerp beter moet volgen. Pagina 24 van 28

3e Planning & Control in Hillegom en Lisse Aanbevelingen 1. Het is gezien de grote inspanning per P&C-product aan te raden één tussenrapportage te laten vervallen. De tussenrapportage die bijna tegelijkertijd met de kadernota verschijnt zou kunnen vervallen als tegelijkertijd de tweede tussenrapportage eerder verschijnt, bijvoorbeeld eind augustus, direct na het zomerreces. Daarmee is het eerste halfjaar van de begrotingsperiode in voortgang scherper en is er nog voldoende tijd effect te hebben van eventuele politieke bijsturing van de raad op een specifiek onderwerp. Tegelijkertijd wordt door de ambtelijke organisatie tijd bespaard. Als ook ingezet wordt op digitale dashboards zal de eerste tussenrapportage evenmin worden gemist. 2. Zoals hiervoor genoemd is het aan te bevelen in te zetten op een digitale begroting en bijbehorende realtime dashboards. Met dergelijke techniek is het voor raadsleden op ieder gewenst moment in te zien wat de financiële voortgang van een programma of project is, hetgeen de kwaliteit van de controle ten goede komt. Tegelijkertijd zal door het digitaal aanbieden van informatie ook het proces van voortgangsrapportage mogelijk verbeteren hetgeen verschillen tussen begroting/verwachting en realiteit zal verbeteren. 3. Eén steekproef laat (te) grote verschillen zien over een relatief korte periode in verwachte uitgaven en het uiteindelijke resultaat.

Met verdere verbeteringen in de P&C-producten zullen dergelijke afwijkingen weer minder voorkomen. Om verwachting en resultaat dichter bij elkaar te brengen zal binnen de ambtelijke organisatie gewerkt moeten worden aan een strak en transparant controlproces waarin nadrukkelijk aandacht moet zijn voor het tijdig signaleren van afwijkingen in de voortgang van projecten, zodat de afwijkingen ook tijdig worden opgenomen in de prognoses. Dat zal samen met een digitaal aanbod van dashboards raadsleden actuele informatie kunnen bieden. 4. Er dient permanent aandacht te zijn voor de mogelijkheden om de verbinding te maken tussen de uitgaven van de gemeente en de met dat geld beoogde maatschappelijke doelen. 5. Het is aan te bevelen de politieke behandeling van de P&C-producten te versterken. Immers politieke doelen zijn alleen te realiseren als daarvoor ook middelen beschikbaar zijn. Deze producten moeten raadsleden inzicht bieden in waar (financiële) ruimte is (te vinden) voor intensivering van specifieke doelen of waar volgens politieke inzichten juist geen aandacht meer voor moet zijn. Om het politieke debat te versterken is inzicht in samenhang van diverse geldstromen en de mate waarin de raad daarin wijzigingen aan kan brengen noodzakelijk.

Hiervoor is ten minste noodzakelijk dat in diverse rapportages onderscheid moet zijn in incidenteel en structureel + wettelijk geoormerkt of vrij te besteden geld. Tegelijkertijd is het aan te raden raadsleden een cursus aan te bieden in gemeentefinanciën en hen voor behandeling van de kadernota en de begroting mee te nemen in opbouw en inhoud van deze P&C-producten. 6. Het strekt tot aanbeveling als binnen de betrokken ambtelijke organisatie er gelegenheid wordt gecreëerd om zich structureel te oriënteren op de bruikbaarheid van ‘best practices’, zoals die elders worden toegepast.

Hillegom Als ingekomen stuk op agenda raadsvergadering Hillegom d.d.11 maart 2021 Lisse Als ingekomen stuk op agenda raadsvergadering Lisse d.d. 16 maart 2021

Alle aanbevelingen zijn overgenomen

In de verordening staat dat er 2 rapportages moeten zijn. Omdat een van de aanbevelingen was om een tussenrapportage te laten vervallen, is dit in strijd met de verordening. Daarom moet de verordening worden aangepast. Hier wordt aan gewerkt.

Pagina 25 van 28

3f Schulddienstverlening Hillegom en Lisse Aanbevelingen ten aanzien van het beleid en doelstellingen 



Breng de raad in positie om kaders en doelen te stellen en bepaal gezamenlijk de KPI’s. Voor zowel ISD Bollenstreek als opdrachtnemer als voor Hillegom en Lisse biedt het nieuwe beleid kansen om gezamenlijk te komen tot een set concreet geformuleerde en meetbare doelstellingen waarlangs vervolgens wordt gemonitord en geëvalueerd. Dit is een aanbeveling die ook andersom geldt voor de raad, pak nadrukkelijker de rol als kadersteller. Kijk hiervoor bijvoorbeeld eens naar hoe dat gaat op het gebied van Participatie in Alkmaar. Omdat voor de raad de relatie tussen de doelstellingen en de indicatoren niet altijd duidelijk bleek, is daar aan het college gevraagd om jaarlijks zogenaamde doelenkaders op te stellen (in samenwerking met de uitvoeringsorganisatie) waarin de doelen gerelateerd worden aan de indicatoren. Dit doelenkader zorgt ervoor dat de raad effectiever kan monitoren in hoeverre de doelen van het beleid worden gerealiseerd. Dit zou ook in Hillegom en Lisse de behoefte kunnen vervullen aan meer controle op de voortgang. Zorg voor een duidelijke taakverdeling bij de beleidsvorming. Zowel van de kant van de gemeenten (HLTsamen) als van de ISD wordt aangegeven dat er behoefte is aan meer duidelijkheid over de beleidsontwikkeling en met name de beleidsregie.

Aanbevelingen ten aanzien van de organisatie en uitvoering 



Zorg voor meer bekendheid van schulddienstverlening bij bepaalde doelgroepen. De gemeenten Hillegom en Lisse zijn nog geen lid van de Nationale schuldhulp route; Schuldhulpmaatje is hier wel bij aangesloten. Het zou goed zijn voor de gemeenten om hier ook lid van te worden zodat inwoners zich ook anoniem kunnen aanmelden. Zorg voor een duidelijke sociale kaart en treedt als regisseur op in het veld. Op dit moment zijn veel ketenpartners nog niet goed op de hoogte van elkaars taken en rol. Ketenpartners, de ISD en gemeenten moeten goed op de hoogte zijn van elkaar om adequaat te kunnen doorverwijzen.