D13 Bestuur HLTsamen, voorlopige jaarstukken 2024 HLTsamen.pdf

HLTsamen Postbus 32 2180 AA Hillegom T 14 02 52 info@hltsamen.nl

Verzenddatum

24 april 2025

Uw kenmerk Ons kenmerk Onderwerp

Z-25-430761 Aanbiedingsbrief jaarstukken 2024 HLTsamen

Behandeld door Telefoon

14 02 52

Bijlage(n)

Geachte college en gemeenteraad, Hierbij bieden wij u de voorlopige jaarstukken 2024 van HLTsamen aan. Conform artikel 34b van de Wet gemeenschappelijke regeling worden de voorlopige jaarstukken 2024 HLTsamen aangeboden aan de raden van de deelnemende gemeenten. Wanneer de accountant klaar is met de controlewerkzaamheden van HLTsamen, kan definitieve vaststelling van de jaarstukken plaatsvinden. In de jaarstukken 2024 verantwoord HLTsamen zich inhoudelijk en financieel over de resultaten van het afgelopen jaar. Financieel heeft HLTsamen het jaar 2024 goed afgesloten. Een positief resultaat van 0,5 miljoen is behaald. Het positieve resultaat wordt conform verdeelsleutel uitgekeerd aan de gemeente Hillegom, Lisse en Teylingen. Daarnaast heeft HLTsamen in de jaarstukken een verantwoording afgegeven over de rechtmatigheid van alle uitgaven. De uitkomst van de rechtmatigheid verantwoording is nog onder voorbehoud van de uitkomsten van de laatste controlewerkzaamheden. Met vriendelijke groet, Namens het bestuur van HLTsamen,

De voorzitter,

De secretaris,

G.J. Breuer

J.F.A. Tomassen

Gemeenschappelijke regeling

Jaarstukken 2024 HLTsamen

Concept 18 maart 2025

1

Inhoudsopgave Voorwoord.......................................................................................................................... 3 1. Besluit ........................................................................................................................... 4 2. Leeswijzer ...................................................................................................................... 5 3. Jaarverslag ..................................................................................................................... 6 3.1 Beleid ....................................................................................................................... 6 3.2 Dienstverlening .......................................................................................................... 8 3.3 Bedrijfsvoering ........................................................................................................... 8 3.4 Crisisorganisatie ........................................................................................................ 15 3.5 Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien .................................................................. 16 3.6 Paragrafen................................................................................................................

17 3.6.1 Verplichte paragrafen niet voor HLTsamen ................................................................. 17 3.6.2 Paragraaf Financiering ............................................................................................. 17 3.6.3 Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing ................................................... 20 3.6.4 Paragraaf Bedrijfsvoering ........................................................................................ 25 3.6.5 Openbaarheidsparagraaf Wet open overheid .............................................................. 28 4. Jaarrekening .................................................................................................................. 29 4.1 Balans ..................................................................................................................... 29 4.2 Waarderingsgrondslagen ............................................................................................ 30 4.3 Toelichting op de balans ............................................................................................. 33 4.4 Overzicht van baten en lasten BBV .............................................................................. 36 4.5 Overzicht van baten en lasten 2024 en de toelichting.....................................................

36 4.6 Incidenteel en structureel beeld .................................................................................. 42 4.7 Wet normering topinkomens ....................................................................................... 44 4.8 Rechtmatigheidsverantwoording .................................................................................. 46 5. Bijlagen ......................................................................................................................... 47 Bijlage 1. Staat van kredieten 2024 .................................................................................. 47 Bijlage 2. Budgetoverheveling .......................................................................................... 48 Bijlage 3. Overzicht lasten en baten 2024 per taakveld ........................................................ 49 Bijlage 4. Financiële bijdragen 2024 deelnemende gemeenten .............................................. 51

2

Voorwoord Voor u liggen de jaarstukken 2024 waarin het HLT-bestuur zich inhoudelijk en financieel verantwoordt over de resultaten van afgelopen jaar. Daarnaast heeft de directie van HLTsamen in de jaarstukken een positieve rechtmatigheidsverantwoording afgegeven aan het bestuur over de rechtmatigheid van alle uitgaven. Organisatieontwikkeling In 2024 is de nieuwe organisatiestructuur en overlegstructuur geïmplementeerd. Onder de noemer van GO HLTsamen werkt HLTsamen aan het vertalen van de plannen naar de praktijk. HLTsamen bouwt daarbij verder aan het versterken van het management met een managementdevelopment-traject. Teammanagers stellen realistische teamplannen op met expliciet aandacht voor ontwikkeling van medewerkers en HLTsamen. Grip op Geld en informatieveiligheid We hebben verder gewerkt aan het op orde hebben en houden van de processen. In het kader van financiën hebben we met het programma Grip op Geld de sturing en beheersing van budgetten verbeterd. In 2024 hebben we belangrijke stappen gezet om de privacy en informatieveiligheid van onze organisatie te versterken. Zo is beleid vastgesteld waarmee we duidelijke richtlijnen hebben gecreëerd voor het omgaan met persoonsgegevens en informatieveiligheid.

Opvang asielzoekers Zoals de wet voorschrijft, hebben de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen op 1 november 2024 in gezamenlijkheid met regio Holland Rijnland en de Provincie Zuid-Holland een aanbod aan de Minister van Asiel en Migratie gedaan voor de opvang van asielzoekers in 2025. Invulling van de opgave uit in het kader van de Spreidingswet dient plaats te vinden met het beschikbaar stellen van duurzame opvangplekken. Een duurzame opvangplek is voor minimaal vijf jaar beschikbaar. Opgaven In 2024 hebben we de politieke doelstellingen uit raadsakkoord Lisse en collegeprogramma’s Hillegom en Teylingen in belangrijke mate gerealiseerd. Tot slot hebben we gewerkt aan beleidsmatige opgaven van de gemeenten. De implementatie van de Omgevingswet vraagt extra inspanning om ervoor te zorgen dat medewerkers die belast zijn met het opstellen van nieuw beleid, zich bewust zijn van de nieuwe en andere manier van werken. Daarnaast is gewerkt aan de duurzaamheidsopgaven; in de drie gemeenten is een start gemaakt met het beleidstraject Lokale Energie Strategie (LES). Financieel resultaat Financieel heeft HLTsamen het jaar 2024 met positief resultaat van 0,5 miljoen afgesloten. Het positieve resultaat wordt conform verdeelsleutel uitgekeerd aan de gemeente Hillegom, Lisse en Teylingen. Dit is het positief resultaat na overheveling van 2,8 miljoen.

Een belangrijk deel van deze overheveling wordt veroorzaakt door een aantal gemeentelijke plustaken, zoals CDOKE en implementatie omgevingswet die niet volledig zijn besteed in 2024 en worden uitgevoerd in 2025 en verdere jaren. Voor deze taken zijn rijksmiddelen beschikbaar gesteld. Directieteam HLTsamen, maart 2025

3

1. Besluit Het bestuur van Gemeenschappelijke Regeling Werkorganisatie HLTsamen; gelet op artikel 34b van de Wet gemeenschappelijke regelingen;

besluit: 1. De Jaarstukken HLTsamen 2024 vast te stellen; 2. Een bedrag van € 2.842.690 toe te voegen aan de Reserve Budgetoverhevelingen conform bijlage 2 van deze jaarstukken; 3. De Begrotingswijziging 2024 HLTsamen inzake de overhevelingen vast te stellen; 4. De definitieve bijdragen van de deelnemende gemeenten voor 2024 vast te stellen op: • Hillegom: € 14.148.420 • Lisse: € 17.594.511 • Teylingen: € 26.837.378 5. Het positieve resultaat van € 541.148 als volgt uit te keren aan de gemeenten: • Hillegom: € 130.958 • Lisse: € 150.710 • Teylingen: € 259.480 6. De voorlopige jaarstukken 2024 van HLTsamen ter kennisname voor te leggen aan de gemeenteraden van Hillegom, Lisse en Teylingen

Aldus besloten in de vergadering van 23 april 2025,

het bestuur van HLTsamen,

De voorzitter,

De secretaris,

G.J. Breuer

J.F.A. Tomassen

4

2. Leeswijzer De Jaarstukken 2024 HLTsamen starten met de inleiding. De jaarstukken bestaan uit het jaarverslag en de jaarrekening. In hoofdstuk 3 het Jaarverslag, presenteren wij de uitwerking van onze activiteiten in 2024 overeenkomstig de indeling van de Begroting 2024 in de onderdelen Beleid, Dienstverlening, Bedrijfsvoering en Crisisorganisatie. Daarnaast gaan we in op de Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien en de voor gemeenschappelijke regeling HLTsamen verplichte paragrafen. In hoofdstuk 4, de Jaarrekening, beschrijven we de financiële spelregels rond de jaarrekening, gaan we dieper in op de uitgaven en inkomsten, bezittingen en schulden van HLTsamen en is de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. In Hoofdstuk 5 zijn de bijlagen opgenomen.

5

3. Jaarverslag

De opgaven, taken en werkzaamheden van HLTsamen zijn gericht op bedrijfsvoering. HLTsamen levert de capaciteit en middelen ten behoeve van de uitvoering van beleid en het leveren van dienstverlening. In de financiële huishouding van de gemeenten en HLTsamen onderscheiden we beleid, dienstverlening, bedrijfsvoering en de crisisorganisatie. Deze verdeling is ook het uitgangspunt voor het verkrijgen van de dekking van de lasten.

3.1 Beleid De beleidsdoelstellingen lichten we inhoudelijk en financieel in de begrotingen van de deelnemende gemeenten toe. Bij het opstellen van beleidsplannen en uitvoerings- en beheerplannen geven gemeenten in de college- en raadsvoorstellen aan of sprake is van nieuw beleid of actualisatie van bestaand beleid en wat dit betekent voor de inzet van HLTsamen. Hieraan gekoppeld worden de middelen die nodig zijn voor de realisatie en door de opdrachtgevers, de gemeenten, beschikbaar gesteld. Na vaststelling van de begrotingen of tussentijdse wijzigingen worden de bedragen overgeheveld naar HLTsamen, die conform de offerte (project- en/ of programmaplan) tot uitvoering over kan gaan. 3.1.1 Omgevingswet Algemeen Een team, bestaande uit medewerkers van Planvorming, I&A, Communicatie, Financiën en Vergunningen, zette onder leiding van Strategie en Control de transitie die nodig is om te werken volgens de Omgevingswet voort. De opdracht was het inrichten van de beleidscyclus voor de fysieke leefomgeving, ter bevordering van de integrale advisering en werken binnen de keten van de fysieke leefomgeving.

In 2024 hebben we een loket/vragenuur ingericht waar beleidsmakers terecht kunnen met vragen over: • Het opstellen van beleid dat past binnen de Omgevingsvisie; • Het opstellen van beleidsregels en juridische regels; • Met welke bestaande aanpalende beleidskaders rekening gehouden moet worden; • Prioritering van het op te stellen beleid. Het vraagt extra inspanning om ervoor te zorgen dat medewerkers die belast zijn met het opstellen van (nieuw) beleid, zich bewust zijn van de nieuwe en andere manier van werken. Het gaat hierbij onder andere om het meer en beter integraal opstellen van beleid en het beter in de keten bespreken van de effecten van het op te stellen beleid. Met de implementatie van het inrichtingsplan HLTsamen In 2024 is bovenstaande opdracht belegd bij het (begrotings)programma Fysieke Leefomgeving. Implementeren van beleidsregels in de omgevingsplannen van de drie gemeenten De meest gebruikte beleidsregels zijn vertaald naar juridische regels in de omgevingsplannen; Hillegom en Lisse hebben hier in 2024 een start mee gemaakt. Binnen planvorming is in 2024 een planjurist Omgevingswet aangesteld die in samenwerking met de juridisch adviseur en de projectleiders Omgevingsplannen, zorgdraagt voor de implementatie van de beleidsregels in de omgevingsplannen van de drie gemeenten. Hiervoor hebben we als gemeenten de tijd voor tot 2032.

Deze transformatie (volledige invulling van omgevingsplannen) vraagt om nauwe samenwerking van verschillende teams die met wetgeving en juridische regels werken. Tegelijkertijd komen er initiatieven vanuit de samenleving en ontwikkelaars die getoetst moeten worden aan nieuwe en bestaande regelgeving in de omgevingsplannen. Sinds de inwerkingtreding van de Omgevingswet hanteren we twee juridische stelsels. In totaal zijn het zes juridische stelsels vanwege de drie verschillende omgevingsplannen (één per gemeente) die we moeten invullen. Het vertalen van nieuw opgesteld beleid naar beleidsregels en juridische regels, is nog geen vanzelfsprekendheid. Daarnaast kent elke gemeente zijn/haar eigen planning en eigen beleids- en juridische regels. Anders werken We werken inmiddels ruim twee jaar met de intake en omgevingstafel. De rollen en de verantwoordelijkheden van de intake en omgevingstafel borgen we in de verschillende teams. Uitvoeren van het door de gemeenteraden vastgestelde participatiebeleid

6

Alle drie de gemeenten stelden het participatiebeleid vast. Het beleidskader hebben we verder uitgewerkt naar tools voor het uitvoeren van participatietrajecten voor medewerkers maar ook ter ondersteuning van initiatiefnemers. In het vierde kwartaal van 2024 bezocht het team Communicatie alle betrokken teams van HLTsamen om de participatietools toe te lichten. Een participatie-adviseur biedt ondersteuning en advies bij participatietrajecten in het fysieke en sociale domein. 3.1.2 Duurzaamheid Duurzame gebiedsontwikkeling (DGO) We ontwikkelden eerder een instrumentarium voor duurzame gebiedsontwikkeling, bedoeld om potentiële contractpartijen bij ontwikkelingen in de bebouwde omgeving handvatten te geven. Het DGO-kader heeft in de afgelopen jaren al goede diensten bewezen. Ontwikkelingen staan echter niet stil. Aanleiding om het kader te evalueren en te bepalen of aanpassingen/wijzigingen nodig zijn. In 2024 is een begin gemaakt met het opstellen van de aanpak voor de evaluatie. De evaluatie nemen we in 2025 ter hand. Maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen (MVOI) In de pijler duurzame gebiedsontwikkeling is in het afgelopen jaar gewerkt aan het scheppen van de randvoorwaarden om MVOI beter ter hand te kunnen nemen. In het najaar is besloten de inkoopfunctie te versterken. Belangrijk, omdat daarmee een impuls gegeven kan worden aan duurzame inkoop en circulariteit.

Monitoren Tot op heden had HLTsamen onvoldoende mogelijkheden om resultaten op het gebied van duurzaamheid te meten. Om de effectiviteit van beleid te meten, is besloten een manier van monitoren te gaan kiezen op basis van doelstellingen. In 2024 startte het onderzoek hiernaar. Team In 2024 hebben we het team versterkt met een tijdelijke energieplanoloog en een senior beleidsmedewerker Energie. Hiermee hebben we ontstane achterstanden ingelopen. Ook hebben we geïnvesteerd in het versterken van de communicatie richting bestuurders en raden. 3.1.3 Maatschappelijke agenda Nieuw instrumentarium en samenwerken Het werken met de Maatschappelijke agenda is nog steeds in ontwikkeling. Het vraagt bij voorbeeld om nieuw instrumentarium, zoals aangepast subsidiebeleid, data gestuurd werken en nieuwe vormen van samenwerking. Vooral op het gebied van het “Samen werken aan gedeelde ambities” hebben we in 2024 flinke stappen gezet. De MAG-ambities vormen de basis van de afspraken met maatschappelijke partners en zijn in de werkplannen van die organisaties opgenomen. Omdat het gaat om gedeelde ambities betekent dit ook dat veel partners bijdragen aan het realiseren van die ambities, zonder dat daar per sé concrete afspraken of opdrachten voor nodig zijn.

Dat geldt ook voor sommige bewonersinitiatieven, die vanuit eigen intrinsieke motivatie activiteiten aanbieden die bijdragen aan onze maatschappelijke opgaven. Soms zonder gemeentelijke bemoeienis of bijdrage. In 2025 willen we verder onderzoeken hoe we deze zeer waardevolle bijdragen inzichtelijk kunnen maken, wanneer we rapporteren hoe het gaat met het samen realiseren van de ambities. 3.1.4 Ondermijning Evaluatie We hebben het Programma Aanpak Ondermijning geëvalueerd en bekeken of de inrichting via een programma nog steeds de meest passende vorm is. De evaluatie heeft uitgewezen dat we beschikken over een solide basis en dat het overgrote deel van onze werkzaamheden inmiddels regulier is geworden. Als gevolg daarvan is borging van de aanpak ondermijning binnen het team OOVC en daarmee binnen het brede integraal veiligheidsbeleid de meest logische stap. Na instemming door de bestuurders met deze conclusie, hebben we in afstemming met de teamleider van het team OOVC de noodzakelijke voorbereidingen getroffen om de aanpak ondermijning met ingang van 1 januari 2025 te borgen in de lijn. 7

3.2 Dienstverlening Sinds begin 2024 hebben we te maken met een reisdocumentenpiek. Door de openingstijden van de drie gemeenten te verruimen en extra balies te openen, hebben we de piek onder controle en is de dienstverlening op peil gebleven. De pilot vrije inloop in de drie gemeenten verliep goed. Er wordt blijvend gemonitord wat de effecten zijn op de drukte. 3.2.1 Digitale dienstverlening De ingangsdatum van de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) is verplaatst naar 1 januari 2026. De voorbereidingen voor de implementatie van de Wmebv gaan op hetzelfde tempo door in 2025, waardoor we voor 2025 op koers liggen. De mogelijkheid voor het ontwikkelen van een kanaalstrategie wordt hierin meegenomen. De pilot van de chatbot Gem 1gaat door in 2025 en volgen de ontwikkelingen op de voet. 3.2.2 Verkiezingen De Europese verkiezingen van 2024 in de drie gemeenten zijn goed verlopen. Iedereen heeft zijn of haar stem kunnen uitbrengen, en de mensen die een bijdrage hebben geleverd zijn over het algemeen heel tevreden. Er zijn veel berichten binnen gekomen van mensen die de volgende verkiezingen graag weer mee willen helpen. De keuze voor het centraal tellen op de dag na de verkiezingen blijft een goede keuze en het voorstel is dan ook om dit bij de komende verkiezingen te herhalen.

Wel zien we dat het krijgen van bezetting van de stembureaus een moeilijk punt blijft en kijken we naar een oplossing om meer medewerkers van HLTsamen in te zetten.

3.3 Bedrijfsvoering 3.3.1 Arbeidsmarktbeleid De krappe arbeidsmarkt, en de problemen die we ondervinden bij de invulling van een aantal lastig te vervullen vacatures maken aandacht voor behoud van de medewerkers die we hebben, extra belangrijk. In 2024 waren er 126 vacatures. Daarvan hebben we er 114 vervuld (90%). Daarvan zijn 30 vacatures (26%) vervuld aan de hand van interne doorstroming. In 2024 hebben we ook de zichtbaarheid van HLTsamen als werkgever vergroot. Dit heeft bijvoorbeeld geleid tot een toename van het aantal volgers op LinkedIn tot meer dan 4000. Wat betreft het onboarden/vasthouden van (nieuwe) medewerkers hebben we extra activiteiten georganiseerd om nieuwe medewerkers nader kennis te laten maken met de bollenstreek, programma`s en trainingen ontwikkeld voor medewerkers en nieuwe leidinggevenden. Om nu en in de toekomst de juiste medewerkers op het juiste moment op de juiste plaats hebben, hebben we in 2024: • Ons recruitmentproces verstevigd en geprofessionaliseerd. Zo besteden we aan de voorkant van het proces samen met de vacaturehouders veel aandacht aan het profiel van de kandidaten die we zoeken. Daardoor kunnen we gerichtere vacatureteksten schrijven, waarmee we sneller kwalitatief goede kandidaten vinden, etc. • Een nieuw applicant tracking system (ATS) aangeschaft. Het is een systeem in ontwikkeling.

Het systeem helpt ons het hele wervings- en selectieproces steeds beter te stroomlijnen. • We betrekken de vacaturehouders steeds beter bij een vlot verlopend wervings- en selectieproces. Dit helpt ons zo min mogelijk interessante kandidaten te verliezen aan concurrerende werkgevers op de arbeidsmarkt. • Ondanks de krapte op de arbeidsmarkt, wisten we ook voor moeilijk vervulbare vacatures goede en enthousiaste kandidaten te vinden. Een enkele keer blijkt dat het geboden salaris een knelpunt is om de vacature daadwerkelijk in te vullen. Hoewel de werkzaamheden bij HLTsamen uitdagender en complexer zijn, lopen we het risico dat gekwalificeerde kandidaten elders gaan werken. In het geval van het niet kunnen invullen van een vacature moeten we kritisch kijken naar eventuele vormen van inhuur.

Gem is een virtuele assistent die 24 uur per dag vragen beantwoordt over onder andere verhuizen, paspoorten en Nederlandse identiteitskaarten. 1

8

• •

De training om vacaturehouders te laten kijken naar de invulling van hun vacatures, die voor de tweede helft van 2024 op de rol stond, is, door de wisseling van recruiters, niet meer in 2024 georganiseerd. Onze zichtbaarheid op de arbeidsmarkt hebben we het hele jaar door pragmatisch aangepakt, in afwachting van het moment, waarop HR samen met Communicatie aan de slag zou kunnen met het project om enerzijds de interne HLT-identiteit af te ronden en anderzijds op basis daarvan het externe HLT-werkgeversmerk, waarmee we HLTsamen als werkgever op de arbeidsmarkt kunnen positioneren, te ontwikkelen. We zijn na de zomer in gesprek geweest met externe partijen over de vraag hoe zij ons hierbij behulpzaam kunnen zijn. In 2024 is geen definitieve keuze voor een externe partij meer gemaakt. Dit gebeurt in januari 2025. Het fysieke magazine en dat medewerkers in de pre-onboarding ontvangen en de tafeltjesavond met diverse bloedgroepen worden meegenomen in dit project.

3.3.2 Integraal werkconcept In 2024 hebben we een (anonieme) vragenlijst over de werkvorm Werk waar het werkt! geplaatst op het HLTplein. De bevindingen van de vragenlijst is in juli 2024 door de directie en het management besproken. Hieronder benoemen we langs drie tijdslijnen enkele onderwerpen die in de enquête naar voren zijn gekomen. Korte termijn De knelpunten voor de korte termijn zijn de behoefte aan werkplekken op piekmomenten (maandag, dinsdag en donderdag) en stilteruimtes voor MSTeamsgesprekken of één-op-één gesprekken. Er worden daarom op elke locatie werkplekken bijgeplaatst, een totaal van ongeveer 43. De uitvoering vindt begin 2025 plaats. Daarnaast onderzoeken we of we een pilot met stilteruimtes in de vorm van cabines starten. Deze cabines zullen we in eerste instantie huren. Middellange termijn Vanwege de nieuwe organisatiestructuur is behoefte aan mogelijkheden om goed samen te werken. Zo is er behoefte aan extra hybride vergaderruimtes; we inventariseren geschikte plekken en mogelijkheden voor hybride vergaderfaciliteiten. Lange termijn Er is een voorverkenning nodig om een visie op huisvesting op te kunnen stellen. Deze voorverkenning vindt in 2025 plaats. Uit de resultaten van de enquête blijkt dat er behoefte is aan centrale huisvesting.

3.3.4 Organisatieontwikkeling Per 1 oktober 2024 is de nieuwe organisatiestructuur en overlegstructuur geïmplementeerd. 'Verplatting’van de organisatie maakt hier deel van uit. Onder de noemer van GO HLTsamen is de implementatie van het inrichtings- en ontwikkelplan "van plan naar praktijk” gestart. Ook zijn we gestart met de implementatie van de managementcyclus. De teamplannen voor 2025 zijn daar onderdeel van. In deze teamplannen is expliciet aandacht voor ontwikkeling van medewerkers en HLTsamen als geheel. Management Development We startten in 2024 met de voorbereiding van het concernplan 2025. Tot slot: we hebben op Management Development-dagen in 2024 aandacht geschonken aan reflectie, leiderschap, rolduidelijkheid vanuit de thema's van het inrichtingsplan: duidelijkheid, verbinding en druk. Door de managementdagen groeit betrokkenheid en het eigenaarschap op organisatieontwikkeling, dat blijkt ook uit de toenemende vraag van teammanagers voor ondersteuning in hun teams op doel, houding en gedrag. Inrichting van de organisatie Na het besluit van HLT-bestuur om de nieuwe organisatiestructuur te implementeren is gestart met systeemaanpassingen, het plaatsingsproces, nieuwe overlegstructuur, directiestatuut, de mandaatregelingen, de werving van nieuwe teammanagers en directeuren. De organisatieinrichting per 1 oktober 2024 is daarmee succesvol verlopen.

Ook de werving van nieuwe teammanagers en directeuren is in 2024 gerealiseerd. Implementatiemanager Op 1 september 2024 is een implementatiemanager gestart om regie te voeren op het ontwikkelplan. Hiervoor is een projectorganisatie ingericht met interne medewerkers: kernteam

9

(voor advies aan projectleiders), projectteam (voor onderlinge verbanden tussen projecten) en “vliegende keepers” (voor energie, betrokkenheid en inspiratie vanuit medewerkers). De implementatiemanager startte met een analyse van de projecten van het ontwikkelplan voor 2024. Samen met projectleiders is gestart met een voorverkenning waaruit een integrale projectopdracht met het te verwachten resultaat volgt. Concernplan Om tot een realistisch concernplan 2025 te komen is een analyse gemaakt van de projecten uit het ontwikkelplan, de concept lange termijn opdracht en projecten uit het concernplan 2024. Hiermee komen we tot een sturingslijn op leren, verbeteren en ontwikkelen. De analyse heeft geleid tot een overzicht waarin de samenhang en mogelijke raakvlakken/overlap zichtbaar wordt. Teamplannen Vanuit het programma "Grip op geld” is gestart met de managementrapportage en managementcyclus. Alle teammanager hebben teamplannen opgesteld met expliciet aandacht voor persoonlijke- en teamontwikkeling en capaciteitsmanagement. 3.3.5 Evaluatie HLTsamen In 2024 is de Evaluatie HLTsamen vastgesteld. We namen de organisatie HLTsamen en de oorspronkelijke uitgangspunten, de drie K's (kosten, kwaliteit, kwetsbaarheid) en de S (strategie) onder de loep. Bij de evaluatie van de organisatie hebben we raadsleden, collegeleden en medewerkers van HLTsamen betrokken.

We organiseerden hiervoor verschillende bijeenkomsten, onder andere in De Watertoren Bollenstreek. De aanbevelingen in de evaluatie kregen een plek in de Lange termijn opdracht. 3.3.6 Lange termijn opdracht Het afgelopen jaar is de lange termijn opdracht "HLTsamen verder!” opgesteld. Dit stuk bevat visie en ambitie van het HLT-bestuur, in samenhang met de aanbevelingen in de evaluatie. Er is in dit traject bewust meer tijd genomen om te zorgen dat het een gedragen stuk werd. De nota is besproken in de colleges, op een gezamenlijke collegebijeenkomst afgelopen september, en op een radenbijeenkomst begin oktober. Dit heeft geresulteerd in een versie die eind oktober aan de raden is verzonden voor zienswijzen. Naar verwachting zal de definitieve besluitvorming op collegeniveau plaatsvinden in het eerste kwartaal van 2025. 3.3.7 Data gedreven sturen In 2024 is een datateam samengesteld. Het team maakt onderdeel uit van de afdeling Bedrijfsinformatie & Compliance (BIC). Het datateam heeft het werk vanuit het programma overgenomen en pakt tegelijk nieuwe verzoeken en ontwikkelingen op. Ondanks dat het datateam op stoom komt, zijn er drie knelpunten: de overweldigende behoefte vanuit de organisatie, de uitdagingen van data-uitwisseling met ketenpartners en het prioriteren.

Voor een deel ligt de oplossing in de nieuwe organisatiestructuur met bijbehorende overleggen omtrent (her)prioritering, capaciteit en budget. Het andere aspect ligt aan co-creëren, door samenwerking te komen tot een duurzaam data/informatieproduct, deze scherp af te bakenen en structureel te borgen in (digitale) werkprocessen, zowel met intern als externe partners. Datagedreven sturen (DgS) bestaat niet meer als separaat project of programma. De focus vanuit het dagelijkse werk ligt vanaf 2025 op de algehele databewustwording, het weten en leren omgaan met data, deze te kunnen interpreteren, hergebruiken en muteren. Dat zorgt voor directe datakwaliteitsverbeteringen. Daarvoor is nodig: heldere datagovernance, die gedragen wordt door specifieke data-afspraken (eigenaarschap) te maken en toe te spitsen per specialisme en vakafdeling (teammanagers). 3.3.8 Privacy en gegevensbescherming In 2024 hebben we belangrijke stappen gezet om de privacy en informatieveiligheid van onze organisatie te versterken. Zo is beleid vastgesteld, waarmee we duidelijke richtlijnen hebben gecreëerd voor het omgaan met persoonsgegevens en informatieveiligheid. Daarnaast hebben we gewerkt aan de implementatie van structurele maatregelen, zoals risicoanalyses en bewustwording binnen de organisatie.

Het aanstellen van PIV-vertegenwoordigers2 was hierin een belangrijke stap, aangezien zij bijdragen aan kennisdeling en het versterken van informatieveiligheid in de dagelijkse praktijk. 2

Projectadviseur Integrale Veiligheid

10

Ook hebben we gewerkt aan strategische verbeteringen, waaronder de aanbesteding van een ISMS3 en een impactanalyse op de NIS2-richtlijn4. Deze initiatieven zorgen ervoor dat we zowel aan wetgeving voldoen als onze weerbaarheid tegen dreigingen versterken. Met deze resultaten hebben we een solide basis gelegd voor verdere professionalisering en verbeteringen in de komende jaren. 3.3.9 Samen digitaal en transparant De blauwdruk van de digitale werkplek, de informatiewetgeving en het op orde brengen van de informatiehuishouding is grotendeels afgerond en deze blauwdruk zetten we om naar een functioneel ontwerp, dat als basis voor de moderne digitale werkplek dient. Als opvolging van de meting digitale vaardigheden, is een opleidingstraject ingezet. Hierbij brengen we de ambities en visie van HLTsamen op digitale vaardigheden in kaart. Daarnaast ontwikkelen we een opleidingsprogramma dat medewerkers opleidt en helpt bij het zich eigen maken van de moderne digitale werkplek. In het derde kwartaal zijn de publicatieportalen voor de gemeenten live gegaan (open.hillegom.nl, open.lisse.nl en open.teylingen.nl). De portalen publiceren de Woo-besluiten (Wet open overheid) vanaf 1 januari 2024. De landelijke Woo-index verwijst naar deze portalen. De portalen zijn via overheid.nl te vinden.

Projecten en activiteiten In 2024 hebben we onder andere onderstaande projecten en activiteiten uitgevoerd: • Het organiseren van sessies met teams en teammanagers en het voeren van gesprekken met collega-gemeenten en provincies; • Het ontwikkelen van een inrichting voor het informatiebeheer en archiefbeheer; • Het voorbereiden van een functioneel ontwerp voor HLTsamen; • Het ontwerpen van een digitale proeftuin om de moderne werkplek te testen met eindgebruikers; • Structurele versterking van de kennis van functioneel beheerders door middel van een opleidingstraject; • Selectie en voorlopige gunning van een opschoontool via een aanbestedingstraject voor het opschonen van de netwerkschijven en MS Teams-omgeving; • In samenwerking met een leverancier zijn Woo-portalen ontworpen, gebouwd en gevuld met content. 3.3.10 Verbeteren financiële sturing en beheersing Het programma Grip op Geld loopt nog door in 2025; voor 2024 zijn de gewenste resultaten bereikt. Dit betreft het budgetbeheer inclusief de verplichtingenadministratie en beheer van personeelkosten. Met het programma Grip op Geld hebben we de sturing en beheersing op budgetten verbeterd. Daarvoor hebben we verschillende projecten en activiteiten uitgevoerd: • Een belangrijke mijlpaal in het programma Grip op Geld is de vaststelling van de nieuwe Regeling Budgetbeheer.

Deze regeling biedt de basis voor de rechtmatige en doelmatige besteding van de budgettten: het vierogenprincipe is hierin opgenomen, de het vastleggen van verplichtingen en de rollen van budgethouder en budgetbeheerder. Om dit naar de praktijk te vertalen is de financiële administratie aangepast, en zijn trainingen gegeven voor budgethouders en budgetbeheerders. Met ingang van boekjaar 2025 werken we volgens deze regeling. • Voor de beheersing van personeelskosten zijn regels afgesproken en is een dashboard in ontwikkeling, dat naar verwachting in januari 2025 operationeel is. • De HLT-administratie opnieuw ingericht, zodat informatie transparanter wordt en sneller beschikbaar wordt. • De managementcyclus is ingericht. Dit is het periodieke overleg tussen directeur en teammanagers over de voortgang van het werkplan en de uitputting van budgetten. • Contractering tussen HLTsamen en gemeentebesturen krijgt steeds meer vorm, dit loopt nog door in 2025. 3

Integrated Service Management, een standaardmethode voor de inrichting en verbetering van het IT-beheer

4

De Network and Information Security directive, of NIS2-richtlijn, is de opvolger van de NIS-richtlijn. Deze richtlijn is vastgesteld door de Europese Unie (EU) en bedoeld om de cyberbeveiliging en weerbaarheid van essentiële diensten in EU-lidstaten te verbeteren.

11

3.3.11 Inkoop Een groot aantal medewerkers is bezig met inkoop. Bewustzijn bij medewerkers van het inkoopbeleid en inkoopprocessen is gegroeid. Er is een actueel inkoopbeleid en door de samenwerking met Stichting Rijk zijn Europese aanbestedingen geborgd wat betreft kwaliteit en rechtmatigheid. Ook hebben we de volgende acties ondernomen: • Om de inkoopprocessen meer te professionaliseren is dit jaar een coördinator voor maatschappelijk verantwoord inkopen gestart. Naast de coördinator Social Return on Investment van Provalu geven we zo invulling aan deze aspecten van het inkoopbeleid. Hiermee heeft MVOI nadrukkelijk aandacht gekregen in inkoopprocessen. • Stichting Rijk heeft 26 Europese aanbestedingen begeleid. • We hebben interne trainingen verzorgd, waar in totaal 33 medewerkers aan hebben deelgenomen. • Met de huidige bezetting komen we nog onvoldoende toe aan het realiseren van doelstellingen van het inkoopbeleid. 3.3.12 Rechtmatigheid De ambitie om door te groeien naar een in control statement is bekrachtigd door het bestuur. Daarbij is het proces voor de rechtmatigheidsverantwoording meer geborgd en verbeterd. De verbijzonderde interne controle is, in samenwerking met de organisatie, tijdig gereed. In 2024 hebben we onze ambitie om door te groeien naar het kunnen afleggen van een ‘In control Statement’ (zie figuur hieronder) bekrachtigd.

Hiervoor is een aantal uren vanuit bedrijfsvoering voor HR-control, JZ-control en I-control geplaatst bij Audit en control. Niet als functie, maar wel als rol bij een bestaande functie. Niet de accountant maar de colleges en de HLTsamen-directie verantwoordden in 2024 met een rechtmatigheidsverklaring dat uitgaven financieel rechtmatig hebben plaatsgevonden. Mede vanuit het programma Grip op Geld is vanaf 2023 de basis gelegd om de rechtmatigheidsverantwoording op te kunnen stellen. Het onderwerp rechtmatigheid is op de kaart gezet en dit is in 2024 verder voortgezet. Met name de aanpak per team voor een teamrechtmatigheidsverantwoording heeft gezorgd voor een grotere betrokkenheid in de organisatie. Ook is er een frauderisicoanalyse gemaakt. De rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen in de jaarrekening 2024 evenals een toelichting in de paragraaf bedrijfsvoering. Het Programma Grip op Geld zet in op de verbetering van de interne beheersing en de verbijzonderde interne controle deze opgave. Er is ingezet op enerzijds bewustwording en anderzijds regelgeving zoals de regeling beheer budgetten en de richtlijn bewijs van geleverde prestatie bij inkoopfacturen en prijsafspraken. Vooral door de stap naar procesgerichte controle kan de VIC-capaciteit zich richten op verbetering van de interne beheersing. De ingezette leerlijn procesmanagement zal hieraan bijdragen.

3.3.13 Communicatie Communicatie die verbindt Het afgelopen jaar hebben we op verschillende manieren uitvoering gegeven aan de communicatieopgave. Door meer te focussen op sentimenten in de samenleving (door o.a. een omgevingsbeeld en omgevingsanalyses), betrokkenheid van inwoners en ondernemers te stimuleren waar dit kan door middel van participatie en door goed af te wegen wat wij vanuit onze organisatie naar buiten sturen werk je aan meer verbinding. We hebben meerdere digipanel onderzoeken uitgevoerd, we hebben op diverse gebieden participatietrajecten vormgegeven (onder andere: campagne Wind op Lis, jongerenparticipatie met het Fioretti College Lisse, Hillegom en Lisse zoeken nieuwe burgemeester, jeugdlintje Teylingen). Begrijpelijke taal Binnen HLTsamen heeft deze opdracht door alle veranderingen en tijdsdruk op andere trajecten nog geen invulling gekregen. In 2025 willen we met onze bestuurders het gesprek aangaan wat het ambitieniveau en de opdracht gaat zijn aan HLTsamen. Actuele en toegankelijke informatie De aanbesteding van de websites is een volgende fase ingegaan. Na een marktverkenning in 2024 gedaan te hebben, streven we om in Q1 2025 de aanbesteding te gaan publiceren. Om daarna in Q2 over te willen gaan tot gunning en implementatie van een nieuw cms systeem voor de drie gemeentewebsites en de HLTsamen website van de werkorganisatie.

12

Ondersteuning van de interne organisatie met communicatie Het afgelopen jaar is er extra inzet geweest vanuit team communicatie voor de interne organisatie en haar uitdagingen. De organisatieontwikkeling is actief ondersteund met communicatieadvies, meerdere bedrijfsvoeringsprojecten waaronder Grip op Geld, diverse HR projecten waaronder het werkbelevingsonderzoek, vitaliteit en arbeidsmarktcommunicatie (binden en boeien van medewerkers, nieuw en huidig) en de digitale transformatie in het project Samen Digitaal Transparant. Participatie De groeiende vraag om advies en instrumenten voor participatie is gebleken in 2024. Overal valt het woord participatie, maar wát bedoelen we dan? Van informeren tot meebeslissen, allerlei niveaus van participatie zijn mogelijk. De term participatie is daarom lastig als één begrip; we werken vanuit communicatie aan het bewustzijn in de ambtelijke organisatie zodat waar ruimte is om inwoners en ondernemers mee te kunnen laten denken, ze zo veel mogelijk betrokken worden met de juiste vragen en verwachtingen. In 2024 is gestart met het vormgeven en publiceren van een toolkit participatie, die initiatiefnemers van o.a. vergunningen die vallen onder de omgevingswet, kunnen helpen hun eigen participatieplan te schrijven en uit te voeren. Ook is de participatieleidraad hier een onderdeel van.

Naast de toolkit evalueren we bepaalde participatietrajecten ook. Om hiervan te leren en verder te kunnen ontwikkelen. In 2024 hebben we ook een start gemaakt met een organisatie opleidingsplan. We zijn erachter gekomen dat er meer op maat trainingen nodig zijn dan een brede organisatietraining, omdat er veel verschil zit in participatietrajecten binnen bijvoorbeeld het sociaal domein of het fysieke domein. Met de betreffende teammanagers zijn we in gesprek over de behoefte en mogelijkheden. Project opvang vluchtelingen In 2024 heeft het project opvang vluchtelingen veel inzet van team communicatie gevraagd. In 2024 ging het traject van brede zoeklocaties naar concrete locaties en de haalbaarheid daarvan. Per gemeente was er een verschillende aanpak en invulling, waardoor wij drie communicatieaanpakken hebben ontwikkeld. 3.3.14 Indicatoren De beleidsindicatoren zijn verplicht voorgeschreven gegevens die een trend kunnen signaleren. Deze gegevens worden voornamelijk vanuit externe bronnen verkregen. Deze informatie is ook beschikbaar op www.waarstaatjegemeente.nl. Voor de HLT organisatie zijn de meeste beleidsindicatoren niet van toepassing, uitgezonderd van de indicatoren die onder het taakveld bestuur thuis horen.

Indicator Formatie Bezetting Externe inhuur Apparaatskosten Overhead

Eenheid

Realisatie 2023 5,1 5,1

Fte per 1.000 inwoners Fte per 1.000 inwoners Inhuurkosten als % van totale loonsom + 18,95% totale kosten inhuur externen Kosten per inwoner € 666,71 % van de totale lasten 55%

Realisatie 2024 5,5 5,2 19,49% €

774,27 51%

Toelichting indicator Formatie Het gaat hier om de begrote formatie in fulltime eenheden van het ambtelijk apparaat van de organisatie op peildatum 1 januari. Uitgangspunt is het vastgestelde formatieplan, dus niet de werkelijke bezetting. Het gaat om formatieplaatsen ongeacht of die worden ingevuld door iemand met een vaste aanstelling, een tijdelijke aanstelling of nog openstaan (vacature). Fte is het equivalent van een 36-urige werkweek. Toelichting indicator Bezetting Het gaat hier om het werkelijke aantal fte dat werkzaam is, dus niet om de toegestane formatieve omvang uit het formatieplan. Terugkijkend op een begrotingsjaar wordt de werkelijke bezetting berekend. Conform de definitie van Vensters voor Bedrijfsvoering is de gemiddelde bezetting in dat

13

begrotingsjaar berekend door het gemiddelde te nemen van de werkelijke bezetting op 1 januari en op 31 december. Toelichting indicator Externe inhuur Onder externe inhuur wordt verstaan: het uitvoeren van werkzaamheden in opdracht van een opdrachtgever die bij de organisatie in dienst is i) door een private organisatie met winstoogmerk ii) die tegen betaling personele capaciteit en deskundigheid inzet, iii) zonder arbeidsovereenkomst of aanstelling tussen organisatie en de ingezette personen. Toelichting indicator Apparaatskosten Apparaatskosten (ofwel organisatiekosten) zijn de noodzakelijke financiële middelen voor het inzetten van personeel (salarissen), organisatie-, huisvestings-, materieel-, automatiseringskosten e.d. voor de uitvoering van de organisatorische taken. Apparaatskosten zijn dus alle personele en materiële kosten die verbonden zijn aan het functioneren van de organisatie, exclusief griffie en bestuur. Toelichting indicator Overhead De overheadkosten zijn alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Het percentage van HLTsamen is hoger dan in de gemeentebegroting, omdat HLTsamen een bedrijfsvoeringorganisatie is zonder programmabudget.

14

3.4 Crisisorganisatie De tijdelijke Europese opvangregeling ontheemden Oekraïne (RTB) is in 2024 verlengd naar 4 maart 2026. Het ziet ernaar uit dat het conflict in Oekraïne voortduurt, hierdoor blijft opvang nodig. 3.4.1 Opvang vluchtelingen Opvang Oekraïners In 2024 is aan zo'n 400 ontheemden uit Oekraïne een opvangplek gerealiseerd in één van de gemeentelijke opvang locaties. Daarnaast hebben er zo'n 100 ontheemden een plek gevonden bij particuliere huishoudens. Uitgangspunt bij de opvang is dat we aan ontheemden uit Oekraïne duurzame – crisis - opvang op locaties hebben geboden zolang dit nodig is. Het zorgt voor meer stabiliteit voor de Oekraïense ontheemden, de omwonenden en de gemeentelijke organisatie. Hierbij wordt nauw samengewerkt met de regiogemeenten. Zelfredzaamheid en eigen bijdrage In juni zijn de ontheemden uit Oekraïne verhuisd van de Parklaan naar de Wilhelminalaan in Sassenheim (gemeente Teylingen). Dit is een duurzame locatie waar ontheemden gehuisvest kunnen worden zolang als nodig is. De kosten van de verbouwing van de Wilhelminalaan in Sassenheim zijn volledig gedekt uit de transitievergoeding van het Ministerie van Justitie & Veiligheid. Naarmate ontheemden langer in Nederland verblijven stimuleren wij de zelfredzaamheid in onze samenleving. Dit heeft ertoe geleid dat de inzet van Welzijnskwartier met ingang van het vierde kwartaal 2024 is afgeschaald.

Een uitvloeisel van het langer verblijven van ontheemden Oekraïne is dat zij per 1 juli 2024 een eigen bijdrage gaan betalen. Gemeenten hebben vanuit het Rijk hier een halfjaar de tijd voor gekregen. De HLT-gemeenten innen de eigen bijdrage met ingang van 1 oktober 2024, welke dienstverlening overigens wordt uitgevoerd door de ISD. Zo zijn administratieve processen aangepast, maar ook naar (huidige en nieuwe) ontheemden gecommuniceerd wat de nieuwe regels voor hen inhouden. De bewoners die de eigen bijdrage moeten gaan betalen hebben een persoonlijke beschikking ontvangen, inclusief een incassoformulier. De bereidheid om de eigen bijdrage te betalen is hoog onder de Oekraïners in de gemeentelijke opvang binnen HLT. De gemeenteraden zijn eind augustus 2024 geïnformeerd. Op de inkomsten heeft de eigen bijdrage regeling geen effect omdat de eigen bijdrage wordt verrekend met de norm vergoeding van de gemeentelijke opvang. De gerealiseerde kosten van de opvang ontheemden uit Oekraïne blijft binnen het normbedrag en daarmee binnen het gestelde kader van de exploitatiebegroting 2024. Opvang van asielzoekers Spreidingswet Zoals de wet voorschrijft, hebben de HTL-gemeenten op 1 november 2024 in gezamenlijkheid met regio Holland Rijnland en de Provincie Zuid-Holland een aanbod aan de Minister van Asiel en Migratie gedaan voor de opvang van asielzoekers in 2025.

Invulling van de opgave uit in het kader van de Spreidingswet dient plaats te vinden middels duurzame opvangplekken. Een duurzame opvangplek is voor minimaal vijf jaar beschikbaar. Er zijn onvoldoende opvangplekken voor vluchtelingen. De situatie in Ter Apel blijft nijpend. Volgens de spreidingswet zullen asielzoekerscentra in 2025 moeten zijn gerealiseerd. De HLTgemeenten zijn wettelijk verplicht om opvang voor vluchtelingen te bieden, net als alle Nederlandse gemeenten. In 2025 zal uitvoeringen voor Hillegom, Lisse en Teylingen worden gegeven. Kaders In 2024 hebben gemeenteraadsleden tijdens raadsvergaderingen kaders meegegeven aan de colleges. Bewoners konden zich aanmelden voor een klankbordgroep, die ook wensen heeft meegegeven aan de gemeente. Daaruit volgde een afwegingskader dat in 2024 door het college van HLT-gemeenten is vastgesteld. Afgelopen zomer konden inwoners en ondernemers opvanglocaties aandragen. Locatie-onderzoek In 2024 zijn in de HLT-gemeenten locaties onderzocht die het meest geschikt lijken voor de daadwerkelijke opvang van vluchtelingen zodat wij in 2025 stappen kunnen zetten om de

15

gemeente Ter Apel te kunnen helpen. Het bepalen van geschikte locaties voor asielopvang is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van gemeente en het COA. Het COA staat positief ten aanzien van het aanbod van de gemeenten. Het is onduidelijk tot wanneer de Spreidingswet wordt gehandhaafd door de Rijksoverheid. Als er een nieuwe situatie ontstaat door wijzigingen in de wetgeving gaan de colleges opnieuw in gesprek met de gemeenteraden over de koers. Communicatie Er is daarnaast communicatie geweest met bewoners en overige betrokken van de opvanglocaties. Tot slot is er tijd besteed aan diverse juridische kwesties rondom de opvanglocaties zoals gedoogbesluiten en omgevingsvergunningen. Van crisis- naar beheerorganisatie Door de duurzame opvang van zowel ontheemden uit Oekraïne als asielzoekers heeft de huidige crisisorganisatie in 2024 zich (meer) toe bewogen naar een beheerorganisatie. Regionaal is door medewerkers vanuit het projectteam afstemming gezocht over het taalonderwijs en onderwijshuisvesting. Hierover is gesproken met medewerkers van de HLT-organisatie die zich met onderwijs en onderwijshuisvesting bezighouden. Daarnaast nemen we in regionaal verband deel aan verschillende overleggen, zoals bijvoorbeeld het locatiehoofden-overleg. Ook zijn er korte (communicatie)lijnen met de veiligheidsregio Hollands-Midden.

3.5 Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien Het tweede onderdeel van het programmaplan betreft de algemene dekkingsmiddelen en de post onvoorzien. Algemene dekkingsmiddelen Algemene dekkingsmiddelen zijn baten en lasten die niet specifiek aan een programma zijn toe te rekenen. Dit betreft bijvoorbeeld de algemene uitkering en niet-gebonden belastingen. In deze jaarstukken zijn geen algemene dekkingsmiddelen van toepassing. Onvoorzien In de financiële verordening is vastgelegd dat een bedrag van € 25.000 wordt opgenomen voor de post onvoorzien, wanneer de begroting dit toelaat. In 2024 is geen gebruik gemaakt van de post onvoorzien.

16

3.6 Paragrafen 3.6.1 Verplichte paragrafen niet voor HLTsamen Onderstaande verplichte paragrafen zijn niet van toepassing op de HLTsamen-organisatie. HLTsamen: • heeft geen lokale heffingen; • heeft geen kapitaalgoederen omdat deze in eigendom en beheer zijn bij de deelnemende gemeenten; • heeft grond noch grondbeleid; • heeft geen verbonden partijen.

3.6.2 Paragraaf Financiering Inleiding De financieringsfunctie dient uitsluitend de publieke taak. Het beleid valt binnen de kaders die zijn gesteld in de Wet financiering decentrale overheden (Wet fido). Centraal in deze wet staan transparantie en risicobeheersing. Om inzicht te geven in de manier waarop HLTsamen dit doet en om een beeld te geven van de stand van zaken gaan we in deze paragraaf in op de ontwikkelingen rond de financiering, het te voeren beleid op dit gebied en de risico’s die we daarbij lopen. Algemeen Het door het bestuur nog vast te stellen concept-financieringsstatuut vormt het kader voor beleid en uitvoering van de treasuryfunctie. De huidige gemeentelijke statuten verschillen niet veel qua inhoud. Daarom zullen tot dan deze statuten het uitgangspunt zijn voor de treasuryfunctie. Het uitgangspunt bij het aantrekken van vermogen is dat de kasgeldlimiet optimaal benut wordt en zoveel mogelijk kort vermogen wordt aangetrokken. Hierbij wordt benadrukt dat de treasuryfunctie uitsluitend de publieke taak dient en dat een prudent beleid wordt gevoerd binnen de kaders die zijn gesteld in de Wet financiering decentrale overheden (Wet Fido). Welke ontwikkelingen spelen er? Renteontwikkelingen De Europese Centrale Bank (ECB) heeft in maart 2016 de herfinancieringsrente verlaagd naar 0,00%. Tot en met september 2023 is deze rente in 6 stappen verhoogd naar 4,5%.

Gedurende 2024 is deze in 4 stappen verlaagd naar 3,15%. Momenteel (februari 2025) bedraagt de geldmarktrente voor aan te trekken driemaands kasgeldleningen 2,52%. De vergoedingen bij het Schatkistbankieren staan op 2,66%. De kapitaalmarktrente voor aan te trekken leningen voor looptijden van 5 en 10 jaar zonder renteherziening bedraagt momenteel resp. 2,34% en 2,45%. Overige ontwikkelingen In 2024 zijn zowel geen langlopende leningen als kasgeldleningen afgesloten. Liquiditeitsprognoses Wekelijks stellen we liquiditeitsprognoses voor de korte termijn op om tijdig in te spelen op schommelingen in de liquiditeit. Risicobeheer Het risicobeheer is gericht op het beperken van financiële risico’s. In het Financieringsstatuut zullen richtlijnen en limieten worden opgenomen, die de basis vormen voor alle transacties op dit gebied. Ons beleid is voornamelijk gebruik te maken van veilige en inzichtelijke financiële instrumenten. De Wet fido geeft normen voor het beperken van risico’s. De belangrijkste risicocategorie is het renterisico, waarvan de kasgeldlimiet en de renterisiconorm belangrijke richtlijnen zijn ter beperking van renterisico’s. De kasgeldlimiet heeft betrekking op leningen met een rentetypische looptijd tot één jaar. Het totaal van deze leningen mag voor een gemeenschappelijke regeling niet meer bedragen dan 8,2% van de totale lasten op de begroting. 17

De renterisiconorm heeft betrekking op leningen met een rentetypische looptijd vanaf één jaar. De verplichte aflossingen en renteherzieningen op deze leningen mogen niet meer bedragen dan 20% van de totale lasten op de begroting. Het doel van deze normen is om het risico te beperken wanneer bij herfinanciering van de leningen een rentestijging leidt tot financiële problemen. HLTsamen heeft op dit moment geen leningen met een looptijd langer dan één jaar. Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet is het wettelijke maximum aan leningen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar. De kasgeldlimiet stond toe om in 2024 de financieringsbehoefte tot een bedrag van € 4.096.000 te dekken met kortlopende leningen. Zodra wij deze limiet voor een langere periode (meer dan een half jaar) dreigen te overschrijden, trekken wij een langlopende lening aan of vragen wij (onderbouwd) toestemming aan de provincie om gedurende een bepaalde periode de limiet te mogen overschrijden. Dit was in 2024 niet aan de orde. Gelet op de lage rente voor kort krediet, maken we zoveel mogelijk gebruik van de toegestane norm, tenzij we sterke rentestijgingen verwachten op de kapitaalmarkt. Kasgeldlimiet

(bedragen x € 1.000)

2024

1 Begrotingstotaal lasten

49.947

2 Maximaal toegestane kasgeldlimiet (8,2% van begrotingstotaal lasten)

4.096

3 Gemiddeld saldo vlottende korte schuld en vlottende middelen 4 Ruimte onder kasgeldlimiet

0 4.096

Renterisiconorm Renterisiconorm (bedragen x € 1.000) 1 Renteherziening op langlopende schuld o/g

2024 0

2

Te betalen aflossingen

0

3 4

Renterisico (1 en 2) Renterisiconorm

0 9.989

5a Ruimte onder risiconorm 4a Begrotingstotaal lasten

9.989 49.947

4

9.989

Renterisiconorm 20% van begrotingstotaal

Ook voor de komende jaren zullen we naar verwachting onder de renterisico-norm blijven. Rentemethodiek In het vernieuwde BBV is opgenomen dat de paragraaf financiering van de begroting en jaarrekening naast de beleidsvoornemens en het gerealiseerde beleid ten aanzien van het risicobeheer van de financieringsportefeuille ook verplicht inzicht moet geven in: - de rentelasten uit externe financiering - het renteresultaat - de wijze van rentetoerekening. Door onderstaand overzicht en toelichting in de paragraaf financiering op te nemen wordt invulling gegeven aan deze verplichting.

18

Berekening renteomslagpercentage

2024

Restant korte financiering begin dienstjaar Restant lange financiering begin dienstjaar

0 0

Totaal externe financiering

0

Gewogen gemiddeld rentepercentage externe financiering tbv rente eigen vermogen

a1. De externe rentelasten over de korte financiering a2. De externe rentelasten over de lange financiering b. De externe rentebaten

0%

+ + -/-

0 0 143.313

Totaal door te rekenen externe rente c1. De rente die aan de grondexploitatie moet worden doorberekend -/-

-143.313 0

c2. De rentelasten van projectfinanciering -/c3. De rentebaten van door verstrekte leningen (projectfinanciering) +

0 0

Saldo door te rekenen externe rente

-143.313

d1. Rente over eigen vermogen d2. Rente over voorzieningen (gewaardeerd op contante waarde)

+ +

0 0

-/-

-143.313 0

e.

De aan taakvelden toe te rekenen rente De werkelijk aan taakvelden toegerekende rente (renteomslag)

f.

Renteresultaat op het taakveld treasury

-143.313

Boekwaarde activa tbv renteomslag begin dienstjaar

3.797.132

Omslagrenteberekening Na afronding

-3,77% 0%

Conform de in 2017 gewijzigde BBV wordt de rente op de volgende manier verwerkt. Alle rente loopt via het taakveld 0.5 Treasury. Alle rentelasten en -baten worden in principe direct op dit taakveld geboekt. Voor de inzet van immateriële, materiële en financiële activa wordt de rente voor de financiering van deze activa omgeslagen over de betreffende taakvelden (lasten). Omdat in 2024 de omslagrente 0% is, is dit in 2024 niet gedaan. De afschrijvingen worden direct ten laste gebracht van de diverse taakvelden, waarop de af te schrijven activa betrekking hebben. Overzicht EMU-saldo Sinds 2006 zijn gemeenten en gemeenschappelijke regelingen verplicht een raming van de eigen ‘bijdrage’ aan het EMU-saldo op te nemen. (EMU staat voor Economische en Monetaire Unie). Om de cijfers tussen verschillende landen goed te vergelijken zijn in de Europese Unie afspraken gemaakt over de wijze van berekening van het EMU-saldo. Het EMU-saldo wordt berekend op kasbasis, dus de feitelijke geldstromen die in een jaar plaatsvinden. Een negatief EMU-saldo wil niet zeggen dat de gemeenschappelijke regeling onmiddellijk een probleem heeft, omdat zij werkt met het baten- en lastenstelsel. Het gerealiseerde EMU-saldo van HLTsamen voor 2024 ziet er als volgt uit:

19

EMU saldo prognose (x € 1.000)

/+

1

Exploitatiesaldo voor toevoeging aan (+) cq onttrekking uit reserves (-)

-/+

2

Afschrijvingen ten laste van de exploitatie

+

1.008

3

Bruto dotaties aan de voorzieningen ten laste van de exploitatie

+

479

4

Uitgaven aan investeringen in (im) materiële vaste activa

-

592

+

0

+

0

-

0

-

0

2024 0

7

De in mindering op 4 gebrachte bijdragen van Rijk, Provincie, EU en ov. Verkoopopbrengsten uit desinvesteringen in (im) materiële vaste activa Boekwinst op desinvesteringen in (im) materiële vaste activa Uitgaven aan aankoop van grond en uitgaven van bouwrijp maken

8a

Verkoopopbrengsten van grond

+

0

8b

Boekwinst op grondverkopen

-

0

9

Betalingen ten laste van voorzieningen

-

15

10

Boekwinst bij verkoop van deelnemingen en aandelen

-

0

5 6a 6b

Geraamd EMU-saldo

880

3.6.3 Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing Deze paragraaf schept inzicht in de actuele risico’s en het vermogen om deze risico’s op te kunnen vangen. De grondslag van deze paragraaf is vastgelegd in artikel 11 van het BBV. Inleiding en achtergrond HLTsamen omschrijft een risico als een onzekere gebeurtenis die effect heeft op het kunnen behalen van een doelstelling. Een risico onderscheidt zich van een probleem omdat een probleem een zekerheid is. Risico’s kunnen zowel intern als extern zijn. Door te sturen op risico’s in relatie tot doelstellingen is HLTsamen beter in staat om haar doelen te verwezenlijken met de beschikbare middelen. Bij het aangaan van risico’s worden onderstaande vier vragen in acht genomen: • Wat willen wij bereiken? • Wat is daarbij onzeker (voor wie)? • Wat gaan wij doen (voor wie)? • Hoeveel risico is aanvaardbaar*? *Ten aanzien van de hoeveelheid aanvaardbaar risico is het uitgangspunt gekozen dat de (netto) kans maal (netto) impact van de risico’s totaal niet groter mogen zijn dan 5% van het materiele budget tenzij hier een door het bestuur goedgekeurde onderbouwing aan ten grondslag ligt. Het uitgangspunt zal formeel worden vastgesteld wanneer er voldoende ervaring is opgedaan met de herziene methodiek van risicoberekening. Het beperken van risico’s is geen doel op zich.

Risico’s zullen altijd bestaan en zijn nooit volledig te vermijden en/of te beheersen. Oftewel bij het invulling geven aan haar maatschappelijke missie zal de HLTsamen organisatie altijd een bepaalde mate van risico lopen. De kern van bovengenoemde vragen is om bewust te zijn over de risico’s en een gedegen afweging te maken tussen effectiviteit en efficiency in het omgaan met die risico’s.

20

Het sturen op risico’s in relatie tot doelstellingen is een ontwikkeling binnen HLTsamen die zich de komende jaren verder zal vertalen. De nadruk ligt op het inventariseren en beheren van de strategische risico’s in de doelstellingen van HLTsamen. Hierbij wordt gekeken naar de netto risico’s. Dit zijn de risico’s na het inrichten van de beheersmaatregelen. In de komende jaren zal een grotere nadruk worden gelegd op risicobewustzijn en governance risico’s. De huidige opzet ten aanzien van risicomanagement is weergegeven in onderstaand figuur.

Omvang Risico en Weerstandscapaciteit De omvang van het risico is berekend door voor de onderdelen beleid, dienstverlening en bedrijfsvoering van HLTsamen inzichtelijk te maken wat de belangrijkste risico’s (zie inleiding en achtergrond) zijn, hoe groot de kans wordt ingeschat dat het risico zich door de jaren heen zal voordoen en hoe groot de impact (in euro) naar inschatting zal zijn wanneer dit plaatsvindt. De kans maal de impact vormt het risicobedrag dat HLTsamen opneemt in haar begroting. Bij het inschatten van kans en impact wordt rekening gehouden met de beheersmaatregelen die zijn getroffen (of worden getroffen) om het risico en/of de impact te verkleinen. Op deze manier wordt het netto risicobedrag berekend. De risico’s zijn geïnventariseerd en geactualiseerd door de managers die sturen op de beheersing van het risico en de daarmee verbonden doelstellingen. Bij het inschatten van kans en impact hebben zij gebruik gemaakt van een standaard tabel voor kans en impact. Op basis van bovengenoemde risico-inventarisatie is gebleken dat de omvang van het netto risico van HLTsamen afgerond € 1.456.250 bedraagt. Omvang risico HLTsamen Per 31 december 2024 Risicobedrag % risico i.r.t. omvang jaarrekening