Bijlage II accountantsverslag 2023 - getekende versie

Gemeente Heumen Accountantsverslag controle 2023

661077186/JS/2123

Papendorpseweg 75-79 3528 BJ UTRECHT telefoon (088) 236 7000 e-mail Audit@flynth.nl

Aan de gemeenteraad van de gemeente Heumen Kerkplein 6 6581 AC MALDEN

kenmerk 661077186/JS/2123

behandeld door J. Smit RA

datum 4 juli 2024

onderwerp Accountantsverslag 2023

Geachte leden van de raad,

Hierbij ontvangt u ons accountantsverslag over het boekjaar 2023. Dit verslag bevat de belangrijkste uitkomsten van de door ons uitgevoerde werkzaamheden, waarvan wij vinden dat die voor u relevant zijn voor een goed begrip van de jaarrekening 2023 en voor het beoordelen van de financiële positie van de gemeente Heumen. De jaarrekening is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college. In overeenstemming met uw opdracht hebben wij de jaarrekening 2023 gecontroleerd.

Deze rapportage beschrijft op hoofdlijnen onze controleaanpak en de belangrijkste aangelegenheden die wij tijdens onze controle in overweging hebben genomen. Wij zijn van mening dat de reikwijdte van onze werkzaamheden en de resultaten daarvan een deugdelijke basis vormen voor ons oordeel over de jaarrekening 2023 van de gemeente Heumen. Wij hebben deze rapportage op 18 juni 2024 met uw audit commissie besproken, en hebben daarbij ook uw vragen beantwoord. De inhoud van dit accountantsverslag is door ons op 14 mei 2024 afgestemd met een ambtelijke afvaardiging en besproken met de wethouder. De bevindingen en beschouwingen in dit verslag komen voort uit onze controlewerkzaamheden. Het verslag van bevindingen is, zoals hiervoor reeds verwoord, bedoeld om u te ondersteunen in uw beoordeling van de jaarrekening 2023. Wij wijzen u erop dat uw controlerende taak uiteraard verder gaat dan uitsluitend het financieel getinte perspectief vanuit de accountantscontrole.

Wij bedanken de medewerkers van de gemeente voor de prettige samenwerking en zijn vanzelfsprekend graag bereid een nadere toelichting te verstrekken.

Met vriendelijke groet, Flynth Audit B.V. Digitaal ondertekend door Jelle Smit

J. Smit RA

Flynth Audit B.V. is lid van BKR International. Bankrekeningnummer IBAN NL67 RABO 0106 6642 20 - BIC: RABONL2U. Handelsregister 09063021. www.flynth.nl Dienstverlening vindt plaats onder algemene voorwaarden, op aanvraag verkrijgbaar en gedeponeerd bij de KvK in Arnhem.

Inleiding In het kader van de door de gemeenteraad aan ons verstrekte opdracht voor de controle van de jaarrekening 2023 van de gemeente Heumen brengen wij u hierbij verslag uit van onze belangrijkste bevindingen naar aanleiding van onze controlewerkzaamheden die wij onlangs hebben uitgevoerd. Dit accountantsverslag is bedoeld om u te ondersteunen in uw beoordeling van de jaarrekening 2023. Wij wijzen u erop dat uw controlerende taak uiteraard verder gaat dan uitsluitend het financieel getinte perspectief vanuit de accountantscontrole. Inleiding

Deze rapportage beschrijft op hoofdlijnen onze controleaanpak en de belangrijkste aangelegenheden die wij tijdens onze controle in overweging hebben genomen. Wij zijn van mening dat de reikwijdte van onze werkzaamheden en de resultaten daarvan een deugdelijke basis vormen voor ons oordeel over de jaarrekening van uw gemeente.

Samenvatting

Onze werkzaamheden zijn erop gericht een oordeel te kunnen geven over de jaarrekening 2023 van de gemeente Heumen en niet primair op het opsporen van fraudes of onregelmatigheden in uw organisatie. De bevindingen in deze brief zijn daarom beperkt tot de punten die voortvloeien uit de controle van de jaarrekening.

Jaarrekening

Wij hebben de concept versie van deze rapportage besproken tijdens de bijeenkomst op 18 juni 2024 met uw audit commissie, en hebben daarbij ook uw vragen beantwoord. De inhoud van dit accountantsverslag is door ons op 14 mei 2024 afgestemd met een ambtelijke afvaardiging en de wethouder.

Jaarverslag

Structuur rapportage

Significante risico’s

Hoofdstuk 1

Bestuurlijke samenvatting

Hoofdstuk 2

Jaarrekening

Hoofdstuk 3

Jaarverslag

Hoofdstuk 4

Significante risico’s

Hoofdstuk 5

Interne beheersing

Hoofdstuk 6

Externe ontwikkelingen

Bijlage A

(Gecorrigeerde) bevindingen

Bijlage B

SiSa – Fouten en onzekerheden 2023

Bijlage C

Onafhankelijkheid

Bijlage D

Onze communicatie met u

661077186/JS/2123

Interne beheersing

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

1. Bestuurlijke samenvattin

661077186/JS/2123

Onze belangrijkste conclusies Controleverklaring

Wij hebben de accountantscontrole van de jaarrekening 2023 van de gemeente Heumen afgerond. Wij verstrekken een goedkeurende controleverklaring voor de getrouwheid, onder voorbehoud dat de jaarrekening ongewijzigd wordt vastgesteld door de raad. Verder hebben we geen indicaties van fraude en/of niet-naleving van wet- en regelgeving. Inleiding

De voor fouten en onzekerheden gehanteerde materialiteit bedraagt € 499.000. De bevindingen in onze rapportage zijn opgenomen vanaf € 50.000. De gehanteerde grenzen sluiten aan op uw controleprotocol 2023, zoals besloten op 26 oktober 2023.

Samenvatting

Op basis van de van toepassing zijnde materialiteit rapporteren wij bevindingen vanaf € 25.000, omdat bevindingen boven dit bedrag materieel worden geacht voor de controle. Jaarrekening

Reikwijdte van de controle

Grondslagen en verantwoording conform BBV

Schattingen

Analyse vermogen en resultaat

In de opdrachtbevestiging heeft u ons de opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2023. De reikwijdte van onze controle staat hierin omschreven. Gedurende het verloop van de controle over boekjaar 2023 is op geen enkele wijze sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle. Tijdens de uitvoering hebben zich geen wijzigingen van materieel belang in de reikwijdte voorgedaan. Wij achten de reikwijdte van onze controle voor 2023 voldoende voor de doelstelling van de controle van de gemeente Heumen. De accountantscontrole omvat onder meer een onderzoek naar de toepassing van de grondslagen in de jaarrekening. Naar onze mening zijn de door het college gekozen grondslagen voor waardering en resultaatbepaling aanvaardbaar, conform wet- en regelgeving en consistent toegepast. In het boekjaar 2023 zijn geen wijzigingen doorgevoerd in de keuze of de toepassing van de belangrijkste verslaggevingsgrondslagen in het BBV en relevante notities uitgebracht door de Commissie BBV. Schattingen op basis waarvan een aantal jaarrekeningposten worden bepaald zijn gebaseerd op inzichten van het management. Wij hebben de belangrijkste gehanteerde factoren en veronderstellingen beoordeeld. Wij hebben vastgesteld dat de schattingen en veronderstellingen aanvaardbaar zijn in het kader van de jaarrekening als geheel.

Blijvend aandachtspunt is het toereikend onderbouwen van de uitgangspunten die ten grondslag liggen aan de gedane schattingen Het gerealiseerde resultaat (inclusief de mutaties in de reserves) bedraagt circa € 3,7 miljoen positief versus een begroot resultaat (na wijziging) van € 1,9 miljoen. Voor een nadere toelichting hierop verwijzen wij u naar de analyse van het resultaat in de jaarstukken 2023. In hoofdstuk 3 van dit verslag gaan wij nader in op het resultaat en de ontwikkeling van het (weerstands)vermogen.

661077186/JS/2123

Jaarverslag

Significante risico’s

Interne beheersing

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

Kernpunten van onze jaarrekeningcontrole (2/3)

Voorzieningen

Sociaal domein

Rechtmatigheidsverantwoording

Bij het opstellen van de jaarrekening moet het college belangrijke schattingen, beoordelingen en aannames toepassen en toelichten. Wij hebben de belangrijkste schattingen, beoordelingen en aannames van het college beoordeeld en zijn tot de conclusie gekomen dat deze zijn gebaseerd op passende bewijsstukken en gebaseerd zijn op gebalanceerde overwegingen. De kosten voor Jeugdhulp en WMO steunt u niet alleen meer op de controleverklaring en financiële productieverantwoordingen van zorgaanbieders, maar baseert u zich ook op de beheersmaatregelen die in uw eigen procesgang de waarborg bieden dat de juiste zorgprestaties conform de gemaakte afspraken zijn verleend. Belangrijkste onderdeel van deze beheersingsmaatregel is dat er achteraf middels schriftelijke vragenlijsten bevestig wordt verkregen van de geleverde zorg. Aanvullend is er vastgesteld dat er geen klachten zijn. Op basis daarvan resteren in onze controle geen onzekerheden. Wel blijven wij, in relatie tot de opgestelde SDO-notitie welke richtlijnen geeft hoe de prestatielevering WMO en Jeugd te controleren, aandacht vragen voor de diepgang van de door de gemeente uitgevoerde werkzaamheden. In de jaarrekening 2023 neemt het college voor het eerst een rechtmatigheidsverantwoording op. Deze rechtmatigheidsverantwoording ziet toe op het begrotings-, het voorwaarden- en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium.

Ten aanzien van het voorwaardencriterium dient uw organisatie te voldoen aan de EUaanbestedingsregels zoals opgenomen in uw normenkader. De verbijzonderde interne controle (VIC) heeft vastgesteld dat er geen sprake is van onrechtmatigheden ten aanzien van de EUaanbestedingsregels.

661077186/JS/2123

Inleiding

Samenvatting

Jaarrekening

Jaarverslag

Significante risico’s

Interne beheersing

In de rechtmatigheidsverantwoording heeft u een onrechtmatigheid ten aanzien van het begrotingscriterium opgenomen van in totaal € 2,3 miljoen.

Externe ontwikkelingen

Uit onze werkzaamheden voor de rechtmatigheidsverantwoording zijn geen bevindingen gebleken. De opgenomen toelichting van het college voldoet. Verder achten we de werkzaamheden van het college toereikend om tot een oordeel te komen.

Bijlagen

Kernpunten van onze jaarrekeningcontrole (3/3) Single Information Single Audit (SiSa)

In de jaarrekening wordt verantwoording afgelegd voor ontvangen specifieke uitkeringen en gerelateerde bestedingen door middel van de SiSa-bijlage. Het Rijk en provincies maken in toenemende mate gebruik van deze specifieke uitkeringen. Ook in 2023 is het aantal regelingen toegenomen. Het afzonderlijk verantwoorden van deze specifieke regelingen zorgt voor de ambtelijke medewerkers voor een verzwaring van de administratieve lasten en voor een verhoging van onze controlekosten. De controledruk neemt zowel voor de ambtelijke organisatie als voor ons als accountant toe. Onze verwachting is dat het aantal regelingen in de komende jaren verder zal toenemen.

Frauderisicoanalyse

De gemeente beschikt (nog) niet over een eigen frauderisicoanalyse. Wij adviseren deze, mede gezien de toegenomen aandacht die hiervoor is in het maatschappelijk verkeer, wel op te stellen. Bij de jaarrekening zullen wij hier nader over rapporteren mede omdat is voorgeschreven dat wij in de controleverklaring rapporteren over fraude. Wij vragen, nadat er een frauderisicoanalyse is opgesteld, om deze continue te blijven actualiseren. Daarnaast vragen wij de aandacht om binnen de organisatie actief aandacht te vragen voor, en op bijvoorbeeld afdelingsniveau de gesprekken te voeren, welke frauderisico’s zijn onderkennen en ervaringen uit te wisselen.

Inleiding

Samenvatting

Jaarrekening

Jaarverslag

Significante risico’s

Wij adviseren u verder in de paragraaf bedrijfsvoering in het jaarverslag, een tekstuele toelichting op te nemen inzake frauderisico’s. Interne beheersing

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

661077186/JS/2123

2. Jaarrekening

661077186/JS/2123

Jaarrekening – Rechtmatigheidsverantwoording (1/6) Definitie rechtmatigheid

Verantwoordingsen rapportagegrens

Het juridische begrip rechtmatigheid heeft betrekking op alle geldende wet- en regelgeving. Rechtmatigheid is het handelen in overeenstemming met de wet- en regelgeving. Het begrip rechtmatigheid in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is een minder omvattend begrip. Hierbij bestaat er een duidelijke relatie met het financieel beheer. Er moet immers worden verantwoord dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Het gaat om de financiële beheersingshandelingen. De verantwoordingsgrens valt binnen een bandbreedte van 0% en 3% van de totale lasten van de gemeente, inclusief toevoegingen aan de reserves. Voor zowel de fouten als voor onduidelijkheden afzonderlijk geldt hetzelfde percentage, waarbij fouten en onduidelijkheden niet bij elkaar opgeteld worden.

Inleiding

Samenvatting

Jaarrekening

We hebben vastgesteld dat in de financiële verordening de verantwoordingsgrens is opgenomen ter hoogte van 1%. In de financiële verordening heeft u verder een rapportagegrens opgenomen van € 50.000. Jaarverslag

Normen en toetsingskader

Het normenkader voor de rechtmatigheidsverantwoording betreft uw inventarisatie van de voor de verantwoording relevante regelgeving. Significante risico’s

Het normenkader heeft u geactualiseerd op basis van wijzigingen in wet- en regelgeving en is vastgesteld op 26 oktober 2023. Uw inventarisatie van regelgeving bestaat uit externe en interne regelgeving. We constateren dat u de actualisatie nauwkeurig heeft uit gevoerd en het normenkader aansluit op de geldende externe en interne regelgeving. Het operationaliseren van het normenkader is een taak van het college en wordt vastgelegd in een toetsingskader. In het toetsingskader is per wet/regeling/verordening vastgelegd welke artikelen relevant zijn voor de toetsing. Uw organisatie heeft ervoor gekozen geen toetsingskader vast te stellen, waardoor de operationalisatie van het normenkader niet inzichtelijk is voor de raad. Op basis van de kadernota rechtmatigheid ben u niet verplicht het toetsingskader vast te stellen, maar we adviseren u het toetsingskader wel vast te stellen vanuit een oogpunt van transparantie.

661077186/JS/2123

Interne beheersing

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

Jaarrekening - Rechtmatigheidsverantwoording (2/6) Begrotingscriterium

Bij de rechtmatigheidsverantwoording vormt het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium. Financiële beheershandelingen die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). Inleiding

Uitgangspunt is het niveau waarop de gemeenteraad de budgetten in de begroting en bij investeringen geautoriseerd heeft. Dit in lijn met de door u vastgestelde financiële verordening. De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn op hoofdlijnen door de wetgever bepaald (artikel 189, 190 en 191 van de Gemeentewet). De gemeenteraad heeft deze normen nader ingevuld en geconcretiseerd in de financiële verordening. Uw raad heeft het begrotingscriterium geconcretiseerd door de volgende criteria: • Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties: • Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren. • Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling. • De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

Jaarrekening

Jaarverslag

Significante risico’s

Dit houdt in dat de financiële beheersingshandelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de juiste investering, het toereikend zijn van het begrotingsbedrag en het begrotingsjaar van belang zijn.

Interne beheersing

Als blijkt dat de gerealiseerde bedragen hoger zijn dan de, ook na de laatste begrotingswijziging, geraamde bedragen dan kan sprake zijn van onrechtmatige uitgaven (begrotingsonrechtmatigheid). Deze lasten zijn dan namelijk buiten het budgetrecht van de gemeenteraad tot stand gekomen.

Externe ontwikkelingen

In deze paragraaf gaan wij in op het begrotingscriterium en de verschillende onderwerpen die het begrotingscriterium raken.

Bijlagen

De raad bepaalt zelf op welk niveau de budgetten in de begroting en investeringen worden geautoriseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet.

661077186/JS/2123

Samenvatting

Jaarrekening - Rechtmatigheidsverantwoording (3/6) Begrotingsrechtmatig heid - programma’s

In het kader van begrotingsrechtmatigheid wordt onderscheid gemaakt naar bruto afwijkingen en formeel onrechtmatige afwijkingen. De bruto afwijkingen vloeien hoofdzakelijk voort uit onderschrijding van lasten en baten en overschrijding van baten ten opzichte van de begroting. Inleiding

De weging van het rechtmatigheidsoordeel vindt plaats op basis van de bruto afwijkingen zonder rekening te houden met de nadere ‘spelregels’ die met de gemeenteraad in de financiële verordening zijn afgesproken.

Samenvatting

Jaarrekening

Jaarverslag

Significante risico’s

Interne beheersing

Externe ontwikkelingen

Op basis van het standpunt van de Commissie BBV komt volgens de kadernota rechtmatigheid 2023 de bruto begrotingsafwijking boven de verantwoordingsgrens uit en zijn volgens dit standpunt van de Commissie BBV de verantwoorde baten, lasten en balansmutaties niet rechtmatig tot stand gekomen. Aangezien het college van mening is dat acceptabele afwijkingen in de beoordeling meegenomen dienen te worden, blijft de begrotingsonrechtmatigheid volgens de zogenaamde netto benadering (bruto afwijking minus de acceptabele afwijkingen) onder de verantwoordingsgrens. Uit de werkzaamheden uitgevoerd door ons om de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording te toetsen zijn we niet tot een ander oordeel gekomen dan het college. De afweging heeft het college uitgevoerd in lijn met de criteria vastgesteld in de financiële verordening.

661077186/JS/2123

Bijlagen

Jaarrekening - Rechtmatigheidsverantwoording (4/6) Misbruik en Oneigenlijk (M&O) gebruik criterium

De rechtmatigheidseis betreft ook de toetsing op juistheid en volledigheid van de gegevens, die door de belanghebbenden zijn verstrekt om het voldoen aan voorwaarden aan te tonen. Dit ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving (M&O-criterium). Om misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden te voorkomen, zijn functionerende beheersmaatregelen nodig. Het gaat er bij het M&O-criterium om dat in de organisatie effectieve maatregelen zijn getroffen om misbruik te voorkomen, dan wel op te sporen, en dat vigerende wet- en regelgeving duidelijk is, aangepast is aan actuele omstandigheden en te handhaven is. Om dit te bewerkstellingen is een mix van maatregelen nodig. Uw organisatie heeft geen M&O-beleid samengesteld met de algemene uitgangspunten en de filosofie van de organisatie met betrekking tot het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik. Middels het opstellen van een M&O-beleid kan er concreet invulling worden gegeven en een directere relatie worden gelegd met de uitgevoerde werkzaamheden door de VIC. De uitwerking van het beleid kan bestaan uit een mix van concrete beheersmaatregelen en gegevensgerichte werkzaamheden welke bij voorkeur zijn geïntegreerd in de administratieve organisatie/interne controle van de organisatie.

Tot slot adviseren wij u om specifiek beleid op te stellen met betrekking tot de Wet Inburgering 2021, zoals ook benoemd in de vereisten vanuit de Nota verwachting accountantscontrole SiSa.

Inleiding

Samenvatting

Jaarrekening

Jaarverslag

Significante risico’s

We hebben uw werkzaamheden vanuit de verbijzonderde interne controle (VIC) met betrekking tot het M&O-criterium beoordeeld. We constateren dat de uitgevoerde werkzaamheden toereikend zijn om tot een oordeel te komen voor de rechtmatigheidsverantwoording. U heeft effectieve M&O maatregelen waarbij geen rechtmatigheidsafwijkingen en/of onduidelijkheden geconstateerd zijn die consequenties hebben voor het getrouwe beeld van de jaarrekening.

Interne beheersing

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

661077186/JS/2123

Jaarrekening - Rechtmatigheidsverantwoording (5/6)

Voorwaardencriterium

Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheersingshandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. In de hierna volgende paragrafen worden de voorwaarden met de hoogste impact / risico binnen de jaarrekening nader toegelicht.

Voorwaardencriterium - Aanbestedingswet

De regels over aanbesteden staan in de Aanbestedingswet 2012 en het Aanbestedingsbesluit. Om de rechtmatigheid van de aanbestedingen vast te stellen heeft u een analyse uitgevoerd op de verstrekte inkoopopdrachten over een periode van vier jaar. In de analyse heeft u beoordeeld of de opdrachten tijdig zijn aanbesteed. Voor de aanbestede opdrachten is beoordeeld of de realisatie van de inkoopopdracht aansluit op de aanbesteding. Ten aanzien van het onderliggende proces van toetsing hebben wij geconstateerd dat de toetsing 2 keer per jaar heeft plaatsgevonden. Wij constateren dat er voldoende aandacht binnen de organisatie is voor het naleven van de Europese aanbestedingsregels.

Uit de uitgevoerde werkzaamheden blijken uiteindelijk geen bevindingen. Ten opzichte van voorgaand jaar is de kwaliteit van de spendanalyse verbeterd. Aandachtspunt dat wij nog wel onderkennen is om bijzonderheden/ uitzonderingssituaties in voldoende mate te onderbouwen middels een directe relatie met de wet- en regelgeving. Ten aanzien van het proces is het van belang dat wordt gewaarborgd dat alle formele stappen worden doorlopen, te beginnen met een startformulier en een onderbouwde raming, om zo formele rechtmatigheidsfouten te voorkomen.

Inleiding

Samenvatting

Jaarrekening

Jaarverslag

Significante risico’s

Interne beheersing

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

661077186/JS/2123

Jaarrekening - Rechtmatigheidsverantwoording (6/6) Voorwaarde criterium Juistheid kosten zorgaanbieders

De gemeenten ontvangen facturen van zorgaanbieders voor de levering van zorg aan burgers vanuit maatschappelijke ondersteuning en jeugdzorg. De gemeenten kunnen niet altijd vaststellen: • Of er niet te veel of een andere soort zorg is gefactureerd dan is toegekend door de gemeente. • Dat de prestaties (geleverde zorg) op de factuur feitelijk ook zijn geleverd. • Of de kosten en verplichtingen volledig zijn. Om de rechtmatigheid van de lasten vast te stellen heeft de verbijzonderde interne controle werkzaamheden uitgevoerd om de rechtmatigheid van de transacties vast te stellen. De belangrijkste werkzaamheden daarbij zijn: • Aansluiting van lasten op de productieverantwoordingen. • Vaststellen wat het oordeel en controleprotocol is van de ontvangen controleverklaring bij de productieverantwoording en welke impact dat heeft op de betrouwbaarheid van de productieverantwoording. Dit betreffen aspecten die samen vallen met getrouwe beeld en daardoor niet doorwerken naar de rechtmatigheidsverantwoording.

Voorwaarde criterium Wet Fido, schatkistbankieren, Ufdo en Ruddo

De Wet financiering decentrale overheden (Fido) en onderliggende regelingen in de vorm van Regeling schatkistbankieren decentrale overheden, Uitvoeringsregel financiering decentrale overheden (Ufdo) en Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden (Ruddo), bevatten regels die de risico’s voor gemeenten moeten beperken bij lenen en beleggen. Aan deze overtredingen van de Wet fido zijn in veel gevallen geen (directe) financiële gevolgen verbonden. Uit de werkzaamheden van de verbijzonderde interne controle (VIC) blijken geen bevindingen.

Inleiding

Samenvatting

Jaarrekening

Jaarverslag

Significante risico’s

Interne beheersing

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

661077186/JS/2123

Jaarrekening – Schattingen Algemeen

Belangrijk schattingen

Mate van Subjectivit eit

Waardering van grond en gebouwen inclusief afschrijvingen

Gemiddeld

Inleiding

Onze beoordeling

Samenvatting

Toelichting 2022

2023 De afschrijvingstermijnen zijn vergelijkbaar met voorgaand jaar en de termijnen die wij bij andere gemeenten zien. Er zijn geen indicaties dat de afschrijvingstermijnen niet zijn afgestemd op de economische levensduur van de activa.

Jaarrekening

Jaarverslag

Waardering van deelnemingen en uitzettingen (Financiële Vaste Activa) Voorzieningen onderhoud egalisatie

Bij het opstellen van de jaarrekening moet het college belangrijke boekhoudkundige schattingen beoordelingen en aannames toepassen en toelichten. Wij hebben de belangrijkste schattingen, beoordelingen en aannames van het college beoordeeld en zijn tot de conclusie gekomen dat deze zijn gebaseerd op passende bewijsstukken en goed uitgebalanceerde overwegingen. Onderstaande tabel bevat een overzicht van onze bevindingen met betrekking tot die schattingen en oordelen.

Hoog

Er zijn geen indicaties dat een afwaardering van de boekwaarde van een deelneming of uitzetting noodzakelijk is.

Significante risico’s

Gemiddeld

Wij hebben vastgesteld dat het onderhoudsplan sportcentrum Malden niet voldoet aan de eisen die het BBV daaraan heeft gesteld. Deze voorziening heeft de gemeente laten vrijvallen. Hierdoor zijn de resterende schattingen ten behoeve van de voorzieningen optimistisch. De reden dat wij deze schattingen optimistisch achten komt doordat de gemeente een afslag doet ten aanzien van de jaarlijkse dotatie ten opzichte van onderhoudsplan.

Interne beheersing

Voorziening verplichtingen en risico’s

Gemiddeld

Na de doorgevoerde correctie, vrijval omdat de voorziening te hoog was, inzake wachtgeld oudwethouders is de voorziening evenwichtig.

Externe ontwikkelingen

Waardering debiteuren

Minimaal jaarlijks wordt de voorziening voor dubieuze debiteuren geactualiseerd. Wij kunnen ons, na de doorgevoerde correctie, vinden in de wijze waarop de voorziening voor de diverse soorten vorderingen bepaald is.

Bijlagen

Gemiddeld

= controleverschil

661077186/JS/2123

= Optimistisch

= Evenwichtig

= Voorzichtig

Jaarrekening – Sociaal Domein Algemeen

Het college is verantwoordelijk voor het opstellen van de jaarrekening, maar voor het sociaal domein is sprake van afhankelijkheid van andere partijen. De Sociale Verzekeringsbank (SVB) voert het proces betaling aan cliënt uit en zorgaanbieders leveren productieverantwoordingen aan voor in het boekjaar geleverde zorg. Om verantwoording af te kunnen leggen over de lasten die samenhangen met het sociaal domein, is de gemeente daarom afhankelijk van het verkrijgen van betrouwbare verantwoordingsinformatie van andere partijen. In 2023 zijn de lasten sociaal domein toegenomen ten opzichte van 2022 (Jeugd met € 169.000 en Wmo met € 384.000).

Productieverantwoordingen

Uw gemeente heeft voor de financiële verantwoording van de Jeugdzorg en WMO een aansluiting gemaakt tussen de financiële administratie en zorgadministratie op basis van het berichtenverkeer. Tot slot is er aansluiting gezocht met de ontvangen productieverantwoordingen van de zorgleveranciers. Het verschil tussen administratie van de gemeente en productieverantwoordingen leidt in relatie tot de reeds opgenomen verplichtingen niet tot een materiele afwijking. De productieverantwoordingen worden voorzien van een controleverklaring. Op het moment dat de controleverklaring een goedkeurend oordeel heeft, hebben wij voldoende zekerheid over de getrouwheid van deze kosten WMO en Jeugdzorg inclusief prestatieverklaring.

Lasten 2023

Jeugdhulp

WMO

€ 3,9 miljoen

€ 3,0 miljoen

Besteding met productieverantwoording en goedkeurende controleverklaring

€ 5,1 miljoen

Besteding zonder productieverantwoording en goedkeurende controleverklaring

€ 1,8 miljoen

Voor de bestedingen zonder productieverantwoording en goedkeurende controleverklaring heeft de gemeente verbijzonderde interne controle werkzaamheden uitgevoerd om de nauwkeurigheid van de lasten vast te stellen. We constateren dat cliënten van WMO en Jeugd een brief hebben ontvangen en dat er enquêtes/ vragenlijsten zijn afgenomen om de prestatielevering vast te stellen alsmede is er vastgesteld dat er geen klachten zijn ontvangen. Op basis hiervan is voor de bestedingen zonder productieverantwoording en goedkeurende controleverklaring door de gemeente voldoende zekerheid verkregen.

661077186/JS/2123

Inleiding

Samenvatting

Jaarrekening

Jaarverslag

Significante risico’s

Interne beheersing

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

Jaarrekening – Nadere toelichting Wijziging in overige wet- en regelgeving

In de jaarrekening 2023 zijn geen stelsel- en/of schattingswijzigingen verwerkt. De gemeente heeft de jaarrekening opgesteld volgens de verslaggevingsvereisten van het besluit begroting en verantwoording (BBV). Inleiding

Bevestiging van het college

Wij hebben het college ter confirmatie een schriftelijke bevestigingen gevraagd aangaande haar verantwoordelijkheden inzake de financiële verslaggeving.

Reikwijdte van de controle

Er zijn geen meningsverschillen met het management noch het college geweest en er waren geen beperkingen bij de uitvoering van onze controle. Naar onze mening is ons bij de uitvoering van onze controleopdracht door de medewerkers en het college de volledige medewerking verleend en hebben wij volledige toegang tot de benodigde informatie gehad.

Samenvatting

Jaarrekening

Jaarverslag

Wet Normering Topinkomens (WNT)

Wij hebben de WNT-verantwoording gecontroleerd en vastgesteld dat deze, na de doorgevoerde correctie, juist is verantwoord in de definitieve jaarrekening. Significante risico’s

Wij wijzen u erop dat een wettelijke verplichting is om de jaarstukken openbaar te maken. Openbaarmaking kan gebeuren door het plaatsen van uw jaarstukken op uw website. Wij hebben geconstateerd dat uw jaarstukken over voorgaand jaar openbaar zijn gemaakt.

Binnen de WNT gelden specifieke regels voor de samenloop van uitvoerende topfuncties bij verschillende WNT-instellingen. In overeenstemming met het controleprotocol WNT hebben wij geen controlewerkzaamheden uitgevoerd op de naleving van deze anticumulatieregeling. Dit is net als in voorgaande jaren in de controleverklaring tot uitdrukking gebracht.

Interne beheersing

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

661077186/JS/2123

Jaarrekening – Nadere toelichting Immateriële vaste activa

Bijdrage aan activa in eigendom van derden Vorig jaar hebben wij de aandacht gevraagd dat de gemeente periodiek vaststelt of de activa waarvoor zij een bijdrage hebben geleverd ook daadwerkelijk nog bestaat en is opgenomen in de jaarrekening van deze derden en niet sneller wordt afgeschreven dan dat gemeente doet. Ten behoeve van de jaarrekeningcontrole 2023 is hier invulling aangegeven door voor 1 actief navraag te doen bij de derden. Wij vragen de aandacht om dit te blijven doen en onderdeel te laten zijn van de planning- en controlcyclus en te waarborgen dat elke bijdrage tenminste eens in de drie jaar wordt betrokken in de controle. Aanvullend aandachtspunt is de diepgang van de uitgevoerde werkzaamheden waarbij het van belang is objectieve controle informatie te verkrijgen. Kosten onderzoek en ontwikkeling Voor de Kanaalzone geldt dat de gemeente een subsidie heeft ontvangen die alleen wordt uitgekeerd als er daadwerkelijk woningen worden gerealiseerd. In dit kader is de subsidie voorzichtigheidshalve terecht (nog) niet in mindering gebracht op de gerealiseerde kosten. Indien de realisatie van de toekomstige grondexploitatie anders gaat zijn dan de voorwaarden waarvoor de subsidie is verstrekt adviseren wij hierover tijdig in overleg te treden met het ministerie. Dit om naar de toekomst toe onduidelijkheden over het verantwoorden van de subsidie te voorkomen.

Materiele vaste activa

In 2023 heeft de gemeente een investering gedaan van € 21,6 miljoen voor de aankoop betoncentrale in Kaneelzone. Wij hebben vastgesteld dat deze aanschaf conform het BBV is verwerkt. Tevens hebben wij vastgesteld dat de waardering in overeenstemming is met het BBV. Indien de situatie rondom de betoncentrale veranderd, bijvoorbeeld er wordt een grondexploitatie geopend of de bestemming wijzigt, is het van belang dat de gemeente vaststelt wat de waardering van de betoncentrale in de veranderde situatie dient te zijn.

Inleiding

Samenvatting

Jaarrekening

Jaarverslag

Significante risico’s

Interne beheersing

Externe ontwikkelingen

Wij hebben tevens vastgesteld dat de resterende verplichting vanuit de gesloten overeenkomst op een juiste wijze is toegelicht in de jaarrekening. Bijlagen

661077186/JS/2123

Jaarrekening – Nadere toelichting Uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar

Naar aanleiding van de controle hebben wij de volgende bevindingen: 1. Net als vorig jaar hebben wij vastgesteld dat de presentatie van de vorderingen niet in overeenstemming is met het BBV. Het is van belang dat de gemeente als onderdeel van het opstellen van de jaarrekening zelf op voorhand vaststelt dat de vorderingen aan de juiste categorieën zijn toegerekend. In de definitieve versie van de jaarrekening zijn derhalve de volgende correcties doorgevoerd: a) Vorderingen openbare lichamen zijn met € 194.000 verlaagd en verantwoord onder de overlopende activa. b) Overige vorderingen algemeen zijn verlaagd met € 308.000 verlaagd en verantwoord onder de overlopende activa.

Inleiding

Samenvatting

Jaarrekening

Reden van de correcties zijn dat de facturen nog niet zijn verzonden en er derhalve nog geen sprake is van een debiteuren of omdat er sprake is van een voorschotbedrag dat ontstaan is door voorfinanciering op uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel. 2. Wij hebben de waardering van vorderingen gecontroleerd waaronder de gevormde voorziening wegens oninbaarheid. Wij hebben vastgesteld dat de voorziening onvolledig is. De gemeente heeft o.b.v. ouderdom de voorziening bepaald. Wij hebben vastgesteld voor welke tegenpartijen de voorziening is gevormd en vastgesteld dat een recente vordering niet is voorzien. Gezien de historie van deze partij, oudere vorderingen zijn wel volledig voorzien, en de ontvangen controle informatie is onze inschatting dat de vordering voorzichtigheidshalve voorzien had moeten worden. De voorziening is in definitieve versie van de jaarrekening voor de hoogte van deze vordering naar boven bijgesteld. 2. Wij hebben vastgesteld dat de debiteurenlijst erg lang is doordat er verschillende kleine afrondingsbedragen open blijven staan. Wij adviseren de gemeente de debiteurenlijst hiervoor op te schonen.

Jaarverslag

Significante risico’s

Interne beheersing

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

661077186/JS/2123

Jaarrekening – Nadere toelichting Eigen vermogen

Naar aanleiding van de controle van het eigen vermogen hebben wij de volgende bevindingen: 1. Het BBV schrijft voor dat de resultaatbestemming van voorgaand jaar apart inzichtelijk wordt gemaakt in het verloopoverzicht. Hier werd in eerste instantie niet aan voldaan. 2. Vanuit de resultaatsbestemming 2022 zijn er 2 nieuwe bestemmingsreserve onderkend. Beide bestemmingsreserve komen echter niet terug in het verloopoverzicht van de bestemmingsreserve. Beide bevindingen zijn in de definitieve versie van de jaarrekening verwerkt waardoor wordt voldaan aan het BBV en het juiste inzicht wordt gegeven in het verloop.

Voorzieningen

661077186/JS/2123

Naar aanleiding van de controle van de voorzieningen hebben wij de volgende bevindingen: 1. De voorziening wachtgeld is op basis van maximale verplichting € 51.000 te hoog verantwoord. Wij hebben hiervoor een controleverschil onderkend. In de definitieve jaarrekening heeft de gemeente dit gecorrigeerd. 2. In het accountantsverslag 2022 hebben wij aandacht gevraagd voor de opbouw en de onderbouwing van de onderhoudsvoorzieningen (egalisatie) alsmede dat de bepalingen van de notitie materiele vaste activa in acht dienen te worden genomen. Wij hebben vastgesteld dat hier onvoldoende rekening mee is gehouden wat leidt tot de volgende bevindingen: a. Onderhoudsplan sportcentrum bevat voor ruim € 640.000 (over een periode van 10 jaar) aan jaarlijks terugkerende kosten. Deze kosten voldoen niet aan de voorwaarden van groot onderhoud maar dient als klein onderhoud te worden gezien en mogen derhalve niet via de egalisatievoorziening lopen. Conclusie is derhalve dat het onderhoudsplan niet voldoet aan de daaraan te stellen eisen en dat de voorziening vrij dient te vallen. Wij hebben voor de grote van de voorziening een controleverschil onderkend. b. Voor de onderhoud van de wegen heeft de gemeente het onderhoudsplan voor de periode 2024 t/m 2028 geactualiseerd.

Net als vorig jaar vragen wij de aandacht om de periode van het onderhoudsplan te verlengen zodat er sprake kan zijn van een betere egaliserende werking wat immers het doel is van deze voorziening. Indien er nu het jaar na afloop van dit plan sprake dient te zijn van groot onderhoud van een aanzienlijke omvang heeft de gemeente hier niet voor gespaard wat kan leiden tot een financiële uitdaging.

Inleiding

Samenvatting

Jaarrekening

Jaarverslag

Significante risico’s

Interne beheersing

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

Jaarrekening – Nadere toelichting Voorzieningen (vervolg)

c.

Voor 2024 en verder heeft de gemeente het onderhoudsplan voor het gemeentehuis geactualiseerd. Hierbij onderkennen wij de volgende aandachtspunten: i. Onderscheid klein en groot onderhoud op een juiste wijze toe te passen. In het plan heeft de gemeente dit onderscheid wel onderkend maar nog niet op de juiste wijze. ii. Voor de jaarlijkse dotatie aan te sluiten bij het onderhoudsplan. Aandachtspunt is dat deze jaarlijkse dotatie circa 50% hoger is dan die van afgelopen boekjaar als het saldo van de voorziening op gelijk niveau dient te blijven. d. Voor 2024 en verder heeft de gemeente het onderhoudsplan voor de parkeergarage geactualiseerd. Hierbij onderkennen wij dezelfde aandachtspunten als die voor het gemeentehuis. e. Naast de bevindingen hiervoor hebben wij geconstateerd dat de dotaties die worden gedaan niet aansluiten bij de onderhoudsplannen. Riolering Wij hebben vastgesteld dat het resultaat van riolering terecht in mindering wordt gebracht op de voorziening en dat de verwerkingswijze conform het BBV is. De voorziening is immers voor de egalisatie van het tarief (resultaat vanuit riool) alsmede voor de egalisatie van het groot onderhoud. Net als vorig jaar hebben wij vastgesteld dat er geen actueel onderhoudsplan is voor riolering waardoor de voorziening, conform de notitie lokale heffingen van het BBV, terecht als voorziening artikel 44 lid 2 is verwerkt.

Voor het inzicht adviseren wij de gemeente om alsnog een onderhoudsplan op te stellen zodat beide voorzieningen los van elkaar beheerd kunnen worden. Wij hebben tevens kennisgenomen van het beleidsplan water en riolering 2023-2027 van de gemeente Heumen. In dit plan wordt ook inzicht gegeven in de lange termijn vervangingen alsmede de kosten inzake riolering. Waar de kosten over 2023 circa € 1,3 miljoen bedragen stijgen deze door de nieuwe investeringen en daarmee gepaard gaande kapitaallasten volgens het beleidsplan naar circa € 3,5 miljoen per jaar. Wij vragen de aandacht voor deze ontwikkeling. Wellicht ten overvloede maar de huidige voorziening mag niet worden ingezet ter dekking van de vervangingsinvesteringen. Wel mogen eventuele toekomstige tekorten gedekt worden vanuit de voorziening.

661077186/JS/2123

Inleiding

Samenvatting

Jaarrekening

Jaarverslag

Significante risico’s

Interne beheersing

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

Jaarrekening – Nadere toelichting Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd < 1 jaar

Presentatie schulden Net als vorig jaar hebben wij vastgesteld dat de gemeente facturen die het volgende boekjaar worden ontvangen, maar wel betrekking hebben op het huidige boekjaar via de crediteuren worden verwerkt. Voor het inzicht adviseren wij deze facturen los te presenteren van de crediteuren. Inleiding

Afgrenzing van de schulden Wij hebben vastgesteld dat een factuur die in 2024 is ontvangen, maar waarvan de prestatie in 2023 is geleverd, ten onrechte niet aan het boekjaar 2023 is toegerekend. Omdat het hier gaat om een investering en er geen sprake is van een effect op de exploitatie heeft deze bevindingen geen materiele impact op de gebruikers van de jaarrekening. Derhalve onderkennen wij geen controleverschil. We vragen wij de aandacht bij de gemeente om de facturen/ kosten op basis van de het moment van de geleverde prestatie toe te rekenen aan de juiste periode. Overlopende passiva

Opbrengsten

Het BBV schrijft voor dat inzake de voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel er onderscheid dient te worden gemaakt naar 3 verschillende soorten overheidslichamen (Europees, Rijk en overige). Hieraan wordt niet voldaan in de jaarrekening. Bij het controleren van de overige opbrengsten hebben wij vastgesteld dat er verschillende opbrengsten uit voorgaande jaren niet aan het juiste boekjaar zijn toegerekend. Bij het verantwoorden van baten geldt weliswaar het voorzichtigheidsprincipe wat betekent dat baten pas verantwoord mogen worden als deze voldoende zeker zijn. Het is van belang dat gemeente Heumen zich inspant om tijdig over informatie van derden beschikt om de baten aan het juiste boekjaar toe te kunnen rekenen.

Samenvatting

Jaarrekening

Jaarverslag

Significante risico’s

Interne beheersing

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

661077186/JS/2123

3. Jaarverslag

661077186/JS/2123

Jaarverslag – Kwaliteit toelichting Jaarverslag voldoet aan eisen BBV

Kwaliteit paragrafen

In het BBV zijn diverse eisen opgenomen voor de vorm en inhoud van het jaarverslag. Wij hebben vastgesteld dat uw jaarverslag voldoet aan de eisen die het BBV hieraan stelt.

In het BBV zijn diverse eigen opgenomen voor de mate van toelichting in de paragrafen. Wij hebben vastgesteld dat de toelichting in de paragrafen voldoet aan de vereisten vanuit het BBV.

Inleiding

Samenvatting

Jaarrekening

Jaarverslag

Verenigbaarheid jaarrekening en jaarverslag

Informatiewaarde

Wij zijn verplicht vast te stellen of wij op grond van de tijdens de controle verkregen informatie onjuistheden of tegenstrijdigheden hebben geconstateerd tussen de jaarrekening en het jaarverslag die gebruikers van de jaarstukken zouden kunnen beïnvloeden. Dit is naar onze mening niet het geval.

We hebben de informatiewaarde van uw jaarrekening gebaseerd op de inzichtelijkheid, concreetheid en kwaliteit van de analyses vanuit perspectief van de gemeenteraad. De inzichtelijkheid is toereikend en geeft de gebruiker voldoende inzicht in de ontwikkelingen, gerealiseerde prestaties en de oorzaken van de afwijkingen.

Significante risico’s

Interne beheersing

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

661077186/JS/2123

Jaarverslag - Kengetallen Relatie tussen kengetallen

De kengetallen moeten altijd in relatie tot elkaar worden bezien. Uit de combinatie van de kengetallen kan een beeld worden verkregen van de financiële positie van uw organisatie. Daarbij kan ook inzichtelijk worden gemaakt wat de oorzaak is van uw financiële positie. De analyse van de weerstandsratio en de financiële kengetallen is een onderdeel van het jaarverslag en de paragraaf weerstandsvermogen en risicobeheersing. Vanuit onze controlerende rol is vastgesteld of het jaarverslag (en dus deze paragraaf) niet strijdig is met de jaarrekening en geen materiële onjuistheden bevat.

Weerstandsvermogen

In de paragraaf weerstandsvermogen heeft het college een overzicht opgenomen van de weerstandscapaciteit. Het weerstandsvermogen bedraagt volgens deze paragraaf € 16,2 miljoen (2022: € 12,8 miljoen).

In de paragraaf weerstandsvermogen zijn de relevante risico’s benoemd. Uw organisatie heeft op basis van interne berekeningen het totale bedrag aan gewogen risico’s waaraan de organisatie is blootgesteld bepaald op € 15,1 miljoen (2022: € 4,5 miljoen). In de bijbehorende programmaverantwoording in de paragraaf weerstandsvermogen (zie bijlage 5 voor de onderkende risico’s) is een specificatie van deze risico’s opgenomen. De negatieve ontwikkeling komt door de toename van het benodigde weerstandscapaciteit vanwege de ontwikkelingen van de Kanaalzone. Solvabiliteit

Het solvabiliteitsratio bedraagt ultimo 2023 25% (2022: 28%). Voor de solvabiliteit geldt dat hoe hoger dit percentage is, hoe beter uw organisatie in staat is om haar verplichtingen op lange termijn te voldoen. De netto schuldquote bedraagt 78% (2022: 27%). De netto schuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van uw organisatie ten opzichte van de eigen middelen en geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Zowel de solvabiliteit als de netto schuldquote laten ten opzichte van voorgaand jaar een negatieve ontwikkeling zien. Deze ontwikkeling komt door de aanschaf van de betoncentrale en de daarmee verband houdende aangetrokken lening.

Structurele exploitatieruimte

Voor de beoordeling van de financiële positie van uw organisatie is het van belang te beoordelen of de structurele baten en lasten in verhouding tot elkaar zijn. Een positief kengetal betekent dat de structurele baten hoger zijn dan de structurele lasten en uw organisatie daardoor incidentele kosten kan permitteren. Wel merken wij op dat uw structurele exploitatieruimte afneemt en vragen hiervoor uw aandacht.

661077186/JS/2123

Inleiding

Samenvatting

Jaarrekening

Jaarverslag

Significante risico’s

Interne beheersing

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

4. Significante risico

661077186/JS/2123

Jaarrekening – Significante risico’s

In onze controleaanpak hebben wij een aantal significante risico’s onderkend voor de controle van de jaarrekening van uw gemeente. Hieronder gaan wij nader in op deze significante risico’s en zetten wij in hoofdlijnen uiteen welke werkzaamheden wij hebben verricht om deze significante risico’s te mitigeren.

Omschrijving risico

Het significante risico voor de inkopen met een waarde < € 5.000 doordat hierbij 1 persoon akkoord kan geven voor bestelling, budget en prestatie. Hierdoor onderkennen wij een verhoogd risico op het verantwoorden van niet zakelijke kosten.

Aanpak management De verbijzonderde interne controle heeft een gegevensgerichte steekproef met een verhoogd risico uitgevoerd op de populatie inkopen met een waarde < € 5.000.

Eigen controlewerkzaamheden

Wij hebben het inkoopproces in kaart gebracht door opzet en bestaan van dit proces vast te stellen. Daarnaast hebben wij dit risico kunnen mitigeren door gegevensgerichte detailcontroles uit te voeren op de inkopen met een waarde < € 5.000. Hierbij hebben wij voldoende zekerheid verkregen over de zakelijkheid van de gemaakte kosten alsmede de geleverde prestatie.

Aanpak management

Eigen controlewerkzaamheden

Het management bevindt zich in een positie om fraude te plegen, omdat het in staat is de administratieve vastleggingen te manipuleren en frauduleuze financiële overzichten op te stellen door interne beheersing te doorbreken die anderszins effectief lijkt te werken. Het risico is verondersteld in alle entiteiten aanwezig.

Gegeven de aard van het risico, waarbij interne beheersing wordt doorbroken, kan dit risico niet worden gemitigeerd door middel van interne beheersing.

Het doorbreken van beheersingsmaatregelen door het management is op basis van de controlestandaarden altijd een significant risico. Interne beheersingsmaatregelen, ongeacht hoe goed in opzet en bestaan, kunnen risico’s van materiële onjuistheden in de jaarrekening slechts beperken, en niet volledig mitigeren, wegens de inherente beperkingen van interne beheersmaatregelen.

Jaarrekening

Jaarverslag

Significante risico’s

Interne beheersing

Externe ontwikkelingen

Wij hebben de opzet en implementatie geëvalueerd van de maatregelen van interne beheersing in de processen voor het genereren en verwerken van journaalposten en het maken van schattingen. Wij hebben journaalposten geselecteerd op basis van risicocriteria en hierop specifieke controlewerkzaamheden verricht. Deze werkzaamheden omvatten onder meer inspectie van informatie uit brondocumenten. Wij hebben geen significante transacties buiten het kader van de normale bedrijfsuitoefening geïdentificeerd.

Tevens hebben wij specifieke controlewerkzaamheden verricht ten aanzien van belangrijke schattingen van het college. Onze werkzaamheden hebben niet geleid tot specifieke aanwijzingen voor fraude of vermoedens van fraude ten aanzien van het doorbreken van de interne beheersing door het college. 661077186/JS/2123

Samenvatting

Het significante risico is gerelateerd aan het risico dat 1 persoon verschillende functies/ taken uitoefent rondom de realisatie van kosten.

Omschrijving risico

Wij hebben dit risico onderkend ten aanzien van de memoriaalboekingen die worden gemaakt in het afsluitingsproces.

Inleiding

Bijlagen

Jaarrekening – Verantwoordelijkheden m.b.t. fraude

Uw verantwoordelijkheid

•

•

• • •

Onze verantwoordelijkheid

•

• •

• • • Geen aanwijzingen

661077186/JS/2123

De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij de gemeenteraad en het college. Deze verantwoordelijkheid betreft ook het opzetten en onderhouden van interne beheersingsmaatregelen met betrekking tot de betrouwbaarheid van de financiële rapportage, de werking van de bedrijfsvoering en naleving van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Het uitvoeren, vastleggen en actualiseren van de frauderisicoanalyse als geïntegreerd onderdeel van de bij uw gemeente in gebruik zijnde interne beheersing, een evaluatie van de mogelijke impact en waarschijnlijkheid van frauderisico's en de ondernomen acties om frauderisico's te beperken, inclusief de risico's van omkoping, corruptie en frauderisico's met betrekking tot cybersecurity. Het waarborgen dat de cultuur en de omgeving van uw organisatie integer zijn en ethisch gedrag bevorderen. Het onderzoeken van iedere vermeende of vermoede misstand die onder de aandacht van de gemeenteraad en het college wordt gebracht; en Daarnaast is de gemeenteraad verantwoordelijk voor het monitoren van het risico op managementfraude, voor het bepalen of de interne beheersmaatregelen voldoende zijn om frauderisico's te identificeren, voor de beoordeling van de competentie en integriteit van zichzelf en van het college en voor het versterken van een cultuur van integriteit en ethisch gedrag.

Wij hebben een fraudediscussie gevoerd en bevestigingen verkregen van de gemeenteraad, het college en anderen binnen de entiteit ten aanzien van de interne beheersing, risico-inschattingen (inclusief de processen om de risico's op fraude in de entiteit te identificeren en erop in te spelen), en eventuele kennis met betrekking tot fraude of vermoede fraude. Verder hebben wij het college verzocht om informatie die het eventueel aan zijn werknemers heeft meegedeeld over haar visie op bedrijfspraktijken en ethisch gedrag. Daarnaast hebben wij inzicht verkregen in de wijze waarop de gemeenteraad toezicht uitoefenen op de door het college gevolgde processen om de risico's op fraude te identificeren en hierop in te spelen. Wij hebben de geplande controlewerkzaamheden besproken met de gemeenteraad. Wij moeten adequaat reageren op tijdens de controle geconstateerde (vermoede) fraude. Wij rapporteren over onze gevolgde controleaanpak met betrekking tot fraude(risico’s) in de controleverklaring.

Tijdens onze controlewerkzaamheden zijn geen aanwijzingen van fraude onder onze aandacht gekomen.

Inleiding

Samenvatting

Jaarrekening

Jaarverslag

Significante risico’s

Interne beheersing

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

5. Interne beheersin

661077186/JS/2123

Algeheel beeld interne beheersing In onze managementletter 2023 hebben wij aan het college gerapporteerd over het algeheel beeld van de interne beheersing. In deze en de volgende slides gaan wij nader in op de significante bevindingen uit deze managementletter.

Inleiding

Samenvatting

Jaarrekening

Jaarverslag

Significante risico’s

Interne beheersing

Status agenda

De inrichting van het proces is zodanig dat een (deels)systeem gerichte controle mogelijk is. De systeem gerichte controle is alleen mogelijk wanneer proces opzet is beschreven waardoor er sprake is van een uniforme werkwijze, de IT passende maatregelen heeft, toereikende en zichtbare interne beheersing en de VIC de werking heeft vastgesteld. De inrichting van het proces voldoen gedeeltelijk, maar de risico’s die ermee samenhangen, vormen geen directe bedreiging voor de bedrijfsprocessen en de risico’s zijn met aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden af te dekken. De inrichting van het proces voldoet niet en geeft aanvullende wezenlijk aanvullende risico’s voor de jaarrekening controle.

661077186/JS/2123

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

Significante bevindingen interim-controle #

Bevinding

1.

Inkopen

Impact

Facturen < € 5.000 en budgethouder is afdelingshoofd geldt geen 4-ogen principe

Stand van zaken follow-up en conclusie Constatering: Voor inkoopfacturen < € 5.000 en als de budgethouder het afdelingshoofd wordt er geen 4-ogen principe afgedwongen. Er is dan keuze vrijheid om wel/ geen PAV-er aan te wijzen om de prestatie vast te stellen. Risico: Geen prestatie, het knippen van facturen waardoor lasten in de jaarrekening worden verantwoord waar geen prestatie tegenover staat of geen zakelijk prestatie.

Inleiding

Aanbeveling: Jaarlijks evalueren of de gehanteerde grens nog passend is. Aanvullende werkzaamheden jaarrekening 2023: De steekproef op de inkopen < € 5.000/ die niet conform 4-ogen principe zijn gecontroleerd dient met een verhoogd (significant) risicoprofiel te worden uitgevoerd. 2.

Aanbestedingen

Constatering: Er is geen sprake van een centrale inkoop. Gemeente heeft een contractenregister maar aandachtspunt is deze volledig te houden.

Voldoen aan wet- en regelgeving rondom

Samenvatting

Jaarrekening

Risico: Vanwege de complexiteit rondom de aanbestedingsregels is het risico dat hieraan niet wordt voldaan. Doordat contractenregister niet volledig is, is het risico dat aanbesteding niet tijdig wordt gestart. Aanbeveling: Wij adviseren procedures te implementeren om de volledigheid van het contractenregister te waarborgen. Daarnaast adviseren wij om de inkopen centraal te organiseren.

Jaarverslag

Aanvullende werkzaamheden jaarrekening 2023: Uitvoeren van de spendanalyse conform het format dat Pianoo ter beschikking heeft gesteld. Indien zaken niet zijn aanbesteed dient dit onderbouwd (relatie leggen met wet- en regelgeving) te worden vastgelegd.

Significante risico’s

Daarnaast bij de controle van de inkopen alsmede de spendanalyse vaststellen dat de contracten die daarbij worden betrokken in de controle juist en volledig zijn opgenomen in het contractenregister.

Interne beheersing

Externe ontwikkelingen Bevinding

Impact

Stand van zaken follow-up en conclusie

Hoog

Bevinding is van groot belang voor de kwaliteit van de administratieve organisatie en interne beheersing, waarbij een risico aanwezig is dat hierdoor de jaarrekening een afwijking van materieel belang kan bevatten of de organisatie kwetsbaar is voor fraude.

Midden

Bevinding is van belang voor de kwaliteit van de administratieve organisatie en interne beheersing, waarbij een risico aanwezig is dat hierdoor de jaarrekening een afwijking van materieel belang kan bevatten.

Laag

De opzet en het bestaan van de administratieve organisatie en interne beheersing is op orde. Met opvolging van deze bevinding kan de kwaliteit van de AO/IB nog verder worden vergroot en kunnen efficiencyslagen worden behaald.

661077186/JS/2123

Bijlagen

IT-omgeving Betrouwbaarheid en continuïteit van de automatiseringso mgeving

Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Onze bevindingen daaromtrent raken dan ook slechts die onderdelen, die wij onderzocht hebben in het kader van de jaarrekening, wat wil zeggen dat wij ter zake geen volledigheid pretenderen. Op grond van artikel 393 lid 4, Titel 9 Boek 2 BW rapporteren wij onze bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking in dit verslag. Hierbij dient opgemerkt te worden dat de controle van de jaarrekening niet specifiek is gericht op de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Daarnaast maken wij in onze controleaanpak de afweging voor welke processen en stromen wij een gegevensgerichte aanpak passend vinden en voor welke processen en stromen wij in belangrijke mate steunen op de geautomatiseerde gegevensverwerking.

Inleiding

Samenvatting

Jaarrekening

Jaarverslag

Wij zijn van mening dat voldoende maatregelen zijn getroffen om de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking en informatievoorziening te waarborgen. Op de volgende pagina’s hebben wij per applicatie, welke relevant zijn voor de jaarrekeningcontrole, opgenomen wat het niveau van logische toegangsbeveliging is alsmede het autorisatiebeheer. Tot slot hebben wij de verschillende aspecten ten aanzien van de continuïteit opgenomen.

Significante risico’s

Interne beheersing

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

661077186/JS/2123

IT-omgeving (1/3) Tijdens de uitvoering van de controle beoordelen we de IT-omgeving in relatie tot de jaarrekening. De inzichten die wij verworven hebben uit de IT-omgeving in het kader van de jaarrekeningcontrole willen we graag met u delen voor logische toegangsbeveiliging en autorisatiebeheer op applicatie niveau en voor de continuïteit op organisatieniveau. Logische toegangsbeveiliging

Autorisatie -beheer

Inleiding

Toelichting

Samenvatting Netwerk

Voor de toegang tot het netwerk is een wachtwoord ingericht dat met een twee-factor authenticatie. We constateren dat het wachtwoord uit minimaal 8 tekens moest bestaan. Vanaf 1 november 2023 is dit 15 tekens geworden. Hiermee voldoet het wachtwoord vanaf 1 november aan de te stellen eisen. De instroom, doorstroom en uitstroom van gebruikersaccounts binnen het netwerk is uitbesteed aan ICT Rijk van Nijmegen. We constateren geen bijzonderheden omtrent de gebruikersaccounts binnen het netwerk. Wel hebben we bij ICT Rijk van Nijmegen geconstateerd dat er geen specifieke procedures/richtlijnen zijn voor het beheer van accounts met sterke rechten (superusers).

Financiële administratie

De toegang tot de applicatie is beperkt tot de gebruikers met toegang tot het netwerk. We constateren dat meerdere medewerkers ruime rechten hebben, onder andere ten aanzien van het initiëren van memoriaalboekingen. We zien dat u vervangende maatregelen neemt om de risico’s te beperken. Daarnaast constateren we dat er nog enkele gebruikers rechten hebben binnen de applicatie die gedurende het boekjaar uit dienst zijn getreden. Tot slot constateren we dat er geen specifieke procedures/richtlijnen zijn voor het beheer van accounts met sterke rechten (superusers). De risico’s bestaan dat ongeautoriseerde toegang wordt verkregen en dat het gebruik van sterke accounts niet op een beheerste manier plaatsvindt met potentiële gevolgen ten aanzien van de beschikbaarheid, integriteit en betrouwbaarheid van informatie.

Wij adviseren u het aantal gebruikers met ruime rechten te beperken tot maximaal twee personen. Daarnaast adviseren wij u de autorisatie-overzichten actief bij te houden en periodiek zichtbaar te autoriseren. U heeft aangegeven reeds bezig te zijn met de implementatie van IAM (Identity and Access Management). We vragen u hierbij aandacht te hebben voor het zichtbaar periodiek autoriseren van de rechten en rollen per gebruiker (of -groep). Tot slot adviseren wij u procedures/richtlijnen op te stellen voor het beheer van accounts met sterke rechten (superusers).

661077186/JS/2123

Jaarrekening

Jaarverslag

Significante risico’s

Interne beheersing

Externe ontwikkelingen

Bijlagen

IT-omgeving (2/3)

Logische toegangsbeveiliging Personeelsadministratie

Sociaal domein

Autorisatie -beheer

Toelichting De toegang tot de applicatie is beperkt tot de gebruikers met toegang tot het netwerk. We constateren dat enkele medewerkers ruime rechten hebben, onder andere ten aanzien van de invoer van salarisgegevens en betaalbaar stellen van de salarisbatch. We zien dat u vervangende maatregelen neemt om de risico’s te beperken. Zo hebben we vastgesteld dat er controleslagen zijn opgenomen rondom het verwerken van de salarissen, waarbij tevens meerdere functionarissen zijn betrokken.

Inleiding

Samenvatting

Wel adviseren wij u functiescheiding aan te brengen tussen de verwerking van salarisgegevens en betaalbaar stellen van de salarisbatch. Bijvoorbeeld door de rechten tot het betaalbaar stellen van de salarisbatch in de applicatie te beleggen bij de financieel adviseur.

Jaarrekening

Tot slot vragen wij uw aandacht voor het zichtbaar periodiek autoriseren van de rechten en rollen per gebruiker (of -groep) en het opstellen van procedures/richtlijnen voor het beheer van accounts met sterke rechten (superusers), zie hiervoor ook de vorige pagina onder Financiële administratie.