Document · PDF

RN 054 Jaarverantwoording 2020 - Concept Accountantsverslag gemeente Helmond 2020 versie 18-6

Adviescommissie Omgeving 24 juni 2021, gemeente HelmondBij agendapunt: 6. Jaarverantwoording 2020 (19.50-20.20 uur; 30 minuten)11.945 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 2 van 2

Druk

Gelegenheid

Rationalisatie

Accountantsverslag 2020 | Gemeente Helmond

Interne beheersing

Accountantsverslag 2020 | Gemeente Helmond

Interne beheersing De belangrijkste bevindingen voor de interne beheersing vanuit de controle van het boekjaar 2020

Managementletter 2020, toegespitst op de interne (financiële) beheersing Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole hebben wij in het najaar van 2020 een interim-controle uitgevoerd. Deze interim-controle is primair gericht op de opzet, het bestaan en de werking van maatregelen van administratieve organisatie en interne beheersing, voor zover van belang voor onze controle op de betrouwbaarheid en de rechtmatigheid van de in de jaarrekening opgenomen gegevens. De bevindingen van de interim-controle hebben wij opgenomen in onze managementletter 2020. Kortheidshalve verwijzen wij hiernaar. Wat betreft de in de managementletter 2020 beschreven aandachtspunten voor het opstel- en controleproces van de jaarrekening 2020 zijn wij nagegaan of deze aandachtspunten door de organisatie in voldoende mate zijn opgevolgd. Voor zover de opvolging van de aandachtspunten of onze controle ervan hiertoe aanleiding geven, hebben wij onze bevindingen in dit accountantsverslag bij het betreffende onderwerp verwerkt.

De betrouwbaarheid en continuïteit van de automatiseringsomgeving verdient de nodige aandacht Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel over de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken over de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Onze bevindingen gaan over de onderdelen die wij onderzocht hebben in het kader van de jaarrekening, wat wil zeggen dat wij geen volledigheid pretenderen. De IT-omgeving en een adequate opzet en werking daarvan nemen een steeds dominantere plaats in binnen uw organisatie, met het oog op een betrouwbare geautomatiseerde gegevensverwerking. Daarmee krijgt de IT ook een dominantere positie in onze controleaanpak en -uitvoering. Gedurende onze controle hebben wij aandacht besteed aan de opzet van de toegangsbeveiliging (User Access Contols) en het proces van wijzigingenbeheer (Change Management) met betrekking tot de financiële administratie en de uitkeringsadministratie. In algemene zin constateren wij dat uw gemeente de ambitie heeft om het volwassenheidsniveau van de IT-omgeving en het beheer hiervan te versterken. Deze ambitie onderschrijven wij en een toename van de bewustwording op dit gebied is zichtbaar.

De beoogde toename van het volwassenheidsniveau zoals gepland voor 2020 is echter niet behaald en wij vragen hiervoor uw blijvende aandacht de komende jaren. Onderstaand vatten wij onze belangrijkste observaties samen.

Toegangsbeveiliging Een belangrijke vorm van beheersing ten aanzien van de toegangsbeveiliging is het uitvoeren van een periodieke review van gebruikers(rechten). Deze beheersing wordt nu informeel en niet op structurele wijze uitgevoerd. Hierdoor bestaat het risico dat er onterecht gebruikers actief zijn c.q. niet de juiste beperking van rechten hebben. Wij bevelen aan om een formele procedure op te stellen voor de inrichting en uitvoering van deze interne beheersmaatregel, deze op het juiste niveau te laten uitvoeren en centraal te registeren. Daarnaast hebben wij vastgesteld dat het proces rondom het verlenen van toegang tot belangrijke financiële applicaties en de benodigde rechten niet (altijd) wordt geautoriseerd door de verantwoordelijke afdelingshoofden. Rechten worden hierbij toegekend op basis van reeds bestaande rechtenprofielen en niet per individuele gebruiker afgestemd en gecontroleerd.

Aansluitend op voorgaande observaties hebben wij vastgesteld dat het door de gemeente vastgestelde wachtwoordbeleid niet eenduidig is geïmplementeerd in de applicaties en databases. Onze aanbeveling is om de praktijk in lijn te brengen met het beleid alsmede de eisen die aan de wachtwoorden zitten te versterken. Een overzicht van de ‘best practises’ in de praktijk is gedeeld met de ambtelijke organisatie.

Accountantsverslag 2020 | Gemeente Helmond

Interne beheersing De belangrijkste bevindingen voor de interne beheersing vanuit de controle van het boekjaar 2020

Change management Het change management proces zoals is nu is opgezet en ingericht is zichtbaar aan het verbeteren. Procedures zijn reeds op onderdelen van het proces beschreven en taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn bekend. Wij constateren desondanks dat het proces niet altijd in lijn met de beschreven procedures wordt uitgevoerd en dat er wijzigingen hebben plaatsgevonden zonder noodzakelijke autorisaties. Wij adviseren om hiervoor een specifiek beleid op te stellen en processen en procedures per type change (afhankelijk van de omvang en complexiteit) formeel vast te stellen en centraal te registeren om de audittrail te waarborgen.

Overeenkomstig artikel 2:393, lid 4 van het Burgerlijk Wetboek zijn wij verplicht om onze bevindingen te rapporteren met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van uw geautomatiseerde gegevensverwerking. Onze controle heeft geen aangelegenheden geïdentificeerd die op dit gebied aan u gerapporteerd moeten worden.

Impact op jaarrekeningcontrole Onze bevindingen in dit kader resulteren erin dat wij voor de jaarrekeningcontrole 2020 géén gebruik (hebben) kunnen maken van de door uw gemeente getroffen geautomatiseerde beheersingsmaatregelen in de applicaties, omdat die direct afhankelijk zijn van de betrouwbare en continue werking van de IT-omgeving. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om de maatregelen die zijn opgenomen in de digitale workflow voor de verwerking van inkoopfacturen. Om achteraf voldoende zekerheid te krijgen over de betrouwbare en rechtmatige gegevensverwerking van onder andere inkoopfacturen, hebben wij aanvullende gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Hieruit bleken geen bijzonderheden.

Accountantsverslag 2020 | Gemeente Helmond

Interne beheersing De belangrijkste bevindingen voor de interne beheersing vanuit de controle van het boekjaar 2019

Evaluatie opstel- en controleproces De controle is dit jaar een moeizaam proces gebleken en naar onze mening is de oorzaak hiervan drieledig. Een eerste belangrijke oorzaak is uiteraard de impact van Covid op de voorbereiding van de controle alsook de controle zelf. Een tweede oorzaak is de door de Rijksoverheid opgelegde uitbreiding van de controlewerkzaamheden; verdubbeling van het aantal SiSa-regelingen. Tenslotte zien we dat de in de interne beheersing nog niet altijd afdoende is om onjuistheden tijdig te detecteren en te corrigen. Dit leidt tot een controle met relatief veel correcties en vragen. Het werken op afstand zorgt er daarbij voor dat in geval van een interne beheersing die niet optimaal functioneert, het complexer is tijdig te onderkennen waar eventuele extra tijdelijk ondersteuning benodigd is. Tevens zien we dat er op dit moment veel druk staat op accountants als gevolg van de hoeveelheid controles die gevraagd worden (extra SiSa regelingen, Now, Tozo, etc) waardoor de capaciteit in geval van uitloop beperkt is. Wij evalueren op korte termijn met de ambtelijke organisatie het opstel- en controleproces 2020, en maken dan - mede op basis van de te actualiseren risicoanalyse voor de jaarrekeningcontrole - waar nodig (aanvullende) werk- en planningsafspraken voor de controle van het boekjaar 2021.

Concept jaarrekening Ontvangst eerste concept jaarrekening. Deze versie was echter niet volledig. Volledige concept jaarrekening

Tussentijdse controle

Op 3 juni hebben wij de eerste volledige jaarrekening ontvangen.

In de week van 1 maart hebben wij de een tussentijdse controle uitgevoerd waarbij de eerste balansposten zijn opgepakt.

1-7 maart

26 april

7 mei

21 mei

3 juni

Start jaarrekeningcontrole Op 26 april zijn wij gestart met de jaarrekeningcontrole.

Geplande afronding controle De inhoudelijke controle was gepland tot 21 mei.

Accountantsverslag 2020 | Gemeente Helmond

Overige aangelegenheden

Accountantsverslag 2020 | Gemeente Helmond

Overige aangelegenheden

In dit onderdeel geven wij een samenvatting van overige aangelegenheden en bepaalde vereiste communicaties. Onze communicatie met het management Bevestigingen van het management Wij hebben bij het management ter confirmatie een aantal schriftelijke bevestigingen opgevraagd aangaande zijn verantwoordelijkheden inzake de financiële verslaggeving. Daarnaast hebben wij van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Helmond een ondertekende schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen. Geen meningsverschil met het management of beperking in reikwijdte van de controle Er zijn geen meningsverschillen met het management geweest en er waren geen beperkingen bij de uitvoering van onze controle. Naar onze mening is ons bij de uitvoering van onze controleopdracht door het management en de medewerkers van de gemeente de volledige medewerking verleend en hebben wij volledige toegang tot de benodigde informatie gehad.

Accountantsverslag 2020 | Gemeente Helmond

Bijlagen

Accountantsverslag 2020 | Gemeente Helmond

Bijlage A1 - Niet-gecorrigeerde controleverschillen In de onderstaande tabel is een overzicht opgenomen van niet-gecorrigeerde controleverschillen boven de rapportagedrempel van € 500.000.

Aard van de controleverschillen

Rechtmatigheid

Getrouwheid

Effect niet-gecorrigeerde controleverschillen voorgaande periode

N.v.t.

Effect niet-gecorrigeerde controleverschillen huidige periode

N.v.t.

Rechtmatigheidsfout is tevens getrouwheidsfout

N.v.t.

Rechtmatigheidsfout is per saldo ook een getrouwheidsfout

N.v.t.

(Sub)totaal getrouwheidsfouten

N.v.t.

Extra absolute waarde rechtmatigheidsfouten (EU aanbestedingen)

€ 2,0 miljoen

Extra foutieve financiële beheershandelingen zonder direct financieel effect vanuit externe regels (EU-aanbesteding/Fido/etc.)

N.v.t.

Extra foutieve financiële beheershandelingen zonder direct financieel effect vanuit interne regels (gedoogbeleid)

N.v.t.

Overige rechtmatigheidsfouten (Overschrijding begroting)

€ 0,9 miljoen

Totaal rechtmatigheidsfouten

€ 2,9 miljoen

In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado), de Kadernota Rechtmatigheid 2018 van de Commissie BBV en het controleprotocol, inclusief het normenkader 2020 van uw gemeente, is het kader voor de controle op de financiële rechtmatigheid opgenomen. Wij hebben van het college een schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen, waarin het college het bovenstaande heeft bevestigd. Dit houdt in dat eventuele niet-geconstateerde en daardoor niet-gecorrigeerde afwijkingen, zowel individueel als in totaal, in het kader van de jaarrekening niet materieel zijn. Het college heeft tevens bevestigd geen kennis te hebben van andere niet-gecorrigeerde afwijkingen.

Accountantsverslag 2020 | Gemeente Helmond

Bijlage A2 - Onzekerheden in de controle In de onderstaande tabel is een overzicht opgenomen van onzekerheden in de controle boven de rapportagedrempel van € 500.000.

Aard van de onzekerheden

Rechtmatigheid

Getrouwheid

Onzekerheid PGB-bestedingen (SVB)

€ 2,1 miljoen

Overige onzekerheden

N.v.t.

(Sub)totaal onzekerheden in de getrouwheidscontrole

€ 2,1 miljoen

Extra absolute waarde onzekerheden rechtmatigheid

N.v.t.

Extra financiële beheershandelingen met een onzeker direct financieel effect vanuit externe regels (EU-aanbesteding/Fido/etc.)

N.v.t.

Extra financiële beheershandelingen met een onzeker direct financieel effect vanuit interne regels (gedoogbeleid)

N.v.t.

Overige onzekerheden inzake rechtmatigheid

N.v.t.

Totaal onzekerheden in de rechtmatigheidscontrole

€ 2,1 miljoen

Accountantsverslag 2020 | Gemeente Helmond

Bijlage A3 - Tekortkomingen in de toelichtingen Onze controlestandaarden vereisen dat wij afwijkingen van materieel belang in de toelichting signaleren. om de gemeenteraad in staat te stellen een inschatting te maken van de gevolgen daarvan voor de jaarrekening. De tabel hierna bevat een weergave van díe onderwerpen uit de toelichting waarvan wij denken dat de gemeenteraad deze nader dient te beoordelen.

Toelichting

Bron van de toelichtingvereiste

Kwantitatieve of kwalitatieve overwegingen

Niet van toepassing

N.v.t.

Accountantsverslag 2020 | Gemeente Helmond

Bijlage B - Bevindingen controle SiSa-bijlage 2020 Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, artikel 5, lid 4, rapporteren wij in dit accountantsverslag over de strekking van ons getrouwheids- en rechtmatigheidsoordeel bij de jaarrekening 2020, alsook over de fouten en onzekerheden in de specifieke uitkeringen die onder SiSa vallen. De strekking van de controleverklaring bij de jaarrekening is als volgt: •

Getrouwheidsoordeel:

goedkeurend

•

Rechtmatigheidsoordeel:

goedkeurend

Per regeling geven wij in de volgende tabel aan of, en zo ja welke, financiële fouten of onzekerheden zijn geconstateerd:

Bevindingen controle SiSa-bijlage

Fout of onzekerheid

Financiële omvang

Toelichting

FIN B1

Regeling specifieke uitkering gemeentelijke hulp gedupeerden toeslagenproblematiek

N.v.t.

€0

N.v.t.

BZK C1

Regeling reductie energiegebruik

N.v.t.

€0

N.v.t.

BZK C9

Specifieke uitkering woningbouwimpuls

N.v.t.

€0

N.v.t.

BZK C10

Tijdelijk besluit specifieke uitkering verbetering digitale dienstverlening

N.v.t.

€0

N.v.t.

OCW D8

Onderwijsachterstandenbeleid 2019-2022 (OAB)

N.v.t.

€0

N.v.t.

OCW D10

Volwasseneneducatie

N.v.t.

€0

N.v.t.

I&W E3

Subsidieregeling sanering verkeerslawaai

N.v.t.

€0

N.v.t.

I&W E20

Regeling stimulering verkeersmaatregelen 2020-2021

N.v.t.

€0

N.v.t.

EZK F9

Regeling specifieke uitkering Extern Advies Warmtetransitie

N.v.t.

€0

N.v.t.

EZK F11

Regeling specifieke uitkering MKB Deals 1e tranche

N.v.t.

€0

N.v.t.

Accountantsverslag 2020 | Gemeente Helmond

Bijlage B - Bevindingen controle SiSa-bijlage 2020

Bevindingen controle SiSa-bijlage

Fout of onzekerheid

Financiële omvang

Toelichting

SZW G2

Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet - gemeentedeel 2019

N.v.t.

€0

N.v.t.

SZW G2A

Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet – totaal 2018

N.v.t.

€0

N.v.t.

SZW G3

Besluit bijstandsverlening zelfstandigen 2004 (exclusief levensonderhoud beginnende zelfstandigen) - gemeentedeel 2019

N.v.t.

€0

N.v.t.

SZW G3A

Besluit bijstandsverlening zelfstandigen 2004 (exclusief levensonderhoud beginnende zelfstandigen) – totaal 2018

N.v.t.

€0

N.v.t.

SZW G4

Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) – gemeentedeel 2020

N.v.t.

€0

N.v.t.

VWS H4

Specifieke uitkering sport

N.v.t.

€0

N.v.t.

VWS H7

Regeling specifieke uitkering aanpak huiselijk geweld en kindermishandeling

N.v.t.

€0

N.v.t.

VWS H8

Regeling Sportakkoord

N.v.t.

€0

N.v.t.

Accountantsverslag 2020 | Gemeente Helmond

Bijlage C - Onafhankelijkheidsbevestiging Wij zijn onafhankelijk van de gemeente Helmond Bevestiging onafhankelijkheid De voorschriften in het kader van onafhankelijkheid zijn binnen de Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (de NBA) opgenomen in de “Verordening inzake Onafhankelijkheid (ViO)” en vormen een belangrijk onderdeel van het ‘normenkader’ waaraan een accountant moet voldoen. De naleving van de ViO is binnen de organisatie van Deloitte ingebed. Wij bevestigen dat onze onafhankelijke positie ten opzichte van de gemeente Helmond in overeenstemming met de Nederlandse wettelijke en beroepsvoorschriften is gewaarborgd. Wij zijn van mening dat onze objectiviteit gedurende het afgelopen jaar niet is aangetast.

Bijgaande niet-limitatieve opsomming geeft u een indruk van de maatregelen die bijdragen aan het waarborgen van onze onafhankelijke positie: •

Schriftelijke onafhankelijkheidsbepalingen waarin alle bestaande onafhankelijkheidsvereisten en de risico’s ten aanzien van de bedreiging van de onafhankelijkheid en de daaraan gerelateerde waarborgen zijn verwerkt.

•

Procedures voor tijdige bekendmaking van de voorschriften en de daarin aangebrachte wijzigingen aan alle gevolmachtigden en werknemers bij Deloitte.

•

Procedures voor de organisatie van periodieke trainingen inzake de toepassing van de onafhankelijkheidsvoorschriften.

•

Procedures die erop gericht zijn dat onze gevolmachtigden en werknemers in specifieke casussen en omstandigheden de onafhankelijkheidsvoorschriften naleven.

•

De benoeming van professionals op seniorniveau die verantwoordelijk zijn voor het continu actualiseren van de procedures en voorschriften, de tijdige bekendmaking ervan en het adequaat functioneren van het gehele stelsel van waarborgen.

Stelsel van waarborgen om onze onafhankelijke positie te waarborgen Deloitte beschikt over een stelsel van maatregelen om haar onafhankelijke positie bij controlecliënten te waarborgen. Dit stelsel van maatregelen is een integraal onderdeel van de bestuurlijke organisatie en van het voor de gehele organisatie van toepassing zijnde stelsel van kwaliteitsbeheersingsmaatregelen.

•

Procedures voor een schriftelijke rapportage per controlecliënt waarin is vastgelegd of sprake is van omstandigheden die de onafhankelijkheid van de accountant die de controleopdracht uitvoert bedreigen, op welke wijze met potentiële bedreigingen is omgegaan en, indien er bedreigingen zijn gesignaleerd, welke maatregelen dan zijn genomen om deze bedreigingen voor de onafhankelijkheid weg te nemen. De vastlegging van deze beoordeling, inclusief een gemotiveerde conclusie (de zogenoemde ‘onafhankelijkheidsevaluatie’), wordt in het dossier opgenomen.

•

Procedures die vereisen dat een daartoe geëigende afdeling binnen Deloitte wordt geconsulteerd, als sprake is van een mogelijke aantasting van de onafhankelijkheid in relatie tot een specifieke cliënt. Indien de bestuursstructuur van de controlecliënt voorziet in een gemeenteraad of auditcommissie, overwegen wij ook een van deze beide instanties te raadplegen.

•

Procedures voor het interne toezicht in relatie tot de toetsing en bewaking van de naleving van de onafhankelijkheidsvoorschriften.

De opzet en werking van ons stelsel van maatregelen worden periodiek door de externe toezichthouder getoetst.

Accountantsverslag 2020 | Gemeente Helmond

Interne roulatie Een te grote mate van vertrouwdheid of vertrouwen kan een bedreiging vormen voor de onafhankelijkheid van de accountant wanneer bepaalde leden van het controleteam geregeld en voor lange tijd aan de wettelijke controle van een controlecliënt meewerken. Wij beoordelen de bedreiging voor de onafhankelijkheid die kan voortvloeien uit de langdurige betrokkenheid van andere leden van het controleteam bij de controleopdracht. Waar nodig nemen wij maatregelen om deze bedreiging weg te nemen. Naar aanleiding van onze beoordeling hebben wij geconcludeerd - mede vanwege het eerste jaar van de opdracht voor de jaarrekeningcontrole - dat geen sprake is van langjarige betrokkenheid of anderszins mogelijke bedreigingen van onze onafhankelijkheid die een (aanvullende) beheersmaatregel vereisen.

Geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid De Nederlandse onafhankelijkheidsregels vereisen dat de eindverantwoordelijke accountant de met governance belaste organen informeert over geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid die Deloitte, een bestuurder of interne toezichthouder van Deloitte of een lid van het controleteam heeft ontvangen van of verstrekt aan de gemeente of een bij de gemeente betrokken persoon. Hierbij is een drempel van € 100 opgenomen in de regels.

Wij hebben geen geschenken en persoonlijke uitingen van gastvrijheid met een (geschatte) waarde van meer dan € 100 ontvangen of verstrekt, en zijn daarom van mening dat er geen sprake is van een bedreiging voor de onafhankelijke uitvoering van de controleopdracht.

Persoonlijke, zakelijke of financiële relaties met de gemeente Helmond Wij hebben een evaluatie gemaakt van persoonlijke, zakelijke en financiële relaties tussen Deloitte, haar gevolmachtigden en haar medewerkers en de gemeente die van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid. Bij deze evaluatie zijn ons geen zaken gebleken die aan u gerapporteerd dienen te worden.

Accountantsverslag 2020 | Gemeente Helmond

Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited ("DTTL"), its global network of member firms and their related entities. DTTL (also referred to as "Deloitte Global") and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL does not provide services to clients. Please see www.deloitte.nl/about to learn more. Deloitte is a leading global provider of audit and assurance, consulting, financial advisory, risk advisory, tax and related services. Our network of member firms in more than 150 countries and territories serves four out of five Fortune Global 500® companies. Learn how Deloitte’s approximately 286,000 people make an impact that matters at www.deloitte.nl. This communication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms or their related entities (collectively, the “Deloitte network”) is, by means of this communication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication. © 2020 Deloitte The Netherlands

← Vorig deel

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/10299744/1