1. Participatiebeleid 'Hillegom werkt samen met de omgeving' v0122.pdf

24

5 Aanpak In de voorgaande hoofdstukken is de theorie van participatie beschreven, in dit hoofdstuk wordt de vertaalslag naar de praktijk gemaakt; de randvoorwaarden voor de kwaliteit van participatietrajecten, de intaketafel en de toolbox. Dit hoofdstuk gaat over het HOE en is van belang voor medewerkers en bestuurders die met participatie aan de slag gaan.

5.1 Randvoorwaarden voor de kwaliteit van het participatieproces        

Gespreksvoering: aansluiten bij de inwoner, luisteren, oog hebben voor het perspectief van de ander Helderheid: (beleids)onderwerpen worden zo relevant en concreet mogelijk gemaakt, iedereen snapt het Transparantie: tijdig wordt informatie verstrekt Verwachtingen: vooraf is helder wat het doel is van een gesprek/bijeenkomst, wat er wordt verwacht van de betrokkenen en wat er wordt gedaan met het resultaat Toegankelijkheid: helder is waar men terecht kan, digitaal en fysiek Adequaat: informatieve bijeenkomsten worden adequaat opgevolgd. Ook wanneer er niet iets wordt gedaan met een gesprek, informatie dan wordt het teruggekoppeld Communicatie: helder, zorgvuldig en transparant Continuïteit: participatie is geen eendagsvlieg, maar betekent volhouden en blijven leren

5.2 Intaketafel Een duurzame participatiesamenleving vraagt ook om zorgvuldigheid; initiatieven van inwoners, ondernemers en verenigingen kunnen terecht komen op een intaketafel. Het intakegesprek kan afhankelijk van de aard en omvang van de aanvraag een telefoontje zijn, een kop koffie in een buurthuis of een gesprek in het gemeentehuis wanneer het om een grotere, complexere aanvraag gaat. Aan de intaketafel van de Omgevingswet kan samen met de initiatiefnemer een omgevingsanalyse worden gemaakt.

5.3 Toolbox Voor het zorgvuldig en op maat uitvoeren van participatietrajecten wordt een set aan handvatten, tools en formats beschikbaar gesteld in de toolbox ‘Samen werken met de omgeving’ voor raden, college, ambtenaren. In de toolbox zijn ook handvatten opgenomen voor initiatiefnemers en college over hoe je onder eigen verantwoordelijkheid een participatietraject start binnen het kader van de Omgevingswet. De tools vanuit de toolbox worden op verschillende manieren aangeboden. Voor de interne organisatie bijvoorbeeld via interne kanalen, voor initiatiefnemers via de website van de gemeente. De handvatten bieden hulp bij vragen als: -

Welke concrete participatiemiddelen zijn er en wat is wenselijk gelet op de impact van mijn idee/plan? Hoe bepaal ik als initiatiefnemer (gemeente of inwoner) de impact van mijn idee/plan op de omgeving? Hoe bepaal je als college, zonder dat er sprake is van willekeur, of er alsnog een zienswijzeprocedure nodig is? Etc.

25

De uitvoering van participatietrajecten kan live, digitaal of hybride zijn. Werkvormen hiervoor zijn ook opgenomen in de toolbox.

De uitgangspunten voor Hillegom:  Een goede voorbereiding is het halve werk.  Drie stappen zijn hierin cruciaal; verkennen van de aanvraag, beslissen of een participatietraject op zijn plaats is en het maken van afspraken.  Deze stappen staan opgenomen in de ‘Checklist participatie aanpak “  Het stappenplan is onderdeel van de participatie aanpak die wordt opgesteld bij de start van een traject.  De volgende randvoorwaarden gelden voor de kwaliteit van een participatietraject: - Gespreksvoering: aansluiten bij de inwoner, luisteren, oog hebben voor het perspectief van de ander - Helderheid: (beleids)onderwerpen worden zo relevant en concreet mogelijk gemaakt, iedereen snapt het - Transparantie: tijdig wordt informatie verstrekt - Verwachtingen: vooraf is helder wat het doel is van een gesprek/bijeenkomst, wat er wordt verwacht van de betrokkenen en wat er wordt gedaan met het resultaat - Toegankelijkheid: helder is waar men terecht kan, digitaal en fysiek - Adequaat: informatieve bijeenkomsten worden adequaat opgevolgd.

Ook wanneer er niet iets wordt gedaan met een gesprek, informatie dan wordt het teruggekoppeld - Communicatie: helder, zorgvuldig en transparant - Continuïteit: participatie is geen eendagsvlieg, maar betekent volhouden en blijven leren  Voor het zorgvuldig en op maat uitvoeren van participatietrajecten wordt een set aan handvatten, tools en formats beschikbaar gesteld in de toolbox ‘Samen werken met de omgeving’

26

BIJLAGEN Bijlage Checklist participatie aanpak - gemeente als initiatiefnemer, van binnen naar buitenDeze aanpak is in eerste instantie bedoeld voor initiatieven van de gemeente. Initiatieven vanuit de samenleving hebben hun eigen dynamiek en zijn niet altijd te vangen in een vast werkproces. Wel kunnen elementen uit deze aanpak de organisatie helpen om weloverwogen om te gaan met initiatieven uit de samenleving. 1. Verkennen De eerste stap bestaat uit het helder krijgen of het plan zich überhaupt leent voor participatie. Het ene plan leent zich nu eenmaal meer voor participatie dan het andere plan. Bijvoorbeeld, de wil om bewoners meer te betrekken kan weleens botsen met de noodzaak om zaken snel voor elkaar te krijgen. Het is belangrijk dat participatie niet als doel op zich ingezet wordt maar als middel. Daarbij is een duidelijke afweging vooraf noodzakelijk. Dat kan op basis van de volgende randvoorwaarden: a. Biedt het beleid/project/vraagstuk voldoende ruimte voor participatie? Het antwoord op deze vraag biedt helderheid of er voldoende ruimte is voor meedenkende partijen en om keuzes te kunnen maken. Als er geen mogelijkheden zijn voor verschillende reële beleidsalternatieven, of burgers van hun individueel belang uitgaan bij een (beleids)vraagstuk dat het algemeen belang dient (bijvoorbeeld handhavingsbeleid), is participatie bij deze opgave niet wenselijk.

Beperkende factoren kunnen zijn: wet- en regelgeving van hogere overheden, eerder beleid of regelgeving van de eigen overheid, financiële beperkingen of gebrek aan commitment van college en raad. b. Is het onderwerp geschikt voor inwoners? Het beleidsonderwerp moet voor individuele inwoners of ten minste voor een bepaalde doelgroep direct van belang en ook begrijpelijk zijn of begrijpelijk gemaakt kunnen worden. c. Is er voldoende tijd? Participatie neemt, in ieder geval in het voortraject van beleidsvorming, tijd in beslag. Is die tijd ook beschikbaar of heeft besluitvorming zoveel haast dat het niet mogelijk is om participatie in te zetten? d. Is er capaciteit en geld? Het organiseren en begeleiden van participatie is arbeidsintensief. Er moet dan ook voldoende capaciteit en geld beschikbaar gesteld kunnen worden. Is een of meer van bovenstaande randvoorwaarden niet aanwezig? Adviseer dan om geen participatie te doen. Zijn tijd en geld de beperkende factor en verwacht je dat de inbreng van inwoners, belanghebbenden wel meerwaarde heeft? Leg dan het dilemma dan voor aan college/raad. 2. Beslissen Heeft de verkenning uitgewezen dat participatie iets toevoegt aan de opgave dan helpen de volgende vragen om per situatie een passende participatie-aanpak te ontwerpen. Onderstaande vier vragen gaan vooral over het ‘waarom’.

Als dat duidelijk is kunnen het “Hoe” en het “Wat” verder uitgewerkt worden.

27

a. Met welk doel kiezen we voor participatie? Het doel dat je met participatie wilt bereiken, geeft richting aan wie je erbij gaat betrekken, wie verantwoordelijk is en wat je met de opbrengsten gaat doen. Mogelijke doelen zijn:  Inzicht in belangen en wensen van betrokkenen  Inzicht in mogelijkheden om tegemoet te komen aan wensen of belangen  Deskundigheid betrekken (het plan wordt er inhoudelijk beter van)  Betrokkenheid/eigenaarschap creëren  Draagvlak peilen Het is daarbij belangrijk af te vragen of de gekozen doelen passen bij de richting van de raad op de vier rollen van de gemeente:  De rechtmatige overheid: hierbij staan rechtszekerheid en voorspelbaarheid centraal  De presterende overheid: hierbij staan resultaat, realisatiekracht en tempo centraal  De netwerkende overheid: hierbij staat het zoeken naar partners en verbindingen centraal en is de gemeente actief maar niet per se leidend  De responsieve overheid: hierbij staan luisteren, inspelen op en aanpassen aan initiatieven en draagvlak in de samenleving centraal b. Wie er bij betrekken? Hiervoor kan gebruik gemaakt worden van een krachtenveldanalyse. Een format hiervoor is opgenomen in de toolbox. Alle verschillende belanghebbenden worden in beeld gebracht met hun belangen, mening over het onderwerp, invloed en welke invloed zij hebben op de resultaten van het project.

Bedenk hierbij welke collega’s uit de organisatie hiervoor informatie kunnen leveren, bijvoorbeeld de contactfunctionarissen. Bij dit onderwerp komt het gesprek over representativiteit en diversiteit ook aan bod. Welke belangen spelen er en hoe wordt er ruimte geboden om deze (evenredig) in te brengen? Speciale aandacht verdienen daarbij de groepen die een groot belang hebben bij het onderwerp, maar weinig invloed hebben, of niet vanzelf aan een participatietraject zullen meedoen. In de THiNK!-app en de toolbox worden verschillende werkvormen aangeboden om verschillende doelgroepen te kunnen benaderen. 3. Afspraken - participatiegraad Bij de start van een participatietraject wordt besproken welke rol de raad heeft in het traject. Is het een onderwerp dat ter besluitvorming naar de raad gaat, dan wordt deze aan de voorkant betrokken. De rol die de raad hierin heeft kan een van de volgende zijn;  Kaderstellend: kaders vaststellen voor het participatietraject (inhoudelijk of op het participatieproces)  Controlerend: voldeed het participatietraject aan de gestelde kaders?  Volksvertegenwoordiger: adviseren over te betrekken belanghebbenden en/of over de vormgeving van het proces op basis van kennis van de lokale situatie.  Verbinder: uitleggen aan de samenleving waarom bepaalde groepen inwoners wel of niet betrokken worden en waarom het proces op deze manier is vormgegeven.

De raad is over het algemeen zelf geen actieve deelnemer in de participatie. De rol van de raad kan per fase van het participatietraject verschillen.

28

-

Welke rol de raad heeft in de verschillende fases van een participatieproces: Rollen

Kadersteller

Controlerend

Volksvertegenwoordiger

Verbinder

Fases participatieproces Initiatie Ontwerp Inventarisatie belangen, ideeën Verwerking Besluitvorming

Noot 

Zorg er ook voor dat je in de initiatieffase al duidelijk hebt of inspraak wettelijk verplicht is en als dat niet het geval is of er toch tot inspraak moet worden besloten.



Bij trajecten die veel impact hebben op de samenleving, is het verstandig om tijd in te plannen met de raad (bijvoorbeeld in een informatieve raadssessie), om samen te bespreken welke rol de raad in welke fase wil innemen.

In de THiNK!-app wordt beschreven hoe de raad bovenstaande rollen per fase in zou kunnen vullen. -

Wat de rol van de belanghebbenden is.



De rol van de belanghebbenden ligt in het verlengde van de doelstellingen. De volgende vragen worden beantwoord: In hoeverre kunnen we de input van belanghebbenden meenemen (tijd)? Hoeveel inspraak kan gegeven worden? Welke vorm van participeren passen we toe? Toelichting: de toepassing van de vorm kan ook anders zijn per doelgroep en per moment, afhankelijk van de timing in je proces. In hoeverre kunnen de deelnemers ideeën geven? Wat kan wel en wat kan niet? Wat is het inhoudelijk kader?

      

Afhankelijk van de participatiegraad kan voor een bepaalde methodiek gekozen worden: o

o

o

(samen)denken (raadplegen, adviseren):  het bestuur bepaalt de agenda maar luistert naar de mening van de deelnemers, zonder de garantie dat dit tot verbintenissen leidt. Het gaat om een open, vrijblijvend gesprek.  deelnemers geven advies, bestuur moet beslissingen argumenteren en terugkoppelen  initiatiefnemers (burgers) adviseren (gevraagd & ongevraagd) de overheid over de inrichting van de samenleving (samen)doen (cocreëren):  deelnemers hebben een keuze en een stem binnen het beslissingsorgaan  initiatiefnemers (inwoners) doen mee, gericht op concrete doelen (samen)besluiten:  deelnemers hebben volledig mandaat voor een bestuurdersrol, bestuur stelt budget en middelen ter beschikking

29



primair leden van de representatieve democratie maar ook inwoners nemen (mede) beslissingen over beleid



Deze drie vormen staan niet afzonderlijk van elkaar maar interacteren, overlappen elkaar in de uitvoering en daarmee interacteren ook de verschillende initiatiefnemers. Wanneer betrokkenen geen inbreng hebben en alleen toehoorder zijn, is er geen sprake van participatie maar van informeren. De gemeente bepaalt zelf de agenda voor besluitvorming en houdt betrokkenen op de hoogte. Plannen worden door de gemeente opgesteld zonder dat belanghebbenden invloed hebben. Zij worden wel geïnformeerd door bijvoorbeeld een wijkbericht, een informatieavond of een website. Toelichting op de vormen: 

(Samen)denken (raadplegen, adviseren) o De uitkomsten worden meegewogen in de oordeelsvorming van het gemeentebestuur. Samen denken gaat over de mogelijkheid om meningen, ervaringen en ideeën in te brengen en uit te wisselen. De gemeente bepaalt zelf de agenda, maar ziet betrokkenen als gesprekspartners bij ontwikkeling van beleid. Meningen, ervaringen en ideeën worden geïnventariseerd, maar zijn voor de gemeente niet bindend. De rol van de participant is geconsulteerde. Plannen worden door de gemeente opgesteld en voorgelegd aan belanghebbenden. De reacties van belanghebbenden worden meegenomen in het vervolgproces. o

De uitkomsten worden gebruikt voor een verbeterde uitwerking van het plan door de gemeente. De gemeente bepaalt de agenda, maar betrokkenen kunnen problemen en oplossingen aandragen. Deze ideeën spelen een volwaardige rol bij het ontwikkelen van beleid. De gemeente verbindt zich in principe aan de resultaten, maar kan bij de uiteindelijke besluitvorming hiervan beargumenteerd afwijken. De rol van de participant is adviseur. De betrokken partijen kunnen ook zelf met een voorstel komen. Dit hoeft niet aan te sluiten op een plan van de gemeente of ontwikkelaar.



(Samen)doen (cocreëren) o De uitkomsten worden gebruikt voor een gezamenlijke uitwerking van het plan. Samen doen gaat over de mogelijkheid om de verantwoordelijkheid voor (een deel van) de uitvoering over te dragen. Samen doen betekent dat elkaar actief opzoeken en versterken bij het uitvoeren van plannen. Gemeente en betrokkenen bepalen samen de agenda en zoeken samen naar oplossingen. De gemeente verbindt zich aan deze oplossingen in de besluitvorming. De rol van de participant is samenwerkingspartner. De betrokkenen zitten zelf aan tafel om over uitgangspunten, een plan of ontwerp mee te denken. Vaak al in een vroeg stadium om ook het proces mede vorm te geven. Dit heet ook wel een open plan proces.



(Samen)besluiten o Uitkomst (meerderheidsvoorkeur) bepaalt welk besluit wordt genomen. Samen besluiten gaat over de mogelijkheid om bij te dragen aan het besluit. Hiermee kies je ervoor (een deel van) het besluit uit handen te geven. De gemeente stelt vooraf eisen aan de manier waarop de meerderheidsvoorkeur wordt vastgesteld (denk aan opkomst/deelname, hoe groot de meerderheid moet zijn, de formulering van de vraag die wordt voorgelegd). 30

Wat doen we met de uitkomsten van een participatieproces? De raad kan (grond)wettelijk vooraf niet gebonden worden aan de uitkomst van een participatieproces. De raad is vrij om te beslissen wat te doen met de uitkomst. De raad neemt altijd kennis van de uitkomsten van het participatietraject. De raad weegt af of en in welke mate de uitkomsten kunnen worden meegenomen in de politieke besluitvorming. De raad formuleert vooraf aan het proces inhoudelijke, financiële en procedurele kaders waaraan de uitkomsten worden getoetst. Ook wordt bij de start van het traject gecommuniceerd over de insteek van de raad in welke mate de uitkomsten worden meegenomen in de politieke besluitvorming. Na besluitvorming moet de raad beargumenteerd kunnen aangeven waarom input wel of juist niet meegenomen is. 4. Startnotitie Stappen 1, 2 en 3 zijn de basis (participatiestrategie) voor de startnotitie die je schrijft bij projecten met veel impact op de samenleving. Een format voor de startnotitie vind je in de toolbox. 5. Uitwerken startnotitie in een plan van aanpak

Wanneer helder is waarom participatie plaatsvindt, wat de participatiegraad is, met wie en onder welke voorwaarden (locatie, tijd, budget) met wie kan een plan van aanpak worden opgesteld. Het plan van aanpak beschrijft het participatieproces in de tijd, de taken en rolverdeling, de participatiemiddelen, werkvormen en communicatiemiddelen. Naast de traditionele participatiemiddelen (zoals bewonersbrief, bewonersavond en klankbordgroep) kun je ook denken aan meer vernieuwende middelen, zoals swipocratie via social media, een internetpanel, een digitaal debat, webinar of een ‘pressure cooker’ om andere doelgroepen te bereiken en meer opbrengst te krijgen. Werkvormen hiervoor kun je vinden in de toolbox.

31

BIJLAGE Checklist participatie aanpak Omgevingswet Participatieaanpak omgevingsvisie Het participatieproces omgevingsvisie heeft twee doelstellingen: a. Het toelichten van de samenhang tussen de verschillende thematische beleidskeuzes in de ontwerp-omgevingsvisie en de vertaling hiervan naar ruimtelijke keuzes; b. Het ophalen van behoeftes en ideeën op het gebied van wonen, werken, recreatie en landschap, stad-landverbindingen, en bereikbaarheid, zodat inzichten uit de samenleving helpen bij het maken van de juiste keuzes en daarmee een zorgvuldig besluitvormingsproces. Het participatieproces omgevingsvisie bestaat uit verschillende onderdelen en is verdeeld over verschillende clusters betreffende de fysieke leefomgeving. Het betreft gebiedsgerichte of opgave gerichte participatie. Bij deze aanpak wordt gebruik gemaakt van een mix van verschillende vormen en worden specifieke doelgroepen benaderd. Het proces bestaat uit de volgende drie stappen: 1. Begrijpen: informeren over de omgevingsvisie en het proces en een eerste bespreking van enkele thema’s fysieke leefomgeving; 2. Creëren: verdiepen op specifieke thema’s en gebieden en verkennen van oplossingsrichtingen; 3. Concluderen: totaalbeeld presenteren en reacties ophalen. Ad. 1 In de eerste stap begrijpen wordt toegelicht wat een omgevingsvisie is en hoe het proces eruitziet.

Ook worden wensen en ideeën op het gebied van wonen, werken, recreatie, landschap, stad-landeverbindingen en bereikbaarheid opgehaald. Ad. 2 In de tweede stap creëren vindt een verdieping in deze thema’s plaats en wordt gezocht naar oplossingsrichtingen. Deelnemers wordt gevraagd naar hun ideeën voor de ruimtelijke ontwikkelingen. Ad. 3 In de laatste stap concluderen, vindt een integrale sessie plaats om te verantwoorden wat er met alle input is de gedaan en om de concept-omgevingsvisie toe te lichten. In de verschillende fasen wordt gebruik gemaakt van diverse participatietools zoals digipanels, popupkraampjes, ronde tafel-bijeenkomsten etc. Participatie is altijd maatwerk en per situatie zal bekeken moeten worden, en gelet op het te behalen doel, wat de meest geschikte tools zijn. Alvorens deze stappen gezet worden, wordt eerst de gemeenteraad via een startnotitie geconsulteerd door het college en gevraagd om een akkoord op de voorgestelde participatieaanpak. In deze startnotitie wordt aangegeven wie de stakeholders en participanten zijn; hoe deze stakeholders en participanten worden betrokken; wanneer de stakeholders en participanten worden betrokken; welke belangen de stakeholders en participanten vertegenwoordigen; wat de rol van de raad en/of stuurgroep in het participatieproces is en wanneer de raad en/of stuurgroep betrokken wordt.

De startnotitie wordt ter besluitvorming aan de gemeenteraad aangeboden en wordt vastgesteld door de raad. Van elke stap in het participatieproces wordt na afloop een rapportage gemaakt. Hieruit is af te leiden welke inbreng is gegeven en hoe deze verwerkt wordt in de concept ontwerp-omgevingsvisie. Met de uitkomsten van het participatieproces wordt de concept ontwerp omgevingsvisie uitgewerkt door het college. 32

De concept ontwerp omgevingsvisie wordt vervolgens ter inzage gelegd voor zienswijzen en daarna uitgewerkt naar een definitief ontwerp. De ontwerp omgevingsvisie wordt ter besluitvorming voorgelegd aan de raad. Participatieaanpak omgevingsplan Het participatieproces omgevingsplan is vergelijkbaar met die van de omgevingsvisie. Ook hier wordt aan de start de gemeenteraad gevraagd om via een startnotitie het voorgestelde participatietraject vast te stellen. Dit geldt met name voor het initiële omgevingsplan betreffende het gehele grondgebied. Deze startnotitie is gebaseerd op een stakeholdersanalyse. Bij eventuele actualisaties van het omgevingsplan wordt er niet een uitgebreide startnotitie opgesteld, maar worden stakeholders en participanten doelgericht benaderd voor het leveren van input. De participatie aanpak bij het omgevingsplan ziet grotendeels op informeren, uitleg geven over wat er met de input van stakeholders en participanten is gedaan, en hoe dit vertaald is naar juridische regels in het plan. De uitkomst wordt besproken met de stakeholders en participanten met behulp van o.a. botsproeven en pop-upstores. Meewegen participatieresultaat in uiteindelijke plan (omgevingsvisie/omgevingsplan) In de omgevingsvisie wordt beschreven hoe de (ruimtelijke) leefomgeving zo kan worden ingericht dat het goed leven, wonen, werken en recreëren blijft in de gemeente.

Het betreft m.a.w. een toekomstvisie (voorheen structuurvisie onder de Wet ruimtelijke ordening). De omgevingsvisie gaat over bijvoorbeeld gebouwen, wegen, parken, een schone lucht en sloten. Maar ook de sociale onderdelen, zoals gezondheid en veiligheid, horen hierbij. Soms zitten daar tegengestelde belangen in. Daarom wordt er naar de fysieke leefomgeving als geheel gekeken en worden per deelgebied prioriteiten gesteld. In de visie worden de kaders hiervoor in grote lijnen geschetst. De uitkomst van het participatieproces in het kader van de omgevingsvisie ziet dan ook veelal op een wenselijke toekomstvisie in grote lijnen. In het omgevingsplan staat opgenomen hoe de omgevingsvisie gerealiseerd wordt door concrete zaken te verbieden of juist mogelijk te maken. Bijvoorbeeld het afdwingen van een dove gevel bij een woning aan een drukke weg of het mengen van woon- en werkbestemmingen. Er wordt bij de weging van de uitkomst van het participatieproces gekeken in hoeverre de ideeën van stakeholders of bijvoorbeeld inwoners nieuw/ander licht werpen op een bepaald deelgebied van de visie of het plan. In hoeverre passen de initiatieven bij de koers uit de visie per deelgebied? In de basis is sprake van uitnodigingsplanologie.

Dit betekent dat de gemeente op hoofdlijnen bepaalt waar ruimtelijk wel of geen veranderingen gewenst zijn met het oog op de lange termijn prognoses en te beschermen waarden. Het is planologie waarbij de gemeente zich uitnodigend en faciliterend opstelt tegenover initiatiefnemers. Deze basishouding is een belangrijk uitgangspunt van de Omgevingswet. De overige randvoorwaarden en succesfactoren voor participatie waarbij gemeente de initiatiefnemer is, staan in de vorige hoofdstukken genoemd. Kortom, de motiveringsplicht van de gemeente is nader uitgewerkt in de participatieaanpak van de kerninstrumenten omgevingsvisie en omgevingsplan. De uitkomst (belangenoogst) van deze 33

participatieprocessen wordt zorgvuldig gewogen en het uiteindelijke doel van deze processen is om te komen tot zorgvuldige en kwalitatieve besluitvorming door de gemeente. Meewegen participatieresultaat in omgevingsvergunning Participatie is geen vervanging van rechtsbescherming. Rechtsbescherming gaat over de gang naar de rechter. Voor de rechtsbescherming sluit de Omgevingswet aan bij de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Het college vergaart bij de voorbereiding van een besluit de nodige kennis over de relevante feiten en de af te wegen belangen en moet het besluit motiveren volgens de Awb. In de omgevingsvergunning moet dus worden aangegeven welke belangen en maatstaven een rol hebben gespeeld bij de belangenafweging. Participatie is een onderdeel van deze belangenafweging. De gemeente is echter niet gebonden aan de inhoudelijke uitkomst van een participatieproces. Interne beoordeling initiatief Ter bevordering van een zorgvuldige voorbereiding en besluitvorming door het bevoegde gezag conform de Awb maakt het college gebruik van een intern beoordelingsdocument. In dit kader staan de volgende stappen: 1. Beoordeling mate van participatie die past bij het initiatief; 2. Beoordeling van de uitkomst/het resultaat van de participatie.

Aan de hand van de complexiteit van de aanvraag en de verwachte impact van het initiatief wordt beoordeeld welke mate van participatie passend is bij het initiatief. Complex is bijvoorbeeld een buitenplanse omgevingsplanactiviteit en/of een activiteit waarbij meerdere bevoegde gezagen betrokken zijn. De impact wordt bepaald aan de hand van:    

het belang de omvang de invloed op de omgeving (bijvoorbeeld sprake van hinder) en maatschappelijke aandacht

Vervolgens wordt gekeken welk niveau van participatie passend is. Is de aanvraag bijvoorbeeld niet complex en is de impact naar verwachting niet groot, dan kan er gekozen worden voor wat lichtere participatietools zoals het sturen van informerende brieven en/of het organiseren van een informerende bewonersavond. Is de aanvraag complex en wordt veel impact verwacht dan horen hier ook andere (zwaardere) participatietools bij, zoals bijvoorbeeld het 1 op 1 contact met omwonden of belangenorganisaties via ronde tafel gesprekken. Er zal in dat geval ook eerder gedacht worden aan het laten meedenken van direct betrokkenen in plaats van alleen te informeren.

34

Afbeelding: voorbeeld levels participatie, gemeente Eindhoven

Als sprake is van een aanvraag buitenplanse omgevingsactiviteit waarbij de initiatiefnemer een participatieplicht heeft, dan zal deze initiatiefnemer via een uitgebreide beschrijving bij zijn aanvraag moeten aangeven hoe het participatieproces gevolgd is en wat de uitkomsten hiervan zijn om te voldoen aan zijn participatieplicht als indieningsvereiste. In deze gevallen is ook sprake van bindend adviesrecht van de raad en zal het college de raad informeren over het initiatief en betrekken in het besluitvormingsproces. Let wel, participatie door de initiatiefnemer is in alle gevallen vormvrij. Dit betekent concreet dat de gemeente niet de HOE bepaalt en dat het de initiatiefnemer is die de vorm, de ingezette participatietools, bepaalt. De interne beoordeling van het initiatief helpt om het gesprek te voeren met de initiatiefnemer aan de intaketafel en biedt het bevoegde gezag (het college) richting om te kunnen beoordelen of zij alsnog gebruik moet maken van haar “stok achter de deur” zoals het starten van een zienswijzeprocedure. Door gebruik te maken van het interne beoordelingsdocument bij het beoordelen van het initiatief, wil het college willekeur zien te voorkomen en dit biedt tevens duidelijkheid aan alle betrokkenen over het vervolg van het proces en hoe het college tot haar motivering is gekomen om wel of niet gebruik te maken van haar stok achter de deur.

35

BIJLAGE Raadsbesluit Hillegom bindend adviesrecht en participatie In onderstaand document staat het besluit van de raad van Hillegom. Voor de onderwerpen die hier benoemd zijn geldt het bindend adviesrecht door de raad én de participatieplicht voor initiatiefnemers.

36