Onderzoek buitendienst geanonimiseeerd

;}

G,m„nt,##: Hellendoorn \

*i teeRie

H2llendoorn

Ond erz oak BrI ite nrIIE; nct B

P

LIin a eTSI?In

Gemeente Hellendnc

U•: Ino 1ncl

T al$i aRq

Drc vinci tomorrow

projectnummer 0482 149.100

definitief

19 september 2023

}iiIliii{JL

datum projectnummer betreft

19 september 2023 0482149.100 Onderzoek buitendienst Hellendoorn

H.I.„f

Onderzoek Buitendienst Gemeente Hellendoorn

projectnummer 0482149.100 definitief 19 september 2023

Auteur

Opdrachtgever

Gemeente Hellendoorn

Gecontroleerd:

datum

1 19september2023

beschrijving

I deHnitief

vrIJ gave

-L

datum projectnummer betreft

19 september 2023 0482149.100 Onderzoek buitendienstHellendoorn

Inhoudsopgave

(3emeente

Hellendoorn

JP BIz.

Managementsa menvatting

2

1

Inleiding

4

1.1 1.2

Aanleidingvoor het onderzoek Doelvan het onderzoek

1.3

Leeswijzer

2

Onderzoeksaanpak

2.1 2.2

Onderzoeksopzet Onderzoeksmethodiek

2.3

Wijze van beantwoording

3

Fundering

3.1

Taken en kernwaarden Openbare Ruimte Omvang beheerareaal en benodigde middelen

3.2

3.2.1 3.2.2

4 4 5

6

7 7

9 11

11

3.3

Areaalomvangen beheerkosten Capaciteit, inzeten locatie Van den Bergsweg Rechtspositie medewerkers

4

Buitendienst

14

4.1 4.2 4.3

Inzet en uitvoering eigen dienst

14

Bijdrage aan kernopgaven

15 15

5

Extern

18

5.1

20

5.3

Inzet en uitvoering door een (gedeeltelijk) externe partij Bijdrage aan kernwaarden Bijdrage aan kernopgaven

6

Vergelijking

23

5.2

Bijdrageaan kernwaarden

12 13

18

20

6.1

Relevante randvoorwaarden scenario’s

23

6.2

Afwegingskader intern en extern

24

6.3

Zero-based benchmark financi6n

27

Blad I van 30

datum projectnummer betreft

19 september 2023 0482149.100 Onderzoek buitendienst Hellendoorn

Hellendoorn eG.d„...,.fP \

Managementsa menvatting De gemeente Hellendoorn heeft een eigen buitendienst met een eigen afvalinzameldienst.In het hoofdlijnenakkoord van de coalitiepartijen van mei 2022 is vastgelegd het zelf uitvoeren van taken voor het beheer van de openbare ruimte af te wegen tegen uitbesteding aan externe partijen, mits dit efficidnt en kosteneffectief is en past in het gemeentelijk beleid.

De ontwikkelingvan de gemeentewerf vraagt in dit kader naar een visie op de toekomstige invulling van de buitendienst, aangezien de omvang van de buitendienst bepalend is voor de werf

De toekomstige invullingvan de uitvoeringsdienstis bepalend voor de amvang van de gemeentewerf. Hiervoor dienen een evaluatie, verkenning en kerntakendiscussiegevoerd te warden in de gemeenteraadvan Hellendoorn.Dit geeft inzicht in de voor- en nadelenvan de uitvoer van taken door een eigen dienst ten opzichte van externe partijen. Niet aIleenop financieel

aspect, maar ook op aspecten als serviceniveau, wendbaarheid van de organisatieen participatie. Op basis hiervan zal de richting die de raad kiest sturend zijn voor de ontwikkeling van de omvang

van de buitendienst. De gemeenteraad wordt met de uitkomsten van voorliggend onderzoek geTnformeerd en in positie gebracht om de onderzoeksvraag naar de mogelijke verduurzaming of verplaatsing van de gemeentewerfverder te definieren.

Voorliggend onderzoek bevat g66n advies voor de gemeenteraad, het biedt een overzicht van relevante kaders voor de te maken afweging. Belangrijk hierbij is dat eventuele vervolgstappen afhankelijk zijn van bestuurlijke keuzes, en de waarde die aan de verschillende onderzochte aspecten gehangen wordt vanuit organisatorisch, maatschappelijk en sociaal perspectief. In voorliggend onderzoek staat de inzet en kwaliteit van de buitendienstmedewerkersniet ter discussie. Op dit moment besteedt de gemeente Hellendoorn jaarlijks (inclusief loonkosten) ca. € 7,6 miljoen

aan beheer- en onderhoudswerkzaamheden. Daarbij formuleert Hellendoorn moment:eelin haar beleidsdocumenten 3 kernwaarden en 7 kernopgaven waaraan invulling gegeven dient te worden in het beheer van de openbare ruimte. Deze omvatten zowel proces- als resultaateisen.

De ambtelijke organisatie draagt zelf zorg voor (het merendeel van) de uitvoering van de beheertaken. Dit vormt een inspanningsverpIichting, waarbij ten doel gesteld wordt op basis van

vastgestelde kaders en met inachtneming van de beschikbare middelen het beheer van de openbare ruimte vorm te geven. De buitendienst voert een zeer divers takenpakket uit, waarin naast regulier beheer en afvalinzameling veel zorg is voor service, participatie en klantgerichtheid naar inwoners. Deze taken omvatten een veelheid aan diverse kleine en grote

verantwoordelijkheden, onder andere: gladheidsbestrijding, meldingen, verkeersmaatregelen, toezicht op kabels en leidingen, bladverwijdering, en ad-hoc werkzaamheden zoals wachtdiensten,

storingsdiensten, opnemen van stormschade, het opruimen van kadavers, calamiteiten, en het

klaarzetten van stemhokjes bij verkiezingen. Medewerkers zijn intrinsiek gemotiveerd een optimale dienst te verlenen aan de inwoners van de gemeente Hellendoorn. Met hun vakexpertise en gebiedskennis zijn ze een bron van kennis voor de binnendienst in relatie tot duurzaam

toekomstbestendig beleid en beheer. De buitendienst heeft zowel een opleidende als

werkgevende roI voor mensen met een indicatieen draagt hiermee bij aan de socialetaakstelling

Blad 2 van 30

datum projectnummer betreft

19 september 2023 0482149.100 Onderzoek buitendienst Hellendoorn

Hellendoorn

van de gemeente. Risico’s in dit scenario zijn de verantwoordelijkheid voor implementatie van (toekomstige) complexe milieubepalingen, investeringskosten voor verduurzaming van werf, materieel en materiaal, en leegloopvan de SW-component van de bedrijfsvoering. Beheeractiviteiten vermarkten gebeurt landelijk in de regel middels een: •

inbesteding (het omvormen van de buitendienst naar een verbonden partij. Deze maatschappelijkeorganisaties, opgezet in samenwerking met andere gemeenten of middels toetreding tot een bestaande organisatie, hebben geen winstoogmerk en wethouders van

•

deelnemende gemeenten vormen het bestuur); of een uitbesteding (omvat het vermarkten van de

grootschalige

en

planmatige

onderhoudswerkzaamheden aan een commerci61e aannemer, waarbij enkel

een

geminimaliseerde eigen dienst resteert die ad-hoc en kleinschalig werk uitvoert).

Deze varianten hebben elk hun eigen karakteristieken, maar zijn in de basis gericht op grootschaligeen planmatige onderhoudswerkzaamheden. Belangrijkbij het beschouwen van de mogelijkheden tot bijdrage aan kernwaarden en kernopgaven zijn het (deels) opgeven van

sturingsmogelijkheden in uitvoering en het risico op onvoorziene ontwikkelingen m.b.t. prijs- en

kwaliteitsopgaaf. In de scenario’s inbesteding en uitbesteding beweegt de gemeente naar een resultaatsverpIichUng, contractueel op voorhand vastgelegd, waarbij het geven van invulling aa n

de uitvoeringhiervan nietin eigen hand is. Risico’s behorende tot dit scenario zijn de duur van het omvormingstraject dat in de regel ca. 5 tot 6 jaar in beslag neemt, ervaren organisaties

frictiekosten gemoeid met het afschalen/omvormen van het personeelsbestand, contractuele restricties,leegloopvan medewerkersvanwege onvrede, onbegrip en onzekerheid, prijsstijgingen

op (middel)langetermijn en stijgende interne kosten voor contract- en relatiebeheer. Het rendement in deze scenario’s staat vanwege voorgaande redenen onder druk.

De keuze tot zelf doen middeis een eigen buitendienst of in-/uitbestedenkomt voort uit de afweging of de gemeente Hellendoorn zelfstandigheid, controle en sturing wil hebben en houden

over de uitvoering van het beheer van de openbare ruimte en afvalinzameling.Voortzetting hiervan biedtwendbaarheid, flexibiliteit, serviceverlening en antwikkelmogelijkheden in relatie tot

kernwaarden en kerndoelen,maar impliceert tevens meer overhead in de organisatie. De andere

optie omvat in-/uitbestedenaan een (deels) externe partij waarbij sturing (deels) uit handen gegeven wordt in ruil voor een resultaatverpIichting. Hiermee accepteert de gemeente het verlies

van controle, een langdurigomvormingstraject m.b.t. het personeel, en mogelijke financi61een kwalitatieve risico’s in de openbare ruimte.

Met het bredere beeld van de complexiteiten contextkan de opdrachtformulering van het onderzoek naar de toekomstigeopzet en omvang van de benodigdewerf, en de keuze voor (ver)nieuwbouw en/ofverduurzaming, nu verder vormgegevenworden door de raad.

Blad 3 van 30

datum projectnummer betreft

19 september 2023 0482149.100 Onderzoek buitendienst Hellendoorn

1

Inleiding

1.1

Aanleidingvoor het onderzoek

Hellendoorn eG.d„.,.,.JP \

De gemeente Hellendoorn heeft een eigen buitendienst met een eigen afvalinzameldienst.De werkzaamheden worden verricht vanaf de gemeentewerf (Kerkstraat 140, Nijverdal) en het afvalbrengpunt(Fuutweg 35, Nijverdal). De werf is verouderd, het pand is in 1974 gebouwd met de gedachte van tijdelijke aard te zijn.

De taken voor het beheer van de openbare ruimte worden voornamelijk binnen de buitendienst zelf uitgevoerd, en de huidige gemeentewerf is daar ook naar ingericht. In het hoofdlijnenakkoord

van de coalitiepartijen van mei 2022 is echter vastgelegd het zelf uitvoeren van taken voor het beheer van de openbare ruimte af te wegen tegen uitbesteding aan externe partijen, mits het efficient en kosteneffectief is en past in het gemeentelijk beleid.

Invulling van deze ambitie vereist een evaluatie, verkenning en kerntakendiscussie. De toekomstige invullingvan de uitvoeringsdienstis bepalendvoor de omvang van de gemeentewerf. Op basis hiervan kunnen mogelijkhedentot verduurzamingof verplaatsing van de gemeentewerf verder onderzocht worden.

Tijdens de behandeling van de begroting, op 8 november 2022, is in de gemeenteraad de motie 'Onderzoek Verplaatsing Gemeentewerf – Kerntakendiscussie’besproken. Hierin is opgeroepen het voorgenomen onderzoek naar de verduurzaming of verplaatsing van de gemeentewerf te verruimen. Er is behoefte aan inzicht in de voor- en nadelen van de uitvoer van taken door een

eigen dienst ten opzichte van externe partijen. Niet aIleen op financieelaspect, maar ook op aspecten als serviceniveau, wendbaarheid van de organisatie en participatie heeft hierop toegezegdhet onderzoek uit te voeren en de gemeenteraadin de kaderstellende roI te brengen rondom de opdrachtformulering van dit onderzoek.

In 2016 is reeds onderzoek gedaan naar een toekomstbestendige buitendienst. Dit onderzoek en de conclusies hieruit vormen een belangrijke basis voor het nieuwe onderzoek en worden waar nodig nader verdiept.

1.2

Doel van het onderzoek Voor het zomerrecesvan 2023 moet antwoordgegevenworden op de vraag uit de raadsvergadering van 8 november 2022. Daarvoor moet helder gekregen worden welke taken de

buitendienst nu uitvoert, hoe succesvol dat gebeurt, of de huidige omvang van de gemeentewerf in relatie staat tot de huidige invullingvan de buitendienst, welke uitvoeringstakende gemeente Hellendoorn zelf wil blijven aannemen en wat eventueel beter uitbesteed kan worden aan externe

partijen De uitkomst van het onderzoek moet duidelijkheidgeven over de mogelijk toekomstige invulling en omvang van de buitendienst, waartoe een keuze gemaakt moet worden. De gekozen invulling geeft een kader voor de omvang en inrichting voor een eventueel nieuwbouw of verduurzaming van de huidigegemeentewerf.

glad 4 van 30

datum projectnummer betreft

19 september 2023 0482149.100 Onderzoek buitendienst Hellendoorn

Gemeente

Hellendaorn

De gemeenteraad wordt met de uitkomsten van voorliggend onderzoek geTnformeerd en in positie

gebrachtom de onderzoeksvraag naar de mogelijke verduurzaming of verplaatsing van de gemeentewerf verder te definieren

In het nieuwe onderzoek staat de inzet en kwaliteit van de buitendienstmedewerkers niet ter discussie.

1.3

Leeswijzer Om de gemeente Hellendoorn in staat te stellen de verruimde kerntakendiscussie te voeren, wordt

in hoofdstuk 2 de onderzoeksaanpakstapsgewijs uiteengezet. Hierbij worden de gekozen onderzoeksmethodieken wijze van beantwoording onderbouwd en toegelicht.

In hoofdstuk 3 Fundering wordt antwoord gegeven op de vraag ' Hoe werkt Hellendoorn nuT

Hierinworden de taken en kernwaarden, mensen en middelen, en de rechtspositievan de huidige werknemers onderzocht. Dit geeft de fundering op basis waarvan vervolgens in hoofdstukken 4 en 5 is gekeken naar de mogelijkheden van de eigen buitendienst respectievelijk de markt Hoofdstuk 6 geeft een afwegingskader dat door de gemeente toegepast kan worden om te bepalen

welke strategie passend is voor het karakter van de gemeente Hellendoorn. Daarnaast wordt middels een financi61ebenchmark en een risicoparagraaf toegelicht wat de consequenties van de keuze (kunnen) zijn op financieel en bedrijfsmatig vlak.

Blad S van 30

datum projectnummer betreft

19 september 2023 0482149.100 Onderzoek buitendienst Hellendoorn

2

Onderzoeksaanpak

2.1

Onderzoeksopzet

Gemeente

Hellendoorn

Op 31 januari 2023 zijn de door de gemeente Hellendoorni.s.m.

fF

. opgestelde

hoofdvraag en 12 deelvragen bij raadsbesluit ongewijzigdvastgesteld. Deze zijn in samenhang onderzocht in 4 kaders. De hoofdvraag luidt:

Wat zijn voor de gemeente Hellendoornde voor- en nadelen van het zelf uitvoeren dan weI

uitbestedenvan de taken die door de buitendienstworden uitgevoerd,waarbij naast de

financi61easpecten ook serviceniveau, wendbaarheid van de organisatie en participatie meegewogen worden?

De volgende deelvragen zijn hierbij geformuleerd: 1. 2. 3.

4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

Wat zijn de taken en kernwaardendie de gemeenteHellendoorndefinieert voor de uitvoer van goed beheer en onderhoud van de openbare ruimte?

Wat is er nodig aan budgeten capaciteitom het areaal van de gemeenteHellendoorn,gezienhet door de gemeenteraad vastgestelde onderhoudsniveau, te beheren en te onderhouden? Welke taken voor het beheer en onderhoud van de openba re ruimte voert de buitendienst op dtt moment uit en hoe past dit bij de buitendienst?

Op welkewijze worden mensen, tractie, middelenen materialenop dit moment ingezeten hoe wordt dit in de organisatie en door de inwoners van de gemeente gewaardeerd? Welke taken voor het beheer en onderhoud van de openbare ruimte kunnen externe partijen aanbieden, welke mensen, middelen en materialen zijn daarvoor nodig, en naar welke verwachting wordt de uitkomst gewaardeerd

binnende organisatieen door de inwoners?

Wat kan een eigen buitendienst of een externe partij bereiken op het gebied van serviceniveau, wendbaarheid van de organisatie, participatie, toekomstbestendigheid in relatie tot de huidige en toekomstige (maatschappelijke) opgaven en bijdrage aan het integraal beleidsplanopenbare ruimte (IBOFI)? Wat zijn de voordelen van de uitvoering van de taken voor het beheer en onderhoud van de openbare ruimte door een eigen buitendienstten opzichte van een (gedeeltelijk) externe partij en weIke ewaringen zijn er in den lande?

Wat zijn de nadelenvan de uitvoeringvoor het beheeren onderhoudvan de openbareruimtedoor een eigen buitendienstten opzichte van een {gedeeltelijk) externe partij en welke ervaringen zijn er in den lande? Wat zijn de financi61econsequentiesvoor het uitvoeren van de taken voor het beheer en onderhoud van de openbare ruimte door de buitendienst ten opzichte van een (gedeeltelijk) externe partij - op de korte enlange termijn?

Wat is de bijdrage van de buitendienst of een externe partij aan het collegeprogramma waarin wijkgericht werken en

samenwerking m6t en d66r inwoners wordt bewerkstelligd?

Hoe zit het met de rechtspositievan ambtenaren bij wijzigingenin de samenstellingen/of takenpakket van de

buitendienst? Welke kansen en mogelijkheden zijn er met betrekking tot de inzetvan SW-medewerkers van Stichting Noest?

De beantwoording van de vragen leidt tot de overweging de uitvoering van de taken voor het beheer van de openbare ruimte te beleggen bij de eigen buitendienst en/of externe partijen, gelet

op alle informatie zoals in dit onderzoek gepresenteerd. Deze keuze is aan de gemeenteraad. Wanneer de keuze tot gewenste omvang en bedrijfsvoeringvan de buitendienstgemaakt is, kan worden gekeken naar de behoeften die daaruit ontstaan voor een nieuwe gemeentewerf. Deze stap is een vewolg op dtt onderzoek.

Voorliggend onderzoek is uitgevoerd door

Blad 6 van 30

rlarnens

datum 19 september 2023 projectnummer 0482149.100 betreft Onderzoek buitendienst Hellendoorn

2.2

Hellendoorn eG.d„...,.

fF \

Onderzoeksmethodiek De deelvragen zijn in samenhang bezien om wederkerigheid en afhankelijkheid tussen onderzoeksvragen in dejuiste context te beschouwen. Op basis van opgehaalde cijfers en inzichten zijn verdiepende gesprekken met medewerkers uit de gemeentelijke organisatie gevoerd. Op basis hiervan en kennis van de onderzoekers zijn antwoorden geformuleerd. Op vastgestelde intervallen

is afgestemd met een ambtelijkewerkgroep ter toetsing van inzichten. De onderzoeksresultaten worden in een aantal toekomstscenario’s uitgewerkt.

Om de deelvragenin samenhang te onderzoeken is door de onderzoekers met goedkeuring van het gemeentelijk management gekozen voor een werkwijze waarin vier kaders opgesteld zijn

Hierbinnenworden de onderzoeksvrageninhoudelijken in relatie tot elkaar beantwoord om wederkerige beTnvloeding tussen vragen zichtbaar te maken. Deelvragenkunnen overlappen, elkaars tegengesteldevormen of voortbouwen op reeds gevonden inzichten. De gekozen werkwijze van beantwoording in samenhang leidt tot een beter begrip van het onderzoek en helpt

bij het nemenvan beslissingenover de juiste weergavevan contextgevoelige conclusies.De volgende kaders zijn vastgesteld: Fundering: hoe werkt Hellendoorn nu? Deelvragen 1, 2, 11 Doel definieren van 'goed beheer’ zoals geformuleerd in de onderzoeksvragen Kernwoorden taken en kernwaarden; goed beheer en onderhoud; budget en capaciteit; areaal en onderhoudsniveau, rechtspositie Resultaat basiskadervoor verdere vergelijking Buitendienst: welke mogelijkheden hebben wij zelf? Deelvragen Doel

Kernwoorden Resultaat

3, 4, 6, 10, 12 inzicht verkrijgen in de werkwijze en aanvullende mogelijkheden van de buitendienst

buitendienst;wijze van inzet; waardering; serviceniveau, wendbaarheid, participatie en

toekomstbestendigheid; IBOR en Collegeprogramma, Stichting Noest

inzichtin de aanvullende mogelijkheden van de buitendienst om bij te dragen aan doelen

Extern: welke mogelijkheden biedt de markt? Deelvragen

S, 6, 10, 12

Doel Kernwoorden

Inzicht in de potentielebijdrage van externe partijen externe partij; waardering; serviceniveau, wendbaarheid, participatie en toekornstbestendigheid;IBOR en Collegeprogramma, Stichting Noest inzicht in de mogelijkheden van een externe partij om bij te dragen aan doelen

Resultaat

Vergelijking: welke scenario’s en perspectieven zien we? Deelvragen 7, 8, 9 Doel vergelijkeneigen dienst en externe partij op basis van voorgaande kaders Kernwoorden voordelen en nadelen; eigen buitendienst; (gedeeltelijk)externe partij; ewaringen in den lande; financidle consequenties; korte en lange termij n

2.3

Wijze van beantwoording Het is van belangvoor de validiteiten betrouwbaarheidvan voorliggendonderzoekdat dit objectief uitgevoerd wordt. De door de gemeente in samenspraak met opgestelde onderzoeksvragenzijn sterk gespecificeerd om geen impliciete aannames te Devatten die van invloed zijn op de uitkomsten. In het analyseren van de aangeleverde data is vanuit onafhankelijk

oogpunt feitelijke informatie inzichtelijkgemaakt. Het doel van dit onderzoek is immers niet om een antwoord te formuleren en/of op enige wijze te adviseren op de primaire onderzoeksvraag,

Blad 7 van 30

datum 19 september 2023 projectnummer 0482149.100 betreft Onderzoek buitendienst Hellendoorn

H.I.:„f

maar het in stelling brengen van de gemeenteraad om deze te beantwoorden op basis van de in de deelvragen gespecificeerde informatie. Voorliggend onderzoek verzamelt, ordent en maakt

inzichtelijk zonder vooringenomenheid.WeI is gebruik gemaakt van de ervaringen van vergelijkbaregemeenten in relatie tot de keuze waarvoor Hellendoorn momenteel staat om de juiste context te geven. Naast objectiviteit is borging van informatie en procesmatige aanpak in de

gemeentelijke organisatievan belang om tot een gedragen resultaat te komen. Hiervoor is een kerngroep vastgesteld die inhoudelijk de koers en resultaten van het onderzoek bewaakt. Deze kerngroep bestaat uit de volgende medewerkers van Gemeente Hellendoorn: •

•

Daarnaast is contact geweest met een klankbordgroep bestaande uit de volgende medewerkers van de gemeentelijke organisatie:

•

•

•

•

Om aanvullendeinformatle op te halen bij de buitendienst, en de verkregen inzichten te staven aan de beheerpraktijk in de gemeente Hellendoorn, zijn interviews uitgevoerd. De geTnterviewde personen zijn aangedragendoor het gemeentelijkemanagement. De uit de interviews verkregen informatie is vertrouwelijk behandeld. De geTnterviewde gemeentelijke medewerkers in het kader van voorliggend onderzoek zijn: •

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

•

Hoewel dit onderzoek zich richt op feitelijkheden,heeft het weI degelijk invloed op de

medewerkers in de organisatie en maakt het als zodanig ook emoties los bij de buitendienst. Het onderzoek is uitgevoerd met aandacht voor het persoonlijkevlak. In het kader hiervan zijn de medewerkers diverse malen geTnformeerddoor het gemeentelijk management en de opzichters over de stand van zaken en eerste resultaten.

Blad 8 van 30

datum 19 september 2023 projectnummer 0482149.100 betreft Onderzoek buitendienst Hellendoorn

3

Hellendoorn eG.d„:..,.

JP \

Fundering

Hoe werkt Hellendoorn nu? De gemeente Hellendoorn formuleert momenteel in haar beleidsdocumenten 3 kernwaarden en 7 kernopgaven waaraan invulling gegeven client te worden in het beheer van de openbare ruimte. Deze omvatten zowel proces- als resultaateisen. Wat 'goed beheer’ is wordt grotendeels

op basis van inschattingvan de buitendienst bepaald. Deze zet ca. 107.000uren per jaar in om het gedifferentieerde onderhoudsniveau te behalen en service te verlenen aan de inwoners. De

benodigdemiddelenvoor onderhoud inclusiefloonkosten zijn ca. € 7,6 miljoen. Medewerkers hebben conform de Wnra afhankelijk van hun contract restricties op omvorming/afschaling van functie en werkzaamheden. De volgende deelvragen zijn in dit hoofdstuk beantwoord: 1 2. 11

3.1

Wat zijn de taken en kernwaarden die de gemeente Hellendoorn definieert voor de uitvoer van goed beheer en onderhoud van de openbare ruimte?

Wat is er nodigaan budget en capaciteitom het areaal van de gemeenteHellendoorn,gezienhet door de gemeenteraad vastgestelde onderhoudsniveau, te beheren en te onderhouden?

Hoe zit het met de rechtspositievan ambtenaren bij wijzigingenin de samenstellingen/of takenpakket van de buitendienst?

Taken en kernwaarden Openbare Ruimte Het beheer van de openbare ruimte omvat alle activiteiten die nodig zijn voor duurzame instandhouding hiervan. Dit omvat bijvoorbeeld het onderhoud van wegen en groen, evenals het

beheer van verkeerssystemen,verlichtingen straatmeubilair. Het doel van beheer van de

openbare ruimte is om ervoor te zorgen dat de openbare ruimte schoon, veilig en aantrekkelijk blijft voor bewoners, bezoekers en bedrijven. Daarnaast vinden steeds meer opgaven hun plaats in de openbare ruimte, waaraan

beheer een bijdrage kan leveren.

De nagestreefde

maatschappelijkedoelen, onder te verdelen in kernwaarden en kernopgaven, zijn afkomstig uit actuele beleidsstukken zoals het Collegeprogramma en het Integraal Beheerkader Openbare Ruimte (IBOR). Onderstaand een inventarisatie van actuele in beleid vastgestelde kernwaarden en

kernopgaven, aangevuld met de takenlijst. Een gedetailleerdeverklarende woordenlijst is opgenomen in bijlage 1.

Kernwaarden Van het beheer en onderhoud openbare ruimte wordt op dit moment explicietverwacht dat er

aan een niveau wordt voldaan. Dit niveau wordt in effecten uitgedrukt, waaraan door de

beheerorganisatiezelf invullingen uitvoering wordt gegeven. In de uitvoering van het beheer is

aandacht voor integraal werken, waarbij de verschillendeonderdelen binnen beheer samenwerken in projecten en onderling dagelijkse onderhoudswerkzaamheden afstemmen m.b.t. prioritering en effectieve inzet van mankracht en materieel. De aandacht voor het centraal stellen

van de inwoner speelt binnen beheer een belangrijke roI omdat de werkzaamheden zeer dicht bij de inwoner staat. Kernwaarde

0

e

Effect

Effu£8ericht werken met het oog op:

Veilig zijn Schoon zijn Aantrekkelijk zijn Uitnodigend zijn

Integraal werken (intern) Inwoner centraal stellen

Blad 9 van 30

Groen zijn Ontmoeten stimuleren Toegankelijkzijn Voor iedereen te gebruiken zIJn

datum projectnummer betreft

19 september 2023 0482149.100 Onderzoek buitendienst Hellendoorn

Gemeente

Hellendoarn

fF

Kernopgaven

Naast de basiswerkzaamheden en kernwaardenwordt er steeds meer van het beheer en onderhoud openbare ruimte gevraagd van de organisatie. Deze ambities en ontwikkelpuntenzijn recenter opgesteld, waardoor deze de komende periode steeds meer en/of explicieter ingevuld kunnen worden. Effect

Kernopgave Bouwen aan een toekomstbestendige gemeente middels:

KUmaatbestendigheid {hittestress, waterstress, droogtestress,

biodiversiteit)

DuuIzaamheid stimuleren {uitvoerin& materiaalgebruik,

drculanteit en mobiliteit) DigitaliseHng

@

a e e

Inclusieve arbeidsmarkt (Stichting Noest/Locatie van den

Inclusle

Bergswe8)

Participatle/Democratische vernieuwing

Participatie-initiatievenondersteunen inwoners betrekken zichtbaarheid benaderbaarheid

Gebieds8eddlt werken Wendbaartreid

Schakelsnelheid,snel doen, samen doen, opgavegericht werken

InteBraal werken {extern)

De onderstaande taakvelden worden onderscheiden binnen het beheer en onderhoud van de openbare ruimte en worden momenteel op bijbehorende onderhoudsniveausonderhouden: Centra

Wijken en dorpen

Buitengebied

Bomen

B

B

B

Groen

A

B

C

Begraafplaatsen

A

A

A

Verhardingen

A

B

C

Bermen en sloten

n .v.t

n .v.t.

Riolering Kunstwerken

n .v.t

n .v.t.

C n.v.t.

A

B

C

Openbare verlichting Straatmeubilair en verkeer

A

B

C

A

B

Spelen

A

B

C n.v.t.

A B C n.v.t. n.v.t. n.v.t, Overige 111 onderhoudsniveau geldt enkel voor straatreinigingen zwerfafval.Afval werkt niet volgensbeeIdkwaIiteitsniveaus Afval en reinigingll]

Blad 10 van 30

datum projectnummer betreft

3.2

19 september 2023 0482149.100 Onderzoek buitendienst Hellendoorn

HelleG;dES:,.

JP

Omvang beheerareaal en benodigde middelen Om de huidige werkwijze transparant en inzichtelijk te maken wordt uitgegaan van de grondslag

dat het beheer van de openbare ruimte momenteel naar tevredenheid verloopt. Dit op basis van de bepaling door de gemeenteraad op 31 januari 2023 dat het functioneren van de huidige

buitendienst niet ter discussiestaat. De huidige omvang van middelen (capaciteit, budget) wordt dus als benodigd en passend beschouwd. Dit betekent niet dat hierop geen mogelijkheden tot verandering of verbetering plaats kunnen vinden; deze worden in de volgende hoofdstukken geanalyseerd en uiteengezet. In dit hoofdstuk staat uitdrukkelijk de huidige werkwijze centraal.

3.2.1

Areaalomvang en beheerkosten De gemeente Hellendoornheeft een veelzijdigareaal in de fysieke leefomgeving in haar beheer. Onderstaand schema geeft de fysieke ruimte en objecten weer waarvoor de beheerorganisatie zorg draagt. Dit areaal met peildatum 6 april 2023 is aangeleverd door de gemeente op basis van actuele inzichten. Daarnaast zijn de budgetten en te verwachten loonsom per beheeronderdeel weergegeven. Deze zijn geijkt op uurtarief en prijspeil van januari 2023, en de urenregistratie van

2022.Vervangingsinvesteringenzijn in dit overzicht niet opgenomen aangezien deze geactiveerd dienen te worden en de werkwijze in projecten t.o.v. onderhoud en beheer verschillend is. C)ok in de urenregistratie zijn projecten losstaand en niet in de overzichten opgenomen. Beheeronderdeel

Kosten

Areaalomvang

st

m2

Onderhoud

Loonsom

X €1.000

Bomen Groen

29.233

Begraafplaatsen

2.947.857 100.712

Verhardingen Bermen en sloten

2.731.723 1.447.742

Riolering Kunstwerken

784

64 1.886

242 565

10.801

52

44

222

7.788

90

4.802

79

543

58

61

verdisconteerd

269

1.134

23.611

Afval en reiniging

315

652

391

287.000

Openbare verlichting Straatmeubilair en verkeer Spelen

X €1.000

175

Overige taken *

345

107

86

Tobel l: Beheerareoal gemeente Hellendoorn, peildatum 06-04-2023.

*loonsom op basis van de begroting,waarin de loonsom voor overige taken is verdisconteerd in overige beheeronderdelen **bedragen zijn berekend en afgerond in Excel,waardoor een handmatige optellingnet kan verschillen

In de praktijk draagt de beheerorganisatieechter zorg voor een breder takenpakket dat niet gebonden is aan de fysieke ruimte. De werkzaamheden vallend onder categorie 'Overige taken zijn uiteengezet in paragraaf 3.2.2.

Blad ll van 30

datum projectnummer betreft

3.2.2

19 september 2023 0482149.100 Onderzoek buitendienst Hellendoorn

Gemeente

Hellendoorn

JP

Capaciteit, inzet en locatie Van den Bergsweg De gemeente Hellendoorn heeft op basis van urenregistratie, aangevuldmet geschatte duur van diversen, de verdelingvan inzet aangeleverd. De buitendienst van de gemeente Hellendoorn zet zich op basis van bovenstaande uitgangspunten voor 74,8 fte in am het beheer van de openbare ruimte in zijn volledigheid uit te voeren (gebaseerd

op werkelijke urenregistratie (2022) aangevuld met geschatte tijdsbesteding van overige taken). Dit beslaat diverse functies, waaronder opzichters, medewerkers, toezichthouders, voormannen

en monteurs. Het gaat dus om de totale inzet omtrent de uitvoeringvan het beheer van de

openbare ruimte. Voor het beheer van de openbare ruimte in de gemeente Hellendoornvoert de locatie Van den Bergsweg ook diverse taken uit binnen de 74,8 fte. Dit omvat in 2022 ca. 11.800 uren, voor 60% besteed aan groenbeheer, waaronder plantsoenen en gazons. Daarnaast ca. 13% aan afval en reiniging, 11% op begraafplaatsen en 11% aan overige taken. Beheeronderdeel

Fnzet buitendienst

Bomen

6.435

4,5

Groen

17.319

12, 1

Begraafplaatsen

7.119

Verhardingen Bermen en sloten

9.689 5.673

5,0 6,8 4,0

Riolering Kunstwerken

5.911

4, 1

Verdeling inzet Gemeentewerf /Locatie van de Bergsweg

Locatie van den Bergsweg

Openbare verlichting Straatmeubilair en verkeer Spelen Afval en reiniging

B

=n•Hl•

0,0 0,0 2.494

1,7

687

0,5

23.129

16,1

Tabel 2: Inzet eigen dienst per beheeronderdeel, peiljaar 2022.

*indicatieve uren op basis van werkelijke registratie en door de gemeente geschatte inzet

De categorie'overige taken’ omvat een veelheidaan

diverse kleine en grote verantwoordelijkhedenwaarvoor de buitendienst zorg draagt. Deze categorie draagt met name bij aan service, participatie en klantgerichtheid. Hierbij valt onder andere te denken aan: Tabel 3: Nadere uiteenzetting 'overige taken’ beheer openbare ruimte.

*Geschat door gemeenteop basis van ca. 3.500 meldingenper jaar, afhandelingstijdca. 2 uur per stuk.

Blad 12 van 30

Overige taken Werf, materieel en materiaal

Ureninzet 6.804

Gladheidsbestrijding

1.682

Meldingen*

7.000

Verkeersmaatregelen

1.447

Toezicht kabels en leidingen Blad

1.800

P&O/werkoverleg/administratie

2.935

Diversen (zie bijlage2) Totoal

1.451

datum 19 september 2023 projectnummer 0482149.100 betreft Onderzoek buitendienst Hellendoorn

C;emeente

Hellendoorn

Daarnaast vallen hieronder ook ad-hoc werkzaamheden zoals wachtdiensten, storingsdiensten, opnemen van stormschade, het opruimen van kadavers, calamiteiten, en het klaarzetten van

stemhokjes bij verkiezingen.De organisatie biedt hiermee service aan de inwoners van de

gemeente Hellendoorn. Voor het complete overzichtvan taken die de buitendienst uitvoert naast regulier beheer en onderhoud aan het areaal, zie bijlage 2.

Vanuit een lokaal ondernemersinitiatiefis StichtingNoest opgericht om invullingte geven aan de praktische (re-)integratie van mensen met een arbeidsbeperking in zoveel mogelijk reguliere banen. Dit biedt ontwikkelkansenvoor de medewerkers, stelt bedrijven in staat hun bijdrage te leveren aan de inclusieve samenleving, en helpt de gemeente met het concreet uitvoeren van haar taak op het gebied van Wsw, Participatiewet en Wmo. Sinds de oprichting van de stichting in 2021 heeft de organisatie naar eigen zeggen als doel door te groeien en meer mensen van beschut werk te voorzien in de gemeente Hellendoorn. In de context van de buitendienst wordt over mensen op

de beschutte werkplaatsgesproken als 'Stichting Noest’ en zijn de voormalige SW-medewerkers vanuit Soweco die in vaste dienst zijn van de buitendienst nag gevestigd op de 'locatie Van den Bergsweg’en worden zo aangeduid in de organisatie. Zij zijn op de locatie na echter een volledig opgenomen en gewaardeerd onderdeel van de buitendienst. Medewerkers van Stichting Noest zijn niet in dienst van Team Openbare Ruimte.

3.3

Rechtspositiemedewerkers Op basis van de contractvormenvan de huidige medewerkers van de eigen dienst bestaan restricties. Sinds I januari 2020 hebben ambtenaren dezelfde rechten en plichten als werknemers

in het bedrijfsleven.Voor ambtenaren geldt dus ook het private arbeidsrecht (Wet normalisering rechtspositieambtenaren (Wnra). Om te bezien wat de rechtspositie van de medewerkers van de eigen dienst van gemeente Hellendoorn is in het geval van een omvorming van de dienst, zal per werknemer nagegaan moeten worden wat de in de arbeidsovereenkomst vastgelegde restricties zijn

Daarnaast geldt de CAO Gemeenten, waarin de arbeidsrechtelijke positie met betrekking tot

functiewijziging geborgdis. De rechtspositievan werknemersonder de CAO kan per functie verschillen. Zo kunnen medewerkers aangenomen zijn in algemene dienst en geplaatst bij een

specifiekeafdeling.In dit geval kan werknemer binnen het staande contract naar een andere afdelingen/of functie geplaatst worden. Wanneer het contract specifiekingaat op de afdeling en specifieke functie, is dit strikter. Afhankelijk van de keuze die de gemeenteraad maakt over de

toekomst van de buitendienst (voortzetting huidige constructie, inbesteden, uitbesteden, takenpakket wijzigenetc.), zal nagegaan moeten worden wat daarvan de consequenties zijn. WiI men bijvoorbeeldde werkzaamheden uitbesteden en dus een aanbesteding organiseren, dan zal

de gemeentemoetenbeslissenof de betrokkenwerknemersaI dan niet overgaanmet alle gevolgen van dien. In hoofdstuk 6 wordt dieper ingegaan op de complexiteitvan een mogelijke omvormingen de frictiekosten, korte- en lange-termijn-effectenvan deze scenario’s.

Blad 13 van 30

datum projectnummer betreft

4

19 september 2023 0482149.100 Onderzoek buitendienst Hellendoorn

(3emeente

Hellendoorn

JP

Buitendienst Welke mogelijkhedenhebben wij zelf? De buitendienstvoert een zeer divers takenpakket uit, waarin naast regulierbeheer en

afvalinzameling veel zorg is voor service, participatie en zichtbaarheid naar inwoners. Medewerkers zijn intrinsiek gemotiveerd een optimale dienst te verlenen aan de inwoners van de gemeente Hellendoorn. Met hun vakexpertise en gebiedskennis zijn ze een bron van kennis

voor de binnendienstin relatie tot duurzaam toekomstbestendigbeleid en beheer. De buitendienst heeft zowel een opleidende als werkgevende roI voor mensen met een indicatie en

draagt hiermee bij aan de socialetaakstellingvan de gemeente. Dit hoofdstuk gaat in op de volgende deelvragen: 3.

Welke taken voor het beheer en onderhoud van de openbare ruimte voert de buitendienst op dit moment uit en hoe past dtt bij de buitendienst? Op welke wijze worden mensen, tractie, middelen en materialen op dit moment ingezet en hoe wordt dit in de

4.

organisatie en door de inwoners van de gemeente gewaardeerd?

Wat kan een eigen buitendier6t of ecn externc partij bereiken op het gebied van serviceniveau, wendbaarheid van de organisatie, participatie, toekomstbestendigheid in relatie tot de huidige en toekomstige (maatschappelljke) opgaven en bijdrage aan het integraal beleidsplan openbare ruimte (IBOR)? 10. Wat is de bijdrage van de buttendienst af cen CReme p3rtij aan het Hellendoorns Uitvoerings Programma (HUP) waarin wtjkgerichtwerken en samenwerking m6t en d66r inwoners wordt bewerkstelligd? 12, Welke kansen en mogelijkheden zijn er met betrekkingtot de inzet van sw-rnedewerkers van Stichting Noest?

6.

4.1

Inzet en uitvoering eigen dienst In de gemeente Hellendoorn is in samenwerking met I periodiek een Leefbaarheidsmeting uitgevoerd van 2001 tot 2017, onderstaandefiguur laat de resultaten hiervan

zien. Recentelijk is geen belevingsonderzoek uitgevoerd, waardoor actuele waardering van kwaliteit, serviceniveau, wendbaarheid en reactiesnelheid niet inzichtelijk is. 9,5 8,5 7,5 6,5 5,5 2001

2007

2004

Leefbaarheid

Hoeveelheid en onderhoudgroen Vervuiling

Verkeersoverlast

2013

2017

Woonomgeving Hoeveelheid en onderhoud speelvoorzieningen Veiligheidsgevoel

Figuur l: Belevingsonderzoekwaardering kwaliteit openbare ruimte Gemeente Hellendoorn.

Voor het onderzoek zijn inwoners gevraagd naar hun ervaring van verschillendeaspecten in hun directe leefomgeving. De resultaten geven een beeld van de ervaringen over inrichtingaIs het onderhoudsniveau. Dit geeft niet de directe waardering weer van inwoners voor de buitendienst,

Blad 14 van 30

datum projectnummer betreft

19 september 2023 0482149.100 Onderzoek buitendienst Hellendoorn

HelleG;dESI,.

fP

enkel een algemeen beeld van hun tevredenheid met het onderhoudsniveau. De waardering van inwoners over de wendbaarheid, serviceniveau, aanspreekbaarheid en het inzetten van inwoners met een afstand tot de arbeidsmarkt is onbekend.

4.2

0

Bijdrage aan kernwaarden Effectgerichtwerken De vakgroepen binnen de buitendienstbepalen in overleg met opzichtersop basis van vakkennis en gebiedskennis wat 'goed’ beheer is. Vanwege de bottom-up werkwijze is de inzet van de buitendienst van waarde voor het schrijven van beheer en beleid. De buitendienst is voor het implementeren van maatschappelijkedoelen echter afhankelijk van de binnendienst voor de tactische doowertaling naar beheer. Hierin kan een ontwikkelingsslagplaatsvindennu doelen als participatie en klimaatadaptatie geTmplementeerd worden, hoewel verdere politieke invloed op

de beheerpraktijkbeperkt blijkt. De eigen dienst werkt sterk effectgerichtvanwege de korte

e

afstand naar de maatschappij, en heeft een sterke vertegenwoordiging op straat. De buitendienst levert naast planmatig onderhoud ad-hoc werkzaamheden in dienst van de inwoners.

Intern integraal werken

De buitendienst kent sectorale vakgroepen met technische vak experts, waaromheen een

groeiende flexibele schil met integraal inzetbare medewerkers zit. Integraal werken gebeurt in

onderhoudswerkzaamhedenop basis van initiatief van de buitendienstmedewerkers, zij zoeken elkaar op om samen sneller en effectiever tijd en materieel in te zetten. Ook worden efficiente routes en planningen gemaakt waarmee multifunctionele machines optimaal ingezet worden door

de verschillende ploegen en het rendement hoog is. Planmatig (vooruitziend) integraal werken

a

wordt continu doorontwikkeld,echter is de buitendienst daarvoor afhankelijkvan integrale tactische beheerplannen van de binnendienst.

Inwoner centraal stellen De buitendienst is niet politiek gedreven, maar draagt een

sterk

verantwoordelijkheidsgevoel en

motivatie.

De inwoner

is de klant voor

intrinsieke de eigen

buitendienstmet maatschappelijkebetrokkenheid, mede vanwege de medewerkers die in (of in de buurt van) de gemeente Hellendoornwoonachtig zijn.

4.3

Bijdrageaan kernopgaven

@ Toekomstbestendig De gemeente is in eigen uitvoering aan zet om klimaatbestendigheid van beleid tot uitvoering

vorm te geven. Dit maakt de tactischevertalingvan ambitiesin concrete beheer- en uitvoeringsplannen van groot belang,wat veel grip en sturingsmageIijkheden oplevert. De buitendienst schakelt bij calamiteitenvanwege extreem weer snel en acteert met gebiedskennis

en korte reactietijdenflexibel.Ook wordt bijvoorbeeldmet groeiplaatsverbetering een ' +‘

aangebracht tijdens reguliere beheerwerkzaamheden, wat tijdens droogte leidt tot een vitaler bomenbestand en minder bewateringvraagt. Hiermee denkt de buitendienst pragmatischvooruit om nu en later efficidnter en financieel effectiever te werken.

Blad IS van 30

datum projectnummer betreft

19 september 2023 0482149.100 Onderzoek buitendienst Hellendoorn

H.I.:„f

Duurzaamheid dient vanuit eigen beweging (zowel door bestuur als uitvoering) vormgegeven en

doorgevoerd te worden. Dit vraagt veel ambtelijke voorbereidingstijd en bestuurlijke

standvastigheid. De eigen buitendienst kan het bestuur hierbij veel technische expertise bieden door het zelfstandig concreet in kaart brengen van (financi61e) afwegingskaders. Ideeen tot verduurzaming in vastgoed en materieel zijn afkomstig van zowel de buitendienst en opzichters, aIs de binnendienst. De kracht van deze eigen buitendienst is autonomie en expertise, ze hebben de kennis om de juiste en effici6nte keuze te maken, en bottom-up beleid te ontwikkelen. In

samenspraakmet Beleidkan de afwegingover visie en KPl’s m.b.t. levensduur,energiegebruik, circulariteit e.d. gemaakt worden op basis van praktische vakkennis en technische expertise. De

buitendienst is hiermee een belangrijke kennisbron voor de gemeente Hellendoorn. De

verduurzaming zelf is echter een politieke keuze.

Momenteel missen beleid, concrete visie en KPl’s op duurzaamheid,op basis waarvan met

afwegings- en prioriteringskaders keuzes om tot (verdere) reductie te komen gemaakt kunnen worden. Digitalisering

De buitendienstis proactief bezig met digitaliseringom met data betere inzichtente verkrijgen in

een optimale werkwijze. Hierbij valt te denken aan voertuigvolgsystemen om rondes en routeplanning te optimaliseren waarbij tevens in het kader van duurzaamheid en kosteneffici6ntie

het brandstofverbruik verminderd wordt. Ook is de Signalen-app geTmplementeerd voor meldingen. Speerpunt komend jaar is een dashboard om ureninzet beter inzichtelijk te maken en

trends in werkzaamheden te voorzien. Hiermee kunnen inkoop en inzet van materieel en tractie efficidnt en duurzaam gepland worden. Hierin bestaat een afhankelijkheid van de binnendienst

voor het gebruiken de toepassingvan data, apps en systemen.Momenteelloopt een professionaliseringstrajectwaarmee datagestuurd, slimmer en effici6nter werken verder

ontwikkeldworden, specifiekom de 'overige beheeractiviteiten’en service structureel inzichtelijk te maken.

@

Inclusie Binnen de gemeentelijke organisatie bestaat een grate wiI

en gedrevenheideen goede organisatie te hebben en

houden voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, om zo binnen de eigen gemeenschap bij te

met een indicatie dragen vol trots de van de gemeente. Wij nemenhen op in onze organisatie zonder 'hokjes’, moor als volledigen gewaardeerd onderdeel’

kunnen dragen aan een inclusieve arbeidsmarkt. De buitendienst biedt als leer-werkbedrijfplaats aan deze mensen. Het doel is door te stromen naar de reguliere arbeidsmarkt middels de banenafspraak en loonkostensubsidie. Nieuwe instroom vanuit de Participatiewet met een lager arbeidsvermogen vereist zeer intensievebegeleidingdie o.a. door de buitendienstgegeven wordt. De buitendienst probeert actief medewerkers met een indicatie via nieuw beschut werk na stages in vast dienstverband te nemen om hiermee te voldoen

aan de sociale taakstelling van de gemeente. Vanwege teruglopende kennis en kunde om zelf aansturing te geven bij voormalige SW-ers wordt een groeiend beroep gedaan om de buitendienst

medewerkers te trainen om de aansturing aan medewerkers met een indicatie over te nemen. Ambitie van de eigen buitendienst is om deze sociale taakstellingmet trots te blijvenvoldoen, en eigen medewerkers te trainen dtt aan te sturen zodat passend werk geboden kan blijven worden. Voor de ervaring van de SW-ers is deze inzet van groot belang. De afstand tussen beschut werk en

de gemeentewerf maakt minder flexibel bij ziekte of lichamelijke klachten diverse passende werkzaamheden te kunnen bieden en te schuiven tussen beschut en gemeentewerk. Afwisseling

Blad 16 van 30

datum 19 september 2023 projectnummer 0482149.100 betreft Onderzoek buitendienst Hellendoorn

Hellendoorn eG,dm„„t,

IF \

in werkzaamheden wordt door SW-ers als zeer prettig ervaren. De afgelopen jaren is bewust een deel van het grootschalig planmatige groenonderhoudswerk ondergebracht bij aannemers, om

hiermee toekomstbestendig te zijn en krimp op te vangen, en tegelijkertijdafwisselendere en

0

servicegerichte werkzaamheden uit te kunnen voeren Participatie

Met een eigen dienst is de gemeente Hellendoorn optimaal herkenbaar en aanspreekbaar voor

bewoners. Het eigenaarschapvan de buitendienst over de openbare ruimte maakt een groot verantwoordelijkheidsgevaelom oplossingsgericht en efficidnt een dienst te bewijzen aan de inwoners. De functie van buitendienstmedewerkers als aanspreekpunt van de gemeente komt goed tot zijn recht i.r.t. burgerinitiatieven. Opgehaalde initiatievenworden doorgegeven aan de binnendienst en opgevolgd, waarbij waardering en faciliteren waar mogelijk het doel is. Daarnaast

worden inloopavonden georganiseerdwaarbij bewoners gezamenlijk een blanco papier kunnen invullenmet wensen tot beheer en (her)inrichting. Ook leidt zichtbaarheiden benaderbaarheid in

(9

ervaring van de buitendienst tot minder meldingen vanwege het direct afhandelen van meldingen en beantwoorden van vragen.

Gebiedsgericht werken Kenniszit in het hoofd en het is van groot belangdat dit proces en met name de afwegingskaders en prioritering op basis van gebiedskennis de komende periode op papier komt. Middels het

aannamebeleidwordt voorgesorteerd op een datagestuurde en integrale werkwijze. Nieuwsgierigeen oplossingsgerichtemensen brengen vernieuwing in het team en in werkwijze. Flexibele medewerkers die voldoening halen uit ad-hoc en oplossingsgericht werken worden

integraal in algemene dienst genomen zodat zij bij diverse vakgroepen kunnen ondersteunen wanneer nodig. Experts houden intern per vakgebied vakkennis op peil. Deze bedrijfsvoering en organisatie dragen bij aan schakelsnelheid, opgavegerichtheid en oplossingsgerichtheid met vakkennis en gebiedskennis in de organisatie. Gebiedskennis speelt tevens een vitale roI in

e

voorbereidingvan projecten, het is relevant bij het prioriteren en effectief oplossen van spoedklussen en meldingen om aard en ernst van de situatie correct in te schatten

Wendbaarheid Er wordt veel service geleverd door het ad-hoc oplossen van problemen bij machines om stilstand te voorkomen. De eigen buitendienst heeft een hoge schakelsnetheid; meldingen als gebroken glas

in een speeltuin zijn in de regel binnen 15-20 minuten opgelost vanwege prioritering van de

buitendienst. Met de eigen buitendienst kan snel geprioriteerd en geschakeld worden bij meldingendoor het inschattenvan meldingszwaarteen gebiedskennis,wat een grote dienst is richting inwoners. Medewerkers dragen hiermee veel verantwoordelijkheidvoor een veilige

6

buitenruimte. Deze werkwijzezit opgenomen in het aannamebeleid. De buitendienst is daarnaast met behulpvan collega’sactief in wachtdiensten (ook buiten kantooruren en in weekenden 24/7) beschikbaar,bereikbaar en snelter plaatse. Dit met name in relatietot wateroverlast en riolering. Extern integraal werken

Er is momenteel veel wisselwerking tussen aannemende partijen en de buitendienst in

afstemmingvan in te zetten materieel om werk met werk te maken. Door diverse onderdelen worden momenteel al werkzaamheden uitbesteed aan aannemers. De buitendienst pakt hierin zelfstandigeen afstemmende roI om kosten voor uitbesteding te beperken waar mogelijk en zelf optimaal gebruik te maken van de ondersteuning.

Blad 17 van 30

datum projectnummer betreft

5

19 september 2023 0482149.100 Onderzoek buitendienst Hellendoorn

(;emeente

Hellendoorn

Extern Welke mogelijkheden biedt de markt? Beheeractiviteiten vermarkten gebeurt landelijk in de regel middels een inbesteding (verbonden maatschappelijke organisatie) of een uitbesteding (aanbesteding aan commerciele marktpartij).

Deze varianten hebben elk hun eigen karakteristieken,maar zijn in de basis gericht op grootschalige en planmatige onderhoudswerkzaamheden. Belangrijk bij het beschouwen van de

mogelijkheden tot bijdrageaan kernwaardenen kernopgavenzijn het (deels)opgevenvan sturingsmogelijkheden in uitvoering en het risico op onvooniene ontwikkelingen m.b.t. prijs- en kwaliteitsopgaaf. De volgende deelvragen worden beantwoord:

Welke taken voor het beheer en onderhoudvan de openbare ruimte kunnen externe partijen aanbieden, welke

5.

mensen, middelen en materialen zijn daarvoor nodig, en naar welke verwachting wordt de uttkomst gewaardeerd binnen de organisatie en door de inwoners?

6.

10. 12.

5.1

Wat kan cen eigen buitendienst of een externe partij bereiken op het gebied van serviceniveau, wendbaarheid van de organisatie, participatie, toekomstbestendigheid in relatie tot de huidige en toekom5tige (maatschappelijke) opgaven en bijdrage aan het integraal beleidsplan openbare ruimte {IBOR}? Wat is de bijdrage van de buitendienst of een externe partij aan het Coltegeprogrammawaarin wijkgericht werken en samenwerking m6t en d66r inwoners wordt bewerkstelligd? Welke kansen en mogelijkheden zijn er met betrekking tot de inzet van SW-medewerkers van Stichting Noest?

Inzet en uitvoering door een (gedeeltelijk) externe partij Het vermarkten van beheeractiviteitengebeurt in Nederland in de regel op twee manieren; een samenwerkingsovereenkomst met een maatschappelijke organisatie waarvan de gemeente medeverantwoordelijk wordt (inbesteden), of het aanbieden van de werkzaamheden aan een

commercidleprivate partij (uitbesteden). Hierbij draagt de gemeente Hellendoornde

verantwoordelijkheid en een deel van de sturingsmogelijkhedenin de openbare ruimte over op een externe partij, en gaat een resultaatsverpIichting aan.

omvormen van de buitendienstnaar een verbonden partij middels een inbestedingsconstructie Deze maatschappelijke organisaties, opgezet in samenwerking met andere gemeenten of middels toetreding tot een bestaande organisatie, hebben geen winstoogmerk en wethouders van deelnemendegemeenten vormen het bestuur. Aan toetreding en/of opzetting van deze organisaties kunnen voorwaarden gesteld worden omtrent verplichte overname van gemeentelijke medewerkers en/of tractie. De aandeelhouders dienen hiervoor toestemming te geven waarna de gemeente zich inkoopt. De organisatie handelt als commerci61eaannemer, echter wordt het werk 66n op 66n gegund en komt de winst als dividenduitkering terug bij de aandeelhoudende gemeenten. Financieel beheer blijft hiermee

deels in handen van de gemeente, de uitvoeringwordt belegd bij de organisatie. Berekeningen en beIeidsvoorbereiding kan in de regel ook bij de organisatie belegd worden, waarmee de gemeente ontzorgd wordt en minder interne capaciteit vraagt. Omdat de organisatie een 'verlengstuk’ van de gemeentelijke organisatie vormt, is de gemeente aanspreekbaar voor

bewoners en gebruikers, en is er veel gelegen aan de prestatie van deze organisatie. De gemeente is en blijft daarmee aanspreekpuntvoor de uitvoering, maar voert deze niet meer zelf uit

Blad 18 van 30

datum projectnummer betreft

19 september 2023 0482149.100 Onderzoek buitendienst Hellendoorn

Hellendoorn eG.d„.,.,.

fP \

De maatschappelijke organisatie ontzorgt de betrokken gemeente(n) op zowel beleid als uitvoerirlg, en de gemeente houdt sturing op het proces en resultaat. De wethouder fungeert als

aandeelhouder,wat bij een moeilijkewerkrelatie tussen de twee organisatiesvaak leidt tot

politieke moeilijkheden. Daarnaast vindt betaling plaats op basis van wederzijds vertrouwen,

aangezien66n op 66n aanbesteed wordt en transparantie m.b.t. prijzen en prijsstijgingenvan groot belang is. In de regel kan bij een verslechterde relatie vanwege de inbesteding niet eenvoudig gebroken worden met de partij.

D andere optie is het uitbesteden van onderhoud. Dit scenario omvat het vermarkten van de Erootschatige en planmatige onderhoudswerkzaamheden, waarbij enkel een geminimaliseerde elgerl dienst resteert die ad-hoc en kleinschalig werk uitvoert. Dit vergroot de afhankelijkheid var de markt, ook wanneer binnen de eigen regio op onderdelen geen lokale marktpartij beschikbaar is. Via formele (aI dan niet Europese) aanbesteding wordt een vooraf vastgelegde taakomschrijving aangeboden aan de markt. Aangezien sprake is van concurrentie zal dit in de aanbesteding tot scherpe inschrijvingsstaten leiden, wat voor een gemeente interessant lijkt. Om de kwaliteit te waarborgen zal middels een BPKV (beste prijs-kwaliteit verhouding) aanbestedingsprocedure een marktpartij voor enkele jaren het onderhoud gaan verzorgen.

Door middelvan dossieworming kan bij onenigheid tussen de partijen eenvoudiger gebroken worden met de marktpartij, aangeziende gemeente de voorwaarden bepaalt en het resultaat

monitort. Dit vergt echter veel voorbereiding om potentidle (juridische en/of financidle) risico’s te ondervangen. Daarmee worden de uitvoeringsrisico’s grotendeeis overgedragen aan de

externe partij, waarmee de verantwoordelijkheidvan de gemeente (deels) afgekocht is. WeI wordt de gemeente door burgers en gebruikers aangesproken wanneer een derde partij de

kwaliteit niet voldoende op peil houdt. Ook vraagt de aanbestedingsprocedure en het contractmanagement relatief veel van de interne organisatie. Dit leidt tot meer juridische zaken,

extratoetsen en kansen op een verslechterende relatie en/of rechtszaken/bezwaren.Vanwege de rechtspositie van de huidige medewerkers en de afschaling van de buitendienst is dtt een

langdurigtraject. Een neveneffecthiervan is dat op basisvan VAT-kosten een grotere omvang van de binnendienst benodigd zal zijn om contracten, bestekken, monitoring en sturing in te vullen. Dtt zal de reductie in de buitendienst (deels) te niet doen. Concrete indicatieve getallen voor dit scenario vragen om een diepgaander organisatie- en formatieonderzoek.

Blad 19 van 30

datum 19 september 2023 projectnummer 0482149.100 betreft Onderzoek buitendienst Hellendoorn

5.2

0

Gemeente

Hellendoorn

Bijdrage aan kernwaarden Effectgerichtwerken De focus op schoon, heel en veilig is voor een inbesteding (1) goed en effectief haalbaar. De focus

van de organisatie ligt veelal op de standaard werkzaamheden. WeI kan de gemeente sturen op

de beoogde effecten wanneer deze vooraf intern tactisch vertaald worden naar beheer- en uitvoeringsplannen, deze zijn momenteel in ontwikkeling. De organisatie kan op relatief korte

termijn reageren op ad-hoc meldingen en kleinschalige reparaties zodatverhardingen en meubilair toegankelijk blijven voor gebruikers. Een marktpartij (2) is gespecialiseerd in schoon, heel en veilig.

Bij de inschrijvingsIeidraad kan de partij uitgedaagd worden invullingte geven aan de beoogde aanvullende effecten, echter blijkt in de beheerpraktijk dat dtt niet eenvoudig is. De commerciele marktpartij werkt op basis van contracten en bestekken, en zal dus in de regel minder snel ingaan

op ad-hoc werkzaamheden. Om dit te bewerkstelligen zal de gemeente Hellendoorn aan de

voorkant zeer duidelijk en concreet moeten uitvragen en vastleggen op welke wijze deze werkzaamheden geborgd en uitgevoerd kunnen worden. Gezien de vastgelegde richtlijnen op basis

e

van beeldkwaliteitdie voor aannemers moment:eel leidend zijn, zullen deze geen aanvullende werkzaamheden tot duurzame instandhouding van het areaal uitvoeren tot dit contractueel vereist is. Intern integraal werken

Bij een inbesteding aan een maatschappelijke organisatie nemen medewerkers binnen vakgroepen

sectoraal de werkzaamheden binnen hun werkveld voor hun rekening. In een uitbestedingsscenarioworden sectoraal vakbekwame medewerkers ingezet. Met name bij de

vakgroepen groen, reiniging en civiele kunstwerken wordt recent innovatievergewerkt. De

ervaringen in Nederland laten zien dat hier innovatieve technieken rond geodata, onkruidherkenning op basis van dronebeelden en life-cycle-assetmanagement van civiele kunstwerken ontwikkeld worden. Voor gespecialiseerde aannemers zijn de investeringen (tijd,

a

middelen, opleidingen) eenvoudiger te realiseren vanwege de hoge mate van specialisme en het

beoogde rendement.

Inwoner centraal stellen De opdrachtgever is aan zet in zowel de in- als uitbesteding, de gemeente bepaalt dus zelf welke

tactische doorvertaling in het beheerplan gemaakt moet worden en ten grondslag ligt aan de werkwijze van de organisatie of marktpartij. Bij een maatschappelijke organisatie heeft de gemeente Hellendoorn in samenspraak met andere aandeelhouders mogelijkhedentot sturing in de uitvoering op basis van (nieuwe) uitgangspunten en doelen. In een uitbesteding is echter de afgelopen twee decennia gebleken dat de markt niet onuitputtelijk is. Aannemers willen en moeten goed ge'instrueerd worden over taken en uitvoeringswijze, waarbij afwijkingen doorbelast

worden naar de opdrachtgever(gemeente,niet inwoner). Dit is een duidelijkverschil met een maatschappelijkbetrokken eigen dienst.

5.3

©

Bijdrageaan kernopgaven Toekomstbestendig

Om invullingte gevenaan toekomstbestendigheid is de opdrachtgeveraan zet middelsde

uitvraag. Dit geldt zowel voor een inbestedingsconstructieals uitbesteden. Hiervoor dienen tactische doelen in beheerplannen nauwgezet uitgewerkt te zijn. Op instructieniveau dienen

Blad 20 van 30

datum projectnummer betreft

19 september 2023 0482149.100 Onderzoek buitendienstHellendoorn

(;emeente

Hellendoorn

fF

wensen met betrekkingtot duurzaamheid uiteengezet te kunnen worden door de gemeente. In een samenwerkingsorganisatiemet meerdere gemeenten valt een efficiencyvoordeelte behalen, hoewel in de praktijk blijkt dat dit een lastige opgave is. Met betrekking tot uitbesteding

overheerste de afgelopen decennia de gedachte dat 'de markt het wet oplost' . Hiervan komen opdrachtgevers op dit moment echter terug, aangezien de aannemer goed geTnstrueerdwil en moet worden. Dit vergt grate inzet van de binnendienst om contractueel te borgen dat concreet invullinggegeven kan warden aan de beheerdoelen zoals klimaatadaptatie, en met name hoe , Sectoraal biedt de markt innovaties om hieraan bij te dragen, echter hangt hieraan een aanzienlijk prijskaartje, en is de marktverhouding tussen vraag en aanbod bepalend voor de hoeveelheid eisen

die aan een bestek gesteld kan warden om inschrijvingen te ontvangen. De inschrijvingsIeidraad is dus in grote mate bepalend om marktpartijen uit te dagen met een innovatief planvan aanpak

te komen voor de uitvoering. Hieraan zijn in de regel grote(re) kosten verbonden voor werkwijzen die in de praktijk lastig ten uitvoer te brengen zijn.

@ Digitalisering Door de gemeente Hellendoornis zelf te sturen in samenspraak met andere aandeelhouders van

de maatschappelijke organisatie.Met een marktpartijkan sterk regiegevoerdworden op de contractueel vastgelegde verplichtingen. De marktpartij zal vanuit financieel belang optimalisatie

a

van de werkwijze doorvoeren waar mogelijk. De werkwijze en invullingvan digitaliseringhierin vormt hierin een businesscasevoor de aannemende partij. In de regelis hierop weinig invloed uit te oefenen aangezien de bestekken en prestatiecontracten een resultaatsverpIichting vormen. Inclusie

De samenwerkingsorganisatiekan gevraagd worden aan een vooraf vastgesteld percentage inzet

van SW-medewerkers te voldoen. In deze inzet en de begeleiding hiervan heeft de organisatie vaak

ervaring. Hiermee kan de gemeente (deels) blijven voldoen aan haar taakstelling. Gezien de

verwachte ontwikkelingen en leegloop van het SW-bestand sindsde invoering van de Participatiewet in 2015 is de keuze voor een samenwerking aantrekkelijker geworden vanwege de bundeling van het aantal medewerkers met een indicatie. Hiermee kan effectievergezorgd worden

voor begeleidingen passendewerkzaamheden.De markt kan middels een SROI paragraaf gevraagd worden invulling te geven aan werkzaamheden voor medewerkers met een afstand tot

de arbeidsmarkt. Momenteel bedraagt dit percentage voor groenbeheer bijvoorbeeld 5%. De gemeente Hellendoornheeft geen invloed op leer-werktrajecten en het doorstromen van nieuw beschut medewerkers naar een reguliere baan nu dit uitbesteed is. Daarmee geeft het een groot

O

deel van de toegevoegde sociale waarde, die de buitendienst nu verzorgd, weg. Participatie Aangezien de gemeente deels eigenaar is van een maatschappelijke organisatie representeert deze

zowel de gemeente als een externe partij. De gemeente Hellendoorn zal dan ookaanspreekpunt blijven omtrent de uitvoering hiervan. De zichtbaarheid en benaderbaarheid blijft dan ook op straat. Daarnaast biedt de maatschappelijkeorganisatie kans op overname van medewerkers van de huidige werf waarmee gebiedskennisbehouden blijft. Een risico hierbij is echter leegloop van medewerkers die deze overstap niet wensen te maken en daarmee kan een aanzienlijkdeel van de herkenbaarheid, gebiedskennis en lokale vakexpertise verloren gaan. Met de betreffende marktpartij kan contractueel vastgelegd worden dat een voorman aanspreekbaar dient te zijn om inwoners te woord te staan. Dit is echter niet van nature een roI die de commercidle marktpartij