1. Ontwerpbegroting HLTsamen 2023-2026.pdf
Tekst van het document
Gemeenschappelijke regeling HLTsamen
Ontwerp Begroting HLTsamen 2023-2026
Versie: april 2022
Inhoudsopgave Voorwoord .............................................................................................................................................. 3 Voorstel ................................................................................................................................................... 4 Inleiding ................................................................................................................................................... 5 Programmaplan ....................................................................................................................................... 7 Autonome ontwikkelingen .................................................................................................................... 12 Paragrafen ............................................................................................................................................. 13 Verplichte paragrafen niet voor HLTsamen .......................................................................................... 14 Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing .......................................................................... 15 Paragraaf Financiering...........................................................................................................................
19 Paragraaf Bedrijfsvoering ...................................................................................................................... 26 Paragraaf Kapitaalgoederen .................................................................................................................. 29 Financiële begroting .............................................................................................................................. 30 Uitgangspunten begroting .................................................................................................................... 31 Begroting 2023 - 2026 ........................................................................................................................... 32 Ontwikkeling gemeentelijke bijdrage.................................................................................................... 33 Overzicht nieuwe taken gemeenten ..................................................................................................... 35 Incidentele baten en lasten ................................................................................................................... 36 Investeringen 2023-2026 ...................................................................................................................... 37 Bijlage 1.
Gemeentelijke bijdrage Hillegom 2023 - 2026 ...................................................................... 39 Bijlage 2. Gemeentelijke bijdrage Lisse 2023 - 2026 ............................................................................. 40 Bijlage 3. Gemeentelijke bijdrage Teylingen 2023 - 2026 ..................................................................... 41 Bijlage 4: Meerjareninvesteringsplan 2023 - 2026................................................................................ 42
Voorwoord Voor u ligt de begroting 2023 – 2026 HLTsamen. Hierin schetsen we de ontwikkelingen die tot en met 2026 op HLTsamen afkomen. Onzekerheid financiële positie De gemeentelijke financiën staan al langere tijd sterk onder druk. De huidige macro-economische omstandigheden brengen daarbij een grote mate van onzekerheid met zich mee. De oorlog in Oekraïne is daarin ten tijde van dit schrijven een belangrijke factor in. Het verloop van de oorlog heeft economisch gezien vooralsnog met name effect op de energieprijzen. Onduidelijk is hoe de huidige hoge energieprijzen zich verder ontwikkelen en wat de doorwerking daarvan op de algehele economie zal zijn. Tevens is er onzekerheid over de effecten van de Coronacrisis. Die economische ontwikkeling hangt sterk samen met de ontwikkeling van de arbeidsmarkt. Hoe de huidige krapte op de arbeidsmarkt zich verder ontwikkelt in de periode 2023 – 2026 is daarmee even onzeker. Dit heeft een direct effect op de mate van zekerheid met betrekking tot de financiële positie van HLTsamen. En met de uitvoerbaarheid van de gemeentelijke taken binnen de vastgestelde budgetten. Personele lasten vormen immers +/- 80% van de HLT-begroting. Inspelen op actuele ontwikkelingen vraagt een hoge mate van flexibiliteit. De gemeentelijke cyclus van begroten en verantwoorden geeft minder ruimte voor flexibiliteit. Wettelijke taken dienen uitgevoerd te worden.
Denkbaar is dat in tijden van financiële krapte kritisch wordt gekeken naar de uitvoering van niet-wettelijke taken en op de organisatieontwikkeling. Maar niet-wettelijke taken geven kleur aan de organisatie en de ontwikkeling van de organisatie zorgen ervoor dat we in de toekomst slim en efficiënt kunnen blijven werken en ook een aantrekkelijke werkgever blijven. Juist in tijden van financiële krapte is het daarom van belang oog te blijven houden voor de langere termijn. Het management staat daarmee dagelijks voor zeer lastige keuzes. Status quo begroting HLTsamen Zoals beschreven in de inleiding van de kadernota HLTsamen 2023 – 2026, wordt niet voorzien in een grootschalige bijstelling van budgetten. Alleen de autonome ontwikkelingen (indexeringen) worden aan u voorgelegd. Gelet op bovenstaande staat HLTsamen voor een complexe opgave die omgeven wordt door onzekerheid. In de loop van het jaar, na afronding van college- en coalitieprogramma's, zal de begroting 2023-2026 bijgesteld worden aan de hand van de ambities van de drie in HLTsamen participerende gemeenten. Het wordt waarschijnlijk noodzakelijk de begroting 2023-2026 van HLTsamen bij te stellen op basis van het in de 2e helft van 2022 verkregen inzicht.
Vanuit de HLTsamen organisatie zullen hiervoor ook nog aanvullende voorstellen worden gedaan voor de thema's: organisatieontwikkeling, data gedreven sturen, Omgevingswet en Wet Open Overheid. Het bestuur van HLTsamen de voorzitter,
de secretaris,
Carla Breuer
Constance Baauw
Voorstel 1. De ontwerpbegroting HLTsamen 2023 vast te stellen. 2. De meerjarenramingen 2024-2026 voor kennisgeving aan te nemen. 3. De bijdragen van de deelnemende gemeenten voor 2023 voorlopig vast te stellen op: a. Gemeente Hillegom € 10.900.601 b. Gemeente Lisse € 13.552.887 c. Gemeente Teylingen € 21.231.367 4. De voorgenomen investeringen van € 671.500 beschikbaar stellen voor het jaar 2023 en de hieraan meerjarig verbonden budgetten voor kapitaalslasten vast te stellen.
Inleiding Na een aantal fusiejaren waarin we hard hebben gewerkt aan de basis op orde, is HLTsamen hard toe aan een volgende stap. Dit is ook nodig: met alle ontwikkelingen en veranderingen die gaande zijn en nog op ons afkomen, is het van belang om actief vorm te geven aan de toekomst van onze organisatie. In 2020 heeft de directie opdracht gegeven om het beeld van een wendbaar en toekomstbestendig HLTsamen en de weg daarnaartoe te concretiseren en uit te werken. Dit heeft geresulteerd in een geactualiseerde visie. Een vertaling naar de organisatie en manier van organiseren, een GAP analyse en een ontwikkelplan voor HLTsamen, worden in 2022 opgeleverd. De ontwikkeling binnen HLTsamen is al gestart in het visietraject zelf, door nieuwe manieren van (samen)werken in het traject te beleggen. Met het ontwikkelplan zullen we vervolgens planmatiger en met een heldere focus verder vorm kunnen geven aan de doorontwikkeling. Dit ontwikkelplan zal in 2023 en wellicht ook in de jaren daarna uitgevoerd worden. Enerzijds richt de doorontwikkeling zich op de meer harde en tastbare factoren van ons werk, zoals onze processen en systemen en onze structuur. Minstens net zo van belang is dat we werken aan de zachte factoren, leiderschap en -stijl, samenwerking over team- en organisatie grenzen heen, en een lerende houding.
Op het moment van dit schrijven is de inhoud van het ontwikkelplan nog niet helder. Duidelijk is echter wel dat het groeien naar een wendbaar en toekomstbestendig HLTsamen aandacht, tijd en actie zal vragen in alle geledingen van de HLTsamen organisatie, zowel in 2023 als de jaren daarna. Als lerende organisatie te midden van een steeds veranderende omgeving, vindt HLTsamen het essentieel om te blijven ontwikkelen. Met het principe dat 20% van onze tijd besteed wordt aan het ontwikkelen en verbeteren van de organisatie, besteden we een substantieel deel van onze tijd hieraan (growing concern). De veranderingen en ontwikkelingen zetten ook in de komende jaren onverminderd door, en HLTsamen vindt het van belang dat er een helder toekomstbeeld en ontwikkelplan is voor de organisatie om zo focus aan te kunnen brengen. Momenteel werken wij (de medewerkers en het HLTbestuur) samen om dit verder vorm en inhoud te geven. Dit zal voor een belangrijk deel bepalend zijn voor de ontwikkelactiviteiten in de komende jaren. Op dit moment lopen er al diverse belangrijke ontwikkeltrajecten die een bijdrage leveren aan een nieuwe manier van werken. Zo vraagt de implementatie van de Omgevingswet een andere manier van werken, en bieden opgavegericht werken en datagedreven werken kansen om ons werk beter en effectiever in te richten.
De komende jaren vraagt dit zowel kracht in het ontwerpen van nieuwe manieren van werken, als in het implementeren ervan. Iedere medewerker zal een stap moeten maken, met als streven om leren en ontwikkelen een integraal onderdeel te maken van hoe we werken. De verwachting is dan ook dat de intensiteit van leren en ontwikkelen toe zal nemen de komende jaren. Gemeentelijke bijdrage De werkzaamheden van HLT worden voornamelijk gefinancierd door een financiële bijdrage van de gemeenten. In onderstaand overzicht wordt inzicht gegeven in de ontwikkeling van de gemeentelijke bijdrage en hoe de bijdrage per gemeente er uit ziet.
Investeringen In de voorliggende begroting zijn ook investeringen opgenomen conform meerjareninvesteringsplan. Voor 2023 wordt voorgesteld om in totaal € 671.500,- te investeren in informatisering en automatisering, Facilitair en de Buitendienst. Het meerjarige investeringsvolume ziet er als volgt uit.
Programmaplan 3. Organisatieontwikkelingen HLTsamen ziet een aantal ontwikkelingen op zich afkomen die financiële consequenties met zich meebrengen voor het jaar 2023. Hoewel het in cijfers nog niet valt te specificeren, gaan we kort in op deze onderwerpen. In later stadium worden de financiële consequenties ten aanzien van deze onderwerpen voor 2023 alsnog voorgelegd. In dit programmaplan wordt onderscheid gemaakt tussen beleid, dienstverlening en bedrijfsvoering. 3.1 Beleid Voor de ontwikkelingen op gebied van beleid willen wij de volgende onderwerpen uitlichten: - Organisatieontwikkeling - Opgavegericht werken - Omgevingswet - Datagedreven sturing - Wet open overheid - Arbeidsmarktbeleid 3.1.1 Organisatieontwikkeling HLTsamen werkt hard aan haar toekomst. De omgeving waarin wij (samen)werken valt steeds minder goed te voorspellen. Dit vergt een organisatie die flexibel is en daarmee goed kan inspelen op de snel veranderende en complexe actualiteit. HLTsamen moet veranderen, dat zijn wij ons bewust. Daarom is er een intern veranderteam ingesteld waarin medewerkers vanuit de gehele organisatie hebben gewerkt de richting waarin de verandering kan worden ingezet. Het resultaat heeft zich laten vatten in de visie HLTsamen 2025: Wij zijn een samenlevingsgerichte organisatie voor onze drie gemeenten.
We werken in- en extern krachtig, inventief en verbindend samen aan complexe opgaven en behoeftes van opdrachtgevers, inwoners, ondernemers, instellingen en partners in (regio) Hillegom, Lisse en Teylingen. De vraag en opgave stellen we centraal. We benutten alle aanwezige talenten, kennis en ervaring om professioneel met plezier, trots en lef te kunnen werken, in een eigentijdse en veilige werk- en leeromgeving Deze visie is binnen en buiten HLTsamen breed gedragen en vastgesteld door het bestuur van HLTsamen. Alleen met een richting in de vorm van een visie zijn we er niet. Om meer inhoud te geven aan de richting van de visie zijn er een zestal doelen opgesteld: 1. Anderen ‘service op maat‘ laten ervaren 2. Snel inspelen op veranderende omstandigheden 3. (bestuurlijke) Keuzes voorleggen, prioriteren binnen de gemaakte keuzes en keuzes maken in aanpak 4. (bestuurlijke) Opdrachtgevers afgewogen en compleet adviseren en kansen benutten waar mogelijk rekening houdend met de couleur locale 5. Vanuit eigenaarschap talenten benutten en toegevoegde waarde ontwikkelen 6. Successen vieren
Het jaar 2022 zal gebruikt gaan worden om inzicht te krijgen in hoe wij ons als HLTsamen het meest efficiënt kunnen organiseren om bovenstaande doelen te behalen. Dit inzicht zal worden verwerkt in een ontwikkelplan voor organisatieontwikkeling in de komende jaren waarbij financiële consequenties zichtbaar worden. Indien het niet mogelijk is deze transitie budget neutraal uit te voeren worden deze middels een geactualiseerde begroting voorgelegd. 3.1.2 Opgavegericht werken Opgavegericht werken zien we binnen HLTsamen als een leidend principe op houding en gedrag van alle bij (maatschappelijke) vraagstukken betrokken partijen, ongeacht de organisatiestructuur waar ze dat doen. Een handelingsfilosofie waarbij de opgave, de bedoeling daarvan, voorop staat. Het vraagt binnen onze organisatie ruimte om te kunnen bewegen, het organiseren van meer samenhang in en tussen opgaven, scherpere en bewustere prioritering, het hanteren van de juiste aanpak bij tijdelijke opgaven en het leren tijdens het presteren. Wij streven hierbij naar, daar waar nodig en mogelijk, samen met betrokken bedrijven, instellingen en bewoners te komen tot antwoorden op (maatschappelijke) vraagstukken. Zo is als pilot de maatschappelijke agenda opgesteld en in 2023 verbreden we op basis van de ervaringen die we opdoen.
Zo zien we dat door bijvoorbeeld de voorbereiding op decentralisatie van Maatschappelijke zorg naar de gemeenten en de toename van complexiteit in de samenleving dat steeds vaker een beroep wordt gedaan op de beleidsmedewerkers van HLT samen om op te treden als ketenregisseur. Het gaat dan om casuïstiek die politiek gevoelig is komen te liggen of waar partijen er binnen de huidige regelgeving er niet uitkomen. Er wordt nagedacht over het inzetten van zogenoemde casusregisseurs of ketenregisseurs. 3.1.3 Omgevingswet De afgelopen periode is programmatisch gewerkt aan de voorbereiding voor de invoering van de Omgevingswet. Met de voorbereidende werkzaamheden zijn we in staat om te voldoen aan de minimale wettelijke verplichtingen. Invoering van de Omgevingswet heeft voor HLTsamen met name effecten op onze personele inzet en capaciteit op het gebied van Vergunningverlening, planvorming, toezicht en handhaving en juridisch advies. In 2021 hebben we samen met betrokken team en domeinmanagers en de VNG een eerste inschatting gemaakt van de financiële effecten. Deze waren zowel voor de frictiekosten als de structurele kosten aanzienlijk. De kosten hangen echter ook af van bestuurlijke ambities. De effecten van het werken onder de Omgevingswet voor HLTsamen focussen zich voor 2023 op het aanpassen van onze bestaande processen, waaronder ook valt het werken met processen in de keten.
Hier ligt een nadrukkelijke link met het organisatieontwikkeltraject. Bij de financiële vertaalslag van het werken volgens de Omgevingswet hanteren we het uitgangspunt dat uitsluitend rekening wordt gehouden met de eisen die voortvloeien uit wettelijke verplichtingen. Daarbij gaan we uit van een beleidsarme invoering waarbij wel de instandhouding van de dienstverlening op het huidige bestaande niveau gehouden moet worden. In de loop van 2022 zal helder worden op welke wijze HLTsamen dekking kan organiseren voor de kosten die gemaakt moeten worden om te kunnen werken volgens de eisen die de Omgevingswet van ons vraagt en of de financiële compensatie vanuit het Rijk voldoende is. 3.1.4 Datagedreven sturen Datagedreven sturing is al bijna niet meer weg te denken in beleid, uitvoering en monitoring. De ontwikkelingen gaan snel en nut en noodzaak komen steeds duidelijker naar voren. Het bestaande programma datagedreven sturen (en de daaraan gekoppelde financiering) loopt tot juli 2023. In 2022
zal er gewerkt worden aan hoe datagedreven sturing een vast onderdeel van de HLT-organisatie kan worden. 3.1.5 Wet open overheid Per 1 mei 2022 treedt de Wet open overheid (Woo) in werking. De wet verplicht gemeenten informatie vanuit 11 categorieën actief openbaar te maken. Daarnaast kent de wet de plicht de informatiehuishouding op orde te brengen. Voor het invoeren van actieve openbaarmaking is de implementatietermijn op 5 jaar gesteld. Voor de het op orde brengen van de informatiehuishouding is dit 8 jaar. In het eerste halfjaar van 2022 heeft HLTsamen zich voorbereid op de verplichtingen die per 1 mei van kracht worden. Voor het vervolg van de implementatie van de wet, zijn we afhankelijk van de fasering die het Rijk ons op zal leggen. Deze fasering wordt in de loopt van 2022 verwacht. Op basis van die fasering zal er gewerkt worden aan een implementatieplan. 3.1.6 Arbeidsmarktbeleid In 2022 bereikt de arbeidsmarktkrapte record na record. Direct gevolg hiervan is dat HLTsamen steeds vaker moeite heeft openstaande functies in te vullen. In combinatie met een hoog verloop en uitstroom van mensen met pensioen leidt dit ertoe dat wervingskosten toenemen en dat er vaker noodgedwongen gebruik wordt gemaakt van tijdelijke externe inhuur.
De kosten hiervan zijn aanzienlijk hoger dan het aannemen van vast personeel, waardoor ons bij gelijkblijvende personele budgetten minder capaciteit ter beschikking staat. Bovendien is concurrentie dermate hoog dat personeel rechtstreeks wordt benaderd en wordt "weggekocht". Hoe de arbeidsmarkt zich in 2023 zal ontwikkelen is allerminst zeker. Dit vanwege de enorme dynamiek en de ontwikkelingen op gebied van macro-economie, beleid, technologie, werving, employability en natuurlijk het verloop van de coronacrisis. De verwachtingen voor 2023 lopen dan ook sterk uiteen. Een groeiende economie, lage werkloosheid en meer beschikbare vacatures dan werkzoekenden, lijken er vooralsnog op te wijzen dat het einde van de krapte nog niet in zicht is. HLTsamen blijft meebewegen met de markt en neemt vooralsnog de arbeidsmarktkrapte en het hoge verloop als gegeven mee in de strategische personeelsplanning. Dit vraagt om operationele en tactische aanpassingen. Taken moeten gemakkelijker overgedragen kunnen worden. Processen moeten intuïtiever te volgen zijn en beter worden vastgelegd. Een goed inwerktraject moeten nieuwe medewerkers in kortere tijd dichterbij een doelmatige inzet brengen én ervoor zorgen, dat ze zich verbonden (blijven) voelen met onze organisatie.
Extra belangrijk nu we veel meer thuiswerken en het ook voor medewerkers, die al langer in dienst zijn, moeilijker is de binding met de organisatie te behouden. En het bovendien dankzij de krappe arbeidsmarkt relatief gemakkelijk is om van baan te wisselen. Nu er minder personeel beschikbaar is, zullen we ook bepaalde wensen ten aanzien van goede kandidaten voor onze vacatures moeten loslaten. We moeten er in 2023, en waarschijnlijk ook daarna, rekening mee houden dat de werkervaring en opleidingen van werkzoekenden minder goed aansluiten bij de openstaande vacatures. En meer gaan focussen op interpersoonlijke vaardigheden (soft skills). Ook moeten we meer gaan focussen op het intern klaarstomen van medewerkers voor andere functies/rollen. Als de arbeidsmarktkrapte ook in 2023 nog aan de orde is, en die kans is groot, voorzien wij dat bij gelijkblijvende budgetten de uitvoering van onze taken verder in het geding komt. Het is op dit moment te vroeg daar concrete financiële consequenties aan te verbinden, maar dat daar financiële consequenties aan vastzitten is zeker.
3.2 Dienstverlening De doelstelling uit de organisatievisie 'andere meer service op maat' laten ervaren vertalen we naar de volgende 4 thema's. Hoewel het in cijfers nog niet valt te specificeren, gaan we kort in op deze onderwerpen. In later stadium worden de financiële consequenties voor Hostmanship 2023 alsnog voorgelegd. 1. Klantgericht en met plezier We richten ons op (het overtreffen van) de verwachtingen binnen de kaders van de organisatie (organisatievisie, werkconcept, etc.). Dit vraagt om een houding van alle medewerkers om de zes principes van Hostmanship binnen de vastgestelde servicenormen met passie en plezier te omarmen. Hostmanship gaat over problemen voor inwoners, ondernemers, collega’s, etc. oplossen, fouten in beleving voorkomen en de behoefte van de vraagsteller door en door begrijpen. Behoeften en verwachtingen veranderen voortdurend en daarom stelt klantgerichtheid het leren van fouten en voortdurend verbeteringen zoeken centraal. Diverse systemen ondersteunen ons daarbij. De financiële effecten om hostmanship meer te laten landen in de organisatie volgen in een later stadium. 2. Omnichannel dienstverlening De burger wil één relatie met de organisatie, met zo min mogelijk doorverwijzingen, en vooral niet lastig gevallen worden met de interne organisatie en van het ‘kastje naar de muur worden verwezen’.
Bij omnichannel richt de organisatie zich niet langer op het managen van de verschillende kanalen afzonderlijk, maar verschuift het accent naar het samenspel van alle kanalen. Door deze kanalen bij elkaar te brengen, slimmer in te richten en goed op elkaar af te stemmen, realiseren we betere, naadloze, inclusieve klantinteracties; ook met het oog op de nabije toekomst. Hierbij voeren we regie op kanalen. Niet ieder kanaal is even geschikt voor een correcte dienstverlening en aan de voorkant wil je de klant verleiden en sturen naar het kanaal waarmee de dienstverlening het beste vorm gegeven wordt. Uit het oogpunt van kostenbesparing en snelheid, zoveel mogelijk digitaal en geautomatiseerd, zeker bij eenvoudige producten en diensten. Waar persoonlijk contact leidt tot meer maatwerk of een betere samenwerking prefereert dit type van contact. 3. Dienstverlening in serviceformules Met behulp van serviceformules geven wij passende dienstverleningsconcepten in de volle breedte vormgeven. Service op eenvoudige en complexe vragen. Ingeregeld vanuit leanprocessen en klantreizen. Van standaardproducten tot en met maatwerk. Van beleidsontwikkeling tot en met uitvoering. Bij de serviceformules gaat het om het luisteren naar de vraag en het op maat bedienen. Hierbij vinden we aansluiting bij ontwikkelingen in nieuwe wetgeving, zoals de omgevingswet.
Een serviceformule beschouwen wij als een samenhangend geheel van de gehele keten; de kanalen, de beleving van de vraagsteller, alsook de hieraan gekoppelde interne bedrijfsvoering, dus de werkprocessen, werkinstructies, informatiesystemen en competenties van medewerkers. Een formule start met de aansluiting die wordt gevonden in de rol van de burger:
4. Klanttevredenheid en datagedreven (bij)sturen Input voor het verbeteren van de dienstverlening vormen het meten van klanttevredenheid op diverse kanalen en processen, en het meten van de prestaties in de afgesproken. 3.3 Bedrijfsvoering Voor de paragraaf bedrijfsvoering verwijs ik naar 5.4 Bedrijfsvoering. Ook hier geldt dat in later stadium worden de financiële consequenties voor 2023 alsnog voorgelegd.
Autonome ontwikkelingen Voor de autonome ontwikkelingen verwijzen wij graag naar de paragraaf ‘Ontwikkeling gemeentelijke bijdrage.
Paragrafen
Verplichte paragrafen niet voor HLTsamen Onderstaande verplichte paragrafen zijn niet van toepassing op de HLTsamen-organisatie. HLTsamen: heeft geen lokale heffingen; heeft grond noch grondbeleid; heeft geen verbonden partijen.
Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing Deze paragraaf schept inzicht in de actuele risico’s en het vermogen om deze risico’s op te kunnen vangen. De grondslag van deze paragraaf is vastgelegd in artikel 11 van het BBV. Inleiding en achtergrond HLTsamen omschrijft een risico als een onzekere gebeurtenis die effect heeft op het kunnen behalen van een doelstelling. Een risico onderscheidt zich van een probleem omdat een probleem een zekerheid is. Risico’s kunnen zowel intern als extern zijn. Door te sturen op risico’s in relatie tot doelstellingen is HLTsamen beter in staat om haar doelen te verwezenlijken met de beschikbare middelen. Bij het aangaan van risico’s worden onderstaande vier vragen in acht genomen: Wat willen wij bereiken? Wat is daarbij onzeker (voor wie)? Wat gaan wij doen (voor wie)? Hoeveel risico is aanvaardbaar*? *Ten aanzien van de hoeveelheid aanvaardbaar risico is het voorlopige uitgangspunt gekozen dat de (netto) kans maal (netto) impact van de risico’s totaal niet groter mogen zijn dan 5% van het materiele budget tenzij hier een door het bestuur goedgekeurde onderbouwing aan ten grondslag ligt. Het uitgangspunt zal formeel worden vastgesteld wanneer er voldoende ervaring is opgedaan met de herziene methodiek van risicoberekening. Het beperken van risico’s is geen doel op zich.
Risico’s zullen altijd bestaan en zijn nooit volledig te vermijden en/of te beheersen. Oftewel bij het invulling geven aan haar maatschappelijke missie zal de HLTsamen organisatie altijd een bepaalde mate van risico lopen. De kern van bovengenoemde vragen is om bewust te zijn over de risico’s en een gedegen afweging te maken tussen effectiviteit en efficiency in het omgaan met die risico’s. Het sturen op risico’s in relatie tot doelstellingen is een ontwikkeling binnen HLTsamen die zich de komende jaren verder zal vertalen. De nadruk ligt op het inventariseren en beheren van de strategische risico’s in de doelstellingen van HLTsamen. Hierbij wordt gekeken naar de netto risico’s. Dit zijn de risico’s na het inrichten van de beheersmaatregelen. In de komende jaren zal een grotere nadruk worden gelegd op risicobewustzijn en governance risico’s. De huidige opzet ten aanzien van risicomanagement is weergegeven in onderstaand figuur.
Omvang Risico en Weerstandscapaciteit De omvang van het risico is berekend door voor de onderdelen beleid, dienstverlening en bedrijfsvoering van HLTsamen inzichtelijk te maken wat de belangrijkste risico’s (zie inleiding en achtergrond) zijn, hoe groot de kans wordt ingeschat dat het risico zich door de jaren heen zal voordoen en hoe groot de impact (in euro) naar inschatting zal zijn wanneer dit plaatsvindt. De kans maal de impact vormt het risicobedrag dat HLTsamen opneemt in haar begroting. Bij het inschatten van kans en impact wordt rekening gehouden met de beheersmaatregelen die zijn getroffen (of worden getroffen) om het risico en/of de impact te verkleinen. Op deze manier wordt het netto risicobedrag berekend. De risico’s zijn geïnventariseerd en geactualiseerd door de managers die sturen op de beheersing van het risico en de daarmee verbonden doelstellingen. Bij het inschatten van kans en impact hebben zij gebruik gemaakt van een standaard tabel voor kans en impact. Op basis van bovengenoemde risico-inventarisatie is gebleken dat de omvang van het netto risico van HLTsamen afgerond € 977.500 bedraagt. Dit bedrag zal naar rato (verdeelsleutel) worden toegevoegd aan de omvang van het risico van Hillegom, Lisse en Teylingen. De incidentele weerstandscapaciteit kan worden ingezet om niet geraamde (onvoorziene) lasten van substantiële aard mee te dekken.
De structurele weerstandscapaciteit geeft de omvang van de maximale ruimte om de belastingen te verhogen om structurele lasten mee te dragen. Omvang risico HLTsamen 31-12-2021 Risicobedrag % risico i.r.t. omvang jaarrekening / begroting
€ 977.500 < 5%
Omvang incidentele weerstandscapaciteit HLTsamen HLT heeft geen incidentele weerstandscapaciteit, omdat HLT geen algemene reserve en geen stille reserves heeft.
Score 1. laag 2. gemiddeld 3. hoog
Risicokans 0% - 25% 25% - 75% 75% - 100%
Onderdeel
Beschrijving risico
Beleid
Effecten omgevingswet op organisatie ontwikkeling. In 2022 zal helder worden op welke wijze HLTsamen dekking kan organiseren voor de kosten die gemaakt moeten worden om te kunnen werken volgens de Omgevingswet. Dit is afhankelijk van diverse factoren zoals ambitie van de gemeentebesturen en de hoogte van de rijksbijdrage.
Gemiddelde risicokans 12,50% 50% 87,50% Maximaal risico € 540.000 (6fte)
Kans
%
Gemiddeld
50%
Financieel risico € 270.000
Bedrijfsvoering
De crisisorganisatie legt beslag op de capaciteit. De nafase van de coronacrisis zal komende periode zijn beslag krijgen. In februari 2022 heeft zich een nieuwe crisis geopenbaard en wordt ingezet op de opvang van Oekraïense vluchtelingen. Net als aan de vorige crisis wordt hieraan prioriteit gegeven en wordt via de crisisorganisatie hieraan gewerkt. Dit legt wederom een onverwachte claim op onze capaciteit en vraagt veel van de flexibiliteit van de werkorganisatie. Dit kan leiden tot meer werkdruk en een hoger verzuim. Uitgangspunt is dat de gemaakte kosten worden gecompenseerd door het rijk. De huidige krappe arbeidsmarkt maakt het moeilijk om vacatures te kunnen invullen. Dit kan resulteren in hoge kosten inhuur, bijstellen /vertragen plannen en vermindering van kwaliteit van producten en diensten. Rechtmatigheid. De context voor gemeenten als het gaat om de systeemwereld van wet- en regelgeving wordt steeds complexer en ingrijpender. De opgave om daar op ingericht te zijn wordt steeds groter. De colleges en het HLTsamen bestuur gaan de rechtmatigheidsverklaring afleggen. Op basis van het huidige ambitieniveau als het gaat om rapporteringsgrenzen en controle toleranties wordt het een flinke opgave om als organisatie voldoende op niveau te komen. Het risico bestaat dat we extra moeten in huren om de wettelijke eisen waar te maken.
€ 450.000 (5fte)
Gemiddeld
50%
€ 225.000
€ 500.000
Hoog
87,5%
€ 437.500
€ 90.000 (1fte)
Gemiddeld
50%
€ 45.000
Inkoop. HLTsamen kent momenteel geen/ nauwelijks een inkoopfunctie. Zowel niet centraal als decentraal. Dit geeft risico’s in de rechtmatigheid van aanbestedingstrajecten. Incidenten ICT, Informatieveiligheid en Privacy. Dit kan resulteren in continuïteitsproblemen, boetes en reputatieschade. Stevige druk op financiële positie gemeenten resulteert in terughoudendheid en ontwikkelarme begrotingen en voorstellen. Dit beperkt de ontwikkeling van de werkorganisatie. Totaal: €977.500 Toelichting Voor inzicht in de risico’s van HLTsamen is in bovenstaande tabel de stand van zaken verwerkt per voorjaar 2022 en wordt vooruitgekeken naar de komende jaren. Een deel van de risico’s zijn reeds in de Kadernota 2023 vermeld. Schuldpositie en solvabiliteit Het BBV schrijft een aantal kengetallen voor ter opname in deze paragraaf Weerstandsvermogen en Risicobeheersing. Enkele daarvan zijn uitgewerkt in de paragraaf Financiering.
Kengetallen Netto schuldquote Netto schuldpositie gecorr. voor verstr. leningen Solvabiliteit Structurele exploitatieruimte
Rekening 2021 4,7% 4,7% 7,7% 1,2%
Begroting 2023 5,7% 5,7% 6,3% 0,0%
Begroting 2024 6,8% 6,8% 6,0% 0,0%
Begroting 2025 7,3% 7,3% 5,8% 0,0%
Begroting 2026 7,1% 7,1% 5,9% 0,0%
Paragraaf Financiering Inleiding De financieringsfunctie dient uitsluitend de publieke taak. Het beleid valt binnen de kaders die zijn gesteld in de Wet financiering decentrale overheden (Wet Fido). Centraal in deze wet staan transparantie en risicobeheersing. Om inzicht te geven in de manier waarop de gemeenschappelijke regeling dit doet en een beeld te geven van de stand van zaken gaan we in deze paragraaf in op de ontwikkelingen rond de financiering, het te voeren beleid op dit gebied en de risico’s die we daarbij lopen. Algemeen Het door het bestuur nog vast te stellen concept-financieringsstatuut vormt het kader voor beleid en uitvoering van de treasuryfunctie. De huidige gemeentelijke statuten verschillen niet veel qua inhoud. Daarom zullen tot dan deze statuten het uitgangspunt zijn voor de treasuryfunctie. Het uitgangspunt bij het aantrekken van vermogen is dat de kasgeldlimiet optimaal benut wordt en zoveel mogelijk kort vermogen wordt aangetrokken. Hierbij wordt benadrukt dat de treasuryfunctie uitsluitend de publieke taak dient en dat een prudent beleid wordt gevoerd binnen de kaders die zijn gesteld in de Wet financiering decentrale overheden (Wet Fido). Welke ontwikkelingen spelen er? Renteontwikkelingen De Europese Centrale Bank (ECB) heeft in maart 2016 de herfinancieringsrente verlaagd naar 0,00% en is sindsdien onveranderd.
Momenteel (maart 2022) bedraagt de geldmarktrente voor aan te trekken tweemaands kasgeldleningen -0,35% (0,35% te ontvangen). De vergoedingen bij het Schatkistbankieren staan op 0%. De kapitaalmarktrente voor aan te trekken leningen voor looptijden van 5 en 10 jaar zonder renteherziening bedraagt momenteel resp. 0.71% en 1,03%. De verwachting is dat deze rentetarieven een licht stijgende lijn zullen vertonen. Liquiditeitsprognoses HLTsamen verkrijgt zijn financiële middelen door periodieke bijdragen van de deelnemende gemeenten. Wekelijks stellen we liquiditeitsprognoses voor de korte termijn op om tijdig in te spelen op schommelingen in de liquiditeit. Omdat de reguliere exploitatiekosten gefinancierd worden door de deelnemende gemeenten, heeft HLTsamen in principe geen geldleningen nodig anders dan voor de aanschaf en vervanging van bedrijfsmiddelen met een meerjarig nut. Gezien de hoogte van de geraamde investeringen zal er naar verwachting extra financiering noodzakelijk zijn. HLTsamen verkrijgt zijn financiële middelen door periodieke bijdragen van de deelnemende gemeenten die de reguliere exploitatiekosten afdekken. Risicobeheer Het risicobeheer is gericht op het beperken van financiële risico’s. In het Financieringsstatuut zullen richtlijnen en limieten worden opgenomen, die de basis vormen voor alle transacties op dit gebied.
Ons beleid is om zoveel mogelijk gebruik te maken van veilige en inzichtelijke financiële instrumenten. De Wet Fido geeft normen voor het beperken van risico’s. De belangrijkste risicocategorie is het renterisico, waarvan de kasgeldlimiet en de renterisiconorm belangrijke richtlijnen zijn ter beperking van renterisico’s. De kasgeldlimiet heeft betrekking op leningen met een rentetypische looptijd tot één jaar. Het totaal van deze leningen mag voor een gemeenschappelijke regeling niet meer bedragen dan 8,2% van de totale lasten op de begroting.
De renterisiconorm heeft betrekking op leningen met een rentetypische looptijd vanaf één jaar. De verplichte aflossingen en renteherzieningen op deze leningen mogen niet meer bedragen dan 20% van de totale lasten op de begroting. Het doel van deze normen is om het risico te beperken wanneer bij herfinanciering van de leningen een rentestijging leidt tot financiële problemen. HLTsamen heeft op dit moment geen leningen met een looptijd langer dan één jaar. Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet staat toe om in 2023 de financieringsbehoefte tot een bedrag van € 3,6 miljoen te dekken met kortlopende leningen. Zodra wij deze limiet voor een langere periode (meer dan een half jaar) dreigen te overschrijden, trekken wij een langlopende lening aan of vragen wij (onderbouwd) toestemming aan de provincie als toezichthouder om gedurende een bepaalde periode de limiet te mogen overschrijden. Gelet op de lage rente voor kort krediet, maken we zoveel mogelijk gebruik van de toegestane norm, tenzij we sterke rentestijgingen verwachten op de kapitaalmarkt. Kasgeldlimiet x € 1.000
Begroting 2023
Begrotingstotaal lasten Maximaal toegestane kasgeldlimiet (8,2% van begrotingstotaal lasten) Gemiddeld saldo vlottende korte schuld en vlottende middelen Ruimte onder kasgeldlimiet
46.013 3.773 0 3.773
Renterisiconorm Renterisiconorm (bedragen x € 1.000) 1 2 3 4 5a 5b 4a 4
Renteherziening op langlopende schuld o/g Te betalen aflossingen Renterisico (1 en 2) Renterisiconorm Ruimte onder risiconorm Overschrijding risiconorm Begrotingstotaal lasten Renterisiconorm 20% van begrotingstotaal
Begroting Begroting 2023 2024 0 0 0 0 0 0 9.203 9.146 9.203 9.146 0 0 46.013 45.730 9.203 9.146
Begroting 2025 0 0 0 9.115 9.115 0 45.574 9.115
Begroting 2026 0 0 0 9.115 9.115 0 45.574 9.115
Ook voor de komende jaren zullen we onder de renterisico-norm blijven. Financieringsbehoefte Per 1 januari 2023 houden we boekhoudkundig rekening met een financieringsbehoefte van € 2,6 mln. Dit is een globale berekening van het verschil tussen het totaal van de vaste activa enerzijds en de vaste financieringsmiddelen anderzijds (reserves, voorzieningen, langlopende leningen). Het werkelijke liquiditeitstekort per 1 januari 2023 zal vermoedelijk lager uitkomen ten gevolge van crediteurensaldi, vertraging van investeringen en vooruit ontvangen bedragen. Financieringsbehoefte
Begroting 1-1-2023
Begroting 1-1-2024
Begroting 1-1-2025
Begroting 1-1-2026
1 Reserves en voorzieningen 2 Langlopende leningen 3 Totaal vaste financieringsmiddelen 4 Boekwaarde investeringen
500 0 500 3.101
500 0 500 3.574
500 0 500 3.765
500 0 500 3.700
Financieringstekort (3 – 4)
-2.601
-3.074
-3.265
-3.200
Schuldpositie en solvabiliteit Het BBV schrijft een aantal kengetallen voor ter opname in de paragraaf Weerstandsvermogen en Risicomanagement. Omdat een aantal van deze kengetallen verband houden met de financiering, zijn deze ook hier opgenomen. Kengetal Netto schuldquote Netto schuldquote gecorr. voor verstr. leningen Solvabiliteitsratio
Rekening 2021
Begroting 2023
4,7% 4,7% 7,7%
5,7% 5,7% 6,3%
Begroting 2024 6,8% 6,8% 6,0%
Begroting 2025
Begroting 2026
7,3% 7,3% 5,8%
7,1% 7,1% 5,9%
Netto schuldquote De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de GR ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Overigens hanteert de VNG een signaalwaarde van 100%, waarboven waakzaamheid is geboden. Een netto schuldquote van hoger dan 130% is een indicatie voor een te hoge schuld. Netto schuldquote Vaste schulden Netto vlottende schuld Overlopende passiva Fin. activa (uitsluitend art. 36, d, e, f)* Uitzettingen < 1 jaar Liquide middelen Overlopende activa Totaal Totale baten, excl. mutaties reserves Netto schuldquote (netto schuld/baten)
+ + + -
Rekening Begroting 2021 2023 0 0 9.060 6.891 692 500 0 0 5.426 3.000 262 250 1.848 1.500 2.216 2.641 47.624 46.013 4,7% 5,7%
Begroting 2024 0 7.364 500 0 3.000 250 1.500 3.114 45.730 6,8%
Begroting 2025 0 7.555 500 0 3.000 250 1.500 3.305 45.574 7,3%
Bedragen x € 1.000 Begroting 2026 0 7.490 500 0 3.000 250 1.500 3.240 45.574 7,1%
* Betreft art. 36 BBV d. uitzettingen in ’s Rijksschatkist met een rentetypische looptijd van één jaar of langer; e. uitzettingen in de vorm van Nederlands schuldpapier met een rentetypische looptijd van één jaar of langer; f. overige uitzettingen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer. Netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen Om inzicht te verkrijgen in hoeverre sprake is van doorlenen wordt de netto schuldquote zowel inals exclusief doorgeleende gelden weergegeven. Op die manier wordt duidelijk in beeld gebracht wat het aandeel van de verstrekte leningen is en wat dit betekent voor de schuldenlast. De wijze waarop de netto schuldquote gecorrigeerd voor de doorgeleende gelden wordt berekend is gelijk aan de netto schuldquote, met dien verstande dat bij de financiële activa ook alle verstrekte leningen worden opgenomen. HLTsamen heeft geen doorgeleende leningen.
Bedragen x € 1.000 Netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen Vaste schulden Netto vlottende schuld Overlopende passiva Fin. activa (uitsluitend art. 36, b,c,d,e,f)* Uitzettingen < 1 jaar Liquide middelen Overlopende activa Totaal Totale baten, excl. mutaties reserves Netto schuldquote (netto schuld/baten)
+ + + -
Rekening
Begroting
Begroting
Begroting
Begroting
2021
2023
2024
2025
2026
0 9.060 692 0 5.426 262 1.848 2.216 47.624 4,7%
0 6.891 500 0 3.000 250 1.500 2.641 46.013 5,7%
0 7.364 500 0 3.000 250 1.500 3.114 45.730 6,8%
0 7.555 500 0 3.000 250 1.500 3.305 45.574 7,3%
0 7.490 500 0 3.000 250 1.500 3.240 45.574 7,1%
* Betreft art. 36 BBV b. leningen aan: 1. openbare lichamen als bedoeld in artikel 1, onderdeel a, van de Wet financiering decentrale overheden; 2. woningbouwcorporaties; 3. deelnemingen; 4. overige verbonden partijen; c. overige langlopende leningen; d. uitzettingen in ’s Rijksschatkist met een rentetypische looptijd van één jaar of langer; e. uitzettingen in de vorm van Nederlands schuldpapier met een rentetypische looptijd van één jaar of langer; f. overige uitzettingen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer. Solvabiliteitratio De solvabiliteitsratio geeft inzicht in de mate waarin het bezit op de balans gefinancierd is door het eigen vermogen en in hoeverre de GR aan de financiële verplichtingen kan voldoen. Onder de solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. Onder het eigen vermogen verstaan we de algemene reserve en de overige bestemmingsreserves en het eventuele resultaat uit het overzicht baten en lasten. Solvabiliteitsratio
Eigen vermogen Balanstotaal Solvabiliteit (ev/balanstotaal)
Rekening
Begroting
Begroting
Begroting
Begroting
2021 818 10.570 7,7%
2023 500 7.891 6,3%
2024 500 8.364 6,0%
2025 500 8.555 5,8%
2026 500 8.490 5,9%
Rentemethodiek In het vernieuwde BBV is opgenomen dat de paragraaf financiering van de begroting en jaarrekening naast de beleidsvoornemens en het gerealiseerde beleid ten aanzien van het risicobeheer van de financieringsportefeuille ook verplicht inzicht moet geven in: - de rentelasten uit externe financiering - het renteresultaat - de wijze van rentetoerekening. Door onderstaand overzicht en toelichting in de paragraaf financiering op te nemen wordt invulling gegeven aan deze verplichting.
Restant korte financiering Restant lange financiering Totaal externe financiering Gewogen gemiddeld rentepercentage externe financiering tbv rente eigen vermogen
1-1-2023
1-1-2024
1-1-2025
1-1-2026
9.100.000 0 9.100.000
9.000.000 0 9.000.000
9.000.000 0 9.000.000
9.000.000 0 9.000.000
0,00%
0,00%
0,00%
0,00%
a1. De externe rentelasten over de korte financiering a2. De externe rentelasten over de lange financiering b. De externe rentebaten Totaal door te rekenen externe rente
+ + -/-
-2.000 0 0 -2.000
1.000 0 0 1.000
2.000 0 0 2.000
3.000 0 0 3.000
c1. De rente die aan de grondexploitatie moet worden doorberekend c2. De rentelasten van projectfinanciering c3. De rentebaten van doorverstrekte leningen (projectfinanciering) Saldo door te rekenen externe rente
-/-/+
0 0 0 -2.000
0 0 0 1.000
0 0 0 2.000
0 0 0 3.000
d1. Rente over eigen vermogen d2. Rente over voorzieningen (gewaardeerd op contante waarde) De aan taakvelden toe te rekenen rente e. De werkelijk aan taakvelden toegerekende rente (renteomslag)
+ +
0 0 -2.000 0
0 0 1.000 0
0 0 2.000 0
0 0 3.000 0
-2.000
1.000
2.000
3.000
3.214.561 -0,06% 0,00%
3.101.061 0,03% 0,00%
3.573.561 0,06% 0,00%
3.764.561 0,08% 0,00%
-0,06% -2.000 0
0,03% 1.000 0
0,06% 2.000 0
0,08% 3.000 0
f. Renteresultaat op het taakveld treasury
Boekwaarde activa voor renteomslag, excl. verstrekte leningen Omslagrenteberekening Voorstel: afronden naar Verschil in toegepast % Hierdoor te verwachten renteresultaat Verschil met werkelijk renteresultaat
-/-
Alle rente loopt via het taakveld 0.5 Treasury. Alle rentelasten en -baten worden indien van toepassing direct op dit taakveld geboekt. Voor de inzet van immateriële, materiële en financiële activa wordt de rente voor de financiering van deze activa omgeslagen over de betreffende taakvelden (lasten). De afschrijvingen worden direct ten laste gebracht van de diverse taakvelden, waarop de af te schrijven activa betrekking hebben.
Overzicht EMU-saldo Sinds 2006 zijn gemeenten en gemeenschappelijke regelingen verplicht een raming van de eigen ‘bijdrage’ aan het EMU-saldo op te nemen. (EMU staat voor Economische en Monetaire Unie). Om
de cijfers tussen verschillende landen goed te vergelijken zijn in de Europese Unie afspraken gemaakt over de wijze van berekening van het EMU-saldo. Het EMU-saldo wordt berekend op kasbasis, dus de feitelijke geldstromen die in een jaar plaatsvinden. Een negatief EMU-saldo wil niet zeggen dat de gemeenschappelijke regeling onmiddellijk een probleem heeft, omdat zij werkt met het baten- en lastenstelsel. Het geraamde EMU-saldo van HLTsamen voor 2023 t/m 2026 ziet er als volgt uit: EMU saldo prognose (x € 1.000) 2022
2023
2024
2025
Exploitatiesaldo voor toevoeging aan (+) cq onttrekking uit reserves (-)
/+
0
0
0
0
Afschrijvingen ten laste van de exploitatie Bruto dotaties aan de voorzieningen ten laste 3 van de exploitatie Uitgaven aan investeringen in (im) materiële 4 vaste activa De in mindering op 4 gebrachte bijdragen van 5 Rijk, Provincie, EU en ov. Verkoopopbrengsten uit desinvesteringen in 6a (im) materiële vaste activa Boekwinst op desinvesteringen in (im) materiële 6b vaste activa Uitgaven aan aankoop van grond en uitgaven 7 van bouwrijp maken
+
1.300
1.350
1.350
1.350
+
0
0
0
0
-
1.237
1.823
1.541
1.500
+
0
0
0
0
+
0
0
0
0
-
0
0
0
0
-
0
0
0
0
8a Verkoopopbrengsten van grond
+
0
0
0
0
8b Boekwinst op grondverkopen
-
0
0
0
0
9
-
0
0
0
0
1 2
Betalingen ten laste van voorzieningen Boekwinst bij verkoop van deelnemingen en 10 aandelen Geraamd EMU-saldo
-
0
0
0
0
63
-473
-191
-150
Geprognosticeerde balans Met het oog op een betere raming en beheersing van het EMU-saldo is in het nieuwe BBV een geprognosticeerde balans voorgeschreven. Met het opnemen van een geprognosticeerde balans krijgt het bestuur meer inzicht in de ontwikkeling van onder meer investeringen, het aanwenden van reserves en voorzieningen, en in de financieringsbehoefte. Geprognosticeerde balans per 31 december (bedragen x € 1.000) Activa
Rekening 2021
Begroting 2023
Begroting 2024
Begroting 2025
Begroting 2026
0
0
0
0
0
3.034
3.101
3.574
3.765
3.700
3.034
3.101
3.574
3.765
3.700
len. aan openb. lich., woningb., deelnemingen, ov. verb. partijen
0
0
0
0
0
overige langlopende leningen
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
3.034
3.101
3.574
3.765
3.700
0
0
0
0
0
5.379
3.000
3.000
3.000
3.000
47
40
40
40
40
VASTE ACTIVA immateriële vaste activa materiële vaste activa met economisch nut sub-totaal materiële vaste activa financiële vaste activa
sub-totaal financiële vaste activa Totaal vaste activa VLOTTENDE ACTIVA voorraad overige grond en hulpstoffen vorderingen op openbare lichamen overige vorderingen kortlopende uitzettingen liquide middelen
262
250
250
250
250
overlopende activa
1.848
1.500
1.500
1.500
1.500
Totaal vlottende activa
7.536
4.790
4.790
4.790
4.790
Totaal generaal
10.570
7.891
8.364
8.555
8.490
Rekening 2021
Begroting 2023
Begroting 2024
Begroting 2025
Begroting 2026
818
500
500
500
500
0
0
0
0
0
818
500
500
500
500
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
818
500
500
500
500
9.060
6.891
7.364
7.555
7.490
Passiva EIGEN VERMOGEN algemene reserves bestemmingsreserves nog te bestemmen resultaat sub-totaal eigen vermogen VOORZIENINGEN VASTE SCHULDEN afgesloten sub-totaal vaste schulden Totaal vaste passiva VLOTTENDE PASSIVA netto vlottende schulden overlopende passiva
692
500
500
500
500
Totaal vlottende passiva
9.752
7.391
7.864
8.055
7.990
Totaal generaal
10.570
7.891
8.364
8.555
8.490
Paragraaf Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering HLTsamen is de bedrijfsvoeringsorganisatie van de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen. HLTsamen ondersteunt de besturen van deze gemeenten om vorm en invulling te geven aan nieuwe wet en regelgeving, diverse transitieopgaven, bestuurlijke ambities en organisatieontwikkeling. We noemen hier enkele voorbeelden voor 2023 en verdere jaren. Rechtmatigheid De basis op orde is een continue opgave aangezien de basis niet stilstaat maar de lat steeds hoger ligt. De eisen op het vlak van bijvoorbeeld informatie en financiën nemen toe. Niet de accountant maar de colleges en het HLTsamen bestuur geven straks een rechtmatigheidsverklaring af. De organisatie is zich daarop aan het voorbereiden. Op basis van het huidige ambitieniveau als het gaat om rapporteringsgrenzen en controle toleranties wordt het een flinke opgave om als organisatie voldoende op niveau te komen. Dit blijkt ook uit de managementletter 2021 van de accountant en het gegeven dat de Verbijzonderde Interne Controle nog steeds moet wordt uitbesteed. Evengoed zetten we de schouders eronder en is er inmiddels een plan van aanpak opgesteld waarmee de belangrijkste financiële processen: inkoop, subsidies, betalingen en personeel organisatiebreed worden gestructureerd. Met de ervaring die in 2022 kan worden opgedaan moeten verbeteringen en aanscherpingen komen voor 2023.
Wanneer blijkt dat de organisatie ondanks alle inspanningen onvoldoende in staat is om op voldoende niveau van control te komen, zal er een investeringsvoorstel voor de versterking van de financiële functie volgen.
AVG, privacy en informatieveiligheid Informatiebeveiliging en privacy zijn onderwerpen die continu onze aandacht hebben. De technologische ontwikkelingen gaan razendsnel. De uitdaging om criminelen een stap voor te blijven wordt alleen maar groter. Het belang om zorgvuldig met gegevens van inwoners en andere belanghebbenden om te gaan ook. Dit onderwerp heeft voor onze organisatie dan ook een hoge prioriteit. Privacy en een correcte omgang met persoonsgegevens worden in 2023 kernwaarden van elke medewerker. Deze verantwoordelijkheid wordt steeds meer organisatiebreed belegd in plaats van bij de vakspecialisten. Met ingang van 2022 zijn extra structurele middelen voor deze ontwikkelingen beschikbaar gesteld en worden de functies bemenst. Inkoop HLTsamen kent momenteel geen/ nauwelijks een inkoopfunctie. Zowel niet centraal als decentraal. Uit de benchmark van Berenschot werd dit duidelijk zichtbaar. Er is per eind 2020 een tactisch inkoop coördinator die functioneert als spin in het web richting stichting Rijk waar de tactische inkoop in termen van aanbestedingen wordt uitgevoerd. Er ontbreekt centraal een inkoopondersteuner, een strategische inkoopadviseur en decentraal contractbeheerders (die de verplichtingenadministratie kunnen voeren zoals dat ook bij subsidies gebeurt), contractmanagers en contracteigenaren.
In het organisatieontwikkeltraject besteden we aandacht aan het bestaan en ontwikkelen van de verschillende bedrijfsvoeringsfuncties en rollen. Praktisch zien we, mede gelet op de kwetsbaarheid, dat de samenwerking tussen team financiën en de inkoopfunctie heel nauw moet worden georganiseerd. De inkoopfunctie moet in 2022 worden vormgegeven, ook in het licht van de organisatieontwikkeling. Het proces en de inkoopketen van aanbesteden, bestellen en betalen door
middel van inkoop is gekoppeld aan contractbeheer, contractenbank, etc.
Informatiehuishouding en de wet Open Overheid en Archiefwet Vrijwel elke ontwikkeling heeft impact op automatisering. We zien een structurele toename van ondersteunende applicaties. De automatisering kan een bijdrage leveren aan meer kwaliteit en efficiency en levert daarbij een welkome bijdrage aan het binnen de perken houden van de workload binnen de organisatie. Aan de kant van informatie zien we nieuwe wetten die verplichtingen met zich meebrengen voor de gemeenten als het gaat om transparant bestuur, informatievoorziening en archivering. Aandachtspunt is de borging en doorvertaling van de ontwikkelingen en vernieuwing op het gebied van automatisering binnen de organisatie. Integraal werkconcept/huisvesting Door Corona heeft het thuiswerken een enorme vlucht genomen, ook binnen HLTsamen. Dit betekent dat ook nu het thuiswerkadvies weer losgelaten wordt, we kiezen voor het werkconcept: “werken waar het werkt”. Het standaard werken op locatie komt niet meer terug. Hierdoor zal naar verwachting structureel minder gebruik gemaakt gaan worden van de gemeentelijke gebouwen door HLTsamen. In 2022 zal hiermee gestart worden. Digitale toegankelijkheid gemeenten In 2022 krijgen we te maken met de Wet Open Overheid en in 2023 met de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer. Beide ontwikkelingen zorgen er voor dat we in 2022 kritisch naar onze digitale kanalen gaan kijken.
Toegankelijkheid voor een ieder speelt hier een belangrijke rol in. Inhuur personeel Om de inhuur te beperken, ondanks de krapte op de arbeidsmarkt en de onvoorziene omstandigheden, wordt in 2022 een visie op inhuur ontwikkeld. In het kader van de organisatieontwikkeling zal dit de komende jaren verder vorm worden gegeven. Een wendbare organisatie vraagt ook om een flexibele schil. Communicatie Er zijn verschillende autonome maatschappelijke ontwikkelingen die extra interventie vragen van team communicatie. Daarbij valt bijvoorbeeld te denken aan:
De verschuivende rol van team communicatie van de interne communicatie en van decentraal naar centraal. Vervanging van het intranet van HLTsamen brengt deze verandering in een stroomversnelling. Communicatie is gaan werken met etalageprojecten. Niet alle etalageprojecten kennen hun oorsprong in een programma van waaruit de financiering is geregeld. Hierdoor ontstaan er regelmatig knelpunten in capaciteit en budget. De ervaringen in de coronaperiode maakt bijvoorbeeld polarisatie zichtbaar. Dit onderwerp bestond al voor de Coronacrisis, maar heeft tijdens de crisis een vlucht genomen en vergt inzet vanuit communicatie. Door maatschappelijke en wettelijke ontwikkelingen is participatie een thema dat in toenemende mate een beslag legt op communicatie. We voorzien dat een participatiecoach een mogelijk antwoord is op deze ontwikkeling.
In de loop van 2022 zal duidelijk moeten worden tot welk niveau extra investeringen nodig zijn. Dit is afhankelijk van de keuzes van de colleges over de wijze waarop we met deze vraagstukken omgaan en de intensiteit van de communicatieve inzet daarop.
Paragraaf Kapitaalgoederen De activa van de werkorganisatie HLTsamen betreffen de bedrijfsvoering en bestaan vooral uit investeringen voor automatisering, facilitair en tractie buitenruimte. In deze begroting zijn de benodigde vervangingsinvesteringen en investeringen inzichtelijk gemaakt in een meerjarig investeringsoverzicht (zie bijlage 4). Meerjarige dekking van de investeringen valt binnen het kapitaallastenplafond. I&A-investeringen Data is steeds meer het sleutelwoord in de bedrijfsvoering van zowel HLTsamen als de deelnemende gemeenten. Op basis van data kan worden gepland en begroot, verantwoord, geanalyseerd, geëxperimenteerd en samengewerkt. Om de data uit de verschillende bronnen tot betrouwbare informatie te transformeren is het van belang dat de data compleet, veilig en juist wordt gegenereerd en opgeslagen. Ook zal het genereren van informatie op basis van deze data, vanuit de verschillende klantbehoeftes, goed georganiseerd moeten worden. Hiervoor moet ook de geïnvesteerd worden in de centrale infrastructuur van HLTsamen. Daarnaast is het landschap voor applicaties de afgelopen jaren sterk veranderd. Aanschaf van applicaties vindt steeds minder plaats. Daarvoor in de plaats kiezen we steeds vaker voor SaaSoplossingen (Software as a Service). Hierbij wordt de software niet eenmalig gekocht, maar sluiten we een overeenkomst voor de duur van het gebruik.
Hierdoor wordt niet meer geïnvesteerd en kunnen gemaakte kosten niet vanuit de investeringskredieten worden gedekt. Huisvesting HLTsamen maakt gebruik van gemeentelijke gebouwen. HLTsamen heeft de gebouwen om niet in gebruik van de gemeenten.
Financiële begroting De financiële begroting geeft inzicht in de algemene uitgangspunten waarop de geraamde baten en lasten binnen het programma tot stand zijn gekomen. Verder zijn, conform de voorschriften BBV, deze geraamde baten en lasten voor het jaar 2023 en voor het meerjarenperspectief 2024-2026 inzichtelijk gemaakt. In de toelichting op de begroting zijn ook de incidentele baten en lasten in een overzicht aangegeven. Daarnaast is inzicht gegeven in de ontwikkeling van de bijdrage van de gemeenten en is inzicht gegeven in de nieuwe taken.
Uitgangspunten begroting Vanwege de stevige druk op de gemeentelijke financiële positie is de begroting HLTsamen 2023 – 2026 uiterst terughoudend en ontwikkel-arm opgesteld. Feitelijk wordt er bewust gekozen voor een status quo en voorziet de begroting 2023-2026 niet in een bijstelling van budgetten. Alleen de autonome ontwikkelingen (indexeringen) zijn verwerkt in de voorliggende begroting. Bijdrage gemeenten Voor de reguliere bijdragen van de drie gemeenten worden voor de jaren 2023 en verder conform het bedrijfsplan de volgende percentages voor de inbreng gehanteerd: Hillegom 24,20% Lisse 27,95% Teylingen 47,85% Financiële kaderstelling gemeenschappelijke regelingen Met de “Financiële kaderstelling gemeenschappelijke regelingen” beschikken de gemeenten in de regio Hollands-Midden sinds 2010 over een gedragen instrument om met alle gemeenschappelijke regelingen waarin zij deelnemen, uniforme afspraken te maken over indexering en algemene taakstelling voor de op te stellen begrotingen. De kaderstelling voor de begroting 2023 is op 1 november 2021 in de bestuurlijke werkgroep Financiële Kaderstelling Gemeenschappelijke Regelingen (FKGR) van de gemeenten in Hollands-Midden vastgesteld.
Conform FKGR zijn de volgende indexacties toegepast in de begroting 2023-2026: Loon en prijsontwikkelingen FKGR salarisdeel 3,7% Prijsontwikkeling FKGR materieel deel 2,5% Areaaluitbreiding Op basis van een verwachte areaaluitbreiding vindt een toename van de gemeentelijke bijdrage plaats. De berekening is gebaseerd op basis van de decembercirculaire 2021. De begrote bijdrage zijn verdeeld over de deelnemende gemeenten op basis van de bij de vorming van HLTsamen vastgestelde verdeelsleutel.
Begroting 2023 - 2026 In een onderstaande tabel is het meerjarenperspectief 2022-2026 van HLT samen gepresenteerd. De lasten binnen het programma bestaan uit personeelskosten en verschillende bedrijfsvoeringsbudgetten. De baten hebben betrekking op de gemeentelijke bijdrage en de bijdrage die HLT ontvangt van de ISD voor haar dienstverlening.
Ontwikkeling gemeentelijke bijdrage In onderstaand overzicht is de ontwikkeling van de gemeentelijke bijdrage gepresenteerd vanaf start kadernota tot en met de gemeentelijke bijdrage, zoals deze nu is opgenomen in de begroting 2023 van HLTsamen. De verschillende mutaties worden nader toegelicht.
Ontwikkeling CAO effect vanuit 2022 Na goedkeuring door het bestuur van de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) is de nieuwe cao-gemeenten definitief gesloten. Met terugwerkende kracht wordt het loon in een tweetal stappen verhoogd. In december 2021 met 1,5%, vervolgens in mei 2022 met 2,4%. Totaal een stijging van 3,9%. Dit resulteert in een toename van de bijdrage met van € 1.258.072. Indexering conform Financiële Kader Gemeenschappelijke Regeling Over de loonsom inclusief cao-effect 2022 is vervolgens de indexering FKGR 2023 van 3,7% toegepast. Voor HLTsamen houdt dit in dat zij de lonen vanaf 2023 met 3,7% mogen indexeren. Voor de materiële budgetten is de index 2,5%. Op een salarisbegroting van ca. € 34,1 mln. (basisjaar 2023) betekent dit een stijging van ca. € 1,3 mln. (3,7% van € 34,1 mln.) Voor de materiële budgetten betekent dit een stijging van ongeveer € 200.000 (2,5% van € 8,6 mln.) Areaaluitbreiding Op basis van een verwachte areaaluitbreiding vindt een toename van de gemeentelijke bijdrage plaats. De berekening is gebaseerd op basis van de decembercirculaire 2021. De begrote bijdrage zijn verdeeld over de deelnemende gemeenten op basis van de bij de vorming van HLTsamen vastgestelde verdeelsleutel. Geactualiseerde begroting 2022 De begroting van HLTsamen moet conform Wet gemeenschappelijke regeling in een vroeg stadium worden opgesteld.
Om deze reden wordt normaliter een geactualiseerde begroting opgesteld. In de verschillende gemeenten worden tussentijds verschillende besluiten genomen die dan nog niet zijn verwerkt in de begroting 2022. Daarnaast is dit voor HLTsamen ook het moment om kritisch te kijken naar de budgetten om te beoordelen of nog enkele correcties moeten worden uitgevoerd. De geactualiseerde begroting 2022 moet nog worden opgesteld, maar HLT wilt de genomen raadsbesluiten met een meerjarig effect opnemen in deze begroting om een zo'n actueel mogelijk begroting 2023 op te stellen. Voor 2023 tot en met 2025 betekent dat de bijdrage van de gemeenten lager is ten opzichte van de kadernota 2023 en voor 2026 geldt een kleine toename van de bijdrage. De ontwikkeling op de bijdrage wordt met name veroorzaakt doordat de budgetten voor de Wet Open Overheid nog niet zijn opgenomen in de voorliggende begroting. In de kadernota waren deze budgetten al wel