Document · PDF

Bijlage 1 - Evenementenbeleid 2026

Raadsvergadering 11 december 2025, gemeente HeerenveenBij agendapunt: Evenementenbeleid 202623.987 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 3

Evenementenbeleid 2026

“Evenementen die mensen samenbrengen en onze stadse allure laat stralen”

Vastgesteld op: Bekendgemaakt op: In werking getreden op:

Evenementenbeleid 2026 “Evenementen die mensen samenbrengen en onze stadse allure laat stralen”

Evenementenbeleid 2026 Gemeente Heerenveen

Voorwoord Van gezellige buurtfeesten tot bruisende festivals – in de gemeente Heerenveen is altijd wat te beleven! Jaarlijks zorgen talloze evenementen voor ontmoeting, plezier en trots. Ze brengen mensen samen, versterken de sociale samenhang en laten zien hoe levendig en gastvrij onze gemeente is. De veelzijdigheid van al die activiteiten past perfect bij de vitale en ondernemende gemeente die Heerenveen wil zijn. Evenementen geven kleur aan Heerenveen. Ze zorgen voor energie in de straten, verbinden inwoners, trekken bezoekers en dragen bij aan een positief imago van onze gemeente. Maar boven alles staat de veiligheid en gezondheid van bezoekers, deelnemers en omwonenden centraal.

“Het is hier prettig wonen en goed leven. Met de Friese gemoedelijkheid, de zekerheid dat mensen omkijken naar elkaar en elkaar vertrouwen. Met een compact en veelzijdig aanbod aan voorzieningen. Met geweldige (sport)evenementen. Met een rijke natuur vlak naast de deur. Van natuurgebied De Deelen en de bossen van Oranjewoud tot het rivierdal van de Tjonger en de watersport van Akkrum. Wat wil je als bewoner nog meer?“ (citaat uit onze nieuwe merkidentiteit)

Met dit nieuwe evenementenbeleid willen we niet alleen regels geven, maar vooral ruimte creëren. Ruimte voor initiatief, creativiteit en samenwerking. We maken helder wat kan, wat mag en wat moet – maar vooral hoe we samen dromen kunnen waarmaken. Heerenveen wil een gemeente zijn die mogelijk maakt: dichtbij, benaderbaar en meedenkend. We inspireren, ondernemen samen, leveren maatwerk waar het kan en zijn duidelijk en daadkrachtig waar dat nodig is. Een geslaagd evenement begint met veiligheid. De risico’s nemen toe, en dus is het belangrijk dat iedereen weet waar hij of zij aan toe is. In dit beleid staat daarom helder omschreven welke rollen, verantwoordelijkheden en afspraken gelden voor organisatoren, de gemeente en hulpdiensten. Want alleen samen kunnen we zorgen voor evenementen die niet alleen feestelijk, maar ook veilig en verantwoord zijn — voor iedereen.

Hedwich Rinkes Wethouder Evenementen gemeente Heerenveen

Evenementenbeleid 2026 Gemeente Heerenveen

Inhoudsopgave Voorwoord

Inhoudsopgave

1. Inleiding

1.1. Aanleiding

1.2. Inventarisatie en participatie

1.3. Bevoegdheden

2. Trends en ontwikkelingen

2.1. Veiligheid

2.2. Duurzaamheid

2.3. Gezondheid

2.4. Toename middelengebruik en confrontaties tussen groepen jongeren

2.5. Gehoorschade

2.6. Conflicterend ruimtegebruik

2.7. Extreme weersomstandigheden

3. Evenementenaanbod en locatieprofiel

3.1. Evenementenaanbod en evenementenprofiel

3.2. Evenementenlocaties

3.3. Locatieprofielen

3.4. Uitkomsten van de enquête onder inwoners

3.5. Uitkomsten van de bijeenkomsten met organisatoren en dorpsbelangen

4. Ambities

4.1. Toelichting ambitie 1

4.2. Toelichting ambitie 2

4.3. Toelichting ambitie 3

4.4. Toelichting ambitie 4

5. Kader voor evenementen

5.1. Proces van aanvraag tot evenementenvergunning

5.2. Andere vergunningen en ontheffingen

5.3. Proces tot aanvraag van omgevingsvergunning

5.4. Evenementenkalender en cumulatie van evenementen

5.5. Adviserende instanties

5.6. Welke mogelijkheden heeft een belanghebbende?

5.7. Evaluatie

5.8. Subsidie voor evenementen

5.9. Reclame en publiciteit

5.10. Gebruik en bescherming gemeentegrond

Evenementenbeleid 2026 Gemeente Heerenveen

5.11. Aansprakelijkheid organisator

5.12. Schade

5.13. Leges

5.14. Informeren van omwonenden

5.15. Vrijwilligersverzekering

6. Voorschriften aan de evenementenvergunning

6.1. Voorschriften aan de evenementenvergunning

6.2. Alcohol, drugs en lachgas

6.3. Voedselveiligheid

6.4. Eindtijden

6.5. Geluidsnormen

6.6. Gehoorbescherming

7. Uitzonderingen en andere typen evenementen

7.1. Besloten feesten

7.2. Evenementen, horeca en terrassen

7.3. Festiviteiten

8. Toezicht en handhaving bij evenementen

8.1. Toezicht

8.2. Handhaving

8.3. Afhandeling en evaluatie

Bijlage

Vergunningsproces

Locatieprofielen

Geluid bij evenementen en festiviteiten

Evenementenbeleid 2025 Gemeente Heerenveen

1. Inleiding 1.1. Aanleiding Door de herindeling van de gemeente verviel in 2016 het evenementenbeleid van 2013. Het was daarom belangrijk om een nieuw evenementenbeleid te bepalen. In 2016 hebben we dit beleid geëvalueerd. We spraken af dat bij we het bepalen van nieuw beleid in ieder geval zouden kijken naar eenvoudiger en kortere aanvraagprocedures, een scherpere omschrijving van de minimale veiligheids- en gezondheidseisen en een betere borging van de evenementenplannen. In de jaren tot 2025 gebruikten we de Algemene Plaatselijke Verordening Gemeente Heerenveen (APV) bij de beoordeling van aanvragen voor evenementenvergunningen. In 2014 maakten we afspraken met de dorpen Akkrum, Nes, Aldeboarn, Haskerdijken en Nieuwebrug, die bij de gemeentelijke herindeling aan onze gemeente zijn toegevoegd. Eén van die afspraken ging over de eindtijden van versterkt geluid bij evenementen in Aldeboarn en Akkrum. Ook werd afgesproken dat voor alle evenementen in deze dorpen geen geluidsnormen werden opgelegd. Na de evaluatie in 2016 heeft de gemeente Heerenveen in 2017 een evenementencoördinator aangesteld. Deze heeft de afgelopen jaren stappen gezet om de lijnen tussen organisatoren en gemeente korter te maken met eenvoudiger en snellere aanvraagprocedures.

Daarnaast is hard gewerkt aan relatiebeheer, de afstemming tussen organisatoren van evenementen en het binnenhalen van aansprekende evenementen.

1.2. Inventarisatie en participatie We kunnen geen beleid maken zonder kennis van wat er speelt in evenementenland. We maakten deze beleidsnota daarom samen met veel betrokkenen bij evenementen. In 2024 hebben we een online-enquête onder inwoners uitgezet. Hierin vroegen we naar hun wensen en ervaringen op het gebied van evenementen en het evenementenklimaat van onze gemeente. Hierop reageerden genoeg inwoners om de enquête voor deze beleidsnota te kunnen gebruiken. In november 2023, februari 2024 en april 2025 organiseerden we avonden voor onze evenementenorganisatoren en dorpsbelangen. Tijdens deze avonden haalden we informatie op over de natuur, duurzaamheid, veiligheid, gezondheid, geluid en planvorming. Daarnaast konden de aanwezigen met elkaar van gedachten te wisselen over trends en ontwikkelingen. We vroegen collega's van vak-afdelingen en hulpdiensten (politie, brandweer, GHOR) naar de lokale en regionale trends en ontwikkelingen die zij bij evenementen zien. Een aantal werkgroepen en belangenverenigingen gaf hun visie op evenementen en sprak wensen uit voor het nieuwe evenementenbeleid. Onze evenementencoördinator organiseerde in september en oktober twee inloopdagen waar iedereen nog laatste vragen of opmerkingen over het concept-beleid aan de gemeente kon voorleggen.

We nodigden de organisatoren, dorpsbelangen en inwoners hiervoor uit via mail en onze gemeentelijke kanalen.

Evenementenbeleid 2025 Gemeente Heerenveen

1.3. Bevoegdheden De voorschriften en beperkingen aan vergunningen zijn opgenomen in de Algemene Plaatselijke Verordening Gemeente Heerenveen (APV). Het wijzigen van de APV of het opnemen van een evenementenartikel hierin, is een bevoegdheid van de gemeenteraad. Het formuleren van nadere regels omtrent evenementen is vervolgens een bevoegdheid van de burgemeester. Die is het bestuursorgaan dat vergunningen verleent of weigert en meldingen verwerkt. Het college van burgemeester en wethouders (het college) is bevoegd als het gaat om de geluidsontheffing, art. 4:6 APV. Vanwege de eerdere betrokkenheid van de raad in 2011 en 2013, de aard van het onderwerp en de brede maatschappelijke impact, zijn zowel het college als de raad = bij de totstandkoming van dit nieuwe evenementenbeleid betrokken.

Evenementenbeleid 2025 Gemeente Heerenveen

2. Trends en ontwikkelingen Het evenementenlandschap is de afgelopen jaren veranderd. In de jaren voor de coronapandemie nam het aantal evenementen lokaal en landelijk toe. Tijdens de coronatijd waren er veel beperkende maatregelen. En sinds die maatregelen zijn opgeheven, krabbelt evenementenland weer op. Hieronder beschrijven we de trends en ontwikkelingen die wij als gemeente in 2025 zien bij de evenementen in onze gemeente.

2.1. Veiligheid Het waarborgen van de veiligheid van een evenement is op de eerste plaats de verantwoordelijkheid van een organisator. De gemeente moet vooral toetsen en controleren om een evenementenvergunning te verlenen. Het begrip ‘veiligheid’ bij een evenement is breed. Het gaat bijvoorbeeld over de constructieve veiligheid, brandveiligheid en over gezondheidsbescherming. Het is een uitdaging om de veiligheid van bezoekers, medewerkers en omwonenden zo veel mogelijk te garanderen, zonder dat dit de gastvrijheid en beleving in de weg staat. Een nieuw fenomeen hierbij is aandacht voor digitale veiligheid tijdens evenementen. Wat zijn bijvoorbeeld de risico's als tekstborden, persoonsgegevens van bezoekers of toegangspoortjes worden gehackt? Of als systemen uitvallen? Het is goed dat we ons hiervan bewust zijn, zowel als bezoeker, organisator als gemeente.

2.2. Duurzaamheid Duurzaamheid staat ook bij evenementen steeds meer centraal. Wij willen als gemeente dat evenementen waar mogelijk verduurzamen, maar ook de deelnemers, bezoekers en sponsoren vinden het steeds belangrijker dat een evenement duurzaam is op het gebied van energie, water, afval en mobiliteit. De landelijke overheid verplicht onder andere het gebruik van duurzame bekers bij drankverkoop. Daarnaast is het gebruik van elektrische aggregaten in opkomst.

2.3. Gezondheid Veel organisatoren, bezoekers en deelnemers van (sport)evenementen willen graag een gezonde omgeving die helpt bij een gezonde leefstijl. Ze willen bijvoorbeeld gezonde keuzes aanmoedigen met gezonde sportsponsoring, een beter aanbod van eten en drinken, een rookvrije omgeving en een verantwoord alcoholbeleid. Dat wij deelnemen aan het convenant Gezonde Sportevenementen sluit hier goed bij aan. Dit convenant wil samen een gezonde beweging in gang zetten.

2.4. Toename middelengebruik en confrontaties tussen groepen We zien als gemeente dat bezoekers van evenementen steeds meer middelen gebruiken. Naast alcohol en tabak zien we meer (openlijk) drugsgebruik. Daarnaast zoeken groepen soms de confrontatie met elkaar op tijdens evenementen in Fryslân. Dit leidt tot verstoring van de openbare orde, extra inzet van beveiliging en vaak ook van de politie.

Evenementenbeleid 2025 Gemeente Heerenveen

2.5. Gehoorschade We zien als gemeente ook steeds meer mensen met gehoorschade doordat ze te vaak zijn blootgesteld aan hard geluid. Hoe groot dit risico is, hangt af van het volume van het geluid en hoe lang zij hieraan zijn blootgesteld. Uit een onderzoek van de GGD uit 2024 blijkt dat dit vooral onder jongeren (tussen de 12 en 25 jaar oud) een veelvoorkomend gezondheidsprobleem is. Gehoorschade is onomkeerbaar. Om het aantal mensen met gehoorschade te verminderen, zijn daarom preventieve maatregelen nodig.

2.6. Conflicterend ruimtegebruik Evenementen hebben ruimte nodig. Niet alleen voor het evenement zelf, maar ook voor bijvoorbeeld het parkeren van bezoekers. Vaak moeten we hiervoor rondom het evenemententerrein tijdelijk wegen afsluiten. Maar onze openbare ruimte is ook bedoeld voor wonen, werken en recreëren. Dit kan voor problemen zorgen. Ook in onze gemeente is dit een uitdaging.

2.7. Extreme weersomstandigheden Het is belangrijk om bij evenementen rekening te houden met het weer. Bij opkomend noodweer kan een organisatie in korte tijd cruciale beslissingen moeten nemen over de veiligheid van het publiek. Bij hitte moet ze extra water uitdelen. Regenval kan flinke invloed hebben op het terrein en voor grote logistieke uitdagingen zorgen. Deze scenario’s vragen om een goed doordacht plan.

Evenementenbeleid 2025 Gemeente Heerenveen

3. Evenementenaanbod en locatieprofiel Hoe ziet het evenementenaanbod in onze gemeente eruit? Wat zijn de sterke en zwakke punten van de evenementen die we op dit moment hebben?

3.1. Evenementenaanbod en evenementenprofiel Onze evenementenkalender is met tweehonderdvijftig tot driehonderd evenementen zeer gevarieerd en goed gevuld. Hier zijn we trots op. Er zijn veel jaarlijks terugkerende evenementen met een aansprekend programma. Deze trekken veel bezoekers en hebben vaak een lange traditie. Denk aan de Flaeijelfeesten, de Gondelvaart en de Night of the Koemarkt. Daarnaast zijn er nieuwe en vernieuwde evenementen, zoals de Butterfly Beach Party op de Heide en de meerdaagse fitnesswedstrijd HYROX in Thialf. Dit zorgt voor een mooie combinatie van traditie en vernieuwing. Sinds 2014 is Regio Heerenveen - ’n Gouden Plak actief als marketingorganisatie voor de regio Heerenveen. Deze organisatie brengt onder de aandacht dat de gemeente Heerenveen 'een gouden plak’ is om te wonen, werken, ondernemen en bezoeken. In 2021 kwam er in overleg met ons als gemeente een nieuwe opdracht voor ’n Gouden Plak bij: het evenementenbureau. Dit evenementenbureau ondersteunt de uitvoering van de ambities die in het evenementenprofiel staan.

Evenementenprofiel We willen een variatie aan evenementen (blijven) aanbieden aan al onze inwoners. Met onze topsportevenementen hebben we goud in handen. Daarnaast dragen we aansprekende evenementen in onze gemeente met een lange historie een warm hart toe. Dit geldt ook voor (inter)nationale evenementen die een aanvulling zijn op ons bestaande evenementenaanbod. We realiseren ons dat we hierbij afhankelijk zijn van organisatoren die kansen zien in onze gemeente. Daarom willen we die kansen binnen onze mogelijkheden optimaal faciliteren.

3.2. Evenementenlocaties Binnen onze gemeente worden op verschillende locaties evenementen gehouden. Hiervoor zijn - behalve de locaties van het Flaeijelfeest en Thialf - geen vaste plekken aangewezen. De meeste evenementen in de kern Heerenveen vinden plaats op het Gemeenteplein, de Nieuwstraat, het Crackplein en de Oude Koemarkt-Vleesmarkt. Daarnaast zijn er evenementen op de locaties P3 (Kop van Oost) en P6 (het parkeerterrein ten oosten van het Abe Lenstrastadion) en in het Abe Lenstra voetbalstadion, Thialf en recreatiegebied De Heide. 10

Evenementenbeleid 2025 Gemeente Heerenveen

In onze dorpen worden ook veel evenementen georganiseerd. Dit gebeurt op pleinen, in weilanden, in sporthallen en in parken. De piek van het aantal evenementen ligt in het voorjaar en de zomermaanden. Zo ongeveer van april tot en met september. In de Gebiedsvisie A32 die voor de zomer van 2025 is vastgesteld door de gemeenteraad, staat het volgende over de toekomst van evenementenlocaties in het centrum van Heerenveen:  Aan de noordkant van het Abe Lenstrastadion reserveren we ruimte voor de Pinksterkermis. We maken deze locatie ook geschikt voor andere evenementen. De ruimte is ongeveer zo groot als het huidige BK-plein.  Het Evenementenbeleid 2026 sluit aan bij de Gebiedsvisie A32; aan de noordzijde van het Abe Lenstrastadion wordt ruimte gereserveerd voor de Pinksterkermis. Terrein P6 blijft ongewijzigd en kan in principe blijven dienen voor grootschalige evenementen. De komende jaren worden woningen gebouwd in de directe omgeving van P6. Door incidenteel, dus af en toe, evenementen met versterkt geluid toe te staan, kunnen evenementen daar doorgang vinden. Het gaat dan jaarlijks om 3 evenementen met elk maximaal 3 dagen versterkt geluid. Dit kan als uit de evenwichtige toedeling van functies aan locaties blijkt dat het woon- en leefklimaat van de woningen voldoende gewaarborgd wordt.

3.3. Locatieprofielen Met het evenementenbeleid uit 2013 was de gemeente Heerenveen een voorloper door spelregels te bepalen voor grote muziekevenementen die vaker per jaar op dezelfde locaties plaatsvonden. Inmiddels werken meer gemeenten in Fryslân met eenzelfde soort methode, waaronder Tytsjerksteradiel, maar dan nog verder uitgewerkt. Wij werken met zogenaamde locatieprofielen. Dit is een plattegrond met spelregels, waarbij elk gebied op de kaart haar specifieke spelregels heeft. De spelregels worden in samenhang met elkaar gemaakt en geven duidelijkheid. Zo is het voor de organisator en omwonenden van een evenement in een oogopslag duidelijk wat de belangrijkste spelregels zijn. In de locatieprofielen staan naast de spelregels ook de randvoorwaarden per locatie. Die gaan om dingen als verkeer, parkeren, tijden en geluidsnormen, maar ook om praktische zaken zoals welke voorzieningen al dan niet op een locatie aanwezig zijn. De locatieprofielen voegen we toe als bijlage. Ze hebben een dynamisch karakter. De burgemeester en het college kunnen de locatieprofielen bijstellen en weer vaststellen, zonder dat het hele evenementenbeleid opnieuw moeten worden vastgesteld. Een aanpassing van de locatieprofielen kan nodig zijn als omstandigheden veranderen of als de praktijk laat zien dat iets anders moet. We kunnen ook een geheel nieuw locatieprofiel maken en laten vaststellen.

Voordat dit gebeurt, moeten we deze nieuwe locatie wel eerst onderzoeken en hier goede afwegingen over maken. Zowel op ruimtelijk gebied (Omgevingsplan) als op het gebied van de veiligheidsaspecten (bijvoorbeeld de calamiteitenroute).

3.4. Uitkomsten van de enquête onder inwoners 11

Evenementenbeleid 2025 Gemeente Heerenveen

De enquête die we in 2024 onder inwoners hielden, leverde veel input op. Hieruit bleek dat 94 procent van de ondervraagden wel eens een evenement in onze gemeente bezoekt. Zij bezoeken vooral muziekevenementen, sportevenementen en dorpsfeesten. Ongeveer zestig procent van de ondervraagden vindt het aanbod aan evenementen in onze gemeenten gevarieerd genoeg. Sterke punten:  Inwoners ervaren weinig overlast van evenementen.  Inwoners voelen zich veilig als bezoeker van een evenement.  Evenementen zijn in het algemeen goed toegankelijk. Ook voor mensen met fysieke beperkingen en rolstoelgebruikers.  Bestaande evenemententerreinen zoals P6 (en P3) zijn geschikt en goed bereikbaar. Ook het Abe Lenstra stadion en Thialf zijn geschikt als evenementenlocatie voor grote evenementen. Zwakke punten:  Inwoners willen graag nog meer diversiteit aan evenementen.  Inwoners willen graag meer evenementen die gericht zijn op gezinnen, jongeren en ouderen.  Kerstmarken en themamarkten, zoals een Pasar Malam, worden gemist.  Evenementen (met vuurwerk) tijdens oud en nieuw worden gemist.  De communicatie over evenementen is niet optimaal (bijvoorbeeld voor omwonenden). Samengevat is er bij onze inwoners behoefte aan:  een breed aanbod aan evenementen dat aantrekkelijk is voor verschillende doelgroepen, zoals kinderen, jongeren en gezinnen.

 festivals en markten die lokale bedrijven ondersteunen en de gemeenschap samenbrengen. Kleinere evenementen kunnen in het centrum plaatsvinden (bijvoorbeeld dicht bij de horeca) en grote evenementen op grote locaties (zoals P6 en Thialf en Abe Lenstrastadion).  culturele en muzikale evenementen met een breed scala aan genres en artiesten, waaronder grote concerten in het Abe Lenstra stadion en in Thialf.  seizoensgebonden evenementen zoals kerstmarkten en zomerse festivals.  een betere marketing- en communicatiestrategie om evenementen goed en duidelijk te promoten. Er wordt een herkenbaar en aantrekkelijk merk voor evenementen voorgesteld.  een betere doorstroming van het verkeer, voor en na afloop van evenementen.  een balans tussen natuur en evenementen, beter opruimen na afloop van een evenement en strengere handhaving hierop.

Evenementenbeleid 2025 Gemeente Heerenveen

3.5. Uitkomsten van de bijeenkomsten met organisatoren en dorpsbelangen De Event Academy bijeenkomsten die in 2023, 2024 en 2025 zijn georganiseerd voor evenementenorganisatoren door het evenementenbureau van Regio Heerenveen - ’n Gouden Plak, leverden veel informatie op. Veel organisatoren gaven aan dat zij het steeds moeilijker vinden om hun evenement draaiende te houden. Zij hebben hierbij hulp nodig van andere organisatoren en van de gemeente. Sterke punten:  Organisatoren zijn trots op hun evenement en hun vrijwilligers.  Evenementen in onze gemeente trekken jaarlijks veel bezoekers, zowel lokaal als uit de regio.  Veel evenementen hebben een lange traditie en zijn een begrip in onze gemeente.  Een aantal organisatoren kent elkaar en kijkt bij elkaar ‘in de keuken’. Zwakke punten:  De kosten stijgen (van artiesten, materialen, personeel, etcetera).  Het wordt lastiger om subsidiebronnen te vinden.  Organisatoren vinden het moeilijker om te voldoen aan de kaders en voorschriften van de gemeente en de provincie.  Organisatoren kunnen nog stappen zetten in het duurzamer en gezonder maken van hun evenement en in het maken van een goed plan voor hun evenement.  Het weer wordt belangrijker voor een goed verloop van een evenement (vooral als het op één dag wordt gehouden).

Samengevat is er bij onze organisatoren behoefte aan:  om kennis te blijven delen en elkaar te blijven informeren over trends en ontwikkelingen en nieuwe regelgeving in evenementenland.  om samen te kijken naar mogelijkheden voor gezamenlijke inkoop of de uitruil van mensen en materialen;  korte lijnen met de gemeente om te overleggen;  positieve support vanuit de gemeente bij subsidieaanvragen elders (provinciaal, Europees) en bemiddeling bij (dreigende) bezwaren van omwonenden (belanghebbenden).

Evenementenbeleid 2025 Gemeente Heerenveen

4. Ambities Op basis van onder andere de informatie die we ontvingen en de trends en ontwikkelingen die we zien, formuleerden we vier ambities. We leggen per ambitie uit wat we al doen, wat we de komende jaren extra gaan doen en hoe we dit willen doen. Ambitie 1 – Een levendige gemeente met gevarieerde evenementen We willen een levendige gemeente zijn met een variatie aan (culturele en sportieve) evenementen die zorgen voor ontspanning en vermaak en bijdragen aan de economie. Ambitie 2 – Toegankelijke evenementen voor iedereen We vinden het belangrijk dat evenementen toegankelijk zijn voor iedereen. Ook voor bezoekers met een fysieke, visuele en/of auditieve beperking. Ambitie 3 – Stimuleren van professionele organisatie We willen organisatoren stimuleren om hun evenement nog professioneler te organiseren (op het gebied van planvorming, duurzaamheid, afval, gezondheid en veiligheid). Ambitie 4 – Actieve rol voor evenementenbureau We vinden het belangrijk dat ons evenementenbureau Regio Heerenveen - 'n Gouden Plak evenementen en organisatoren faciliteert en dat zij zich inzet om aansprekende evenementen naar onze gemeente te halen die passen bij onze merkidentiteit.

4.1. Toelichting ambitie 1 “We willen een levendige gemeente zijn met een variatie aan (culturele en sportieve) evenementen, die zorgen voor ontspanning en vermaak en bijdragen aan de economie.”

Wat doen we al?  We ondersteunen onze evenementenorganisatoren bij hun aanvraag door dit proces zo kort mogelijk te houden. Eén van de manieren waarop we dit doen, is met ons evenementenoverleg. Hier kunnen organisatoren over hun evenement vertellen en aangeven wat zij nodig hebben. Daarnaast is ons team Bijzondere Wetten goed bereikbaar per telefoon, app en mail om mee te denken en/of door te verwijzen (bijvoorbeeld naar het natuurloket van Provincie Fryslân).  We organiseren als gemeente zelf jaarlijks de Pinksterkermis in Heerenveen. Deze wordt goed gewaardeerd door kermisexploitanten en bezoekers. Mensen zijn blij met onze gastvrijheid, de diversiteit in het randprogramma en de locatie net buiten het centrum. Hier is zowel ruimte voor de attracties als voor de woonwagens. Doordat wij deze kermis organiseren, weten we wat er komt kijken bij het organiseren van een evenement.

Evenementenbeleid 2025 Gemeente Heerenveen

 We zetten cultuur in om de participatie en sociale cohesie in onze gemeente te bevorderen. We gebruiken ons cultureel erfgoed en steunen bijzondere culturele initiatieven. Ook creëren we ruimte om actief en passief deel te nemen aan cultuur. Zo dragen we bij aan de levendigheid en aantrekkingskracht van onze gemeente als woon/werk- en recreatieplaats.  We ondersteunen een aantal jaarlijks terugkerende evenementen met een bescheiden subsidiebedrag om de leefbaarheid in de wijken en dorpen te verhogen.  Tot slot faciliteren we het centrummanagement in het centrum van Heerenveen. Dit doen we met een subsidie die voor een groot deel wordt betaald uit de reclamebelasting in het centrum en voor een kleiner deel uit gemeentelijke middelen en door de markt. Dit centrummanagement coördineert en organiseert de verschillende evenementen in het centrum, waaronder de Outletmarkt en de kerstmarkt. Wat gaan we (extra) doen?  We zoeken meer verbinding met andere Fryske gemeenten en de provincie. We willen van elkaar leren en ervaringen uitwisselen over thema’s die spelen rondom evenementen.  We verhogen het aantal Event Academy's van twee naar vier per jaar. Deze bijeenkomsten worden georganiseerd door het evenementenbureau van Regio Heerenveen - ’n Gouden Plak.

Voor evenementenorganisatoren zijn dit een van de momenten om elkaar te ontmoeten, ervaringen uit te wisselen en van elkaar te leren.  We weten dat het proces om een omgevingsvergunning te krijgen veel tijd kan kosten voor een evenementenorganisatie en dat dit (extra) geld kost. Hier kunnen we niets aan doen. Wat we wel kunnen doen, is onze evenementenorganisatoren zo goed mogelijk bij hun aanvraag helpen en dit proces zo kort mogelijk houden. De afdeling die de omgevingsvergunning verleent, is voor organisatoren snel en gemakkelijk (telefonisch en per mail) bereikbaar voor vragen over het indienen van de gegevens, het verloop van het proces, de werking van het Omgevingsloket etcetera.  Samen met een grote groep verschillende mensen uit de mienskip ontwikkelden we een visie op het regiomerk Heerenveen. De komende jaren gebruiken we deze merkidentiteit en merkwaarden als basis voor de manier waarop en mate waarin we ons als gemeente en als evenementenbureau inzetten voor onze evenementen. Zo ontstaat (ook) meer duidelijkheid over de rol van het evenementenbureau en de rol van de gemeente als het gaat om het binnenhalen, coördineren en ondersteunen van evenementen(organisatoren).  We begeleiden organisatoren bij het traject om (Europese) subsidies aan te vragen die bijzondere (onderdelen van) evenementen in onze gemeente kunnen ondersteunen in hun voortbestaan.

Dit past bij het Europabeleid.

Evenementenbeleid 2025 Gemeente Heerenveen

4.2. Toelichting ambitie 2

“We vinden het belangrijk dat evenementen toegankelijk zijn voor iedereen, inclusief bezoekers met een fysieke, visuele en/of auditieve beperking.“

Wat doen we al?  We staan in contact met het VN Panel Heerenveen: een platform voor en namens minder valide inwoners van onze gemeente. Zij delen hun ervaringen met de (on)toegankelijkheid van onze evenementen met ons, en wij delen ze vervolgens weer met onze organisatoren. Wat gaan we (extra) doen?  We stimuleren organisatoren om toegangskaarten voor evenementen beschikbaar te stellen aan onze minima (bijvoorbeeld via de Voedselbank).  We promoten gratis toegankelijke evenementen extra via onze gemeentelijke kanalen.  We stimuleren organisatoren om na te denken over de toegankelijkheid van hun evenement met een zelfscan als onderdeel van de vergunningaanvraag (zie link Zelfscan | Ongehinderd).

4.3. Toelichting ambitie 3

“We willen organisatoren stimuleren om stappen te zetten in het verder professionaliseren van hun evenement (waaronder planvorming, duurzaamheid, afval, gezondheid en veiligheid).”

Wat doen we al?  We stemmen aanvragen af met onze hulpdiensten (politie, brandweer en GHOR) en vragen hen om advies over de aangeleverde documenten. Denk aan het veiligheidsplan met daarin de inzet van derden, zoals beveiliging, EHBO en verkeersregelaars.  We volgen (landelijke) trends en ontwikkelingen en informeren onze organisatoren hierover op onze Event Academy’s. Zo brachten wij de nieuwe regelgeving over het schenken in recyclebare bekers meerdere keren onder de aandacht.  We lieten onze eigen evenementen zoals de Koningsdag vrijmarkt en de Pinksterkermis in 2025 onderzoeken op duurzaamheid. Dit zorgde er onder andere voor dat wij de afvalinzameling gaan verbeteren.

Evenementenbeleid 2025 Gemeente Heerenveen

 We controleren steekproefsgewijs of organisatoren zich houden aan de leeftijdsgrens bij de verkoop van alcohol. Uit de controles blijkt dat hier blijvende aandacht voor nodig is, zowel in de vorm van voorlichting als handhaving. Wat gaan we (extra) doen? Duurzaamheid 

We bespreken met organisatoren wat zij doen om de impact van hun evenement op het milieu kleiner te maken. Denk aan thema's als water, afval, energie en mobiliteit.

 We werken de mogelijkheden uit om een duurzaamheidsparagraaf te ontwikkelen en aan het evenementenformulier toe te voegen vanaf bijvoorbeeld vijfhonderd bezoekers (net zoals de gemeente Amsterdam).  We zoeken voor onze eigen evenementen zoals de Koningsdag vrijmarkt en de Pinksterkermis naar manieren om afval en onverkochte goederen zo goed mogelijk apart in te zamelen en te verwerken. Hierbij gebruiken we de ladder van Lansink (www.recycling.nl) om te bepalen welke manier van afvalverwerking de beste is. Afval  Het afval dat vrijkomt bij een evenement is bedrijfsafval. Een erkende inzamelaar van bedrijfsafval moet dit afvoeren en verwerken. De kosten hiervan zijn altijd voor rekening van de organisator. 

Organisatoren moeten zich houden aan de Wet milieubeheer. Hierin staat dat afvalscheiding verplicht is.

 Zwaaivlaggetjes, ballonnen, wensballonnen, confetti en andere moeilijk in te zamelen materialen zijn verboden bij evenementen. Voor promotiemateriaal dat wordt uitgedeeld en weggegooid in de openbare ruimte geldt een opruimplicht. Dit gaan we vastleggen in onze Algemene Plaatselijke Verordening. 

Evenementen moeten voldoen aan de landelijk geldende SUP-regels. Daarnaast willen we dat er een verplicht statiegeldsysteem komt op wegwerpbekers.

Planvorming en veiligheid  We verdiepen ons nader in het fenomeen digitale veiligheid en informeren onze organisatoren hierover;  We stellen gedragsregels en huisregels verplicht bij risicovolle evenementen om meer handvatten te hebben om geweld en agressie onder bezoekers tegen te gaan;  We hebben dit najaar (via een stageopdracht) verzameld welke moeilijkheden een aantal evenementenorganisatoren ervaart als het gaat om veiligheid. En welke ondersteuning hierin gewenst is. De conclusies en aanbevelingen werken we dit voorjaar uit. Gezondheid  We vragen organisatoren om aandacht te besteden aan de gezondheid van bezoekers. Bijvoorbeeld met een gezond(er) alternatief bij foodtrucks en voedselkramen en door te zorgen voor gratis drinkwater.

Evenementenbeleid 2025 Gemeente Heerenveen

 We willen roken tijdens evenementen ontmoedigen en vragen organisatoren om dit duidelijk te maken aan alle deelnemers, begeleiders en toeschouwers.  We willen dat organisatoren zorgen voor een verantwoord alcoholbeleid en dat zij dit zowel intern als extern communiceren (we werken de afspraken verder uit in het Convenant Gezonde Sportevenementen en het Sportakkoord Heerenveen 20232026).  We willen dat organisatoren van evenementen hun bezoekers ervan bewust maken dat zij een veel kleinere kans lopen op gehoorschade als zij goede gehoorbescherming dragen. De manier waarop we dit doen, werken we uit in overleg met GGD/GHOR. Denk bijvoorbeeld aan een gehoorschadepreventie-project met onze evenementenorganisatoren, waarbij we goedkope of gratis oordoppen beschikbaar maken.

4.4. Toelichting ambitie 4

“We vinden het belangrijk dat ons evenementenbureau Regio Heerenveen - ’n Gouden Plak (HnGP) evenementen(organisatoren) faciliteert en dat zij zich inzet om aansprekende evenementen naar onze gemeente te halen die passen bij ons evenementenprofiel en bij onze merkidentiteit.”

Wat doen we al?  We stellen een subsidie beschikbaar om als evenementenbureau te functioneren en een subsidie beschikbaar om (inter)nationale evenementen naar onze gemeente te halen. En om evenementen helder en overzichtelijk te communiceren naar onze inwoners, ondernemers en toeristen.  Wij geven het evenementenbureau de opdracht om lokale evenementen zoals huldigingen en herdenkingen namens onze gemeente te organiseren. En om via side-events een zo groot mogelijk publiek te betrekken bij een evenement.  Het evenementenbureau organiseert een regionaal platform voor evenementenorganisaties met als doel de kwaliteit en professionaliteit van evenementen te vergroten. Dit doen ze door workshops te organiseren en organisaties in contact te brengen met vak-experts de Event Academy, maar ook door onderlinge verbinding tussen elkaar te stimuleren en het contact met de gemeente makkelijker te maken.  Onze evenementencoördinator is vanuit onze gemeente de linking pin naar het evenementenbureau, zodat er korte lijnen zijn voor afstemming en overleg. Wat gaan we (extra) doen?  We willen dat Regio Heerenveen - ’n Gouden Plak (HnGP) de on- en offline promotie van het totale aanbod aan evenementen verbetert. Hiervoor is een aantrekkelijke, wervende communicatiestrategie en -campagne nodig met daarin aandacht voor onze lokale verhalen en historie en de merkwaarden van Heerenveen. 18

Evenementenbeleid 2025 Gemeente Heerenveen

 We willen dat HnGP meer verbinding zoekt en samenwerkt met Het Andere Friesland en Merk Fryslân rondom de marketing en promotie van evenementen.  We willen dat HnGP meer samenwerkt met culturele partijen, ondernemers en sportieve instanties in de hele gemeente. In samenwerking met hen, moeten onze merkwaarden nog beter naar voren komen bij bestaande en nieuwe evenementen.  We willen in overleg met HnGP meer duidelijkheid aanbrengen als het gaat om hun werkzaamheden. Ze moeten zich (meer) focussen op het organiseren en binnenhalen van evenementen die: -

bijdragen aan onze merkidentiteit;

zorgen voor een toekomstbestendig evenementen aanbod;

zorgen voor economische spin-off.

Evenementenbeleid 2025 Gemeente Heerenveen

5. Kader voor evenementen We geven organisatoren het vertrouwen en de ruimte om evenementen te organiseren in onze gemeente. Evenementen vragen om een duidelijk kader. Zo kunnen we een aantrekkelijke gemeente blijven en de leefbaarheid, veiligheid, gezondheid en het welzijn van bezoekers, deelnemers en omwonenden waarborgen.

5.1. Proces van aanvraag tot evenementenvergunning De periode van de aanvraag tot de vergunningverlening voor een evenement, is een heel proces. Hoe dit proces precies verloopt, hangt af van de categorie waarin het evenement valt. Het gehele proces is terug te vinden in de bijlage. Hieronder schetsen we de categorieën die we aanhouden bij aanvragen voor evenementen in onze gemeente.

Categorie

Criteria

A-evenement

Laag risico en beperkte impact op de omgeving.

B-evenement

•

Er is geen of nauwelijks inzet van hulpdiensten nodig bij de voorbereiding of uitvoering.

•

Hiervoor geldt een evenementen-meldingsplicht.

•

Organisatoren moeten de evenementenmelding minstens twintig werkdagen voorafgaand aan het evenement bij de gemeente indienen.

Gemiddeld veiligheidsrisico.  De gevolgen voor de omgeving en het verkeer zijn gemiddeld.  De inzet van hulpdiensten is nodig bij de voorbereiding en/of uitvoering.  Hiervoor geldt een evenementen-vergunningsplicht.  Organisatoren moeten de vergunningaanvraag minstens twaalf weken voorafgaand aan het evenement bij de gemeente indienen.

C-evenement

Hoog veiligheidsrisico.  De gevolgen voor de omgeving en het verkeer zijn groot.  Er is uitgebreide inzet van hulpdiensten nodig bij de voorbereiding en uitvoering.  Hiervoor geldt een evenementen-vergunningsplicht.  Organisatoren moeten de vergunningaanvraag minstens zestien weken voorafgaand aan het evenement bij de gemeente indienen.

Evenementenbeleid 2025 Gemeente Heerenveen

Bij de categorie-indeling kijken we naar de mate van het risico, de complexiteit van een evenement en het effect van een evenement op de omgeving. Om te bepalen in welke categorie een evenement valt, maken we gebruik van drie profielen:  Het activiteitenprofiel (onder andere het tijdstip en soort evenement);  Het publieksprofiel (onder andere het aantal bezoekers);  Het ruimtelijk profiel (onder andere de geluidsoverlast, parkeerproblemen en verkeershinder). Activiteitenprofiel Na aanmelding van het evenement en de plaatsing op de evenementenkalender, bepalen we op basis van het risico in welke categorie het evenement valt. Hierbij houden we rekening met het tijdstip, de muzieksoort, bezoekersaantallen en het type evenement. Publieksprofiel Het aantal verwachte bezoekers, het profiel van de bezoekers, de aanwezigheid van horeca en mogelijke risico’s zoals drugsgebruik zijn belangrijke factoren bij de classificering van een evenement. Ruimtelijk profiel Waar vindt een evenement plaats? Bij het beoordelen van het ruimtelijke aspect kijken we naar de locatie en de omgeving van het evenement. Hierbij houden we onder andere rekening met de bereikbaarheid voor hulpdiensten, bezoekers en omwonenden. Ook de impact op de buurt, het omliggende wegennet en het openbaar vervoer wegen we mee.

Hoe hoger de categorie, hoe meer voorbereiding er nodig is om een vergunningaanvraag te behandelen. Dit heeft logischerwijs ook invloed op het aantal weken dat een organisator de aanvraag voorafgaand aan het evenement bij de gemeente moet indienen. In bovenstaand overzicht staan de indieningstermijnen per categorie. Bij het in behandeling nemen van een aanvraag, toetsen we de risico’s eerst met punten. We kennen punten toe aan kenmerken, zoals het soort evenement, de hoeveelheid bezoekers, de samenstelling van het publiek, de plaats en het tijdstip van het evenement. Na deze risicotoets op papier volgt een beoordeling door de vergunningverleners. Zij doen dit op basis van hun deskundigheid en ervaring. Ze kijken onder andere naar het verloop van eerdere edities van het evenement (denk aan de verkeerssituatie, alcoholen/of drugsgebruik en dergelijke). Deze subjectieve zaken wegen ze mee, naast de objectieve risicotoets. De indeling in een categorie bepaalt het verdere vergunningsproces. Per categorie gelden verschillende aanvraagtermijnen en moeten verschillende aanvraagdocumenten worden ingevuld en aangeleverd door de organisator. De categorie kan bovendien nog worden bijgesteld tijdens het vergunningsproces. Bijvoorbeeld als blijkt dat de impact of risico’s van een evenement toch groter of kleiner zijn dan eerder ingeschat.

Evenementenbeleid 2025 Gemeente Heerenveen

5.1.1. Algemene Plaatselijke Verordening Een organisator van een evenement moet allereerst rekening houden met de Algemene Plaatselijke Verordening Gemeente Heerenveen (APV). De bepalingen over de evenementenvergunning (art. 2:24 en 2:25 van de APV) vormen de kern van de regeling van evenementen in de algemene plaatselijke verordening. Artikel 2.24 van de APV bepaalt om te beginnen wat we onder een evenement verstaan.

Onder ‘evenement’ valt elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak, met uitzondering van: - bioscoop- en theatervoorstellingen; -

markten als bedoeld in artikel 160 eerste lid, aanhef en onder g, van de Gemeentewet en artikel 5:22 van de APV;

kansspelen als bedoeld in de Wet op de kansspelen;

het in een inrichting in de zin van de Alcoholwet gelegenheid geven tot dansen;

betogingen, samenkomsten en vergaderingen als bedoeld in de Wet openbare manifestaties;

sportwedstrijden en andere reguliere activiteiten in en op een daarvoor bestemde locatie, niet zijnde een door de burgemeester aangewezen categorie vechtsportwedstrijden of –gala’s;

reguliere activiteiten in een cultureel centrum (zoals dorpshuizen en wijkgebouwen);

activiteiten als bedoeld in artikel 2:39 van de APV;

voetbalwedstrijden als bedoeld in afdeling 7a van de APV.

Onder evenement wordt mede verstaan: - een herdenkingsplechtigheid; -

een braderie;

een optocht, niet zijnde een betoging als bedoeld in artikel 2:3 van deze verordening op de weg;

een feest, muziekvoorstelling, wedstrijd of recreatieve tocht op of aan de weg, voor zover in het geregelde onderwerp niet wordt voorzien door artikel 10 juncto 148, van de Wegenverkeerswet 1994;

een kermis;

een door de burgemeester aangewezen categorie vechtsportwedstrijden of –gala’s.

In het artikel dat hierop volgt is de vergunningplicht neergelegd, inclusief de uitzondering hierop voor bepaalde kleine evenementen. De burgemeester mag deze vergunningen verlenen. Kleine evenementen die niet onder de vergunningplicht vallen, zijn wel verplicht om hun evenement aan te melden. De burgemeester kan een evenementenvergunning weigeren in het belang van de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid en om het milieu te beschermen. Een vergunning kan ook worden geweigerd als de aanvraag minder dan drie weken (of twaalf weken bij toepassing van art. 2:25, zevende lid van de APV) voor 22

Evenementenbeleid 2025 Gemeente Heerenveen

de geplande datum van het evenement is ingediend en hierdoor een behoorlijke behandeling van de aanvraag niet mogelijk is (art. 1:8 van de APV). Tot slot kan elektrisch versterkte muziek bij evenementen geluidsniveaus bereiken die storend zijn voor een omwonende of de omgeving. Op grond van art. 4:6 van de algemene plaatselijke verordening geldt een verbod op het veroorzaken van deze geluidshinder. De bepaling is er om verstoring van de rust te voorkomen. Het gaat dan om rust als onderdeel van de openbare orde, ofwel ‘het niveau van rust bij normale gang van zaken in het voor publiek toegankelijke domein’. Het college van burgemeester en wethouders kan - eventueel onder voorwaarde(n) - een ontheffing verlenen van dit verbod. In het geval van een geluidsontheffing, is geluidshinder naar de omgeving tot op zekere hoogte toegestaan. Om de hinder te beperken, stelt het college voorwaarden (normen) aan het aantal geluidsdagen, de begin- en eindtijden en de hoeveelheid te produceren geluid. Wat precies wordt toegestaan, hangt af van de aanvraag van de ontheffing en/of van de uitkomsten van een akoestisch onderzoek.

5.1.2. Omgevingsplan Het Omgevingsplan Gemeente Heerenveen (hierna: omgevingsplan) bevat regels over activiteiten met mogelijke gevolgen voor de fysieke leefomgeving. Naast regels over het geluid, kunnen in het omgevingsplan ook regels staan over het gebruik van de locatie waar evenementen plaatsvinden. Als in het omgevingsplan staat dat op een bepaalde locatie geen evenementen zijn toegestaan en dit gebeurt daar toch, of wanneer een evenement op een locatie is toegestaan maar de maximaal toegestane geluidsbelasting wordt overschreden, dan is dit in strijd met het omgevingsplan. Om te mogen afwijken van het omgevingsplan is naast een evenementenvergunning een omgevingsvergunning nodig (art. 5.1, eerste lid, aanhef en onder a, van de Omgevingswet). Dit heet dan een ‘omgevingsvergunning voor een (buitenplanse) omgevingsplan-activiteit’. Dat volgens het omgevingsplan op bepaalde locaties geen evenementen zijn toegestaan, geldt niet als het gaat om evenementen met een kortdurend en incidenteel karakter. Volgens vaste rechtspraak van de afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State verzet een omgevingsplan zich niet tegen kortdurend en incidenteel gebruik dat in strijd is met dat plan. Het moet dan alleen wel gaan om zeer incidentele vormen van gebruik. Een festival van één dag waarbij het op- en afbouwen verscheidene dagen duurt, zien we niet als incidenteel.

In dat geval is een wel een omgevingsvergunning nodig voor de (buitenplanse) omgevingsplan-activiteit. Het college van burgemeester en wethouders mag bij vergunningsaanvragen besluiten of ze de vergunning wel of niet verleent. Hierbij moet het college de instructieregels in acht nemen die in het Besluit kwaliteit leefomgeving (Bkl) staan. Een vergunning moet ook in overeenstemming zijn met een evenwichtige toedeling van functies aan locaties. Voor evenementen in een openbare ruimte, of in een niet-openbare ruimte die niet specifiek voor evenementen is bedoeld, betekent dit dat het college voorwaarden verbindt aan de omgevingsvergunning. Deze moeten ervoor zorgen dat het geluid van evenementen bij geluidsgevoelige gebouwen aanvaardbaar blijft. Doel van deze voorwaarden is het beschermen van de gezondheid en het beperken van de emissie van geluid.

Evenementenbeleid 2025 Gemeente Heerenveen

5.2. Andere vergunningen en ontheffingen Naast de algemene plaatselijke verordening en het omgevingsplan zijn er ook andere wet- en regelgeving voor evenementen. Geluidsontheffing/-melding Bij evenementen is vaak sprake van geluid. Denk aan muziek of het omroepen via een omroepinstallatie. Maar volgens de APV is het verboden om in de buitenlucht geluidshinder te veroorzaken met toestellen of geluidsapparaten. Het college kan hiervoor een geluidsontheffing verlenen. In deze ontheffing kan ze regels opnemen over de geluidsnormen en de opstelling van geluidsboxen. Standplaatsvergunning Wanneer iemand als onderdeel van een evenement een standplaats inneemt, hoeft diegene hiervoor geen aparte standplaatsvergunning aan te vragen. Dit wordt dan opgenomen in de evenementenvergunning. Verkeersbesluit Een verkeersbesluit is nodig als de functie van de weg verandert of als er een verbod wordt ingesteld. Bij een evenement kan dit verbod bijvoorbeeld de afsluiting van een weg of parkeerterrein zijn. Hiervoor is een verkeersbesluit nodig. Voor ons als gemeente is dit bovendien een belangrijk communicatie-onderwerp: we nemen de afsluiting van wegen mee bij het publiceren van aangevraagde en verleende evenementenvergunningen. Zo weten omwonenden en weggebruikers waar ze aan toe zijn.

Ontheffing Alcoholwet Wanneer op een evenement alcohol wordt geschonken, moet de organisator hiervoor op grond van artikel 35 Alcoholwet een ontheffing aanvragen. Er mogen alleen zwakalcoholhoudende dranken worden geschonken (<15% alcohol) door een persoon die minimaal 21 jaar oud en van onbesproken gedrag is. De dranken mogen niet in glaswerk worden geschonken en de ontheffing geldt voor maximaal twaalf aaneengesloten dagen. Eventuele verdere voorschriften staan in de ontheffing. Melding brandveiligheid Bij een melding brandveiligheid (zoals geregeld in het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen, hierna: Bgbop) gaat het meestal om het gebruik van een tent bij een evenement. Hiervoor gelden bepaalde eisen. Wanneer een evenementenvergunning nodig is (voor een A-, B- of C-evenement), dan maken deze eisen al deel uit de vergunning. Een aparte melding is dan niet nodig. Natuurbescherming Voor evenementen die plaatsvinden in de buurt van kwetsbare natuur of (beschermde) diersoorten gelden regels voor natuurbescherming van de Omgevingswet. Een organisator moet in dit geval preventieve maatregelen nemen om de dier- en plantensoorten die in het gebied leven, te beschermen. Het is belangrijk dat dit op tijd bij de provincie wordt gemeld, want in sommige gevallen is een ecologisch onderzoek nodig.

Op basis hiervan bepalen we of een evenement een schadelijk effect kan hebben op de dieren en planten in het gebied. 24

Evenementenbeleid 2025 Gemeente Heerenveen

Evenementen op provinciale (vaar)wegen Vindt een evenement (gedeeltelijk) op of bij provinciale (vaar)wegen plaats, dan is een omgevingsvergunning nodig voor een ‘beperkingengebied-activiteit'. Dit moet op grond van de Omgevingsverordening Fryslân 2022. De organisator van het evenement moet deze verordening aanvragen bij Gedeputeerde Staten (GS) van de provincie. GS verleent de omgevingsvergunning niet als de bereikbaarheid van het verkeer - waaronder het openbaar vervoer en de hulpdiensten - en de verkeersveiligheid onvoldoende is geborgd. De vergunning wordt ook niet verleend als de politie en/of hulpdiensten negatief adviseren over het gebruik van - en de veiligheid op - de provinciale weg. Evenementen in het beperkingengebied waterstaatswerken Als een evenement plaatsvindt in het zogeheten ‘beperkingengebied waterstaatwerken’, ofwel een door het Wetterskip Fryslân aangewezen gebied in de buurt van een oppervlaktewaterlichaam of een waterkering, dan is hiervoor toestemming nodig van het waterschap. Vuurwerk, Luchtvaartwet en drones Wil een organisator vuurwerk ontsteken op een evenement, dan moet hij dit melden of aanvragen bij de provincie. De provincie vraagt vervolgens aan de burgemeester om hiervoor een verklaring van geen bezwaar af te geven. Stelt de gemeente extra voorwaarden, dan worden die aan de evenementenvergunning toegevoegd.

Bij het gebruik van heteluchtballonnen of helikopters is de Luchtvaartwet van toepassing. Ook dit kan een organisator melden of aanvragen bij de provincie. De FUMO beslist over dit verzoek. Evenementen op zon- en feestdagen Als een evenement op zon- of feestdagen begint voor 13.00 uur, niet speciaal voor godsdienst of levensovertuiging is bedoeld en er is sprake van geluid dat tweehonderd meter verderop te horen is, is hiervoor een ontheffing nodig van de Zondagswet. Meerjarenvergunning De algemene plaatselijke verordening maakt het mogelijk om evenementenvergunningen te verlenen voor de duur van drie jaar. Deze optie is in 2011 geïntroduceerd bij de vaststelling van de 26e wijziging van de algemene plaatselijke verordening, om de regeldruk terug te dringen. Wanneer één vergunning drie jaar geldig is, hoeft de organisator slechts één keer een aanvraag in te dienen (en hiervoor legeskosten te betalen) in plaats van drie keer. Om in aanmerking te komen voor een driejarige vergunning, moet het evenement aan bepaalde voorwaarden voldoen. Namelijk:  Het evenement moet geclassificeerd zijn als een B-evenement.  Er mogen in het tweede en derde jaar geen wijzigingen plaatsvinden (het moet dus gaan om dezelfde activiteiten, dezelfde organisator, dezelfde tentafmetingen, dezelfde publieksaantallen etcetera).

 Het evenement moet in het tweede en derde jaar op tijd worden aangemeld via een hiervoor opgesteld meldingsformulier. We vragen voor driejarige vergunningen wel elk jaar een draaiboek, zodat we weten dat het evenement steeds op dezelfde manier wordt georganiseerd. Als de opzet wijzigt, bijvoorbeeld omdat het een jubileumeditie is met een aangepast programma of omdat 25

Evenementenbeleid 2025 Gemeente Heerenveen

het evenement op een andere locatie wordt georganiseerd, dan kunnen we een aanvulling op de bestaande vergunning geven. Hierover besluiten we dan opnieuw, met aanvullende voorschriften voor de nieuwe onderdelen, zodat het besluit vatbaar is voor bezwaar en beroep. Heeft het evenement veel veranderingen ten opzichte van vorige editie(s)? Dan is een geheel nieuwe vergunning nodig.

5.3. Proces tot aanvraag van omgevingsvergunning Organisatoren kunnen de aanvraag omgevingsvergunning voor een (buitenplanse) omgevingsplan-activiteit indienen bij het Omgevingsloket. De gemeenteraad heeft hiervoor participatie verplicht gesteld. Documentatie over deze participatie is bij de aanvraag vereist. Dit houdt in dat een organisator, nog voordat hij de aanvraag indient, een participatieproces moet organiseren. Hij moet ook aangeven wat de resultaten van het participatieproces waren en hij met die resultaten heeft gedaan. Het college van burgemeester en wethouders beslist over de aanvragen van omgevingsvergunningen voor (buitenlandse) omgevingsplan-activiteiten. Het besluit wordt in principe voorbereid volgens de reguliere procedure: de beslistermijn voor de procedure is acht weken. Het college kan deze termijn eenmaal met maximaal zes weken verlengen. Soms heeft het college advies nodig over de aanvraag. Dan stuurt ze de aanvraag naar het betreffende adviesorgaan (bijvoorbeeld de gemeenteraad). Het college verleent de omgevingsvergunning alleen als sprake is van een evenwichtige toedeling van functies en locaties en als wordt voldaan aan de beoordelingsregels uit paragraaf 8.1.1.2 van het Besluit kwaliteit leefomgeving (Bkl).

Hieronder vallen bijvoorbeeld de Rijks-instructieregels uit hoofdstuk 5 van het Bkl en de provinciale instructieregels uit de provinciale omgevingsverordening. Het college maakt het besluit bekend door dit naar de organisator te sturen. Het besluit treedt normaal gesproken een dag na de bekendmaking in werking.

5.4. Evenementenkalender en cumulatie van evenementen Wij houden als gemeente een evenementenkalender bij. Zo hebben we een overzicht van de hoeveelheid evenementen, waar die worden gehouden en wanneer ze plaatsvinden. We stemmen onze werkzaamheden hierop af. Elk jaar vóór 1 november vragen wij aan organisatoren om de data van hun evenement(en) van het volgende kalenderjaar aan ons door te geven. We gebruiken deze informatie ook om onze inwoners te informeren. Dit doen we via onze gemeentelijke website, onze social-media-kanalen en via de website van Regio Heerenveen - ’n Gouden Plak.

Evenementenbeleid 2025 Gemeente Heerenveen

Het aanmelden van evenementen is uitdrukkelijk niet bedoeld om ‘een plekje te reserveren’. Als er meerdere evenementen op dezelfde datum of locatie worden aangemeld en conflicteren de evenementen met elkaar, dan is het uitgangspunt dat een evenement dat past in ons evenementenprofiel, voorrang heeft boven een ander evenement. Mocht dit geen doorslag geven, dan maken we door middel van een transparante loting een keuze. We gaan uiteraard tijdig in overleg met de betreffende organisatoren om de situatie door te spreken en om na te gaan of er een oplossing te bedenken is. Als er sprake is van onverwachte en ongewenste effecten op het gebied van de openbare orde, veiligheid of de volksgezondheid, dan kan de burgemeester weigeren om de gevraagde evenementenvergunning te verlenen.

De organisator moet de aanvraag op tijd en volledig indienen. Hierna volgt het vergunningstraject. De burgemeester mag besluiten om de vergunning niet te verlenen, in te trekken of te wijzigen als daar aanleiding voor is. Dit komt in de praktijk weinig voor. Naast de gemeentelijke evenementenkalender is er ook een regionale kalender van de Veiligheidsregio Fryslân (VRF). Met onze gemeentelijke kalender vullen we ook die regionale kalender. Zo stemmen we een samenloop van evenementen in de gehele regio af, met het oog op de inzetbaarheid van de hulpdiensten.

5.5. Adviserende instanties De politie en de VRF (brandweer en GHOR) zijn onze externe adviserende instanties. In het periodieke evenementenoverleg bespreken de vergunningverleners de aankomende evenementen met deze adviespartners. De evenementencoördinator is voorzitter van dit overleg. Het is gericht op afstemming en inventarisatie van de knelpunten en risico’s. Soms sluiten onze adviespartners ook aan bij een (voor)overleg met de organisator. Bij B- en C-evenementen vragen wij de adviespartners schriftelijk om advies.

5.6. Welke mogelijkheden heeft een belanghebbende? Zienswijze Voorafgaand aan de verlening van een evenementenvergunning kan een belanghebbende een zienswijze voor die vergunning bij ons als gemeente indienen. Dit moet binnen veertien dagen na de publicatiedatum van de aanvraag en kan zowel mondeling als schriftelijk. Wij publiceren de aanvraag op www.overheid.nl. De zienswijze nemen we mee in onze beslissing op de aanvraag en we verwerken hem gemotiveerd in de evenementenvergunning, zodat de aanvrager hiervan op de hoogte is. Daarnaast informeren wij de indiener van de zienswijze over hoe wij die bij onze beslissing hebben meegewogen. Bezwaar en beroep Tot zes weken na bekendmaking van het besluit, kunnen organisator en belanghebbenden een bezwaarschrift indienen. De bezwarencommissie behandelt deze bezwaarschriften. De bezwarencommissie is een onafhankelijke commissie die ons als gemeente adviseert over ingediende bezwaarschriften. Dit advies nemen wij vervolgens 27

Evenementenbeleid 2025 Gemeente Heerenveen

mee in onze beslissing op een bezwaarschrift. Ook dit wordt vastgesteld en gepubliceerd. Tegen deze beslissing is beroep bij de rechter mogelijk. Ook kan er een voorlopige voorziening bij de rechtbank worden gevraagd. Dit is een voorlopige beslissing van de rechter. Hiervoor moet wel sprake zijn van een spoedeisend belang, waarbij iemand de uitkomst in de lopende procedure niet kan afwachten. Klachten Wanneer iemand een klacht heeft over een evenement, bijvoorbeeld door geluids- of parkeeroverlast, kan diegene dit mondeling of schriftelijk bij ons als gemeente melden. Voor schriftelijke meldingen gebruiken we ons Fixi-systeem. Dit is via de gemeentelijke website toegankelijk. De evenementencoördinator behandelt de klachten en neemt ze mee bij de evaluatie van het betreffende evenement. Komen er over hetzelfde evenement ook bij andere afdelingen of bij de politie klachten binnen, dan wordt de evenementencoördinator ook hierover geïnformeerd.

5.7. Evaluatie Als het nodig is, organiseren we als gemeente een evaluatie met de organisator. Bijvoorbeeld omdat een evenement voor de eerste keer plaatsvond, omdat er klachten zijn binnengekomen of omdat een evenement qua opzet was gewijzigd. Zowel de organisatie als de gemeente kunnen om een evaluatie vragen. Tijdens de evaluatie blikken we terug op de afgelopen editie, bespreken we kritische punten en delen we verbeterpunten die we vervolgens vastleggen. Deze nemen we mee in de procedure van de aanvraag voor de evenementenvergunning voor het volgende jaar.

5.8. Subsidie voor evenementen De afgelopen jaren is het subsidiebudget voor evenementen besteed aan de ondersteuning van kleine en grote lokale evenementen die plaatsvinden in onze gemeente. Volgens de huidige subsidieregeling evenementen hoort de subsidie te gaan naar evenementen in de dorpen van de gemeente Heerenveen, uitgezonderd Heerenveen zelf. Ze moet bijdragen aan:  Een sterkere en betere culturele en economische positie, recreatieve samenhang, leefbaarheid en uitstraling van de gemeente Heerenveen.  Aantrekkingskracht en een positief imago van de gemeente Heerenveen.  Een groter aantal bezoekers aan de gemeente Heerenveen, dat hier langer verblijft en meer geld besteed. De gemeente werkt aan nieuw subsidiebeleid. De verwachting is dat dit in 2026 wordt ingevoerd. Daarin wordt ook de subsidieregeling evenementen opnieuw bekeken, waaronder de criteria om in aanmerking te (blijven) komen voor subsidie. We denken hierbij aan criteria die in het verlengde liggen van onze ambities op het gebied van veiligheid, gezondheid, duurzaamheid of planvorming.

Evenementenbeleid 2025 Gemeente Heerenveen

5.9. Reclame en publiciteit Organisatoren mogen natuurlijk bekendheid geven aan hun evenement. Daarvoor zijn er binnen de gemeente verschillende mogelijkheden, maar er zijn ook regels. De gemeente werkt aan een nieuw reclamebeleid dat in 2026 wordt ingevoerd. Daarin worden ook de regels voor reclame voor evenementen vastgesteld en komen sommige middelen te vervallen. Tot de invoering geldt een overgangsperiode waarin nog gebruikgemaakt kan worden van de bestaande mogelijkheden. Mogelijkheden die blijven bestaan zijn: • A0-reclame (maximaal 100 locaties) in Heerenveen, zie • Vermelding op de vier digitale informatiepanelen bij de entrees van Heerenveen, hiervoor levert u een tekst aan van vijf regels met zestien tekens per regel en mailt deze naar bijzonderewetten@heerenveen.nl; • Vermelding op de website Regio Heerenveen ’n Gouden Plak, zie Home - 'n Gouden Plak.

5.10. Gebruik en bescherming gemeentegrond Als een organisatie gemeentegrond nodig heeft om een evenement te organiseren, stellen wij hier als eigenaar van de grond voorwaarden aan. We willen dat organisatoren met zorg met het terrein omgaan. Wanneer het gaat om beschermd of historisch terrein, stellen we extra voorwaarden. Voorbeelden zijn parklandschap De Overtuin in Oranjewoud en recreatieterrein De Heide in Heerenveen. Hiernaast kan men denken aan de volgende afspraken: • De gemeente geeft aan welk (deel van) het terrein/begrenzing beschikbaar is voor het evenement. • De aanvrager (gebruiker) moet zorgen voor een slecht weer-scenario voor het terreingebruik. • De aanvrager moet voldoen aan de (natuur)wetgeving. • Zonder afstemming mag een organisator geen wijzigingen aan het terrein aanbrengen. • De organisator moet groen en bomen beschermen en verdichting onder bomen voorkomen. (Geen materiaalopslag of zwaar materieel onder boomkroonprojectie). • Wij controleren en evalueren de gemaakte afspraken. • Als de afspraken niet worden nagekomen, volgen er sancties.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Heerenveen&id=609fcc88-85ec-4c11-a7a2-5934145a0d1c