1. Tussenrapportage 2024 HLTsamen.pdf

Gemeenschappelijke Regeling

Tussenrapportage HLTsamen 2024

Versie: september 2024

1

Inhoudsopgave Inhoudsopgave ........................................................................................................................................ 2 Voorwoord .............................................................................................................................................. 3 1. Samenvatting....................................................................................................................................... 4 1.1 Financieel beeld............................................................................................................................. 4 1.2 Leeswijzer ...................................................................................................................................... 4 2. Voorstel ............................................................................................................................................... 5 3. Programmaplan ................................................................................................................................... 6 3.1 Beleid ............................................................................................................................................. 6 3.1.1 Omgevingswet ........................................................................................................................

6 3.1.2 Duurzaamheid ........................................................................................................................ 6 3.1.3 Maatschappelijke agenda....................................................................................................... 7 3.1.4 Ondermijning.......................................................................................................................... 7 3.2 Dienstverlening ............................................................................................................................. 8 3.2.1 Reisdocumentenpiek .............................................................................................................. 8 3.2.2 Digitale dienstverlening .......................................................................................................... 8 3.2.3 Verkiezingen ........................................................................................................................... 8 3.3 Bedrijfsvoering .............................................................................................................................. 9 3.3.1 Arbeidsmartkbeleid ................................................................................................................

9 3.3.2 Integraal werkconcept.......................................................................................................... 10 3.3.3 Veilige werkomgeving .......................................................................................................... 10 3.3.4 Organisatieontwikkeling ....................................................................................................... 10 3.3.5 Evaluatie HLTssamen ............................................................................................................ 10 3.3.6 Lange termijn opdracht ........................................................................................................ 10 3.3.7 Data gedreven sturen .......................................................................................................... 10 3.3.8 Privacy en informatieveiligheid ............................................................................................ 11 3.3.9 Samen digitaal transparant, de Archiefwet en de Wet open overheid ............................... 11 3.3.10 Grip op geld ........................................................................................................................ 11 3.3.11 Inkoop.................................................................................................................................

11 3.3.12 Rechtmatigheid en Control ................................................................................................ 12 3.3.13 Communicatie en Participatie ............................................................................................ 12 3.4 Crisisorganisatie .................................................................................................................... 12 3.4.1 Crisisopvang.......................................................................................................................... 12 4. Financieel beeld - Exploitatie ............................................................................................................ 14 4.1 Algemeen..................................................................................................................................... 14 4.2 Toelichting lasten per rubriek ..................................................................................................... 15 A Personeelslasten ................................................................................................................... 15 B Personeel gerelateerde lasten .............................................................................................. 16 C Kosten informatiseringsbeleid en automatisering ................................................................

17 D Huisvesting en facilitaire zaken ............................................................................................. 18 E Overige bedrijfsvoeringskosten............................................................................................. 19 Toelichting baten........................................................................................................................... 20 4.3 Stand van zaken overhevelingen ................................................................................................. 22 5. Investeringen ..................................................................................................................................... 23 2

Voorwoord Aan het bestuur, Het directieteam biedt u hierbij de Tussenrapportage 2024 aan van de gemeenschappelijke regeling HLTsamen. In de financiële verordening van HLTsamen is opgenomen dat de directie minimaal één keer per jaar aan het bestuur over de voortgang van de te bereiken doelstellingen en de financiën rapporteert. Als ambtelijke organisatie staan we voor grote opgaven. We hebben als directie de afgelopen periode veel aandacht geschonken aan de doorontwikkeling van de organisatie. Inmiddels hebben we begin juni 2024 een inrichtings- en ontwikkelplan vastgesteld. Het inrichtingsplan gaat over de organisatiestructuur en inrichting van de organisatie. Met het inrichtingsplan realiseren we meer grip op ons werk, meer duidelijkheid hoe we werken en meer sturing op het geheel. Daarmee behouden en verbeteren we onze dienstverlening aan inwoners, ondernemers en instellingen. Doelen van het ontwikkelplan zijn dat HLTsamen • Blijft leren, verbeteren en ontwikkelen. • Inspeelt op de behoeften van de samenleving. • Bestaande goede zaken behoudt. In het ontwikkelplan staan de acties die we hiervoor uitvoeren. Voorbeelden van acties zijn: het versterken van en investeren in een standaard-inwerkprogramma voor nieuwe medewerkers, het ontwikkelen van leerlijnen, waaronder de leerlijnen project- en programma-management en het versterken van het team van leidinggevenden.

Ook heeft het bestuur van HLTsamen, in samenspraak met raadsleden, collegeleden, griffiers, vertegenwoordigers van de Ondernemingsraad, teammanagers en medewerkers de evaluatie van HLTsamen in april 2024 vastgesteld. De aanbevelingen in de evaluatie zijn ondergebracht in de nieuwe lange termijn-opdracht die de drie colleges de afgelopen periode opstelden en begin oktober met de raden bespreken in een gezamenlijke radenbijeenkomst. In juni 2024 organiseerden we, een half jaar na de Tweede Kamerverkiezingen, de verkiezingen voor het Europees Parlement. Een flinke klus, waar medewerkers van HLTsamen, inwoners en raadsleden, aan hebben meegewerkt. We vinden het belangrijk dat we organisatie breed medewerkers inzetten als voorzitter van een stembureau, stembureau-lid, telleider of teller. De verkiezingen zijn goed verlopen maar het bemensen van alle stembureaus en het zorgen voor voldoende tellers, relatief kort na de vorige verkiezingen, was een flinke uitdaging. De bijgestelde begroting 2024 van HLTsamen is voor deze rapportage als basis gebruikt. In deze rapportage zijn de begroting, de realisatie, voorgestelde budget aanpassingen en het verwachte financieel resultaat per jaareinde toegelicht. De rapportage is opgesteld op basis van cijfers en informatie tot augustus.

Na behandeling in het bestuur van HLTsamen, wordt deze tussenrapportage aan de colleges en gemeenteraden van de deelnemende gemeenten verzonden voor zienswijzen. Het verwacht tekort van de tussenrapportage bedraagt 0,8 miljoen. Gemeenten worden op dit moment nog niet gevraagd om dit nadelig resultaat te dekken. De directie blijft de komende periode kritisch op de besteding van de budgetten en bij de slotwijziging wordt een beeld gegeven van de actualisatie. Bij de jaarrekening wordt het resultaat afgerekend met de gemeente Hillegom, Lisse en Teylingen. Na het ontvangen van de zienswijze wordt de tussenrapportage definitief vastgesteld in het bestuur van HLTsamen. Directieteam HLTsamen, Marco Witkamp Jeroen Tomassen Erik Prins augustus 2024

3

1. Samenvatting Tenminste eenmaal per jaar wordt de tussenrapportage voor de werkorganisatie HLTsamen opgesteld. In de voorliggende rapportage wordt op basis van de begroting 2024 een uiteenzetting gegeven van de voortgang op de bestuurlijke focuspunten. Daarna volgt een toelichting op de financiële stand van zaken.

1.1 Financieel beeld

Het saldo baten en lasten voor aanvang van de tussenrapportage 2024 bedraagt 58,4 mln. In de voorliggende tussenrapportage worden voorstellen gedaan om de baten per saldo met 7,7 mln aan te passen en een aanpassing van de lasten met 8,5 mln. Hierdoor is het geprognosticeerd resultaat €0,8 mln negatief. Verloopstaat Begroting 2024 HLTsamen Geactualiseerde begroting 2024 Budgetoverheveling jaarrekening 2024 Saldo Baten en Lasten voor start Turap 2024

Totaal Lasten 57.534.889 918.736 58.453.625

Bijdrage Hillegom 12.903.500 0 12.903.500

Bijdrage Lisse 16.214.597 0 16.214.597

Bijdrage Teylingen 24.903.896 0 24.903.896

Bijdrage overige 3.512.896 918.736 4.431.632

Mutaties turap 2024 HLTsamen Begeleiden bezuinigingsopgaven Nadelig resultaat turap (restant) HLTsamen Saldo Baten en Lasten na Turap 2024

7.655.472 45.000 793.356 66.947.453

1.227.251 0 191.992 14.322.743

1.317.850 16.593 221.743 17.770.783

2.062.207 28.407 379.621 27.374.131

3.048.164 0 0 7.479.796

De baten worden in de turap met 7,7 mln bijgesteld, waarvan 4,6 mln voor rekening van de gemeenten en 3,1 mln aan overige bijdrage (o.a. detacheringen, project duin en bollenstreek en verhaalbare kosten). Een toename van de gemeentelijke bijdrage wordt met name veroorzaakt door nieuwe taken die HLTsamen heeft gekregen in opdracht van de gemeenten. De gemeenten hebben dit opgenomen in de tussenrapportage 2024. De financiële consequenties van deze taken zijn al verwerkt in de gemeentelijke begroting, maar nog niet verwerkt in de begroting van HLTsamen. Per saldo gaat het om een bijstelling voor nieuwe taken van 4,6 mln. Het nadelig resultaat van 0,8 mln wordt met name veroorzaakt als gevolg van de personele bijstellingen in de begroting voor het opvangen van personele knelpunten. Door een hoog ziekte verzuim in een aantal teams is besloten om extra personele capaciteit in te zetten om de werkzaamheden toch te kunnen uitvoeren. Daarnaast is extra inzet nodig voor goed georganiseerde financiële functie. Door langdurige ziekte van enkele medewerkers en moeilijk vervulbare vacatures staat het team Financiën onder druk. Daarbij vragen de verbeteringen en ontwikkelingen in het kader van het programma Grip op Geld veel inzet van het team. HLTsamen heeft geen buffer om deze knelpunten zelfstandig op te lossen.

1.2 Leeswijzer

De in deze tussenrapportage toegelichte onderwerpen leiden tot een aantal voorstellen. Deze zijn in hoofdstuk 2 opgenomen. Hoofdstuk 3 beschrijft de stand van zaken van de uit te voeren activiteiten voor de bestuurlijke focuspunten. Hoofdstuk 4 gaat uitgebreid in op de financiële stand van zaken bij HLTsamen. De financiële stand van zaken worden per rubriek gepresenteerd. In het proces van de Turap is ook kritisch gekeken of de onderliggende budgetten aan de juiste rubriek zijn gelabeld. Hierdoor kan de bijgestelde begroting per rubriek een ander begroot bedrag laten zien dan in voorgaande P&C documenten is gepresenteerd. Hoofdstuk 5 gaat nader in op de investeringen.

4

2. Voorstel Voorgesteld wordt: 1. De Tussenrapportage HLTsamen 2024 voorlopig vast te stellen; 2. Instemmen om de voorgestelde budget aanpassingen in de tussenrapportage 2024 door te voeren in de begroting 2024 van HLTsamen (conform bijgevoegde begrotingswijziging). Het gaat per saldo om een verhoging van de lasten van € 8.494.000 en een verhoging van de baten van 7.656.000 3. De bijdragen van de deelnemende gemeenten voor 2024 conform tussenrapportage 2024 met de volgende bedragen te verhogen: a. Hillegom: € 1.227.251 b. Lisse: € 1.317.850 c. Teylingen: € 2.062.207 4. Kennisnemen van het nadelig resultaat van de tussenrapportage 2024 á € 838.356 5. De bijdragen van de deelnemende gemeenten voor 2024 vast te stellen als volgt: a. Hillegom: € 14.130.751 b. Lisse: € 17.532.447 c. Teylingen: € 26.966.103 6. Instemmen om de opgenomen taken conform hoofdstuk 4 van de tussenrapportage te aanvaarden; 7. De aanpassingen op de diverse kredieten voor voertuigen (facilitair) te autoriseren voor een totaalbedrag van €21.000; 8. In te stemmen om de volgende kredieten voor een bedrag van €21.000 af te sluiten: a. Vervanging snoeihout versnipperaar: € 21.000

5

3. Programmaplan De opgaven, taken en werkzaamheden van HLTsamen zijn gericht op bedrijfsvoering. HLTsamen levert de capaciteit en middelen ten behoeve van de uitvoering van beleid en het leveren van dienstverlening. In de financiële huishouding van de gemeenten en HLTsamen onderscheiden we beleid, dienstverlening, bedrijfsvoering en de crisisorganisatie. Deze verdeling is ook het uitgangspunt voor het verkrijgen van de dekking van de lasten.

3.1 Beleid

De beleidsdoelstellingen lichten we inhoudelijk en financieel in de begrotingen van de deelnemende gemeenten toe. Bij het opstellen van beleidsplannen en uitvoerings- en beheerplannen geven gemeenten in de college- en raadsvoorstellen aan of sprake is van nieuw beleid of actualisatie van bestaand beleid en wat dit betekent voor de inzet van HLTsamen. Hieraan gekoppeld worden de middelen die nodig zijn voor de realisatie en door de opdrachtgevers, de gemeenten, beschikbaar gesteld. Na vaststelling van de begrotingen of tussentijdse wijzigingen worden de bedragen overgeheveld naar HLTsamen, die conform de offerte (project- en/ of programmaplan) tot uitvoering over kan gaan.

3.1.1 Omgevingswet Stand van zaken In de transitieperiode werkt HLTsamen aan de volgende ontwikkelingen: • Verandering in dienstverlening aan inwoners, bedrijven en projectontwikkelaars. (Initiatiefnemers). • Juridische transformatie; werken met meerdere juridische systemen met effecten voor werkwijze, bezetting, onzekerheden en mogelijke bezwaarprocedures. • ICT en informatievoorziening; werken met verschillende systemen, huidige systemen en het DSO. • Verandering van werkwijze; het leren werken met andere regelgeving, andere verantwoordelijkheden, samenwerking ook interbestuurlijk. • Verplichte samenwerking in de keten en interbestuurlijk, de gemeente wordt het bevoegd gezag voor de omgevingsvergunning. Hiervoor heeft het directieteam de volgende opdrachten uitgezet aan de betrokken concernmanagers en teammanagers: • Inrichten van de beleidscyclus voor de fysieke leefomgeving, ter bevordering van de integrale advisering en het werken binnen de keten van de fysieke leefomgeving. • Implementeren van alle beleidsregels in de drie omgevingsplannen van de drie gemeenten. • Anders werken door het werken met de intake en de omgevingstafel bij de omgevingsvergunningen. • Uitvoeren van het door de gemeenteraden vastgestelde participatiebeleid. Het inrichten van de beleidscyclus is één van de activiteiten die opgenomen zijn in het concernplan.

Het team Planvorming stemt in goed overleg met de portefeuillehouders Omgevingswet van de drie gemeenten af welke planning wordt gehanteerd voor het opnemen van beleidsregels in omgevingsplannen. Procesmanagement is als ontwikkellijn opgenomen binnen team I&A, de opdracht wordt hiervoor nog geschreven en is ook onderdeel van het concernplan. Sturing op voortgang en integraliteit van bovenstaande directieopdrachten vindt plaats door een klankbordgroep met de verantwoordelijke teammanagers onder leiding van de ambtelijke opdrachtgever.

3.1.2 Duurzaamheid Stand van zaken Druk neemt toe Er is veel dynamiek in het thema Duurzaamheid in de fysieke leefomgeving en druk om tot versnelling en innovatie te komen wordt alsmaar groter. Klimaat-wetgeving en de energietransitie zijn nog volop in ontwikkeling, net als innovaties vanuit het bedrijfsleven. Er zijn ontwikkelingen op het gebied van duurzame opwek van warmte door het aanleggen van een (regionaal) warmtenetwerk op basis van een warmtebron. Er is sprake van toegenomen druk van Provincie en het Rijk op het grootschalig opwekken van duurzame energie. Ook is op het gebied van biodiversiteit, het opstellen van een soortenmanagementplan, een wettelijke verplichting.

6

Rijksbijdragen zoals CDOKE gelden, specifiek voor de inzet van extra capaciteit op het gebied van duurzaamheid, kunnen alleen worden ingezet en verantwoord naar het Rijk als ze ook in de HLTbegroting worden opgenomen en als zodanig kunnen worden ingezet om klimaatdoelstellingen te bereiken. De verantwoording vindt jaarlijks plaats met een eenmalige informatieverstrekking, de zogenaamde Single information, Single audit verklaring (SiSa) en een voortgangsrapportage. Eén integraal programma Duurzaamheid Inhoudelijk is er in 2024 een programma fysieke Duurzaamheid ingericht voor de drie gemeenten. We werken binnen dit programma verder aan verschillende thema's vanuit drie pijlers 1)energietransitie, 2)toekomstbestendige leefomgeving en 3)grondstoffen & circulariteit, op basis van de al bestaande en aankomende regionale en lokale kaders en uitvoeringsplannen. Door deze programmatische aanpak denken wij de diverse doelstellingen op het gebied van duurzaamheid te bereiken. Het goed inrichten van één communicatiestrategie voor de diverse doelgroepen is daarbij een belangrijk middel, net als het integraal afstemmen van deze drie pijlers onderling waardoor versterking en efficiëntie kan worden bereikt. Bijvoorbeeld door maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen en duurzame gebiedsontwikkeling door te ontwikkelen en te borgen in de organisatie.

Energie Het uitvoeringsprogramma Energie wordt conform afspraken uitgevoerd en in 2024 geëvalueerd. Toekomstbestendige leefomgeving De eerste stap voor het maken van een Soortenmanagementplan (SMP) wordt gemaakt met behulp van een quickscan. Circulariteit en grondstoffen We werken aan een actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkoop (MVOI) voor het borgen van MVOI in de organisatie en het inkoopbeleid.

3.1.3 Maatschappelijke agenda Stand van zaken De maatschappelijke opgaven worden steeds complexer en vragen om een andere manier van werken. De gemeenten werken daarom met een Maatschappelijke Agenda (MAG). Met de MAG is het proces in gang gezet om samen met de ‘maatschappij’ tot een effectieve aanpak te komen. In het eerste halfjaar van 2024 is het proces in gang gezet om de eerder vastgestelde (drie) Maatschappelijke Agenda's (MAG's) te actualiseren en te herijken. In dat kader zijn er verschillende bijeenkomsten georganiseerd, waaronder commissievergaderingen, zogenaamde MAG-avonden met de ‘samenleving’ en overleg met de Adviesraden Sociaal Domein. De input van de bijeenkomsten is verwerkt in de herijkte Maatschappelijke Agenda's, die in de tweede helft van 2024 naar verwachting door de raden worden vastgesteld.

3.1.4 Ondermijning Stand van zaken Het Programmaplan Aanpak Ondermijning schetst een missie voor de komende jaren voor het versterken van een georganiseerde en integere overheid in de strijd tegen ondermijnende criminaliteit. “We streven ernaar om de maatschappij, inclusief inwoners en ondernemers, te betrekken bij onze inspanningen en hen tot bondgenoten te maken. We zullen doortastend optreden tegen de verschillende vormen van ondermijnende criminaliteit, met als resultaat dat Hillegom, Lisse en Teylingen bekend zullen staan als gemeenten met een ongunstig 'vestigingsklimaat' voor criminelen.” Naast continuering van de reguliere werkzaamheden, zoals uit uitlopen van signalen en het uitvoeren van integrale controles, hebben we ons in de afgelopen maanden verdiept in de mogelijkheden om meer in te zetten op preventie en daarmee jonge aanwas in de ondermijnende criminaliteit te beperken dan wel te voorkomen. Het project Dealbreakers, aangeboden vanuit het RIEC, zou hierin kunnen voorzien. Afhankelijk van de besluitvorming over begroting 2025, willen we hier volgend jaar (Lisse in 2026) een start mee maken. Vooruitlopend daarop, implementeren we in de tweede helft van 2024 de zogenaamde doorlopende leerlijn als onderdeel van Dealbreakers op het middelbaar onderwijs. Deze wordt bekostigd vanuit het RIEC.

7

Om de awareness bij inwoners en ondernemers voor signalen van ondermijning te vergroten, hebben we een tweetal publiekscampagnes gehouden. Recentelijk is de effectiviteit van deze campagnes onderzocht. Op basis van de resultaten van dit onderzoek zijn we voornemens om de campagnes op onderdelen te wijzigen. Voor medewerkers en bestuurders hebben we ingezet op bewustwording via de uitrol van een e-learning en het promoten van de Straatsignaal app. Deze activiteiten zetten we de komende maanden door. Tot slot hebben we in de afgelopen maanden het Programma Aanpak Ondermijning geëvalueerd. We hebben, mede in het licht van het organisatie-ontwikkeltraject, bekeken of de huidige programmatische werkwijze nog steeds de meest passende is en op welke plek in de nieuwe organisatie de aanpak Ondermijning het beste gepositioneerd kan worden. We bespreken de evaluatie na de zomer met de bestuurlijk opdrachtgevers van het programma, waarna besluitvorming op directieniveau zal volgen.

3.2 Dienstverlening

Om dienstverlening goed te borgen binnen HLTsamen ontwikkelen we een visie op dienstverlening. Dienstverlening is een onderwerp dat de hele organisatie raakt en is daarmee een verantwoordelijkheid van de hele organisatie. De visie op dienstverlening is de leidraad voor de organisatie voor het door ontwikkelen en verbeteren van de in -en externe dienstverlening.

3.2.1 Reisdocumentenpiek Stand van zaken Het aantal aanvragen van reisdocumenten neemt gestaag toe. We hebben de openingstijden van de drie gemeenten verruimd en extra balies geopend om de dienstverlening op peil te houden. In Teylingen zijn we gestart met een pilot vrije inloop voor het afhalen van reisdocumenten. Er wordt gemonitord of dit voor onze inwoners en voor de organisatie van reisdocumenten een meerwaarde heeft.

3.2.2 Digitale dienstverlening Stand van zaken De voorbereidingen voor de implementatie van de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) en de ontwikkelingen van de Chatbot Gem1 zijn in volle gang. Voor de Wmebv hebben we geïnventariseerd welke producten en diensten (nog) gedigitaliseerd moeten worden en wat de vervolgstappen zijn. We werken volgens de handreiking van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). De focus in 2024 wordt gelegd op de implementatie van de Wmebv.

3.2.3 Verkiezingen Stand van zaken Op 6 juni 2024 zijn de Europese verkiezingen gehouden. HLTsamen heeft de hiervoor benodigde activiteiten georganiseerd en uitgevoerd, in opdracht van de gemeenten Hillegom, Lisse, en Teylingen. Voor deze verkiezingen zijn 45 stembureaus ingericht. Er zijn in totaal ruim 33.000 uitgebrachte stemmen geteld en verwerkt. De verkiezingen zijn goed verlopen. We hoefden geen onderzoeken of hertellingen uit te voeren. Stembureaus

Uitgebrachte stemmen

Opkomst %

Hillegom

12

8.505

50%

Lisse

12

9.214

50%

Teylingen

21

15.858

54%

Totaal

48

33.577

52%

De stembureaus en centrale tellocaties zijn bemenst door inwoners en ambtenaren.

1

Een chatbot is een geautomatiseerde gesprekspartner.

8

HLT medewerkers

Inwoners

Totaal

Hillegom

38

89

127

Lisse

35

94

129

Teylingen

55

145

200

Totaal

128

328

456

Het bemensen van de stembureaus in de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen door inwoners én medewerkers van HLTsamen (128), verliep bij deze verkiezingen lastiger. Dat kan komen door de relatief korte periode tussen de Tweede Kamerverkiezingen (22 november 2023) en de Europese verkiezingen. Ongeveer 80 medewerkers van HLTsamen zijn betrokken geweest bij het uitvoeren van ondersteunende taken, in de aanloop naar, tijdens, of na afloop van de verkiezingen. Voor HLTsamen betekent het organiseren van de verkiezingen een activiteit waarmee rekening gehouden moet worden en tijd voor moet worden ingeruimd. Het proces vraagt, naast de bemensing, door inwoners én medewerkers van HLTsamen van de stembureaus, ook om voldoende ondersteuning van Burgerzaken, Facilitaire Zaken, Communicatie etcetera.

3.3 Bedrijfsvoering 3.3.1 Arbeidsmartkbeleid Stand van zaken Als HLTsamen willen we de juiste medewerkers op het juiste moment op de juiste plaats hebben. Om dat te bereiken, willen we arbeidsmarktcommunicatie en werving & selectie binnen HLTsamen versterken en toekomstbestendig organiseren. In de eerste helft van 2024 hebben ons recruitmentproces verstevigd. Samen met de vacaturehouders besteden we aan de voorkant meer tijd aan wie deze nu precies zoeken voor de vacatures die zich voordoen. Via het nieuwe, in ontwikkeling zijnde, applicant tracking system (ATS) stroomlijnen we het hele werving- en selectieproces steeds beter. We houden de snelheid in het proces, zodat we geen interessante kandidaten verliezen aan concurrerende werkgevers op de arbeidsmarkt. Ook besteden we veel aandacht aan de vacatureteksten zelf en zijn we bezig met het bouwen van een bibliotheek aan goede vacatureteksten, waaruit we kunnen putten als nieuwe vacatures ontstaan. In het najaar van 2024 start een nieuwe senior recruiter. Na een inwerkperiode gaat zij deze ontwikkelingen verder consolideren en met de vacaturehouders aan de slag om anders te kijken naar de invulling van hun vacatures. Ook zal voor dit laatste onderwerp in de tweede helft van 2024 een training georganiseerd worden om vacaturehouders hiermee te helpen.

Wat betreft onze zichtbaarheid op de arbeidsmarkt, hanteren we vooralsnog een pragmatische aanpak. Omdat het belangrijk is HLTsamen als werkgever te positioneren op de arbeidsmarkt, zijn we in overleg met team Communicatie aan het kijken hoe we hier op een pragmatische manier toch alvast aan de slag kunnen gaan met een sterker beeld naar buiten. De adviseur arbeidsmarktcommunicatie (HR) en de communicatieadviseur OO gaan hiervoor samen een plan van aanpak schrijven, dat na de zomer in de praktijk gebracht kan worden. Ook in het onboardingsproces van nieuwe medewerkers worden slagen gemaakt. In de zomer van 2024 worden extra activiteiten georganiseerd om nieuwe medewerkers nader kennis te laten maken met de bollenstreek. En er is een aanvang gemaakt met het maken van een (fysiek) magazine voor nieuwe medewerkers, dat zij in de pre-boardingstijd thuis zullen ontvangen. In de zomer van 2024 werken we verder aan dit magazine, dat we naar verwachting vanaf het laatste kwartaal aan nieuwe medewerkers zullen kunnen aanbieden. Daarnaast zal er in de tweede helft van 2024 een ‘tafeltjesavond’ voor hen worden georganiseerd, waarin zij kennis kunnen maken met de diverse ‘bloedgroepen’ van onze organisatie, de griffie, de OR en de PV.

9

3.3.2 Integraal werkconcept Stand van zaken De werkvorm ‘Werk waar het werkt’ (2021) bestaat uit vier onderdelen: 1) werkplek, 2) vergaderen en ontmoeten, 3) de digitale wereld en 4) welbevinden personeel. ‘Werk waar het werkt’ (2021) hebben we onlangs geëvalueerd. De komende periode verwerken we de verbeterpunten.

3.3.3 Veilige werkomgeving Stand van zaken Het onderwerp veiligheid in de breedste zin van het woord is en blijft een belangrijk thema. De inmiddels aangetrokken projectleider stelt hiervoor een plan op.

3.3.4 Organisatieontwikkeling Stand van zaken Nu het bestuur het inrichtingsplan heeft vastgesteld is er zekerheid over hoe de organisatie er straks uit zal zien. Dat betekent dat het plaatsingsproces voor het management wordt uitgevoerd en dat de resterende vacatures voor teammanager worden ingevuld. De voorbereiding van de werving van de nieuwe directeuren is in gang gezet. Daarnaast treffen we voorbereidingen om per 1 oktober volgens de nieuwe organisatiestructuur te werken. De nieuwe structuur raakt de overlegstructuur, vraagt om het aanpassen van mandaten en systemen en het opsplitsten van de teams. We werken aan de voorbereiding van het Management Development traject en de directie gaat in gesprek met de teams over wat de voorgenomen besluiten, het inrichtingsplan en het ontwikkelplan voor hen betekenen. Inmiddels is een implementatiemanager aangetrokken die regie voert op het ontwikkelplan.

3.3.5 Evaluatie HLTssamen Stand van zaken Op 22 april 2024 stelde het bestuur van HLTsamen de Evaluatie HLTsamen vast. In de beeldvormende commissies van Hillegom, Lisse en Teylingen lichtten we de evaluatie toe. In de commissie van Teylingen volgde in juni een bespreking. Met de aanbevelingen uit de evaluatie gaan we aan de slag. Begin oktober vindt een gezamenlijke radenbijeenkomst plaats. Hierin bespreken we de nieuwe lange termijn opdracht HLTsamen. De aanbevelingen uit de evaluatie hebben we hierin opgenomen.

3.3.6 Lange termijn opdracht Stand van zaken Om de komende jaren de inwoners van Hillegom, Lisse en Teylingen goed van dienst te zijn werken de drie colleges aan een lange termijn opdracht voor HLTsamen. De uitwerking van de lange termijn opdracht krijgt zijn beslag in de nota “HLTsamen ontwikkelt door!”. De nota lichten we in oktober toe en bespreken we in een gezamenlijke HLTsamen raadsledenbijeenkomst. Daarna vindt, naar verwachting, definitieve besluitvorming op collegeniveau plaats in november 2024.

3.3.7 Data gedreven sturen Stand van zaken In 2024 is het programma Datagedreven sturen omgezet van het team I&A naar de organisatie en het taakveld Data maakt hiermee onderdeel uit van het reguliere werk. Datagedreven sturen richten we qua werkprocessen zodanig in dat het past in de nieuwe organisatiestructuur. De organisatie nemen we dagelijks op het gebied van business intelligence2 mee. Door een goede samenwerking tussen de drie gemeenten en de interne organisatie voorzien we de organisatie en het bestuur steeds meer en betere informatie.

Business intelligence verwijst naar processen en tools die we gebruiken om bedrijfsgegevens te analyseren en om te zetten in bruikbare inzichten. 2

10

3.3.8 Privacy en informatieveiligheid Stand van zaken De uitvoering van het gegevensbeschermingsplan gaat volgens planning om eind 2025 te werken op een hoger volwassenheidsniveau (niveau 3). De volgende projecten maken hier deel van uit: • Er zijn zes Data protection impact assesments (DPIA's) in uitvoering op verschillende hoogrisicoprocessen. • We hebben privacy en informatieveiligheidscontactpersonen aangesteld die helpen bij het borgen en uitdragen van de DPIA's op teamniveau. • We hebben een digitale crisisorganisatie opgezet en beschreven. Deze stellen we op korte termijn vast. We hebben een begin gemaakt met de Network and Information Security Richtlijn (NIS) gapanalyse die naar verwachting eind Q3 2024 door de directie kan worden vastgesteld.

3.3.9 Samen digitaal transparant, de Archiefwet en de Wet open overheid Stand van zaken In 2024 hebben goede stappen gezet in het moderniseren van de digitale werkplek, het voorbereiden van de informatiewetgeving en het op orde brengen van de informatiehuishouding. In de eerste helft van het jaar hebben we de kennis, ervaring en capaciteit binnen het projectteam structureel versterkt. De H-schijf data van HLTsamen is naar OneDrive verhuisd, een eerste succesvolle stap in de migratie naar Microsoft 365 online (SharePoint). HLT-collega's hebben trainingen gevolgd, en we hebben een meting van digitale vaardigheden uitgevoerd, waarvan de resultaten het opleidingstraject vormgeven. De directie heeft een projectvoorstel goedgekeurd, waardoor 'actieve openbaarmaking' een zelfstandig project wordt. Het projectteam werkt aan een blauwdruk voor de moderne werkplek en een opruimplan voor netwerkschijven en MS Teams/SharePoint, die we dit najaar op directieniveau bespreken. Voor de drie gemeenten hebben we portalen opgeleverd ter voorbereiding op actieve openbaarmaking. Deze vullen we gedurende de zomerperiode met Wet Open Overheid (Woo)besluiten. In de aanbesteding van het contentmanagementsysteem voor de websites (CMS) nemen we de verdere inrichting van de portalen mee.

3.3.10 Grip op geld Stand van zaken Het afgelopen half jaar hebben we verder gewerkt aan het versterken van de financiële sturing en beheersing. Met de wisseling van programmamanager en vervanging van een projectleider hebben we nadere prioriteiten gesteld. De beschikbaarheid van medewerkers om uitvoering te geven aan het programma naast de reguliere werkzaamheden is beperkt. Prioriteit voor dit jaar ligt nu bij de nieuwe regeling budgetbeheer, uitrol van de verplichtingenadministratie en beheersing van personeelskosten.

3.3.11 Inkoop Stand van zaken Om de inkoopprocessen meer te professionaliseren is dit jaar een coördinator voor maatschappelijk verantwoord inkopen gestart. Naast de coördinator Social Return on Investment van Provalu geven we zo invulling aan deze aspecten van het inkoopbeleid. Wij hebben onlangs besloten om in 2025 de formatie voor inkoop uit te breiden met een beleidsadviseur. Hiermee kunnen we de organisatie meer ondersteuning bieden om inkoop integraal en volgens vastgestelde processen te laten verlopen. Met de huidige bezetting komen we nog onvoldoende toe aan het realiseren van de overige doelstellingen van het inkoopbeleid. We zetten, naast de coördinatie van de inzet van Stichting RIJK vooral in op het bieden van basale ondersteuning en op de organisatie van inkooptrainingen voor onze medewerkers.

11

3.3.12 Rechtmatigheid en Control Stand van zaken De toenemende wet- en regelgeving en eisen op het vlak van financiën en (externe) verslaglegging hebben in 2024 geleid tot de eerste rechtmatigheidsverantwoording door de directie aan het bestuur HLTsamen. Inmiddels hebben we na afronding van de jaarrekening 2023 het proces geëvalueerd en een plan van aanpak rechtmatigheid voor 2024 opgesteld. De nieuwe eisen voor verslaglegging in het kader van duurzaamheid zullen in de jaarrekening 2024 worden opgenomen. Voor de langere termijn en de ontwikkeling naar een In Control Statement heeft het bestuur besloten een aantal uren vanuit bedrijfsvoering voor HR-control, JZ-control en I-control te plaatsen bij Audit en control. Niet als functie, maar wel als rol bij een bestaande functie. In de tweede helft van 2024 wordt ingezet op deze samenwerking.

3.3.13 Communicatie en Participatie Stand van zaken In het najaar 2024 verkennen we vanuit het team Communicatie nieuwe manieren om omgevingsgericht- en datagedreven te werken. De newsroom is in concept in 2019 ontwikkeld en mede na de coronatijd en door nieuw ontwikkelde ICT-middelen blijven we onszelf ontwikkelen. Door andere prioriteiten in de HLT werkorganisatie is de impulsboost voor begrijpelijk communiceren nog niet gestart. In het najaar wordt via de projectstructuur van de organisatie opnieuw aandacht en capaciteit gevraagd voor dit onderwerp. De aanbesteding voor nieuwe websites is in een voorfase. Er is een marktverkenning gedaan en ten tijde van dit schrijven zijn er presentaties van leveranciers gaande. Na deze fase volgt de feitelijke aanbestedingsfase, waarbij het uitgangspunt is om in september 2025 de websites te hebben vernieuwd. Participatie is in de HLT-werkorganisatie in juni 2024 overgegaan van een project naar een lijnactiviteit. Daarmee heeft dit onderwerp een plek in de organisatie gekregen, en zien we dat er nog een grote ontwikkelopgave ligt, voor zowel het onderwerp zelf als de samenwerking in de organisatie. Denk hierbij aan trainingen in de HLT-organisatie verzorgen over participatie, en ook afspraken maken over de uitvoering van participatietrajecten, want dit kunnen arbeidsintensieve trajecten zijn.

3.4

Crisisorganisatie

3.4.1 Crisisopvang Stand van zaken De tijdelijke Europese opvangregeling ontheemden Oekraïne (RTB) loopt af per 4 maart 2025. Het ziet ernaar uit dat het conflict in Oekraïne voortduurt, hierdoor blijft opvang nodig. Waarschijnlijk wordt de RTB verlengd. Daarom is het van belang toe te werken naar een hogere mate van participatie en zelfredzaamheid door vluchtelingen uit Oekraïne. Vanuit hier willen wij gaan inzetten op het gaan afschalen van de ondersteuningen en het voorzieningenniveau aan de ontheemden. Een uitvloeisel van het langer verblijven van ontheemden Oekraïne is dat zij per 1 juli 2024 een eigen bijdrage gaan betalen. Gemeenten krijgen vanuit het Rijk hier een halfjaar de tijd voor. Er is een projectgroep opgericht die ernaar toe werkt dat komend halfjaar de HLT de eigen bijdrage kan gaan innen. Zo zullen we administratieve processen moeten aanpassen, maar ook moeten we aan (huidige en nieuwe) ontheemden uitleggen wat de nieuwe regels voor hen gaan betekenen. Op de inkomsten heeft dit overigens geen effect omdat de eigen bijdrage wordt verrekend met de normvergoeding. In juni 2024 zijn de ontheemden Oekraïne verhuisd van de Parklaan naar de Wilhelminalaan in Teylingen. Dit is een duurzame locatie waar we ontheemden kunnen huisvesten zolang als het

12

nodig is. De gemeente Teylingen voert momenteel een locatie- onderzoek uit om meer ontheemden te gaan huisvesten dat voortvloeit uit een verhoogde taakstelling per 1 januari 2025 (circa 100 ontheemden voor Teylingen). Voor zowel Lisse als Hillegom heeft deze verhoogde taakstelling geen effect omdat zij nu al meer ontheemden opvangen dat voldoet aan de verhoogde taakstelling. De nieuwe coalitie van de landelijke regering wil de Spreidingswet intrekken. Dat staat in het Hoofdlijnenakkoord van PVV, VVD, NSC en BBB. In plaats daarvan komt een tijdelijke Asielcrisiswet ‘met crisismaatregelen om de acute instroom en opvang van asielzoekers voor de komende tijd te bestrijden’. De komende periode zal meer informatie beschikbaar komen over de consequenties van het besluit van het nieuwe kabinet. Feitelijk verandert er voor de gemeente op dit moment van schrijven nog niets.

13

4. Financieel beeld - Exploitatie 4.1 Algemeen

De primaire begroting van HLTsamen voor 2024 bedraagt 50 miljoen. Na het vaststellen van de primaire begroting is de begroting bijgesteld. In de bijgestelde begroting 2024 is de 1e begrotingswijziging 2024 en de budgetoverheveling van de vastgestelde de jaarrekening 2023 verwerkt. De bijgestelde begroting 2024 voor aanvang van de tussenrapportage bedraagt 58,4 miljoen. De begroting van HLTsamen bestaat voor 80% uit personeelskosten. De overige 20% wordt besteed aan verschillende materiele uitgaven, daarbij worden de volgende rubrieken toegepast; Personeelsgerelateerde kosten, Informatisering en automatisering, Huisvesting en facilitaire kosten, Overige bedrijfsvoeringskosten en Reserve mutaties. Onder de verschillende rubrieken liggen verschillende budgetten ten grondslag. In het proces van de tussenrapportage zijn alle budgetten tegen het licht gehouden. Dit betekent dat de realisatie (uitgaven die reeds zijn gedaan) en de nog te verwachten uitgaven zijn doorgenomen en is bepaald hoe dit zich verhoudt ten opzichte de bijgestelde begroting. Daarbij is het verloop van de werkelijke uitgaven in 2024 ook meegenomen. In dit proces zijn zowel de onderschrijdingen als overschrijdingen in beeld gebracht. In onderstaande tabel is in de kolom ‘bijstelling Turap 2024’ per rubriek het saldo van de verschillende over- en onderschrijdingen gepresenteerd.

In de tussenrapportage 2024 wordt voorgesteld om de begroting hierop aan te passen. In de kolom ‘begroting 2024 na bijstelling Turap 2024’ wordt de bijgestelde begroting na vaststelling van de tussenrapportage 2024 gepresenteerd. Per rubriek wordt een toelichting gegeven op de belangrijkste afwijkingen op de begroting (kolom: bijstelling Turap 2024). Staat van baten en lasten

Rubriek A B C D E F

G H I J K L M N

LASTEN Personeelskosten Personeelsgerelateerde kosten Informatisering en automatisering Huisvesting en facilitaire kosten Overige bedrijfsvoeringskosten Reserve mutatie TOTAAL LASTEN BATEN Bijdrage dienstverlening ISD Bijdragen derden overig Verhaalbare kosten gemeenten Verhaalbare kosten crisisorganisatie Bijdrage dienstverlening Hillegom Bijdrage dienstverlening Lisse Bijdrage dienstverlening Teylingen Reserve mutatie TOTAAL BATEN SALDO VAN BATEN EN LASTEN

Rekening 2023

Primitieve Begroting 2024

Bijgestelde Begroting 2024

Realisatie t/m 01-082024

Bijstelling Turap 2024

Begroting 2024 na bijstelling turap 2024

46.884.332 1.147.625 4.488.481 1.803.252 1.892.915 22.569 56.239.174

40.293.169 1.012.707 5.037.822 1.915.835 1.687.346 0 49.946.879

48.986.667 1.277.615 5.402.154 1.985.735 801.454 0 58.453.625

26.793.567 572.869 3.406.974 1.276.853 896.495 0 32.946.759

7.780.479 75.500 -555.000 27.500 1.165.349 0 8.493.828

56.767.146 1.353.115 4.847.154 2.013.235 1.966.803 0 66.947.453

-355.492 -605.743 -3.705.235 -2.858.503 -11.720.227 -14.823.543 -22.170.431 0 -56.239.174

-361.245 0 0 0 -11.737.031 -14.701.080 -23.147.523 0 -49.946.879 0

-351.245 -22.660 -24.115 -3.114.876 -12.903.500 -16.214.597 -24.903.896 -918.736 -58.453.625 0

0 -139.834 -6.818 0 -9.276.688 -11.617.887 -17.113.584 0 -38.154.811 -5.208.052

0 -495.789 -2.752.375 200.000 -1.227.251 -1.317.850 -2.062.207 0 -7.655.472 838.356

-351.245 -518.449 -2.776.490 -2.914.876 -14.130.751 -17.532.447 -26.966.103 -918.736 -66.109.097 838.356

14

4.2 Toelichting lasten per rubriek

In deze paragraaf worden voor de lasten en de baten per rubriek de belangrijkste afwijkingen van de realisatie op basis van de financiële- en salarisadministratie ten opzichte van de begroting toegelicht. Hierbij is als uitgangspunt genomen de vastgestelde (bijgestelde) begroting 2024.

A

Personeelslasten

In de bijgestelde begroting bedragen de totale lasten voor 2024 € 58,4 mln, bestaande uit personele lasten € 48,9 mln en exploitatielaten van € 9,5 mln. In onderstaande tabel worden de afwijkingen op de begrote personeelskosten gespecificeerd en vervolgens toegelicht. In totaal worden de personeelskosten met bijna 7,8 mln bijgesteld. De gevolgen voor de gemeentelijke bijdragen worden toegelicht bij de baten.

Personeelskosten Personele knelpunten Begeleiden bezuinigingsopgave Grip op financiën Bijstelling P-budget voor Nieuwe taken Verhaalbare personeelskosten Organisatieontwikkeling Bijstelling begroting Noodopvang vluchtelingen Totaal verschillen personeelskosten

Bedrag 529 45 481 3.779 2.790 357 -200 7.780

Voor- of nadeel N N N N N N V

Personele knelpunten HLTsamen heeft in het eerste half jaar de nodige personele knelpunten gehad, mede als gevolg van een hoog ziekteverzuim. Om de werkzaamheden toch te kunnen uitvoeren is besloten om extra personele capaciteit in te zetten. Dit zorgt voor hogere personeelskosten, terwijl HLTsamen maar een klein budget heeft om personele knelpunten op te vangen. Deze bijstelling van de begroting is om de huidige personele knelpunten te kunnen opvangen. Begeleiden bezuinigingsopgave Met het oog op het ravijnjaar 2026 e.v. bij gemeenten Lisse en Teylingen starten we in het najaar een proces om toe te werken naar een nieuw financieel evenwicht. Dat vraagt gedegen voorbereiding. Moeilijke politieke keuzes lijken onvermijdelijk. Om dit proces goed te begeleiden zoeken we externe deskundigheid. Voor dit jaar schatten we de kosten voor die inzet op € 45.000. Grip op financiën Door langdurige ziekte van enkele medewerkers en moeilijk vervulbare vacatures staat het team Financiën onder druk. Daarbij vragen de verbeteringen en ontwikkelingen in het kader van het programma Grip op Geld veel inzet van het team. Het belang van een goed georganiseerde financiële functie staat voorop. Dat betekent dat we op de opengevallen plekken meer dan gebruikelijk moeten inhuren. Dat kan niet binnen het budget voor personele kosten van het team worden opgevangen.

Nieuwe taken HLTsamen heeft een aantal nieuwe taken gekregen in opdracht van de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen. De gemeenten hebben dit opgenomen in de tussenrapportage 2024. De financiële consequenties van deze taken worden in deze tussenrapportage verwerkt. Bij de baten wordt nader toegelicht welke bijdrage is opgenomen per taak en per gemeente. Verhaalbare personeelskosten Bepaalde personeelskosten worden gedekt uit projectbudgetten of werkbudgetten van de gemeenten. Deze personeelskosten zijn nog niet structureel begroot in de begroting van HLTsamen. In de tussenrapportage worden zowel de lasten als baten bijgesteld. Onder de baten is nader toegelicht om welke kosten het gaat.

15

Organisatieontwikkeling Om verder uitvoering te geven aan de ontwikkeling van de organisatie zijn extra financiële middelen noodzakelijk. Per saldo wordt in de tussenrapportage het budget met € 357.000 verhoogd. In onderstaand overzicht is opgenomen waarvoor extra middelen noodzakelijk zijn.

Waarvoor Projectleider ontwikkelplan Adviseur proces/ ketenmanagement Recruitment Events Frictiekosten HR adviseur: plaatsingsproces Totaal

Kosten 40.250 80.500 100.000 25.000 40.000 71.000 356.750

Bijstelling begroting Noodopvang vluchteling In de begroting 2024 is het budget voor de noodopvang vluchtelingen opgenomen. In deze tussenrapportage wordt de begroting met 200.000 neerwaarts bijgesteld.

B

Personeel gerelateerde lasten

Onder ondersteunende personeelskosten valt alle ondersteuning voor personeel en organisatie. Een deel van de lasten heeft betrekking op de inzet van diensten van derden, zoals de inzet ten behoeve van ARBO, de bedrijfsarts, de salarisadministratie. Daarnaast zijn in de personeel gerelateerde lasten alle lasten met betrekking tot ontwikkeling van personeel en organisatie opgenomen. De begroting voor de personeel gerelateerde lasten bedraagt ca. € 1,3 mln. Alle personeel gerelateerde budgetten zijn beoordeeld. In onderstaande tabel worden de over- en onderschrijdingen op de begroting gespecificeerd en vervolgens toegelicht. Per saldo vindt er een bijstelling plaats van € 76.000 nadelig.

Personeelsgerelateerde kosten Regeling vervroegde uittreding Salarisadministratie Arbo gerelateerde hulpmiddelen Re-integratiekosten Wet Banenafspraak Overige verschillen Totaal verschillen personeelgerelateerde kosten

Bedrag 70 30 -20 6 -30 20 76

Voor- of nadeel N N V N V N N

Regeling vervroegde uittreding Collega’s kunnen in aanmerking komen voor de regeling Vervroegd uittreden (RVU-regeling). Een aantal collega’s komen hiervoor in aanmerking omdat ze aan de voorwaarden voldoen. Zij gaan dan uit dienst, maar gaan een overeenkomst aan met HLTsamen dat zij voor max 2 jaar lang een maandelijks bedrag ontvangen tot aan hun AOW-leeftijd. In 2024 zijn we € 70.000 kwijt als gevolg van de RVU-regeling. Aan het eind van het jaar moeten we ook een voorziening vormen voor de RVU-regeling, omdat we een verplichting zijn aangegaan (of dit jaar nog aangaan) voor de uitbetaling in de komende jaren (voor de periode 2025 t/m 2028). Het vormen van de voorziening heeft financiële impact op het huidige begrotingsjaar. Het aantal deelnemers van de RVU-regeling is op dit moment nog niet volledig vast te stellen. Om deze reden wordt de voorziening aan het eind van het jaar gevormd. Salarisverwerking en ondersteuning Met de invoering van een nieuw salarispakket was de inschatting dat dit een bezuiniging zou opleveren in de formatie en dat het toenmalige exploitatiebudget voldoende zou zijn om de kosten op te vangen. Uiteindelijk is gebleken, na aanschaf van het nieuwe pakket, dat de kosten voor de salarisverwerking en ondersteuning van de salarisadministratie hoger uitvallen dan eerder is ingeschat.

Ook omdat we steeds meer gebruik maken van het product en extra functionaliteiten voor beheer van het personeelsbestand.

16

Arbo gerelateerde hulpmiddelen De besteding van aanschaf van hulpmiddelen in het kader van de Arbo wet en preventie i.v.m. gezondheid en veiligheid op de werkvloer blijven achter. Het budget kan daarom incidenteel verlaagd worden. Re-integratiekosten Door het hoge ziekteverzuim, heeft HLT ook te maken met hogere re-integratiekosten om alle medewerkers zo goed mogelijk weer werkzaam te krijgen binnen of buiten HLT samen. Het huidige budget is niet meer toereikend. Wet banenafspraak De wet Banenafspraak en Quotum arbeidsbeperkten houdt in dat werkgevers een bepaald percentage banen moeten creëren voor mensen met een arbeidsbeperking. In 2024 hebben we net als voorgaande jaren een groei doorgemaakt. De besteding van het budget in 2024 is niet volledig geweest. Dit komt onder andere door tussentijdse in- of uitstroom, of doordat iemand uit de doelgroep aangenomen is op een reguliere vacature. Komende jaren werken we aan verdere groei, zodat we aan de wettelijke opgave kunnen voldoen. Overige verschillen Er zijn ook enkele overige personeelgerelateerde kosten. Per saldo wordt de begroting met €20.000 nadelig bijgesteld.

C

Kosten informatiseringsbeleid en automatisering

De budgetten voor informatiseringsbeleid en automatisering hebben voornamelijk betrekking op de lasten m.b.t. hardware, software, gegevensmanagement en de inkoop van diensten door derden. Het betreffen reguliere ‘going concern-werkzaamheden’ als ook werkzaamheden die in projectvorm worden uitgevoerd. De totale bijgestelde begroting voor de rubriek informatisering en automatisering bedraagt 5,4 mln. De verschillende onderliggende budgetten zijn beoordeeld. In onderstaande tabel worden de onder- en overschrijdingen op de begroting weergegeven en vervolgens toegelicht. Per saldo vindt er een bijstelling plaats van €555.000 voordelig.

Informatisering en automatisering Licentiekosten voor vakapplicaties Advies derden Onderuitputting kapitaallasten Telefonie Gegevensmanagement Overige verschillen Totaal verschillen informatisering en automatisering

Bedrag 228 -34 -590 -55 -75 -29 -555

Voor- of nadeel N V V V V V V

Licentiekosten voor vakapplicaties Voor 2024 zijn de licentiekosten voor het gebruik van applicaties € 228.000 hoger dan begroot. Als verklaring kunnen we noemen: • Leveranciers, met name Microsoft, passen een indexering toe welke hoger is dan vastgesteld in de Financiële Kaderstelling Gemeenschappelijke Regeling (FKGR). • Vanwege toegenomen eisen ten aanzien van Informatiebeveiliging zijn binnen de Microsoft bundel aanvullende modules afgenomen. Deze zijn organisatie-breed; dus voor alle medewerkers benodigd. • We zien een toename van het aantal medewerkers. Elke medewerker, ook parttime, inhuur, project of stagiair, heeft toegang tot systemen en bijhorende licenties nodig. Dit leidt tot hogere kosten. • De migratie naar de Nieuwe Digitale Werkplek verloopt minder voorspoedig dan gedacht. Hierdoor moeten we de bestaande omgeving (m.n. virtuele werkplekken) langer beschikbaar houden. Een beoogd voordeel wordt hierdoor niet bereikt. Advies derden Naar verwachting is in 2024 minder budget noodzakelijk voor de inzet van advies derden. Het budget kan met € 34.000 worden verlaagd.

17

Onderuitputting kapitaallasten I&A Bij de investeringen in informatisering en automatisering wordt uitgegaan van een investeringsniveau dat overeenkomt met het taakstellende budget aan kapitaallasten (kapitaalplafond). In de begroting 2024 was de prognose dat € 371.000 ruimte was binnen het taakstellend budget. Bij het opstellen van de tussenrapportage 2024 blijkt dit hoger te zijn. Het budget kan met € 590.000 naar beneden worden bijgesteld. Naast de geraamde ruimte binnen het kapitaalplafond, wordt de onder uitputting veroorzaakt doordat de geplande investeringen de afgelopen jaren vertraging op hebben gelopen. Telefonie In 2021 is de telefonie oplossing aanbesteed. Dit levert voor de jaren 2022 en verder een besparing op. De begroting was daar nog niet op bijgesteld. Verder is een voordeel behaald door deelname aan de aanbesteding GT-3 van de VNG voor inkoop van het mobiele telefonie-contract. Vanwege een toename van het gebruik van mobiele data verwachten we dat dit voordeel de komende jaren wel zal slinken. Gegevensmanagement Op dit moment wordt het budget voor de kwaliteit gegevensmanagement niet volledig besteed. Binnen dit budget worden in 2024 naar verwachting ook minder kosten gemaakt voor het maken van beeldmateriaal. Per saldo gaat het om een voordeel op de begroting van € 75.000. In de toekomst wordt dit budget meegenomen bij het project data gedreven sturen.

Overige verschillen Informatisering en automatisering kent enkele overige kosten. Per saldo wordt de begroting met € 29.000 voordelig bijgesteld.

D

Huisvesting en facilitaire zaken

De rubriek huisvesting en facilitaire zaken bevat alle lasten die samenhangen met de inrichting, het beheer en onderhoud van gebouwen en de interne facilitaire dienstverlening, zoals de documentaire informatievoorziening, catering voor bijeenkomsten en alle maatregelen m.b.t. schoonmaak en hygiëne. Hierbij zijn inbegrepen de lasten m.b.t. brandstof, verzekeringen, beheer en onderhoud van vervoermiddelen en de afschrijvingslasten. De totale bijgestelde begroting voor huisvesting en facilitaire zaken bedraagt 2,0 miljoen. In onderstaande tabel worden de verschillende onder- en overschrijdingen op de begroting gespecificeerd en vervolgens toegelicht. In totaal gaat het om een bijstelling van € 28.000.

Huisvesting en facilitaire zaken Schoonmaakkosten Kapitaallasten Ergonomische hulpmiddelen voor thuiswerken Overige verschillen Totaal verschillen Facilitaire zaken

Bedrag -16 31 10 3 28

Voor- of nadeel V N N N

Schoonmaakkosten Jaarlijks worden er naast de standaard schoonmaakwerkzaamheden door de organisatie Provalu ook specialistische schoonmaakkosten gemaakt. De kosten voor specialistische schoonmaak zijn voor 2024 te hoog ingeschat, vandaar dat een incidentele verlaging in het budget kan worden gerealiseerd. Kapitaallasten facilitair De kapitaallasten vallen hoger uit dan begroot als gevolg investeringen uit het verleden. Ergonomische hulpmiddelen voor thuiswerken Door de coronacrisis is besloten dat medewerkers gebruik mogen maken van een budget € 750 voor aanschaf van ergonomische hulpmiddelen voor thuiswerken. Deze regeling geldt ook nog steeds voor nieuwe medewerkers die hiervan gebruik maken. Hiervoor is aanvullend budget nodig aangezien veel nieuwe collega’s hiervan gebruikt hebben gemaakt. Overige facilitaire kosten Facilitaire zaken kent enkele overige kosten. Per saldo wordt de begroting met € 3.000 nadelig bijgesteld.

18

E

Overige bedrijfsvoeringskosten

De overige kosten bevatten een aantal algemene lasten, kosten voor de inzet van de externe accountant, inkoop, kosten voor communicatie en juridische zaken of o.a. voor financieel beleid en beheer. De totale (bijgestelde) begroting voor overige bedrijfsvoering bedraagt 0,8 miljoen. In onderstaande tabel worden de onder- en overschrijdingen op de begroting weergegeven en vervolgens toegelicht. In totaal gaat het om een bijstelling van €1.165.000.

Overige bedrijfsvoeringskosten Project Regionaal overleg Duin en Bollenstreek Extra overhead voor nieuwe taken Financieel beleid Bijdrage Stichting Rijk Overige verschillen Totaal verschillen overige bedrijfsvoeringskosten

Bedrag 405 864 -50 -36 -18 1.165

Voor- of nadeel N N V V V N

Project Regionaal overleg Duin en Bollenstreek We werken in de Duin- en Bollenstreek regionaal samen aan een aantal grote opgaven. De gezamenlijke ambitie is verwoord in de “Uitvoeringsagenda Duin en Bollenstreek”. De vijf samenwerkende gemeenten in de Duin en Bollenstreek hebben rondom de implementatie van de uitvoeringsagenda de krachten gebundeld en een gezamenlijk kernteam. De kosten van het kernteam worden vastgelegd in de administratie van HLTsamen en doorbelast naar de 5 gemeenten. De kosten voor het kernteam bedragen voor 2024 in principe € 305.000. Echter is de gemeente Katwijk niet in staat om een bepaalde bijdrage in natura te leveren aan het kernteam (specifiek personele inzet). Hiervoor worden extra inhuurkosten gerealiseerd (€100.000) die rechtstreeks worden verhaald bij de gemeente Katwijk. Per saldo wordt de begroting met €405.000 bijgesteld. Extra overhead De gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen hebben de organisatie HLTsamen de opdracht gegeven om een aantal nieuwe taken uit te voeren. Hiervoor worden zowel personeelskosten als overhead in rekening gebracht. Per saldo gaat het om een toename van het overheadbudget van € 864.000. Financieel beleid en beheer De kosten voor financieel beleid en beheer kunnen met €50.000 naar beneden worden bijgesteld.

Dit is met name mogelijk doordat de kosten voor fiscale werkzaamheden in 2024 lager uitvallen en daarnaast zijn de incassokosten lager dan begroot. Bijdrage stichting Rijk Mede door het positieve resultaat in 2023 is de omvang van de beschikbare weerstandscapaciteit hoger dan de maximale omvang van het weerstandsvermogen. Het overschot wordt door middel van een verrekening van de deelnemersbijdrage teruggestort aan de deelnemers. Per saldo ontvangen de HLTgemeenten € 36.000 terug van stichting Rijk (€ 11.861 per gemeente). In de tussenrapportage wordt de bijdrage van de gemeenten hierop aangepast. Overige verschillen Binnen de budgetten voor overige bedrijfsvoering kan per saldo de begroting met € 18.000 worden bijgesteld die vallen onder de overige verschillen.

19

Toelichting baten

De totale baten in de bijgestelde begroting bedraagt € 58,4 mln. De baten worden met 7,6 mln bijgesteld, waarvan 4,6 mln van invloed is op de bijdragen van de gemeenten en 3,0 mln aan overige bijdrage. In de paragraaf wordt een naderende toelichting gegeven op de ontwikkeling van de baten. Dit geldt zowel voor de bijdrage derden als de ontwikkeling van de gemeentelijke bijdrage. Bijdrage derden overig Naast de bijdragen van de gemeenten ontvangt HLTsamen ook bijdragen van derden. Bijstellingen ten opzichte van de begroting 2024 worden hieronder toegelicht.

Bijdrage derden

Bedrag

Verhaalbare loonkosten bij derden Project Regionaal overleg Duin en Bollenstreek Externe detachering Totale bijstelling bijdrage derden

76 405 15 496

Voor- of nadeel V V V

Verhaalbare loonkosten bij derdern Vanuit HLTsamen hebben aantal collega’s werkzaamheden verricht voor andere gemeenten. Hiervoor ontvangt HLTsamen een vergoeding. Per saldo wordt de begroting met € 76.000 bijgesteld. Kernteam Duin en bollenstreek We werken in de Duin- en Bollenstreek regionaal samen aan een aantal grote opgaven. De gezamenlijke ambitie is verwoord in de “Uitvoeringsagenda Duin en Bollenstreek”. De vijf samenwerkende gemeenten in de Duin en Bollenstreek hebben rondom de implementatie van de uitvoeringsagenda de krachten gebundeld en een gezamenlijk kernteam. De kosten voor het kernteam worden verhaald bij de deelnemende gemeenten. Per saldo worden de baten met €405.000 bijgesteld Detacheringen Vanuit HLTsamen is een collega in 2024 gedetacheerd bij andere organisaties. Ter compensatie van hun salariskosten ontvangen wij detacheringsopbrengsten. Deze worden nu via de tussenrapportage 2024 in de begroting opgenomen. Verhaalbare kosten gemeenten Bepaalde personeelskosten worden gedekt uit projectbudgetten of werkbudgetten van de gemeenten. Deze personeelskosten zijn nog niet structureel begroot in de begroting van HLTsamen. In de tussenrapportage worden zowel de lasten als baten bijgesteld. De volgende personeelskosten worden verhaald.