1. Rapport Wob.pdf

De praktijk van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) bij de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen NVRR DoeMee-onderzoek 21 september 2022

Colofon

Rekenkamercommissie Hillegom en Lisse Postbus 200 2160 AE Lisse http://www.rekenkamercommissie-hln.nl

Rekenkamercommissie Teylingen Postbus 149 2215 ZJ Voorhout https://www.teylingen.nl/bestuur-en-organisatie/rekenkamercommissie

Deze rapportage is gebaseerd op het onderzoek dat is uitgevoerd in opdracht van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR) door Pro Facto, bureau voor bestuurskundig en juridisch onderzoek, advies en onderzoek1.

1

NVRR DoeMee-onderzoek 2021 (Wet openbaarheid van bestuur), De praktijk van de Wob bij decentrale overheden- eindrapportage, Groningen, 23 februari 2022 Pagina 2 van 35

Inhoudsopgave Inhoudsopgave ................................................................................................... 3 1 Inleiding en onderzoeksaanpak ....................................................................... 5 1.1 Aanleiding ...................................................................................................................................... 5 1.2 Werkwijze ...................................................................................................................................... 5 1.3 Leeswijzer ...................................................................................................................................... 6

2 Conclusies en aanbevelingen........................................................................... 7 2.1 Beantwoording van de onderzoeksvragen .................................................................................... 7 2.2 Conclusies ...................................................................................................................................... 9 2.3 Aanbevelingen voor raad en college ............................................................................................. 9

3 Bestuurlijke reacties ...................................................................................... 10 3.1 Bestuurlijke reactie college Teylingen ......................................................................................... 10 3.2 Bestuurlijke reactie college Hillegom .......................................................................................... 13 3.3 Bestuurlijke reactie college Lisse................................................................................................. 16

4 Nawoord Rekenkamercommissie Hillegom en Lisse en Rekenkamercommissie Teylingen.......................................................................................................... 19 5 Context en juridisch kader ............................................................................. 20 5.1 Inleiding ....................................................................................................................................... 20 5.2 Onderzoeksvragen en -aanpak .................................................................................................... 20 5.3 Wet openbaarheid van bestuur (Wob) ....................................................................................... 21 5.4 Wet open overheid (Woo)........................................................................................................... 23

6 Beleid en organisatie-inrichting ..................................................................... 24 6.1 Inleiding ....................................................................................................................................... 24 6.2. Informatie op verzoek (passieve openbaarmaking) ................................................................... 24 6.3 Informatie uit eigen beweging (actieve openbaarmaking) ......................................................... 25

Pagina 3 van 35

7 Behandeling van Wob-verzoeken .................................................................. 26 7.1 Inleiding ....................................................................................................................................... 26 7.2 Aantallen en kenmerken Wob-verzoeken ................................................................................... 26 7.3 Toegankelijkheid.......................................................................................................................... 27 7.4 Indiening verzoek ........................................................................................................................ 27 7.5 Afhandeling verzoek .................................................................................................................... 28 7.6 Uitzonderingsgronden en beperkingen....................................................................................... 29 7.7 Afhandel- en beslistermijnen (incl. rechtsbescherming)............................................................. 30 7.8 Leges/kosten ............................................................................................................................... 30 7.9 Openbaar maken van aan verzoeker verstrekte informatie .......................................................

31 7.10 Bezwaar ..................................................................................................................................... 31

8 Verantwoording aan de gemeenteraden ....................................................... 32 Bijlagen ............................................................................................................ 33 Bijlage 1 Geraadpleegde documenten .............................................................................................. 33 Bijlage 2 Veel gebruikte afkortingen ................................................................................................. 35

Pagina 4 van 35

Deel 1 De Kern 1 Inleiding en onderzoeksaanpak 1.1 Aanleiding De Wet openbaarheid van bestuur (Wob) is in mei 1980 in werking getreden. Desondanks is de uitvoering van de wet geen bekend onderwerp van rekenkameronderzoek. De focus ligt in meer recente onderzoeken meer op geheimhouding op grond van de Gemeentewet. Dat is bijzonder gelet op het grote belang van openbaarheid voor een ‘goede en democratische bestuursvoering’. En ook gelet op de problemen die er rond openbaarheid van overheidsinformatie regelmatig zijn. Die problemen zijn van verschillende aard en orde. In het verleden leken de verzoekers om openbaarmaking vooral een financieel belang voor zichzelf te hebben2 , waardoor overheden extra kosten hadden. En het kost overheden ook vaak moeite om de uitvoering van de Wob goed op orde te krijgen. Er blijken grote verschillen te zijn tussen overheidsorganisaties. Daarbij speelt een rol of binnen de organisatie specifieke kennis over de Wob aanwezig is, bijvoorbeeld in de vorm van een Wob-functionaris. Ook de aanwezigheid van werkinstructies die aangeven hoe met een Wob-verzoek moet worden omgesprongen is van belang. Er zijn dus veel factoren van invloed op de wijze waarop de behandeling van Wob-verzoeken in de praktijk functioneert. Dit landelijke onderzoek wil die factoren achterhalen.

Voor de Rekenkamercommissie Hillegom en Lisse en de Rekenkamercommissie Teylingen was dit aanleiding om mee te doen aan dit onderzoek. De Wob kent twee vormen van openbaarheid: passieve openbaarheid oftewel openbaarheid op verzoek en actieve openbaarheid oftewel openbaarheid op initiatief van de overheid. De opvolger van de Wob, de Wet open overheid (Woo), die per 1 mei 2022 in werking is getreden verandert niet veel aan de regels over openbaarheid op verzoek. Dat is anders als het gaat om de actieve openbaarheid. De Woo stelt actieve openbaarmaking van bepaalde overheidsinformatie verplicht. De komst van de Woo is een goed moment om de balans op te maken. In dit onderzoek naar de uitvoeringspraktijk van de Wob, wordt daarom ook bezien hoe het op dit moment staat met de actieve openbaarheid om vast te kunnen stellen of overheden klaar zijn voor de komst van de Woo.

1.2 Werkwijze Onze Rekenkamercommissies (RKC’s) hebben deze rapportage gebaseerd op het DoeMee-onderzoek van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamerscommissies (NVRR) van 2021 over de Wob. Omdat het onderzoek van Pro Facto meer de landelijke resultaten beschreef hebben we een verdiepende rapportage opgesteld voor onze drie gemeenten. Aan het onderzoek deden in totaal 93 Rekenkamers en Rekenkamercommissies3 mee. Van deze 93 RK(C)’s waren 83 gemeentelijke RK(C)’s. Het onderzoek vond plaats van medio april 2021 tot en met februari 2022.

2 3

Wet dwangsom en beroep. De dwangsomregeling is in 2016 uit de Wob verdwenen Rekenkamers en Rekenkamercommissies korten we in dit onderzoek af als RK(C)’s Pagina 5 van 35

HLTsamen voert de Wob uit voor de drie gemeenten, daarbij wordt gebruik gemaakt van een gemeenschappelijke werkwijze. In dit rapport spreken we daarom ook over HLTsamen.

1.3 Leeswijzer Het rapport bestaat uit twee delen. In deel 1, de Kern, staat de onderzoeksaanpak, de beantwoording van de onderzoeksvragen, de conclusies en aanbevelingen. In dit deel staan in hoofdstuk 3 de bestuurlijke reacties van de drie colleges. In hoofdstuk 4 staat het nawoord van de beide RKC’s. In deel 2 beschrijven het beleid en de uitvoering. In hoofdstuk 5 beschrijven we de context van de Wob en de in aantocht zijnde Woo. Het zesde hoofdstuk neemt de lezer mee in het Wob-beleid en de organisatorische inrichting bij de overheden. Hoofdstuk 7 beschrijft de wijze waarop de Wob uitgevoerd wordt waar het gaat om informatie op verzoek. In hoofdstuk 8 wordt ingegaan op de verantwoording aan de gemeenteraad.

Pagina 6 van 35

2 Conclusies en aanbevelingen 2.1 Beantwoording van de onderzoeksvragen In het NVRR DoeMee-onderzoek stond de volgende hoofdvraag centraal: Hoe geven de decentrale overheden vorm aan de afhandeling van Wob-verzoeken, in hoeverre gebeurt dit rechtmatig, hoe wordt hierover verantwoording afgelegd, hoe is actieve openbaarmaking geregeld en hoe verhoudt zich dat tot de eisen die de Wet open overheid straks gaat stellen? In deze paragraaf maken we de vertaling naar het beleid in onze gemeenten en de uitvoering door HLTsamen. Hieronder vindt u de antwoorden van onze Rekenkamercommissies op de onderzoeksvragen op basis van de gemaakte verdieping. 1. Hoe hebben de decentrale overheden (Hillegom, Lisse en Teylingen) de afhandeling van Wobverzoeken beleidsmatig en organisatorisch vormgegeven? De drie gemeenten hebben geen schriftelijk beleid voor het beoordelen van Wob-verzoeken. Ze hebben wel een interne werkinstructie. De Wob-verzoeken werden bij de drie gemeenten behandeld door een combinatie van de Wob-functionaris, juristen, communicatie en de vakafdeling(en) waar de informatie zich bevindt. Afhankelijk van het verzoek variëren rol en inbreng. Bij de drie gemeenten komt een Wob-verzoek binnen bij de afdeling Digitale Informatievoorziening (DIV) is.

Op die afdeling wordt het verzoek doorgeleid naar de vakafdeling, die het verzoek behandelt, waarbij gebruik gemaakt wordt van expertise van de Wob-functionaris, juristen en communicatie. De vakafdeling is verantwoordelijk voor het proces. Op het vlak van actieve openbaarmaking hebben de drie gemeenten net als voor de behandeling van Wob-verzoeken geen beleid vastgesteld. In de werkinstructie staat specifiek opgenomen dat die niet gaat over actieve openbaarmaking. 2. Tot welke resultaten heeft dit geleid? Hieronder worden een aantal feitelijke bevindingen beschreven, waarvan de precieze oorzaak niet nader is onderzocht. De drie gemeenten ontvingen minder Wob-verzoeken dan de gemeenten gemiddeld in Nederland. In de onderzochte periode werden bij de drie gemeenten geen bezwaren ingediend. De drie gemeenten hebben elk een gemiddelde doorlooptijd die korter is dan het gemiddelde uit dit onderzoek. Uit de dossierstudie van de drie gemeenten blijkt dat geen onnodige drempels voor de Wobverzoeker werden opgeworpen. Wel is bij de drie gemeenten het indienen van een Wob-verzoek als moeilijk beoordeeld door Pro Facto. Dit komt omdat het indienen alleen per brief mogelijk is. Pagina 7 van 35

Daarnaast is de informatie op de websites over de Wob summier. De teksten over de Wob waren redelijk toegankelijk, leesbaar en begrijpelijk. 3. In hoeverre gebeurt afhandeling van Wob-verzoeken rechtmatig? Op de website stond expliciet vermeld dat Wob-aanvragen alleen per fysieke post mochten worden ingediend. Dit is niet conform de regels omdat Wob-verzoeken ook mondeling kunnen worden ingediend. De uitzonderingsgronden van de Wob worden (in de dossiers waarin we dit konden beoordelen) veelal goed toegepast, ook al is de motivering van de besluiten vaak nog wel wat algemeen. Motivering bij het niet bestaan van documenten is in een aantal gevallen ook matig of onvoldoende. Voor de rest van het proces zijn geen onrechtmatigheden geconstateerd. 4. Hoe wordt informatie openbaar gemaakt over de uitkomsten van besluiten op afzonderlijke Wob-verzoeken? HLTsamen had tot 1 mei 2022 geen beleid of werkinstructies voor actieve openbaarmaking. Aan de actieve openbaarheid werd slechts zeer beperkt invulling gegeven. Tot 1 mei 2022 werd informatie die was opgevraagd naar aanleiding van een Wob-verzoek niet openbaar gemaakt. 5. Hoe worden volksvertegenwoordigers geïnformeerd over Wob-verzoeken? De gemeenteraden worden niet geïnformeerd over de afhandeling van Wob-verzoeken, met bijvoorbeeld een periodieke rapportage. 6.

Hoe is actieve openbaarmaking van informatie beleidsmatig en organisatorisch vormgegeven? Tot 1 mei 2022 besteedden de drie gemeenten hier weinig tot geen aandacht aan. Er is geen beleid voor actieve openbaarmaking aangetroffen bij dit onderzoek. 7. Hoe verhouden de antwoorden op vraag 1 t/m 6 zich tot de eisen die de Wet open overheid straks gaat stellen? De drie gemeenten zijn aan de slag gegaan met de Woo en ze voldoen op dit moment aan de basisverplichtingen. De actieve openbaarmaking vraagt nog de nodige inspanningen. Deels wordt hierbij ook gewacht op de rijksoverheid. Het onderdeel van actieve openbaarmaking was bij de Wob nog niet goed uitgewerkt, en moet nu bijna van begin af worden opgezet.

Pagina 8 van 35

2.2 Conclusies 1. De drie gemeenten hadden noch een (bestuurlijk) beleid voor de afhandeling van Wobverzoeken noch een beleid voor actieve openbaarmaking van overheidsinformatie. Aan de actieve openbaarheid met betrekking tot Wob-verzoeken werd vrijwel geen invulling gegeven. Met de Woo moet dat veranderen. De Woo geeft meer actieve openbaarheidsplichten, waardoor op dat deel van de informatieverstrekking meer accent moet liggen. 2. Bij de drie gemeenten wordt niet periodiek gerapporteerd aan de raad en het college over de informatievoorziening rondom de afhandeling van Wob-verzoeken (bijvoorbeeld over vorm, frequentie en moment). 3. De informatievoorziening op de websites voor het indienen van een verzoek is beoordeeld als matig en ook de leesbaarheid en hulpvaardigheid kan beter. Daarnaast ontbreekt er informatie over het mondeling indienen van een verzoek en over afhandeltermijnen. 4. De motivering van besluiten over de weigeringsgronden en bij het niet bestaan van documenten is niet altijd volledig. 5. De rol van de Wob-functionaris kan steviger worden vormgegeven, waardoor expertise en het lerend effect worden vergroot. De inmiddels gekozen invulling van de Woo-coördinator geeft hiertoe handvatten. 6. De Wob is in de drie gemeenten de afgelopen jaren op praktische wijze uitgevoerd.

Wobverzoeken zijn sneller dan gemiddeld afgehandeld (de oorzaak daarvan is niet onderzocht), waar nodig is verduidelijking gezocht. De afhandeling van de Wob verzoeken hebben niet geleid tot bezwaren en klachten.

2.3 Aanbevelingen voor raad en college De conclusies leiden tot de volgende aanbevelingen voor raad en college: 1. Maak afspraken tussen raad en college over de uitgangspunten en uitvoering voor de Woo. Openbaarheid is immers een belangrijk uitgangspunt van onze democratie; het is een belangrijke taak van de gemeenteraad om dit te controleren en daarvoor de nodige kaders te stellen. 2. Maak afspraken over rapportage aan de raad en college van de beleidsuitvoering. 3. Zorg voor goede informatievoorziening aan de inwoners door duidelijke informatie op de website over mondeling indienen van een Woo verzoek en afhandeltermijnen. 4. Zorg voor goede motivering van besluiten op basis van weigeringsgronden en bij het niet bestaan van documenten. 5. Geef de Woo-coördinator een stevige positie in de afhandeling van Woo verzoeken, zodat expertise en leereffecten geborgd worden.

Pagina 9 van 35

3 Bestuurlijke reacties 3.1 Bestuurlijke reactie college Teylingen

Rekenkamercommissie Teylingen t.a.v. Klaas Overbeek emailadres: rekenkamercommissie@raadteylingen.nl

Postbus 149 2215 ZJ Voorhout gemeente@teylingen.nl www.teylingen.nl

Verzenddatum

zaaknummer

afdeling

30 augustus 2022

Z-22-268733

Juridische Zaken

T 14 0252 F 0252 – 783 599

Onderwerp

uw kenmerk

behandeld door

Bestuurlijke reactie op rekenkameronderzoek Wob

Mariel Droogh

Post Teylingen

Bestuurscentrum Raadhuisplein 1

bijlage

telefoon

14 0252 Geachte leden van de rekenkamercommissie,

Voorhout

Gemeentekantoor

Hierbij ontvangt u de bestuurlijke reactie van het college van Teylingen op uw rekenkameronderzoek Wilhelminalaan 25 naar de uitvoering van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) bij de gemeente Teylingen. Het Sassenheim college heeft het rapport van de Rekenkamercommissie met belangstelling gelezen. We zijn blij met het uitgebreide- en zorgvuldig opgestelde rapport, zeker voor wat betreft de concrete aandachtspunten. Graag willen wij een toelichting geven op dit onderzoek en ingaan op de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie. Van Wob naar Woo Van belang is dat inmiddels met ingang van 1 mei 2022 de Wet open overheid (Woo) in werking is getreden en dat de Wob met ingang van diezelfde datum is vervallen. Op grond van de Wob kon een ieder zich wenden tot een bestuur en vragen om informatie neergelegd in documenten over een bestuurlijke aangelegenheid. Dit betekent concreet dat het bestuur gevraagd kon worden om documenten, die nog niet openbaar waren gemaakt, openbaar te maken. De Woo is daarentegen een wet met een andere insteek. Naast verbetering van de informatiehuishouding van de overheid beoogt de Woo kortweg de toegang tot overheidsinformatie

Pagina 10 van 35

voor iedereen te vergroten door de actieve openbaarmaking te bevorderen. Dit betekent dat de overheid uit zichzelf (de wettelijk aangewezen categorieën) documenten openbaar moet maken. Als vangnet blijft in de Woo wel de mogelijkheid bestaan om de overheid te verzoeken om documenten, die nog niet (actief) openbaar zijn gemaakt, alsnog openbaar te maken. Grosso modo vervangt de Woo de Wob niet, maar is de Wob een onderdeel van de Woo geworden. Reactie op aanbevelingen In het rapport worden vijf aanbevelingen gedaan die wij kunnen onderschrijven. Volledigheidshalve treft u per aanbeveling onze reactie aan. 1. Maak afspraken tussen raad en college over de uitgangspunten en uitvoering voor de Woo. Reactie Wij volgen het standpunt dat openbaarheid een belangrijk uitgangspunt van onze democratie; het is een belangrijke taak van de gemeenteraad om dit te controleren en daarvoor de nodige kaders te stellen. De Woo is sinds 1 mei jl. in werking getreden en er wordt momenteel hard gewerkt om de nieuwe verzoeken te behandelen en praktijkervaring op te doen. In Q1 2023 volgt er een evaluatie over de eerste Woo-periode en een voorstel over de uitgangspunten voor de afhandeling van Woo-verzoeken en een ambitieniveau actieve openbaarmaking. In Q4 2022 zal de raad worden gevraagd de besluitvorming van Woo-verzoeken die gericht zijn aan de raad, te mandateren aan het college. 2.

Maak afspraken over rapportage aan de raad en college van de beleidsuitvoering. Reactie Met betrekking tot de verantwoording aan de volksvertegenwoordiging, wil het college wijzen op een belangrijke wijziging. Op grond van artikel 3.5 van de Woo is het verplicht dat het college jaarlijks in de begroting aandacht moet besteden aan beleidsvoornemens inzake de uitvoering van de Woo en in de jaarlijkse verantwoording verslag moet doen van de uitvoering van de Woo in relatie tot die beleidsvoornemens. Wij zullen hier uitvoering aan geven en bij de eerste rapportage in Q1 2023 afspraken voorleggen over de rapportages. 3. Zorg voor goede informatievoorziening aan de inwoners door duidelijke informatie op de website over mondeling indienen van een Woo verzoek en afhandeltermijnen. Reactie Met de inwerkingtreding van de Woo is de informatievoorziening op de website uitgebreid. Naast het bij brief of mondeling indienen van een verzoek is nu de bij de Woo wettelijke verplichting om een verzoek digitaal te kunnen indienen, opgenomen. Gelet op de digitalisering van overheden gaat de voorkeur uit naar het indienen van een verzoek via de digitale weg. De tekst is op basis van deze voorkeur opgesteld.

Pagina 11 van 35

4. Zorg voor goede motivering van besluiten op basis van weigeringsgronden en bij het niet bestaan van documenten. Reactie Ons college geeft zich er rekenschap van dat een correcte toepassing van de wettelijke weigeringsgronden altijd juridische aandacht zal vergen. Voorshands acht het college de gebruikte werkwijze adequaat. 5. Geef de Woo-coördinator een stevige positie in de afhandeling van Woo verzoeken, zodat expertise en leereffecten geborgd worden. Reactie Ons college heeft een Woo-contactfunctionaris aangewezen voor de beantwoording van vragen over de beschikbaarheid van publieke informatie. Deze functionaris is, in tegenstelling tot het eerdere werkproces onder de Wob, tevens verantwoordelijk voor het besluitvormingsproces. Door de Woo-werkzaamheden op een centrale plek te beleggen, verwachten wij dat kennis en kwaliteit omtrent de Woo geborgd wordt.

Met vriendelijke groet,

Het college van Teylingen

Jeroen Tomassen

Carla Breuer

secretaris

burgemeester

Pagina 12 van 35

3.2 Bestuurlijke reactie college Hillegom Postbus 32 2180 AA Hillegom T 14 0252 E gemeente@hillegom.nl Post Hil legom

Rekenkamercommissie Hillegom en Lisse T.a.v. Esther Loozen emailadres: rekenkamercommissieHL@lisse.nl

Uw kenmerk: Ons kenmerk:

Z-22-270491

Verzenddatum:

14 september 2022

Onderwerp:

Bestuurlijke reactie op Wob-onderzoek

Behandelaar:

Mariel Droogh

Geachte leden van de Rekenkamercommissie,

Hierbij ontvangt u de bestuurlijke reactie van het college van Hillegom op uw rekenkameronderzoek naar de uitvoering van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) bij de gemeente Hillegom. Het college heeft het rapport van de Rekenkamercommissie met belangstelling gelezen. We zijn blij met het uitgebreide- en zorgvuldig opgestelde rapport, zeker voor wat betreft de concrete aandachtspunten. Graag willen wij een reactie geven op gesignaleerde zaken in het onderzoek en ingaan op de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie. Van Wob naar Woo Van belang is dat inmiddels met ingang van 1 mei 2022 de Wet open overheid (Woo) in werking is getreden en dat de Wob met ingang van diezelfde datum is vervallen. Op grond van de Wob kon een ieder zich wenden tot een bestuur en vragen om informatie neergelegd in documenten over een bestuurlijke aangelegenheid. Dit betekent concreet dat het bestuur gevraagd kon worden om documenten, die nog niet openbaar waren gemaakt, openbaar te maken. De Woo is daarentegen een wet met een andere insteek. Naast verbetering van de informatiehuishouding van de overheid beoogt de Woo kortweg de toegang tot overheidsinformatie voor iedereen te vergroten door de actieve openbaarmaking te bevorderen. Dit betekent dat de overheid uit zichzelf (de wettelijk aangewezen categorieën) documenten openbaar moet maken. Pagina 13 van 35

Als vangnet blijft in de Woo wel de mogelijkheid bestaan om de overheid te verzoeken om documenten, die nog niet (actief) openbaar zijn gemaakt, alsnog openbaar te maken. Grosso modo vervangt de Woo de Wob niet, maar is de Wob een onderdeel van de Woo geworden.

Reactie op aanbevelingen In het rapport worden vijf aanbevelingen gedaan die wij kunnen onderschrijven. Volledigheidshalve treft u per aanbeveling onze reactie aan. 1. Maak afspraken tussen raad en college over de uitgangspunten en uitvoering voor de Woo. Reactie Wij volgen het standpunt dat openbaarheid een belangrijk uitgangspunt van onze democratie; het is een belangrijke taak van de gemeenteraad om dit te controleren en daarvoor de nodige kaders te stellen. De Woo is sinds 1 mei jl. in werking getreden en er wordt momenteel hard gewerkt om de nieuwe verzoeken te behandelen en praktijkervaring op te doen. In Q1 2023 volgt er een evaluatie over de eerste Woo-periode en een voorstel over de uitgangspunten voor de afhandeling van Woo-verzoeken en een ambitieniveau actieve openbaarmaking. In Q4 2022 zal de raad worden gevraagd de besluitvorming van Woo-verzoeken die gericht zijn aan de raad, te mandateren aan het college. 2. Maak afspraken over rapportage aan de raad en college van de beleidsuitvoering. Reactie Met betrekking tot de verantwoording aan de volksvertegenwoordiging, wil het college wijzen op een belangrijke wijziging.

Op grond van artikel 3.5 van de Woo is het verplicht dat het college jaarlijks in de begroting aandacht moet besteden aan beleidsvoornemens inzake de uitvoering van de Woo en in de jaarlijkse verantwoording verslag moet doen van de uitvoering van de Woo in relatie tot die beleidsvoornemens. Wij zullen hier uitvoering aan geven en bij de eerste rapportage in Q1 2023 afspraken voorleggen over de rapportages. 3. Zorg voor goede informatievoorziening aan de inwoners door duidelijke informatie op de website over mondeling indienen van een Woo verzoek en afhandeltermijnen. Reactie Met de inwerkingtreding van de Woo is de informatievoorziening op de website uitgebreid. Naast het bij brief of mondeling indienen van een verzoek is nu de bij de Woo wettelijke verplichting om een verzoek digitaal te kunnen indienen, opgenomen. Gelet op de digitalisering van overheden gaat de voorkeur uit naar het indienen van een verzoek via de digitale weg. De tekst is op basis van deze voorkeur opgesteld.

Pagina 14 van 35

4. Zorg voor goede motivering van besluiten op basis van weigeringsgronden en bij het niet bestaan van documenten. Reactie Ons college geeft zich er rekenschap van dat een correcte toepassing van de wettelijke weigeringsgronden altijd juridische aandacht zal vergen. Voorshands acht het college de gebruikte werkwijze adequaat. 5. Geef de Woo-coördinator een stevige positie in de afhandeling van Woo verzoeken, zodat expertise en leereffecten geborgd worden. Reactie Ons college heeft een Woo-contactfunctionaris aangewezen voor de beantwoording van vragen over de beschikbaarheid van publieke informatie. Deze functionaris is, in tegenstelling tot het eerdere werkproces onder de Wob, tevens verantwoordelijk voor het besluitvormingsproces. Door de Woo-werkzaamheden op een centrale plek te beleggen, verwachten wij dat kennis en kwaliteit omtrent de Woo geborgd wordt.

Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Hillegom,

C. Baauw

A. van Erk

Secretaris

Burgemeester

Pagina 15 van 35

3.3 Bestuurlijke reactie college Lisse

Gemeente Lisse

Rekenkamercommissie Hillegom en Lisse

Post Lisse

T.a.v. Esther Loozen

Heereweg 254

Emailadres: rekenkamercommissieHL@lisse.nl

2160 AE Lisse

Postbus 200

T 14 0252 E gemeente@lisse.nl W www.lisse.nl

Verzenddatum

14 september 2022

Uw kenmerk

Ons kenmerk

Z-22-270511

Onderwerp

Bestuurlijke reactie op rekenkameronderzoek uitvoering Wob

Inlichtingen

Mariel Droogh

Telefoon

14 0252

Bijlage(n)

Geachte leden van de Rekenkamercommissie,

Hierbij ontvangt u de bestuurlijke reactie van het college van Lisse op uw rekenkameronderzoek naar de uitvoering van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) bij de gemeente Lisse. Het college heeft het rapport van de Rekenkamercommissie met belangstelling gelezen. We zijn blij met het uitgebreide en zorgvuldig opgestelde rapport waaruit blijkt dat wij, over het algemeen genomen, hebben voldaan aan de wettelijke verplichtingen. Daarbij zijn wij ook blij met de concrete aandachtspunten. Graag willen wij een toelichting geven op dit onderzoek en ingaan op de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie.

Pagina 16 van 35

Van Wob naar Woo Van belang is dat inmiddels met ingang van 1 mei 2022 de Wet open overheid (Woo) in werking is getreden en dat de Wob met ingang van diezelfde datum is vervallen. Op grond van de Wob kon een ieder zich wenden tot een bestuur en vragen om informatie neergelegd in documenten over een bestuurlijke aangelegenheid. Dit betekent concreet dat het bestuur gevraagd kon worden om documenten, die nog niet openbaar waren gemaakt, openbaar te maken. De Woo is daarentegen een wet met een andere insteek. Naast verbetering van de informatiehuishouding van de overheid beoogt de Woo kortweg de toegang tot overheidsinformatie voor iedereen te vergroten door de actieve openbaarmaking te bevorderen. Dit betekent dat de overheid uit zichzelf (de wettelijk aangewezen categorieën) documenten openbaar moet maken. Als vangnet blijft in de Woo wel de mogelijkheid bestaan om de overheid te verzoeken om documenten, die nog niet (actief) openbaar zijn gemaakt, alsnog openbaar te maken. Grosso modo vervangt de Woo de Wob niet, maar is de Wob een onderdeel van de Woo geworden. Reactie op aanbevelingen In het rapport worden vijf aanbevelingen gedaan die wij kunnen onderschrijven. Volledigheidshalve treft u per aanbeveling onze reactie aan. 1. Maak afspraken tussen raad en college over de uitgangspunten en uitvoering voor de Woo.

Reactie Wij volgen het standpunt dat openbaarheid een belangrijk uitgangspunt van onze democratie; het is een belangrijke taak van de gemeenteraad om dit te controleren en daarvoor de nodige kaders te stellen. De Woo is sinds 1 mei jl. in werking getreden en er wordt momenteel hard gewerkt om de nieuwe verzoeken te behandelen en praktijkervaring op te doen. In Q1 2023 volgt er een evaluatie over de eerste Woo-periode en een voorstel over de uitgangspunten voor de afhandeling van Woo-verzoeken en een ambitieniveau actieve openbaarmaking. In Q4 2022 zal de raad worden gevraagd de besluitvorming van Woo-verzoeken die gericht zijn aan de raad, te mandateren aan het college. 2. Maak afspraken over rapportage aan de raad en college van de beleidsuitvoering. Reactie Met betrekking tot de verantwoording aan de volksvertegenwoordiging, wil het college wijzen op een belangrijke wijziging. Op grond van artikel 3.5 van de Woo is het verplicht dat het college jaarlijks in de begroting aandacht moet besteden aan beleidsvoornemens inzake de uitvoering van de Woo en in de jaarlijkse verantwoording verslag moet doen van de uitvoering van de Woo in relatie tot die beleidsvoornemens. Wij zullen hier uitvoering aan geven en bij de eerste rapportage in Q1 2023 afspraken voorleggen over de rapportages.

Pagina 17 van 35

3. Zorg voor goede informatievoorziening aan de inwoners door duidelijke informatie op de website over mondeling indienen van een Woo verzoek en afhandeltermijnen. Reactie Met de inwerkingtreding van de Woo is de informatievoorziening op de website uitgebreid. Naast het bij brief of mondeling indienen van een verzoek is nu de bij de Woo wettelijke verplichting om een verzoek digitaal te kunnen indienen, opgenomen. Gelet op de digitalisering van overheden gaat de voorkeur uit naar het indienen van een verzoek via de digitale weg. De tekst is op basis van deze voorkeur opgesteld. 4. Zorg voor goede motivering van besluiten op basis van weigeringsgronden en bij het niet bestaan van documenten. Reactie Ons college geeft zich er rekenschap van dat een correcte toepassing van de wettelijke weigeringsgronden altijd juridische aandacht zal vergen. Voorshands acht het college de gebruikte werkwijze adequaat. 5. Geef de Woo-coördinator een stevige positie in de afhandeling van Woo verzoeken, zodat expertise en leereffecten geborgd worden. Reactie Ons college heeft een Woo-contactfunctionaris aangewezen voor de beantwoording van vragen over de beschikbaarheid van publieke informatie. Deze functionaris is, in tegenstelling tot het eerdere werkproces onder de Wob, tevens verantwoordelijk voor het besluitvormingsproces.

Door de Woo-werkzaamheden op een centrale plek te beleggen, verwachten wij dat kennis en kwaliteit omtrent de Woo geborgd wordt. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Lisse,

A.W.M. Spruit

E. Prins

Burgemeester

Secretaris

Pagina 18 van 35

4 Nawoord Rekenkamercommissie Hillegom en Lisse en Rekenkamercommissie Teylingen In dit nawoord reageren beide RKC’s gezamenlijk op de bestuurlijke reacties. De drie colleges onderschrijven onze aanbevelingen. Wij hebben twee aandachtspunten bij de bestuurlijke reacties. Het is goed dat verbeteringen op de website zijn doorgevoerd sinds de invoering van Woo, waardoor het nu mogelijk is digitaal een Woo-verzoek in te dienen. We willen daarbij benadrukken dat een mondeling Woo-verzoek mogelijk is en als mogelijkheid moet worden aangeboden. Dit kan voor minder digitaal ingestelde burgers een uitkomst zijn. Daarnaast geven de colleges aan dat ze de gebruikte werkwijze bij het motiveren van besluiten op basis van weigeringsgronden adequaat vinden. Uit ons onderzoek blijkt dat de onderbouwing van besluiten een aantal malen onvoldoende of matig is. Het is een aandachtspunt voor de colleges om ervoor te zorgen dat deze werkwijze wordt verbeterd. De colleges zijn inmiddels gestart met het inrichten van het Woo-proces. Wij volgen de verdere inrichting hiervan met belangstelling alsmede de opvolging van onze aanbevelingen.

Pagina 19 van 35

Deel 2 Beleid en uitvoering 5 Context en juridisch kader 5.1 Inleiding In de Grondwet staat dat ‘De overheid betracht bij de uitvoering van haar taak openbaarheid volgens regels bij de wet te stellen. De Wob geeft hieraan invulling: transparantie van het overheidsbestuur.

5.2 Onderzoeksvragen en -aanpak De centrale onderzoeksvraag van het onderzoek van Pro Facto luidt: Hoe geven de decentrale overheden vorm aan de afhandeling van Wob-verzoeken, in hoeverre gebeurt dit rechtmatig, hoe wordt hierover verantwoording afgelegd, hoe is actieve openbaarmaking geregeld en hoe verhoudt zich dat tot de eisen die de Wet open overheid straks gaat stellen? Deze onderzoeksvraag leidt tot de volgende deelvragen. 1. Hoe hebben de decentrale overheden de afhandeling van Wob-verzoeken beleidsmatig en organisatorisch vormgegeven? 2. Tot welke resultaten heeft dit geleid? 3. In hoeverre gebeurt afhandeling van Wob-verzoeken rechtmatig? 4. Hoe wordt informatie openbaar gemaakt over de uitkomsten van besluiten op afzonderlijke Wob-verzoeken? 5. Hoe worden volksvertegenwoordigers geïnformeerd over Wob-verzoeken? 6. Hoe is actieve openbaarmaking van informatie beleidsmatig en organisatorisch vormgegeven? 7. Hoe verhouden de antwoorden op vraag 1 t/m 6 zich tot de eisen die de Wet open overheid straks gaat stellen? Het onderzoek is uitgevoerd onder 93 decentrale overheden; acht provincies, twee waterschappen en 83 gemeenten.

Om de onderzoeksvragen te beantwoorden zijn de volgende onderzoeksmethoden ingezet: — Negen interviews door Pro Facto: met medewerkers van de Vereniging voor Nederlandse Gemeenten (VNG), behandelaars van Wob-verzoeken van zowel provincies, een waterschap als gemeenten, een advocaat en een journalist — Documentenstudie: Bij aanvang van het onderzoek is aan de drie gemeenten gevraagd de van belang zijnde documenten aan te leveren. Omdat het beleid eenduidig is, zijn de documenten voor de drie gemeenten gezamenlijk aangeleverd. — Dossierstudie4: De drie gemeenten hebben alle drie afzonderlijk tien complete dossiers over afgehandelde Wob-verzoeken uit de periode 2018-2020 aangeleverd. Pro Facto heeft gevraagd om de dossier te spreiden over verschillende kenmerken, zoals bestuursorgaan, type verzoeker en onderwerp van het verzoek. 4

De beide Rekenkamercommissies hebben hiervoor een gegevensleveringsovereenkomst getekend Pagina 20 van 35

— Vragenlijstonderzoek o kwantitatieve aspecten: denk hierbij aan het aantal (en bij welk bestuursorgaan) ingediende verzoeken, het aantal toekenningen, het aantal afwijzingen, de doorlooptijden en het aantal bezwaarschriften. o beleidsmatige aspecten: Deze vragenlijst is voor de drie gemeenten gezamenlijk een keer ingevuld. Hierin is gevraagd naar de aan- of afwezigheid van beleid en interne werkinstructies, de manier waarop een Wob-verzoek kan worden ingediend en de ambtelijke capaciteit die beschikbaar is voor de afhandeling van Wob-verzoeken, de wijze van openbaarmaking en verantwoording aan samenleving en volksvertegenwoordiging en de inrichting van de actieve openbaarmaking. — Websiteonderzoek: van alle deelnemende overheden is de website geraadpleegd op de aanwezigheid van informatie over de Wob. — Jurisprudentieonderzoek: Via rechtspraak.nl zijn de op de onderzoeksperiode betrekking hebbende gepubliceerde uitspraken in (hoger) beroepzaken en voorlopige voorzieningen voor alle deelnemende overheden geraadpleegd. — Focusgroepen met volksvertegenwoordigers: In drie afzonderlijke bijeenkomsten is gesproken met leden van raden, statenleden en leden van het algemeen bestuur. Zij zijn bevraagd over hun bekendheid met de uitvoering van de Wob bij hun overheid en over de informatievoorziening daarover in hun richting.

Naast bovenstaande is door onze Rekenkamercommissies bij het opstellen van deze rapportage nog een verificatiegesprek gevoerd.

Analyse, rapportage en factsheets Pro Facto heeft één landelijk onderzoeksrapport opgesteld en meerdere factsheets. Elke overheidsorganisatie heeft een eigen factsheet ontvangen, we ontvingen afzonderlijke factsheets voor de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen. Daarnaast heeft Pro Facto één factsheet opgesteld met informatie van alle deelnemers en één factsheet met informatie van alle deelnemende gemeenten. Onze Rekenkamercommissies hebben op basis van dit onderzoek deze eigen verdiepende rapportage opgesteld specifiek voor Hillegom, Lisse en Teylingen. Voor het vergelijken van de gegevens van de drie gemeenten met andere organisaties is gebruik gemaakt van de factsheet voor alle deelnemers en van de drie afzonderlijke factsheets van de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen.

Ambtelijk en bestuurlijk wederhoor De ambtelijke organisatie is in de gelegenheid gesteld om de factsheets te checken op feitelijke onjuistheden. Nadat conclusies en aanbevelingen zijn opgesteld door de Rekenkamercommissies volgt het bestuurlijk wederhoor.

5.3 Wet openbaarheid van bestuur (Wob) De Wob op hoofdlijnen De Wob geeft ieder de mogelijkheid om informatie op te vragen over een bestuurlijke aangelegenheid. Er kan alleen informatie wordt opgevraagd als die informatie is vastgelegd in documenten. Een document kan van alles zijn: een schriftelijk document, maar ook elektronisch vastgelegde informatie (zoals WhatsApp, e-mail en sms) op een USB-stick, harde schijf of in de cloud. Pagina 21 van 35

De wet kent zowel uitzonderingsgronden als beperkingen, oftewel hiermee wordt vastgelegd wanneer openbaarmaking achterwege kan blijven. Een voorbeeld is persoonlijke beleidsopvattingen vastgelegd in een document ten behoeve van intern beraad. Andere weigeringsgronden betreffen ‘bedrijfs- en fabricagegegevens’ en ‘het belang van inspectie controle en toezicht door bestuursorganen’.

Actieve en passieve openbaarheid De Wob maakt een belangrijk onderscheid tussen ‘actieve’ en ‘passieve’ openbaarheid. Overheden kunnen ook informatie openbaar maken, bijvoorbeeld op hun website, in een informatieregister. Dit is actieve openbaarheid. Maar daarnaast moeten bestuursorganen reageren op een verzoek: de passieve openbaarheid. Voor actieve en passieve openbaarheid gelden dezelfde uitgangspunten, uitzonderingen en beperkingen. De wet geeft voor potentiële gebruikers (zoals burgers, journalisten en wetenschappers) aan hoe informatie van de overheid kan worden verkregen. Daarnaast geeft de wet aan wanneer actief informatie moet worden gegeven en in hoeverre informatie op aanvraag moet worden verstrekt. Tot slot is er oog voor derden over wie de informatie kan gaan, de derde-belanghebbenden. De actieve openbaarheid is slechts summier geregeld in de Wob. De passieve openbaarheid is verder uitgewerkt. In beide gevallen wordt informatie uiteindelijk openbaar gemaakt waarbij rekening wordt gehouden met de uitzonderingsgronden en beperkingen. Deze uitzonderingsgronden zijn soms absoluut en soms relatief. Bij relatieve uitzonderingsgronden is een belangenafweging tegen het belang van het verstrekken van informatie (lees: het openbaarheidsbelang) noodzakelijk.

Vorm van een Wob verzoek Een verzoeker kan zijn verzoek om openbaarmaking van informatie zowel mondeling als schriftelijk doen. Hij dient zijn verzoek in bij het bestuursorgaan waar de verzochte informatie aanwezig is. De verzoeker dient het belang van de bestuurlijke aangelegenheid, of het daarop betrekking hebbend document waarover de verzoeker informatie wenst te ontvangen, zo precies mogelijk te omschrijven. Indien dit niet lukt, dan moet het bestuursorgaan de verzoeker behulpzaam zijn bij het preciseren van zijn verzoek. Het bestuursorgaan kan mondeling of schriftelijk reageren op het verzoek. Dit is afhankelijk van de manier van indienen, de uitkomst en of het informatie een derde betreft.

Termijnen Het bestuursorgaan beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek om informatie. In ieder geval uiterlijk binnen vier weken gerekend vanaf de dag na de ontvangst van het verzoek. Deze termijn kan het bestuursorgaan verlengen met maximaal vier weken. Voorwaarden zijn dat het bestuursorgaan dit schriftelijk bekendmaakt aan de verzoeker binnen de eerste vier weken. Als iemand anders dan de aanvrager gehoord wordt, dan mag het bestuursorgaan de termijn verlengen. Voor verzoeken die betrekking hebben op milieu-informatie gelden afwijkende termijnen.

Wijze van informatieverstrekking Bij het bekendmaken van een positief besluit verstrekt het bestuursorgaan tegelijkertijd gevraagde informatie. Het bestuursorgaan verstrekt de informatie in de vorm waarin de verzoeker dat wil tenzij dat niet gevergd kan worden.

Pagina 22 van 35

5.4 Wet open overheid (Woo) Initiatiefwetsvoorstel De Woo is een initiatiefwet van GroenLinks en D66 uit 2012, die tot doel heeft om overheden en semi-overheden transparanter te maken en de Wob te vervangen. De Woo moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. Dit voorstel is in 2016 aangenomen in de Tweede Kamer. Daarna werd de Woo aangepast om tegemoet te komen aan kritiek over de uitvoerbaarheid en de kosten van het eerdere voorstel. De Woo treedt per 1 mei 2022 in werking treden.

Van Wob naar Woo op hoofdlijnen De Woo vindt een goede informatiehuishouding belangrijk om de doelen van de wet te bereiken. De Woo bevat daarom een algemene zorgplicht om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te houden, bepaalt dat er in de begroting en in de jaarlijkse verantwoording van elke gemeente een openbaarheidsparagraaf moet worden opgenomen en schrijft voor dat er maatregelen worden getroffen ten behoeve van het duurzaam toegankelijk maken van digitale documenten. Net als bij de Wob kan eenieder onder de Woo een verzoek doen om openbaarmaking van informatie. De systematiek van absolute en relatieve uitzonderingsgronden op basis waarvan de openbaarmaking van informatie kan worden geweigerd, blijft gehandhaafd. De Woo voegt wel een aantal nieuwe uitzonderingsgronden toe. Een belangrijk verschil met de Wob is dat bij de Woo de termijnen in algemene zin korter worden (vier weken met de mogelijkheid tot verdagen met maximaal twee weken). Bovendien kan een beslissing alleen nog verdaagd worden als de omvang of de gecompliceerdheid van de informatie een verlenging rechtvaardigt. Bij de inwerkingtreding van de Woo is voorzien in specifiek overgangsrecht voor de verplichtingen op het gebied van het actief openbaar maken.

Deze actieve openbaarheidsplichten van de Woo gelden alleen voor nieuwe documenten en gelden dus niet voor documenten van voor de inwerkingtreding. Ten aanzien van die documenten kan natuurlijk wel een verzoek om openbaarmaking worden ingediend.

Pagina 23 van 35

6 Beleid en organisatie-inrichting 6.1 Inleiding In dit hoofdstuk bespreken we hoe de uitvoering van de Wob er ‘op papier’ uitziet. We beschrijven hoe de Wob-verzoeken en actieve openbaarmaking van informatie beleidsmatig en organisatorisch is vormgegeven.

6.2. Informatie op verzoek (passieve openbaarmaking) Beleid en werkinstructies HLTsamen heeft net als de meeste betrokken overheden geen (bestuurlijk) beleid voor de afhandeling van Wob- verzoeken vastgesteld. Wel zijn er net als bij de meeste overheden werkinstructies voorhanden. Die geven vooral een interne vertaling van de wet gericht op het goede verloop van de uitvoering.

Indienen van een verzoek Bij HLTsamen kunnen Wob-verzoeken schriftelijk worden ingediend (per brief), de elektronische weg is hiervoor afgesloten. Daarnaast is het mogelijk mondeling een verzoek te doen, dit wordt echter niet gemeld op de website. Voor de Woo wordt vanaf mei 2022 ook een elektronische mogelijkheid geboden.

Interne organisatie Wob-verzoeken worden bij de drie gemeenten behandeld door een combinatie van de Wobfunctionaris, juristen, communicatie en de vakafdeling(en) waar de informatie zich bevindt. Dat past in het landelijke beeld (59% van de overheden doet dit ook op deze wijze). Afhankelijk van het verzoek variëren rol en inbreng. Bij de drie gemeenten komt een Wob-verzoek binnen bij de afdeling Digitale Informatievoorziening (DIV) en DIV bekijkt in eerste instantie of een binnen gekomen verzoek om informatie een Wob-verzoek is. Op die afdeling wordt het verzoek doorgeleid naar de vakafdeling, die het verzoek behandelt, waarbij gebruik gemaakt wordt van expertise van de Wobfunctionaris, juristen en communicatie. De vakafdeling is verantwoordelijk voor het proces. Bij HLTsamen is de tevredenheid ‘matig’ over de kennis en vaardigheden die beschikbaar zijn in de organisatie. Landelijk is 80% van de organisaties hierover juist wel tevreden.

Afhandeling Wob-verzoeken op papier We hebben de werkinstructie getoetst op een aantal belangrijke normen en principes uit de Wob wat betreft de afhandeling van Wob-verzoeken. Het uitgangspunt van de Wob is het algemeen belang van openbaarheid van informatie. Meer in het algemeen zijn ‘Open en duidelijk’ (transparant, goede informatieverstrekking, luisteren naar de burger, goede motivering) en ‘Eerlijk en betrouwbaar’ kernwaarden voor overheidshandelen. Deze waarden staan bijvoorbeeld in de Behoorlijkheidswijzer van de Nationale ombudsman. Daarom heeft Pro Facto in het algemeen gekeken welke houding van bestuursorganen uit het beleid en/of de werkinstructies van de betrokken overheden blijkt; worden op papier geen onnodige drempels voor burgers opgeworpen om een Wob-verzoek in te dienen? Wekken deze documenten de indruk te willen traineren/ontmoedigen?

Pagina 24 van 35

Op papier is dit bij HLTsamen samen naar behoren geregeld. Het uitgangspunt is openbaarheid. Er is een werkinstructie met daarin een duidelijk stappenplan. Een drempel bij het indienen van een verzoek was dat het niet mogelijk was een verzoek digitaal of mondeling in te dienen. Bij implementatie van de Woo is dit inmiddels opgelost voor het digitaal indienen. In het stappenplan van de Wob is aandacht voor zaken als verduidelijken/preciseren van het verzoek, het doorverwijzen en doorzenden en de wettelijke beslistermijnen.

6.3 Informatie uit eigen beweging (actieve openbaarmaking) Op het vlak van actieve openbaarmaking hebben overheden net als voor de behandeling van Wobverzoeken geen of nauwelijks beleid vastgesteld. Anders dan bij openbaarheidsverzoeken zijn er veelal ook geen werkinstructies of interne afspraken over actieve openbaarmaking. Ook HLTsamen heeft geen beleid of werkinstructies voor actieve openbaarmaking. Aan de actieve openbaarheid wordt slechts zeer beperkt invulling gegeven. Met de komst van de Woo moet dat veranderen. De Woo geeft meer actieve openbaarheidsplichten, waardoor overheden op dat deel van de informatieverstrekking meer accent moeten leggen.

Pagina 25 van 35

7 Behandeling van Wob-verzoeken 7.1 Inleiding Dit hoofdstuk gaat over de praktijk van de afhandeling van Wob-verzoeken In het vorige hoofdstuk hebben we geschetst hoe dit op papier (in beleid, werkinstructies en andere documenten) is geregeld; hierna beschrijven we hoe Wob-verzoeken daadwerkelijk worden afgehandeld.

7.2 Aantallen en kenmerken Wob-verzoeken Jaar

Hillegom

Lisse

Teylingen

Gemiddeld alle gemeenten

2018

9

15

13

40

2019

10

10

12

41

2020 7 Gemiddeld 9

10 12

14 13

55 45

Gemeente Hillegom heeft met gemiddeld 9 Wob-verzoeken per jaar in de periode 2018-2020 het kleinste aantal Wob-verzoeken ontvangen. Gemeente Teylingen ontving gemiddeld jaarlijks de meeste Wob-verzoeken. Dit is nog steeds veel minder dan dat er jaarlijks gemiddeld per gemeente wordt ontvangen: 45. De gemeenten betreffen kleine tot zeer grote gemeenten, waarbij de G4 beduidend meer Wob-verzoeken ontvangt dan de overige gemeenten. Bij een verdere onderverdeling blijkt 31% van de gemeenten tussen de 20 en 50 Wob-verzoeken hebben ontvangen tussen 2018 en 2020, net als de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen afzonderlijk. De landelijke trend dat het aantal Wob-verzoeken in deze periode gemiddeld jaarlijks toeneemt, is bij de drie gemeenten niet waar te nemen. Achtergrond indieners Bij alle drie de gemeenten is het overgrote deel van de indieners van een Wob-verzoek een burger. Daarnaast zijn er soms journalisten die een Wob-verzoek indienen. Landelijk zijn de burgers degene die de meeste verzoeken indienen (65%). Dit komt overeen met de drie gemeenten. Verdeling over de bestuursorganen Bij de drie gemeenten wordt het overgrote deel van de Wob-verzoeken ingediend bij het college. Dit komt overeen met het landelijke beeld. Onderwerpen Wob-verzoeken Bij de drie gemeenten betreft ruim meer dan de helft van de Wob-verzoeken het fysiek domein. Dit komt overeen met het landelijke beeld.

Het fysiek domein beslaat ook een breed terrein aan onderwerpen en raakt aan (veranderingen in) de leefomgeving van mensen. Analyse Pro Facto geeft aan dat uit enkele interviews met ambtenaren blijkt dat zij ervaren dat Wobverzoeken de laatste jaren groter en complexer worden. Ook geven sommige ambtenaren aan dat zij de Wob als lastig ervaren, omdat zij Wob-verzoeken naast hun andere werkzaamheden moeten afhandelen, de termijnen kort zijn en zij het Wob-regime als juridisch en ingewikkeld ervaren. Het

Pagina 26 van 35

‘waarom’ achter de Wob, het belang van openbaarheid van informatie, sneeuwt daardoor mogelijk wat onder. We hebben niet kunnen vaststellen of dit voor HLTsamen ook het geval is.

7.3 Toegankelijkheid Websiteonderzoek De informatie op de website is bij de drie gemeenten nagenoeg hetzelfde. Daarom is de informatie op de website hetzelfde beoordeeld. De drie gemeenten scoren voldoende voor toegankelijkheid, oftewel na enkele keren (logisch) doorklikken vanaf de hoofdpagina. Voor de volledigheid van informatie over indienen en afhandelen van Wob-verzoeken op de website scoren de drie gemeenten een matig. Bij beide onderdelen scoren de drie gemeenten lager dan de meeste organisaties. Een hogere score wordt gegeven als uit de teksten behulpzaamheid naar de burger blijkt. In het verleden is er gekozen om weinig informatie op de websites te zetten om Wobverzoekers met financiële motieven te ontmoedigen. Nadat de vergoeding (dwangsom) is afgeschaft, zijn de websites niet aangepast. Dossierstudie Uit de dossierstudie van de drie gemeenten blijkt dat geen onnodige drempels voor de Wobverzoeker zijn opgeworpen. Deze conclusie geldt ook voor alle dossiers van de onderzochte organisaties. Taalgebruik: begrijpelijkheid en leesbaarheid De drie gemeenten scoren een voldoende voor het taalgebruik op de website. Dit is gelijk aan 17% van de organisaties. Het is beduidend lager dan de meeste organisaties die een goed (48%) of een zeer goed (15%) kregen.

De laatste score wordt gegeven als de informatie wordt gebracht in volledige zinnen en vaktaal wordt vermeden en waarbij de meeste begrippen en afkortingen worden uitgelegd.

7.4 Indiening verzoek De wijze van indienen van een Wob-verzoek De Wob staat het verzoekers toe om een verzoek schriftelijk of mondeling in te dienen. Bij de drie gemeenten wordt het indienen van een Wob-verzoek als moeilijk beoordeeld door Pro Facto. Dit komt omdat het digitaal indienen niet mogelijk is. Dit geldt voor 20% van de overheden. Met de implementatie van de Woo wordt de mogelijkheid om digitaal in te dienen nu wel geboden, mondeling indienen wordt niet actief aangeboden op de website.

Wel of geen Wob-verzoek Bij de drie gemeenten bekijkt de afdeling Digitale Informatievoorziening (DIV) in eerste instantie of een binnen gekomen verzoek om informatie een Wob-verzoek is. Bij behandeling door de vakafdeling wordt met behulp van het stappenplan in de werkinstructie bepaald of dit ook zo is. Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen een Wob-verzoek en andere informatie verzoeken. Dit blijkt op papier niet altijd goed te gaan. De drie gemeenten beschouwden bijvoorbeeld een verzoek waarbij het gaat om informatieverstrekking aan alleen de verzoeker zelf, wel als Wobverzoek, terwijl dat geen Wob-verzoek is. De drie gemeenten vragen soms bij de verzoeker na of conclusie of het wel of geen Wob-verzoek is, klopt. Dit zou eigenlijk bij elk verzoek moeten worden gedaan.

Pagina 27 van 35

7.5 Afhandeling verzoek Preciseren verzoek In de Wob staat dat als een verzoek te algemeen geformuleerd is, het bestuursorgaan zo snel mogelijk vraagt om het verzoek te preciseren en bij die precisering behulpzaam is. Bij de drie gemeenten bevat de website hierover niet of nauwelijks informatie, net als bij 89% van de onderzochte overheden. In de praktijk blijkt dat de medewerkers de werkinstructies volgen waarin staat dat ze een preciseringsgesprek aanbieden. Dit past ook in het landelijk beeld.

Inwilliging tenzij uitzonderingsgrond of beperking Alleen de expliciet in de Wob opgenomen weigeringsgronden mogen betrokken worden bij de beoordeling van de op het verzoek betrekking hebbende documenten. Andere overwegingen kunnen het niet openbaar maken van informatie niet rechtvaardigen. 64% van de websites van de overheden bevat onvoldoende informatie over dit verplichte beoordelingskader. De websites van de drie gemeenten bevatten, net als 34% van de onderzochte organisaties wel de juiste informatie hierover.

Doorverwijzing en doorzending Als de gevraagde gegevens zijn opgenomen in een document dat in bezit is van een ander bestuursorgaan moet de verzoeker worden doorverwezen naar dat andere bestuursorgaan. Op de websites van de betrokken overheden (net als op de websites van onze drie gemeenten) staat hierover geen of nauwelijks informatie. Als het Wob verzoek gaat over gegevens die ook berusten bij een ander bestuursorgaan, dan behandelen de drie gemeenten het verzoek zelf en wordt een zienswijze gevraagd over de openbaarmaking aan dat bestuursorgaan.

Milieu-informatie Voor verzoeken om/openbaarmaking van milieu-informatie gelden als gevolg van het Verdrag van Aarhus en Europese richtlijnen bijzondere (strengere) regels, voor de weigeringsgronden en beslistermijnen. Bij de 30 casussen van de drie gemeenten was er in geen van de onderzochte casussen sprake van vragen over milieu-informatie. Bij de drie gemeenten wordt hier ook niet specifiek naar gekeken. Het landelijk beeld is dat overheden niet goed op de hoogte zijn van de specifieke regels die voor milieu-informatie gelden.

Artikel 10 Europees Verdrag over de Rechten van de Mens (EVRM) Artikel 10, eerste lid, EVRM over de vrijheid van meningsuiting beschermt onder meer het recht op vrije nieuwsgaring. Bij de drie gemeenten wordt niet specifiek gecheckt of dit artikel van toepassing is. Dat past in het landelijke beeld. Landelijk is er in slechts vier (minder dan 1%) van de bestudeerde dossiers zichtbaar gecheckt of artikel 10 EVRM van toepassing is, terwijl dit bij in elk geval 118 dossiers (13%) aan de orde was omdat de verzoeker een journalist, ngo of belangengroep was. In geen van de dossiers heeft de verzoeker expliciet een beroep gedaan op artikel 10 EVRM. In Lisse waren er overigens drie dossiers waar een journalist/onderzoeker aanvrager was.

Pagina 28 van 35

Besluiten op Wob-verzoek Uit de kwantitatieve vragenlijst blijkt dat ongeveer de helft (47%) van de in 2018-2020 ingediende Wob-verzoeken helemaal ingewilligd is, 13% is helemaal afgewezen, bijna een kwart (23%) is voor een deel afgewezen. Vijf procent van de verzoeken zijn volgens de betrokken organisaties buiten behandeling gesteld. De drie gemeenten gebruiken eenzelfde indeling. Bij alle drie de gemeenten wordt er zelden een Wob-verzoek geheel buiten behandeling gesteld. In de onderzochte periode 2018-2022 is dit eenmaal gebeurd.

Zoeken naar documenten Landelijk wordt in ca. 85% van de bekeken dossiers waar gevraagd wordt naar specifieke documenten voldoende tot goed gemotiveerd dat een document waarom is verzocht niet bestaat. Uit de onderzochte dossiers blijkt echter niet hoe naar de documenten is gezocht. Bij de drie gemeenten verschilt de motivering per dossier. Bij 7 dossiers is dit voldoende onderbouwd, bij drie dossiers matig en in 1 dossier onvoldoende, naar oordeel van de onderzoekers.

Betrekken derde belanghebbende(n) Bij de drie gemeenten en de meeste andere overheden wordt nagegaan of er derden zijn die mogelijk bedenkingen kunnen hebben bij verstrekking van een document waarom is verzocht. Als dat het geval is worden deze derden ook meestal om een zienswijze gevraagd op het openbaarheidsverzoek.

7.6 Uitzonderingsgronden en beperkingen Algemeen De Wob kent twee soorten weigeringsgronden voor het verstrekken van informatie. 1. Absolute weigeringsgronden, bijvoorbeeld bijzondere persoonsgegevens. Hierbij blijft de verstrekking van die informatie altijd achterwege 2. Relatieve weigeringsgronden, bijvoorbeeld onevenredige bevoordeling of benadeling van personen of organisaties. Zijn deze gronden aan de orde, dan moet het bestuursorgaan een belangenafweging maken of het genoemde belang opweegt tegen de openbaarheid van informatie. De websites van de drie gemeenten bevatten geen of nauwelijks informatie over deze uitzonderingsgronden en beperkingen. Dit geldt evenzo voor 59% van alle organisaties.

Analyse Bij de drie gemeenten is per gemeente bij de 10 doorgenomen dossiers minstens 3 keer en maximaal 6 keer een of meerdere weigeringsgronden uit de artikelen 10 en 11 Wob toegepast. Deze gronden zijn vaak correct toegepast en gemotiveerd. Bij een enkel dossier is de toepassing of motivatie onvoldoende of matig. Pro Facto geeft aan dat een aandachtspunt is het weglakken van informatie. In een aantal dossiers bleek deze informatie toch nog te lezen als gevolg van de gekozen manier van weglakken. Dit probleem deed zich niet voor bij de drie gemeenten. Tot slot valt op dat geheimhouding op grond van de Gemeentewet regelmatig in de weg staat bij openbaarmaking van informatie. Ook hier is motivering een aandachtspunt, net als bij bijvoorbeeld het doen van onderzoek naar de aanwezigheid van documenten.

Pagina 29 van 35

7.7 Afhandel- en beslistermijnen (incl. rechtsbescherming) Elk bestuursorgaan moet in principe binnen vier weken beslissen op een ingediend verzoek. Deze termijn mag één keer met vier weken verlengd worden. Als er gevraagd wordt om zogenoemde milieu-informatie geldt dat de termijnen korter zijn, namelijk tweemaal twee weken.

Algemene indruk Op de drie websites staat geen of nauwelijks informatie over deze beslistermijnen van de Wob. Dit geldt tevens voor 27% van de organisaties. Bij 46% van de organisaties staat de juiste informatie hierover op de website. Alle drie de gemeenten verdagen de beslistermijn bij een Wob-verzoek standaard met vier weken. Dit doet 81% van de overheden ook altijd.