Db02 Raadsbrief Tussenrapportage HLTsamen 2025.pdf

Raadsbrief

Tussenrapportage HLTsamen 2025 aan: datum:

de raad van de gemeente Hillegom

ons kenmerk: Z-25-466827 datum collegevergadering: 14 oktober 2025 Dhr. R. ter Hark portefeuillehouder: behandelend ambtenaar: emailadres: embargo: programma:

Brigitte Kromdijk b.kromdijk@hltsamen.nl ☐ HLT Begroting

Hierbij bieden wij u de Tussenrapportage HLTsamen 2025 aan. Het Bestuur van HLTsamen heeft de Tussenrapportage op 22 september 2025 vastgesteld. In de tussenrapportage van HLTsamen wordt u geïnformeerd over de stand van zaken van verschillende bestuurlijke focuspunten op het gebied van beleid, dienstverlening, bedrijfsvoering en crisisorganisatie. Daarnaast worden in de tussenrapportage voorstellen gedaan om de begroting voor zowel de lasten en baten aan te passen. Dit is ook van invloed op de gemeentelijke bijdrage. De baten worden in de tussenrapportage met 4,5 mln bijgesteld, waarvan € 339.000 voor rekening van de gemeenten voor nieuwe taken en 4,1 mln aan overige bijdragen en verhaalbare kosten voor de gemeenten. Een toename van de gemeentelijke bijdrage wordt met name veroorzaakt door nieuwe taken die HLTsamen heeft gekregen in opdracht van de gemeenten, het betreft hier taken in het kader van de Spreidingswet en intensivering Integraal huisvestingsplan. De gemeenten hebben hierover besloten in de tussenrapportage 2025. De financiële consequenties van deze taken zijn al verwerkt in de gemeentelijke begroting, maar nog niet verwerkt in de begroting van HLTsamen. Per saldo gaat het om een bijstelling voor nieuwe taken van € 339.000.

Conform artikel 20, lid 1, aanhef en onder b van de Gemeenschappelijke Regeling werkorganisatie HLTsamen, wordt hierover geen zienswijze gevraagd. In onderstaand overzicht is het verloop van de gemeentelijke bijdrage per gemeente opgenomen.

Bijlagen: Tussenrapportage HLTsamen 2025

1

Gemeenschappelijke Regeling

Tussenrapportage HLTsamen 2025

Versie: september 2025

1

Inhoudsopgave Inhoudsopgave ........................................................................................................................................ 2 Voorwoord .............................................................................................................................................. 4 1. Samenvatting....................................................................................................................................... 5 1.1 Financieel beeld............................................................................................................................. 5 1.2 Leeswijzer ...................................................................................................................................... 6 2. Voorstel ............................................................................................................................................... 7 3. Programmaplan ............................................................................................................................... 8 3.1 Beleid ............................................................................................................................................... 8 3.2 Dienstverlening................................................................................................................................

9 3.3 Bedrijfsvoering............................................................................................................................... 10 3.3.1 Arbeidsmarktbeleid ........................................................................................................... 10 3.3.2 Integraal werkconcept.......................................................................................................... 11 3.3.3 Veilige werkomgeving .......................................................................................................... 11 3.3.4 Organisatieontwikkeling ....................................................................................................... 11 3.3.5 Lange termijn opdracht ........................................................................................................ 11 3.3.7 Privacy en informatieveiligheid ............................................................................................ 12 3.3.8 Samen digitaal transparant, de Archiefwet en de Wet open overheid ............................... 12 3.3.10 Inkoop................................................................................................................................. 13 3.3.11 Rechtmatigheid en Control ................................................................................................

13 3.3.12 Communicatie en Participatie ............................................................................................ 13 3.3.13 Crisisopvang ....................................................................................................................... 14 4. Financieel beeld - Exploitatie ............................................................................................................ 15 4.1 Algemeen..................................................................................................................................... 15 4.2 Toelichting lasten per rubriek ..................................................................................................... 16 A.

Personeelskosten................................................................................................................... 16

Knelpuntenbudget......................................................................................................................... 16 Nieuwe CAO 2025-2027 ................................................................................................................ 16 B.

Personeel gerelateerde lasten............................................................................................... 18

C.

Kosten informatisering beleid en automatisering ................................................................. 19

D.

Huisvesting en facilitaire zaken ............................................................................................. 20

E.

Overige bedrijfsvoering kosten ............................................................................................. 21

F.

Reserve mutaties ................................................................................................................... 21

4.3 Toelichting baten per rubriek ...................................................................................................... 22 G.

Bijdrage dienstverlening ISD.................................................................................................. 22

H.

Bijdragen derden ................................................................................................................... 22

I.

Verhaalbare kosten gemeenten ............................................................................................ 22

J.

Verhaalbare kosten crisisorganisatie..................................................................................... 23

K.

Bijdrage gemeenten HLTsamen............................................................................................. 23 2

N.

Reserve mutatie..................................................................................................................... 23

4.4 Stand van zaken overhevelingen ................................................................................................. 24 5. Investeringen ................................................................................................................................. 26

3

Voorwoord Aan het bestuur, Het directieteam biedt u hierbij de Tussenrapportage 2025 aan van de gemeenschappelijke regeling HLTsamen. In de financiële verordening van HLTsamen is opgenomen dat de directie minimaal één keer per jaar aan het bestuur over de voortgang van de te bereiken doelstellingen en de financiën rapporteert. Als ambtelijke organisatie staan we voor grote opgaven. We hebben als directie de afgelopen periode veel aandacht geschonken aan de doorontwikkeling van de organisatie. In het (organisatie) ontwikkelplan en de lange termijn opdracht staan de acties die we uitvoeren. We werken onder andere aan het versterken van en investeren in een inwerkprogramma voor nieuwe medewerkers, het ontwikkelen van project- en programma-management en het versterken van het team van leidinggevenden (o.a. met een MD programma), alsmede de verkenning aanpak toekomstbestendige dienstverlening. De bijgestelde begroting 2025 van HLTsamen is voor deze rapportage als basis gebruikt. In deze rapportage zijn de begroting, de realisatie, voorgestelde budget aanpassingen en het verwachte financieel resultaat per jaareinde toegelicht. De rapportage is opgesteld op basis van cijfers en informatie tot en met augustus. Na behandeling in het bestuur van HLTsamen, wordt deze tussenrapportage aan de colleges en gemeenteraden van de deelnemende gemeenten verzonden.

In deze tussenrapportage wordt het bestuur gevraagd in te stemmen met een aantal voorstellen die impact hebben op de bijdragen van de gemeenten. In deze tussenrapportage zijn de extra taken van de gemeenten opgenomen, namelijk Spreidingswet en verdere intensivering Integraal Huisvestingsplan Onderwijs. Naar aanleiding van de gepresenteerde cijfers van het investeringsplan bij deze tussenrapportage zal de directie een nadere analyse laten uitvoeren met betrekking tot de investeringsplannen. Het verwachte resultaat van de tussenrapportage bedraagt € 101.467,- negatief. Bij de slotwijziging zullen wij u een actueler beeld geven van het verwachte resultaat. Er zijn zowel aan de baten, maar vooral aan de lastenkant nog onzekerheden. Conform uw besluit bij de tussenrapportage van 2024 stellen wij u voor om de afrekening met de gemeenten voor 2025 eveneens te doen bij de jaarrekening.

Directieteam HLTsamen,

September 2025

4

1. Samenvatting Eenmaal per jaar wordt de tussenrapportage voor de werkorganisatie HLTsamen opgesteld. In de voorliggende rapportage wordt op basis van de begroting 2025 een uiteenzetting gegeven van de voortgang op de bestuurlijke focuspunten. Daarna volgt een toelichting op de financiële stand van zaken.

1.1 Financieel beeld Het saldo baten en lasten voor aanvang van de tussenrapportage 2025 bedraagt € 65,8 mln. In de voorliggende tussenrapportage worden voorstellen gedaan om de lasten per saldo met € 4.6 mln aan te passen, en om de baten per saldo met € 4.5,- mln aan te passen. Hierdoor is het geprognosticeerd resultaat €101.467,- negatief. Verloopstaat

Totaal

Totaal

Bijdrage

Bijdrage

Bijdrage

Bijdrage

Begroting 2025 HLTsamen Geactualiseerde begroting 2025

Lasten 62,990,120

Baten 65,832,810

Hillegom 14,553,686

Lisse 17,998,889

Teylingen 27,434,535

overige 3,003,010

Budgetoverhevelingen jaarrekening 2024

2,842,690

Saldo Baten en Lasten voor start Turap 2025

65,832,810

65,832,810

14,553,686

17,998,889

27,434,535

5,845,700

Mutaties turap 2025 HLTsamen

4,621,658

4,520,191

90,127

97,361

151,631

4,181,072

101,467

24,555

28,360

48,552

0

70,454,468

14,668,368

18,124,610

27,634,718

10,026,772

Geprognosticeerd nadelig resultaat turap HLTsamen Saldo Baten en Lasten na Turap 2025

70,454,468

2,842,690

De baten worden in de turap met € 4,5 mln bijgesteld, waarvan € 339.000,- voor rekening van nieuwe taken en het andere deel (€4.181.072,-) aan overige bijdragen (o.a. detacheringen, project Duin en bollenstreek en verhaalbare kosten, zowel bij gemeenten als bij externe initiatiefnemers). Uitbreiding gemeentelijke taken De toename van de gemeentelijke bijdrage wordt deels veroorzaakt door nieuwe taken (spreidingswet en intensivering IHP) die HLTsamen heeft gekregen in opdracht van de gemeenten. De gemeenten hebben dit opgenomen in hun tussenrapportage 2025. De financiële consequenties van deze taken zijn al verwerkt in de gemeentelijke begroting, maar nog niet verwerkt in de begroting van HLTsamen. Per saldo gaat het om € 339.000,- aan taken. Grip op Geld Ook in 2025 wordt invulling gegeven aan het programma Grip op Geld. Door langdurige ziekte van enkele medewerkers en moeilijk vervulbare vacatures staat het team Financiën nog steeds onder druk. Daarbij vragen de verbeteringen en ontwikkelingen in het kader van het programma Grip op Financiën veel extra inzet van het team. Het belang van een goed georganiseerde financiële functie staat voorop. Dat betekent dat we op de opengevallen plekken meer dan gebruikelijk moeten inhuren. Dat kan niet binnen het budget voor personele kosten van het team worden opgevangen.

5

Indexering, CAO en personele knelpunten In de geactualiseerde begroting 2025 was conform de richtlijn van de werkgroep FKGR uitgegaan van een loonstijging van 5,4% voor indexatie personeel. Inmiddels is de nieuwe CAO vastgesteld. Dit leidt tot een lagere indexatie dan opgenomen. Dit corrigeren we in de tussenrapportage HLTsamen. Volgens de nieuwe CAO hebben we te maken met de volgende indexaties voor 2025: Per 1 april 2025 2% Per 1 oktober 2025 1,85% De indexatie FKGR kwam neer op een bedrag van € 2.465.919,- voor 2025. De nieuwe berekening komt uit op een indexatiebedrag voor 2025 van € 899.347,-. Dit leidt tot een voordeel van € 1.566.572,- voor 2025. In 2025 is sprake van een personele en inhoudelijke knelpunten. Hiervoor is sinds de start van HLTsamen een geringe post ‘knelpuntenbudget’ beschikbaar. We verwachten dit budget ruim te overschrijden door extra kosten voor meerkosten door inhuur op reguliere functies voor vervanging van ziekte en vacatures en voor noodzakelijke impulsen. Dit leidt ertoe dat we verwachten dat het budget om dit soort knelpunten op te kunnen vangen met € 782.716,- wordt overschreden. Gelet op het bovenstaande wordt het bestuur gevraagd om het voordeel inzake de indexering en het nadeel als gevolg van personele knelpunten en het programma grip op geld, te verrekenen met de bijdragen voor de gemeenten bij de jaarrekening.

Hieronder is dit in schemavorm weergegeven. Voorstellen met impact op bijdrage gemeenten Bijdrage nieuwe taken Grip op geld

Hillegom

Lisse

Teylingen

Totaal

90,130 52,998

97,361 61,211

151,631 104,792

339,122 219,000

Personele knelpunten Voordeel CAO

189,417 -379,110

218,769 -437,857

374,530 -749,606

782,716 -1,566,573

Totale impact

-46,565

-60,517

-118,654

-225,735

Nadelig voorlopig resultaat te verrekenen bij jaarrekening

24,555

28,360

48,552

101,467

Totaal te verrekenen ( - = voordelig)

-22,010

-32,156

-70,102

-124,268

Het verwachte negatieve resultaat voor 2025 komt voorlopig uit op een bedrag van € 101.467,-. Gelet op de bovenstaande ontwikkelingen zou dat op dit moment voor de gemeenten leiden tot een beperkte teruggave (voor een bedrag van € 124.268,- totaal) eindejaar 2025, met de cijfers berekend op dit moment.

1.2 Leeswijzer

De in deze tussenrapportage toegelichte onderwerpen leiden tot een aantal voorstellen. Deze zijn in hoofdstuk 2 opgenomen. Hoofdstuk 3 beschrijft de stand van zaken van de uit te voeren activiteiten voor de bestuurlijke focuspunten. Hoofdstuk 4 gaat uitgebreid in op de financiële stand van zaken bij HLTsamen. De financiële stand van zaken wordt per rubriek gepresenteerd. Hoofdstuk 5 gaat nader in op de investeringen.

6

2. Voorstel Voorgesteld wordt: 1.

De tussenrapportage HLTsamen 2025 vast te stellen;

2.

Instemmen om de voorgestelde budget aanpassingen in de tussenrapportage 2025 door te voeren in de begroting 2025 van HLTsamen (conform bijgevoegde begrotingswijziging). Het gaat per saldo om een verhoging van de lasten van € 4.621.658,- en een verhoging van de baten van € 4.520.191,-. Instemmen om de opgenomen taken conform hoofdstuk 4 van de tussenrapportage te aanvaarden;

3. 4.

De bijdragen van de deelnemende gemeenten voor 2025 conform tussenrapportage 2025 met de volgende bedragen te verhogen voor de uitvoering van nieuwe taken: a. Hillegom: € 90.127,b. Lisse: € 97.361,c. Teylingen: € 151.631,-

5. Kennis te nemen van de diverse benoemde incidenteel nadelige effecten van de personele

knelpunten (€ 782.716,-) en de extra noodzakelijke middelen voor het programma Grip op Geld (€ 219.000,-), tezamen voor een bedrag van € 1.001.716,-, en het voordeel van de aanpassingen van de berekeningen inzake CAO en indexering (€1.566.573,-), en dit te verrekenen met de bijdragen bij de jaarrekening 2025.

6.

Kennis te nemen van het voorlopig negatief resultaat van de tussenrapportage van 2025 a € 101.467,- en dit verrekenen met de bijdragen gemeenten bij de jaarrekening 2025.

7.

De bijdragen van de deelnemende gemeenten voor 2025 vast te stellen als volgt: a. Hillegom: € 14.643.813,b. Lisse: € 18.096.250,c. Teylingen: € 27.586.166,-

8.

De tussenrapportage HLTsamen 2025 te versturen naar de gemeenten;

7

3. Programmaplan De opgaven, taken en werkzaamheden van HLTsamen zijn gericht op bedrijfsvoering. HLTsamen levert de capaciteit en middelen ten behoeve van de uitvoering van beleid en het leveren van dienstverlening. In de financiële huishouding van de gemeenten en HLTsamen onderscheiden we beleid, dienstverlening, bedrijfsvoering en de crisisorganisatie. Deze verdeling is ook het uitgangspunt voor het verkrijgen van de dekking van de lasten.

3.1

Beleid

De beleidsdoelstellingen lichten we inhoudelijk en financieel in de begrotingen van de deelnemende gemeenten toe. Bij het opstellen van beleidsplannen en uitvoerings- en beheerplannen geven gemeenten in de college- en raadsvoorstellen aan of sprake is van nieuw beleid of actualisatie van bestaand beleid en wat dit betekent voor de inzet van HLTsamen. Hieraan gekoppeld worden de middelen die nodig zijn voor de realisatie en door de opdrachtgevers, de gemeenten, beschikbaar gesteld. Na vaststelling van de begrotingen of tussentijdse wijzigingen worden de bedragen overgeheveld naar HLTsamen, die conform de offerte (project- en/ of programmaplan) tot uitvoering over kan gaan. 3.1.1 Omgevingswet We zetten de implementatie van de omgevingswet in fase 2 voort langs 2 sporen. Het eerste spoor richt zich op technische actualisaties van de omgevingsplannen om op 1 januari 2032 te voldoen aan de wettelijke eisen. In het tweede spoor zijn we gestart met het inrichten van de beleidscyclus in het kader van de omgevingswet. Hiervoor kiezen we voor een traject volgens het principe “leren door doen". Speciale aandacht is er hierbij voor het toepassen van het instrument omgevingsprogramma's. Maar ook de actualisatie van de omgevingsvisies valt binnen dit spoor. Het openstaande implementatiebudget zetten we in voor fase 2 van de implementatie van de Omgevingswet .

Hieronder vallen in 2025 en 2026 ook de kosten voor de formatie geo-tekenaar, planjurist en regelanalisten. Extra vragen in het kader van de omgevingswet naast de ingezette twee sporen aanpak zullen separaat gecontracteerd worden met de gemeenten. 3.1.2. Duurzaamheid In 2025 zijn grote stappen gezet om de programmastructuur verder vorm te geven. Het doel is om meer regie te kunnen voeren op de dynamiek die duurzaamheid in de fysieke leefomgeving met zich meebrengt. Inmiddels ligt er een programma duurzaamheid, waarin in ieder geval voor de komende 1,5 jaar de taken en opgaves en de onderlinge samenhang zijn beschreven. Een belangrijke randvoorwaarde daarbij was duidelijkheid te verschaffen rondom de rijksbijdragen zoals CDOKE gelden, specifiek voor de inzet van extra capaciteit op het gebied van duurzaamheid. De verwachting is dat de CDOKE-middelen ook na 2026 beschikbaar worden gesteld, maar voor nu is alleen rekening gehouden met beschikbaarheid van middelen tot eind 2026. Het programma kent 3 pijlers, namelijk energievoorziening, duurzame leefomgeving en circulariteit. Voor wat betreft de energievoorziening wordt gewerkt aan de herijking van het uitvoeringsprogramma, waarbij opwek, isolatie en het regionaal warmtenet de belangrijkste thema’s zijn.

Voor opwek zijn onder meer nadere onderzoeken naar zon op dak opgestart en worden concrete afspraken met de energiecorporaties gemaakt. Voor de isolatie zijn begin 2025 voor de afzonderlijke gemeentes subsidieverordeningen opgesteld. Het regionaal warmtenet vordert ook gestaag. In de loop van 2025 wordt daar weer nader over gerapporteerd aan de colleges. Bij duurzame leefomgeving vormen de herijking van duurzame gebiedsontwikkeling en het soortenmanagementplan de belangrijkste thema’s. Voor het soortenmanagementplan (SMP) is de quickscan afgerond en verwacht wordt dat in de tweede helft van dit jaar concreet gewerkt gaat worden aan opstellen van het SMP. Voor circulariteit is in 2 gemeentes inmiddels het actieplan vastgesteld. Voor wat betreft Hillegom is nog nadere afstemming noodzakelijk. In het programma duurzaamheid is ook ruimte gereserveerd voor de verduurzaming van eigen vastgoed. De eerste stap daarvoor betreft het opstellen van een routekaart. In Hillegom is deze al beschikbaar. Naar verwachting is de route kaart eind 2025 gereed voor besluitvorming.

8

De eerste stappen zijn gezet om te komen tot een duurzaamheidscentrum/uitvoeringsorganisatie. Het centrum zal fungeren als uitvoeringsorganisatie die inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties actief zullen ondersteunen bij het verduurzamen. HLTsamen zal zich dan meer richten op regievoering en beleidsontwikkeling. Momenteel wordt gewerkt aan een gezamenlijke visie en plan van aanpak. De aankomende periode richt zich op het verder uitwerken van de samenwerkingsvormen, alsmede het opstellen van een passend governance- en financieringsmodel. 3.1.3 Maatschappelijke agenda De ontwikkelingen in het Sociaal Domein vragen om een andere manier van werken. Met de Maatschappelijke agenda (MAG) is het proces in gang gezet om samen met de samenleving te werken aan gedeelde ambities. Deze ontwikkeling wordt de komende jaren verder uitgewerkt en vraagt veelal om aanpassing van instrumenten en om andere kennis en vaardigheden. In 2025 is voor alle drie de gemeenten een nieuwe Algemene subsidieverordening vastgesteld, die meer sturings- en toetsingsmogelijkheden geeft en waarin de weigeringsgronden duidelijker zijn geformuleerd en uitgebreid. Om beter te kunnen rapporteren over de ambities in de MAG en de effecten van het beleid wordt in het najaar van 2025 een eerste versie van de MAG-monitor opgeleverd.

De monitor wordt opgesteld in samenwerking met collega's van Team Bedrijfsinformatie en Compliance. In deze monitor wordt uit de grote hoeveelheid data die beschikbaar is (bijvoorbeeld via HLT In Cijfers en Een Gezonder Hollands Midden) voor elk van de 30 ambities door middel van 2 of 3 indicatoren iets gezegd over de betreffende ambitie. Deze eerste MAG-monitor is bedoeld om samen het gesprek aan te gaan over wat de data ons zeggen en waar mogelijk behoefte is aan méér gegevens. De bruikbaarheid van deze versie wordt dit najaar besproken met collega's, partners, bestuurders en de gemeenteraden om te verkennen hoe een tweede versie van de monitor er uit zou moeten zien. Samenwerking met maatschappelijke initiatieven vraagt onder meer om afspraken over hoe om te gaan met maatschappelijke waarde. Onze P&C-cyclus is vooral gebaseerd op euro's en we hebben nog weinig ervaring met het zichtbaar maken van maatschappelijke waarde van initiatieven. Nog minder lukt het ons om die waarde te vergelijken met initiatieven die duidelijke kosten en baten in euro's hebben. In 2024 is een analyse gemaakt van de maatschappelijke waarde van initiatief De Jojo in Teylingen, om te beargumenteren waarom de gemeente medewerking zou moeten verlenen aan het vinden van een nieuwe locatie voor dit initiatief.

Dat traject maakte onder meer duidelijk dat er behoefte is aan een helder en breed toepasbaar toetsingskader voor het berekenen en/of aannemelijk maken van de maatschappelijke waarde van een initiatief. In 2025 wordt gewerkt aan een dergelijk toetsingskader. Tenslotte worden zowel portfoliomanagement als accounthouderschap verder versterkt. Via verbeterd portfoliomanagement krijgt de organisatie meer grip op het werk, meer grip op geld en meer grip op contracten en opdrachten. Veel collega's van Maatschappelijke Ontwikkeling zijn accounthouder van grotere of kleinere maatschappelijk partners en voor hen is een trainingstraject opgezet dat in september 2025 van

start gaat.

3.2 Dienstverlening

Momenteel voeren we een integrale verkenning voor de Visie op Dienstverlening uit. In de voorfase verkennen we zowel in- als extern via kwantitatief en kwalitatief onderzoek de huidige stand van zaken van onze dienstverlening. Hiervoor voeren we in het derde kwartaal van 2025 een nulmeting uit die zich richt op verschillende kanalen van onze dienstverlening (telefonie, receptie/balie, email, het contactformulier op de website en sociale media). Ook inventariseren we welke trends en ontwikkelingen om acties en/of keuzes vragen. In gesprek met onze bestuurders bepalen we vervolgens de reikwijdte en het ambitieniveau als het gaat om het begrip dienstverlening en de manier waarop we hier invulling aan geven.

9

3.2.1. Reisdocumentenpiek We monitoren de aanvragenstroom doorlopend en onze baliebezetting plannen we, vanuit een flexibele pool met (inhuur)medewerkers, binnen budget op piekmomenten in. Zo zorgen we ervoor dat inwoners altijd op korte termijn een afspraak kunnen maken en geholpen worden. 3.2.2 Digitale dienstverlening Een deel van de e-diensten die onder de Wmebv vallen voldoen nu aan de nieuwe wettelijke eisen. De e-diensten die nog niet voldoen, richten we verder in. Dit is een doorlopend proces. Met onze verbonden partijen zoeken we de samenwerking op om gezamenlijk tot een goede invulling van de verplichtingen te komen. En we delen actief relevante kennis en inzichten. We richten een nieuw systeem in voor het publiceren van de gemeentelijke websites. De huidige portalen ontwikkelen we daaropvolgend verder. De pilot om met generatieve AI het prestatieniveau van de Chatbot Gem te verhogen, loopt nog en volgen we actief. 3.2.3 Landelijke Aanpak Adreskwaliteit De LAA is opgepakt en succesvol geïntegreerd binnen de totale werkzaamheden van de expertisegroep Adreskwaliteit, een onderdeel van Burgerzaken. LAA is een onderdeel van het gehele streven naar een hoge adreskwaliteit in de BRP. Vanaf 2025 zetten we dus al in op de verbetering van adreskwaliteit in de breedte.

Meer dan 800 landelijke afnemers baseren hun regelingen en bijvoorbeeld het toekennen van toeslagen en uitkeringen op de BRP. Landelijk is er een toename te zien aan onjuiste in- en uitschrijvingen op adressen in de basisregistratie personen (BRP). Samenwerking met andere overheidsinstanties en externe partijen is cruciaal voor het leveren van een juiste en correcte BRP en om samen adresfraude te bestrijden. We ontwikkelen de adreskwaliteit verder door. De Expertisegroep Adreskwaliteit is opgericht eind 2024. Belangrijke onderdelen als leegstandsonderzoek, briefadres en adresonderzoek worden daarin verder geprofessionaliseerd. We zetten de samenwerking op met ketenpartners (OOV, Politie, Leerplicht, Belastingen, Handhaving BWT, Voorieder1 etc.)

3.3 Bedrijfsvoering 3.3.1 Arbeidsmarktbeleid In samenwerking met Communicatiebureau No925 en medewerkers van HLT hebben we een HLTmerkverhaal en een werkgeverspropositie ontwikkeld, evenals een communicatieconcept en diverse persona’s. Deze zaken creëren meerwaarde in de binding met de organisatie en voor het werk dat wordt gedaan. Voor de potentiële medewerkers buiten de organisatie zijn het middelen om hen voor HLTSamen als werkgever te interesseren en hen te bewegen bij ons te komen werken. De spelregels voor referaat recruitment (via-via-werving) zijn vastgesteld. Dit is een krachtig middel om via de netwerken van onze medewerkers nieuwe collega’s te vinden. Een checklist voor de intromaatjes (buddy’s) van nieuwe medewerkers is ontwikkeld. Er is opnieuw een werkbelevingsonderzoek (WBO) uitgevoerd. Uit het WBO 2025 blijkt dat wij als organisatie op verschillende onderdelen vooruitgang hebben geboekt. Met name op thema’s als samenwerking, leiderschap, informatievoorziening en het functioneren van de directie zijn positieve ontwikkelingen zichtbaar. Hier mogen we als organisatie trots op zijn. Tegelijkertijd blijven er duidelijke verbeterpunten bestaan. Het bureau Effectory dat ons heeft begeleid in het WBO benadrukt dat een stijging binnen één jaar al als een positieve ontwikkeling mag worden gezien.

Dit onderstreept het belang van het vasthouden aan ingezette verbeterlijnen en het gericht doorpakken op de aandachtspunten die uit het onderzoek naar voren komen. Door ons te richten op de verbeterpunten die daaruit zijn gekomen, werken we ook aan het behoud van medewerkers.

In 2025 werken wij nog aan het volgende; -

Op basis van het ontwikkelde communicatieconcept en de ontwikkelde persona’s allerlei soorten beeldmateriaal ontwikkelen, waarmee we de arbeidsmarkt opgaan, waaronder: video’s, foto’s, banners, posters en ansichtkaarten.

10

-

Campagnes ontwikkelen om HLTsamen bekend te maken als werkgever in de regio en daarbuiten. En campagnes ontwikkelen voor onze (moeilijk vervulbare) vacatures. Het introductieprogramma voor de eerste 100 dagen van nieuwe medewerkers bij HLTsamen door ontwikkelen: het wordt geactualiseerd en de introductie van specifieke doelgroepen (teammanagers en directeuren) wordt eraan toegevoegd. Het magazine voor nieuwe medewerkers afmaken, in lijn met het ontwikkelde communicatieconcept. Door ontwikkelen van het recruitmentproces

3.3.2 Integraal werkconcept De werkvorm ‘Werk waar het werkt’ (2021) is in 2024 geëvalueerd op vier onderdelen: werkplek, vergaderen en ontmoeten, de digitale wereld en welbevinden personeel. Als rode draad komt naar voren: (1) de behoefte aan extra werkplekken op piekmomenten van de week, (2) stilteruimtes voor Teams- of één op één gesprekken, (3) extra hybride vergaderfaciliteiten en (4) inrichting obv integrale samenwerking vanuit de keten. Hieruit zijn verbeterpunten voor kort- en middellange termijn benoemd. Voor de korte termijn zijn in het voorjaar van 2025 op alle locaties extra werkplekken geplaatst. Deze zijn nieuw aangeschaft. Daarnaast is geïnventariseerd wat de mogelijkheden zijn voor de aanschaf van stilteruimtes. Vooralsnog zullen deze stilteruimtes onder meer vanwege de kosten (minimaal € 20.000 per stuk) niet worden aangeschaft en zal nadere uitwerking nodig zijn. Voor de middellange termijn is integrale samenwerking vanuit de keten gewenst. Teammanagers geven aan vanuit de opgaven graag bij elkaar te willen worden geplaatst. Er zijn inmiddels extra hybride vergaderfaciliteiten geplaatst. De uitkomsten van de evaluatie vormen tevens input voor het ontwikkelen van een visie op huisvesting voor lange termijn. Visie huisvesting op lange termijn Een opdracht voor een voorverkenning van het opstellen van een visie zal in 2025 worden opgesteld.

3.3.3 Veilige werkomgeving Om van start te kunnen gaan met het Programma Samen Veilig is het noodzakelijk om een preventiemedewerker deel te laten nemen aan dit project. In 2025 is door de directie formatie vrijgemaakt voor een preventiemedewerker. Medio september 2025 zal de preventiemedewerker starten bij HLTsamen. In 2025 met een uitloop naar 2026 start de uitvoering van de deelplannen die vallen onder het Programma Samen Veilig, dat is gericht op de veiligheid van gemeentelijke panden en de openbare orde en veiligheid. Naast de fysieke veiligheid is in dit plan ook aandacht voor de sociale veiligheid van medewerkers. 3.3.4 Organisatieontwikkeling In het inrichtingsplan en ontwikkelplan HLTsamen én in de lange termijn opdracht ‘HLTsamen verder’ is uiteengezet welke ontwikkelingen HLTsamen door dient te maken om opgaven voor onze gemeenten, inwoners, bedrijven en besturen het hoofd te kunnen bieden en hierbij dienstverlening op peil te houden. HLTsamen dient zichzelf in de volgende fase van de samenwerking verder te ontwikkelen. In het ontwikkelplan, het concernplan en de lange termijn opdracht is geduid welke ontwikkelstappen in 2025 gezet moeten worden. Dit varieert van het opleveren en afronden van leerlijnen, het verbeteren van samenwerking en onderliggende processen en het verhogen van de kwaliteit.

We realiseren de stappen die in 2025 geprogrammeerd staan en we werken de sturing op de organisatieontwikkeling verder uit. 3.3.5 Lange termijn opdracht Om de komende jaren de inwoners van Hillegom, Lisse en Teylingen goed van dienst te zijn hebben de drie colleges een nieuwe lange termijn opdracht voor HLTsamen vastgesteld: ‘HLTSamen Verder’. Deze nieuwe lange termijn opdracht (LTO) vervangt het bedrijfsplan uit 2017 ‘HLTsamen Sterker!’. De aanbevelingen uit de evaluatie uit 2024 zijn opgenomen in de LTO; Een deel daarvan zijn onderdeel van andere (reeds lopende) trajecten. Voor andere aanbevelingen

11

zullen het bestuur en de directie kijken hoe er mee om te gaan, zowel op welke manier als wanneer. 3.3.6 data gedreven sturen Data gedreven werken is geen losstaand programma meer, maar een integraal onderdeel van onze dagelijkse praktijk binnen Bedrijfsinformatie & Compliance (BIC). Door data bewust en doelgericht in te zetten, verbeteren we de kwaliteit van onze dienstverlening, versterken we de samenwerking met ketenpartners en vergroten we de wendbaarheid van onze organisatie. Het datateam binnen BIC speelt hierin een centrale rol: het ontwikkelt en beheert informatieproducten, ondersteunt bij prioritering en borgt datakwaliteit via heldere afspraken over eigenaarschap en governance. De focus ligt op het duurzaam inrichten van data- en informatieproducten, het vergroten van databewustzijn en het structureel verankeren van datagebruik in werkprocessen. Data gedreven werken betekent bij HLTsamen: samen leren, interpreteren, verbeteren en verbinden. Voorbeelden van informatieproducten die zijn ontwikkeld is een aantal interne producten zoals de HR monitor, P-kosten monitor en verplichtingen monitor. Daarnaast wordt hard gewerkt aan de MAG-monitor, Afval monitor en woningbouw.

3.3.7 Privacy en informatieveiligheid Hoewel de implementatie van de NIS2-richtlijn in Nederland is uitgesteld tot medio 2026, is het voor gemeenten en overheidsorganisaties essentieel om nu al stappen te zetten. NIS2 verplicht publieke instellingen tot het versterken van hun digitale weerbaarheid, met onder andere een zorgplicht (risicobeoordeling en passende beveiligingsmaatregelen), meldplicht bij incidenten, en toezicht door een nationale autoriteit. De impact is aanzienlijk: processen moeten worden geformaliseerd, het cybersecuritybeleid herzien en leveranciers gescreend op digitale veiligheid. Daarom is een tweefasige aanpak gestart: Korte termijn: we voeren momenteel een opdracht uit om een basisimplementatie van NIS2 gereed te hebben eind 2025. Dit omvat onder andere het in kaart brengen van bestaande maatregelen en het treffen van eerste noodzakelijke verbeteringen. Lange termijn: parallel bereiden we een uitgebreide NIS2-scan voor, inclusief impactanalyse en implementatieplan. Deze scan wordt in 2026 afgerond en vormt de basis voor structurele borging binnen de organisatie. In het gegevensbeschermingsplan is het updaten van het register van verwerkingen een belangrijk item. Op dit moment wordt hier stevig op ingezet en is de verwachting dat het register in het vierde kwartaal up-to-date is. Daarnaast wordt ingezet op borging van het proces om vervuiling te voorkomen.

3.3.8 Samen digitaal transparant, de Archiefwet en de Wet open overheid Binnen het project Samen Digitaal Transparant zetten we belangrijke stappen richting een toekomstbestendige, efficiënte en transparante digitale werkomgeving. Een koplopersgroep, bestaande uit drie teams, werkt inmiddels met de moderne digitale werkplek. De migratie van de persoonlijke netwerkschijven naar OneDrive is succesvol verlopen, wat zorgt voor betere toegankelijkheid, samenwerking en informatiebeveiliging. De migratiestrategie voor de overige netwerkschijven richting de M365-omgeving is in ontwikkeling. Ook is gestart met de functionele inrichting van SharePoint en Microsoft Teams, waarmee we de samenwerking verder professionaliseren en grip krijgen op de informatiehuishouding. De moderne werkplek stelt medewerkers in staat om efficiënter samen te werken, ongeacht locatie of tijdstip. Dit draagt bij aan een wendbare organisatie die beter kan inspelen op maatschappelijke opgaven en veranderende wet- en regelgeving. Bovendien is deze ontwikkeling een logische en noodzakelijke stap binnen onze bredere Cloudtransitie, waarin we streven naar schaalbaarheid, flexibiliteit en toekomstbestendige IT-dienstverlening. In het kader van digitale transparantie en informatiebeheer bereiden we ons voor op de aanbesteding van een nieuw zaaksysteem.

De oriënterende fase is afgerond en er wordt gewerkt aan het opstellen van het pakket van wensen en eisen.

12

Daarnaast houden we rekening met de kaders van de Archiefwet en de Wet open overheid. Deze wetten stellen eisen aan het duurzaam toegankelijk maken van informatie en het actief openbaar maken van documenten. De inrichting van onze systemen en processen wordt hierop afgestemd, zodat we voldoen aan de wettelijke verplichtingen én invulling geven aan onze maatschappelijke verantwoordelijkheid. 3.3.9 Grip op geld De basis staat: de processen en systemen die binnen dit project vielen zijn ingericht, verbeterd en zorgen voor meer overzicht en rust in onze financiële sturing. Dit jaar zijn we gestart met het vastleggen van verplichtingen en prestatieleveringen. Met name bij verplichtingen zien we al goede resultaten. Afspraken rond contractering tussen HLTsamen en gemeenten zijn vastgelegd en we zijn gestart met managementgesprekken. En belangrijk: we zien een groter besef van verantwoordelijkheden in de verschillende rollen van financieel adviseur, budgethouder en budgetbeheerder. We naderen het punt waarop we de volgende stappen kunnen zetten om écht in control te zijn. Dit najaar maken we de balans op. Wat werkt goed? Waar lopen we nog tegenaan? En wat is er nodig om de volgende stap te zetten? Op basis van die evaluatie verkennen we wat er nog nodig is voor duurzame financiële grip.

3.3.10 Inkoop Om de doelen uit het inkoopbeleid te realiseren is uitbreiding van de formatie met een strategisch beleidsadviseur inkoop nodig. Daarvoor zijn de middelen vrijgemaakt en na de zomervakantie start de werving. Nu richten wij ons nog vooral op bewaking van het inkoopjaarplan, begeleiding van aanbestedingen en verbreding van de kennis van inkopen en aanbesteden. Tot nu toe zijn daarvoor drie interne trainingen verzorgd. 3.3.11 Rechtmatigheid en Control De toenemende wet- en regelgeving en eisen op het vlak van financiën en (externe) verslaglegging hebben in 2024 geleid tot de rechtmatigheidsverantwoording door de directie aan het bestuur HLTsamen. Inmiddels hebben we na afronding van de jaarrekening 2024 het proces geëvalueerd en een plan van aanpak rechtmatigheid voor 2025 opgesteld. Voor de langere termijn en de ontwikkeling naar een In Control Statement heeft het bestuur in 2024 besloten een aantal uren vanuit bedrijfsvoering voor HR-control, JZ-control en I-control te plaatsen bij Audit en control. Niet als functie, maar wel als rol bij een bestaande functie. In 2025 wordt verder ingezet op deze samenwerking.

Daarnaast stellen wij in de tweede helft van 2025 een plan van aanpak op om de verbijzonderde interne controle door te ontwikkelen van een gegevensgerichte controle naar een procesgerichte controle en in de toekomst misschien zelfs naar een systeemgerichte controle. 3.3.12 Communicatie en Participatie In 2025 geeft communicatie actief uitvoering aan de plannen uit de begroting. Een nieuwe, belangrijke ontwikkeling is de vervroegde verkiezing voor de Tweede Kamer op 29 oktober 2025. Dit vraagt om directe inzet van de organisatie, vooral op het gebied van functionele communicatie richting inwoners over het verloop van de verkiezingen. Tegelijkertijd bereiden we ons ook al voor op de gemeenteraadsverkiezingen in 2026: in 2025 starten we met verbindende communicatie vanuit de gemeente om inwoners hierbij te betrekken. Ook het digitale landschap krijgt een upgrade. In het vierde kwartaal vervangen we technisch de websites van de drie gemeenten én de werkenbijHLTsamen-site. Dit betekent dat we allereerst het systeem achter de websites vervangen, en daarbij kijken of we verbeteringen voor bezoekers door kunnen voeren. Denk hierbij aan het verbeteren van de vindbaarheid van informatie, de zoekfunctie verbeteren en de toegankelijkheid van informatie checken. De aanbesteding begin 2025 is succesvol afgerond en er is een uitvoerende partij geselecteerd.

Door de vervroegde verkiezingen verschuift de migratie van oktober naar een later moment in 2025, maar we verwachten de overgang dit jaar nog af te ronden. Op het gebied van participatie zijn we in 2025 gestart met een voorverkenning voor de nieuwe participatieverordening, die vóór 1-1-2027 opgesteld en vastgesteld moet worden. Dit is een wettelijke verplichting vanuit de Wet versterking participatie op decentraal niveau. Met de

13

voorverkenning wordt duidelijk welke stappen de gemeente en betrokken teams, griffies en gemeenteraden moeten gaan zetten. We verwachten deze verkenning in het vierde kwartaal van 2025 af te ronden. 3.3.13 Crisisopvang Uitgangspunt van de gemeente Hillegom, Lisse en Teylingen is dat aan ontheemden uit Oekraïne noodopvang kan worden geboden. Waarbij de noodopvang zoveel mogelijk duurzaam, lees voor een langere periode, wordt opgezet, ingericht en gebruikt zolang dit nodig is. Dat zorgt voor meer stabiliteit aan de Oekraïense ontheemden, de omwonenden en de gemeentelijke organisatie. Hierbij wordt nauw samengewerkt met de regiogemeenten. Het kernteam dat is opgericht voor de vluchtelingenopvang is bezig met het actualiseren van de opdrachten van de drie gemeenten, zodat daar in de werkplanning rekening gehouden kan worden. Voor nu is de stand dat in de gemeenten Teylingen en Lisse er alleen een beheertaak wordt uitgevoerd. Voor de gemeente Hillegom ligt er een nieuwe realisatieopdracht. Namelijk de planvorming van herontwikkeling van opvanglocatie aan de Stationsweg 45 in Hillegom, waar ook de huidige opvanglocatie aan de Thorbeckelaan 40 zal worden geïntegreerd. Dit wordt door het kernteam als project uitgevoerd. Verder heeft het kernteam een advies in voorbereiding voor de gemeenten om op het vlak van beheer/ coördinatie, beveiliging en welzijn verder te normaliseren.

Dit leidt dan ook tot lagere kosten. De gemeenten hebben HLTsamen ook de opdracht gegeven om te ondersteunen bij de uitvoering van de Spreidingswet. Met de val van het kabinet is de onzekerheid over de toekomst groot. Tegelijk is de Spreidingswet nog van kracht en moeten gemeenten daarop geadviseerd kunnen worden. Met het kernteam wordt in de gaten gehouden hoe de opdrachten van de drie gemeenten lopen en wat dit betekent voor de capaciteitsbehoefte. Het kernteam bestaat deels uit personeel in dienst, maar voor het overgrote deel uit inhuur. Vanwege wetgeving (wet DBA) zit er een beperking in de duur van inhuur. Dit levert vervolgens problemen op in de continuïteit van de uitvoering zoals die voor de gemeenten nodig is. Er moest een afweging worden gemaakt tussen de risico's op het niet volgen van de wet DBA ten opzichte van het inkoopbeleid. Omdat de risico's op het inkoopbeleid kunnen worden opgeheven en die op de wet DBA niet, is ervoor gekozen om gedurende een overgangsperiode over te stappen van inhuur naar uitbesteding van dienst. Die opdracht is één op één gegund, waardoor de continuïteit voor de gemeenten is geborgd. Tegelijk wordt de overgangsperiode benut om een Europese aanbesteding te kunnen doen waardoor de taken voor de gemeenten weer rechtmatig worden uitgevoerd.

14

4. Financieel beeld - Exploitatie 4.1 Algemeen

De primaire begroting van HLTsamen voor 2025 bedraagt € 57,1 miljoen. Na het vaststellen van de primaire begroting is de begroting bijgesteld. In de bijgestelde begroting 2025 is de 1e begrotingswijziging 2025 en de budgetoverheveling van de vastgestelde de jaarrekening 2024 verwerkt. De bijgestelde begroting 2025 voor aanvang van de tussenrapportage bedraagt € 65,8 miljoen. De begroting van HLTsamen bestaat voor 80% uit personeelskosten. De overige 20% wordt besteed aan verschillende materiele uitgaven, daarbij worden de volgende rubrieken toegepast; Personeelsgerelateerde kosten, Informatisering en automatisering, Huisvesting en facilitaire kosten, Overige bedrijfsvoeringskosten en Reserve mutaties. Onder de verschillende rubrieken liggen verschillende budgetten ten grondslag. In het proces van de tussenrapportage zijn alle budgetten tegen het licht gehouden. Dit betekent dat de realisatie (uitgaven die reeds zijn gedaan) en de nog te verwachten uitgaven zijn doorgenomen en is bepaald hoe dit zich verhoudt ten opzichte de bijgestelde begroting. Daarbij is het verloop van de werkelijke uitgaven in 2025 ook meegenomen. In dit proces zijn zowel de onderschrijdingen als overschrijdingen in beeld gebracht. In onderstaande tabel is in de kolom ‘bijstelling Turap 2025’ per rubriek het saldo van de verschillende over- en onderschrijdingen opgenomen.

Per rubriek wordt een toelichting gegeven op de belangrijkste afwijkingen op de begroting (kolom: bijstelling Turap 2025).

Saldo van het voorlopig resultaat is € 101.4687,- nadelig ( + = Nadelig).

15

4.2 Toelichting lasten per rubriek

In deze paragraaf worden voor de lasten en de baten per rubriek de belangrijkste afwijkingen van de realisatie op basis van de financiële- en salarisadministratie ten opzichte van de begroting toegelicht. Hierbij is als uitgangspunt genomen de vastgestelde (bijgestelde) begroting 2025.

A. Personeelskosten

In de bijgestelde begroting bedragen de totale personeelslasten voor 2025 € 70.4 mln. In onderstaande tabel worden de afwijkingen op de begrote personeelskosten gespecificeerd en vervolgens toegelicht. In totaal worden de personeelskosten met bijna € 3.8 mln bijgesteld. De gevolgen voor de gemeentelijke bijdragen worden toegelicht bij de baten.

Personeelskosten

Bedrag

Voor- of nadeel

Personeelsmutaties tlv knelpuntenbudget Nieuwe CAO 2025-2027 Voordeel correctie FKGR Verhaalbare personeelskosten Nieuwe taken gemeenten Grip op Geld Voorziening verlofsparen

782 899 -2,465 3,810 339 219 205

N N V N N N N

Voorziening RVU ( regeling vervroegde uittreding)

195

N

Overige verschillen Totale bijstelling personeelskosten

-146 3,838

V N

Een plus (+) bedrag is een nadeel en aangegeven met een N (Nadeel) Een min (-) bedrag is een voordeel en aangegeven een V (Voordeel)

Knelpuntenbudget Tussen het opstellen van de geactualiseerde begroting 2025 en het opstellen van de tussenrapportage 2025 zijn verschillende voorstellen door de directie goedgekeurd ten laste van het knelpuntenbudget. Per saldo is € 1.082.446 ten laste van het knelpuntenbudget gebracht. Er was een budget beschikbaar voor 2025 van € 299.730,-. Dit maakt dat het budget op basis van reeds genomen besluiten een negatief saldo heeft van € 782.716,-. Nieuwe CAO 2025-2027 De geactualiseerde begroting 2025 is gebaseerd op een loonstijging van 5,4% indexatie personeel. Ondertussen is er een nieuwe CAO vastgesteld wat financiële consequenties heeft voor de begroting welke we met de tussenrapportage HLTsamen verwerken. Volgens de nieuwe CAO hebben we te maken met de volgende indexaties voor 2025: Per 1 april 2025 2% Per 1 oktober 2025 1,85% Met de primitieve begroting 2025 zijn de indexaties aangehouden volgens de FKGR, namelijk 5,4% voor personele kosten. Dat komt neer op een bedrag van € 2.465.919,- voor 2025. De nieuwe berekening komt uit op een indexatiebedrag voor 2025 van € 899.347,-. Dit leidt tot een voordeel op de personeelslasten van € 1.566.572,- voor 2025. Dit werkt ook structureel door, dit zal in de gewijzigde begroting 2026 worden aangepast.

Voor de begrotingen van de gemeenten heeft dit eveneens impact en dit voordeel is reeds verwekt in de begrotingen 2026 van de gemeenten die nu, in november, voorliggen ter goedkeuring door de gemeenteraden.

16

Verhaalbare personeelskosten Als HLTsamen maken we verschillende personele kosten die worden gedekt vanuit projectbudgetten, adviesbudgetten of het betreft inhuur. Deze kosten verlopen via HLTsamen, maar hebben betrekking op de gemeentebegroting. De verhaalbare kosten zoals deze nu bekend zijn, zijn in beeld gebracht en begroot. Dit bekent zowel een bijstelling van de lasten als de baten. Per saldo is het een neutrale wijziging. De lasten en baten worden beiden met, de personele kosten zonder overhead, bijgesteld. Nieuwe taken HLTsamen heeft een aantal nieuwe taken gekregen in opdracht van de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen. Het betreft hier taken inzake Spreidingswet en intensivering IHP. De gemeenten hebben hierover besloten in de Tussenrapportage 2025 van de gemeenten. Tevens is er ook zorg gedragen voor voldoende capaciteit voor uitvoering van deze taken. De financiële consequenties van deze taken worden in deze tussenrapportage verwerkt. Bij de baten wordt nader toegelicht welke bijdrage is opgenomen per taak en per gemeente. Grip op Geld Door langdurige ziekte van enkele medewerkers en moeilijk vervulbare vacatures staat het team Financiën onder druk. Daarbij vragen de verbeteringen en ontwikkelingen in het kader van het programma Grip op Geld veel inzet van het team. Het belang van een goed georganiseerde financiële functie staat voorop.

Dat betekent dat we op de opengevallen plekken meer dan gebruikelijk moeten inhuren. Dat kan niet binnen het budget voor personele kosten van het team worden opgevangen. Het benodigde bedrag is € 219.000,-. Regeling vervroegde uittreding Collega’s kunnen in aanmerking komen voor de regeling Vervroegd uittreden (RVU-regeling). Een aantal collega’s komen hiervoor in aanmerking omdat ze aan de voorwaarden voldoen. Zij gaan dan uit dienst, maar gaan een overeenkomst aan met HLTsamen dat zij voor max 2 jaar lang een maandelijks bedrag ontvangen tot aan hun AOW-leeftijd. Voor de collega’s die hier al aan deelnemen of die in 2025 gaan starten, is er een voorziening aangemaakt omdat we een verplichting zijn aangegaan voor de uitbetaling in de komende jaren (voor de periode 2025 t/m 2028). In 2025 zijn er wederom nieuwe overeenkomsten aangegaan wat ervoor zorgt dat we in 2025 de voorziening moeten ophogen met een bedrag van € 205.761,-. Voorziening verlofsparen Verlofsparen is een regeling waarbij werknemers hun bovenwettelijke vakantie-uren of andere verlofuren sparen voor een later moment, om deze op te nemen als extra vrije tijd of om bijvoorbeeld eerder met pensioen te gaan. De regeling maakt het mogelijk om tot maximaal 100 weken fiscaal vriendelijk verlof te sparen, wat overeenkomt met bijna twee jaar verlof. Sinds 2023 heeft HLTsamen een voorziening hiervoor getroffen.

Op basis van de huidige stand van zaken resulteert dit in een storting in de voorziening voor een bedrag van € 195.000.

17

B. Personeel gerelateerde lasten

Onder ondersteunende personeelskosten valt alle ondersteuning voor personeel en organisatie. Een deel van de lasten heeft betrekking op de inzet van diensten van derden, zoals de inzet ten behoeve van ARBO, de bedrijfsarts, de salarisadministratie. Daarnaast zijn in de personeel gerelateerde lasten alle lasten met betrekking tot ontwikkeling van personeel en organisatie opgenomen. De begroting voor de personeel gerelateerde lasten bedraagt ca. € 1,4 mln. Alle personeel gerelateerde budgetten zijn beoordeeld. In onderstaande tabel worden de over- en onderschrijdingen op de begroting gespecificeerd en vervolgens toegelicht. Per saldo vindt er een bijstelling plaats van € 24.275,- nadelig. Personeelsgerelateerde kosten

Bedrag

Voor- of nadeel

Arbo en preventie

-25

V

Kosten en terugontvangsten voormalig personeel

80

N

Wet Banenafspraak

-10

V

Salarisverwerking en ondersteuning

-8

V

Overige verschillen

-13

V

Totaal

24

N

Arbo en preventie Conform de Arbowet is HLTsamen gebonden aan diverse regels om de gezondheid en veiligheid van werknemers te bevorderen. Denk hierbij aan ergonomische toetsenborden, muizen maar ook bijvoorbeeld computerbrillen. In de afgelopen jaren is gebleken dat het huidige budget te hoog is voor de jaarlijkse uitgaven. Vandaar dat we het budget kunnen verlagen met € 25.000,-. Kosten voormalig personeel Als werkgever in de sector Overheid en Onderwijs dragen wij het eigen risico voor de WWuitkeringen van ex-werknemers. Daarnaast zijn wij ook eigen risico drager voor ex-werknemers die ziek uit dienst gaan of binnen vier weken na uitdiensttreding ziek worden. We ervaren dit jaar meer kosten van voormalig personeel dan voorgaande jaren. Vandaar dat wij het budget moeten verhogen met € 80.000,-. Wet banenafspraak De wet Banenafspraak en Quotum arbeid beperkten houdt in dat werkgevers een bepaald percentage banen moeten creëren voor mensen met een arbeidsbeperking. In 2025 hebben we net als voorgaande jaren een groei doorgemaakt. De besteding van het budget in 2025 is niet volledig geweest. Dit komt onder andere door tussentijdse in- of uitstroom, of doordat iemand uit de doelgroep aangenomen is op een reguliere vacature. Komende jaren werken we aan verdere groei, zodat we aan de wettelijke opgave kunnen voldoen.

Salarisverwerking en ondersteuning Met de invoering van een nieuw salarispakket was de inschatting dat dit een bezuiniging zou opleveren in het toenmalige exploitatiebudget. Uiteindelijk is gebleken, na aanschaf van het nieuwe pakket, dat de kosten voor de salarisverwerking en ondersteuning van de salarisadministratie daadwerkelijk lager uitvallen dan ingeschat. Overige verschillen Er zijn ook enkele overige personeel gerelateerde kosten. Per saldo wordt de begroting met €13.000,- voordelig bijgesteld.

18

C. Kosten informatisering beleid en automatisering

De budgetten voor informatisering beleid en automatisering hebben voornamelijk betrekking op de lasten m.b.t. hardware, software, gegevensmanagement en de inkoop van diensten door derden. Het betreffen reguliere ‘going concern-werkzaamheden’ als ook werkzaamheden die in projectvorm worden uitgevoerd. De totale bijgestelde begroting voor de rubriek informatisering en automatisering bedraagt € 5,3 mln. De verschillende onderliggende budgetten zijn beoordeeld. In onderstaande tabel worden de onder- en overschrijdingen op de begroting weergegeven en vervolgens toegelicht. Per saldo vindt er een bijstelling plaats van € 143.000,- voordelig. ICT budgetten Licentiekosten voor vakapplicaties

Bedrag

Voor- of nadeel 312

N

Advies derden

-20

V

Onderuitputting kapitaallasten

-517

V

80

N

2

N

-143

V

Basis software en kantoorautomatisering Overige verschillen

Totaal

Licentiekosten voor vakapplicaties Voor 2025 zijn de licentiekosten voor het gebruik van applicaties, software en kantoorautomatisering € 392.000,- hoger dan begroot. Als verklaring kunnen we noemen:  Leveranciers, met name Microsoft, passen een indexering toe welke hoger is dan vastgesteld in de Financiële Kaderstelling Gemeenschappelijke Regeling (FKGR).  Vanwege toegenomen eisen ten aanzien van Informatiebeveiliging zijn binnen de Microsoft bundel aanvullende modules afgenomen. Deze zijn organisatie-breed; dus voor alle medewerkers benodigd.  We zien een toename van het aantal medewerkers. Elke medewerker, ook parttime, inhuur, project of stagiair, heeft toegang tot systemen en bijhorende licenties nodig. Dit leidt tot hogere kosten.  De migratie naar de Nieuwe Digitale Werkplek verloopt minder voorspoedig dan gedacht. Hierdoor moeten we de bestaande omgeving (m.n. virtuele werkplekken) langer beschikbaar houden. Een beoogd voordeel wordt hierdoor niet bereikt. Advies derden Naar verwachting is in 2025 minder budget noodzakelijk voor de inzet van advies derden. Het budget kan met € 20.000,- worden verlaagd. Onderuitputting kapitaallasten I&A Bij de investeringen in informatisering en automatisering wordt uitgegaan van een investeringsniveau dat overeenkomt met het taakstellende budget aan kapitaallasten (kapitaalplafond).

Naar aanleiding van de heroverwegingen kan het bedrag van € 517.000,- nu naar beneden worden bijgesteld. Overige verschillen Informatisering en automatisering kent enkele overige kosten. Per saldo wordt de begroting met € 2.000,- nadelig bijgesteld.

19

D. Huisvesting en facilitaire zaken

De rubriek huisvesting en facilitaire zaken bevat alle lasten die samenhangen met de inrichting, het beheer en onderhoud van gebouwen en de interne facilitaire dienstverlening, zoals de documentaire informatievoorziening, catering voor bijeenkomsten en alle maatregelen m.b.t. schoonmaak en hygiëne. Hierbij zijn inbegrepen de lasten m.b.t. brandstof, verzekeringen, beheer en onderhoud van vervoermiddelen en de afschrijvingslasten. De totale bijgestelde begroting voor huisvesting en facilitaire zaken bedraagt 2,1 miljoen. In onderstaande tabel worden de verschillende onder- en overschrijdingen op de begroting gespecificeerd en vervolgens toegelicht. In totaal gaat het om een bijstelling van € 104.000,-.

Huisvesting en facilitaire zaken

Bedrag

Voor- of nadeel

Schoonmaakkosten

-33

V

Vergaderruimte en consumpties Interen veiligheid en BHV Kapitaallasten Verzekeringen Bloemen Overige verschillen Totaal

20 22 42 41 23 -11 104

N N N N N V N

Schoonmaakkosten Naast de gebruikelijke dagelijkse schoonmaak door Provalu worden we binnen HLTsamen ook geconfronteerd met specialistische schoonmaakkosten die uitgevoerd dienen te worden om een gezonde werkomgeving aan te kunnen bieden. Denk hierbij aan het reinigen van vloerbedekkingen, betonnen trappen of zittingen van raadsstoelen. Het budget is te ruim begroot, vandaar een voordelige bijstelling van € 33.000,-. Vergaderruimte en consumpties Deze aanpassing betreft een herschikking van de beschikbare budgetten voor vergaderruimten en consumpties. Vanwege het structureel meer thuiswerken worden er op geregelde basis overleggen georganiseerd op kantoor met daarbij ook catering. Het budget voor de personeelslunch “broodje samen” dient ook verhoogd te worden door toename van de kosten van de leveranciers. Daarnaast wordt er meer gebruik gemaakt van de eigen gebouwen om te vergaderen. Vandaar dat het budget voor externe vergaderlocaties niet meer apart hoeft te worden gebudgetteerd en gebruikt wordt ter dekking van de stijgende kosten op andere posten binnen consumpties. Interne Veiligheid en BHV Het huidige budget is niet meer toereikend om de structurele kosten die we nu hebben te betalen. We zien op basis van de huidige inzet een overschrijding van €22.000,-. We betalen uit dit budget o.a. de beveiliging (flex security) van de panden en o.a.

de kaartlezers voor toegang in de gebouwen. In de toekomst kunnen de kosten mogelijk nog hoger worden. Op dit moment wordt gewerkt aan een veiligheidsplan voor HLT breed. Kapitaallasten facilitair In 2017 zijn facilitaire kosten inclusief kapitaallasten (kleine omvang) ingebracht in de begroting van HLTsamen. De kapitaallasten zijn echter niet als zodanig apart geraamd, waardoor de werkelijke kapitaallasten opgevangen moeten worden binnen het bestaande budget van facilitaire zaken. In het verleden zijn de kapitaallasten voor facilitaire zaken gedekt binnen het kapitaalplafond van ICT. Dit is onterecht, omdat dit kapitaalplafond taakstellend is voor de ICT investeringen. In het proces van de geactualiseerde begroting 2025 hebben we een eerste stap gezet om het gat in de begroting te dichten. In 2025 bedraagt het tekort nog € 42.487,-. Verzekeringen Toename in kosten voor de verzekeringen door het vernieuwen van contracten en vooral toename in de verzekering goed werkgeverschap.

20

Bloemen Binnen de HLTsamen organisatie en de drie gemeenten worden met enige regelmaat bloemen besteld. Deze worden nu centraal binnen de HLTsamen begroting betaald om een te grote administratieve rompslomp te voorkomen. De verdeling over de drie gemeenten en HLTsamen is evenredig. Vandaar dat we nu een budget hiervoor vastleggen van € 23.000,-. Overige verschillen Er zijn ook enkele overige Huisvesting en facilitaire zaken kosten. Per saldo wordt de begroting met €11.000,- voordelig bijgesteld.

E. Overige bedrijfsvoering kosten De overige kosten bevatten een aantal algemene lasten, kosten voor de inzet van de externe accountant, inkoop, kosten voor communicatie en juridische zaken of o.a. voor financieel beleid en beheer. De totale bijstelling voor de overige bedrijfsvoering bedraagt € 7.000,-. In onderstaande tabel worden de onder- en overschrijdingen op de begroting weergegeven en vervolgens toegelicht.