Jaarstukken 2021 gemeente Heerenveen

Over een deel van de uitzettingen wordt een (rente) vergoeding ontvangen aangezien er

90

sprake is van (krediet) risico door mogelijke insolventie of deficit van tegenpartijen. Het verloop van de uitzettingen met een looptijd van één jaar of langer is als volgt:

Bovenstaande financiële vaste activa zijn nader toegelicht in de toelichting op de balans. Leningenportefeuille gemeente Heerenveen In het verleden is de financieringsbehoefte grotendeels gefinancierd met langlopende geldleningen (vreemd vermogen). De afgelopen jaren is de financieringsbehoefte van de gemeente Heerenveen voornamelijk gefinancierd met eigen vermogen en zijn er geen nieuwe (langlopende) geldleningen aangetrokken. Onderhandse leningen Hieronder staat het verloopoverzicht van de onderhandse leningen met een looptijd van langer dan 1 jaar. In 2021 is in totaliteit € 5,1 miljoen afgelost en zijn geen nieuwe langlopende leningen aangetrokken. De omvang van de onderhandse leningen bedraagt eind 2021 nog € 114,1 miljoen. De ontwikkeling van de leningenportefeuille is in onderstaande tabel gegeven. De gespecificeerde stand van de leningenportefeuille is terug te vinden bij de toelichting op de balans. Bedragen x € 1.000 Ontwikkeling leningenportefeuille (OG)

Boekjaar 2021

Stand per 1 januari 2021 + Nieuwe afgesloten geldleningen -/- Reguliere aflossingen -/- Vervroegde aflossingen Stand per 31 december 2021

119.175 5.104 114.071

Renterisicobeheer en schatkistbankieren Voor de beheersing van de renterisico’s gelden twee concrete richtlijnen: de kasgeldlimiet en de renterisiconorm. Daarnaast is een toelichting gegeven op het schatkistbankieren over het afgelopen boekjaar.

91

Kasgeldlimiet Ter beheersing van het renterisico op kortlopende schulden is in de Wet Fido de kasgeldlimiet ingesteld. Deze moet voorkomen dat gemeenten te veel kort geld lenen waardoor bij een sterke stijging van de rente de rentelasten ineens explosief zouden toenemen. Deze kasgeldlimiet is vastgesteld op 8,5% van het begrotingstotaal. Voor de gemeente Heerenveen is de kasgeldlimiet bepaald op € 14,18 miljoen in 2021. Voldoen aan de wettelijke bepalingen houdt in dat als de vlottende schuld structureel de kasgeldlimiet overschrijdt de kortlopende schulden moeten worden omgezet naar een langlopende schuld. Ook dient bij een overschrijding een toelichting gegeven te worden, bovendien zal de toezichthouder geïnformeerd moeten worden als de kasgeldlimiet drie opeenvolgende kwartalen wordt overschreden. Het verloop van de kasgeldlimiet gedurende het jaar 2021 is als volgt weergegeven:

Zoals te zien is deze limiet in het verantwoordingsjaar in geen van de kwartalen overschreden. Dit is met name het gevolg van het hoge saldo aan liquide middelen en doordat er geen kasgeldleningen zijn aangetrokken in 2021. Renterisiconorm Ter beheersing van het renterisico op langlopende schulden is in de wet Fido de renterisiconorm opgenomen. De renterisiconorm houdt in dat maximaal 20% van het begrotingstotaal in enig jaar voor herfinanciering in aanmerking komt. Voor de gemeente Heerenveen is dit een bedrag van € 33,4 miljoen in 2021. Dit bedrag mag niet overschreden worden en dat betekent dat slechts een geringe omvang aan langlopende leningen mag worden aangetrokken of een goede spreiding van leningen in omvang, looptijden en renteaanpassingen. In 2021 zijn geen nieuwe, langlopende leningen aangetrokken. De berekening van de renterisiconorm voor 2021 is op de volgende pagina opgenomen. Hieruit blijkt dat de norm in 2021 niet is overschreden.

Bedragen x € 1.000

92

Renterisiconorm jaarstukken 2021 Renteherzieningen Aflossingen Renterisico (a + b) d. Begrotingstotaal Percentage regeling e. f. Renterisiconorm (c * d) g. Ruimte onder risiconorm (f > c) h. Overschrijding renterisiconorm (c > f) Overschrijding renterisiconorm? a. b. c.

Boekjaar 2021 5.104 5.104 166.791 20% 33.358 28.255 Nee

Schatkistbankieren Decentrale overheden, waaronder dus ook gemeenten, zijn verplicht alle middelen die ze niet direct nodig hebben voor hun publieke taak (en die in het verleden daarom op een bank- of spaarrekening stonden) in de schatkist aan te houden. Het is niet toegestaan om middelen aan te houden op een rekening-courant of spaarrekening bij private partijen zoals een bank. Ook het uitzetten van middelen door te beleggen is niet toegestaan. Een belangrijke uitzondering op de hoofdregel dat alle middelen in de schatkist moeten worden aangehouden, is het drempelbedrag dat buiten de schatkist mag blijven. Met ingang van 1 juli 2021 is de berekening van hoogte van dit zogenaamde drempelbedrag gewijzigd. Daarnaast vallen middelen die vanuit de publieke taak worden aangehouden bij derden ook niet onder schatkistbankieren. Het gaat dan bijvoorbeeld om onderpand of derdengelden (zoals in het kader van schuldhulpverlening). De verplichting tot schatkistbankieren is eind 2013 ingegaan. De laatste jaren is het saldo schatkistbankieren, met name als gevolg van het financiële herstel van gemeente Heerenveen, sterk gestegen. Per 31 december 2021 bedraagt de rekeningcourantverhouding met het Rijk (schatkistbankieren) ruim € 22,7 miljoen.

Om er voor te zorgen dat de gemeente Heerenveen altijd voldoet aan de wet- en regelgeving voor het schatkistbankieren is met de BNG (Bank Nederlandse Gemeenten) een overeenkomst afgesloten. Dit houdt in dat alle liquide middelen boven de € 1 miljoen automatisch dagelijks worden afgeroomd ten gunste van het schatkistbankieren. Een overschrijding van het drempelbedrag heeft dan ook niet plaatsgevonden zoals uit onderstaand overzicht blijkt:

93

Rentemethodiek en renteresultaat Rentevisie De gemiddelde rente op de leningen van de huidige vaste schuld bedraagt circa 2,5%. De verwachting is dat zowel de rente op de geld- als kapitaalmarkt voorlopig op een laag niveau blijft. Renteresultaat De gemeente heeft uitstaande geldleningen waaruit rentebaten voortvloeien. Deze rente komt ten goede aan het exploitatieresultaat op het taakveld treasury (thema Financiën en Organisatie). Daarnaast heeft de gemeente langlopende geldleningen afgesloten waarvoor een rentevergoeding betaald moet worden. Het verloop van de rentebaten en rentelasten over het afgelopen jaar ziet er als volgt uit: (bedragen x € 1.000)

Renteresultaat 2021

Begroting Realisatie Verschil 2021 2021

Externe rentelasten (onderhandse leningen) Externe rentelasten (overige) a. Totaal rentelasten Externe rentebaten (uitzettingen) Externe rentebaten (overige) b. Totaal rentebaten

2.837 74 2.911 5 5

2.837 21 2.858 6 6

-54 -54 2 2

Saldo rentelasten en rentebaten (a -/- b)

2.907

2.851

-55

Renteomslag Door toepassing van de rente-omslagmethode worden de rentelasten aan de hand van de stand van de investeringen toegerekend aan de taakvelden in de exploitatie. De achterliggende gedachte is hierbij dat de gehanteerde omslagrente een reëel percentage is. De omvang van de rente die over het eigen vermogen mag worden berekend, is gemaximeerd op het gemiddelde rentepercentage dat de gemeente over haar extern aangetrokken leningen betaalt (2,5%). In opvolging van het advies van de commissie BBV is 2021 het laatste jaar dat gemeente Heerenveen rente toerekent over het eigen vermogen. Hieronder is het renteschema voor de jaarstukken 2021 opgenomen.

94

(bedragen x € 1.000)

Renteschema jaarstukken 2021 a. De externe rentelasten voor de korte en lange financiering b. De externe rentebaten voor de korte en lange financiering Saldo rentelasten en rentebaten c1. De rente die aan de grondexploitatie moet worden doorberekend c2. De rente van projectfinanciering die aan het betreffende taakveld moet worden toegerekend c3. De rentebaat van doorverstrekte leningen indien daar een specifieke lening voor is aangetrokken die aan het betreffende taakveld moet worden toegerekend.

Realisatie 2021 -/-

2.858 6 2.851

-/-

542

-/-

-

+/+

-

Aan de taakvelden toe te rekenen externe rente

2.309

d1. Rente over eigen vermogen d2. Rente over voorzieningen Totaal aan taakvelden toe te rekenen rente

+/+ +/+

750 3.059

e.

-/-

3.581

De aan taakvelden toegerekende rente (renteomslag)

Renteresultaat op het taakveld treasury (0.5) Afwijking rentelasten vs. voorgecalculeerde rentelasten

-521 14,56%

Zodra de afwijking tussen de gehanteerde omslagrente en de werkelijke rentelast groter wordt dan 25% dient de gehanteerde omslagrente aangepast te worden. Zoals is te zien is de afwijking tussen de werkelijke rentelasten en voorgecalculeerde rentelasten kleiner dan 25%. Dit betekent dat het begrote renteomslagpercentage van 2,5% voor 2021 niet is aangepast. De hogere rentetoerekening aan de taakvelden leidt wel tot een voordelig resultaat op het taakveld treasury en is verantwoord in het thema Financiën en Organisatie.

95

Bedrijfsvoering Algemeen De paragraaf Bedrijfsvoering geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens rond de gemeentelijke bedrijfsvoering. Met bedrijfsvoering bedoelen we de bedrijfsprocessen die nodig zijn om de beleidsdoelstellingen uit de thema’s te realiseren. Het betreft de beleidsmatige (primaire) processen, de ondersteunende (secundaire) processen en de sturing en beheersing ervan. Verbetering getrouwheid en/ of rechtmatigheid Op basis van de bevindingen die de accountant heeft gedaan, zijn het format en de inhoud van de managementletter verder doorontwikkeld. Hieronder is per onderdeel de actie op de bevindingen van de accountant opgenomen. Proces Uitkeringen (autorisatie) Bevindingen van de accountant: 1. Autorisatie van de ingevoerde normbedragen wordt niet technisch afgedwongen. Opvolging: De technische afdwingbaarheid van het 4-ogen principe is niet mogelijk binnen de applicatie. De accountant heeft vastgesteld dat de gemeente de invoer en controle (4ogen) principe van de normbedragen op een hardcopy document zichtbaar vastlegt. Op basis van de inspanningen van de gemeente en de reactie van de software aanbieder vervalt de bevinding. Proces Tussenrekeningen Bevindingen van de accountant: 1. Periodieke beoordeling/ controle van de tussenrekeningen wordt niet zichtbaar vastgelegd.

Opvolging: Het meer (zichtbaar) beheersmatig inrichten van dit proces is onderhanden. Dit wordt gedaan door een eenduidige wijze van controleren en vervolgens het vastleggen van een periodieke totaalcontrole. Proces Subsidies Bevindingen van de accountant: 1. Zichtbare controle op de toetsing van de subsidieaanvragen wordt niet consistent toegepast. Opvolging: Met de invoering van het subsidievolgsysteem wordt de zichtbare samenhang gewaarborgd. Dit systeem wordt gefaseerd ingevoerd met jaarlijkse subsidies, eenmalige subsidies en het controlesysteem. Proces Investeringskredieten Bevinding van de accountant: 1. Geen zichtbare monitoring/toekenningscontrole op investeringskredieten. Opvolging: Het aanvragen van nieuwe investeringskredieten hebben we nu vastgelegd in een proces. Toetsing op en vastlegging van nieuwe investeringen vindt hierdoor zichtbaar plaats (controle in de lijn). Dit betreft een inhoudelijke controle op de juiste stuurgegevens (BBV, financiële verordening, IV3 en fiscaal), en op aanwezigheid van onderliggende besluitvorming. Bij de opmaak van de jaarrekening wordt een steekproefsgewijze 'zichtbare' controle op de investeringskredieten uitgevoerd.

96

Proces Uitkeringen (Participatiewet), Jeugdzorg en Wmo Bevinding van de accountant: 1. Geen zichtbare inhoudelijke toetsing op toewijzing van uitkeringen en op de toekenning van de zorg. Opvolging: De afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling is in 2021 een project gestart inzake procesen kwaliteitsverbetering binnen het Sociaal Domein. Vanuit dit project is, samen met de collega's van de VIC, gewerkt aan een 'kwaliteitsplan Sociaal Domein', inclusief een visie op controle voor het Sociaal Domein. Vanuit deze gedachte en gelet op de eerdere aanbevelingen is eerst prioriteit gegeven aan het steekproefsgewijs controleren van toekenningen binnen de uitkeringen, de Wmo en de Jeugdzorg. Met de invoering van de verdere kwaliteitstoetsing wordt in 2022 invulling gegeven aan het 4-ogen principe binnen de afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling. Proces Plaatselijke belastingen en Heffingen Bevinding van de accountant: 1. Autorisatie van de ingevoerde belastingtarieven wordt niet technisch afgedwongen. Opvolging: De vraag inzake het technisch afdwingen is direct bij de leverancier van het softwarepakket neergelegd. Tot die tijd vinden er extra controles plaats om te borgen dat de juiste tarieven worden gehanteerd.

Verbetering doelmatigheid Belastingen, Financiën en Juridische zaken De overgang naar het nieuwe belastingpakket VRiS is gerealiseerd, de aanslagen gemeentelijke belastingen 2021 zijn grotendeels met dagtekening 25 februari 2021 verzonden, de rest volgde binnen afzienbare tijd. Uiteraard waren er wat overgangsperikelen, met name voor de aanslagen Diftar, maar ook deze worden nu geheel op eigen kracht vervaardigd. De werkprocessen van belastingen verlopen door de overgang naar VRiS grotendeels efficiënter, de echte winst zal de komende jaren worden behaald. Door de inrichting van een aantal workflows in VRiS zijn een paar trajecten nu veel beter in beeld, denk aan het invorderingstraject en het traject voor de afhandeling van de WOZ-bezwaren. Met de ervaringen uit 2021 kunnen deze processen in 2022 nog beter worden uitgevoerd. Om te zorgen dat er een maatschappelijk draagvlak voor en vertrouwen in de WOZwaarden blijft, moet de WOZ-uitvoering de komende jaren mee-ontwikkelen met maatschappelijke en technische ontwikkelingen. Om de genoemde kwalificatie te behouden en om te borgen dat er mee-ontwikkeld wordt met de maatschappelijke en technische ontwikkelingen, is er in 2021 een extern taxateur ingehuurd. Tegelijkertijd is er bij de directie verzocht om een nieuwe functie “WOZ-taxateur” binnen het team Belastingen te realiseren.

Hiermee heeft de directie ingestemd en deze functie is vanaf 1 februari 2022 dan ook ingevuld. Verder is er samen met VTH al een aanzet gemaakt tot intensievere samenwerking tussen BAG en WOZ. Zo hebben een medewerker van VTH en een medewerker van

97

Belastingen een cursus Samenhang BAG/WOZ gevolgd, om op deze manier te leren wat de samenhang tussen deze Basisregistraties is en hoe men elkaar kan aanvullen. Ontwikkelingen Digitalisering Wij rapporteren u jaarlijks de stand van zaken. Hieronder is deze in samengevatte vorm nogmaals gegeven. ICT visie In 2022 komt een nieuwe visie op digitaal duurzaam werken. Die visie zal aansluiten op de dienstverleningsvisie en de huisvestingsvisie en zal beschrijven welke financiële middelen de komende jaren nodig zijn. De nieuwe visie gaat ook in op de gevolgen van een groeiende omvang en complexiteit van de gemeentelijke ICT. Die gevolgen zijn dusdanig dat op langere termijn verwacht mag worden dat de schaalgrootte van de gemeente te klein is om zelf in die ICT, de veiligheid en betaalbaarheid daarvan te kunnen blijven voorzien. Samen Digitaal De structureel beschikbaar gestelde financiële middelen zijn grotendeels besteed. Vanaf 2022 werken wij digitaal duurzaam werken uit naar toegevoegde waarde voor de bestuurlijke doelen en welke financiële middelen daarvoor nodig zijn. De resultaten daarvan worden per thema opgenomen in de P&C documenten. Gebruikers Ruim 700. Meldingen/wijzigingen van gebruikers zijn gestegen van ruim 600 naar ruim 700 per maand. Onze Helpdesk had met enige regelmaat te maken met een te hoge workload.

Digitale werkplek Er zijn maximaal 430 werkplekken beschikbaar voor gebruikers. Er zijn projecten in uitvoering of gerealiseerd voor grafische werkzaamheden en overname van werkplekken op afstand. Werkplekken en randapparatuur Gegroeid naar ruim 2.500 apparaten. De randapparaten zijn rond 40 gebleven. Er zijn projecten in uitvoering of gerealiseerd voor het bijwerken van laptops op afstand en passende ICT in overlegruimten. Thuiswerken 85% voldoet aan de zorgplicht voor ons als werkgever. Daarvoor zijn ruim 200 bestaande en op kantoor aanwezige apparaten voor werkplekken in bruikleen gegeven en ruim 60 laptops aangeschaft en in bruikleen gegeven. Een thuiswerkregeling wordt voorbereid. Digitale en/of ICT oplossingen Er zijn projecten in uitvoering of gerealiseerd voor belastingen, burgerzaken, frontoffice, informatiebeheer, sociaal domein, klantcontact/-relaties, besluitvorming, facturering, huisstijl, openbare ruimte, parkeren, managementinformatie, huisvesting, begraven, contractmanagement, telefonie, leerplicht, jeugd en schuldhulpverlening.

98

Digitale snelweg Er zijn projecten in uitvoering of gerealiseerd voor uitwisseling van data, basisregistraties, zaak- en documentmanagement. Computernetwerk Is aangepast van 1 netwerk naar 25 segmenten voor informatieveiligheid. Het gezamenlijke glasvezelnetwerk met de gemeenten Súdwest-Fryslân en De Fryske Marren is in gebruik genomen. Apparatuur voor rekenkracht (servers) en opslag (storage) van data Is vervangen en daarmee uitgebreid van 13 naar 20 apparaten voor rekenkracht met daarop ruim 160 servers en van 50 naar 110 terabytes opslag waarvan rond 40 in gebruik. Er zijn projecten in uitvoering of gerealiseerd voor vervanging en bijwerken van systeemprogrammatuur. Datacenter of rekencentrum Is gewijzigd van 1 groot en 1 klein datacenter of rekencentrum in gemeentelijke huisvesting naar 2 datacentra in Leeuwarden. Digitaal informatieveilig werken Een security assessment (ethische hack) is weer gedaan. Er zijn projecten in uitvoering of gerealiseerd voor ICT Posthuis Theater, dataverkeer, gebruikersnamen met hoge toegangsrechten, netwerksegmentatie, twee factor authenticatie, toegangsbeheer, gebruikersbeheer, autorisaties en authenticatie, sociaal domein, mobiele apparaten, blokkeren ‘malware’ en misbruik van buitenaf.

Als gevolg van de maatregelen tegen het coronavirus Er zijn projecten in uitvoering of gerealiseerd voor digitale communicatie en participatie, digitaal ondertekenen en kantoorautomatisering. Samenwerking Voor digitalisering is samenwerking met anderen nodig. Wij hebben niet de schaal om dat alleen te kunnen. In 2021 waren wij tevreden over de Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering (VNG) en ontevreden over de Samenwerking beeldmateriaal. Die samenwerking wordt op een andere manier opgepakt door een aantal Friese gemeenten waarvan wij er één zijn. De ICT–samenwerking (met de gemeenten De Fryske Marren en Súdwest-Fryslân) is minder geweest door organisatieveranderingen binnen deze gemeenten.

Gemeentelijke huisvesting Al enkele jaren werken we aan onze eigen huisvesting. Uit de risico-inventarisatie & evaluatie (RI&E) blijkt dat het gemeentehuis niet overal voldoet aan Arbo-eisen, klimaat, akoestiek en beschikbare ruimte. Medewerkers bevestigen dit in een uitgevoerde evaluatie. Daarnaast moeten kantoorgebouwen energiezuinig zijn conform wettelijke duurzaamheidsvoorschriften, wat inhoudt dat kantoorruimten minimaal een energielabel A moeten hebben vanaf 2030. Hier voldoet het huidige gebouw nog niet aan. Dit geldt uiteraard dan ook voor de hogere (bovenwettelijke) ambities: een energie-neutraal

99

kantoorgebouw; zoals verwoord in het door de raad vastgestelde duurzaamheidsprogramma. Daarnaast zijn we sinds enige jaren gestart met tijd- en plaatsonafhankelijk werken. De huidige huisvesting faciliteert onvoldoende de wijze waarop we willen werken. Zowel in de dienstverlening als in de interne samenwerking. Alles met elkaar leidde dit tot de huisvestingsvisie die u in mei 2020 heeft vastgesteld. Deze visie is in 2021 vertaald in een globaal programma van eisen (PVE). Daarin staat hoe we willen werken en hoeveel m2 per ruimtefunctie nodig is. Het PVE is gebruikt om zes verschillende huisvestingsscenario’s te vergelijken. Op basis van deze vergelijking heeft u in december 2021 besloten om de volgende twee scenario’s nader uit te werken: 2. Huisvesting in het stadioncomplex en renovatie Crackstate 3. Sloop/ nieuwbouw op de huidige locatie + Crackstate. Als achtervang blijft scenario 0 gelden; geen scenario kiezen. Dit laatste scenario behoeft geen nadere uitwerking. De uitwerking van de resterende twee scenario’s is mede nodig om tot een volledig financieel overzicht te komen. Duurzaam digitaal werken met informatie Voor inwoners, ondernemers en bezoekers willen wij makkelijk en snel digitaal bereikbaar zijn. Daarom hebben we ons digitaal archiveringssysteem, dat we in 2020 in gebruik namen, slimmer ingericht.

Informatie kunnen we sneller en eenvoudiger opslaan en terug vinden, om vragen en meldingen sneller te beantwoorden. Dat sluit aan bij de Wet open overheid (Woo) die 1 mei 2022 in werking gaat. Deze wet zorgt er namelijk voor dat overheden actief en transparant informatie openbaar maken. Om onze medewerkers bewust(er) te maken van het veilig werken met (digitale) informatie, zijn we in 2021 gestart met een bewustwordingscampagne informatiebewust werken. Dit is een thema wat constant onder de aandacht blijft in de dagelijkse praktijk. Samen werken we aan een organisatie die veilig en vertrouwelijk met informatie omgaat. Nieuwe archivaris De nieuwe Archiefwet is nog niet ingegaan. Er is nog geen nieuwe ingangsdatum bekend. In 2021 hebben we gebruik gemaakt van een tijdelijke archivaris. Dit heeft geleid tot het inzicht dat de gemeente Heerenveen in de overgang van papieren naar digitaal archief gespecialiseerde kennis nodig heeft. In 2022 maken we opnieuw gebruik van een ingehuurde ervaren archivaris en intussen volgt een medewerker de opleiding tot archivaris. Toekomstbestendige bedrijfsvoering We willen meer toekomstgericht, samenhangend en flexibel inspelen op veranderingen, behoeften en verwachtingen. Dit stelt andere eisen aan onze bedrijfsvoering.

Wij werken continu aan het verbeteren van een toekomstbestendige en flexibele bedrijfsvoering die de dienstverlening en de opgaven voor de omgeving ondersteunt. Hiertoe zijn de volgende inspanningen gepleegd in 2021. Ontwikkelen visies en verbeterplannen We hebben in het afgelopen jaar gewerkt aan een visie op Informatiemanagement en een visie op duurzame digitalisering. Tevens zijn we gestart met de verbetering van de 100