Overdrachtsdocument Raad 2022 - 2026

Overdrachtsdocument Van de gemeenteraad 2022-2026

Aanleiding Een sterke raad doet ertoe. De raad is als bestuursorgaan onderdeel van het gemeentebestuur bestaande uit raad, college en burgemeester. De raad is volgens de Grondwet het hoogste bestuursorgaan binnen de gemeente. Dat komt doordat onze democratie zo is ingericht. Inwoners kiezen rechtstreeks de gemeenteraad en daarom is de raad het hoogste bestuursorgaan binnen de gemeente. De raad vertegenwoordigt alle inwoners van de gemeente en daarmee het algemeen belang. De raad heeft invloed, niet alleen door het nemen van besluiten, maar ook door de manier waarop die besluiten tot stand komen en door hoe de raadsleden met elkaar omgaan. Besluiten worden in onze democratie met een meerderheid van stemmen genomen, waarbij de gedachte is dat de raadsleden luisteren naar elkaars standpunten en ook minderheidstandpunten mee laten wegen bij het uitbrengen van hun stem. De machtsverhoudingen worden vastgelegd bij de gemeenteraadsverkiezingen, maar slechts voor 4 jaar. Daarna kunnen de verhoudingen weer veranderen en zal er opnieuw samengewerkt worden. Het is belangrijk dat de raad zich ook als collectief verantwoordelijk voelt voor het besturen van de gemeente en dat de raad daarmee investeert in de onderlinge samenwerking. Zowel inwoners, raad als college hebben baat bij een raad waarin constructief wordt samengewerkt.

Dit heeft meerwaarde voor de kwaliteit van het gemeentebestuur en het draagvlak voor de genomen besluiten. Het delen van de ervaringen van de huidige raad met de na de raadsverkiezingen aantredende nieuwe raad kan hierbij helpen.

2

Inleiding Dit overdrachtsdocument is van de (oude) raad, voor de nieuwe raad. Dankzij onderzoek onder de huidige raadsleden, is in kaart gebracht welke kennis, inzichten en aandachtspunten zittende raadsleden belangrijk vinden om over te dragen aan hun opvolgers. Het blijkt dat raadsleden bij een raadswisseling vooral waarde hechten aan de overdracht van praktijkgerichte ervaringen uit het dagelijkse raadswerk. Door raadsleden genoemde thema’s betreffen onder meer tijdsbesteding en focus, vergaderstructuur, informatievoorziening, raadscommunicatie en de samenwerking binnen de raad en met het college en de organisatie. Het raadswerk wordt als tijdsintensief ervaren, waarbij het maken van duidelijke keuzes en prioriteiten essentieel is. Daarnaast worden lessen gedeeld over integriteit, veiligheid, participatie, regionale samenwerking, respectvolle omgangsvormen en het belang van een open bestuurscultuur. Ook worden inzichten gedeeld vanuit de ervaringen met de Raadsagenda 2022-2026. Raadsleden geven aan dat kennisoverdracht niet kan worden beperkt tot formele documenten en procedures, maar vooral bestaat uit het delen van ervaringen, lessen en praktische inzichten, wat vraagt om een praktijkgericht overdrachtsdossier en startprogramma voor de nieuwe raad.

Aandachtspunten en lessen van raadsleden “Raadsleden benadrukken het belang van een respectvolle en kalme houding, het nemen van voldoende rust en het steeds voor ogen houden van het algemeen belang. Samenwerking met andere raadsleden wordt daarbij als een belangrijke voorwaarde genoemd. Daarnaast wijzen raadsleden op het besef van de verantwoordelijkheid die het raadslidmaatschap met zich meebrengt. Raadsleden vertegenwoordigen de gemeente zowel binnen als buiten de vergaderingen en dienen zich daarvan bewust te zijn in hun gedrag en optreden. Tot slot benadrukken raadsleden het belang van goede samenwerking binnen de fractie, het benutten van ondersteuning door de griffie en het behouden van plezier in het raadswerk: focus, betrokkenheid, ondersteuning en werkplezier dragen bij aan duurzaam en effectief functioneren als raadslid.”

3

Inhoudsopgave 1.

Vergaderstructuur en dagelijks bestuur van de raad ..................................................................5 Raadsvergadering .........................................................................................................................5 Commissievergadering .................................................................................................................5 Informatiesessie en Dialoogsessie ................................................................................................6 Raadsmarkt ..................................................................................................................................6 Agendacommissie .........................................................................................................................7 Presidium......................................................................................................................................9

2.

Voorzitters ..............................................................................................................................10

3.

Informatievoorziening .............................................................................................................12

4.

Rollen en samenspel................................................................................................................14

5.

Lokale democratie ..................................................................................................................20

6.

Raadscommunicatie ................................................................................................................23

7.

Raad in de regio ......................................................................................................................25

8.

Raad en hulptroepen ...............................................................................................................27 Griffie en werkgeverscommissie ..................................................................................................27 Auditcommissie...........................................................................................................................27 Accountant .................................................................................................................................28 Rekenkamer................................................................................................................................28

9.

Het bevorderen van integer handelen .....................................................................................30

10.

Veiligheid en ondermijning .................................................................................................32

11.

Formatieproces ...................................................................................................................34

12.

Kaderstelling start raadsperiode..........................................................................................35

13.

Specifieke onderwerpen .....................................................................................................36

14.

Startprogramma .................................................................................................................37

4

1. Vergaderstructuur en dagelijks bestuur van de raad In de gemeente Heerenveen wordt gewerkt volgens het BOB-model: beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming. Deze fases zijn over verschillende vergaderingen verdeeld, waarbij de raadsbesluiten in ieder geval in een raadsvergadering worden genomen. Beeldvorming gebeurt in Raadsmarkten, Info-sessies en Dialoogsessies. Oordeelsvorming gebeurt in Commissievergaderingen. Besluitvorming vindt plaats in Raadsvergaderingen. Afspraken over de vergaderstructuur en de vergaderingen staan in het Reglement van Orde voor de raad. Informle afspraken staan in het document ‘Mores van de raad’. De agenda’s en de achterliggende documenten worden gepubliceerd in iBabs. De griffie bereidt de vergaderingen voor en zorgt voor de afhandeling.

Raadsvergadering Tijdens de besluitvormende raadsvergaderingen gaan de raadsleden indien gewenst in debat met elkaar over de onderwerpen die op de agenda staan en wordt er een besluit genomen. Alleen raadsleden zitten aan tafel. Tijdens de besluitvormende raadsvergadering is er de mogelijkheid voor een raadslid om gebruik te maken van de raadsinstrumenten, met name amendementen en moties. De griffie kan de gemeenteraad hierover adviseren.

Commissievergadering Een raadscommissie bestaat uit maximaal twee leden per fractie. Dit mogen, naast raadsleden, ook commissieleden zijn. Commissieleden worden door de raadsfractie voorgedragen en worden benoemd door de raad. Commissievergaderingen worden voorgezeten door een raadslid. De voorzitters worden getraind en maken werkafspraken met elkaar. Er zijn drie commissies: Algemene Zaken, Mens en Maatschappij en Leefomgeving. Als een onderwerp meerdere raadscommissies aangaat, bepaalt de agendacommissie dat een gezamenlijke vergadering van de raadscommissies wordt belegd of dat de raadscommissie die het onderwerp het meest aangaat, het onderwerp behandelt. In de commissievergaderingen worden besluitvormende onderwerpen een eerste maal behandeld. De taken van de commissies zijn: het voeren van overleg met elkaar, het mening vormen en het uitbrengen van advies aan de raad over een voorstel of onderwerp dat onder de commissie valt, het uitbrengen van advies aan de raad uit eigen beweging, het voeren van overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval door het college of de burgemeester verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van onderwerpen die onder de commissie vallen. In een commissievergadering kan het college ook peilen hoe de raad tegen een onderwerp aankijkt. De peiling vindt plaats aan de hand van een raadsvoorstel.

Als het college een heldere

5

voor/tegen uitspraak van de raad wil om daarmee een heldere opdracht op te halen, wordt het voorstel ter besluitvorming behandeld in de raad. In commissievergaderingen zitten soms inwoners (insprekers) of vertegenwoordigers van bijvoorbeeld de Rekenkamer of een Gemeenschappelijke Regeling aan tafel voor het geven van een toelichting. Voor commissievergaderingen ontvangen commissieleden een vergoeding per avond.

Informatiesessie en Dialoogsessie Maandelijks vinden er informerende sessies en dialoogsessies plaats. Deze bijeenkomsten zijn in principe openbaar en dienen er in eerste instantie voor dat fractieleden , dat zijn raads- en commissieleden zich laten informeren over onderwerpen die geagendeerd worden of die de interesse van de raad hebben. Dit kunnen ook werkbezoeken of themabijeenkomsten zijn op initiatief van de raad of het college. Raads- en commissieleden mogen vragen stellen en inbreng leveren, steunfractieleden mogen luisteren. De bijeenkomsten worden voorgezeten door een raadslid. Een informatiesessie is bedoeld voor beeldvorming van de raadsleden en geeft verdiepende informatie van het onderwerp of thema. Een dialoogsessie is een gesprek in de voorbereiding van beleid of over de uitwerking van beleid met vertegenwoordigers van uitvoering, beleid en/of bestuur(intern) en/of met inwoners, belanghebbenden, verenigingen en organisaties (extern). De agendacommissie bepaalt de agenda. De commissiegriffier bereidt deze bijeenkomsten voor in nauwe samenwerking met externen, ambtelijke organisatie en college. Voor informatiesessies en dialoogsessies ontvangen commissieleden een vergoeding per avond.

Raadsmarkt Maandelijks vindt er een raadsmarkt plaats. Deze is voorafgaand aan fractievergaderingen. De raadsmarkt helpt raads- en commissieleden om op een laagdrempelige manier informatie op te halen bij inwoners, organisaties en ondernemers en om signalen en aandachtspunten te ontvangen, zonder dat zij afzonderlijk door alle partijen benaderd worden. Daarnaast krijgen raadsleden via de raadsmarkt technische uitleg van ambtenaren over onderwerpen die binennkort besluitvormend worden behandeld en verduidelijking vragen of een beperkte maatschappelijke of financiële impact hebben. De agendacommissie bepaalt welke onderwerpen een plaats krijgen. De raadsmarkt is een informele bijeenkomst. Wel worden deelnemers ontvangen en bedankt door een raadslid die als gastheer optreedt. Voor de raadsmarkt ontvangen commissieleden geen vergoeding.

6

Vergaderstructuur en werkwijze Hoe bevalt het vergadermodel en welke adviezen en aandachts- en leerpunten geeft de raad mee aan de nieuwe raad over de gehanteerde werkwijze? De meeste raadsleden zijn tevreden over de huidige vergaderstructuur en adviseren de nieuwe raad deze in de basis te behouden. De tijdige vaststelling van vergaderdata en bijeenkomsten wordt als positief ervaren, omdat dit overzicht en rust biedt en het mogelijk maakt om vooruit te werken en te plannen. Tegelijkertijd geven raadsleden aan dat vergaderingen niet te strak georganiseerd moeten worden, zodat er voldoende ruimte blijft voor inhoudelijke uitwisseling, debat en overleg over moties en amendementen. Daarbij wordt gewezen op het belang van onderlinge afstemming en het vinden van een balans tussen efficiëntie en samenwerking, met ruimte voor onderlinge gesprekken en dialoog binnen de beschikbare tijd. Uit een gesprek met raadsleden in december 2025 blijkt dat het vergadermodel in de praktijk sterk gericht is op efficiëntie en instrumentele werkwijzen. Dit draagt bij aan een hoge werkdruk en beperkt de ruimte voor het inhoudelijke en politieke gesprek, met name in commissievergaderingen. Technische vragen en strakke procedures drukken het gesprek, terwijl de tweede termijn in de commissie onvoldoende wordt benut.

Daarnaast wordt gesignaleerd dat de voorbereiding van de besluitvorming onvoldoende gefaseerd en met focus plaatsvindt. In de fractievergadering voorafgaand aan de commissiebehandeling is het beeld vaak nog onvoldoende compleet, waardoor inhoudelijke standpuntbepaling en verdere uitwerking pas plaatsvinden na de fractievergadering voorafgaand aan de raadsvergadering. Hierdoor komt het formuleren van standpunten, moties en amendementen laat in het proces op gang. Raadsleden geven verder aan dat het raadswerk over het algemeen als tijdsintensief wordt ervaren, maar dat de meeste raadsleden erin slagen hun focus goed te behouden. De balans tussen tijdsbesteding en concentratie wordt door de meerderheid als beheersbaar ervaren.

Als adviezen en aandachtspunten geven raadsleden de nieuwe raad mee om meer ruimte te creëren voor debat en onderlinge afstemming, het gesprek in de commissie te versterken en bewuster om te gaan met technische vragen. Daarbij wijzen zij op het belang van voldoende tijd tussen commissievergaderingen en raadsvergaderingen, heldere planning en het voorkomen van overlappende cycli. Meer informeel contact tussen raadsleden, goede vergaderfaciliteiten, zoals een microfoon per vergaderdeelnemer, en het tijdig aankondigen van deadlines voor moties en amendementen kunnen bijdragen aan een evenwichtiger en werkbaarder vergadercultuur. Samengevat adviseren raadsleden de vergaderstructuur te behouden, met nadrukkelijke aandacht voor focus, ruimte voor gesprek, samenwerking en informeel overleg. Verder geven raadsleden praktische aandachtspunten mee, zoals het stellen van duidelijke vragen, het kort en bondig bijdragen aan debatten en het tijdig vragen om uitleg wanneer zaken niet duidelijk zijn, bij de organisatie, het college of collega-raadsleden. 7

Raadsleden benadrukken het belang van duidelijke prioriteiten, een vaste planning en realistische verwachtingen. Het raadswerk beperkt zich niet tot vergaderingen, maar vraagt ook tijd voor voorbereiding, het lezen van stukken, het onderhouden van contacten en het bijwonen van bijeenkomsten. Door bewust keuzes te maken in thema’s, zich te richten op onderwerpen die passen bij de eigen commissies en structuur aan te brengen in de agenda, blijft de werkdruk hanteerbaar en het raadswerk uitvoerbaar.

Agendacommissie Er wordt vergaderd aan de hand van een vergaderschema waarbij rekening wordt gehouden met feestdagen en vakanties. Er zijn keuzes te maken in de frequentie van vergaderen. Dit is aan de raad om zelf te bepalen. Het presidium stelt het vergaderschema jaarlijks vast op voorstel van de agendacommissie. Naast de verdeling van de onderwerpen voor de commissies en de raadsmarkt stuurt de agendacommissie procesmatig met behulp van de lange termijnagenda. Ook bewaakt de agendacommissie de kwaliteit, tijdigheid en volledigheid van vergaderstukken en doet voorstellen over het wel of niet gebruiken van een procesvoorstel of startnotitie. Nadat de agendacommissie heeft vergaderd, wordt er een verslag toegestuurd aan de raadsleden. De agendacommissie bestaat uit vijf leden van de raad , waaronder de waarnemend voorzitter van de gemeenteraad en de commissievoorzitters. De voorzitter van de gemeenteraad en de griffier zijn adviseur van de commissie en hebben geen stemrecht. Welke adviezen en aandachtspunten geeft de raad mee aan de nieuwe raad voor de agendacommissie? Raadsleden waarderen de agendacommissie vanwege haar zorgvuldige en overzichtelijke werkwijze. De commissie wordt gezien als een belangrijk orgaan dat de balans bewaakt tussen verschillende onderwerpen en ervoor zorgt dat de raadsagenda beheersbaar blijft.

De monitoring en verdeling van agendapunten over de raadsvergaderingen worden daarbij expliciet als positief genoemd. Daarnaast geven raadsleden aan dat de samenwerking tussen de agendacommissie, de griffie en de voorzitter over het algemeen goed verloopt.

Raadsleden adviseren om de motieven achter bepaalde agenderingskeuzes duidelijker toe te lichten. Raadsleden wijzen er bovendien op dat de raad zelf verantwoordelijk is voor het vaststellen van de agenda en dat dit bewustzijn binnen de raad versterkt kan worden. Tot slot adviseren raadsleden om nieuwe raadsleden beter te informeren over de invloed die zij zelf kunnen uitoefenen op het agenderingsproces, zodat zij deze verantwoordelijkheid beter kunnen benutten.

8

Presidium Het presidium houdt zich met name bezig met de kwaliteit van het politieke proces en zaken van huishoudelijke aard. Het presidium bestaat uit de raadsvoorzitter, de waarnemend raadsvoorzitter en de fractievoorzitters. Elke fractievoorzitter kan zich bij verhindering laten vervangen door een raadslid uit de fractie. De griffier is secretaris van het presidium. Welke adviezen en aandachtspunten geeft de raad mee aan de nieuwe raad voor het presidium? Raadsleden beschrijven het presidium als een overleg waarin fractievoorzitters, de burgemeester en de griffier voornamelijk organisatorische en procedurele zaken bespreken. De meeste raadsleden geven aan dat het presidium goed functioneert, maar dat de rol en positie ervan duidelijker kunnen worden toegelicht aan de raad. Daarbij wordt benoemd dat het presidium fungeert als het dagelijks bestuur van de gemeenteraad en een sturende rol heeft in raadsprocessen, zoals het opstellen van de agenda en het bewaken van gemaakte afspraken. Enkele raadsleden zien het presidium als een verbindend platform binnen de raad, waar onderwerpen kunnen worden besproken die geen politiek debat vereisen.

De aanbeveling wordt meegegeven om ervoor te zorgen dat de positie van het presidium voor iedereen duidelijk is en dat het overleg ook meer als mededelingsplatform kan functioneren. Raadsleden geven daarnaast aan dat het wenselijk is dat fractievoorzitters structureler terugkoppelen naar hun fracties over hetgeen in het presidium wordt besproken, zodat alle raadsleden goed geïnformeerd blijven. Verder benadrukken raadsleden het belang van openheid en een veilige vergadersfeer binnen het presidium. Daarbij wordt genoemd dat inwoners in principe aanwezig zouden moeten kunnen zijn, tenzij sprake is van vertrouwelijke onderwerpen. Tot slot wordt geopperd dat andere commissies, zoals de werkgeverscommissie, structureler kunnen terugkoppelen via het presidium, bijvoorbeeld door dit op te nemen in een jaarverslag.

9

2. Voorzitters Algemeen Raadsleden geven aan dat de voorzitter van de raad en de voorzitters van de commissies een belangrijke rol vervullen in het goed laten verlopen van vergaderingen en in het bewaken van een ordelijke en respectvolle vergadercultuur. Zij zorgen voor structuur, evenwicht en een sfeer waarin ieder raadslid de ruimte krijgt om zijn of haar standpunt naar voren te brengen. Alle vergaderdeelnemers zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor een goed verloop van de vergadering. Waarnemend raadsvoorzitter Er is altijd een waarnemend raadsvoorzitter. Als de raad niets regelt dan is het langs zittende raadslid waarnemend voorzitter. De raad kan echter ook een ander raadslid benoemen tot waarnemend voorzitter. Het is mogelijk om een profiel op te stellen of het profiel van de Vereniging van Raadsleden te gebruiken. Als er meerdere kandidaten zijn dan wordt hierover gestemd. In Heerenveen zijn aan de waarnemend voorzitter van de raad nog extra taken toebedeeld, zoals waarnemend voorzitter presidium en voorzitter agendacommissie. Welke aanbevelingen en leerpunten geeft de raad mee aan de nieuwe raad als het gaat om het voorzitterschap?

Raadsleden hechten vooral waarde aan procesmatige vaardigheden en onafhankelijkheid bij het voorzitterschap. Procesbegeleiding, het handhaven van orde tijdens vergaderingen en onafhankelijkheid worden het vaakst genoemd, gevolgd door het vermogen om verbinding te zoeken binnen de raad. Daarnaast worden eigenschappen genoemd zoals plezier hebben in het voorzitterschap, het stimuleren van het debat en het zuiver hanteren van de instrumenten. In hun toelichting geven raadsleden mee dat een voorzitter altijd goed voorbereid moet zijn en zorgvuldig moet omgaan met de vergaderorde. Daarbij wordt het belangrijk gevonden dat de voorzitter duidelijk leiding neemt en tijdig ingrijpt wanneer grenzen worden overschreden, bijvoorbeeld bij persoonlijke aanvallen of het niet spreken via de voorzitter. Kennis van het Reglement van Orde wordt hierbij expliciet genoemd. Ten aanzien van de waarnemend raadsvoorzitter geven raadsleden aan dat deze een actieve en verbindende rol heeft, boven partijen moet staan en oog moet hebben voor wat er binnen de raad speelt. Voor commissievoorzitters geldt volgens raadsleden dat zij voldoende ervaring moeten opdoen en zich goed moeten verdiepen in de onderwerpen die op de 10

agenda staan, zodat zij vergaderingen gestructureerd kunnen leiden en de inhoud op de juiste wijze kunnen wegen. Samengevat zien raadsleden de voorzitter van de raad, de waarnemend voorzitter en de commissievoorzitters als onafhankelijke, verbindende en goed voorbereide gespreksleiders die met overzicht en gezag bijdragen aan een ordelijk, evenwichtig en respectvol debat. De burgemeester als voorzitter van de raad en Klankbordcommissie De burgemeester is voorzitter van de raad en daarom draagt deze na een uitgebreide benoemingsprocedure de burgemeester voor om benoemd te worden door de Kroon. Zie ook: Ned. Ver. voor Raadsleden: (Vice)voorzitter van de raad Het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft een handreiking burgemeesters gemaakt waarin ook wordt ingegaan op het houden van klankbordgesprekken met de burgemeester door een klankbordcommissie. De klankbordcommissie wordt gevormd door raadsleden en via een raadsbesluit ingesteld. Er is een verordening op de klankbordcommissie. Jaarlijks voert de klankbordcommissie een gesprek met de burgemeester. Er is geheimhouding op de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens de gesprekken. Verslagen van de gevoerde gesprekken worden toegezonden aan de commissaris van de Koning.

Welke aanbevelingen en leerpunten geeft de raad mee aan de nieuwe raad als het gaat om de klankbordcommissie? Raadsleden geven aan dat de klankbordcommissie een belangrijke rol vervult in de samenwerking tussen de raad en de burgemeester. De commissie wordt gezien als een waardevol instrument voor het voeren van open gesprekken over het functioneren van zowel de raad als de burgemeester, waarbij wordt benadrukt dat de burgemeester als voorzitter van de gemeenteraad een belangrijke rol heeft in het verloop van de debatten.

Raadsleden geven aan dat de klankbordcommissie alert moet blijven op haar eigen functioneren. Aangegeven wordt dat de klankbordcommissie expliciete aandacht verdient in het inwerkprogramma van de nieuwe raad, zodat nieuwe raadsleden die zitting nemen in de klankbordcommissie goed inzicht krijgen in de rol, werkwijze en betekenis van de commissie.

11

3. Informatievoorziening Informatievoorziening is een kernpunt in de relatie tussen college en raad. Het college is verplicht om de raad actief te informeren. De Raadsinformatiebrieven zijn daarvan een voorbeeld. De raadsleden krijgen informatie die speciaal voor hen bestemd is. De gemeente is daarnaast sinds de invoering van de Wet Open Overheid in 2022 (WOO) verplicht veel meer informatie openbaar te maken. Raadsleden kunnen schriftelijke en mondelinge vragen stellen aan het college en krijgen op gezette tijden volgens de planning & controlcyclus en beleidsafspraken voorstellen en rapportages van het college. Op deze manier kunnen zij hun kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol invullen. De raad is als bestuursorgaan zelf verantwoordelijk voor een zorgvuldige omgang met informatie die valt onder de raad. Dit betreft onder meer de naleving van de AVG, de uitvoering van de Woo, informatiebeveiliging (CISO), archivering en geheimhouding. In de praktijk worden deze taken namens de raad in afstemming met de griffie opgepakt in de gemeentelijke organisatie. Welke lessen, aandachts- en leerpunten geeft de raad mee aan de nieuwe raad als het gaat om adequate en tijdige informatievoorziening? Raadsleden geven aan dat de informatievoorziening over het algemeen positief wordt ervaren.

Informatie vanuit het college en de griffie wordt doorgaans volledig, overzichtelijk en tijdig aangeleverd, wat bijdraagt aan een goede voorbereiding van het raadswerk. Met name de volledigheid van informatie en de tijdigheid van aanlevering worden als sterke punten genoemd. Ook worden samenvattingen van stukken, toegankelijke formats en een alerte agendacommissie gewaardeerd. Tegelijkertijd wijzen raadsleden op aandachtspunten, met name op het gebied van digitale toegankelijkheid en vindbaarheid van informatie. Het terugvinden en onderscheiden van stukken in iBabs wordt als lastig ervaren. Meer structuur in de digitale omgeving, betere zoekmogelijkheden en een duidelijkere scheiding van documenttypen worden genoemd als verbeterpunten. Daarnaast bestaat behoefte aan meer context bij onderwerpen, zoals een zichtbaar tijdspad en eerdere beslismomenten, zodat de voorgeschiedenis van dossiers beter te volgen is en alle relevante informatie per onderwerp of dossier op één plek kan worden geraadpleegd. NB: De griffie heeft onderzocht hoe AI kan bijdragen aan effectievere informatievoorziening voor de raad en samenleving. In november 2025 heeft het presidium gekozen om per 2026 gebruik te maken van Debatrijk, zodat raadsleden en inwoners worden ondersteund bij het vinden, begrijpen en volgen van raadsinformatie.

Raadsleden geven aandachtspunten mee ten aanzien van de informatievoorziening vanuit het college van burgemeester en wethouders. Verbeterpunten worden gezien op het gebied van tijdigheid, duidelijkheid en volledigheid van voorstellen. Raadsleden geven aan dat niet altijd voldoende inzicht wordt geboden in de achterliggende afwegingen en overwogen 12

alternatieven en dat het taalgebruik in stukken soms te ambtelijk is. Er is behoefte aan helderdere, meer transparante en toegankelijkere formuleringen. Er is behoefte aan beter inzicht in de voortgang van beleid en besluitvorming, onder meer door het werken met startnotities bij grote besluiten en het zorgvuldig bijhouden van de lange termijnagenda. Tot slot geven raadsleden aan dat zij een duidelijke voorkeur hebben voor schriftelijke informatie en informatiesessies, omdat deze de meeste duidelijkheid bieden en ruimte geven voor toelichting en vragen. Visuele hulpmiddelen, zoals infographics en video’s of korte clips, worden gezien als waardevolle aanvullingen, maar niet als vervanging van schriftelijke informatie. Raadsleden hechten vooral aan helder geschreven documenten waarin informatie overzichtelijk en volledig wordt gepresenteerd.

13

4. Rollen en samenspel De raad is opdrachtgever (kadersteller) voor het college. De raad vervult een volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol en werkt daarbij samen met het college en de ambtelijke organisatie. Met de uitslag van de gemeenteraadsverkiezingen is er een nieuw kiezersmandaat voor de komende vier jaren. Na de verkiezingen worden er nieuwe afspraken gemaakt voor de komende periode in de vorm van een raadsakkoord en/of hoofdlijnenakkoord. Slotstuk in deze fase is de voordracht en benoeming van wethouders in het college. Welke adviezen en aandachtspunten geeft de raad mee aan de nieuwe raad over rollen en samenspel?

Samenspel en samenwerking in de raad De samenwerking binnen de raad wordt door de meeste raadsleden positief beoordeeld komt uit de enquête. Tegelijkertijd geven zij mee dat goede samenwerking voortdurende aandacht vraagt. Het goed functioneren van de gemeenteraad hangt sterk samen met de wijze waarop raadsleden hun verschillende rollen invullen en met elkaar samenwerken. Respect voor verschillen, open dialoog en het blijven zoeken naar verbinding worden als belangrijke lessen genoemd. Raadsleden benadrukken dat het belangrijk is om elkaar beter te leren kennen en inzicht te hebben in wat collega’s drijft. Zij zien kansen om verder te investeren in gezamenlijke bijeenkomsten en informele momenten, die bijdragen aan onderling vertrouwen en een gezonde raadsdynamiek. In de evaluatie Raadsagenda 2022-2026 wordt dit beeld bevestigd. De omgang tussen raadsleden onderling wordt als positief en vriendelijk omschreven. Er is sprake van openheid in het gesprek en bereidheid om te reflecteren op het samenspel. In de eindevaluatie komt naar voren dat het maken van de raadsagenda een positief effect had op de onderlinge samenwerking. Tegelijkertijd wordt in de evaluatie benoemd dat het debat soms wordt vermeden, inhoudelijke verschillen niet altijd scherp worden uitgesproken en politieke weging soms onderbelicht blijft.

Als aanbeveling wordt meegegeven om ruimte te creëren voor explicieter politiek debat binnen een positieve cultuur, zodat inhoudelijke verschillen en politieke weging explicieter aan bod komen, naast behoud van goede onderlinge verhoudingen en openheid. Focus, ambitie, verwachtingen, eigenaarschap en monitoring In de evaluatie Raadsagenda 2022-2026 wordt vastgesteld dat de raad met de Raadsagenda bewust heeft gekozen voor inhoudelijke sturing. In de evaluatie wordt benoemd dat de raad hiermee inhoudelijke prioriteiten zichtbaar heeft gemaakt en dat de raadsagenda heeft bijgedragen aan thematische focus. Tegelijkertijd wordt benoemd dat sprake was van een te hoge ambitie met de inhoudelijke raadsagenda tezamen met het hoofdlijnenakkoord in verhouding tot de beschikbare capaciteit. In de evaluatie komt naar voren dat het opstellen van de inhoudelijke raadsagenda tijd en energie heeft gekost, terwijl de toegevoegde waarde niet altijd duidelijk was.

14

Daarnaast wordt in de evaluatie aangegeven dat het ontbreken van de begeleidingscommissie het bewaken van verwachtingen bemoeilijkte. Dit sluit aan op het beeld dat de raadsagenda soms verkeerde verwachtingen heeft geschapen en dat dit de samenwerking binnen de raad soms bemoeilijkte. In de evaluatie komt naar voren dat er onduidelijkheid bestaat over het eigenaarschap van de raadsagenda. Er wordt gesproken over rolverwarring als gevolg van de gekozen opdrachtgeversrol van de raad. Uit de evaluatie blijkt dat het onduidelijk was wie de eerste stap zet: de raad of het college. Ook komt naar voren dat eigenaarschap en herkenbaarheid van raadsagenda-thema’s afnamen zodra het college deze integraal oppakte in reguliere werkzaamheden. De uitvoering lag vooral bij het college, waardoor voor raadsleden het gevoel van grip en eigenaarschap verdween. In de evaluatie wordt zichtbaar dat er heel veel wel is gerealiseerd, zowel op inhoud als in het proces (prioritering), maar dat de raad zich er geen eigenaar van voelt. Als belangrijkste oorzaak voor het ontbreken van eigenaarschap wordt genoemd dat er geen aparte en compacte informatie over de voortgang te vinden was, vaak alleen een verwijzing op hoofdthema.

In de evaluatie wordt benoemd dat de vorm na twee jaar veranderde door het opheffen van de begeleidingscommissie, waardoor raadsleden geen zicht meer hadden op voortgang en historie. Monitoring en structurele betrokkenheid ontbraken.

Als aanbeveling wordt meegegeven om ruimte te creëren voor explicieter politiek debat binnen een positieve cultuur en om ambitie en beschikbare capaciteit beter in balans te brengen. Daarbij wordt geadviseerd de omvang en ambitie van gezamenlijke afspraken te beperken, zodat de inzet van tijd en energie beter in verhouding staat tot de ervaren toegevoegde waarde . Rolvervulling Volksvertegenwoordigende rol Raadsleden benadrukken in de enquête dat de kern van de volksvertegenwoordigende rol ligt in contact met inwoners en zichtbaarheid in de samenleving. Het bijwonen van bijeenkomsten en gesprekken met inwoners kost tijd, maar wordt gezien als een essentieel onderdeel van het raadswerk.

Raadsleden geven de nieuwe raad mee om actief op te halen wat er leeft in buurten en dorpen en dit te vertalen naar het raadswerk, met oog voor zowel feiten als emoties. Openheid, benaderbaarheid en een luisterende houding worden daarbij als belangrijke aandachtspunten genoemd. Tegelijkertijd geven raadsleden als aandachtspunt mee dat zij moeten waken voor cliëntelisme. Het is belangrijk om individuele signalen steeds te plaatsen in een bredere context en het algemeen belang voorop te blijven stellen. Daarnaast wordt gewezen op de werkdruk die de volksvertegenwoordigende rol met zich meebrengt. Raadsleden geven mee dat het maken van gezamenlijke werkafspraken of het

15

vormen van coalities rond gedeelde thema’s kan bijdragen aan een effectievere taakverdeling en een sterkere raad als geheel. Kaderstellende rol

Bij de kaderstellende rol geven raadsleden in de enquête als les mee dat duidelijke, consistente kaders essentieel zijn voor goede besluitvorming en effectieve controle. Zij benadrukken dat wat in de kaderstellende fase wordt losgelaten, later niet eenvoudig kan worden teruggehaald. Duidelijkheid in doelen en vragen richting het college wordt daarbij als belangrijk aandachtspunt genoemd. Daarnaast geven raadsleden mee dat kaderstelling ook vraagt om samenwerking binnen de raad. Het zoeken van verbinding en het helder verwoorden van doelen dragen bij aan gezamenlijke sturing. Tegelijkertijd benadrukken raadsleden dat kaderstelling niet betekent dat de raad zich met de uitvoering moet bemoeien; sturen op hoofdlijnen en ruimte laten voor uitvoering door het college blijven belangrijke aandachtspunten. Controlerende rol

Raadsleden zien de controlerende rol als een essentieel onderdeel van het raadswerk, dat tijd en ervaring vraagt, geven zij aan in de enquête. Als belangrijke les geven zij mee dat goede controle begint bij goede informatie en verslaglegging. Het is van belang om overstijgend te kijken, onderscheid te maken tussen incidenten en structurele kwesties en steeds de vraag achter de vraag te stellen. Daarnaast benadrukken raadsleden het belang van alertheid, samenwerking en het benutten van beschikbare ondersteuning, zoals de griffie. Voor nieuwe raadsleden wordt meegegeven dat vragen stellen en het zoeken van uitleg bij collega’s of de griffie helpt om deze rol goed te vervullen. Ook wordt genoemd dat overzicht en regelmatige terugkoppeling over genomen besluiten bijdragen aan een betere controlerende taak. Het begrotings- en verantwoordingsproces Raadsleden geven in de enquête aan dat het begrotings- en verantwoordingsproces de afgelopen periode duidelijker en beter gestructureerd is geworden. De ondersteuning door ambtenaren en de gesprekken die helpen om financiële informatie te begrijpen, worden gewaardeerd. Tegelijkertijd wordt als aandachtspunt genoemd dat het proces tijdrovend en complex kan zijn.

16

Raadsleden geven mee dat het helpt om te focussen op een beperkt aantal prioriteiten en om actief om uitleg te vragen wanneer informatie niet duidelijk is. Daarnaast bestaat behoefte aan meer inzicht in de besteding van middelen en aan overzicht over doelen en toezeggingen. Ook wordt als aandachtspunt genoemd dat er meer aandacht kan zijn voor de evaluatie van bestaand beleid, naast de focus op nieuw beleid. Samenwerking met het college en de organisatie In de evaluatie Raadsagenda 2022-2026 wordt benoemd dat de onderlinge verhoudingen tussen raad, college en organisatie als zeer goed worden ervaren. Dit beeld wordt bevestigd tijdens de heidagen, waar sprake is van openheid in het gesprek en bereidheid om te reflecteren op het samenspel. Tegelijkertijd komt in de evaluatie naar voren dat er onduidelijkheid bestaat over het opdrachtgeverschap, zichtbaarheid en dossierstatus. Raadsleden zien hun opdrachtgeverrol niet echt versterkt en hebben het gevoel dat het college de raadsagenda heeft overgenomen. Het college ervaart juist wel meer richting vanuit de raad door de raadsagenda. Daarnaast wordt meerdere malen benoemd dat de raadsagenda is verdwenen in of overschaduwd door het hoofdlijnenakkoord, waardoor deze moeilijk te volgen en te controleren is.

Doorvertaling van de raadsagenda in beleidsstukken en besluiten wordt door sommigen als waardevol gezien, omdat het zorgt voor samenhang met het hoofdlijnenakkoord. Tegelijkertijd wordt ook een interpretatieverschil beschreven: het college probeerde integratie van de raadsagenda en het hoofdlijnenakkoord, terwijl een deel van de raad juist behoefte had aan expliciete zichtbaarheid van raadsagenda-onderdelen. Het college nam de uitvoering serieus, wat de efficiëntie van de raadsagenda heeft vergroot, maar dit was niet altijd herkenbaar voor raadsleden. In de evaluatie Raadsagenda 2022-2026 komt naar voren dat raadsleden overwegend positief zijn over de samenwerking met het college en de ambtelijke organisatie. Zij ervaren korte lijnen en toegankelijkheid voor vragen als belangrijke pluspunten. In de evaluatie Raadsagenda 2022-2026 wordt daarnaast benoemd dat instrumenten en werkwijzen niet consistent zijn toegepast en onvoldoende herkenbaar zijn gebleven. Raadsleden geven aan dat A-, B- en C-dossiers onvoldoende herkenbaar zijn en dat het onduidelijk is wanneer de raad aan zet is. Tegelijkertijd wordt in de evaluatie vastgesteld dat de raadsagenda heeft gezorgd voor meer transparantie en voorspelbaarheid. Er is gewerkt met overwegend heldere en bruikbare startnotities en een enkel stappenplan.

In de evaluatie worden biodiversiteit, dienstverlening en minimaregelingen genoemd als voorbeelden van dossiers met duidelijke (start)notities. Startnotities en stappenplannen boden de raad vooraf sturingsmogelijkheden en grip, doordat de raad aan de voorkant kaders kon stellen over doel, aanpak en proces voordat verdere (beleids)uitwerking plaatsvond. Tegelijkertijd wordt benoemd dat het volgen van een dossier lastig is voor raadsleden, waardoor zij niet meer goed weten welke dossierstatus een onderwerp heeft. In de evaluatie komt verder naar voren dat niet alle onderdelen uit de moties uit de raadsagenda één-op-één konden worden overgenomen. Omvorming van moties naar uitvoerbare plannen was

17

onvermijdelijk door beperkte tijd, informatie en uitvoerbaarheidstoetsen, maar er is geen structureel gesprek gevoerd over afwijkingen tussen oorspronkelijke moties en uiteindelijke uitvoering. Op het punt van voortgang en monitoring wordt in de evaluatie benoemd dat inhoudelijke onderdelen van de raadsagenda zijn geland in beleid, Meerjarenplanning (MJP) en begroting. Ambities zijn realistischer geworden en financieel zijn vertaald, waarbij wordt verwezen naar de Meerjarenplanning (MJP) als beste document. Tegelijkertijd wordt vastgesteld dat de raad onvoldoende zicht had op voortgang en uitgaven. De P&C-documenten bevatten verwijzingen, maar zijn een zoekplaatje voor raadsleden om de voortgang te kunnen volgen. Het ontbreken van een duidelijke aanduiding in stukken (bijvoorbeeld “Raadsagenda”) maakte herkenbaarheid lastig. Er is geen aparte en compacte informatie over de voortgang te vinden, vaak alleen een verwijzing op hoofdthema. Het ontbreken van een compact voortgangsoverzicht wordt genoemd als oorzaak voor verlies van eigenaarschap. In de evaluatie wordt benoemd dat het college soms een ‘raadsagenda-sticker’ gebruikt bij reguliere voorstellen, waardoor prioritering vervaagt. Ook wordt benoemd dat raadsleden moeite hebben om te beoordelen of en hoe voorstellen daadwerkelijk voortkomen uit de raadsagenda.

Als aanbeveling wordt meegegeven om eigenaarschap van gezamenlijke afspraken expliciet en herkenbaar te maken, structurele en overzichtelijke monitoring in te richten en het gebruik en de herkenbaarheid van instrumenten te borgen. Daarbij wordt genoemd dat het opdrachtgeverschap van de raad expliciet moet worden gemaakt en dat duidelijk moet zijn wie verantwoordelijk is voor initiatief, voortgang en bijsturing. Ook wordt aanbevolen om de zichtbaarheid van door de raad geprioriteerde onderwerpen in de samenwerking met het college te borgen, ook wanneer deze door het college worden uitgevoerd. Verder wordt meegegeven dat een compact en herkenbaar voortgangsoverzicht nodig is, met expliciete labeling van door de raad geprioriteerde onderwerpen in P&C-documenten en andere stukken, zodat raadsleden zicht houden op voortgang, keuzes en uitgaven. Daarnaast wordt aanbevolen om consistente toepassing van werkwijzen, startnotities en stappenplannen te waarborgen en structureel het gesprek te voeren over afwijkingen tussen oorspronkelijke opdrachten en uiteindelijke uitvoering, zodat dossierstatus en keuzes helder blijven. Als aandachtspunt geven raadsleden mee dat open en tijdige communicatie vanuit het college essentieel is, zeker wanneer er knelpunten worden ervaren. 18

Raadsleden benadrukken dat het belangrijk is om begrip te hebben voor de werkdruk binnen de organisatie en om tijdig signalen te delen. Ook wordt meegegeven dat het college benaderbaar moet blijven en dat raadsleden actief contact mogen zoeken met portefeuillehouders. Tot slot wordt als les genoemd dat het goed is om bestaande werkwijzen regelmatig te herijken en open te blijven staan voor nieuwe vormen van samenwerking en communicatie.

19

5. Lokale democratie De raad is de vertegenwoordiger van de inwoners. Per 1 januari 2027 is het verplicht om een participatieverordening te hebben. Het doel van de wet “versterking participatie op lokaal niveau” is om inwoners meer te betrekken bij het voorbereiden, uitvoeren en evalueren van het beleid. Zie ook: Ned. Ver. voor Raadsleden: Participatie De Heerenveense raad heeft deze verordening nog niet vastgesteld; deze moet eind 2026 zijn vastgesteld. Welke adviezen en aandachtspunten geeft de raad mee aan de nieuwe raad over het versterken van participatie en het contact met inwoners? Rol van de raad in de democratie

Raadsleden benadrukken in de enquête het belang van persoonlijk contact en zichtbaarheid. Zij geven mee dat raadsleden actief naar inwoners toe moeten gaan, bijvoorbeeld via plaatselijk belangvergaderingen en wijkberaden. Ook noemen zij het belang van eerlijkheid en het managen van verwachtingen bij inspraakprocessen. Inwoners moeten serieus worden genomen, terwijl tegelijkertijd duidelijk moet worden gecommuniceerd over wat wel en niet mogelijk is. In de evaluatie Raadsagenda 2022-2026 wordt benoemd dat middelen zoals terugblik, vooruitblik, raadsmarkt en inspraakmomenten bijdragen aan informatievoorziening. De middelen worden goed gewaardeerd, waarbij de raadsmarkt wordt gezien als een waardevol instrument. De vooruitblik en raadsmarkt zijn nuttig voor voorbereiding en beïnvloeding vooraf. Tegelijkertijd is de effectiviteit moeilijk te beoordelen en komen inspraakmomenten vaak te laat om nog invloed te hebben. Raadsleden geven aan dat argumentatie en belangenafwegingen onvoldoende zichtbaar zijn voor inwoners.

Als aanbeveling wordt meegegeven om explicieter te maken hoe de raad invulling geeft aan uitleg en democratische verantwoording. Communicatiemiddelen kunnen meer worden gericht op het uitleggen van argumenten, belangenafwegingen en politieke keuzes, bijvoorbeeld door de terugblikken te verrijken met argumenten en te selecteren welke besluiten extra toelichting verdienen, bijvoorbeeld besluiten met grote impact. In de eindevaluatie Raadsagenda 2022-2026 wordt benoemd dat raadsleden beperkt hun eigen rol zien als het gaat om uitleggen, maar communicatie via kranten en sociale media belangrijk vinden om besluiten en achterliggende motieven zichtbaar te maken.

20

Raadsleden geven mee om duidelijker te maken welke rol raadsleden zelf hebben in het uitleggen van besluitvorming. In de evaluatie wordt vastgesteld dat de griffie een belangrijke en strategische rol vervult en de raad goed en actief ondersteunt, onder andere bij procesbegeleiding, inspraak en informatievoorziening. Als positieve voorbeelden worden genoemd de raadsacademie met training en overzicht van beschikbare instrumenten voor raadsleden, de raadsmarkten, de ondersteuning bij inwonerscontact en werkbezoeken.

Aangegeven wordt dat structurele advisering vanuit de griffie over samenspel met de samenleving nog versterkt kan worden. Betrekken van de samenleving Raadsleden geven in de enquête aan dat betrokkenheid van inwoners een belangrijk onderdeel is van goed lokaal bestuur. De meeste raadsleden vinden dat er voldoende ruimte is voor participatie en inspraak van inwoners. Een meerderheid beoordeelt de mogelijkheden voor participatie als goed tot zeer goed, terwijl een deel van de raadsleden aangeeft dat er nog ruimte is voor verbetering in de uitvoering en toegankelijkheid.

Raadsleden geven mee dat participatie niet alleen gaat over inspraak achteraf, maar juist over het betrekken van inwoners in een vroeg stadium van beleid en besluitvorming. Het bereiken van een breed en divers publiek wordt daarbij expliciet genoemd, waaronder inwoners die minder snel geneigd zijn om in te spreken of deel te nemen aan participatietrajecten. Tot slot benadrukken raadsleden het belang van eigenaarschap en zichtbare resultaten, omdat dit bijdraagt aan draagvlak, betrokkenheid en vertrouwen in het lokale bestuur. Participatie is vooral waardevol wanneer inwoners ervaren dat hun inbreng serieus wordt genomen en daadwerkelijk terugkomt in beleid. In de evaluatie Raadsagenda 2022-2026 wordt het belang benoemd van inwonersvriendelijke raadsvoorstellen. In de Raadsagenda was participatie expliciet als ambitie opgenomen. Tegelijkertijd blijkt dat participatie door raadsleden niet specifiek wordt gekoppeld aan de raadsagenda en vooral wordt gezien als vanzelfsprekend onderdeel van beleid. Daarbij wordt benoemd dat het college participatie ziet als standaardwerkwijze. In de evaluatie Raadsagenda 2022-2026 wordt aangegeven dat participatie minder smoel heeft gekregen in deze periode. Het is onduidelijk wanneer en bij welke onderwerpen bewuste inzet van participatie nodig gevonden wordt.

Raadsleden geven aan dat veel goede ideeën om inwoners meer te betrekken niet verder zijn uitgewerkt. Hoewel enkele thema’s zoals cultuur en biodiversiteit bewust zijn aangestipt voor participatie, is dit in de praktijk beperkt uitgevoerd en soms ondergesneeuwd. In de eindevaluatie Raadsagenda 2022-2026 wordt benoemd dat het voor inwoners onvoldoende duidelijk is wanneer en op welke manier zij invloed kunnen uitoefenen. Signalen

21

van inwoners zijn niet altijd goed te volgen in het proces en terugkoppeling over wat met inbreng gebeurt kan worden versterkt.

Als aanbeveling wordt meegegeven om participatie explicieter en herkenbaarder te verankeren in de werkwijze van de raad. Het is daarbij van belang om duidelijk te maken wanneer en bij welke onderwerpen bewuste inzet van participatie gewenst is en dit niet afhankelijk te laten zijn van toevallige dossiers. Participatie kan explicieter worden verbonden aan thema’s en er kan meer worden gestuurd op herkenbaarheid en opvolging van ideeën om inwoners te betrekken.

22

6. Raadscommunicatie Om inwoners beter te informeren over het werk van de raad en de besluitvorming is in de vorige raadsperiode raadscommunicatie ingesteld. De raad heeft in 2019 de visie op raadscommunicatie vastgesteld. De griffie heeft het communicatieplan opnieuw tegen het licht gehouden vanuit de raadsagenda. Het presidium heeft in maart 2025 het communicatieplan omarmd en afgesproken als gemeenteraad gebruik te maken van de gemeentelijke communicatiekanalen. Concreet wordt gewerkt aan: • het vormgeven van social media-uitingen in aanloop naar raad- en commissievergaderingen, inclusief het delen van een luisterlink tijdens vergaderingen (tweewekelijks); • het schrijven van een vooruitblik voorafgaand aan de commissie- en raadsvergaderingen om inzicht te geven in wat de raad gaat bespreken en besluiten, inclusief mogelijkheden voor contact met raadsleden en inspraak (maandelijks); • het schrijven van een terugblik na de raadsvergaderingen om te vertellen wat de gemeenteraad heeft besloten – met nadruk op de raadsagenda (maandelijks); • het leveren van input voor een maandelijkse raadsrubriek in Groot Heerenveen om inzicht te geven in wat de raad gaat bespreken en besluiten, inclusief mogelijkheden voor contact met raadsleden en inspraak (maandelijks); • een interviewserie ‘In gesprek met een raadslid’ om een gezicht te geven aan raadsleden en inzicht te geven in de

werkzaamheden van de raad (maandelijks); • contacten met de pers (doorlopend); • ondersteuning bij bijeenkomsten over de lokale democratie voor leerlingen en studenten uit het basis-, middelbaar- en beroepsonderwijs, zoals Democracity en Tienskip om inzicht te geven in hoe de lokale democratie werkt en hoe inwoners invloed kunnen uitoefenen (met regelmaat); • organisatie van de cursus Politiek Actief om inzicht te geven in hoe de lokale democratie werkt en hoe inwoners invloed kunnen uitoefenen (eenmaal in deze raadsperiode); • het monitoren en evalueren van de website van de raad en het doorvoeren van aanpassingen waar nodig om inzicht te geven in de documenten en het werk van de raad, wat de raad gaat bespreken en besluiten, inclusief mogelijkheden voor contact met raadsleden en inspraak (doorlopend); • het opstellen van een jaarverslag van de raad in infographicvorm om inzicht te geven in het werk van de raad en om te vertellen wat de gemeenteraad heeft besloten – met nadruk op de raadsagenda (jaarlijks). Welke lessen, aandachts- en leerpunten geeft de raad mee aan de nieuwe raad als het gaat om raadscommunicatie? Raadsleden geven aan dat de raadscommunicatie met inwoners over het algemeen als voldoende tot goed wordt ervaren, maar dat er aandachtspunten zijn voor de nieuwe raad.

Raadsleden benadrukken het belang van direct contact met inwoners en geven mee dat de raad zichtbaar en benaderbaar moet zijn.

23

Daarnaast wijzen raadsleden op het belang van zorgvuldige timing van communicatie, waarbij persberichten en externe uitingen bij voorkeur plaatsvinden nadat de gemeenteraad een onderwerp heeft behandeld, in het belang van openheid, duidelijkheid en vertrouwen in de lokale politiek. Verder geven raadsleden aan dat meer structuur en herkenbaarheid in de communicatiekanalen wenselijk is. Initiatieven zoals de raadsmarkt zijn nog niet bij iedereen bekend en zouden een grotere rol kunnen spelen in het contact met inwoners. Tot slot benadrukken raadsleden dat raadscommunicatie duidelijk en feitelijk moet zijn, waarbij ook inzicht wordt gegeven in de afwegingen en argumenten die ten grondslag liggen aan besluiten.

24

7. Raad in de regio De gemeente neemt deel in regionale samenwerking en verbonden partijen. Het is belangrijk dat een nieuwe raad goed geïnformeerd is over de taken die in regionale samenwerking of verbonden partijen worden uitgevoerd als ook zijn eigen keuzes kan maken. Een overzicht van de verbonden partijen is te vinden in de begroting van de gemeente in de paragraaf verbonden partijen. Zie ook: Ned. Ver. voor Raadsleden: Grip op grote projecten & Ned. Ver. voor Raadsleden: Raad in de Regio In maart 2026 heeft de gemeenteraad de geactualiseerde Nota samenwerken vastgesteld. Raadsleden waren nauw betrokken bij het tot stand komen van deze nota. Hoe is de raad omgegaan met de wijziging van de wet op de gemeenschappelijke regelingen? In de afgelopen periode is de Wet op de gemeenschappelijke regelingen (Wgr) aangepast om de gemeenteraden beter in positie te brengen. Gemeenteraden hebben het recht om een zienswijze in te dienen bij het treffen van een gemeenschappelijke regeling, er is nu ook een bevoegdheid om een gemeenschappelijke adviescommissie (RAC, radenadviescommissie) in te stellen en er is een actieve informatieplicht voor het bestuur van een gemeenschappelijke regeling. De raad heeft in de afgelopen periode ook keuzes kunnen maken om aanvullende afspraken te maken over bijvoorbeeld inspraakmogelijkheden bij burgers en bedrijven bij gemeenschappelijke regelingen.

Het is daarbij van belang geweest om te bepalen hoe belangrijk bepaalde regelingen worden gevonden en hoeveel tijd daarvoor moet worden vrijgemaakt. De mogelijkheden die de nieuwe wet biedt zijn verkend en besproken met de Gemeenschappelijke Regelingen en alle Friese gemeenten. In dat gesprek zijn de richtinggevende uitspraken van de gemeenteraad ingebracht. De besturen van de Gemeenschappelijke Regelingen hebben op basis van alle inbreng voorstellen gedaan voor wijziging van de GR-en, die vervolgens zijn vastgesteld door de raden. Zie ook: SamenFryslân voor een overzicht van alle samenwerkingsverbanden in Friesland. Afspraak is dat portefeuillehouders de raad actief informeren over ontwikkelingen bij en besluiten in de Gemeenschappelijke regelingen en samenwerkingsverbanden. Hier is ruimte voor tijdens de commissievergadering bij het agendapunt ‘mededelingen’. Welke lessen, aanbevelingen en leerpunten geeft de raad mee als het gaat om meer grip en controle op regionale samenwerking en verbonden partijen? Raadsleden onderkennen het belang van regionale samenwerkingen en verbonden partijen, maar geven aan dat het in de praktijk vaak lastig is om hier voldoende grip en controle op te houden. Daarbij wordt benoemd dat de invloed van afzonderlijke gemeenten binnen gemeenschappelijke regelingen beperkt is en dat het belangrijk is om hier realistisch mee om

25

te gaan. Tegelijkertijd geven raadsleden aan dat het versterken van de positie van de raad binnen deze samenwerkingen aandacht vraagt.

Raadsleden benadrukken dat meer grip mogelijk is door het stellen van duidelijke kaders en het beschikken over goede en toegankelijke informatie. Het is volgens hen belangrijk dat raadsleden inzicht hebben in welke samenwerkingsverbanden er zijn, wie daarin namens de gemeente vertegenwoordigd is en met welke opdracht. Duidelijke kaderstelling vanuit de raad wordt gezien als een belangrijk instrument om richting te geven en controle te houden. Daarnaast wordt het belang genoemd van structurele en regelmatige terugkoppeling door het college over de werkzaamheden en ontwikkelingen binnen verbonden partijen. Dit kan plaatsvinden via verschillende vormen, zoals informatieavonden, korte samenvattingen of werkbezoeken. Raadsleden geven aan dat dergelijke terugkoppeling bijdraagt aan beter inzicht en aan de mogelijkheid om hierover met elkaar in gesprek te gaan. Verder wijzen raadsleden erop dat regionale samenwerking meer aandacht binnen de raad zelf vraagt. Positieve ervaringen worden genoemd met initiatieven zoals een regioavond, die hebben bijgedragen aan het vergroten van het bewustzijn en de kennis over regionale samenwerking. Dergelijke bijeenkomsten en uitwisselingen worden als waardevol ervaren en verdienen vervolg. Tot slot geven raadsleden aan dat regionale samenwerking complex en tijdsintensief is, waardoor het volgen van alle ontwikkelingen lastig kan zijn.

Samenvattingen of overzichten van activiteiten, resultaten en aandachtspunten van verbonden partijen worden in dat licht als behulpzaam genoemd.

26

8. Raad en hulptroepen Griffie en werkgeverscommissie De raad is werkgever van de griffier. Uw raad heeft een werkgeverscommissie die is ingesteld door de raad en die deze rol namens de hele raad uitvoert. Goede ondersteuning is van belang ook in het krachtenveld met het college en de ambtelijke organisatie. Zie ook: Ned. Ver. voor Raadsleden: Werkgeversfunctie De griffie is rechtstreeks in dienst van de raad. De griffie is er voor strategische advisering en ondersteuning van raadsleden. De raad stelt de Verordening op de werkgeverscommissie vast, evenals de Instructie voor de griffier. >>Zie verder het overdrachtsdocument van de werkgeverscommissie. Welke aandachtspunten zijn er voor de werkzaamheden van de griffie voor de komende periode? Raadsleden spreken veel waardering uit voor de ondersteuning en zichtbaarheid van de griffie. De meerderheid geeft aan dat de griffie haar werkzaamheden goed uitvoert en dat in de afgelopen periode sprake is geweest van een duidelijke groei in professionaliteit. De griffie wordt door raadsleden als betrouwbaar, professioneel en betrokken ervaren. Raadsleden waarderen de ontwikkeling van technische ondersteuning en de inzet voor de Raadsacademie, die bijdraagt aan kennisontwikkeling binnen de raad.

Raadsleden noemen als aandachtspunt voor de komende periode dat de griffie nog zichtbaarder en toegankelijker kan zijn richting fracties, bijvoorbeeld door actiever contact te onderhouden of fracties te bezoeken. Daarnaast wordt benadrukt dat de griffie haar duidelijke en onpartijdige positie moet blijven behouden en waar nodig adviserende ondersteuning kan bieden, onder meer bij de timing van moties of de agendering van onderwerpen.

Auditcommissie De auditcommissie is ingesteld door de gemeenteraad met als doel een positieve bijdrage te leveren aan het functioneren van de raad door hem en het college politiek neutraal te adviseren over alle financiële en bedrijfsvoering aspecten, in het bijzonder over de gang van zaken rond gemeentebeleid, de financiële en verantwoordingsaspecten (P&C cyclus) en de risico’s die daarmee samenhangen. >> zie verder het overdrachtsdocument van de auditcommissie

27

Accountant De raad als lekenbestuur wordt niet alleen ondersteund door de griffie en de Rekenkamer, maar ook door de accountant. De accountant, PwC, is in 2024 benoemd door de raad voor de periode 2024-2027. Belangrijkste opdracht is het controleren van de jaarrekening. De auditcommissie overlegt in ieder geval drie keer per jaar met de accountant. De accountant is ook beschikbaar voor technische en feitelijke vragen over het accountantsverslag bij de jaarrekening in de commissievergadering. De accountant kan op verzoek van de raad ook advies geven en kennis delen over financiële onderwerpen. voor advisering en kennisdeling. Welke adviezen en aanbevelingen geeft de raad mee aan de nieuwe raad zodat de ondersteuning door accountant nog beter wordt verzekerd? Raadsleden zijn overwegend positief over de rol van de accountant en beschouwen deze als een onmisbare schakel in de controle van de jaarrekening en de rechtmatigheid van besluiten. De meeste raadsleden geven aan dat de samenwerking met de accountant goed verloopt en waarderen daarbij ook de rol van de auditcommissie, onder meer vanwege de kwaliteit van de terugkoppeling richting de raad.

Raadsleden noemen enkele aandachtspunten voor de verdere borging van deze ondersteuning. Zo wordt aangegeven dat binnen de raad voldoende financiële kennis nodig is om het gesprek met de accountant goed te kunnen voeren. Raadsleden geven de nieuwe raad mee om de goede samenwerking met de accountant voort te zetten. Daarnaast benadrukken raadsleden het belang van een duidelijke rolafbakening: de accountant toetst de jaarrekening en rechtmatigheid, maar geeft geen inhoudelijke of politieke oordelen. Bewustzijn van deze rol en heldere communicatie hierover worden als belangrijk genoemd.