Afspraak is afspraak. Rapportage onderzoek Moties amendementen en toezeggingen.pdf

Afspraak is afspraak. Een rekenkameronderzoek naar de afhandeling van moties, amendementen en toezeggingen aan de Raad in de periode maart 2018 tot en met maart 2021.

Rekenkamer Heerlen December 2021

Inhoudsopgave Voorwoord ....................................................................................................................................... 4 Bestuurlijk rapport ............................................................................................................................... 5 1. Inleiding ......................................................................................................................................... 6 2. Onderzoeksopzet....................................................................................................................... 7 2.1. Onderzoeksvraag. ................................................................................................................ 7 2.2. Afbakening en normenkader. ............................................................................................. 7 2.3. Onderzoeksopzet. ............................................................................................................... 8 2. Beantwoording van de onderzoeksvragen .............................................................................. 9 3. Conclusies en aanbevelingen ................................................................................................... 12 3.1. Conclusies.

.......................................................................................................................... 12 3.2. Aanbevelingen..................................................................................................................... 15 Bevindingenrapport ............................................................................................................................ 17 4. Introductie .................................................................................................................................. 18 5. Procedures en systemen voor het afhandelen van moties, amendementen en toezeggingen. .................................................................................................................................. 18 5.1 Procedure voor MAT’s gedaan in de raadsvergadering. ............................................... 18 5.2. Monitoring: controle van informatie en termijnen van afdoening. ............................. 19 6. Moties, amendementen en toezeggingen (MAT’s) in de raadsvergaderingen van maart 2018 tot en met maart 2021. ....................................................................................................... 22 6.1. De ingediende moties, amendementen en toezeggingen. ............................................ 22 6.2.

Beoordeling van de afdoening .......................................................................................... 23 7. Openstaande MAT’s nader onderzocht................................................................................. 26 7.1. Amendement. ..................................................................................................................... 26 7.2. Moties .................................................................................................................................. 27 7.2.1. Moties die wel zijn uitgevoerd.................................................................................. 27 7.2.2. Moties die niet zijn uitgevoerd ................................................................................. 33 7.2.3. Moties in uitvoering ................................................................................................... 36 7.2.4. Samenvatting afhandeling moties.............................................................................. 41 7.3. Toezeggingen ...................................................................................................................... 42 7.3.1.

Toezeggingen die wel zijn nagekomen ............................................................. 42

7.3.2.

Toezeggingen die niet zijn nagekomen ............................................................. 44

7.3.3.

Toezeggingen in uitvoering ................................................................................ 50

7.3.4.

Samenvatting afhandeling toezeggingen. .......................................................... 53

Bijlagen............................................................................................................................................. 55 Bijlage 1: overzicht van geïnterviewde personen.................................................................. 55 Afspraak is afspraak. Een rekenkameronderzoek naar de afhandeling van moties, amendementen en toezeggingen aan de Raad in de periode maart 2018 tot en met maart 2021.

2

Bijlage 2: overzicht van gebruikte afkortingen ...................................................................... 55 Bijlage 3: overzichten van moties, amendementen en toezeggingen volgens de griffielijsten.................................................................................................................................. 56 Tabel a: moties ...................................................................................................................... 56 Tabel b: amendementen ....................................................................................................... 56 Tabel c: toezeggingen ........................................................................................................... 56

Afspraak is afspraak. Een rekenkameronderzoek naar de afhandeling van moties, amendementen en toezeggingen aan de Raad in de periode maart 2018 tot en met maart 2021.

3

Voorwoord Voor u ligt het onderzoeksrapport ‘Afspraak is afspraak’. Een rekenkameronderzoek naar de afhandeling van moties, amendementen en toezeggingen aan de Raad in de periode maart 2018 tot en met maart 2021. Voor het eerste rekenonderzoek in 2021 is gekozen voor een onderwerp dat de samenwerking tussen de Raad en het College van B&W betreft: de opvolging van aangenomen moties en amendementen en toezeggingen. Dit thema is naar voren in de inventarisatie onder de raadsfracties. Daarnaast wordt het ook gezien als een goede inhoudelijke start vanwege de nieuwe samenstelling van de rekenkamer na een overbruggingsperiode. Moties en amendementen zijn voor u belangrijke instrumenten om concrete wijzigingen in voorgesteld beleid in stemming te brengen. Toezeggingen gaan meestal om aanvullende informatie over raadsvoorstellen of rapportages. Met name tijdens de begrotingsbehandeling worden ieder jaar veel moties en enkele amendementen ingediend. Voor u is het van belang dat moties en amendementen die u hebt aangenomen ook worden uitgevoerd en dat toezeggingen worden nagekomen, duidelijk, volledig en tijdig. Bovendien moet deze uitvoering voor u gemakkelijk te volgen en terug te vinden zijn. Het eerste deel van deze rapportage, het bestuurlijk rapport, bevat de onderzoeksopzet met de vragen, de afbakening en het normenkader.

Vervolgens beantwoorden we de onderzoeksvragen, trekken we conclusies en geven we u op basis daarvan een aantal aanbevelingen. In het tweede deel van het rapport treft u de bevindingen van het onderzoek aan. Met de aanbevelingen van dit onderzoek hoopt de rekenkamer een beeld te geven van de huidige situatie en een bijdrage te leveren aan de verbetering van de opvolging van moties, amendementen en toezeggingen. Want: afspraak is afspraak. Margriet van Tulder Voorzitter rekenkamer Heerlen

Afspraak is afspraak. Een rekenkameronderzoek naar de afhandeling van moties, amendementen en toezeggingen aan de Raad in de periode maart 2018 tot en met maart 2021.

4

Bestuurlijk rapport

Afspraak is afspraak. Een rekenkameronderzoek naar de afhandeling van moties, amendementen en toezeggingen aan de Raad in de periode maart 2018 tot en met maart 2021.

5

1. Inleiding De rekenkamercommissie doet jaarlijks enkele onderzoeken. Onderzocht wordt de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van het gemeentelijk beleid. Met haar onderzoek wil de rekenkamercommissie de gemeenteraad ondersteunen bij zijn controlerende taken, de rol van de gemeenteraad versterken, het gemeentelijk handelen verbeteren en uiteindelijk de publieke verantwoording vergroten. Op verzoek van de Raad heeft de rekenkamer een onderzoek gedaan naar de afhandeling van moties, amendementen en toezeggingen aan de Raad in de periode maart 2018 tot en met maart 2021. De resultaten rapporteren we hier. Moties en amendementen zijn voor de Raad belangrijke instrumenten om concrete wijzigingen in voorgesteld beleid in stemming te brengen. Toezeggingen kunnen gaan over alle onderwerpen die in de Raad besproken worden. Met name tijdens de begrotingsbehandeling, waarin het meerjarenbeleid ter vaststelling aan de Raad wordt aangeboden, worden ieder jaar veel moties en enkele amendementen ingediend en vele toezeggingen gedaan. Een amendement is een voorstel tot wijziging van een voorgesteld besluit, verordening, plan en/of beleidsnota dat door het B&W is voorgesteld en ter vaststelling bij de Raad ligt. Dit is geregeld in artikel 147b van de Gemeentewet. Als een amendement door de Raad wordt aangenomen is dit bindend voor het College.

Het College kan aangenomen amendementen dus niet naast zich neerleggen. Moties zijn geregeld in het Regelement van Orde van de gemeente. Een motie is een korte en gemotiveerde verklaring van de Raad, waarmee een oordeel, wens of verzoek aan het College of de Raad wordt uitgesproken. Dit betreft niet een wijziging van een (voorgesteld) raadsbesluit, maar een uitspraak over een onderwerp dat wordt besproken om het College uiteindelijk op te dragen iets te doen of juist iets niet te doen. Ieder raadslid kan tijdens een raadsvergadering een schriftelijke motie indienen, deze wordt vervolgens tijdens een raadsvergadering besproken. Deze is ‘aanvaard’ als een meerderheid van de gemeenteraad voor de motie stemt. Als de Raad een motie aanneemt wil dit zeggen dat het een door de Raad gedragen politieke uitspraak is. Het is geen wijziging van een besluit en is daarmee niet bindend. Een toezegging aan de Raad kan worden gedaan door de burgemeester of een wethouder. Toezeggingen betreffen meestal aanvullende informatie over onderwerpen die aan de orde zijn in de Raad. Voor de Raad is het van belang dat moties en amendementen die zijn aangenomen ook worden uitgevoerd en toezeggingen worden nagekomen: duidelijk, volledig en tijdig. De rekenkamer heeft de praktijk van de afhandeling over de periode maart 2018 – maart 2021 op deze criteria onderzocht.

In dit verslag wordt over de bevindingen gerapporteerd een worden aanbevelingen gegeven om de kwaliteit van het afhandelingsproces te verbeteren.

Afspraak is afspraak. Een rekenkameronderzoek naar de afhandeling van moties, amendementen en toezeggingen aan de Raad in de periode maart 2018 tot en met maart 2021.

6

2. Onderzoeksopzet 2.1. Onderzoeksvraag. Het doel van het onderzoek is om de Raad inzicht geven in de kwaliteit van de nakoming van en informatievoorziening over moties, amendementen en toezeggingen en te komen tot aanbevelingen ter ondersteuning van de kaderstellende en controlerende rol van de Raad. De onderzoeksvraag luidt als volgt: In hoeverre voert het College van B&W van Heerlen aangenomen moties en amendementen uit en komt het zijn toezeggingen aan de Raad na, wat is de kwaliteit van de informatievoorziening hierover aan de Raad, en welke verklaringen zijn er voor eventuele niet uitvoering van moties en amendementen, niet nakoming van toezeggingen en/of gebrekkige kwaliteit van de informatievoorziening? De volgende deelvragen zijn in het onderzoek beantwoord: 1. Welke moties en amendementen zijn aangenomen en welke toezeggingen zijn gedaan in de raadsvergaderingen in de periode maart 2018 tot en met maart 2021. 2. Welke richtlijnen en systemen hanteert de griffie om moties, amendementen en toezeggingen te organiseren? 3. Welke richtlijnen en systemen hanteert het College om moties, amendementen en toezeggingen te organiseren? 4. In hoeverre komt het College moties, amendementen en toezeggingen tijdig en volledig na? 5. Wat is de kwaliteit van de informatie aan de Raad over uitstaande moties, amendementen en toezeggingen? 6.

Hoe zijn eventuele gebreken in de uitvoering van moties en amendementen en de nakoming van toezeggingen en/of de kwaliteit van de informatievoorziening aan de Raad te verklaren? 2.2. Afbakening en normenkader. Onderzocht zijn de moties, amendementen en toezeggingen die zijn gedaan in de raadsvergaderingen in de periode maart 2018 tot en met maart 2021. Het geheel wordt verder in dit rapport afgekort tot MAT’s. Toezeggingen die in de commissievergaderingen zijn gedaan zijn niet meegenomen in het onderzoek, omdat de werkwijze rondom toezeggingen in de commissievergaderingen verschilt met die in de raad en om de omvang van het te onderzoeken databestand te beperken. Het gehanteerde normenkader betreft de afhandeling van MAT’s en de organisatie van het proces dat daarvoor wordt gebruikt. Genoemde MAT’s zijn beoordeeld op de status van de afhandeling, tijdigheid, volledigheid en kwaliteit.  Status van de afhandeling: afgehandeld, niet afgehandeld of nog in behandeling. De vaststelling van de status is gedaan door de griffie of door een vertegenwoordiger van de betreffende teams binnen de domeinen.  Tijdigheid: over termijnen voor het opvolgen van MAT’s bestaan binnen de gemeente Heerlen geen algemene afspraken. Daarom is per MAT bekeken of er termijnen zijn afgesproken. Als er een afgesproken termijn is vermeld dan is dit de richtlijn voor het Afspraak is afspraak.

Een rekenkameronderzoek naar de afhandeling van moties, amendementen en toezeggingen aan de Raad in de periode maart 2018 tot en met maart 2021.

7

 

beoordelen van de tijdigheid. Waar geen afgesproken termijn is vermeld (ervan uitgaande dat die niet is gevraagd of toegezegd, heeft de rekenkamer een (zeer ruime) inschatting gemaakt op basis van de inhoud van de MAT. Eventuele berichten van vertraging zijn meegenomen in de beoordeling door de termijn als medegedeeld te verlengen. Volledigheid: bij elke MAT is op inhoud bekeken of deze volledig is afgehandeld. De kwaliteit van de informatie aan de Raad is beoordeeld op duidelijkheid en relevantie1.

Bij de procesorganisatie is bekeken of de gehanteerde systemen afspraken bevatten over de informatievoorziening; communicatie; beoordeling van de kwaliteit van de afhandeling (wanneer kan een MAT worden ‘afgevinkt’ als ‘nagekomen’); termijnen. Deze afspraken hebben we beoordeeld op eenduidigheid en controleerbaarheid2. 2.3. Onderzoeksopzet. In dit onderzoek heeft de rekenkamer eerst de MAT’s in kaart gebracht. Daarnaast heeft de rekenkamer gekeken naar het systeem van registratie en afhandeling in de gemeente Heerlen. Aanvullend heeft de rekenkamer gekeken naar mogelijke verklaringen voor eventuele gebreken in de tijdigheid en volledigheid van de uitvoering van moties en amendementen en de nakoming van toezeggingen en/of de kwaliteit van de informatievoorziening aan de Raad over moties en toezeggingen. Het onderzoek is uitgevoerd in drie fasen: Fase 1  Inventarisatie van de MAT’s in raadsvergaderingen van maart 2018 tot en met maart 2021.  Analyse van de beoordeling van de status, tijdigheid, volledigheid en kwaliteit van de afhandeling van moties en toezeggingen. Dit geeft een beeld van de uitvoering van moties en de nakoming van toezeggingen in de gemeente Heerlen en de kwaliteit van de informatie die de Raad daarover heeft ontvangen. Fase 2:  In kaart brengen en analyseren van de werkwijze voor het in behandeling nemen van moties en toezeggingen.

Hiervoor zijn medewerkers van de griffie en van de bestuursafdeling geïnterviewd3.  Analyse van een selectie van 33 MAT’s uit de onderzoeksperiode 2018 - 2021 die nog niet nagekomen zijn, verdeeld over de vier commissies (Leefomgeving; Economische Stimulering; Maatschappij en Financiën; Ruimtelijke Ontwikkeling). In de analyse is gekeken naar het proces dat naar aanleiding van de MAT is ingezet; de wijze waarop de MAT is behandeld; de tijdigheid en volledigheid van de nakoming van de toezeggingen.

1

Deze beoordelingen zijn gedaan door de rekenkamer en gebaseerd op de inschatting van de rekenkamer of de gegeven informatie duidelijk (is het begrijpelijk) en relevant (gaat het erover) is in het licht van de betreffende MAT. 2 Eenduidigheid is opgevat als ‘iedere beoordelaar komt tot dezelfde conclusie’, controleerbaarheid is opgevat als ‘de beoordeling is onderbouwd met documentatie of verslaglegging uit Raad of commissie’. 3 Amendementen maken deel uit van een besluit. De werkwijze daarvoor valt buiten het bestek van dit onderzoek. Er is alleen gekeken naar de berichtgeving over de nakoming van het amendement aan de Raad. Afspraak is afspraak. 8 Een rekenkameronderzoek naar de afhandeling van moties, amendementen en toezeggingen aan de Raad in de periode maart 2018 tot en met maart 2021.

Door een evenwichtige selectie van een MAT naar 1) kernthema 2) periode 3) aard van de MAT, en 4) portefeuillehouders, moet deze analyse een goed beeld geven wanneer en om welke redenen de nakoming van een MAT in de gemeente Heerlen niet plaats vindt. Fase 3:  Rapportage van de bevindingen over de onderzoeks(deel)vragen, conclusies en aanbevelingen.

2. Beantwoording van de onderzoeksvragen In dit hoofdstuk beantwoorden we de onderzoeksvraag met behulp van de deelvragen uit het onderzoek. Onderzoeksdeelvraag 1 Welke moties en amendementen zijn aangenomen en welke toezeggingen zijn gedaan in de raadsvergaderingen in de periode maart 2018 tot en met maart 2021? In de onderzochte periode van 3 jaar is het aantal aangenomen moties en gedane toezeggingen dat per jaar gedaan wordt redelijk stabiel te noemen: ongeveer 20 moties en 100 toezeggingen per jaar (tabel 6.1 in het bevindingenrapport). Ruim 30% van de moties is ingediend binnen de één portefeuille: Beheer en Onderhoud, Mobiliteit, Duurzaamheid & Milieu (zie tabel 6.2). Toezeggingen worden het meeste gedaan bij thema’s in de portefeuille Welzijn, Armoedebestrijding en Centrumontwikkeling (20%). Hiervan betreft de helft toezeggingen over het kernthema Centrumontwikkeling. Onderzoeksdeelvraag 2 Welke richtlijnen en systemen hanteert de griffie om moties, amendementen en toezeggingen te organiseren? Er zijn binnen de gemeente Heerlen geen procedures of richtlijnen vastgelegd voor het verwerken van MAT’s door de Raad of de griffie. Er is wel een vaste aanpak ontstaan. Deze aanpak biedt echter weinig houvast bij het beheersen van de processen.

Er zijn geen generieke afspraken over de tijd die het College heeft om MAT’s af te handelen of tussentijds te rapporteren over de voortgang. Soms wordt er een afspraak in het dictum van de motie of in toezegging vastgelegd, dit is echter geen standaard onderdeel. Gevolg is dat de uitvoering dus ook nooit te laat kan zijn. De rekenkamer signaleert dit als een mogelijk risico op ineffectiviteit. Er is wel een werkwijze te beschrijven bij de griffie om MAT’s te registreren en als afgehandeld af te vinken. De griffie registreert de MAT’s in twee niet-gekoppelde systemen: de ‘griffielijsten’ en de registratie in iBabs. Er lijkt geen expliciete, gemeenschappelijke afspraak of werkwijze te zijn over het wanneer en het hoe van het gebruik van het ene systeem en van het andere systeem. Aanvullend zijn de beide systemen niet overeenkomstig in volgorde, opbouw en inhoud. Ook hier constateert de rekenkamer een risico op inefficiëntie en ineffectiviteit. Onderzoekdeelvraag 3 Welke richtlijnen en systemen hanteert het College om moties, amendementen en toezeggingen te organiseren?

Afspraak is afspraak. Een rekenkameronderzoek naar de afhandeling van moties, amendementen en toezeggingen aan de Raad in de periode maart 2018 tot en met maart 2021.

9

Gewoonte binnen het College is om in het eerste PHO na een vergadering de ingediende MAT’s te bespreken. Dan wordt een MAT neergelegd bij het relevante domein of team. Bij nadere analyse is gebleken dat wanneer de MAT -om de een of andere reden- niet aan de orde komt in het PHO, de kans bestaat dat deze vergeten wordt. Dit verklaart waarom MAT’s die niet in het PHO worden geagendeerd -en dus niet expliciet naar een verantwoordelijk team wordt toegedeeld- vaker niet worden afgehandeld. Er zijn geen afspraken binnen het College om de kwaliteit van de afhandeling van MAT’s te controleren. In het PHO worden in principe de nieuw ingekomen MAT’s besproken en toegedeeld, over tussentijds volgen op voortgang, tijdigheid zijn geen vaste afspraken en er wordt geen toets op volledigheid en kwaliteit gedaan voor de afhandeling van de MAT terug naar de Raad gaat. Er zijn geen afspraken over terugkoppeling van verwerkte MAT’s in het College, en op die basis dus ook geen terugkoppeling op performance. Er zijn op collegeniveau geen afspreken over monitoring op tijdigheid, kwaliteit, volledigheid. Onderzoeksdeelvraag 4 In hoeverre komt het College de MAT’s tijdig en volledig na? Op basis van de beschikbare informatie kan de rekenkamer deze onderzoeksvraag slechts globaal beantwoorden.

Bij extrapolatie van de resultaten van de steekproef wordt het volgende plaatje zichtbaar: Tabel 2.1: Overzicht van nakoming van MAT’s.

Moties

Aantal ingediend 62 (100%)

Uitgevoerd EN afgehandeld volgens procedure* JA NEE 38 (61%) 20 (32%)

Niet uitgevoerd* 4 (7%)

Aantal gedaan

Nagekomen EN Niet nagekomen* afgehandeld volgens procedure * Toezeggingen JA NEE 315 (100%) 55 (17%) 198 (63%) 62 (20%) * deze getallen en percentages van zijn geëxtrapoleerd uit de resultaten van de steekproef. Moties Op basis van de beschikbare griffielijsten en iBabs-overzichten lijkt 61% van de 62 moties te zijn afgehandeld. Hiervan is 86% tijdig en 82% volledig gerealiseerd. Bij analyse van de steekproef van 16 niet-uitgevoerde moties blijkt:  zeven zijn wel uitgevoerd (maar dus niet met de status afgehandeld opgenomen);  vijf moties zijn nog in behandeling of zijn uitgevoerd na de inventarisatie voor dit onderzoek;  vier moties zijn niet of nauwelijks uitgevoerd. Amendementen In fase 1 van het onderzoek is de status van de amendementen bekeken. Twee van de zes amendementen (33%) stonden in de griffielijsten niet afgevinkt als afgehandeld. Bij nader onderzoek bleken alle amendementen te zijn uitgevoerd.

Afspraak is afspraak. Een rekenkameronderzoek naar de afhandeling van moties, amendementen en toezeggingen aan de Raad in de periode maart 2018 tot en met maart 2021.

10

Toezeggingen Op basis van (één van beide van) de registratiesystemen van de griffie is te concluderen dat 63% van de 315 gemaakte toezeggingen is nagekomen, waarvan 79% tijdig en 76%. Bij nadere analyse van een steekproef van 15 toezeggingen die niet als afgehandeld staan geregistreerd, blijkt:  3 toezeggingen zijn wel nagekomen maar niet als zodanig geregistreerd op de lijsten van de griffie, noch in de eerste inventarisatie door de organisatie geïdentificeerd;  7 toezeggingen zijn om diverse redenen niet uitgevoerd;  5 toezeggingen zijn nog in behandeling of waren dat bij de inventarisatie voor dit onderzoek. Onderzoekdeelvraag 5 Wat is de kwaliteit van de informatie aan de Raad over uitstaande moties, amendementen en toezeggingen? De kwaliteit van de informatie aan de Raad over uitstaande moties, amendementen en toezeggingen is matig. Over amendementen wordt niet expliciet teruggekoppeld, ook niet wanneer de uitvoering afwijkt van het besluit. De rekenkamer constateert dat het in de gemeente Heerlen niet gebruikelijk is om over de langer uitstaande MAT’s een tussenbericht aan de Raad te sturen. Moties: Zijn de moties afgehandeld, dan is de kwaliteit van de afhandeling over het algemeen goed: de documenten zijn bijna altijd duidelijk, relevant en volledig.

Als door de rekenkamer de kwaliteit van de afhandeling van moties als “onvoldoende” wordt aangemerkt, dan wordt dit veroorzaakt door het niet/ niet tijdige informeren van de Raad over de voortgang of de afhandeling of doordat de informatie maar een deel van de motie betreft. Toezeggingen: De kwaliteit van de afhandeling van de toezeggingen is gemiddeld voldoende. De informatie waarmee toezeggingen zijn afgehandeld staat niet altijd in het systeem. Van die toezeggingen heeft de rekenkamer de kwaliteit van de informatie aan de Raad niet kunnen beoordelen. Onderzoeksdeelvraag 6 Hoe zijn eventuele gebreken in de uitvoering van moties en amendementen en de nakoming van toezeggingen en/of de kwaliteit van de informatievoorziening aan de Raad over toezeggingen te verklaren? Om een beeld te krijgen van de redenen voor het niet nakomen van MAT’s of het niet toegankelijk zijn van de antwoorden voor de Raad, is een steekproef van niet uitgevoerde MAT’s nader geanalyseerd.  Moties worden bijna altijd uitgevoerd. De belangrijkste verklaring voor het feit dat veel moties de status “niet afgedaan” hebben in de registratiesystemen is dat de documenten die een terugkoppeling bevatten niet aan de openstaande motie worden gelinkt. De griffie weet dan niet altijd dat het om het nakomen van een motie gaat of vinkt de motie maar in één systeem af en niet in beide.

 Amendementen worden altijd uitgevoerd. Hierover wordt echter niet (meer) expliciet teruggekoppeld naar de Raad. Hierover zijn ook geen afspraken gemaakt.  Toezeggingen worden vaker dan moties door het College vergeten, niet teruggekoppeld, anders geïnterpreteerd of niet uitgevoerd zonder de Raad daarover te informeren. Over moties en toezeggingen worden bijna nooit tussenberichten gestuurd, ook niet als de afdoening jaren op zich laat wachten. Afspraak is afspraak. Een rekenkameronderzoek naar de afhandeling van moties, amendementen en toezeggingen aan de Raad in de periode maart 2018 tot en met maart 2021.

11

De verklaring van de gebreken die de rekenkamer constateert is te vinden in de inefficiëntie van de registratie. Daarnaast blijkt uit de analyse van de opvolging van MAT’s dat het belang van terugkoppeling aan de Raad bij het College en in de organisatie niet voldoende ‘op het netvlies staat’. Beantwoording centrale onderzoeksvraag In hoeverre voert het College van B&W van Heerlen aangenomen moties en amendementen uit en komt het zijn toezeggingen aan de Raad na, wat is de kwaliteit van de informatievoorziening hierover aan de Raad, en welke verklaringen zijn er voor eventuele niet uitvoering van moties en amendementen en nakoming van toezeggingen en/of gebrekkige kwaliteit van de informatievoorziening? Samenvattend kan de onderzoeksvraag als volgt worden beantwoord: Moties en amendementen worden in Heerlen nagenoeg altijd uitgevoerd. De kwaliteit van de uitvoering (volledigheid, duidelijkheid en relevantie) is gemiddeld goed. Toezeggingen worden aanmerkelijk vaker dan moties en amendementen niet nagekomen. Als ze worden nagekomen is de kwaliteit van de informatie gemiddeld voldoende. Moties en toezeggingen zijn zelden voorzien van een duidelijke planning (tijdsgebonden). De kwaliteit van de informatievoorziening aan de Raad (melding van afdoening) is onvoldoende.

De belangrijkste verklaringen hiervoor zijn 1) De inefficiënte registratie in twee afzonderlijke systemen; 2) Het ontbreken van een verwijzing naar de motie in de memo’s of RIB’s of bij agendering wanneer het via een commissievergadering wordt behandeld. De Raad krijgt maandelijks een overzicht van openstaande moties en toezeggingen, maar vraagt zelf zelden naar de status ervan. Er is geen sprake van aanvullende actieve informatievoorziening vanuit het College naar de Raad in geval van vertraging, bijvoorbeeld in de vorm van tussenberichten.

3. Conclusies en aanbevelingen 3.1. Conclusies. Op basis van het onderzoek trekt de rekenkamer de volgende conclusies. Afspraken over termijnen ontbreken Er zijn geen afspraken over termijnen waarbinnen van het College een afhandeling of een tussenbericht wordt verwacht, behalve wanneer dit in het dictum van de motie of de beschrijving van de toezegging is opgenomen. Er wordt niet gemonitord op de afhandeling (zie volgende conclusie). Hierdoor is het mogelijk dat een toezegging jarenlang op de lijst blijft staan zonder dat iemand daar iets mee doet. Het geven van een tussenbericht is geen gewoonte in de gemeente Heerlen. Afspraak is afspraak. Een rekenkameronderzoek naar de afhandeling van moties, amendementen en toezeggingen aan de Raad in de periode maart 2018 tot en met maart 2021.

12

Monitoring van de afhandeling is niet geregeld Het is onduidelijk wie verantwoordelijk is voor de monitoring van het informatieproces, zowel in de organisatie van de Raad als in de ambtelijke organisatie. Daarmee is er ook geen verantwoordelijke benoemd die signaleert als een MAT niet wordt opgepakt of niet compleet of tijdig wordt afgehandeld. Deze taak zou volgens de rekenkamer bij de griffie moeten worden gelegd. Er zijn geen afspraken gemaakt binnen het College over de sturing door portefeuillehouders op tijdige nakoming van moties en toezeggingen en de bespreking ervan in portefeuillehoudersoverleggen (PHO’s). Niet alle bestuurders zijn even scherp op het tijdig nakomen van toezeggingen. Het niet benoemen van de MAT in een memo, RIB of raadsvoorstel zorgt voor een gebrekkige registratie. In de procedure zien we frequent dat het dubbele systeem van registratie niet goed werkt. Moties en toezeggingen worden in iBabs niet consequent gekoppeld aan de documenten die als reactie worden aangeleverd. Belangrijke verklaring daarvoor is dat de memo’s en RIB’s niet altijd verwijzen naar de motie of toezegging waarop het document een reactie is. Datzelfde geldt voor raadsvoorstellen die voortkomen uit een motie of toezegging. Dit leidt ertoe dat de relatie met een MAT niet wordt gemaakt en deze vaak onterecht als niet afgehandeld blijft staan.

Voor een raadslid is het dan moeilijk om de informatie terug te vinden. Ook in de ambtelijke organisatie wordt gewerkt met dubbele lijsten. Wekelijks wordt in de portefeuillehoudersoverleggen met de wethouders overlegd over de nieuwe moties, amendementen en toezeggingen. Daarbij worden zowel de lijsten van de griffie gebruikt, als overzichten die geselecteerd op portefeuillehouder uit iBabs worden uitgedraaid. De meerwaarde van deze dubbele lijsten is niet duidelijk. Er is geen controle op kwaliteit. Het is onduidelijk wie de kwaliteit van afhandeling bewaakt. De portefeuillehouders zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit van de afhandeling van MAT’s binnen hun beleidsterreinen. Er zijn geen richtlijnen voor de griffie om de kwaliteit van de afdoening te beoordelen. Er zijn geen afspraken over de manier waarop de beoordeling van de afhandeling van MAT’s plaatsvindt en wie de afhandeling administratief verwerkt. MAT’s worden zonder overleg als afgehandeld afgevinkt. De Raad reageert hier in de regel niet op en neemt het voor kennisgeving aan. De MAT’s zijn niet altijd duidelijk. Het dictum van moties is niet altijd voldoende helder en consequent. Er wordt bijvoorbeeld gevraagd om een onderzoek uit te voeren, terwijl in dezelfde motie meteen al maatregelen benoemd worden die genomen moeten worden.

Dit bemoeilijkt de uitvoering zoals in de opdracht of het verzoek van de Raad is verwoord. De griffie plaatst notatie van toezeggingen niet altijd in de context van het debat waardoor de toezegging naderhand niet altijd herleidbaar is. Het komt ook voor dat de portefeuillehouder ervoor kiest om een wijze van afhandeling te kiezen die beter aansluit bij de vraag zoals die in de Raad gesteld is, dan bij de wijze waarop deze vraag in de toezegging is genoteerd. De rekenkamer acht dit een goede aanpak, waarbij het wel van belang is deze toe te lichten. Afspraak is afspraak. Een rekenkameronderzoek naar de afhandeling van moties, amendementen en toezeggingen aan de Raad in de periode maart 2018 tot en met maart 2021.

13

Toezeggingen zijn echter niet altijd voldoende voorzien van een duidelijke planning (tijdsgebonden). Ook zijn ze niet altijd zelfstandig leesbaar, d.w.z. zo geformuleerd dat het voor iemand die de vergadering niet heeft bijgewoond duidelijk is waarop de toezegging betrekking heeft en wat er is toegezegd. Het registratiesysteem is inefficiënt omdat er parallel gebruik wordt gemaakt van twee registratiesystemen die niet zijn gekoppeld. De MAT’s worden op twee plekken geregistreerd. Dit levert problemen op in de registratie en monitoring van de MAT’s. De rekenkamer constateert dat beide systemen elkaar niet aanvullen, dat er bij de griffie geen sprake is van een gemeenschappelijke manier van werken met deze systemen. Dit leidt regelmatig tot inefficiëntie, onduidelijkheid en fouten:  soms wordt de informatie wel op de griffielijst vermeld, maar niet in iBabs geregistreerd. Soms staan stukken wel in iBabs maar zijn ze niet op vermeld op de griffielijst.  een toezegging staat in het ene registratiesysteem als afgehandeld, terwijl deze in het andere systeem niet is afgevinkt. Aantal toezeggingen is groot In de 35 reguliere raadsvergaderingen in de onderzoeksperiode (maart 2018 tot en met maart 2021) heeft het College 315 toezeggingen gedaan aan de Raad: gemiddeld 9 toezeggingen per vergadering.

In aanmerking nemend dat alle raadsvoorstellen al in een commissievergadering zijn besproken, is dit aantal volgens de rekenkamer aanzienlijk te noemen. De rekenkamer heeft de achtergrond van deze grote hoeveelheid toezeggingen niet onderzocht. Mogelijk hebben portefeuillehouders onvoldoende informatie voorhanden om de vragen van de Raad te beantwoorden? De Raad wordt dan tevredengesteld met de toezegging dat hij meer informatie zal ontvangen. Het kan ook zijn dat de Raad te veel (uitvoerings-) details wil weten en daardoor de wethouders overvraagt. Dit roept de vragen op bij de rekenkamer over de belasting van de gemeentelijke organisatie en als gevolg hiervan een mogelijke negatieve invloed op de inzet/ verwerking van de vragen en wensen van de Raad. Verschillen tussen portefeuilles in afhandeling van moties en toezeggingen Bij de afhandeling van moties en toezeggingen zijn verschillen zichtbaar tussen portefeuilles. Deze conclusie wordt met enige terughoudendheid getrokken, omdat de resultaten van de steekproef erop duiden dat moties vaak wel worden afgehandeld, maar dat de afhandeling niet met de Raad wordt gecommuniceerd. Het openstaan in de registratiesystemen (griffielijst/ iBabs) betekent niet altijd dat de motie of toezegging is blijven liggen. Moties blijven soms erg lang ‘in uitvoering’.

Als er dan uiteindelijk over wordt bericht, wordt de verbinding met de motie niet meer gemaakt. Opmerkelijke constateringen op basis van de griffielijsten:  binnen de portefeuille Onderwijs, Jeugd, Cultuur, Erfgoed en Wonen is slechts één van de 8 ingediende moties afgehandeld;  voor Economie, Arbeidsmarkt en Sport staan 4 van de 7 ingediende moties nog open;  bij Openbare orde, samenwerking, P&O, communicatie staan 5 van de 10 ingediende moties nog open. De afhandeling en/of de informatie aan de Raad over de (voortgang) van de afhandeling bij deze portefeuilles lijkt meer aandacht te behoeven. Afspraak is afspraak. Een rekenkameronderzoek naar de afhandeling van moties, amendementen en toezeggingen aan de Raad in de periode maart 2018 tot en met maart 2021.

14

Van de door op de griffielijst geregistreerde niet nagekomen toezeggingen scoren de portefeuilles Openbare orde, samenwerking, P&O, communicatie enerzijds en Beheer en Onderhoud, Mobiliteit, Duurzaamheid & Milieu anderzijds beide hoger dan het gemiddelde van 37% openstaand. 3.2. Aanbevelingen De rekenkamer heeft tien aanbevelingen geformuleerd die de afhandeling van amendementen, moties en toezeggingen kunnen verbeteren. 1. Stel termijnen voor afhandeling en tussenrapportages vast. Maak algemene afspraken over termijnen waarbinnen moties en toezeggingen dienen te worden afgehandeld en ook wanneer de Raad een tussenbericht verwacht. Het is aan te bevelen om in iedere motie en bij iedere toezegging de termijnen voor de uitvoering en eventuele tussenrapportages vast te leggen. Laat de voorzitter tijdens de vergadering aan de portefeuillehouder om een, realistische, termijn van afhandeling vragen. Als de portefeuillehouder deze termijn niet ter vergadering kan aangeven, dient hij/zij deze uiterlijk in de eerstvolgende raadsvergadering aan te geven. 2. Controleer of de toezegging juist en duidelijk is genoteerd Het is aan te bevelen om bij iedere toezegging binnen een week te controleren of de notatie ervan aansluit bij de besproken inhoud en de toezegging daarop.

Indien nodig kan de tekst van de toezegging (in samenspraak met de griffie) worden aangepast en kan de raad over de wijziging geïnformeerd worden. 3. Zorg voor monitoring. Geef de griffie de opdracht de MAT’s te monitoren op de vastgestelde termijnen en u erop te attenderen wanneer de afhandeling niet volgens afspraak wordt nagekomen. Schoon de huidige lijsten op. 4. Maak afspraken over de beoordeling van de kwaliteit van de afhandeling Stel de criteria vast waarop de afhandeling van MAT’s beoordeeld kan worden. Suggesties hiervoor zijn: volledigheid (zijn alle vragen/onderdelen geadresseerd?); duidelijkheid (is de afhandeling gesteld in klare taal); verklaring van afwijkingen (als er andere keuzes zijn gemaakt voor de afhandeling door het College dan gevraagd, wordt dit gemotiveerd aangegeven). 5. Spreek af dat de wijze van uitvoering van een amendement wordt gerapporteerd en binnen welke termijn. 6. Kies iBabs als registratiesystemen waar iedereen mee werkt en maak duidelijke procedureafspraken over de registratie van moties, amendementen en toezeggingen. Het raadsinformatiesysteem iBabs heeft de functionaliteit om overzichten te maken, waarbij kan worden aangegeven waarop geordend moet worden. Zo kunnen overzichten op bijvoorbeeld datum, op wethouder of op status (“nog niet afgehandeld”) uitgedraaid worden.

Afspraak is afspraak. Een rekenkameronderzoek naar de afhandeling van moties, amendementen en toezeggingen aan de Raad in de periode maart 2018 tot en met maart 2021.

15

Maak in onderling overleg duidelijke procedure-afspraken tussen griffie, portefeuillehouders en ambtelijke organisatie hoe moties, amendementen en toezeggingen te registreren, de afhandeling te monitoren en de kwaliteit van de afhandeling te bewaken. We adviseren u om hierbij ook af te spreken dat in de documenten die de afhandeling van een motie, amendement of toezegging betreffen, expliciet wordt verwezen naar de betreffende MAT. 7. Maak uw moties zo SMART mogelijk. Formuleer uw moties zorgvuldig. Hoe meer specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden een motie is, des te beter weet het College wat de Raad bedoelt en des te gemakkelijker kunt u de kwaliteit van de uitvoering beoordelen. Dit vereenvoudigt uw controlerende taak. 8. Controleer de status van moties, amendementen en toezeggingen regelmatig. Ondersteun uw controlerende taak en zorg ervoor dat alle moties en toezeggingen die niet binnen de afgesproken termijn worden afgehandeld worden besproken in de raad. Streef naar overzichten waarop geen moties en toezeggingen staan die ouder zijn dan 2 jaar, zonder dat dit voorzien is van een toelichting op de reden hiervoor. 9. Geef de griffie de opdracht om binnen 3 maanden te komen met een plan van aanpak om tot een heldere procedure en toetsingscriteria te komen. 10. Aanbevelingen aan het College:     

Formuleer toezeggingen zo specifiek en tijdsgebonden mogelijk en wees alert op de haalbaarheid van toezeggingen (naar tijd en inhoud). Houd bij het doen van toezeggingen rekening met de met de behandelcyclus van de Raad. Agendeer de moties en toezeggingenlijst in de reguliere PHO’s en wees kritisch op afwijkingen van termijnen, voor uzelf en naar de organisatie toe. Als een motie of toezegging niet haalbaar blijkt, zorg dan voor een voor de Raad voldoende onderbouwing. Agendeer en bespreek periodiek de voortgang van de afdoening van moties en toezeggingen in het College en ben scherp op de sturing op tijdige nakoming van moties en toezeggingen en de communicatie hierover met de Raad.

Afspraak is afspraak. Een rekenkameronderzoek naar de afhandeling van moties, amendementen en toezeggingen aan de Raad in de periode maart 2018 tot en met maart 2021.

16

Bevindingenrapport

Afspraak is afspraak. Een rekenkameronderzoek naar de afhandeling van moties, amendementen en toezeggingen aan de Raad in de periode maart 2018 tot en met maart 2021.

17

4. Introductie Voor het eerste onderzoek in 2021 is gekozen voor een onderwerp dat de samenwerking tussen de Raad en het College van B&W betreft: de opvolging van aangenomen moties, amendementen en toezeggingen. Dit thema is naar voren in de inventarisatie onder de raadsfracties. In de volgende hoofdstukken treft u de bevindingen van het onderzoek aan.

5. Procedures en systemen voor het afhandelen van moties, amendementen en toezeggingen. In dit hoofdstuk beschrijven we de weg die moties, amendementen en toezeggingen afleggen in de organisatie om afgehandeld te worden. Het beantwoordt onderzoeksvragen 2 en 3:  Welke richtlijnen en systemen hanteert de griffie om MAT’s te organiseren?  Welke richtlijnen en systemen hanteert het College om MAT’s te organiseren? In de werkwijze van de gemeente Heerlen van het registreren, verwerken en afhandelen van MAT’s worden in de commissievergaderingen en in de raadsvergaderingen verschillende procedures gevolgd4. Het onderzoek van de rekenkamer betreft de MAT’s ingediend in een raadsvergadering. 5.1 Procedure voor MAT’s gedaan in de raadsvergadering. De griffie De medewerkers van de griffie zorgen registratie van moties, amendementen en toezeggingen. Na iedere raadsvergadering werkt de griffie de zogenaamde ‘griffielijst’ bij. Deze lijst bevat de eerder ingediende MAT’s die nog niet afgehandeld zijn, de (nieuwe) MAT’s van de laatste raadsvergadering worden hieraan toegevoegd. De bijgewerkte lijst wordt in het iBabs (het raadsinformatiesysteem) geplaatst onder de kop ‘Actielijsten commissie en Raad’, zodat eenieder deze kan raadplegen. De Raad wordt actief geïnformeerd met een mail.

Betreffende mail wordt de dag na de raadsvergadering behalve naar Raad, ook naar commissieleden, College, rekenkamer, management, griffie en de teamleiders gezonden. 4

Toezeggingen van collegeleden tijdens een commissievergadering worden op de actielijst geplaatst. Elke commissie heeft een eigen actielijst, waarbij elk actiepunt een nummer heeft en dit nummer blijft behouden. Daarbij worden ook de data vermeld (indien afgesproken) waarop het College toezegt het actiepunt af te handelen. Voor Corona werden de actielijsten iedere maand tijdens een fysiek overleg met het College doorgelopen. Op dit moment gebeurt dit via mail. * Nog niet vermelde afhandeldata worden toegevoegd of afhandeldata worden gewijzigd (dan wordt de oude datum op de lijst doorgestreept en een nieuwe datum toegevoegd zodat de commissie kan zien wat er is gewijzigd) * Afspraken worden gemaakt over de nog af te handelen actiepunten. In het portefeuillehoudersoverleg bespreekt het College deze actielijsten met de medewerkers in de organisatie. Actiepunten worden afgedaan met een notitie die via het programma Join wordt ontvangen. In deze notitie wordt het nummer van het actiepunt en de tekst van de actielijst vermeld. De notitie wordt in iBabs geplaatst, op de actielijst wordt de afhandeldatum toegevoegd. Iedere maand worden de actielijsten voor de commissies geagendeerd. Commissieleden spreken het College aan als toezeggingen niet of niet goed zijn afgehandeld.

De actielijst wordt vervolgens door de commissie vastgesteld waarna de afgehandelde actiepunten van de lijst voor de komende commissievergadering worden afgevoerd. Afspraak is afspraak. Een rekenkameronderzoek naar de afhandeling van moties, amendementen en toezeggingen aan de Raad in de periode maart 2018 tot en met maart 2021.

18

Parallel wordt in iBabs gewerkt met een systeem met overzichten van MAT’s. Op basis van de griffielijsten voert de griffie de MAT’s op in iBabs. De griffie ontvangt de antwoorden op een motie of toezegging vanuit de ambtelijke organisatie via het interne mailsysteem. Zodra er een antwoord op een motie of een toezegging komt (in welke vorm dan ook, raadsinformatiebrief of memo) voegt de griffie deze toe aan iBabs. Er wordt dan een toezegging aangemaakt in het systeem die onder het betreffende agendapunt van de raadsvergadering wordt gehangen met het antwoord hieraan toegevoegd of het antwoord wordt aan een eerder aangemaakte deze toezegging (zonder antwoord) toegevoegd. De ambtelijke organisatie Moties worden via het College afgehandeld. Afhankelijk van de inhoud van de moties bepaalt het College of dit via een collegebesluit of een raadsvoorstel gedaan.  Bij een collegebesluit wordt de Raad geïnformeerd via een raadsinformatiebrief (RIB).  Bij een raadsvoorstel wordt dit geagendeerd. De RIB of het raadsvoorstel wordt door de behandelend medewerker naar de griffie gestuurd. Als er nieuws is over een motie of als deze is afgehandeld dan geeft de griffie dit aan op de ‘griffielijst’ onder de kop ‘stand van zaken’: bijv. ‘Memo in iBabs geplaatst d.d. 3 november 2020’ of ‘In eerste helft 2019 volgt een notitie over dit onderwerp’.

Er zijn geen afspraken gemaakt over de termijnen waarbinnen informatie over de voortgang of de afhandeling moet worden verstrekt. Amendementen maken, nadat ze zijn aangenomen, onderdeel uit van het raadsbesluit. Dat betekent dat de uitvoering in zijn geheel gebeurt. Er zijn geen afspraken gemaakt over terugkoppeling van de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de uitvoering van een amendement. Op de overzichtslijst van de griffie staat op een schijnbaar willekeurig moment de opmerking ‘uitgevoerd’, zonder verdere toelichting. Toezeggingen worden in de regel afgehandeld door de portefeuillehouder, tenzij het zaken betreft waar het College collegiaal over moet besluiten. Daarmee bepalen de inhoud en de aard van de toezegging dus de route:  Geen collegebesluit nodig? De Raad wordt geïnformeerd via een memo. In de titel van de memo wordt meestal niet verwezen naar de toezegging. In de memo zelf gebeurt dat vaak wel.  Collegebesluit nodig? De Raad wordt via een RIB geïnformeerd. Ook deze RIB wordt als onderdeel van de ingekomen stukken in iBabs geplaatst. In de titel van de RIB wordt niet verwezen naar de toezegging. In de RIB wordt hier soms naar verwezen. 5.2. Monitoring: controle van informatie en termijnen van afdoening. Formeel beoordeelt de Raad of een MAT met de verschafte informatie is afgehandeld.

In de praktijk beheert de griffie de MAT-lijsten en bepaalt de griffie ook of een MAT kan worden geregistreerd als afgedaan. In dat geval wordt dit op de nieuwe ‘griffielijst’ vermeld. Op dat moment zouden ook bij MAT’s in iBabs de documenten moeten worden toegevoegd door de griffie. Dit gebeurt niet altijd. Andersom komt het ook voor dat een MAT wel wordt ingevoerd in iBabs maar niet wordt bijgewerkt op de griffielijst. Afspraak is afspraak. Een rekenkameronderzoek naar de afhandeling van moties, amendementen en toezeggingen aan de Raad in de periode maart 2018 tot en met maart 2021.

19

Wanneer het College een memo, RIB of raadsvoorstel aanlevert, dan zet de griffie dit in iBabs, bij de eerder ingevoerde MAT. Wanneer daarmee de MAT is afgehandeld, dan wordt deze door de griffie in iBabs afgevinkt. De griffie signaleert dat het met name bij de documenten die het College aanlevert niet altijd helder is of het een antwoord op een motie of toezegging betreft. Daardoor komt het voor dat een document of mededeling in iBabs wordt opgenomen, maar daarbij niet wordt gekoppeld aan een motie of toezegging welke dan dus niet als afgehandeld wordt afgevinkt. Daardoor komt het voor dat de griffie een afhandeling van een MAT niet altijd als zodanig registreren in de systemen (en blijft de status dus ‘niet afgehandeld’). Er zijn geen afspraken gemaakt op basis van welke criteria de beoordeling van de afhandeling wordt gedaan. De bewaking van de afhandeling binnen de organisatie wordt gedaan in het portefeuillehouderoverleg door de verantwoordelijke domeinmanager/teamleider, samen met de verantwoordelijke wethouder. Wekelijks wordt de lijst in het portefeuillehouderoverleg (PHO) geagendeerd. Vandaar uit worden af te handelen acties toegewezen binnen de organisatie. Bij elke MAT staat de verantwoordelijke bestuurder (portefeuillehouder, PH) vermeld.

Deze portefeuillehouder is verantwoordelijk voor de kwaliteit en de tijdigheid van de afdoening en voor de kwaliteit van de informatie rondom de afdoening. De domeinen weten welke onderwerpen bij hen horen en dus welke bestuurder waarover gaat. De portefeuillehouder bepaalt of het stuk voldoende kwaliteit heeft en de MAT wat het College betreft voldoende is afgedaan. Daarna wordt het naar de griffie verzonden. Als er iets blijft liggen heeft dat -volgens B&W- altijd een reden. De Raad wordt tussentijds niet altijd actief geïnformeerd over de stand van zaken, echter wel als erom gevraagd wordt. Binnen de organisatie zijn geen afspraken gemaakt over termijnen waarbinnen moties en toezeggingen dienen te worden afgehandeld of wanneer een tussenbericht aan de Raad gestuurd moet worden. De gemeenteraad ontvangt iedere besluitvormingscyclus de lijsten met openstaande MAT’s via iBabs. Op deze lijst staat de datum van de raadsvergadering waarin de motie of het amendement is aangenomen, de toezegging is gedaan. Met de Raad zijn, evenmin als binnen de organisatie, geen afspraken gemaakt over de termijnen waarbinnen iets moet zijn afgehandeld of er een tussenrapportage komt. Incidenteel wordt deze termijn wel aangeduid in de motie of toezegging. Na afhandeling door het College wordt een MAT op de aangepaste griffielijst nog een keer genoemd met status ‘afgehandeld’.

Een maand later worden punten met de status ‘afgehandeld’ door de griffie verwijderd van de griffielijst. Raadsleden ontvangen de griffielijst met MAT’s maandelijks bij de ingekomen stukken. Vanuit de gemeenteraad is controle niet georganiseerd. De beslissing van de griffie om een MAT als afgedaan te beschouwen wordt niet beoordeeld. Er wordt niet expliciet aandacht besteed aan de afhandeling van een MAT, tenzij een raadslid in de vergadering navraag doet. Dit gebeurt zelden. Het is onduidelijk wie verantwoordelijk is voor de monitoring van het informatieproces, zowel in de organisatie van de Raad als in de ambtelijke organisatie. Daarmee is er ook geen Afspraak is afspraak. Een rekenkameronderzoek naar de afhandeling van moties, amendementen en toezeggingen aan de Raad in de periode maart 2018 tot en met maart 2021.

20

verantwoordelijke benoemd die signaleert als een MAT niet wordt opgepakt of niet compleet of tijdig wordt afgehandeld. Er zijn geen afspraken gemaakt binnen het College over de sturing door portefeuillehouders op tijdige nakoming van moties en toezeggingen en de bespreking ervan in portefeuillehoudersoverleggen (PHO’s).

Afspraak is afspraak. Een rekenkameronderzoek naar de afhandeling van moties, amendementen en toezeggingen aan de Raad in de periode maart 2018 tot en met maart 2021.

21

6. Moties, amendementen en toezeggingen (MAT’s) in de raadsvergaderingen van maart 2018 tot en met maart 2021. In dit hoofdstuk beantwoorden we de onderzoeksvragen 1, 4 en 5:  Welke moties en amendementen zijn aangenomen en welke toezeggingen zijn gedaan in de raadsvergaderingen in de periode maart 2018 tot en met maart 2021?  In hoeverre komt het College de MAT’s tijdig en volledig na?  Wat is de kwaliteit van de informatie aan de Raad over uitstaande moties, amendementen en toezeggingen? Opgemerkt dient te worden dat in de eerste fase van het onderzoek zowel de aantallen als de kwaliteit van de MAT’s zijn beoordeeld op de informatie die voor de raad voorhanden is: in de overzichten van de griffie enerzijds, via IBabs anderzijds. Aanvullend is de griffie en de betrokken teams eenmalig verzocht om informatie te geven over de afhandeling van de MAT’s. In fase 2, de nadere analyse van een selectie van de MAT’s, werd verder ingezoomd. Bij verder doorvragen bij de verantwoordelijke teams, door het naluisteren van vergaderingen en door het koppelen van documenten, bleek regelmatig dat MAT’s die in de systemen open staan toch waren uitgevoerd. In dit licht moet de analyse van de gegevens in fase 1 worden bekeken. 6.1. De ingediende moties, amendementen en toezeggingen.

Op basis van maandelijkse overzichten van de griffie is een overzicht gemaakt van alle MAT’s die in de periode maart 2018 tot en met maart 2021 in een raadsvergadering zijn gedaan. Het totaaloverzicht is te vinden in onderstaande tabel 6.1. Tabel 6.2 laat in absolute en in relatieve getallen zien hoe de MAT’s zijn verdeeld over de beleidsvelden. De lijst met moties van de griffie bevat de volgende informatie: titel van de motie; datum van indiening; de uitslag van de stemming; de betreffende portefeuillehouder; de stand van zaken; datum van het overzicht. De lijst met amendementen van de griffie bevat de volgende informatie: titel van het amendement; datum van indiening; de uitslag van de stemming, de betreffende portefeuillehouder, de stand van zaken; datum van het overzicht. De lijst met toezeggingen van de griffie bevat de volgende informatie: omschrijving van de vraag; datum van de toezegging aan de Raad; de inhoud van de toezegging; de betreffende portefeuillehouder; de stand van zaken; datum van het overzicht. Tabel 6.1: Moties, amendementen en toezeggingen in de raadsvergaderingen van maart 2018 tot en met maart 2021 Jaar 2018 2019 2020 2021

Aantal moties 20 20 20 2

Aantal amendementen 2 4 -

Aantal toezeggingen 87 102 114 12

Afspraak is afspraak. Een rekenkameronderzoek naar de afhandeling van moties, amendementen en toezeggingen aan de Raad in de periode maart 2018 tot en met maart 2021.

22

TOTAAL 62 6 315 NB: In de lijsten van de griffie staan ook 10 nog openstaande moties uit 2017. Deze zijn niet meegenomen in het onderzoek. Tabel 6.2: Moties, amendementen en toezeggingen in de raadsvergaderingen van maart 2018 tot en met maart 2021 beleidsveld (in absolute getallen en in percentages) Aantal moties* 62

Aantal amendementen 6

Aantal toezeggingen 315

TOTAAL Openbare orde, samenwerking, P&O, 10 (16%) 1 (17%) 42 (13%) communicatie Economie, Arbeidsmarkt 7 (11%) 33 (10%) en Sport Beheer en Onderhoud, Mobiliteit, Duurzaamheid 19 (31%) 2 (33%) 55 (17%) & Milieu Onderwijs, Jeugd, Cultuur, 8 (13%) 49 (16%) Erfgoed en Wonen Middelen, Ruimtelijke Ordening en 3 (5%) 2 (33%) 39 (12%) Herstructurering Integraal Ouderenbeleid, Buurtgericht Werken, 6 (10%) 19 (6%) Publieke Dienstverlening en Informatisering Welzijn, Armoedebestrijding 7 (11%) 1 (17%) 64 (20%) Centrumontwikkeling College* 2 (3%) 12 (4%) Presidium/Griffie 1 (0%) * dit verwijst naar moties en toezeggingen die op meer dan een portefeuille betrekking hebben. In bijlage 1 vindt u een overzicht van alle moties (tabel a); amendementen (tabel b) en toezeggingen aan de Raad (tabel c) die in het onderzoek zijn beschouwd. 6.2. Beoordeling van de afdoening

Bij alle MAT’s is door de griffie voor dit onderzoek het kernthema per MAT aangegeven. Op basis daarvan zijn in de organisatie de volgende vragen gesteld: • Is deze MAT afgehandeld? Zo ja, wat is de datum van afhandeling? • Welke document(en) betreffen deze afhandeling (link naar bijbehorend(e) document(en) of een kopie hiervan als deze (nog) niet in iBabs staat of staan) • Wanneer en op welke wijze is de Raad geïnformeerd? • Als er vertraging is opgetreden in de afhandeling: wat was daarvoor de reden? Afspraak is afspraak. Een rekenkameronderzoek naar de afhandeling van moties, amendementen en toezeggingen aan de Raad in de periode maart 2018 tot en met maart 2021.

23

Met de informatie die is ontvangen van de griffie en vanuit de organisatie is de afhandeling van de MAT’s geanalyseerd. Een overzicht daarvan treft u aan in tabel 4. Tabel 6.3: Afgehandelde MAT’s met daarbij de indicatie van tijdigheid en volledigheid van afhandeling Moties Amendementen Toezeggingen  

Afgehandeld 38 (61%) 4 (66%) 198 (63%)

Tijdig 33 (86%) 4 (100%) 156 (79%)

Volledig 31 (82%) 4 (100%) 151 (76%)

Het percentage bij ‘Afgehandeld’ betreft het totaal aantal MAT’s. Moties en toezeggingen die gedeeltelijk zijn uitgevoerd zijn beschouwd als ‘niet afgehandeld’. De percentages onder ‘tijdig’ en ‘volledig’ betreffen de afgehandelde MAT’s.

Moties: van de 38 afgehandelde moties is 86% tijdig en 82% volledig afgehandeld. Van vijf moties waarvan de organisatie aangeeft dat deze afgehandeld zijn, is de tekst van de motie niet aangetroffen door de rekenkamer. De rekenkamer heeft daardoor onvoldoende informatie en heeft geen oordeel kunnen geven over de tijdigheid en de volledigheid van de afhandeling. Bij geen enkele niet afgehandelde motie is een toelichting op eventuele vertraging gegeven. Amendementen: amendementen zijn besluiten van de Raad. Uit de eerste analyse blijken vier amendementen uit de genoemde onderzoeksperiode te zijn uitgevoerd zoals besloten. Over de uitvoering van twee amendementen hebben we geen uitsluitsel gekregen vanuit de organisatie. Toezeggingen: de toezeggingen zijn in 63% van de gevallen afgehandeld, waarvan ruim driekwart tijdig en volledig. Kwaliteit van de MAT’s Om de kwaliteit van de MAT’s te beoordelen heeft de rekenkamer gekeken naar de aspecten tijdigheid; duidelijkheid; volledigheid; relevantie. Op basis van de door de griffie geformuleerde toezegging heeft de rekenkamer het memo of de raadsinformatiebrief aangemerkt als goed, matig of slecht. Deze beoordeling wordt toegelicht onder tabel 6.4. Er is in deze fase van het onderzoek niet gekeken naar eventueel gegeven (mondelinge) toelichting in een commissievergadering.

De kwaliteit van een deel van de toezeggingen is niet te beoordelen. Dat heeft verschillende redenen:  Van een gedeelte van de toezeggingen heeft de rekenkamer geen stukken aangetroffen.  Bij twee toezeggingen gaat het om vertrouwelijke stukken.  Toezeggingen zijn soms zo onduidelijk geformuleerd dat niet te beoordelen is of het antwoord duidelijk, volledig en relevant is.  Het komt voor dat een maatregel is uitgevoerd waarop de vraag betrekking had (bijv. het instellen van een klankbordgroep), maar dat er geen documentatie is gevonden dat de Raad geïnformeerd is. Tabel 6.4: Kwaliteit van de afgehandelde MAT’s Afspraak is afspraak. Een rekenkameronderzoek naar de afhandeling van moties, amendementen en toezeggingen aan de Raad in de periode maart 2018 tot en met maart 2021.

24

Moties Amendementen Toezeggingen

Afgehandeld 38 4 198

Goed 27 (71%) 4 (100%) 154 (78%)

Matig 6 (16%)

Onvoldoende 5 (13%)

11 (5%)

4 (2%)

Onbekend 0 0 29 (15%)

Gehanteerde beoordelingscriteria: tijdigheid, volledigheid, duidelijkheid en relevantie. Goed: positief op 4 criteria. Matig: positief op 3 criteria. Onvoldoende: positief op minder dan 3 criteria. Onbekend: geen/onvoldoende informatie gevonden om de kwaliteit te beoordelen

Ook van de MAT’s die zijn aangemerkt als ‘nog niet afgehandeld’ is een lijst gemaakt. Daarmee betreft het een lijst van nog openstaande MAT’s. Om een beeld te krijgen van de verdeling van niet afgehandelde MAT’s over de portefeuillehouders is die informatie ook in het overzicht meegenomen. Tabel 6.5: Overzicht van de openstaande MAT’s per portefeuille: aantal en percentage van het totaal aantal ingediende MAT’s binnen betreffende portefeuille. Aantal openstaande moties

Aantal amendementen niet uitgevoerd* 2 (33%)

Aantal openstaande toezeggingen

TOTAAL

24 (39%)

Openbare orde, samenwerking, P&O, communicatie Economie, Arbeidsmarkt en Sport Beheer en Onderhoud, Mobiliteit, Duurzaamheid & Milieu Onderwijs, Jeugd, Cultuur, Erfgoed en Wonen Middelen, Ruimtelijke Ordening en Herstructurering Integraal Ouderenbeleid, Buurtgericht Werken, Publieke Dienstverlening en Informatisering Welzijn, Armoedebestrijding Centrumontwikkeling College/combinatie van wethouders

5 (50%)

22 (52%)

4 (57%)

8 (24%)

4 (21%)

2 (100%)

117 (37%)

23 (42%)

7 (88%)

19 (39%)

0 (0%)

15 (38%)

1(16%)

6 (32%)

2 (29%)

20 (31%)

1 (50%)

4 (33%)

* Een amendement is een raadsbesluit. Niet afgehandeld betekent dat de rekenkamer de informatie over de uitvoering van de genoemde amendementen niet heeft kunnen vinden en geen informatie heeft ontvangen uit de organisatie.