Bijlage 1 - Themarekening 2023 - Gemeente Heerenveen - Defintief (gewaarmerkt)
Tekst van het document
10%
R596
1,73% Er zijn te weinig middelen zijn voor beheer en onderhoud
50%
€ 300.000 Inventariseren/afstemmen met diverse actoren en analyseren hoe lang wij Heerenveense school in beheer houden. Meenemen in gemeentelijke huisvesting en nota gemeentelijk vastgoed.
R622
1,73% Toename effectuering toekenningen WMO voorzieningen
25%
€ 600.000 Goed monitoren
R437
1,53% Gemeente treedt op als BTW-ondernemer voor de inzameling van verpakkingsafval
70%
€ 100.000 Bezwaar bij Belastingdienst loopt.
R641
1,16% uitkering bij overlijden van wethouders
10%
€ 1.000.000 De dekking is grotendeels geborgd via de nabestaandenverzekering tot een bepaald maximum.
R610
1,15% De uitspraak van de Hoge Raad inzake Didam (onroerend goed transacties).
50%
€ 200.000 In nieuwe contracten en lopende contracten wordt passage opnemen om risico te verkleinen. Bij nieuwe projecten wordt conform Didam gehandeld.
R535
1,15% Het budget voor de Jeugdzorg is niet toereikend
10%
€ 1.000.000 We houden vinger aan de pols bij directe verwijzingen door opvallende en dure indicaties te bespreken met de betrokken zorgaanbieder. Aan de hand van de te ontwikkelen monitor worden de uitgaven gemonitord en waar het mogelijk is bijgestuurd.
€ 1.000.000 Door aan de voorkant in gesprek te gaan en proberen er uit te komen zonder juridische strijd. Dit kan soms wel tot kosten leiden, maar minder dan in geval van het juridische traject op gaan.
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden Behorend bij controleverklaring d.d. 4 juni 2024
Financiële kengetallen Voor een goede meting van de gezondheid van de gemeentefinanciën is het belangrijk om u een aantal (voorgeschreven) financiële kengetallen te presenteren. Dit doen we in onderstaande infographic.
De onderstaande tabel geeft een overzicht van de resultaten van de financiële kengetallen. Kengetallen 1 2 3 4 5 6
Netto schuldquote Netto schuldquote gecorr. voor alle leningen Solvabiliteitsratio Grondexploitatie Structurele exploitatieruimte Belastingcapaciteit
Rekening 2017 73,8% 73,6% 19,1% 21,4% 0,6% 101,3%
Rekening 2018 66,6% 66,5% 20,5% 15,7% 0,7% 103,3%
Rekening 2019 63,8% 63,7% 21,2% 10,7% -2,7% 103,0%
Rekening 2020 54,7% 54,5% 21,0% 10,3% -1,5% 107,5%
Rekening 2021 46,8% 46,6% 25,9% 12,2% 5,9% 105,8%
Rekening 2022 33,8% 33,7% 28,2% 6,6% 3,6% 90,3%
Rekening 2023 37,3% 37,2% 29,8% 11,8% 0,4% 87,9%
Hieronder lichten we de verschillende kengetallen nog verder toe:
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden Behorend bij controleverklaring d.d. 4 juni 2024
81
Netto schuldquote De netto schuldquote laat het niveau van de schuldenlast van de gemeente zien, ten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een idee van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie. Als de netto schuldquote boven de 100% ligt, wordt dat een hoge gemeenteschuld genoemd. Is de schuldquote hoger dan 130%, dan krijgt een gemeente het advies om direct in te grijpen om de schulden te verminderen. De netto schuldquote laat een lichte stijging zien na een dalende trend in de afgelopen jaren. Criterium voor mate van gezondheid: "De netto schuldquote is lager of gelijk aan 100%". Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen Om inzicht te krijgen in hoeverre sprake is van doorlenen, laten we de netto schuldquote zowel met als zonder doorgeleende gelden zien. Dit is de duidelijkste manier om te laten zien wat het aandeel van de verstrekte leningen is en wat dit betekent voor de schuldenlast. Het aandeel verstrekte leningen is stabiel en zeer gering. De uitkomsten hiervan zijn in lijn met de netto schuldquote zonder dat deze gecorrigeerd is voor verstrekte leningen. Criterium voor mate van gezondheid: "De netto schuldquote gecorrigeerd is lager of gelijk aan 100%".
Netto Schuldquote gecorrigeerd voor alle leningen
Netto Schuldquote Hoe lager dit percentage, hoe beter
Hoe lager dit percentage, hoe beter
80,00%
80,00%
70,00%
70,00%
60,00%
60,00%
50,00%
50,00%
40,00%
40,00%
30,00%
30,00%
20,00%
20,00%
10,00%
10,00%
0,00%
0,00% 2017
2018
2019
2020
2021
2022
2023
2017
2018
2019
2020
2021
2022
2023
Solvabiliteitsratio Dit kengetal laat zien in hoeverre de gemeente in staat is om aan haar financiële verplichtingen op lange termijn te voldoen. Bij een ratio kleiner dan 20% heeft een gemeente zijn bezit zeer zwaar belast met schuld. Het licht staat dan op rood. Normaal bevindt de ratio van een gemeente zich tussen de 20% en 70%. Door een forse groei van het eigen vermogen laat de solvabiliteit een stijgende lijn zien ten opzichte van voorgaande jaren. Criterium voor mate van gezondheid: "De solvabiliteitsratio is groter of gelijk aan 20%". Grondexploitatie Dit kengetal laat zien hoe de waarde van de grond zich verhoudt tot de totale baten. Grondexploitaties kunnen een grote impact hebben op de financiële positie van een gemeente. De boekwaarde van de voorraden grond is belangrijk, omdat deze waarde moet worden terugverdiend bij de verkoop. Ten opzichte van vorig jaar is de ratio grondexploitatie gestegen. Dit wordt veroorzaakt doordat de boekwaarde van de grondexploitaties is gestegen als gevolg van winstnemingen en lagere verliesvoorzieningen. Criterium voor mate van gezondheid: "De grondexploitatie is minimaal 0%". Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden Behorend bij controleverklaring d.d. 4 juni 2024
82
Solvabiliteit
Grondexploitatie
Hoe hoger dit percentage, hoe beter
Hoe lager dit percentage, hoe beter
35,00%
25,00%
30,00%
20,00%
25,00% 20,00%
15,00%
15,00%
10,00%
10,00% 5,00%
5,00%
0,00%
0,00% 2017
2018
2019
2020
2021
2022
2023
2017
2018
2019
2020
2021
2022
2023
Structurele exploitatieruimte Voor de beoordeling van het structurele en reële evenwicht van de begroting maken we onderscheid tussen structurele en incidentele lasten. Een begroting waarvan de structurele baten hoger zijn dan de structurele lasten is flexibeler dan een begroting waarbij structurele baten en lasten in evenwicht zijn. Criterium voor mate van gezondheid: "De structurele exploitatieruimte is groter of gelijk aan 0%". Belastingcapaciteit De belastingcapaciteit laat de lokale lastendruk in onze gemeente zien ten opzichte van het landelijk gemiddelde aan woonlasten. Hieruit blijkt dat wij in 2023 onder het landelijk gemiddelde zijn uitkomen. Criterium voor mate van gezondheid: "De woonlasten ten opzichte van het landelijke gemiddelde zijn lager dan 100%".
Structurele Exploitatieruimte
Belastingcapaciteit
Hoe hoger dit percentage, hoe beter
Hoe lager dit percentage, hoe beter
7,00%
120,00%
6,00% 100,00%
5,00% 4,00%
80,00%
3,00% 2,00%
60,00%
1,00%
0,00% -1,00% -2,00%
2017
2018
2019
2020
2021
2022
2023
40,00% 20,00%
-3,00% -4,00%
0,00% 2017
2018
2019
2020
2021
2022
2023
Conclusie financiële kengetallen Bij de beoordeling van de kengetallen zijn de indicatoren "structurele exploitatieruimte groter dan 0" en “weerstandsvermogen van 1,4 < 2 de belangrijkste om de financiële gezondheid te bepalen. We constateren dat de relevante ratio over de structurele exploitatieruimte snel achteruit gaat. Onze woonlasten liggen onder het landelijk gemiddelde. Voor een verdere duiding van de woonlasten verwijzen wij u naar de paragraaf Lokale Heffingen.
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden Behorend bij controleverklaring d.d. 4 juni 2024
83
Onderhoud kapitaalgoederen Algemeen Kapitaalgoederen zijn alle objecten of assets in de (openbare) ruimte, zoals bruggen, wegen, (openbare) gebouwen en sportvelden, maar ook onze ICT faciliteiten. Deze objecten vertegenwoordigen een grote monetaire waarde en zijn van groot belang voor zowel gemeente als gebruikers. Kapitaalgoederen zijn goederen/middelen die dan ook veel bedrijfswaarde hebben. We moeten onze kapitaalgoederen en assets op een adequate en doelmatige wijze in stand houden of verbeteren. Doel is om zo de leefbaarheid en het veilig gebruik van de openbare ruimte door gemeente en gemeenschap te garanderen en kapitaalvernietiging te voorkomen. Goed beheer van deze kapitaalgoederen draagt dan ook sterk bij aan het bieden van een veilige en leefbare omgeving en een goede dienstverlening. In deze paragraaf zijn de belangrijkste kapitaalgoederen infrastructuur, riolering, water, groen en gebouwen opgenomen. We beschrijven hun beleidskader, financiële consequenties en de financiële vertaling hiervan in de begroting. Daarnaast is een toelichting opgenomen op enkele andere kapitaalgoederen: huisvesting onderwijs, sportvelden en bijbehorende gebouwen en informatie en communicatietechnologie.
Naam beheerplan Beheerplan Verhardingen (wegen, fiets- en voetpaden etc.) Beheerplan Kunstwerken (bruggen, tunnels/viaducten, steigers, duikers) Beheerplan Oevers (beschoeiing, damwand, natuurlijke oever, kade) Beheerplan Groen (bomen, bos, bosplantsoen, gras, hagen, heesters, houtwallen, Beheerplan Gemeentelijke gebouwen (76 gebouwen en 68 beeldende kunstobjecten) Watertakenplan (beheer en instandhouding Sportvelden (breedtesportvelden en de
Vastgesteld in Looptijd de raad
Begr. 2023 na wijziging
Bedragen x € 1.000 Is er Rekening achterstallig 2023 onderhoud?
19-12-2022 2023 t/m 2027
3.908
3.004 Nee
19-12-2022 2023 t/m 2027
2.307
1.515 Nee
19-12-2022 2023 t/m 2027
1.170
-83 Nee
19-12-2022 2023 t/m 2027
8.640
8.569 Nee
19-12-2022 2023 t/m 2027
4.315
2.486 Nee
14-12-2020 2021 t/m 2024 23-6-2016 2022 t/m 2036
5.143 652
3.660 Nee 611 Nee
Infrastructuur De openbare ruimte is voor iedereen toegankelijk en dus een belangrijke ontmoetingsplek in de gemeente. De beleving van de gebruikers van deze leefomgeving is afhankelijk van de inrichting, de voorzieningen en het functioneren ervan. De openbare ruimte levert in sociaal-maatschappelijk en economisch opzicht een grote bijdrage voor de gemeente. Ook de mate van beheer en de kwaliteit van de aanwezige kapitaalgoederen, zoals wegen, groen en bruggen, dragen bij aan de beleving van de gebruiker. Hierbij gaat het om de technische staat (intact en veilig) en de verzorgingsgraad (schoon en netjes). De gemeente beheert in de openbare ruimte kapitaalgoederen, waaronder wegen, fietsen voetpaden, groen en bomen, bruggen, oevers en kaden, steigers, duikers, straat- en parkmeubilair. Ook openbare verlichting, speelvoorzieningen, riolering, watergangen en bebording behoren tot de kapitaalgoederen. Het beleidsmatig en financieel kader voor het duurzaam in stand houden van de belangrijkste kapitaalgoederen is geborgd in de Brede Nota Kapitaalgoederen 20232027, die eind 2022 door de raad is vastgesteld. De hierin beschreven kapitaalgoederen verhardingen, civiele kunstwerken, oevers en kaden, groen en vastgoed (gebouwen en Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden Behorend bij controleverklaring d.d. 4 juni 2024
84
beeldende kunst) - zijn nader uitgewerkt in beheerplannen. In de beheerplannen zijn de onderhoudsopgaven, benodigde budgetten, de onderbouwing van onderhoudsvoorzieningen en benodigde vervangingsinvesteringen opgenomen. De financiële vertaling hiervan is in de begroting verwerkt. Verantwoording over de opgaven/uitgaven vindt plaats via de jaarrekening. Met de Brede Nota Kapitaalgoederen 2023-2027 en de hierin opgenomen beheerplannen, geven we uitvoering aan het vastgestelde kwaliteit- en veiligheidsniveau en voorkomen we dat er kapitaalvernietiging plaatsvindt. Wegen (verhardingen) De gemeente beheert in totaal ruim vier miljoen vierkante meter aan fietspaden, voetpaden, parkeerterreinen, rijbanen en overige verhardingen (inritten). Deze moeten veilig en functioneel zijn en er moet geen sprake zijn van kapitaalvernietiging. In de vastgestelde Brede Nota kapitaalgoederen 2023-2027 zijn de financiële middelen opgenomen om aan deze zorgplicht te voldoen. Dit geldt zowel voor het klein onderhoud (exploitatie), het groot onderhoud (onderhoudsvoorziening) als voor de vervangingen (investeringen). De gemeente voert elke twee jaar een inspectie uit naar de kwaliteit van de wegen (verhardingen). Op basis hiervan anticiperen we op de staat van het onderhoud in relatie tot het beschikbare budget. Alles wordt vastgelegd in het gemeentelijke beheerssysteem.
Aan de hand van rekenregels stellen we een kwalitatieve planning en een beheerplan voor vijf jaar op. Na een maatregeltoets zetten we dit om in een uitvoeringsplan (jaarplan). De laatste inspectie is uitgevoerd in 2022 en de uitkomsten hiervan zijn vertaald in de Brede Nota kapitaalgoederen 2023-2027. Bij de vaststelling van de Brede Nota Kapitaalgoederen 2023-2027 is bij amendement door de raad besloten om het onderhoud voor fietspaden op een hoger niveau (i.c. hoog) dan voorgesteld (basis) te onderhouden gedurende de looptijd van de Brede Nota. Civieltechnische kunstwerken De gemeente beheert bruggen (vast en beweegbaar), tunnels en viaducten, steigers en duikers. In totaal zijn dit 563 civieltechnische kunstwerken. Doelstelling van het beheer is: • duurzame instandhouding van de kunstwerken; • het borgen van veiligheid en functionaliteit van de kunstwerken; • het voorkomen van kapitaalvernietiging. Het beheer gebeurt op basis van de landelijke erkende CROW systematiek, richtlijnen voor kunstwerkenbeheer en Cur aanbeveling 117 (NEN-normering 2767-4). Elke vijf jaar vindt daarbij inspectie van alle kunstwerken plaats. Met de vaststelling van de Brede Nota Kapitaalgoederen 2023-2027 heeft de raad de opgaven die uit de inspectie voortkomen samen met een gewenst kwaliteitsniveau (i.c. basisniveau) vastgelegd en financieel vertaald voor de periode 2023 - 2027.
De resultaten zijn vervolgens verwerkt in de begroting en het meerjarenperspectief. Alle civiele kunstwerken zijn hiertoe opgenomen in het gemeentelijke beheersysteem. Oevers en kaden De gemeente beheert oevers en kaden, beschoeiingen, damwanden, kaden maar ook natuurlijke oevers. In totaal gaat het om ruim 55 kilometer oevers. De na te streven doelen voor onze oevers en kaden zijn vergelijkbaar met die van civiele kunstwerken (zie hiervoor). Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden Behorend bij controleverklaring d.d. 4 juni 2024
85
In de vastgestelde Brede Nota kapitaalgoederen 2023-2027 zijn de financiële middelen opgenomen om aan deze doelen invulling te kunnen geven. Dit geldt voor klein onderhoud (exploitatie), groot onderhoud (voorziening) en vervanging (investeringen). Bij het asset oevers en kaden is vaak sprake van vervangingsinvesteringen aangezien er in geval van onderhoud als maatregel vaak vervanging van de constructie noodzakelijk is. Oevers worden geïnspecteerd op basis van de NEN 2767-4. Deze inspectie vindt in principe eens in de vijf jaar plaats. De laatste inspectie heeft plaatsgevonden in 2020. Met de vaststelling van de Brede Nota Kapitaalgoederen 2023-2027 heeft de raad de opgaven die uit de inspectie voortkomen samen met een gewenst kwaliteitsniveau (i.c. basisniveau) vastgelegd, financieel vertaald voor de periode 2023 - 2027 en verwerkt in de begroting en het meerjarenperspectief. Alle te beheren oevers en kaden zijn hiertoe opgenomen in het gemeentelijke beheersysteem. Riolering Gemeentelijke watertaken (riolering c.a.) Voor een gezonde, veilige leefomgeving en het duurzaam en toekomstbestendig maken van de gemeente Heerenveen, zijn goed functionerende rioleringen en robuuste wateren nodig. Ze zorgen voor de bescherming van de volksgezondheid en het milieu (waterkwaliteit) en spelen een belangrijke rol bij het tegengaan, beperken en/of beheersen van wateroverlast en droogte.
De hieraan verbonden taken en noodzakelijke werkzaamheden zijn vastgelegd in het Watertakenplan 2021-2024 'Samenwerken aan de wateropgaven'. Als gemeente Heerenveen beheren we circa 19.000 kolken, 450 kilometer vrijvervalriolen, 950 rioolgemalen en grote ondergrondse bergingskelders voor rioolwater. Samen hebben ze een vervangingswaarde van ruim 330.000.000 euro. Het beheer en onderhoud is gericht op onze zorgplichten zoals die zijn vastgelegd in de Waterwet en de Wet Milieubeheer. Het beheer en onderhoud is daarmee gericht op: - het goed functioneren; - het bieden van veiligheid; - het voorkomen van kapitaalvernietiging. Om een goed beeld te krijgen en te houden van de kwaliteit en het functioneren van de riolering (en andere riolering-assets), reinigen en inspecteren we een deel van het areaal jaarlijks. Deze inspecties en andere informatie verwerken we in het rioolbeheersysteem. Op basis van deze en eerder verkregen gegevens en andere werkzaamheden (zoals reconstructies van wegen en klimaatmaatregelen) bepalen we in hoeverre de vrijverval riolering moet worden onderhouden, aangepast, gerepareerd of vervangen. De opgaven die hieruit voortvloeien zijn samen met andere werkzaamheden met betrekking tot riolering, klimaat(adaptatie) en water financieel vertaald in het Watertakenplan 20212024 en het daarin opgenomen kostendekkingsplan (rioolheffing).
Vervolgens is de financiële vertaling verwerkt in de begroting en in het meerjarenperspectief. Water Waterbeheer bestaat uit het beheer van water in stedelijk en landelijk gebied en het beheer van vaarwegen. Stedelijk water Het stedelijk water is in 2016 overgedragen van de gemeente naar het Wetterskip Fryslân. De gemeente voert het feitelijk onderhoud nog steeds uit, maar krijgt hiervoor van het Wetterskip Fryslân een vergoeding/bijdrage. Samen met de andere Friese Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden Behorend bij controleverklaring d.d. 4 juni 2024
86
gemeenten en het Wetterskip Fryslân hebben we een aantal keren overleg gevoerd over de overeenkomst en de huidige wijze en mate van vergoeding, aangezien deze op onderdelen moest worden aangepast en/of geactualiseerd. Het algemeen bestuur van het Wetterskip Fryslân heeft in februari 2023 besloten om gefaseerd toe te werken naar een hogere bijdrage voor het door gemeenten uit te voeren onderhoud van vijvers in bebouwd gebied en dit in de begroting 2024 te regelen. Het onderhoud betreft het tijdig uitmaaien en hekkelen van de watergangen, zodat deze functioneel blijven. Het beheer en onderhoud (i.c. welke maatregelen we uitvoeren en wanneer) is in afstemming met het Wetterskip Fryslân bepaald en opgenomen in het gemeentelijk beheersysteem. In totaal onderhouden wij voor het Wetterskip Fryslân zo'n 95 kilometer aan watergangen en 60 hectare water (brede watergangen en vijvers) in het stedelijk gebied. Ook het baggeronderhoud maakt deel uit van de overdracht uit 2016. We hebben met Wetterskip Fryslân afgesproken dat we uiterlijk in 2025 de (achterstallige) baggeropgaven in watergangen wegwerken in het stedelijk watersysteem, op basis van een 50/50 kostenverdeling. Voor alle wateren binnen het grondgebied van Heerenveen is samen met het Wetterskip Fryslân een baggerplan opgesteld, waarin de baggeropgaven zijn opgenomen.
Nadat het achterstallige baggeronderhoud is uitgevoerd, wordt ook het toekomstig baggeronderhoud van het stedelijk water aan het Wetterskip Fryslân overgedragen. Daarnaast ontvangt de gemeente van het Wetterskip een (niet dekkende) bijdrage voor het baggeren en uitmaaien van de vijvers. Het Wetterskip vraagt de gemeente hiervoor maatregelen te nemen om wateroverlast te voorkomen en ecologie op een maatschappelijk aanvaardbaar niveau te houden. Water landelijk gebied In het landelijk gebied voeren wij het onderhoud van de watergangen gedeeltelijk zelf uit. Dit gebeurt voornamelijk op basis van de schouwplicht die ons door het Wetterskip Fryslân is opgelegd. Daarnaast voeren agrariërs een deel van het onderhoud voor ons uit. Zij krijgen hiervoor van ons een vergoeding. In totaal onderhouden wij in het landelijk gebied ruim 250 kilometer watergangen. Vaarwegen De provincie Fryslân heeft per verordening de vaarwegen in Friesland aan zichzelf en aan het Wetterskip Fryslân toebedeeld. De gemeente Heerenveen heeft zelf dus geen toegewezen vaarwegen in beheer en onderhoud. Wel onderhouden we de wateren die aansluiten op de aan de provincie en het Wetterskip toegewezen vaarwegen. Soms zijn dit wateren die een recreatieve vaarfunctie hebben, maar vaker zijn ze onderdeel van stedelijk water (zie hiervoor).
Naast het baggeren van de vaarwegen vragen ook de oevers en kaden langs deze vaarwegen om onderhoud en vervanging. Na een intensief proces om te komen tot toedeling van deze oevers in de afgelopen jaren, is in 2023 de toedeling en verdeling van het beheer van deze oevers tussen provincie Fryslân, Wetterskip Fryslân en Friese gemeenten bepaald. Hierdoor neemt het areaal aan oevers en kaden wat onder beheer van onze gemeente valt toe. Daarnaast is er vanuit de algemene democratie besloten om een zogenaamd oeverfonds in te stellen. De details en afspraken voor toedeling worden in een samenwerkingsovereenkomst vastgelegd tussen de deelnemende partijen (provincie, Wetterskip en gemeenten). Nadere uitwerking van de toedeling in relatie tot het beheer binnen de gemeente Heerenveen vindt plaats in 2024. Ook de effecten op de meerjarenbegroting, door de Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden Behorend bij controleverklaring d.d. 4 juni 2024
87
toename van het areaal, worden dan inzichtelijk gemaakt. De financiële effecten als gevolg van de introductie van een oeverfonds zijn al verwerkt in de begroting van 2024 en in het meerjarenperspectief. Groen Het beheer en onderhoud van het groen voeren we uit volgens het kwaliteitskader zoals we dit in 2022 hebben vastgelegd in de Brede Nota Kapitaalgoederen 2023-2027. We maken hierbij onderscheid tussen bomen, bos, bosplantsoen, gras, hagen, heesters, houtwallen, plantenbakken en vaste plantvakken en doen dit op basis van een gebiedsindeling: bedrijventerrein, buitengebied, centra, groengebied, hoofdwegen en woongebied. Besloten is om het kwaliteitsniveau 'bewust beheer' voor het asset groen in de periode 2023-2027 te continueren, zoals dit ook in 2016 is vastgesteld. Concreet betekent dit dat het beheerniveau verschilt afhankelijk van de locatie in de gemeente. Op sommige plekken is sprake van een laag onderhoudsniveau en op andere locaties een basis of hoog niveau. Het onderhoud aan het groen betalen we vanuit de onderhoudsbudgetten (exploitatie). Een deel van de vervangingen van groen (zoals bomen) zijn hierbij als vervangingsinvesteringen opgenomen. Zoals wettelijk verplicht, zorgen wij voor het beheer en onderhoud van de bomen in onze openbare ruimte. Hiervoor hebben wij een wettelijke zorgplicht en volgen we de Wet Natuurbescherming.
Wij willen hierbij vooral optreden als goede rentmeester en op die manier kapitaalvernietiging tegengaan en bijdragen aan een veilig gebruik van de openbare ruimte. Bij het beheer en onderhoud houden wij rekening met de biodiversiteit, klimaatontwikkeling, plaagdierbestrijding en bestrijding van invasieve soorten (exoten). Gebouwen De gemeente Heerenveen heeft 76 gebouwen en 68 beeldende kunstobjecten in eigendom en beheer. Voor het planmatig en efficiënt uitvoeren van het onderhoud, is het belangrijk om te weten welk bouwkundig- en installatietechnisch onderhoud precies nodig is. In 2021 is de staat van het onderhoud in kaart gebracht van de gemeentelijke gebouwen en de hieraan verbonden installaties. We hebben dit onderzocht volgens de landelijke NEN 2767 methodiek. De uitkomst was dat alle gebouwen in een redelijke staat (niveau 3 NEN 2767) van onderhoud verkeren. De inspecties en de gebouw specifieke data (kwantiteit: bouwjaar, adres, m2, etc.) zijn in het gebouwenbeheersysteem opgenomen. Op basis van dit systeem is een meerjarenplanning per gebouw uitgewerkt, inclusief installaties die om onderhoud of vervanging vragen, wat leidde tot een financiële onderhoud- en vervangingsbehoefte voor de komende jaren. Deze is vastgelegd in het vastgestelde beheerplan Gebouwen en Beeldende Kunst 2023-2027.
Het beheerplan is onderdeel van de in 2022 door de raad vastgestelde Brede Nota Kapitaalgoederen 2023-2027. De opgaven die voortkomen uit de Brede Nota Kapitaalgoederen en het beheerplan Gebouwen en Kunst zijn vertaald in de begroting en het meerjarenperspectief. Huisvesting onderwijs De gemeente is verantwoordelijk voor voldoende huisvestingscapaciteit en een adequate huisvestingssituatie van het onderwijs in de gemeente. Dit geldt voor het basis-, speciaal- en voortgezet onderwijs. Het middelbaar beroepsonderwijs kent geen gemeentelijke zorgplicht voor de onderwijshuisvesting.
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden Behorend bij controleverklaring d.d. 4 juni 2024
88
In de begroting is jaarlijks budget beschikbaar voor calamiteiten en voor een eerste inrichting van onderwijsleerpakketten en/of meubilair bij uitbreidingen door autonome ontwikkelingen. Huisvesting primair en voorgezet onderwijs Voor de komende jaren staan de gemeente en de schoolbesturen voor een grote opgave op het gebied van huisvesting van het primair en voorgezet onderwijs. Op 12 mei 2022 heeft u het Integraal Huisvestingsplan Voortgezet Onderwijs (IHP VO) en het Duurzaam Integraal Huisvestingsplan Primair Onderwijs (DIHP PO) vastgesteld. In deze plannen staat per project (schoolgebouw) aangegeven welke, wanneer gepland staat voor renovatie of nieuwbouw. Ook staan hierin de beleidsambities en (financiële) kaders. De plannen geven tot en met het jaar 2038 inzicht in het huisvestingsperspectief voor de scholen in het primair en voorgezet onderwijs in de gemeente. Voor de bekostiging van de onderwijsvoorzieningen is de Verordening Voorzieningen Huisvesting Onderwijs Gemeente Heerenveen het uitgangspunt. De bijbehorende dekking is in de begroting geregeld. Kingweg 1 Het schoolbestuur heeft budget toegewezen gekregen voor de revitalisatie van het schoolgebouw. Hierbij staan verduurzaming en het aanpassen aan de huidige onderwijseisen centraal. De leerlingen zijn momenteel tijdelijk ondergebracht op Beugel 68.
De verwachting is dat de revitalisatie in de zomer van 2024 wordt afgerond, zodat de school weer gebruik kan maken van Kingweg 1. De Buitenkans, Albertine Agnesschool, De Finne/de Boarne In 2023 zijn trajecten gestart om te komen tot revitalisatie en/of nieuwbouw van De Buitenkans, Albertine Agnesschool, en De Finne & de Boarne. Met name bij De Buitenkans en de Albertine Agnesschool is en wordt er extra aandacht besteed aan de verkeersoverlast die men rondom de school ervaart. De Greiden Voor de vier basisscholen in De Greiden - OBS Ekke de Haan, OBS het Vogelnest, CBS het Kompas en CBS de Roerganger - zijn de locaties bepaald. De schoolgebouwen van Ekke de Haan en het Vogelnest worden gerevitaliseerd en kleinschalig uitgebreid. Het Vogelnest en de Roerganger zullen samengaan in één gebouw op de huidige locatie van het Vogelnest. Op dit moment loopt er een project waarin we samen met de schoolbesturen en de kinderopvang bekijken hoe de realisatie er in de praktijk uit kan gaan zien. Ook de stakeholders, waaronder omwonenden, zijn hierbij betrokken. Voor Kindcentrum Ekke de Haan en Kindcentrum Het Kompas zijn het ruimtelijk en functioneel programma van eisen vastgesteld en is het voorbereidingskrediet beschikbaar gesteld. In 2024 worden beide schoolgebouwen gerevitaliseerd en uitgebreid. Sportvelden en bijbehorende gebouwen De gemeente onderhoudt de gemeentelijke sportvelden.
De dagelijkse onderhoudswerkzaamheden van sommige sportvelden zijn overgedragen aan de verenigingen. Zij ontvangen hiervoor jaarlijks een vergoeding.
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden Behorend bij controleverklaring d.d. 4 juni 2024
89
Sportvelden We hebben de financiële dekking van de benodigde onderhoudsmaatregelen geregeld in het product Sportaccommodaties in de begroting en in de Voorziening Sportvelden. In dit budget hebben we ook de periodieke renovatiekosten van de natuur- en kunstgrasvelden en van de kunststofatletiekbaan opgenomen. Bij de vaststelling van het Actualisatie Accommodatieplan Sport, op 23 juni 2016, heeft u besloten dat het beheer en onderhoud van de sportvelden bij de gemeente blijft. In december 2021 stemde u in met de herijking van dit document. De financiële vertaling is verwerkt in de begroting van 2024. Uitbreiding en/of vernieuwing Voor specifieke uitbreiding en/of vernieuwing van sportvoorzieningen (anders dan renoveren) reserveren we niet. Dit betekent dat hiervoor van geval tot geval een investeringskrediet nodig is, waarvan we de lasten in de begroting verwerken. Bij de vaststelling van het Actualisatie Accommodatieplan Sport besloot u dat verenigingen, bij verzoeken voor dergelijke investeringen in sportaccommodaties, in principe één derde van de werkelijke kosten (mee)betalen. Informatiemanagement en ICT De basis-ICT, met de onderhoudscontracten en een investeringsplan, valt onder de kapitaalgoederen. De vervanging van de software voor primaire, bedrijfsvoerings-, midoffice en frontoffice processen, nemen wij niet op onder de kapitaalgoederen.
De komende jaren (vanaf 2024) komt er, als gevolg van ontwikkelingen in de technologie, een kanteling van investeren naar huren/afnemen van services. Wij verwachten dat we investeringen in rekenkracht (servers), opslag (storage), netwerk, back-up, recovery en systeemprogrammatuur in de toekomst kunnen vervangen door het inhuren van deze faciliteiten voor digitale werkplekken. We verwachten dat dit beter beheersbaar, betaalbaar en veilig is. Een voorbeeld is de vervanging van de telefooncentrale door een software-oplossing voor bellen en bereikbaarheid in 2024. In 2023 zijn, conform het investeringsplan, grote updates geweest ten aanzien van de basis-ICT: vervanging werkplek (monitoren, laptops), faciliteren thuiswerkplek, realiseren van hybride vergaderruimtes en start van vervanging van het draadloos netwerk (wifi).
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden Behorend bij controleverklaring d.d. 4 juni 2024
90
Financiering In de paragraaf financiering wordt de financieringsfunctie van gemeente Heerenveen uiteengezet over het afgelopen boekjaar. In het eerste onderdeel geven we een korte toelichting op de wettelijke kaders en het treasury statuut van de gemeente Heerenveen. In het onderdeel financiering Gemeente Heerenveen geven we een toelichting op het gevoerde risicobeheer (kasgeldlimiet, renterisiconorm en het schatkistbankieren), de financiering van de gemeente en de gehanteerde rentemethodiek. Kaders Voor de uitvoering van de treasuryfunctie hebben we als gemeente te maken met verschillende wettelijke kaders. De belangrijkste worden hieronder toegelicht. Wet HOF In de wet HOF (houdbare overheidsfinanciën) is vastgelegd dat het Rijk en de decentrale overheden (gemeenten, provincies en waterschappen) een gelijkwaardige inspanning leveren om een eventueel begrotingstekort (EMU-tekort) weg te werken. Gemeenten worden hierdoor bijvoorbeeld beperkt in het aantrekken van geldleningen. Ruddo In de Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden (Ruddo) staan de regels waar uitzettingen aan moeten voldoen. Dit voor zover die niet in de schatkist worden aangehouden. De Ruddo beperkt zich tot regelgeving over het uitzetten van gelden in de vorm van een belegging in waardepapieren en het aangaan van transacties in financiële derivaten.
Treasurystatuut In het treasurystatuut van Gemeente Heerenveen zijn binnen de mogelijkheden van de wet Fido en de Ruddo de kaders vastgelegd voor de uitvoering van de treasuryfunctie. Treasury Uitzettingen met een looptijd van één jaar of langer De gemeente Heerenveen kent enkele uitzettingen met een looptijd van één jaar of langer. Deze bestaan uit de kapitaalverstrekkingen aan deelnemingen, overige langlopende leningen en overige uitzettingen met een looptijd van één jaar of langer. Over een deel van de uitzettingen wordt een (rente) vergoeding ontvangen, aangezien er sprake is van (krediet) risico door mogelijke insolventie of deficit van tegenpartijen. Het verloop van de uitzettingen met een looptijd van één jaar of langer is als volgt: Bedragen x € 1.000
Financiële vaste activa
Boekwaarde 31-12-2022
Mutaties
Boekwaarde 31-12-2023
Kapitaalverstrekkingen deelnemingen Voorziening participatie Thialf Overige langlopende leningen Voorziening lening vrouwenvoetbal
13.781 -1.500 352 -150
-202 150
13.781 -1.500 150 -
Totaal kapitaalverstrekkingen
12.482
-52
12.431
Bovenstaande financiële vaste activa zijn nader toegelicht in de toelichting op de balans. Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden Behorend bij controleverklaring d.d. 4 juni 2024
91
Leningenportefeuille gemeente Heerenveen In het verleden is de financieringsbehoefte grotendeels gefinancierd met langlopende geldleningen (vreemd vermogen). De afgelopen jaren is de financieringsbehoefte van de gemeente Heerenveen voornamelijk gefinancierd met eigen vermogen en zijn er geen nieuwe (langlopende) geldleningen aangetrokken. Onderhandse leningen Hieronder staat het verloopoverzicht van de onderhandse leningen met een looptijd van langer dan 1 jaar. In 2023 is in totaliteit € 5,1 miljoen afgelost en zijn geen nieuwe langlopende leningen aangetrokken. De omvang van de onderhandse leningen bedraagt eind 2023 nog € 103,9 miljoen. De ontwikkeling van de leningenportefeuille is in onderstaande tabel gegeven. De gespecificeerde stand van de leningenportefeuille is terug te vinden bij de toelichting op de balans. Bedragen x € 1.000
Ontwikkeling leningenportefeuille
Boekjaar 2023
Stand per 1 januari 2023 + Nieuwe afgesloten geldleningen -/- Reguliere aflossingen -/- Vervroegde aflossingen Stand per 31 december 2023
108.967 5.104 103.864
Renterisicobeheer en schatkistbankieren Voor de beheersing van de renterisico’s gelden twee concrete richtlijnen: de kasgeldlimiet en de renterisiconorm. Daarnaast is een toelichting gegeven op het schatkistbankieren over het afgelopen boekjaar. Kasgeldlimiet Ter beheersing van het renterisico op kortlopende schulden is in de Wet Fido de kasgeldlimiet ingesteld. Deze moet voorkomen dat gemeenten te veel kort geld lenen, waardoor bij een sterke stijging van de rente de rentelasten ineens explosief zouden toenemen. Deze kasgeldlimiet is vastgesteld op 8,5% van het begrotingstotaal. Voor de gemeente Heerenveen is de kasgeldlimiet bepaald op € 17,1 miljoen in 2023. Voldoen aan de wettelijke bepalingen houdt in dat als de vlottende schuld structureel de kasgeldlimiet overschrijdt de kortlopende schulden moeten worden omgezet naar een langlopende schuld. Ook dient bij een overschrijding een toelichting gegeven te worden, bovendien zal de toezichthouder geïnformeerd moeten worden als de kasgeldlimiet drie opeenvolgende kwartalen wordt overschreden. Het verloop van de kasgeldlimiet gedurende het jaar 2023 is als volgt weergegeven: Bedragen x € 1.000
Boekjaar 2023
Berekening kasgeldlimiet 1e kw.
2e kw.
3e kw.
4e kw.
Vlottende schulden Vlottende middelen
37.797
1 35.720
1 42.253
128 38.804
Per saldo
37.797
35.721
42.254
38.932
Kasgeldlimiet
17.063
17.063
17.063
17.063
Ruimte (+), overschrijding (-)
54.860
52.784
59.317
55.995
Zoals te zien is deze limiet in het verantwoordingsjaar in geen van de kwartalen overschreden. Dit is met name het gevolg van het hoge saldo aan liquide middelen en doordat er geen kasgeldleningen zijn aangetrokken in 2023. Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden Behorend bij controleverklaring d.d. 4 juni 2024
92
Renterisiconorm Ter beheersing van het renterisico op langlopende schulden is in de wet Fido de renterisiconorm opgenomen. De renterisiconorm houdt in dat maximaal 20% van het begrotingstotaal in enig jaar voor herfinanciering in aanmerking komt. Voor de gemeente Heerenveen is dit een bedrag van € 39,8 miljoen in 2023. Dit bedrag mag niet overschreden worden en dat betekent dat slechts een geringe omvang aan langlopende leningen mag worden aangetrokken of een goede spreiding van leningen in omvang, looptijden en renteaanpassingen. In 2023 zijn geen nieuwe, langlopende leningen aangetrokken. De berekening van de renterisiconorm voor 2023 is in de volgende tabel opgenomen. Hieruit blijkt dat de norm in 2023 niet is overschreden. Bedragen x € 1.000
Renterisiconorm jaarstukken 2023
Boekjaar 2023 5.104 5.104 199.133 20% 39.827 34.723 Nee
a. Renteherzieningen b. Aflossingen c. Renterisico (a + b) d. Begrotingstotaal e. Percentage regeling f. Renterisiconorm (c * d) g. Ruimte onder risiconorm (f > c) h. Overschrijding renterisiconorm (c > f) Overschrijding renterisiconorm?
Schatkistbankieren Decentrale overheden, waaronder dus ook gemeenten, zijn verplicht alle middelen die ze niet direct nodig hebben voor hun publieke taak (en die in het verleden daarom op een bank- of spaarrekening stonden) in de schatkist aan te houden. Het is niet toegestaan om middelen aan te houden op een rekening-courant of spaarrekening bij private partijen zoals een bank. Ook het uitzetten van middelen door te beleggen is niet toegestaan. Een belangrijke uitzondering op de hoofdregel dat alle middelen in de schatkist moeten worden aangehouden, is het drempelbedrag dat buiten de schatkist mag blijven. Daarnaast vallen middelen die vanuit de publieke taak worden aangehouden bij derden ook niet onder schatkistbankieren. Het gaat dan bijvoorbeeld om onderpand of derdengelden (zoals in het kader van schuldhulpverlening). De verplichting tot schatkistbankieren is eind 2013 ingegaan. Per 31 december 2023 bedraagt de rekening-courantverhouding met het Rijk (schatkistbankieren) ruim € 33,8 miljoen. Om er voor te zorgen dat de gemeente Heerenveen altijd voldoet aan de wet- en regelgeving voor het schatkistbankieren is met de BNG (Bank Nederlandse Gemeenten) een overeenkomst afgesloten. Dit houdt in dat alle liquide middelen boven de € 1 miljoen automatisch dagelijks worden afgeroomd ten gunste van het schatkistbankieren.
Een overschrijding van het drempelbedrag heeft dan ook niet plaatsgevonden zoals uit onderstaand overzicht blijkt: Bedragen x € 1.000
Benutting drempelbedrag schatkistbankieren (1) Op dagb. buiten 's Rijks schatkist gehouden middelen
Kwartaal 1
Kwartaal 2
Kwartaal 3
Kwartaal 4
462
516
475
469
(2) Drempelbedrag
4.015
4.015
4.015
4.015
(2 -/- 1) Benutting van het drempelbedrag
3.553
3.499
3.539
3.546
Nee
Nee
Nee
Nee
Overschrijding van het drempelbedrag?
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden Behorend bij controleverklaring d.d. 4 juni 2024
93
Rentemethodiek en renteresultaat Rentevisie De gemiddelde rente op de leningen van de huidige vaste schuld bedraagt circa 2,5%. Door de inflatie zijn de rentetarieven inmiddels voor alle looptijden naar boven bijgesteld waardoor ze boven deze 2,5% uitkomen. De verwachting is dat de rente in 2024 zal stabiliseren. Renteresultaat De gemeente heeft uitstaande geldleningen waaruit rentebaten voortvloeien. Deze rente komt ten goede aan het exploitatieresultaat op het taakveld treasury (thema Financiën en Organisatie). Daarnaast heeft de gemeente langlopende geldleningen afgesloten waarvoor een rentevergoeding betaald moet worden. Het verloop van de rentebaten en rentelasten over het afgelopen jaar ziet er als volgt uit: (Bedragen x € 1.000)
Renteresultaat
Begroting 2023
Realisatie 2023
Verschil
Externe rentelasten (onderhandse leningen) Externe rentelasten (overige)
2.580 30
2.580 67
37
a. Totaal rentelasten
2.610
2.647
37
Externe rentebaten (uitzettingen) Externe rentebaten (overige)
1.154 -
1.288 -
134 -
b. Totaal rentebaten
1.154
1.288
134
Saldo rentelasten en rentebaten (a -/- b)
1.456
1.359
-97
Renteomslag Door toepassing van de rente-omslagmethode worden de rentelasten aan de hand van de stand van de investeringen toegerekend aan de taakvelden in de exploitatie. De achterliggende gedachte is hierbij dat de gehanteerde omslagrente een reëel percentage is. De omvang van de rente die over het eigen vermogen mag worden berekend, is gemaximeerd op het gemiddelde rentepercentage dat de gemeente over haar extern aangetrokken leningen betaalt (2,5%). In opvolging van het advies van de commissie BBV rekent gemeente Heerenveen vanaf 2022 geen rente meer toe over het eigen vermogen. Hieronder is het renteschema voor de jaarstukken 2023 opgenomen.
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden Behorend bij controleverklaring d.d. 4 juni 2024
94
(bedragen x € 1.000)
Renteschema jaarstukken 2023
a. b.
De externe rentelasten voor de korte en lange financiering De externe rentebaten voor de korte en lange financiering
Begroting 2023
-/-
Saldo rentelasten en rentebaten c1. De rente die aan de grondexploitatie moet worden doorberekend -/c2. De rente van projectfinanciering die aan het betreffende taakveld moet worden -/toegerekend c3. De rentebaat van doorverstrekte leningen indien daar een specifieke lening voor is aangetrokken die aan het betreffende taakveld moet worden toegerekend.
+/+
Aan de taakvelden toe te rekenen externe rente d1. Rente over eigen vermogen d2. Rente over voorzieningen
Realisatie 2023 berekend met percentage uit de begroting
Realisatie 2023 na aanpassing percentage
3.997 5
2.647 1.288
2.647 1.288
3.992
1.359
1.359
427
423
423
-
-
-
-
3.565
936
936
+/+ +/+
Totaal aan taakvelden toe te rekenen rente
3.565
936
936
3.503
3.175
907
62
-2.239
29
Omslagrente waarmee is gerekend
2,10%
2,10%
0,60%
Afwijking toegerekende vs te te rekenen rente
-1,77%
70,52%
-3,20%
e.
De aan taakvelden toegerekende rente (renteomslag)
Renteresultaat op het taakveld treasury (0.5)
-/-
Zodra de afwijking tussen de gehanteerde omslagrente en de werkelijke rentelast groter wordt dan 25%, dient de gehanteerde omslagrente te worden aangepast. In de tabel is te zien dat wanneer het percentage van de omslagrente uit de begroting (2,10%) wordt gehanteerd, de afwijking uitkomt op 70,52%. Dit betekent dat het renteomslagpercentage voor 2023 is aangepast naar 0,6%. Dit rentepercentage leidt nog tot een klein voordelig resultaat op het taakveld treasury en is verantwoord in het thema Financiën en Organisatie.
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden Behorend bij controleverklaring d.d. 4 juni 2024
95
Bedrijfsvoering Algemeen De paragraaf Bedrijfsvoering geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens rond de gemeentelijke bedrijfsvoering. Met bedrijfsvoering bedoelen we de bedrijfsprocessen die nodig zijn om de beleidsdoelstellingen uit de thema’s te realiseren. Het gaat om de beleidsmatige (primaire) processen, de ondersteunende (secundaire) processen en de sturing en beheersing hiervan. Verbetering getrouwheid en/ of rechtmatigheid In de paragraaf bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met de raad aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. In de financiële verordening (vastgesteld d.d. 29-02-2024) heeft de gemeenteraad met het college van burgemeester en wethouders afgesproken dat geconstateerde afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) groter dan € 100.000 (rapportagegrens) worden toegelicht. Conform de BBV nemen wij in deze paragraaf een toelichting op van afwijkingen, die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen en welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen. De toelichting is op de volgende criteria: • Het begrotingscriterium • Het voorwaardencriterium • Het misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) criterium.
Begrotingscriterium De richtlijnen over de begrotingsrechtmatigheid zijn eind 2023 duidelijk geworden vanuit de commissie BBV. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording, waarbij het toelichten en verantwoorden meer centraal staat, is het mogelijk om vooraf afspraken te maken tussen de gemeenteraad en het college van B&W welke begrotings-onrechtmatigheden als acceptabel worden beschouwd (dus wel onrechtmatig) maar acceptabel. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties: • Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren. • Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling. • De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage. Het begrotingscriterium heeft betrekking op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting. Het gaat hierbij om de exploitatie en investeringskredieten waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand komen. Voorheen waren lastenoverschrijdingen gesaldeerd met baten onder- en/of onderschrijdingen onrechtmatig, nu zijn lagere lasten, hogere baten en lagere baten afzonderlijk onrechtmatig volgens de richtlijnen en moeten vermeld worden. Begrotingsafwijkingen zoals overschrijdingen van baten en/of onderschrijdingen van lasten en baten zijn op zichzelf niet onrechtmatig.
Deze kunnen alleen onrechtmatig zijn als die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan de raad zijn gemeld. Over- en en onderschrijdingen die gedurende het jaar bekend werden, zijn in 2023 aan de raad voorgelegd, bijvoorbeeld door het verzamelbesluit. Nog niet geautoriseerde overen onderschrijdingen worden door de vaststelling van de jaarrekening door de raad alsnog geautoriseerd en zijn daarmee rechtmatig. Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden Behorend bij controleverklaring d.d. 4 juni 2024
96
Bedragen x € 1.000
Thema
Overschrijding
Onderschrijding
Begrotingscriterium
Zorg en Welzijn
Zorg en Welzijn
Lasten: € 1.331
Baten: € 1.080
Wonen en leven
Wonen en leven
Lasten: € 3.413
Baten: € 186
Toekomstbestendig en duurzaam
Lasten: €468
Toekomstbestendig en duurzaam
Baten: € 445
Financiën en organisatie
Baten: € 3.248
Investeringen
Lasten: € 3.109
Toelichting
Maatregel
Voor de totale toelichting wordt verwezen naar de Toelichting afwijkingen bij de Thema’s in het jaarverslag.
Vanaf boekjaar 2024 wordt er gewerkt met een voorjaarsen een najaarsnota aangevuld met een Decemberbrief, bedoeld voor de begrotingsrechtmatigheid.
Voornamelijk veroorzaakt door eenmalige vrijval aankoop schoolgebouw (wijziging administratie) en lagere kosten gemeentelijke opvang Oekraïne Voornamelijk veroorzaakt door een toegekende subsidie welke wordt doorgezet naar uitvoerende partij Voornamelijk veroorzaakt door baggeren. Hiervoor hebben wel de voorbereidingen plaatsgevonden maar niet de uitvoering. Voornamelijk door extra baten Posthuis Voornamelijk door product Afvalinzameling door overstap naar nieuw nascheidingsmodel voor kunststoffen. Hiermee was nog geen rekening gehouden in de begroting. Voornamelijk door product Afvalinzameling door overstap naar nieuw nascheidingsmodel voor kunststoffen. Hiermee was nog geen rekening gehouden in de begroting. Voornamelijk door de Decembercirculaire van het gemeentefonds met o.a. uitkeren van energietoeslag De onderscheidende afwijkingen zitten onder de grens van € 100.000 en zijn toegelicht in de jaarrekening “analyse begrotingsrechtmatigheid investeringskredieten”
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden Behorend bij controleverklaring d.d. 4 juni 2024
97
Voorwaardencriterium Het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. Deze eisen zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. Het heeft niet de voorkeur om van deze wet- en regelgeving af te wijken. Toch kunnen er incidenteel (politieke) omstandigheden zijn waarbij wordt gekozen om in de organisatie af te wijken van wet- en regelgeving, bijvoorbeeld wanneer de doelmatigheid zwaarder weegt dan de rechtmatigheid. Bedragen x € 1.000
Bevinding Inhuur personeel
Bedrag € 232
Informatiesysteem
€ 345
Toelichting De aanbestedingsregels zijn niet goed nageleefd. In beginsel wordt inhuur vaak voor kortere tijd aangegaan of volgens een meervoudige onderhandse procedure. Bij verlenging of meer uren overschrijdt de inkoopactie achteraf de Europese aanbestedingsgrens. De aanbestedingsregels zijn niet goed nageleefd. In dit geval is bewust gekozen voor doelmatigheid boven rechtmatigheid, waarbij afgeweken is van het inkoopbeleid.
Maatregel Er is in 2023 een start gemaakt met het contractmanagementsysteem. Hiermee worden de contracten gemonitord en wordt gestuurd op aanbestedingen en contracttermijnen.
Er is in 2023 een start gemaakt met het contractmanagementsysteem. Hiermee worden de contracten gemonitord en wordt gestuurd op aanbestedingen en contracttermijnen.
Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O) criterium Het misbruik en oneigenlijk gebruik heeft betrekking op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen. Bevinding Geen bevindingen
Bedrag
Toelichting
Maatregel
Naast de rechtmatigheidsverantwoording worden in de paragraaf Bedrijfsvoering de bevindingen over de interne beheersing en de acties hierop weergegeven. Op basis van de bevindingen van de accountant, hebben we het format en de inhoud van de managementletter verder doorontwikkeld. Hieronder treft u per proces aan welke actie(s) we hebben ingezet (evaluatie, controle). Een belangrijke bevinding houdt in dat deze óf leidt tot een frauderisico, óf tot een verhoogde kans op een materiële fout in de jaarrekening. Proces Jeugdzorg/Wmo & Uitkeringen (Participatiewet) Uitkeringen (Participatiewet): Er is geen zichtbare inhoudelijke toetsing op de toewijzing van uitkeringen. Opvolging: Collegiale toetsing binnen het Participatiedomein is gedurende 2023 steeds verder vormgegeven. Binnen de Participatiewet, het proces 'aanvraag levensonderhoud' bij team Poort, toetsen de collega's elkaars inhoudelijke complexe dossiers alvorens er wordt overgegaan tot toekenning of afwijzing. Voor de Participatiewet geldt dat een dergelijke collegiale toetsing nog niet altijd zichtbaar is in de huidige vak-applicatie. Hier is bewust voor gekozen omdat we in 2024 overgaan naar een nieuwe vak-applicatie. In de nieuwe applicatie willen wij in alle aanvraagprocessen de vraag opnemen of collegiale toetsing of Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden Behorend bij controleverklaring d.d. 4 juni 2024
98
integrale afstemming noodzakelijk is. De gedachte hierachter is de invoering van een hybride systeem van collegiale toetsing hanteren, ofwel meer risicogestuurd. Aan de hand van een jaarlijks controleplan voert het adviesteam binnen het participatiedomein de maandelijkse controles uit. Deze ziet toe op rechtmatigheid en doelmatigheidscriteria. Jeugdzorg/Wmo: Er is geen zichtbare inhoudelijke toetsing op de toekenning van de zorg en/of voorzieningen. Opvolging: Collegiale toetsing binnen het Wmo-domein is gedurende 2023 steeds verder vorm gegeven. Zo gaan meitinkers in geval van de meer complexe casuïstiek en beschermd wonen samen op huisbezoek en bereiden ze samen de besluitvorming voor. Binnen de Jeugdwet toetst de gedragswetenschapper de betreffende collega's in geval van (eerste keer) nieuwe aanvragers. In geval van verlengingen, toetst een hiërarchisch directe collega de betreffende collega. Indien collegiale toetsing in geval van complexe casuïstiek nog niet tot besluitvorming leidt, kunnen de collega's vanuit de drie domeinen bij een adviseur kwaliteit terecht. Voor de Wmo geldt dat een dergelijke collegiale toetsing nog niet altijd zichtbaar is in de huidige vak-applicatie. Hier is bewust voor gekozen omdat we in 2024 overgaan naar een nieuwe vak-applicatie.
In de nieuwe applicatie willen wij in alle aanvraagprocessen de vraag opnemen of collegiale toetsing of integrale afstemming noodzakelijk is. De gedachte hierachter is de invoering van een hybride systeem van collegiale toetsing hanteren, ofwel meer risico gestuurd. Aan de hand van een jaarlijks controleplan voert het adviesteam binnen het Wmo-domein de maandelijkse controles uit. Deze ziet toe op rechtmatigheid en doelmatigheidscriteria . Proces Jeugdzorg Functiescheiding rondom het wijzigen van het bankrekeningnummer wordt niet technisch afgedwongen. Het vier-ogenprincipe is vanaf juni 2023 technisch afgedwongen en daarmee is deze bevinding adequaat opgevolgd. Voor de jaarrekening 2023 zijn er over het eerste halfjaar additionele werkzaamheden verricht op de gemuteerde bankrekeningnummers. Proces Memoriaalboekingen De controle op de memoriaalboeking is niet zichtbaar en wordt niet afgedwongen. Opvolging: Ons inziens is het proces rondom de memoriaalboekingen goed ingericht. Intern wordt er gewerkt volgens een procesplan. Het is helaas niet technisch in te regelen in het systeem dat hier door meer ogen naar wordt gekeken, maar dat is op een andere wijze ondervangen. De memorialen worden door meerdere medewerkers opgesteld en door de coördinator grootboek gecontroleerd.
De coördinator grootboek geeft de administratie via de mail (zichtbaar te herleiden) de opdracht om de memoriaal te verwerken. Er is dus sprake van zes ogen die naar de memorialen kijken, namelijk de opsteller, de coördinator grootboek en de administratieve verwerker. De betrokken budgethouder wordt van de memoriaalboekingen op de hoogte gebracht tijdens de reguliere gesprekken. Het proces wordt aanvullend achteraf door de verbijzonderde interne controle gecontroleerd. Proces Subsidies Functiescheiding rondom het wijzigen van het bankrekeningnummer wordt niet technisch afgedwongen. Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden Behorend bij controleverklaring d.d. 4 juni 2024
99
Opvolging: De functiescheiding wordt in die zin afgedwongen dat een tweede persoon betrokken is bij de doorvoering van de wijziging (waarvoor een organisatie een verzoek indient). Er bestaat nog geen ingebouwde controle voor de wijziging van een IBANnummer. Voor de jaarrekening 2023 zijn aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden uitgevoerd. Proces Subsidies Zichtbare controle op de toetsing van de subsidieaanvragen wordt niet zichtbaar consistent toegepast. Opvolging: Binnen het subsidievolgsysteem wordt een zichtbare controle uitgevoerd. Het is technisch afgedwongen dat dit wordt uitgevoerd door de beleidsadviseur. Daarnaast dwingt de inrichting van het systeem af dat autorisatie plaats vindt door een gemandateerde functionaris. Hierdoor is de bevinding opgevolgd. Proces Tussenrekeningen Periodieke beoordeling/controle van de tussenrekeningen worden niet zichtbaar vastgelegd. Opvolging: Het proces van de tussenrekeningen is volledig beschreven, maar de uitvoering hiervan behoeft nadere aandacht. Bij de jaarrekening 2023 zijn de tussenrekeningen in kaart gebracht en onderbouwd vastgelegd. Proces Belasting en heffing Autorisatie van de ingevoerde belastingtarieven wordt niet technisch afgedwongen. Opvolging: Wij hebben in de belastingapplicatie een technische aanpassing verwerkt zodat het vier-ogenprincipe technisch wordt afgedwongen in de belastingapplicatie.
Proces Lonen en salarissen Onjuiste pensioen grondslag. Opvolging: Wij hebben een wijziging aangebracht binnen het proces waardoor bij een wijziging voor bijvoorbeeld de pensioengrondslagen, deze middels het vier-ogenprincipe wordt geborgd. Ontwikkelingen Ontwikkelingen in de samenleving De maatschappij verandert steeds sneller, maatschappelijke opgaven worden complexer en hebben meer impact en inwoners en ondernemers hebben andere dingen nodig van de gemeente. We zijn als gemeente ook minder bepalend en moeten de maatschappelijke opgaven samen met onze stakeholders aanpakken. Uitgangspunten voor de ontwikkeling van de organisatie (Samen voor Goud) zijn: • We willen inspelen op de behoeften en verwachtingen van de samenleving en van de individuele burger en ondernemer; • we doen dit vanuit de gezamenlijke bedoeling en vanuit partnerschap; • we werken zowel intern en extern op een goede én plezierige manier samen; • en we zetten in op een vernieuwd samenspel tussen organisatie, college, raad en samenleving.
Deloitte Accountants B.V. Voor identificatiedoeleinden Behorend bij controleverklaring d.d. 4 juni 2024
100