Overdrachtsdocument thematisch raadsakkoord voor nieuwe raad

Nieuwe instrumenten die daarvoor nodig zijn, worden ontwikkeld. Voor de kaderstellende rol van de raad betekent dit: beter gebruik en inzetten LTA & Strategische Agenda, gebruiken procesvoorstel, startnotitie en peilingsvoorstel. Voor de controlerende rol van de raad betekent dit: het samenlevingsgesprek en de dialoogsessie intern. Ook de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning en het reglement van orde worden aangepast op de rolopvatting en nieuwe instrumenten. Het presidium sprak daarnaast af om in het overdrachtsdocument advies mee te geven aan de nieuwe raad over dit onderwerp. De raad toont steeds meer eigenaarschap. Een voorbeeld is de totstandkoming van de woonvisie. Hierover is een procesvoorstel door de raad aangenomen met een plan van aanpak. Dit proces is nu in gang gezet met een avond voor het wonen en een dialoogsessie met raadsleden, waarna een startnotitie met uitgangspunten volgt. In andere gevallen heeft de raad de opdrachtformuleringen teruggegeven aan het college of is zelf aan de slag gegaan zoals bij het onderzoek naar de bijstand, de visie op dienstverlening en het onderzoek naar de financiële fout.

3.2.5 Pilot bzk voor sturing en monitoring in het sociaal domein – thema Jeugdhulp Als deelnemer van de pilot BZK over sturing en monitoring in het sociaal domein verkennen we met de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie hoe we de sturende en monitorende rol van de raad anders vorm kunnen geven. De doelstelling van de pilot is: raden en raadsleden faciliteren om met betrekking tot het sociaal domein in een sturende/kaderstellende positie te komen. Vanuit een heldere visie op het sociaal domein invulling geven aan de volgende vragen: Hoe stuur je? Met daarbij ook het vervolg: Hoe monitor je? Hoe ziet een monitor eruit die waarde heeft en bijdraagt aan een goed politiek gesprek? Door een beweging in te zetten van het (op dit moment vooral) passieve monitoren van prestaties naar het formuleren van richtinggevende uitgangspunten en het maken van (waardengedreven) 25

keuzes voortvloeiend uit een duidelijke visie, onder meer geholpen door het vergroten van de beschikbaarheid van kwalitatieve data. In Heerenveen spitsen we dit toe op jeugdhulp. We sluiten aan bij de planning en het proces Lokaal Akkoord Transformatie Jeugdbeleid. In dit lokaal akkoord komen bedoeling, leidende principes, opgaven en maatregelen te staan waar gemeente(raad) en maatschappelijke partners zich voor de komende jaren aan verbinden. Het lokaal akkoord wordt in co-creatie opgesteld. Er is een klankbordgroep uit de raad samengesteld, die als rol heeft aan te geven wat de gemeenteraad nodig heeft in het proces.

3.3 Extra thema: Omgevingsvisie De start van de Omgevingsvisie lag in de vorige raadsperiode 2014-2018 en gaf nieuwe inzichten voor participatie met inwoners. Dit is niet benoemd als vierde open thema aan de start van het raadsakkoord, maar het was zeker een thema in de raadsperiode 2018-2022 en biedt leerzame inzichten. Voor welk participatieproces is gekozen? Er is gekozen voor Omgevingsdialogen. De te maken – soms moeilijke – keuzen in de Omgevingsvisie raken de fysieke leefomgeving van alle inwoners. Door samen over de toekomst na te denken ontstaat inzicht, maar ook begrip voor elkaars gezichtspunten. Dit is noodzakelijk om van de Omgevingsvisie een ‘levende visie’ te maken, in plaats van een ‘papieren tijger’. Dialoog is een methode van co-creatie, van directe democratie, waarbij deelnemers geen volledige zeggenschap hebben over het resultaat dat aan de gemeenteraad wordt voorgelegd.

Vanuit de raad was er een stuurgroep geformaliseerd die ondersteund en aangevuld werd vanuit de griffie en medewerkers van de ambtelijke werkgroep. Het doel en de taak van de stuurgroep was (vanuit het perspectief van de raad) vastgesteld door de raad: 1. Kennis en kunde bundelen, delen en gebruiken, 2. Bewaken van democratische waarden (oa toegankelijke vorm voor participatie, vorm van gesprek (bv dialoog), zeggenschap (macht/tegenmacht in relatie tot verantwoordelijkheid). 3. Vergroten van onderling begrip en betrokkenheid. Hoe zijn inwoners betrokken? Er waren een aantal bijeenkomsten op verschillende locaties in de gemeente. Tijdens deze bijeenkomsten werd informatie gedeeld en werden meningen en ideeën opgehaald. Tijdens de bijeenkomsten was er veel ruimte voor de betrokkenen om met elkaar in discussie te gaan. De uitgangspunten voor participatie heeft de raad vastgesteld in een startnotitie: • Streven is dat alle inwoners kunnen kiezen of ze wel of niet deelnemen in het planproces van de Omgevingsvisie. • Ervaring leert dat het moeilijk is jongeren en ouderen te bereiken. Deze doelgroepen krijgen daarom in ieder geval extra aandacht. • De participatie wordt per deelgebied in drie dialoogronden uitgevoerd. Eerst bespreken van de opgaven (bewustwording), daarna de effecten en mogelijke keuzen (oordeelsvorming) en 26

• •

vervolgens de integrale uitwerking en vertaling naar deelgebieden te bespreken (planvorming). Tot slot volgt nog de formele procedure met mogelijkheid tot indienen van zienswijzen. Rol van de raad wordt vooraf besproken en per fase ingevuld.

De participatie is per deelgebied in drie dialoogronden uitgevoerd: 1.

2.

3.

Eerst bespreken van de opgaven (bewustwording) Inwoners gingen met elkaar in gesprek over kansen en grote toekomstige opgaven in hun eigen leefomgeving. In de nieuwsbrief werden inwoners ook opgeroepen om de Omgevingsdialoog te gebruiken om inspiratie op te doen en ideeën en argumenten uit te wisselen voor de visie van het eigen dorp en zo de omgevingsvisie aan te laten sluiten op de dorpsvisie. De effecten en mogelijke keuzen (oordeelsvorming) Inwoners gingen met elkaar en met verschillende deskundigen in gesprek over de aanpak van de verschillende opgaven die in de toekomst in dit gebied gaan spelen. Daarbij werden verschillende oplossingsrichtingen besproken en ideeën uitgewisseld. Vervolgens bespreken van de integrale uitwerking en vertaling naar deelgebieden (planvorming).

Om aanvullend op de Omgevingsdialogen van 2019 inbreng op de te halen bij inwoners, is in april 2020 een enquête uitgevoerd met betrekking tot de Omgevingsvisie. In deze enquête is inwoners gevraagd om hun mening te geven over een aantal onderwerpen die te maken hebben met de fysieke leefomgeving. Daarnaast zijn er ook een aantal open vragen opgenomen. In februari 2020 zijn drie gastlessen gegeven op Bornego College. In VWO 3, 5 en 6 gingen de leerlingen aan de slag met de vraag: Wat vind jij belangrijk in je leefomgeving (nu en in de toekomst)? Aan de hand van een mentimeter werden verschillende vragen beantwoordt, met soms verrassende uitkomsten. Tijdens deze gastlessen zijn andere vragen gesteld dan in de enquête, maar zijn wel dezelfde thema’s behandeld. Wat is de stand van zaken Na een uitgebreid participatietraject met inwoners en organisaties heeft de gemeenteraad op 8 juli 2021 de Omgevingsvisie 1.0. vastgesteld. Kijk voor meer informatie op https://www.heerenveen.nl/actueel/omgevingsvisie/. Wat zijn geleerde lessen en inzichten uit de monitoring door NHL Stenden Thorbecke Academie • De dialogen vonden plaats op verschillende plaatsen in de gemeente. Daardoor kwamen er de verschillen in de gemeente goed naar voren en konden de deelnemers echt praten over hun eigen dorp en omgeving.

• Er waren te weinig verschillende deelnemers aanwezig, bij de dialogen waren vooral mensen die kennis van zaken hadden. • Voor deelnemers zonder voorkennis bleek het erg moeilijk om in de toekomst te kijken. • Omdat het vooral bleef bij brainstormen en ophalen van ideeën heeft er weinig discussie plaats gevonden. • Bepaal vooraf het doel van de avond: wie wil je aan tafel en wat heb je nodig aan opbrengst? Stem daarop ook je communicatie en programma af. Vooral het opschrijven van de ideeën op de platen werd afgeraffeld of overgenomen door tafelleiders of ambtenaren, hierdoor is waarschijnlijk opbrengst verloren gegaan. Hoe zorg je 27

•

voor goede begeleiding van het denkproces van de inwoners zonder te sturen? Ambtenaren vertellen dat het proces Omgevingsvisie meerdere doelen heeft. Een belangrijk doel is om te leren en de interne organisatie klaar te stomen om op een andere manier samen te werken met inwoners. Hoe zorg je ervoor bij het faciliteren van het gesprek de focus hebt op het betrekken van de inwoners in plaats van op interne doelen? Onderscheid aanbrengen tussen inhoud en belangen had verwarring kunnen voorkomen. Ambtenaren kunnen kennis delen en het college kan de inhoud ophalen. Raadsleden kunnen belangen ophalen.

Wat zijn geleerde lessen en inzichten vanuit de stuurgroep Omgevingsvisie In januari 2020 heeft de Stuurgroep Omgevingsvisie een evaluatie gehouden. Als geleerde lessen werden genoemd: Participatie • De manier waarop informatie opgehaald wordt bij inwoners en de manier waarop teruggekoppeld wordt naar inwoners is belangrijk. Het is belangrijk om na te denken over de manier waarop inwoners betrokken worden en betrokken kunnen blijven. • Het is belangrijk dat iets abstracts begrijpelijk gemaakt wordt en op een begrijpelijke manier uitgelegd wordt. • Het is belangrijk om na te denken over doelgroep benadering en het is belangrijk dat er een bewustzijn is van ‘wie bereiken we niet?’ • Het is belangrijk dat de organisatie ingericht / toegerust is voor het organiseren van dit soort trajecten. • Verwachtingenmanagement is belangrijk. • Kleinschaligheid en dichtbij op locatie is belangrijk. • Het is belangrijk dat als de raad de rol van ‘luisteraar’ afspreekt, dit door de raadsleden op dezelfde manier wordt ingevuld. Rol Stuurgroep Kaders, doel en rolduiding: • Het is belangrijk dat de raad politieke kaders (voor participatie, voor proces) meegeeft bij aanvang van de stuurgroep. Dit helpt de stuurgroep bij het ontwikkelen van het proces. Het is belangrijk dat de organisatie helder heeft hoe de input van inwoners verwerkt moet worden / gewogen moet worden.

Om het proces goed te laten verlopen is het van belang van te voren goed af te stemmen wat de routekaart gaat zijn. Om vervolgens gedurende het proces elkaar scherp te kunnen houden op wat het proces moet zijn. • Het is belangrijk een concreet en haalbaar doel te hebben bij het opzetten van een stuurgroep. En om afspraken te maken over wanneer een doel als behaald beschouwd wordt. • Het is belangrijk om een eenduidige rolduiding en rolverdeling te hebben voor alle betrokkenen: o raadsleden in de stuurgroep; o collegelid; o ambtelijk medewerkers. Terugkoppeling en betrokkenheid raad: • Het is belangrijk dat bij de een proces als de omgevingsvisie er goed wordt teruggekoppeld naar alle raadsleden en van tevoren afspraken te maken over hoe dit terugkoppelen gebeurt.

28

•

Het is belangrijk dat zo’n proces raadsbreed worden gedragen en niet als ‘van de stuurgroep’ wordt gezien.

Samenwerking stuurgroep en organisatie Procesbewaking, reflectie en betrokkenheid: • Voor bewaking van het proces en voorkomen van afwijkingen van de kaders, routekaart, doel en rol, is het belangrijk om regelmatig: o te spreken over de (bewaking van de) voortgang; o te spreken over het plan en de fases af te sluiten en te starten met een go/no go; o te reflecteren op rolinvulling van alle betrokkenen (raad, college, organisatie); o te reflecteren of betrokkenen zich richten op het doel en niet op de inhoud. • Het is van belang dat er iemand is die zorgt voor die reflectie. • Wanneer er verkiezingen plaatsvinden is het wenselijk om opnieuw met elkaar in gesprek te gaan over de doel, rolverdeling om zo de continuïteit te borgen. • Het is belangrijk betrokkenheid te organiseren, goed contact en begrip voor elkaar.

29

30

4. Introductie Raadscommunicatie Communicatie over dit thematisch raadsakkoord en de thema’s is noodzakelijk. Op deze manier blijft de samenleving geïnformeerd, aangesloten en betrokken. Dit is essentieel om een open dialoog mogelijk te maken.

>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> Halverwege 2019 is er als experiment een raadscommunicatieadviseur aangenomen bij de griffie. Na een half jaar werd het een vaste functie. In dit hoofdstuk vertellen we wat er is gerealiseerd als het gaat om raadscommunicatie. Aan het einde van dit hoofdstuk lees je de geleerde lessen en inzichten over ‘Introductie Raadscommunicatie’ >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>

Communicatie over de thema’s en meer In december 2018 nam de raad het besluit om de ondersteuning van de griffie in lijn te brengen met het raadsakkoord. In het raadsakkoord: “Als raad hebben wij ondersteuning nodig bij de uitvoering van het thematisch raadsakkoord. De voorzitter van de raad wordt gevraagd, in overleg met de griffier en de gemeentesecretaris, bovenstaand proces te faciliteren en te ondersteunen in menskracht en middelen.” Specifiek is gekozen voor de inzet van een communicatieadviseur gespecialiseerd in raadscommunicatie, die de behoefte van de raad ondersteunt om meer in contact te staan en samen te werken met de samenleving. De communicatieadviseur is eerst voor een periode van 6 maanden aangesteld waarna november 2019 de rol van de communicatieadviseur geëvalueerd is en de raad gekozen heeft voor structurele invulling. De door de raad vastgestelde visie op raadscommunicatie: ‘We zorgen dat de samenleving geïnformeerd, aangesloten en betrokken blijft, door te verbinden. Met als uitgangspunt; de behoefte van de inwoners.’ Raadscommunicatie gaat in de kern om: ‘Open dialoog’ & ‘Samen’. Voor een open dialoog tussen de partijen die willen samenwerken is vertrouwen een voorwaarde. Dat krijg je voor elkaar door echt contact. Echt contact krijg je als gemeente door te: 1) denken vanuit de behoefte ontvanger (inwoners) 2) verbinden.

In het plan raadscommunicatie 2019 is beschreven waaruit de raadscommunicatie bestaat: • • •

Inhoudelijk: teksten schrijven en uitingen maken voor de onderwerpen die actueel zijn (zoals Burgerbesluit, Begroting en Raadsakkoord ) Middelen: de huidige middelen vullen met content/verbeteren/veranderen/vernieuwen/ afspraken over vastleggen Projecten: communicatienota, sjablonen raadsstukken

In de in de vorige hoofdstukken beschreven participatieprocessen en thema’s zoals versterken van de lokale democratie is raadscommunicatie een onmisbare schakel gebleken. Raadscommunicatie had een belangrijke rol intern naar de raad: nieuwsbrieven thematisch

raadsakkoord, verbeteren informatievoorziening raad, actueel weekbericht, mails over

31

vergaderingen en bijeenkomsten, organisatie bijeenkomsten raad (dag van de financiën, opening politiek seizoen, heidagen). Ook extern is een grote bijdrage geleverd: persberichten, organisatie & uitvoering ‘motie inwoners betrekken bij sluitende begroting’, organisatie ‘met inwoners naar Democratiefestival’, ‘vooruitblik’ op commissievergadering, ‘terugblik’ op raadsvergadering, jaaroverzicht raad, symposium ‘participatiedemocratie’. Raadscommunicatie heeft daarnaast bijgedragen aan de opbouw van relaties en netwerken. Kortom raadscommunicatie is zeker van toegevoegde waarde geweest bij het uitvoeren van het raadsakkoord.

Raadscommunicatie; een nieuw experiment in 2022 Succes in participatieprocessen, het samen met inwoners doen zit vooral in het proces zelf: hoe aantrekkelijk is het voor inwoners om mee te doen? En daarbij ervoor te zorgen dat er genoeg aandacht is voor een participatieproces om inwoners de gelegenheid te geven om mee te gaan doen. (geïnformeerd, aangesloten en betrokken). De thema’s zijn voor een groot deel ook uitgevoerd door de organisatie. Een raadscommunicatieadviseur bij de griffie werd gezien als zelfstandig opererend en gaf nog minder aanleiding aan de organisatie om de gemeenteraad als onderdeel van de gemeente te zien. Na twee jaar experimenteren is dit een goed moment van reflectie. Waar kan de raadscommunicatieadviseur het meest effectief en efficiënt zijn werk doen? De uitvoering van de thema’s ligt in principe bij het college, in de organisatie (dat is dus niet perse raadscommunicatie). De organisatie zou daarom ingericht moeten zijn op het faciliteren van de samenwerkingen met en van inwoners onderling (met onder andere communicatie vanuit de behoefte van de inwoners). De inwoner ziet de gemeente als één organisatie en dat is ook wat we als gemeente willen uitstralen. Daarbij is het belangrijk om helder te zijn naar inwoners over de invloed die de inwoners nog hebben in het proces en wie wanneer waarover een besluit neemt.

Het helpt niet als er in de krant staat dat iets al een voldongen feit is terwijl de raad daarover nog een besluit moet nemen. De communicatie rond de gemeenteraadsverkiezingen is een pilot. Er is tijdelijk een raadscommunicatiemedewerker ‘verkiezingen’ aangetrokken die inhoudelijk aangestuurd wordt vanuit de griffie en geplaatst wordt binnen het Team Communicatie. De pilot rondom de verkiezingen gaat meer informatie op leveren over de voor- en nadelen van het onderbrengen van de raadscommunicatieadviseur in Team Communicatie.

Aanbeveling Het is belangrijk dat er in iedere communicatie uiting naar inwoners helderheid is over de invloed die de inwoners nog hebben in het proces, over de rol van de raad, het college, het samenspel in de gemeente (wie neemt waarover wanneer een besluit). Richt communicatie vanuit de gemeente daarop in. Evalueer de pilot om de medewerker raadscommunicatie onder te brengen bij het team communicatie om vanuit die positie in de organisatie er voor te zorgen dat de samenleving geïnformeerd, aangesloten en betrokken blijft en gecommuniceerd wordt vanuit de behoefte van de inwoners. Waarbij de beleidsbepalende, sturende en controlerende rol van de raad beter uit de verf komt. Waarbij meer interactie tussen gemeenteraad en lokale samenleving gefaciliteerd wordt en inwoners meer in contact komen met de lokale politiek. 32

5. Begeleidingscommissie Om het proces goed te begeleiden, werken wij met een begeleidingscommissie. Deze commissie richt zich op de procesbegeleiding van en regie op dit thematisch raadsakkoord en de thema’s.

>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> De begeleidingscommissie is direct na het vaststellen van het raadsakkoord samengesteld en bestaat ui de raadsvoorzitter en de twee waarnemend raadsvoorzitters. De griffier en de raadsadviseur democratisering is bij iedere vergadering aanwezig. In dit hoofdstuk vertellen we wat de commissie heeft gedaan aan procesbegeleiding en regie. Aan het einde van dit hoofdstuk lees je de geleerde lessen en inzichten van de ‘Begeleidingscommissie’ >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>

Procesbegeleiding en regie De begeleidingscommissie kwam periodiek bij elkaar om met elkaar de voortgang van het Thematisch Raadsakkoord te bespreken. En in elke raadsvergadering deed de voorzitter verslag van de voortgang van de afspraken in het Thematisch Raadsakkoord. De commissie gaf richting en stuurde het proces en ondersteunde initiatieven die ontwikkeld werden om de doelen te behalen. Bij het thema: Vitale ontwikkeling van het centrum, wijken en de dorpen heeft de commissie vooral een actieve rol gespeeld met betrekking tot de opzet en organisatie van de G1000. Rol bij de centrum ontwikkelingsprojecten in Akkrum en Jubbega was het meer het monitoren van het proces. Verduurzaming van Heerenveen, onderdeel Energietransitie heeft de commissie vooral in het begin een sterk leidende rol gespeeld. Doordat de raad via de begeleidingscommissie ook de uitvoering van het project naar zich toe trok ontstond er verwarring in de ambtelijke organisatie over rollen en posities. Ondanks deze verwarring zijn de projecten LEEF en het energieloket ontstaan. Daarnaast was dit proces zeer leerzaam met betrekking tot rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende organisatieonderdelen raad, college en ambtelijke organisatie. Versterken van de lokale democratie heeft de commissie een belangrijke ondersteunende en sturende rol gehad.

De betrokkenheid bij het onderwerp lokale democratie van de bestuurlijke commissie leden heeft binnen de politiek en de organisatie wegen vrijgemaakt zodat op verandering gerichte processen en projecten mogelijk werden. Voorbeelden zijn het betrekken van de inwoners bij het maken van een sluitende begroting maar ook het benaderen en betrekken van jongeren tijdens de corona pandemie.

Geleerde lessen en inzichten Hoewel de begeleidingscommissie niet altijd in de schijnwerpers stond heeft de commissie een belangrijke rol gespeeld in het levend en actueel houden van het thematisch raadsakkoord. Alleen al 33

doordat het raadsakkoord elke raadsvergadering op de agenda stond. Wel is het jammer dat terugkoppeling bijna altijd zendtijd vanuit de begeleidingscommissie was en dat dit nooit aanleiding was tot een goed gesprek over dit onderwerp in de raad. Daarnaast is de betrokkenheid en bevlogenheid van de commissieleden belangrijk geweest voor het realiseren van de democratische verandering. Veranderingen die misschien niet altijd direct zichtbaar zijn maar, zeker als je terugkijkt, zichtbaar worden. Het door de raad gestelde kader “samen met de samenleving” heeft zich verankerd in de organisatie en het onderwerp participatie maakt deel uit van veel beleidsontwikkelingen en projecten. Dat dit nog lang niet altijd goed gaat maakt deel uit van het leerproces; veranderen gaat immers niet vanzelf. De verwarring in het begin rond het duurzaamheidsthema heeft duidelijk gemaakt hoe belangrijk rollen, samenspel en processen zijn. Het mooie is, dat de geleerde lessen gelijk zijn toegepast en onder andere hebben geresulteerd in een duidelijk duurzaamheidsprogramma met een project als LEEF en een energieloket. Daarnaast heeft het raadsakkoord en de begeleidingscommissie bijgedragen aan een andere verhouding tussen raad en college. De raad is zich veel meer bewust van zijn volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol.

Dit komt duidelijk naar voren in bijvoorbeeld het proces rond de strategische agenda en het betrekken van de samenleving bij de sluitende begroting. Maar ook in de veranderde vergaderstructuur. Een belangrijke les en inzicht, naast het belang van duidelijke rollen en helder samenspel, is het belang van een goed en duidelijk proces. Bij een duidelijke proces omschrijving zijn de rollen en besluitmomenten duidelijk. Dit geld voor zowel voor besluitvormingsprocessen maar ook voor participatieprocessen. Een goed proces wordt aan de voorkant vastgesteld. Een duidelijk proces draagt bij aan het samenwerken met de samenleving. Aanbeveling Zorg bij een raadsakkoord voor een begeleidingscommissie met raadsleden omdat die een belangrijke rol speelt in het levend en actueel houden van het akkoord.

34

6. Ondersteuning bij de uitvoering Als raad hebben wij ondersteuning nodig bij de uitvoering van het thematisch raadsakkoord. De voorzitter van de raad wordt gevraagd, in overleg met de griffier en de gemeentesecretaris, bovenstaand proces te faciliteren en te ondersteunen in menskracht en middelen. Zo kan gedacht worden aan het inhuren van een onafhankelijk voorzitter en ambtelijke ondersteuning bij het opstellen van een raadsvoorstel.

>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> In dit hoofdstuk vertellen we kort over de ondersteuning bij de uitvoering van het thematisch raadsakkoord. Voor ontwikkelingen en de blik op de toekomst: lees het overdrachtsdocument van de werkgeverscommissie. >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> In december 2018 nam de raad het besluit om de ondersteuning van de griffie in lijn te brengen met het raadsakkoord. In het raadsakkoord: “Als raad hebben wij ondersteuning nodig bij de uitvoering van het thematisch raadsakkoord. De voorzitter van de raad wordt gevraagd, in overleg met de griffier en de gemeentesecretaris, bovenstaand proces te faciliteren en te ondersteunen in menskracht en middelen.”

De griffie in de raadsperiode 2018-2022 De griffie heeft in de raadsperiode 2018-2022 een enorme ontwikkeling doorgemaakt. Er heeft een verschuiving plaatsgevonden van een procesgriffie naar een strategische griffie; een griffie die de raad niet alleen procesmatig faciliteert maar de raad ook optimaal wil positioneren. De functies bij de griffie zijn in de doorontwikkeling veranderd. Er hebben in deze raadsperiode veel personele wisselingen plaatsgevonden op de griffie. Bijna het gehele griffieteam is vernieuwd. Per mei 2019 is de huidige griffier in dienst gekomen. De werkgeverscommissie heeft in deze raadsperiode regelmatig overleg gehad met de griffier over personele zaken rond vervanging, inhuur, werkdruk en tijdelijk uitbreiding van uren. Ook is de commissie betrokken geweest bij de werving.

De griffie van morgen De griffie van vandaag is niet de griffie die we morgen nodig hebben. De afgelopen jaren is veel bereikt. Alle lof daarvoor. Maar de griffie levert nog lang niet wat zij zou kunnen en moeten leveren om de raad optimaal in rol en positie te brengen en de lokale democratie te versterken.

Aanbeveling De raad en werkgeverscommissie moeten samen met de griffier blijvend in gesprek over wat de griffie allemaal zou kunnen doen en betekenen voor het lokaal openbaar bestuur, de gemeentepolitiek en de lokale democratie. Raadsleden hebben recht op een eerste adviseur die doorlopend duwt en trekt. Die raadsleden steeds dingen aanbiedt en aanreikt waarvan ze niet wisten dat het kon, mocht en bestond.

35

7. Blijven leren: monitoring Thorbecke Academie, onderzoeken en Rekenkamercommissie Het proces moet ook zo gefaciliteerd worden, dat we kunnen blijven leren. We zetten daarom ook professionele ondersteuning in om het proces te monitoren en aanbevelingen te doen voor de toekomst.

>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> In dit hoofdstuk vertellen we wat er is gedaan om te kunnen blijven leren. Aan het einde van dit hoofdstuk de belangrijkste inzichten en aanbevelingen. >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>

7.1 Monitoring NHL Stenden Hogeschool – Thorbecke Academie Vanaf de start van deze raadsperiode heeft de gemeente Heerenveen NHL Stenden Hogeschool – Thorbecke Academie ingeschakeld voor continue monitoring en analyse van processen met betrekking tot het raadsakkoord, bij processen waar gebruik is gemaakt van interactief beleid. Door deze unieke samenwerking met het onderwijs werd ons tijdens en na de verschillende processen een objectieve spiegel voorgehouden. De onderzoeken en advisering diende om de participatieprocessen en zo ook de uitkomsten hiervan te verbeteren. Dit monitoren en onderzoeken van de processen heeft zeker bijgedragen aan de positieve ontwikkelingen met betrekking tot het vernieuwen van de lokale democratie. In vergelijking met andere gemeenten loopt de gemeente Heerenveen zeker niet achteraan. Zo leerden we: - Dat succesvolle participatieprocessen het vertrouwen in de lokale democratie versterken. Dat als de raad echt zelf onderwerpen gaat oppakken, rolverwarring ontstaat bij de organisatie. - Dat het belangrijk is om in het raadsakkoord op te schrijven wat je wilt bereiken en waarom. Het hoe moet je daar niet in vermelden. Dat komt in de praktijk, waarbij de kennis van experts, waaronder ambtenaren belangrijk is. Zonder na te denken over andere mogelijke oplossingen, doe je jezelf en de inwoners tekort.

- Dat op het moment dat de organisatie het overneemt, de directe betrokkenheid en het contact met inwoners minder wordt. Belangrijk na te denken over hoe ook tijdens het proces bij de inwoners gecheckt kan worden of de gemeente met de juiste dingen bezig is.

Aanbeveling Het monitoren en onderzoeken van het raadsakkoord en de gevolgde processen, de goede samenwerking met NHL Stenden Hogeschool – Thorbecke Academie heeft voor zowel de opleiding, de studenten en de gemeente Heerenveen bijgedragen aan de positieve ontwikkelingen met betrekking tot het vernieuwen van de lokale democratie. Het verdient sterke aanbeveling om deze goede relatie en samenwerking verder voort te zetten.

Hoofdconclusies vanuit onderzoeksrapporten monitoring Als lagere overheid staan gemeenten het dichtst bij de inwoner. Het is dan ook van belang dat gemeenten de inwoners betrekken bij besluitvorming om zo meer draagvlak te creëren. Het zo vroeg mogelijk betrekken van inwoners in de besluitvorming noemen we interactief beleid. Doordat deze manier van beleid ontwikkelen voor de gemeente vrij nieuw is zijn er nog punten waarop het verbeterd kan worden. 36

Er zijn verschillende manieren waarop een gemeente een proces dat leidt tot een bepaald beleid kan vormgeven. Deze vormen kunnen worden uitgelegd door middel van de participatieladder van Propper (Aanpak van interactief beleid, 2013). Op deze ladder zijn 7 verschillende vormen te onderscheiden. Wat opvalt is dat de bestuursstijlen die zijn gehanteerd allemaal op de 4 hoogste treden van de participatieladder staan. Dit betekent dat de onderzochte processen allemaal een vrij hoge mate van participatie hebben genoten. De mate van participatie betekent in eerste instantie niet dat de kwaliteit van de participatie ook goed is. Op basis van de 7 verschillende democratische waarden transparantie, inclusie, burgerschap, deliberatie, invloed, legitimiteit, efficiëntie kan een participatieproces op de kwaliteit beoordeeld worden. Uit de onderzoeken over de afgelopen raadsperiode komt naar voren dat de waarden transparantie en inclusie het minste scoren. Bij transparantie betekent dit dat er meer duidelijkheid over rollen, taken en het proces moet komen. Om de inclusie te verbeteren moeten de groepen die participeren in de processen representatiever worden. Aanbevelingen Om deze 2 waarden te verbeteren zijn de volgende aanbevelingen gedaan: 1. 2. 3. 4.

Selecteer zorgvuldig bij welke onderwerpen welk type proces wordt ingericht en hoeveel zeggenschap inwoners rond dat onderwerp hebben. Formuleer ambities voor inclusie voordat het proces verder wordt ingericht en pas de wijze van uitnodigen en de vormgeving van het proces daarop aan. Wees transparant over wie wat doet in welke fase van het proces, wat ligt er aan het einde van iedere processtap? Werk in iedere stap met visuele informatie.

7.2 Quick Scan Democratie in Actie De quick scan van Democratie in Actie heeft plaatsgevonden met een groep vertegenwoordigers vanuit raad, college, ambtelijke organisatie en inwoners. Namens raad en college heeft de begeleidingsgroep hieraan deelgenomen. Uit een agenderingsgesprek komen een vijftal onderwerpen aan de orde. Die zijn met elkaar besproken en leiden tot onderstaande analyse, aanbevelingen en praktische uitwerking. Analyse: 1. Betrokken inwoners waarderen de participatie en samenwerking in de projecten met de gemeente. De gemeente is op de goede weg. 2. De betrokken inwoners waarderen de behaalde resultaten en hebben begrip voor de gemaakte keuzes. 3. Er is sprake van een relatief kleine (deels zelfde) groep betrokken inwoners. 4. Het heel moeilijk lukt om minderheden, jongeren en jongvolwassenen te betrekken. 5. Er is onduidelijkheid en onbekendheid bij een groot deel van de inwoners over de verschillende rollen, spelregels en spelers in het gemeentelijke besluitvormingsproces.

37

Aanbevelingen De belangrijkste aanbevelingen zijn: 1. Verbeteren van de transparantie. 2. De communicatie verbeteren, meer in samenhang en meer doelgroep gericht. 3. De samenwerking tussen de verschillende partijen (raad, college en ambtelijke organisatie) verbeteren. 4. Bij participatie streven naar een groter aantal en meer diversiteit van deelnemers. 5. Meer helderheid over de verschillende rollen, spelregels en spelers in het gemeentelijke besluitvormingsproces. Praktische uitwerking 1. Volksvertegenwoordigende rol Organiseer themabijeenkomst/ heidag om met elkaar in gesprek te gaan met als doel de verschillende ideeën, doelen, verwachtingen en rollen naar elkaar toe duidelijk te krijgen. Plaats de begrippen ‘het werken vanuit de bedoeling’ en ‘participatie’ in een gezamenlijk kader. Duidelijkheid over de doelen, rollen en begrippen maakt de communicatie eenvoudiger en bevorderd de samenwerking. Zowel in de organisatie als ook met de inwoners. Het geeft de volksvertegenwoordigers de kans hun keuzes uit te leggen en maakt dat beleidsmedewerkers beter kunnen adviseren naar college en raad. Dit leidt weer tot meer transparantie, en betere samenwerking. 2. Kaderstellende rol Praat verder over de rol van de raad bij het vaststellen van duidelijke kaders en een duidelijk proces. Dat stelt misschien ander eisen aan de voorstellen van het college en de raad.

Duidelijke kaders en de discussie daarover geven ook inzicht in het politieke proces en de keuzes die gemaakt worden. Democratisch vastgestelde kaders geven raadsleden, ambtenaren en college de mogelijkheid om uit te leggen waarom en door wie er keuzes zijn gemaakt. Dat maakt het politieke proces begrijpelijk, transparant dat is duidelijk te communiceren en versterkt de samenwerking. 3. Controlerende rol Organiseer een jaarlijkse dag van de terugblik De dag van de terugblik is vooral bedoeld om met de samenleving in gesprek te gaan, naar elkaar te luisteren en van elkaar te leren. Wederzijds begrip leidt ook weer tot een versterking van de lokale democratie. Op de dag van de terugblik gaat de raad met inwoners in gesprek over het effect van het vastgestelde beleid. Worden binnen de vastgestelde kaders de doelen wel bereikt of is er een andere aanpak nodig. De dag van de terugblik is niet bedoeld om het college of raad de maat te nemen. De dag van de terugblik is bedoeld om te leren en na te gaan of het door de raad vastgestelde beleid ook de uitwerking heeft die de raad bedoelde. 4.Opstellen van een nieuwe raadsakkoord Het vastleggen van doelen en daarbij de rol van de raad in een raadsakkoord draagt bij aan duidelijkheid en transparantie voor zowel inwoners als ook organisatie.

Deze duidelijkheid en transparantie draagt weer bij aan goede communicatie, participatie en besluitvorming.

38

7.2 Onderzoek Motivaction De gemeente Heerenveen zit middenin een herontwikkeling van de gemeentelijke organisatie met als kern: ‘het werken vanuit de bedoeling’, individueel maatwerk, geen collectief raamwerk. In 2020 heeft Motivaction onderzoek gedaan onder inwoners en stakeholders. Motivaction biedt twee instrumenten die de gemeente kunnen helpen bij het invullen van de aanpak: • •

een stakeholdersonderzoek, waarin de beleving, behoeften en ervaringen van externe én interne stakeholders in kaart gebracht is; een inzicht in burgerschapsstijlen (en gebiedsanalyse). De inzichten uit het stakeholdersonderzoek worden gekoppeld aan bewonersprofielen en aan waar zij wonen.

De hoofdconclusie is dat de basis goed is: er is vertrouwen, maar werken vanuit de bedoeling vereist nog stappen in het veranderingsproces en focus op burgers.

Aanbeveling Aanbeveling is om daadwerkelijk naar buiten te treden, duidelijker, doel(groep)gericht te communiceren, burgers op de hoogte te houden als zij contact hebben gezocht, duidelijk te antwoorden en te werken vanuit de gedacht dat regels er vooral zijn voor het gemak en de kaders en wees je bewust van de fricties tussen systeemwereld en leefwereld (van de inwoners).

7.1 Onderzoeken Rekenkamercommissie >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> Voor een overzicht van de onderzoeken van de Rekenkamercommissie en de stand van zaken van de opvolging verwijzen we naar de bijlage totaaloverzicht Rekenkamerrapporten en opvolging. Verder verwijzen we naar het overdrachtsdocument van de rekenkamercommissie. >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>> In 2019 en 2020 heeft de RKC onderzoek gedaan op welke wijze de aanbevelingen van drie rekenkamerrapporten zijn opgevolgd. Op 2 april 2020 heeft de RKC de resultaten van deze monitoringsonderzoeken aan de gemeenteraad gestuurd. Het bleek dat er onvoldoende gemonitord werd op welke wijze de aanbevelingen worden opgepakt. Het ging dan om de implementatie/uitvoering van de door de raad overgenomen aanbevelingen en de (beoogde) resultaten daarvan. Ook was er onduidelijkheid over de rollen en verantwoordelijkheden van de verschillende bij rekenkameronderzoeken betrokken partijen. Het college herkende de conclusies van dit rapport en heeft daarom zelf onderzoek gedaan hoe de aanbevelingen in de toekomst beter gemonitord kunnen worden.

Het onderzoek is intern opgepakt en heeft zich gericht op een documentenanalyse en het voeren van interviews met raadsleden, leden van het college, de voorzitter van de rekenkamercommissie, de griffie en met medewerkers van de ambtelijke organisatie. Met als resultaat het rapport Op scherp. Naar aanleiding van het rapport heeft de raad in het voorjaar van 2021 gesproken met het college, de ambtelijke organisatie en de rekenkamercommissie over het samenspel tussen gemeenteraad,

39

college, ambtelijke organisatie en rekenkamercommissie. Er zijn procesafspraken gemaakt met het college. Er is afgesproken dat de auditcommissie contactcommissie is voor de rekenkamercommissie. In een aangepaste verordening zijn de door de raad overgenomen aanbevelingen en gemaakte afspraken naar aanleiding van het rapport Op Scherp verwerkt. De verordening op de Rekenkamercommissie is vastgesteld op 2 december 2021.

40

8. Terugblik raadsakkoord, conclusie & aanbevelingen nieuwe raad Op 29 januari 2022 heeft de raad met Avelien Haan van NHL Stenden Hogeschool / Thorbecke Academie teruggeblikt op het werken met een raadsakkoord in deze raadsperiode. Tijdens deze bijeenkomst zijn conclusies en aanbevelingen geformuleerd om mee te geven aan de nieuwe raad.

Waarom een raadsakkoord Avelien Haan heeft eerst iets verteld vanuit de theorie. Onderzoek over het waarom van een raadsakkoord levert op dat een raadsakkoord een positief effect heeft op: - Versterken rol raad - Verbeteren debat - Verbeteren bestuurscultuur - Wensen samenleving centraal stellen In essentie draait het bij een raadsakkoord om de vragen: - Wie levert de input? - Waar gaat het over? - Wie sluit het akkoord met wie?

Vormen van raadsakkoorden Er zijn verschillende mogelijke indelingen van raadsakkoorden zoals blijkt uit het onderzoek van Lianne van Kalken: • Raadsbrede akkoorden, coalitieakkoorden, samenlevingsakkoorden • 6 varianten rond de poppetjes en het programma, ingevuld raadsbreed of door de coalitie • Raadsakkoord gericht op proces of op inhoud Varianten: 1. Raadsakkoord en zakencollege 2. Raadsakkoord met daarbinnen een collegeprogramma 3. Coalitie levert de wethouders, akkoord gesloten met de raad 4. Coalitie maakt een coalitieakkoord, daarnaast is er een raadsakkoord 5. Raadsakkoord raadsbreed, coalitie levert wethouders, bij opstappen een wethouder raadsbreed 6. Coalitie maakt de agenda, wethouders worden raadsbreed gekozen Hieronder een overzicht van de verschillende varianten:

Heerenveen nu is: raadsakkoord en akkoord coalitieakkoord op hoofdlijnen (3e plaatje bovenste rij). 41

Meer Informatie over raadsakkoorden is te vinden op: - Raad voor het Openbaar Bestuur: Nieuwe politiek, nieuwe akkoorden, 2018 - DIA, Leerkring raadsakkoorden, 2020 - NVvR, Routekaart voor raadsakkoorden, 2021 Door een raadsakkoord kan politiek naar een later moment verschuiven. Weinig ruimte in akkoord leidt tot felle oppositie. Voorkeur is ook afhankelijk van politieke stijl partij.

Terugblik Raadsakkoord Heerenveen Deze punten worden ingebracht door raadsleden in de terugblik: • Proces totstandkoming wordt verschillend beleefd afhankelijk van vraag of je tot coalitie of oppositiepartij behoort. • Door veel overleg vooraf, lijkt het of er in raad geen ruimte meer is voor politieke debat. • Status gesprek niet altijd duidelijk. • Draagvlak. Sommigen sceptisch aan begin en nog steeds. Zien wel voordelen. Anderen positief. • Onduidelijkheid over hoe we dingen doen en wat wiens rol is. Wachten op elkaar, maar ook aan wie adviseer ik? • Soms twijfel over wie initiatief pakt. • Verhoudingen zijn verbeterd. Meer open kwesties. Wisselende meerderheden. Gunfactor is verhoogd. • Meer inwoners gesproken, meer insprekers bij vergaderingen en meer bekendheid raadsleden. • Behoefte aan informele momenten met inwoners, nu meer gestructureerd • Raad zelfbewuster, wordt beter in positie gebracht ook door college. • Dilemma’s worden geagendeerd in driehoek. • Bij dieptepunten zoals (ontdekken financiële fout) komt raad daar goed uit • Lockdown dieptepunt, maar adequaat en rolversterkend opgepakt • Veel met inwoners gedaan, maar rol raadslid niet altijd helder en soms onduidelijk wat er precies uit is gekomen. • Ambtenaren ruimte bieden om hun kennis te delen. Met oranje plakkertjes wordt door raadsleden de impact van het raadsakkoord gewaardeerd.

42

Conclusie Er waren veel hoogtepunten, maar bij alle hoogtepunten ook een dubbel gevoel – als we met inwoners werken, is dat duidelijk wat dat voor hen en ons oplevert? Daardoor is de raad veel in gesprek geweest over rollen. Bij de concrete problemen bleek de raad goed in staat om het gesprek te voeren en positie te kiezen. Hoe concreter de vraag – hoe makkelijker de besluitvorming. Hoe ingewikkelder het proces – hoe meer er van het onderling gesprek gevraagd wordt. Over het soort akkoord is verschil van inzicht, wel is iedereen het eens over dat het zowel gaat om een selectie van onderwerpen als procesafspraken voor hoe met deze onderwerpen om te gaan en ook is men het erover eens dat dit in grote lijnen moet. De begeleiding kan zowel door de raad, als door een begeleidingscommissie. Dit zegt: o Eerst een keuze maken over de aard, dan pas over de inhoud/vorm o Begeleiding kiezen afhankelijk van de aard – hoe meer raad en minder college, hoe belangrijker het is dat de hele raad begeleid wordt. Het is de verantwoordelijkheid van alle partijen (grootste in het bijzonder) om nu vast na te denken: hoe wil je dat doen? In welke volgorde doorlopen we proces?

Aanbevelingen voor de raad 2022 -2026 Op basis van de terugblik zijn er 6 onderwerpen waarover advies gegeven wordt:

Raadsakkoord 1. Zorg voor helderheid over bij wie het initiatief ligt bij de uitwerking van een thema in het raadsakkoord: ➢ Voor ieder thema een procesnotitie: problemen, actoren, dialoog. ➢ Eerste probleemanalyse doet raad zelf. Check bij professionals en inwoners: Goed begrepen? ➢ Vooraf raad kaders en via raadsvoorstel naar de raad. ➢ Koester werkwijze: proces kennis zit bij griffie. Inhoudelijke kennis bij ambtenaren. ➢ Voorbeelden: proces woonvisie en lokaal akkoord jeugd. 2. Bewustzijn van het akkoord in relatie tot het houden van vrije discussie/debat ➢ Raad is eerst aan zet. ➢ Ga zoveel mogelijk eerst alleen in gesprek over het proces. ➢ Wees je bewust dat er een schuif is: Hoe meer over inhoud in akkoord staat, hoe minder debat. Hoe meer proces, hoe meer debat. ➢ Selecteer waar je raad niet mee lastig gevallen wilt worden. Focus! 3. Zorg voor een goed proces tot het akkoord (poppetjes en programma) ➢ Houd een raadsgesprek: Wat zijn de thema’s, overeenkomsten? ➢ Kies een neutrale procesbegeleider voor het eerste raadsgesprek. ➢ Kom tot raadsakkoord of samenlevingsakkoord. ➢ Poppetjes onderdeel raadsgesprek. ➢ Ga per onderwerp in gesprek hoe ver wil je gaan in het akkoord: wat wil je vastleggen en wat wil je open laten.

Samenwerking 4. Zorg dat een bijeenkomst waar je inwoners betrekt leidt tot heldere opbrengsten voor de besluitvorming:

43

➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢

Ga niet uit van probleem, maar van dilemma. Je wilt toe naar waarom inwoners iets willen. Verzamel oplossingsrichtingen. Verzamel argumenten voor en tegen. Raad neemt besluit op basis van afwegingen van de argumenten. Koppel dit terug: dit waren alle argumenten, daar hebben we uit gekozen en gewogen. Neem vooraf als raad besluit over te volgen proces.

5. Zorg voor informele ontmoeting: hierin wordt voorzien door dialoogsessie met raad, college, inwoners en ambtenaren. 6. Zorg voor heldere rollen en maak afspraken over samenwerken ➢ Raadslid moet rol helder hebben. Geldt voor alle spelers in het proces. Rol raad: agenderen, goede vragen stellen, keuzes maken. ➢ Er moet helderheid zijn aan de voorkant: waar gaat het over, wie doet wat, van wie is wat en wie heeft welke rol. ➢ College heeft de rol van: faciliteren, agenderen, vooral besturen en realiseren. ➢ Ambtenaren leggen vanuit professie en kennis keuze mogelijkheden voor. ➢ Soms ontstaan processen spontaan: bespreek ook dan de rolverdeling. Dat kan op initiatief van college, van raad, griffie. ➢ Vertel inwoners over rolverdeling, gebruik daarbij ambassadeurs (wijkmanagers, meitinkers, accountmanagers). Inwoners en ambassadeurs zijn daarnaast ook informatiebronnen voor raadsleden. De aanbevelingen op een rij uit de hoofdstukken 4, 5, 6 en 7 van dit overdrachtsdocument:

Participatie 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Selecteer zorgvuldig bij welke onderwerpen welk type proces wordt ingericht en hoeveel zeggenschap inwoners rond dat onderwerp hebben. Wees transparant over wie wat doet in welke fase van het proces, wat ligt er aan het einde van iedere processtap? Meer helderheid over de verschillende rollen, spelregels en spelers in het gemeentelijke besluitvormingsproces. Formuleer ambities voor inclusie voordat het proces verder wordt ingericht en pas de wijze van uitnodigen en de vormgeving van het proces daarop aan. Bij participatie streven naar een groter aantal en meer diversiteit van deelnemers. De communicatie verbeteren, meer in samenhang en meer doelgroep gericht. Werk in iedere stap met visuele informatie.

Communicatie Het is belangrijk dat er in iedere communicatie uiting naar inwoners helderheid is over de invloed die de inwoners nog hebben in het proces, over de rol van de raad, het college, het samenspel in de gemeente (wie neemt waarover wanneer een besluit). Richt communicatie vanuit de gemeente daarop in. Evalueer de pilot om de medewerker raadscommunicatie onder te brengen bij het team communicatie om vanuit die positie in de organisatie ervoor te zorgen dat de samenleving geïnformeerd, aangesloten en betrokken blijft en gecommuniceerd wordt vanuit de behoefte van de inwoners. Waarbij de beleidsbepalende, sturende en controlerende rol van de raad beter uit de verf komt. Waarbij meer interactie tussen

44

gemeenteraad en lokale samenleving gefaciliteerd wordt en inwoners meer in contact komen met de lokale politiek.

Monitoren, evalueren en leren Het monitoren en onderzoeken van het raadsakkoord en de gevolgde processen, de goede samenwerking met NHL Stenden Hogeschool – Thorbecke Academie heeft voor zowel de opleiding, de studenten en de gemeente Heerenveen bijgedragen aan de positieve ontwikkelingen met betrekking tot het vernieuwen van de lokale democratie. Het verdient sterke aanbeveling om deze goede relatie en samenwerking verder voort te zetten. Zorg bij een raadsakkoord voor een begeleidingscommissie met raadsleden omdat die een belangrijke rol speelt in het levend en actueel houden van het akkoord.

Ondersteuning De raad en werkgeverscommissie moeten samen met de griffier blijvend in gesprek over wat de griffie allemaal zou kunnen doen en betekenen voor het lokaal openbaar bestuur, de gemeentepolitiek en de lokale democratie. Raadsleden hebben recht op een eerste adviseur die doorlopend duwt en trekt. Die raadsleden steeds dingen aanbiedt en aanreikt waarvan ze niet wisten dat het kon, mocht en bestond. Overdracht Het overdrachtsdocument komt in de raad van 3 maart 2022 met als besluit het overdrachtsdocument in de hand te stellen van de nieuwe raad. Als bijlage wordt hier aan toegevoegd een overdrachtsdocument van de werkgeverscommissie en de auditcommissie. Daarnaast ontvangt de nieuwe raad ook een overdrachtsdocument van het college met inhoudelijke informatie over onderwerpen die spelen of gaan spelen. De nieuwe raads(leden) ontvangen daarnaast wensen en/of tips die aanwezigen tijdens deze ‘dag van de terugblik’ hebben geschreven op een ansichtkaart.

45

46

47