Document · PDF

1. Ontwerpbegroting 2024 HLTsamen.pdf

Gemeenteraad 29 juni 2023, gemeente HillegomBij agendapunt: 21: Zienswijze ontwerpbegroting 2024 HLTsamen15.175 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Gemeenschappelijke regeling

Ontwerp-begroting 2024 HLTsamen en de meerjarenramingen 2025 - 2027

Definitief: 19 april 2023

Inhoudsopgave Voorwoord ........................................................................................................................................... 3 Voorstel ................................................................................................................................................ 4 Inleiding................................................................................................................................................ 5 1. Programmaplan ......................................................................................................................... 7 1.1 Beleid ............................................................................................................................................. 7 1.2 Dienstverlening .......................................................................................................................... 7 1.3 Bedrijfsvoering ........................................................................................................................... 8 1.4 Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien ................................................................ 13 1.5 Paragrafen ................................................................................................................................. 15 2.

Financiële begroting............................................................................................................... 27 2.2 Gemeentelijke bijdragen 2024 - 2027 ........................................................................... 28 2.3 Incidentele baten en lasten ................................................................................................ 29 2.5 Geprognosticeerde balans ................................................................................................... 31 3. Bijlagen ....................................................................................................................................... 32 3.1 Bijlage 1: Uitgangspunten samenstellen Begroting 2024 – 2027 ....................... 32 3.2 Bijlage 2: Meerjareninvesteringsplan 2024 – 2027 .................................................. 34 3.3 Bijlage 3 Financiële bijdragen 2024 – 2027 deelnemende gemeenten ............. 37 3.4 Bijlage 4: Overzicht Baten en lasten (BBV) ................................................................. 38

Voorwoord

Voor u ligt de begroting 2024 van HLTsamen. Dit is een beleidsarme begroting waarin de uitgangspunten zijn verwerkt van de beleidsarme kadernota. Wat betekent dat alleen de financiële verwerking van de indexatie op lonen en prijzen is toegepast maar er verder geen inhoudelijke voorstellen worden gedaan met financiële gevolgen. Natuurlijk zijn er wel ontwikkelingen van buitenaf en in de HLTsamen organisatie bestaan er de nodige uitdagingen om de taken op het vlak van beleid, dienstverlening en bedrijfsvoering uit te kunnen voeren. Die staan dan ook beschreven in deze begroting. Het is van belang dat alle deelnemende gemeenten zo veel als mogelijk een integrale afweging kunnen maken en daarvoor komen de begrotingen van de gemeenschappelijke regelingen, en dus ook van HLTsamen voor sommige gemeenten te vroeg. Op het moment dat de integrale afweging door alle gemeenten is gemaakt kan via een begrotingswijziging de begroting 2024 van HLTsamen worden bijgewerkt. Dan worden ook de structurele posten uit de begrotingswijziging 2023 van HLTsamen verwerkt. Het hebben van een actuele begroting die de HLTsamen organisatie in staat stelt om adequaat en slagvaardig te kunnen opereren is momenteel een flinke opgave. Voor een deel is dat inherent aan het construct. Tegelijk zijn er ook mogelijkheden om een en ander te vereenvoudigen.

Onderdeel van het programma ‘Versterken financiële sturing en beheersing’ is om met verbetervoorstellen te komen waarbij de gemeenten in control zijn op de (financiële) opdrachtverlening aan HLTsamen en tegelijk de doorlooptijd van begrotingswijzigingen kan worden ingekort en de integraliteit van de besluitvorming voor de begroting kan worden versterkt. 19 april 2023

Voorstel 1. De Ontwerp-begroting 2024 HLTsamen vast te stellen; 2. De Meerjarenramingen 2025 - 2027 voor kennisgeving aan te nemen; 3. De bijdragen van de deelnemende gemeenten voor 2024 voorlopig vast te stellen op: a. Gemeente Hillegom € 11.737.031 b. Gemeente Lisse € 14.701.080 c. Gemeente Teylingen € 23.147.523 4. De voorgenomen investeringen van € 985.500 beschikbaar stellen voor het jaar 2024 en de hieraan meerjarig verbonden budgetten voor kapitaalslasten vast te stellen.

Inleiding Voor u ligt de Begroting 2024 HLTsamen. Hierin schetsen we de ontwikkelingen die tot en met 2027 op HLTsamen afkomen. HLTsamen voert sinds de oprichting voor de gemeenten taken uit op het vlak van beleid, dienstverlening en bedrijfsvoering. Inmiddels is daar ook een nieuw taakveld bijgekomen. Namelijk het in goede banen leiden van crisissen. Langs deze kapstok is de begroting van HLTsamen dan ook opgesteld. Die kapstok dient ook een ander doel. Namelijk het steeds concreter formuleren hoe de opdrachtverlening verloopt tussen de drie gemeenten en de HLTsamen organisatie. Als het gaat om de beleidstaken dan is daar voor de gemeenten rendement te halen door samen te werken. Tegelijk is er ook de ruimte om daarin autonome keuzes te maken. De budgetten hiervoor staan immers in de eigen gemeentelijke begrotingen. Voor de bedrijfsvoeringstaken geldt juist weer dat destijds alle beschikbare budgetten zijn overgedragen en de opdracht aan HLTsamen is om deze volledig te uniformeren en te harmoniseren binnen HLTsamen. Voor de dienstverleningstaken ligt de situatie in het midden. De publieke dienstverlening is grotendeels geharmoniseerd en geüniformeerd. Middels plustaken wordt er wel wat maatwerk geleverd.

De maatschappelijk dienstverlening is zo goed als weggezet bij andere organisaties en voor de fysieke dienstverlening (in de openbare ruimte) geven de gemeenten verschillende opdrachten. Voor de uitwerking van de begroting HLTsamen betekent bovenstaande dat de nadruk grotendeels ligt op de bedrijfsvoering. De inhoud van de beleidstaken en de publieke dienstverlening staan immers uitgewerkt in de begrotingen van de gemeenten zelf. Als het gaat om HLTsamen dan zien we op hoofdlijnen dat we als organisatie antwoord moeten kunnen geven aan de toenemende complexiteit van de vraag die gemeenten ons stellen. Naast het uitvoeren van de wettelijke, meer procesmatige taken, is steeds meer regie en strategie vereist om de positie te versterken van de drie gemeenten in de regionale samenwerkingsrelaties. Er worden door het rijk, al dan niet via de provincie of Holland Rijnland, opdrachten gegeven en prestaties opgelegd die vertaling behoeven en geïmplementeerd moeten worden. In het lokale willen we de uitvoering steeds meer integraal oppakken. Of het nu gaat om integraal beleid, integraal gebiedsgericht werken of integrale ketensturing. Met als doel om het effect van wat we doen voor de drie gemeenschappen te vergroten. Dat vraagt vervolgens ook om goede participatie, meer procesregie en dat alles binnen de lijntjes van toenemende wet- en regelgeving.

De ontwikkeling hiervoor binnen HLTsamen is al gestart. Enerzijds richt de doorontwikkeling zich op de meer harde en tastbare factoren van ons werk, zoals onze processen en systemen en onze structuur. Minstens net zo van belang is dat we werken aan de zachte factoren, leiderschap en stijl, samenwerking over team- en organisatie grenzen heen, en een lerende houding. Op dit moment lopen er al diverse belangrijke ontwikkeltrajecten die een bijdrage leveren aan een nieuwe manier van werken. Zo bieden de implementatie van de Omgevingswet en het datagedreven sturen kansen om de ontwikkelingen vorm te geven.

Baten en lasten 2024 – 2027 en de gemeentelijke bijdragen

De werkzaamheden van HLT worden voornamelijk gefinancierd door financiële bijdragen van de gemeenten. In onderstaand overzicht wordt inzicht gegeven in de baten en lasten 2024 – 2027 en de gemeentelijke bijdragen voor deze periode. In onderdeel 2 Financiële begroting worden op basis van de in bijlage 3.1 genoemde uitgangspunten de baten en lasten uiteengezet.

Baten en lasten

LASTEN Personeelskosten Personeel-gerelateerde kosten Kosten informatisering & automatisering Facilitair Overige Bedrijfsvoeringkosten Areaalcompensatie Reserve mutatie TOTAAL LASTEN BATEN Bijdrage dienstverlening ISD Bijdrage derden Bijdrage dienstverlening Hillegom Bijdrage dienstverlening Lisse Bijdrage dienstverlening Teylingen Reserve mutatie TOTAAL BATEN SALDO VAN BATEN EN LASTEN

Primitieve Begroting

Meerjaren ramingen

2024

2025

2026

2027

40.005.384 1.228.532 5.047.795 1.948.809 1.628.363 87.996 0 49.946.879

39.813.919 1.228.532 5.047.795 1.948.809 1.628.363 87.996 0 49.755.414

-361.245

-11.737.031 -11.737.031 -11.737.031 -11.737.031 -14.701.080 -14.630.480 -14.630.480 -14.630.480 -23.147.523 -23.026.658 -23.026.658 -23.026.658 0 0 0 -49.946.879 -49.755.414 -49.755.414 -49.755.414 0 0 0 0

Investeringen

In de voorliggende ontwerp-begroting zijn ook investeringen opgenomen in het Meerjareninvesteringsplan. Voor 2024 wordt voorgesteld om in totaal € 985.500 te investeren in Informatisering en automatisering, Facilitair en de Buitendienst. Het meerjarige investeringsvolume ziet er als volgt uit: Meerjaren investeringsplan Informatisering en Automatisering (I&A) Facilitair Buitendienst Totaal aan investeringen

2024 320.000 180.000 485.500 985.500

2025 284.000 230.000 300.000 814.000

2026 250.000 287.000 344.000 881.000

2027 250.000 130.000 130.000 510.000

1. Programmaplan

1.1 Beleid

De opgaven, taken en werkzaamheden van HLTsamen zijn gericht op bedrijfsvoering. HLTsamen levert de capaciteit en middelen ten behoeve van de uitvoering van beleid en het leveren van dienstverlening. In de financiële huishouding van de gemeenten en HLTsamen wordt onderscheid gemaakt naar beleid, dienstverlening en bedrijfsvoering. Deze verdeling is ook het uitgangspunt voor het verkrijgen van de dekking van de lasten. De beleidsdoelstellingen worden inhoudelijk in de begrotingen van de deelnemende gemeenten toegelicht. De vertaling hiervan ten aanzien van de inzet van personeel en middelen is de verantwoordelijkheid van HLTsamen en wordt in een kadernota en/of in een begroting verder uitgewerkt. Bij het opstellen van beleidsplannen en uitvoerings- en beheerplannen wordt in de college- en raadsvoorstellen aangegeven of sprake is van nieuw beleid of actualisatie van bestaand beleid, of dit een intensivering of extensivering in zich heeft en of de HLT-organisatie dan navenant krimpt of groeit. Hier aan gekoppeld worden de middelen die nodig zijn voor de realisatie en door de opdrachtgevers, de gemeenten, beschikbaar gesteld. Na vaststelling van de begrotingen of tussentijdse wijzigingen worden de bedragen overgeheveld naar HLTsamen, die conform de offerte (project- en/ of programmaplan) tot uitvoering over kan gaan.

1.2 Dienstverlening In de afgelopen vier jaar hebben we gemiddeld 51.500 telefoongesprekken via het centrale nummer binnengekregen en ontvingen we gemiddeld 31.500 personen aan de balie. De verwachting is dat het aantal telefoongesprekken licht afneemt door het breder inzetten van de chatbot en het verbeteren van de toegang via de website. Deze ontwikkelingen worden in HLTsamen verder doorgezet. De verwachting is dat het aantal baliebezoeken toe zal nemen onder invloed van de piek in reisdocumenten (vanaf 2024). Of deze toename gecompenseerd wordt door het steeds verder digitaliseren en het actief verwijzen naar de digitale mogelijkheden is vooraf lastig in te schatten. Met uitzondering van de extra middelen die de gemeente Hillegom structureel beschikbaar stelt voor het verbeteren van de contacten met wijken, verenigingen en bedrijven zijn in de gemeentebegrotingen geen extra middelen opgenomen om te investeren in het verbeteren van de dienstverlening. Het huidige niveau van publieke dienstverlening blijft daarom stabiel. Binnen de bestaande middelen wordt ingezet op continu verbeteren door het bespreken van casussen en het verbeteren van processen. In de organisatieontwikkeling wordt het werken volgens Servicefomules en omnichannel dienstverlening 1 meegenomen en hiermee ook onderdeel van de visie op bedrijfsvoering.

Een Omnichannel dienstverlening voorkomt onnodig contact tussen bewoners, ondernemers en instellingen, en de gemeente, door stap voor stap een inclusieve klantinteractie te ontwikkelen.

1.3 Bedrijfsvoering 1.3.1 Human Resources 1.3.1.1 Een vitale organisatie De organisatie kampt met een hoog verzuim, er wordt werkdruk ervaren en het behalen van resultaten staat daarmee onder druk. Daarnaast zien we vergrijzing van het personeelsbestand wat voor de toekomst voor extra kosten kan zorgen in verband met het voorsorteren op de uitstroom. In 2024 wordt ingezet op het meten van werkbeleving en op het (verder) terugdringen van verzuim. Om goed op alle eerder genoemde ontwikkelingen te kunnen spelen zijn vanuit HR voor 2023 zes hoofdthema`s met bijbehorende doelstelling opgesteld die ook in 2024 verder zullen worden uitgewerkt. Hierdoor kan HLT een wendbare organisatie zijn en is er ruimte voor medewerkers en organisatie om continu verder te groeien en te ontwikkelen. 1.3.1.2 Organisatieontwikkeling Om HLTsamen meer toekomstbestendig te maken en die invulling geven aan de visie van HLTsamen en het bereiken van de 6 strategische doelstellingen is er gekozen voor een programmatische aanpak. We willen een adequaat sturingsmodel ontwikkel, een daarbij passende organisatiestructuur, we interveniëren hier-en-nu in het werk, we ontwerpen een gap-analyse die leidt tot een actie/ontwikkelplan overall en per team/kanaal om komende jaren stapsgewijs te verbeteren zodat we gesteld kunnen zijn voor opgaven die op onze 3 gemeenten afkomen.

2024 zal in het teken staan van continu verbeteren en verstevigen van onze werkwijzen om de dienstverlening verder te verbeteren. Hierbij gaat het niet alleen om sturing en processen maar ook het ontwikkelen van medewerkers op alle posities. 1.3.1.3 Opgavegericht werken Opgavegericht werken wordt binnen HLTsamen een leidend principe voor houding en gedrag van alle bij (maatschappelijke) vraagstukken betrokken partijen, ongeacht de organisatiestructuur waarin ze dat doen. Het vraagt binnen onze organisatie ruimte om te kunnen bewegen, het organiseren van meer samenhang in en tussen opgaven, scherpere en bewustere focus, het hanteren van de juiste aanpak bij tijdelijke opgaven en het leren tijdens het presteren. Vanuit de ervaringen met de pilot op de maatschappelijke agenda, wordt het opgavegericht werken in 2024 verder uitgebreid. 1.3.1.4 Grip op personele capaciteit HLTsamen kent de notitie Personeelskosten. Hierin zijn het afwegingskader en de werkwijze voor de inzet van tijdelijk personeel (inhuur) opgenomen. In 2024 zullen nieuwe/gewijzigde uitgangspunten worden toegepast op basis van de in 2023 gevoerde evaluatie en herijking, passend bij de ontwikkeling van de organisatie. Eén ervan is de wendbaarheid van de organisatie. Daarnaast kan worden beoordeeld hoe om te gaan met de rol die de organisatie heeft en welke uitvoeringskracht er nodig is om de doelen te realiseren.

Met de inzet van tijdelijke (extra) capaciteit is HLTsamen flexibel en wendbaar op de momenten dat daar behoefte aan is. Veelal is dan sprake van boven formatieve inhuur. Bij de verdere uitwerking van de organisatieverandering is dit een thema dat nadere aandacht behoeft. 1.3.1.5 Arbeidsmarktbeleid De arbeidsmarkt is als gevolg van geopolitieke spanningen en macro economische ontwikkelingen naar verwachting ook in 2024 nog krap. Het directe gevolg hiervan is dat HLTsamen meer inzet moet tonen om gekwalificeerde medewerkers te behouden en openstaande vacatures in te vullen. Dit speelt vooral op het terrein van financiën, ICT en ruimtelijke ontwikkeling maar ook op andere terreinen is dit nadrukkelijk aan de orde. In 2024 gaan we verder actief aan de slag gegaan om onze arbeidsmarktbenadering hierop aan te passen. Dit gebeurt onder andere door talentenpools te ontwikkelen, meer en anders gebruik te maken van social media (vooral eigen beeldmateriaal) en wervingscampagnes in gang te zetten.

De kosten voor werving en selectie waren om deze redenen de afgelopen jaren hoger dan begroot. Als gevolg van de verwachte blijvende arbeidsmarktkrapte in 2024 is te voorzien dat het budget voor werving en selectie in 2024 zal moeten worden verhoogd. 1.3.1.6 Transitie Omgevingswet Met de inwerkingtreding van de Omgevingswet (nu vastgesteld op 1 januari 2024) voldoen de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen en HLTsamen aan de minimale verplichtingen van de wet. Dit is echter pas het begin van een lange periode die nog volgt waarin juist zal moeten worden gewerkt aan het bereiken van de veranderingen en de doelstellingen zoals beoogd door de Omgevingswet. Hiervoor geeft de wet een ruime periode tot minimaal 2029, een zogenaamde transitieperiode. Gedurende deze periode voorzien wij met name effecten op onze personele inzet en capaciteit op het gebied van vergunningverlening, planvorming, toezicht en handhaving en juridisch zaken. Er is een financiële strategie opgesteld, waarin gedurende de transformatie periode de ontwikkelingen en incidentele uitgaven worden gemonitord zodat we van incidenteel begroten doorgroeien naar inzicht op de structurele kosten en baten. Voor 2024 gaan we op basis van de inventarisatie in de financiële werksessie uit van een incidenteel werkbudget. Het werkbudget 2024 wordt op een later tijdstip aan de deelnemende gemeenten gevraagd.

1.3.1.7 Opvang vluchtelingen

In 2023 wordt gewerkt aan de opbouw van een vast team voor de taak van gemeente in de opvang van vluchtelingen. Het is duidelijk geworden dat deze taak nog minstens 5 jaar doorloopt. Daarmee is het niet meer opportuun om dit geheel met inhuurkrachten uit te voeren. Op het moment dat dit een feit is, zal dit meegenomen worden in een begrotingswijziging. Uitgangspunt is dat de lasten binnen de Rijksbijdragen blijven. 1.3.2.Informatiebeleid en Automatisering 1.3.2.1 Datagedreven sturen Datagedreven sturen is niet meer weg te denken in het opstellen van beleid, uitvoering en monitoring. Het nut en de noodzaak komen steeds duidelijker naar voren. Datagedreven Sturing (DgS) maakt het voor HLTsamen mogelijk om zélf dataproducten te ontwikkelen die eerder werden ingekocht bij externe partijen, zoals de dashboards voor Regie op Kanalen, de Woningmonitor, monitor Inkoop en monitor Fixi. Het bestaande programma datagedreven sturen en de daaraan gekoppelde financiering lopen tot juli 2023. Het doel van het programma DgS is om met de producten direct of indirect een bijdrage te leveren aan het bereiken van de doelen in de drie gemeentebegrotingen raadsakkoorden en collegewerkprogramma’s. Over de evaluatie worden de colleges en de raden in 2023 geïnformeerd. Vanaf 2024 willen we datagedreven sturen borgen in de reguliere manier van werken.

Speerpunten zijn dan: governance, medewerkers en ketenpartners meenemen in de nieuwe manier van werken en doorontwikkeling op de evaluatiepunten. Structurele lasten zijn echter niet in de begroting opgenomen. We komen voor 2024 met scenario’s over de toekomst van DgS en nemen de uitkomst mee in een begrotingswijziging 2024. 1.3.2.2 Overige initiatieven I&A

Door de verdere automatisering van processen wordt het werk efficiënter gedaan, wordt de kwaliteit verbeterd, zijn processen beter inzichtelijk, kunnen processtappen eenvoudiger verantwoord worden en neemt uiteindelijk de werkdruk af. Hiervoor wordt bestaande software vervangen. De baten hiervan liggen bij de organisatie en de maatschappij (dienstverlening). De kosten voor de software liggen bij I&A. In onderdeel 2.5 Investeringen 2024 – 2027 zijn de voorgenomen investeringen I&A voor de periode 2024 – 2027 opgenomen. Daarbij wordt ook aangegeven dat wij in deze periode binnen de beschikbare budgetten blijven.

1.3.2.3 Procesmanagement

Procesmanagement omvat het inrichten, beheren en verbeteren van bedrijfsprocessen. Hiermee vormen ze een belangrijke pijler voor onze organisatie. Essentieel is hierbij het creëren van een goede samenhang tussen organisatie en omgeving, procescomponenten en de verschillende disciplines. Ongeveer 80% van het werk bij HLTsamen bestaat uit reguliere activiteiten en werkprocessen (‘going concern’). Door het implementeren van procesmanagement kan HLTsamen slimmer, efficiënter en veiliger werken. Inmiddels gaan meer overheidsorganisaties met procesmanagement aan de slag. Ook vanuit de audit- en controlfunctie en de externe accountant wordt voor dit onderwerp meer aandacht gevraagd. De ontwikkelingen op het gebied van informatiebeleid en automatiseringen lopen hier parallel aan en kunnen budgettaire consequentie hebben. Deze worden vooralsnog eerst intern opgevangen. 1.3.3 Financiën 1.3.3.1 Ontwikkeling Planning & Control producten (P&C) In 2022 is als ambitie geformuleerd de financiële sturing en beheersing, als ook de aansluiting van de P&C-cyclus van HLTsamen op die van de drie gemeenten structureel te versterken. Met deze ambitie binnen HLTsamen wordt ook de financiële sturing en beheersing van de gemeenten verbeterd. Vanuit deze ambitie zijn 5 pijlers voor het programma geformuleerd, die tot het volgende resultaat moeten leiden. Onderwerp

Resultaat

Besluitvormingsprocessen

Duidelijke rolverdeling tussen gemeenten en HLTsamen

Regelingen

Regelingen zijn actueel en bekend en worden nageleefd

Voorspellend vermogen

Managementinformatie op behoefte afgestemd, verplichtingenadministratie breed gebruikt

Inrichten en implementeren processen

Rollen worden goed ingevuld, processen borgen rechtmatigheid

Optimaliseren administratie

Transparant en toegankelijk

In de auditcommissies is de aanpak toegelicht en in de 1 e begrotingswijziging 2023 van HLTsamen zijn de benodigde middelen opgenomen. Het programma start in het voorjaar van 2023 en wordt naar verwachting afgerond in 2024. 1.3.3.2 Rechtmatigheid en Control De context waarin gemeenten moeten werken als het gaat om de systeemwereld van wet- en regelgeving wordt steeds complexer en ingrijpender. De opgave om daar in de bedrijfsvoering op te zijn ingericht wordt dus ook steeds groter. De basis op orde is daarmee een continue opgave geworden aangezien die basis niet stilstaat maar de lat steeds hoger wordt gelegd. Naast de toenemende eisen op het vlak van informatie (privacy, informatiebeveiliging, wet open overheid en de nieuwe archiefwet) nemen de eisen toe op het vlak van financiën. Denk aan fiscaliteit en per 2023 de rechtmatigheidsverantwoording. Niet de accountant maar de colleges en het HLTsamen bestuur zijn met ingang van het jaar 2023 gehouden aan het afgeven van een rechtmatigheidsverklaring. De personele capaciteit is afgestemd op de situatie dat we systeemgericht controleren. Zover zijn we nog niet. Mede op basis van de managementletter 2022 van de externe accountant en de door HLTsamen gedefinieerde controletoleranties wordt het een stevige opgave om als organisatie voldoende op niveau te komen.

Het programma verbetering financiële sturing en beheersing gaat op deze opgave inzetten.

1.3.3.3 Risicomanagement Bij integraal risicomanagement worden 4 volwassenheidsfases onderscheiden, te weten: reactie, wetgeving, proactief en waarde. HLTsamen staat aan het einde van fase 2 (wetgeving) en wil in 2023 en 2024 de stap maken naar fase 3 (proactief). Concreet betekent dit dat er kadernota’s risicomanagement worden opgesteld en dat de risicodialoog als instrument wordt ingericht.

1.3.4 Facilitaire zaken en huisvesting 1.3.4.1 Integraal werkconcept De korte termijn visie op huisvesting is weergegeven in het werkconcept Werk waar het werkt (2021). Deze visie houdt in dat de standaard werkplek op kantoor niet meer leidend is en er meerdere varianten van een plek om te werken mogelijk zijn. Passend bij de medewerker en de werkzaamheden die per dag kunnen variëren. Waar leiderschap bij hoort dat durft los te laten, vertrouwen heeft en verantwoordelijkheid geeft. Een bijkomstig gevolg van het werkconcept is dat de gemeentelijke gebouwen minder intensief worden gebruikt. De exploitatiekosten en de kosten voor het onderhoud van de panden nemen daarentegen niet af. Een visie voor de huisvesting op de lange termijn is derhalve noodzakelijk. Een opdracht voor het formuleren van deze lange termijn visie zal in 2023 worden opgehaald. Al enige jaren is het budget voor het onderhoud van de panden ontoereikend. Het ontbreken van budget, maar ook het ontbreken van een visie op de lange termijn voor huisvesting vormen een belemmering voor de uitvoering van groot onderhoud van de panden. Het is daarom ook van belang dat gemeenten zelf strategisch richting bepalen in hun accommodatiebeleid. 1.3.4.2 Veilige werkomgeving Het onderwerp veiligheid in de breedste zin van het woord is in 2023 opgenomen in het concern plan.

In 2023 komt er een programma veiligheid dat zal bestaan uit een aantal deelplannen. Verschillende teams zullen deze deelplannen opstellen, gericht op bevordering en verbetering van de veiligheid. De uitvoering van het plan zeer waarschijnlijk ook nog in 2024 plaatsvinden.

1.3.5 Communicatie en Participatie 1.3.5.1 Communicatie Het herstellen van de verbinding tussen overheid, media en samenleving betekent dat we op een andere manier gaan communiceren. Dit vraagt om meer aandacht voor het zoeken naar overeenkomsten in de verschillende perspectieven en het onderzoeken van (publieke) waarden. Dit vraagt iets van iedere ambtenaar en bestuurder. De vraag om ondersteuning daarbij groeit, zowel vanuit de organisatie als vanuit de besturen. Daarnaast heeft de aanpak ‘Communiceren met focus’ geleid tot een groeiende vraag naar analyse om te achterhalen waar en hoe we met communicatie echt het verschil kunnen maken. Het aandeel participatie in de vraag naar ondersteuning vanuit team communicatie neemt toe. Trends en ontwikkelingen Ook nieuwe technologieën veranderen onze communicatie. Social media leken de weg om als overheid in contact te komen met veel meer en ook andere mensen. Inmiddels is duidelijk dat hieraan ook risico’s zijn verbonden. Daarnaast is het belangrijk de mogelijkheden en risico’s van technologieën als deep fake en artificial intelligence te onderzoeken. De investering die hiervoor nodig is, is opgenomen in de begroting van de drie gemeenten. Als gevolg van de invoering van verschillende informatiewetten is de vraag om ondersteuning vanuit team communicatie gestegen, met name op het gebied van contentredactie.

Arbeidsmarktcommunicatie De ingezette ontwikkelingen op het gebied van werving en selectie maakt dat de vraag om ondersteuning vanuit communicatie toeneemt. Het team recruitment vraagt om een gedegen

corporate HLTsamen communicatiestrategie en om hulp op het gebied van arbeidsmarktcommunicatie. Team communicatie heeft deze capaciteit en expertise niet in huis. 1.3.5.2 Participatie De besturen zijn ambitieus als het gaat om participatie. Meer samen doen met de samenleving betekent een grotere vraag om ondersteuning vanuit HLTsamen. Ook door de komst van de Omgevingswet stijgt de vraag naar participatie-expertise. Naast collega’s en bestuurders gaan we ook inwoners helpen bij initiatieven. Helderheid over de mate van invloed is daarbij essentieel. Daarom wordt vanaf 2023 een helder onderscheid gemaakt tussen communiceren en consulteren aan de ene kant en participeren aan de andere kant. Participeren wordt daarmee een volwassen instrument om samen met de samenleving aan initiatieven te werken. 1.3.5.3 Interne communicatie De komst van het hybride werken stelt eisen aan de manier waarop intern gecommuniceerd wordt. Het is voor medewerkers en managers belangrijk het overzicht in de verschillende vormen van communicatie terug te brengen door een duidelijke kanaalstrategie te ontwikkelen. Daarnaast gaat gewerkt worden aan een sociale omgeving waarin medewerkers zich veilig voelen en waar ruimte is voor feedback. Interne communicatie draagt hieraan bij door bewustwording en aandacht hiervoor te organiseren. De rol van de leidinggevende is hierin van groot belang.

Dit alles raakt ook de organisatieontwikkeling. De vraag naar ondersteuning op het gebied van interne communicatie groeit. De vraag naar ondersteuning op het gebied van interne communicatie groeit.

1.3.6 Juridische Zaken 1.3.6.1 AVG, privacy en informatieveiligheid (control) Informatieveiligheid en privacy zijn onderwerpen die continu onze aandacht hebben. De technologische ontwikkelingen gaan razendsnel. De uitdaging om criminelen een stap voor te blijven wordt alleen maar groter. Het belang om zorgvuldig met gegevens van inwoners en andere belanghebbenden om te gaan ook. Dit onderwerp heeft voor onze organisatie dan ook een hoge prioriteit. Om te blijven groeien op dit gebied hebben we in 2023 de ambitie gesteld om eind 2025 te werken op een hoger volwassenheidsniveau. Zo zorgen dat we meer beschrijven en minder afhankelijk zijn van individuen. Met het gegevensbeschermingsplan geven we uitvoering aan deze ambitie en zorgen we dat we beter bestand zijn tegen alle uitdaging op het gebied van informatieveiligheid en privacy. Omdat keer op keer blijkt dat de mens de zwakste schakel is, zetten we in 2024 ons bewustwordingsprogramma door. 1.3.6.2 Wetgevingsjurist Het schrijven van verordeningen en beleidsregels is een vak op zich en wordt steeds belangrijker vanwege de decentralisaties. Met de inzet van een wetgevingsjurist kan de organisatie gefaciliteerd worden bij het maken van lokale regelgeving. Er kan gestuurd worden op producten, diensten en specifieke competenties voor deze nieuwe rol.

De dekking van de lasten voor de inzet van een wetgevingsjurist zal binnen de begroting van HLTsamen worden gevonden, door herschikking van activiteiten. 1.3.6.3 Budget huisadvocaat Sinds 2017 maken de drie gemeenten en de HLT-organisatie, zowel ambtelijk als bestuurlijk, gebruik van een huisadvocaat. Hier is reeds budget voor gereserveerd. Het raamcontract met de huidige huisadvocaat eindigt medio 2023. Afhankelijk van de tarieven in het nieuwe contract zal dit budget bijgesteld dienen te worden. 1.3.6.4 Informatiewetgeving De Wet open overheid (Woo) is een wet die invloed heeft op de informatiehuishouding van gemeenten. Daarin staat deze wet niet alleen. De VNG heeft vastgesteld dat er tientallen wetten zijn die invloed hebben op de toekomstige inrichting van de informatiehuishouding. Het gebrek aan onderlinge samenhang en tegelijkertijd de grote afhankelijkheid tussen deze wetten, maakt de

implementatie ervan complex. Niet alleen de impact op de inrichting van de informatiehuishouding is groot, ook de manier waarop medewerkers met informatie omgaan zal komende jaren sterk moeten veranderen. HLTsamen heeft een beeld gecreëerd bij de onderlinge samenhang tussen de informatiewetten en de manier waarop deze het best geïmplementeerd kunnen worden. Dit beeld wordt in 2023 verfijnd en onderdeel worden van een implementatieplan. De reeds bekende financiële consequenties voor 2023 zijn in de 1e Begrotingswijziging 2023 HLTsamen opgenomen. De financiële consequenties 2024 worden meegenomen in de 1e Begrotingswijziging 2024.

1.3.7. Inkoop HLTsamen kent momenteel een vooral decentrale inkoopfunctie. Er is per eind 2020 een tactisch inkoop coördinator die functioneert als spin in het web richting stichting Rijk waar de tactische inkoop in termen van aanbestedingen wordt uitgevoerd. Er ontbreekt centraal een inkoopondersteuner, een strategische inkoopadviseur en decentraal contractbeheerders (die de verplichtingenadministratie kunnen voeren zoals dat ook bij subsidies gebeurt), contractmanagers en contracteigenaren. In het organisatie-ontwikkeltraject besteden we aandacht aan het bestaan en ontwikkelen van de verschillende bedrijfsvoeringsfuncties en rollen. De inkoopfunctie moet verder worden vormgegeven, ook in het licht van de organisatieontwikkeling. Met name in het licht van de accountantscontroles en de rechtmatigheid van inkopen is het toepassen van systeemgericht controleren belangrijk. Dit vraagt om wijzigingen en- duidelijk beschrijven van verantwoordelijkheden en organisatorische taken en rollen. Ook zal er een cultuur ontwikkelt moeten worden waarbij het negeren van inkoopregels niet meer wordt geaccepteerd. Als je inkoopt moet je bekend zijn met de inkoopregels en dien je je daar aan te houden. Controle c.q. toezicht hierop zal ingebed moeten worden in onze organisatie. In 2022 zijn nieuw inkoopbeleid en Algemene inkoopvoorwaarden vastgesteld.

Dit is een belangrijke stap naar een meer maatschappelijk verantwoord inkopen en een aanzet tot een verdergaande professionalisering van de inkoop. De onlangs vastgestelde inkoopprocessen vormen samen met het inkoopbeleid een goede leidraad om een juist inkoopproces te kiezen en rechtmatig in te kopen. Met name door de decentrale inkoopfunctie vergt het veel tijd om iedereen te bereiken met deze ontwikkelingen. Inkoop bespreekbaar maken in team overleggen en het geven van inkoopcursussen moeten de decentrale inkoopprofessionaliteit vergroten.

1.4 Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien Het vierde onderdeel van het programmaplan betreft de algemene dekkingsmiddelen en de post onvoorzien. Algemene dekkingsmiddelen Algemene dekkingsmiddelen zijn baten en lasten die niet specifiek aan een programma zijn toe te rekenen. Dit betreft bijvoorbeeld de algemene uitkering en niet-gebonden belastingen. In deze jaarstukken zijn geen algemene dekkingsmiddelen van toepassing. Onvoorzien De regelgeving schrijft voor dat in de begroting een onvoorzien bedrag is opgenomen. De hoogte staat vrij. In de begroting 2024 is een bedrag van € 1.000 geraamd.

1.4.1 Indicatoren De beleidsindicatoren zijn verplicht voorgeschreven gegevens die een trend kunnen signaleren. Deze gegevens worden voornamelijk vanuit externe bronnen verkregen. Deze informatie is ook

beschikbaar op www.waarstaatjegemeente.nl. Voor de HLT organisatie zijn de meeste beleidsindicatoren niet van toepassing, uitgezonderd van de indicatoren die onder het taakveld bestuur thuis horen. Indicator

Eenheid

Formatie Bezetting

Fte per 1.000 inwoners Fte per 1.000 inwoners Kosten als % van totale loonsom + totale kosten inhuur externen Kosten per inwoner % van de totale lasten

Externe inhuur Apparaatskosten Overhead *

Realisatie 2022 5,1% 4,9%

Begroting 2023 5,1% 4,9%

18,29% €

603,23 55%

Begroting 2024 5,3% 4,9%

0,0% €

552,98 55%

€

Bron * *

0,0%

599,83 55%

* *

Eigen gegevens

Toelichting indicator Formatie Het gaat hier om de begrote formatie in fulltime eenheden van het ambtelijk apparaat van de organisatie op peildatum 1 januari. Uitgangspunt is het vastgestelde formatieplan, dus niet de werkelijke bezetting. Het gaat om formatieplaatsen ongeacht of die worden ingevuld door iemand met een vaste aanstelling, een tijdelijke aanstelling of nog openstaan (vacature). Fte is het equivalent van een 36-urige werkweek. Toelichting indicator Bezetting Het gaat hier om het werkelijke aantal fte dat werkzaam is, dus niet om de toegestane formatieve omvang uit het formatieplan. Terugkijkend op een begrotingsjaar wordt de werkelijke bezetting berekend. Conform de definitie van Vensters voor Bedrijfsvoering is de gemiddelde bezetting in dat begrotingsjaar berekend door het gemiddelde te nemen van de werkelijke bezetting op 1 januari en op 31 december. Toelichting indicator Externe inhuur Onder externe inhuur wordt verstaan: het uitvoeren van werkzaamheden in opdracht van een opdrachtgever die bij de organisatie in dienst is i) door een private organisatie met winstoogmerk ii) die tegen betaling personele capaciteit en deskundigheid inzet, iii) zonder arbeidsovereenkomst of aanstelling tussen organisatie en de ingezette personen.

Toelichting indicator Apparaatskosten Apparaatskosten (ofwel organisatiekosten) zijn de noodzakelijke financiële middelen voor het inzetten van personeel (salarissen), organisatie-, huisvestings-, materieel-, automatiseringskosten e.d. voor de uitvoering van de organisatorische taken. Apparaatskosten zijn dus alle personele en materiële kosten die verbonden zijn aan het functioneren van de organisatie, exclusief griffie en bestuur. Toelichting indicator Overhead De overheadkosten zijn alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces.

1.5 Paragrafen 1.5.1 Verplichte paragrafen niet voor HLTsamen Onderstaande verplichte paragrafen zijn niet van toepassing op de HLTsamen-organisatie. HLTsamen: • heeft geen lokale heffingen; • heeft grond noch grondbeleid; • heeft geen verbonden partijen. 1.5.2 Paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing Deze paragraaf schept inzicht in de actuele risico’s en de wijze waarop deze risico’s opgevangen kunnen worden. De grondslag van deze paragraaf is vastgelegd in artikel 11 van het BBV. Inleiding en achtergrond HLTsamen omschrijft een risico als een onzekere gebeurtenis die effect heeft op het kunnen behalen van een doelstelling. Een risico onderscheidt zich van een probleem omdat een probleem een zekerheid is. Risico’s kunnen zowel intern als extern zijn. Door te sturen op risico’s in relatie tot doelstellingen is HLTsamen beter in staat om haar doelen te verwezenlijken met de beschikbare middelen.

Bij het aangaan van risico’s worden onderstaande vier vragen in acht genomen: • Wat willen wij bereiken? • Wat is daarbij onzeker (voor wie)? • Wat gaan wij doen (voor wie)? • Hoeveel risico is aanvaardbaar*? *Ten aanzien van de hoeveelheid aanvaardbaar risico is het voorlopige uitgangspunt gekozen dat de (netto) kans maal (netto) impact van de risico’s totaal niet groter mogen zijn dan 5% van het exploitatiebudget tenzij hier een door het bestuur goedgekeurde onderbouwing aan ten grondslag ligt. Het uitgangspunt zal formeel worden vastgesteld wanneer er voldoende ervaring is opgedaan met de herziene methodiek van risicoberekening. Het beperken van risico’s is geen doel op zich. Risico’s zullen altijd bestaan en zijn nooit volledig te vermijden en/of te beheersen. Oftewel bij het invulling geven aan haar maatschappelijke missie zal de HLTsamen organisatie altijd een bepaalde mate van risico lopen. De kern van bovengenoemde vragen is om bewust te zijn over de risico’s en een gedegen afweging te maken tussen effectiviteit en efficiency in het omgaan met die risico’s. Het sturen op risico’s in relatie tot doelstellingen is een ontwikkeling binnen HLTsamen die zich de komende jaren verder zal vertalen. De nadruk ligt op het inventariseren en beheren van de strategische risico’s in de doelstellingen van HLTsamen. Hierbij wordt gekeken naar de netto risico’s.

Dit zijn de risico’s na het inrichten van de beheersmaatregelen. In de komende jaren zal een grotere nadruk worden gelegd op risicobewustzijn en governance risico’s. Omvang Risico De omvang van het risico is berekend door voor de onderdelen beleid, dienstverlening en bedrijfsvoering van HLTsamen inzichtelijk te maken wat de belangrijkste risico’s (zie inleiding en achtergrond) zijn, hoe groot de kans wordt ingeschat dat het risico zich door de jaren heen zal voordoen en hoe groot de impact (in euro) naar inschatting zal zijn wanneer dit plaatsvindt. De kans maal de impact vormt het risicobedrag dat HLTsamen opneemt in haar begroting. Bij het inschatten van kans en impact wordt rekening gehouden met de beheersmaatregelen die zijn getroffen (of worden getroffen) om het risico en/of de impact te verkleinen. Op deze manier wordt het netto risicobedrag berekend.

De risico’s zijn geïnventariseerd en geactualiseerd door de managers die sturen op de beheersing van het risico en de daarmee verbonden doelstellingen. Bij het inschatten van kans en impact hebben zij gebruik gemaakt van een standaard tabel voor kans en impact. Op basis van bovengenoemde risico-inventarisatie is gebleken dat de omvang van het netto risico van HLTsamen afgerond € 2.913.500 bedraagt. Omvang risico HLTsamen 1 januari 2024 Risicobedrag % risico i.r.t. omvang Begroting 2024

€ 2.913.750 =5,8%

Omvang incidentele weerstandscapaciteit HLTsamen HLTsamen heeft geen incidentele weerstandscapaciteit, omdat HLTsamen geen algemene reserve en geen stille reserves heeft. Het risicobedrag € 2.913.750 zal naar rato (verdeelsleutel) worden toegevoegd aan de omvang van het risico van Hillegom, Lisse en Teylingen. Score 1. laag 2. gemiddeld 3. hoog

Risicokans 0% - 25% 25% - 75% 75% - 100%

Onderdeel

Beschrijving risico

Beleid

De invoering van de omgevingswet per 1 januari 2024 heeft effect op organisatie. Risico is dat het transitiebudget van het Rijk voor de invoering van de maatregelen na ingangsdatum te laag blijkt. Daarnaast is het risico dat er extra structurele middelen nodig zijn voor de uitvoering van deze taak. Relatief hoog ziekteverzuim maakt het noodzakelijk personeel te vervangen. Daarnaast maakt de huidige krappe arbeidsmarkt het moeilijk om vacatures te kunnen invullen. Dit kan resulteren in hoge kosten inhuur, bijstellen /vertragen plannen en vermindering van kwaliteit van producten en diensten. Rechtmatigheid. De context voor gemeenten als het gaat om de systeemwereld van wet- en regelgeving wordt steeds complexer en

Bedrijfsvoering

Gemiddelde risicokans 12,50% 50% 87,50%

Maximaal risico incidenteel € 180.000 (2fte)

Kans

Gemiddeld

50%

Financieel risico € 90.000

Structureel € 360.000 (4 fte)

Gemiddeld

50%

€

180.000

€ 1.100.000

Hoog

87,5%

€

962.500

€ 90.000 (1fte)

hoog

87,5%

€

78.750

ingrijpender. De opgave om daar op ingericht te zijn wordt steeds groter. De colleges en het HLTsamen bestuur gaan de rechtmatigheidsverklaring afleggen. Op basis van het huidige ambitieniveau als het gaat om rapporteringsgrenzen en controle toleranties wordt het een flinke opgave om als organisatie voldoende op niveau te komen. Het risico bestaat dat we extra moeten in huren om de wettelijke eisen waar te maken. Inkoop. HLTsamen kent momenteel geen/ nauwelijks een inkoopfunctie. Zowel niet centraal als decentraal. Dit geeft risico’s in de rechtmatigheid van aanbestedingstrajecten. Dit leidt tot extra kosten juridisch en accountant Incidenten ICT, Informatieveiligheid en Privacy. Dit kan resulteren in continuïteitsproblemen, boetes en reputatieschade. Een onderzoek naar mogelijkheden tot verzekering als beheersmaatregel is gestart. Bedrag is gebaseerd op gemiddelde van eerdere hacks bij gemeenten. In de begroting 2024 is rekening gehouden met de loon- en prijsindexatie conform de FGKR. Mogelijk zullen deze kosten meer stijgen dan begroot.

€ 60.000

hoog

87,5%

€

52.500

€ 2.100.000

gemiddeld

50%

€1.050.000

€ 1.000.000

gemiddeld

50%

€

500.000

Totaal: € 2.913.750

Schuldpositie en solvabiliteit Het BBV schrijft een aantal kengetallen voor ter opname in de paragraaf Weerstandsvermogen en Risicomanagement. Kengetallen

Rekening

Begroting

2022

2024

2025

2026

2027

Netto schuldquote

5,41%

5,58%

5,40%

4,59%

4,42%

Netto schuldpositie gecorr. voor verstr. leningen

5,41%

5,58%

5,40%

4,59%

4,42%

Solvabiliteit

7,48%

4,25%

4,28%

4,43%

4,46%

Structurele exploitatieruimte

0,79%

0,00%

Netto schuldquote De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de GR ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Overigens hanteert de VNG een signaalwaarde van 100%, waarboven waakzaamheid is geboden. Een netto schuldquote van hoger dan 130% is een indicatie voor een te hoge schuld. Bedragen x € 1.000 Netto schuldquote

Rekening

Begroting

2022

2024

2025

2026

2027

Vaste schulden

Netto vlottende schuld

10.636

10.577

10.475

10.074

10.000

Overlopende passiva

250

500

Fin. activa (uitsluitend art. 36, d, e, f)*

Uitzettingen < 1 jaar

845

1.040

Liquide middelen

250

260

Overlopende activa

7.280

7.000

Totaal

2.668

2.787

2.685

2.284

2.200

Totale baten, excl. mutaties reserves

49.307

49.947

49.755

Netto schuldquote (netto schuld/baten)

5,41%

5,58%

5,40%

4,59%

4,42%

* Betreft art. 36 BBV d. uitzettingen in ’s Rijksschatkist met een rentetypische looptijd van één jaar of langer; e. uitzettingen in de vorm van Nederlands schuldpapier met een rentetypische looptijd van één jaar of langer; f. overige uitzettingen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer. Netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen Om inzicht te verkrijgen in hoeverre sprake is van doorlenen wordt de netto schuldquote zowel inals exclusief doorgeleende gelden weergegeven. Op die manier wordt duidelijk in beeld gebracht wat het aandeel van de verstrekte leningen is en wat dit betekent voor de schuldenlast. De wijze waarop de netto schuldquote gecorrigeerd voor de doorgeleende gelden wordt berekend is gelijk aan de netto schuldquote, met dien verstande dat bij de financiële activa ook alle verstrekte leningen worden opgenomen. HLTsamen heeft geen doorgeleende leningen.

Bedragen x € 1.000 Netto schuldquote gecorrigeerd voor verstrekte leningen

Rekening

Begroting

2022

2024

2025

2026

2027

Vaste schulden

Netto vlottende schuld

10.636

10.577

10.475

10.074

10.000

Overlopende passiva

250

500

Fin. activa (uitsluitend art. 36, b,c,d,e,f)*

Uitzettingen < 1 jaar

845

1.040

Liquide middelen

250

260

Overlopende activa

7.280

7.000

Totaal

2.668

2.787

2.685

2.284

2.200

Totale baten, excl. mutaties reserves

49.307

49.947

49.755

Netto schuldquote (netto schuld/baten)

5,41%

5,58%

5,40%

4,59%

4,42%

* Betreft art. 36 BBV b. leningen aan: 1. openbare lichamen als bedoeld in artikel 1, onderdeel a, van de Wet financiering decentrale overheden; 2. woningbouwcorporaties; 3. deelnemingen; 4. overige verbonden partijen; c. overige langlopende leningen; d. uitzettingen in ’s Rijksschatkist met een rentetypische looptijd van één jaar of langer; e. uitzettingen in de vorm van Nederlands schuldpapier met een rentetypische looptijd van één jaar of langer; f. overige uitzettingen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer. Solvabiliteitratio De solvabiliteitsratio geeft inzicht in de mate waarin het bezit op de balans gefinancierd is door het eigen vermogen en in hoeverre de GR aan de financiële verplichtingen kan voldoen. Onder de solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. Onder het eigen vermogen verstaan we de algemene reserve en de overige bestemmingsreserves en het eventuele resultaat uit het overzicht baten en lasten.

Solvabiliteitsratio

Eigen vermogen

Rekening

Begroting

2022

2024

2025

2026

2027

896

500

Balanstotaal

11.977

11.777

11.675

11.274

11.200

Solvabiliteit (eigen vermogen / balanstotaal)

7,48%

4,25%

4,28%

4,43%

4,46%

Structurele exploitatieruimte Dit kengetal geeft aan hoe groot de structurele exploitatieruimte is, doordat wordt gekeken naar de structurele baten en structurele lasten. Deze worden vergeleken met de totale baten. Een positief percentage betekent dat de structurele baten toereikend zijn om de structurele lasten (waaronder de rente en aflossing van een lening) te dekken. De relevantie van dit kengetal voor de beoordeling van de financiële positie schuilt erin dat het van belang is om te weten welke structurele ruimte een gemeente of provincie heeft om de eigen lasten te dragen, of welke structurele stijging van de baten of structurele daling van de lasten daarvoor nodig is.

Structurele exploitatieruimte A B C D E

Totale structurele lasten Totale structurele baten Totale structurele toevoegingen aan reserves Totale structurele onttrekkingen aan reserves Totale baten (art.17c BBV excl. mutaties res.) Structurele exploitatieruimte ((B-A)+(DC))/(E) x 100%

Rekening 2022

Begroting 2024

Begroting 2025

Begroting 2026

Begroting 2027

47.536 47.925 0 0 49.307

49.768 49.768 0 0 49.947

49.755 49.755 0 0 49.755

0,79%

0,00%

1.5.3 Paragraaf Financiering Inleiding De financieringsfunctie dient uitsluitend de publieke taak. Het beleid valt binnen de kaders die zijn gesteld in de Wet financiering decentrale overheden (Wet Fido). Centraal in deze wet staan transparantie en risicobeheersing. Om inzicht te geven in de manier waarop de gemeenschappelijke regeling dit doet en een beeld te geven van de stand van zaken gaan we in deze paragraaf in op de ontwikkelingen rond de financiering, het te voeren beleid op dit gebied en de risico’s die we daarbij lopen. Algemeen Het door het bestuur nog vast te stellen concept-financieringsstatuut vormt het kader voor beleid en uitvoering van de treasuryfunctie. De huidige gemeentelijke statuten verschillen niet veel qua inhoud. Daarom zullen tot dan deze statuten het uitgangspunt zijn voor de treasuryfunctie. Het uitgangspunt bij het aantrekken van vermogen is dat de kasgeldlimiet optimaal benut wordt en zoveel mogelijk kort vermogen wordt aangetrokken. Hierbij wordt benadrukt dat de treasuryfunctie uitsluitend de publieke taak dient en dat een prudent beleid wordt gevoerd binnen de kaders die zijn gesteld in de Wet financiering decentrale overheden (Wet Fido). Welke ontwikkelingen spelen er? Renteontwikkelingen De Europese Centrale Bank (ECB) heeft in maart 2016 de herfinancieringsrente verlaagd naar 0,00%.

T/m januari 2023 is deze rente in 4 stappen weer verhoogd naar 2,5%. Momenteel (maart 2023) bedraagt de geldmarktrente voor aan te trekken driemaands kasgeldleningen 2,48%. De vergoedingen bij het Schatkistbankieren staan op 1,90%. De kapitaalmarktrente voor aan te trekken leningen voor looptijden van 5 en 10 jaar zonder renteherziening bedraagt momenteel resp. 3,18% en 3,08%. De verwachting is dat deze rentetarieven iets zullen stijgen. Liquiditeitsprognoses HLTsamen verkrijgt zijn financiële middelen door periodieke bijdragen van de deelnemende gemeenten die de reguliere exploitatiekosten afdekken. Regelmatig stellen we liquiditeitsprognoses voor de korte termijn op om tijdig in te spelen op schommelingen in de liquiditeit. Omdat de reguliere exploitatiekosten gefinancierd worden door de deelnemende gemeenten, heeft HLTsamen in principe geen geldleningen nodig anders dan voor de aanschaf en vervanging van bedrijfsmiddelen met een meerjarig nut. Gezien de hoogte van de geraamde investeringen zal er naar verwachting extra financiering noodzakelijk zijn. Risicobeheer Het risicobeheer is gericht op het beperken van financiële risico’s. In het Financieringsstatuut zullen richtlijnen en limieten worden opgenomen, die de basis vormen voor alle transacties op dit gebied. Ons beleid is om zoveel mogelijk gebruik te maken van veilige en inzichtelijke financiële instrumenten.

De Wet Fido geeft normen voor het beperken van risico’s. De belangrijkste risicocategorie is het renterisico, waarvan de kasgeldlimiet en de renterisiconorm belangrijke richtlijnen zijn ter beperking van renterisico’s.

De kasgeldlimiet heeft betrekking op leningen met een rentetypische looptijd tot één jaar. Het totaal van deze leningen mag voor een gemeenschappelijke regeling niet meer bedragen dan 8,2% van de totale lasten op de begroting. De renterisiconorm heeft betrekking op leningen met een rentetypische looptijd vanaf één jaar. De verplichte aflossingen en renteherzieningen op deze leningen mogen niet meer bedragen dan 20% van de totale lasten op de begroting. Het doel van deze normen is om het risico te beperken wanneer bij herfinanciering van de leningen een rentestijging leidt tot financiële problemen. HLTsamen heeft op dit moment geen leningen met een looptijd langer dan één jaar. Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet staat toe om in 2024 de financieringsbehoefte tot een bedrag van € 4,1 miljoen te dekken met kortlopende leningen. Zodra wij deze limiet voor een langere periode (meer dan een half jaar) dreigen te overschrijden, trekken wij een langlopende lening aan of vragen wij (onderbouwd) toestemming aan de provincie als toezichthouder om gedurende een bepaalde periode de limiet te mogen overschrijden. Gelet op de lage rente voor kort krediet, maken we zoveel mogelijk gebruik van de toegestane norm, tenzij we sterke rentestijgingen verwachten op de kapitaalmarkt. Kasgeldlimiet x € 1.000

Begroting 2024

Begrotingstotaal lasten Maximaal toegestane kasgeldlimiet (8,2% van begrotingstotaal lasten) Gemiddeld saldo vlottende korte schuld en vlottende middelen Ruimte onder kasgeldlimiet

49.947 4.096 2.000 2.096

Renterisiconorm Renterisiconorm (bedragen x € 1.000)

Begroting

2024

2025

2026

2027

1 2

Renteherziening op langlopende schuld o/g Te betalen aflossingen

0 0

3 4 5a 5b 4a 4

Renterisico (1 en 2) Renterisiconorm Ruimte onder risiconorm Overschrijding risiconorm Begrotingstotaal lasten Renterisiconorm 20% van begrotingstotaal

0 9.989 9.989 0 49.947 9.989

0 9.951 9.951 0 49.755 9.951

Ook voor de komende jaren zullen we onder de renterisico-norm blijven. Financieringsbehoefte Per 1 januari 2024 houden we boekhoudkundig rekening met een financieringsbehoefte van € 2,8 mln. Dit is een globale berekening van het verschil tussen het totaal van de vaste activa enerzijds en de vaste financieringsmiddelen anderzijds (reserves, voorzieningen, langlopende leningen). Het werkelijke liquiditeitstekort per 1 januari 2024 zal vermoedelijk lager uitkomen ten gevolge van crediteurensaldi, vertraging van investeringen en vooruit ontvangen bedragen. Financieringsbehoefte 1 Reserves en voorzieningen 2 Langlopende leningen 3 Totaal vaste financieringsmiddelen

Begroting

1-1-2024

1-1-2025

1-1-2026

1-1-2027

700

4 Boekw. Investeringen

3.487

3.385

2.984

2.900

Financieringstekort (3 – 4)

-2.787

-2.685

-2.284

-2.200

Schuldpositie en solvabiliteit Het BBV schrijft een aantal kengetallen voor ter opname in de paragraaf Weerstandsvermogen en Risicomanagement. Omdat een aantal van deze kengetallen verband houden met de financiering, zijn deze ook hier opgenomen. Kengetal

Rekening

Begroting

2022

2024

2025

2026

2027

Netto schuldquote

5,41%

5,58%

5,40%

4,59%

4,42%

Netto schuldquote gecorr. voor verstr. leningen

5,41%

5,58%

5,40%

4,59%

4,42%

Solvabiliteitsratio

7,48%

4,25%

4,28%

4,43%

4,46%

Rentemethodiek In het vernieuwde BBV is opgenomen dat de paragraaf financiering van de begroting en jaarrekening naast de beleidsvoornemens en het gerealiseerde beleid ten aanzien van het risicobeheer van de financieringsportefeuille ook verplicht inzicht moet geven in: - de rentelasten uit externe financiering - het renteresultaat - de wijze van rentetoerekening. Door onderstaand overzicht en toelichting in de paragraaf financiering op te nemen wordt invulling gegeven aan deze verplichting. 1-1-2024

1-1-2025

1-1-2026

1-1-2027

Restant korte financiering Restant lange financiering

10.600.000 0

10.500.000 0

10.000.000 0

Totaal externe financiering

10.600.000

10.500.000

10.000.000

0,50%

50.000 0 0

50.000

0 0 0

50.000

Gewogen gemiddeld rentepercentage externe financiering tbv rente eigen vermogen a1. De externe rentelasten over de korte financiering a2. De externe rentelasten over de lange financiering b. De externe rentebaten

+ + -/-

Totaal door te rekenen externe rente c1. De rente die aan de grondexploitatie moet worden doorberekend c2. De rentelasten van projectfinanciering c3. De rentebaten van doorverstrekte leningen (projectfinanciering)

-/-/+

Saldo door te rekenen externe rente d1. Rente over eigen vermogen d2. Rente over voorzieningen (gewaardeerd op contante waarde)

+ +

0 0

De aan taakvelden toe te rekenen rente e. De werkelijk aan taakvelden toegerekende rente (renteomslag)

-/-

50.000 48.818

50.000 47.376

50.000 47.728

50.000 49.300

1.182

2.624

2.272

700

3.487.000 1,43% 1,40%

3.384.000 1,48% 1,40%

2.983.000 1,68% 1,60%

2.900.000 1,72% 1,70%

0,03% 1.182 0

0,08% 2.624 0

0,08% 2.272 0

0,02% 700 0

f. Renteresultaat op het taakveld treasury

Boekwaarde activa voor renteomslag, excl. verstrekte leningen Omslagrenteberekening Voorstel: afronden naar Verschil in toegepast % Hierdoor te verwachten renteresultaat Verschil met werkelijk renteresultaat

Alle rente loopt via het taakveld 0.5 Treasury. Alle rentelasten en -baten worden indien van toepassing direct op dit taakveld geboekt. Voor de inzet van immateriële, materiële en financiële activa wordt de rente voor de financiering van deze activa omgeslagen over de betreffende taakvelden (lasten). De afschrijvingen worden direct ten laste gebracht van de diverse taakvelden, waarop de af te schrijven activa betrekking hebben. Overzicht EMU-saldo Sinds 2006 zijn gemeenten en gemeenschappelijke regelingen verplicht een raming van de eigen ‘bijdrage’ aan het EMU-saldo op te nemen (EMU staat voor Economische en Monetaire Unie). Om de cijfers tussen verschillende landen goed te vergelijken zijn in de Europese Unie afspraken gemaakt over de wijze van berekening van het EMU-saldo. Het EMU-saldo wordt berekend op kasbasis, dus de feitelijke geldstromen die in een jaar plaatsvinden. Een negatief EMU-saldo wil niet zeggen dat de gemeenschappelijke regeling onmiddellijk een probleem heeft, omdat zij werkt met het baten- en lastenstelsel. Het geraamde EMU-saldo van HLTsamen voor 2024 t/m 2027 ziet er als volgt uit: EMU saldo prognose (x € 1.000) 2024

2025

2026

2027

Exploitatiesaldo voor toevoeging aan (+) cq onttrekking uit reserves (-)

Afschrijvingen ten laste van de exploitatie

908

864

794

750

Bruto dotaties aan de voorzieningen ten laste van de exploitatie

Uitgaven aan investeringen in (im) materiële vaste activa

965

761

393

400

De in mindering op 4 gebrachte bijdragen van Rijk, Provincie, EU en ov.

Verkoopopbrengsten uit desinvesteringen in 6a (im) materiële vaste activa

Boekwinst op desinvesteringen in (im) materiële 6b vaste activa

Uitgaven aan aankoop van grond en uitgaven van bouwrijp maken

8a Verkoopopbrengsten van grond

8b Boekwinst op grondverkopen

Betalingen ten laste van voorzieningen

Boekwinst bij verkoop van deelnemingen en 10 aandelen

-57

103

401

350

Geraamd EMU-saldo

1.5.4 Paragraaf Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering HLTsamen is de bedrijfsvoeringsorganisatie van de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen. HLTsamen ondersteunt de besturen van deze gemeenten om vorm en invulling te geven aan nieuwe wet en regelgeving, diverse transitieopgaven, bestuurlijke ambities en organisatieontwikkeling. We noemen hier enkele voorbeelden voor 2024 en verdere jaren. Rechtmatigheid De basis op orde is een continue opgave aangezien de basis niet stilstaat maar de lat steeds hoger ligt. De eisen op het vlak van bijvoorbeeld informatie en financiën nemen toe. Niet de accountant maar de colleges en het HLTsamen bestuur geven straks een rechtmatigheidsverklaring af. De organisatie is zich daarop aan het voorbereiden. Op basis van het huidige ambitieniveau als het gaat om rapporteringsgrenzen en controle toleranties wordt het een flinke opgave om als organisatie voldoende op niveau te komen. Dit blijkt ook uit de managementletter 2022 van de accountant en het gegeven dat de Verbijzonderde Interne Controle nog steeds moet wordt uitbesteed. Er is inmiddels een plan van aanpak opgesteld waarmee de belangrijkste financiële processen: inkoop, subsidies, betalingen en personeel organisatie breed worden gestructureerd. Met de ervaring die in 2023 wordt opgedaan moeten verbeteringen en aanscherpingen komen voor 2024.

AVG, privacy en informatieveiligheid Informatiebeveiliging en privacy zijn onderwerpen die continu onze aandacht hebben. De technologische ontwikkelingen gaan razendsnel. De uitdaging om criminelen een stap voor te blijven wordt alleen maar groter. Het belang om zorgvuldig met gegevens van inwoners en andere belanghebbenden om te gaan ook. Dit onderwerp heeft voor onze organisatie dan ook een hoge prioriteit. Privacy en een correcte omgang met persoonsgegevens zijn vanaf 2023 kernwaarden van elke medewerker. Deze verantwoordelijkheid wordt steeds meer organisatie-breed belegd in plaats van bij de vakspecialisten. Met ingang van 2022 zijn extra structurele middelen voor deze ontwikkelingen beschikbaar gesteld en worden de functies bemenst. Inkoop HLTsamen kent momenteel een vooral decentrale inkoopfunctie. Er is per eind 2020 een tactisch inkoop coördinator die functioneert als spin in het web richting stichting Rijk waar de tactische inkoop in termen van aanbestedingen wordt uitgevoerd. Er ontbreekt centraal een inkoopondersteuner, een strategische inkoopadviseur en decentraal contractbeheerders (die de verplichtingenadministratie kunnen voeren zoals dat ook bij subsidies gebeurt), contractmanagers en contracteigenaren. In het organisatie-ontwikkeltraject besteden we aandacht aan het bestaan en ontwikkelen van de verschillende bedrijfsvoeringsfuncties en rollen.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://gemeenteraad.hillegom.nl/api/v1/meetings/1560/documents/19848