1. Participatiebeleid 'Hillegom werkt samen met de omgeving' v0122.pdf

Participatiebeleid ‘Hillegom werkt samen met de omgeving’ Januari 2022

Oplegnotitie Participatiebeleid ‘Hillegom werkt samen met de omgeving’ Deze oplegger behorend bij het Participatiebeleid ‘Hillegom werkt samen met de omgeving’ biedt een overzicht van de uitgangspunten van Hillegom bij participatietrajecten, zoals vermeld onderaan elk hoofdstuk in het participatiebeleid. Wat is participatie - hoofdstuk 1 De uitgangspunten voor Hillegom:  Met participatie betrekken wij de omgeving bij het ontwikkelen, uitvoeren en evalueren van beleid en/of het realiseren van initiatieven gericht op het verbeteren van de sociale en fysieke omgeving.  Uitgangspunt hierbij is het realiseren van publieke waarde.  Publieke waarde is dat wat er gezamenlijk wordt bereikt voor de samenleving en gebied, oplossingen voor maatschappelijke opgaven.  Voor de start van een traject bepalen we welke publieke waarde belangrijk is voor dit vraagstuk.  De initiatiefnemer van een traject is verantwoordelijk voor het ontwerpen en uitvoeren van een participatie aanpak.  De niveaus van participatie die de gemeente Hillegom inzet zijn; Samen denken, Samen doen, Samen besluiten en Samen leren.  Het informeren van inwoners is geen niveau, dit doen we altijd.  Er is een bewuste afweging nodig over welke rol(len) de gemeente inneemt in een vraagstuk, en de sturingsstijl die daarbij past.

In het kader van opgavegericht werken wordt voorafgaand aan het oppakken van het (participatie)vraagstuk nagegaan welke rol het meest passend is bij het vraagstuk. Participatie in de Omgevingswet - hoofdstuk 2 De uitgangspunten voor Hillegom:  In het kader van de Omgevingswet heeft de gemeenteraad een aantal wettelijke verplichtingen ten aanzien van participatie, zoals: - opstellen van participatiebeleid, inclusief de participatieplicht van initiatiefnemers bij het aanvragen van buitenplanse omgevingsplanactiviteiten - aanwijzen van gevallen waarvoor een participatieplicht zal gelden voor initiatiefnemers bij het aanvragen van een buitenplanse omgevingsplanactiviteit  De kerninstrumenten Omgevingsvisie en Omgevingsplan waarbij de gemeente zelf een participatieplicht heeft en het kerninstrument de omgevingsvergunning waarbij de initiatiefnemer in sommige gevallen een participatieplicht heeft vallen onder de Omgevingswet.  De gemeente heeft een motiveringsplicht participatie als het gaat om de Omgevingsvisie en het Omgevingsplan.  De rol van de gemeenteraad bij deze kerninstrumenten zijn kaderstellend en controlerend.  Bij het kerninstrument omgevingsvergunning ligt de uitvoering van participatie bij de initiatiefnemer.

 De gemeenteraad heeft bij raadsbesluit situaties aangewezen waarin sprake is van een participatieplicht van de initiatiefnemer  Met de initiatiefnemer zal aan de intaketafel het gesprek worden gevoerd over zijn participatieaanpak en dit geldt ook voor de gevallen waarin er geen sprake is van een participatieplicht.

2

  

Het participatieproces van de initiatiefnemer is vormvrij. Dit betekent concreet dat de gemeente niet de HOE bepaalt en dat het de initiatiefnemer is die de vorm, de ingezette participatietools, bepaalt. Dit betekent ook dat de gemeente een aanvraag niet kan weigeren puur vanwege het feit dat de uitkomst van het participatietraject te summier is. De rol van de gemeenteraad bij het kerninstrument omgevingsvergunning is kaderstellend en controlerend.

De gemeente als initiatiefnemer – hoofdstuk 3 De uitgangspunten voor Hillegom:  De gemeente Hillegom is initiatiefnemer wanneer zij beleid wil ontwikkelen of een project wil realiseren en hierbij de omgeving wil betrekken.  De doelen van participatie kunnen zijn: - Inzicht in belangen en wensen van betrokkenen - Inzicht in mogelijkheden om tegemoet te komen aan wensen of belangen - Deskundigheid betrekken (het plan wordt er inhoudelijk beter van) - Betrokkenheid/eigenaarschap creëren - Draagvlak peilen  Als de gemeenteraad later een besluit neemt over het traject, dan stelt de raad aan de voorkant de participatieaanpak, middels een startnotitie, vast.  De raad is over het algemeen zelf geen actieve deelnemer in de participatie als de gemeente initiatiefnemer is.  De verschillende rollen die de raad kan aannemen in een participatie traject, zijn: o Kaderstellend, controlerend, volksvertegenwoordiger en/of verbinder.  De raad kan in de verschillende fasen van een participatietraject verschillende rollen aannemen.  Welke rol de raad heeft wordt met elkaar vastgesteld in de startnotitie.  Het college heeft als taak de raad te informeren over de voortgang van participatie ( als hierover afspraken zijn gemaakt aan de start van het traject). Ook nodigt het college, waar mogelijk, de raad als toehoorder en toeschouwer uit bij participatietrajecten.

 Inwoners spelen een actieve rol wanneer de gemeente beleid maakt. Aan de voorkant wordt afgesproken wat die rol is en deze wordt vastgelegd in een aanpak.  Aan de voorkant wordt met de inwoners eveneens afgesproken hoe zij op de hoogte gehouden worden van het traject en over de resultaten van hun inbreng.  Evalueren is een standaard onderdeel van participatietrajecten.  Goed is goed genoeg wanneer zoveel mogelijk geïnteresseerden en belanghebbenden met verschillende invalshoeken en belangen zijn uitgenodigd om mee te praten, beslissen en/of te werken aan een gezamenlijk vraagstuk.  Het uitgangspunt is in alle gevallen dat ruimte wordt geboden voor input vanuit alle perspectieven zodat een compleet en evenwichtig beeld ontstaat.  De mate waarin de uitkomsten van het participatieproces meewegen bij de besluitvorming, bepaalt het participatieniveau.  De raad kan (grond)wettelijk vooraf niet gebonden worden aan de uitkomst van een participatieproces.  De raad is vrij om te beslissen wat te doen met de uitkomst. De raad weegt af of en in welke mate de uitkomsten kunnen worden meegenomen in de politieke besluitvorming.  Na besluitvorming moet de raad beargumenteerd kunnen aangeven waarom input wel of juist niet meegenomen is.

3

Inwoner als initiatiefnemer – hoofdstuk 4 De uitgangspunten voor Hillegom:        

Ook een inwoner, vereniging of ondernemer kan initiatiefnemer zijn van participatie. De initiatiefnemer is dan verantwoordelijk voor het inrichten en uitvoeren van een participatietraject. Initiatieven vanuit de samenleving hebben hun eigen dynamiek en zijn niet altijd te vangen in een vast werkproces. De gemeente Hillegom kan initiatiefnemers op verschillende manieren ondersteunen bij het vormgeven van participatie bij hun initiatief. Dit is afhankelijk van het soort initiatief. Bij het eerste collegestandpunt over een inwonersinitiatief hoort ook een startnotitie voor participatie. Deze notitie wordt ter kennisname aangeboden aan de raad. Het is dan aan de raad om te beslissen hoe hiermee omgegaan moet worden. Bij een inwonerinitiatief vindt er een goede afstemming plaats tussen het bestuur en de ambtelijke organisatie om te voorkomen dat bijvoorbeeld het eigenaarschap verhuist van de inwoner naar het college of de ambtelijke organisatie. Bij uitdaagrecht of Right to Challenge kan de raad haar rol op verschillende manieren inkleuren – dit is afhankelijk van het initiatief. Voor participatie in het kader van de Omgevingswet geldt voor alle gevallen dat de participatie door initiatiefnemers vormvrij is

Aanpak – hoofdstuk 5 De uitgangspunten voor Hillegom:  Een goede voorbereiding is het halve werk.  Drie stappen zijn hierin cruciaal; verkennen van de aanvraag, beslissen of een participatietraject op zijn plaats is en het maken van afspraken.  Deze stappen staan opgenomen in de ‘Checklist participatie aanpak “  Het stappenplan is onderdeel van de participatie aanpak die wordt opgesteld bij de start van een traject.  De volgende randvoorwaarden gelden voor de kwaliteit van een participatietraject: - Gespreksvoering: aansluiten bij de inwoner, luisteren, oog hebben voor het perspectief van de ander - Helderheid: (beleids)onderwerpen worden zo relevant en concreet mogelijk gemaakt, iedereen snapt het - Transparantie: tijdig wordt informatie verstrekt - Verwachtingen: vooraf is helder wat het doel is van een gesprek/bijeenkomst, wat er wordt verwacht van de betrokkenen en wat er wordt gedaan met het resultaat - Toegankelijkheid: helder is waar men terecht kan, digitaal en fysiek - Adequaat: informatieve bijeenkomsten worden adequaat opgevolgd.

Ook wanneer er niet iets wordt gedaan met een gesprek, informatie dan wordt het teruggekoppeld - Communicatie: helder, zorgvuldig en transparant - Continuïteit: participatie is geen eendagsvlieg, maar betekent volhouden en blijven leren  Voor het zorgvuldig en op maat uitvoeren van participatietrajecten wordt een set aan handvatten, tools en formats beschikbaar gesteld in de toolbox ‘Samen werken met de omgeving’

4

Inhoud Inleiding ................................................................................................................................................... 6 1 Wat is participatie?............................................................................................................................... 8 1.1 Wat is participatie ......................................................................................................................... 8 1.2 Verschil tussen inspraak en participatie........................................................................................ 9 1.3 Initiatiefnemers ............................................................................................................................. 9 1.4 Niveaus van participatie .............................................................................................................. 10 1.5 Wat voor gemeente willen wij zijn? ............................................................................................ 11 2 Participatie en de Omgevingswet....................................................................................................... 13 2.1 Omgevingsvisie en Omgevingsplan .............................................................................................

13 2.2 Omgevingsvergunning ................................................................................................................. 14 2.3 Faciliteren en stimuleren participatieproces initiatiefnemer ..................................................... 15 2.4 Rollen en verantwoordelijkheden gemeenteraad ...................................................................... 15 3 Gemeente als initiatiefnemer............................................................................................................. 17 3.1

Rollen en verantwoordelijkheden ......................................................................................... 17

De raad .......................................................................................................................................... 17 Het college ..................................................................................................................................... 18 Inwoners ........................................................................................................................................ 18 3.2 Diversiteit belanghebbenden ...................................................................................................... 20 3.3 Werkwijze .................................................................................................................................... 21 4 Inwoner als initiatiefnemer ................................................................................................................ 23 4.1 Rollen en verantwoordelijkheden ............................................................................................... 23 5 Aanpak ................................................................................................................................................ 25 5.1 Randvoorwaarden voor de kwaliteit van het participatieproces ................................................

25 5.2 Intaketafel ................................................................................................................................... 25 5.3 Toolbox ........................................................................................................................................ 25 BIJLAGEN ............................................................................................................................................... 27

5

Inleiding Het document dat voor u ligt is bedoeld om handvatten te geven bij participatieprocessen. Van het gemeentebestuur tot medewerkers van de gemeente, tot inwoners en initiatiefnemers. Het kan zijn dat delen uit het stuk bekend terrein voor u zijn. Toch hebben we tijdens het opstellen van dit document gemerkt dat participatie niet voor iedereen even vanzelfsprekend is en dat mensen veel verschillende associaties hebben bij het woord ‘participatie’. Het helpt dan om vanuit een gezamenlijke visie te starten. Dat is dan ook een belangrijk doel van dit stuk: inzicht en houvast bieden bij participatieprocessen. Met het wetsvoorstel 'Versterking participatie op decentraal niveau' wil het kabinet de verplichte inspraakverordening verbreden tot een participatieverordening. Het kabinet beoogt met de wet niet alleen om inwoners invloed te geven op de voorbereiding van gemeentelijk beleid, maar ook op de uitvoering en evaluatie van beleid. In de participatieverordening kunnen gemeenten ook de spelregels rondom het uitdaagrecht (de Nederlandse variant van Right to Challenge1) vastleggen. Dit participatiebeleid “Hillegom werkt samen met de omgeving” dient als basis voor de participatieverordening die na het vaststellen van het beleid opgesteld wordt.

In “Samen meer bereiken 2018-2022” wordt de ambitie van de gemeente Hillegom beschreven over de verbinding met en binnen de samenleving. “Wij gaan bevorderen dat inwoners meer naar elkaar omzien. Daarmee neemt de sociale cohesie toe en creëren we een (inclusieve) samenleving waarin op basis van gelijkheid alle generaties naar vermogen mee kunnen doen. Wij staan open voor initiatieven van bewoners en participatie door initiatiefnemers als het bijdraagt aan het versterken van de leefomgeving en sociale cohesie”2. Voor de gemeente staat participatie hoog op de agenda. ‘Ja, mits’ is het uitgangspunt van participatie waarbij het geen doel op zich is maar alleen wordt ingezet waar nodig en op maat. Waar de overheid wel en niet van is leidt weleens tot discussies. De gemeente Hillegom wil hierover graag helder zijn als het gaat over participatie door dit met elkaar te bespreken. Door iedereen goed te informeren en ervoor te zorgen dat er ruimte is voor belanghebbenden om eigen inbreng te leveren én dat die inbreng gerespecteerd wordt, zorgt voor wederzijds vertrouwen in de relatie. Dit doet de gemeente door inwoners te betrekken bij de diverse ontwikkelingen in hun omgeving. Daarbij past een gemeente die weet wat er leeft in de samenleving, die inwoners proactief betrekt bij het opstellen van beleid en die initiatiefnemers ondersteunt bij het realiseren van hun plannen.

Voor een democratisch samenspel in participatietrajecten zijn heldere afspraken essentieel. Helderheid over de rollen en verantwoordelijkheden is belangrijk voor een zorgvuldige uitvoering. Daarnaast is het nodig om van tijd tot tijd met elkaar te checken of de afspraken die we maken nog aansluiten bij de actualiteit. In dit participatiebeleid leest u welke kaders Hillegom stelt bij de start van participatieprocessen en welke rollen en verantwoordelijkheden er gelden voor inwoners, raad, college en ambtenaren binnen de verschillende participatievormen. De kaders helpen bij een gedeeld beeld over participatie en de uitvoering om de gewenste resultaten te behalen, het vergroten van de publieke waarde.

1

Zie voor een toelichting: Wat is het Right to Challenge en waar komt het vandaan? | VNG ‘ Samen meer bereiken’ 2018-2022, Bevolkingsbelangen Hillegom, CDA Hillegom. Hillegom, 20 april 2018, 29 pagina’s. 2

6

Met het beleid in de hand spreken we dezelfde taal, hebben we heldere richtlijnen voor participatie in Hillegom en weten we welke afwegingen we maken voor het inrichten van een participatieproces. Daarmee zijn verwachtingen voor alle betrokkenen en initiatiefnemers duidelijker. In de toolbox “Samen werken met de omgeving” worden handvatten en instrumenten opgenomen voor participatietrajecten die gestart worden. De tools in deze box zijn bruikbaar voor raadsleden, collegeleden, ambtenaren en initiatiefnemers. Leeswijzer In hoofdstuk 1 leest u wat participatie is, welke vormen van initiatief en participatie te onderscheiden zijn. Ook wordt er ingegaan op het keuzevraagstuk wat voor gemeente Hillegom wil zijn. Hoofdstuk 2 gaat in op participatie in het kader van de Omgevingswet. Hoofstuk 3 en 4 gaan respectievelijk in op de gemeente en de inwoner als initiatiefnemer en de rollen en verantwoordelijkheden die daarbij horen. Hoofdstuk 5 gaat in op de aanpak van participatietrajecten en de randvoorwaarden. Elk hoofdstuk wordt afgesloten met een opsomming van de uitgangspunten.

7

1 Wat is participatie? 1.1 Wat is participatie Participatie betekent letterlijk actieve deelname, inzet van een groep mensen voor een vraagstuk. Anders gezegd, samenwerken. Participatie werkt optimaal wanneer belanghebbenden tijdig worden betrokken bij het ontwikkelen, uitvoeren en evalueren van beleid en/of het realiseren van initiatieven gericht op het verbeteren van de sociale en fysieke omgeving. De rollen van inwoners en gemeenten zijn gedurende de tijd veranderd; tegenwoordig wordt de verantwoordelijkheid meer bij de inwoners neergelegd en ondersteunt de overheid waar gewenst. Spreekwoordelijk gezegd: geef geen vis maar leer de mensen vissen. Een andere ontwikkeling is dat waar het effect van beleid vroeger vooral op prestaties (output) werd beoordeeld, het tegenwoordig vanwege die veranderende rollen ook meer op maatschappelijke effecten of publieke waarde (outcome) wordt beoordeeld. Publieke waarde is dat wat er gezamenlijk wordt bereikt voor de samenleving en gebied, oplossingen voor maatschappelijke opgaven.

Bij het realiseren van publieke waarde zijn de volgende drie vragen essentieel: wat wil je als gemeente, wat kun je en waar krijg je steun voor? Publieke waarde kan alleen ontstaan door participatie en draagvlak van belangrijke stakeholders, op een manier die legitiem is en vertrouwen wekt bij de samenleving en wat wordt gereflecteerd in de dagelijkse bedrijfsvoering en besturing. Het gaat hierbij om het gezamenlijk vinden van de balans tussen individuele, commerciële en algemene belangen.

Figuur 1 Veranderende verhoudingen tussen overheid, markt en gemeenschap. Bron: Vander Steen, Van Twist, Chin-A-Fat & Kwakkelstein, 2013

Quote ‘De gemeente Oss heeft publieke waarde gecreëerd door het gemeentelijk vastgoed efficiënter en effectiever te gebruiken. Veel meer maatschappelijk relevante activiteiten vonden een plek in die gebouwen. Tegelijkertijd zijn kosten bespaard door het slimmer te organiseren. Een mooi voorbeeld waarin effectiviteit en efficiency, materiële en immateriële waarden in elkaars verlengde liggen3.’

3

gezegd door Bestuurskundige Paul ’t Hart over publieke waarde: 'Gewoon doen alsóf je erover gaat' Onderdeel van VNG Magazine nummer 7 (2017)

8

1.2 Verschil tussen inspraak en participatie Er is een duidelijk verschil tussen inspraak en participatie. Inspraak houdt in ‘reageren op iets wat voorligt’, reageren op plannen die er al liggen. Participatie gaat over de mogelijkheid om actief mee te denken, doen of beslissen vanaf het voortraject van beleids- en projectvorming. In het kader van de Omgevingswet kan er na een participatietraject door een initiatiefnemer alsnog sprake zijn van inspraak. Als het bevoegd gezag voor het verlenen van een omgevingsvergunning van mening is dat de initiatiefnemer onvoldoende aan participatie heeft gedaan, dan kan alsnog een zienswijzeprocedure (bezwaar) ingediend worden om dat aan te geven.

1.3 Initiatiefnemers Elk participatietraject start met een initiatief. De initiatiefnemer kan de gemeente of een inwoner zijn. Onder inwoner wordt ook verstaan een groep inwoners, (sociale) onderneming, vereniging of maatschappelijke organisaties. Uiteraard kunnen er ook andere partijen dan de gemeente initiatiefnemer zijn zoals de provincie, het Rijk, waterschappen of een buurgemeente. Er wordt dan aan de voorkant bekeken welke rol en welk belang de gemeente Hillegom hierin neemt. Na een korte toelichting in deze paragraaf wordt in respectievelijk hoofdstuk 3 en 4 dieper ingegaan op de rollen en verantwoordelijkheden van de gemeente en de inwoner als initiatiefnemer. In algemene zin geldt dat de initiatiefnemer van een participatietraject verantwoordelijk is voor het ontwerpen en uitvoeren van een participatie aanpak. De initiatiefnemer denkt na over wie betrokken moet worden bij het traject en zorgt voor het ophalen van de verschillende belangen. Het uitgangspunt hierbij is dat aan het einde van het traject de meningen standpunten en belangen van anderen zo goed mogelijk in beeld zijn zodat een gewogen besluit genomen kan worden. Overheidsinitiatief, de gemeente neemt het initiatief Het doel van participatie voor de gemeente als initiatiefnemer is het realiseren van publieke waarde in samenwerking met maatschappelijke partners, ondernemers en de inwoners zelf.

De gemeente is in de volgende situaties initiatiefnemer: - De gemeente wil beleid ontwikkelen of een project realiseren en inwoners, ondernemers en/of verenigingen kunnen hierbij betrokken worden. Denk bijvoorbeeld aan het opstellen van de sportnota of het herinrichten van een straat. - De gemeente neemt initiatief voor een eigen plan/project. Denk bijvoorbeeld aan de tijdelijke invulling van een braakliggend terrein of een onderzoek naar de woonbehoefte. - De gemeente neemt het initiatief voor het opstellen van een Omgevingsplan of Omgevingsvisie als onderdeel van de Omgevingswet. Inwonerinitiatief Inwoners kunnen initiatieven nemen voor verschillende doelen. Grofweg maken we een onderscheid in inwonerinitiatieven in algemene, maatschappelijke zin (sociale omgeving) en die specifiek onder de Omgevingswet (fysieke omgeving) vallen: - Een groepje inwoners wil een project voor integratie van arbeidsimmigranten realiseren (sociale omgeving). Het proces wordt in sterke mate door de groep inwoners getrokken en de gemeente denkt of doet mee vanuit haar expertise en kaderstellende rol. - Een persoon neemt met een paar buren en een ondernemer in de wijk het initiatief om een buurttuin op een braakliggend terrein te realiseren (fysieke omgeving). Hiervoor is toestemming nodig van de gemeente. In hoofdstuk 4 Inwoner als initiatiefnemer wordt dieper ingegaan op deze vorm. 9

1.4 Niveaus van participatie De gemeente moet haar inwoners altijd goed informeren. Communiceren over nieuwe voorzieningen, komende werkzaamheden bijvoorbeeld of over het voornemen om iets te wijzigen in de buitenruimte. Deze informatie stelt de inwoners in staat om te kunnen participeren. Er is dan ook pas sprake van participatie als inwoners kunnen bijdragen aan de ontwikkeling, de uitvoering of evaluatie van beleid. Onder participatie vallen de volgende participatievormen: Samen denken gaat over de mogelijkheid om meningen, ervaringen en ideeën in te brengen en uit te wisselen. Bij samen denken verkennen gemeenschap en overheid samen welke publieke waarde belangrijk is. Dat kan voor één thema zijn (wat voor onderwijs willen we, hoe richten we een rotonde in), maar het kan ook over meerdere thema’s gaan of over een vraagstuk dat de gehele gemeenschap raakt. Samen doen gaat over de mogelijkheid om de verantwoordelijkheid voor (een deel van) de uitvoering over te dragen. Samen doen betekent elkaar actief opzoeken en versterken bij het uitvoeren van plannen. Overheid en samenleving bouwen samen aan publieke waarde. Wie welk deel voor zijn rekening neemt bij het ‘doen’, wordt samen bepaald. De afspraak kan bijvoorbeeld zijn dat de gemeente het groot onderhoud van het groen doet en de buurt het klein onderhoud.

De gemeente kan ook budget beschikbaar stellen waarmee de inwoners zelf de uitvoering regelen. Samen besluiten gaat over de mogelijkheid om inwoners te laten bijdragen aan het besluit, bijvoorbeeld welke speeltoestellen er op een bepaalde speelplaats komen ( zie het voorbeeld in hoofdstuk 3). Wanneer gekozen wordt voor deze manier van participatie is het belangrijker dan bij de andere twee opties, om vooraf helderheid te scheppen over de rol van de raad en van het college. De kaders waarbinnen beslissingen genomen kunnen worden moeten heel duidelijk zijn. Samen leren Door samen te leren van de opgedane ervaringen met participatietrajecten van planvorming tot en met uitvoering en eveluatie, krijgen alle betrokken partijen meer grip op het proces zodat de ‘chemie’ tussen gemeenschap en gemeente verder verbetert. Leertrajecten leiden tot nieuwe inzichten, waardevolle feedback en reflecties en uiteindelijk tot een betere (onderlinge) samenwerking. Bovenstaande participatievormen sluiten aan op de door Hillegom eerder gebruikte participatieladder. Bij deze termen gaat het ook om de juiste verdeling van invloed; hoeveel invloed is er nodig, hoeveel invloed deelt een gemeente en hoeveel invloed willen inwoners (van de gemeente)? De verdeling van invloed tussen overheden en inwoners in participatieprocessen van informeren tot meebeslissen wordt hieronder toegelicht.

Tussen haakjes staat per processtap het bijpassende participatieniveau aangegeven:  Informeren (geen niveau, doen we altijd): het bestuur bepaalt de agenda voor besluitvorming en houdt de inwoners met objectieve informatie op de hoogte. Er wordt zelfstandig beleid gevoerd waar inwoners vragen over kunnen stellen  Raadplegen (samen denken): het bestuur bepaalt de agenda maar luistert naar de mening van de deelnemers, zonder de garantie dat dit tot verbintenissen leidt. Het gaat om een open, vrijblijvend gesprek  Adviseren (samen denken): deelnemers geven advies, bestuur moet beslissingen beargumenteren en terugkoppelen  Cocreëren (samen doen): deelnemers hebben een keuze en een stem binnen het beslissingsorgaan 10



Meebeslissen (samen besluiten): deelnemers hebben volledig mandaat voor een bestuurdersrol, bestuur stelt budget en middelen ter beschikking

Overige vormen van participeren Er zijn nog andere manieren voor inwoners om aan de voorkant invloed uit te oefenen op het besluitvormingsproces van het gemeentebestuur. Het Right to Challenge of uitdaagrecht biedt inwoners de mogelijkheid om taken van de overheid over te nemen als zij denken het slimmer, goedkoper, beter of anders te kunnen doen. De relatie tussen overheid en inwoners is dan opdrachtgever-opdrachtnemer. Een initiatiefnemer vraagt dan aan de gemeente om samen denken, samen doen of bijvoorbeeld samen besluiten. Inwoners kunnen ook bijvoorbeeld een voorstel agenderen voor de raad als zij voldoende handtekeningen hebben opgehaald. De raad beslist dan over dit zogeheten burgerinitiatief. Ook bestaat er het spreekrecht waarmee inwoners invloed kunnen uitoefenen op de besluitvorming van de raad en de mogelijkheid tot het indienen van een zienswijze op een plan van de gemeente.

1.5 Wat voor gemeente willen wij zijn? De rollen van de overheid en de samenleving zijn aan verandering onderhevig. Gelet op deze ontwikkelingen kan de gemeente niet automatisch terugvallen op haar traditionele sturingsstijlen. Er is een bewuste afweging nodig over welke rol(len) de gemeente inneemt in een vraagstuk, en de sturingsstijl die daarbij past. In het kader van opgavegericht werken wordt voorafgaand aan het oppakken van het (participatie)vraagstuk nagegaan welke rol het meest passend is bij het vraagstuk. Hiervoor kan gebruikt gemaakt worden van het kwadrantenmodel van de Nederlandse School voor Openbaar Bestuur (NSOB) met de rollen en sturingsperspectieven voor de overheid.

Dit kwadrant kan worden meegenomen in de gesprekken aan de start van een nieuw participatietraject en het ontwerp van een aanpak. Het helpt om na te denken over de relatie met anderen en het maakt opties inzichtelijk voor bewuste variatie in het handelen.

11

De ene rol is niet beter dan de andere; welke het meest passend is hangt af van het vraagstuk en de context. Een juiste keuze voor een rol die past bij het vraagstuk – en het gebruik van de daarbij behorende instrumenten – vergroot de kans op het gewenste resultaat. Gelet op de opgave, het speelveld van partijen en de politieke context, zal één van de rollen dominant zijn, maar daarnaast moet worden afgewogen hoe de andere rollen worden ingevuld. Bijvoorbeeld als een netwerkende rol de voorkeur heeft, hoe wordt daarbij dan de democratische verantwoording georganiseerd en hoe wordt de aanpak juridisch kloppend? Centraal staat dat zowel de gekozen overheidsrol als de gekozen vorm van participatie past bij de opgave. Het kwadrant bepaalt vooral waar de verantwoordelijkheid voor het organiseren van de participatie ligt, dus wie de initiatiefnemer is;  In de rechtmatige rol is de gemeente initiatiefnemer en verantwoordelijk voor het inrichten van participatie, al dan niet wettelijk verplicht. Dit is nodig om belangen te kunnen meewegen, gebruik te maken van externe kennis en ervaring en om door externe meedenkkracht tot beter beleid te komen. Een gemeente die in haar rechtmatige rol bijvoorbeeld nieuwe wetgeving maakt, kan hierover een consultatie organiseren, maar kan ook een advies vragen aan stakeholders.

 Bij de presterende rol is de gemeente eindverantwoordelijk voor participatie, maar deze kan de vormgeving en uitvoering overlaten aan een uitvoerende partij.  Bij de samenwerkende rol zijn de samenwerkingspartners (waarvan de overheid er één is) gezamenlijk verantwoordelijk voor participatie door partijen die niet aan het samenwerkingsverband deelnemen. De samenwerking tussen de gemeente en de samenwerkingspartners is op zichzelf geen participatie te noemen; dat zou geen recht doen aan de gelijkwaardigheid van de partijen.  Bij een responsieve overheid tenslotte zijn initiatiefnemers verantwoordelijk voor het organiseren van participatie door belanghebbenden. De gemeente kan één van de participanten zijn. De gemeente kan bij het steunen van een initiatief participatie door overige belanghebbenden als voorwaarde stellen.

De uitgangspunten voor Hillegom:  Met participatie betrekken wij de omgeving bij het ontwikkelen, uitvoeren en evalueren van beleid en/of het realiseren van initiatieven gericht op het verbeteren van de sociale en fysieke omgeving.  Uitgangspunt hierbij is het realiseren de publieke waarde.  Publieke waarde is dat wat er gezamenlijk wordt bereikt voor de samenleving en gebied, oplossingen voor maatschappelijke opgaven.  Voor de start van een traject bepalen we welke publieke waarde belangrijk is voor dit vraagstuk.  De initiatiefnemer van een traject is verantwoordelijk voor het ontwerpen en uitvoeren van een participatie aanpak.  De niveaus van participatie die de gemeente Hillegom inzet zijn; Samen denken, Samen doen, Samen besluiten en Samen leren.  Het informeren van inwoners is geen niveau, dit doen we altijd.  Er is een bewuste afweging nodig over welke rol(len) de gemeente inneemt in een vraagstuk, en de sturingsstijl die daarbij past. In het kader van opgavegericht werken wordt voorafgaand aan het oppakken van het (participatie)vraagstuk nagegaan welke rol het meest passend is bij het vraagstuk.

12

2 Participatie en de Omgevingswet De Omgevingswet stimuleert vroegtijdige participatie waarmee op tijd belangen, meningen en creativiteit op tafel liggen. In het kader van de Omgevingswet heeft de gemeenteraad een aantal wettelijke verplichtingen ten aanzien van participatie, zoals: 1. opstellen van participatiebeleid, inclusief de participatieplicht van initiatiefnemers bij het aanvragen van buitenplanse omgevingsplanactiviteiten 2. aanwijzen van gevallen waarvoor een participatieplicht zal gelden voor initiatiefnemers bij het aanvragen van een buitenplanse omgevingsplanactiviteit Participatie in de Omgevingswet wordt gekoppeld aan de kerninstrumenten van deze wet. Enerzijds zijn dit de kerninstrumenten omgevingsvisie en omgevingsplan. Hierbij heeft de gemeente altijd een participatieplicht. Anderzijds is dat het kerninstrument de omgevingsvergunning, waarbij de initiatiefnemer in sommige gevallen een participatieplicht heeft.

De bovengenoemde splitsing in kerninstrumenten maakt het mogelijk om vragen te beantwoorden als: Bij wie ligt de verantwoordelijkheid voor een goed doorlopen participatietraject?; Welke rol heeft de raad en het college in dit participatietraject?; En kan de raad of het college iets vinden over de inhoud en vorm van het gevolgde participatietraject? In 2021 heeft de gemeenteraad besloten voor welke activiteiten onder het omgevingsplan een participatietraject verplicht is, zie bijlage Raadsbesluit Hillegom bindend adviesrecht en participatie. In onderstaande paragrafen wordt verder ingegaan op de omgevingsvisie, -plan en –vergunning. In de bijlage is een ‘Checklist participatie aanpak Omgevingswet’ opgenomen.

2.1 Omgevingsvisie en Omgevingsplan De gemeente heeft een motiveringsplicht participatie. Dit betekent dat de gemeente bij het vaststellen van de kerninstrumenten omgevingsvisie en omgevingsplan moet aangegeven hoe burgers, bedrijven, maatschappelijke organisaties en bestuursorganen bij de voorbereiding zijn betrokken en wat de resultaten daarvan zijn. De motiveringsplicht ziet toe op: HOE zijn participanten betrokken en WAT zijn de resultaten? Om aan deze verplichting te voldoen beschrijft de gemeente duidelijk hoe partijen zijn benaderd, wie waren er betrokken, hoe partijen hun inbreng hebben gegeven en wat met de inbreng is gedaan, dus ook welke afwegingen gemaakt zijn. Zo blijkt uit de motivering ook of recht is gedaan aan de gelijkwaardigheid van alle partijen.

13

2.2 Omgevingsvergunning Bij het kerninstrument omgevingsvergunning ligt de uitvoering van participatie bij de initiatiefnemer.

Afbeelding VNG: overzicht participatieproces intake- en omgevingstafel

Met de initiatiefnemer zal aan de intaketafel het gesprek worden gevoerd over zijn participatieaanpak. Dit geldt ook voor de gevallen waarin er geen sprake is van een participatieplicht. Gezamenlijk (ook met de betrokken stakeholders) zal de complexiteit van de aanvraag, de impact van het initiatief en het participatielevel besproken worden. De gemeente faciliteert op deze manier dat de initiatiefnemer een geïnformeerde keuze kan maken over het te volgen participatieproces en de in te zetten participatietools. Participatieplicht initiatiefnemer De gemeenteraad heeft bij raadsbesluit situaties aangewezen waarin sprake is van een participatieplicht van de initiatiefnemer, zie bijlage Raadsbesluit Hillegom bindend adviesrecht en participatie. Hierbij is een koppeling gemaakt met de lijst van onderwerpen waarbij de gemeenteraad een bindend adviesrecht heeft. Het gaat om activiteiten die niet mogelijk zijn volgens het omgevingsplan: de zogenoemde buitenplanse omgevingsplanactiviteiten. Staat de aangevraagde buitenplanse omgevingsactiviteit op de hiervoor genoemde lijst, dan moet de initiatiefnemer bij zijn aanvraag omgevingsvergunning aangeven: 

OF burgers, bedrijven, maatschappelijke organisaties en bestuursorganen bij de voorbereiding van de aanvraag zijn betrokken;



Indien ja, dan verstrekt de aanvrager bij de aanvraag gegevens over HOE zij zijn betrokken en WAT de resultaten daarvan zijn.

14

Het participatieproces van de initiatiefnemer is vormvrij. Dit betekent concreet dat de gemeente niet de HOE bepaalt en dat het de initiatiefnemer is die de vorm, de ingezette participatietools, bepaalt. Dit betekent ook dat de gemeente een aanvraag niet kan weigeren puur vanwege het feit dat de uitkomst van het participatietraject te summier is. Mocht het bevoegde gezag van mening zijn dat de uitkomst te summier is dan heeft zij volgens de VNG nog de volgende mogelijkheden:   

op eigen initiatief belanghebbenden benaderen; de initiatiefnemer vragen om zijn participatieproces uit te breiden (dit kan alleen vragend, niet gebiedend); of het starten van een zienswijzeprocedure

2.3 Faciliteren en stimuleren participatieproces initiatiefnemer De Omgevingswet hecht veel waarde aan een (goed) doorlopen participatieproces door zowel de gemeente als de initiatiefnemer en het daarmee vroegtijdig in kaart brengen van de belangen en wensen die spelen in de fysieke leefomgeving. De gemeente heeft zich dit tevens als doel gesteld, middels het stimuleren en faciliteren van initiatiefnemers om te kiezen voor participatie bij de voorbereiding van hun aanvraag. Dit geldt niet alleen voor aanvragen van buitenplanse, maar ook voor binnenplanse omgevingsplanactiviteiten. De gemeente maakt op grond van de wettelijke verplichtingen t.a.v. participatie in de Omgevingswet en ter bevordering en stimulering van toepassing van het participatieproces in de praktijk, naast dit participatiebeleid de volgende producten (zie Toolbox):   

Handreiking participatie voor de initiatiefnemer Hulpmiddel voor het college voor het toetsen van participatieaanpak initiatiefnemer (intern beoordelingsdocument initiatief) Hulpmiddel (praatplaat) voor aan de intake- en omgevingstafel

2.4 Rollen en verantwoordelijkheden gemeenteraad De rollen en verantwoordelijkheden van de gemeenteraad verschilt per kerninstrument. Omgevingsvisie en Omgevingsplan Kaderstellend:  De gemeenteraad stelt de participatiekaders vast ten behoeve van de gemeentelijke motiveringsplicht (participatiebeleid);  De gemeenteraad stelt de participatie aanpak middels een startnotitie; Controlerend:  De gemeenteraad controleert de uitvoering van de participatieprocessen door het college. Omgevingsvergunning Kaderstellend:  De gemeenteraad wijst vooraf gevallen van buitenplanse omgevingsplanactiviteiten aan waarvoor een bindend adviesrecht van de raad en een participatieplicht voor initiatiefnemers van toepassing is;

15

Controlerend:  De gemeenteraad controleert de uitvoering van de besluitvormingsprocedure omgevingsvergunning door het college wanneer sprake is van een bindend adviesrecht van de raad en een participatieplicht voor de initiatiefnemer.

De uitgangspunten voor Hillegom:  In het kader van de Omgevingswet heeft de gemeenteraad een aantal wettelijke verplichtingen ten aanzien van participatie, zoals: - opstellen van participatiebeleid, inclusief de participatieplicht van initiatiefnemers bij het aanvragen van buitenplanse omgevingsplanactiviteiten - aanwijzen van gevallen waarvoor een participatieplicht zal gelden voor initiatiefnemers bij het aanvragen van een buitenplanse omgevingsplanactiviteit  De kerninstrumenten Omgevingsvisie en Omgevingsplan waarbij de gemeente zelf een participatieplicht heeft en het kerninstrument de omgevingsvergunning waarbij de initiatiefnemer in sommige gevallen een participatieplicht heeft vallen onder de Omgevingswet.  De gemeente heeft een motiveringsplicht participatie als het gaat om de omgevingsvisie en het omgevingsplan.  De rol van de gemeenteraad bij deze kerninstrumenten kaderstellend en controlerend.  Bij het kerninstrument omgevingsvergunning ligt de uitvoering van participatie bij de initiatiefnemer.  De gemeenteraad heeft bij raadsbesluit situaties aangewezen waarin sprake is van een participatieplicht van de initiatiefnemer  Met de initiatiefnemer zal aan de intaketafel het gesprek worden gevoerd over zijn participatieaanpak en dit geldt ook voor de gevallen waarin er geen sprake is van een participatieplicht.

 Het participatieproces van de initiatiefnemer is vormvrij. Dit betekent concreet dat de gemeente niet de HOE bepaalt en dat het de initiatiefnemer is die de vorm, de ingezette participatietools, bepaalt.  Dit betekent ook dat de gemeente een aanvraag niet kan weigeren puur vanwege het feit dat de uitkomst van het participatietraject te summier is.  De rol van de gemeenteraad bij het kerninstrument omgevingsvergunning is kaderstellend en controlerend.

16

3 Gemeente als initiatiefnemer De gemeente is initiatiefnemer wanneer zij beleid wil ontwikkelen of een project wil realiseren en hierbij de omgeving wil betrekken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het opstellen van de Regionale Energie Strategie, een sportnota of beleid rondom mobiliteit. Drie stappen zijn hierin cruciaal; verkennen van de aanvraag, beslissen of een participatietraject op zijn plaats is en zo ja onder welke voorwaarden, en afspraken maken over de uitvoering. In de bijlage ‘Checklist participatie aanpak gemeente als initiatiefnemer, van binnen naar buiten’ worden deze fases verder toegelicht. Deze aanpak is de “start” van een participatietraject. Participatie helpt bij de vertrouwensrelatie tussen overheid en samenleving en is een manier om met elkaar in gesprek te gaan of zelfs samen te werken. Participatie draagt ook bij aan doelmatigheid in de planvorming en uitvoering. Het kost tijd, met elkaar in gesprek gaan maar het levert ook juist heel veel op. De doelen van participatie zijn: • Inzicht in belangen en wensen van betrokkenen • Inzicht in mogelijkheden om tegemoet te komen aan wensen of belangen • Deskundigheid betrekken (het plan wordt er inhoudelijk beter van) • Betrokkenheid/eigenaarschap creëren • Draagvlak peilen

3.1 Rollen en verantwoordelijkheden Wanneer is de raad aan zet als de gemeente initiatiefnemer is? Als de gemeenteraad later een besluit neemt over het traject, dan stelt de raad aan de voorkant de participatieaanpak middels een startnotitie vast. Dit is met name gewenst bij een traject waarbij sprake is van grote en tegengestelde belangen en bij ruimtelijke projecten waarbij het besluit uiteindelijk wordt genomen door de gemeenteraad. Zo kan de gemeenteraad een beter beeld krijgen van alle inspanningen die gedaan worden en is de rol van de raad zelf helder. In andere gevallen stelt het college of management de aanpak vast en kan ervoor gekozen worden de startnotitie ter informatie toe te sturen aan de raad.

De raad De rol van de gemeenteraad bij participatie is niet altijd dezelfde, simpelweg omdat participatie niet altijd hetzelfde is. De verschillende rollen die de raad kan aannemen, zijn: • Kaderstellend: kaders vaststellen voor het participatietraject (inhoudelijk of op het participatieproces) • Controlerend: voldeed het participatietraject aan de gestelde kaders? • Volksvertegenwoordiger: adviseren over te betrekken belanghebbenden en/of over de vormgeving van het proces op basis van kennis van de lokale situatie • Verbinder: uitleggen aan de samenleving waarom bepaalde groepen inwoners wel of niet betrokken worden en waarom het proces op deze manier is vormgegeven. De raad is over het algemeen zelf geen actieve deelnemer in de participatie Van te voren moet duidelijk zijn wat de gemeenteraad verwacht van een participatietraject én wat anderen van de raad mogen verwachten. Ook kan de raad in de verschillende fasen van een participatietraject verschillende rollen aannemen. Welke rol de raad heeft wordt met elkaar vastgesteld in de startnotitie.

17

De raad kan ook zelf het initiatief nemen tot participatie ter versterking van de eigen rollen (kaderstellend, controlerend, volksvertegenwoordiger en verbinder). Dit biedt met name kansen voor de kaderstellende rol van de raad. De raad kan inwoners of andere stakeholders uitnodigen om in een vroeg stadium mee te denken over wélke kaders of speerpunten de raad meegeeft aan het college omtrent een vraagstuk. Bijvoorbeeld in het kader rondom het opstellen van een energie strategie. De raad kan tijdens en/of na het traject toetsen op de zorgvuldigheid van het proces en de besluitvorming:  Zijn alle belangen meegewogen en alle betrokkenen gehoord?  Is er voldoende gedaan om te zorgen dat verschillende relevante (groepen van) personen werden betrokken, zodat de input voor de gemeente representatief is?  Heeft een impact- en stakeholdersanalyse plaats gevonden?  Zijn de afspraken, te nemen stappen en resultaten vastgelegd?  Is er op een zorgvuldige manier opvolging gegeven aan de afspraken?

Het college Om door de raad het proces van participatie te kunnen controleren en de uitkomsten goed mee te wegen, heeft het college de volgende taken:  Als hierover aan het begin van het traject afspraken zijn gemaakt, informeert het college de raad over de voortgang van participatie.  Het college nodigt, waar mogelijk, de raad uit als toehoorder en toeschouwer bij participatie. Dat sluit goed aan bij de rol die de raad heeft als volksvertegenwoordiger. Zo is voor inwoners zichtbaar dat hun raadsleden horen wat zij belangrijk vinden.

Inwoners Inwoners spelen een actieve rol wanneer de gemeente beleid maakt. Aan de voorkant wordt afgesproken wat die rol is en deze wordt vastgelegd in een aanpak. Dat kan variëren van organiseren en zelf uitvoeren van projecten, medeverantwoordelijk zijn voor beslissingen of intensief samenwerken met de gemeente aan plannen of beleid. Maar wat minder intensief kan ook, bijvoorbeeld het genereren van ideeën en oplossingen voor een goed advies binnen een beleidsthema of het delen van kennis rond een beleidsonderwerp. De rollen kunnen per fase van het traject verschillen. Verwachtingsmanagement Aan de voorkant wordt met de inwoners eveneens afgesproken hoe zij op de hoogte gehouden worden van het traject en over de resultaten van hun inbreng. Gedurende het traject wordt terug gekoppeld aan deelnemers. Dat kan zijn wat er met de uitkomsten gedaan is, maar ook procesinformatie (wat zijn de vervolgstappen en wanneer). Ook als er geen nieuwe informatie is, is het belangrijk om dit terug te koppelen, zodat mensen niet het idee hebben dat er met hun inbreng niets gedaan wordt. Daarnaast is uit de participatiepilots gebleken hoe waardevol het reflecteren op participatietrajecten is. Door evalueren (met belanghebbenden en/of met elkaar) een standaard onderdeel te maken van participatieprocessen, borgen we de geleerde lessen.

18

Wat doen we met de uitkomsten? De mate waarin de uitkomsten van het participatieproces meewegen bij de besluitvorming, bepaalt het participatieniveau.  (Samen)denken (raadplegen, adviseren) o De uitkomsten worden meegewogen in de oordeelsvorming van het gemeentebestuur. De gemeente bepaalt zelf de agenda, maar ziet betrokkenen als gesprekspartners bij ontwikkeling van beleid. Meningen, ervaringen en ideeën worden geïnventariseerd, maar zijn voor de gemeente niet bindend. De rol van de participant is geconsulteerde. Plannen worden door de gemeente opgesteld en voorgelegd aan belanghebbenden. De reacties van belanghebbenden worden meegenomen in het vervolgproces. o

De uitkomsten worden gebruikt voor een verbeterde uitwerking van het plan door de gemeente. De gemeente bepaalt de agenda, maar betrokkenen kunnen problemen en oplossingen aandragen. Deze ideeën spelen een volwaardige rol bij het ontwikkelen van beleid. De gemeente verbindt zich in principe aan de resultaten, maar kan bij de uiteindelijke besluitvorming hiervan beargumenteerd afwijken. De rol van de participant is adviseur. De betrokken partijen kunnen ook zelf met een voorstel komen. Dit hoeft niet aan te sluiten op een plan van de gemeente of ontwikkelaar.



(Samen)doen (cocreëren) o De uitkomsten worden gebruikt voor een gezamenlijke uitwerking van het plan. Gemeente en betrokkenen bepalen samen de agenda en zoeken samen naar oplossingen. De gemeente verbindt zich aan deze oplossingen in de besluitvorming. De rol van de participant is samenwerkingspartner. De betrokkenen zitten zelf aan tafel om over uitgangspunten, een plan of ontwerp mee te denken. Vaak al in een vroeg stadium om ook het proces mede vorm te geven. Dit heet ook wel een open plan proces.



(Samen)besluiten o Uitkomst (meerderheidsvoorkeur) bepaalt welk besluit wordt genomen. De gemeente stelt vooraf eisen aan de manier waarop de meerderheidsvoorkeur wordt vastgesteld. Denk aan opkomst/deelname, wegingskader en de formulering van de vraag die wordt voorgelegd.

De raad kan (grond)wettelijk vooraf niet gebonden worden aan de uitkomst van een participatieproces. De raad is vrij om te beslissen wat te doen met de uitkomst. De raad neemt altijd kennis van de uitkomsten van het participatietraject. De raad weegt af of en in welke mate de uitkomsten kunnen worden meegenomen in de politieke besluitvorming. Bij de start van het traject wordt gecommuniceerd over de insteek van de raad in welke mate de uitkomsten worden meegenomen in de politieke besluitvorming. Na besluitvorming moet de raad beargumenteerd kunnen aangeven waarom input wel of juist niet meegenomen is.

19

Voorbeeld Speelplaatsen herinrichten Per jaar moeten er meerdere speelplaatsen opnieuw ontworpen en ingericht worden vanwege bijvoorbeeld verval maar ook (on)veiligheid en het toepassen van klimaatadaptatie (minder verharding, meer groen, het maken van wadi ). Voor al deze herinrichtingstrajecten wordt een participatietraject toegepast. Vele ervaringen rijker is de aanpak nu anders dan in het begin. Aan de voorkant worden omwonenden middels een enquête bevraagd over welke wensen zij hebben ten aanzien van de speelplaats. Tijdens de periode dat de enquête loopt wordt er ook een bord geplaatst op de speelplaatsen die worden heringericht. Vervolgens worden op basis van deze inbreng en wettelijke kaders, ontwerpen gemaakt. Deze ontwerpen worden vervolgens voorgelegd aan de omwonenden. Dit geeft de omwonenden de volledige mogelijkheid om hun wensen in te brengen. Soms wordt een stap verder gezet waarbij er ook oog is voor kinderen met een beperking door persoonlijk contact te leggen met ouders. Dit is maatwerk wat tijd kost maar uiteindelijk wel het gewenste resultaat bewerkstelligd. Daarnaast is er ook oog voor omwonenden die wellicht net buiten het gebied van de speelplaats vallen. Het bericht met verzoek tot participatie wordt namelijk niet alleen middels een bewonersbrief gedeeld maar ook via de gemeentelijke websites en sociale kanalen. Top: -

Er komen altijd veel reacties binnen. Reacties vanuit sociale kanalen kost soms veel werk maar doordat vragen vrij snel beantwoord kunnen worden dragen ze juist bij aan begrip voor de gemaakte keuzes (denk bijv. aan keuzes rondom veiligheid of wettelijke kaders).

Tip: -

Het uitzetten van enquêtes vergt veel tijd en soms is er te weinig personeel. Creëer voldoende ruimte in tijd en fte.

3.2 Diversiteit belanghebbenden Wanneer is goed, goed genoeg? Hoe je mensen ook benadert, het zal nooit lukken om iedereen (in gelijke mate) aan tafel te krijgen of tevreden te kunnen stellen. Het organiseren van voldoende diversiteit bij participatieprojecten is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de groep deelnemers en vraagt om inspanning van alle partijen. Goed is goed genoeg wanneer zoveel mogelijk geïnteresseerden en belanghebbenden met verschillende invalshoeken en belangen zijn uitgenodigd om mee te praten, beslissen en/of te werken aan een gezamenlijk vraagstuk. Het is belangrijk dat de verschillende perspectieven naar voren komen en gehoord worden. In die zin is het minder belangrijk dat er uit elke leeftijdsgroep, opleidingsgroep of inkomensgroep of welke groep dan ook iemand deelneemt.

20

Het uitgangspunt is in alle gevallen dat ruimte wordt geboden voor input vanuit alle perspectieven zodat een compleet en evenwichtig beeld ontstaat. Als je belangrijke perspectieven mist, heeft dit gevolgen voor de uitkomsten. Dan is het nodig om gericht deelnemers te werven die een bepaalde invalshoek vertegenwoordigen. Wil je het perspectief van de stille meerderheid bijvoorbeeld in beeld krijgen? Dan kan het werken om de mensen actief te benaderen en bijvoorbeeld huis-aan-huis om hun mening te vragen.

3.3 Werkwijze Om te zorgen dat participatie niet alleen iets is dat belangrijk gevonden wordt maar ook toegepast wordt in de praktijk, is er een stappenplan ontwikkeld. Dat stappenplan wordt voorafgaand aan ieder participatietraject opgesteld door de ambtelijk projectleider in overleg met de betreffende portefeuillehouder. Deze aanpak gaat in op de ruimte die er is voor belanghebbenden om überhaupt te participeren, welke doelgroepen er zijn en welke participatievormen ingezet worden. Uit deze aanpak wordt een startnotitie gevormd. Deze gaat in op wat het doel en beoogd effect is, het gewenste resultaat en het proces hoe dat te bereiken, de rollen en verantwoordelijkheden en benodigde middelen. De startnotitie is bedoeld voor de raad als leidraad voor het gesprek over participatie in het betreffende traject. Bij trajecten waarbij het uiteindelijke besluit wordt genomen door de gemeenteraad, stelt de raad de participatieaanpak en startnotitie vast. Zo wordt de raad al vroegtijdig betrokken. Denk daarbij bijvoorbeeld aan nieuw te vormen beleid, gebiedsontwikkeling of grote reconstructies. Hierbij wordt het participatieplan (al dan niet met een mondelinge toelichting) door de raad vastgesteld. In andere gevallen wordt het participatieplan vastgesteld door het college. Een format voor de startnotitie en participatie aanpak is opgenomen in de toolbox.

Hoofdstuk 5 gaat verder in op de aanpak van participatietrajecten.

21

De uitgangspunten voor Hillegom:  De gemeente Hillegom is initiatiefnemer wanneer zij beleid wil ontwikkelen of een project wil realiseren en hierbij de omgeving wil betrekken.  De doelen van participatie kunnen zijn: - Inzicht in belangen en wensen van betrokkenen - Inzicht in mogelijkheden om tegemoet te komen aan wensen of belangen - Deskundigheid betrekken (het plan wordt er inhoudelijk beter van) - Betrokkenheid/eigenaarschap creëren - Draagvlak peilen  Als de gemeenteraad later een besluit neemt over het traject, dan stelt de raad aan de voorkant de participatieaanpak, middels een startnotitie, vast.  De raad is over het algemeen zelf geen actieve deelnemer in de participatie als de gemeente initiatiefnemer is.  De verschillende rollen die de raad kan aannemen in een participatie traject, zijn: o Kaderstellend, controlerend, volksvertegenwoordiger en/of verbinder.  De raad kan in de verschillende fasen van een participatietraject verschillende rollen aannemen.  Welke rol de raad heeft wordt met elkaar vastgesteld in de startnotitie.  Het college heeft als taak de raad te informeren over de voortgang van participatie ( als hierover afspraken zijn gemaakt aan de start van het traject). Ook nodigt het college, waar mogelijk, de raad als toehoorder en toeschouwer uit bij participatietrajecten.  Inwoners spelen een actieve rol wanneer de gemeente beleid maakt.

Aan de voorkant wordt afgesproken wat die rol is en deze wordt vastgelegd in een aanpak.  Aan de voorkant wordt met de inwoners eveneens afgesproken hoe zij op de hoogte gehouden worden van het traject en over de resultaten van hun inbreng.  Evalueren is een standaard onderdeel van participatietrajecten.  Goed is goed genoeg wanneer zoveel mogelijk geïnteresseerden en belanghebbenden met verschillende invalshoeken en belangen zijn uitgenodigd om mee te praten, beslissen en/of te werken aan een gezamenlijk vraagstuk.  Het uitgangspunt is in alle gevallen dat ruimte wordt geboden voor input vanuit alle perspectieven zodat een compleet en evenwichtig beeld ontstaat.  De mate waarin de uitkomsten van het participatieproces meewegen bij de besluitvorming, bepaalt het participatieniveau.  De raad kan (grond)wettelijk vooraf niet gebonden worden aan de uitkomst van een participatieproces.  De raad is vrij om te beslissen wat te doen met de uitkomst. De raad weegt af of en in welke mate de uitkomsten kunnen worden meegenomen in de politieke besluitvorming.  Na besluitvorming moet de raad beargumenteerd kunnen aangeven waarom input wel of juist niet meegenomen is.

22

4 Inwoner als initiatiefnemer Het initiatief voor een project ligt niet altijd bij de gemeente. Bijvoorbeeld als inwoners gebruikmaken van het uitdaagrecht en zelf met een voorstel komen om collectieve dienstverlening van de gemeente over te nemen. Ook in dit soort gevallen is participatie vaak een belangrijk onderdeel van het traject . Participatie is soms zelfs een wettelijke verplichting bij buitenplanse activiteiten onder de Omgevingswet als de raad dit zo heeft bepaald (zie hoofdstuk 2) De gemeente kan initiatiefnemers op verschillende manieren ondersteunen bij het vormgeven van participatie bij hun initiatief. Signaleren, zoeken naar initiatieven, legitimeren (wel of niet toestaan), inpassen in bestaand beleid of een initiatief voorbereiden voor politiek besluit zijn hier voorbeelden van. Rollen die hierbij horen zijn netwerker, stimulator, facilitator, regisseur. Wanneer is de raad aan zet? De raad bepaalt zelf of en zo ja hoe het proces door de raad wordt behandeld. Bij het eerste collegestandpunt over een inwonersinitiatief hoort ook een startnotitie voor participatie. Deze notitie wordt ter kennisname aangeboden aan de raad. Het is dan aan de raad om te beslissen hoe hiermee omgegaan moet worden.

4.1 Rollen en verantwoordelijkheden Bij initiatieven van inwoners zijn er verschillende rollen weggelegd voor de overheid:  Inwoners nemen verantwoordelijkheid voor zichzelf, de gemeente is stimulator en regisseur  Inwoners nemen verantwoordelijkheid voor een ander, de gemeente is stimulator en facilitator  Inwoners nemen verantwoordelijkheid voor hun omgeving, de gemeente is stimulator, facilitator en netwerker Bij een inwonerinitiatief vindt goede afstemming plaats tussen het bestuur en de ambtelijke organisatie om te voorkomen dat bijvoorbeeld het eigenaarschap verhuist van de inwoner naar het college of de ambtelijke organisatie. De rol van de raad verandert naar een netwerkende rol, politiek bedrijven in dialoog met mensen. Bij uitdaagrecht of Right to Challenge kan de raad haar rol op verschillende manieren inkleuren, bijvoorbeeld door bewoners(initiatieven), maatschappelijke organisaties en bedrijfsleven actief uit te nodigen, initiatiefvoorstellen te doen voor de invulling van Right to Challenge, heldere kaders opstellen voor Right to Challenge trajecten. Het college kan selectiecriteria voor maatschappelijke initiatieven opstellen en toetsen, kwaliteitscriteria bepalen ed. Initiatieven en de Omgevingswet Voor participatie in het kader van de Omgevingswet geldt voor alle gevallen dat de participatie door initiatiefnemers vormvrij is.

De raad kan hier niets van vinden. De gemeente kan de keuze voor een vorm faciliteren, middels het bieden van bijvoorbeeld een handige checklist en hierover het gesprek aan gaan aan de intaketafel (bijvoorbeeld samen met de initiatiefnemer een omgevingsanalyse maken), maar de keuze van de vorm (welk participatiemiddel) ligt geheel bij deze initiatiefnemer.

23

Figuur 2, bron ‘Naar buiten – Spoorboekje burgerparticipatie voor raad en college’ is een uitgave van In actie met burgers!, deelproject van het Actieprogramma Lokaal Bestuur, VNG en MinBZK

De uitgangspunten voor Hillegom:  Ook een inwoner, vereniging of ondernemer kan initiatiefnemer zijn van participatie.  De initiatiefnemer is dan verantwoordelijk voor het inrichten en uitvoeren van een participatietraject.  Initiatieven vanuit de samenleving hebben hun eigen dynamiek en zijn niet altijd te vangen in een vast werkproces.  De gemeente Hillegom kan initiatiefnemers op verschillende manieren ondersteunen bij het vormgeven van participatie bij hun initiatief. Dit is afhankelijk van het soort initiatief.  Bij het eerste collegestandpunt over een inwonersinitiatief hoort ook een startnotitie voor participatie. Deze notitie wordt ter kennisname aangeboden aan de raad. Het is dan aan de raad om te beslissen hoe hiermee omgegaan moet worden.  Bij een inwonerinitiatief vindt er een goede afstemming plaats tussen het bestuur en de ambtelijke organisatie om te voorkomen dat bijvoorbeeld het eigenaarschap verhuist van de inwoner naar het college of de ambtelijke organisatie.  Bij uitdaagrecht of Right to Challenge kan de raad haar rol op verschillende manieren inkleuren – dit is afhankelijk van het initiatief.  Voor participatie in het kader van de Omgevingswet geldt voor alle gevallen dat de participatie door initiatiefnemers vormvrij is