1. Voorlopige jaarstukken 2023 HLTsamen.pdf
Tekst van het document
Gemeenschappelijke regeling
Jaarstukken 2023 HLTsamen
Concept 4 maart 2024
1
Inhoudsopgave Voorwoord.......................................................................................................................... 3 1. Besluit ........................................................................................................................... 4 2. Leeswijzer ...................................................................................................................... 5 3. Jaarverslag ..................................................................................................................... 6 3.1 Beleid ....................................................................................................................... 6 3.2 Dienstverlening .......................................................................................................... 7 3.3 Bedrijfsvoering ........................................................................................................... 7 3.4 Crisisorganisatie ........................................................................................................ 13 3.5 Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien .................................................................. 13 3.6 Paragrafen................................................................................................................
14 3.6.1 Verplichte paragrafen niet voor HLTsamen ................................................................. 14 3.6.2 Paragraaf Financiering ............................................................................................. 14 3.6.3 Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing ................................................... 17 3.6.4 Paragraaf Bedrijfsvoering ........................................................................................ 22 3.6.5 Openbaarheidsparagraaf Wet open overheid .............................................................. 26 4. Jaarrekening .................................................................................................................. 27 4.1 Balans ..................................................................................................................... 27 4.2 Waarderingsgrondslagen ............................................................................................ 28 4.3 Toelichting op de balans ............................................................................................. 30 4.4 Overzicht van baten en lasten BBV .............................................................................. 33 4.5 Overzicht van baten en lasten 2023 en de toelichting.....................................................
33 4.6 Incidenteel en structureel beeld .................................................................................. 39 4.7 Wet normering topinkomens ....................................................................................... 40 4.8 Rechtmatigheidsverantwoording .................................................................................. 41 5. Bijlagen ......................................................................................................................... 42 Bijlage 1. Staat van kredieten 2023 .................................................................................. 42 Bijlage 2. Budgetoverheveling .......................................................................................... 43 Bijlage 3. Dienstverlening "Service op maat" jaaroverzicht 2023 ........................................... 45 Bijlage 4. Overzicht lasten en baten 2023 per taakveld ........................................................ 47 Bijlage 5. Financiële bijdragen 2023 deelnemende gemeenten .............................................. 48
2
Voorwoord Voor u liggen de jaarstukken 2023 waarin het HLT-bestuur zich inhoudelijk en financieel verantwoordt over de resultaten van afgelopen jaar. Daarnaast heeft de directie van HLTsamen voor het eerst in de jaarstukken een verantwoording afgegeven over de rechtmatigheid van alle uitgaven. In 2023 zijn belangrijke stappen gezet in de ontwikkeling van de organisatie. De te hanteren sturingslijnen, organisatieprincipes en de visie op bedrijfsvoering zijn uitgewerkt. Ook heeft besluitvorming plaatsgevonden over de inrichting van de organisatie. In de nieuwe managementstructuur wordt de focus gelegd op reguliere en herkenbare dienstverlening, kortere en overzichtelijke verantwoordingslijnen, meer ruimte voor het gesprek tussen leidinggevende en medewerkers en meer capaciteit voor ondersteuning van het gemeentebestuur. In 2023 startten we met de evaluatie van HLTsamen. Hiervoor zijn gesprekken gevoerd met raadsleden, de griffiers, de drie colleges, de ondernemingsraad, teammanagers en medewerkers. In 2024 is de evaluatie gereed. We hebben ons daarbij in 2023 gericht op het orde brengen van de processen. In het kader van financiën richtten we ons op het traject Grip op geld en de processen voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast heeft het beheersen van de informatiehuishouding met het traject Samen digitaal transparant onze volle aandacht.
Mede als gevolg van de Wet Open Overheid (WOO) komt steeds meer de nadruk te liggen op digitaal en transparant samenwerken. De invoering van de rechtmatigheid verantwoording heeft een grotere bewustwording voor interne beheersing in de gebracht. We hebben op teamniveau gesprekken gevoerd over de benodigde maatregelen en processen. Nog niet alle processen zijn op orde, maar qua kennis en bewustwording zijn mooie stappen gemaakt. De uitkomst van de rechtmatigheid verantwoording is nog onder voorbehoud van de uitkomsten van de laatste controlewerkzaamheden. De crisisorganisatie van HLTsamen heeft ook in 2023 een belangrijke rol gespeeld in het opvangen van vluchtelingen uit de Oekraïne. Ook zijn in de gemeente Teylingen alleenstaande minderjarige asielzoekers opgevangen. Tot slot is in 2023 hard gewerkt aan beleidsmatige opgaven van de gemeenten. Voor de implementatie van de Omgevingswet is een eindrapportage opgesteld om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen. Ook zijn de opdrachten voor 2024 afgestemd om de transitieperiode voort te zetten. Daarnaast is gewerkt aan de duurzaamheidsopgaven, bijvoorbeeld op het gebied van energie en warmtetransitie en is een programma Duurzaamheid opgesteld. De besluitvorming over dit programma vindt plaats in 2024.
Financieel heeft HLTsamen in 2023 een positief resultaat van 1,8 miljoen is gerealiseerd, dit resultaat is teruggegeven aan de gemeenten. Directieteam HLTsamen, Marco Witkamp Jeroen Tomassen Erik Prins april 2024
3
1. Besluit Het bestuur van Gemeenschappelijke Regeling Werkorganisatie HLTsamen; gelezen de zienswijzen van de gemeenteraden Hillegom, Lisse en Teylingen; gelet op artikel 35 van de Wet gemeenschappelijke regelingen en artikel 21, lid 1 van de Gemeenschappelijke Regeling Werkorganisatie HLTsamen; besluit: 1. De Jaarstukken HLTsamen 2023 vast te stellen; 2. Een bedrag van € 918.736 toe te voegen aan de Reserve Budgetoverhevelingen conform bijlage 2 van deze jaarstukken; 3. De 2e Begrotingswijziging 2024 HLTsamen inzake de overhevelingen vast te stellen; 4. De definitieve bijdragen van de deelnemende gemeenten voor 2023 vast te stellen op: 1. Hillegom: € 11.720.227 2. Lisse: € 14.823.545 3. Teylingen: € 22.170.432 5. De voorlopige jaarstukken 2023 HLTsamen voor zienswijze voor te leggen aan de gemeenteraden van Hillegom, Lisse en Teylingen.
Aldus besloten in de vergadering van 22 april 2024,
het bestuur van HLTsamen,
De voorzitter,
De secretaris,
A.W.M. Spruit
J.F.A. Tomassen
4
2. Leeswijzer De Jaarstukken 2023 HLTsamen starten met de inleiding. De jaarstukken bestaan uit het jaarverslag en de jaarrekening. In hoofdstuk 3 het Jaarverslag, presenteren wij de uitwerking van onze activiteiten in 2023 overeenkomstig de indeling van de Begroting 2023 in de onderdelen Beleid, Dienstverlening, Bedrijfsvoering en Crisisorganisatie. Daarnaast gaan we in op de Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien en de voor gemeenschappelijke regeling HLTsamen verplichte paragrafen. In hoofdstuk 4, de Jaarrekening, beschrijven we de financiële spelregels rond de jaarrekening, gaan we dieper in op de uitgaven en inkomsten, bezittingen en schulden van HLTsamen en is de rechtmatigheidsverantwoording opgenomen. In Hoofdstuk 5 zijn de bijlagen opgenomen.
5
3. Jaarverslag In de begroting en tussenrapportage van HLTsamen zijn verschillende bestuurlijke focuspunten opgenomen. Deze onderwerpen hebben prioriteit en staan in het jaar 2023 in het bijzonder in de belangstelling. Dit hoofdstuk licht toe wat we hebben gedaan en gerealiseerd voor deze bestuurlijke focuspunten. De bestuurlijke focuspunten zijn gecategoriseerd naar de aspecten beleid, dienstverlening, bedrijfsvoering en crisisorganisatie.
3.1 Beleid 3.1.1 Omgevingswet Er is een eindrapportage Implementatie Omgevingswet door het programmateam opgeleverd en vastgesteld door directie van HLTsamen. Hierin is vastgelegd welke wettelijke verplichtingen zijn afgerond voor inwerkingtreding van de Omgevingswet. De directie van HLTsamen heeft opdrachten vastgesteld die uitgevoerd moeten worden om de transformatieperiode Omgevingswet voort te zetten en te (blijven) voldoen aan de wettelijke verplichtingen vanuit de Omgevingswet. Dit zijn opdrachten om de financiële strategie Omgevingswet uit te voeren en de beleidscyclus fysieke leefomgeving te implementeren. Ook zijn het opdrachten voor het aanstellen van een regelanalist, een planjurist en geo-tekenaar als nieuwe functies. De opdrachten zijn door het programmateam opgesteld met als doel de nieuwe manier van werken in de plan-keten fysieke leefomgeving die de Omgevingswet van ons vraagt, te borgen binnen HLTsamen. De transformatieperiode Omgevingswet vindt het eerste jaar (2024) plaats onder regie van een strategisch adviseur S&P. Het implementeren van het proces(-management) nemen we mee in het concernplan. Verder zijn de gemeenteraden geïnformeerd over de Omgevingswet en de effecten die de inwerkingtreding heeft op de rol van de raad, specifiek op het adviesrecht bij buitenplanse omgevingsplanactiviteiten en participatie.
De effecten die de Omgevingswet heeft op inwoners en ondernemers zijn in de vorm van een klantreis in beeld gebracht bij de gemeenteraden van Hillegom, Lisse en Teylingen.
3.1.2 Opgavegericht werken We hebben in 2023 de nieuwe overlegstructuur geïmplementeerd. Het resultaat is dat opdrachten vlot zijn getrokken omdat de inhoud (wat is het doel) niet voldoende scherp was geformuleerd, de sturing van een programma of project niet voldoende was doordacht of dat de samenwerking tussen teams stroef liep. In het domein Maatschappelijke ontwikkeling is ervaring opgedaan om met maatschappelijke partners samen te werken aan de gezamenlijke opgave Wonen, welzijn en zorg. Ook hierin is geleerd wat wel of niet goed werkt in de sturing en realisatiekracht. Geleerd is dat het veel energie kost om een bestaande enkelvoudige werkwijze te transformeren naar een effectief netwerk met een centrale opgave waaraan allen zich verbinden. De HLT academy heeft in 2023 verder vorm gekregen en bevat inmiddels een rijk palet aan interne trainingen en e-learning modules. Voor zowel nieuwe als bestaande medewerkers sturen we op het gebruik ervan. 3.1.3 Duurzaamheid In 2023 hebben we een integrale opzet voor een Programma Duurzaamheid opgesteld. Ook is de samenhang met de bestaande inzet helder in kaart gebracht. Formele besluitvorming over de opzet van het programma vindt plaats in Q1 2024.
Ondertussen is inhoudelijk aan verschillende thema's doorgewerkt op bijvoorbeeld het gebied van energie en warmtetransitie op basis van de al bestaande regionale en lokale kaders en uitvoeringsplannen.
6
3.2 Dienstverlening 3.2.1 Serviceformules Het is belangrijk dat inwoners, ondernemers en instellingen de gemeente als één geheel ervaren en actief zoeken naar beantwoording en oplossing van hun vragen en problemen. De gedachte is om met behulp van zogenaamde serviceformules deze vragen te beantwoorden. In 2023 is er geen nieuwe ontwikkeling geweest op het gebied van het invoeren van serviceformules. De drie gemeenten zijn aangesloten bij het project GEM; dit is een samenwerking van 22 gemeenten die met elkaar de virtuele assistent (chatbot) beheren. De gemeenten werken samen aan de dialogen en content van de chatbot en voeren samen regie op de doorontwikkeling van de functionaliteit. De chatbot kan op steeds meer vragen over producten van de gemeenten een antwoord geven. De afgelopen maanden is er hard gewerkt om vragen over de Omgevingswet in te voeren. Als de chatbot het antwoord niet kan geven schakelen we over op de livechat. 3.2.2 Basisregistratie HLTsamen volgt de landelijke richtlijnen en continue aanscherping op de kwaliteitseisen van de basisregistraties. De registers sluiten steeds meer en beter op elkaar aan. Dat is nodig om een toekomstige geautomatiseerde verbinding te kunnen leggen tussen registers. Het levert een steeds betrouwbare en vlottere basis van gegevens op.
Vanwege het stapsgewijze karakter van het proces en de groeiende interne expertise van de databeheerder zijn de werkzaamheden vooralsnog uitvoerbaar binnen de huidige formatie. 3.2.3 Tweede Kamerverkiezingen Op 22 november 2023 waren er verkiezingen voor de Tweede Kamer. Deze verkiezingen waren vooraf niet gepland, en het resultaat van het vallen van het kabinet in de zomer van 2023. Hiermee waren het, na de verkiezingen voor Provinciale Staten en Waterschappen in maart, de tweede verkiezingen in 2023. HLTsamen organiseert de verkiezingen voor de gemeenten Hillegom, Lisse, en Teylingen. In totaal hebben we gebruik gemaakt van 48 stembureaus, verdeeld over 40 locaties. En voor het centrale tellen zijn er 3 grote locaties gebruikt. De stembureaus en centrale locaties zijn bemenst door ongeveer 800 vrijwilligers (een combinatie van HLT medewerkers en inwoners). Daarnaast hebben ongeveer 50 HLT-medewerkers ondersteunende diensten verleend. In totaal zijn er in de 3 gemeenten ruim 54.222 stemmen uitgebracht, een opkomstpercentage van 84,1%.
3.3 Bedrijfsvoering 3.3.1 Arbeidsmarktbeleid Het werving en selectieproces van HLTsamen is volop in ontwikkeling. De aanpak heeft zich in de afgelopen jaren doorontwikkeld naar een standaard recruitmentproces. Dit om op een proactieve en creatieve manier de markt te benaderen en positieve relaties met sollicitanten te onderhouden, om zo de juiste persoon op de juiste plek te hebben voor HLTsamen. Nu en in de toekomst. Met 98 plaatsingen heeft het recruitmentproces een goede ontwikkeling gemaakt. Het afgelopen half jaar hebben we ons gericht op verdere standaardisering, automatisering en effectiviteit van het proces. Met deze drie stappen maken we ruimte om op een meer creatieve manier onze toekomstige collega’s te benaderen. Om nieuwe medewerkers te vinden, heeft HLTsamen onder meer: • Het recruitmentteam tijdelijk uitgebreid met een interim recruiter. De recruiter heeft de opdracht om de arbeidsmarktbenadering en de interne recruitmentwerkwijze van HLT te analyseren en te versterken. Daarnaast werkt ze dagelijks mee aan een proactief recruitmentproces. • Voor de (vele) moeilijk vervulbare vacatures wervingscampagnes ingezet op LinkedIn, sociale media en andere relevante platforms. • De werkwijze bij het ontstaan van een nieuwe vacature gewijzigd; standaard waar het kan, maatwerk waar nodig.
Om sterke, duidelijke en effectieve vacatureteksten te ontwikkeling, gericht op de doelgroep passend bij de functie. • Het wervingsproces voor moeilijk te vervullen of erg specialistische functies uitbesteed. • Voor het domein Maatschappelijke Ontwikkeling een wervingsvideo gemaakt met het doel mensen te interesseren voor het werken bij dit domein.
7
• •
•
•
Talentpools bijgehouden. Kandidaten worden momenteel geregistreerd in een Excelbestand en benaderd voor nieuwe, geschikte vacatures. Feedback gegeven aan sollicitanten. Momenteel geven we gesproken kandidaten altijd een persoonlijke afwijzing. Dit om te bouwen een positieve reputatie en relaties met sollicitanten. Een pilot gestart: een andere kijk op vacatures. De arbeidsmarkt is anders dan een aantal jaren geleden. Door anders te kijken naar vacatures ontstaat er ruimte. Door meer te kijken naar de persoon dan naar de cv. Dit kan dus ook in andere sectoren zijn, want dit maakt de vijver waar we in vissen groter. Aanbesteding en ontwikkeling van een nieuw systeem dat zorgt voor een snelle, correcte en overzichtelijke verwerking van gegevens rondom het wervings- en aannameproces van kandidaten en vacatures (oplevering 2024).
Om talentvolle medewerkers vast te houden en te ontwikkelen, heeft HLTsamen onder meer: • Een introductieprogramma voor nieuwe medewerkers ontwikkeld voor hun eerste honderd dagen bij onze organisatie. Dit programma is in 2023 uitgerold. Eén van de onderdelen is een introductiedag. We gaan dit programma in Q1 van 2024 evalueren. Bekend is al wel dat de nieuwe medewerkers de introductiedag, die in 2023 viermaal heeft plaatsgevonden, erg waarderen. We gaan hem daarom in 2024 in grote lijnen op dezelfde voet voortzetten. • Een groep ‘Young HLT’, waarvan medewerkers onder de 35 jaar lid kunnen worden. Deze groep houdt elkaar vast, inspireert elkaar, leert samen leren en doet gezellige dingen. • Medewerkers gestimuleerd het eigen talent te kennen en optimaal in te zetten. Instrumenten die we daarvoor hebben, zijn bij voorbeeld de TMA (Talenten Motivatie Analyse) en de vorig jaar live gegane HLTAcademy, waar medewerkers allerlei onlinetrainingen en cursussen kunnen volgen. De aandacht hiervoor leidt steeds vaker tot een interne overstap van medewerkers naar een plek in de organisatie, waar ze beter tot hun recht komen, meer tevreden zijn en dus langer voor de organisatie behouden blijven. Als grotere organisatie biedt HLTsamen meer mogelijkheden voor dergelijke interne doorstroming.
De inzet op talentontwikkeling vertaalt zich in de volgende in- en doorstroomcijfers: o Instroom: 81 personen (= 17%) o Interne doorstroom: 40 personen (= 8,5%) o Uitstroom: 72 personen (= 15%) 3.3.2 Wet Banenafspraak HLTsamen wil als werkgever ruimte bieden aan inclusie. We doen dit vooral door invulling te geven aan de Wet Banenafspraak en Quotum arbeidsbeperkten. In 2023 hebben we daarvoor diverse banen gecreëerd, onder andere bij de recepties van de gemeentelijke gebouwen en de Buitendienst. Daarnaast stromen ook mensen in op reguliere functies. Begeleiding van de kandidaat en eventueel het team door een jobcoach helpt bij het realiseren van een duurzame plaatsing. Samen met een tweetal teammanagers hebben we een stand bij een banenbeurs bemenst, georganiseerd door het Werkgeversservicepunt voor HBO+ kandidaten, waaronder een deel uit de beoogde doelgroep. Door de actieve benadering van dit onderwerp en het vergroten van het netwerk is de organisatie zich bewuster van de mogelijkheden rondom dit vraagstuk en die worden zo goed mogelijk benut. Dit heeft in 2023 geleid tot een groei van ruim 3 fte Banenafspraak, tot 12,6 fte, in totaal 14 collega’s. 3.3.3 Integraal werkconcept Het werkconcept ‘Werk waar het werkt’ (2021) zouden we in 2023 evalueren op vier onderdelen: 1) werkplek, 2) vergaderen en ontmoeten, 3) de digitale wereld en 4) welbevinden personeel.
Vanwege de vele uitvragen in de organisatie in 2023 (Evaluatie HLT, Werkbelevingsonderzoek, Grip op geld, Samen digitaal transparant) is ervoor gekozen om de evaluatie van het werkconcept ‘Werk waar het werkt’ uit te stellen tot eind mei 2024. De uitkomsten van de evaluatie vormen input voor de lange termijnvisie op huisvesting. De evaluatie maakt onderdeel uit van het deelproject Samen veilig. 3.3.4 Veilige werkomgeving Het programma Samen Veilig is in 2023 opgenomen in het concernplan. Dit programma beslaat een aantal deelplannen, waaronder bovengenoemde evaluatie Werk waar het werkt. Een ander
8
deelplan is gericht op de veiligheid op het gebied van Facilitaire zaken, Openbare orde en veiligheid, Burgerzaken en de Boa’s. De eerste gesprekken met medewerkers over bredere veiligheid zijn in 2023 gevoerd. 3.3.5 Organisatieontwikkeling In 2023 zijn adviezen opgesteld waarover besluitvorming heeft plaatsgevonden. Om te komen tot deze adviezen zijn verschillende werkgroepen bijeengeweest om te komen tot een aantal documenten en adviezen: • Sturing & Governance: er is een voorstel en bijbehorend advies opgemaakt en vastgesteld door de Directie om drie sturingslijnen te hanteren: o Leren, verbeteren en ontwikkelen. o Regulier werk. o Opgaven. Deze drie sturingslijnen werken we verder uit en worden onderdeel van het ontwikkelplan (mijlpaal 3) dat begin tweede kwartaal 2024 wordt opgeleverd. Deze sturingslijnen dragen bij aan een betere en betrouwbare dienstverlening van HLTsamen aan haar partners. • Inrichting Organisatie: met het bestuur en met de OR is een voorstel voor een nieuwe managementstructuur besproken. Hierin ligt de focus op reguliere- en herkenbare dienstverlening, kortere en overzichtelijke verantwoordingslijnen en meer ruimte voor gesprekken tussen leidinggevende en medewerkers (span of attention). Op 4 december heeft het HLTbestuur een definitief besluit genomen over de managementstructuur.
• Leidende principes: eind december heeft de directie zes leidende principes vastgesteld. Deze leidende principes zijn een doorvertaling van de visie in relatie tot de kernwaarden en de drie sturingslijnen. • Visie op Bedrijfsvoering: eind december is de visie op bedrijfsvoering vastgesteld. De bedrijfsvoering van HLTsamen is onze manier van organiseren van het werk waarmee we met elkaar de organisatie- en maatschappelijke doelen realiseren. In 2024 wordt verder uitvoering geven aan het inrichtings- en ontwikkelplan. Dit brengt in 2024 nog incidentele kosten met zich mee. HLTsamen heeft overwogen om een deel van het positieve resultaat te reserveren voor deze kosten. Dit is echter niet in lijn met de richtlijnen voor overheveling. Naar verwachting komt HLTsamen in de tussenrapportage 2024 met een voorstel om incidentele middelen te vragen aan de gemeenten. 3.3.6 Evaluatie HLTsamen In 2023 zijn twee documenten opgesteld: het document ‘Een organisatie in ontwikkeling’ schetst de stand van zaken van de aanbevelingen van de tussenevaluatie HLT Samen sterker! (2019, opgesteld door bureau Berenschot). Het document ‘De Staat van de organisatie’ beschrijft de werkorganisatie HLTsamen. Beide documenten vormden, naast de tussenevaluatie, input voor verschillende gesprekspartners om te komen tot gedachtevorming over de HLT-werkorganisatie.
In november 2023 organiseerden we een bijeenkomst met de drie colleges om de aanbevelingen over de drie K's (kosten, kwaliteit, kwetsbaarheid) en de S (strategie) uit de tussenevaluatie te bespreken. In december spraken we medewerkers van alle teams en een afvaardiging van de Ondernemingsraad over de drie K's en de S. Ook organiseerden we op 12 december een bijeenkomst met raadsleden. Daarna volgden gesprekken met teammanagers en de drie griffiers. In de evaluatie HLTsamen verwerken we de input van alle gesprekspartners. 3.3.7 Data gedreven sturen In oktober 2023 heeft het bestuur van HLTsamen besloten datagedreven sturen (DgS) verder te implementeren in de organisatie. Het besluit was nodig, omdat het DgS als programma eind juni 2023 eindigde. Vanaf juli zijn de werkzaamheden gecontinueerd. In het laatste kwartaal van 2023 is het werven van personeel gestart, zodat de inhuurkrachten waarop het DgS programma was gebaseerd werden vervangen. De wisseling van medewerkers en werkzaamheden duurt naar verwachting voort tot halverwege 2024. Dat is nodig om de nieuwe mensen goed te begeleiden in de zogenoemde DgS-principes. Momenteel heeft DgS een werkvoorraad van ongeveer tachtig dataproducten, waarvan een tiental actief in ontwikkeling zijn en een dozijn in de beheerfase.
Tijdens de programma jaren zijn ongeveer twintig dataproducten opgeleverd, waarvan een gedeelte eenmalig was en een gedeelte continue of opnieuw worden doorontwikkeld.
9
De vraag naar dataproducten vanuit de organisatie is verschillend van aard. Het zijn kleine, grote, kort of langdurige trajecten waar bewustwording en herkenning van data onderdeel van is. Raden, colleges, medewerkers en ketenpartners nemen we hierin mee. DgS/taakveld Data neemt kennisdeling mee in elk ontwikkeltraject en organiseert datadeelsessies. Dat gebeurt met regelmaat ook in samenwerking met andere gemeenten. 3.3.8 Privacy en gegevensbescherming In 2023 is er hard gewerkt aan het fundament van privacy en informatieveiligheid. Dit is noodzakelijk om te groeien naar het gewenste niveau de komende jaren. Er zijn verschillende deelprojecten van gegevensbeschermingsplan gerealiseerd, zoals het opstellen van strategisch privacy en informatieveiligheidsbeleid. Medewerkers namen zeer enthousiast deel aan de Nanolearning, een wekelijks toets- moment van onze medewerkers, waarbij privacy- en informatieveiligheidsvraagstukken aan de orde komen. Er is dus gewerkt aan beleid, processen en 'de mens’. 3.3.9 Samen digitaal en transparant Inventarisatie informatiehuishouding In samenwerking met externe partij voerden we een inventarisatie van de informatiehuishouding van HLTsamen uit. Deze bestaat uit een 0-meting, een onderzoek naar informatiebehoefte en digivaardigheidsmeting. Deze inventarisatie helpt de ‘Ist’ situatie in kaart te brengen en de ‘Soll’ situatie vorm te geven.
Het opstellen en uitrollen van een opruimstrategie en spelregels Er is een plan van aanpak opgesteld voor het in kaart brengen van de informatiestromen per team. Dit leidt tot een roadmap voor het migreren van data per team. En het projectteam heeft een concept ‘opruim spelregels’ opgesteld. Deze bieden kaders aan medewerkers voor het opruimen van de netwerkschijven. Herijken visie op zaakgericht werken Het ordenen, structureren en archiveren van informatie is een belangrijk onderwerp bij het op orde krijgen van onze informatiehuishouding. Daarom hebben we in samenwerking met een externe partij onze huidige visie op zaakgericht werken herijkt. Dit helpt de werkorganisatie HLTsamen een eenduidig beeld te vormen van de omgang met en het vastleggen van informatie. Processen en kaders voor medewerkers dragen bij aan het verbeteren van de processen rondom de archiefwet. Ontwikkeling informatiestructuur SharePoint We zijn een adviestraject gestart waarbij we de mogelijkheden en strategieën voor het verbeteren en opnieuw inrichten van onze informatiestructuur onderzoeken en uitwerken. Ontwikkeling informatiebeheerplan Ook startten we een adviestraject voor het ontwikkelen van een informatiebeheerplan voor de nieuwe moderne werkplek. Dit helpt de werkorganisatie HLTsamen de gekozen informatiestructuur en informatiehuishouding te beheren en in op orde te houden.
Technische infrastructuur In samenwerking met een externe partij is een toekomstbestendige ICT-infrastructuur gelegd voor de moderne werkplek. Ook werkt het projectteam aan het beschikbaar maken van alle vakapplicaties buiten de Citrix omgeving. Daarbij is het nieuwe intranet HLTplein gestart en vond de eerste migratie plaats naar de cloud: Van H-schijf naar OnDrive. Hiervoor leiden we collega’s op en tegelijkertijd maken we een verbeterslag op gebied van informatieveiligheid. 3.3.10 Verbeteren financiële sturing en beheersing In september 2023 is het programma Grip op Geld: versterking financiële sturing en beheersing HLTsamen van start gegaan. Het programma heeft als doel de (financiële) wendbaarheid en voorspelbaarheid van de gehele organisatie te versterken. De projecten zijn gericht op het versterken van de financiële functie in de hele cyclus van contracteren, beheren en administreren. In de afgelopen maanden is de programmastructuur opgetuigd en de vier projecten bemenst en opgestart. Binnen het programma is aandacht voor zowel de gewenste verbeteringen in financiële processen (structuur), als de menselijke kant (cultuur). Een interne communicatiecampagne “Grip op Geld” is ontwikkeld om de gewenste organisatieontwikkeling te ondersteunen. Oog voor een 10
goede aansluiting met andere programma's en projecten en stakeholdermanagement maken integraal onderdeel uit van het programma. Vanaf 2024 gaan we dit realiseren. De verwachte doorlooptijd is tot eind 2024. 3.3.11 Inkoop Inbedding van het inkoopproces is een belangrijk onderdeel van het project rechtmatigheidsverantwoording. Met het inrichten van interne beheersmaatregelen moeten we garanderen dat inkopen rechtmatig plaatsvinden. Sinds februari loopt alle inhuur via een externe tussenpersoon, waarmee het risico op onrechtmatige inhuur belangrijk is gereduceerd. Dit contract is na een aanbesteding door Stichting Rijk tot stand gekomen. In 2024 worden waar nodig meer beheersmaatregelen opgenomen in het proces van inkoop tot betalen. Dit is onderdeel van het programma Grip op geld. 3.3.12 Rechtmatigheid In mei hebben we een VIC-coördinator (Verbetering interne controle) aangetrokken én is de steekproefsgewijze gegevensgerichte controle op onder andere de processen inkoop, aanbesteding en subsidies, net als voorgaande jaren, uitbesteed aan een extern bureau. De gegevensgerichte controle heeft als doel aan te tonen dat we financieel getrouw en rechtmatig hebben gehandeld. De VIC coördinator gebruikt deze informatie onder andere als input voor het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening.
Ook is in mei een Adviseur Concerncontrol in dienst gekomen om (mede vanuit het Programma Grip op Geld) het onderwerp Rechtmatigheid binnen de organisatie op de kaart te zetten en te faciliteren bij de inrichting. 1. In het derde kwartaal is een ‘Plan van aanpak Rechtmatigheid’ opgesteld (en goedgekeurd door de colleges en de directie van HLTsamen). 1. De bouwstenen voor de rechtmatigheidsverantwoording; de controleverordeningen, financiële verordeningen en de normenkaders, zijn aangepast. 2. De organisatie is gefaciliteerd bij het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording. Het is gelukt de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening 2023 op te nemen. De rechtmatigheidsverantwoording bevat een aantal bevindingen. In de paragraaf bedrijfsvoering worden deze bevindingen, net als de stand van zaken van de beheersing van financiële rechtmatigheid, binnen de organisatie toegelicht. Het laat zien dat goede eerste stappen zijn gezet: de basis om de rechtmatigheidsverantwoording op te kunnen stellen is gelegd. Voor 2024 is het zaak om de beheersmaatregelen die ten grondslag liggen aan het rechtmatig handelen zichtbaar in te regelen in de (software)systemen van de organisatie. Dit vergt op den duur minder inzet op het aantonen van het rechtmatig handelen achteraf.
3.3.13 Communicatie Het herstellen van de verbinding tussen overheid, media en samenleving betekent dat we op een andere manier gaan communiceren. Daarbij groeit de vraag om ondersteuning, zowel vanuit de organisatie als vanuit de drie gemeenten. Het onderdeel participatie neemt in de vraag naar ondersteuning vanuit het team Communicatie toe. In het team Communicatie is aan de hand van de programma-begroting een onderverdeling gemaakt. Hiermee is structuur en focus aangebracht. Het werken met de nieuwe structuur heeft ervoor gezorgd dat het team Communicatie meer in verbinding werkt met de vakinhoudelijke afdelingen aan de hand van de begrotingen. We hebben het communicatieframe (standaard analysetool) geïntroduceerd dat ervoor zorgt dat er een integrale analyse en aanpak wordt gemaakt en er samen met de vakinhoudelijke collega's meer omgevingsgericht wordt gewerkt. Het team heeft hiervoor een training gevolgd. De strategen hebben samen met de colleges gewerkt aan communicatieprioriteiten, waardoor de capaciteit van team Communicatie beter wordt ingezet op de bestuurlijke prioriteiten binnen de begrotingen en de college- en raadsakkoorden. Er is een begin gemaakt met een integrale aanpak met de vakafdelingen, met als doel dat de bestuurlijke communicatieprioriteiten samenhangen met de strategie- beleids- en uitvoeringsagenda van de vakafdelingen.
Om beter te weten of we met Communicatie ook echt het verschil hebben gemaakt (effect en impact) is het team gestart met kwartaalrapportages op de prioriteiten en op de persvragen. De
11
rapportages zijn gedeeld met het management met als doel om nog gerichter de beschikbare capaciteit in te zetten op de juiste projecten. 3.3.14 Indicatoren De beleidsindicatoren zijn verplicht voorgeschreven gegevens die een trend kunnen signaleren. Deze gegevens worden voornamelijk vanuit externe bronnen verkregen. Deze informatie is ook beschikbaar op www.waarstaatjegemeente.nl. Voor de HLT organisatie zijn de meeste beleidsindicatoren niet van toepassing, uitgezonderd van de indicatoren die onder het taakveld bestuur thuis horen. Indicator
Eenheid
Formatie Bezetting
Fte per 1.000 inwoners Fte per 1.000 inwoners Kosten als % van totale loonsom + totale kosten inhuur externen Kosten per inwoner % van de totale lasten
Externe inhuur Apparaatskosten Overhead *
Realisatie 2022 5,1 4,9
Realisatie 2023 5,1 5,1
18,29% €
603,23 55%
18,95% €
666,71 55%
Bron * * * * *
Eigen gegevens
Toelichting indicator Formatie Het gaat hier om de begrote formatie in fulltime eenheden van het ambtelijk apparaat van de organisatie op peildatum 1 januari. Uitgangspunt is het vastgestelde formatieplan, dus niet de werkelijke bezetting. Het gaat om formatieplaatsen ongeacht of die worden ingevuld door iemand met een vaste aanstelling, een tijdelijke aanstelling of nog openstaan (vacature). Fte is het equivalent van een 36-urige werkweek. Toelichting indicator Bezetting Het gaat hier om het werkelijke aantal fte dat werkzaam is, dus niet om de toegestane formatieve omvang uit het formatieplan. Terugkijkend op een begrotingsjaar wordt de werkelijke bezetting berekend. Conform de definitie van Vensters voor Bedrijfsvoering is de gemiddelde bezetting in dat begrotingsjaar berekend door het gemiddelde te nemen van de werkelijke bezetting op 1 januari en op 31 december. Toelichting indicator Externe inhuur Onder externe inhuur wordt verstaan: het uitvoeren van werkzaamheden in opdracht van een opdrachtgever die bij de organisatie in dienst is i) door een private organisatie met winstoogmerk ii) die tegen betaling personele capaciteit en deskundigheid inzet, iii) zonder arbeidsovereenkomst of aanstelling tussen organisatie en de ingezette personen.
Toelichting indicator Apparaatskosten Apparaatskosten (ofwel organisatiekosten) zijn de noodzakelijke financiële middelen voor het inzetten van personeel (salarissen), organisatie-, huisvestings-, materieel-, automatiseringskosten e.d. voor de uitvoering van de organisatorische taken. Apparaatskosten zijn dus alle personele en materiële kosten die verbonden zijn aan het functioneren van de organisatie, exclusief griffie en bestuur. Toelichting indicator Overhead De overheadkosten zijn alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Het percentage van HLTsamen is hoger dan in de gemeentebegroting, omdat HLTsamen een bedrijfsvoeringorganisatie is zonder programmabudget.
12
3.4 Crisisorganisatie 3.4.1 Opvang vluchtelingen Dit jaar is voor ongeveer 400 ontheemden uit Oekraïne een opvangplek gerealiseerd in een van de gemeentelijke opvang locaties. Daarnaast hebben ongeveer 100 ontheemden een plek gevonden bij particuliere huishoudens. HLTsamen is in staat geweest om circa 45 meer plekken te realiseren dan volgens de landelijke taakstelling noodzakelijk is. Op de locatie Parklaan waar tot en met het eerste kwartaal 2023 alleenstaande, minderjarige vreemdelingen (AMV’ers) waren gehuisvest is daarna beschikbaar gekomen voor huisvesting van ontheemden Oekraïne. Ontheemden die hiervoor op locatie Het Kompas in Warmond waren gehuisvest zijn, na een kleine verbouwing, hiernaartoe verhuisd. Een aantal van hen is ondergebracht op Stationsweg 45 in Hillegom sinds de oplevering medio april. Naar mate ontheemden langer in Nederland verblijven stimuleren wij de zelfredzaamheid in onze samenleving. Dit heeft ertoe geleid dat de inzet van Welzijnskwartier met ingang van het vierde kwartaal is verminderd. Mensen weten steeds beter hun weg te vinden. In toenemende mate is gewerkt met coördinatoren op verschillende locaties waardoor minder inzet van (24/7) beveiliging nodig is. Deze coördinatoren hebben dezelfde achtergrond als de ontheemden waardoor zij op een laagdrempelige mensen kunnen aanspreken.
Daarnaast is hierbij ingezet op intensief contact vanuit het projectteam met team Openbare orde en veiligheid (OOV) van de HLT-organisatie. Regionaal is door medewerkers vanuit het projectteam afstemming gezocht voor het taalonderwijs en onderwijshuisvesting. Ook hebben we beleidsmedewerkers van de HLT-organisatie hierbij betrokken. Daarnaast nemen we deel aan regionale overleggen, zoals bijvoorbeeld het locatiehoofden-overleg. Ook zijn er korte (communicatie-)lijnen met de veiligheidsregio HollandsMidden. Regelmatig communiceren we met bewoners en overige betrokken van de opvanglocaties en dragen we zorg voor gedoogbesluiten en omgevingsvergunningen.
3.5 Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien Het tweede onderdeel van het programmaplan betreft de algemene dekkingsmiddelen en de post onvoorzien. Algemene dekkingsmiddelen Algemene dekkingsmiddelen zijn baten en lasten die niet specifiek aan een programma zijn toe te rekenen. Dit betreft bijvoorbeeld de algemene uitkering en niet-gebonden belastingen. In deze jaarstukken zijn geen algemene dekkingsmiddelen van toepassing. Onvoorzien In de financiële verordening is vastgelegd dat een bedrag van € 25.000 wordt opgenomen voor de post onvoorzien, wanneer de begroting dit toelaat. In 2023 is geen gebruik gemaakt van de post onvoorzien.
13
3.6 Paragrafen 3.6.1 Verplichte paragrafen niet voor HLTsamen Onderstaande verplichte paragrafen zijn niet van toepassing op de HLTsamen-organisatie. HLTsamen: • heeft geen lokale heffingen; • heeft geen kapitaalgoederen omdat deze in eigendom en beheer zijn bij de deelnemende gemeenten; • heeft grond noch grondbeleid; • heeft geen verbonden partijen.
3.6.2 Paragraaf Financiering Inleiding De financieringsfunctie dient uitsluitend de publieke taak. Het beleid valt binnen de kaders die zijn gesteld in de Wet financiering decentrale overheden (Wet fido). Centraal in deze wet staan transparantie en risicobeheersing. Om inzicht te geven in de manier waarop HLTsamen dit doet en om een beeld te geven van de stand van zaken gaan we in deze paragraaf in op de ontwikkelingen rond de financiering, het te voeren beleid op dit gebied en de risico’s die we daarbij lopen. Algemeen Het door het bestuur nog vast te stellen concept-financieringsstatuut vormt het kader voor beleid en uitvoering van de treasuryfunctie. De huidige gemeentelijke statuten verschillen niet veel qua inhoud. Daarom zullen tot dan deze statuten het uitgangspunt zijn voor de treasuryfunctie. Het uitgangspunt bij het aantrekken van vermogen is dat de kasgeldlimiet optimaal benut wordt en zoveel mogelijk kort vermogen wordt aangetrokken. Hierbij wordt benadrukt dat de treasuryfunctie uitsluitend de publieke taak dient en dat een prudent beleid wordt gevoerd binnen de kaders die zijn gesteld in de Wet financiering decentrale overheden (Wet Fido). Welke ontwikkelingen spelen er? Renteontwikkelingen De Europese Centrale Bank (ECB) heeft in maart 2016 de herfinancieringsrente verlaagd naar 0,00%. T/m september 2023 is deze rente in 6 stappen verhoogd naar 4,5%.
Momenteel (februari 2024) bedraagt de geldmarktrente voor aan te trekken driemaands kasgeldleningen 4%. De vergoedingen bij het Schatkistbankieren staan op 3,91%. De kapitaalmarktrente voor aan te trekken leningen voor looptijden van 5 en 10 jaar zonder renteherziening bedraagt momenteel resp. 2,86% en 2,88%. Overige ontwikkelingen In 2023 zijn geen langlopende leningen afgesloten. Een in 2023 afgesloten kasgeldlening van € 5.000.000 (3%) is in mei 2023 afgelost. Liquiditeitsprognoses Wekelijks stellen we liquiditeitsprognoses voor de korte termijn op om tijdig in te spelen op schommelingen in de liquiditeit. Risicobeheer Het risicobeheer is gericht op het beperken van financiële risico’s. In het Financieringsstatuut zullen richtlijnen en limieten worden opgenomen, die de basis vormen voor alle transacties op dit gebied. Ons beleid is voornamelijk gebruik te maken van veilige en inzichtelijke financiële instrumenten. De Wet fido geeft normen voor het beperken van risico’s. De belangrijkste risicocategorie is het renterisico, waarvan de kasgeldlimiet en de renterisiconorm belangrijke richtlijnen zijn ter beperking van renterisico’s.
14
De kasgeldlimiet heeft betrekking op leningen met een rentetypische looptijd tot één jaar. Het totaal van deze leningen mag voor een gemeenschappelijke regeling niet meer bedragen dan 8,2% van de totale lasten op de begroting. De renterisiconorm heeft betrekking op leningen met een rentetypische looptijd vanaf één jaar. De verplichte aflossingen en renteherzieningen op deze leningen mogen niet meer bedragen dan 20% van de totale lasten op de begroting. Het doel van deze normen is om het risico te beperken wanneer bij herfinanciering van de leningen een rentestijging leidt tot financiële problemen. HLTsamen heeft op dit moment geen leningen met een looptijd langer dan één jaar. Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet is het wettelijke maximum aan leningen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar. De kasgeldlimiet stond toe om in 2023 de financieringsbehoefte tot een bedrag van € 3.773.000 te dekken met kortlopende leningen. Zodra wij deze limiet voor een langere periode (meer dan een half jaar) dreigen te overschrijden, trekken wij een langlopende lening aan of vragen wij (onderbouwd) toestemming aan de provincie om gedurende een bepaalde periode de limiet te mogen overschrijden. Dit was in 2023 niet aan de orde. Gelet op de lage rente voor kort krediet, maken we zoveel mogelijk gebruik van de toegestane norm, tenzij we sterke rentestijgingen verwachten op de kapitaalmarkt.
Kasgeldlimiet
(bedragen x € 1.000)
2023
1 Begrotingstotaal lasten
46.013
2 Maximaal toegestane kasgeldlimiet (8,2% van begrotingstotaal lasten)
3.773
3 Gemiddeld saldo vlottende korte schuld en vlottende middelen 4 Ruimte onder kasgeldlimiet
0 3.773
Renterisiconorm Renterisiconorm (bedragen x € 1.000)
2023
1 2
Renteherziening op langlopende schuld o/g Te betalen aflossingen
0 0
3 4
Renterisico (1 en 2) Renterisiconorm
0 9.203
5a Ruimte onder risiconorm 4a Begrotingstotaal lasten
9.203 46.013
4
9.203
Renterisiconorm 20% van begrotingstotaal
Ook voor de komende jaren zullen we naar verwachting onder de renterisico-norm blijven. Rentemethodiek In het vernieuwde BBV is opgenomen dat de paragraaf financiering van de begroting en jaarrekening naast de beleidsvoornemens en het gerealiseerde beleid ten aanzien van het risicobeheer van de financieringsportefeuille ook verplicht inzicht moet geven in: - de rentelasten uit externe financiering - het renteresultaat - de wijze van rentetoerekening. Door onderstaand overzicht en toelichting in de paragraaf financiering op te nemen wordt invulling gegeven aan deze verplichting.
15
Berekening renteomslagpercentage
2023
Restant korte financiering begin dienstjaar Restant lange financiering begin dienstjaar
5.000.000 0
Totaal externe financiering
5.000.000
Gewogen gemiddeld rentepercentage externe financiering tbv rente eigen vermogen
a1. De externe rentelasten over de korte financiering a2. De externe rentelasten over de lange financiering b. De externe rentebaten
1,00%
+ + -/-
58.333 0 46.951
Totaal door te rekenen externe rente c1. De rente die aan de grondexploitatie moet worden doorberekend -/-
11.382 0
c2. De rentelasten van projectfinanciering c3. De rentebaten van doorverstrekte leningen (projectfinanciering)
-/+
Saldo door te rekenen externe rente
0 0 11.382
d1. Rente over eigen vermogen d2. Rente over voorzieningen (gewaardeerd op contante waarde) e.
De aan taakvelden toe te rekenen rente De werkelijk aan taakvelden toegerekende rente (renteomslag)
f.
Renteresultaat op het taakveld treasury
+ +
0 0
-/-
11.382 0 11.382
Boekwaarde activa tbv renteomslag begin dienstjaar Omslagrenteberekening Na afronding
3.759.477 0,30% 0%
Conform de in 2017 gewijzigde BBV wordt de rente op de volgende manier verwerkt. Alle rente loopt via het taakveld 0.5 Treasury. Alle rentelasten en -baten worden in principe direct op dit taakveld geboekt. Voor de inzet van immateriële, materiële en financiële activa wordt de rente voor de financiering van deze activa omgeslagen over de betreffende taakvelden (lasten). Omdat in 2023 de omslagrente 0% is, is dit in 2023 niet gedaan. De afschrijvingen worden direct ten laste gebracht van de diverse taakvelden, waarop de af te schrijven activa betrekking hebben. Overzicht EMU-saldo Sinds 2006 zijn gemeenten en gemeenschappelijke regelingen verplicht een raming van de eigen ‘bijdrage’ aan het EMU-saldo op te nemen. (EMU staat voor Economische en Monetaire Unie). Om de cijfers tussen verschillende landen goed te vergelijken zijn in de Europese Unie afspraken gemaakt over de wijze van berekening van het EMU-saldo. Het EMU-saldo wordt berekend op kasbasis, dus de feitelijke geldstromen die in een jaar plaatsvinden. Een negatief EMU-saldo wil niet zeggen dat de gemeenschappelijke regeling onmiddellijk een probleem heeft, omdat zij werkt met het baten- en lastenstelsel. Het gerealiseerde EMU-saldo van HLTsamen voor 2023 ziet er als volgt uit:
16
EMU saldo prognose (x € 1.000)
/+
1
Exploitatiesaldo voor toevoeging aan (+) cq onttrekking uit reserves (-)
-/+
0
2
Afschrijvingen ten laste van de exploitatie
+
830
3
Bruto dotaties aan de voorzieningen ten laste van de exploitatie
+
214
4
Uitgaven aan investeringen in (im) materiële vaste activa
-
867
+
0
+
0
-
0
-
0
2023
7
De in mindering op 4 gebrachte bijdragen van Rijk, Provincie, EU en ov. Verkoopopbrengsten uit desinvesteringen in (im) materiële vaste activa Boekwinst op desinvesteringen in (im) materiële vaste activa Uitgaven aan aankoop van grond en uitgaven van bouwrijp maken
8a
Verkoopopbrengsten van grond
+
0
8b
Boekwinst op grondverkopen
-
0
9
Betalingen ten laste van voorzieningen
-
0
10
Boekwinst bij verkoop van deelnemingen en aandelen
-
0
5 6a 6b
Geraamd EMU-saldo
177
3.6.3 Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing Deze paragraaf schept inzicht in de actuele risico’s en het vermogen om deze risico’s op te kunnen vangen. De grondslag van deze paragraaf is vastgelegd in artikel 11 van het BBV. Inleiding en achtergrond HLTsamen omschrijft een risico als een onzekere gebeurtenis die effect heeft op het kunnen behalen van een doelstelling. Een risico onderscheidt zich van een probleem omdat een probleem een zekerheid is. Risico’s kunnen zowel intern als extern zijn. Door te sturen op risico’s in relatie tot doelstellingen is HLTsamen beter in staat om haar doelen te verwezenlijken met de beschikbare middelen. Bij het aangaan van risico’s worden onderstaande vier vragen in acht genomen: • Wat willen wij bereiken? • Wat is daarbij onzeker (voor wie)? • Wat gaan wij doen (voor wie)? • Hoeveel risico is aanvaardbaar*? *Ten aanzien van de hoeveelheid aanvaardbaar risico is het uitgangspunt gekozen dat de (netto) kans maal (netto) impact van de risico’s totaal niet groter mogen zijn dan 5% van het materiele budget tenzij hier een door het bestuur goedgekeurde onderbouwing aan ten grondslag ligt. Het uitgangspunt zal formeel worden vastgesteld wanneer er voldoende ervaring is opgedaan met de herziene methodiek van risicoberekening. Het beperken van risico’s is geen doel op zich.
Risico’s zullen altijd bestaan en zijn nooit volledig te vermijden en/of te beheersen. Oftewel bij het invulling geven aan haar maatschappelijke missie zal de HLTsamen organisatie altijd een bepaalde mate van risico lopen. De kern van bovengenoemde vragen is om bewust te zijn over de risico’s en een gedegen afweging te maken tussen effectiviteit en efficiency in het omgaan met die risico’s.
17
Het sturen op risico’s in relatie tot doelstellingen is een ontwikkeling binnen HLTsamen die zich de komende jaren verder zal vertalen. De nadruk ligt op het inventariseren en beheren van de strategische risico’s in de doelstellingen van HLTsamen. Hierbij wordt gekeken naar de netto risico’s. Dit zijn de risico’s na het inrichten van de beheersmaatregelen. In de komende jaren zal een grotere nadruk worden gelegd op risicobewustzijn en governance risico’s. De huidige opzet ten aanzien van risicomanagement is weergegeven in onderstaand figuur.
Omvang Risico en Weerstandscapaciteit De omvang van het risico is berekend door voor de onderdelen beleid, dienstverlening en bedrijfsvoering van HLTsamen inzichtelijk te maken wat de belangrijkste risico’s (zie inleiding en achtergrond) zijn, hoe groot de kans wordt ingeschat dat het risico zich door de jaren heen zal voordoen en hoe groot de impact (in euro) naar inschatting zal zijn wanneer dit plaatsvindt. De kans maal de impact vormt het risicobedrag dat HLTsamen opneemt in haar begroting. Bij het inschatten van kans en impact wordt rekening gehouden met de beheersmaatregelen die zijn getroffen (of worden getroffen) om het risico en/of de impact te verkleinen. Op deze manier wordt het netto risicobedrag berekend. De risico’s zijn geïnventariseerd en geactualiseerd door de managers die sturen op de beheersing van het risico en de daarmee verbonden doelstellingen. Bij het inschatten van kans en impact hebben zij gebruik gemaakt van een standaard tabel voor kans en impact. Op basis van bovengenoemde risico-inventarisatie is gebleken dat de omvang van het netto risico van HLTsamen afgerond € 2.413.750 bedraagt. Omvang risico HLTsamen Per 31 december 2023 Risicobedrag % risico i.r.t. omvang jaarrekening
€ 2.413.750 4,3%. Norm begroting < 5%
Omvang incidentele weerstandscapaciteit HLTsamen HLT heeft geen incidentele weerstandscapaciteit, omdat HLT geen algemene reserve en geen stille reserves heeft. Score 1. laag 2. gemiddeld 3. hoog
Risicokans 0% - 25% 25% - 75% 75% - 100%
Gemiddelde risicokans 12,50% 50% 87,50% 18
Onderdeel
Beschrijving risico
Beleid
De invoering van de omgevingswet per 1 januari 2024 heeft effect op organisatie. Risico is dat het transitiebudget van het Rijk voor de invoering van de maatregelen na ingangsdatum te laag blijkt. Daarnaast is het risico dat er extra structurele middelen nodig zijn voor de uitvoering van deze taak. Relatief hoog ziekteverzuim maakt het noodzakelijk personeel te vervangen. Daarnaast maakt de huidige krappe arbeidsmarkt het moeilijk om vacatures te kunnen invullen. Dit kan resulteren in hoge kosten inhuur, bijstellen /vertragen plannen en vermindering van kwaliteit van producten en diensten. Rechtmatigheid. De context voor gemeenten als het gaat om de systeemwereld van wet- en regelgeving wordt steeds complexer en ingrijpender. De opgave om daar op ingericht te zijn wordt steeds groter. De colleges en het HLTsamen bestuur gaan de rechtmatigheidsverklaring afleggen. Op basis van het huidige ambitieniveau als het gaat om rapporteringsgrenzen en controle toleranties wordt het een flinke opgave om als organisatie voldoende op niveau te komen. Het risico bestaat dat we extra moeten inhuren om de wettelijke eisen waar te maken. Inkoop. HLTsamen loopt momenteel risico op aanbestedingstrajecten voor materiële aankopen (anders dan inhuur). Dit geeft risico’s in de rechtmatigheid van aanbestedingstrajecten.
Dit leidt tot extra kosten juridisch en accountant Incidenten ICT, Informatieveiligheid en Privacy. Dit kan resulteren in continuïteitsproblemen, boetes en reputatieschade. Bedrag is gebaseerd op gemiddelde van eerdere hacks bij gemeenten.
Bedrijfsvoering
Maximaal risico incidenteel € 180.000 (2fte)
Kans
Gemiddeld 50%
Financieel risico € 90.000
Structureel € 360.000 (4 fte)
Gemiddeld 50%
€ 180.000
€1.100.000
Hoog
87,5%
€ 962.500
€ 90.000 (1fte)
hoog
87,5%
€
78.750
€ 60.000
hoog
87,5%
€
52.500
50%
€1.050.000
€ 2.100.000 gemiddeld
%
Totaal: € 2.413.750
19
Toelichting Voor inzicht in de risico’s van HLTsamen is in bovenstaande tabel de stand van zaken verwerkt per voorjaar 2023 en wordt vooruitgekeken naar de komende jaren. Kengetallen Rekening 2022
Begroting 2023
Rekening 2023
Netto schuldquote
5,41%
5,74%
4,39%
Netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen
5,41%
5,74%
4,39%
Solvabiliteitsratio
7,48%
6,34%
9,76%
Structurele exploitatieruimte
0,79%
0,00%
-0,15%
Recapitulatie kengetallen
Netto schuldquote De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de organisatie ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Hier geldt: hoe lager, hoe beter. Overigens hanteert de VNG een signaalwaarde van 100%, waarboven waakzaamheid is geboden. Een netto schuldquote van hoger dan 130% is een indicatie voor een te hoge schuld.
Netto schuldquote (bedragen x € 1.000)
rekening 2022
begroting rekening 2023 2023
Vaste schulden
+
0
0
0
Netto vlottende schuld
+
10.636
6.891
7.553
Overlopende passiva
+
250
500
527
Fin. activa (uitsluitend art. 36, d, e, f)*
-
0
0
0
Uitzettingen < 1 jaar
-
845
3.000
720
Liquide middelen
-
93
250
139
Overlopende activa
-
7.280
1.500
4.752
Totaal
2.668
2.641
2.469
Totale baten, excl. mutaties reserves
49.307
46.046
56.239
Netto schuldquote (netto schuld/baten)
5,41%
5,74%
4,39%
*
Betreft art. 36 BBV d. uitzettingen in de Rijksschatkist met een rentetypische looptijd van één jaar of langer; e. uitzettingen in vorm van Nederlands schuldpapier met rentetypische looptijd van één jaar of langer; f. overige uitzettingen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer.
20
Netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen Om inzicht te verkrijgen in hoeverre sprake is van doorlenen wordt de netto schuldquote zowel inals exclusief doorgeleende gelden weergegeven. Op die manier wordt duidelijk in beeld gebracht wat het aandeel van de verstrekte leningen is en wat dit betekent voor de schuldenlast. De wijze waarop de netto schuldquote gecorrigeerd voor de doorgeleende gelden wordt berekend is gelijk aan de netto schuldquote, met dien verstande dat bij de financiële activa ook alle verstrekte leningen worden opgenomen. HLTsamen heeft geen leningen verstrekt.
Netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen (bedragen x € 1.000)
rekening 2022
begroting rekening 2023 2023
Vaste schulden
+
0
0
0
Netto vlottende schuld
+
10.636
6.891
7.553
Overlopende passiva
+
250
500
527
Fin. activa (uitsluitend art. 36, b,c,d,e,f)*
-
0
0
0
Uitzettingen < 1 jaar
-
845
3.000
720
Liquide middelen
-
93
250
139
Overlopende activa
-
7.280
1.500
4.752
Totaal
2.668
2.641
2.469
Totale baten, excl. mutaties reserves
49.307
46.046
56.239
Netto schuldquote (netto schuld/baten)
5,41%
5,74%
4,39%
* Betreft art. 36 BBV b. leningen aan: 1. openbare lichamen als bedoeld in artikel 1, onderdeel a, van de Wet financiering decentrale overheden; 2. woningbouwcorporaties; 3. deelnemingen; 4. overige verbonden partijen; c. overige langlopende leningen; d. uitzettingen in de Rijksschatkist met een rentetypische looptijd van één jaar of langer; e. uitzettingen in vorm van Nederlands schuldpapier met rentetypische looptijd van één jaar of langer; f. overige uitzettingen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer. Solvabiliteitsratio De solvabiliteitsratio geeft inzicht in de mate waarin het bezit op de balans gefinancierd is door het eigen vermogen en in hoeverre de gemeente aan de financiële verplichtingen kan voldoen. Onder de solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. Onder het eigen vermogen verstaan we de algemene reserve en de overige bestemmingsreserves en het eventuele resultaat uit het overzicht baten en lasten. Solvabiliteitsratio (bedragen x € 1.000)
rekening 2022
Eigen vermogen
begroting rekening 2023 2023
896
500
919
Balanstotaal
11.977
7.891
9.409
Solvabiliteit (ev/balanstotaal)
7,48%
6,34%
9,76%
21
3.6.4 Paragraaf Bedrijfsvoering Onderdelen van de paragraaf bedrijfsvoering conform artikel 14 van het BBV is in deze jaarrekening ondergebracht in het programma Werkorganisatie HLTsamen. In deze paragraaf wordt verder ingegaan op de rechtmatigheidsverantwoording van HLTsamen. Totstandkoming rechtmatigheidsverantwoording (RMV); wat heeft de organisatie gedaan? Inleiding Als gevolg van een wijziging van de Gemeentewet legt de directie HLTsamen in de jaarrekening 2023 verantwoording af over de rechtmatige besteding van middelen met een rechtmatigheidsverantwoording (RMV). De wetswijziging beoogt hiermee een stimulans voor verbetering van de bedrijfsvoering. De verantwoording over rechtmatigheid wordt afgelegd door de directie HLTsamen, die daarvoor ook feitelijk verantwoordelijk is. Waar voorgaande jaren de accountant een uitspraak deed over de rechtmatige besteding van middelen doet nu de directie HLTsamen, zelf deze uitspraak. De accountant controleert de getrouwheid van de RMV. Met andere woorden; is hetgeen in de RMV opgenomen juist en volledig? Acties rechtmatigheidsverantwoording In 2020 is HLTsamen (als werkorganisatie voor de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen) met de organisatie van het opstellen van de RMV binnen de gemeente. Vanaf 2020 zijn diverse stappen gezet. Onder andere: 1.
Bepaald is dat de kritische processen hiervoor inkoop, betalen, personeel (inhuur) en subsidies zijn. Tot op heden is het voor het proces inkoop hierop aangepast. De overige processen volgen dit jaar. 2. Er is gestart met een 4-wekelijks Audit en Control overleg. Doel: om vanuit een overkoepelende blik de organisatorische beheersing qua rechtmatigheid binnen HLTsamen te bespreken. Er is een programma “Verbeteren financiële sturing en beheersing” (Grip op Geld) opgezet. In het derde kwartaal van 2023 heeft team audit en control een ‘Plan van Aanpak Rechtmatigheidsverantwoording’ opgesteld. Het plan van aanpak borduurt voort op de eerder gezette stappen en geeft de organisatie een realistisch ambitieniveau en actieplan voor het opstellen van de RMV voor 2023 met een doorkijk naar 2024. Voor 2023 is het ambitieniveau 1 bepaald.
De ambitie voor het volwassenheidsniveau van de rechtmatigheidsverantwoording voor 2024 moet nog worden bepaald. In hoofdlijnen zijn in het ‘Plan van Aanpak Rechtmatigheidsverantwoording’ voor 2023 en verder de volgende acties bepaald: 1. Opstellen van de randvoorwaarden (bestuurlijk) => Gerealiseerd 2. Formaliseren van de kaders (bestuurlijk) => Gerealiseerd 3. Draagvlak creëren (ambtelijk) => Gerealiseerd 4. Opzetten en inbedden van beheersmaatregelen (ambtelijk) => Opgestart 5. Voorbereiden en opstellen van de RMV (ambtelijk) => Gerealiseerd
22
Hieronder staat toegelicht in hoeverre de acties zijn gerealiseerd. Ook staan hier de nodige acties voor 2024 en verder om tekortkomingen in de rechtmatigheid in de toekomst te voorkomen en het proces voor het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording te verbeteren. Ad.1 en 2. Randvoorwaarden en kaders In 2023 zijn de Financiële verordening 2023 (GW art. 212), Controleverordening 2023 (GW art. 213), en het normenkader geactualiseerd en vastgesteld. Acties 2024 1. Het normenkader laten afslanken door kritisch te kijken of alleen wet- en regelgeving betrekking hebbend op financiële beheershandelingen is opgenomen; 2. Een separaat toetsingskader opstellen. Ad.3. Draagvlak Om draagvlak te creëren in de organisatie hebben vanuit team audit en control (Control en VIC) diverse activiteiten en begeleiding plaatsgevonden richting budgetbeheerders/budgethouders, management, team financiën, de besturen, en de auditcommissie van de raden. Ad.4. Beheersmaatregelen Zoals het begin van dit hoofdstuk vermeldt is het streven de processen inkoop, betalen, personeel (inhuur) en subsidies op orde te brengen Dit is voor het proces inkoop uitgewerkt en tegelijk kan de naleving nog beter. Hierdoor kan de organisatie de accountant nog niet volledig aantonen dat de inkopen rechtmatig hebben plaatsgevonden.
Gevolg is dat, om dat vast te stellen en aan te tonen, achteraf ter compensatie een gegevensgerichte controle (steekproef) uitgevoerd moet worden. Het streven is om de nodige gegevensgerichte controles af te bouwen. We willen toegroeien naar procesgerichte of zelfs systeemgerichte controle. Acties 2024 en verder 1. Verder gaan met het opzetten en implementeren van kwaliteitsverbetering van de processen. Het opzetten van beheersmaatregelen wordt gefaciliteerd door team audit en control en het programma “grip op geld”. De implementatie en zichtbare uitvoering van de beheersmaatregelen hoort bij de rol van de procesverantwoordelijken/teammanagers. Ad.5. Opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording 2023 was het eerste jaar voor het opstellen van de RMV. Het is een groeiproces. Voor de organisatie was het zoeken naar welke informatie hiervoor nodig was en hoe dat het handigst, zoveel mogelijk gebruik makend van de bestaande bronnen, geïnventariseerd kon worden. Met de ervaringen over 2023 kan dit proces worden verbeterd. Acties 2024 en verder 1. Verbeteren van het proces van het opstellen van de RMV (denk aan de rolverdeling teammanager/budgethouder, team financiën, team audit en control), wie vraagt wat bij wie, wanneer en wie stelt op); 2.