6. Advies doorontwikkeling PenC cyclus adviesgroep raden H L T 5 april 2022.pdf

18

van de nieuwe raadsperiode uitgevoerd kan worden. Kardien de Werker (Teylingen) sluit zich daarbij aan. Rob van den Broek (Lisse) vindt 23 februari 2022 een prima datum. De Adviescommissie geeft advies aan de Auditcommissie en in die zin past 23 februari 2022 dan goed. Het sociaal domein vindt hij overigens wel moeilijk en het is eenvoudiger om de buitenruimte te nemen. Wellicht kan hierover nog eens nagedacht worden. Kees van der Zwet (Lisse) ziet de uitnodigingen in zijn agenda verschijnen. Marlies Volten (Teylingen) geeft aan dat het haar ook goed lijkt om het over te dragen naar de gezamenlijke Auditcommissies zodat de volgende raden hiermee verder kunnen. De voorzitter merkt op dat eerder op de avond Margriet Veeger (Lisse) aanwezig was. Hij constateert dat zij nu echter niet meer aanwezig is. Erik Prins (gemeentesecretaris Lisse en directeur HLTsamen) meldt dat hij van Margriet Veeger heeft begrepen dat zij geen toegang kan krijgen tot de vergadering en dat haar beeld en geluid gedempt staan. Zij heeft de vergadering wel gevolgd. De voorzitter concludeert dat het niet meer lukt om Margriet Veeger aan de vergadering te laten deelnemen. Conclusie De voorzitter concludeert dat hij geen afwijzingen heeft gehoord en dat er een mooie uitdaging ligt om verder te gaan. 6B.

Wat doen we na de bestuurswisseling Het voorstel is om met een grotere groep jaarlijks een paar keer samen te komen om onderdelen van de begroting uit te wisselen. Exercitie uitwerken P&C stukken naar de wensen zoals besproken bij agendapunt 4A. Rob van den Broek (Lisse), Vincent Scheurwater (Lisse), Boelo Meijer (Hillegom), Bart van der Ploeg (Teylingen), Kardien de Werker (Teylingen) en Mike Roelofs (Hillegom) vinden dit een goed voorstel en spreken de wens uit om de volgende raadsperiode ook weer zitting te kunnen nemen in de raad en hiermee verder te gaan. Conclusie De voorzitter constateert unanieme instemming op het advies om met een grotere groep jaarlijks een paar keer samen te komen om onderdelen van de begroting uit te wisselen. 7. Rondvraag Geen opmerkingen. 8. Sluiting De voorzitter bedankt alle aanwezigen voor hun inbreng en sluit de vergadering om 23.00 uur.

19

Bijlage C. Praatplaat Planning & Control cyclus en producten

Een begrotingsjaar heeft een looptijd dat zich strekt over drie kalenderjaren Coalitieakkoord eens

Kadernota

Van

Naar

per vier jaar

Meerjarenbegroting

Kaderstelling

Controle

Plan

Vertaling effecten naar

Act

nieuwe begrotings-

Do

Tussentijdse rapportage(s)

cyclus Check Jaar -1 Kadernota Begroting

Jaarstukken

Lopend jaar bestuurlijke rapportage

In de begroting is de volgende informatie opgenomen Begroting

Integraler en globaler Invloed van gemeente op doelen en

Bestuurlijke inleiding Begrotingsprogramma

Met trends

prestaties (toerekenbaarheid) Doorlooptijd van realiseren doelen en prestaties (actualiteit)

en ontwikkelingen Relevantie van informatie en indicatoren voor sturing op doelen (strategisch)

Doelen / opgaven

Wat willen we bereiken?

Prestaties/ activiteiten

Wat gaan we daarvoor doen?

Financiële paragraaf

Wat mag dat kosten? Budgetrecht raad

Meetbaarheid van doelen en prestaties (concreetheid) Volledigheid informatie op gemeentetaken (dekkingsgraad) Toegankelijkheid informatie voor de gemeenschap (open overheid)

Lopend jaar Verzamelwijziging

Jaar+1 Jaarstukken

Beleidscyclus en producten Het vaststellen, uitvoeren en evalueren van beleid verloopt veel nog in een vierjaarlijkse cyclus Beleidsplan jaar 1

Plan

Act

Uitvoerings- en

Plan

Nieuw beleidsplan jaar

Naar Controle

Do

Check

beheerplannen

Act

t+4

Van Kaderstelling

Do

Voortgangsrapportage jaar t+1, t+2 en t+3

Check Jaar 1

Jaar +1 +2 +3

Jaar +4

Tussenevaluatie jaar t+2

en eindevaluatie t+4

In een doorsnee beleidsplan / visiestuk is de volgende informatie opgenomen Beleid/ Visie

Thematisch / meer diepgang Invloed van gemeente op doelen en

Visie

Met trends

prestaties (toerekenbaarheid) Doorlooptijd van realiseren doelen en prestaties (actualiteit)

en ontwikkelingen Missie

Relevantie van informatie en indicatoren voor sturing op doelen (strategisch)

Doelen / opgaven

Wat willen we bereiken?

Prestaties/ activiteiten

Wat gaan we daarvoor

Volledigheid informatie op gemeentetaken doen? Meer specifiek

Financiële paragraaf

Meetbaarheid van doelen en prestaties (concreetheid)

Wat mag dat kosten? Minder aandacht

(dekkingsgraad) Toegankelijkheid informatie voor de gemeenschap (open overheid) 21

Dashboard Periodiciteit van het actualiseren van data dat via een dashboard wordt gepubliceerd verschilt sterk per onderwerp. De informatie zelf gaat vooral over feitelijke informatie (beschrijvend). Er zijn verschillende soorten dashboards en datasets in webportalen. Van informatie op het niveau van beleid en P&C op www.waarstaatjegemeente.nl en de webportaal begroting gemeente Teylingen tot verdiepende informatie in statistieken en geo informatie. De informatie zelf is openbaar en transparant maar qua actualiteit verschilt het sterk per dataset (kwartaal, halfjaar, jaar, tweejaarlijks).

Invloed van gemeente op doelen en prestaties (toerekenbaarheid) Doorlooptijd van realiseren doelen en prestaties (actualiteit) Relevantie van informatie en indicatoren voor sturing op doelen (strategisch) Meetbaarheid van doelen en prestaties (concreetheid) Volledigheid informatie op gemeentetaken (dekkingsgraad) Toegankelijkheid informatie voor de gemeenschap (open overheid)

22

Deel 1: Beleidscyclus <-> p&c cyclus / p&c stukken <-> dashboard Het is dus belangrijk te bepalen wat in de basis wordt meegenomen in de P&C cyclus en de P&C producten ten behoeve van de kaderstellende en controlerende rol en welke informatie aanvullend van meerwaarde is in de beleidscyclus en de beleidsproducten (exclusief beheer- en uitvoeringsplannen) en hoe in beide gevallen de informatie toegankelijker kan worden gemaakt voor de gemeenschap. Al dan niet via een dashboard 1. 2.

Dilemma: Hierin zijn we op zoek naar het uitgangspunt of we willen toewerken naar een alles omvattende integrale p&c instrumentarium of dat we het instrumentarium indikken, smaller maken en met aparte monitors gaan werken. Dilemma: beleid wordt steeds integraler qua thema’s (denk aan de opgaven in de maatschappelijke agenda) waarbij de koppeling met de landelijk bepaalde financiële taakvelden moeilijker te maken wordt. Als je informatie uit de beleidsproducten beter wilt onderbrengen in de P&C producten (koppeling tussen de eerste en tweede w-vraag) ontstaat dus er een spanningsveld met de financiën (koppeling tussen de tweede en de derde w-vraag). Wat heeft dan prioriteit?

Deel 2: Dashboard Er zijn dus veel definities van een dashboard. Een dashboard kan veel verschillende vormen, frequenties en inhoud hebben. Gaat het over de stand van zaken van beleid, beleidsvoornemens of projecten of gaat het dashboard over geld? 1.

Vraag: Wat verstaan we onder een dashboard? Welk doel heeft een dashboard? Welke informatie nemen we op in een dashboard? Willen we informatie over de uitvoering van processen en over de stand van zaken budgetten (bijvoorbeeld aantal afgehandelde omgevingsvergunningen, verstrekte paspoorten etc.). Of is de bedoeling inzicht in de 10 belangrijkste projecten? En wat is dan de frequentie?

2.

Vraag: Hoe helpt deze informatie raadsleden met de sturende en controlerende rol? En welke informatie is relevant voor inwoners?

3.

Dilemma: Een dashboard veronderstelt dat er geen analyse van de informatie wordt gegeven en dat er geen bestuurlijk bespreekmoment is.

23

Bijlage D. Samenvatting HLT werkgroep doorontwikkeling gezamenlijke P&C 2 december 2021 Hillegom en Lisse streven naar een P&C-cyclus waar de raad grip op heeft. Wat heeft de raad nodig om te kunnen sturen en te controleren? Het P&C-instrumentarium (vorm, inhoud) en het gekozen proces (frequentie) moeten ervoor zorgen dat raadsleden tijdig inzicht en overzicht krijgen, zodat de raad optimaal invulling kan geven aan zijn kaderstellende en controlerende rol. Centraal daarbij staat de frequentie van aanbieding van tussentijdse rapportages op jaarbasis. Teylingen streeft met de pilot naar het inzichtelijk maken van de P&C stukken voor inwoners. Met de introductie van een openbaar financieel dashboard wordt mogelijk bij beide wensen aangesloten. Het doel van deze werkgroep is: inventariseren wat de gezamenlijke wensen zijn voor de doorontwikkeling van de P&C-cyclus inclusief de opzet, structuur en uitwerking van P&Cdocumenten. In de eerste sessie is met elkaar op de verschillende onderdelen geformuleerd wat de wensen zijn. Deze maken integraal onderdeel uit van deze notitie. De onderdelen betreft de volgende: 1. Wensen met betrekking tot de cyclus 2. Wensen met betrekking tot producten en vorm 3. Openheid naar inwoners In de bijlagen is een integrale weergave van de wensen per groep opgenomen. In de terugkoppeling zijn de volgende aandachtspunten onder de aandacht gebracht.

De eerste focus van het advies ligt op deze punten. Achter de aanbevelingen is een (B) of een (W&A) opgenomen. Deze staan respectievelijk voor raadsleden en wethouders/ambtenaren. Wensen met betrekking tot de cyclus Real-time en tijdig zijn andere begrippen en kunnen niet onder een noemer gevat worden. Heb vertrouwen in het college dat men de raad tijdig informeert op afwijkingen. Is realtime dagelijks, eens per maand, per kwartaal of per half jaar? (B) Het gaat bij het dashboard niet zozeer om de input, maar vooral om de outcome van de beleidsdoelstellingen. (B) In een dashboard moet men zien of de doelstellingen worden gehaald. Is dat meet- en controleerbaar. (B) De overschrijdingen moeten zichtbaar zijn, maar niet alle overschrijdingen. (B) Van belang is om over politiek gevoelige onderwerpen te rapporteren. (B) Het schrappen van een tussenrapportage heeft bredere steun, maar dan zou daarnaast wel een real-time dashboard moeten werken. (B) Gesproken is over hoeveel tussenrapportages er nodig zijn en er volstaan zou kunnen worden met een tussenrapportage. (W&A) Creëer vanuit de drie gemeenten eenzelfde perspectief voor het proces. (W&A) De afgelopen jaren zijn in de drie HLT-gemeenten de producten uitgebreid. Dit zou afgeschaald kunnen worden.

(W&A) Wat moet in een dashboard staan en wat niet? (B) Bepaal aan de voorkant waarover gerapporteerd moet worden/wat is belangrijk? (W&A) Hanteer de 80%/20%. 80% van de lading dekt het product. (W&A) Kan een stoplichtenmodel gekoppeld worden aan een dashboard? (B) Wat moet er in de rapportages staan? Alle P&C-documenten worden steeds uitgebreider. In Teylingen hanteren de tussenrapportages een stoplichtsystematiek, waarbij er alleen wordt gerapporteerd op afwijkingen en zaken die niet goed gaan. (W&A) Wensen over de vorm Het dashboard kan gezien worden als een goed boekhoudpakket met diagrammen waarin staat aangegeven wat er is uitgegeven. (B) Er moeten in het dashboard verschillende lagen zitten. Ambtenaren, collegeleden, raadsleden of inwoners krijgen andere cijfers te zien. (B) Wat is de ambtelijke inzet? Het dashboard moet wel iets opleveren. (B) Als met de drie HLT-gemeenten op het gebied van de P&C-producten samengewerkt wordt dan leidt dit tot gelijkheid en ontstaat er ook ruimte voor innovatie. (W&A)

-

Geef het college het vertrouwen dat er over de juiste zaken wordt gerapporteerd. (B) De doelstellingen moeten in het dashboard terugkomen. (B) Rapporteren gaat over integraliteit

Wensen met betrekking tot openheid naar de inwoners Inwoners moeten geïnformeerd worden op hoofdlijnen. Informatie moet eenvoudig en toegankelijk zijn. (B) Hoe effectief zijn de indicatoren en geven die relevante informatie? (W&A) Uitgelegd moet worden waaraan het belastinggeld (bijvoorbeeld afvalstoffenheffing) wordt uitgegeven en wat men daarvoor terugkrijgt. In eerste instantie moet het gaan om de hoofdlijnen, maar kunnen inwoners desgewenst doorklikken naar een diepere laag voor gedetailleerde gegevens. (B) Het is een groeimodel. (B) De stukken uit de P&C-cyclus moeten digitaal goed toegankelijk zijn. Deze hoeven niet real-time toegankelijk te zijn. Dit kan voor de raad tot een bepaald niveau zijn. (W&A) Kan er gebruik gemaakt worden van storytelling? (W&A)

25

Bijlage E.1. Samenvatting punten overleg raadsleden Wensen met betrekking tot de cyclus -B Schrap een van de twee tussenrapportages en creëer tegelijkertijd een mogelijkheid om real-time inzicht te krijgen in de financiën. Dit bespaart ambtelijke capaciteit en er kan op een snelle en toegankelijke wijze inzicht verkregen worden of in de pas wordt gelopen. Ook voor de ambtelijke organisatie biedt het real-time inzicht een controle-mogelijkheid. -B Voor de P&C-cyclus is het van belang dat die tijdig is. Als dit niet het geval is, kan er niet bijgestuurd worden. Tijdig is iets anders dan real-time. Als, zoals wordt aanbevolen in het rapport van de Rekenkamercommissie, de eerste tussentijdse rapportage eind augustus zou verschijnen, dan is er nog de mogelijkheid om te beoordelen of de gestelde doelen behaald worden en kan er nog actie ondernomen worden als deze doelen niet bereikt worden. -B Het is niet de bedoeling dat raads- en commissieleden teveel met de uitvoerende taken bezig zijn en op de stoel van de ambtenaren gaan zitten. Het abstractieniveau van de realtime informatie moet dan toch iets hoger zijn. De raad, het college en de inwoners moeten andere informatie op andere momenten krijgen. -B Een digitaal dashboard is visueel interessant, maar het staat en valt met de input.

Hoe wordt die input geregeld? Is dit mensenwerk of geautomatiseerd? Als dit mensenwerk is bestaat er het risico op fouten bij de input. -B De Rekenkamercommissie heeft de nodige kritiek op het formuleren van de doelstellingen. Deze kunnen SMART-er geformuleerd worden en op basis hiervan kan de raad ook beter haar controlerende taak uitvoeren. Het zou goed zijn als in het dashboard staat aangegeven of de doelstellingen die in de begrotingen geformuleerd worden behaald worden. Dit zou een goed instrument zijn om te controleren of ‘geld van de inwoners’ goed is besteed. -B Raadsleden moeten zich niet bezighouden met de input, maar met de output. Hoe kan de ambtelijke organisatie dan voorzien in de informatieverstrekking door middel van een dashboard? Robert van Dijk (griffier) licht toe dat de ambtelijke organisatie van Teylingen op dit moment ervaring aan het opdoen is met twee dashboards die intern gebruikt worden. Hiermee zijn goede ervaringen (minder fouten, betere informatie, managers kunnen ermee uit de voeten en tijdige signalering als zaken uit de pas lopen). Er is ook gesproken met LIAS. Gebleken is dat er al veel gedaan kan worden binnen het bestaande pakket en dat met minder ambtelijke inzet het foutenrisico verlaagd kan worden. Belangrijk is wel om dit goed in te richten (met gelaagdheid en een goede toedeling van de rollen).

Dit zal een kwestie zijn van tijd en steeds verder ontwikkeld moeten worden. -B Tijdige signalering van structurele afwijkingen (overschrijdingen/overschotten). -B Zijn er in het kader van de open overheid ook verplichtingen van toepassing als het gaat om bijvoorbeeld de toegankelijkheid van informatie voor inwoners? Robert van Dijk (griffier) antwoordt dat de Wet open overheid volgend jaar in werking gaat waarbij er verplichtingen worden gekoppeld aan het actief openbaar maken van informatie. -B De informatie die beschikbaar gesteld wordt moet begrijpelijk, overzichtelijk, inzichtelijk, controleerbaar, meetbaar en eenvoudig toegankelijk zijn. -B Ontwikkel een dashboard voor alle HLT-gemeenten. -B Met het real-time dashboard moet de raad haar controlerende taak kunnen uitoefenen op het gebied van de financiën. -B Er moet op basis van de financiële gegevens die beschikbaar worden gesteld een goede politieke behandeling kunnen plaatsvinden. -B De tweede tussenrapportage kan geschrapt worden op voorwaarde dat een real-time dashboard wordt aangeschaft. -B Naast de openbaarheid van de cijfers is het ook belangrijk om de financiële gegevens van alle HLT-gemeenten (het gaat om redelijk vergelijkbare gemeenten) onderling te kunnen vergelijken. -B Met een real-time dashboard op basis van maximale transparantie kan goed het gesprek in de raad en commissie aangegaan worden.

Omdat de informatie altijd beschikbaar is, is het van belang om af te stemmen over welke informatie dan gezamenlijk wordt gesproken. -B Maximale transparantie is goed, maar het moet wel hanteerbaar zijn voor het politieke debat in de commissie en raad.

26

Wensen met betrekking tot de producten/wensen met betrekking tot de vorm -B Bij de rapportagecyclus moet uitgegaan worden van een uitzonderingsrapportage en gerapporteerd worden over waarvan in positieve en negatieve zin wordt afgeweken. -B Vroeger werd in de gemeente Hillegom een stoplichtmodel gehanteerd. Zo’n stoplichtmodel kan periodiek (maandelijks) worden vastgesteld zodat de raad haar controlerende rol kan vervullen. -B De raad kan een top tien lijst opstellen waarover men real-time geïnformeerd wil worden en de rest van de informatievoorziening kan op een wat hoger niveau. -B Een stoplichtmodel levert veel werk op. Geef het college het vertrouwen dat men alleen over de afwijkingen van het beleid rapporteert. Wel dient een definitie meegegeven te worden wat wordt verstaan onder afwijkingen. -B Het risico van real-time presenteren is dat niet alle zaken (er worden bijvoorbeeld door crediteuren eenmaal in de drie maanden facturen gestuurd) die nog komen zijn meegenomen. Er zouden dan cijfers gepresenteerd moeten worden op basis van uren, inzet, doelen of hetgeen gerealiseerd is. -B De financiële consequenties van besluiten die in de raad zijn genomen kunnen toegevoegd worden aan het real-time dashboard. -B Real-time informatie moet op hoofdlijnen zijn waar de raad over gaat en niet op uitvoerend niveau.

-B Real-time informatie kan een soort verlengstuk van een boekhoudprogramma zijn waarbij er door middel van een diagram inzicht wordt gegeven. -B Een real-time dashboard is mooi, maar zorg ook voor een papieren versie waarover het politieke debat in de raad kan plaatsvinden. Openheid naar de inwoners. -B Geef aan wat gedaan wordt met belastinggeld (waaraan wordt de afvalstoffenheffing uitgegeven?). -B Geef op hoofdlijnen aan waar het inkomen vandaan komt. Hoeveel geld wordt ontvangen vanuit het rijk en wat kosten de diverse programma’s? Inwoners die meer willen weten kunnen doorklikken voor meer informatie. -B De inhoud moet gericht zijn op wat interessant is voor inwoners. -B Evalueer zodat de informatievoorziening kan worden verbeterd. -B Leg een koppeling met de burgerbegroting die in de gemeente Teylingen wordt gehanteerd. -B Geef transparante informatie op hoofdlijnen die het draagvlak kan vergroten.

27

Bijlage E.2 samenvatting overleg punten wethouders en ambtenaren Wensen met betrekking tot de cyclus Gelet op de doorlooptijd van bepaalde ontwikkelingen zou een goede tussentijdse bespreking voldoende moeten zijn. Een goed moment is dan nog niet zomaar gevonden en over welke periode wordt er verslag gedaan? Er moet nog wel kunnen worden bijgestuurd door de raad. Omwille van het budgetrecht van de raad, de begrotingsrechtmatigheid en de rechtmatigheidsverantwoording is het wel zaak om aan het einde van het jaar nog een technische begrotingswijziging te kunnen doorvoeren. Het zou mooi zijn als in de planning van de cyclus ook de inbreng vanuit inwoners/ ondernemers/maatschappelijke organisaties kan worden betrokken. Bij een tussentijdse rapportage zou het kleur kunnen geven aan hoe het ‘echt’ gaat. Dilemma is alleen hoe de verhalen vanuit de samenleving voldoende representatief kunnen zijn. Wensen met betrekking tot de producten In de tussentijdse rapportage niet alleen de afwijkingen melden van wat niet goed gaat, maar ook kunnen vertellen wat wel goed gaat. Het is goed om te werken met indicatoren en die verder door te ontwikkelen. Daarin vervolgens niet door te schieten omdat de wereld zich niet laat vangen/besturen door indicatoren. Het zou mooi zijn als de politieke aandacht bij de P&C producten en hetgeen wordt opgenomen in de P&C producten meer op elkaar aansluiten.

Het eigenaarschap zou kunnen worden vergroot door met (een vertegenwoordiging van) de raad gezamenlijk een begrotingsprogramma uit te lichten en door te ontwikkelen. Dan wordt het ook iets van de raad. Voor het goede gesprek over het financiële kader is het belangrijk te weten wat binnen de begroting de beïnvloedbare ruimte is. Het zou mooi zijn als de informatie uit beleidsproducten (zoals de maatschappelijke agenda) kan worden verankerd in de P&C producten. Daarmee kan de raad enerzijds kaders stellen en anderzijds de uitvoering via de P&C blijven monitoren. Er zit een dilemma tussen beperkte P&C producten met veel aparte rapportages en dikkere/meer integrale P&C producten met minder of geen aparte rapportages. Vanuit bestuurlijk oogpunt geen voorkeur. Wel risico dat linksom of rechtsom teveel op de uitvoering wordt gestuurd. Dus voor elke W-vraag is het van belang met een advies te komen wat je in een P&C product weergeeft en op welke manier je de diepte in kan als raad of college. Vanuit het bestuur zijn er geen bijzondere wensen ten aanzien van het aantal programma’s in de begroting. Wel overzichtelijk houden. Wensen met betrekking tot het dashboard Voor de rol van het bestuur is het dashboard minder relevant. De ontwikkeling wordt wel ondersteund.

Op voorwaarde dat de gemeenten/HLTsamen kunnen waarborgen dat de informatie goed te verstaan is en dat er rekening kan worden gehouden met privacy- en bedrijfsgevoelige informatie. Dit stelt hogere eigen aan het financieel beheer op het moment dat informatie ‘open’ wordt gepresenteerd. Het real-time beschikbaar stellen van cijfers betekent in de praktijk dat het vooral gaat om de realisatiecijfers. Aangezien de begroting maar op een paar momenten in het jaar door de raad wordt vastgesteld en gewijzigd. De vraag is wat het verloop van uitgaven en doen van verplichtingen van toegevoegde waarde is als het gaat om real-time. Wensen met betrekking tot openheid naar de inwoners Het bestuur kan de beginselen van de Wet open overheid volgen. Een burgerbegroting is weer een andere ontwikkeling (verkenning loopt in Teylingen). Daarin wel relevant scherp krijgen wat de definitie is, wat het hoger liggende doel is en hoe een en ander zich verhoudt tot het budgetrecht van de raad.

28

Organisatie In algemene zin: tijd dat kan worden bespaard met uniformiteit kan worden benut voor innovatie. Tijd voor inhoudelijke uitwerking van begrotingsprogramma’s kan ook intern/ ambtelijk het eigenaarschap vergroten. Die tijd moet gegund worden. Meerdere doelen en ambities vragen om een financiële basis op orde. De financiële functie is kwetsbaar. Wensen met betrekking tot de cyclus Dezelfde cyclus bij de drie gemeenten. Een tussentijdse rapportage waarbij wel de inzichten uit de JR kunnen worden meegenomen en qua opstelproces ook aansluit bij uitvraag begroting. Aan het einde van het jaar een technische begrotingswijziging t.b.v. de begrotingsrechtmatigheid en het kunnen doorvoeren van doorgeschoven prestaties omwille van de slagvaardigheid op de uitvoering in het nieuwe jaar. Wensen met betrekking tot de producten De scope van de producten meer richten op waar het financieel/materieel echt om gaat. Die focus aan de voorkant zorgt ervoor dat het opstellen van de stukken niet door de hele organisatie hoeft te worden gedaan, maar een kleinere groep betreft. In de loop der jaren zijn vanwege toezeggingen de producten gegroeid. Wat is hier nog relevant/urgent? Is het een idee om weer eens met een schone lei te beginnen? De sturing op de uitvoering bestuurlijk aan ambtelijk te kunnen verbinden. Zodat het geheel aan sturing wordt versterkt.

Wensen met betrekking tot het dashboard Rechtstreeks uitsluiting uit de systemen zonder extracomptabele handelingen Ontsluiting op taakveldniveau om mede te voorkomen dat privacy in het geding komt. Wensen met betrekking tot openheid naar de inwoners Samen oplopen met de opgaven die HLTsamen ook heeft in het kader van de wet open overheid (WOO). Zodat opgaven met eenzelfde doel niet dubbel worden georganiseerd.

29

Bijlage F. Uitkomsten mentimeter bijeenkomst 2 december 2021

30

31

32

Bijlage G Procesnotitie Adviesgroep doorontwikkeling P&C cyclus (WDPC) Hillegom, Lisse en Teylingen + HLTsamen Aanleiding De rekenkamercommissie van Hillegom en Lisse heeft een advies uitgebracht met aanbevelingen over een wenselijke doorontwikkelingen van de P&C cyclus. De rekenkamercommissie heeft hierin een aantal aanbevelingen gedaan (zie bijlage 1). De raad van Hillegom heeft op 25 maart 2021 ingestemd met deze aanbevelingen en heeft het college verzocht deze uit te voeren. Het college heeft aangegeven hiertoe bereid te zijn maar dat dit alleen mogelijk is als drie gemeenten dezelfde werkwijze hanteren. De gemeenteraad van Lisse heeft de auditcommissie gevraagd om een nader advies uit te brengen, voordat de raad een besluit neemt over de aanbevelingen. Lisse vindt het belangrijk dat bij de combinatie van aanbevelingen gekeken wordt naar de haalbaarheid en uitvoerbaarheid, op de korte en de langere termijn. De auditcommissies van Hillegom en Lisse hebben daarom de auditcommissie van Teylingen uitgenodigd om gezamenlijk de huidige P&C-cyclus te bespreken. In Teylingen is in 2019 de P&Ccyclus door een raadsbrede adviesgroep bekeken. De werkgroep van Teylingen heeft daarbij enige kaders meegegeven: het moet iets oplossen en niet een problemen creëren in de zin van dubbel werk, extra softwarepakketten etc.

maar aansluiten bij bestaande softwarepakketten zoals Lias, Ibabs, Sharepoint Online, Join etc. In bijlage 3 zijn de links opgenomen naar de pilot voor een financieel dashboard conform de Open Overheidsgedachte. Het resultaat van deze adviesgroep is een pilot in Teylingen met o.a. een financieel Dashboard t.b.v. een open verantwoording van de financiële uitgave. (Zie bijlage 3 voor het dashboard). Op 15 juni 2021 hebben de auditcommissie en de P&C-werkgroep uit Teylingen besloten om gezamenlijk in een informele adviesgroep te kijken naar de doorontwikkeling van de P&C-cyclus.

Doel en werkwijze adviesgroep Hillegom en Lisse streven naar een P&C-cyclus waar de raad grip op heeft. Wat heeft de raad nodig om te kunnen sturen en te controleren? Het P&C-instrumentarium (vorm, inhoud) en het gekozen proces (frequentie) moeten ervoor zorgen dat raadsleden tijdig inzicht en overzicht krijgen, zodat de raad optimaal invulling kan geven aan zijn kaderstellende en controlerende rol. Centraal daarbij staat de frequentie van aanbieding van tussentijdse rapportages op jaarbasis. Teylingen streeft met de pilot naar het inzichtelijk maken van de P&C stukken voor inwoners. Met de introductie van een openbaar financieel dashboard wordt mogelijk bij beide wensen aangesloten. Het doel van deze adviesgroep is daarom als volgt: A. Te inventariseren wat de gezamenlijke wensen zijn voor de doorontwikkeling van de P&Ccyclus inclusief de opzet, structuur en uitwerking van P&C-documenten B. HLTsamen vragen om, op basis van de gedeelde wensen en kanttekeningen, een advies te geven over een mogelijke doorontwikkeling van de P&C-cyclus.

Dit conceptadvies voor de doorontwikkeling P&C-cyclus HLTsamen: Is inclusief de opzet, structuur en uitwerking van P&C documenten; Is gericht op versterking van de kaderstellende en controlerende rol van de raad; Is gericht op de versterking van de uitvoerende rol van het college Met aandacht voor de winst/ervaring behaald uit de pilot in Teylingen; Met aandacht voor de structurele consequenties voor de werkorganisatie HLTsamen Geeft inzicht op haalbaarheid, uitvoerbaarheid op de korte en de langere termijn; Geeft antwoord op de vraag wat daarvoor nodig is; En hoe en wanneer en door wie dat te bereiken. C. Om het concept advies van HLTsamen voor een bestuurlijke reactie voor te leggen aan de drie colleges D. De adviesgroep baseert hierop haar concept advies doorontwikkeling van de P&C cyclus HLTsamen dat ter bespreking wordt aangeboden aan de drie auditcommissies en de

33

werkgroep P&C van Teylingen. De auditcommissies besluiten of ze het advies aan de eigen raad aanbieden. Leden adviesgroep (WDPC) Co Jansen (technisch voorzitter) Mike Roelofs Boelo Meijer Rob van den Broek Vincent Scheurwater Kardien de Werker Don Verhoeff Bart van der Ploeg Adviseurs en ambtelijke ondersteuning Portefeuillehouder financiën Kees van der Zwet en Marlies Volten Robert van Dijk (griffier/secretaris auditcommissie Teylingen) Gijs van Dooren (secretaris auditcommissie Hillegom) E. Prins (directeur HLTsamen en adviseur voor deze adviesgroep) Sandra de Lange (concerncontroller en adviseur voor deze adviesgroep) E. Gieselaar (verslag) Afhankelijk van de bespreekpunten wordt vanuit HLTsamen nog een specialist uitgenodigd als adviseur Agendalid Margriet Veeger (griffier/secretaris auditcommissie Lisse) Jeroen Tomassen (directeur HLTsamen) Constance Baauw (directeur HLTsamen Planning voor de digitale bijeenkomsten Bijeenkomst 1: 2 december - Bespreken procesnotitie - Bespreken knelpunten (aanleiding) - Bespreken wensen m.b.t. doorontwikkeling P&C-cyclus/stukken (door raadsleden, collegeleden en HLTmedewerkers). - Hoe zie je de wensen concreet uitgewerkt (of verwachtingen), waar zou het advies aan moeten voldoen? Bijeenkomst 2: 19 januari - Toelichting door HLT op het advies doorontwikkeling P&C-cyclus (incl.

ruimte voor vragen) - Bespreken advies door de adviesgroep - Bespreken welk advies van de wethouders en de specialist van de accountant worden gevraagd (bijv. haalbaarheid en uitvoerbaarheid) Bijeenkomst 3: ##DATUM## - College lichten hun advies toe (incl. ruimte voor vragen) - Adviesgroep bespreekt de adviezen - Adviesgroep stelt definitief advies doorontwikkeling P&C-cyclus vast Wat doen we met het uiteindelijke advies? Deze adviesgroep biedt het advies aan de verschillende auditcommissies aan. Het is de taak/bevoegdheid van de afzonderlijke auditcommissies om het advies aan de raad aan te bieden. Het doel is om in de nieuwe collegeperiode de verschillende onderdelen van het advies te implementeren. Van grof naar fijn zou de eerste stap kunnen zijn de inrichting van de P&C cyclus, de tweede stap de inhoudelijke verbetering van de P&C producten en parallel de ontsluiting ervan in het kader van open data. Graag bespreken wij graag met u deze startnotitie op ##DATUM## tijdens de eerste bijeenkomst. Met vriendelijke groet, Robert van Dijk, Margriet Veeger, Erik Prins, Gijs van Dooren.

34

Bijlage G.1. Aanbevelingen rkc rapport Hillegom/Lisse Gele arcering aangebracht door r. vandijk 1. Het is gezien de grote inspanning per P&C-product aan te raden één tussenrapportage te laten vervallen. De tussenrapportage die bijna tegelijkertijd met de kadernota verschijnt zou kunnen vervallen als tegelijkertijd de tweede tussenrapportage eerder verschijnt, bijvoorbeeld eind augustus, direct na het zomerreces. Daarmee is het eerste halfjaar van de begrotingsperiode in voortgang scherper en is er nog voldoende tijd effect te hebben van eventuele politieke bijsturing van de raad op een specifiek onderwerp. Tegelijkertijd wordt door de ambtelijke organisatie tijd bespaard. Als ook ingezet wordt op digitale dashboards zal de eerste tussenrapportage evenmin worden gemist. 2. Zoals hiervoor genoemd is het aan te bevelen in te zetten op een digitale begroting en bijbehorende realtime dashboards. Met dergelijke techniek is het voor raadsleden op ieder gewenst moment in te zien wat de financiële voortgang van een programma of project is, hetgeen de kwaliteit van de controle ten goede komt. Tegelijkertijd zal door het digitaal aanbieden van informatie ook het proces van voortgangsrapportage mogelijk verbeteren hetgeen verschillen tussen begroting/verwachting en realiteit zal verbeteren. 3.

Eén steekproef laat (te) grote verschillen zien over een relatief korte periode in verwachte uitgaven en het uiteindelijke resultaat. Met verdere verbeteringen in de P&C-producten zullen dergelijke afwijkingen weer minder voorkomen. Om verwachting en resultaat dichter bij elkaar te brengen zal binnen de ambtelijke organisatie gewerkt moeten worden aan een strak en transparant controlproces. In dat controlproces moet nadrukkelijk aandacht zijn voor het tijdig signaleren van afwijkingen in de voortgang van projecten, zodat de afwijkingen ook tijdig worden opgenomen in de prognoses. Dat zal samen met een digitaal aanbod van dashboards raadsleden actuele informatie kunnen bieden. 4. Er dient permanent aandacht te zijn voor de mogelijkheden om de verbinding te maken tussen de uitgaven van de gemeente en de met dat geld beoogde maatschappelijke doelen. 5. Het is aan te bevelen de politieke behandeling van de P&C-producten te versterken. Immers politieke doelen zijn alleen te realiseren als daarvoor ook middelen beschikbaar zijn. De P&Cproducten moeten raadsleden inzicht bieden in waar (financiële) ruimte is (te vinden) voor intensivering van specifieke doelen of waar volgens politieke inzichten juist geen aandacht meer voor moet zijn.

Om het politieke debat te versterken is inzicht in de samenhang van de diverse geldstromen en de mate waarin de Raad daarin wijzigingen aan kan brengen noodzakelijk. Hiervoor is ten minste noodzakelijk dat in de diverse rapportages onderscheid moet zijn in incidenteel en structureel als ook in wettelijk geoormerkt of vrij te besteden geld. Tegelijkertijd is het aan te raden meerdere malen raadsleden een “cursus” aan te bieden in gemeentefinanciën en voor behandeling van de kadernota en de begroting raadsleden mee te nemen in opbouw en inhoud van deze P&C-producten. 6. Het strekt tot aanbeveling als binnen de betrokken ambtelijke organisatie er gelegenheid wordt gecreëerd om zich structureel te oriënteren op de bruikbaarheid van ‘best practices’, zoals die elders worden toegepast.

35

Bijlage G.2. Open verantwoording/data actieprogramma Open Overheid OPE N OVE R H EI D Wat is het? Waarom? (Uit actieprogramma Open Overheid) Wat is Open Verantwoording? Geef openheid van zaken, maak het kasboek openbaar menselijk gezicht tonen door te delen en te vragen Waarom Open Verantwoording? Mensen willen weten wat er met hun belastinggeld gebeurt. Of je nu aan de gemeente betaalt, of aan de Belastingdienst. Als overheidsorganisaties de inkomsten en uitgaven actief openbaar maken, zien burgers waaraan hun geld wordt besteed. Zo kan iedereen de overheid controleren, met nieuwe ideeën komen en fouten ontdekken. Zo kan publieke verontwaardiging over bestedingen uiteindelijk bijdragen aan een effectievere uitgave van belastinggeld. Inwoners willen steeds meer meebeslissen en meedenken over beleid. Daarom is een gelijkwaardige informatiepositie belangrijk. Het ‘huishoudboekje’ openbaar maken heeft ook een zelfreinigend effect. Een overheid die meer ‘als burger’ gaat denken, en meer ‘als burger’ geld uitgeeft, zou weleens bezuinigingen kunnen realiseren. Alle declaraties en subsidie-uitgaven openbaar maken, kan tot een strengere integriteitstoets vooraf leiden. Als publieke professionals moeten we onze processen slim inrichten zodat actieve openbaarmaking de norm wordt. Dat versterkt onze legitimiteit.

Wat is Open Data? Data delen, betere digitale diensten en nieuwe toepassingen laten ontstaan Waarom Open Data? Een overheid die vertrouwt op de creativiteit in de maatschappij, kan zijn eigen effectiviteit een stuk verhogen. Op den duur is dat efficiënter en dus goedkoper. Ook krijgen inwoners de kans hun betrokkenheid om te zetten in concrete acties door gebruik te maken van Open Data. Tegelijkertijd stimuleren we nieuwe economische activiteit als we meer data open beschikbaar stellen. Zo kunnen vernieuwende digitale diensten ontstaan. Stel je gegevens kosteloos, rechtenvrij, openbaar, machineleesbaar en volgens open standaarden beschikbaar. Omdat je als gemeente, provincie of waterschap simpelweg transparant wilt zijn. Overheidsdata zijn immers op kosten van de burger verzameld, en moeten dus ook voor hún doelen beschikbaar zijn. Of om maatschappelijke en economische impact te laten ontstaan. Bijvoorbeeld door OmgevingsAlert, een toepassing die inwoners vertelt waar in hun omgeving een verbouwing of een wegopbreking plaats zal vinden Open moet het zijn! Actieplan Open Overheid 2018 - 2020 (open-overheid.nl) Bijlage G.3. Links naar Pilot financieel dashboard Teylingen Home | Begroting 2021 (begroting-2021.nl) Begroting | Vitaal Teylingen Zie verder: www.vitaalteylingen.nl

36