Bijlage - Controleplan-gemeente-Heerenveen-2025 getekend
Tekst van het document
Gemeente Heerenveen | Controleplan 2025
Begeleidende brief
Begeleidende brief Onze kernboodschappen
Onze kernboodschappen Uw feedback
Controleplan 2025
Uw feedback Onze controleaanpak
Onze controleaanpak Vooruitkijkend
Vooruitkijkend
Gemeente Heerenveen
Ons team en samenwerking
Ons team en samenwerking Bijlagen
Bijlagen
PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. 16 oktober 2025
https://www.heerenveen.nl
/
2
Gemeente Heerenveen | Controleplan 2025
Begeleidende brief
Begeleidende brief Onze kernboodschappen
Onze kernboodschappen Uw feedback
Uw feedback Onze controleaanpak
Onze controleaanpak Vooruitkijkend
Controleplan – Gemeente Heerenveen Gemeente Heerenveen T.a.v. de raad en het college van burgemeester en wethouders Postbus 15000 8440 GA Heerenveen
Vooruitkijkend Ons team en samenwerking
16 oktober 2025
Ons team en samenwerking Bijlagen
Bijlagen
Geachte leden van de raad en het college van burgemeester en wethouders, Met genoegen presenteren wij u het controleplan voor de controle van uw jaarrekening over het boekjaar 2025. Net als in voorgaand jaar is kwaliteit onze basis en delen we graag hoe we werken aan kwaliteit, terwijl we uw audit vormgeven door een aanpak die wordt geleid door onze mensen en wordt gedreven door onze technologie.
Onze controleaanpak is op maat gemaakt. Uw input is belangrijk bij de totstandkoming van onze controleaanpak. De aanpak sluit tevens aan op de bedrijfsvoering van de organisatie.
Dit document geeft u een samenvattend overzicht van de manier waarop wij de controle zullen uitvoeren. De controleaanpak is gebaseerd op een brede kennis van uw gemeente en de ontwikkelingen in uw sector.
Hoogachtend,
Het controleplan begint met een samenvatting voor u als raad: welke ontwikkelingen spelen er specifiek binnen uw gemeente en sectorbreed die mogelijk impact kunnen hebben op de controle van de jaarrekening. Daaropvolgend komen onze opdracht, uw speerpunten en onze controleaanpak aan bod.
Met de gekozen aanpak kunnen wij u feedback geven, vertaald in praktische, uitvoerbare aanbevelingen, afgestemd op uw gemeente.
PricewaterhouseCoopers Accountants N.V.
Sytse Jan Dul MSc RA senior director
PricewaterhouseCoopers Accountants N.V., Leonard Springerlaan 35, 9727 KB Groningen, Postbus 8060, 9702 KB Groningen T: 088 792 00 20, F: 088 792 96 40, www.pwc.nl ‘PwC’ is het merk waaronder PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. (KvK 34180285), PricewaterhouseCoopers Belastingadviseurs N.V. (KvK 34180284), PricewaterhouseCoopers Advisory N.V. (KvK 34180287), PricewaterhouseCoopers Compliance Services B.V. (KvK 51414406), PricewaterhouseCoopers Pensions, Actuarial & Insurance Services B.V. (KvK 54226368), PricewaterhouseCoopers B.V. (KvK 34180289) en andere vennootschappen handelen en diensten verlenen. Op deze diensten zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin onder meer aansprakelijkheidsvoorwaarden zijn opgenomen. Op leveringen aan deze vennootschappen zijn algemene inkoopvoorwaarden van toepassing. Op www.pwc.nl treft u meer informatie over deze vennootschappen, waaronder deze algemene (inkoop) voorwaarden die ook zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te Amsterdam.
3
Gemeente Heerenveen | Controleplan 2025
Begeleidende brief
Begeleidende brief Onze kernboodschappen
Onze kernboodschappen
Onze kernboodschappen
Uw feedback
Uw feedback
Ontwikkelingen bij de gemeente Heerenveen
Onze controleaanpak
Onze controleaanpak
•
Vooruitkijkend
Vooruitkijkend Ons team en samenwerking
Ons team en samenwerking
•
Bijlagen
Bijlagen
•
De komende periode vinden de voorbereidingen plaats voor de migratie naar een nieuw financieel systeem per 1 januari 2026. Over de impact op de controle en timing van de uit te voeren werkzaamheden zijn wij in gesprek met de ambtelijke organisatie. In 2025 is door de gemeente Heerenveen verder geïnvesteerd in de interne beheersing, waar de organisatieverandering per 1 januari 2025 met nieuwe domein-directeuren ook onderdeel van is. Diverse beleidsdocumenten worden daarnaast geactualiseerd, zoals de kadernota verbonden partijen en het treasurybeleid. Om de omvangrijke onrechtmatigheden in het naleven van aanbestedingsrichtlijnen in de toekomst te voorkomen is door de gemeente Heerenveen een extern bureau ingeschakeld om een adviesrapport te schrijven over verbeteringen in het inkoopproces. Ook hebben wij met uw ambtelijke organisatie intensief het proces rondom de controle van aanbestedingen geëvalueerd en zijn verbeteracties geformuleerd voor de jaarrekeningcontrole 2025.
•
Onze opdracht •
•
•
•
•
Halverwege dit jaar is het kabinet gevallen en de voorstellen voor wijziging van de algemene uitkering zijn uitgesteld tot 2028. Deze zijn overigens nog niet van de baan; de financiële positie van gemeenten blijft daarom onzeker en er is nog steeds aandacht nodig voor informatie over de ontwikkeling daarvan gedurende het jaar en in de komende jaren. Het Ministerie van BZK heeft artikel 2 van het Bado met betrekking tot de materialiteit gewijzigd. De maximale materialiteit is met ingang van 2025 gewijzigd naar 2% van de totale lasten exclusief de toevoegingen aan de reserves en zal betrekking hebben op afwijkingen en onzekerheden samen. In oktober 2025 zijn er nieuwe landelijke verkiezingen. Dit brengt onzekerheden met zich mee met betrekking tot de koers van belangrijke dossiers zoals woningbouw, jeugdzorg en gemeentefinanciën.
Onze controleopdracht bestaat uit de controle van de getrouwheid van de jaarrekening 2025, inclusief de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast controleren wij de rechtmatigheid van de specifieke uitkeringen in de SiSa-bijlage. Naast de jaarrekening bevatten de jaarstukken het jaarverslag en de overige gegevens. Op basis van onze kennis verkregen tijdens de controle, stellen wij van deze onderdelen alleen vast of wij geen materiële inconsistenties met de jaarrekening of onjuistheden zien. Wij rapporteren naast ons oordeel in de controleverklaring, onze bevindingen en observaties in een management-/boardletter en in het accountantsverslag.
Onze controleaanpak (inclusief IT) •
Sectorale ontwikkelingen •
De weerbaarheid bij gemeenten is gegeven de geopolitieke ontwikkelingen een belangrijk thema. De VNG heeft daar een handreiking voor uitgebracht, waarmee een praktische basis wordt geboden om daar in te investeren. Het is belangrijk vitale processen en systemen in kaart te brengen en een crisisaanpak op te stellen.
•
U hebt ons gevraagd alle bevindingen boven de rapporteringstolerantie aan u te rapporteren. De rapportagetolerantie bedraagt 5% van de goedkeuringstolerantie en komt naar verwachting uit rond €200.000. Voor afwijkingen die gerelateerd zijn aan presentatie en toelichting hanteren wij in lijn met voorgaand jaar een hogere rapportagegrens. Uiteraard overwegen wij ook het kwalitatieve aspect van de geconstateerde afwijkingen. Wij hebben onze risicobeoordeling geactualiseerd. Op basis van de uitkomsten van de jaarrekeningcontrole 2024 hebben wij geen wijzigingen aangebracht in onze risicobeoordeling ten opzichte van ons controleplan van voorgaand jaar voor de jaarrekeningcontrole 2025. In onze management-/boardletter zullen wij opnieuw reflecteren op onze risicobeoordeling en de interne beheersingsmaatregelen voor deze risico’s.
Uw speerpunten Bij de uitvoering van de controle kunt u ons specifieke speerpunten meegegeven, waarover u additioneel geïnformeerd wilt worden. Tijdens de vergadering van de audit commissie op 13 oktober 2025 is besloten dat wij uitgebreider rapporteren over duurzaamheid en weerbaarheid.
4
Gemeente Heerenveen | Controleplan 2025
Begeleidende brief
Begeleidende brief Onze kernboodschappen
Onze kernboodschappen
Uw feedback en hoe wij deze opvolgen
Uw feedback
Uw feedback Onze controleaanpak
Onze toewijding aan het ondersteunen van kwaliteit
Onze controleaanpak Vooruitkijkend
Vooruitkijkend Ons team en samenwerking
Ons team en samenwerking Bijlagen
Bijlagen
De ervaring die u hebt met onze dienstverlening is van cruciaal belang. De jaarrekeningcontrole 2024 is het startpunt geweest van onze samenwerking en zoals elke eerstejaarscontrole is het een intensief proces geweest. Onze observaties hebben rondom het controleproces wij reeds gedeeld in ons accountantsverslag.
het algemeen positief en prettig ervaren. Er zijn enkele verbeteracties geformuleerd om onze samenwerking in het komende jaar te verbeteren, waar we gezamenlijk mee aan de slag gaan.
Aangezien wij voortdurend streven naar een verbetering van het controleproces en onze dienstverlening, hebben wij op 8 juli 2025 geëvalueerd met de ambtelijke organisatie en de griffie. De samenwerking is van beide kanten over
Daarnaast zullen wij het komend jaar gezamenlijk stappen zetten in het meer innoveren van de (interne) controles. Zo zullen wij onder andere een gesprek voeren over de mogelijkheden van het Continuous Monitoring Platform (CMP).
01
02
Afronden van verschillende controlefasen Gezamenlijk zorgen wij ervoor dat de verschillende controlefasen tijdig worden afgerond. Dit vraagt een kwalitatieve en tijdige oplevering vanuit de gemeente en een adequate planning vanuit PwC. Hierbij is het van belang om de communicatielijnen kort te houden zowel buiten de controleweken als in de controleweken. Met de primaire aanspreekpunten plannen we periodieke overlegmomenten om de status te blijven monitoren totdat de controle is afgerond.
Deadlines worden op onderdelen specifieker gemaakt Onze aanwezigheid tijdens de controleweken leidt bij de ambtelijke organisatie tot een intensivering van de werkdruk als gevolg van de oplevering van stukken. Omdat onze controle een doorlooptijd heeft van meerdere weken wordt niet alles op hetzelfde moment opgepakt. Om de piekmomenten te verlichten zullen we voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole specifieker aangeven welke onderdelen wanneer worden opgepakt en de lijst op te leveren stukken hierop aanpassen.
Op basis van de evaluaties benoemen wij hieronder de belangrijkste actiepunten voor het controlejaar 2025.
03
Het process rondom aanbestedingen vereist aandacht De controle van de aanbestedingen is een intensief proces geweest gedurende de controle waarin belangrijke aandachtspunten zijn geconstateerd. Met de ambtelijke organisatie zijn voor deze controle afspraken gemaakt over de betrokkenheid van Team Auditing bij de spendanalyse en verbeteringen ten aanzien van de oplevering. Ook maken we afspraken over tussentijdse controles, waarbij we waarborgen dat complexe dossiers tijdig worden geadresseerd.
04
Verbeteracties in de controle van SiSa-regelingen geïdentificeerd De controle van de SiSa-verantwoordingen is omvangrijk en vraagt (administratief) veel van uw organisatie. De werkprogramma’s kunnen verbeterd worden door het toevoegen van printscreens uit de financiële administratie en een verlichting van het aantal steekproeven om de werkprogramma’s te versimpelen. Wij hebben intern afspraken gemaakt met onze collega’s die de SiSa-controles uitvoeren om dubbele vragen richting de organisatie te voorkomen.
5
Gemeente Heerenveen | Controleplan 2025
Begeleidende brief
Begeleidende brief Onze kernboodschappen
Onze kernboodschappen
Reikwijdte van de controle
Uw feedback
Uw feedback
U hebt ons verzocht de jaarrekening 2025 van de gemeente Heerenveen te controleren. De jaarstukken bestaan uit meerdere onderdelen, die wij niet allemaal met dezelfde diepgang controleren. Onderstaand hebben wij daarom weergegeven op welke wijze wij de verschillende onderdelen van de jaarstukken in onze controle betrekken.
Wijziging in BBV leidt tot aanpassing van tijdslijnen jaarrekeningproces
Materialiteit
Onze controleopdracht
Speerpunten van de raad verwerkt in onze controleaanpak
Onze controlefilosofie
Onze controleopdracht bestaat uit de controle van de jaarrekening 2025 met betrekking tot het aspect getrouwheid. Hieronder valt ook de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast controleren wij de rechtmatigheid van de specifieke uitkeringen in de SiSa-bijlage. Op basis van onze kennis verkregen tijdens de controle, stellen wij van het jaarverslag alleen vast of wij geen materiële onjuistheden of inconsistenties zien.
Als raad kunt u ons speerpunten meegeven bij de uitvoering van de controle. De speerpunten zijn besproken tijdens de vergadering van de auditcommissie op 13 oktober 2025 en zijn:
Onze controleaanpak
Onze controleaanpak Normenkader
Normenkader Materialiteit
Onze controlefilosofie
Samenwerking met Auditing
Samenwerking met Auditing Controlerisico’s
Controlerisico’s IT-aanpak
IT-aanpak
Na de wijziging van het BBV moet er een hoofdstuk ‘Overige gegevens’ aan de jaarstukken worden toegevoegd met onder andere onze controleverklaring. Dit betekent dat de jaarstukken inclusief onze controleverklaring moeten worden aangeboden aan de raad. Dit is een wijziging ten opzichte van eerdere jaren.
•
Waar staat Heerenveen op het gebied van duurzaamheidsverantwoording?
•
Hoe ver staat Heerenveen in de voortgang van de maatregelen van de door de VNG uitgegeven handreiking weerbaarheid?
Fraude en wet- en regelgeving
Fraude en wet- en regelgeving Jaarstukken
Vooruitkijkend
Vooruitkijkend Ons team en samenwerking
Ons team en samenwerking Bijlagen
Bijlagen
Jaarverslag
Programmaverantwoording
Paragrafen
Van deze onderdelen van het jaarverslag stellen wij, op basis van onze kennis van de jaarrekening, vast dat deze aansluiten met de jaarrekening
Overige gegevens
Jaarrekening
Balans + toelichting
Overzicht van baten en lasten + toelichting
Rechtmatigheidsverantwoording
WNTbijlage
SiSa-bijlage
Onze controleverklaring bij de jaarrekening heeft betrekking op deze onderdelen.
Bijlage taakvelden Controleverklaring
6
Gemeente Heerenveen | Controleplan 2025
Begeleidende brief
Begeleidende brief Onze kernboodschappen
Onze kernboodschappen
Het normenkader voor de rechtmatigheidsverantwoording
Uw feedback
Uw feedback Onze controleaanpak
Onze controleaanpak Normenkader
Normenkader Materialiteit
Materialiteit Onze controlefilosofie
Onze controlefilosofie Samenwerking met Auditing
Samenwerking met Auditing Controlerisico’s
Controlerisico’s
De verantwoordelijkheid voor het afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording ligt bij het college. De onderstaande aspecten van de rechtmatigheid moeten worden meegenomen in de totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording: • Begrotingsrechtmatigheid: handelt het college binnen de door de raad beschikbaar gestelde budgetten en kredieten? • Misbruik en oneigenlijk gebruik: zijn in (de uitvoering van) het beleid voldoende waarborgen opgenomen om misbruik of oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving te voorkomen of tegen te gaan? • Voorwaardencriterium: zijn de baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met wet- en regelgeving tot stand gekomen?
Specifiek ten aanzien van het voorwaardencriterium geldt dat u als gemeente voor een deel zelf bepaalt welke wet- en regelgeving betrokken wordt in de verantwoording over rechtmatigheid. Deze wet- en regelgeving wordt vastgelegd in het normenkader. De raad zal het normenkader voor 2025 in het najaar vaststellen. Onderstaand hebben wij weergegeven welke keuzes u als gemeente hebt ten aanzien van wat wel en wat niet in het normenkader moet worden opgenomen. Wij adviseren om alleen de verplichte onderdelen op te nemen. In 2024 zijn de onrechtmatigheden boven de verantwoordingsgrens uitgekomen ten aanzien van zowel begrotingsrechtmatigheid alsmede het voorwaardencriterium (naleving aanbestedingsrichtlijnen).
IT-aanpak
IT-aanpak Fraude en wet- en regelgeving
Fraude en wet- en regelgeving Verplicht onderdeel van het normenkader voor rechtmatigheid
Vooruitkijkend
Vooruitkijkend Ons team en samenwerking
Ons team en samenwerking Bijlagen
Bijlagen
• Europese aanbestedingsrichtlijnen • Staatssteunregels
Optioneel onderdeel van het normenkader • Kadernota inkoop en
• Aanbestedingswet
• Financiële verordening
• Wet maatschappelijke
• Controleverordening
aanbesteden
ondersteuning (Wmo)
• Subsidieverordening
• Overige besluiten
Verordeningen/ nota’s vastgesteld door de raad
Raads- en Collegebesluiten
• Specifieke regelgeving die van toepassing is per SiSa
EU-regelgeving
Landelijke/ provinciale wet- en regelgeving
7
Gemeente Heerenveen | Controleplan 2025
Begeleidende brief
Begeleidende brief Onze kernboodschappen
Ontwikkeling materialiteit
Uw feedback
De materialiteit voor de controle is aangepast ten opzichte van vorig jaar
Onze kernboodschappen
Uw feedback
Onze controleaanpak
Onze controleaanpak Normenkader
Normenkader
Wijziging van het BBV en Bado definitief geworden met ingang van boekjaar 2025
Samenwerking met Auditing
Het Ministerie van BZK heeft artikel 2 van het Bado met betrekking tot de materialiteit gewijzigd. De maximale materialiteit is met ingang van 2025 gewijzigd naar 2% van de totale lasten exclusief de toevoegingen aan de reserves en zal betrekking hebben op afwijkingen en onzekerheden samen. Hier hebben we inzichtelijk gemaakt wat dat op basis van cijfers uit de begroting 2025 betekent ten opzichte van vorig jaar.
Controlerisico’s
De wijziging betekent een verlichting voor de (interne) controledruk
Materialiteit
Materialiteit Onze controlefilosofie
Onze controlefilosofie Samenwerking met Auditing
Controlerisico’s
IT-aanpak
IT-aanpak Fraude en wet- en regelgeving
Fraude en wet- en regelgeving Vooruitkijkend
Vooruitkijkend Ons team en samenwerking
Ons team en samenwerking
In het accountantsverslag van 2024 zijn wij al ingegaan op de mogelijk impact van de verhoging van de materialiteit. Samengevat betekent de wijziging van de materialiteit een aanpassing van de diepgang van de (interne) controle: het aantal posten en stromen die in de reikwijdte vallen van de (interne) controle neemt af, het aantal deelwaarnemingen van gegevensgerichte werkzaamheden kan over het algemeen verminderen tenzij de omvang van de fouten en onzekerheden dichtbij de materialiteitsgrens komt.
Bijlagen
Bijlagen
De voorgeschreven materialiteit betreft een maximum. De raad heeft de mogelijkheid om deze via de controleverordening/het controleprotocol te verlagen om bijvoorbeeld de huidige nauwkeurigheid te behouden. Hetgeen we overigens niet adviseren. In plaats daarvan kan de raad beter accenten aanbrengen in onze controle door speerpunten aan te geven.
Impact op onze controle De gewijzigde maximale materialiteit heeft een impact op onder andere de volgende items:
•
Het aantal posten of stromen in de reikwijdte zal mogelijk verminderen; het kan zijn dat bepaalde kleinere posten, zoals (bouw-)leges of parkeeropbrengsten, niet meer materieel zijn om mee te nemen in de controleaanpak.
•
Het aantal uit te voeren gegevensgerichte deelwaarnemingen bij de verschillende posten kan in het algemeen verminderen. Dit hangt wel erg af van de samenstelling van de populatie.
•
Aanvullende (extra) werkzaamheden kunnen nodig zijn indien de fouten en onzekerheden bij elkaar opgeteld dicht bij de materialiteitsgrens komen. Door het optellen van de afwijkingen en onzekerheden is het mogelijk dat de bevindingen eerder materieel worden. Indien dit niet te corrigeren bevindingen betreffen, met name in relatie tot onzekerheden, kan dit impact hebben op de strekking van ons oordeel in de controleverklaring.
•
De feitelijke impact op de controle is afhankelijk van de risico-inschatting (het risicoprofiel) en de specifieke situatie van uw gemeente. Over boekjaar 2024 hebben wij een goedkeurend oordeel verstrekt bij uw jaarrekening. Indien sprake was geweest van de aangepaste materialiteit van 2% exclusief reservemutaties had dit ook geleid tot een goedkeurend oordeel.
De werkelijke impact van de verhoging van de materialiteit op de controle wordt in het najaar nader bepaald. Voorgaand jaar is geconstateerd dat de onzekerheden in het sociaal domein binnen de gemeente Heerenveen omvangrijk zijn. In overleg met de ambtelijke organisatie zijn acties geformuleerd om de onzekerheden te verminderen, zoals bijvoorbeeld het zelfstandig verrichten van werkzaamheden op kleine zorgaanbieders waarvoor geen productieverantwoording wordt ontvangen.
8
Gemeente Heerenveen | Controleplan 2025
Begeleidende brief
Begeleidende brief Onze kernboodschappen
Onze kernboodschappen
Materialiteit
Uw feedback
Uw feedback Onze controleaanpak
De reikwijdte van de controle en de materialiteit nader toegelicht
Onze controleaanpak Normenkader
Normenkader Materialiteit
Materialiteit Onze controlefilosofie
Onze controlefilosofie Samenwerking met Auditing
Samenwerking met Auditing Controlerisico’s
Diepgang van de controle
Samenloop tussen materialiteit en verantwoordingsgrens rechtmatigheid
Wij hebben de diepgang van onze controle zo ontworpen dat een controle van hoge kwaliteit kan worden uitgevoerd met als doel om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen ter ondersteuning van ons oordeel. De reikwijdte van onze controle wordt beïnvloed door de toepassing van de materialiteit (zie toelichting). De relatie tussen de materialiteit, eventueel geconstateerde afwijkingen en ons oordeel is in de tabel weergegeven.
De raad bepaalt de verantwoordingsgrens waarboven (individueel of cumulatief) het college afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet toelichten in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens is dus uitsluitend bepalend voor de nauwkeurigheid van de informatie die het college verstrekt over rechtmatigheid. Overigens is door een wijziging in het Bado, de rechtmatigheidsverantwoording formeel onderdeel van het BBV en daarmee de jaarstukken.
Controlerisico’s
≤ 2%
> 2% - ≤ 4%
> 4%
Goedkeurend
Beperking
Afkeuring
IT-aanpak
IT-aanpak
Fouten en onzekerheden in de controle
Fraude en wet- en regelgeving
Fraude en wet- en regelgeving Soort tolerantie
Vooruitkijkend
Vooruitkijkend
2025 – op basis van de begroting
2024 - gecorrigeerd
2024 - werkelijk
Goedkeuringstolerantie
€4.500.000
€4.900.000
€2.450.000
Ons team en samenwerking
Uitvoeringstolerantie
€3.375.000
€3.670.000
€1.835.000
Bijlagen
Rapporteringstolerantie regulier
€200.000
€100.000
€100.000
Ons team en samenwerking
Bijlagen
Rapporteringstolerantie presentatie en toelichting Wet normering topinkomens (WNT Single information, Single audit (SiSa)
De verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording kent een mogelijke range van 0-2% (van de totale lasten exclusief de toevoegingen aan de reserves). Wij adviseren deze grens gelijk te stellen met de materialiteit voor de (interne) controle en tijdig de financiële verordening aan te passen aan de nieuwe wetgeving. Onze rol als externe accountant is het toetsen van de getrouwheid van de jaarrekening als geheel, inclusief de toelichting in de rechtmatigheidsverantwoording. De materialiteit bepaalt met welke diepgang wij de verstrekte informatie controleren. Wij stellen vast dat de informatie van het college in de jaarrekening, bijvoorbeeld over afwijkingen van rechtmatigheid, een getrouw beeld geeft. Getrouw betekent dan dat de informatie geen afwijkingen bevat die groter zijn dan de goedkeuringstolerantie van 2%.
9
Gemeente Heerenveen | Controleplan 2025
Begeleidende brief
Begeleidende brief Onze kernboodschappen
Onze kernboodschappen
Onze controlefilosofie
Uw feedback
Uw feedback Onze controleaanpak
Onze controleaanpak Normenkader
Normenkader Materialiteit
Materialiteit Onze controlefilosofie
Onze controlefilosofie
Naast het controleren van de jaarrekening, is onze controleaanpak ook gericht op het verbeteren van uw bedrijfsvoering, inclusief digitalisering hiervan. In onze controle hanteren wij daarvoor het drielijnenmodel. Dit model geeft handvatten om te beoordelen waar in de interne beheersing risico’s worden ondervangen. De derde lijn vanuit het drielijnenmodel bestaat bij de gemeente Heerenveen uit Team Concern control & Auditing als toezichthouder op het systeem van
control. De experts (en strategen) Auditing voeren interne controles uit, c.q. coördineren controles op de getrouwheid en rechtmatigheid van de financieelkritische processen. Daarnaast adviseren zij, samen met de concern controller, over verbeteringen in de eerste en de tweede lijn. In 2025 zijn wijzigingen doorgevoerd in het organisatiemodel van de gemeente Heerenveen, waarbij de domeinen opnieuw zijn ingericht en Team Auditing in een meer onafhankelijke positie is geplaatst.
Samenwerking met Auditing
1e
Samenwerking met Auditing Controlerisico’s
Controlerisico’s
lijn
2e
lijn
3e
lijn
Lijnmanagement
Ondersteuning
Verbijzonderde Interne Controle-functie
Afdelingen
Financiën
Team Concern Control & Auditing
IT-aanpak
IT-aanpak
Gemeente
• Primair verantwoordelijk voor getrouwheid en rechtmatigheid transacties binnen de eigen processen. • Verantwoordelijk voor kwalitatieve analyse en toelichting P&C-producten.
• Ondersteunt de afdelingen bij de optimalisering van de primaire processen. • De bedrijfsvoeringsclusters voeren bij de administratieve verwerking een aantal primaire controles uit op de 1e lijn.
• Team Auditing voert interne controles uit op de getrouwheid en rechtmatigheid van de financieelkritische processen. • Adviseert over verbetering in de 1e en 2e lijn.
PwC
• Adviseert (met Auditing) over preventieve interne controlemaatregelen in het primaire proces. • Geeft feedback om de leesbaarheid/ informatiewaarde van de P&C-documenten te verhogen.
• Adviseert over preventieve interne controlemaatregelen in het ondersteunende proces en de IT. • Geeft adviezen om de effectiviteit van de controlewerkzaamheden te vergroten.
• Fungeert als adviseur/klankbord om te komen tot een effectieve en efficiënte controleaanpak. • Maakt waar mogelijk gebruik van de werkzaamheden van Team Auditing.
Fraude en wet- en regelgeving
Fraude en wet- en regelgeving Vooruitkijkend
Vooruitkijkend Ons team en samenwerking
Ons team en samenwerking Bijlagen
Bijlagen
Wij rapporteren via het push-leftprincipe Het push-leftprincipe is erop gericht de interne beheersing in de eerste en tweede lijn te optimaliseren. Dit vanuit het uitgangspunt dat fouten voorkomen beter is dan deze achteraf constateren. Indien er tekortkomingen zijn in de interne beheersing in de eerste en tweede lijn, dan zullen wij deze daarom rapporteren als bevinding, ook als deze in de derde lijn met interne controles ondervangen worden.
10
Gemeente Heerenveen | Controleplan 2025
Begeleidende brief
Begeleidende brief Onze kernboodschappen
Onze kernboodschappen
Versterken samenwerking met Team Auditing
Uw feedback
Uw feedback Onze controleaanpak
Team Auditing is een belangrijke schakel tussen verantwoorden en externe controle
Normenkader
Gebruik maken van de werkzaamheden van Team Auditing
Onze controleaanpak
Inzicht in de gedeelde verantwoordelijkheden
Normenkader
Materialiteit
Materialiteit Onze controlefilosofie
Onze controlefilosofie Samenwerking met Auditing
Samenwerking met Auditing Controlerisico’s
Controlerisico’s IT-aanpak
IT-aanpak Fraude en wet- en regelgeving
Fraude en wet- en regelgeving Vooruitkijkend
Vooruitkijkend Ons team en samenwerking
Ons team en samenwerking Bijlagen
Bijlagen
Het afgelopen controlejaar waren de pijlers van onze controleaanpak: het ‘three-lines-ofdefense-model’, het ‘verder in control brengen van de organisatie’ en het ‘gebruik maken van de werkzaamheden van Team Auditing’. Bij onze controleaanpak is de laatste pijler een belangrijke schakel tussen onderbouwing van de verantwoording en de externe controle. We hebben met de organisatie de samenwerking met Team Auditing geëvalueerd en zien mogelijkheden voor het verder op maat maken van de controleaanpak. We gaan graag in gesprek om gerichte keuzes te maken om zo een optimale mix van werkzaamheden van Team Auditing en onze werkzaamheden te bepalen. Dit doen we op basis van het interne controleplan en over de inhoud hiervan hebben we een gesprek gevoerd met uw Team Auditing. Door de gemeente Heerenveen is het afgelopen jaar geïnvesteerd in de werkwijze van Team Auditing in samenwerking met concern control. Ook de onafhankelijke positionering moet bijdragen aan een versteviging van deze functie. Deze ontwikkelopdracht is onderhanden en wordt vormgegeven met onder andere een visie op control/audit. In 2025 zijn de eerste wijzigingen doorgevoerd. Een voorbeeld daarvan is dat de Team Auditing onder andere een grotere rol zal spelen in de controle van de naleving van (Europese) aanbestedingsrichtlijnen.
De samenwerking met Team Auditing hebben wij ook op 21 juli 2025 geëvalueerd en hierin zijn aandachtspunten geconstateerd om onder andere kritisch te kijken naar het risiconiveau binnen bepaalde processen in relatie tot de omvang van de uit te voeren werkzaamheden en om de oplevering van testtabellen en werkprogramma’s te versimpelen door minder gebruik te maken van printscreens. Wij streven ernaar om het komende jaar meer gebruik te maken van de werkzaamheden van uw Team Auditing en zullen hier gezamenlijk met de organisatie in investeren.
Uw Team Auditing
Interne controleplan Testen van rechtmatigheid
Risicoanalyse Testen interne beheersing
Controleplan Jaarrekeningcontrole
Operational audits
Gegevensgerichte controles
Vraagstukken in de verslaggeving
Speciale projecten
Rapporteren aan bestuur
Beoordeling van schattingen Objectieve observaties van de financiële positie Observaties bij de kwaliteit van de IB
Uw PwC team
11
Gemeente Heerenveen | Controleplan 2025
Begeleidende brief
Begeleidende brief Onze kernboodschappen
Controlerisico’s
Uw feedback
Overzicht van de significante en overige verhoogde controlerisico’s
Onze kernboodschappen
Uw feedback
Onze controleaanpak
Onze controleaanpak Normenkader
Normenkader
Op basis van onze kennis van uw organisatie hebben wij de controlerisico’s in kaart gebracht, met als doel controleprocedures te ontwerpen waarmee de mogelijke onjuistheden in de jaarrekening kunnen worden opgespoord.
Samenvattend is onze inschatting dat het controlerisico van de gemeente Heerenveen gelijk is gebleven ten opzichte van ons controleplan van voorgaand jaar. De mogelijke invloed van klimaatrisico’s op de waardering van activa of projecten binnen de gemeente Heerenveen en de daaraan gerelateerde toelichtingen in de jaarstukken hebben steeds meer de aandacht vanuit onze controle. Op dit moment hebben wij geen significant risico geïdentificeerd op dit gebied, maar wij willen als PwC graag in gesprek blijven met de ambtelijke organisatie over dit onderwerp.
Samenwerking met Auditing
De frauderisico’s zijn inherente landelijke risico’s (voorafgaand aan de beoordeling van de interne beheersing). Dit zijn verplichte, significante risico’s welke vanuit de beroepsgroep zijn voorgeschreven dan wel risico’s welke sectorbreed van toepassing zijn. Onderstaande tabel bevat een samenvatting van alle verhoogde risico’s.
Controlerisico’s
Inherent risico
Type risico
Risiconiveau dit jaar
Risiconiveau vorig jaar
IT-aanpak
Managementbeïnvloeding – Het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door het college c.q. de directie
Fraude, vanuit beroepsregels verplicht
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Waardering voorraden – Het risico in relatie tot de waardering van de grondexploitaties
Significante schattingspost, vanuit beroepsregels verplicht
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Grondverkopen – Het risico van niet-zakelijke transacties bij de grondverkopen
Fraude, sectorspecifiek
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Rechtmatigheid van de aanbestedingen: Het risico van het niet nakomen van aanbestedingsrichtlijnen is niet juist of volledig toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording.
Sectorspecifiek Normaal
Significant
Normaal
Significant
Aanbestedingen – Het risico dat de Europese en/of interne aanbestedingsrichtlijnen niet worden nageleefd om gunning aan een bevriende partij mogelijk te maken (met het risico op belangenverstrengeling en kickbacks)
Fraude, sectorspecifiek
Normaal
Significant
Normaal
Significant
Materialiteit
Materialiteit Onze controlefilosofie
Onze controlefilosofie Samenwerking met Auditing
Controlerisico’s
IT-aanpak
Fraude en wet- en regelgeving
Fraude en wet- en regelgeving Vooruitkijkend
Vooruitkijkend Ons team en samenwerking
Ons team en samenwerking Bijlagen
Bijlagen
12
Gemeente Heerenveen | Controleplan 2025
Begeleidende brief
Begeleidende brief Onze kernboodschappen
Onze kernboodschappen Uw feedback
Uw feedback Onze controleaanpak
Onze controleaanpak
Managementbeïnvloeding: het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door het college c.q. de directie
Normenkader
Normenkader Materialiteit
Materialiteit Onze controlefilosofie
Onze controlefilosofie Samenwerking met Auditing
Samenwerking met Auditing
Achtergrond
Onze controleaanpak
Hoewel het risico van het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door het college c.q. de directie per organisatie zal verschillen, is het risico bij alle organisaties aanwezig en ook significant. Dit is in overeenstemming met ISA 240.
•
Beoordeling van de opzet en het bestaan van de interne beheersing voor het genereren en verwerken van journaalposten en het maken van schattingen.
•
Journaalposten controleren onder andere door gebruik van dataanalyse.
Belangrijkste observaties voor dit risico
•
Detailcontrole niet-routinematige boekingen.
Het risico van het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door het college c.q. de directie wordt beïnvloed door:
•
Onvoorspelbaar item in de controleaanpak door het uitvoeren van niet-routinematige controlewerkzaamheden met een focus op fraude.
•
De mate van schattingen zoals de waardering van grondexploitaties;
•
•
Handmatige journaalposten en/of het verrichten van ongebruikelijke boekingen.
Werkzaamheden op diverse schattingen waaronder de waardering van de grondexploitaties.
•
Wij bespreken en beoordelen meldingen inzake integriteit en nietnaleving van wet- en regelgeving.
Controlerisico’s
Controlerisico’s IT-aanpak
IT-aanpak Fraude en wet- en regelgeving
Fraude en wet- en regelgeving Vooruitkijkend
Vooruitkijkend Ons team en samenwerking
Ons team en samenwerking
•
Bijlagen
Interne beheersing
Controletools
Het college c.q. de directie van de gemeente heeft een goede ethische houding ten opzichte van haar medewerkers en integriteit is een veelbesproken onderwerp binnen de gemeente.
Voor de controle van de journaalposten zetten wij onze data-analysetool Halo for Journals in.
Bijlagen
Verschuivingen tussen programma’s om begrotingsonrechtmatigheid te maskeren.
13
Gemeente Heerenveen | Controleplan 2025
Begeleidende brief
Begeleidende brief Onze kernboodschappen
Onze kernboodschappen Uw feedback
Uw feedback Onze controleaanpak
Onze controleaanpak
Waardering voorraden – Het risico in relatie tot de waardering van de grondexploitaties
Normenkader
Normenkader Materialiteit
Materialiteit Onze controlefilosofie
Onze controlefilosofie Samenwerking met Auditing
Samenwerking met Auditing Controlerisico’s
Controlerisico’s IT-aanpak
IT-aanpak
Achtergrond
•
De waardering van grondexploitaties is afhankelijk van inschattingen van toekomstige kosten en opbrengsten en daarmee in haar aard vatbaar voor fouten, omdat er sprake is van een relatief grote schattingsonzekerheid.
Onze controleaanpak
Fraude en wet- en regelgeving
Fraude en wet- en regelgeving Vooruitkijkend
Vooruitkijkend
•
Beoordeling van de opzet en het bestaan van de interne beheersing van de gemeente Heerenveen met betrekking tot de grondexploitaties.
•
Controle op de nog te maken kosten en de nog te realiseren opbrengsten in grondexploitaties.
•
Controle van de gehanteerde uitgangspunten, programmering en parameters ten behoeve van de waardering. Wij zullen de gemaakte inschattingen toetsen aan huidige marktcondities, verrichte externe onderzoeken en aan inzichten die wij krijgen van vergelijkbare gemeenten.
Belangrijkste observaties voor dit risico Dit risico is aanwezig door een hoge mate van subjectiviteit en de constant veranderende macro-economische omstandigheden. Gemaakte inschattingen kunnen van moment tot moment verschillen. Interne beheersingsmaatregelen •
Functiescheiding tussen de afdeling grondzaken en de financiële administratie.
•
Duidelijke kaderstelling door het college in de vorm van het grondprijzenbeleid
•
Jaarlijkse vaststelling van de parameters, programmering en fasering van de grondexploitaties
Vaststellen in hoeverre de verwachtingen van vorig jaar in het huidige jaar zijn gerealiseerd (look-back procedures).
•
Schattingen toetsen aan onze controlestandaarden.
•
Controle op de volledigheid van de verliesvoorziening voorraden en de tussentijdse winstnemingen conform de Percentage of Completion-methode onder het BBV.
Ons team en samenwerking
Ons team en samenwerking Bijlagen
Bijlagen
Controles op de waardering door strategisch adviseur financiën.
• •
Aan- en verkoop van gronden wordt vastgelegd door de raad via een besluit.
•
Kostenfacturen inzake grondexploitaties worden geautoriseerd door bevoegde mandaathouders.
14
Gemeente Heerenveen | Controleplan 2025
Begeleidende brief
Begeleidende brief Onze kernboodschappen
Onze kernboodschappen Uw feedback
Uw feedback Onze controleaanpak
Onze controleaanpak
Grondverkopen – Het risico van niet-zakelijke transacties bij de grondverkopen
Normenkader
Normenkader Materialiteit
Materialiteit Onze controlefilosofie
Onze controlefilosofie Samenwerking met Auditing
Samenwerking met Auditing Controlerisico’s
Controlerisico’s IT-aanpak
Achtergrond
•
Er is een nota grondprijzenbeleid die gevolgd dient te worden.
Omdat er geen vaste kaders zijn en grondprijzen zowel in de tijd veranderen en afhankelijk zijn van vele zaken (ligging, bestemming, omvang, etc.) bestaat er de gelegenheid een niet-juiste en/of nietmarktconforme prijs overeen te komen. Zolang de kwaliteit van het project er niet onder lijdt, kan er mogelijk ook sprake zijn van rationalisatie. Of er druk is, hangt af van de persoon die betrokken is bij de transactie.
•
Verbijzonderde interne controles op verkooptransacties.
Onze controleaanpak •
Beoordeling van de opzet en het bestaan van de interne beheersing van de gemeente Heerenveen met betrekking tot verkopen van gronden/kavels.
•
Uitvoeren van deelwaarnemingen op materiële verkooptransacties, inclusief prestatielevering.
•
Controle op de marktconformiteit van de gehanteerde verkoopprijzen.
IT-aanpak Fraude en wet- en regelgeving
Fraude en wet- en regelgeving Vooruitkijkend
Vooruitkijkend Ons team en samenwerking
Belangrijkste observaties voor dit risico De omvang van opbrengsten uit grondexploitaties is materieel voor de jaarrekening. Ook individuele transacties kunnen materieel zijn voor de jaarrekening.
Ons team en samenwerking Bijlagen
Bijlagen
Interne beheersingsmaatregelen •
Er is functiescheiding tussen de afdeling Grondzaken en de financiële administratie.
15
Gemeente Heerenveen | Controleplan 2025
Begeleidende brief
Begeleidende brief Onze kernboodschappen
Onze kernboodschappen Uw feedback
Uw feedback Onze controleaanpak
Onze controleaanpak Normenkader
Normenkader
Rechtmatigheid van de aanbestedingen – Het risico van het niet nakomen van aanbestedingsrichtlijnen is niet juist of volledig toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording.
Materialiteit
Materialiteit Onze controlefilosofie
Onze controlefilosofie Samenwerking met Auditing
Samenwerking met Auditing Controlerisico’s
Controlerisico’s
Achtergrond
Onze controleaanpak
Het betreft hier de naleving van complexe regelgeving. Bij het niet (volledig) naleven van (EU-)aanbestedingsregelgeving ontstaat er direct een onrechtmatigheid die meeweegt in het oordeel van het college in de rechtmatigheidsverantwoording en die, indien hoger dan de verantwoordingsgrens, moet worden toegelicht.
•
Beoordeling van de opzet en het bestaan van de interne beheersing van gemeente Heerenveen met betrekking tot de inkopen en de aanbestedingstrajecten.
•
Controle op de naleving van de Aanbestedingswet waarbij we mede gebruikmaken van de door de gemeente opgestelde spendanalyse en deelwaarnemingen.
Belangrijkste observaties voor dit risico
•
Controle van eventuele gevolgen voor de rechtmatigheidsverantwoording en de toelichting hierop in de paragraaf Bedrijfsvoering.
•
Gegevensgerichte controles uitvoeren door middel van deelwaarnemingen.
•
Kennisnemen van de verbeteracties welke zijn geformuleerd ter voorkoming van onrechtmatigheden in de naleving van (Europese) aanbestedingsrichtlijnen.
IT-aanpak
IT-aanpak Fraude en wet- en regelgeving
Fraude en wet- en regelgeving Vooruitkijkend
Vooruitkijkend Ons team en samenwerking
Ons team en samenwerking
Door de complexe regelgeving is de kans aanwezig dat de aanbestedingsrichtlijnen niet worden nageleefd en dat afwijkingen niet worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Hierdoor zien wij een significant risico.
Bijlagen
Bijlagen
Interne beheersingsmaatregelen •
Het opstellen van de jaarlijkse crediteurenspendanalyse.
•
Interne beheersing rondom het inkoopproces.
•
Offerteprocedures en gunning door geautoriseerde medewerkers.
16
Gemeente Heerenveen | Controleplan 2025
Begeleidende brief
Begeleidende brief Onze kernboodschappen
Onze kernboodschappen Uw feedback
Uw feedback Onze controleaanpak
Onze controleaanpak Normenkader
Normenkader Materialiteit
Aanbestedingen – Het risico dat de Europese en/of interne aanbestedingsrichtlijnen niet worden nageleefd om gunning aan een bevriende partij mogelijk te maken (met het risico op belangenverstrengeling en kickbacks)
Materialiteit Onze controlefilosofie
Onze controlefilosofie Samenwerking met Auditing
Samenwerking met Auditing
Achtergrond
•
Gelet op het feit dat de overheidssector als een sector met verhoogd risico is aangemerkt in NBA-handreiking 1137 corruptie en omkoping, is de waarschijnlijkheid op hoog ingeschat.
Onze controleaanpak
Controlerisico’s
Controlerisico’s IT-aanpak
IT-aanpak Fraude en wet- en regelgeving
Fraude en wet- en regelgeving Vooruitkijkend
Vooruitkijkend Ons team en samenwerking
Ons team en samenwerking Bijlagen
Bijlagen
•
Beoordeling van de opzet en het bestaan van de interne beheersing van de gemeente Heerenveen met betrekking tot de inkopen en de aanbestedingstrajecten.
•
Controle op de naleving van de Aanbestedingswet met behulp van de door de gemeente opgestelde spendanalyse.
•
Specifieke controle ten aanzien van de autorisaties en functiescheidingen rondom geselecteerde deelwaarnemingen, kortom de naleving van interne aanbestedingsprocedures.
•
Specifieke aandacht voor het risico op corruptie en omkoping door een risicogerichte controle uit te voeren op het meerwerk en de vaststelling van de geleverde prestatie.
Belangrijkste observaties voor dit risico De omvang van de inkopen is materieel voor de jaarrekening. Daarnaast blijkt uit de media dat opdrachtnemers bereid zijn om forse bedragen te betalen om opdrachten bij overheden binnen te halen. Ook is er sprake van naleving van complexe regelgeving. Het risico betreft dus het gunnen van aanbestedingen aan bevriende partijen, tegen een mogelijke betaling. Hierdoor worden interne procedures en wet- en regelgeving inzake aanbestedingen niet nageleefd en vinden er onrechtmatige onttrekkingen uit de organisatie plaats.
Naleving van interne aanbestedingsprocedures, waaronder offerteprocedures.
Interne beheersingsmaatregelen •
Het opstellen van de jaarlijkse crediteurenspendanalyse.
•
•
Interne beheersing rondom het inkoopproces, inclusief het toetsen van gunning, meerwerk en prestatielevering.
Detailcontroles op onder meer marktconformiteit van inkopen en het doorlopen van objectieve gunningsprocedures.
•
Steekproef op de inkoopfacturen om vast te stellen of de prestatie daadwerkelijk is geleverd.
17
Gemeente Heerenveen | Controleplan 2025
Begeleidende brief
Begeleidende brief Onze kernboodschappen
Onze kernboodschappen Uw feedback
Uw feedback Onze controleaanpak
Onze controleaanpak Normenkader
Normenkader Materialiteit
Materialiteit Onze controlefilosofie
Onze controlefilosofie Samenwerking met Auditing
Samenwerking met Auditing
IT-aanpak De impact van IT-risico’s en IT General Controls op onze controleaanpak en implementatie van het nieuwe systeem De beheersing van de IT-omgeving wordt geëvalueerd De IT General Controls (‘ITGC’s’) zijn het beleid en de procedures die worden gebruikt om de IT-omgeving en de IT-activiteiten te beheren, en om de integriteit van geautomatiseerde applicatiecontroles en geautomatiseerde accountingprocedures te garanderen. Wij hebben ook ITGC’s geëvalueerd, omdat bepaalde handmatige beheersingsmaatregelen en rapporten afhankelijk zijn van systeemgegenereerde informatie. In onze controle noemen wij dit IT-afhankelijkheden. De reikwijdte van de IT-audit nader toegelicht
Controlerisico’s
Controlerisico’s IT-aanpak
IT-aanpak Fraude en wet- en regelgeving
Fraude en wet- en regelgeving Vooruitkijkend
Vooruitkijkend Ons team en samenwerking
Ons team en samenwerking Bijlagen
Bijlagen
Wij zullen de applicatiesystemen, datawarehouses, rapportages en lagen van ondersteunende IT-infrastructuur opnieuw beoordelen. Die transacties leiden uiteindelijk tot verslaglegging in de jaarrekening. Deze systemen en de ITinfrastructuur (of een deel daarvan) kunnen daardoor van belang zijn voor de controle. De volgende systemen vallen binnen de reikwijdte van de jaarrekeningcontrole (waarbij we tenminste de opzet beoordelen): • de financiële administratie (Key2Financiën); • de uitkeringsadministratie (GWS Suite); • de belastingadministratie (VRIS) en • de personeels- en salarisadministratie (ADP). Implementatie nieuw systeem vergt afstemming Na een succesvolle aanbesteding, is uw gemeente gestart met de voorbereidingen op de implementatie van het nieuwe financiële systeem (Unit4). Uit ervaringen bij andere klanten, kunnen wij zeggen dat dit uitdagende en intensieve trajecten zijn. Voor onze werkzaamheden maken wij een onderscheid in wat wij minimaal nodig hebben in het kader van de jaarrekeningcontrole en wat wij u kunnen bieden vanuit onze natuurlijke adviesfunctie. Een definitief besluit over implementatiedatum zal naar verwachting in september worden
gemaakt. De verwachte implementatiedatum is 1 januari 2026. Wij hebben hierover al enkele gesprekken gevoerd met uw organisatie. Hierdoor kunnen we verwachtingen van te voren afstemmen en de juiste expertise laten aansluiten. Er is tevens sprake van een nieuw salarissysteem (per 1 januari 2026) en een upgrade in het systeem inzake verstrekte subsidies. Voor deze processen zijn in oktober gesprekken gepland met de organisatie om de impact te bepalen. Impact van migratie op jaarrekeningcontrole 2025 Na implementatie en conversie is het vaststellen van de betrouwbaarheid van de dataconversie voor de data-objecten in de reikwijdte van de controle minimaal nodig in het kader van de jaarrekeningcontrole. Ook zullen wij de wijzigingen in de financiële processen in kaart moeten brengen en de opzet en het bestaan toetsen en de impact hiervan op de controle bepalen. Ons uitgangspunt is dat wij daarbij zoveel mogelijk gebruikmaken van de werkzaamheden die u als gemeente hierop hebt uitgevoerd. Er zijn afspraken gemaakt over de aanlevering van een conversiedossier waarin alle documentatie en uitkomsten naar aanleiding van de uitgevoerde conversiecontroles zijn opgenomen.
Het aanvullende budget voor onze werkzaamheden is onder andere afhankelijk van de complexiteit van de conversie, de kwaliteit van vastlegging van de nieuwe processen en de interne beheersing en de kwaliteit van de door de gemeente Heerenveen uitgevoerde controlewerkzaamheden en de mate waarin wij hiervan gebruik kunnen maken. Hierover zijn onderlinge afspraken gemaakt. De migratie van het financiële systeem heeft al impact op de jaarrekeningcontrole van 2025 aangezien wij in de controle onder andere gebruik maken van specificaties die betrekking hebben op de eerste periode in 2026. Over de controle van de migratie van het financiële systeem zijn wij in gesprek met uw organisatie.
18
Gemeente Heerenveen | Controleplan 2025
Begeleidende brief
Begeleidende brief Onze kernboodschappen
Onze kernboodschappen
Fraude en het niet naleven van wet- en regelgeving
Uw feedback
Uw feedback Onze controleaanpak
Het risico van fraude en het niet naleven van wet- en regelgeving nader uiteengezet
Onze controleaanpak Normenkader
Normenkader Materialiteit
Materialiteit Onze controlefilosofie
Onze controlefilosofie Samenwerking met Auditing
Samenwerking met Auditing Controlerisico’s
Controlerisico’s IT-aanpak
IT-aanpak Fraude en wet- en regelgeving
Fraude en wet- en regelgeving Vooruitkijkend
Vooruitkijkend
In onze controleverklaring 2024 hebben wij gerapporteerd over de frauderisico’s die zijn geïdentificeerd voor de gemeente Heerenveen. De evaluatie van de geïdentificeerde frauderisico’s uit 2024 vormt de basis voor de evaluatie voor het nieuwe boekjaar. Voor boekjaar 2025 hebben wij drie frauderisico’s geïdentificeerd, zijnde: 1. Managementbeïnvloeding – Het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door het college c.q. de directie
3. Aanbestedingen – Het risico dat de Europese en/of interne aanbestedingsrichtlijnen niet worden nageleefd om gunning aan een bevriende partij mogelijk te maken (met het risico op belangenverstrengeling en kickbacks).
Ons team en samenwerking Frauderisicomanagementprogramma Bijlagen
•
De gemeente Heerenveen heeft een frauderisicoanalyse opgesteld, maar deze is nog onderhanden. Hierbij zijn per proces verschillende risico’s benoemd, waarvan de kans & impact is beoordeeld. De frauderisicoanalyse moet nog doorvertaald worden naar welke impact dit heeft op de interne beheersing van de gemeente. Dit staat voor 2025 op de agenda. Wij zullen onze reflecties hierop delen in onze boardletter.
•
De gemeente Heerenveen heeft een handboek integriteit en meldpunt voor integriteitskwesties. Deze is afkomstig uit 2016. Wij hebben vorig jaar geadviseerd om te beoordelen of het handboek nog actueel is en of huidige processen zijn ingericht in overeenstemming met de geldende regelgeving. De gemeente heeft in 2025 de procedures beoordeeld en de stukken geactualiseerd. Dit betreft het volgende: de gedragscode, melden en onderzoeken van integriteitsschendingen, regeling omtrent de eed en het spelregels omtrent nevenwerkzaamheden en financiële belangen. Naar verwachting worden deze documenten in het najaar door de directie vastgesteld.
2. Grondverkopen – Het risico van niet-zakelijke transacties bij de grondverkopen
Ons team en samenwerking
Bijlagen
(aanwijzingen voor) fraudegevallen. Dit is indirect onderdeel van de beheersmaatregelen in overige processen en dit wordt betrokken in de werkzaamheden (achteraf controles) van Team Auditing. De gemeente is zich bewust van de belangrijkste risico’s ten aanzien van fraude en heeft deze risico’s bij een aantal processen ook geïntegreerd in de (verbijzonderde interne) controles.
In de blog ‘De rol van de raad bij het voorkomen van fraude en corruptie’ geven wij een toelichting op het begrip fraude én de rol van gemeenteraadsleden bij het voorkomen van fraude en corruptie. We willen graag de volgende observatie van uw risicobeoordelings- en risicobeheersingsproces op het gebied van fraude en het niet naleven van weten regelgeving met u delen: •
Bij de gemeente Heerenveen is geen sprake van een voorgeschreven proces voor het vaststellen en beoordelen van risico’s van fraude, omkoping en corruptie, voor het beheersen van deze risico’s en voor tijdige opvolging van
In onze controleverklaring 2025 zullen wij onze geactualiseerde risicoinschatting, verrichte werkzaamheden en materiële bevindingen ten aanzien van fraude rapporteren.
Gemeente Heerenveen | Controleplan 2025
19
Begeleidende brief
Begeleidende brief Onze kernboodschappen
Onze kernboodschappen
Vooruitkijkend
Uw feedback
Uw feedback Onze controleaanpak
Tijdelijke verlichting door voorjaarsnota
Onze controleaanpak Vooruitkijkend
Vooruitkijkend Ons team en samenwerking
Ons team en samenwerking Bijlagen
Bijlagen
Voorzichtige verlichting voor gemeenten, maar geen structurele oplossing De VNG heeft in haar analyse op de voorjaarsnota aandacht gegeven aan de gemeentefinanciën. Enkele opvallende observaties zijn: • •
•
•
•
Voorjaarsnota: biedt financiële verlichting voor gemeenten, echter geen structurele oplossing voor disbalans tussen taken en middelen. Positieve punten: toevoeging aan alle gemeenten van € 414 miljoen vanaf 2025 voor jeugdzorg; € 1 miljard incidentele middelen voor 2026-2027. Blijvende zorgen: structurele korting vanaf 2026 blijft; vanaf 2028 forse besparingen op jeugdzorg; ramingsproblematiek en herstel rekenfouten niet aangepakt. Beleidsterreinen: beperkingen door kabinetkeuzes op klimaat, inburgering, schuldenproblematiek; zorgen over bezuinigingen woningbouw en verduurzaming. Begrotingsadvies: sluitend maken voor 2026-2027; stelposten voor 20282029.
Wij blijven de ontwikkelingen op dit gebied volgen en rapporteren over de analyses op de financiële positie die de gemeente Heerenveen maakt in haar P&C-cyclus in ons accountantsverslag 2025.
Afbeelding gegenereerd door Copilot
20
Gemeente Heerenveen | Controleplan 2025
Begeleidende brief
Begeleidende brief Onze kernboodschappen
Onze kernboodschappen
Ons team
Uw feedback
Uw feedback Onze controleaanpak
Een betrokken controleteam
Onze controleaanpak Vooruitkijkend
Vooruitkijkend Ons team en samenwerking
Ons team en samenwerking Controleplanning
Controleplanning
Ons controleteam Ons team is vastbesloten om altijd voor u beschikbaar te zijn. In de figuur hiernaast vermelden wij de belangrijkste leden van ons ervaren controleteam met hun rollen en contactgegevens, zodat u hen op elk moment kunt bereiken. Uw feedback vertaald naar verbeteracties
Onze geplande uren
Onze geplande uren Bijlagen
Bijlagen
Open en eerlijke communicatie is belangrijk voor de optimalisatie van de dienstverlening die wij bieden en dat is ook belangrijk voor u. Wij hebben vorig jaar na afloop van de (eerstejaars-) jaarrekeningcontrole met uw ambtelijke organisatie en griffie geëvalueerd. Wij hebben concrete verbeterpunten opgenomen op de volgende pagina. Ook dit jaar zullen wij na afloop van de controle een evaluatiegesprek plannen met uw ambtelijke organisatie en de griffier. Wij zullen vragen naar uw ervaringen en naar suggesties voor verbetering. We hechten veel waarde aan open communicatie.
Sytse Jan Dul
Jurjen Eikenaar
senior director
senior manager
+31 6 10 88 53 57
+31 6 53 46 67 52
sytse.jan.dul@pwc.com
jurjen.eikenaar@pwc.com
Marjon Alberts
Ine Rietema
manager
manager
+31 6 12 54 30 62
+31 6 39 27 80 29
marjon.a.alberts@pwc.com
Ine.rietema@pwc.com
Wij maken gebruik van experts Bepaalde gebieden vragen mogelijk om aanvullende expertise die verdergaat dan de traditionele controlemiddelen. Gedurende de controle maken wij, waar nodig, gebruik van onze experts om de belangrijkste gebieden van uw bedrijfsrisico’s te evalueren, zoals pensioenen, aanbestedingen en WNT. Deze specialisten zorgen ervoor dat wij over de juiste middelen beschikken om onze controledoelstellingen te realiseren. Op basis van hun best-practicekennis zal ons team standpunten geven met betrekking tot de organisatie, de industrie en de naleving van de regelgeving.
21
Gemeente Heerenveen | Controleplan 2025
Begeleidende brief
Begeleidende brief Onze kernboodschappen
Onze kernboodschappen
Controleplanning
Uw feedback
Uw feedback Onze controleaanpak
Een overzichtelijk controleproces
Onze controleaanpak Vooruitkijkend
Vooruitkijkend Ons team en samenwerking
Ons team en samenwerking Controleplanning
Controleplanning
We faseren onze controle zo gelijkmatig mogelijk gedurende het jaar en besteden veel tijd aan het begrijpen van wijzigingen in de controleomgeving, het testen van tussentijdse saldi en het bespreken van verslaggevingsvraagstukken.
Ons doel is om tijdig (complexe) accountingonderwerpen te bespreken, te testen en op te lossen wanneer deze zich voordoen en ruim voor het einde van het jaar. In onderstaande tabel is de planning voor de jaarrekeningcontrole 2025 gevisualiseerd.
Onze geplande uren
Onze geplande uren Bijlagen
Bijlagen
Juli–september
Oktober
November–december
Maart–mei
Planningsfase
Interim-controle
Tussentijdse werkzaamheden
Eindejaarscontrole
• Kennisnemen ontwikkelingen gemeente • Opstellen en bespreken controleplan • Controleplanning opstellen • Afspraken met organisatie maken over planning en oplevering
• Bespreken opzet financiële processen • Opzet algemene IT-beheersing beoordelen • Vaststellen of processen in de praktijk ook bestaan zoals ze beschreven zijn • Opstellen en bespreken managementen boardletter
• Uitvoeren jaarrekeningcontrole • Controle van derden ontvangen verantwoordingen • Gegevensgerichte controle op de processen tot en met 31 december 2025 • Bespreken accountantsverslag met de organisatie, het college en de raad (auditcommissie)
Opdrachtbevestiging raad
Managementletter college
Controleplan raad
Boardletter raad
• Gegevensgerichte controles op de (kritieke) processen tot en met het derde kwartaal • Gegevensgerichte controle op de 8maands spendanalyse aanbestedingen • Bespreken risicovolle dossiers met de organisatie/directie ter voorbereiding op de jaarrekeningcontrole • Kennisnemen van tussentijdse rapportages van Team Concern control & Auditing • Op te leveren specificaties jaarrekeningcontrole met de organisatie bespreken
Accountantsverslag raad Controleverklaring raad
22
Gemeente Heerenveen | Controleplan 2025
Begeleidende brief
Begeleidende brief Onze kernboodschappen
Onze kernboodschappen
Onze samenwerking tijdens de controle
Uw feedback
Uw feedback Onze controleaanpak
Onze controleaanpak
Een overzicht van onze geplande uren
Controleplanning
De controle van de jaarrekening van de gemeente Heerenveen vereist voldoende tijd en aandacht van de teamleden van het juiste niveau voor inhoudelijke werkzaamheden, beoordeling en begeleiding. In overeenstemming met de maatregelen die zijn voorgeschreven in het rapport In het publiek belang, geven wij hiernaast een samenvatting van het aantal uren dat wij verwachten te besteden aan de controle over 2025.
Onze geplande uren
Geen bedreigingen inzake onze onafhankelijkheid geïdentificeerd
Vooruitkijkend
Vooruitkijkend Ons team en samenwerking
Ons team en samenwerking Controleplanning
Onze geplande uren
Bijlagen
Bijlagen
Nederlands recht en ons interne beleid verplichten ons onze onafhankelijkheid actief te beschermen. Om onze onafhankelijkheid te garanderen, controleren wij onder meer –vooraf– dat elk controleverzoek en/of verzoek om controleverwante en niet-controlediensten onze onafhankelijkheid niet in gevaar brengt, in overeenstemming met de huidige externe regelgeving en leggen, zoals afgesproken, daarnaast alle verzoeken ter goedkeuring voor aan de auditcommissie (via de griffier). Er zijn geen andere controles of controleverwante en niet-controlediensten die u ons gevraagd hebt te verrichten. In overleg met uw organisatie wordt gekeken naar de benodigde controlewerkzaamheden ten aanzien van de migratie naar het financiële systeem Unit4. Wij hebben geconcludeerd dat er geen bedreigingen zijn geïdentificeerd ten aanzien van onze onafhankelijkheid als accountant van de gemeente Heerenveen. Onze geplande uren en gestelde voorwaarden/aannames Onze honorarium gaat ervan uit dat er geen verdere wijzigingen zijn in de
reikwijdte van onze controle en dat de organisatie ons de vereiste informatie zal verstrekken (conform onze overeengekomen verwachtingen en tijdschema’s). Onze geplande uren zijn gebaseerd op een first time right en tijdige aanlevering van de gevraagde documenten. Eventuele werkzaamheden met betrekking tot bijzondere of specifieke projecten worden apart in rekening gebracht. Wij zullen een beveiligd webgebaseerd portaal gebruiken om documenten aan te vragen en te ontvangen.
Functie
Totaal geplande uren*/**
%
senior director
70
5%
(senior) manager
290
20%
overige teamleden
1.095
75%
Totaal
1.455
100%
* Inclusief de uren besteed door de afdelingen waaraan wij werkzaamheden uitbesteden (zoals het Sourcing-team) en exclusief uitbreidingen van het aantal SiSa-regelingen. Deze uren zijn exclusief de uren voor de migratie van het nieuwe financieel systeem. Hier hebben wij afzonderlijke afspraken over gemaakt. ** Dit aantal uur is nog gebaseerd op 1% controletolerantie. Wij zullen de komende periode in kaart brengen wat de verwachte gevolgen zijn van de verhoging naar 2%. Dit is mede afhankelijk van de verwachte lasten (per onderdeel), reservemutaties en verwachte onzekerheden sociaal domein. Wij zullen de wijziging in de verwachte uren afstemmen met de concerncontroller/griffie, de gevolgen voor het controlebudget hierbij ook afstemmen en in ons accountantsverslag rapporteren over de werkelijk bestede uren.
23
Gemeente Heerenveen | Controleplan 2025
Begeleidende brief
Begeleidende brief Onze kernboodschappen
Onze kernboodschappen Uw feedback
Uw feedback
Bijlagen
Onze controleaanpak
Onze controleaanpak
De bijlagen bevatten een toelichting op de materialiteit, de vereiste communicatie en de verantwoordelijkheden van het college, de raad en van ons als externe accountant. Daarnaast is een overzicht opgenomen van de relevante uitvoeringsorganisaties voor de jaarrekeningcontrole.