Db07 Raadsbrief, Eindevaluatie Omroep BO 2023.pdf

→het realiseren van een pluriforme en culturele diversiteit van het aanbod vanaf 2022 door in nauwe samenwerking met derden, waarbij customer generated content voorop staat, content te vergaren. →de omroep werkt vanaf 2022 met ten minste twee nieuwe partners samen. →het creëren van een platform in gemeenten binnen de streek in 2022 waar inwoners worden gefaciliteerd om beeld- en geluidsverslagen te maken en nieuws te genereren.

8.

MEDEWERKERS (VRIJWILLIGERS EN BETAALDE KRACHTEN)

Voor de aanstelling van een parttime zakelijk leider (2e helft 2021) wordt vanaf medio 2021 met de inzet van één of meer vrijwilligers aangevangen met het in beeld brengen van de kwantiteit en kwaliteit van de formatie van de medewerkers (vrijwilligers en betaalde krachten), de juistheid en volledigheid van medewerkers overeenkomsten en het opstellen van een inwerkingsprogramma voor PBO-leden en nieuwe medewerkers. Vanaf de aanstelling van een zakelijk leider wordt vervolgens meer en beter aandacht besteed aan de personele organisatie teneinde op termijn de kwantiteit en kwaliteit van de formatie van de medewerkers te verbeteren. Nadat er van iedere medewerker een overeenkomst is opgemaakt (voorwaarde CvdM en Keurmerk) en duidelijkheid is verkregen over de inzetbaarheid van de huidige medewerkers, kwetsbaarheden, manco’s ed. kunnen vanaf eind 2021 meer gericht activiteiten ontplooid worden om vrijwilligers op te leiden en te werven. Overigens is er begin 2021 al een opleiding presenteren nieuwsprogramma’s georganiseerd voor medewerkers van RTV en BO. Voor de werving van bestuurders (ook vrijwilligers) en leden van het PBO zijn eind 2020 al activiteiten ontplooid, echter het aantal kandidaten is niet toereikend om alle functies in te vullen. Nu er duidelijkheid is over het afblazen van de federatie wordt de draad v.w.b. het werven van leden onverwijld opgepakt.

Als één of meer vrijwilligers de hiervoor genoemde activiteiten oppakken, beschikt de omroep vanaf begin 2022 over een inwerkingsprogramma’s voor PBO-leden en nieuwe medewerkers. In het kader van bij- en nascholing van medewerkers wordt vanaf 2022 jaarlijks een opleidingsplan opgesteld. Omwille van de continuïteit van de omroep en het voldoen aan het Keurmerk Nederlandse Streekomroepen van NLPO (zie Kwaliteitszorg) beschikt de omroep uiterlijk eind 2021 over een organogram en onderliggende functiebeschrijvingen en zijn essentiële taken en verantwoordelijkheden bij meerdere medewerkers belegd. De inrichting van de redactie wordt gebaseerd op de inhoud en niet (meer) op de mediakanalen, radio, TV, website en sociale media. Door planmatig en gestructureerd overleg van de redactiemedewerkers, minimaal 1x per maand, dient onder leiding van de hoofdredacteur de interne communicatie verbeterd te worden. Voor de zakelijk leider is er v.w.b. de interne communicatie eveneens een belangrijke uitdaging weggelegd teneinde een “verbindende” cultuur, van “los zand” naar “samenhang”, een vorm van inspraak en goed geïnformeerde me-

Versie 1.1 – 7-10-2022

Pagina 11 van 18

dewerkers te realiseren. Hij draagt er zorg voor dat er voor medio 2022 een vrijwilligersplan is geformuleerd en vastgesteld. Beleidsdoelstellingen 2021-2024 →het verkrijgen van inzicht in de kwantitatieve en kwalitatieve formatie van medewerkers voor 1-10-2021. →het completeren van de medewerkers administratie v.w.b. de overeenkomsten met de medewerkers voor 1-102021. →het opstellen van inwerkingsprogramma’s voor nieuwe PBO-leden en medewerkers voor 30-09-2021. →vanaf begin 2021 worden trainingen, opleidingen georganiseerd in kader van het vergroten van competenties medewerkers. →vanaf het jaar 2022 wordt een jaarlijks opleidingsplan opgesteld. →uiterlijk ultimo 2021 beschikt de omroep over een organogram en onderliggende functiebeschrijvingen. →uiterlijk medio 2022 is er voor alle essentiële taken en verantwoordelijkheden ten minste één back up of is er voor een alternatieve optie gekozen, zoals outsourcing van IT-activiteiten, teneinde kwetsbaarheden tot een minimum te beperken →uiterlijk vanaf 1-9-2021 komt de redactieraad o.l.v. de hoofdredacteur minimaal 1x per maand bijeen. →medio 2022 beschikt de omroep over een vrijwilligersplan. →het transformeren naar de gewenste cultuur, waarvan samenhang en goed geïnformeerd medewerkers onderdeel uitmaken onder aanvoering van de zakelijk leider.

9.

MEDIA-AANBOD & ACTIVITEITEN

Politieke programmering: Het is voor een redacteur niet aantrekkelijk om twee raadsvergaderingen te bezoeken en het is voor een luisteraar niet aantrekkelijk om naar een streekprogramma te luisteren, waarin verslag gedaan wordt uit twee raadsvergaderingen. Is een debat met twee cultuurwethouders uit verschillende gemeenten nuttig? Met twee burgermeesters? Met raadsleden uit verschillende raden? Als het betreffende onderwerp de directe leefomgeving van de luisteraar raakt - zoals besluiten rond een theater, bibliotheek, zwembad of winkelcentrum - is nieuws uit verschillende raden de moeite waard. Met een leuk team kun je wellicht denken aan een ‘VI-achtig programma’, waarin herkenbare prominenten uit de streek - op amusante en evenwichtige toon - wekelijks ontwikkelingen uit de lokale en regionale politiek becommentariëren. Sportprogrammering: Heeft doorgaans bij een lokale omroep veel ‘emotionele’ berichtgeving rond het lokale favorietenteam. Bij een streekomroep komt daar berichtgeving rond de lokale ‘concurrent’ bij. De lokale derby kan er ook boeiender van worden. Onafhankelijke presentatie of dubbelpresentatie ‘wordt een voorwaarde voor aantrekkelijke, evenwichtige programmering waarin iedereen uit de streek zich blijft herkennen. Programma’s over zingeving: Het weekend bevat populaire uitzendtijden maar niet iedereen in de streek is even kerkelijk.

Voor de programmering van de aard en tijdstippen van programma’s over zingeving is de behoeften van onze luisteraars en kijkers leidend. Al die vragen, opmerkingen over de programmering, de inzet van mediakanalen en activiteiten worden vanaf 2021 door de vrijwilligers onder (bege)leiding van de hoofdredacteur en de zakelijk leider opgepakt met als stip op de horizon, dat de omroep eind 2023 voor alle inwoners in de Bollenstreek op alle relevante mediaplatforms de betrouwbaarste en in haar uitzendgebied de meest herkenbare maker en verspreider van journalistieke, lokale en streekgebonden verhalen en nieuws is.Ook gaan we vanaf 2021 aan slag met de mogelijkheid tot participatie door het bieden van reactiemogelijkheden op de site, via radio en TV (interactief). Beleidsdoelstellingen 2021-2023 →Realisatie voor eind 2022 van een programmering waaruit de verbinding van Bollenstreek blijkt en de lokale inwoners zich voldoende in (blijven) herkennen door de streekgebonden en lokale verhalen, nieuws en programma’s. →Het maken van gezamenlijke programma’s met andere omroepen vanaf 1-1-2022, waardoor eind 2022 ten minste

Versie 1.1 – 7-10-2022

Pagina 12 van 18

5 nieuwe programma’s bij samenwerkende omroepen op één of beide mediakanalen te bekijken dan wel te beluisteren zijn. →Middels een kijk- en luisteronderzoek, onder voorwaarde van voldoende beschikbare middelen binnen exploitatie, wordt uiterlijk in 2022 bepaald of de omroep de meest herkenbare maker en verspreider van journalistieke, lokale en streekgebonden verhalen en nieuws is.

10.

MARKETING

BO profileert zich als de omroep van de Bollenstreek. In het 2e halfjaar van 2021, na de aanstelling van een zakelijk leider, wordt aangevangen met de versterking van de positionering van de streekomroep, zodat uiterlijk medio 2022 de omroep zich als streekomroep manifesteert in naam, pay-off et cetera op al haar mediakanalen. Iedere twee jaar wordt, in samenspraak met PBO, een bereiks- en/of imago-onderzoek (zoals een kijk- en luisteronderzoek) uitgevoerd, indien daarvoor gemeentelijke financiering beschikbaar is. Voor het verwerven van extra middelen heeft de omroep de volgende mogelijkheden: - verkoop advertenties op TV, Radio, website en social media; - branded content: organisatie betaalt de facilitaire kosten, omroep zorgt voor bemensing en inhoud; - advertorials; - commercials; - productie van advertenties en commercials; - sponsoren van cultuur- en sportprogramma’s, titelsponsoring; - verslaglegging evenementen (non profit, ligt redactionele keuze aan ten grondslag met tegemoetkoming in (afwijkende) kosten; - werven van donaties. Hierbij zal te allen tijde wet- en regelgeving van het Commissariaat voor de Media als uitgangspunt genomen worden! Sinds 2020 is slechts één vrijwilliger actief bezig geweest met het werven van extra middelen voor Bo. Door veranderingen v.w.b.

reclamebestedingen in de markt, de Covid-19 periode en de beperkte inzet van vrijwilligers is er sprake van dalende inkomsten in 2020. In 2021 zijn als gevolg van de perikelen binnen RTV door de betreffende medewerker weinig extra middelen verworven. Voor 2022 dient het eenduidig en helder prijsbeleid m.b.t. de bovenstaande mogelijkheden geformuleerd en vastgesteld te worden. Naast de zakelijk leider dienen in 2022 meer medewerkers en vrijwilligers betrokken en ingezet te worden bij de werving van extra middelen. In het belang van de continuïteit van de omroep dient iedere medewerker zich van het belang van deze inkomsten bewust te zijn en binnen zijn/haar mogelijkheden hieraan aandacht te besteden. Aan de promotie van de omroep wordt vanaf het samengaan meer en beter aandacht besteed. De in- en externe publiciteit wordt vanaf dat moment verzorgd door een redactionele vrijwilliger, die op basis van signalering middels korte berichten zowel in- als extern de communicatie verzorgd van relevante informatie, zoals bijvoorbeeld nieuwe programma’s. Beleidsdoelstellingen 2021-2024 →Uiterlijk medio 2022 is de (her)positionering van BO als streekomroep, met in achtneming van het behoud van de lokale identiteit, in naam, pay-off et cetera gerealiseerd. →Vanaf 2021 wordt een “kijk- en luisteronderzoek” gehouden.

→Voor 2022 beschikt de omroep over een eenduidig en helder prijsbeleid voor de werving van extra middelen. →Uiterlijk 2023 of zoveel eerder als mogelijk wordt ten minste 30% van de inkomsten uit commerciële activiteiten behaald. In de daaropvolgende jaren wordt een verhoging van deze inkomsten nagestreefd van 10% per jaar.

Versie 1.1 – 7-10-2022

Pagina 13 van 18

→Eind 2021 zijn de medewerkers zich bewust van het belang van het werven van extra middelen en zijn er meer medewerkers bereid om hieraan een steentje bij te dragen. →Uiterlijk vanaf 1-1-2022 wordt de PR & Communicatie door een redactionele vrijwilliger uitgevoerd, waardoor de medewerkers en buitenwacht meer en beter worden geïnformeerd.

11.

TECHNISCHE ZAKEN EN HUISVESTING

Technische zaken heeft als doel de kwaliteit en continuïteit van het media- en programma-aanbod te faciliteren en te waarborgen, zodat de omroep kan voldoen aan een lokaal toereikend media-aanbod. Daartoe dient technische zaken bij te dragen aan de productvernieuwing en productiegroei. Dit vraagt om afstemming met andere organisatieonderdelen, investeringen op het gebied van technische apparatuur en faciliteiten(zie financieel), beschikbaarheid van technisch gekwalificeerde medewerkers en scholing c.q. training daarvan als ook protocollen bij technische storingen. Bo maakt in beginsel gebruik van de studio in Noordwijk. In nauw overleg met de gemeenten wordt gezocht naar een meer centraal gelegen locatie in de Bollenstreek, waardoor er voor Welzijn Noordwijk de gelegenheid gecreëerd wordt voor (toekomstige) uitbreiding en Bo de beschikking krijgt over een adequate bedrijfshuisvesting. Beleidsdoelstellingen 2021-2024 →Verbetering van de transparantie van de werkzaamheden en de prioriteiten voor Technische Zaken met als doel meer inzicht te verschaffen en een structurele wisselwerking tot stand te brengen tussen Technische Zaken en andere organisatieonderdelen.(gereed 30-05-2022) →Het uitbreiden van de formatie van Technische Zaken kwantitatief en kwalitatief vanaf 2021, door: - werving van voldoende medewerkers per afdeling; - verhogen kennis en competenties o.g.v.

studiotechniek, uitzendtechniek, automatisering, tv, internet, locatietechniek, en ICT; - uitbreiding van de aandacht voor opleiding en kwaliteitsverbetering (zie hoofdstuk 5). →Verbetering van communicatie over technische zaken binnen de afdelingen(vanaf medio 2021) →Een noodplan opstellen voor technische storingen en/of afwezigheid van technische deskundigen; gereed december 2021. →Het outsourcen/inkopen van technische kennis en/of diensten als Technische Zaken niet/onvoldoende zelfvoorzienend is. →de bereikbaarheid van het gehele media-aanbod binnen het gehele zendgebied verbeteren, indien mogelijk via de nieuwe Media Hub en/of in samenwerking met andere distributeurs(2021). →Het opstellen van een meerjarenplan voor het onderhoud, vervanging en uitbreiding van de technische apparaten en faciliteiten voor december 2021.

12.

INFORMATISERING/ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE/KWALITEITSZORG

In algemene zin streeft de omroep ernaar om eind 2022 aan alle criteria van het Keurmerk Nederlandse Streekomroepen te voldoen. Zie bijlage 15.2. Informatisering Er wordt jaarlijks een activiteitenplan en daarnaast een vijfjaren beleidsplan(zie criteria Keurmerk) opgesteld. De uitgangspunten en modellen beschreven in de normbegroting van NLPO en VNG en het handboek Financiële Verantwoording Publieke lokale omroepen van het Commissariaat voor de Media (CvdM) van februari 2009 worden toegepast.

Versie 1.1 – 7-10-2022

Pagina 14 van 18

Administratieve organisatie/Kwaliteitszorg De organisatie evalueert jaarlijks de kwaliteit van de dienstverlening en van de interne (werk)processen en voert naar aanleiding daarvan noodzakelijke verbeteracties uit. De organisatie stelt daartoe één keer per jaar meetbare kwaliteitsdoelstellingen op. Deze evaluatie vindt plaats aan de hand van vooraf geformuleerde kwaliteitsdoelstellingen en dient te worden vastgelegd. De evaluatie dient minimaal de volgende aspecten te omvatten: • resultaten van de (eerdere) keurmerktoetsing (indien beschikbaar); • afwijkingen, klachten en zaken die niet volgens de procedure verlopen (cf. criterium 20); • resultaten van de bereiks- en/of imago-onderzoeken (cf. criterium 16, indien beschikbaar); • resultaten van monitoring websitebezoek en sociale media; • rapportage van bevindingen PBO aan bestuur; • inspraak medewerkers (cf. criterium 12), zowel journalistiek als aangaande (werk)processen. Het organisatieboek van BO, waarin de (werk)processen zijn opgenomen, wordt voor 1-1-2022 gerealiseerd; • eventuele bevindingen van het Commissariaat voor de Media; • eventuele uitspraken van de Raad voor de Journalistiek (www.rvdj.nl). Wanneer de doelstellingen zijn opgesteld, worden deze vertaald naar meetbare grootheden en worden meegenomen in de processen en activiteiten van de organisatie. Deze doelstellingen zijn bekend bij de mensen op de werkvloer.

Als uit de resultaten van de evaluatie van bovenstaande punten blijkt dat verbeteringen noodzakelijk zijn om beter aan de kwaliteitsdoelstellingen te kunnen voldoen dan worden daar SMART verbeteracties op ondernomen. Er is vanaf oktober 2021 voor gebruikers van de omroep een schriftelijk vastgelegde klachtenprocedure, waarnaar de organisatie ook werkt. De (nieuwe) klachtenprocedure is vanaf oktober 2021 op de website van de omroep beschikbaar. Beleidsdoelstellingen 2021-2024 →Eind 2022 kwalificeert de omroep zich voor het Keurmerk Nederlandse Streekomroepen, doordat zij aan alle 20 criteria voldoet. →Kwaliteitsverbetering is continu onder de aandacht door planmatig en gestructureerd te werken in lijn met de kwaliteitscirkel van Deming (PDCA; plan, do, check, act). →Uiterlijk 1-10-2021 wordt gewerkt volgens de schriftelijk vastgelegde klachtenprocedure, die via de website beschikbaar is.

13.

FINANCIEEL

Financiële planning. Er wordt jaarlijks een begroting inclusief een vijfjaren begroting opgesteld o.b.v. een vijfjaren beleidsplan. Uitgangspunt voor het financieel management is dat de ontvangsten ten minste de uitgaven dekken (positieve kasstroom). Voor de meerjarenraming van Bo en de toelichting daarop wordt verwezen naar bijlage 15.3. Het is van belang dat via derden extra inkomsten worden gegenereerd met opdrachten door het verzorgen van Webinars en bedrijfspresentaties. De investering in de verbouwing van de studio, de verhuiskosten van BO en alle bestaande en nieuwe kapitaalslasten worden middels de bijdragen van de gemeenten ad € 3,28 per huishouden mogelijk gemaakt. Financiële administratie De financiële administraties van de omroep wordt door een vrijwillige administrateur onder verantwoording van de penningmeester verzorgd. Financiële verslaglegging Periodiek, minimaal 1x per kwartaal, doet de penningmeester verslag aan het bestuur en management van de finan-

Versie 1.1 – 7-10-2022

Pagina 15 van 18

ciële gang van zaken, waarbij ten minste de gerealiseerde resultaten versus de geprognosticeerde resultaten en de liquiditeitsplanning worden besproken. Financiële sturing Op basis van de financiële verslaglegging neemt het bestuur besluiten over de aanpassing van de begrotingen, Investerings- en financieringsplannen en het goedkeuren en vaststellen van de jaarrekening. Beleidsdoelstellingen 2021-2024 →Vanaf 1-1-2021 wordt volgens een taakstellende begroting gewerkt, waarbij de inkomsten bepalend zijn voor de maximale kosten. →Het genereren van extra inkomsten door het verzorgen van Webinars en bedrijfspresentaties voor derden door de omroep vanaf 2021 en volgende jaren. →Het verkrijgen van de middelen ten behoeve van een eventuele verhuizing van de studio en de verhuiskosten van BO naar een andere locatie in de loop van 2022. →Het realiseren van een adequaat financieel management door een juiste verdeling van de respectievelijke financiële taken en verantwoordelijkheden vanaf 1-1-2022.

14.

JURIDISCH

Juridische zaken Indien de statuten binnen de planperiode aangepast dienen te worden zal dat conform de nieuwe WBTR worden gedaan. Bij de omroep is sprake van een breed samengesteld bestuur, rekening houdend met Governancecode Publieke Omroep 2018. De dagelijkse leiding van de omroep is in handen van de hoofdredacteur en (op termijn) een zakelijk leider. Het bestuur van BO bestaat uit ten minste 3 vrijwillige leden. Bij de samenstelling van het bestuur van BO wordt zo goed als mogelijk rekening gehouden met het vertegenwoordigen van de onderstaande “profielen”: - Media, journalistieke/redactionele kennis en thematiek; - Techniek, ICT; - Marketing/Sales; - PR & Communicatie; - HRM; - Financieel; - Juridisch; Voor alle bestuursfuncties worden voor 2022 functieprofielen opgesteld. Omwille van een effectief en efficiënt besturen van de omroep wordt maandelijks overleg gevoerd. Good Governance De principes van de Governancecode Publieke Omroep 2018 worden door de directie, het bestuur en de medewerkers nageleefd inclusief de Regelingen A Melden vermoedens van misstanden, Regeling B Commissie ter bevordering van goed bestuur en Integriteit Publieke Omroep en Regeling C Beloningskader Presentatoren in de Publieke Omroep.

Voor de gemeenten dient het naleven van de Governancecode, inclusief de jaarlijkse rapportage van het PBO en de jaarlijkse financiële rapportage, voldoende waarborg te zijn om de jaarlijkse bekostiging verantwoord te verstrekken en iedere vijf jaar (voor het eerst in 2023 ) opnieuw te beoordelen of de omroep in aanmerking komt voor de aanwijzing tot de lokale omroep van de gemeenten door het Commissariaat van de Media. Op initiatief van de gemeenten vindt er jaarlijks n.a.v. de aanlevering van de rapportages een overleg tussen de portefeuillehouders van de gemeenten en een vertegenwoordiging van het bestuur plaats, waarin naast het financiële reilen en zeilen ook het beleid in algemene en specifieke zin aan de orde wordt gesteld.

Versie 1.1 – 7-10-2022

Pagina 16 van 18

Beleidsdoelstellingen 2021-2024 →Op voorstel van notariaat wordt bij een 1e aanpassing van de statuten van BO aan de hand van de modelstatuten NLPO de gevolgen verwerkt van de WBTR.(uiterlijk eind 2023) →Het opstellen van functieprofielen voor de functies in het bestuur voor 1-10-2021.

Versie 1.1 – 7-10-2022

Pagina 17 van 18

BIJLAGEN /RELEVANTE ARTIKELEN 15.1 Folder 20 criteria keurmerk Nederlandse Streekomroepen 15.3 Meerjarenraming(concept)

Versie 1.1 – 7-10-2022

Pagina 18 van 18