Defintief accountantsverslag 2023 - gemeente Heerlen
Tekst van het document
Accountantsverslag 2023 Gemeente Heerlen
Deloitte Accountants B.V. Amerikalaan 110 6199 AE Maastricht Airport Postbus 1864 6201 BW Maastricht Nederland Tel: 088 288 2888 www.deloitte.nl
Aan de gemeenteraad van de gemeente Heerlen Postbus 1 6400 AA Heerlen Onderwerp Accountantsverslag 2023 Datum 11 juni 2024 Ons kenmerk Behandeld door I. Wetters MSc RA Audit Director Tel: 06 2078 9984 iwetters@deloitte.nl
Geachte leden van de raad, Graag bieden wij u hierbij ons accountantsverslag aan met betrekking tot de controle van de jaarrekening 2023 van de gemeente Heerlen. Deze rapportage beschrijft op hoofdlijnen onze controleaanpak en de belangrijkste aangelegenheden die wij tijdens onze controle in overweging hebben genomen. Wij zijn van mening dat de reikwijdte van onze werkzaamheden en de resultaten daarvan een deugdelijke basis vormen voor ons oordeel over de jaarrekening 2023 van de gemeente Heerlen. De jaarrekening 2023 is opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Heerlen. Bij deze jaarrekening hebben wij op 11 juni 2024 een goedkeurende controleverklaring voor het getrouwe beeld verstrekt. Onze controle is uitgevoerd in overeenstemming met onze opdrachtbevestiging d.d. 10 november 2023 en met ons auditplan, dat op 24 oktober 2023 is besproken met de wethouder Financiën. Wij hebben het concept van dit accountantsverslag ambtelijk besproken met een vertegenwoordiging van de ambtelijke organisatie op 21 mei 2024 en met uw wethouder op 24 mei 2024. Tevens hebben wij dit rapport toegelicht aan de werkcommissie financiële audit tijdens de vergadering van 28 mei 2024. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V.
J.W.A. Geurts MSc RA Audit Senior Manager Tel: 06 83 33 01 79 jgeurts@deloitte.nl drs. R.A.A.M. Erkens RA Audit Manager Tel: 06 8201 2535 rerkens@deloitte.nl
I. Wetters MSc RA
Op alle opdrachten verricht door Deloitte, behoudens M&A Diensten, zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is a Netherlands affiliate of Deloitte NSE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.
Inhoudsopgave Bestuurlijke samenvatting
4
Belangrijkste bevindingen, conclusies en aanbevelingen
5
Bevindingen jaarrekening
8
• De financiële positie van uw gemeente
9
• Rechtmatigheidsverantwoording
13
Interne beheersing
19
• Belangrijkste bevindingen voor de interne beheersing
20
Bijlagen
21
• Bijlage A1 - Niet-gecorrigeerde controleverschillen
22
• Bijlage A2 - Onzekerheden in de controle
23
• Bijlage B - Bevindingen controle SiSa-bijlage 2023
24
• Bijlage C - Onafhankelijkheidsbevestiging
28
© 2024. For information, contact Deloitte The Netherlands.
Accountantsverslag 2023
3
Bestuurlijke samenvatting Bestuurlijk relevante bevindingen en aanbevelingen jaarrekeningcontrole In dit hoofdstuk geven wij een korte samenvatting van de overige hoofdstukken in dit accountantsverslag
© 2024. For information, contact Deloitte The Netherlands.
Accountantsverslag 2023
4
Belangrijkste bevindingen, conclusies en aanbevelingen Getrouwheid
Rechtmatigheid
Welke verbeteringen zien wij?
Welke aandachtspunten zien wij?
•
Wij hebben een goedkeurende controleverklaring verstrekt voor het getrouwe beeld van de jaarrekening.
•
De gehanteerde materialiteit voor fouten en onzekerheden bedraagt € 5,5 miljoen respectievelijk € 16,7 miljoen.
•
Wij hebben tijdens onze controle van de WNT geen niet-gecorrigeerde feitelijke afwijkingen geïdentificeerd die de materialiteitsgrens in het controleprotocol WNT te boven gaan.
•
Het college van B&W heeft in zijn rechtmatigheidsverantwoording fouten gerapporteerd die boven de verantwoordingsgrens liggen.
•
In de paragraaf bedrijfsvoering zijn de bevindingen boven de rapporteringstolerantie toegelicht door het college.
•
De gehanteerde verantwoordings- en rapportagegrens bedraagt € 16,7 miljoen respectievelijk € 200.000.
•
Wij hebben de conclusies van het college in ons getrouwheidsoordeel betrokken en daaruit zijn geen materiële tekortkomingen gebleken.
•
Wij hebben geen fouten en/of onzekerheden geconstateerd ten aanzien van de SiSa-bijlage die als bijlage bij de jaarstukken is opgenomen. In Bijlage B - Bevindingen controle SiSa-bijlage 2023 is de voorgeschreven tabel met fouten en onzekerheden opgenomen.
Wij zien dat uw gemeente de volgende verbeteringen heeft gerealiseerd: •
In het proces en in het balansdossier is een aantal belangrijke verbeteringen gerealiseerd, zoals de onderbouwingen van de reguliere overlopende posten.
•
De frequente afstemming tussen de ambtelijke organisatie en de accountant heeft tot een efficiënt controleproces geleid.
Daarnaast onderkennen wij de volgende belangrijke aandachtspunten: •
Wij merken op dat niet alleen het aantal SiSa-regelingen maar ook de complexiteit van die regelingen toeneemt. Wij raden u aan om ten aanzien van de SiSa-verantwoording blijvende aandacht te hebben voor voldoende capaciteit in de voorbereiding van het jaarrekeningproces en voor de kennisontwikkeling binnen uw organisatie. Een gevolg hiervan is dat er meerdere bevindingen zijn geconstateerd ten aanzien van de met de SiSa-regelingen samenhangende overlopende posten. Deze bevindingen omvatten zowel bevindingen met resultaatimpact als herrubriceringen. Het aantal bevindingen heeft tot aanvullende controlewerkzaamheden geleid. Wij vragen u dan ook om voor komend jaar voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole een toets uit te voeren op deze overlopende posten om te voorkomen dat wij deze tekortkomingen gedurende de controle constateren.
•
De totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording heeft gedurende de afgelopen jaren te weinig prioriteit gehad. Hierdoor zijn het interne-beheersingsplan, alsmede de definitieve rapportage, pas heel laat opgesteld. Ook ontbreekt het nog aan gedegen risicoanalyses, waaronder de frauderisicoanalyse. Mede doordat de gemeenteraad heeft gekozen voor een ingroeimodel met een verantwoordingsgrens van 3%, heeft de gemeente de werkzaamheden uiteindelijk tijdig af weten te ronden en de rapportage kunnen opstellen. Wij adviseren u dan ook, nogmaals, met klem om hier prioriteit aan te geven zodat de organisatie ingericht kan worden en hierin kan groeien.
•
Het ontbreekt aan een geactualiseerde en geformaliseerde gemeentebrede frauderisicoanalyse en beleid inzake misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O-beleid). Hierdoor loopt de gemeente onnodige extra risico’s in het kader van fraude en het misbruiken of oneigenlijk gebruiken van gemeenschapsgeld. Net als in onze adviesbrief 2023 vragen wij u hier prioriteit aan te geven, zodat u over een actuele analyse beschikt en hierop beleid kunt formuleren. Hierdoor zal het voor de gemeente duidelijk zijn waar de risico’s liggen en hoe deze beheerst worden. Mochten zich vervolgens toch gevallen van fraude of misbruik dan wel oneigenlijk gebruik voordoen, dan ligt er een te volgen stappenplan om hier actie op te ondernemen.
© 2024. For information, contact Deloitte The Netherlands.
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Bijlagen
Accountantsverslag 2023
5
Belangrijkste bevindingen, conclusies en aanbevelingen Financiële positie
•
Het eigen vermogen is ultimo 2023 verminderd ten opzichte van 2022. Dit wordt met name veroorzaakt door de besteding van de budgetten vrijvallend uit de reserve nog uit te voeren werkzaamheden. De hoogte van de algemene reserve voldoet aan de norm van de gemeenteraad, zijnde minimaal 2% van de begroting.
•
De beschikbare weerstandscapaciteit bedraagt ultimo 2023 € 20,8 miljoen (2022: € 17,4 miljoen). Deze weerstandscapaciteit is lager dan de door de gemeente Heerlen onderkende en aanwezige risico’s van € 21,5 miljoen (2022: € 20,2 miljoen). Dit past binnen de afgesproken norm van de gemeenteraad, maar ligt lager dan het advies van de VNG, waarin een ratio van 1,0 als voldoende aangemerkt wordt.
•
Uw jaarrekening toont wat betreft de baten en lasten een verschil tussen de begroting en de realisatie, en kent een nadelig saldo van baten en lasten van € 8,5 miljoen. Na mutaties van de reserves is er sprake van een positief gerealiseerd resultaat van € 6,2 miljoen (2022: voordelig € 23,9 miljoen).
IT-omgeving
•
De naar aanleiding van onze IT-werkzaamheden geconstateerde tekortkomingen in de automatiseringsomgeving leiden ertoe dat de gemeente en wij niet zonder meer kunnen steunen op de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Hierover rapporteren wij verderop in dit verslag. Onze aanpak ligt daarmee in lijn met die van voorgaande jaren. Aangezien iedere organisatie waardevolle informatie heeft te verliezen of ernstige schade kan lijden als de IT-infrastructuur (tijdelijk) niet beschikbaar is, benadrukken wij het belang van een cyberrisicoanalyse als vast onderdeel van het interne-controlesysteem, dat erop is gericht bedrijfsrisico’s te onderkennen, het belang en de waarschijnlijkheid daarvan in te schatten, en de interne beheersing daarop toe te spitsen.
Interne beheersing
•
Op basis van de interim-controle 2023 hebben wij enkele tekortkomingen geïdentificeerd in de interne-beheersingsmaatregelen voor de financiële verslaggeving. Onze belangrijkste bevindingen zijn met u gedeeld, en zijn besproken in de WFA van 22 januari 2024. In het voorliggende accountantsverslag vindt u onze bevindingen naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole.
•
Memoriaalboekingen zijn (correctie)boekingen die niet via de reguliere boekingsgang plaatsvinden. Deze boekingen zijn hierdoor in opzet meer risicovol en daarom besteden wij bij onze controle extra aandacht aan deze boekingen. Wij merken op dat de gemeente inzet op een verbetering en systeemtechnisch ingerichte workflow van de processen rondom memoriaalboekingen bij de implementatie van het nieuwe financiële systeem. Wij zullen deze ontwikkelingen blijven monitoren en bij live-gang van het systeem toetsen of deze workflow in opzet en bestaan adequaat is ingericht. Om de controle zo efficiënt en effectief mogelijk uit te voeren, en toe te spitsen op het specifieke risico en karakter van memoriaalboekingen, hebben wij gebruikgemaakt van een data-analysetool. Hieruit zijn geen onjuistheden, onrechtmatigheden of andere bijzonderheden gebleken.
•
Binnen het zorgdomein (Wmo en Jeugd) is een landelijke ontwikkeling zichtbaar, waarbij de lasten de afgelopen jaren fors zijn toegenomen. Waar dit in eerste instantie hoofdzakelijk kwam door een toenemende zorgvraag zien wij in 2023 dat er met name sprake is van een toenemende zorgzwaarte met betrekking tot de jeugdzorg. Dit betekent dat cliënten vaak een zwaardere en daarmee duurdere vorm van zorg nodig hebben. Ook is de verwachting dat de zorgkosten verder zullen stijgen door de verwachte ontwikkeling van de tarieven van zorgaanbieders. Zorgaanbieders hebben op dit moment te maken met sterk oplopende kosten als gevolg van loonstijgingen en oplopende huisvestingslasten. Dit leidt ertoe dat de financiële posities van zorginstellingen in toenemende mate onder druk komen te staan, wat naar verwachting een prijsopdrijvend effect heeft op de tarieven. In het licht van deze landelijke ontwikkelingen constateren wij ook dat de gemeente Heerlen gebukt gaat onder stijgende kosten in het zorgdomein. De jeugdkosten zijn in 2023 met € 5,1 miljoen (€ 3,8 miljoen JENS, € 1,3 miljoen Maastricht) gestegen ten opzichte van 2022. De Wmo-kosten zijn met circa € 3,4 miljoen (€ 1,7 miljoen Stand-By en € 1,7 miljoen overige regelingen) gestegen ten opzichte van 2022 (excl. Begeleid wonen).
Sociaal domein
© 2024. For information, contact Deloitte The Netherlands.
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Bijlagen
Accountantsverslag 2023
6
Belangrijkste bevindingen, conclusies en aanbevelingen Grondexploitatie
•
Voor de grondexploitatie hebben wij het proces, de dossiervorming en de onderbouwingen beoordeeld waarop het management de geactualiseerde schattingen heeft gebaseerd. Wij hebben onder andere een analyse gemaakt van de realisatie in 2023 en de geactualiseerde schattingen ultimo 2023 versus de schattingen in de jaarrekening 2022 (‘backtesting’). Ook hebben wij de door de gemeente toegepaste parameters voor onder andere de toerekening van kosten- en opbrengstenstijgingen gecontroleerd, waarbij wij onder andere gebruik hebben gemaakt van de beoordeling door een door uw gemeente ingeschakelde externe deskundige. Wij zijn van mening dat de waardering van de grondexploitatie op basis van de hiervoor beschreven werkzaamheden een getrouw beeld weergeeft.
Overlopende posten
•
Wij hebben geconstateerd dat de gemeente ten aanzien van de reguliere overlopende posten een verbeterslag gemaakt heeft ten opzichte van vorig jaar. Doordat er aandacht besteed is aan de onderbouwingen van de jaaroverstijgende rechten en verplichtingen is de controle hiervan efficiënter verlopen en is er sprake van minder bevindingen dan de afgelopen jaren.
•
Wij constateren ten aanzien van de met de SiSa-regelingen samenhangende overlopende posten dat deze niet altijd juist in het conceptboekwerk opgenomen worden. Een van de redenen hiervoor is dat in de jaarrekening de mutaties vanuit de financiële administratie in hun geheel worden overgenomen, zonder dat deze kritisch worden beoordeeld. Hierdoor waren deze niet juist in de jaarrekening opgenomen en dit heeft geleid tot verschillende correcties in de mutaties, maar niet in de eindstand. Wij willen u dan ook adviseren om deze volgend jaar, mede gezien de toename in aantal en complexiteit van de SiSa-regelingen, specifiek aan een kwaliteitstoets te onderwerpen alvorens deze opgenomen worden in de conceptjaarrekening.
•
Alle geconstateerde bevindingen zijn gecorrigeerd in de jaarrekening, waardoor er geen (niet-)gecorrigeerde bevindingen, onzekerheden en tekortkomingen in de toelichtingen resteren. Zie bijlagen A.
•
In bijlage C is onze volledige onafhankelijkheidsbevestiging te vinden.
•
Wij hebben geconstateerd dat de gemeente geen geactualiseerde frauderisicoanalyse heeft. Daarnaast heeft de gemeente ook geen beleid ten aanzien van het misbruiken of oneigenlijk gebruiken van gemeenschapsgeld (M&O-beleid). Wij adviseren u nogmaals hier prioriteit aan te geven, zodat de risico’s in kaart gebracht worden en hier beheersing aan gekoppeld kan worden. Hiermee voorkomt u dat uw organisatie onnodige risico’s loopt ten aanzien van fraude of het misbruiken of oneigenlijk gebruiken van gemeenschapsgeld.
•
Tevens hebben wij als onderdeel van onze werkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole vastgesteld dat er binnen uw organisatie op een adequate wijze opvolging wordt gegeven aan integriteitsmeldingen. Tijdens onze controle over 2023 zijn door ons geen fraudegevallen geconstateerd.
•
Wij hebben gedurende onze controle een additioneel frauderisico onderkend op het gebied van de goedkeuring van geleverde prestaties die niet daadwerkelijk hebben plaatsgevonden of die betrekking hebben op persoonlijk gebruik. Hoewel wij hierin geen kwantitatief materieel frauderisico onderkennen, zien wij in de praktijk dat significante frauduleuze transacties leiden tot veel raadsen media-aandacht. Op basis van aanvullende steekproefcontroles hebben wij daarop geen onregelmatigheden geconstateerd.
Opstel- en controleproces
•
Medio 2023 hebben wij met de ambtelijke organisatie het opstel- en controleproces van de jaarrekening 2022 geëvalueerd. Tijdens deze bijeenkomst hebben we gezamenlijk een plan van aanpak gemaakt voor het jaarrekeningproces 2023. Naar aanleiding hiervan zijn waar nodig aanscherpingen doorgevoerd in het interne ‘draaiboek’ voor het opstelproces en de werk- en planningsafspraken voor de jaarrekeningcontrole. Onderdeel hiervan waren workshops met betrekking tot de SiSa en de overlopende posten en frequente afstemming inzake de rechtmatigheidsverantwoording. Dit heeft niet op alle onderdelen tot een verbetering geleid. Wij hebben ten aanzien van de SiSa-bijlage zelf een verbetering geconstateerd, maar met name ten aanzien van de met de SiSa samenhangende overlopende posten en de rechtmatigheidsverantwoording zijn nog stappen te zetten.
Speerpunten
•
In het auditplan 2023 zijn de speerpunten opgenomen. Deze speerpunten zijn reeds behandeld en besproken op basis van onze adviesbrief 2023 (die op 22 januari 2024 is besproken met de WFA). Voor een gedetailleerde uitwerking van de genoemde speerpunten verwijzen wij u naar de adviesbrief.
Overig Frauderisicoanalyse en M&O beleid
© 2024. For information, contact Deloitte The Netherlands.
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Bijlagen
Accountantsverslag 2023
7
Bevindingen jaarrekening
In dit hoofdstuk zullen wij kort ingaan op de financiële situatie van de gemeente Heerlen, de rechtmatigheidsverantwoording toelichten, alsmede de belangrijkste financiële posities in de jaarrekening toelichten
© 2024. For information, contact Deloitte The Netherlands.
Accountantsverslag 2023
8
De financiële positie van de gemeente De vermogenspositie van uw gemeente is verminderd Het BBV, de verslaggevingsregels voor gemeenten, maakt een duidelijk onderscheid tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen worden gemuteerd. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Het gerealiseerd totaalsaldo van baten en lasten over het boekjaar 2023 bedraagt € 8,5 miljoen nadelig. Per saldo is tussentijds € 14,7 miljoen aan de reserves onttrokken, zodat het uiteindelijk gerealiseerde resultaat over 2023 circa € 6,2 miljoen voordelig bedraagt. Dit resultaat is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans.
Eigen vermogen (x € 1.000)
2023
2022
2021
2020
Eigen vermogen per 1 januari
70.303
48.868
32.719
19.855
Tussentijdse resultaatbestemming
-14.739
-2.419
-908
3.037
Gerealiseerd resultaat
6.212
21.435
17.057
9.827
Eigen vermogen per 31 december
61.776
70.303
48.868
32.719
In het overzicht hiernaast hebben wij de ontwikkeling van het eigen vermogen opgenomen. De omvang van het eigen vermogen bedraagt ultimo 2023 circa 10,3% van het balanstotaal (ultimo 2022: 12,5% van het balanstotaal) en is afgenomen ten opzichte van 2022. Het eigen vermogen voldoet echter wel aan de norm van de gemeenteraad. Saldo baten en lasten Het feitelijke saldo van baten en lasten in een jaar is weergegeven als het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten. Daarnaast kent de gemeente het gerealiseerde resultaat. Dit is het gerealiseerde totaalsaldo van baten en lasten plus of min de tussentijdse resultaatbestemming. Deze tussentijdse resultaatbestemming bestaat uit de onttrekkingen aan en stortingen in reserves gedurende het boekjaar. Deze mutaties in reserves vinden plaats op basis van door de gemeenteraad genomen besluiten. Het gerealiseerde resultaat is dus mede het gevolg van de eerdere politieke besluitvorming.
© 2024. For information, contact Deloitte The Netherlands.
Bestuurlijke samenvatting
Exploitatieresultaat (x € 1.000) Totale baten
533.569
Totale lasten
- 542.096
Gerealiseerd totaal saldo baten en lasten
- 8.527
Af: stortingen in reserves
-16.694
Bij: onttrekkingen aan reserves
31.432
Gerealiseerd resultaat
6.212
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Bijlagen
Accountantsverslag 2023
9
De financiële positie van de gemeente Kengetallen voor gemeente Heerlen (begroot en werkelijk over de periode 2020-2023)
Solvabiliteit De solvabiliteit geeft inzicht in de mate waarin de gemeente in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Als sprake is van een forse schuld en veel eigen vermogen (totaal van algemene en bestemmingsreserves), hoeft een hoge schuld geen probleem te zijn voor de financiële positie. Hoe hoger de solvabiliteitsratio, hoe groter de weerbaarheid van de gemeente. Uw solvabiliteit van 10,4% classificeert voor wat betreft de door de VNG opgestelde normen als meest risicovol.
Structurele exploitatieruimte
Solvabiliteit
14%
4%
12%
3%
10%
2%
8%
Nettoschuldquote Hoe hoger de schuld, hoe hoger de nettoschuldquote. De nettoschuldquote weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de gemeente ten opzichte van de eigen middelen en geeft een indicatie van de ‘druk’ van de rentelasten en -aflossingen op de exploitatie. Uw nettoschuldquote van 73,8% classificeert volgens de VNG-normen als minst risicovol.
1%
6% 4%
0%
2%
-1%
0%
-2% 2020
Structurele exploitatieruimte Voor de beoordeling van de financiële positie is het ook van belang te kijken naar de structurele baten en lasten. Structurele baten zijn bijvoorbeeld de algemene uitkering uit het gemeentefonds en de opbrengsten uit de onroerendezaakbelasting. Dit kengetal geeft aan hoe groot de structurele exploitatieruimte is, doordat wordt gekeken naar de structurele baten en lasten en deze worden vergeleken met de totale baten. Een positief percentage betekent dat de structurele baten toereikend zijn om de structurele lasten (waaronder de rente en aflossing van leningen) te dekken. Uw structurele exploitatieruimte van -/- 0,8% in 2023 classificeert volgens de VNG als meest risicovol.
2021
2022
Begroot
Werkelijk
2023
2020
2021
2022
Begroot
Werkelijk
2023
Nettoschuldquote 100% 80% 60% 40% 20% 0% 2020
© 2024. For information, contact Deloitte The Netherlands.
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
2021
2022
Begroot
Werkelijk
2023
Interne beheersing
Bijlagen
Accountantsverslag 2023
10
De financiële positie van de gemeente Voorspellende waarde van uw begroting
Saldo baten en lasten | Begroting vs realisatie (x € 1 miljoen)
De jaarrekening 2023 sluit met een positief gerealiseerd resultaat van circa € 6,2 miljoen. De begroting is voor uw gemeente een belangrijk sturingsinstrument. Het is een kaderstellend document waarmee de gemeenteraad financiële en beleidsmatige kaders vaststelt waarbinnen het college zijn beleid en doelen kan realiseren.
25 15 5 (5)
Uw organisatie is zich bewust van de forse afwijkingen tussen de (bijgestelde) begroting en de realisatie en is op dit moment kritisch aan het kijken naar de P&C-producten en de financiële bijstellingen hierin.
(15) Begroting 2021
Een deel van de afwijkingen is te verklaren doordat alleen budgetneutrale wijzigingen worden verwerkt in de bijgestelde begrotingen. Wijzigingen die niet budgetneutraal zijn worden alleen toegelicht aan de gemeenteraad, maar leiden niet tot aanpassingen in de bijgestelde begroting. Dit is conform de huidige afspraken met de gemeenteraad. Het andere deel van de afwijkingen is te verklaren door het niet uit kunnen voeren van de ambities, onvoldoende realisatiekracht aan de lastenkant, en van late bijstellingen vanuit het Rijk in onder andere de algemene uitkering aan de batenkant.
Realisatie 2022
Begroting 2023
Realisatie 2023
550 500 450 400 350 300 Begroting 2021
Kwaliteit en transparantie van de jaarstukken Bij de jaarrekeningcontrole hebben wij vastgesteld dat uw jaarstukken 2023 voldoen aan de vereisten van het BBV. Wij hebben bij onze werkzaamheden de jaarstukken integraal doorgenomen en hebben daarbij – naast de verenigbaarheid van jaarverslag en jaarrekening – vanuit het belang en begrip van de gebruikers van de jaarstukken vooral gelet op de toegankelijkheid en begrijpelijkheid van de daarin opgenomen toelichtingen en analyses. Dit laat onverlet dat wij tussen conceptjaarrekening en definitieve jaarrekening een groot aantal correcties hebben laten doorvoeren. Wij vragen de organisatie om het proces van de jaarrekening kritisch te beoordelen om verbeteringen te identificeren.
Bestuurlijke samenvatting
Begroting 2022
Baten | Begroting vs realisatie (excl. mutaties reserves) (x € 1.000)
Conform onze eerdere opmerkingen in de adviesbrief, blijven wij de gemeente adviseren om een realistischer model van prognosticeren te hanteren en alle wijzigingen punctueel te verwerken in de begroting.
© 2024. For information, contact Deloitte The Netherlands.
Realisatie 2021
Realisatie 2021
Begroting 2022
Realisatie 2022
Begroting 2023
Realisatie 2023
Lasten | Begroting vs realisatie (excl. mutaties reserves) (x € 1.000) 550 500 450 400 350 300 Begroting 2021 Bevindingen jaarrekening
Realisatie 2021
Interne beheersing
Begroting 2022
Realisatie 2022
Bijlagen
Begroting 2023
Realisatie 2023
Accountantsverslag 2023
11
De financiële positie van de gemeente Weerstandscapaciteit (x € 1 miljoen)
Het weerstandsvermogen is toegenomen Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en de benodigde weerstandscapaciteit op basis van de door de gemeente ingeschatte risico’s. Beiden zijn gemuteerd in 2023; de ratio weerstandsvermogen is met 0,11% toegenomen.
25
Beschikbare weerstandscapaciteit
15
De door uw gemeente berekende beschikbare weerstandscapaciteit bedraagt € 20,8 miljoen (2022: € 17,4 miljoen). De beschikbare weerstandscapaciteit is toegenomen ten opzichte van vorig jaar doordat de algemene reserve is gestegen.
20
10 5 -
Benodigde weerstandscapaciteit De inventarisatie van risico’s – die in de paragraaf ‘Weerstandsvermogen en risicobeheersing’ van het jaarverslag is opgenomen – geeft een indicatie van de financiële omvang van de belangrijkste (specifieke) risico’s, inclusief een schatting van de kans dat het geïdentificeerde risico zich voordoet, om daarmee de benodigde weerstandscapaciteit te kunnen bepalen. Daarbij geeft het college een doorlopend inzicht in de grootste risico’s (qua financiële impact en kans) voor uw gemeente, en is vermeld welke risico’s zijn vervallen en/of nieuw zijn geïdentificeerd. Ook is er een inhoudelijke toelichting gegeven op nieuw gedefinieerde en gewijzigde risico’s in de top van de belangrijkste risico’s.
2020
2021
2022
Benodigde weerstandscapaciteit
2023
Beschikbare weerstandscapaciteit
Ratio weerstandscapaciteit 1,50
Uw gemeente heeft op basis van deze risico-inventarisatie berekend wat de benodigde weerstandscapaciteit is. Het berekende bedrag voor specifieke risico’s bedraagt € 21,5 miljoen (2022: € 20,2 miljoen). Ten opzichte van 2022 is hiermee sprake van een toename.
1,00
Uw weerstandscapaciteit van € 20,8 miljoen is ontoereikend in relatie tot de berekende risico’s van € 21,5 miljoen en kwalificeert hiermee als matig. Dit heeft het college inhoudelijk nader toegelicht in de paragraaf ‘Weerstandsvermogen en risicobeheersing’ van het jaarverslag.
0,50
-
2020
2021
2022
2023
Ratio weerstandscapaciteit © 2024. For information, contact Deloitte The Netherlands.
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Bijlagen
Accountantsverslag 2023
12
Rechtmatigheidsverantwoording Vanaf het boekjaar 2023 is het college verplicht in de jaarrekening een rechtmatigheidsverantwoording op te nemen waarin het zich verantwoordt over de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties (inclusief begrotingsrechtmatigheid). In onze adviesbrief naar aanleiding van de interim-controle hebben wij gerapporteerd over de voortgang van de rechtmatigheidsverantwoording en vermeld dat de gemeente op dat moment nog onvoldoende basis had om tot de rechtmatigheidsverantwoording te komen. Tussen de interim-controle en de start van de jaarrekeningcontrole hebben wij veelvuldig contact gehad over de invulling van de ontbrekende elementen. Wij hebben geconstateerd dat de prioriteit voor dit onderwerp pas heel laat hoog werd en dat bijvoorbeeld het interne-beheersingsplan, een startpunt voor de uit te voeren controles, pas in april is vastgesteld. Ook is er nog altijd geen sprake van gedegen (fraude)risicoanalyses, waardoor het fundament voor een gedegen interne controle nog niet van het gewenste niveau is. Wij wijzen u dan ook op de risico’s die deze werkwijze met zich meebrengt en de druk die dit op de organisatie en de accountantscontrole gelegd heeft.
Ondanks dat deze verantwoording de afgelopen jaren te weinig prioriteit heeft gehad, heeft de gemeente mede door de verantwoordingsgrens uiteindelijk wel een rechtmatigheidsverantwoording op kunnen stellen en kunnen onderbouwen. Normenkader Het college heeft het van toepassing zijnde normenkader in kaart gebracht. Het normenkader en de financiële verordening zijn door de gemeenteraad vastgesteld in zijn vergadering van 20 december 2023. Wij hebben vastgesteld dat dit normenkader leidend is geweest voor het college om te komen tot de rechtmatigheidsverantwoording en de toelichtingen in de paragraaf bedrijfsvoering. In de financiële verordening zijn eveneens specifieke richtlijnen opgenomen over de wijze en diepgang van rapporteren over rechtmatigheid en de wijze waarop het college om dient te gaan met begrotingsafwijkingen.
© 2024. For information, contact Deloitte The Netherlands.
Bestuurlijke samenvatting
Verantwoordings- en rapportagegrens
Voorwaardencriterium
Aan de hand van het controleprotocol heeft de gemeenteraad de verantwoordings- en rapportagegrens vastgesteld. De gehanteerde verantwoordings- en rapportagegrens bedraagt € 16,7 miljoen respectievelijk € 200.000. De verantwoordingsgrens heeft het college gehanteerd bij het opmaken van de rechtmatigheidsverantwoording en de uiteindelijke conclusie daaromtrent. Fouten en onduidelijkheden die de verantwoordingsgrens niet overschrijden, zorgen voor een positieve uiting van het college waaruit blijkt dat de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. De rapporteringsgrens bepaalt de diepgang van de toelichting van het college in de paragraaf bedrijfsvoering.
Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld aan de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen c.q. voorwaarden zijn afkomstig uit de relevante wet- en regelgeving zoals opgenomen in het normenkader, en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Gemeenten stellen via de financiële verordening en/of onderliggende nota’s kaders vast die van invloed zijn op de verslaggeving. Het gaat hier om de invulling van de ruimte die het BBV biedt voor eigen gemeentelijke kaders. Denk hierbij aan grenzen voor het activeren van investeringen, afschrijvingstermijnen, omgang met reserves en voorzieningen en dergelijke. Deze vallen onder het getrouwe beeld en vallen per definitie onder de reikwijdte van de reguliere accountantscontrole.
Uit de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording komt een aantal onrechtmatigheden naar voren. Deze zijn juist verantwoord in de rechtmatigheidsverantwoording. Begrotingscriterium Bij de rechtmatigheidsverantwoording vormt het begrotingscriterium een belangrijk toetsingscriterium. Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten, lasten en balansmutaties, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en de hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). In de begroting zijn de bedragen voor de lasten en baten vermeld die door de raad zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting. De gemeenteraad en het college hebben afspraken gemaakt over in welke situatie lastenoverschrijdingen onrechtmatig maar acceptabel zijn (lastenoverschrijdingen zijn en blijven onrechtmatig, maar zijn onder voorwaarden acceptabel, wat betekent dat het college deze niet hoeft toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering). Wij hebben vastgesteld dat het college specifieke werkzaamheden heeft uitgevoerd ten aanzien van het begrotingscriterium. Hieruit blijkt dat er sprake is van overschrijdingen van de baten voor een bedrag van € 30 miljoen en van de lasten voor € 21 miljoen.
Formeel zijn deze overschrijdingen onrechtmatig, maar deze worden ingevolge de uitgangspunten zoals opgenomen in artikel 12 lid 4d van de financiële verordening als acceptabel aangemerkt. Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Ook voorwaarden die direct van invloed zijn op de verslaggeving c.q. het getrouwe beeld van de jaarrekening worden niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Hierbij kan worden gedacht aan het niet naleven van voorwaarden met betrekking tot recht, hoogte, duur, termijnen, normbedragen, doelgroep en grondslag bij bijvoorbeeld bijstandsverlening, maatschappelijke ondersteuning, inkomensoverdrachten en het opleggen van belastingen, hetgeen tot gevolg heeft dat de bijhorende lasten of opbrengsten onjuist of onvolledig zijn. Het niet naleven van deze voorwaarden heeft direct invloed op het getrouwe beeld van deze posten in de jaarrekening. Aanbestedingen Uw gemeente voert in het kader van de controle op de naleving van de aanbestedingsregels jaarlijks een uitgebreide ‘spendanalyse’ uit. Hieruit blijkt een onrechtmatigheid ten aanzien van de inhuurdossiers van € 3,5 miljoen. Dit is opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Een uitgebreidere toelichting op de onrechtmatigheden en de vervolgacties om deze op te lossen/te voorkomen is opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering van het jaarverslag. .
Bijlagen
Accountantsverslag 2023
13
Rechtmatigheidsverantwoording Overige onrechtmatigheden
Misbruik en oneigenlijk gebruik
Daarnaast is er sprake van een onrechtmatig verstrekte bijdrage aan een gemeenschappelijke regeling. Deze bijdrage voldeed niet aan de Wet op de gemeenschappelijke regelingen omdat de verslaggevingsregels niet zijn gevolgd.
De rechtmatigheidseis betreft ook de toetsing op juistheid en volledigheid van de gegevens, die door de belanghebbenden zijn verstrekt om het voldoen aan voorwaarden aan te tonen. Dit dient ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving (M&O-criterium). Om misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden te voorkomen zijn beheersmaatregelen nodig die functioneren. Het gaat er bij het M&O-criterium om dat er binnen de organisatie effectieve maatregelen zijn getroffen om misbruik te voorkomen, dan wel op te sporen, dat de vigerende wet- en regelgeving duidelijk is, aangepast is aan actuele omstandigheden en te handhaven is.
Daarnaast zijn twee bevindingen uit de accountantscontrole niet gecorrigeerd. Deze raken ook de rechtmatigheidsverantwoording voor een totale onrechtmatigheid van € 1,0 miljoen.
De gemeente dient een uitspraak te doen in hoeverre het M&O-beleid ook feitelijk wordt nageleefd en of de getroffen maatregelen werken. De basis daarvoor ligt in belangrijke mate bij de uitkomsten van de intern al uitgevoerde controles en evaluaties. In onze adviesbrief hebben wij geadviseerd om een centraal M&O-beleid voor de gemeente op te stellen, zodat enerzijds de vigerende wet- en regelgeving voor de organisatie duidelijk is en anderzijds de organisatie een uitgangspunt heeft om te handelen bij het constateren van overtredingen. De gemeente Heerlen heeft bij het afronden van onze controle nog geen M&O-beleid opgesteld en vastgesteld. Het risico is dat de organisatie hierdoor niet altijd op de hoogte is van hoe zij dient te handelen bij overtredingen in het kader van M&O. Tot slot heeft de gemeente Heerlen in 2023 in het kader van misbruik voor € 419.000 aan boetevorderingen opgelegd op grond van de participatiewet.
© 2024. For information, contact Deloitte The Netherlands.
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Bijlagen
Accountantsverslag 2023
14
Financiële vaste activa, grondexploitaties en voorzieningen, Waardering financiële vaste activa De gemeente Heerlen heeft een totaal van € 28,5 miljoen aan financiële vaste activa per 31 december 2023. Dit zijn vooral de langlopende leningen (Mijnwater, Trilandis en het zonnepanelenproject). De langlopende lening inclusief rente voor Mijnwater bedraagt per 31 december 2023 € 19,7 miljoen (exclusief voorziening van € 3,7 miljoen). Dit betreft een langlopende lening met een looptijd van nog 15 jaar. In 2023 heeft Mijnwater B.V. een positief resultaat behaald. Het overige deel van de uitstaande middelen heeft met name betrekking op Avantis GOB B.V. en Trilandis B.V. Binnen de jaarrekeningen van Avantis GOB B.V. en Trilandis blijken stille reserves aanwezig ten aanzien van de nog te verkopen gronden van respectievelijk € 3,1 miljoen en € 5,9 miljoen. De stille reserves worden pas gerealiseerd bij een eventuele verkoop van de gronden. Op basis van onze werkzaamheden hebben wij geen aanvullende risico’s op oninbaarheid van deze uitstaande middelen geïdentificeerd, waardoor er ook geen sprake is van het vormen van een aanvullende voorziening of een afwaardering van uitstaande middelen. Naar verwachting zullen de gronden in de komende jaren worden verkocht en getransporteerd, waarna de leningen afgelost zullen worden. Uit onze controle zijn hieromtrent geen tekortkomingen gebleken.
Grondexploitaties De grondexploitaties zijn door u opnieuw doorgerekend (geactualiseerd) met het oog op de jaarrekening 2023. In 2023 heeft de gemeente de nieuwe grondexploitatie Giesen Bautsch geopend. Deze grondexploitatie sluit op een negatief resultaat van € 1,2 miljoen. Hiervoor is in 2023 terecht door de gemeente een verliesvoorziening gevormd van €1,2 miljoen. Verder zijn de grondexploitaties Nicolaas Beetsstraat en Burg. Slangenstraat gesloten in 2023.
© 2024. For information, contact Deloitte The Netherlands.
Bestuurlijke samenvatting
Over het algemeen zien wij dat de grondexploitaties van de gemeente Heerlen binnen afzienbare tijd aflopen, zodat de ramingen in de grondexploitaties beter zijn in te schatten en het bijbehorende risicoprofiel steeds verder afneemt. De balanswaarde van de grondexploitatie bedraagt ca. € 6,0 miljoen (2022: € 7,2), inclusief de voorziening van € 7,0 miljoen (2022: € 5,3 miljoen). De nog verwachte positieve resultaten over alle grondexploitaties is ingeschat op € 1,2 miljoen positief. Daarbij heeft de gemeente Heerlen de tussentijds genomen winsten gereserveerd in een bestemmingsreserve, die voorzichtigheidshalve pas vrijvalt bij het afwikkelen van de betreffende grondexploitatie. Het totaal van deze reserve bedraagt ultimo 2023 € 5,2 miljoen. Daarnaast heeft de gemeente Heerlen in de paragraaf Grondbeleid een analyse opgenomen van de eventuele risico’s in de grondexploitaties (zie hiervoor paragraaf 3.7 in de jaarstukken). Voor de risico’s in de grondexploitaties is additioneel een bedrag van € 1,7 miljoen opgenomen in de risicosimulatie (zie paragraaf 3.2 ‘Weerstandsvermogen en risicobeheersing’). De nog te maken kosten bedragen € 10,8 miljoen en de nog te realiseren opbrengsten komen uit op € 18,1 miljoen. De nog te maken kosten en opbrengsten hangen hierbij grotendeels met elkaar samen.
Gegeven de bestemmingsreserve, onze controlewerkzaamheden en de resterende bedragen in de grondexploitaties zien wij hierin geen verhoogde risico’s. Wij hebben geen bevindingen ten aanzien van de waardering van de grondexploitaties ultimo 2023. Voorzieningen De gemeente Heerlen heeft voorzieningen gevormd voor de mogelijke verliezen, risico’s of verplichtingen, ter egalisering van kosten en voor beklemde middelen van derden. Het saldo van de voorzieningen is mede gebaseerd op schattingen. Vanwege de subjectiviteit die hier inherent aan is, hebben wij tijdens de jaarrekeningcontrole aandacht besteed aan de onderbouwing en de plausibiliteit van de uitgangspunten en veronderstellingen die ten grondslag liggen aan de berekeningen van de voorzieningen.
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
De voorzieningen die zijn gevormd voor verplichtingen, verliezen en risico’s bedragen € 6,1 miljoen. Deze voorzieningen bestaan onder andere uit de voorziening voor de (toekomstige) pensioenen van wethouders ad € 2,4 miljoen, die wordt bepaald door een externe expert en getoetst door de gemeente Heerlen. Daarnaast is er de voorziening vaststellingsovereenkomsten. Deze bestaat voornamelijk uit verplichtingen die voortvloeien uit verlieslatende contracten voor een bedrag van € 1,9 miljoen. Tot slot is er de voorziening verlofsparen die voortvloeit uit cao-verplichtingen voor een bedrag van € 1,0 miljoen. De voorziening ter egalisering van kosten bestaat voornamelijk uit de voorziening groot onderhoud voor cultuur (waaronder Parkstad Theater en Glaspaleis) van € 2,7 miljoen. Het schattingselement betreft het moment van uitvoeren van het onderhoud en de geraamde kosten. Organisatorisch gezien blijft het inschatten en tijdig verwerken van de verschillen tussen het ingeschatte en het werkelijk uitgevoerde onderhoud een complex proces. Wij onderschrijven het belang van een recent onderhoudsplan als onderbouwing van de onderhoudsvoorziening, evenals het optimaliseren van het proces van het administratief bijwerken van de onderhoudsvoorzieningen.
Wij hebben vastgesteld dat aan de voorzieningen een actueel onderhoudsplan ten grondslag ligt, dat de basis vormt voor de in het kader van het groot onderhoud in de jaarrekening 2023 opgenomen voorzieningen. Tot slot zijn er de voorzieningen middelen van derden, waarvan de bestemming gebonden is en waarvan de voorzieningen riolering en afval de grootste zijn, met een omvang van respectievelijk € 4,7 miljoen en € 1,2 miljoen. Deze voorzieningen dienen gehanteerd te worden om de wettelijke taken ten aanzien van riolering en afval uit te voeren en mogen niet voor andere doeleinden gebruikt worden. Na onze controle resteren er ultimo 2023 geen ongecorrigeerde verschillen in de voorzieningen.
Bijlagen
Accountantsverslag 2023
15
Sociaal domein Oplopende kosten Binnen het zorgdomein (Wmo en Jeugd) is een landelijke ontwikkeling zichtbaar, waarbij de lasten de afgelopen jaren fors zijn toegenomen. Waar dit in eerste instantie hoofdzakelijk kwam door een toenemende zorgvraag, zien wij in 2023 dat er met name sprake is van een toenemende zorgzwaarte met betrekking tot de jeugdzorg. Dit betekent dat cliënten vaak een zwaardere en daarmee duurdere vorm van zorg nodig hebben. Daarbij zien wij dat zorgaanbieders op dit moment te maken hebben met sterk oplopende kosten als gevolg van loonstijgingen en oplopende huisvestingslasten. Dit leidt ertoe dat de financiële posities van zorginstellingen in toenemende mate onder druk komen te staan, wat naar verwachting een prijsopdrijvend effect heeft op de kosten voor het sociaal domein van de gemeente. In dit licht zien wij landelijk reeds ‘systeem’-jeugdzorgaanbieders die niet meer aan de financiële verplichtingen kunnen voldoen waardoor aan gemeenten op basis van het convenant ‘Bevorderen continuïteit jeugdhulp’ een (verplichte) bijdrage aan deze instellingen wordt opgelegd. Personele schaarste sociaal domein Binnen de zorgsector zien wij een toenemende personele schaarste. Deze ontwikkeling is niet alleen cruciaal voor de zorgaanbieders zelf, maar vormt ook een potentiële bedreiging voor de continuïteit en kwaliteit van de geboden zorg binnen het sociaal domein.
De demografische trends tonen een vergrijzende bevolking, waardoor met name het beroep dat wordt gedaan op de Wmo zal toenemen. Tegelijkertijd is er in dat geval een afname van het aantal zorgprofessionals. Deze discrepantie tussen vraag en aanbod in de zorgsector zorgt voor een toenemende druk op de zorg.
Jeugdzorg
Wmo
De lasten Jeugd maatwerkvoorzieningen in de jaarrekening 2023 van de gemeente Heerlen bedragen circa € 53,7 miljoen (2022: € 48,6 miljoen).
De kosten voor de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) in de jaarrekening 2023 van de gemeente Heerlen bedragen circa € 50,1 miljoen (2022: € 32,4 miljoen).
De grootste financiële stromen voor de lasten Jeugd betreffen de ambulante jeugdzorg (€ 28,2 miljoen, 2022: € 24,4 miljoen), residentiële zorg (€ 19,9 miljoen, 2022: € 19,1 miljoen), LTA (€ 0,5 miljoen, 2022: € 0,4 miljoen), crisishulp (€ 1,3 miljoen, 2022: € 1,0 miljoen) en het gedwongen kader (€3,3 miljoen, 2022: € 3,1 miljoen). De ambulante jeugdzorg (basishulp) is ondergebracht bij JENS en de financiële backoffice van de overige lasten Jeugd loopt via de gemeente Maastricht (de centrumregeling). Voor 2023 is een nieuw contract aangegaan met JENS dat loopt tot en met 2027. Verder heeft JENS meerkosten gemaakt in 2023. Het aandeel hiervan voor de gemeente Heerlen betreft € 3,7 miljoen (2022: € 3,9 miljoen). Het bedrag van € 3,7 miljoen is verantwoord in de jaarrekening 2023. Zoals hiervoor beschreven, heeft de stijging van de kosten te maken met diverse problemen die op dit moment spelen binnen het sociaal domein. Ook de gemeente Heerlen gaat gebukt onder de stijgende lasten. Dit leidt ertoe dat de gemeente verhoudingsgewijs meer budget dient te besteden om aan haar zorgtaken te kunnen voldoen.
De grootste financiële stromen voor de lasten Wmo betreffen de persoonlijke begeleiding (€ 16,2 miljoen, 2022: 15,5 miljoen), hulp bij huishouden etc. (€ 16,5 miljoen, 2022: 14,8 miljoen), vervoersvoorziening (3,0 miljoen, 2022: € 2,1 miljoen) en beschermd wonen (€ 14,4 miljoen, in 2022 voerde de gemeente Heerlen dit uit als centrumregeling voor de Parkstadgemeenten). De persoonlijke begeleiding is ondergebracht bij Stand-By en voor de overige taken heeft de gemeente Heerlen zelf directe contracten en afspraken gemaakt met de zorgaanbieders. Ook bij de Wmo zien wij een stijgende lijn ten aanzien van de gehanteerde tarieven voor zorgverlening. Dit komt boven op de stijgende zorgvraag die voortkomt uit de vergrijzing van de bevolking. Dit leidt er toe dat ook voor de Wmo-zorg verhoudingsgewijs meer budget noodzakelijk is voor de uitvoering van de zorgtaken. Op basis van onze werkzaamheden ten aanzien van de Wmo-kosten hebben wij geen bevindingen geconstateerd boven onze rapporteringsgrens.
Op basis van onze werkzaamheden ten aanzien van de jeugdkosten hebben wij geen bevindingen geconstateerd boven onze rapporteringsgrens.
Dit leidt ertoe dat in toenemende mate niet de zorgvraag bepalend voor de omvang van de zorguitgaven maar ook het aanbod. Dit is een breed maatschappelijk probleem, waardoor het voor gemeenten slechts beperkt mogelijk is hierin keuzes te maken.
© 2024. For information, contact Deloitte The Netherlands.
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Bijlagen
Accountantsverslag 2023
16
SiSa en overlopende posten Overlopende posten in relatie tot SiSa
Overige overlopende posten
Wij hebben de SiSa-bijlage gecontroleerd op basis van de Nota verwachtingen accountantscontrole SiSa 2023. Hierbij controleren en evalueren wij de getrouwheid en de rechtmatigheid van de in de SiSa-bijlage verantwoorde gegevens (indicatoren).
Het restant van de overlopende posten betreft de reguliere overlopende activa en passiva, zijnde de vooruitontvangen bedragen en nog te betalen bedragen. Hier liggen veelal brondocumenten, zoals facturen of overeenkomsten, aan ten grondslag. Ten opzichte van vorig jaar constateren wij hier een verbetering in de kwaliteit van de onderbouwingen, waardoor er ook een afname in de geconstateerde bevindingen is waar te nemen. De totale omvang van de overlopende activa betreft € 7,7 miljoen en voor de overlopende passiva betreft het € 23,5 miljoen. Deze bevatten geen ongecorrigeerde verschillen na afronding van onze controle.
Wij constateren dat de rijksoverheid eind 2023 en begin 2024 wederom veel nieuwe SiSa-regelingen in het leven heeft geroepen. Bij uw gemeente heeft dit geleid tot in totaal 51 SiSa-regelingen. Om het opstel- en controleproces hieromtrent efficiënter te laten verlopen, hebben wij in januari en februari 2024 een workshop gegeven inzake de verantwoording van de SiSa en de bijbehorende overlopende posten. Niet-bestede gelden of voorgefinancierde bestedingen in het kader van specifieke uitkeringen dienen op de balans onder de overlopende posten verantwoord te worden. Deze balanspost heeft een een-op-eenrelatie met de ontvangen specifieke uitkeringen en de SiSa-bijlage. Gedurende onze controle hebben wij hier meerdere bevindingen, zowel met resultaatimpact als enkel leidend tot herrubriceringen, geconstateerd. Een van de redenen hiervoor is dat in de conceptjaarrekening de mutaties vanuit de financiële administratie in hun geheel worden overgenomen, zonder dat deze nogmaals worden beoordeeld. Voor zowel de gemeente als voor ons heeft dit extra tijd en werkzaamheden gekost. Wij vragen u dan ook om voor komend jaar voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole een toets uit te voeren op deze overlopende posten om te voorkomen dat wij deze tekortkomingen gedurende de controle constateren.
Wij adviseren u vanuit de specifieke uitkeringen en de SiSa-bijlage zichtbaar de koppeling te leggen met het restant op de balans, zodat de verantwoording correct is weergegeven in de jaarrekening en deze aansluit.
© 2024. For information, contact Deloitte The Netherlands.
Bestuurlijke samenvatting
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Bijlagen
Accountantsverslag 2023
17
Fraude, integriteit, en naleving van wet- en regelgeving De beoordeling door het college van burgemeester en wethouders van het risico van materiële fouten in de jaarrekening als gevolg van fraude of van het overtreden van wet- en regelgeving Bij onze controle vragen wij u jaarlijks inzicht te geven in de eigen inschatting van het risico dat de jaarrekening een materiële afwijking kan bevatten door fraude of het overtreden van wet- en regelgeving (corporate compliance), inclusief de aard, omvang en frequentie van de inschattingen, het proces dat u daarbij hanteert, en de communicatie daarover met het personeel en met de gemeenteraad. Tijdens deze gesprekken heeft uw organisatie aangegeven zich bewust te zijn van frauderisico’s, waaronder het belang van corporate compliance en de analyse van corruptievraagstukken. In onze managementletter hebben wij uitgebreid gerapporteerd over fraude en integriteit, en de stappen die uw gemeente hierin heeft gezet. Specifieke werkzaamheden frauderisico Op basis van onze jaarlijkse frauderisicoanalyse onderkennen wij sinds dit jaar in de controle een additioneel frauderisico dat van toepassing is op al onze gemeentelijke cliënten. Dit is gebaseerd op recente praktijkvoorbeelden in de sector.
Tijdens onze beoordeling van de frauderisico's hebben wij een potentieel risico geïdentificeerd met betrekking tot de goedkeuring van geleverde prestaties die niet daadwerkelijk hebben plaatsgevonden of die betrekking hebben op goederen of diensten die zijn geleverd voor persoonlijk gebruik. Dit kan resulteren in het onterecht betaalbaar stellen van facturen. Hoewel wij geen kwantitatief materieel frauderisico waarnemen (het risico dat er door fraude sprake is van een afwijking in de jaarrekening voor een bedrag groter dan € 5,5 miljoen), herkennen wij wel een kwalitatief materieel frauderisico (politiek-bestuurlijk relevant voor de oordeelsvorming van de gemeenteraad) in situaties waarin het om transacties van grote omvang gaat. Wij hebben aanvullende steekproefcontroles uitgevoerd op transacties die de drempelwaarde van € 150.000 euro overschrijden. Bij deze controles zijn geen onregelmatigheden aan het licht gekomen.
© 2024. For information, contact Deloitte The Netherlands.
Bestuurlijke samenvatting
Geen wijzigingen in onze initiële inschatting van het frauderisico en geen aanwijzingen voor fraude De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij het college, inclusief het invoeren en onderhouden van interne-beheersingsmaatregelen voor de betrouwbaarheid van de financiële verslaggeving, de werking en efficiency van de bedrijfsvoering, en de naleving van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Als accountant verkrijgen wij een redelijke, maar geen absolute, zekerheid dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat, als gevolg van fraude of fouten. Bij fraude is het risico dat een afwijking van materieel belang niet ontdekt wordt groter dan bij fouten, doordat er sprake kan zijn van samenspanning, valsheid in geschrifte, het opzettelijk nalaten van het vastleggen van transacties, het verkeerd voorstellen van zaken, of het doorbreken van de interne beheersing. Onze controle is uitgevoerd met een hoge, maar geen absolute mate van zekerheid, waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle fouten en fraudes hebben ontdekt. Wij hebben de accountantscontrole professioneel-kritisch uitgevoerd en professionele oordeelsvorming toegepast, in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen.
Fraude en integriteit Ten tijde van de interim-controle hebben wij in onze adviesbrief gerapporteerd over het ontbreken van zowel een geactualiseerde frauderisicoanalyse als een beleid tegen misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O-beleid). Gezien de urgentie hiervan hebben wij in het najaar van 2023 een workshop gefaciliteerd, waar ook de gemeente Heerlen aanwezig was. Hier is nogmaals het belang van gedegen beleid en de invulling hiervan aangegeven. Gedurende onze jaarrekeningcontrole in april en mei 2024 hebben wij geconstateerd dat er nog altijd geen sprake is van een gemeentebrede frauderisicoanalyse. Daarnaast is er ook nog geen sprake van een geformaliseerd M&O-beleid. Hierdoor heeft uw gemeente onvoldoende zicht op eventuele risico’s die de gemeente loopt ten aanzien van fraude en bent u hiermee extra kwetsbaar. Ook is er nu geen stappenplan aanwezig om te hanteren indien er sprake is van fraude, dan wel misbruik en oneigenlijk gebruik. Wij vragen u dan ook expliciet om hier prioriteit aan te geven en deze analyse en dit beleid zo snel mogelijk op te stellen en te laten formaliseren. In het kader van het M&O-beleid adviseert de commissie BBV in de Kadernota Rechtmatigheid 2023 een overkoepelend beleidsstuk M&O te maken. Dit document bevat naast de filosofie, algemene uitgangspunten en risicoanalyse ook maatregelen ter voorkoming en afdoening.
Het is aan de gemeente om effectieve maatregelen te nemen om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen. Daarom is het van wezenlijk belang om een beleid hieromtrent te formuleren en te formaliseren, zodat u tevens invulling kunt geven aan het tegengaan van misbruik en oneigenlijk gebruik, een van de drie criteria van de rechtmatigheidsverantwoording. Gedurende onze controle hebben wij geen indicaties verkregen van fraude of casussen omtrent integriteit.
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Bijlagen
Accountantsverslag 2023
18
Interne beheersing
In dit hoofdstuk lichten wij nogmaals kort onze bevindingen over de interne beheersing toe, zoals wij ook hebben gedaan in de adviesbrief
© 2024. For information, contact Deloitte The Netherlands.
Accountantsverslag 2023
19
Belangrijkste bevindingen voor de interne beheersing vanuit de controle van het boekjaar 2023 Adviesbrief 2023, toegespitst op de interne (financiële) beheersing
Evaluatie opstel- en controleproces
Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole hebben wij in het najaar van 2023 een interim-controle uitgevoerd. Deze interim-controle was primair gericht op de opzet, het bestaan en de werking van maatregelen van administratieve organisatie en interne beheersing, voor zover van belang voor onze controle op de getrouwheid en rechtmatigheid van de in de jaarrekening opgenomen gegevens.
Medio 2023 hebben wij met de ambtelijke organisatie het opstel- en controleproces van de jaarrekening 2022 geëvalueerd. Tijdens deze bijeenkomst hebben we gezamenlijk een plan van aanpak gemaakt voor het jaarrekeningproces 2023. Naar aanleiding hiervan zijn waar nodig aanscherpingen doorgevoerd in het interne ‘draaiboek’ voor het opstelproces en de werk- en planningsafspraken voor de jaarrekeningcontrole. Onderdeel hiervan waren workshops met betrekking tot de SiSa en de overlopende posten en frequente afstemming inzake de rechtmatigheidsverantwoording.
Voor de bevindingen van de interim-controle verwijzen wij naar onze adviesbrief 2023 d.d. 22 januari 2024. In de adviesbrief hebben wij een aantal aandachtspunten voor het opstel- en controleproces van de jaarrekening 2023 benoemd. Als onderdeel van onze werkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole zijn wij nagegaan of deze aandachtspunten voldoende zijn opgevolgd. Voor zover de opvolging en/of onze controle ervan hiertoe aanleiding geven, hebben wij onze bevindingen in dit accountantsverslag bij het betreffende onderwerp vermeld. Memoriaalboekingen Memoriaalboekingen zijn (correctie)boekingen die niet via de reguliere boekingsgang plaatsvinden. Deze boekingen zijn hierdoor in opzet meer risicovol en daarom besteden wij bij onze controle extra aandacht aan deze boekingen. Wij merken op dat de gemeente inzet op een verbetering en systeemtechnisch ingerichte workflow van de processen rondom memoriaalboekingen bij de implementatie van het nieuwe financiële systeem. Wij zullen deze ontwikkelingen blijven monitoren. Om de controle zo efficiënt en effectief mogelijk uit te voeren, en toe te spitsen op het specifieke risico en karakter van memoriaalboekingen, hebben wij gebruikgemaakt van een data-analysetool. Hieruit zijn geen onjuistheden, onrechtmatigheden of andere bijzonderheden gebleken.
© 2024. For information, contact Deloitte The Netherlands.
Bestuurlijke samenvatting
Zoals eerder in dit verslag toegelicht hebben wij ten aanzien van de controle van de SiSa-bijlage zelf een verbeterslag geconstateerd ten opzichte van vorig jaar. Ondanks een nog verdere toename van het aantal regelingen is het controleproces soepel verlopen en merken wij dat de kwaliteit van de dossiervorming vanuit de ambtelijke organisatie toeneemt. Wel merken wij op dat dit proces een blijvend aandachtspunt vormt voor de organisatie. De afgelopen jaren zien wij dat niet alleen het aantal regelingen toeneemt maar dat ook de complexiteit groter wordt. Het is onze aanbeveling om dit proces voortdurend te blijven evalueren en ook te zorgen voor voldoende capaciteit om de interne controle te kunnen blijven waarborgen. Wij hebben echter ook geconstateerd dat de uit de specifieke uitkeringen voortvloeiende overlopende posten veelal niet juist in de balans verwerkt werden. Een oorzaak hiervan is de boekingssystematiek voor deze specifieke uitkeringen, die ervoor zorgt dat projecten gesaldeerd weergegeven worden. Wij vragen u dan ook om voor komend jaar voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole een toets uit te voeren op deze overlopende posten om te voorkomen dat wij deze tekortkomingen gedurende de controle constateren.
Bevindingen jaarrekening
Interne beheersing
Betrouwbaarheid en continuïteit van de automatiseringsomgeving inclusief cybersecurity Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel over de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken over de betrouwbaarheid en/of de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Onze bevindingen hebben betrekking op de onderdelen die wij onderzocht hebben in het kader van de jaarrekening, wat wil zeggen dat wij geen volledigheid pretenderen. Cyber is een onlosmakelijk onderdeel geworden van onze samenleving. Dagelijks werken we met digitale oplossingen, zowel privé als zakelijk. Door gebruik van internet, interne netwerken en bedrijfsapplicaties hebben alle organisaties, ongeacht hun omvang, te maken met aan cyber gerelateerde risico’s, zoals cybercrime. Als cyberrisico’s zich voordoen, kunnen deze een (significante) impact hebben op de financiële systemen, op de internebeheersingsmaatregelen, en op de jaarrekeningcontrole. Daarnaast kunnen deze leiden tot reputatie- en imagoschade.
Aangezien iedere organisatie waardevolle informatie heeft te verliezen of ernstige schade kan lijden als de IT-infrastructuur (tijdelijk) niet beschikbaar is, benadrukken wij het belang van een cyberrisicoanalyse als vast onderdeel van het interne-controlesysteem, dat erop is gericht bedrijfsrisico’s te onderkennen, het belang en de waarschijnlijkheid daarvan in te schatten, en de interne beheersing daarop toe te spitsen. Tijdens gesprekken heeft het management aangegeven zich bewust te zijn van cyberrisico’s en zijn er voorbeelden gegeven van de manier waarop men deze beheerst, zoals het periodiek laten uitvoeren van zogenaamde ‘penetratietesten’ (een toets van een of meer computersystemen op kwetsbaarheden, waarbij deze kwetsbaarheden ook werkelijk gebruikt worden om in deze systemen in te breken).