Document · PDF

Managementletter gemeente Heerenveen 2020

Commissie Gezamenlijk 8 april 2021, gemeente HeerenveenBij agendapunt: Raadsbrief interim-controle jaarrekening 2020 en brief auditcommissie10.889 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

Headline Verdana Bold

Gemeente Heerenveen Managementletter 2020

December 2020

Deloitte Accountants B.V. Eemsgolaan 15 9727 DW Groningen Postbus 980 9700 AZ Groningen Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9870 www.deloitte.nl

Aan het college van burgemeester en wethouders en de gemeentesecretaris van de gemeente Heerenveen Postbus 15000 8440 GA HEERENVEEN

Onderwerp Managementletter 2020

Behandeld door A.M.O van Bolhuis MSc 088 288 3766

Datum 18 december 2020

Ons kenmerk 2012B742EF/WS

Geacht college, Wij hebben conform onze opdrachtbevestiging d.d. 9 oktober 2020, als onderdeel van de controle van de jaarrekening 2020, de interim-controle voor de gemeente Heerenveen uitgevoerd. Deze controle is primair gericht op de analyse en evaluatie van de interne beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. In onze managementletter zijn onze bevindingen en aanbevelingen ter zake opgenomen. Tevens heeft deze controle als doelstelling om de aandachtspunten voor de jaarrekening 2020 te signaleren en onder uw aandacht te brengen. Volledigheidshalve merken wij op dat onze analyse en evaluatie zijn uitgevoerd in het kader van de door u verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico's dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken en het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn.

De risico-inschattingen hebben niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing, de opzet, het bestaan, de effectiviteit en de efficiency van de interne beheersing als geheel en bestrijkt daarom niet noodzakelijkerwijze alle in de interne organisatie voorkomende tekortkomingen. De bevindingen en aanbevelingen kunnen worden gelezen als constructieve aanwijzingen voor het college als onderdeel van het continue proces van het veranderen en verbeteren van de beheersing van de bedrijfsvoering en de kwaliteit van de jaarrekening. Graag lichten wij deze rapportage en onze bevindingen en aanbevelingen nader aan u toe. Afsluitend danken wij u voor de medewerking die ons gedurende de uitvoering van onze werkzaamheden is verleend en de wijze waarop u informatie met ons heeft gedeeld tijdens de interim-controle. Met vriendelijke groet, Deloitte Accountants B.V.

drs. H. Kuperus RA

Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de ‘Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, januari 2020 gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853. Deloitte Accountants B.V. is a Netherlands affiliate of Deloitte NSE LLP, a member firm of Deloitte Touche Tohmatsu Limited.

Inhoud

Managementsamenvatting

Bevindingen 2020

Jaarrekeningcontrole

Bevindingen interim controle 9

Aandachtspunten jaarrekeningcontrole 18

Bijlagen Bijlagen

Gemeente Heerenveen | Managementletter 2020

2012B742EF/WS/3

01 Managementsamenvatting

Gemeente Heerenveen | Managementletter 2020

2012B742EF/WS/4

Managementsamenvatting Managementsamenvatting Bevindingen Jaarrekeningcontrole Bijlagen

Onze belangrijkste boodschappen De basis voor onze controle is het auditplan 2020 dat met de directie en de auditcommissie is besproken. In deze managementletter geven wij u inzicht in de (ontwikkeling van de) interne beheersing van de gemeente Heerenveen. Wij hebben tijdens onze interim-controle de procesrisico’s onderzocht, en ons primair gericht op de opzet, het bestaan en (waar mogelijk) de werking van de interne beheersingsmaatregelen, voor zover relevant voor de controle van de jaarrekening 2020. In deze managementsamenvatting geven wij onze belangrijkste boodschappen weer voor de jaarrekeningcontrole 2020 van de gemeente Heerenveen. In hoofdstuk 2 (‘Bevindingen interim-controle’) hebben wij de bevindingen vanuit de interim-controle in detail toegelicht en in hoofdstuk 3 (‘Aandachtspunten jaarrekeningcontrole’) hebben wij de planning en de prioriteiten van de jaarrekeningcontrole opgenomen. Samenwerking met de gemeente Wij kijken met een goed gevoel terug op de samenwerking met de ambtelijke organisatie. Dit jaar hebben wij gezamenlijk weer stappen gezet in de communicatie en is een verdere focus aangebracht op de relevante (risico)gebieden. Er zijn duidelijke afspraken gemaakt en heldere communicatielijnen afgesproken.

Bij de start van de interim-controle zijn wij (wederom) geconfronteerd met de gevolgen van COVID-19, wat invloed heeft gehad op de manier van werken en samenwerken. Dit betekent dat wij gedurende de interim-controle volledig digitaal en op afstand werkten, met dagelijkse digitale teammeetings en met het digitaal aanleveren en uitwisselen van controle- informatie. Wij zijn tevreden met de hoe de (digitale) samenwerking is verlopen. Impact COVID-19 De coronacrisis en de onzekerheden die daarbij horen zorgen ervoor dat 2020 een wezenlijk ander jaar is en zal zijn dan andere jaren. Het heeft veel impact op de inwoners, bedrijven, instellingen en verenigingen van de gemeente Heerenveen, maar ook op de financiële positie van uw gemeente. Er zijn minder inkomsten en veel meer uitgaven. Daarnaast is er onzekerheid over de bijdragen van het Rijk. Dat geldt zowel voor de uiteindelijke compensatie van gemeenten als de structurele wijzigingen die – los van de coronamaatregelen – nodig zijn om lokale overheden op een goede manier hun werk te laten doen. De coronacrisis vraagt hierdoor extra aandacht van uw medewerkers voor de financiële sturing en verantwoording van de (nieuwe) geldstromen en de gevolgen ervan voor het verwachte resultaat en de benodigde financiering van de gemeente. Uw gemeente houdt de situatie rondom het coronavirus nauwlettend in de gaten.

Ten tijde van de interim-controle hebben we geconstateerd dat de gemeente in september een geactualiseerde impactanalyse heeft opgesteld welke in oktober met de raad is gedeeld. De impactanalyse is opgedeeld in zogenoemde ‘opgaven’ en per opgave is de impact weergegeven en de genomen maatregelen. Naast voorgaande heeft de gemeente tevens in oktober een side letter met de raad gedeeld waarin de belangrijkste risico’s (corona-risico’s en reguliere risico’s) zijn beschreven en de impact hiervan op het weerstandsvermogen. De gemeente gaat in maart/april de risico-inventarisatie updaten naar de huidige stand van zaken en door middel van een side letter delen met de raad. Naar onze mening is deze werkwijze passend om tussentijds de gevolgen van de coronacrisis te kunnen blijven monitoren en te rapporteren richting de raad. Wij blijven met de gemeente in gesprek om de gevolgen te kunnen blijven monitoren en de inhoud van de impact – en risicoanalyse ten behoeve van de jaarrekening af te stemmen.

Naast de nieuwe Tozo – regeling (zoals toegelicht op de volgende pagina) onderkennen wij voor de jaarrekeningcontrole aandachtspunten voor de inbaarheid van leningen, verstrekte garantstellingen, de gemaakte prestatieafspraken bij de subsidies en de verstrekte continuïteitsbijdrage aan zorgaanbieders bij de WMO en Jeugdzorg. Gemeente Heerenveen | Managementletter 2020

2012B742EF/WS/5

Managementsamenvatting Managementsamenvatting Bevindingen Jaarrekeningcontrole Bijlagen

Onze belangrijkste boodschappen Tozo-Regeling Vanwege COVID-19 en de bijbehorende maatregelen is er financiële druk ontstaan op zelfstandigen. In dit kader heeft de regering de Tozo-regeling in het leven geroepen. De uitvoering van deze regeling is door de gemeente Heerenveen belegd bij de gemeente Leeuwarden. Wij adviseren u om specifieke afspraken te maken met de gemeente Leeuwarden ten behoeve van het verantwoorden van deze middelen, zodat de gemeente Heerenveen kan voldoen aan haar rapporteringsverplichtingen. De nieuwe Tozo-regeling als gevolg van COVID-19 dient de gemeente in de SiSa-bijlage te verantwoorden. Wij zullen als controlerend accountant van uw gemeente hiervoor ook in contact treden met de controlerend accountant van de gemeente Leeuwarden en auditinstructies versturen, met als doel het ontvangen van voldoende controlebewijs in het kader van het controleren van de rechtmatige besteding van deze middelen. Sociaal domein – interne controle in de lijn Voorgaande jaren hebben wij u gewezen op het ontbreken van een zichtbare inhoudelijke toetsing op de toewijzing van uitkeringen en de toekenning van zorg en/of voorzieningen bij de WMO en Jeugdzorg. De gemeente heeft in eerdere jaren aangegeven bezig te zijn met het ontwikkelen van controles in de lijn om daarmee tijdig fouten te ontdekken en tijdig bij te sturen.

Ten tijde van de interim-controle hebben wij geconstateerd dat de controles in het proces nog niet zijn geïmplementeerd (zie ook nadere toelichting in hoofdstuk 2). Wij blijven van mening dat het van belang is om deze controles in het proces te implementeren, zodat fouten en onrechtmatigheden in het proces tijdig worden ontdekt en daarmee worden voorkomen. Omdat wij dit aandachtspunt al enige jaren rapporteren, en het implementeren geen kwestie zou moeten zijn van jaren, vragen wij deze aanbeveling zo snel mogelijk op te volgen. De gemeente heeft aangegeven, zoals blijkt uit de reactie op de bevindingen in hoofdstuk 2, de opvolging van deze bevindingen als prioriteit te bestempelen voor 2021. Grondexploitatie De gemeente heeft tijdens de interim-controle aangegeven dat op dit moment een extern behoefteonderzoek wordt uitgevoerd in opdracht van de provincie Fryslân specifiek voor bedrijventerreinen. De verwachting is dat het concept-rapport eind november 2020 beschikbaar is en eind 2020/begin 2021 het definitieve rapport. Wij willen opmerken dat de gemeente Heerenveen zelf voldoende grip op en inzicht moet hebben in de marktontwikkelingen en op de behoefte. Juist in deze onzekere tijden vanwege COVID-19 is het van belang dat de verwachte programmering en planning onderbouwd is met een gedegen onderzoek.

De gemeente onderschrijft dit standpunt en heeft aangegeven de volgende stappen te doorlopen. Bij ontvangst van het rapport vanuit provincie gaat de gemeente beoordelen of de resultaten van het onderzoek voldoende onderbouwing leveren voor de programmering van de bedrijventerreinen, hoofdzakelijk voor de exploitatie IBF. Daarnaast wordt op dit moment aan de accountmanagers van de gemeente gevraagd wat de status is van de gereserveerde kavels voor de exploitatie IBF en of dit gaat leiden tot een toekomstige verkoop. Als het voorgaande te weinig onderbouwing geeft voor de planning en programmering van de bedrijventerreinen gaat de gemeente een extern bureau de opdracht geven een aanvullend onderzoek uit voeren naar de programmering van de bedrijventerreinen, de (mogelijke) impact door COVID-19 is hier onderdeel van. De gemeente gaat op korte termijn informeren bij het externe bureau wat de mogelijkheden zijn voor dit onderzoek en wat de gemeente als resultaat van het (mogelijke) onderzoek kan verwachten. Wij blijven met de gemeente de komende maanden in gesprek over de uitkomsten van het behoefteonderzoek van de provincie en de vervolgstappen.

Gemeente Heerenveen | Managementletter 2020

2012B742EF/WS/6

Managementsamenvatting Managementsamenvatting Bevindingen Jaarrekeningcontrole Bijlagen

Onze belangrijkste boodschappen IT-omgeving Het primaire doel van een controle van de jaarrekening is om een verklaring af te geven bij die jaarrekening. Voor deze doeleinden inventariseren wij de IT-omgeving, risico’s en (significante) tekortkomingen op de volgende drie gebieden: •

Toegangsbeveiliging: beheersingsmaatregelen die ervoor zorgen dat alleen bevoegde personen toegang hebben tot de IT-systemen en alleen voor zover deze toegang nodig is voor het uitvoeren van de werkzaamheden uit hun taakomschrijving.

•

Systeemverandering: beheersingsmaatregelen die ervoor zorgen dat alle veranderingen in het IT-systeem moeten worden geautoriseerd en die ervoor zorgen dat de veranderingen effectief getest zijn voor de implementatie.

•

Datacentrum en netwerkactiviteiten: beheersingsmaatregelen die ervoor zorgen dat centrale IT-activiteiten ingepland en gemonitord worden, dat de data kunnen worden hersteld in het geval van falen van het systeem en dat de fysieke toegang tot de IT-systemen effectief beveiligd is.

Als onderdeel van onze jaarrekeningcontrole verkrijgen wij inzicht in de IT-omgeving, risico’s en (significante) tekortkomingen. De lange termijndoelstelling van zowel de gemeente als van ons is om te steunen op de IT-omgeving en op de relevante application controls van de gemeente zodat een effectievere controle (zowel intern als extern) uitgevoerd kan worden. In 2019 hebben wij de opzet en het bestaan van de GITC’s voor de applicaties Key2Financiën (financiële administratie) en Suite voor Sociaal Domein (zorgadministratie sociaal domein) beoordeeld. De bevindingen en aanbevelingen hebben wij gerapporteerd in het accountantsverslag 2019. In 2020 gaan wij, naast het beoordelen van de (mogelijke) opvolging van de bevindingen van voorgaand jaar, samen met de gemeente een volgende stap zetten. Om met elkaar inzicht te krijgen of het mogelijk is om te groeien naar een volledige IT realiance gaan wij dit jaar voor één proces/applicatie binnen Key2Financiën de opzet, het bestaan en de werking testen voor één kwartaal. Het proces betreft de indiensttreding, doorstroom en uitdiensttreding van personeel in de betreffende applicatie. De resultaten delen wij tijdig met de ambtelijke organisatie en rapporteren wij in het accountantsverslag 2020.

Gemeente Heerenveen | Managementletter 2020

2012B742EF/WS/7

Managementsamenvatting Managementsamenvatting Bevindingen Jaarrekeningcontrole Bijlagen

Onze belangrijkste boodschappen Onze werkzaamheden met betrekking tot fraude Van de accountant wordt op grond van de regels van de beroepsorganisatie NBA een professioneel-kritische houding verwacht ten aanzien van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude. Ter invulling van deze professioneel-kritische houding zal de accountant een inschatting moeten maken van de frauderisico’s, zich een beeld moeten vormen van de maatregelen van interne beheersing die de organisatie heeft getroffen om mogelijke fraudes van materieel belang te voorkomen en moeten bezien of deze maatregelen effectief zijn. Wanneer sprake is van een aanwijzing voor fraude, zal de accountant dit moeten communiceren met, afhankelijk van de aard van de fraude, de direct leidinggevende, het college en, in sommige gevallen (fraude in de top van de organisatie) en wanneer onvoldoende herstelwerkzaamheden worden ondernomen, de gemeenteraad. Om invulling te geven aan de eerdergenoemde verplichting hebben wij een fraudediscussie gevoerd binnen het controleteam en met vertegenwoordigers van uw gemeente, waarbij wij de nadruk hebben gelegd op de eventuele mogelijkheden van materiële onjuistheden als gevolg van fraude in relatie tot de jaarstukken en op preventieve maatregelen daarbij.

Daarnaast gaan wij bij de jaarrekeningcontrole zelfstandig werkzaamheden uitvoeren die erop gericht zijn om de eventuele gevolgen van het risico van het ‘omzeilen’ van de interne beheersingsmaatregelen door het management te detecteren. Hoewel wij, zoals hiervoor beschreven, een kritische houding hebben ten opzichte van risico’s van fraude, merken wij op dat onze controle niet specifiek gericht is op het ontdekken van fraude. Frauderisico’s bij de jaarrekeningcontrole De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en detecteren van fraude berust bij de gemeenteraad en het college. Deze verantwoordelijkheid betreft ook het onderhouden van een zodanige interne beheersing om het opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder dat deze afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Ten tijde van de interim-controle hebben wij geconstateerd dat de gemeente de frauderisicoanalyse voor 2020 heeft geactualiseerd. In de frauderisicoanalyse zijn de frauderisico’s beschreven, de bestaande beheersmaatregel en (indien van toepassing) het mogelijke restrisico. De frauderisicoanalyse is onderdeel van een groter geheel bij gemeente Heerenveen, namelijk FraudeBeheersing en – Bestrijding (FBB).

De gemeente is op dit moment bezig om de FBB verder op te zetten en heeft als doel te kunnen beoordelen in hoeverre de organisatie en haar medewerkers, procedures en (digitale) processen fraudebestendig zijn. Onze controle is opgezet om een redelijke mate van zekerheid te verkrijgen dat de jaarrekening als geheel geen afwijkingen van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten, maar richt zich niet specifiek op het ontdekken van fraude. Op basis van onze uitgevoerde interimwerkzaamheden hebben wij geen aanpassingen aangebracht in onze initiële frauderisicoanalyse die is opgenomen in onze controleaanpak.

Gemeente Heerenveen | Managementletter 2020

2012B742EF/WS/8

02 Bevindingen Interim Controle

Gemeente Heerenveen | Managementletter 2020

2012B742EF/WS/9

Bevindingen interim-controle Managementsamenvatting Bevindingen

Uitgevoerde werkzaamheden De raad heeft ons opdracht gegeven om de jaarrekeningcontrole van uw gemeente uit te voeren. Een onderdeel van onze controle betreft de interimcontrole, waarbij wij op basis van gesprekken met sleutelfunctionarissen en onderbouwende documentatie de interne beheersing en risicobeheersing van de gemeente Heerenveen beoordelen. Deze beoordeling vindt plaats in het kader van onze jaarrekeningcontrole. Voor een nadere duiding van de reikwijdte van onze werkzaamheden, verwijzen wij naar bijlage A. Onze bevindingen, waarnemingen en aanbevelingen in deze managementletter hebben als doel het college en de directie te ondersteunen in het proces van het voortdurend verbeteren van de interne beheersing en risicobeheersing van gemeente Heerenveen.

Jaarrekeningcontrole Bijlagen

In overeenstemming met onze risico-inschatting, hebben wij de implementatie en/of de effectieve werking van de naar onze mening belangrijkste beheersingsmaatregelen beoordeeld voor de periode die loopt van januari 2020 tot en met september 2020 met betrekking tot de volgende processen: • Grondexploitatie • Inkopen en betalingen (waaronder EU-aanbesteden) • Plaatselijke belastingen en heffingen (PLBH) • Uitkeringen • Wmo • Jeugdzorg • Subsidieverstrekkingen • Personeel/salaris • Het proces van financiële verslaggeving inclusief memoriaalboekingen Wij zijn van mening dat de interne beheersing van uw organisatie van voldoende niveau is, voor zover we dat beoordelen in het licht van onze opdracht om de jaarrekening te controleren.

Gemeente Heerenveen | Managementletter 2020

2012B742EF/WS/10

Bevindingen interim-controle

Managementsamenvatting Bevindingen

Onderstaande tabel geeft een overzicht van onze controle bevindingen. Van elke bevinding hebben wij geëvalueerd of deze bevinding significant is voor onze controle. Een significante bevinding houdt in dat dit ofwel leidt tot een frauderisico ofwel tot een verhoogde kans op een materiële fout in de jaarrekening. Naast onderstaande bevindingen zijn er 2 bevindingen die reeds de afgelopen 3 jaren zijn gerapporteerd. Dit betreffen 2 bevindingen waarvan de gemeente afgelopen jaren en huidig jaar heeft aangegeven geen opvolging te geven aan de daarmee samenhangende aanbevelingen. De gemeente is van mening dat bij de betreffende bevindingen voldoende sprake is van controle en de genoemde resterende risico’s worden daarom laag ingeschat. Dit betreffen geen significante bevindingen, waardoor wij ons kunnen vinden in deze afweging. Voor de volledigheid hebben wij de betreffende bevindingen opgenomen in de bijlage.

Bevinding

Status 2020

Status 2019

1. Uitkeringen – Autorisatie van de ingevoerde normbedragen wordt niet technisch afgedwongen (niet significant).

n.v.t.

Jaarrekeningcontrole

2. Tussenrekeningen – Periodieke beoordeling/controle van de tussenrekeningen wordt niet zichtbaar vastgelegd (niet significant).

n.v.t.

Bijlagen

4. Investeringskredieten – Geen zichtbare monitoring/toekenningscontrole op investeringskredieten (niet significant).

3. Subsidies – Zichtbare controle op de toetsing van de subsidieaanvragen wordt niet zichtbaar consistent toegepast (niet significant).

5. Uitkeringen – Geen zichtbare inhoudelijke toetsing op toewijzing van uitkeringen (niet significant). 6. Jeugdzorg/Wmo – Geen zichtbare inhoudelijke toetsing op de toekenning van zorg en de voorzieningen (niet significant).

Legenda: Nieuwe bevinding

Eerder gerapporteerde bevinding; niet opgelost

Bevinding opgelost / beheersing voldoende

Gemeente Heerenveen | Managementletter 2020

2012B742EF/WS/11

1. Uitkeringen – Autorisatie van de ingevoerde normbedragen wordt niet technisch afgedwongen Managementsamenvatting Bevindingen Jaarrekeningcontrole Bijlagen

Bevinding

Jaarlijks worden de normbedragen, zoals vastgesteld en gedeeld door de Rijksoverheid, ingevoerd GWS Suite4Inkomen (uitkeringsadministratie). De vastgestelde normbedragen worden ingevoerd door de applicatiebeheerder en de invoer wordt gecontroleerd door een tweede functionaris (functioneel beheerder). Ten tijde van de interim-controle hebben wij geconstateerd dat de invoer en de controle (4-ogen principe) op een hardcopy document zichtbaar wordt gemaakt aan de hand van vinkjes bij de betreffende normbedragen. De collegiale controle wordt echter niet technisch afgedwongen in GWS en de applicatiebeheerder heeft de mogelijkheid om de normbedragen tussentijds aan te passen. Risico

Het risico bestaat dat de ingevoerde normbedragen onjuist zijn ingevoerd en dat dat niet wordt ontdekt en dat de verstrekte uitkeringen niet conform de vastgestelde normbedragen zijn verstrekt. Aanbeveling

Wij adviseren de gemeente om het 4-ogen principe technisch af te dwingen in GWS Suite4Inkomen, op deze wijze wordt in de applicatie gewaarborgd dat de ingevoerde normbedragen gecontroleerd en geautoriseerd worden. Reactie management

Als de component en normwijzigingen zijn ingevoerd worden deze door een andere collega gecontroleerd en geparafeerd. Systeemtechnisch is er nu geen mogelijkheid om dit op te nemen in het proces. Inmiddels is deze melding wel al gedaan bij de aanbieder Centric. Mocht Centric deze wens/vraag vorm gaan gegeven, vraag is dan of het ook zo speelt bij andere gemeenten, dan zullen zij die aanpassingen doorvoeren.

Gemeente Heerenveen | Managementletter 2020

2012B742EF/WS/12

2. Tussenrekeningen – Periodieke beoordeling/controle van de tussenrekeningen wordt niet zichtbaar vastgelegd. Managementsamenvatting Bevindingen Jaarrekeningcontrole Bijlagen

Bevinding

Tussenrekeningen worden periodiek (per kwartaal) gecontroleerd door de Senior adviseurs Financiën & Control en/of de Senior medewerker Financiën & Control. De controle van de tussenrekeningen ziet toe op het controleren of een positie al is geboekt in de financiële administratie en dient verwerkt te worden op de tussenrekening. Verder wordt beoordeeld of de positie nog gerealiseerd kan worden aan de hand van onderliggende documentatie/verwachtingen. De medewerkers hanteren geen vast format, maar bepalen zelf hoe de controle wordt uitgevoerd en wat er gecontroleerd wordt. Ten tijde van de interim-controle hebben wij geconstateerd dat de periodieke controle niet wordt vastgelegd. Risico

Het risico bestaat dat de opgestelde tussentijdse rapportages niet juist danwel volledig zijn, omdat de afwegingen van het beoordelen en opschonen van de tussenrekeningen niet zichtbaar zijn. Aanbeveling

Wij adviseren de gemeente om de periodieke controle op de tussenrekeningen onderbouwd vast te leggen. Door de periodieke controle vast te leggen aan de hand van een checklist kan de gemeente waarborgen dat alle controles hebben plaatgevonden en alle verplichtingen zijn opgenomen. Reactie management

Wij nemen de aanbeveling over en gaan het proces van tussenrekeningen meer (zichtbaar) beheersmatig inrichten.

Gemeente Heerenveen | Managementletter 2020

2012B742EF/WS/13

3. Subsidies - Zichtbare controle op de toetsing van de subsidieaanvragen wordt niet zichtbaar consistent toegepast Managementsamenvatting Bevindingen Jaarrekeningcontrole Bijlagen

Bevinding

De aanvraag voor een subsidietoekenning c.q. vaststelling dient te worden getoetst aan de subsidieverordening. De subsidies worden middels een checklist zichtbaar getoetst aan de subsidieverordening. Vervolgens voert de subsidie-coördinator een steekproefsgewijze (1 op 10) eindcontrole uit of de checklist juist en volledig is ingevuld. Hiermee stelt de subsidie-coördinator vast of de subsidieverstrekking rechtmatig heeft plaatsgevonden. Wij hebben voorgaand jaar geconstateerd dat de steekproefsgewijze controle op de structurele subsidies niet heeft plaatsgevonden. Hierdoor ontbreekt een zichtbare toetsing van de structurele subsidieaanvragen. Risico

Het risico bestaat dat een subsidie onrechtmatig wordt toegekend en/of vastgesteld omdat niet is vastgesteld dat is getoetst aan de subsidieverordening. Aanbeveling

Wij adviseren de gemeente om de steekproefsgewijze controle (1 op 10) consistent toe passen. Middels deze controleslag kan de gemeente ervoor zorgen dat de subsidie aanvragen niet definitief worden toegekend alvorens een toetsing zichtbaar heeft plaatsgevonden. Daarnaast adviseren wij ook om de toetsing en steekproefsgewijze controle technisch af te dwingen in de applicatie voor subsidies. Hiermee voorkomt de gemeente in de toekomst dat de toetsing en steekproefsgewijze controle niet worden uitgevoerd. Status 2020

Ten tijde van de interim-controle hebben wij geconstateerd dat een eindcontrole door de subsidie-coördinator is uitgevoerd. Echter hebben wij niet kunnen vaststellen of de steekproefsgewijze consistent wordt toegepast, namelijk 1 op 10. Om te waarborgen dat deze controle structureel wordt uitgevoerd verwachten wij dat de subsidieaanvragen structureel in lijstwerk wordt bijgehouden. Aan de hand van het lijstwerk kan zichtbaar vastgelegd worden dat de steekproefsgewijze controle structureel en consistent wordt uitgevoerd door de subsidie-coördinator. Reactie management

Met de invoering van het subsidievolgsysteem in 2021, waarbij subsidieaanvragen structureel worden opgenomen in lijstwerk, wordt de zichtbare consistente eindcontrole gewaarborgd.

Gemeente Heerenveen | Managementletter 2020

2012B742EF/WS/14

4. Investeringskredieten - Geen zichtbare monitoring/toekenningscontrole op investeringskredieten Managementsamenvatting Bevindingen Jaarrekeningcontrole Bijlagen

Bevinding

Toewijzing van investeringsfacturen aan een activum/investeringskrediet vindt plaats door een financieel medewerker en goedkeuring door de verantwoordelijke budgethouder. Het is de verantwoordelijkheid van de budgethouder dat de kosten op het juiste krediet worden verantwoord. Bij het opmaken van de verzamelbesluiten, viermaal per jaar, beoordeelt de gemeente de investeringskredieten op mogelijke overschrijdingen. Door middel van de verzamelbesluiten worden de afwijkingen voorgelegd aan de raad. De financieel consulenten controleren globaal of de kosten op de juiste grootboeken/kredieten zijn geboekt, maar hier is geen formeel proces voor. Risico

Door het ontbreken van een (zichtbare) controle ontstaat het risico dat onrechtmatige (over)boekingen plaatsvinden inzake investeringskredieten. Aanbeveling

Wij adviseren de gemeente periodiek, bijvoorbeeld eens per kwartaal, een zichtbare steekproefsgewijze controle uit te voeren op de verantwoorde investeringen op de kredieten. Bij deze controle dient de gemeente vast te stellen dat de kosten op het juiste krediet zijn verantwoord. Hierbij heeft een risicogerichte aanpak de voorkeur waarbij de focus ligt op kredieten van budgethouders die meerdere kredieten beheren. Status 2020

De gemeente heeft voorgaand jaar aangegeven de aanbeveling op te pakken doormiddel van het uitvoeren van een periodieke (4x per jaar) steekproefsgewijze ‘zichtbare’ controle en analyse op de investeringskredieten. Op basis van onze werkzaamheden ten tijde van de interim-controle hebben wij geconstateerd dat de opvolging van de aanbeveling nog niet is gerealiseerd. Reactie management

Wij nemen de aanbeveling over. Naast de bestaande controles op afwijkingen in de investeringskredieten gaan wij de controle op juistheid (bijv. kostenverdeling) zichtbaar borgen.

Gemeente Heerenveen | Managementletter 2020

2012B742EF/WS/15

5. Uitkeringen - Geen zichtbare inhoudelijke toetsing op toewijzing van uitkeringen Managementsamenvatting Bevindingen

Bevinding

Wij hebben geconstateerd dat er geen zichtbare inhoudelijke toetsing plaatsvindt op de (rechtmatige) toekenning van de uitkeringen (participatiewet). De gemeente voert wel periodieke verbijzonderde interne controle uit om vast te stellen of de verstrekkingen juist en rechtmatig hebben plaatsgevonden. Deze werkzaamheden betreffen echter een toetsing achteraf. Risico

Jaarrekeningcontrole Bijlagen

Uw organisatie loopt hiermee het risico dat de uitkeringen onrechtmatig worden verstrekt. Aanbeveling

Wij adviseren de gemeente om in het proces een collegiale toetsing op de toekenning van de uitkeringen in te voeren, zodat in de lijn gewaarborgd wordt dat uitkeringen en zorgvoorzieningen rechtmatig worden verstrekt. Zolang bovenstaande aanbeveling nog niet is verwerkt in de lijn adviseren wij u om toekenningen (steekproefsgewijs) zichtbaar collegiaal te laten toetsen. Indien bevindingen voortkomen uit de collegiale toetsing adviseren wij om de frequentie van collegiale toetsing te verhogen. Status 2020

De gemeente heeft voorgaande jaren aangegeven de aanbeveling op te pakken. Op basis van onze werkzaamheden ten tijde van de jaarrekeningcontrole van vorig jaar en de huidige interim-controle hebben wij geconstateerd dat de opvolging van de aanbevelingen nog niet zijn gerealiseerd. De gemeente heeft aangegeven dat de implementatie in 2021 gaat plaatsvinden en één van de meest voorname prioriteiten heeft voor dat jaar. Reactie management

Wij zijn van mening dat bij de betreffende bevindingen voldoende sprake is van controle en de genoemde resterende risico’s worden daarom laag ingeschat. In het proces van aanvraag uitkering tot feitelijke uitbetaling zijn meerdere disciplines betrokken. In 2021 gaan we aan de slag met procesevaluaties; prioriteit. Daarin betrekken wij deze bevindingen en adviezen verder. Gelet op de hoeveelheid onderwerpen die wettelijk en politiek gezien ingevoerd moeten worden per 2021 en gelet op de beschikbare capaciteit bij de afdeling hebben wij dit jaar duidelijke prioriteiten gesteld bij voornoemde onderwerpen. Dit onderwerp – lijncontroles - willen wij als prioriteit bestempelen voor 2021. © 2020 Deloitte The Netherlands

Gemeente Heerenveen | Managementletter 2020

2012B742EF/WS/16

6. Jeugdzorg/Wmo - Geen zichtbare inhoudelijke toetsing op de toekenning van de zorg Managementsamenvatting Bevindingen Jaarrekeningcontrole Bijlagen

Bevinding

Wij hebben geconstateerd dat er geen zichtbare inhoudelijke toetsing plaatsvindt op de (rechtmatige) toekenning van de zorg en/of voorzieningen (Jeugdzorg en Wmo). De gemeente voert wel periodieke verbijzonderde interne controle uit om vast te stellen of de verstrekkingen juist en rechtmatig hebben plaatsgevonden. Deze werkzaamheden betreffen echter een toetsing achteraf. Risico

Uw organisatie loopt hiermee het risico dat de zorg en/of voorzieningen onrechtmatig worden verstrekt. Aanbeveling

Wij adviseren de gemeente om in het proces een collegiale toetsing op de toekenning in te voeren, zodat in de lijn gewaarborgd wordt dat de zorgvoorzieningen rechtmatig worden verstrekt. Zolang bovenstaande aanbeveling nog niet is verwerkt in de lijn adviseren wij u om toekenningen (steekproefsgewijs) zichtbaar collegiaal te laten toetsen. Indien bevindingen voortkomen uit de collegiale toetsing adviseren wij om de frequentie van collegiale toetsing te verhogen. Status 2020

De gemeente heeft voorgaande jaren aangegeven (vanaf 2018) de lijncontrole verder vorm te geven. Op basis van onze werkzaamheden ten tijde jaarrekeningcontrole van vorig jaar en de huidige interim-controle hebben wij geconstateerd dat de opvolging van de aanbevelingen nog niet zijn gerealiseerd. De gemeente heeft aangegeven dat de implementatie in 2021 gaat plaatsvinden en één van de meest voorname prioriteiten heeft voor dat jaar. Reactie management

Bij Jeugdzorg krijgt de gedragswetenschapper, van de jeugdigen die door de gemeente geïndiceerd worden, de ondersteuningsplannen - die gevolgd worden door een beschikking - ter beoordeling en ondertekening onder ogen. Bij Wmo maken de meitinkers het gespreksverslag/ondersteuningsplan en wordt dit plan in de backoffice Wmo geaccordeerd en de beschikking afgegeven. Wij zijn van mening dat bij de betreffende bevindingen voldoende sprake is van controle en de genoemde resterende risico’s worden daarom laag ingeschat. Gelet op de hoeveelheid onderwerpen die wettelijk en politiek gezien ingevoerd moeten worden per 2021 en gelet op de beschikbare capaciteit bij de afdeling hebben wij dit jaar duidelijke prioriteiten gesteld bij voornoemde onderwerpen. Dit onderwerp lijncontroles - willen wij als prioriteit bestempelen voor 2021.

Gemeente Heerenveen | Managementletter 2020

2012B742EF/WS/17

03 Aandachtspunten jaarrekeningcontrole

Gemeente Heerenveen | Managementletter 2020

2012B742EF/WS/18

Aandachtspunten voor de jaarrekening 2020 Managementsamenvatting Bevindingen Jaarrekeningcontrole

Bijlagen

Tekst

Planning

Prioriteiten van de jaarrekening

Het schema van de jaarrekeningcontrole ziet er als volgt uit:

Zoals u van ons gewend bent, delen wij jaarlijks de speerpunten van de jaarrekeningcontrole met u. Wij verwachten dat de gemeente net als ons onder andere prioriteit zal geven aan de onderstaande (speer)punten:

Periode

Activiteit

Week 49, 51 en week 5

Voorcontroles (betreft diverse dagen om voorcontroles uit te voeren voor o.a. EU aanbesteding en diverse balansposten).

Weken 10, 11 en 12

Uitvoering controle (controleteam volledig aanwezig).

Week 14

Terugkomdagen controle (afronding).

Week 17

Bespreking accountantsverslag ambtelijk.

Week 19 en 20

Bespreking accountantsverslag bestuurlijk.

•

Eind mei 2021

Bespreking accountantsverslag auditcommissie.

• •

Om de afspraken te maken is het noodzakelijk dat wij bij de start van de controle beschikken over een volledig en kwalitatief hoogwaardig balansdossier, dat intern is beoordeeld door de gemeente. Mochten er gedurende het proces omstandigheden zijn die het noodzakelijk maken dat bovenstaande afspraken worden herzien, dan zullen wij in overleg met uw organisatie nieuwe afspraken met u maken.

• • •

Onderbouwing van de grondexploitaties inclusief een intern controleverslag (position paper) omtrent de interne toets van de waardering van de grondexploitaties. Onderbouwing van de voorzieningen inclusief een intern controleverslag (position paper) omtrent de interne toets van de waardering van de voorzieningen. Verantwoording sociaal domein: wij verwachten het ingevulde format voor de bepaling van de balanspositie, inclusief productieverantwoordingen, cliënttevredenheidsonderzoeken en dossiercontroles. Onderbouwing begrotingsrechtmatigheid aan de hand van de kadernota rechtmatigheid (programma’s en kredieten). Opsteldossier SiSa-bijlage. Impact- & risicoanalyse COVID-19

Gebruik maken van de hulpmiddelen Het college van de gemeente Heerenveen is verantwoordelijk voor het opstellen van de jaarrekening. Om een goede invulling te geven aan deze verantwoordelijkheid, bieden wij u jaarlijks diverse hulpmiddelen aan. Deze hulpmiddelen betreffen: • Checklist jaarverslaggeving • SiSa-werklijsten • Het handboek gemeenten • Format position paper grondexploitaties • Format position paper voorzieningen • Format sociaal domein • Format uitwerking EU-Aanbesteding Met deze hulpmiddelen kunt u de kwaliteit van de jaarstukken en het balansdossier verder verbeteren.

Gemeente Heerenveen | Managementletter 2020

2012B742EF/WS/19

04 Bijlagen

Gemeente Heerenveen | Managementletter 2020

2012B742EF/WS/20

Bijlage A: Opdracht en reikwijdte controle Managementsamenvatting Bevindingen Jaarrekeningcontrole Bijlagen

Opdracht en reikwijdte controle Onze verantwoordelijkheid is het zodanig plannen en uitvoeren van een controleopdracht dat wij daarmee voldoende en geschikte controleinformatie verkrijgen voor het door ons af te geven oordeel over de jaarrekening van 2020, teneinde vast te stellen dat deze een getrouw beeld geeft van de financiële positie van gemeente Heerenveen, met inachtneming van de voorschriften uit het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Een jaarrekeningcontrole heeft niet als doel om enige zekerheid te geven over de kwaliteit van de interne organisatie. De jaarrekeningcontrole bestaat uit een combinatie van controlewerkzaamheden, waaronder een risicoanalyse, analytische procedures, detailcontroles en het testen van de interne controle die is gerelateerd aan en relevant is voor de controle. Wij richten ons hierbij alleen op de interne controleomgeving die relevant is voor ons oordeel over de jaarrekening. Dit rapport is gebaseerd op onze interim-werkzaamheden in het kader van de jaarrekeningcontrole 2020. Onze controlewerkzaamheden strekken niet verder dan noodzakelijk om een oordeel af te geven over de jaarrekening van 2020. De controle is daarom primair gericht op de aandachtsgebieden die door de accountant als relevant zijn beoordeeld voor de jaarrekeningcontrole. Daarnaast is onze controle niet specifiek gericht op het ontdekken van fraude.

Indien wij aangesteld zouden zijn om fraudeonderzoek uit te voeren, zouden wij wellicht additionele bevindingen en observaties hebben gerapporteerd dan nu zijn opgenomen in deze managementletter.

Gemeente Heerenveen | Managementletter 2020

2012B742EF/WS/21

Bijlage B: Bevinding zonder opvolging Managementsamenvatting Bevindingen Jaarrekeningcontrole Bijlagen

1. Aanbestedingen - Geen interne controles in het aanbestedingsproces Observatie De inkoop is in de gemeente Heerenveen decentraal georganiseerd. Elk team is verantwoordelijk voor de organisatie van de eigen inkopen en aanbestedingen. Leidend in de inkopen is het mandaatbesluit dat hierover gaat. Bij een inkoop boven € 40.000 dient door de inkopende partij een melding gemaakt te worden bij de inkoop-adviseurs. Dit wordt echter niet technisch afgedwongen. Door de inkoopadviseur wordt éénmaal per jaar ten tijde van de jaarrekeningcontrole een analyse gemaakt op crediteurenniveau en wordt de rechtmatigheid van de aanbesteding getoetst. Ook maakt de gemeente gebruik van een contractenregister (Octopus)/aanbestedingskalander en worden de inkopen periodiek beoordeeld op de aanmelding daarvan bij de inkoopadviseurs. Indien dit niet het geval is, worden de verantwoordelijke afdelingen hierop aangesproken. Echter dit betreft een toets achteraf, welke niet in het proces zelf is ingericht. Risico De gemeente loopt het risico dat aanbestedingen niet voldoen aan (Europese) wet- en regelgeving. Aanbeveling Wij adviseren u om de volgende maatregelen toe te voegen aan de bestaande beheersing: 1.

Het uitvoeren van een tussentijdse analyse op alle inkopen > € 40.000 en/of deze gemeld zijn bij de inkoopadviseurs; deze analyse dient maandelijks uitgevoerd te worden, zodat tijdig bijgestuurd kan worden.

Het technisch afdwingen van het gebruik van een inkoopformulier alvorens de inkopen plaatsvinden.

Indien uw gemeente bovenstaande aanbevelingen implementeert verkleint uw gemeente het risico op onrechtmatigheden en is de gemeente meer ‘in control’. Onze werkzaamheden kunnen wij vervolgens ook hierop aansluiten. Meer controle in het proces dan een controle achteraf. Reactie management De controle is nu op hoofdlijnen geregeld door middel van inkoopprogramma’s aan de voorkant en inkoopcontrol aan de achterkant. Het door de accountant genoemde risico zit dan ook in de marges. Dit is een voor de Heerenveense situatie passende controle.

Gemeente Heerenveen | Managementletter 2020

2012B742EF/WS/22

Bijlage B: Bevinding zonder opvolging Managementsamenvatting Bevindingen Jaarrekeningcontrole Bijlagen

2. Lonen & Salarissen - Onvoldoende zichtbare controle op de aanlevering door ADP voor betaling van salarissen Observatie Bij dit proces hebben wij 2 opmerkingen geconstateerd: 1.

De eerste opmerking betreft de ingerichte controles op mutaties. Dit betreft een wederzijdse controle door medewerkers van de salarisadministratie. Deze controles worden niet technisch afgedwongen, en zijn daarmee niet geheel sluitend.

De tweede opmerking betreft de steekproefsgewijze controle op de betaaladvieslijst. Het is nu niet zichtbaar wie welke onderdelen specifiek heeft gecontroleerd aan de hand van welke informatie.

Risico Het risico bestaat dat de verwerking van de mutaties niet juist of volledig plaatsvindt, waardoor de lonen en salarissen onjuist worden uitbetaald. Aanbeveling Gelet op het belang van het hebben van een adequaat georganiseerd personeelsinformatiesysteem, bevelen wij aan: 1.

Om bij uw salarisverwerker maandelijks een mutatieverslag of standenregister op te vragen, waarop alle mutaties ten opzichte van de vorige periode zichtbaar zijn. Aan de hand van dit mutatieverslag of standenregister en de door u ingediende mutatieformulieren kan de medewerker een volledige controle uitvoeren op de juiste en volledige verwerking van de mutaties.

Wij adviseren u tevens om de maandelijkse betaalopdrachten van ADP zichtbaar steekproefsgewijs te controleren zodat duidelijk is wie welke onderdelen heeft gecontroleerd aan de hand van welke informatie.

Het technisch afdwingen van de ingerichte wederzijdse controles door de medewerkers van de salarisadministratie.

Indien uw gemeente bovenstaande aanbevelingen implementeert verkleint uw gemeente het risico op onjuistheden in de lonen en salarissen en is de gemeente meer ‘in control’. Ook onze werkzaamheden kunnen wij vervolgens hierop aansluiten. Meer controle in het proces dan achteraf. Reactie management Het proces personele kosten is de afgelopen jaren sterk verbeterd. Om volledige sluitendheid te bereiken, zijn onevenredig extra inspanningen nodig die niet in verhouding staan tot het risico. De huidige werkwijze is vooralsnog een voor de Heerenveense situatie passende controle. In het kader van het project “Optimalisatie HR processen” zullen we echter de aanbevelingen opnieuw in overweging nemen. © 2020 Deloitte The Netherlands

Gemeente Heerenveen | Managementletter 2020

2012B742EF/WS/23

Bijlage C: Actualiteiten Effecten COVID-19

Managementsamenvatting Bevindingen Jaarrekeningcontrole Bijlagen

COVID-19 heeft in 2020 een grote impact (gehad) op de Nederlandse samenleving. Ook de gemeente Heerenveen ondervindt de gevolgen van dit virus. Tijdens de interim-controle hebben wij samen met uw medewerkers stilgestaan bij de gevolgen voor enerzijds de processen binnen uw organisatie (zijn processen veranderd doordat de medewerkers op afstand werken) en anderzijds de jaarrekening en de controle daarop. Op basis van de gesprekken die wij hebben gevoerd, constateren wij dat de impact als gevolg van het thuiswerken beperkt is, onder andere doordat de processen al grotendeels digitaal plaatsvonden en personeel al flexibel werkte vóór de coronacrisis. In dit onderdeel van de managementletter beschrijven wij de impact op de jaarrekening en op onze controle. #1 Tozo-regeling Eén van de maatregelen die het kabinet inzet om ondernemers te ondersteunen tijdens de coronacrisis is de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo). Deze regeling vult het inkomen van zelfstandige ondernemers aan tot het sociaal minimum indien dit inkomen als gevolg van de coronacrisis onder het sociaal minimum daalt. Tozo1.0 is in werking getreden per 1 maart 2020 en liep af op 1 juni. Van 1 juni tot en met 30 september konden ondernemers een beroep doen op Tozo2.0. De gemeenten hebben tot juni 2020 voor circa € 1,45 miljard kosten gemaakt in het kader van Tozo.

Het uitvoeren van Tozo is een taak van de gemeenten. Uw gemeente maakt grofweg in twee categorieën kosten: de uitkeringskosten en de uitvoeringskosten. Het Rijk vergoedt in beginsel alle kosten die de gemeenten moeten maken. De Tozo-regeling leidt hierdoor tot een last in de jaarrekening, met daar tegenover de rijksvergoeding. Het verantwoorden van de bestedingen vindt naar verwachting plaats via de SiSa-bijlage in de jaarrekening. Gezien de specifieke aard van deze transactiestroom, het feit dat deze activiteit nieuw is, en het gegeven dat de omvang ervan materieel is, zullen wij hieromtrent specifieke audit instructies versturen naar de accountant van gemeente Leeuwarden. De uitvoering van deze regeling heeft de gemeente Heerenveen namelijk belegd bij de gemeente Leeuwarden. #2 Leningen u/g en gewaarborgde geldleningen De gemeente Heerenveen heeft diverse leningen verstrekt en staat daarnaast garant voor een groot aantal leningen. De belangrijkste gewaarborgde geldlening betreft een lening van €16.666.667 aan Sportstad Heerenveen B.V. Wij vragen u om, in het proces van het bepalen van de risicoprofielen van de leningen u/g en de borgstellingen, een uitgebreide analyse te verrichten op de kredietwaardigheid van de partijen aan welke u een lening of borgstelling heeft verstrekt.

Wij verwachten in deze analyse tenminste een uiteenzetting over: de impact van COVID-19 op de betreffende organisatie, de gebruikte steunmaatregelen die door deze organisatie zijn verstrekt, ende verwachting inzake de aflossingsverplichtingen en de kredietwaardigheid van de betreffende onderneming voor het komende jaar. Op die manier houdt u voldoende grip op de bepaalde risicoprofielen en wordt duidelijk of er al dan niet moet worden overgegaan tot het treffen van een voorziening of het doen van een afwaardering op de leningen u/g.

Gemeente Heerenveen | Managementletter 2020

2012B742EF/WS/24

Bijlage C: Actualiteiten Effecten COVID-19

Managementsamenvatting Bevindingen Jaarrekeningcontrole Bijlagen

#3 Subsidieverstrekkingen en vaststellingen De gemeente Heerenveen verstrekt jaarlijks ruim € 8 miljoen aan subsidies aan verschillende instellingen (conform het overzicht van te verstrekken subsidies in de begroting 2020). Wij hebben geconstateerd dat het college op 14 april 2020 nadere subsidieregels heeft vastgesteld in verband met COVID-19, de nadere subsidieregels zijn tevens gedeeld met de raad. Deze regels zijn aanvullend op de algemene subsidieverordening van de gemeente en zijn bedoeld om de gesubsidieerde organisaties in de gemeente Heerenveen te ontlasten in de coronaperiode, bijvoorbeeld worden de (voorlopige) toegekende subsidies vanaf € 7.500 in het kader van de vaststelling/eindverantwoording behandeld vanuit het oogpunt van redelijkheid en billijkheid. In de nadere subsidieregels is tevens benoemd dat de behandeling vanuit het oogpunt van redelijkheid en billijkheid niet automatisch leidt tot het vaststellen van de subsidies op het volledige (voorlopige) beschikte bedrag, er kan hierbij een (gedeeltelijke) terugvordering plaatsvinden. Vooruitlopend op de jaarrekeningcontrole 2020 vragen wij u om een schatting te maken per balansdatum van de terug te vorderen positie en daarvoor een nog te ontvangen bedrag in de balans op te nemen. #4 Voorziening dubieuze debiteuren Als gevolg van de uitbraak van COVID-19 hebben veel ondernemingen liquiditeitsproblemen.

Dit kan leiden tot een forse stijging in uw debiteurenpositie per einde boekjaar. Wij willen u in het kader van de jaarrekeningcontrole 2020 vragen om een uitgebreide analyse op te stellen inzake de waardering en inbaarheid van uw debiteurenpositie per balansdatum. Dit geldt bijvoorbeeld ook voor kwijtscheldingen op het gebied van huur en belastingen.

Gemeente Heerenveen | Managementletter 2020

2012B742EF/WS/25

Bijlage C: Actualiteiten Rechtmatigheidsverantwoording voor gemeenten

Managementsamenvatting Bevindingen Jaarrekeningcontrole Bijlagen

Uw gemeente moet naar verwachting vanaf het boekjaar 2021 een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarstukken. De Tweede Kamer behandelt het wetsvoorstel in december 2020. De tekst van de rechtmatigheidsverantwoording, die in de jaarrekening opgenomen moet worden, is reeds gepubliceerd door de commissie BBV. In de paragraaf Bedrijfsvoering in het jaarverslag komt een nadere toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording. De commissie BBV komt naar verwachting eind 2020 met een publicatie over wat in deze toelichting minimaal verplicht is en wat verder in de toelichting opgenomen kan worden. De uitgangspunten voor de rechtmatigheidsverantwoording zijn als volgt: • De rechtmatigheidsverantwoording is een onderdeel van de jaarrekening. Dit is een te hanteren standaardtekst waarin alleen op hoofdlijnen eventuele onrechtmatigheden boven de zogenaamde verantwoordingsgrens moeten worden opgesomd. • De toelichting op de rechtmatigheidsverantwoording komt in de paragraaf Bedrijfsvoering van het jaarverslag. Het college heeft hier meer vrijheid om eventuele onrechtmatigheden toe te lichten. • De gemeenteraad stelt een verantwoordingsgrens tussen 0% en 3% vast. De verantwoordingsgrens is het bedrag waarboven het college de raad moet informeren over geconstateerde fouten en onduidelijkheden inzake rechtmatigheid.

• De scope is gelijk aan de financiële rechtmatigheid zoals nu reeds is uitgewerkt in de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV. Het gaat alleen om de rechtmatigheidscriteria die geen getrouwe beeldcriteria zijn (voorwaarden-, begrotings-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik-criterium). Onderstaand zijn de voornaamste gevolgen voor de accountantscontrole opgenomen: • De accountant verklaart dat de door het college opgestelde rechtmatigheidsverantwoording getrouw is (met 1% goedkeuringstolerantie). Deze verklaring wordt onderdeel van het getrouwheidsoordeel. Het separate oordeel over rechtmatigheid, zoals we dat kennen in de huidige controleverklaring, vervalt vanaf 2021. • Rechtmatigheidsfouten en -onzekerheden hebben geen effect meer op het oordeel van de accountant. Wanneer de rechtmatigheidsverantwoording geen getrouw beeld geeft van de rechtmatigheidsfouten en -onzekerheden, uitgaande van de door de gemeenteraad vastgestelde verantwoordingsgrens, heeft dit invloed op het accountantsoordeel in de controleverklaring. De voornaamste gevolgen voor de gemeente zijn: • Het college van uw gemeente treedt in overleg met de raad over de te hanteren verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording. • Uw gemeente identificeert de belangrijkste rechtmatigheidsrisico’s in aansluiting op de toetsingscriteria, en neemt deze op in een controleplan.

Voorts moet worden bepaald op welke wijze deze rechtmatigheidsrisico’s worden afgedekt (via systeemgerichte en gegevensgerichte (verbijzonderde) controles). Het controleplan moet met het college van B&W worden afgestemd en structureel worden ingebed in de P&C-cyclus. • Uw gemeente dient rekening te houden met eventuele verbonden partijen (m.n. gemeenschappelijke regelingen) waarvan de fouten en onzekerheden meegenomen moeten in de rechtmatigheidsverantwoording van de gemeente. Dit geldt met name voor gemeenschappelijke regelingen die taken in mandaat uitvoeren, zoals het geval is bij serviceorganisaties (belastingen, salarissen) en bij gemeenschappelijke regelingen die zich richten op de uitvoering van de Participatiewet. Wij helpen uw gemeente graag met het verder vormgeven van de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording.

Gemeente Heerenveen | Managementletter 2020

2012B742EF/WS/26

Bijlage C: Actualiteiten Rechtmatigheidsverantwoording voor gemeenten

Managementsamenvatting

Plan van aanpak rechtmatigheidsverantwoording Gemeente Heerenveen De rechtmatigheidsverantwoording vraagt om verankering van een breed scala aan activiteiten binnen uw organisatie en u vraagt daarom actieve ondersteuning vanuit het topmanagement.

Bevindingen

Wij hebben kennis genomen van uw concept plan van aanpak. In uw plan van aanpak zijn de kaders en aanpak om tot een rechtmatigheidsverantwoording te komen uiteengezet. Hierbij is uiteengezet van welke kaders sprake is en wat er noodzakelijk is om tot een rechtmatigheidsverantwoording te kunnen komen.

Jaarrekeningcontrole

Uw gemeenteraad wordt voorgesteld om voor het begrotingsjaar 2021 een verantwoordingsgrens te hanteren van 1%. Dit percentage is overeenkomstig het huidige goedkeuringspercentage voor de rechtmatigheid van de externe accountant.

Bijlagen

Gemeente Heerenveen | Managementletter 2020

2012B742EF/WS/27

Bijlage C: Actualiteiten Schattingsposten (herziening COS 540)

Managementsamenvatting Bevindingen Jaarrekeningcontrole Bijlagen

Het management is primair verantwoordelijk voor de in de jaarrekening gemaakte schattingen en onderliggende veronderstellingen, waaronder gekozen inputvariabelen zoals de rentevoet, prijsstijgingen, etc. Ook is het college verantwoordelijk voor de beheersingsactiviteiten rond het maken van deze schattingen, inclusief de onderbouwing van uw veronderstellingen met betrouwbaar bewijsmateriaal. Deze activiteiten moeten borgen dat de schattingen in de gegeven omstandigheden redelijk zijn en op de juiste wijze zijn vastgelegd en toegelicht. De uitkomsten van de schattingen kunnen aanzienlijk van invloed zijn op de door uw gemeente gebruikte prestatiemaatstaven zoals het resultaat. Dit belang rechtvaardigt periodiek overleg tussen het college en de gemeenteraad, en een kritische houding ten opzichte van de wijze waarop de schattingen zijn gemaakt, de motivatie van de gebruikte waarderingsmethodiek en de redelijkheid van de belangrijkste veronderstellingen waarop het college de schattingen heeft gebaseerd. Bij het uitvoeren van onze controle nemen wij de controlestandaarden in acht. In 2020 is de controlestandaard “540 De controle van schattingen en de toelichtingen daarop” aanzienlijk aangepast. Deze aanpassingen zijn erop gericht om meer handvatten te geven om toereikende controle-informatie te verkrijgen zodat de betrouwbaarheid van de gemaakte inschattingen vastgesteld kan worden.

Per jaarrekeningcontrole zullen wij kennis nemen van de aanwezige schattingsposten. Hierbij valt te denken aan de aanwezige voorzieningen. Wij verzoeken u per jaareinde per schattingspost conform voorgaande jaren de positionpaper te gebruiken inclusief de van toepassing zijnde controle-informatie waaruit de betrouwbaarheid van de schattingspost blijkt.

Gemeente Heerenveen | Managementletter 2020

2012B742EF/WS/28

Bijlage C: Actualiteiten Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004

Managementsamenvatting Bevindingen

Met ingang van 1 januari 2020 is het Besluit bijstandsverlening zelfstandigen 2004 (Bbz2004) gewijzigd. Deze wijziging heeft het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid op 28 September 2019 kenbaar gemaakt. In deze brief is een checklist opgenomen waarin is opgenomen wat er in de Bbz2004 is gewijzigd en wat dit voor de Gemeente betekent. Wij adviseren u kennis te nemen van de wijzigingen en, zover nog niet gedaan, de wijzigingen te implementeren in uw organisatie en uw beleid hierop aan te passen. De belangrijkste wijzigingen betreffen: 1. De vernieuwing van de financieringssystematiek voor het Bbz2004.

Jaarrekeningcontrole Bijlagen

-Een belangrijke wijziging hierin betreft de middelen levensonderhoud. Deze middelen worden toegevoegd aan de gebundelde uitkering artikel 69 Pw. De verwerking van de baten vindt plaats volgens de verwerkingssystematiek van de gebundelde uitkering artikel 69 Pw. Dit betekent dat de ontvangen baten ten goede komen van het totaal van gebundelde uitkering artikel 69 Pw. Hierbij wordt geen onderscheid gemaakt tussen ‘oude’ vorderingen (vóór 1 januari 2020) en ‘nieuwe’ vorderingen (vanaf 1 januari 2020). Bij het bepalen van de terugbetalingsverplichting aan het rijk per 31 december 2020 dient u rekening te houden met deze wijziging. -Met ingang van 1 januari 2020 geldt er voor de Bbz-kapitaalverstrekking een nieuwe, vereenvoudigde financieringssystematiek, waarin het financiële risico van het verstrekken van Bbz-kapitaal in belangrijke mate is verlegd van het Rijk naar de verstrekkende gemeente. Het betreft een budgettair neutrale wijziging, dus geen bezuiniging. De nieuwe financieringssystematiek is gericht op selectiviteit bij het verstrekken van Bbz-kapitaal en op een adequaat kredietbeheer door gemeenten. De zogenaamde normbatenregeling voor de Bbz-kapitaalverstrekking komt te vervallen. Belangrijk hierbij is te vermelden dat een adequate inrichting van de administratie noodzakelijk is.

In de SiSa bijlage 2020 dient er een onderscheid gemaakt te worden in de baten van bedrijfskapitaal dat is verstrekt vóór 1 januari 2020 en vanaf 1 januari 2020. -De middelen voor levensvatbaarheidsonderzoeken worden toegevoegd aan het gemeentefonds en zijn daarmee vrij besteedbaar. 2. Afsluiten van de instroom bij centrumgemeenten voor Bbz-bijstandsverlening aan ondernemers in de binnenvaart. Vanaf 2020 kan er bijstandsaanvraag meer worden ingediend. Er zal een aanvraag moeten worden ingediend in de woongemeente. 3. Instroom van oudere zelfstandigen met een niet-levensvatbaar bedrijf is aangepast. Instroom is alleen mogelijk voor zelfstandigen die geboren zijn vóór 1 januari 1960. 4. Verdere uniformering van het Bbz2004 met de uitgangspunten van de Participatiewet, waarbij algemene bijstand niet wordt verstrekt in de vorm van een rentedragende lening alsmede geen bijstand niet met terugwerkende kracht wordt verleend. In de brief van het ministerie zijn deze wijzigingen nader uitgewerkt. Tevens is hierin een vraag-en antwoordrubriek opgenomen.

Gemeente Heerenveen | Managementletter 2020

2012B742EF/WS/29

Bijlage C: Actualiteiten Wet normering topinkomens (WNT)

Managementsamenvatting

Bezoldigingsnorm 2020 Voor 2020 bedraagt de algemene maximale bezoldigingsnorm voor topfunctionarissen in dienstbetrekking €201.000 op fulltime jaarbasis.

Bevindingen

Bij de berekening van het individueel toepasselijk bezoldigingsmaximum voor topfunctionarissen buiten dienstbetrekking wordt enerzijds uitgegaan van het maximum op basis van het aantal kalendermaanden waarin is gewerkt. Voor interim topfunctionarissen geldt in 2020 als norm per maand: € 26.800 voor de eerste 6 maanden van de functievervulling. € 20.300 voor de volgende 6 maanden.

Jaarrekeningcontrole

Er dient ook expliciet gekeken te worden naar het individueel bezoldigingsmaximum op basis van het aantal gewerkte en gedeclareerde uren * maximale uurtarief. Het maximale uurtarief in 2020 bedraagt €193. Bij het bepalen of sprake is van een overschrijding dient, op basis van het nieuwe artikel 7a van de beleidsregels, van het laagste van deze twee individuele bezoldigingsmaxima te worden uitgegaan.

Bijlagen

Belangrijkste wijzigingen in wet- en regelgeving De WNT wijzigt met enige regelmaat. In het geval van een schrikkeljaar, zoals 2020, dient in de noemer van kalenderdagenbreuk niet met 365 maar met 366 kalenderdagen gerekend te worden. Met ingang van 2020 is in de Q&A op www.topinkomens.nl een aanpassing gedaan in het stappenplan voor de bepaling van de deeltijdfactor voor een topfunctionaris zonder dienstbetrekking. Dit betekent dat in sommige situaties de (lagere) deeltijdfactor mogelijk opnieuw moet worden vastgesteld. Er zijn Q&A’s op www.topinkomens.nl toegevoegd om te verduidelijken hoe wordt omgegaan met de afkoop van niet-opgenomen vakantiedagen bij beëindiging van het dienstverband Wijzigingen verantwoording (artikel 5 Uitvoeringsregeling) Naar aanleiding van wijzigingen met betrekking tot de verantwoording in de Uitvoeringsregeling WNT is het standaard verantwoordingsmodel ook aangepast. Hierin zijn de volgende wijzigingen opgenomen: Indien sprake is van een overschrijding van het geldende bezoldigingsmaximum (bijvoorbeeld bij toepassing van het overgangsrecht), dient naast de reden van de overschrijding voortaan ook het bedrag van de overschrijding te worden opgenomen. Bij topfunctionarissen buiten dienstbetrekking dient ook de omvang van het dienstverband in uren per kalenderjaar te worden vermeld.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Heerenveen&id=d873107f-e48e-4a6a-8d00-f46fe8210fa1