Bijlage 1. Themarekening 2022

92

(Bedragen x € 1.000)

Renteresultaat

Begroting Realisatie 2022 2022

Verschil

Externe rentelasten (onderhandse leningen) Externe rentelasten (overige)

2.709 50

2.709 19

-31

a. Totaal rentelasten

2.759

2.728

-31

2 -

168 -

165 -

Externe rentebaten (uitzettingen) Externe rentebaten (overige) b. Totaal rentebaten Saldo rentelasten en rentebaten (a -/- b)

2

168

165

2.757

2.560

-196

Renteomslag Door toepassing van de rente-omslagmethode worden de rentelasten aan de hand van de stand van de investeringen toegerekend aan de taakvelden in de exploitatie. De achterliggende gedachte is hierbij dat de gehanteerde omslagrente een reëel percentage is. De omvang van de rente die over het eigen vermogen mag worden berekend, is gemaximeerd op het gemiddelde rentepercentage dat de gemeente over haar extern aangetrokken leningen betaalt (2,4%). In opvolging van het advies van de commissie BBV rekent gemeente Heerenveen vanaf 2022 geen rente meer toe over het eigenvermogen. Hieronder is het renteschema voor de jaarstukken 2022 opgenomen. (bedragen x € 1.000)

Renteschema jaarstukken 2022 a. b.

De externe rentelasten voor de korte en lange financiering De externe rentebaten voor de korte en lange financiering

Realisatie 2022 -/-

Saldo rentelasten en rentebaten c1. De rente die aan de grondexploitatie moet worden doorberekend c2. De rente van projectfinanciering die aan het betreffende taakveld moet worden toegerekend c3. De rentebaat van doorverstrekte leningen indien daar een specifieke lening voor is aangetrokken die aan het betreffende taakveld moet worden toegerekend.

2.560 -/-

544

-/-

-

+/+

-

Aan de taakvelden toe te rekenen externe rente d1. Rente over eigen vermogen d2. Rente over voorzieningen

2.016 +/+ +/+

Totaal aan taakvelden toe te rekenen rente e.

De aan taakvelden toegerekende rente (renteomslag)

Renteresultaat op het taakveld treasury (0.5) Afwijking rentelasten vs. voorgecalculeerde rentelasten

2.728 168

2.016

-/-

2.211 -194 8,79%

93

Zodra de afwijking tussen de gehanteerde omslagrente en de werkelijke rentelast groter wordt dan 25% dient de gehanteerde omslagrente aangepast te worden. Zoals is te zien is de afwijking tussen de werkelijke rentelasten en voorgecalculeerde rentelasten kleiner dan 25%. Dit betekent dat het begrote renteomslagpercentage van 1,5% voor 2022 niet is aangepast. De hogere rentetoerekening aan de taakvelden leidt wel tot een voordelig resultaat op het taakveld treasury en is verantwoord in het thema Financiën en Organisatie.

94

Bedrijfsvoering Algemeen De paragraaf Bedrijfsvoering geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens rond de gemeentelijke bedrijfsvoering. Met bedrijfsvoering bedoelen we de bedrijfsprocessen die nodig zijn om de beleidsdoelstellingen uit de thema’s te realiseren. Het gaat om de beleidsmatige (primaire) processen, de ondersteunende (secundaire) processen en de sturing en beheersing hiervan.

Verbetering getrouwheid en/ of rechtmatigheid Vanaf het verslagjaar 2023 moeten gemeenten een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. De commissie BBV stelde hiervoor een modeltekst op, die we opnemen in de jaarrekening van 2023. Naast de rechtmatigheidsverantwoording worden in de paragraaf Bedrijfsvoering de bevindingen over de interne beheersing en de acties hierop weergegeven. Op basis van de bevindingen van de accountant, hebben we het format en de inhoud van de managementletter verder doorontwikkeld. Hieronder treft u per proces aan welke actie(s) we hebben ingezet (evaluatie, controle). Een belangrijke bevinding houdt in dat deze óf leidt tot een frauderisico, óf tot een verhoogde kans op een materiële fout in de jaarrekening. Proces Jeugdzorg/WMO & Uitkeringen (Participatiewet) Uitkeringen (Participatiewet): Autorisatie van de ingevoerde normbedragen wordt niet technisch afgedwongen. Opvolging: De technische afdwingbaarheid van het vier-ogen principe is niet mogelijk binnen de applicatie. Wij leggen de invoer en de controle (vier-ogen principe) van de normbedragen zichtbaar vast. Hiermee is voldaan aan de aanbeveling. Uitkeringen (Participatiewet): Er is geen zichtbare inhoudelijke toetsing op de toewijzing van uitkeringen.

Opvolging: Een vervolgstap van het kwaliteitsplan MO 2022 is dat wij collegiale toetsing borgen in de aanvraagprocessen, passend bij een hybride kwaliteitsplan MO en het werken vanuit de bedoeling. Hierom zijn wij in november 2022 gestart met een pilot collegiale toetsing bij de aanvragen levensonderhoud. De resultaten hiervan nemen we mee in de vervolgstappen, zodat er in 2023 een groeimodel ontstaat voor het brede sociaal domein. Jeugdhulp/Wmo: Er is geen zichtbare inhoudelijke toetsing op de toekenning van de zorg en/of voorzieningen. Opvolging: Een vervolgstap van het kwaliteitsplan MO 2022 is dat wij collegiale toetsing borgen in de aanvraagprocessen, passend bij een hybride kwaliteitsplan MO en het werken vanuit de bedoeling. Hierom zijn wij in november 2022 gestart met een pilot collegiale toetsing bij de aanvragen levensonderhoud. De resultaten hiervan nemen we mee in de vervolgstappen, zodat er in 2023 een groeimodel ontstaat voor het brede sociaal domein.

95

Proces Jeugdzorg Functiescheiding rondom het wijzigen van het bankrekeningnummer wordt niet technisch afgedwongen. We zetten erop in om de wederzijdse controle (muteren en autorisatie) technisch af te dwingen en vervolgens controle in te richten op de logging (geautomatiseerde registratie van handelingen binnen het systeem). Proces Memoriaalboekingen De controle op de memoriaalboekingen door het afdelingshoofd is niet zichtbaar en wordt niet afgedwongen. Hiernaast wordt aanbevolen om de fiattering door een tweede persoon technisch in te regelen. Opvolging: We nemen de aanbevelingen mee bij de actualisatie van de financiële verordening en de onderliggende budgethoudersregeling. Tijdens de actualisatie bekijken we of autorisatie door het afdelingshoofd nog gewenst is, gezien het geringe risico en de afweging van nut- en noodzaak van autorisatie. Proces Investeringskredieten Geen zichtbare monitoring/toekenningscontrole op investeringskredieten. Opvolging: Het proces inzake de aanvraag van investeringskredieten is geformaliseerd. Hiernaast voert de gemeente halfjaarlijks een controle uit op de juiste verantwoording op de investeringskredieten en mogelijke overschrijdingen. Proces Subsidies Functiescheiding rondom het wijzigen van het bankrekeningnummer wordt niet technisch afgedwongen.

Opvolging: De functiescheiding wordt in die zin afgedwongen dat een tweede persoon betrokken is bij de doorvoering van de wijziging (waarvoor een organisatie een verzoek indient). Op de technische functiescheiding in het subsidievolgsysteem wordt nog actie ondernomen. Proces Subsidies Zichtbare controle op de toetsing van de subsidieaanvragen wordt niet zichtbaar consistent toegepast. Opvolging: In 2023 voeren we binnen het subsidievolgsysteem verbeterstappen in, ten aanzien van de toetsing van subsidieaanvragen. Proces Tussenrekeningen Periodieke beoordeling/controle van de tussenrekeningen worden niet zichtbaar vastgelegd. Opvolging: De periodieke beoordeling/controle van tussenrekeningen wordt in 2023 geformaliseerd. Proces Belasting en heffing Autorisatie van de ingevoerde belastingtarieven wordt niet technisch afgedwongen. Opvolging: We zijn actief richting onze leverancier van de software om het vier-ogen principe af te dwingen. Het is nu mogelijk om met de lockdatum per belastingjaar en per tariefsoort op de gebruiker te locken, waardoor we kunnen controleren op welk moment de tarieven zijn gelockt en er beter inzicht is. We willen toe naar een systeem waarbij we de autorisaties voor het invoeren en het fiatteren scheiden.

96

Proces Lonen en salarissen Onjuiste pensioen grondslag. Opvolging: Direct na constatering is actie ondernomen tot herstel. Hiernaast is een extra controle ingesteld bij de invoering van nieuw beleid/nieuwe regeling door een tweede paar ogen. Daarnaast wordt een zware upgrade doorgevoerd van de processen en in de sofware.

Ontwikkelingen Organisatie-ontwikkeling: dienstverlening en bedrijfsvoeringsmiddelen Het is onze ambitie om maximaal bij te dragen aan de veranderende samenleving. Ontwikkelingen volgen elkaar steeds sneller op. En de opgaven voor de gemeente worden complexer. Ook de technologische ontwikkelingen gaan steeds sneller. Vanuit de organisatiekoers Samen voor Goud ontwikkelen we de organisatie om zowel nú als in de toekomst effectief en efficiënt te kunnen werken én wendbaar te kunnen inspelen op veranderingen. We zien bedrijfsvoering hierbij niet als een apart onderdeel, maar als een integraal onderdeel van de organisatie. Op dit moment zijn onze bedrijfsvoeringsmiddelen niet voldoende om onze dienstverlening te kunnen uitvoeren op het gewenste niveau. Ook mist een stabiele basis van werkprocessen, informatievoorziening, functionaliteiten en systemen om wendbaar te kunnen zijn. Dit betekent dat we de komende jaren hier nog flink in zullen moeten investeren. Dit blijkt ook uit de benchmark die afgelopen jaar is gedaan. In onze organisatiekoers is het gedachtegoed 'Werken vanuit de bedoeling' verankerd. Bij het werken vanuit de bedoeling gaat het erom dat medewerkers en teams hun werk zo goed mogelijk laten aansluiten op wat écht nodig is voor de samenleving. Dit lukt goed als dit binnen de verschillende werksoorten is georganiseerd en wordt ook goed gewaardeerd door onze inwoners.

Om efficiënt te kunnen blijven werken zal wel moeten worden ingezet op verdere vereenvoudiging van procedures, standaardisering en digitalisering van processen. We zien dat de opgaven in de samenleving en de vragen van inwoners en ondernemers ons steeds vaker vragen om vanuit meerdere expertises te bekijken en op te lossen. Dit vraagt een heel andere werkwijze van samen werken aan de gezamenlijke bedoeling, over afdelingen en teams heen. Én vaak samen met inwoners, ondernemers en stakeholders. Deze manier van werken vraagt ook iets anders van de organisatie. In procesmatig werken, informatisering maar ook in kennis en vaardigheden van medewerkers en nieuwe vormen van sturing. De ontwikkeling van onze dienstverlening en bedrijfsvoering vormen samen de kern van de ontwikkeling van de organisatie. Daarbij werken we continu aan verbetering op allerlei onderdelen zoals sturing en leiderschap, ontwikkeling medewerkers, ontwikkeling processen, informatievoorziening en systemen. HR instrumenten Vanuit onze organisatiekoers Samen voor Goud en de HR visie "Trefzeker meebewegen" hebben we afgelopen jaar ingezet op het volgende beleid, faciliteiten en instrumenten:

97

•

•

•

•

•

• •

Toekomstbestendig leiderschap: In 2022 hebben we ingezet op verdere groei en ontwikkeling van leidinggevenden, individueel en/of als team. Tevens doorliep een nieuwe groep van leidinggevenden het Programma Authentiek Leiderschap; dit wordt gegeven door eigen medewerkers die worden ingezet als trainers. Toekomsbestendige medewerkers: We zetten in op de juiste mensen op de juiste plek aan de hand van strategische personeelsplanning. Gezien de krapte op de arbeidsmarkt is het van belang om ons als werkgever te onderscheiden op de arbeidsmarkt om medewerkers te boeien en te binden. Dit doen we onder andere door nieuwe vormen van werving en selectie. In 2023 gaan we dit verder uitwerken. Werken vanuit de bedoeling: We zetten in op het samen werken aan de gezamenlijke bedoeling over afdelingen heen. We gaan steeds meer van denken naar doen. Dit stelt andere eisen aan processen, informatievoorzieningen, systemen en kennis en vaardigheden en sturing. Vitaliteit en duurzame inzetbaarheid: In 2022 hebben we opnieuw een actief aanbod en faciliteiten aan onze medewerkers aangeboden om bij te dragen aan hun vitaliteit en duurzame inzetbaarheid. Ontwikkeling van medewerkers: Voor de verdere ontwikkeling van onze medewerkers voeren we met alle medewerkers voortgang- en ontwikkelgesprekken en bieden we ze de mogelijkheid om te investeren in hun eigen ontwikkeling.

Concernbreed worden de opleidingsactiviteiten ingezet vanuit het concernopleidingsplan. Arbobeleid: In 2022 zijn we gestart met de aanbesteding voor een nieuwe arbodienst. Dit wordt in 2023 afgerond. Verzekeringen: In 2022 zijn de WGA- (Wet gedeeltelijk arbeidsgeschikten) en de APPA-verzekering (kapitaalverzekering ouderdoms- en nabestaandenpensioen voor politieke ambtsdragers) herzien.

HR ontwikkelingen personele inzet Ten aanzien van de personele inzet zien we de volgende ontwikkelingen in 2022: • De totale structurele formatie is met 2% gestegen ten opzichte van 2021, naar 503,09 fte. Deze uitbreiding was met name binnen het fysieke en sociale domein. • De totale bezetting is in 2022 met 4% gestegen. Waarbij we zien dat er een lichte daling is in het aantal vaste medewerkers in dienst en een stijging van het aantal tijdelijke medewerkers (in bepaalde dienst en externe inhuur). • De indienstratio is met 6,7% gestegen ten opzichte van 2021. Er zijn dus meer medewerkers in dienst gekomen dan voorgaand jaar. • De uitdienstratio is met 3,2% gestegen ten opzichte van 2021. De uitstroom van medewerkers in dienst neemt toe. • Het aantal vacatures in 2022 is met 33% gestegen. Binnen enkele afdelingen is het steeds lastiger om vacatures in te vullen, met name binnen het fysieke domein. Alternatieve werving en inzet van medewerkers (trainees) zijn hierbij een oplossing geweest. • Het verzuimpercentage in 2022 is gedaald naar 5,3%. Dit wordt met name veroorzaakt door de daling van het langdurig verzuim. Bovenstaande ontwikkelingen laat zien: - De bezetting iets hoger is dan de structurele formatie. Dit wordt veelal veroorzaakt door tijdelijke projecten en opgaven, piekbelasting door vervanging.

98

-

De kern aan vast medewerkers is aan het dalen. De flexibele schil (bepaalde tijd en externe inhuur) stijgt. Het aantal vacatures stijgt en een aantal vacatures staan ook langer open of worden door externe inhuur ingevuld. Oorzaken van het lastiger invullen van vacatures wordt veroorzaakt door krapte op de arbeidsmarkt, maar ook het behouden van onze medewerkers. Vooral binnen het fysieke en sociale domein zien we dit gebeuren. In 2022 zijn de eerste stappen gezet om naar andere wervingsvormen en medewerkers aan ons te blijven binden en boeien. We lopen als werkgever risico’s ten aanzien van de juiste persoon op de juiste plek te krijgen, te behouden en aan ons te binden. Dit kan vervolgens als gevolg hebben dat er keuzes gemaakt moet worden in de uitvoer van de werkzaamheden binnen de verschillende domeinen.

Nieuwe vorming sturing en control Rechtmatigheidsverantwoording Het wetsvoorstel 'versterking decentrale rekenkamers' is op 31 mei 2022 aangenomen door de Tweede Kamer. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is een onderdeel van dit wetsvoorstel. Het college van B en W geeft vanaf verslagjaar 2023 een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. In 2022 is gewerkt aan de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording en het inrichten van de interne controlefunctie. Financiën Op basis van aanbevelingen van Necker en Naem zijn wij in 2022 aan de slag gegaan met een verbetertraject van de Planning- en controlcyclus. Dit heeft onder andere opgeleverd: -

-

-

-

-

het opnemen van expliciete controlemomenten en controlemechanismen in de P&Ccyculus (zoals functiescheiding en het vier-ogen principe binnen team financiën en auditing) en het uitvoeren van de IC/VIC; proactieve financiële advisering aan de voorkant, waardoor we fouten voorkomen; verbetering van de duidelijkheid van de cijfers binnen de P&C-documenten (nieuwe tabellen en één op één aansluitingen waardoor binnen een document ook controles en verbanden blijken); verbetering van de leesbaarheid van de P&C-documenten. De inhoud is aangepast en meer benaderd vanuit perspectief van raadslid als ontvanger. Daarnaast zijn de documenten minder groot, waardoor: o de leesbaarheid is verbeterd. De P&C-documenten zijn hierdoor overzichtelijker geworden; o er verbanden te leggen, waardoor zichtbare aansluitingen binnen P&Cdocumenten aanwezig zijn. meer structuur en zakelijkheid binnen het team financiën en ontwikkeling door teamontwikkeling, individuele coaching (op inhoud, houding en gedrag) en werkoverleggen; de inrichting van toekomstgerichte strategische financiële advisering;

99

-

het geautomatiseerd ontsluiten en presenteren van betrouwbare, actuele en klantgerichte financiële rapportages en dashboards. Hier wordt op dit moment aan gewerkt.

Opgavegericht werken: samen met inwoners en over afdelingen heen We merken dat we steeds meer over teams en afdelingen heen moeten werken aan doelen en resultaten voor de samenleving. Dit vraagt om andere vormen van samenwerken binnen de organisatie. We zijn gestart om het programmatisch werken organisatiebreed in te voeren. Daarnaast zijn er ook andere werkvormen, zoals projectmatig werken, ketengericht werken en integraal werken rondom integrale klantvragen. Met de start van de programma's dienstverlening en straks ook bedrijfsvoering hopen wij deze ontwikkeling te versnellen en beter te kunnen faciliteren. Continu verbetering bedrijfsvoering Digitaliseringsbeleid In 2018 is een voorlopige ICT visie vastgesteld. Doel is eind 2023 een nieuw digitaliseringsbeleid vast te stellen. Deze tijdslijn geeft de mogelijkheid om het beleid aan te laten sluiten bij de programma's, bij de visie op dienstverlening en de visie op bedrijfsvoering. Ook zal hierin de uitkomsten van het onderzoek naar het i-domein worden meegenomen. Het beleid zal zowel contouren, uitgangspunten en principes voor de komende jaren bevatten als ook een methode om kortcyclisch bij te kunnen sturen. Juist in deze snel veranderende wereld is op het terrein van digitalisering en informatiemanagement continue bijsturen nodig. Digitalisering in de toekomst Het programma Samen Digitaal is afgerond.

Verder gaande digitalisering zal ook in de toekomst investeringen blijven vragen waarbij constant de afweging zal blijven welke toegevoegde waarde digitalisering kan bieden. Een indeling in vier onderdelen vormt het raamwerk voor het kijken naar de gevraagde inspanningen rondom digitalisering: 1. Beheren en doorontwikkelen van het digitale gebouw Net als bij een fysiek gebouw heb je ook in de digitale omgeving een basis die onderhouden moet worden. Denk hierbij zowel aan netwerk, opslag, devices als ook identitymanagement, architectuur, borgen van beveiliging en privacy. nb. het digitale gebouw maakt ook mogelijk dat andere zaken minder of niet meer hoeven. 2. Inspanningen in relatie tot de visie op dienstverlening. De verwachting is dat digitalisering in grote mate zaken mogelijk gaat maken en gaat ondersteunen. 3. Het mogelijk maken van het slimmer kunnen werken als organisatie. Denk hierbij aan kantoorautomatisering (Micrisoft 365) maar ook nieuwe vormen van telefonie en bereikbaarheid en enquetes / samenwerkingsmogelijkheden, hybride vergaderen. 4. Inspanningen die gerelateerd zijn aan de opgaven van vakafdelingen. Hier kan met behulp van digitalisering meerwaarde, extra kwaliteit en / of efficiëntie bereikt worden. Deze inspanningen zullen ook gerelateerd worden aan de opgave van de vakafdeling.

In de Meerjarenplanning en de begrotingen zullen de toekomstige investeringen / budgetten worden voorgelegd met bovenstaand kader.

100