6. Advies doorontwikkeling PenC cyclus adviesgroep raden H L T 5 april 2022.pdf
Tekst van het document
Eindadvies doorontwikkeling gezamenlijke P&C 5 april 2022
Samenvatting Op 15 juni 2021 hebben de auditcommissies en de P&C-werkgroep uit Teylingen besloten om gezamenlijk in een informele adviesgroep te kijken naar de doorontwikkeling van de P&C-cyclus. Afgelopen maanden heeft de adviesgroep in drie sessies richting gegeven aan de gewenste doorontwikkeling. We kijken terug op een mooi traject en zien het als grote winst dat we dit gezamenlijk oppakken. Wat willen we gaan doen? We gaan de informatievoorziening per P&C product in de P&C cyclus afstemmen naar aard van de bespreking, verkennen (Kadernota), kaderstellen (Kadernota en begroting), monitoren en bijsturen (tussentijdse rapportage) of verantwoorden (jaarstukken). We verbeteren de verbinding tussen prestaties (2e W-vraag) en geld (3e W-vraag) en tussen prestaties (2e W-vraag) en doelstellingen (1e w-vraag). We zetten in op 1 rapportage in het jaar en zorgen dat deze rapportage inhoudelijk wordt verbeterd. We bieden deze tussenrapportage aan op een moment dat bijsturen nog mogelijk is. We gaan informatie beter ontsluiten voor inwoners, de begroting wordt digitaal steeds beter ontsluiten en doorklikken naar beleidsinformatie wordt mogelijk. We verbreden dit op termijn naar de P&C rapportages en beleidsrapportages.
In 2022 starten we allereerst met het bepalen van een format voor programma’s met uitwerking 3 W-vragen en met het uitwerken van het programma Sociaal domein aan de hand van de Maatschappelijke Agenda. We hebben in het eindadvies steeds de doorontwikkeling voor de komende jaren in stappen geschetst en met aandacht voor de haalbaarheid van de plannen. We willen het eigenaarschap van de raad vergroten door samen stap voor stap de inhoud van de P&C producten te verbeteren. Vervolg Door middel van 3 bijeenkomsten op 2 december 2021, 3 en 23 februari 2022 is dit eindadvies opgesteld. De colleges krijgen de gelegenheid om te reageren op dit advies. Na de verkiezingen wordt er wederom een adviesgroep doorontwikkeling P&C-cyclus gevormd om het advies en de bestuurlijke reacties te bespreken. Daarna kan het advies naar de Auditcommissies, de werkgroep P&C-cyclus van Teylingen en de Gemeenteraden. Leeswijzer Hieronder volgt het eindadvies inclusief uitwerking meerjaren ontwikkelprogramma’s P&C cyclus. Daarnaast zijn de verslagen en relevante informatie van de bijeenkomsten opgenomen in de bijlage A tot en met G.
Inhoudsopgave Eindadvies doorontwikkeling P&C cyclus ....................................................................................................................... 3 Aanleiding .................................................................................................................................................................... 3 Doel en werkwijze adviesgroep .................................................................................................................................... 3 Leden adviesgroep (WDPC) ......................................................................................................................................... 3 Eindadvies .................................................................................................................................................................... 4 Bijlagen............................................................................................................................................................................. 8 Bijlage A. Verslag Adviesgroep doorontwikkeling gezamenlijke P&C-cyclus voor de HLT-gemeenten d.d. 23 februari 2022................................................................................................................................................................. 8 Bijlage B.
Verslag Adviesgroep doorontwikkeling gezamenlijke P&C-cyclus voor de HLT-gemeenten d.d. 3 februari 2022............................................................................................................................................................... 11 Bijlage C. Praatplaat Planning & Control cyclus en producten .................................................................................. 20 Bijlage D. Samenvatting HLT werkgroep doorontwikkeling gezamenlijke P&C 2 december 2021 .......................... 24 Bijlage E.1. Samenvatting punten overleg raadsleden ................................................................................................ 26 Bijlage E.2 samenvatting overleg punten wethouders en ambtenaren ........................................................................ 28 Bijlage F. Uitkomsten mentimeter bijeenkomst 2 december 2021 ............................................................................. 30 Bijlage G
Procesnotitie Adviesgroep doorontwikkeling P&C cyclus (WDPC) Hillegom, Lisse en Teylingen +
HLTsamen .................................................................................................................................................................. 33 Bijlage G.1. Aanbevelingen rkc rapport Hillegom/Lisse ............................................................................................ 35 Bijlage G.2. Open verantwoording/data actieprogramma Open Overheid ................................................................. 36 Bijlage G.3. Links naar Pilot financieel dashboard Teylingen .................................................................................... 36
2
Eindadvies doorontwikkeling P&C cyclus Aanleiding De rekenkamercommissie van Hillegom en Lisse heeft een advies uitgebracht met aanbevelingen over een wenselijke doorontwikkelingen van de P&C cyclus. De rekenkamercommissie heeft hierin een aantal aanbevelingen gedaan. De raad van Hillegom heeft op 25 maart 2021 ingestemd met deze aanbevelingen en heeft het college verzocht deze uit te voeren. Het college heeft aangegeven hiertoe bereid te zijn maar dat dit alleen mogelijk is als drie gemeenten dezelfde werkwijze hanteren. De gemeenteraad van Lisse heeft de auditcommissie gevraagd om een nader advies uit te brengen, voordat de raad een besluit neemt over de aanbevelingen. Lisse vindt het belangrijk dat bij de combinatie van aanbevelingen gekeken wordt naar de haalbaarheid en uitvoerbaarheid, op de korte en de langere termijn. De auditcommissies van Hillegom en Lisse hebben daarom de auditcommissie van Teylingen uitgenodigd om gezamenlijk de huidige P&C-cyclus te bespreken. In Teylingen is in 2019 de P&Ccyclus door een raadsbrede adviesgroep bekeken. De werkgroep van Teylingen heeft daarbij enige kaders meegegeven: het moet iets oplossen en niet een problemen creëren in de zin van dubbel werk, extra softwarepakketten etc. maar aansluiten bij bestaande softwarepakketten zoals Lias, Ibabs, Sharepoint Online, Join etc.
Het resultaat van deze adviesgroep is een pilot in Teylingen met o.a. een financieel Dashboard t.b.v. een open verantwoording van de financiële uitgaven. Doel en werkwijze adviesgroep Hillegom en Lisse streven naar een P&C-cyclus waar de raad grip op heeft. Wat heeft de raad nodig om te kunnen sturen en te controleren? Het P&C-instrumentarium (vorm, inhoud) en het gekozen proces (frequentie) moeten ervoor zorgen dat raadsleden tijdig inzicht en overzicht krijgen, zodat de raad optimaal invulling kan geven aan zijn kaderstellende en controlerende rol. Centraal daarbij staat de frequentie van aanbieding van tussentijdse rapportages op jaarbasis. Teylingen streeft met de pilot naar het inzichtelijk maken van de P&C stukken voor inwoners. Met de introductie van een openbaar financieel dashboard wordt mogelijk bij beide wensen aangesloten. Het doel van deze adviesgroep is kort samengevat: de gezamenlijke wensen te inventariseren, HLTsamen vragen een conceptadvies te geven, het conceptadvies voor te leggen voor bestuurlijke reactie aan de drie colleges en vervolgens legt de adviesgroep haar conceptadvies ter bespreking voor aan de drie auditcommissies en de werkgroep P&C van Teylingen. De auditcommissies besluiten of ze het advies aan de eigen raad aanbieden.
Leden adviesgroep (WDPC) Co Jansen (technisch voorzitter) Mike Roelofs Boelo Meijer Rob van den Broek Vincent Scheurwater Kardien de Werker Don Verhoeff Bart van der Ploeg Adviseurs en ambtelijke ondersteuning Portefeuillehouders financiën Kees van der Zwet en Marlies Volten Robert van Dijk (griffier/secretaris auditcommissie Teylingen) Gijs van Dooren (secretaris auditcommissie Hillegom) Erik Prins (directeur HLTsamen en adviseur voor deze adviesgroep) Sandra de Lange (concerncontroller en adviseur voor deze adviesgroep) Pieter Jan Gutter (teammanager financien en adviseur voor deze adviesgroep) David Zijlmans (adviseur BakerTilly) E. Gieselaar (verslag) Agendalid Margriet Veeger (griffier/secretaris auditcommissie Lisse) Jeroen Tomassen (directeur HLTsamen) Constance Baauw (directeur HLTsamen)
3
Eindadvies In de gehouden sessies zijn de zes aanbevelingen rekenkamercommisse Hillegom en Lisse steeds de leidraad geweest en ook in dit rapport wordt het eindadvies van dit traject hierlangs uitgewerkt. De zes aanbevelingen waren kortweg: 1. verbinden geld met beoogde maatschappelijke doelen 2. versterken politieke behandeling van de P&C-producten 3. inzetten op een digitale begroting en bijbehorende realtime dashboards 4. inrichten strak en transparant controlproces, afwijkingen voor actuele informatie 5. schrappen één tussenrapportage 6. oriënteren op ‘best practices’ Hieronder treft u steeds per aanbeveling de met elkaar geformuleerde kaders. Daarbij is een tabel opgenomen waarin de ambitie in een meerjarenplanning is uitgewerkt. Op verzoek van de adviesgroep zijn deze ambities nog wat smarter uitgewerkt in opmaat naar een spoorboekje.
1. Verbinden geld met beoogde maatschappelijke doelen
In de doorontwikkeling van de P&C producten, te beginnen bij de begroting, wordt de samenhang tussen de tweede W-vraag (wat gaan we daarvoor doen?) en de derde Wvraag (wat mag dat kosten?) versterkt. Dit betekent dat in eerste instantie de landelijk vastgestelde financiële taakvelden de ordening van thema's binnen een begrotingsprogramma bepalen. Door de begrotingsprogramma's vanuit taakvelden uit te werken is verdiepende financiële informatie te geven De causaliteit (oorzaak-gevolg) tussen de eerste W-vraag (wat willen we bereiken?) en de tweede W-vraag (wat gaan we daarvoor doen?) wordt versterkt. Dit betekent in eerste instantie dat vanuit de tweede W-vraag wordt getoetst aan welke maatschappelijke doelen de prestatie een bijdrage levert. Gebruik als hulpmiddel voor de uitwerking van de begrotingsprogramma's het afwegingskader: invloed, actualiteit, relevantie, meetbaarheid (smart). Zorg ervoor dat de informatie in de P&C producten en beleidsproducten zoveel mogelijk op elkaar aansluiten. Belangrijk aandachtspunt in de doorontwikkeling van de begrotingsprogramma's is het besef dat de invloed van gemeenten op het realiseren van maatschappelijke doelen relatief is. Daarom is het goed om in een begrotingsprogramma naar voren te brengen vanuit welke overheidsrollen aan bepaalde doelen en/of prestaties wordt gewerkt.
Ambitie meerjarenplanning doorontwikkeling P&C cyclus en -producten 1.
Verbinden geld met beoogde maatschappelijke doelen
2022
Format bepalen voor programma’s met uitwerking 3-W vragen: analyse samenhang 2e W-vraag (acties) en 3e W-vraag (geld) en analyse op samenhang 2e W-vraag (acties) en 1e W-vraag (doelstellingen) Programma sociaal domein uitwerken aan de hand van de Maatschappelijke Agenda.
2023
Stapsgewijs programma’s uitwerken aan de hand van format.
2024
Stapsgewijs programma’s uitwerken aan de hand van format.
2025
Verbeteren prestatie-indicatoren rekening houdend met informatie die voorhanden is of gegenereerd kan worden in het spoor Data Gedreven Sturen.
4
2. Versterken politieke behandeling van de P&C-producten
Er is geen aanleiding of urgentie om de huidige programma-indeling van de drie begrotingen aan de voorkant van de nieuwe bestuursperiode aan te passen. Laat komende bestuursperiode de inhoud leidend zijn en pas zo nodig de scope van de programma's of het aantal programma's daarop aan. Het autorisatieniveau in het kader van het budgetrecht van de raden ligt bij alle drie de gemeenten verschillend. Teylingen: programmaniveau, Hillegom: themaniveau, Lisse: taakveldniveau. Aanpassingen op programmaniveau hebben daarmee vooral impact voor Teylingen. Zorg dat de ontwikkelingen burgerbegroting Teylingen passen binnen de P&C cyclus en dat dit elkaar versterkt. Probeer niet alles te vatten in de P&C producten. Het primaire doel is de integrale afweging van allocatie/ bestemming van middelen gekoppeld aan beleid per programma. Maak daarvoor inzichtelijk wat de niet en wel beïnvloedbare financiële ruimte is zodat de politieke behandeling zich meer op het geheel van de financiële begroting kan richten in plaats van alleen het positieve of negatieve begrotingssaldo en rekeningsaldo. Stem de informatievoorziening per P&C product in de P&C cyclus af naar aard van de bespreking. Gaat de behandeling om verkennen (Kadernota), kaderstellen (Kadernota en begroting), monitoren en bijsturen (tussentijdse rapportage) of verantwoorden (jaarstukken).
In een P&C product kan tijdelijk extra informatie worden opgenomen. Spreek dan van te voren een periode hiervoor af.
Ambitie meerjarenplanning doorontwikkeling P&C cyclus en producten 2.
Versterken politieke behandeling van de P&C-producten
2022
Van afwijkingen naar relevante informatievoorziening per P&C product. Start in 2022 met de advies groep aan de hand van het programma Sociaal domein (MAG) wat bij de verschillende P&C producten de juiste informatie is.
2023
P&C producten, paragrafen en bijlagen screenen op welke informatie afgeschaald kan worden.
2024 2025
3. Inzetten op een digitale begroting en bijbehorende realtime dashboards
Zorg dat de P&C producten zelf makkelijk openbaar en online te vinden en te raadplegen zijn. Zorg dat de P&C producten toegankelijk worden ontsloten zodat inwoners snel kunnen vinden naar wat hun belangstelling heeft. Het financieel portaal wordt in dit kader als een waardevol middel gezien. Zorg dat in de digitale ontsluiting van de P&C producten verwijzingen naar bestaande kaders / beleidsproducten en eventuele gerelateerde data makkelijk te bereiken zijn door te werken met links. Ontsluit niet alleen P&C producten op deze manier maar werk ook vanuit beleid een voortgangsrapportage voor bepaalde tijd op deze manier uit. Welk beleid/ thema dat is kan worden uitgevraagd onder inwoners vanuit digipanels in Lisse, Teylingen en in Hillegom via de raad. Data is niet hetzelfde als informatie. Data dat kan worden gebruikt voor prestatie indicatoren in een begroting ontwikkelt zich niet zo snel dat realtime informatie relevant is. Ontsluit geverifieerde data dat over de gemeente bekend is voor de gemeenschap via een
5
portaal dat ook weer open en toegankelijk moet zijn. Ontsluit ook informatie voor de inwoners over relevante thema's voor de gemeenschap zoals paragraaf lokale heffingen / lokale lastenmeter.
Ambitie meerjarenplanning doorontwikkeling P&C cyclus en producten 3.
Inzetten op een digitale begroting en bijbehorende realtime dashboards
2022
2023
2024
Begrotingen digitaal voor de drie gemeenten Teylingen houdt sessie ontwikkeling burgerbegroting in juni 2022 over opzet (programma’s, wijken, thema’s). Inwoners worden benaderd voor deelname. Vervolg burgerbegroting met inwoners Ontsluiten bekende data gemeente en informatie voor de inwoners op relevante thema’s Beleidsrapportages digitaal ontsluiten
Verdere uitrol burgerbegroting
2025
4. Inrichten strak en transparant controlproces afwijkingen voor actuele informatie
Deze aanbeveling uit het rapport van de rekenkamercommissie richt zich op het interne controlproces van de ambtelijke organisatie van de drie gemeenten. Om verwachting en resultaat dichter bij elkaar te brengen zal binnen de ambtelijke organisatie gewerkt moeten worden aan een strak en transparant controlproces. In dat controlproces moet nadrukkelijk aandacht zijn voor het tijdig signaleren van afwijkingen in de voortgang van projecten, zodat de afwijkingen ook tijdig worden opgenomen in de prognoses. Dat zal samen met een digitaal aanbod van dashboards raadsleden actuele informatie kunnen bieden.
Ambitie meerjarenplanning doorontwikkeling P&C cyclus en producten 4.
Inrichten strak en transparant controlproces afwijkingen voor actuele informatie
2022
Uitrol verplichtingenadministratie (intern) Verbetering tussentijdse analyse op investeringen Organisatie bereidt tussentijdse afsluiting administratie voor Onderzoeken welke acties intern nodig zijn voor verbetering interne financiële beheersing
2023
Mogelijke tussenstap in opmaat naar beïnvloedbare ruimte per programma, naar kostensoort
2024 2025
Uitwerken beïnvloedbare ruimte per programma
6
5. Schrappen één tussenrapportage
Ga van twee afwijkingsrapportages met een sterke nadruk op de financiën over naar één meer inhoudelijke tussentijdse rapportage. Noodzaak voor twee rapportages is door uitvoering bovenstaande afspraken en richtlijnen niet meer aanwezig. De tussentijdse rapportage volgt de structuur/ opbouw van de programmabegroting waarvan de programma's gaandeweg met elkaar worden verbeterd. Werk in de tussentijdse rapportage met een stoplichtenmodel of variant daarop zodat politiek snel duidelijk is waar de focus van de behandeling zou moeten komen te liggen. Zorg dat in de organisatie de informatie voor zowel de begroting als de tussentijdse rapportage in één keer kan worden opgehaald en verwerkt. De peildatum van de tussentijdse rapportage komt daarmee uit op juni. Laat voorlopig de raad in december ten behoeve van de rechtmatigheidsverklaring en de risico's op begrotingsonrechtmatigheden een financieel technische slotwijziging vaststellen.
Ambitie meerjarenplanning doorontwikkeling P&C cyclus en producten
5.
Schrappen één tussenrapportage
2022 2023
Verbeteren rapportage op integraliteit en financiële afwijkingen (stoplichtenmodel) Terug naar een rapportage na zes maanden Invoering slotwijziging
2024
2025
6. Oriënteren op ‘best practices’
Best practices andere gemeenten volgen en indien nodig afwegen welke practices passend zijn voor de gemeenten Volgen ontwikkelingen wetgeving, WOO etc. Burgerbegroting Teylingen
7
Bijlagen Bijlage A. Verslag Adviesgroep doorontwikkeling gezamenlijke P&C-cyclus voor de HLT-gemeenten d.d. 23 februari 2022 Aanwezig: Gemeente Hillegom: Co Jansen (voorzitter), Boelo Meijer (burgerlid) en Mike Roelofs (raadslid) Gemeente Teylingen: Bart van der Ploeg (raadslid), Kardien de Werker (raadslid), Marlies Volten (wethouder) en Robert van Dijk (griffier) Gemeente Lisse: Rob van den Broek (raadslid), Vincent Scheurwater (raadslid) en Kees van der Zwet (wethouder) Overige aanwezigen: Erik Prins (gemeentesecretaris Lisse en directeur HLTsamen), Gijs van Dooren (plaatsvervangend griffier Hillegom), Sandra de Lange (concerncontroller HLTsamen) en David Zijlmans (Baker Tilly) Verslag Elise Gieselaar
1. Opening De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen welkom. De voorliggende agenda wordt vastgesteld. 2. Vaststellen verslag adviesgroep doorontwikkeling gezamenlijke P&C-cyclus voor de HLT-gemeenten d.d. 3 februari 2022 Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. 3. Presentatie bevindingen Erik Prins (gemeentesecretaris Lisse en directeur HLTsamen) geeft een presentatie over de bevindingen wat er met de aanbevelingen en wensen is gedaan die de afgelopen twee bijeenkomsten van de adviesgroep naar voren zijn gekomen. Men heeft dit gedaan langs de lijnen van de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie. Per aanbeveling is een aantal richtlijnen geformuleerd en is dit doorvertaald naar concrete resultaten. Vragen naar aanleiding van de presentatie: Boelo Meijer (Hillegom) merkt op dat als hulpmiddel voor de uitwerking van de begrotingsprogramma’s de meetbaarheid en het smart formuleren van belang zijn. Hij vraagt of het de bedoeling is dat dit zou moeten plaatsvinden voor de uitwerking en dit te doen bij het opstellen van de begroting. Erik Prins (gemeentesecretaris Lisse en directeur HLTsamen) licht toe dat het inderdaad de bedoeling is dat dit bij het opstellen van de begroting gebeurt.
Wellicht is het woord ‘uitwerking’ niet de juiste term en zou aangegeven moeten worden om als hulpmiddel bij de doorontwikkeling van de programma’s in de begroting het afwegingskader te gebruiken. Bart van der Ploeg (Teylingen) heeft een vraag over de noodzaak van rapportages bij de uitwerking van de programma’s. Erik Prins (gemeentesecretaris Lisse en directeur HLTsamen) antwoordt dat hij hierop een antwoord zal geven op basis van de tweede en derde aanbeveling van de Rekenkamercommissie. Mike Roelofs (Hillegom) geeft aan dat voorgesteld wordt om een tussenrapportage te schrappen in verband capaciteitsgebrek. Past het opstellen van een burgerbegroting van Teylingen daar dan wel bij? Erik Prins (gemeentesecretaris Lisse en directeur HLTsamen) antwoordt dat dit wordt verkend. In het toekomstige scenario zou de impact op de capaciteit als het gaat om de financiën niet zo groot hoeven te zijn. Robert van Dijk (Teylingen) vult hierop aan dat men op dit moment nog niet zover is met een burgerbegroting in Teylingen en dat tot nu toe alleen inspiratiesessies hebben plaatsgevonden. Het doel is in ieder geval niet om hieraan niet teveel capaciteit te besteden. Na de verkiezingen wordt dit in Teylingen weer opgepakt.
8
-
-
-
-
-
David Zijlmans (Baker Tilly) vraagt of het agenderen in 2025 van het uitwerken van de beïnvloedbare ruimte per programma niet te laat is. Erik Prins (gemeentesecretaris Lisse en directeur HLTsamen) antwoordt dat wellicht, omdat de beïnvloedbare financiële ruimte ook gradaties heeft, hierin een tussenstap geformuleerd kan worden die dichterbij ligt dan de horizon van 2025. Mike Roelofs (Hillegom) kan zich hierin vinden, mits hiervoor voldoende capaciteit is. Wethouder Van der Zwet (Lisse) is van mening dat de tussenstap ook nodig is om het technisch uitvoerbaar te houden. Bovendien moet het ten aanzien van de capaciteit ook haalbaar zijn vanwege alle uitdagingen die er nu al liggen. Hiervoor zou dan een soort ‘spoorboekje’ gemaakt kunnen worden of zou het groeimodel per paragraaf ontwikkeld kunnen worden. Erik Prins (gemeentesecretaris Lisse en directeur HLTsamen) vult hierop nog aan dat de tussentijdse rapportage nieuwe stijl ook afhankelijk is van de inrichting van de begroting en de capaciteit. Een tussenstap zou zinvol zijn, waarbij er in verband met andere prioriteiten gekeken zou moeten worden naar een groeimodel. Ten aanzien van de suggestie om een spoorboekje te maken zou het groeimodel wellicht dan nog smarter uitgewerkt kunnen worden om nog meer houvast te geven.
Desgevraagd geeft Erik Prins (gemeentesecretaris Lisse en directeur HLTsamen) aan dat de programma’s van alle gemeenten veel op elkaar lijken, maar dat er alleen verschillen zitten in de formele autorisaties. Het taakveldniveau wordt daarbij als basis voor de uitwerking gebruikt. Bart van der Ploeg (Teylingen) vraagt of bij de coalitieonderhandelingen dan rekening gehouden moet worden met een andere indeling van de programma’s. Robert van Dijk (Teylingen) licht toe dat de indeling van de programma’s politiek gemaakt kan worden, hetgeen lastig kan zijn, maar dat dit ook goed technisch gedaan kan worden. Wethouder Van der Zwet (Lisse) vult hierop nog aan dat er op basis van het taakveldniveau gerapporteerd moet worden aan het CBS. David Zijlmans (Baker Tilly) geeft aan dat het bij de uitwerking van belang is dat de cyclus van de verbonden partijen (TWO en ISD Bollenstreek) die voor HLTsamen taken uitvoeren ook goed aansluit. Erik Prins (gemeentesecretaris Lisse en directeur HLTsamen) merkt op dat dit met name bij de tussentijdse rapportage relevant is. David Zijlmans (Baker Tilly) vraagt in hoeverre de control en het tijdspad een plek moeten krijgen in de rechtmatigheidsverantwoording.
Erik Prins (gemeentesecretaris Lisse en directeur HLTsamen) antwoordt dat de rechtmatigheidsverantwoording geen onderdeel van het onderzoek van de Rekenkamercommissie was en er bewust buiten is gelaten. Dit hoort bij de Auditcommissies. Wel is de aanbeveling opgenomen om de raad voorlopig in december ten behoeve van de rechtmatigheidsverklaring en de risico’s op begrotingsonrechtmatigheden een financieel technisch slotwijziging vast te laten stellen. Rob van den Broek (Lisse) geeft aan dat de peildatum van de tussentijdse rapportage van juni hem een goed tijdstip lijkt. Als de behandeling in de raad dan wordt voorzien in september dan vindt hij dat laat. Hij pleit ervoor om dit te vervroegen naar eind augustus om zodoende de rest van het jaar nog te kunnen bijsturen. Erik Prins (gemeentesecretaris Lisse en directeur HLTsamen) licht toe dat dit technisch en praktisch onhaalbaar is. Dit zou besproken moeten worden in de presidia. Wethouder Van der Zwet (Lisse) vult hierop aan dat de raden dan wel bereid moeten zijn om al in augustus een vergadercyclus te draaien. David Zijlmans (Baker Tilly) wenst nog als breder perspectief mee te geven dat de peildatum van de tussentijdse rapportage van juni en behandeling in de eerstvolgende raadsvergadering na de zomervakantie een gebruikelijk stramien is.
4. Vervolgproces De voorzitter vraagt hoe lang het duurt voordat een spoorboekje aan de bevindingen kan worden toegevoegd. Ook vraagt hij of het document nog aan de raden wordt voorgelegd. Erik Prins (gemeentesecretaris Lisse en directeur HLTsamen) antwoordt dat de presentatie die vanavond is getoond in een rapportage wordt gevat. Hij noemt het echt winst dat een en ander met de drie gemeenten tot stand is gekomen. De planningen die per aanbeveling zijn genoemd, zullen smarter geformuleerd worden zodat het een spoorboekje wordt. Dit zal worden aangeboden aan de nieuwe adviesgroep Planning en Control die na de raadsverkiezingen van start gaat. De raad van de gemeente Lisse heeft aan de Auditcommissie gevraagd om nog een advies te geven over de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie. Kardien de Werker (Teylingen) vraagt naar aanleiding hetgeen gezegd is over de
9
-
peildatum hoe realistisch de datum van 2025 is. Verder stelt hij voor om in het kader van de openheid van het bestuur van hetgeen vanavond naar voren is gekomen een persbericht te maken. Erik Prins (gemeentesecretaris Lisse en directeur HLTsamen) geeft aan dat hij het aan de adviesgroep overlaat om een persbericht te laten versturen. Verder geeft hij aan dat de organisatie van mening is dat 2025 een realistisch tijdstip is, maar dat in het proces door de toekomstige adviesgroep beoordeeld kan worden of dit echt zo is en er eventueel bijgesteld kan worden. Wethouder Van der Zwet (Lisse) pleit ervoor om dit dan zoveel mogelijk gezamenlijk te blijven oppakken op basis van de eigen ‘colour locale’ en dit ook aan de nieuwe raden mee te geven. Mike Roelofs (Hillegom) sluit zich aan bij de opmerking dat het zinvol is om als drie gemeenten overleg te hebben over diverse onderwerpen en dat hetgeen nu tot stand is gekomen het eerste onderwerp is. Rob van den Broek (Lisse) sluit zich er ook bij aan dat op deze weg verder gegaan moet worden omdat dit echt bijdraagt tot verbetering. Ook Bart van der Ploeg (Teylingen) sluit zich daarbij aan. De voorzitter concludeert dat de adviesgroep ermee instemt dat de bevindingen worden verwerkt naar een definitief advies. De colleges krijgen de gelegenheid om te reageren op dit advies.
Na de verkiezingen wordt er wederom een adviesgroep doorontwikkeling P&Ccyclus gevormd om het advies en de bestuurlijke reacties te bespreken. Daarna kan het advies naar de Auditcommissies, de werkgroep P&C-cyclus van Teylingen en de raden.
5. Rondvraag Geen opmerkingen. 6. Sluiting De voorzitter bedankt alle aanwezigen voor hun inbreng en sluit de vergadering om 22.00 uur.
10
Bijlage B. Verslag Adviesgroep doorontwikkeling gezamenlijke P&C-cyclus voor de HLT-gemeenten d.d. 3 februari 2022 Aanwezig: Gemeente Hillegom: Co Jansen (voorzitter), Boelo Meijer (burgerlid) en Mike Roelofs (raadslid) Gemeente Teylingen: Bart van der Ploeg (raadslid), Kardien de Werker (raadslid), Marlies Volten (wethouder) en Robert van Dijk (griffier) Gemeente Lisse: Rob van den Broek (raadslid), Vincent Scheurwater (raadslid), Kees van der Zwet (wethouder) en Margriet Veeger (griffier) Overige aanwezigen: Pieter-Jan Gutter (Teamleider financiën HLTsamen), Erik Prins (gemeentesecretaris Lisse en directeur HLTsamen), Gijs van Dooren (plaatsvervangend griffier Hillegom), Sandra de Lange (concerncontroller HLTsamen) en David Zijlmans (Baker Tilly) Verslag Elise Gieselaar
1. Opening De voorzitter opent de vergadering en heet iedereen welkom. De voorliggende agenda wordt vastgesteld. 2. Vaststellen verslag adviesgroep doorontwikkeling gezamenlijke P&C-cyclus voor de HLT-gemeenten d.d. 2 december 2021 Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. Bart van der Ploeg (Teylingen) complimenteert de notuliste voor het uitgebreide en duidelijke verslag, hetgeen heeft geleid tot een mooie stap in het werkproces. 3. Bespreken onderdeel A van de notitie Vraag: herkennen jullie je in de geformuleerde wensen: Boelo Meijer (Hillegom) geeft aan dat het hem in zijn algemeenheid opvalt dat er verschil zit tussen de wensen van de wethouders/ambtenaren en die van de raadsleden. Als hij kijkt naar het rekenkamerrapport dan bespeurt hij bij de wethouders/ambtenaren dat zij wat moeite lijken te hebben met openheid. Het is echter belangrijk dat die openheid er is en hij is van mening dat de raad een belangrijke taak heeft om hierop toe te zien. Rob van den Broek (Lisse) herkent het beeld over het moeite hebben met de openheid niet, maar signaleert wel een verschil in de diepgang van die openheid. Verder pleit hij ervoor om vanavond eenduidige antwoorden te verkrijgen op de vragen die nog openstaan. Bart van der Ploeg (Teylingen) geeft aan dat hij het beeld over het moeite hebben met de openheid ook niet deelt. Hij heeft dat beeld juist niet.
In Teylingen heeft er een pilot burgerbegroting plaatsgevonden die eind 2020 is geëvalueerd. Hierop zijn 917 reacties ontvangen. Opvallend daarbij was dat 66 procent van de respondenten hoger onderwijs heeft genoten. Hij vindt het daarom belangrijk dat hetgeen nu wordt ingericht ook voor mensen met een middelbaar of lager opleidingsniveau toegankelijk is. Mike Roelofs (Hillegom) vindt het mooi dat na de eerste sessie tot het voorliggende document is gekomen. Hij vindt dat nu ingezet moet worden op het meer openbaar maken van gegevens, bijvoorbeeld door een real-time dashboard, en dat niet achterdocht gezocht moet worden als zaken anders zijn opgeschreven. Kardien de Werker (Teylingen) vindt het in eerste instantie van belang om in te spelen op burgers die in een oogopslag en op een simpele manier toegang tot informatie moeten kunnen krijgen (keep it simple). Degenen die meer willen weten kunnen dan doorklikken in het dashboard. Dit ziet hij in het voorliggende document wel terugkomen.
11
Vincent Scheurwater (Lisse) signaleert dat het voorliggende document een inventarisatie is van alle informatie die is verzameld. Hij signaleert hierin toch nog een aantal tegenstellingen en eigenlijk een beetje ‘van alles wat’. Reactie college Marlies Volten (Teylingen) wenst naar aanleiding van de opmerking over de openheid aan te geven dat het er niet om gaat dat men niet transparant wil zijn, maar dat men juist een accent wil leggen op onderwerpen waarover men extra informatie wil geven en dat men dit ook explicieter wil doen. De Wet Open Overheid komt eraan en in dit kader moet er openheid en transparantie worden gegeven. Sommige onderwerpen kunnen dan samen met de raad en inwoners uitgediept worden en daarin kunnen keuzes gemaakt worden. Kees van der Zwet (Lisse) benadrukt dat het niet de intentie is om ook maar iets aan de openheid af te doen. Een en ander is, in het kader van het real-time dashboard, echter wel afhankelijk van de beschikbaarheid van de informatie. Die informatie moet op tijd geleverd kunnen worden en dit vraagt iets van de organisatie. Verder wenst hij ten aanzien van onderdeel A nog aan te geven dat er overeenstemming moet zijn over welke informatie een raad nodig heeft om het goede inhoudelijke gesprek te voeren en tot besluitvorming te komen. Teveel informatie leidt tot een detailniveau dat ten koste gaat van de openheid.
Wat betreft de cyclus vindt hij het verder een belangrijke randvoorwaarde dat bepaald wordt hoe er wordt omgegaan met het budgetrecht van de raden. David Zijlmans (Baker Tilly) wijst erop dat het van belang is om een keuze te maken over de zaken die er echt toe doen. De opmerking die gemaakt is over de terughoudendheid in de openheid zou hij willen lezen als ‘wees scherp in de keuzes die je wilt maken, want en/en/en kan niet gerealiseerd worden’. Ook zou hij willen adviseren als hierin keuzes worden gemaakt om die tijdgebonden te maken en die geen open einde te laten hebben. Als dit niet gedaan wordt, wordt dit een opeenstapeling van onderwerpen en moet er worden afgeschaald. Tenslotte wenst hij nog aan te geven dat het bij real-time volgens hem met name gaat over data en bij tijdig over het sturen. De sturingsinformatie van de raad is heel belangrijk en men moet dit niet verwarren met het hebben van real-time informatie. Dit is meer datagedreven en dan wordt het zoveel dat je het overzicht verliest. Vincent Scheurwater (Lisse) ziet het dashboard meer dat het is gekoppeld aan een boekhoudkundig programma waarmee het budget bewaakt kan worden. Volgens hem heeft dit dan niet zoveel te maken of dit wel of niet geleverd kan worden en de organisatie dit aankan.
Pieter-Jan Gutter (Teamleider financiën HLTsamen) legt uit dat het ontsluiten van informatie uit het grootboek geen reëel beeld geeft en tot onjuiste conclusies kan leiden omdat hierin nog een verwerkingsslag moet plaatsvinden. Mutaties kunnen begrotingstechnisch wel verwerkt worden, maar geven onvoldoende informatie omdat de realisatie anders is dan de werkelijkheid. Kardien de Werker (Teylingen) is van mening dat real-time informatie wel gegeven kan worden als er gewerkt wordt met budgetten waardoor aangegeven kan worden of er sprake is van onder- of overbesteding. Bij de ontwikkeling van het dashboard kunnen hierover afspraken gemaakt worden. Bart van der Ploeg (Teylingen) wijst erop dat raadsleden, commissieleden/deskundigen en inwoners allemaal behoefte hebben aan andere informatie. Wellicht kunnen deskundigen (specialisten binnen de fracties) periodiek op een andere manier dan het generieke dashboard geïnformeerd worden. Wellicht is dit ook voor de ambtelijke organisatie beter uitvoerbaar. Kees van der Zwet (Lisse) wijst erop dat volgens hem ook gekeken moet worden naar welke soorten documenten beschikbaar gesteld worden. Een begrotingsdocument is iets anders dan een verantwoordingsdocument.
Verder is het zo dat bij het rapporteren over de voortgang rekening gehouden moet worden met verwerkingsslagen, omdat informatie uit de systemen niet altijd direct beschikbaar gesteld kan worden.
12
Conclusie De voorzitter concludeert dat de geformuleerde wensen met betrekking tot de cyclus, de vorm en de openheid aardig overeenkomen met de wensen van de aanwezigen. 4A. Bespreken onderdeel B van de notitie: P&C stukken Vraag: Welke informatie in de P&C-stukken en op welk moment van het jaar versterkt de kaderstellende – en controlerende rol van de raad? Dilemma: Hierin zijn we op zoek naar het uitgangspunt of we willen toewerken naar een alles omvattende integrale P&C-instrumentarium of dat we het instrumentarium indikken, smaller maken en met aparte monitors gaan werken. De voorzitter meldt dat voor dit agendapunt een praatplaat is voorbereid. Erik Prins (gemeentesecretaris Lisse en directeur HLTsamen) geeft een toelichting op de praatplaat. Reactie op de praatplaat Robert van Dijk (Teylingen) pleit ervoor om in de leeswijzer te spreken over open overheid en niet over open data. Erik Prins (gemeentesecretaris Lisse en directeur HLTsamen) zegt toe dat hij dit zal aanpassen. David Zijlmans (Baker Tilly) noemt het positief dat voor de drie onderdelen (wensen met betrekking tot de cyclus, wensen met betrekking tot producten en vorm en de openheid naar de inwoners) wordt geduid wat dit voor sturingsmogelijkheden voor de raad biedt.
De planning- en controlcyclus is correct, maar het coalitieakkoord dat na de gemeenteraadsverkiezingen wordt opgesteld zou niet los moeten staan van de planning- en controlcyclus. Dit moet worden meegenomen in de planvorming of het raadsprogramma. Verder vindt hij in het kader van de begroting de paragrafen van belang. Deze hebben een grote informatieve waarde om te sturen. Daarom zou hij die ook een plek willen geven in het overzicht. Dit omdat die een dwarsdoorsnede bieden op bepaalde thema’s in de planning- en controldocumenten. In de planning- en controlcyclus zit een tussenrapportage, in de beleidscyclus zit een tussenevaluatie. Hij zou willen meegeven om dit moment niet alleen te benutten om terug te kijken, maar ook te kijken naar waar men nu staat en wat dit betekent voor de rest van het jaar. Ten aanzien van het dashboard wenst hij nog aan te geven dat data in een dashboard niet geïnterpreteerde gegevens zijn. Als je hiermee wilt sturen, dan dient dit verrijkt te worden met een analyse en een interpretatie. In dit kader verwijst hij naar een voorbeeld uit Hillegom uit 2015 toen het ging om bestedingen in het kader van de jeugdzorg toen het overging van het rijk/provincie naar de gemeenten en er op basis van data in het dashboard verkeerde aannames zijn gedaan.
Als het dashboard sturingsinformatie moet worden dan moet met elkaar het gesprek aangegaan worden over welke interpretatie of analyse hieraan gegeven moet worden. Alleen een dashboard voor sturing door de raad is dus niet voldoende. Tenslotte komen de drie ‘W-vragen’ in beide cycli terug. Het is van belang dat die niet van elkaar afwijken en dat aansluiting gehouden wordt met de drie ‘W-vragen’. Reactie raadsleden Boelo Meijer (Hillegom) wenst naar aanleiding van de toelichting van Erik Prins aan te geven dat bij de doelen het principe ‘check and act’ belangrijk is. Ook is het belangrijk of de doelstellingen SMART geformuleerd worden in de begroting. Als dit niet gebeurt is de ‘check and act’ ook lastig. Verder is hij het ermee eens dat het dashboard afhankelijk is van de aangeleverde gegevens. Hij zou dan ook een oproep willen doen aan de gemeenten om de gegevens zo snel mogelijk beschikbaar te stellen. Bij de vraag ‘welke informatie moet in de P&C-stukken gegeven worden en op welk moment van het jaar dit de kaderstellende – en controlerende rol van de raad versterkt’ is het SMART formuleren volgens hem ook van belang. Rob van den Broek (Lisse) sluit zich erbij aan dat het SMART formuleren (welke prestaties wil je zien) belangrijk is. Op basis hiervan kan goed gestuurd worden om de gestelde doelen te bereiken.
Vandaar dat hij de vorige vergadering heeft aangegeven dat bij de rapportagecyclus uitgegaan moet worden van een uitzonderingsrapportage en er gerapporteerd moet worden over waarvan in negatieve zin wordt afgeweken. Ten aanzien van het dashboard wenst hij nog aan te geven dat alleen cijfers niet zoveel zeggen. Die cijfers zouden dan geëxtrapoleerd moeten worden naar een jaar/periode en bewerkt moeten worden om iets daarmee te doen.
13
Mike Roelofs (Hillegom) vindt het naast het SMART formuleren ook van belang dat in de P&C-cyclus de drie ‘W-vragen’ worden beantwoord. Daarnaast pleit hij ervoor dat als er in positieve zin wordt afgeweken van de begroting er niet alleen wordt gerapporteerd over het niet behalen van doelstellingen. Volgens hem kan ook een tussenrapportage geschrapt worden omdat er al veel momenten zijn waarop raadsleden geïnformeerd worden. Hiermee kan het risico op het insneeuwen en onduidelijkheid voorkomen worden. Vincent Scheurwater (Lisse) heeft in de praatplaat een onderscheid gemaakt in twee punten. Dit zijn de inkomsten en uitgaven en de doelen die gesteld worden. Die doelen moeten SMART geformuleerd zijn. De raad wil geïnformeerd worden wanneer een bepaalde aanpak (bijvoorbeeld laaggeletterdheid) is gerealiseerd en wat is bereikt, zodat hierop gestuurd kan worden. Het is van belang dat dit onderscheid wordt gemaakt zodat hierop gestuurd kan worden binnen het gestelde budget dat hiervoor beschikbaar wordt gesteld. Reactie college Kees van der Zwet (Lisse) wenst ook zijn mening te geven hoe hij er als toekomstig raadslid tegenaan kijkt en niet alleen als bestuurder. Ten aanzien van het SMART formuleren wijst hij erop dat in een aantal domeinen, met name het sociale domein, er doelen geformuleerd kunnen worden, maar dat de meetbaarheid van het resultaat vaak moeilijk is.
Verder wil men tegelijkertijd werken met drie cycli die wel een onderlinge relatie met elkaar hebben. Het is van belang dat dit op elkaar wordt afgestemd. Als er uit de jaarrekening afwijkingen naar voren komen, dan hebben die invloed op het lopende jaar en de toekomstige jaren. Die doorwerking moet dus nog bewaakt worden en aansluiten op de besluitvormingsprocessen. Voorts wijst hij nog op het risico dat als teveel doelstellingen naast elkaar worden geformuleerd dit ten koste kan gaan van de integraliteit Vincent Scheurwater (Lisse) wenst ten aanzien van de meetbaarheid van het resultaat nog aan te geven dat er ook voor gekozen kan worden dat aan een bepaalde aanpak geen specifiek meetresultaat wordt gekoppeld en dit dan geld kost zonder dat er afspraken worden gemaakt over het effect. Erik Prins (gemeentesecretaris Lisse en directeur HLTsamen) signaleert dat hij nog niet echt een antwoord heeft gekregen op de vraag die bij dit agendapunt is gesteld. Er wordt gewezen op het SMART formuleren en dit werd geprojecteerd op doelen. Doelen laten zich echter per definitie lastig SMART formuleren, maar prestaties wel. Boelo Meijer (Hillegom) is van mening dat doelstellingen juist wel SMART geformuleerd kunnen worden, omdat dit hetgeen is wat je wilt bereiken. Die mate van concreetheid mist hij en hij pleit ervoor om dit toe te voegen omdat het dan meetbaar wordt.
Erik Prins (gemeentesecretaris Lisse en directeur HLTsamen) wijst erop dat een onderscheid gemaakt moet worden tussen een doel en een prestatie. Het is dan de vraag op welk niveau doelen worden gesteld, resultaten worden benoemd en dat die concreet worden gemaakt. Boelo Meijer (Hillegom) legt uit dat het volgens hem gaat om het volgende. Er is een bepaalde visie (het grotere geheel) en daarbinnen moet je doelen formuleren die dan behaald kunnen worden. Wat je wilt bereiken, zijn feitelijk dus de doelen en dan wordt er een plan van aanpak (met daarin wat dit mag kosten) gemaakt om die doelen te bereiken. Hij mist dan nog een vierde ‘W’ van wat hebben wij bereikt? Erik Prins (gemeentesecretaris Lisse en directeur HLTsamen) merkt op dat hij omwille van de tijd verder wil gaan met zijn reactie en dat altijd nog over de doelen/prestaties een aparte bijeenkomst georganiseerd kan worden. Dit zou overigens ook in de nieuwe raadsperiode nuttig zijn. Volgens hem is iedereen het ermee eens dat het om informatie moet gaan die een raadslid kan helpen in zijn of haar rol. De raad wil weten als men ergens geld voor beschikbaar stelt (derde W-vraag) wat daarvoor dan gedaan kan worden (tweede W-vraag). Hij snapt de behoefte om dit SMART te maken. Er kan enerzijds veel informatie in een planning- en controlproduct opgenomen worden. Dan wordt dit een uitgebreid en integraal product.
Anderzijds kan op een bepaalde hoofdlijn geconcentreerd worden en de producten in de beleidscyclus gebruikt worden om naar een bepaalde verdieping te gaan. Als input voor de volgende slag die gemaakt wordt zou hij hierop een reactie willen ontvangen. Bart van der Ploeg (Teylingen) wijst erop dat in de burgerbegroting van de gemeente Teylingen is gewerkt met thema’s waar op een eenvoudige manier door alle programma’s heen gelopen en
14
doorgeklikt kan worden. Dit is ingestoken vanuit de achtergrond dat inwoners vaak interesse hebben in een bepaald gebied. Het lijkt hem wel een goede opzet om in de informatievoorziening een bepaalde gelaagdheid aan te brengen. Desgevraagd geeft hij aan dat vanwege de digitale ontsluiting en het kunnen compartimenteren van informatie het hem dan niet uitmaakt hoeveel informatie er wordt geplaatst, omdat gebruikers (raadsleden, commissieleden en bewoners) naar gelang hun eigen voorkeur en affiniteit hiernaar kunnen zoeken. Kardien de Werker (Teylingen) is van mening dat het in eerste instantie zo simpel mogelijk gehouden moet worden en dat er daarna, afhankelijk van het onderwerp, dan doorgeklikt moet kunnen worden. Hij zou dan ook willen weten of er gemeenten zijn die dit al hebben en er als voorbeeld gekeken kan worden hoe dit werkt. Erik Prins (gemeentesecretaris Lisse en directeur HLTsamen) wijst erop dat het toch gaat om maatwerk en dat dit voor alle gemeenten anders is. Boelo Meijer (Hillegom) sluit zich aan bij Bart van der Ploeg die een voorstander is van informatie op hoofdlijnen en als iemand meer wil men kan doorklikken. Dit maakt het overzichtelijk. Als het begin goed geformuleerd is kan het verloop gemakkelijk gevolgd worden en kan gekeken worden of het geld goed besteed is en de doelen gehaald zijn.
Vooral het afvinken en de indruk vermijden dat je met een begroting een soort lumpsum financiering opzet vindt hij heel belangrijk. Mike Roelofs (Hillegom) vindt ook de gelaagdheid in de begroting belangrijk. Wat raadsleden nodig hebben voor hun kaderstellende rol is dat goed en duidelijk omschreven wordt welke plannen voor hoeveel geld uitgevoerd worden. In de jaarrekening komt dan weer terug of dit is bereikt en er geld wordt overgehouden. Het kader is dan de doelstelling die wordt meegegeven. Misschien kan daarmee in de toekomst gemakkelijker gestuurd worden. Het is namelijk nu lastig om kaders mee te geven omdat de begroting redelijk vastligt. Vincent Scheurwater (Lisse) is van mening dat concreet moet worden gemaakt wat de prestatie is die geleverd moet worden en wat het doel is dat bereikt moet worden. Met deze informatie wordt de raad dan in de gelegenheid gesteld om goed te kunnen sturen. Hij wil daarom geen dikke rapporten, maar het simpel houden. Rob van den Broek (Lisse) sluit zich erbij aan dat de P&C-cyclus moet plaatsvinden op hoofdlijnen. Wel wenst hij hieraan nog te willen toevoegen dat een P&C-cyclus nadrukkelijk een controleinstrument is. Kees van der Zwet (Lisse) wenst het vraagstuk te bezien op basis van de vraag ‘welk gesprek voer je als raad op welk moment en welke informatie hoort bij dat gesprek’.
In de P&C-cyclus wordt het integrale gesprek over de financiën gevoerd en daarbij moet er volgens hem voor gewaakt worden om niet teveel in de details te verzanden. De details worden opgenomen in de specifieke rapportages daaromheen en zijn geen onderwerp van gesprek voor de raad. Hij is dan ook van mening dat het doorklikken bij een discussie over de P&C-cyclus een grens heeft en dat niet tot het uitvoeringsniveau doorgeklikt moet worden. Conclusie Op de vraag van de voorzitter of hiermee voldoende antwoord is gegeven op de gestelde vraag antwoordt Erik Prins (gemeentesecretaris Lisse en directeur HLTsamen) dat hij twee signalen heeft gehoord. Enerzijds is dat het moet gaan om de hoofdlijnen en anderzijds is dat er meer informatie gedeeld kan worden, mits dit opgeknipt wordt om het gemakkelijker en toegankelijker te maken. Ook heeft hij de voorkeur gehoord om geld en beleid aan elkaar te koppelen. Dit zal worden meegenomen. Rob van den Broek (Lisse) vindt dat ervan uitgegaan moet worden dat de middelen een hulpmiddel zijn om je doelen te bereiken en dat het bereiken van die doelen dan primair is. De volgende vraag is wat het dan mag kosten, hetgeen dan getoetst wordt in de integrale afweging. Hij zou er daarom voor willen pleiten om de doelen voorop te zetten, waarbij de prijs dan binnen het grote geheel moet passen.
Het financiële aspect wil hij dan ook niet als eerste voorwaarde stellen. De voorzitter vraagt om bij handopsteken aan te geven wie het met Rob van den Broek op dit punt eens is. Kardien de Werker (Teylingen) geeft aan dat hij het van belang vindt dat het geld
15
gekoppeld wordt aan het beleid en dat het doel wat men daarmee wil bereiken inzichtelijk (en dan niet op detailniveau) wordt gemaakt. Er kan dan gestart worden met de inkomsten en uitgaven, hetgeen dan doorvertaald wordt naar de programma’s en daarna onderverdeeld wordt naar de subdoelen. Aan elk programmapunt is dan budget gekoppeld en hieraan kan een stoplichtmodel gekoppeld worden. Het zou goed zijn om daarmee te beginnen en dan kan dit altijd nog bijgesteld worden. Rob van den Broek (Lisse) is van mening dat het beleid het speerpunt moet zijn en dat de beschikbare middelen daarvan afgeleid worden. Als er een beleidsvoornemen is met hoge prioriteit dan hangt daar een prijskaartje aan. Dit heb je op de diverse taakvelden. Als dit bij elkaar komt, dan dient hierover een integrale afweging plaats te vinden. Volgens hem is dit een betere insteek dan te redeneren vanuit het geld dat verdeeld moet worden onder wat men wil doen. Erik Prins (gemeentesecretaris Lisse en directeur HLTsamen) wijst erop dat Rob van den Broek verwijst naar nieuwe initiatieven/beleid, hetgeen betrekking heeft op slechts 0,5/1 procent van de totale begroting. Zijn vraag heeft betrekking op het overige deel van de begroting en is dus substantiëler.
Als er gesproken wordt over taakvelden is het wellicht wel gemakkelijker om inzichtelijk te maken aan welke doelen die bijdragen en kunnen die SMART gemaakt worden. Dan wordt er wel van ‘beneden naar boven’ gewerkt. David Zijlmans (Baker Tilly) wijst erop dat de kernvraag dan ook wel is welke discussie er bij de planning- en controldocumenten aan te orde is en welke bij de beleidsdocumenten. De meeste debatten in het kader van de planning- en controldocumenten lopen langs de lijn van de euro’s, terwijl de beleidsdocumenten langs de lijn van de doelen lopen. Als dit als kapstok wordt genomen, kunnen deze in de uitwerking met elkaar verbonden worden. 4B. Bespreken onderdeel B van de notitie: Dashboard Vraag: Welke informatie willen jullie in het dashboard hebben? Vraag: Wat verstaan we onder een dashboard? Welk doel heeft een dashboard? Welke informatie nemen we op in een dashboard? Willen we informatie over de uitvoering van processen en over de stand van zaken van budgetten (bijvoorbeeld aantal afgehandelde omgevingsvergunningen, verstrekte paspoorten etc.).
Of is de bedoeling inzicht in de 10 belangrijkste projecten? En wat is dan de frequentie? Vraag: Hoe helpt deze informatie raadsleden met de sturende en controlerende rol? En welke informatie is relevant voor inwoners? Reactie raadsleden Mike Roelofs (Hillegom) geeft ten aanzien van de vraag wat de raad nodig heeft voor de kaderstellende rol, dat het dashboard dat nu voornamelijk financieel gedreven is, ten aanzien van de meetbaarheid dient aan te sluiten op de drie W-vragen in de P&C-cyclus. Als er doorgeklikt kan worden is het van belang om te kunnen bekijken waarvoor de inkomsten worden gebruikt, bijvoorbeeld de afvalstoffenheffing. Tenslotte pleit hij ervoor, zoals tijdens de vorige bijeenkomst ook al werd gesuggereerd, om met een stoplichtmodel te gaan werken. Vincent Scheurwater (Lisse) is van mening dat het uiteindelijk om de euro’s gaat. Door de raad wordt hierop getoetst en daaraan is het beleid met het beoogde doel gekoppeld. Beide zaken moeten dus inzichtelijk zijn omdat hierop gestuurd wordt. Op dit moment kan hij echter niet zoveel zeggen over de gedetailleerdheid van het doorklikken. Volgens hem moet er gewoon gestart worden om te kijken of het beleid wordt uitgevoerd binnen de budgetten die hiervoor beschikbaar zijn gesteld en is het dan niet noodzakelijk om nog verder te klikken.
Rob van den Broek (Lisse) verwijst naar de opmerking die vanavond eerder naar voren kwam dat data op zichzelf niet zoveel zegt als dit niet geëxtrapoleerd wordt naar een geheel jaar. De data moet dus bewerkt worden om daarmee iets te kunnen doen. Hoe arbeidsintensief is het om die data te verwerken en is dit haalbaar? Bart van der Ploeg (Teylingen) wijst erop dat het uiteindelijk gaat om de kosten en de baten. Hij vindt dat het dashboard er niet financieel moet uitzien en dat het presentabel moet zijn naar de buitenwereld. Ook pleit hij ervoor om dezelfde animaties te gebruiken en zou hij ook aandacht willen besteden aan de tekst die vanuit de gemeente wordt gepresenteerd. Daarbij zou taalniveau B1 moeten worden gehanteerd dat begrijpelijk en toegankelijk voor inwoners is. Of dit dan per gemeente of in een HLT-profiel gedaan kan worden, kan later besproken worden.
16
Conclusie Erik Prins (gemeentesecretaris Lisse en directeur HLTsamen) benadrukt dat het niet de bedoeling is om voor alle gemeenten eenzelfde HLTsamen logo/animatie te hanteren. Uit het debat kan hij concluderen dat het groeipad is om op een toegankelijke en transparante manier de begroting te ontsluiten op taakveldniveau. Verder wil hij de suggestie van David Zijlmans meenemen die aangaf dat hij de paragrafen van belang vindt. Wellicht zou in die vormgeving meer gedaan kunnen worden en zou de begroting wat meer op maat gemaakt kunnen worden specifiek voor inwoners. Dan zou nog verder in het proces het gesprek aangegaan kunnen worden voor welke thema’s dit dan zou kunnen zijn, bijvoorbeeld een paragraaf lokale heffingen. Ook wordt aandacht besteed aan het taalniveau en de boodschap overbrengen (storytelling, filmpjes of infographics) ondanks dat dit in een begroting lastig zal zijn. Als teruggegaan wordt naar een tussenrapportage kan die beleidsrijker worden en kan er niet alleen gerapporteerd worden over afwijkingen, maar ook over successen. Hieraan kan dan prima een stoplichtmodel gekoppeld worden. 5. Burgerbegroting: Vraag: welke verschillende opties overweegt Teylingen voor de burgerbegroting en zijn deze te verenigen met hetgeen besproken is onder 4A.
Robert van Dijk (Teylingen) geeft aan dat op 8 december 2021 de eerste workshop burgerbegroting voor raadsleden heeft plaatsgevonden. Hij geeft een toelichting op hetgeen daar besproken is. Geconcludeerd is dat men op basis van de voorbeelden van andere gemeenten (Antwerpen, Emmen, Duiven, Amsterdam-Oost, Heeten, Lichtenberg in Duitsland, Oldenbroek, Culemborg en Zeist) voorzichtig positief hierover is, maar dat het doel van een burgerbegroting meer duiding vraagt. Dit omdat ook uitgesproken is dat men bij burgers meer betrokkenheid wil creëren. Afgesproken is dat de verkiezingsperiode gebruikt wordt om inwoners te benaderen om de doelbepaling nog nader te kunnen duiden en dat de werkgroep na de raadsverkiezingen gaat nadenken over hoe die doelbepaling nader ingevuld kan worden. Reacties vanuit Lisse en Hillegom Mike Roelofs (Hillegom) geeft aan dat het lijkt dat bij de burgerbegroting de kaderstellende rol van de raad juist iets minder wordt, omdat de raad de kaders uit handen geeft. Uit de voorbeelden van andere gemeenten die zijn genoemd kan hij opmaken dat de burgerbegroting wordt gebruikt om moeilijke keuzes (zoals een bezuinigingsoperatie) bij burgers neer te leggen. Volgens hem is dit een beetje een zwaktebod vanuit de raad omdat men zelf de stappen niet durft te maken.
Hij vindt burgerparticipatie wel een mooi systeem, maar hij weet niet of dit op alle punten te verenigen valt met hetgeen vanavond naar voren is gekomen. David Zijlmans (Baker Tilly) wijst erop dat hij in 2016 in opdracht van Raadslid.nu bij zijn vorige werkgever een onderzoek heeft gedaan naar burgerparticipatie in de begroting. Hierbij is gekeken naar de ruimte die men burgers geeft. Dit was veel breder dan alleen bezuinigingsoperaties. Het ging toen ook om het vrijmaken van burgerbudget. Meer informatie over dit onderzoek kan geraadpleegd worden door te googelen naar Raadslid.nu/David Zijlmans. Boelo Meijer (Hillegom) noemt als groot voordeel van een burgerbegroting dat men voor lastige onderwerpen meer draagvlak kan creëren dan wanneer alleen de raad een beslissing neemt. Draagvlak is, met name bij de energietransitie waarmee veel geld gemoeid is, heel belangrijk. Bewoners voelen zich meer eigenaar en daarmee kan meer bereikt worden. Hij is er sowieso een groot voorstander van om burgers meer te betrekken bij de besluitvorming. Daar is op dit moment in Hillegom veel onvrede over. Bart van der Ploeg (Teylingen) meldt naar aanleiding van hetgeen Mike Roelofs heeft aangegeven dat uit het onderzoek dat in Teylingen is gedaan is gebleken dat inwoners ook met allerlei ideeën zijn gekomen voor investeringen/uitgaven en dat het dus niet alleen is gegaan om bezuinigingen.
Het is dan van belang om aan te geven welke keuzes er gemaakt kunnen worden. Verder vindt hij het van belang dat er sprake is van een goede representativiteit/afvaardiging van inwoners. Vincent Scheurwater (Lisse) wijst erop dat in Lisse het afgelopen jaar de nodige ervaring is opgedaan met verschillende participatieprojecten. Ook hij is er een voorstander van om de burger
17
meer te betrekken. De vormgeving is dan een kwestie van aftasten en misschien moet je wel stappen durven nemen. Uit de verschillende participatieprojecten is gebleken dat dit niet altijd even gemakkelijk is en daarom kan hij er nu nog geen keuze in maken. Rob van den Broek (Lisse) signaleert dat er verschillende vormen van een burgerbegroting zijn en dat als eerste gekozen moet worden voor een model. Het betrekken van de burger is altijd goed, maar daar moet men ook niet weer in doorslaan. Hij zou zich dan ook eerst wat meer willen verdiepen in de voorbeelden die er zijn. Boelo Meijer (Hillegom) wenst nog toe te voegen dat het verwachtingsmanagement heel belangrijk is. Er moet duidelijk worden gemaakt dat niet alles wat er door burgers wordt ingebracht daadwerkelijk wordt uitgevoerd. Wat dan in een burgerbegroting wordt opgenomen zou dan het resultaat moeten zijn van het overleg dat hierover plaatsvindt en daarover moet ook consensus bestaan. Mike Roelofs (Hillegom) sluit zich aan bij Boelo Meijer dat het verwachtingsmanagement en het uit handen geven van de bevoegdheden het lastigste zijn. In dit kader verwijst hij naar het participatietraject dat in Lisse heeft plaatsgevonden over het afval, waarbij de raad uiteindelijk toch een andere keuze heeft gemaakt dan wat uit het participatietraject is gekomen. Hij is dan ook benieuwd naar de resultaten uit Teylingen.
Conclusie De voorzitter spreekt de wens uit dat de gemeente Teylingen ook in de volgende raadsperiode verder zal gaan met de burgerbegroting en dat wellicht de andere gemeenten daarop aanhaken. 6A. Derde bijeenkomst Derde bijeenkomst (voor de verkiezingen) bespreken deel C: planning en advies aan de volgende raden. De antwoorden bij agendapunten 4A en 4B worden gebruikt om onderdeel C te actualiseren: zo realistisch mogelijk te plannen. Hieruit komt een advies van deze werkgroep. De voorzitter licht toe dat het voorstel is om nog voor de verkiezingen als Adviesgroep samen te komen om het definitieve advies te bespreken. Hij wil weten of de aanwezigen dit ondersteunen, waarna het de vraag is hoe dit advies naar de volgende raad gebracht kan worden. Bart van der Ploeg (Teylingen) merkt op dat hij in Teylingen samen met Robert van Dijk zitting heeft in de werkgroep ‘Overdracht naar de nieuwe raad’. Het advies van de Adviesgroep kan daar dan als overdracht meegenomen worden naar de nieuwe raad. Hiervoor zijn al twee bijeenkomsten gepland. Verder denkt hij wel dat het een uitdaging wordt om als Adviesgroep voor de verkiezingen nog een keer bij elkaar te komen. De voorzitter meldt dat op 23 februari 2022 een bijeenkomst is gepland. Deze bijeenkomst vindt plaats na de reeds geplande bijeenkomst van de gezamenlijke Auditcommissies.
Hij vraagt aan Erik Prins of het opstellen van het definitieve advies haalbaar is voor de HLT-organisatie. Erik Prins (gemeentesecretaris Lisse en directeur HLTsamen) en Sandra de Lange (concerncontroller HLTsamen) bevestigen dat dit volgens hen haalbaar moet zijn, omdat er verder gewerkt wordt aan het eindproduct in de vorm van een groeidocument, waarbij men de feitelijke doorwerking daarvan voor dit jaar in een begrotingsprogramma wil laten plaatsvinden. Er wordt dan voorgesteld om het sociaal domein/de maatschappelijke agenda nog dit jaar te gaan uitwerken in een begrotingsprogramma. Als dit dan op een goede manier uitpakt dan kunnen het jaar daarna de overige programma’s gedaan worden. Er worden dan voorstellen gemaakt voor eindresultaten en het groeipad daarnaar toe. Vincent Scheurwater (Lisse) is een voorstander van de voorgestelde werkwijze, het advies deze raadsperiode nog af te ronden en het over te dragen naar de volgende raadsperiode. Boelo Meijer (Hillegom) is het eens met de vorige sprekers. Hij kan op 23 februari 2022 en het zou mooi zijn om dan te komen tot een definitief advies en een nieuwe P&C-cyclus die dan met ingang