1. Ontwerpbegroting 2026 HLTsamen.pdf

Gemeenschappelijke regeling

Begroting 2026 HLTsamen

en de meerjarenramingen 2027 - 2029

Definitief:

1

Inhoudsopgave Voorwoord ........................................................................................................................................... 3 Voorstel ................................................................................................................................................ 5 Inleiding................................................................................................................................................ 6 1.

Programmaplan ..................................................................................................................... 7

1.1 Beleid ............................................................................................................................................. 7 1.2 Dienstverlening .......................................................................................................................... 9 1.3

Bedrijfsvoering ..................................................................................................................... 10

1.4

Crisisopvang ......................................................................................................................... 17

1.5 Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien .................................................................. 7 1.6 Paragrafen ................................................................................................................................. 20 2.

Financiële begroting........................................................................................................... 29

2.1 Begroting 2026 - 2029 ......................................................................................................... 29 2.2 Nieuwe verdeelsleutel ........................................................................................................... 30 2.2 Gemeentelijke bijdragen 2026 - 2029 ........................................................................... 31 2.3 Incidentele baten en lasten ................................................................................................ 31 2.4 Investeringen 2026 - 2029 ................................................................................................. 32 2.5 Geprognosticeerde balans ................................................................................................... 34 3.

Bijlagen ................................................................................................................................... 35

3.1 Bijlage 1: Uitgangspunten samenstellen Begroting 2026 – 2029 ....................... 35 3.2 Bijlage 2: Meerjareninvesteringsplan 2026 – 2029 .................................................. 37 3.3 Bijlage 3 Financiële bijdragen 2026 – 2029 deelnemende gemeenten ............. 40 3.4 Bijlage 4: Overzicht Baten en lasten (BBV) ................................................................. 41

2

Voorwoord Aan het bestuur, Voor u ligt de begroting 2026 van de gemeenschappelijke regeling werkorganisatie HLTsamen. Hierin schetsen we de ontwikkelingen die in 2026 op ons afkomen. We zijn verheugd dat we de komende periode gaan werken aan de hand van de Lange Termijn Opdracht HLTsamen Verder. Het uitvoeringsprogramma is voor de jaarschijf 2026 uitgangspunt en ook de principes uit het onderdeel contracteren zijn verwerkt. De gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen staan, net als andere gemeenten, voor een enorme opgave om financieel gezond te blijven. Vanaf 2026 worden gemeenten geconfronteerd met kortingen op de algemene uitkering van het Rijk, naast de al bestaande problematiek van een tekort aan middelen voor de jeugdhulp. In de voorjaarsnota 2025 reserveert het kabinet incidentele gelden ter compensatie voor de gemeenten. Deze compensatie is niet toereikend. Dit dwingt de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen om maatregelen te nemen om te komen tot scherpe keuzes. Hiervoor hebben de gemeenten een traject van zogenaamde heroverwegingen gestart. Hierbij zijn alle beïnvloedbare kosten en baten tegen het licht gehouden. In 2025 worden hiervoor de keuzes gemaakt. De uitwerking hiervan zal in belangrijke mate in 2026 tijd en energie van HLTsamen vragen.

Het bestuur van HLTsamen heeft voorjaar 2025 de directie opdracht gegeven om in kaart te brengen wat HLTsamen kan bijdragen door besparingen op de bedrijfsvoering. In de kadernota’s van de gemeenten wordt een eerste indicatie hiervoor opgenomen. In de begrotingen worden de uiteindelijke keuzes van het HLTsamen bestuur verwerkt. Hierbij wordt gezocht naar een balans tussen een substantiële bijdrage leveren aan de tekorten en het ‘gezond en vitaal’ houden van HLTsamen. Ook deze uitwerking zal in 2026 tijd en energie vragen van de organisatie. Begin 2026 brengen we de strategische verkenningen uit. Om de vier jaar schetsen we in de verkenningen belangrijke maatschappelijke en politiek-bestuurlijke ontwikkelingen. Wat speelt zich wereldwijd, op Europees, landelijk niveau en regionaal niveau af? Wat betekenen de ontwikkelingen en veranderingen in de samenleving voor onze gemeenten? Voor welke opgaven komen gemeenten te staan? Deze verkenningen kunnen gebruikt worden bij het opstellen van de raadsprogramma's en/of coalitieakkoorden. 2026 is het verkiezingsjaar voor gemeenteraden. Na de verkiezingen vertalen we de raads- en/of coalitieakkoorden in werkprogramma’s. In de begroting 2026 zijn de uitgangspunten verwerkt van de beleidsarme kaderbrief. Dit betekent dat alleen de financiële verwerking van de indexatie op prijzen en de CAO 2025- 20271 zijn toegepast.

De inbrengpercentages is door correcties uit 2017 te verwerken in de verdeelsleutel geactualiseerd. Daarnaast gaan we op een uniforme wijze met plustaken om. De plustaken van Teylingen die van oorsprong in de lumpsum zaten worden hieruit gehaald en gelabeld als plustaak.2We doen geen inhoudelijke voorstellen met financiële gevolgen. Wel beschrijven we de externe ontwikkelingen in de begroting, zoals de inwerkingtreding van de Wmebv (Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer). Deze wet regelt dat inwoners en bedrijven hun zaken met de overheid digitaal kunnen afhandelen. Én de uitdagingen om beleidstaken, taken op het gebied van dienstverlening en bedrijfsvoering door HLTsamen uit te kunnen voeren. HLTsamen verwacht met deze begroting adequaat, realistisch en slagvaardig werken mogelijk te maken. Versterken van de financiële sturing is en blijft een belangrijk doel. Grip (en zicht op geldstromen) is en blijft een prioriteit. Om dit te verbeteren wordt de managementinformatie in deze begroting op een nieuwe manier aan u gepresenteerd.

1

De CAO moet formeel nog worden goedgekeurd. Indien dit leidt tot wijzigingen worden deze verwerkt in een begrotingswijziging. 2 De inbrengpercentages zijn opgenomen in de bijlage bij de lange termijn opdracht (LTO). Deze LTO moet nog formeel vastgesteld worden door de colleges. Dit is voorzien in mei 2025.

3

Zoals afgesproken in het programma Grip op Geld zijn er aantal rubrieken opgenomen om meer informatieve inzicht van de baten en lasten te creëren. Tot slot: de begrotingen van de gemeenschappelijke regelingen, waaronder de begroting van HLTsamen, worden eerder opgesteld dan de begrotingen van de gemeenten. Inzicht in taken en opgaven van verbonden partijen zijn van belang voor het maken van een integrale afweging door de drie gemeenten. Op het moment dat de integrale afweging en de keuzes n.a.v. de heroverwegingen door alle gemeenten is gemaakt kan via een begrotingswijziging de begroting 2026 van HLTsamen worden bijgewerkt.

De directie van HLTsamen, Eva de Ridder, Annemiek Visser, Marco Witkamp, Erik Prins, Jeroen Tomassen Datum: 25 april 2025

4

Voorstel 1. De begroting 2026 HLTsamen vast te stellen; 2. De Meerjarenramingen 2027 - 2029 voor kennisgeving aan te nemen; 3. De bijdragen van de deelnemende gemeenten voor 2026 vast te stellen op: a. Gemeente Hillegom € 15.023.071 b. Gemeente Lisse € 18.778.430 c. Gemeente Teylingen € 28.469.479 4. De voorgenomen investeringen van € 1.177.500 beschikbaar stellen voor het jaar 2026 en de hieraan meerjarig verbonden budgetten voor kapitaalslasten vast te stellen.

5

Inleiding In de Begroting 2026 HLTsamen schetsen we de ontwikkelingen die op HLTsamen afkomen. HLTsamen voert voor de gemeenten taken uit op het vlak van beleid en beheer, dienstverlening, bedrijfsvoering en crisisorganisatie. In de begroting HLTsamen staat de bedrijfsvoering centraal. De inhoud van de beleidstaken en de publieke dienstverlening staan uitgewerkt in de begrotingen van de gemeenten zelf.

Baten en lasten 2026 – 2029 en de gemeentelijke bijdragen

De werkzaamheden van HLTsamen worden voornamelijk gefinancierd door financiële bijdragen van de gemeenten. In onderstaand overzicht wordt inzicht gegeven in de baten en lasten 2026 – 2029 en de gemeentelijke bijdragen voor deze periode. In onderdeel 2 Financiële begroting worden op basis van de in bijlage 3.1 genoemde uitgangspunten de baten en lasten uiteengezet. Staat van baten en lasten

Rubriek LASTEN A Personeelskosten B Personeelsgerelateerde kosten C Informatisering en automatisering D Huisvesting en facilitaire kosten E Overige bedrijfsvoeringskosten F Crisisopvang G Duin en Bollenstreek H Reserve mutatie TOTAAL LASTEN BATEN A Personeelskosten B Personeelsgerelateerde kosten C Informatisering en automatisering D Huisvesting en facilitaire kosten E Overige bedrijfsvoeringskosten F Crisisopvang G Duin en Bollenstreek H Reserve mutaties I Bijdrage dienstverlening Hillegom J Bijdrage dienstverlening Lisse K Bijdrage dienstverlening Teylingen TOTAAL BATEN SALDO VAN BATEN EN LASTEN

Rekening 2024

Bijgestelde begroting 2025

Primitieve Begroting 2026

2027

2028

2029

50.990.888 1.171.892 4.616.779 2.018.832 1.091.823 2.441.734 436.229 2.842.690 65.610.867

50.786.016 1.396.411 5.234.395 2.070.021 1.257.996 2.218.780 26.500 0 62.990.119

52.196.720 1.430.171 5.388.188 2.127.375 1.928.267 104.626 0 0 63.175.347

51.052.012 1.430.171 5.217.709 2.127.375 1.860.660 8.808 0 0 61.696.735

51.052.012 1.430.171 5.217.709 2.127.375 1.860.660 8.808 0 0 61.696.735

51.052.012 1.430.171 5.217.709 2.127.375 1.860.660 8.808 0 0 61.696.735

-3.136.154 -50.000 -395.157 -50.591 -143.106 -2.441.734 -436.229 -918.736 -14.148.420 -17.594.511 -26.837.378 -66.152.015 -541.148

-506.418 -51.191 -322.438 0 0 -2.122.962 0 0 -14.553.686 -17.998.889 -27.434.535 -62.990.119 0

-494.897 -52.624 -331.145 0 -25.700 0 0 0 -15.023.071 -18.778.430 -28.469.479 -63.175.347 0

-494.897 -52.624 -331.142 0 -25.700 0 0 0 -14.586.760 -18.307.942 -27.897.670 -61.696.735 0

-494.897 -52.624 -331.142 0 -25.700 0 0 0 -14.586.760 -18.307.942 -27.897.670 -61.696.735 0

-494.897 -52.624 -331.142 0 -25.700 0 0 0 -14.586.760 -18.307.942 -27.897.670 -61.696.735 0

Meerjarenraming

Investeringen

In de voorliggende begroting zijn ook investeringen opgenomen in het Meerjareninvesteringsplan. Voor 2026 wordt voorgesteld om in totaal € 1.177.500 te investeren in Informatisering en automatisering, Facilitair en de Buitendienst. Het meerjarige investeringsvolume ziet er als volgt uit:

Meerjaren investeringsplan

2026

2027

2028

2029

Informatisering en Automatisering (I&A)

345.000

390.000

1.905.000

370.000

Facilitair

387.500

215.000

75.000

155.000

Buitendienst

445.000

160.000

317.500

95.000

1.177.500

765.000

2.297.500

620.000

Totaal aan investeringen

6

1. Programmaplan De opgaven, taken en werkzaamheden van HLTsamen zijn gericht op bedrijfsvoering. HLTsamen levert de capaciteit en middelen ten behoeve van de uitvoering van beleid en het leveren van dienstverlening. In de financiële huishouding van de gemeenten en HLTsamen onderscheiden we beleid eb beheer, dienstverlening, bedrijfsvoering en de crisisorganisatie. Deze verdeling is ook het uitgangspunt voor het verkrijgen van de dekking van de lasten.

1.1 Beleid De beleidsdoelstellingen worden inhoudelijk en financieel in de begrotingen van de deelnemende gemeenten toegelicht. Bij het opstellen van beleidsplannen en uitvoerings- en beheerplannen geven gemeenten in de college- en raadsvoorstellen aan of sprake is van nieuw beleid of actualisatie van bestaand beleid en wat dit betekent voor de inzet van HLTsamen. Hieraan gekoppeld worden de middelen die nodig zijn voor de realisatie en door de opdrachtgevers, de gemeenten, beschikbaar gesteld. Na vaststelling van de begrotingen of tussentijdse wijzigingen worden de bedragen overgeheveld naar HLTsamen, die conform de offerte (project- en/ of programmaplan) tot uitvoering over kan gaan. 1.1.1 Omgevingswet Welke ontwikkelingen komen op ons af? Met de inwerkingtreding van de Omgevingswet op 1 januari 2024 voldoen de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen en HLTsamen aan de minimale verplichtingen van de wet. Dit is het begin van een lange periode waarin gemeenten moeten werken aan het bereiken van de veranderingen en de doelstellingen van de Omgevingswet. De wet geeft hiervoor de ruimte tot 2031, dit is de zogenaamde transitieperiode. De drie gemeenten zijn bevoegd gezag en moeten ervoor zorgen dat er aan de wettelijke verplichtingen blijvend wordt voldaan. Hiervoor is er vanuit HLTsamen een transitieperiode gedefinieerd waarmee we de drie gemeenten ondersteunen en adviseren.

Voor HLTsamen betekent dit dat we op een aantal gebieden anders moeten gaan werken, de implementatie van deze hernieuwde werkzaamheden betekent ook dat er wellicht andere functies en rollen ingebed gaan worden. Er is ontwikkeling nodig op de volgende gebieden: • • • • •

Juridische transformatie; werken met meerdere juridische systemen met effecten voor werkwijze, bezetting, onzekerheden en mogelijke bezwaarprocedures. ICT en informatievoorziening; werken met verschillende systemen, huidige systemen en het DSO. Verandering van werkwijze; het leren werken met andere regelgeving, andere verantwoordelijkheden, samenwerking ook interbestuurlijk. Verandering in dienstverlening aan inwoners, bedrijven en projectontwikkelaars. (initiatiefnemers) Verplichte samenwerking in de keten en interbestuurlijk, de gemeente wordt het bevoegd gezag voor de omgevingsvergunning.

Wat willen we bereiken en wat gaan we doen in 2026? • Integraal werken en adviseren ten behoeve van vergunningverlening. • Opstellen (in participatie met de omgeving) van de omgevingsvisies en omgevingsplannen • Digitaal beschikbaar stellen van deze omgevingsplannen via het Digitale Stelsel Omgevingswet (DSO) en het wijzigen van deze omgevingsplannen, wanneer initiatieven hierom vragen. • Aanpassen van de lokale verordeningen en regels voor de gemeenten. Voor de uitwerking van de bovengenoemde opdrachten zijn de programmadirecteuren Leefomgeving en Bedrijvigheid eigenaar. Onderdelen zijn opgenomen in de werkplannen van de teams onder deze programma’s. Hiervoor heeft het directieteam de volgende opdrachten uitgezet: • Inrichten van de beleidscyclus voor de fysieke leefomgeving, ter bevordering van de integrale advisering en het werken binnen de keten van de fysieke leefomgeving. • Implementeren van alle beleidsregels in de drie omgevingsplannen van de drie gemeenten. • Anders werken door het werken met de intake en de omgevingstafel bij de omgevingsvergunningen. • Uitvoeren van het door de gemeenteraden vastgestelde participatiebeleid. Deze opdrachten worden uitgevoerd en gerealiseerd binnen de beschikbare rijksbudget. Op basis van de ervaring zullen wij het plan te zijner tijd aanpassen en voorleggen aan het bestuur.

7

1.1.2 Duurzaamheid Welke ontwikkelingen komen op ons af en wat willen we bereiken en wat gaan we doen in 2026? Duurzaamheid gaat over toekomstbestendig denken en doen. Specifiek op het vlak van drie relatief nieuwe beleidsontwikkelingen. Energievoorziening In de transitie naar een toekomstbestendige energievoorziening zetten de 3 gemeenten in op energiebesparen, duurzame warmte (geothermie/warmtenet) en het duurzaam opwekken van stroom (zon op dak). Het geothermie-warmtenet project vraagt in toenemende mate om capaciteit. Daar kan in 2026 naar verwachting niet langer met de beschikbare capaciteit in voorzien worden. In het project moet hiervoor een oplossing gevonden worden. Voor netcongestie heeft de gemeente een faciliterende rol richting MKB en bedrijventerreinen. Dit wordt in 2026 verder vormgegeven. Naast de inhoudelijke opgave speelt hier ook een organisatorische opgave. De mensen die aan de energievoorziening werken passen logischerwijze niet bij een bestaand team of beleidsonderwerp. Dit vraagt om de inrichting van een eigenstandig team, hiervoor wordt nog een besluitvormingstraject voor OR en bestuur opgestart. Een en ander vraagt in 2026 om sterke sturing op het team (inhoud en organisatie).

Grondstoffen/circulaire economie De gemeente Hillegom is in 2025 voornemens om het uitvoeringsprogramma circulaire economie vast te stelen. De nadruk ligt op het goede voorbeeld geven via Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI), het stimuleren van biobased en circulair bouwen en het stimuleren van andere initiatieven. De werkzaamheden gericht op een circulaire economie moeten onderdeel worden van het reguliere werk binnen bestaande teams. Naast opbouwen van kennis, netwerk en ervaring is hier ook integrale samenwerking tussen teams en andere partijen nodig. Om dit vorm te geven wordt geïnvesteerd in extra personele inzet met een regisseur en projectleider circulaire economie. Dit betreft tijdelijke capaciteit (CDOKE) die vanuit het programma duurzaamheid aangestuurd en ingezet wordt. Zodra circulaire economie onderdeel is van het reguliere werk kan deze “buitenboordmotor” opgeheven worden. Naar verwachting zullen de betreffende vakteams dan wel structureel extra beleidscapaciteit nodig hebben. Klimaatadaptatie/Biodiversiteit Belangrijke ontwikkelingen in 2026 zijn het opstellen van een Soorten Management Plan (SMP) en de doorvertaling van de geactualiseerde risicoanalyses. Ook vraagt het volgen en doorvertaling van landelijke ontwikkelingen (beleid, regels) voortdurend aandacht.

Dit gebeurt zo mogelijk gezamenlijk met de Duin- en Bollenstreek gemeenten of in Holland Rijnland verband. Klimaatadaptatie en het versterken van de biodiversiteit moeten zo snel mogelijk structureel onderdeel worden van de inrichting en het beheer van de openbare ruimte. Om dit vorm te geven wordt vanuit het programma duurzaamheid tijdelijk geïnvesteerd in extra personele inzet in de vorm van een regisseur en projectleider toekomstbestendige leefomgeving. Na opheffing van deze “buitenboordmotor” hebben de betreffende vakteams wel structureel extra beleidscapaciteit nodig. Programmatische aanpak duurzaamheid De in 2025 vastgestelde programmatische aanpak duurzaamheid heeft tot doel om de nieuwe beleidsontwikkelingen zo snel als mogelijk een structurele, geborgde plek te geven in de reguliere werkzaamheden van HLTsamen. Programmering en rapportage verloopt dan vanuit de betreffende teams via de reguliere P&C cyclus. Het doel is om eind 2026 alle drie de beleidsontwikkelingen ondergebracht te hebben in de reguliere verantwoordelijkheidslijn van HLTsamen. Daarmee zou de programmatische aanpak van deze beleidsonderwerpen geleidelijk afgerond kunnen worden. De uitvoering van maatregelen gericht op bewoners en bedrijven wordt in 2026 zoveel als mogelijk via één uitvoeringsorganisatie belegd.

Zo kan de gemeente bij haar kerntaak (regie) blijven, ontstaat er voor de doelgroep één loket voor verduurzaming en biedt dit actieve bewoners en bedrijven een mogelijkheid elkaar te ontmoeten rondom de duurzaamheidsthema’s. We zetten in op zoveel als mogelijk normale verhoudingen tussen de begrootte middelen in Hillegom, Lisse en Teylingen. Dat doen we door voor de drie duurzaamheidsthema's degelijke uitvoeringsprogramma’s op te stellen. Daarmee managen we verwachtingen, zeggen we wat we doen en met een consequente uitvoering doen we ook wat we zeggen. Dit helpt bij het opbouwen van vertrouwen bij de bestuurders en daarmee met het (vooraf) beschikbaar stellen van de benodigde middelen.

8

1.1.3 Maatschappelijke agenda Welke ontwikkelingen komen op ons af? Naast ontwikkeling in de ruimtelijke keten zijn er ook belangrijke ontwikkelingen in de maatschappelijke keten. Binnen het Sociaal Domein hebben er de afgelopen jaren diverse decentralisaties plaatsgevonden, die direct invloed hebben gehad op de gemeenten en de organisatie van ons werk, inclusief de bedrijfsvoering. Wat willen we bereiken en wat gaan we doen in 2026? Mede als gevolg van de verschillende crisissen, waar de gemeenten de afgelopen jaren mee te maken hebben gehad, zien gemeenten dat de maatschappelijke opgaven steeds complexer worden. Dit vraagt om een andere manier van werken. Inmiddels is het beleid van de gemeenten omgevormd tot de Maatschappelijke Agenda (MAG). Met de MAG is het proces in gang gezet om samen met de ‘maatschappij’ tot een effectieve aanpak te komen. Deze ontwikkeling werkt het Sociaal Domein de komende jaren verder uit. Thema’s als data gedreven en programmatisch werken, portfoliomanagement3 en co-creatie maken hier ook deel van uit. Op onderdelen zal de rol van de lokale overheid zich meer gaan richten op faciliteren van maatschappelijke initiatieven (ook wel genoemd responsieve overheid); dit vereist een andere manier van werken en vraagt om andere kennis en vaardigheden.

1.2 Dienstverlening Welke ontwikkelingen komen op ons af? Gemeenten worden steeds meer gevraagd om maatwerk te leveren en te werken aan ‘mensgerichte dienstverlening’. Tegelijkertijd zijn de financiële middelen beperkt. In de lange termijnopdracht van HLTsamen is de bestuurlijke wens uitgesproken om een goede balans te vinden tussen de systeem- en de leefwereld. Daarnaast krijgen we doorlopend te maken met digitale ontwikkelingen die invloed hebben op onze dienstverlening (zoals bijvoorbeeld Common Ground en AI). ‘De Nederlandse Digitaliseringsstrategie’ van BZK beschrijft op welke manier de nieuwe ontwikkelingen ingezet kunnen worden voor het verbeteren van de dienstverlening aan inwoners. Hoewel de digitale wereld continu in beweging is, blijft de behoefte van inwoners gelijk: een betrouwbare en transparante overheid met begrijpelijke en toegankelijke dienstverlening. Verder treedt per 1 januari 2026 de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv) in werking. Deze wet regelt dat inwoners en bedrijven hun zaken met de overheid digitaal kunnen afhandelen. Het gaat daarbij om officiële berichten, zoals bijvoorbeeld aanvragen van vergunningen en bezwaarschriften. Deze ontwikkelingen vragen van de organisatie om continu te werken aan toekomstbestendige dienstverlening.

Wat willen we bereiken en wat gaan we doen in 2026? In 2026 stellen we de visie op dienstverlening op. De visie beschrijft de ambitie op het gebied van dienstverlening en welke aanpak nodig is om deze te realiseren. Basis voor de visie op dienstverlening is de integrale verkenning die in 2025 is uitgevoerd, in samenwerking met de ketens Leefomgeving, Bedrijvigheid, Maatschappelijke ontwikkeling, Bestuur en dienstverlening en Bedrijfsvoering. We volgen de landelijke ontwikkelingen op het gebied van de Nederlandse Digitaliseringsagenda en bepalen op welke manier we als organisatie kunnen aansluiten bij de landelijke ambitie voor begrijpelijke en toegankelijke dienstverlening vanuit ‘1 overheidsgedachte’. De uitvoering van de Wmebv wordt gemonitord. Daarnaast wordt bekeken welke producten en diensten die buiten de Wmebv vallen ook verder gedigitaliseerd kunnen worden. 1.2.1 Reisdocumentenpiek Welke ontwikkelingen komen op ons af? Bijna tien jaar geleden werd de geldigheidsduur voor paspoorten en identiteitskaarten verlengd van vijf naar tien jaar. In 2014 ging deze nieuwe regel van kracht, waardoor volwassenen die tussen 2014 en 2018 een reisdocument hebben aangevraagd, vanaf 2024 weer een nieuwe ID-kaart of paspoort mogen aanvragen. Er wordt tussen 2024 en 2029 een piek verwacht, waarvan de

Portfoliomanagement brengt lopende en gewenste projecten in kaart en geeft inzicht in de onderlinge samenhang. Portfoliomanagement helpt bij keuzes maken en prioriteren. 3

9

grootste in 2027. De organisatie is er inmiddels goed op ingericht en met inzet op de juiste momenten van ingehuurd personeel wordt gegarandeerd dat de dienstverlening soepel kan doorlopen. Wat willen we bereiken en wat gaan we doen in 2026? Het doel is om alle inwoners goed en op tijd te bedienen. De aanvragenstroom wordt nauwgezet gemonitord en inzet van ingehuurd personeel wordt hierop afgestemd om op de juiste momenten een goed dienstverlening te blijven garanderen. Ook in communicatie-uitingen worden de inwoners blijvend gewezen op extra drukte zodat men op tijd de aanvraag doet. 1.2.2 Verkiezingen Welke ontwikkelingen komen op ons af? Op 18 maart 2026 worden de gemeenteraadsverkiezingen gehouden. Gemeenteraadsverkiezingen trekken een grote wissel op medewerkers van HLTsamen omdat naast de “reguliere verkiezingstaken” ook de kandidaatsstelling door ons gecoördineerd en begeleid dient te worden. Wat willen we bereiken en wat gaan we doen in 2026? De organisatie van gemeenteraadsverkiezingen ligt onder een vergrootglas door de grote lokale belangen. Het is de uitgelezen mogelijkheid om aan de gemeenten te laten zien wat HLT voor hen kan betekenen, door het organiseren van transparante verkiezingen. Hierbij zullen we de lessonslearned uit de afgelopen 2 verkiezingen meenemen.

Eén van de grote leerpunten uit de voorgaande verkiezingen betreft de betrokkenheid en inzet van ambtenaren; om voldoende mankracht te mobiliseren zal er meer ondersteuning vanuit management nodig zijn.

1.3 Bedrijfsvoering 1.3.1 Visie op bedrijfsvoering Welke ontwikkelingen komen op ons af? In 2025 is gestart met het implementeren van de zogenaamde visie op bedrijfsvoering. Deze visie bestaat uit een aantal belangrijke elementen: • Bedrijfsvoering activiteiten komen voor in iedere functie in de organisatie ('bedrijfsvoering is van iedereen); • Voor de bedrijfsvoeringsactiviteiten maken we een onderscheid in activiteiten die uitgevoerd worden in de 'lijn’, activiteiten die uitgevoerd worden in de lijn met advies vanuit bedrijfsvoering teams, activiteiten die uitgevoerd worden door bedrijfsvoering teams; • In de bedrijfsvoering teams wordt onderscheid gemaakt in kaderstellende, monitorende, adviserende en uitvoerende activiteiten. Wat willen we bereiken en wat gaan we doen in 2026? • Een evaluatie hoe ver we zijn gekomen met de implementatie in 2025 in het tweede kwartaal van 2026; • Een evt. aanpak op basis van de uitkomst van de evaluatie in het derde kwartaal; • Start uitvoering van de aanpak (als die nodig was) in het vierde kwartaal. 1.3.2 Vitaliteit als onderdeel van Strategisch personeelsbeleid Welke ontwikkelingen komen op ons af? Vitaliteit en duurzame inzetbaarheid zijn steeds belangrijkere thema’s binnen organisaties, mede door maatschappelijke en demografische ontwikkelingen.

We zien een stijgende pensioenleeftijd, een krappere arbeidsmarkt en een toename van werkdruk en mentale belasting. Dit vraagt om een werkomgeving waarin medewerkers gezond, gemotiveerd en productief blijven. Daarnaast verandert werk steeds sneller door technologische innovaties en hybride werken. Dit betekent dat medewerkers zich voortdurend moeten ontwikkelen en organisaties flexibel moeten inspelen op veranderende behoeften. Vitaliteit en duurzame inzetbaarheid kunnen niet langer adhoc worden aangepakt, maar moeten integraal worden verankerd in de organisatiecultuur. Wij hebben een uitvraag gedaan bij de medewerkers over hun behoeftes binnen vitaliteit in relatie tot de verschillende levensfasen waar zij zich in bevinden en daar zijn wensen uit gekomen. Deze willen wij waar mogelijk mee nemen in ons vitaliteitsaanbod wat wij voor 2026 gaan implementeren. Wat willen we bereiken en wat gaan we doen in 2026?

10

Ons doel is om vitaliteit en duurzame inzetbaarheid structureel te verbeteren en te borgen binnen de organisatie. We willen een werkomgeving creëren waarin medewerkers optimaal kunnen functioneren en zich kunnen ontwikkelen. Dit bereiken we door: • • •

Participatie: Medewerkers actief te betrekken bij hun eigen ontwikkeling en bij organisatievraagstukken, zodat zij eigenaarschap ervaren en zich gehoord voelen. Maatwerk: Rekening te houden met individuele verschillen en behoeften van medewerkers, waardoor zowel de organisatie als de medewerker profiteert. Dit leidt tot hogere productiviteit en werkplezier. Leerruimte: Medewerkers de kans geven om zich continu te ontwikkelen en verantwoordelijkheid te nemen voor hun eigen loopbaan en vitaliteit.

Daarnaast zetten we in op gedragsverandering: een cultuur waarin vitaliteit niet alleen als verantwoordelijkheid van HR wordt gezien, maar als iets waar medewerkers en leidinggevenden samen aan werken. Door bewustwording en eigenaarschap te vergroten, stimuleren we duurzaam gedrag op alle niveaus in de organisatie. Met dit model als kapstok zorgen we ervoor dat vitaliteit en duurzame inzetbaarheid niet beperkt blijven tot losse initiatieven, maar onderdeel worden van de dagelijkse praktijk. 1.3.3 Arbeidsmarktbeleid Welke ontwikkelingen komen op ons af? De arbeidsmarkt is als gevolg van geopolitieke spanningen en macro-economische ontwikkelingen onverminderd gespannen. Dit geldt des te meer nog voor overheidswerkgevers. Daarnaast heeft HLTsamen te maken met een forse wervingsvraag, mede als gevolg van de uitstroom van een groep oudere medewerkers, die met (pre-)pensioen gaat. Het directe gevolg van dit alles is dat HLTsamen meer inspanningen moet leveren om gekwalificeerde medewerkers te behouden en openstaande vacatures in te vullen. Belangrijk, want zonder voldoende, goed gekwalificeerde, medewerkers kunnen we taken niet uitvoeren en stagneert de dienstverlening aan de inwoners. Kortom: ook in 2026 blijft de arbeidsmarktpositie van HLTsamen een belangrijk thema.

Wat willen we bereiken en wat gaan we doen in 2026? Het ultieme doel dat we willen bereiken, is nu en in de toekomst de juiste medewerkers op het juiste moment op de juiste plaats te hebben en te houden. Om dat te bereiken, hebben we in 2025 samen met Communicatiebureau No925 diverse producten ontwikkeld: •

In de eerste plaats een eigen, intern HLTverhaal, waarmee we een concreet en duidelijk verhaal neerzetten, dat onze huidige medewerkers herkennen en waarmee ze zich kunnen identificeren. Een verhaal dat meerwaarde creëert in binding met de organisatie en het werk dat ze doen. En waardoor ze zich voor langere tijd aan de organisatie verbinden. Dit verhaal heeft als basis gediend voor: o Het werkgeversmerk en de werkgeverspropositie, die we vervolgens samen hebben ontwikkeld. En voor het: o Beeldmateriaal (foto’s, video’s), dat weer op basis daarvan is gemaakt.

In 2026 presenteren we ons met deze producten op de arbeidsmarkt om in de bollenstreek een bekend werkgeversmerk te worden en om potentiële nieuwe medewerkers te bewegen bij ons te komen werken. Met hetzelfde doel zijn we in 2025 hard bezig geweest met het strategischer in te richten van het recruitmentproces. In 2026 gaan we daarmee verder. Recruitment kan zo creatiever en flexibeler zijn bij de invulling van vacatures. Recruitment heeft intensiever contact met de kandidaten die reageren en gaat (nog) nauwer samenwerken met de teammanagers en HR-adviseurs. Teammanagers worden zoveel mogelijk ontzorgd. De hulp van eigen medewerkers bij het vinden van nieuwe collega’s wordt geïntensiveerd door de inzet van referral recruitment (via-via-werving) en hen te betrekken bij het verspreiden van onze content op de sociale media. Ook onderzoeken we samenwerkingsmogelijkheden met andere gemeenten, evenals mogelijkheden om stagiairs en trainees beter in te zetten. Daarnaast blijven we werken aan een goede on-boarding voor nieuwe medewerkers (inclusief nieuwe teammanagers en nieuwe directeuren). Het vasthouden en ontwikkelen van talentvolle medewerkers is immers nog belangrijker voor een adequate personeelsbezetting dan het binnenhalen van nieuwe medewerkers. Het introductieprogramma voor de eerste honderd dagen bij HLTsamen wordt daarom doorontwikkeld.

Ook kijken we naar een andere opzet voor de inzet van intro-maatjes, die hun nieuwe collega’s in die eerste maanden begeleiden.

11

1.3.4 Integriteitsbeleid/ gedragscode Welke ontwikkelingen komen op ons af? Maatschappelijk is er veel aandacht voor het hebben van integriteitsbeleid en een gedragscode. Een goed integriteitsbeleid is een belangrijk kwaliteits- en betrouwbaarheidsaspect geworden van organisaties. Organisaties die integer handelen openlijk stimuleren en uitdragen, scoren hoog op de tevredenheid van burgers en medewerkers, dragen bij aan het vertrouwen in de besturen en organisatie, verhogen de kwaliteit van besluitvorming en dienstverlening en verhogen het positieve uitstralingseffect. Wat willen we bereiken en wat gaan we doen in 2026? HLTsamen (bestuur en organisatie) en de organen van de deelnemende gemeenten (colleges en gemeenteraden) hebben in 2025 een vastgesteld integriteitsbeleid/gedragscodes danwel gaan integriteitsbeleid/gedragscode vaststellen. Implementatie ervan zal vanaf 2026 plaatsvinden. Zij zullen daarop actief sturen met aandacht voor integer handelen mede in relatie tot cultuur, mentaliteit en bewustwording. 1.3.5 Samen veilig Welke ontwikkelingen komen op ons af? Het onderwerp veiligheid in de breedste zin van het woord is en blijft een belangrijk thema. De samenleving wordt steeds mondiger en heeft hogere verwachtingen.

Hiervoor zal in 2025 een programma Samen Veilig opgesteld worden, gericht op bevordering en verbetering van de veiligheid, zowel in de panden als de omgeving. Naast de fysieke veiligheid is in dit plan ook aandacht voor de sociale veiligheid van medewerkers. Het project samen veilig zal naar verwachting in 2025 echt van start kunnen gaan. Wat willen we bereiken en wat gaan we doen in 2026? In 2026 start de uitvoering van de deelplannen die vallen onder het Programma Samen Veilig, gericht op de veiligheid van gemeentelijke panden en de openbare orde en veiligheid 1.3.6 Opstellen visie lange termijnhuisvesting Welke ontwikkelingen komen op ons af? Aan de hand van de werkvorm Werk waar het werkt! is de huisvesting voor de korte termijn de afgelopen jaren geoptimaliseerd. Een visie op huisvesting voor de lange termijn ontbreekt nog. Er zal een discussie nodig zijn over nut en noodzaak van het gebruik van het aantal panden waar gemeenteraden, griffie, B&W en de ambtenaren van HLTsamen zijn gehuisvest, te meer nu de energiekosten een groot deel innemen van de begroting en het budget voor het onderhoud van de binnenzijde van de panden vanaf de start van HlTsamen nihil is.

Wat willen we bereiken en wat gaan we doen in 2026? Bij het project heroverweging zullen de gebruikerslasten van de gemeentelijke panden in kaart worden gebracht en zal gekeken worden naar mogelijke oplossingen om de energielasten te verlagen. 1.3.7 Ontwikkeling organisatie Welke ontwikkelingen komen op ons af? In het inrichtingsplan en ontwikkelplan HLTsamen én in de langetermijnopdracht ‘HLTsamen verder’ is uiteengezet welke ontwikkelingen HLTsamen door dient te maken om opgaven voor onze gemeenten, inwoners, bedrijven en besturen het hoofd te kunnen bieden en hierbij dienstverlening op peil te houden. HLTsamen dient zichzelf in de volgende fase van de samenwerking verder te ontwikkelen. Wat willen we bereiken en wat gaan we doen in 2026? In het ontwikkelplan, het concernplan en de langetermijnopdracht is geduid welke ontwikkelstappen in 2026 gezet moeten worden. Dit varieert van het opleveren en afronden van leerlijnen, het verbeteren van samenwerking en onderliggende processen en het verhogen van de kwaliteit. We realiseren de stappen die in 2026 geprogrammeerd staan. 1.3.8 Grip op werk Welke ontwikkelingen komen op ons af? Bij de vaststelling van de nieuwe inrichting van de HLT-werkorganisatie is aangegeven dat het van belang is om de werkdruk te verlagen.

Een van de manieren om dit te realiseren is focus aanbrengen op al het werk dat er ligt en te sturen op het werk en capaciteit.

12

Grip op werk is de werktitel voor een set aan deelprojecten die allen bijdragen aan inzicht te krijgen op ons werk. Grip op werk is onderdeel van het ontwikkelplan voor HLTsamen en bevat als belangrijke speerpunten: 1.Werkplanontwikkeling 2.Portfoliomanagement 3.informatiseren en automatisering Wat willen we bereiken en wat gaan we doen in 2026? In 2025 worden de volgende projectopdrachten voorbereid en in 2025 en 2026 zal uitvoering plaatsvinden van: Projectopdracht doorontwikkeling concernplan Projectopdracht managementcyclus Projectopdracht werkplanontwikkeling Projectopdracht portfoliomanagement Projectopdracht "werken met het overheidsontwikkelmodel voor HLTsamen". Projectopdracht Onderzoek naar planningsmodule capaciteitsmanagement Begroting 2026 1.3.9 Data gedreven sturen Welke ontwikkelingen komen op ons af? Na 2025 blijven de ontwikkeling op gebied van data doorgaan, waaronder het gezamenlijk ontdekken hoe de organisatie zelf invloed heeft op de data en deze correct te interpreteren, maar ook de wijze waarop data middels artificial intelligence (AI) bevraagd kan gaan worden. Wat willen we bereiken en wat gaan we doen in 2026? Team BIC taakveld Data verwacht in 2026 steeds meer datageletterdheid te bewerkstellen door in gezamenlijk data- en informatieproducten te ontwikkelen.

De opbouw aan kennis draagt bij aan de bredere ambities van HLT qua informatievoorziening en interne dienstverlening. 1.3.10 Privacy en informatieveiligheid Welke ontwikkelingen komen op ons af? In 2026 krijgt HLTsamen te maken met een veranderend wettelijk kader. In 2025 is Cyberbeveiligingswet (Cbw) ingegaan, gelijktijdig met het overheid specifieke kader: de Baseline Informatiebeveiliging Overheid 2.0. Beide wetten kennen een verplicht karakter en een toezichthouder met handhavingsinstrumentarium om implementatie af te dwingen. Wat willen we bereiken en wat gaan we doen in 2026? In 2026 moeten we ons inzetten op de volgende twee doelen: • Meerjarig plan Cbw In 2025 is er ingezet om een deel van de basis van de Cbw op orde te krijgen. In 2026 moet er een plan gemaakt worden voor alle resterende maatregelen en projecten voor de komende jaren (2026-2030). • Borgen eigenaarschap privacy en informatieveiligheid In 2025 is het gegevensbeschermingsplan geëindigd. Dit betekende de eerste stap richting een hoger volwassenheidsniveau. Deze verandering maken we graag blijvend. In de basis is privacy en informatieveiligheid van de gehele organisatie. In 2026 richten we ons om dit eigenaarschap breder te laten dragen dan de huidige afhankelijkheid van Team Privacy en Informatieveiligheid (PIV).

1.3.11 Samen digitaal transparant, de Archiefwet en Wet open overheid Welke ontwikkelingen komen op ons af? Vanuit de Wet open overheid hebben overheidsinstanties tot 1 mei 2030 de tijd om hun informatiehuishouding op orde te krijgen. Deze tijd heeft HLTsamen hard nodig, met name om de achterstanden in vernietiging, die fors zijn, in te halen. Een nieuw zaaksysteem en de overgang naar een nieuwe SharePoint online-omgeving bieden hierin kansen omdat hiermee de gelegenheid kan worden aangegrepen om het informatiebewustzijn binnen de organisatie verder te bevorderen. In 2026 ronden we het interne project ‘Samen Digitaal Transparant’ succesvol af. Daarmee nemen we de moderne digitale werkplek gefaseerd in gebruik. Onze medewerkers beschikken dan over de kennis, vaardigheden en houding om hier optimaal mee te werken.

13

Wat willen we bereiken en wat gaan we doen in 2026? Uitvoering Archiefwet/Informatiehuishouding op Orde Ten aanzien van het informatie- en archiefbeheer wordt er op meerdere sporen ingezet. Deze zijn: • Het onder controle krijgen van het reguliere beheer van de bedrijfsinformatie binnen HLTsamen. Dit is niet alleen de informatie die zich in JOIN bevindt, maar heeft betrekking op alle informatie die vanuit de publieke taken voortvloeit. • Het inrichten van de regie- en beheerrol binnen de nieuwe SharePoint online-omgeving zodat er vanaf de ingebruikname van deze omgeving grip en adequaat beheer wordt gevoerd. • Het inhalen van grote achterstanden op zowel fysieke als digitale vernietiging. • Het (voortijdig) voorbereiden van de fysieke archieven die nog overgebracht moeten worden naar Erfgoed Leiden. • Voorbereiding op de inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet, hetgeen leidt tot aanpassing van procedures en werkwijzen. • De inrichting, de uitrol, de adoptie en de migratie van informatie in verband met een nieuw zaaksysteem als opvolger van JOIN, dat gekozen is vanuit de aanbesteding die in 2025 plaatsvindt. Uitvoering ‘Samen Digitaal Transparant!’ • Op basis van de proeftuin, waarin we het ontwerp van de moderne werkplek samen met eindgebruikers hebben getest, bereiden we de nieuwe werkomgeving voor en richten we deze in.

• Het werk dat na de opschoonactie is gemarkeerd als ‘onderhands werk’, verhuizen we naar de nieuwe digitale werkplek. • We ronden fase 3 van het adoptietraject af. Dit geeft medewerkers van HLTsamen de kennis, vaardigheden en mindset om goed met de nieuwe werkplek te werken. • In fases verhuizen we alle teams van de huidige naar de nieuwe digitale werkplek. • Alle medewerkers van HLTsamen gaan met deze werkplek aan de slag. • We bepalen welke aanvullende activiteiten uit dit project voortkomen en of we deze in aparte projecten onderbrengen. 1.3.12 Heroverweging Welke ontwikkelingen komen op ons af? Gemeenten voorzien vanaf 2026 fors dalende inkomsten uit het gemeentefonds. Hillegom, Lisse en Teylingen zijn in 2024 gestart met een heroverweging. In de kadernota's 2026– 2029 worden keuzes voorgelegd om een (nieuw) evenwicht tussen baten en lasten te bereiken. Dat heeft gevolgen voor de Werkorganisatie HLTsamen. Het afstoten van taken leidt tot minder werk en daarmee wordt een besparing op personele formatie voorzien. Daarnaast ligt er ook een opdracht om op de kosten van bedrijfsvoering/overhead een besparing te realiseren. Daarvoor wordt in 2025 een project gestart. Wat willen we bereiken en wat gaan we doen in 2026? Bij de gemeentelijke begrotingen voor 2026 wordt duidelijk wat de effecten op de begroting van HLTsamen worden.

Daarnaast onderzoeken we in 2025 besparingen op de bedrijfsvoering. Die verwerken we in de begroting 2026. Daarmee zoeken we naar een nieuwe balans tussen budget en taken. Uitgangspunt is dat de gevolgen voor de formatie door natuurlijk verloop kunnen worden opgevangen. 1.3.13 Inkoop Welke ontwikkelingen komen op ons af? Inkoop draagt in grote mate bij aan het behalen van maatschappelijke doelen. Sturen op inkoop helpt om specifieke doelen te bereiken. Door bij inkoop categoriemanagement toe te passen kunnen per categorie specifieke KPI’s worden vastgesteld. Zodoende kan de inkoop efficiënt en doelgericht worden ingevuld, passend bij lokaal beleid en het “Nationaal plan Maatschappelijk Verantwoord inkopen”. Naast schaarste binnen HLTsamen dreigt ook schaarste in de markt. Het aantal partijen neemt af, en partijen worden selectief. Aanbesteden is zowel voor HLTsamen als marktpartijen kostbaar. Hierdoor ontstaat aan beide zijden een zekere ‘aanbestedingsmoeheid’. HLTsamen moet zich inspannen om ook voor marktpartijen interessant te blijven. Daarbij kan worden gedacht aan samenwerking in de regio, daarbuiten of zelfs landelijk, juist de samenwerking met de markt te zoeken of door anderszins onderscheidend te (durven) zijn.

14

Wat willen we bereiken en wat gaan we doen in 2026? De doelstelling voor 2026 is het inrichten van categoriemanagement op de inkoop. We gebruiken hiervoor de spend-analyse, maken de verbinding naar de financiële administratie en ontwikkelen nieuwe dashboards. Daarnaast oriënteren we ons op de strategische inkooppositie van HLTsamen en versterken deze waar mogelijk. We werken aan efficiency en doelmatigheid van inkoop. 1.3.14 Rechtmatigheid en control Welke ontwikkelingen komen op ons af? De context waarin gemeenten moeten werken als het gaat om de systeemwereld van wet- en regelgeving is complex en ingrijpend. De opgave om daar in de bedrijfsvoering op te zijn ingericht wordt steeds groter. De basis op orde is daarmee een continue opgave geworden aangezien die basis niet stilstaat maar de lat steeds hoger wordt gelegd. Naast de toenemende eisen op het vlak van informatie (privacy, informatiebeveiliging, wet open overheid en de nieuwe archiefwet) nemen de eisen toe op het vlak van financiën en (externe) verslaggeving. Denk aan fiscaliteit, (volwassenheid van de) rechtmatigheidsverantwoording en duurzaamheid. De colleges en de HLTsamen-directie verantwoorden dat uitgaven financieel rechtmatig hebben plaatsgevonden met een rechtmatigheidsverklaring. Mede vanuit het programma Grip op Geld is de basis gelegd om de rechtmatigheidsverantwoording op te kunnen stellen.

Het onderwerp rechtmatigheid is op de kaart gezet, er is gefaciliteerd bij de inrichting en de rechtmatigheidsverantwoording is opgenomen in de jaarrekening 2024. Wat willen we bereiken en wat gaan we doen in 2026? Voor 2026 is het voornemen de verbijzonderde interne controle door te ontwikkelen van een gegevensgerichte controle naar een procesgerichte controle en in de toekomst misschien zelfs naar een systeemgerichte controle. Het Programma Grip op Geld zet in op deze opgave. Vooral door de stap naar procesgerichte controle kan de VIC-capaciteit4 zich richten op verbetering van de interne beheersing. Daarnaast hebben we de ambitie om door te groeien naar het kunnen afleggen van een In control Statement (zie figuur hieronder). Hiervoor zijn in 2024 een aantal uren vanuit bedrijfsvoering beschikbaar voor HR-control, JZ-control en I-control geplaatst bij Audit en control. Niet als functie, maar wel als rol bij een bestaande functie.

Duurzaamheid Welke ontwikkelingen komen op ons af? De maatschappij verlangt steeds sterker van gemeenten dat (financiële) opgaven worden gerealiseerd in balans met sociale belangen en het milieu. In antwoord hierop heeft de EU de Green Deal vastgesteld, die de regio duurzaam moet maken op basis van vijf milieuthema’s (klimaat, vervuiling, water, biodiversiteit en circulariteit). De EU heeft al richtlijnen voor verslaggeving vastgesteld, de zogenoemde Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD). Uit deze richtlijn zijn de European Sustainability Reporting Standards (ESRS) voortgekomen. De standaarden bieden handvatten voor hoe een organisatie zich op het gebied van milieu (Environment), mens (Social) en bestuur (Governance) kan verantwoorden. Ook vormt het de kapstok om duurzaamheid een integraal onderdeel te maken van de opgaven en biedt het een afwegingskader voor bestuurders en organisatie bij het maken van strategische keuzes waarbij bepaalde duurzaamheidsontwikkelingen (zoals klimaatverandering) risico’s kunnen vormen.

Verbijzonderde Interne Controle is de toetsing van de betrouwbaarheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de (financiële) handelingen. 4

15

Wat willen we bereiken en wat gaan we doen in 2026? Momenteel zijn gemeenten nog niet verplicht zich hierover te verantwoorden maar de verwachting is dat dit wel gaat komen. Onbekend is wanneer. Voor 2026 wordt de ontwikkeling hierin gevolgd. 1.3.15 Risicomanagement Welke ontwikkelingen komen op ons af? Er is steeds meer wet- en regelgeving. Hierdoor loopt de organisatie meer risico’s. Bij integraal risicomanagement wordt vaak gesproken over 4 volwassenheidsfases (reactie, wetgeving, proactief en waarde). HLTsamen staat aan het einde van fase 2 (wetgeving). Om de risico’s te mitigeren is het van belang om de stap van fase 2: wetgeving naar fase 3: proactief risicomanagement te maken. Hiervoor zal in 2025 een kadernota risicomanagement worden opgesteld. Wat willen we bereiken en wat gaan we doen in 2026? Voor 2026 is het voornemen om integraal risicomanagement te hebben ontwikkeld dat gedragen wordt door de organisatie. Hierdoor wordt het risicobewustzijn bevorderd door middel van het risicospel en zal er proactief om worden gegaan met risico’s. 1.3.16 Communicatie en participatie Communicatie Welke ontwikkelingen komen op ons af? Financiële keuzes en de gevolgen voor communicatie Door de financiële tekorten bij de gemeenten zullen er keuzes gemaakt worden in werkzaamheden en prioriteiten.

Hierdoor is de verwachting dat er ook minder budgetten beschikbaar komen voor de uitvoering van communicatie. In 2026 vraagt dit om nog secuurder te kijken naar onze inzet, afwegingen in communicatiemiddelen en beschikbaarheid en ondersteuning voor de inhoudelijke vak afdelingen. Gemeenteraadsverkiezingen 2026 In 2026 zijn er weer gemeenteraadsverkiezingen. Dit levert nieuwe raadsakkoorden, werkprogramma's of collegeprogramma's op. Communicatief heeft dit impact. We krijgen ook drie nieuwe colleges van B&W. Vanuit communicatie is het belangrijk om hier de juiste adviezen en ondersteuning te kunnen bieden en dit met diverse middelen en mogelijkheden te ondersteunen. Het inzetten van AI binnen vakgebied communicatie De kracht en groei van AI biedt nieuwe mogelijkheden voor ons vakgebied. De kwaliteit van AIgegenereerde content is sterk verbeterd en gaat nog groeien. In 2026 moeten wij klaar zijn om AI in ons dagdagelijkse werk te gebruiken en toe te passen, ook voor strategische en creatieve ondersteuning, zoals het ontwikkelen van campagnes en communicatieconcepten. Arbeidsmarktcommunicatie: eigen ambassadeurs In 2025 hebben we al geïnvesteerd in een duurzame aanpak voor arbeidsmarktcommunicatie: het werkgeversverhaal en een arbeidsmarktcommunicatiestrategie zijn opgesteld. In 2026 kunnen we meer investeren om onze eigen medewerkers zélf ambassadeur te laten zijn van HLTsamen.

We kunnen hierdoor slimmer, authentiek en duurzaam als werkgever onszelf presenteren én medewerkers binden en boeien aan onze organisatie. Nieuw landschap van online kanalen en webcare We merken verschuivingen van het (online) kanalenlandschap. Waar eerst Facebook en Twitter nog de boventoon voerde, zijn dat nu andere kanalen met een andere manier van werken. En de geopolitieke gevolgen van politieke keuzes in Amerika hebben ook zijn weerslag op het gebruik van (social) mediakanalen. Monitoring van het online landschap wordt, mede door aangescherpte privacyregels, ook steeds meer bruikbaar om een representatief beeld te krijgen van wat er speelt. We moeten deze ontwikkelingen op de voet blijven volgen en inzetten waar wij onze inwoners en ondernemers kunnen vinden en betrekken. Online, en zeker ook offline door de geluiden uit wijken en buurten op te halen. Wat willen we bereiken en wat gaan we doen in 2026? Ons doel is altijd in verbinding met de samenleving staan. Voor de nieuwe trends en deze missie gaan wij daarom aan de slag met: • Na de gemeenteraadsverkiezingen in 2026 samen met het nieuwe bestuur en de vakinhoudelijke collega's communicatieve prioriteiten opstellen per gemeente. • Opstellen van een goed inwerkpakket voor de nieuwe colleges van B&W.

16

• •

Concreet maken van verkenning AI in 2025 wat dit voor ons kan betekenen en waar mogelijk invoeren. Het uitwerken van een voorstel hoe wij ons presenteren via online kanalen, op basis van onze visie op dienstverlening.

Participatie Welke ontwikkelingen komen op ons af? Naast de representatieve democratie, is de participatieve democratie volop in ontwikkeling. Niet alleen hebben overheden kennis van inwoners, ondernemers en organisatie nodig om passend beleid te maken, ook is het van belang eigen kracht en initiatief uit de samenleving beter te benutten. De overheid zet verschillende niveaus van participatie in, waarvan informeren en consulteren de meest basale zijn. Meedoen en meebeslissen zijn vormen die nog in de kinderschoenen staan. Het belangrijkste bij het inzetten van een participatietraject is de vraag waarom en waarover willen we participeren en welke belangen er zijn en wat we met de uitkomsten willen doen. Daaruit volgt de vorm. Op die manier draagt participatie bij aan het creëren van publieke waarde. De rol die de overheid heeft in een participatietraject kan wisselen; het is belangrijk om in ieder traject de juiste rol te benoemen. In 2026 groeien wij als HLTsamen in participatief werken en blijven we leren en ontwikkelen hierin. De nieuwe wetgeving voor de Inspraakverordening 2027, die voortvloeit uit de Wet versterking participatie op decentraal niveau, vereist dat gemeenten hun inspraakverordening omzetten in een participatieverordening. Dit betekent dat gemeenten meer nadruk moeten leggen op het betrekken van inwoners en belanghebbenden bij beleidsvorming.

Ook moet het uitdaagrecht hierin worden verankerd. Wat willen we bereiken en wat gaan we doen in 2026? • Vóór 1 januari 2027 moet, in samenwerking met de griffies van de drie gemeenten, een participatieverordening worden vastgesteld. De nieuwe verordening moet duidelijk maken hoe inwoners en belanghebbenden betrokken worden bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleidsprocessen. Inwoners kunnen met het uitdaagrecht een verzoek indienen om een taak van de overheid over te nemen. • Vaardigheden en instrumenten voor participatie blijven ontwikkelen en evalueren. • Trainingen organiseren om het kennisniveau binnen HLTsamen voor omgevingsgericht werken en participatie te borgen.

1.4 Crisisopvang

We werken langs verschillende categorieën taken. Met dit onderscheid in de ‘productgroepen’ beleid en beheer, dienstverlening, bedrijfsvoering en crisis- en noodopvang proberen we zuiver te houden waar de sturing en afweging moet plaatsvinden.

1.4.1 Vluchtelingenopvang De kosten die HLT-samen maakt worden naar rato van het aantal opvangplekken voor Oekraïense vluchtelingen verdeeld over Hillegom, Lisse en Teylingen en daarmee volledig ten laste gebracht van de opvangregeling voor de ontheemden. Daarmee is de opvang budgettair neutraal.” Wat willen we bereiken en wat gaan we doen in 2026? De opvang van ontheemden Oekraïne zal naar verwachting voor een langere periode nodig zijn. Invulling van de opgave uit hoofde van de spreidingswet dient plaats te vinden middels duurzame opvangplekken. Een duurzame opvangplek is voor minimaal 5 jaar beschikbaar. Door bovenstaande ontwikkelingen groeit de huidige crisisorganisatie in 2026 verder toe naar een beheer organisatie. Dit is in 2025 ingang gezet. De opvang van zowel ontheemden als asielzoekers wordt duurzaam georganiseerd. Ook als de opvangregeling ontheemden niet zal worden verlengd, is het niet ondenkbaar dat een groot aantal ontheemden een asielaanvraag zullen indienen. Zowel voor gemeenten als het Rijk zal dit een flinke uitdaging voor toelating, opvang en terugkeer met zich meebrengen.

17

1.5 Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien Het vijfde onderdeel van het programmaplan betreft de algemene dekkingsmiddelen en de post onvoorzien. Algemene dekkingsmiddelen Algemene dekkingsmiddelen zijn baten en lasten die niet specifiek aan een programma zijn toe te rekenen. Dit betreft bijvoorbeeld de algemene uitkering en niet-gebonden belastingen. In deze jaarstukken zijn geen algemene dekkingsmiddelen van toepassing. Onvoorzien De regelgeving schrijft voor dat in de begroting een onvoorzien bedrag is opgenomen. In de financiële verordening is vastgelegd dat in de begroting een post onvoorzien wordt opgenomen van € 25.000 als de begrotingsruimte dit toelaat. 1.5.1 Indicatoren De beleidsindicatoren zijn verplicht voorgeschreven gegevens die een trend kunnen signaleren. Deze gegevens worden voornamelijk vanuit externe bronnen verkregen. Deze informatie is ook beschikbaar op www.waarstaatjegemeente.nl. Voor de HLT organisatie zijn de meeste beleidsindicatoren niet van toepassing, uitgezonderd van de indicatoren die onder het taakveld bestuur thuis horen.

Indicator

Eenheid

Formatie Bezetting Externe inhuur

Fte per 1.000 inwoners Fte per 1.000 inwoners

Apparaatskosten Overhead

Realisatie 2024 5,5 5,2

Begroting 2025 5,5 5,1

Begroting 2026 5,8 5,2

27,00%

0,00%

0,00%

Inhuur kosten als % van totale loonsom + totale kosten inhuur externen

€

Kosten per inwoner % van de totale lasten

774,27 € 740,38 € 746,48 51% 55% 55%

Toelichting indicator Formatie Het gaat hier om de begrote formatie in fulltime eenheden van het ambtelijk apparaat van de organisatie op peildatum 1 januari. Uitgangspunt is het vastgestelde formatieplan, dus niet de werkelijke bezetting. Het gaat om formatieplaatsen ongeacht of die worden ingevuld door iemand met een vaste aanstelling, een tijdelijke aanstelling of nog openstaan (vacature). Fte is het equivalent van een 36-urige werkweek. Toelichting indicator Bezetting Het gaat hier om het werkelijke aantal fte dat werkzaam is, dus niet om de toegestane formatieve omvang uit het formatieplan. Terugkijkend op een begrotingsjaar wordt de werkelijke bezetting berekend. De gemiddelde bezetting in dat begrotingsjaar is berekend door het gemiddelde te nemen van de werkelijke bezetting op 1 januari en op 31 december. Toelichting indicator Externe inhuur Onder externe inhuur wordt verstaan: het uitvoeren van werkzaamheden in opdracht van een opdrachtgever die bij de organisatie in dienst is i) door een private organisatie met winstoogmerk ii) die tegen betaling personele capaciteit en deskundigheid inzet, iii) zonder arbeidsovereenkomst of aanstelling tussen organisatie en de ingezette personen. 6,5% van de percentage extern inhuur wordt rechtstreeks met de gemeenten verrekend (verhaalbare kosten extern inhuur aan de gemeentes voor extra taken).

Toelichting indicator Apparaatskosten Apparaatskosten (ofwel organisatiekosten) zijn de noodzakelijke financiële middelen voor het inzetten van personeel (salarissen), organisatie-, huisvestings-, materieel-, automatiseringskosten

18

Bron * * * * *

e.d. voor de uitvoering van de organisatorische taken. Apparaatskosten zijn dus alle personele en materiële kosten die verbonden zijn aan het functioneren van de organisatie, exclusief griffie en bestuur. Toelichting indicator Overhead De overheadkosten zijn alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces.

19

1.6 Paragrafen 1.6.1 Verplichte paragrafen niet voor HLTsamen Onderstaande verplichte paragrafen zijn niet van toepassing op de HLTsamen-organisatie. • • • •

Paragraaf lokale heffingen; Paragraaf Kapitaalgoederen; Paragraaf grondbeleid; Paragraaf verbonden partijen.

1.6.2 Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing Deze paragraaf schept inzicht in de actuele risico’s en de wijze waarop deze risico’s opgevangen kunnen worden. De grondslag van deze paragraaf is vastgelegd in artikel 11 van het BBV. Inleiding en achtergrond HLTsamen omschrijft een risico als een onzekere gebeurtenis die effect heeft op het kunnen behalen van een doelstelling. Een risico onderscheidt zich van een probleem omdat een probleem een zekerheid is. Risico’s kunnen zowel intern als extern zijn. Door te sturen op risico’s in relatie tot doelstellingen is HLTsamen beter in staat om haar doelen te verwezenlijken met de beschikbare middelen. Bij het aangaan van risico’s worden onderstaande vier vragen in acht genomen: • Wat willen wij bereiken? • Wat is daarbij onzeker (voor wie)? • Wat gaan wij doen (voor wie)? • Hoeveel risico is aanvaardbaar*? *Ten aanzien van de hoeveelheid aanvaardbaar risico is het voorlopige uitgangspunt gekozen dat de (netto) kans maal (netto) impact van de risico’s totaal niet groter mogen zijn dan 5% van het exploitatiebudget tenzij hier een door het bestuur goedgekeurde onderbouwing aan ten grondslag ligt. Het uitgangspunt zal formeel worden vastgesteld wanneer er voldoende ervaring is opgedaan met de herziene methodiek van risicoberekening. Het beperken van risico’s is geen doel op zich.

Risico’s zullen altijd bestaan en zijn nooit volledig te vermijden en/of te beheersen. Oftewel bij het invulling geven aan haar maatschappelijke missie zal de HLTsamen organisatie altijd een bepaalde mate van risico lopen. De kern van bovengenoemde vragen is om bewust te zijn over de risico’s en een gedegen afweging te maken tussen effectiviteit en efficiency in het omgaan met die risico’s. Het sturen op risico’s in relatie tot doelstellingen is een ontwikkeling binnen HLTsamen die zich de komende jaren verder zal vertalen. De nadruk ligt op het inventariseren en beheren van de strategische risico’s in de doelstellingen van HLTsamen. Hierbij wordt gekeken naar de netto risico’s. Dit zijn de risico’s na het inrichten van de beheersmaatregelen. In de komende jaren zal een grotere nadruk worden gelegd op risicobewustzijn en governance risico’s. Omvang Risico De omvang van het risico is berekend door voor de onderdelen beleid, dienstverlening en bedrijfsvoering van HLTsamen inzichtelijk te maken wat de belangrijkste risico’s (zie inleiding en achtergrond) zijn, hoe groot de kans wordt ingeschat dat het risico zich door de jaren heen zal voordoen en hoe groot de impact (in euro) naar inschatting zal zijn wanneer dit plaatsvindt. De kans maal de impact vormt het risicobedrag dat HLTsamen opneemt in haar begroting.