1. Vastgoednota gemeente Hillegom.pdf

GEMEENTE HILLEGOM

VASTGOEDNOTA Kaders professioneel vastgoedmanagement

VASTGOEDNOTA Kaders professioneel vastgoedmanagement

2024 Cluster Vastgoed Team Beleid en Advies Domein Ruimtelijke Ontwikkeling

1

Inhoud INLEIDING ....................................................................................................................................... 4 AANLEIDING ................................................................................................................................ 4 ROUTE NAAR PROFESSIONEEL VASTGOEDMANAGEMENT ..................................................................... 5 UITGANGSPUNTEN VASTGOEDNOTA ................................................................................................ 5 1. PORTEFEUILLE IN BEELD/DE VASTGOEDPORTEFEUILLE.......................................................................... 6 1.1 PORTEFEUILLE INDELING .......................................................................................................... 6 1.2 TOTAALOVERZICHT PORTEFEUILLE ............................................................................................. 7 2. VASTGOED EN FINANCIËN............................................................................................................... 8 2.1 BASIS OP ORDE ...................................................................................................................... 8 2.2 FINANCIEEL KADER..................................................................................................................

8 2.3 WAARDERING VAN VASTGOED .................................................................................................. 9 2.4 FINANCIËLE ROLLENSCHEIDING................................................................................................ 10 2.4 HUURPRIJSBEPALING ............................................................................................................. 10 2.5 RESERVES EN VOORZIENINGEN ................................................................................................ 11 3. BEHEER EN ONDERHOUD.............................................................................................................. 13 3.1 ROL EN VERANTWOORDING ALS GEBOUWEIGENAAR ................................................................... 13 3.2 WET- EN REGELGEVING ......................................................................................................... 13 3.3 MEERJAREN ONDERHOUDSPLAN (MOP) .................................................................................. 14 3.4 VERDUURZAMING ................................................................................................................ 15 3.4 UITVOERING, MONITORING EN VERANTWOORDING .................................................................... 16 4.

STRATEGISCHE PORTEFEUILLESTURING ............................................................................................ 17 4.1 PORTEFEUILLE-ONTWIKKELING................................................................................................ 17 4.2 STRATEGISCHE PORTEFEUILLEPLAN .......................................................................................... 18 4.3 SCOREKAART EN PRESTATIEVELDEN.......................................................................................... 18 4.4 VASTGOEDSTRATEGIE PER PAND .............................................................................................. 19 4.5 RESULTAAT EN EVALUATIE ...................................................................................................... 20 5. TRANSACTIES, MARKTCONFORMITEIT EN TRANSPARANTIE .................................................................. 21 5.1 MARKCONFORMITEIT EN TRANSPARANTIE ................................................................................ 21 5.2 AAN- EN VERKOOPPROCES ..................................................................................................... 22 5.3 AAN- EN VERKOOPMETHODEN ...............................................................................................

23 5.4 HUUR EN VERHUUR .............................................................................................................. 24 5.5 TIJDELIJK BEHEER/LEEGSTANDBEHEER ...................................................................................... 25 6. ONDERWIJSHUISVESTING ............................................................................................................. 26 6.1 WETTELIJK KADER ................................................................................................................. 26 6.2 EIGENDOMSVERHOUDINGEN .................................................................................................. 27 6.3 VERDUURZAMING SCHOLEN ................................................................................................... 27 6.4 INTEGRAAL HUISVESTINGSPROGRAMMA (IHP) .......................................................................... 27 6.5 LEERLINGENPROGNOSES ........................................................................................................ 28 6.6 RESERVE ONDERWIJSHUISVESTING ........................................................................................... 28

3

Inleiding Het bezitten van vastgoed is geen kerntaak van de gemeente. Vastgoed levert een bijdrage aan de ambities en beleidsdoelen uit de diverse programma’s. Tegelijkertijd vertegenwoordigt de vastgoedportefeuille een aanzienlijke financiële waarde en zijn aan het bezit structurele en langdurige baten, lasten en verantwoordelijkheden verbonden. De vastgoedportefeuille is dus een belangrijk kapitaalgoed wat vraagt om op een professionele wijze gemanaged te worden. In deze vastgoednota worden de beleidskaders voor professioneel vastgoedmanagement omschreven. We stellen de kaders en spelregels vast waarbinnen de gemeente Hillegom haar vastgoed op een professionele wijze wenst te beheren. Het beleidsplan beheer en onderhoud gemeentelijke gebouwen 2021-2024 komt hiermee te vervallen.

Aanleiding In het verleden vond het beheer van het gemeentelijk vastgoed verspreid binnen de organisatie plaats. Het technisch beheer van het merendeel van de gebouwen vond plaats bij de afdeling facilitaire zaken en andere beheerstaken waren achtergebleven bij de diverse beleidsdomeinen. Denk aan het afsluiten en beheren van huurovereenkomsten, innen van huren, opstellen van strategieën per pand of accommodatieplannen. Ook de kosten en opbrengsten van het vastgoed zaten verspreid in onze financiële producten verwerkt. Met de start van de vorming van het cluster vastgoed in 2021 is de eerste stap gezet naar professioneel vastgoedmanagement.

Professioneel vastgoedmanagement betekent dat de vastgoedportefeuille vanuit één centraal organisatieonderdeel beheerd wordt op zowel operationeel, tactisch en strategisch niveau. Het is erop gericht om het vastgoed en publieke middelen zo duurzaam en efficiënt mogelijk in te zetten om de beleidsdoelen te verwezenlijken. Het komen tot professioneel vastgoedmanagement kent een aantal ontwikkelfasen.

Route naar professioneel vastgoedmanagement De te doorlopen route bestaat uit onderstaande ontwikkelfases en heeft een te verwachte doorlooptijd van 3-5 jaar: Solide basis Zorgen voor de uitvoering van alle vastgoedtaken op operationeel en tactisch niveau. De basisinformatie van onze gebouwen is op orde en centraal verwerkt in ons vastgoedinformatie systeem. Alle contracten en huurovereenkomsten zijn geregistreerd en waar nodig geactualiseerd en geharmoniseerd. Kostprijs dekkende huren zijn bekend en er vinden periodiek gesprekken plaats met onze interne en externe klanten. Hiermee ontstaat er op gebouwniveau inzicht in de kwaliteit, kosten en opbrengsten van onze gebouwen en kunnen we hier actief op sturen. Efficiency en optimalisatie In deze fase optimaliseren we de uitvoering van onze vastgoedtaken. We hebben een, zover mogelijk, gelijk speelveld gecreëerd voor onze klanten, gebaseerd op beleid en uniforme spelregels. We hebben onze dienstverlening en interne processen verder geautomatiseerd en gestroomlijnd, onder andere via formats en standaarddocumenten. Zo ontstaat er tijd en ruimte voor de ontwikkeling richting strategisch portefeuillemanagement. Strategische sturing Strategische portefeuillemanagement gaat over de toekomst, meerjarig vooruitkijken. Doel daarbij is een optimale aansluiting van vraag en aanbod voor het maatschappelijk vastgoed.

Om het toekomstperspectief per gebouw te bepalen, is een nauwe samenwerking met de diverse beleidsafdelingen en stakeholders een vereiste. Dit leidt tot een integrale toekomstvisie op de vastgoedportefeuille, die in de vorm van een nog op te stellen portefeuilleplan in de toekomst aan de raad zal worden voorgelegd.

Uitgangspunten Vastgoednota Wij hanteren een aantal uitgangspunten voor het professioneel managen van de vastgoedportefeuille. Deze uitgangspunten zijn de basis waarop de portefeuille beheerd en geëxploiteerd wordt en komen terug in de verschillende hoofdstukken in deze vastgoednota. Uitgangspunten vastgoednota:

➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢

Vastgoed(bezit) is geen doel maar een middel Vastgoed wordt efficiënt en effectief beheerd Verhuur tegen minimaal de kostprijs Vastgoed voldoet aan wet- en regelgeving Onderhoud functioneel (conditiescore 3 gebaseerd op de NEN 2767), tenzij Vastgoedinformatie is op orde en actueel We maken integrale en toekomstbestendige vastgoed keuzes

Cluster Vastgoed is onderweg. We maken vorderingen, maar er zijn ook nog een aantal inhaalslagen te maken om o.a. te voldoen aan verplichtingen. Met het vaststellen van deze Vastgoednota wordt een vervolg-stap gemaakt op onze route naar professioneel vastgoedmanagement.

5

1. Portefeuille in beeld/de vastgoedportefeuille Afbakening/definitie De gemeente Hillegom heeft 24 panden in haar totale vastgoedportefeuille. Dit onroerend goed is in de BAG geregistreerd (onroerend, toegankelijk en afsluitbaar) en hebben een verblijfsruimte of verblijfsgebied1. Opstalrechten, gronden, kunstwerken en niet toegankelijke objecten in de openbare buitenruimte maken geen deel uit van deze vastgoedportefeuille. Wel zijn wij samen met de betreffende beleidsafdeling verantwoordelijk voor de huurders van onze sportvelden en de verleende opstalrechten aan maatschappelijke organisaties.

1.1 Portefeuille indeling Vastgoedbezit is voor de gemeente geen doel op zich. We hebben vastgoed nodig om de bestuurlijke en ambtelijke organisatie te huisvesten, de uitvoering van wettelijke taken te faciliteren en om maatschappelijke en ruimtelijke beleidsdoelen mogelijk te maken. Deze panden brengen we onder in de “kernportefeuille”. Daarbinnen maken we onderscheid naar 3 hoofdgroepen; eigen huisvesting, maatschappelijk vastgoed en strategisch vastgoed. Het overige vastgoed brengen we onder in de “niet-kernportefeuille”. Daarin zit het vastgoed dat niet meer nodig is om beleidsdoelen te realiseren of de eigen organisatie te huisvesten. Het betreft onder andere vastgoed dat daardoor op de nominatie staat om afgestoten te worden, of waarvan om specifieke reden besloten is, om het pand aan te houden zonder dat daar beleid aan ten grondslag ligt.

Vastgoedportefeuille

De onderwijsgebouwen hebben een bijzondere positie in een gemeente. Op grond van wet- en regelgeving zijn deze gebouwen veelal eigendom van de schoolbesturen, maar komen de kapitaallasten van alle schoolgebouwen voor rekening van de gemeente. Daarnaast is vastgelegd dat de gebouwen terug-geleverd worden aan de gemeente als ze voor de schoolbesturen niet nodig zijn voor onderwijsdoeleinden (economisch claimrecht). Schoolbesturen zijn zelf verantwoordelijk voor het volledige onderhoud aan de gebouwen. Een nadere toelichting over dit onderdeel van de vastgoedportefeuille vindt u in hoofdstuk 7 Onderwijshuisvesting.

Eigen huisvesting en uitvoering wettelijke taken: gemeentehuis, gemeentewerf, brandweerkazerne

Kernportefeuille

Maatschappelijk vastgoed: sportaccommodaties, vereningingsgebouwen, activiteitencentra, kinderboerderijen en onderwijsgebouwen

Strategisch vastgoed: bijvoorbeeld bedrijfsgebouwen, voormalige scholen

Niet-kernportefeuille

Overig vastgoed: wonigen, commercieel vastgoed

1 Een verblijfsruimte is een ruimte in een gebouw waarin de mensen verblijven of waarin activiteiten plaatsvinden volgend de

gebruiksfunctie. Een verblijfsgebied is een deel van het gebouw, waarin zich tenminste één verblijfsruimte bevindt.

1.2 Totaaloverzicht portefeuille

Vastgoedportefeuille gemeente Hillegom Object Eigen huisvesting & Wettelijke taken Gemeentehuis en 't Hof Gemeentewerf Brandweerkazerne Aula en schuillokaal begraafplaats Schuillokaal Zanderij Schuillokaal Heemtuin Maatschappelijke vastgoed Gymzaal Gymzaal Sportcomplex de Vosse Culturele Raad Jongerencentrum Nexus Gebouw Hertenkamp Paviljoen Julianapark Strategisch vastgoed Winkelpand Woning Winkelpand Winkelpand Winkelpand Vm Leerwinkel Overig vastgoed Berging woonboot Berging woonboot Vm schuillokaal buitendienst Kantoorruimte voor Nexus Parkeergarage naast AH Scholen (economisch claimrecht) De Giraf Brede School Hillegom Johannesschool De Fontein De Toermalijn IKC Vossepark Fioretti College

Adres Hoofdstraat Marconistraat Weerlaan

Nr.

Functie

Wilhelminalaan Van den Endelaan Coupereswende

115 16 20 3 7c nabij 12

Eigen huisvesting Eigen huisvesting Huisvesting brandweer Eigen huisvesting Eigen huisvesting Eigen huisvesting

Mesdaglaan Guido Gezellelaan Vosselaan Prinses Irenelaan Van den Endelaan Valckslootlaan Oranjelaan

1 3 152 16 7 nabij 36 1

Sport Sport Sport Welzijn Welzijn Welzijn Welzijn

Hoofdstraat Hoofdstraat Hoofdstraat Hoofdstraat Hoofdstraat Thobeckelaan

126 128 122 124 130 40

Leegstandbeheer Leegstaand Leegstaand Bakkerij/verhuurd Leegstaand Opvang ontheemden

Vosselaan Vosselaan Guido Gezellelaan Van den Endelaan Henri Dunantplein

t.o. 67 t.o. 69 1 7a 6

Berging Berging Leegstaand Verhuur Parkeren

Guido Gezellelaan Prinses Irenelaan Mariastraat Willem de Rijkelaan Abellalaan Weerlaan Van den Endelaan

3-5 32 30 13 74 22 5a

Onderwijs Onderwijs Onderwijs Onderwijs Onderwijs Onderwijs Onderwijs

7

2. Vastgoed en financiën Het gemeentelijke vastgoed vertegenwoordigt een belangrijk kapitaalgoed dat een bijdrage levert aan de ambities en beleidsdoelen uit de diverse programma’s. Om goed te kunnen sturen op de vastgoedportefeuille en het vervullen van de eigenaarsrol is in de basis de juiste vastgoedinformatie nodig en transparantie in de kosten en opbrengsten van het vastgoed.

2.1 Basis op orde Goede actuele informatievoorziening is de basis van het dagelijkse vastgoedmanagement en is nodig om het college en raad goed te kunnen faciliteren bij afwegingen omtrent het vastgoed. Weten wat je hebt, wat het waard is en hoe de vlag er (financieel en op andere aspecten) bij hangt. Alleen dan is het mogelijk om in control te zijn. Dit vraagt om borging van alle beschikbare informatie en ervoor te zorgen dat deze regelmatig wordt geactualiseerd. Om onze vastgoedinformatie te registeren, maken wij gebruik van ons vastgoedinformatie systeem en het financiële systeem. Het vastgoedinformatie-systeem bevat gebouw specifieke gegevens zoals adres, bouwjaar, oppervlakte, energielabel en gebruiker. In het financiële systeem worden op gebouwniveau de kosten en baten in beeld gebracht. Voor de schoolgebouwen maken we ook gebruik van het Onderwijsloket. Het Onderwijsloket is een applicatie die de gemeente ondersteunt bij het in kaart brengen van de huisvestingssituatie in de gemeente en de processen die rond onderwijshuisvesting spelen. Het geeft inzicht in de huisvestingssituatie van de scholen in de gemeente voor nu en in de toekomst. Daarnaast kan direct informatie worden gedeeld met scholen en schoolbesturen en worden huisvestingsaanvragen op grond van de Verordening Voorzieningen Huisvesting Onderwijs via het Onderwijsloket aangevraagd.

Alle gegevens van gebouw, gebruiker, prognoses en aanvragen overzichtelijk bij elkaar. Door koppelingen met landelijke bronnen is informatie altijd up-to-date.

2.2 Financieel kader Om te kunnen sturen op de portefeuille is het belangrijk dat de kosten en opbrengsten per object inzichtelijk zijn en dat er per object gestuurd kan worden op afwijkingen in deze kosten en opbrengsten. Hierbij dient rekening gehouden te worden met de wettelijke kaders zoals: Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) Dit besluit beschrijft de regelgeving waaraan gemeentes en provincies moeten voldoen voor het opstellen van jaarlijkse begroting- en verantwoordingsstukken. In deze regelgeving zijn kaders opgenomen over hoe omgegaan moet worden met waardering, afschrijving en onderhoud van vastgoed. Wet Markt en Overheid Bij het beheer van gemeentelijk vastgoed vormt ook de Wet Markt en Overheid een belangrijk kader. Deze wet biedt gedragsregels waar de gemeente zich aan moet houden om concurrentievervalsing met bedrijven te voorkomen. De belangrijkste gedragsregel uit deze wet voor het beheer van gemeentelijk vastgoed is de verplichting dat de integrale kostprijs per gebouw bekend moet zijn en minimaal moet worden doorberekend in de huurprijs die gevraagd wordt. Met als doel transparantie richting marktpartijen over directe en indirect verstrekte subsidies. Met het invoeren van kostprijsdekkende huur (hierna KPDH) wordt voldaan aan deze verplichting.

Onder strikte voorwaarden is het mogelijk om in specifieke gevallen door een formeel besluit af te wijken van deze gedragsregel. Hierbij moet onder andere gemotiveerd worden aangetoond dat deze economische activiteiten worden uitgevoerd in het algemeen belang en er een afweging is gemaakt van de gevolgen voor de belangen van derden. Op dit moment wordt er een wetswijziging voorbereid om de voorwaarden voor de vaststelling van een algemeen belang besluit aan te scherpen.

Financiële beheersverordening artikel 212 Gemeentewet Gemeente Hillegom De financiële verordening beschrijft de wijze waarop de gemeente uitwerking geeft aan de regels vanuit de BBV. Afspraken uit de financiële verordening met invloed op het gemeentelijk vastgoed zijn onder andere: • • •

Elke vier jaar biedt het college aan de raad de geactualiseerde meerjaren onderhoudsplannen aan De raad stelt tenminste eens per vier jaar een nota waardering en afschrijving vaste activa vast Elke vier jaar biedt het college aan de raad een bijgestelde nota reserves en voorzieningen aan

2.3 Waardering van vastgoed Voor de waardering van gemeentelijk vastgoed wordt uitgegaan van de voorwaarden zoals opgenomen in de BBV. Objecten worden gewaardeerd tegen een boekwaarde waarbij de opstallen worden afgeschreven zoals omschreven in de nota activabeleid. Op de ondergrond van de objecten wordt niet afgeschreven. De boekwaarde is gebaseerd op de oorspronkelijke verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Activeren Investeringen in vastgoed zijn altijd investeringen met een bedrijfseconomisch nut. Investeringen dienen mits hoger dan € 10.000 te worden geactiveerd conform de afschrijvingstermijnen van de financiële beheersverordening. Gronden en terreinen worden altijd geactiveerd. Afschrijving op vastgoed Gronden geen afschrijving Nieuwbouw schoolgebouwen, kantoren en overige bedrijfsgebouwen 40 jaar Renovatie, restauratie en aankoop van scholen, kantoren en bedrijfsgebouwen 25 jaar Technische installaties in scholen, kantoren en bedrijfsgebouwen 15 jaar Investeringen in bestaand vastgoed Uitgaven aan onderhoud zijn geborgd door de in de begroting opgenomen onderhoudskosten en bijdrage aan de voorziening groot onderhoud. Hiermee is het mogelijk het vastgoed in goede staat te houden. Vervangingsinvesteringen om objecten in een goede onderhoudsstaat te houden, zijn daarmee niet nodig.

Investeringen zijn wel wenselijk of nodig wanneer een object aangepast moet worden naar de huidige maatstaven. Dit kan in de vorm zijn van een renovatie of upgrade. Als een object gerenoveerd of aangepast dient te worden vraagt de betreffende beleidsafdeling hiervoor middelen aan bij de Raad. Het aangaan van nieuwe investeringen in een bestaand object zal leiden tot het herberekenen van de KPDH. De kapitaallasten die bij de investering horen, worden vervolgens verwerkt in KPDH.

9

2.4 Financiële rollenscheiding Met de vorming van het cluster vastgoed is er een besluit genomen over de inrichting van de organisatie rond vastgoed. Met als doel om door middel van professioneel vastgoedmanagement ons vastgoed en publieke middelen zo optimaal en transparant mogelijk in te zetten voor onze beleidsdoelen. Hierbij wordt de rol van eigenaar en verhuurder gescheiden van de huurders- en gebruiksrol. Vanuit de eigenaarsrol is het cluster Vastgoed verantwoordelijk voor de instandhouding (beheer en onderhoud) en financiële exploitatie van de gebouwen. Door toepassing van een KPDH worden de kosten en de huur van maatschappelijk vastgoed transparant gemaakt en worden verkapte subsidies voorkomen.

2.4 Huurprijsbepaling Het principe van KPDH heeft betrekking op het gemeentelijke maatschappelijke vastgoed. Oftewel vastgoed voor partijen die met hun activiteiten een bijdrage leveren aan gemeentelijke beleidsdoelen. Dit vastgoed behoort tot de kernportefeuille van de gemeente. Voor het overige vastgoed en gebruikers gaan wij uit van een marktconforme huurprijs. Uitgangspunten kostprijsdekkende huur Bij KPDH is het uitgangspunt dat de werkelijke kosten die de gemeente heeft aan een object gedekt worden door de huur. De basis van de berekening van de KPDH voor een object wordt gevormd door het principe van een Discounted Cashflow (DCF) op basis van de WOZ waarde. Door te bepalen welke kosten er verwacht worden gedurende de beschouwingsperiode van een object kan een huurprijs voor het eerste jaar berekend worden, de aanvangshuur. De KPDH wordt gedurende de looptijd alleen herzien wanneer er investeringen in het object gedaan worden en er wordt jaarlijks geïndexeerd. Kosten die o.a. worden meegenomen in de berekening zijn: • Afschrijvingslasten • Rente • Belastingen (OZB, Waterschap) • Opstalverzekering • Onderhoudskosten • Beheerskosten Uitgaven die betrekking hebben op het gebruik zoals energie en schoonmaak worden door de gebruiker gedragen en niet meegenomen in de kostprijsdekkende huurbepaling.

Bij het aangaan van nieuwe overeenkomsten wordt deze huurprijsbepaling direct opgenomen. Bestaande contracten worden op een natuurlijk moment aangepast.

Marktconforme huur Voor de verhuur van het overige vastgoed en gebruikers hanteren we een markconforme huur. Bij marktconforme huur is het uitgangspunt dat de huur op hetzelfde niveau ligt wanneer een huurder een vergelijkbaar object op de particuliere markt zou huren. Huur Wanneer de gemeentelijke portefeuille onvoldoende of niet het juiste maatschappelijke vastgoed bevat, kan het voorkomen dat het cluster Vastgoed een object aankoopt of aanhuurt op de markt. Vastgoed verhuurt dit object vervolgens kostprijsdekkend aan gebruikers die gemeentelijke beleidsdoelen dienen. De door vastgoed door te berekenen KPDH van de aangehuurde objecten wordt in dit geval bepaald door de aanhuurprijs met een opslag voor de beheerskosten van het cluster vastgoed. Deze opslag is een vast percentage (voor de hele portefeuille), zodat deze voor iedereen duidelijk en gelijk is.

2.5 Reserves en voorzieningen Volgens de Nederlandse wetgeving en de BBV moeten gemeenten specifieke voorzieningen en reserves aanhouden voor hun vastgoed. Deze zijn bedoeld om toekomstige uitgaven te dekken die verband houden met onderhoud, renovatie of het vervangen van het gemeentelijk vastgoed. Het doel van deze regelgeving is om een duurzaam en verantwoord financieel beheer van gemeentelijk vastgoed te waarborgen, waarbij er voldoende middelen beschikbaar zijn het onderhoud en behoud van de kwaliteit van het vastgoed op de lange termijn. Dit draagt bij aan de financiële stabiliteit van de gemeente en zorgt voor transparantie en verantwoording naar de inwoners. Onderhoudsvoorziening Als gebouweigenaar willen we onze gebouwen zodanig onderhouden dat er geen gebreken en onveilige situaties ontstaan. Door achterstallig onderhoud kan er kapitaalvernietiging optreden. Daarnaast willen we voorkomen dat er verslechtering van de leefbaarheid en gevoel van sociale onveiligheid door verloederde uitstraling van onze gebouwen ontstaat. Dit voorkomen we met het uitvoeren van groot planmatig onderhoud. Zo zorgen we ervoor dat de staat van het gebouw gedurende de levensduur op het gewenste kwaliteitsniveau blijft. De kosten voor het groot planmatig onderhoud per gebouw kunnen jaarlijks erg fluctueren en er kunnen incidentele voor- en nadelen ontstaan.

Met een onderhoudsvoorziening kunnen deze kosten gelijkmatig worden verdeeld over meerdere begrotingsjaren. Een voorziening wordt gevoed door functioneel per gebouw jaarlijks een vast bedrag vanuit de exploitatie aan de voorziening toe te voegen. De werkelijke onderhoudskosten worden vervolgens geboekt ten laste van deze voorziening. De BBV stelt dat de omvang van de voorziening, rekening houdend met de jaarlijkse toevoegingen, toereikend moet zijn om het toekomstig geplande groot onderhoud op elk moment van de tijd ten laste van de voorziening te kunnen brengen. Daarbij is niet toegestaan dat de voorziening een negatieve stand vertoont.

11

De benodigde jaarlijkse storting wordt bepaald op basis van de in het meerjaren onderhoudsplan (MOP) opgenomen werkzaamheden en benodigde middelen. We gaan hierbij uit van een gemiddeld bedrag genomen over een periode van 10 jaar. Elke 4 jaar worden deze plannen geactualiseerd en de benodigde storting in de voorziening opnieuw bepaald. In artikel 20 van de Financiële beheersverordening is opgenomen dat bij de begroting en de jaarstukken het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen de verplichte onderdelen (artikel 12 van de BBV) opneemt. Deze paragraaf bevat het actuele beleid, de verwachte of uitgevoerde onderhoudswerkzaamheden van dat jaar en het meerjaren perspectief van de onderhoudsvoorziening voor de betreffende kapitaalgoederen waaronder vastgoed.

Reserves Reserves ten behoeve van vastgoed zijn bestemmingsreserves. Waar de middelen in de algemene reserve vrij besteedbaar zijn, heeft het geld in de (vastgoed)reserves een vastgestelde bestemming. Vastgoed gerelateerde bestemmingsreserves kunnen zijn: ▪ ▪

Reserve onderwijshuisvesting Reserve dekkingskapitaallasten

3. Beheer en onderhoud Het in stand houden van de vastgoedportefeuille is één van de verantwoordelijkheden van het cluster Vastgoed en onderdeel van professioneel vastgoedmanagement. De wijze waarop het vastgoed wordt onderhouden, heeft grote invloed op de levensduur, tevredenheid van de gebruikers en de hoogte van de eventuele verkoopopbrengst. Daarnaast hangt het technische beheer samen met het verwezenlijken van de wettelijke verplichtingen en ambities op het gebied van duurzaamheid en veiligheid.

3.1 Rol en verantwoording als gebouweigenaar Huurders en gebruikers moeten erop kunnen vertrouwen dat zij op een goede en veilige manier gebruik kunnen maken van onze gebouwen. Daarnaast moet de gemeente dit realiseren tegen maatschappelijk acceptabele kosten en in lijn met de budgetten en begroting. Vanzelfsprekend moeten we hierbij voldoen aan de wettelijke eisen. Als gebouweigenaar zorgen wij er onder andere voor dat aanwezig gebouw gebonden installaties worden onderhouden en dat er periodiek inspecties worden uitgevoerd. Ook worden onderhoudscalamiteiten direct opgelost, is het gebouw verzekerd en worden de publieke heffingen voldaan. Al deze kosten worden betaald uit de exploitatiebudgetten. Daarnaast vindt er ook groot planmatig onderhoud plaats. Herstel/vervangen van daken, buitenschilderwerk, metsel- en of voegwerk, installaties, sanitair en kozijnen wordt uitgevoerd op basis van het meerjaren onderhoudsplan (MOP). Deze kosten worden betaald uit de voorziening groot onderhoud gebouwen. De huurder of gebruiker is verantwoordelijk voor het dagelijks onderhoud en kleine reparaties aan de binnenzijde van het gehuurde. Door het toevoegen van een demarcatielijst bij het afsluiten van een huurovereenkomst is voor alle partijen duidelijk wie verantwoordelijk is voor welk onderhoud en kan er controle worden uitgeoefend op de naleving hiervan.

In sommige gevallen voert de huurder ook het groot planmatig onderhoud uit. Dit betreft specifieke objecten zoals bijvoorbeeld het zwembad waarvoor specialistische kennis nodig is. In de exploitatieen huurovereenkomst worden de afspraken hierover vastgelegd. Door een jaarlijks schouw vindt er vanuit de gemeente controle plaats over het uitgevoerde groot onderhoud door de exploitant.

3.2 Wet- en regelgeving Naast de technische conditie en de noodzaak van onderhoud moeten we steeds rekening houden met (verscherpte) wettelijke kaders rondom het eigendom en gebruik van gebouwen. Hierbij valt te denken aan: Bouw- en technische regelgeving In het Besluit bouwwerken leefomgeving (Bbl) en de Omgevingswet zijn regels opgenomen waaraan een bouwwerk dient te voldoen. Bij de bouwkundige- en installatiewerkzaamheden aan de gemeentelijke gebouwen dient met deze regelgeving rekening te worden gehouden.

13

Arbo-regelgeving De Arbo-regelgeving is gericht op het beschermen van werknemers tegen gevaren tijdens het werk. Veranderende Arbo-regels kunnen ertoe leiden dat gebouwen aangepast moeten worden en er derhalve door eigenaar of gebruiker (extra) investeringen gedaan moeten worden om te voldoen aan nieuwe regels, met potentieel ook een effect voor de hoogte van de onderhoudskosten. Verder schrijft de Arbo-regelgeving voor dat een installatieverantwoordelijke aangewezen moet worden. Milieuregels Vanuit de Wet Milieubeheer (activiteitenbesluit) is er voor grootverbruikers een verplichting tot verlaging van het energieverbruik. Er geldt een informatieplicht en er zijn lijsten met zogenoemde ‘erkende maatregelen’ opgesteld. Deze aanpassingen vragen extra investeringen, welke niet zijn opgenomen in een MOP. Hiervoor en voor overige verduurzamingsmaatregelen zullen extra middelen beschikbaar moeten worden gesteld. De komende jaren is een inhaalslag nodig om de basis op orde te krijgen en te kunnen voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.

3.3 Meerjaren onderhoudsplan (MOP) Het MOP is een beheerplan dat op gebouwniveau wordt opgesteld volgens de NEN 2767 norm. De NEN 2767 is een conditiemeting voor gebouwen, terreinen en installaties waarbij een externe inspecteur de staat van het onderhoud beoordeeld met een vastgelegde meet- en registreermethode. Hiermee wordt op een transparante, objectieve en éénduidige wijze de huidige technische toestand van een gebouwonderdeel vastgesteld. Deze inspectiemethode is een uitstekende basis voor het opstellen van het MOP, waarin per gebouw het verwachte onderhoudsjaar en kosten per gebouwonderdeel worden beschreven. Conditiescore Binnen de NEN 2767 wordt onderscheid gemaakt tussen een zestal conditiescores die aangeeft welk niveau van onderhoud een bepaald gebouw of gebouwdeel heeft. In bijgaande tabel is op hoofdlijnen weergegeven wat de zes conditiescores inhouden. Keuze gewenste kwaliteitsniveau Voor de staat van onze gemeentelijke panden houden wij conditiescore 3 aan. Kort samengevat wordt het gehanteerde onderhoudsniveau omschreven als functioneel, veilig en heel. Er mag geen sprake zijn van achterstallig onderhoud dat op termijn tot kapitaalvernietiging kan leiden. Voor het strategisch vastgoed hanteren wij afhankelijk en in afwachting van de ontwikkelingen rondom deze panden conditiescore 4/5.

Financieel kader en meerjaren perspectief Conform de financiële beheersverordening en de BBV worden de MOP’s elke vier jaar op basis van een her-inspectie geactualiseerd. Hiermee houden we een actueel beeld van de staat van onze gebouwen, uit te voeren onderhoudswerkzaamheden en de hiervoor benodigde financiële middelen. Naar aanleiding van de geactualiseerde beheersplannen wordt gekeken of de huidige storting en stand van de onderhoudsvoorziening nog toereikend is om het benodigde groot onderhoud de komende jaren te kunnen uitvoeren. Indien nodig wordt de storting in de voorziening aangepast.

3.4 Verduurzaming De gemeente streeft naar een duurzame manier van denken, werken en leven. Om dit te bewerkstelligen, heeft de gemeente haar duurzaamheidsdoelstellingen en ambities in diverse gemeenschappelijke akkoorden en beleidsstukken beschreven. Voor het gemeentelijke vastgoed is de ambitie gemeentelijk vastgoed energieneutraal 2030. Om dit te realiseren is in 2020 het uitvoeringsplan verduurzaming gemeentelijke gebouwen 20212027 vastgesteld. En zijn er voor de verduurzaming van sportcomplex de Vosse en de brandweerkazerne financiële middelen beschikbaar gesteld voor de uitvoering. Vanuit Europees en landelijk vastgesteld beleid zijn er vanuit het Rijk ook een aantal verduurzamingsmaatregelen wettelijke verplicht gesteld waarop gehandhaafd wordt en regelmatig worden aangescherpt. Een aantal van deze verplichtingen zijn: • • • • • • •

Verplicht energielabel Informatieplicht Activiteitenbesluit/Energiebesparende maatregelen Kantoren minimaal energielabel C (2023) label A (2030) Wettelijke keuringsplicht van installaties (EPBD) Verbod huurwoningen label E, F en G 2030 Maatschappelijk vastgoed 2050 energieneutraal

Randvoorwaarden om deze doelstellingen en wettelijke verplichtingen in kaart te brengen en te kunnen realiseren, is de beschikbaarheid over voldoende expertise en financiële middelen.

Op welke wijze willen we onze panden verduurzamen Het verduurzamen van gemeentelijk vastgoed heeft dus een enorme technische en financiële impact. Het beste moment om een pand te verduurzamen, is bij renovatie/nieuwbouw of het natuurlijke vervangingsmoment van de gebouwonderdelen op basis van het meerjaren onderhoudsplan (MOP). In de praktijk betekent dit bijvoorbeeld (dak)isolatie en zonnepanelen plaatsen gelijktijdig met het vervangen van de dakbedekking. Deze extra duurzaamheidsinvesteringen mogen niet worden gefinancierd vanuit de onderhoudsvoorziening. Hiervoor dient separaat investeringsbudget beschikbaar te worden gesteld waarop wordt afgeschreven. Wettelijke verplichtingen zoals de energiebesparende maatregelen, voorvloeiend uit het activiteitenbesluit, moeten worden uitgevoerd. Uitstel is niet langer mogelijk. Hierop wordt gehandhaafd en boetes opgelegd. Daarnaast vervult de gemeente een voorbeeldfunctie voor haar inwoners om haar vastgoed te verduurzamen. Om te zorgen dat deze verplichtingen worden uitgevoerd, wordt er voor de gebouwen die vallen onder de informatieplicht een MOP opgesteld waarin waar mogelijk de energiebesparende maatregelen zijn opgenomen.

15

Daarnaast wordt voor een selectie van onze gebouwen waarvan aannemelijk is dat deze gedurende een lange periode in onze vastgoedportefeuille blijven en waarvoor nog geen actueel maatwerkadvies is opgesteld naast het MOP aanvullend drie verduurzamingsscenario’s uitgewerkt. Hieruit kan een keuze worden gemaakt voor welke verduurzamingsscenario men wil gaan en welke financiële middelen hiervoor beschikbaar moeten worden gesteld. Deze voorstellen worden separaat aan de raad voorgelegd.

3.4 Uitvoering, monitoring en verantwoording Met deze vastgoednota stelt u het kwaliteitsniveau per gebouw vast. Op basis van het MOP maken we jaarlijks een werkplan waarin de planning en specificatie van de uit te voeren onderhoudsactiviteiten per gebouw staat. Uiteraard houden we hierin rekening met de actuele staat, recente ontwikkelingen en het toekomstperspectief van het betreffende gebouw. Elke 4 jaar wordt de kwaliteit en het noodzakelijke onderhoud beoordeeld via een visuele inspectie van de gebouwen door een externe partij volgens de NEN 2767 norm. De resultaten van de inspectie worden verwerkt in een geactualiseerd MOP. Bij de vaststelling hiervan worden tevens de benodigde middelen met eventueel gewijzigde storting in de voorziening vastgesteld. Deze stappen sluiten aan bij de planning en control cyclus. De (financiële) planning en verantwoording vindt jaarlijks plaats met de programma-begroting en jaarrekening in de paragraaf kapitaalgoederen. Voor het verduurzamen van de vastgoedportefeuille wordt zover mogelijke aangesloten bij de natuurlijke vervangingsmoment uit het MOP. Het verduurzamen van de eerste panden (Brandweerkazerne en sportcomplex de Vosse) uit het uitvoeringsplan verduurzaming bevinden zich reeds in de uitvoeringsfase of zijn reeds uitgevoerd.

Voor het volgende pand (Kulturele Raad) is een actueel maatwerkadvies opgesteld wat binnenkort aan de raad wordt voorgelegd voor het beschikbaar stellen van de benodigde middelen voor realisatie.

4. Strategische portefeuillesturing Strategische portefeuillesturing gaat over de toekomst, meerjarig vooruitkijken. Doel daarbij is komen tot een optimale aansluiting van vraag en aanbod voor het maatschappelijke vastgoed aansluitend aan de gemeentelijke beleidsdoelen en wettelijke taken. Dit leidt tot een toekomstvisie op de vastgoedportefeuille in de vorm van een nog op te stellen portefeuilleplan. In deze vastgoednota worden de uitgangspunten geschetst hoe het strategische portefeuilleplan wordt voorbereid en wat er mag worden verwacht.

4.1 Portefeuille-ontwikkeling De vastgoedportefeuille bestaat uit een kernportefeuille en niet- kernportefeuille en is dynamisch. Wettelijke taken en beleidsdoelen kunnen veranderen en (demografische) ontwikkelingen spelen een rol in de aard en omvang van de portefeuille. Huisvestingaanvragen worden als eerste door de betreffende beleidsafdelingen getoetst aan gemeentelijk beleid en wettelijk taken. Valt de aanvraag binnen de gestelde beleidskaders en acht de gemeente zich verantwoordelijk voor de huisvesting, dan wordt vastgoed ingeschakeld om te voorzien in een passend aanbod. De beleidsafdeling formuleert de vastgoedbehoefte en draagt zorgt voor de benodigde financiering, vastgoed gaat op zoek naar een passende huisvesting.

Afbeelding: Beoordeling huisvestingsaanvraag (bron: Metafoor Vastgoed)

Leegkomend vastgoed Ook kan vastgoed leeg komen te staan of het eigendom terugvallen naar de gemeente zoals bij de schoolgebouwen. Vastgoed toetst dan bij de beleidsafdelingen of er (toekomstige) vastgoedbehoeftes zijn waar het betreffende object voor kan worden ingezet of dat het vastgoed kan worden afgestoten.

17

4.2 Strategische portefeuilleplan In het portefeuilleplan wordt het gewenste beeld geschetst voor de gehele vastgoedportefeuille voor de lange termijn (circa 10 jaar) en de kortere termijn (komende jaren). Het gewenste beeld is onder andere gebaseerd op de gemeentelijke beleidsdoelstellingen en ontwikkelingen. In het plan worden prestatievelden op diverse kwalitatieve eisen en toetsingscriteria vastgelegd waar de portefeuille aan dient te voldoen.

4.3 Scorekaart en prestatievelden Voor iedere deelportefeuille wordt vervolgens op basis van een scorekaart per object inzichtelijk gemaakt hoe het betreffende pand scoort op de verschillende prestatievelden. Hiermee wordt het gewenste beeld vastgelegd op de lange termijn, met concrete acties voor de kortere termijn.

Prestatievelden In onderstaande tabel worden de verschillende prestatievelden op de scorekaart toegelicht en wordt aangegeven welke afdeling primair verantwoordelijk is voor de beoordeling van het prestatieveld. Prestatieveld Publieke doelen

Definitie Draagt het vastgoed (nog) bij aan de gemeentelijke beleidsdoelen en of wettelijke verplichting? Bijv. maatschappelijk beleid en /of gebiedsontwikkeling of behoud cultureel erfgoed)

Ambtelijk verantwoordelijke Beleidsafdelingen

Maatschappelijk resultaat

Voldoet het gebruik (nog) voldoende aan de (oorspronkelijke) doelstelling? Bijv. verhouding output/subsidie en de benutting en bezettingsgraad van het gebouw.

Beleidsafdelingen

Tevredenheid gebruikers

Is de gebruiker tevreden met de locatie, functionaliteit, uitstraling en technische staat van het gebouw?

Cluster vastgoed (i.s.m. de beleidsafdeling)

Ontwikkelkans

Zijn er (in de toekomst) mogelijkheden voor herontwikkeling, uitbreiding en/of functieverandering?

Planvorming/gebiedsontwikkeling

Financieel resultaat

Kent het object een positief of negatief financieel resultaat? En liggen de kosten en opbrengsten in lijn met de begroting.

Cluster vastgoed (i.s.m. financiën)

Technische staat

Voldoet het object aan de onderhoudsnorm van Cluster Vastgoed de gemeente (conditiescore 3)? Heeft het object een passend energielabel?

4.4 Vastgoedstrategie per pand Op basis van de prestatievelden en de scorekaart zijn er voor het vastgoed diverse toekomstperspectieven mogelijk. Onderstaande vastgoedstrategieën zijn daarbij te onderscheiden: • • • • • •

Consolideren Investeren Herontwikkelen Heroverwegen Afstoten Sloop

Consolideren Als een object een positief financieel rendement heeft en er activiteiten gehuisvest zijn die bijdragen aan de gemeentelijke beleidsdoelen, dan valt het object in deze categorie. Instandhouding van de accommodatie is dan het uitgangspunt. Investeren Het object in deze categorie draagt bij aan de gemeentelijke beleidsdoelen, maar heeft een negatief financieel rendement of er is sprake van achterstallig onderhoud. Het streven is het financieel rendement te verhogen door kosten te verminderen of inkomsten te verhogen. Bijvoorbeeld door het concentreren van maatschappelijke activiteiten, kostprijs dekkende huur, leegstandmaatregelen of verduurzamingsmaatregelen. Met deze categorie gaat de gemeente actief aan de slag om de prestaties te verbeteren. Herontwikkelen Objecten kunnen leeg komen te staan door vertrek huurder of doordat de bestemming vervalt als gevolg van bestuurlijke besluiten. Er kan dan gekozen worden voor het wijzigen van de functie en het gebruik van het gebouw. Heroverwegen Voor deze objecten is nog nader onderzoek nodig. Dit kan te maken hebben met het nog in beeld brengen van de verduurzamingsmogelijkheden en de energieprestatie van het pand, beleidswijzigingen of omdat het financieel rendement onvoldoende in beeld is. Afstoten Het object is niet relevant vanuit (toekomstig) gemeentelijk beleid en kan worden afgestoten/verkocht.

Sloop Het object is niet relevant vanuit gemeentelijk beleid en/of in slechte technische staat of verouderd.

19

4.5 Resultaat en evaluatie Het portefeuilleplan geeft naast de gekozen strategie per object aan en op welke wijze wordt ingezet op verbetering van het object op de prestatievelden. Hierbij kan worden gedacht aan maatregelen ter verbetering van de bezettingsgraad of technische staat, of het creëren van ontwikkellansen. De maatregelen hangen samen met de gekozen strategie. Voorafgaand aan het opstellen van de nieuwe versie van het portefeuilleplan, wordt het effect van de gehanteerde maatregelen in de achterliggende periode geëvalueerd. Op het moment dat interne of externe wijzigingen dit noodzakelijk maken, kan het portefeuilleplan tussentijds geactualiseerd of vernieuwd worden.

5. Transacties, marktconformiteit en transparantie Bij actief vastgoedmanagement en de daarbij behorende strategische portefeuillesturing zijn ook regelmatig transacties aan de orde. Dit kan huur en verhuur zijn, maar ook aan- en verkoop. In dit hoofdstuk geven wij de uitgangspunten en wettelijke bepalingen van deze transacties weer.

5.1 Markconformiteit en transparantie Als de gemeente voornemens is om een vastgoedobject te verkopen of te verhuren zijn er een aantal regels waaraan men zich dient te houden. Vertegenwoordigingsbevoegdheid De gemeentewet (artikel 160) maakt onderscheid tussen de bevoegdheid om besluiten te nemen en de bevoegdheid om de gemeente te vertegenwoordigen. Het college mag besluiten tot het aangaan van overeenkomsten zoals verkoop en verhuur van vastgoed. De burgemeester is bevoegd om de gemeente te vertegenwoordigen en overeenkomsten te ondertekenen. De gemeenteraad heeft geen bevoegdheid om overeenkomsten aan te gaan, maar moet wel geïnformeerd worden over vastgoedtransacties die ingrijpende gevolgen kunnen hebben voor de gemeente. Via het mandaatbesluit kan het college onder strikte voorwaarden ambtenaren mandateren om overeenkomsten te ondertekenen. Didam arrest In november 2021 heeft de Hoge Raad een uitspraak gedaan inzake een onderhandse verkoop van een onroerende zaak door de gemeente Montferland. In dit arrest heeft de Hoge Raad bepaald dat overheidslichamen bij de verkoop van onroerende zaken alle serieuze gegadigden een kans moeten bieden om mee te dingen. Eén-op-één uitgifte is niet langer zonder meer mogelijk.

Dit zorgt ervoor dat, als de gemeente het voornemen heeft een onroerende zaak ter verkopen, verhuren of in gebruik te geven, er ruimte moet worden geboden aan potentieel geïnteresseerden om mee te dingen. Indien er sprake is van meerdere geïnteresseerden of de verwachting er is dat er meerdere geïnteresseerden kunnen zijn, worden selectiecriteria opgesteld die objectief, toetsbaar en redelijk zijn. Aan de hand van deze selectiecriteria wordt de uiteindelijke verkrijger geselecteerd.

Marktconformiteit en staatssteun Bij vastgoedtransacties is marktconformiteit altijd het uitgangspunt. Marktconformiteit houdt in dat de prijzen en voorwaarden van het vastgoed dat verhandeld wordt, overeenstemmen met hetgeen in de markt gebruikelijk is voor overeenkomstige situaties en overeenkomt met hetgeen andere partijen in de markt bieden of ontvangen. Bij de aan- en verkoop van een object mag geen sprake zijn van staatssteun. Voor transacties tussen overheden en marktpartijen geldt daarbij het kader zoals beschreven in de Mededeling van de Europese Commissie betreffende het begrip staatssteun uit 2016. De Mededeling biedt handvatten om de marktconformiteit van transacties te bepalen. Eén daarvan is het uitvoeren van een taxatie door een onafhankelijke deskundige. De taxatie moet plaatsvinden op basis van algemeen aanvaarde marktindicaties en taxatiecriteria. Daarnaast vindt voorafgaand aan een transacties altijd een staatssteun-toets plaats. Waarbij geldt dat, conform de Algemene de-minimisverordening van de Europese Commissie, de eventuele staatsteun (deminimissteun) niet meer mag bedragen dan € 300.000 over een periode van drie belastingjaren.

21

Wet bevordering integriteitsbeoordeling (Bibob) Het doel van de Wet bevordering integriteitsbeoordeling door het openbaar bestuur is het waarborgen van de integriteit van de gemeente door te voorkomen dat het onbewust of ongewild criminele activiteiten faciliteert. Deze wet geeft de gemeente de mogelijkheid om de achtergrond van bedrijven en personen met wie zij zakendoen te screenen. Zo voorkomt men dat een persoon vastgoed koopt om bijvoorbeeld geld wit te wassen. Daarnaast wordt de integriteit en de vertrouwelijkheid van de partners van de overheid verzekerd. De gemeente zal de wederpartij bij aanvang van de onderhandelingen in kennis stellen dat een Bibob-toets onderdeel kan uitmaken van de procedure.

Mededelingsplicht De mededelingsplicht betekent dat de verkoper de koper moet informeren over voor de koper onbekende feiten of eigenschappen van het te verkopen object, waarvan de verkoper weet of behoort te weten dat die voor de koper van belang zijn. De gemeente dient dus bij verkoop van vastgoed rekening te houden met de belangen van de koper en gevraagd en ongevraagd alle relevante informatie te verschaffen over relevante feiten en omstandigheden. In het kader van het verminderen van risico’s en het zo volledig mogelijk te informeren van geïnteresseerden wordt voor iedere verkoop een informatiepakket samengesteld dat in ieder geval uit de volgende onderdelen bestaat: - Kadastrale informatie; - Bodemonderzoek (historisch), en indien nodig een vervolgonderzoek; - Asbestonderzoek type A, en indien nodig een vervolgonderzoek; - NEN2580 oppervlaktemeting; - Inzicht in de bouwkundige staat van het object; - Energielabel; - Beschrijving van de monumentale waarden (indien van toepassing); - De huurovereenkomst (indien van toepassing); - Vigerend omgevingsplan; - Gemeentelijke Verkoopvoorwaarden.

5.2 Aan- en verkoopproces Bij het verkopen van panden wordt het TOM principe gevolgd in lijn met bij bovengenoemde regels. Verkoopprocessen dienen Transparant, Openbaar en Marktconform te zijn. Dit principe houdt in dat al het vastgoed openbaar ‘op de vrije markt’ wordt verkocht, waarbij in de verkoopprocedure een iedere geïnteresseerde in de gelegenheid wordt gesteld mee te dingen naar de gunning. De koopsom moet marktconform zijn, waarbij een externe taxatie de toets is voor deze marktconformiteit. Zowel onderhandse verkopen als selecties/tenders zijn TOM, zolang partijen voldoende geïnformeerd worden en voldoende in de gelegenheid worden gesteld onderzoek te doen en een voorstel uit te brengen. Om een marktconform verkoopresultaat te behalen, dient vastgoed hierom met zo min mogelijk beperkingen aan zoveel mogelijk partijen aangeboden te worden. Het bestemmingsplan en geldende wet- en regelgeving zijn leidend bij de (on)mogelijkheden die aan een koper worden geboden. Ondanks bovenstaande argumentatie kan het vanuit bestuurlijk oogpunt toch gewenst zijn bij de verkoop beperkingen op te leggen, met als doel bij de verkoop een beleidsdoel te dienen.

Verkoopadvies Indien er is besloten een pand af te stoten, wordt er een verkoopadvies opgesteld waarbij de beleidsregels van de gemeente het uitgangspunt zijn. Het verkoopadvies bevat tenminste de volgende onderdelen: ▪

▪

▪

Een inschatting van de marktwaarde getaxeerd door een onafhankelijk gecertificeerde taxateur. In deze waardering is rekening gehouden met de kenmerken van het object (zoals locatie, grootte, staat van onderhoud, bestemming e.d.), maar ook met een gewijzigde bestemming indien men voorstander is van verruiming van de huidige bestemming; Een inschatting van de tijd en budget die benodigd zijn om het object ‘verkoop klaar’ te maken. Onder ‘verkoop klaar’ wordt verstaan: klaar voor het behalen van een optimaal verkoopresultaat. Waarbij het uitvoeren van (kleine of grote) aanpassingen tot de mogelijkheden behoren. De geadviseerde verkoopmethode die het meest geschikt wordt geacht om dit specifieke object optimaal te verkopen

5.3 Aan- en Verkoopmethoden Bij verkoop gaat men in beginsel voor een openbare selectieprocedure. Daarbij wordt uitgegaan van het criterium ‘hoogste prijs’, tenzij er redenen zijn om ook andere selectiecriteria mee te laten wegen. Deze eventueel andere criteria worden vooraf bestuurlijk vastgesteld en zijn ten alle tijden objectief, toetsbaar en redelijk. Mogelijke criteria kunnen zijn: het bevorderen van een specifiek woningtypologie, monumentaal behoud, maatschappelijke meerwaarde en duurzaamheid. Vervolgens kan er gekozen worden uit 3 verkoopmethoden: 1. Selectie zonder beperkingen, gunning op basis van de geboden koopsom Een onbeperkte selectie is over het algemeen eenvoudig en hanteert slechts één gunningcriterium: de aangeboden koopsom. Hierdoor wordt deze selectie als transparant beschouwd. Doel is hierbij de hoogste verkoopprijs en een transactie binnen aanzienbare termijn. 2a. Selectie prijs én plan (puntenmatrix) Als het expliciet de wens is van het bestuur dat naast de aangeboden koopsom ook het plan van de kandidaat wordt meegenomen in de gunning, dan is het gebruik van een puntenmatrix een geschikte methode, mits de criteria SMART zijn geformuleerd. Kandidaten dienen voorstellen in waarbij zij punten kunnen verdienen voor zowel de aangeboden koopsom (koopsompunten) als de voorgestelde toekomstige functie in het object (functiepunten).

Biedingen worden beoordeeld aan de hand van een vooraf gepubliceerd wegingsmodel waarin wordt vastgesteld welke functie als gewenst (veel functiepunten) en minder gewenst (weinig functiepunten) wordt beschouwd. Dankzij de eenvoud en duidelijkheid van de (SMART) gunningcriteria leidt dit type selectie doorgaans niet tot discussies. Er is echter beperkte ruimte voor eigen interpretatie, en innovatieve initiatieven worden niet extra beloond binnen dit model. 2b. Selectie op prijs én plan (selectiecommissie) Voor buitengewoon en beeldbepalend vastgoed kan het voor de gemeente van groter belang zijn dat een geschikte partij met een innovatief voorstel het vastgoed verwerft, dan dat het simpelweg aan de partij met het hoogste bod wordt toegewezen. Biedingen in dit type selectie bestaan uit een presentatie van de plannen voor het object en worden beoordeeld door een selectiecommissie die de presentaties evalueert aan de hand van vooraf opgestelde criteria. Het is zelfs mogelijk dat de geboden koopsom een beperkte rol speelt of zelfs helemaal geen rol speelt, omdat deze mogelijk al

23

als vaste voorwaarde in de verkoopvoorwaarden is opgenomen. Het is echter van groot belang dat de gunningcriteria SMART worden geformuleerd, om te voorkomen dat de beoordeling van partijen leidt tot subjectieve discussies. Dergelijke discussies zouden aanzienlijke risico’s met zich meebrengen voor de gemeente. Het moet helder zijn waarom op basis van SMART-criteria voor een specifiek plan is gekozen.

3. Verkoop aan 1 partij De openbare selectieprocedure hoeft niet te worden gevolgd als de gemeente op basis van een objectief, toetsbaar en redelijk criterium kan aannemen dat slechts één gegadigde voor de vastgoedtransactie in aanmerking komt. Aan elke uitzondering moet een individuele motivering ten grondslag liggen. In dat geval kan de gemeente volstaan met een kennisgeving. Op basis van deze kennisgeving krijgen derde partijen twintig kalenderdagen de tijd om hun interesse kenbaar te maken. Als deze partij voldoende aannemelijk kan maken dat zij ook een serieuze kandidaat is, moet de gemeente alsnog een openbare verkoopprocedure hanteren.

Publicatie De publicatie van het voornemen een vastgoedtransactie aan te gaan, vindt altijd plaats op de gemeentelijke website én in de gemeentelijke weekbladen. Transacties waar landelijke interesse in kan zijn, worden ook gepubliceerd in het elektronische gemeenteblad officielebekendmakingen.nl. Aankoop Aankoopbeslissingen worden altijd onderbouwd met een taxatie van de marktwaarde. Voor de aankoop van vastgoed is bestuurlijke goedkeuring en door de raad geautoriseerd krediet noodzakelijk. Er wordt altijd onderhandeld onder voorbehoud hiervan.

5.4 Huur en verhuur Bij de verhuur van ons vastgoed zijn wij dus gehouden aan het wettelijk kader gesteld in de wet Markt en Overheid en het Didam-arrest. De hieruit voortvloeiende regels zijn ingevoerd om een gelijk speelveld te creëren tussen overheidsorganisaties en marktpartijen. Daarnaast om vanuit het gelijkheidsbeginsel gelegenheid te bieden aan potentiële gegadigden om mee te dingen. Voor de bepaling van de huurprijs voor ons maatschappelijke vastgoed gaan wij, zoals nader omschreven in hoofdstuk 2, uit van een kostprijs dekkende huur voor maatschappelijke gebruikers. Bij de verhuur van ons overige vastgoed en gebruikers gaan wij uit van een marktconforme huur. De huurprijs kan eventueel worden aangevuld met servicekosten voor de levering van extra diensten door gemeente zoals schoonmaak of energielevering. Huurovereenkomsten Alle afspraken rondom de verhuur van een object worden vastgelegd in een huurovereenkomst. Bij nieuwe huurcontracten en wijzigingen van bestaande contracten maken wij gebruik van de meest actuele huurovereenkomsten die worden aangeboden door de Raad van Onroerende Zaken (ROZ). Deze modellen zijn gangbaar in de private en publieke sector en worden geactualiseerd als nieuwe wetgeving daar aanleiding toegeeft.

Door deze modellen te hanteren, weten beide partijen waar ze aan toe zijn gedurende de huurperiode, onder andere voor wat betreft het onderhoud en de indexatiemethodiek. Huren worden jaarlijks geïndexeerd volgens de in het huurcontract opgenomen bepalingen. Indien gewenst, wordt de huurovereenkomst aangevuld met een proces-verbaal van oplevering en een demarcatielijst waarin op een overzichtelijke manier de verantwoordelijkheden voor o.a. het onderhoud van het gehuurde worden weergegeven.

Huur In sommige gevallen kan het nodig zijn om een object aan te huren om in een (tijdelijk) huisvestingsbehoefte te kunnen voorzien. Bij het aangaan van de overeenkomst wordt rekening gehouden met de verwachte duur en omvang van de huisvestingbehoefte en ontwikkelingen binnen de eigen vastgoedportefeuille.

5.5 Tijdelijk beheer/leegstandbeheer Een gebouw van de gemeente kan om diverse redenen leegstaan. Om inbraak, kraken, vandalisme en verpaupering tegen te gaan, moet de gemeente maatregelen nemen. Per gebouw wordt de keuze van de maatregel afgewogen. Keuze van maatregelen zijn: Beheer op afstand Het gebouw wordt op afstand door camera’s of een alarmkoffer in de gaten gehouden. Deze zijn verbonden met een meldkamer die een bewakingsdienst kunnen inschakelen. Bruikleenovereenkomst De gemeente kan het vastgoed tijdelijk in bruikleen geven. Een bruikleenovereenkomst is iets anders dan een huurovereenkomst. Een bruiklener geniet geen bescherming zoals in het huurrecht. Kenmerkend is dat er een (beperkte) vergoeding kan worden gevraagd. Ook is er sprake van een korte opzegtermijn, zodat de overeenkomst snel kan worden beëindigd zodra de gemeente weer over het vastgoed moet beschikken en er geen (her)huisvestingsverplichtingen ontstaan naar de bruiklener. Anti-Kraak De gemeente kan het gebouw in beheer geven bij een leegstandsbeheerder. De ruimte kan op korte termijn weer beschikbaar worden gesteld. Nadeel kan zijn dat extra kosten moeten worden gemaakt voor gas, water, elektra en sanitaire voorzieningen. Het contract met de uiteindelijke huurder zal in de regel worden gekwalificeerd als een bruikleenovereenkomst.

25

6. Onderwijshuisvesting Als gemeente willen wij graag een veilige en gezonde leefomgeving realiseren waarbinnen kinderen zich optimaal kunnen ontwikkelen. Schoolgebouwen, verankerd in de wijken, zijn bij uitstek de omgeving die bijdraagt aan deze ontwikkeling. Goede onderwijsvoorzieningen zijn hierbij essentieel. Schoolgebouwen bieden daarnaast steeds vaker onderdak aan andere voorzieningen, aansluitend op het onderwijs en/of afgestemd op behoeftes vanuit de wijk. Gemeenten zijn verantwoordelijk voor adequate huisvesting van scholen in het basisonderwijs, voortgezet onderwijs en speciaal onderwijs.

6.1 Wettelijk kader De juridische basis voor onderwijshuisvesting is vastgelegd in de Wet op het Primair Onderwijs (WPO), de Wet op het Voortgezet Onderwijs (WVO) en de Wet op de Expertise Centra (WEC). De uitwerking van deze wetten is vastgelegd in de gemeentelijke Verordening voorzieningen huisvesting. Verordening voorzieningen huisvesting In de verordening staat omschreven wanneer en onder welke voorwaarden scholen recht hebben op een voorziening en welke (norm) vergoedingen hiervoor beschikbaar worden gesteld. Voor de financiering van deze zorgplicht ontvangt de gemeente jaarlijks een bijdrage vanuit het Rijk als onderdeel van de algemene uitkering. Schoolbesturen zijn zelf verantwoordelijk voor de exploitatie en het volledige onderhoud en aanpassingen van het schoolgebouw. De gemeente heeft de zorgplicht op het gebied van huisvesting om te voorzien in de volgende voorzieningen: • • • • • • • •

(vervangende) Nieuwbouw Uitbreiding en tijdelijke huisvesting Terrein voor zover nodig voor het realiseren van een voorziening Eerste inrichting (schoolmeubilair en onderwijsleerpakket) Herstel/schade door constructiefouten/bijzondere omstandigheden (vandalisme) Huur sportterreinen voor een VO-school Bieden van voldoende ruimte voor bewegingsonderwijs OZB

De schoolbesturen ontvangen jaarlijks een lumpsum bedrag vanuit het Rijk gebaseerd op een basisbedrag per leerling per school. Hiermee worden schoolbesturen geacht de volgende zaken te financieren: • • •

Bekostiging personeelskosten Bekostigen arbeidsmarktbeleid Bekostiging materiele instandhouding

Renovatie schoolgebouwen Hoewel renovatie tot nu toe geen voorziening is in onderwijshuisvesting, is op dit moment een wetsvoorstel onderwijshuisvesting in de maak waarin naast dat de gemeenten verplicht worden een integraal huisvestingsprogramma op te stellen met een doorkijk tot 16 jaar, ook de voorziening

renovatie wordt gedefinieerd. Renovatie wordt zo mogelijk beschouwd als een volwaardig alternatief voor nieuwbouw. In ieder geval is renovatie gericht op een verlenging van de levensduur van een gebouw met ten minste 25 jaar. Hiermee wordt renovatie niet een extra gemeentelijke verantwoordelijkheid, maar een alternatief voor (vervangende) nieuwbouw, dat reeds behoort tot de gemeentelijke zorgplicht. Dit in tegenstelling tot groot onderhoud dat leidt tot een levensduurverlenging van maximaal 20 jaar. Door het opnemen van renovatie als voorziening wordt de interpretatieruimte begrensd over de afgrenzing tussen (groot) onderhoud (verantwoordelijkheid schoolbesturen) en renovatie (zorgplicht gemeenten).