1.2 bijlage 2 PvE gemeentekantoor Heerenveen

28 / 52

De kantoorclusters hebben conceptueel in principe een duidelijke entree. De gebouwcontouren en positionering van het betreffende kantoorcluster ten opzichte van het trappenhuis of de lift kan er echter voor zorgen dat de fysieke centrale entree niet reëel is en de teamvlek van meerdere kanten benaderbaar is. Dit doet niet af aan het functioneren van het kantoorconcept van reuring naar rust. De Kantoorzone (onderverdeeld in meerdere clusters) ondersteunt de mentale behoeften aan eigenheid, identiteit en herkenbaarheid. Dit betekent dat er voldoende gelegenheid is om als team een eigen inbreng te hebben in de aankleding en inrichting van een bepaald deel van het kantoorcluster. De invulling of aankleding moet echter niet leiden tot situaties waardoor collega’s van buiten het team zich niet meer welkom of gewenst voelen. De werkplek dient te allen tijde een flexwerkplek te zijn die na gebruik weer ‘clean’ achter gelaten wordt.

6.4. Bestuurszone

De Bestuurszone kenmerkt zich in het gemeentekantoor door haar positionering op de scheidslijn tussen het publieke en het niet-publieke deel. In het publieke deel van de Bestuurszone zijn de raadzaal en de crisisruimte gepositioneerd. De raadzaal is toegerust voor moderne communicatievormen. Het betreft een multifunctionele en toegankelijke raadzaal die groot genoeg is voor fysieke raadsvergaderingen, maar die ook gebruikt kan worden voor andere geledingen. De zaal moet gemakkelijk aangepast kunnen worden en is dus flexibel. Pal aan de raadzaal is een publiekstribune gesitueerd. De entree wordt gevormd door het werkcafe in de Ontmoetingszone. Daar vindt ook ‘s avonds ongepland en informeel contact plaats. Buiten crisistijd is ook de crisisruimte inzetbaar als reguliere overlegruimte.

29 / 52

Raadsleden maken gebruik van reguliere overlegruimten in de Ontmoetingszone, die (waar wenselijk) voor hen te reserveren zijn. De Ontmoetingszone is op vergaderavonden ook toegankelijk. Op momenten dat de Ontmoetingszone - door wat voor redenen dan ook - niet beschikbaar is als entree van de raadzaal, is er een tweede aparte entree gepositioneerd die via een kleine foyer toegang verschaft tot de raadzaal. Ter hoogte van deze kleinere foyer is ook de leeskamer gesitueerd voor raadsleden, inclusief een aantal aanlandplekken. Eigen fractiekamers zijn niet geprogrammeerd. Voor zowel raadsleden als ander extern bezoek en ambtenaren zijn kluisjes beschikbaar voor persoonlijke spullen. In het niet-publieke deel van de Bestuurszone hebben burgemeester en wethouders de beschikking over een aantal middelgrote en representatieve vergaderruimten. Voor bureauwerk van bestuurders zijn flexwerkplekken gesitueerd. In de nabijheid zijn ondersteunende faciliteiten gepositioneerd, waaronder aanlandplekken en belcellen voor ambtelijke ondersteuning. De griffie heeft eigen werkplekken en ook de secretariële ondersteuning is er gepositioneerd met eigen werkplekken.

Trouwen De ‘activiteit’ trouwen met de daarvoor vereiste ruimten en functionaliteiten is opgenomen buiten het huisvestingsconcept van het gemeentekantoor. Bij het opstellen van voorliggend PvE wordt er van uitgegaan dat in het gemeentekantoor geen trouwlocatie is opgenomen. De trouwzaal heeft een exclusieve uitstraling en heeft een aparte in- en uitgang. Het is mogelijk om met een grote groep gasten de trouwzaal binnen te gaan en te verlaten, zonder dat er (wederzijds) overlast is van overige activiteiten of werkzaamheden binnen het gebouw waarin de trouwzaal is gepositioneerd. Deze heeft een representatieve uitstraling. Voor de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand is een BABS-kamer opgenomen waar deze functionaris zijn/haar spullen kan opbergen en waar desgewenst kantoorwerk gedaan kan worden.

6.5. Algemene voorzieningen Ter ondersteuning van benoemde zones en het functioneren van de gemeentelijke organisatie zijn er nog enkele overige voorzieningen en faciliteiten. -

-

-

-

De goederenentree dient op een functioneel logische plek in het gemeentekantoor gesitueerd te zijn en maakt het ontvangen van goederen (ook pallets) mogelijk. De zonering dient zodanig te zijn ingericht dat leveranciers geen bezoekerspas of iets dergelijks nodig hoeven te hebben voor het gehele gemeentekantoor. Vlakbij de goederenentree bevindt zich de centrale reproruimte. Aandachtspunt hierbij is dat deze ruimte door medewerkers voor langere tijd per dag gebruikt wordt en als zodanig ook geschikt is als werkplek (waaronder voldoende daglicht en ventilatie). In de kantoorclusters bevinden zich meerdere decentrale reprovoorzieningen. De centrale archiefruimte is ook een faciliteit die nabij de goederenentree gesitueerd is. Hier is één volwaardige flexwerkplek gepositioneerd. De archiefruimte bestaat uit drie onderdelen. Een quarantaine ruimte, een archiefruimte voor semi-statisch archief en een bewaarplaats ten behoeve van statisch archief. In de ruimtestaat is hiervoor één volume opgenomen die in de ontwerpfase nadere indeling vraagt. Ook zijn er eisen ten aanzien van luchtvochtigheid, temperatuur, brandveiligheid en toegang. Tevens dient de centrale archiefruimte eenvoudig bereikbaar te zijn vanuit het gemeentekantoor. De centrale bergruimte is ook nabij de goederenentree gesitueerd. Dit is een inpandige bergruimte, bedoeld voor met name meubilair of ander tijdelijke opslag.

30 / 52

-

De centrale opslag voor de schoonmaak is een plek in het gemeentekantoor dat nabij de goederenentree dient te liggen (vanwege grote leveringen), maar die door facilitair personeel ook makkelijk vindbaar en bereikbaar dient te zijn, bijvoorbeeld voor het pakken van spullen en/of het aanvullen van sanitaire producten naar de rest van het gebouw.

31 / 52

7. Ruimtebehoefte 7.1. Algemene uitgangspunten Op basis van de profielen, basisprincipes voor het huisvestingsconcept én het huisvestingsconcept is de ruimtebehoefte bepaald. Dit is verwerkt in een ruimtestaat. Daaraan liggen de volgende algemene uitgangspunten ten grondslag: -

-

-

Rekening wordt gehouden met een redenatie van het aantal gewenste werkplekken op basis van het aantal Fte. Er wordt niet specifiek rekening gehouden met omvang per team. Bij de vertaling van de Functioneel Nuttige Oppervlakte (FNO) in de ruimtestaat naar het Bruto Vloer Oppervlakte (BVO) is rekening gehouden met een opslag van 1,55. Dit percentage betreft een ervaringsgetal dat gangbaar is in de sector. De oppervlakten in de ruimtestaat zijn gebaseerd op m² FNO conform NEN 2580, ‘Oppervlakten en inhouden van gebouwen’. De belangrijkste begrippen hierin zijn: 1. Functioneel nuttige vloeroppervlakte (FNO); de oppervlakte die voor de functie van de ruimte noodzakelijk is. 2. Verkeersoppervlakte; de vloeroppervlakte welke voor de ontsluiting of de verkeersafwikkeling van het gebouw dient. 3. Installatieoppervlakte; de vloeroppervlakte die nodig is voor het onderbrengen en bedienen van de technische installaties die noodzakelijk zijn voor het functioneren van het gebouw. 4. De constructieoppervlakte; de oppervlakte die nodig is voor de constructie van het gebouw. 5. De tarra oppervlakte is de som van de verkeersoppervlakte, de installatieoppervlakte en de constructieoppervlakte. 6. De bruto vloeroppervlakte is de som van de tarra oppervlakte, de netto vloeroppervlakte en de oppervlakten van ruimten of delen van ruimten lager dan 1,5 meter.

Op basis van een ingevulde vragenlijst en aangeleverde informatie vanuit het Management Team van de organisatie zijn de aantallen medewerkers (uitgedrukt in Fte) per profiel in kaart gebracht. Deze vertaling naar profielen vormt de basis van de berekening van het aantal benodigde werkplekken en overige voorzieningen. Onderstaand de vertaling van Fte’s per afdeling naar Fte per profiel.

32 / 52

Onderstaand de cijfermatige vertaling van het aantal medewerkers per team (uitgedrukt in Fte) naar profielen.

Formatie gemeentelijke organisatie

Profiel 4 – Leidinggevenden

Profiel 5 – Ondersteuning

Profiel 6 – Beleid en ontwikkeling

Profiel 7 – Externe diensten en werkzaamheden

Fte 40,79 45,96 38,52 33,32 29,9 5,71 139,56 41,88 2 33,26 410,9

Profiel 3 – Intern klantadvies en dienstverlening

medewerkers 44,49 52,19 47,07 37,41 29,91 5,11 152,50 49,99 2,89 36,10 457,66

Profiel 2 – Projecten en programma’s

BFJZ VTH RO IBOR I&I CC en K&A MO DIM Directie O&C Totalen

Profiel 1 – Front office, klantcontact

Peildatum: 22 maart 2022

4,8 2,5 0,0 4,0 3,8 0,0 34,3 21,2 0,0 0,0 70,7

0,8 0,0 8,8 10,6 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 20,1

23,9 15,0 8,4 0,0 11,7 4,9 16,8 12,3 0,6 9,3 103,0

5,0 4,0 2,8 2,0 3,4 0,8 16,4 6,1 1,4 2,6 44,7

6,3 7,2 3,9 7,1 6,2 0,0 0,0 2,2 0,0 14,1 47,1

0,0 5,6 9,8 3,0 4,8 0,0 18,0 0,0 0,0 7,2 48,3

0,0 11,6 4,8 6,6 0,0 0,0 54,1 0,0 0,0 0,0 77,1

7.2. Behoeften aan specifieke voorzieningen Behoefte aan overlegplekken Om een indicatie te krijgen van het aantal beschikbare overlegplekken in de gemeentelijke huisvesting van Heerenveen is een indicatieve berekening gemaakt op basis van Rijksnormen. De Rijksnorm over kantoorhoudende medewerkers van overheidsinstellingen is 1,1 m² overlegruimte per Fte. Daarnaast is de norm 3 m² FNO vloeroppervlakte per persoon in een overlegruimte. Voor de Heerenveense situatie is vervolgens rekening gehouden met het gebruik van vergaderfaciliteiten door mensen die niet in loondienst zijn bij de gemeente, te weten onder meer stagiaires, inhuurkrachten en externe gasten. Voor deze groep gebruikers is een aanvullende capaciteitsbehoefte berekend van 20% bovenop het aantal Fte-loondienst medewerkers. Op basis van deze uitgangspunten volgt onderstaande overzicht die uitkomt op een indicatieve behoefte aan overlegplekken in de gemeentelijke huisvesting.

33 / 52

Aantal overlegplekken # Fte in loondienst (peildatum 22 maart 2022) # personen niet in loondienst (stagiair, tijdelijke inhuur, etc) 10% externe gasten/bezoekers 10% Rijksnorm # m² per Fte Rijksnorm # m² per overlegplek / per persoon totaal # mensen die overlegvoorziening nodig hebben totaal behoefte overleg oppervlakte (m²) totaal # wenselijke overlegplekken in gemeentekantoor

411 41 41 1,1 3,0 493 542 181

In bovenstaande berekening is de behoefte van het bestuur (College en Raad) buiten beschouwing gelaten. Voor deze profielen wordt uitgegaan van de huidige situatie.

Behoefte aan volwaardige werkplekken

# werkplekken

35,3 8,1 51,5 26,8 18,8 14,5 23,1

compensatie voor piekbehoefte

0,5 0,4 0,5 0,6 0,4 0,3 0,3

# werkplekken

# werkplekken

50% 40% 50% 60% 40% 30% 30%

compensatie voor werkplekgebruik door externen (stagiair, tijdelijke ondersteuning)

flexfactor; # werkplekken per Fte

Profiel 1 – Front office, klantcontact Profiel 2 – Projecten en programma’s Profiel 3 – Intern klantadvies en dienstverlening Profiel 4 – Leidinggevenden Profiel 5 – Ondersteuning Profiel 6 – Beleid en ontwikkeling Profiel 7 – Externe diensten en werkzaamheden

# Fte 70,7 20,1 103,0 44,7 47,1 48,3 77,1 410,9

gemiddelde aanwezigheid op gemeentekantoor

Vertrekpunt is niet het huidige aantal medewerkers, maar het huidige aantal Fte van medewerkers die bij de gemeente in loondienst zijn. De ruimtebehoefte aan flexwerkplekken is gebaseerd op dit aantal, maar is daar niet gelijk aan. Dit komt door: a. Aangehouden wordt een flexfactor die per profiel afwijkt. Deze flexfactor is een directe afgeleide van het percentage van de totale aanstelling dat een medewerker op het gemeentekantoor aanwezig is. Uitgangspunt is dat voor dat betreffende percentage er ook een gelijk aantal werkplekken beschikbaar moet zijn. b. Dit aantal wordt vervolgens als niet reëel ingeschat vanwege piekaanwezigheid op bepaalde dagdelen. Met deze nuancering wordt het aantal volwaardige flexwerkplekken met 10% verhoogd. c. Ten behoeve van werkplekgebruik door externen (bijvoorbeeld tijdelijke externe inhuur) wordt nog eens 10% toegevoegd aan het aantal vereiste flexwerkplekken. Genoemde uitgangspunt én nuanceringen resulteren in onderstaande overzicht per profiel.

10% 38,9 10% 43 10% 8,9 10% 10 10% 56,6 10% 62 10% 29,5 10% 32 10% 20,7 10% 23 10% 15,9 10% 18 10% 25,4 10% 28 Totaal # werkplekken 216

34 / 52

Daar waar gesproken wordt over een (volwaardige) flexwerkplek wordt rekening gehouden met 7 m² FNO per volwaardige flexwerkplek, opgebouwd uit: 4 m² voor iedere werkplek die langer dan 2 uur per dag door één en meerdere medewerkers wordt gebruikt, inclusief ruimte voor een werkstoel en circulatie- en bewegingsruimte op de werkplek. 2 m² voor een werktafel met TFT-beeldscherm of laptop. 1 m² voor elke vrijstaande kast, (verrijdbaar) ladeblok, losse kapstok of eventueel ander meubel.

Behoefte aan overige voorzieningen Naast behoefte aan werkplekken en overlegplekken wordt in dit PvE rekening gehouden met een aantal overige voorzieningen die qua omvang en/of aantal als volgt berekend zijn: Conform Rijksbrede kaders (‘Fysieke Werkomgeving Rijk’ (FWR)): • 1 belcel per 20 Fte kantoormedewerker, 2 m² per 1-persoons belcel, verspreid over de diverse kantoorclusters, de Ontmoetingszone én de Bestuurszone. Uitgaande van 411 Fte een behoefte van 21 belcellen. Conform Rijksbrede kaders in ‘Fysieke Werkomgeving Rijk’ (FWR) • Pantrybehoefte bepaald op basis van 0,25 m² per Fte (conform FWR), betekent 122 m² pantrybehoefte, verspreid door het gemeentekantoor, uitgaande van 8 m² per pantry. • Persoonlijke kluisjes behoefte, uitgaande van 50% van het aantal Fte, verspreid door het gemeentekantoor. Te reserveren vloeroppervlakte op basis van 5 kluisjes boven elkaar van 0,5 x 0,5 m² plus ruimte vóór de kluisjes. • Aanlandplekken bedoeld voor (kortstondig) bureauwerk. Uitgangspunt van 2,5 m² per aanlandplek. Positionering zowel in Kantoorzone als in Ontmoetingszone. Ook in leeskamer in publieke deel van Bestuurszone worden een aantal aanlandplekken gepositioneerd. aanlandplekken worden groepsgewijs gepositioneerd per 4 werkplekken. • Ten aanzien van de sanitaire ruimten schrijft het Bouwbesluit één toilet per 30 personen voor.

In de Kantoorzone (de vijf clusters) wordt hiervan afgeweken en zijn per cluster aparte sanitaire voorzieningen opgenomen die tezamen het voorgeschreven aantal overstijgen. Voor de Ontmoetingszone wordt uitgegaan van een volledige bezetting van alle vergaderplekken, waarvoor vervolgens voldoende toiletten zijn geprogrammeerd. Ook in de Publiekszone, de Bestuurszone (zowel in publieke als in het niet-publieke deel) en in de Ontmoetingszone zijn extra sanitaire voorzieningen opgenomen. • In de Kantoorzone zijn twee mindervalide toiletten (MIVA) opgenomen. Ook in de Publiekszone, in het publieke deel van de Bestuurszone én in de Ontmoetingszone is een extra MIVA opgenomen.

35 / 52

7.3. Ruimtelijke vertaling in zones en specifieke functies Hieronder wordt per zone de ruimtestaat gepresenteerd met daarbij een korte toelichting.

ruimteaanduiding

Publiekszone entrée centrale hal receptiebalie publieksbalies berging achter publieksbalies beveiligde berging flexibele werkplek spreekkamer 2-persoons spreekkamer 4-persoons klantcontactcenter (KCC) pantry sanitaire ruimte MIVA-toilet decentrale opslag schoonmaak

# overleg plekken

# werk plekken

4

5

#m ² FNO

# ruimten

15 90 20 72 5 5 28 6 12 45 8 8 4 4

# m² FNO totaal

1 1 1 1 2 1 1 4 2 1 1 1 1 1

357 15 90 20 72 10 5 28 24 24 45 8 8 4 4

Toelichting op ruimtebehoefte in Publiekszone: De receptiebalie met twee baliewerkplekken. Zowel het aanspreekpunt en (door)verwijspunt van Publiekszone als van achterliggende Ontmoetingszone. Reductie van aantal publieksbalies ten opzichte van huidige aantal met 25%. Er wordt in dit PvE uitgegaan van de algemene trend dat er minder fysiek klantcontact plaatsvindt. Het rapport “Doorontwikkeling burgerzaken in de gemeente Heerenveen” laat in 2024 een piek zien in de paspoortuitgifte vanwege de verlenging van de geldigheidsduur van paspoorten van 5 naar 10 jaar. Deze piek is niet meegenomen in de structurele huisvestingsvraag in dit PvE. Uitgaande van 4 volwaardige flexibele werkplekken nabij de balies gesitueerd. Uitgangspunt is dat de overige behoefte aan werkplekken gezocht dient te worden in de Kantoorzone. KCC met 5 volwaardige werkplekken, inclusief een fysieke informatiebalie. Zitje voor bewoners in de centrale hal die wachten op hun afspraak, inclusief koffietappunt. De pantry is bedoeld voor algemeen gebruik door bezoekers van de Publiekszone (zowel ten behoeve van wachtende voor een gesprek bij een publieksbalie als ten behoeve van overleggen in de spreekkamers.

36 / 52

Ontmoetingszone Werkcafé food- annex coffeecorner berging bij food- / coffeecorner werkcafé informeel overleg podium pantry berging bij werkcafé Vergadercentrum 2-persoons overlegruimte 4-persoons overlegruimte 8-persoons overlegruimte 12-persoons overlegruimte studieruimte projectenkamer 24-persoons overlegruimte servicebalie pantry belcel aanlandplekken kluisjes voor persoonlijke spullen sanitaire ruimte decentrale opslag schoonmaak

943

16 24 24 24 24 24 3 10

30 20 200 0 0 8 16

1 1 1 1 1 1 1

30 20 200 0 0 8 16

6 12 24 36 24 24 72 40 8 2 2,5 8 8 4

8 6 3 2 1 3 1 1 2 10 50 1 3 1

48 72 72 72 24 72 72 40 16 20 125 8 24 4

Toelichting op ruimtebehoefte in Ontmoetingszone: De ruimte van het werkcafe is een multifunctionele ruimte die dienst kan doen als pauzeruimte, een plek voor viering en (grote) bijeenkomsten en een plek waar informeel bijeen gekomen wordt in kleiner verband. Het aangehouden volume dient om grote(re) bijeenkomst te bedienen. Desalniettemin dient dit ruimtevolume ook bezien te worden als een plek met tal van zitjes, ‘hoekjes’ en plekken waar je elkaar ontmoet, even bijpraat of kort overleg voert. Er is geen eis voor een verhoogd podium, maar het werkcafe moet wel geschikt zijn voor vieringen et cetera. Naast ruimte voor een food- annex coffeecorner is rekening gehouden met een berging voor de coffeecorner (voor opslag producten, koeling en/of bereiding voedsel). Nabij het werkcafe is een berging gesitueerd die met name dienst doet als meubelberging. Een aparte pantry aanpalend of onderdeel uitmakend van het werkcafe zorgt voor een extra voorziening in geval de coffeecorner onbemand is. Rondom het werkcafe zijn tal van kleine en grotere overlegsettings gepositioneerd. Er is pal aan het werkcafe ruimte een servicebalie waar vandaan IT, Facilitair en Informatiemanagement benaderbaar zijn door de organisatie. Achter de balie zijn 3 flexwerkplekken gerealiseerd. Voor medewerkers én externe gasten zijn er verspreid door de Ontmoetingszone tal van aanlandplekken te vinden.

Ook zijn er kluisjes voor persoonlijke spullen en is er een tweede onbemand koffietappunt voor het faciliteren van de overleggen in de overlegruimten.

37 / 52

Kantoorzone (verdeeld in kantoorclusters) 1-persoons flexkantoor 2-persoons flexkantoor flexibele werkplek in open kantooromgeving aanland werkplek medewerkers belcel huiskamer / thuisbasis pantry berging per team decentrale reprovoorziening garderobe kluisjes voor persoonlijke spullen medewerkers douche- en kleedruimte kolf- en BHV ruimte decentrale opslag schoonmaak sanitaire ruimte MIVA-toilet

15 40 151 100 20

10 14 7 2,5 2 40 8 6 6 5 15 15 6 4 8 4

15 20 151 100 20 5 5 11 5 5 1 1 1 5 5 2

2.242 150 280 1057 250 40 200 40 66 30 25 15 15 6 20 40 8

Toelichting op ruimtebehoefte in Kantoorzone: De vele werkplekken worden conceptueel in vijf clusters gesitueerd. Een ‘natuurlijke’ of optimale omvang per cluster van werkplekken is 40. Bij de uiteindelijke vertaling in het ontwerp zal dit aantal mede gestuurd worden door de gebouwelijke situatie. Uitgangspunt van het huisvestingsconcept is dat overleg en ontmoeting zoveel als mogelijk plaats vindt in de Ontmoetingszone. In de kantoorclusters zijn dus geen overlegruimten geprogrammeerd. Per kantoorcluster zijn (gemiddeld) 40 volwaardige flexwerkplekken, 4 belcellen en 20 aanlandplekken geprogrammeerd. De flexwerkplekken zijn grotendeels gepositioneerd in bescheiden kantooromgevingen van maximaal 5 á 6 werkplekken. Dit zijn geen afgesloten ruimten, maar via gangen en afgescheiden door losse of vaste inrichting (zoals planten) met elkaar geschakeld. Verspreid door het kantoorcluster zijn er enkele 1- en 2-persoonskantoren gepositioneerd. Dit zijn niet alleen volwaardige concentratie werkplekken maar zijn desgewenst ook zeer geschikt voor video conferencing als belplek geschikt of voor bilateraal overleg. Per kantoorcluster wordt uitgegaan van een huiskamer, een pantry, een decentrale reprovoorziening, een garderobe, een aantal kluisjes en een decentrale opslag voor schoonmakers. Op twee plekken in de Kantoorzone is een MIVA-toilet gepland.

In bijlage II is een nadere uiteenzetting opgenomen van de hier genoemde werkplekken, zodat duidelijk(er) wordt wat de verschillen zijn tussen de typen werkplekken in de Kantoorzone. Ingegaan wordt op onder meer functionaliteit, esthetiek en voorzieningen.

38 / 52

Bestuurszone Raadzaal (publieke deel bestuurszone) raadzaal publiekstribune foyer raadzaal entrée pantry kluisjes voor persoonlijke spullen raadsleden/bezoekers leeskamer decentrale reprovoorziening berging bij raadzaal crisisruimte sanitaire ruimte MIVA-toilet College van B&W (niet-publieke deel bestuurszone) werkplekken B&W B&W kamer 6-persoons overlegruimte studioruimte griffie werkplekken flexplekken bestuursadviseurs en gemeentesecretaris bestuurssecretariaat werkplekken aanlandplek belcellen kluisjes voor persoonlijke spullen medewerkers archief griffie berging garderobe B&W pantry wachtruimte gasten sanitaire ruimte garderobe gasten decentrale opslag schoonmaak

773 35

6

15

5 12 24 6 6 4 6

120 90 30 12 8 5 40 6 20 45 8 4

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 1

120 90 30 12 8 5 40 6 20 45 16 4

7 36 18 10 7 7 7 2,5 2 5 10 20 6 8 15 8 4 4

5 1 4 1 6 6 4 6 5 1 1 1 1 2 1 1 1 1

35 36 72 10 42 42 28 15 10 5 10 20 6 16 15 8 4 4

Toelichting op ruimtebehoefte in Bestuurszone: De raadzaal is geschikt voor 35 personen. De publiekstribune voor nog eens 30 personen. De publiekstribune en de raadzaal zijn fysiek één ruimte, wellicht ruimtelijk enigszins verbijzonderd door toepassing van kleine hoogteverschillen. De raadzaal is bereikbaar via de Ontmoetingszone, maar kan eventueel ook apart benaderd worden van buiten door de 2e entree plus kleine foyer. Dit is tevens de aparte / eigen ingang van de bestuursvleugel waar het college van B&W is gepositioneerd. overigens kan dit deel ook bereikt worden via de Ontmoetingszone. De crisisruimte is eenvoudig bereikbaar vanaf de Ontmoetingszone om zodoende multifunctioneel gebruik te ondersteunen.

39 / 52

-

Het aantal griffiewerkplekken en bestuurssecretariaat is gelijk aan heden. Er is een aparte studioruimte geprogrammeerd bedoeld voor (representatief) hybride overleg en (video)opnames.

Algemene voorzieningen MER / SER centrale archiefruimte centrale reproruimte + berging centrale opslag schoonmaak algemene berging (inpandige opslagruimte) goederenentree / Transito ruimte

1

20 200 40 15 60 60

1 1 1 1 1 1

395 20 200 40 15 60 60

Toelichting op ruimtebehoefte van algemene voorzieningen: De genoemde algemene voorzieningen hebben ieder hun specifieke eisen ten aanzien van bereikbaarheid en toegankelijkheid voor voorraden, opslag en/of gebruik van pompwagens om pallets te verplaatsen. Hier dient de vloer (o.a. drempelloos) voor geschikt te zijn. De goederenentree dient goed bereikbaar te zijn met een auto of vrachtwagen. Naast de decentrale reprovoorzieningen in de kantoorclusters en in het niet-publieke deel van de Bestuurszone is een centrale reproruimte plus berging voorzien. De archiefruimte is separaat opgenomen . Deze ruimte is bij voorkeur in een kelder of niet functionele binnenruimte.

Trouwen foyer trouwzaal BABS-ruimte berging pantry sanitaire ruimte

30 90 10 8 8 8

1 1 1 1 1 1

154 30 90 10 8 8 8

Toelichting op ruimtebehoefte in het gedeelte voor Trouwen: Genoemde ruimten maken geen onderdeel uit van het huisvestingsconcept van het gemeentekantoor. Deze ruimten dienen gepositioneerd te worden in een alternatieve huisvesting elders.

40 / 52

7.4. Reflectie behoeften versus geplande voorzieningen in ruimtestaat De hierboven genoemde behoeften aan werkplekken, overlegplekken et cetera zijn hieronder geconfronteerd met de opgenomen voorzieningen in de Ruimtestaat. Onder het overzicht worden de cijfers toegelicht.

Aantal volwaardige flexwerkplekken aantal werkplekken berekend: totaal aantal gepland in ruimtestaat:

216 218 exclusief werkplekken in Bestuurszone

Aantal aanlandplekken

156 exclusief 6x bestuur en incl leeskamer van raad

Aantal overlegplekken aantal overlegplekken bepaald: totaal aantal gepland in ruimtestaat:

181 obv Rijksnorm 186 exclusief spreekkamers in publiekszone exclusief overlegplekken in niet-publieke deel bestuurszone

Aantal belcellen aantal belcellen bepaald (1 belcel per 20 Fte): totaal aantal gepland in ruimtestaat:

21 obv Rijksnorm 30 exclusief 5 belcellen in bestuurszone

Pantrybehoefte m2 behoefte pantrybehoefte: totaal aantal gepland in ruimtestaat:

122 0,25 m ² per Fte (conform Rijksnorm) 126 m ², inclusief coffeecorner in werkcafe

Aantal kluisjes aantal kluisjes behoefte: totaal aantal gepland in ruimtestaat:

206 50% van aantal Fte 210 stuks

Flexwerkplekken: het aantal berekende werkplekken is exclusief de behoeften voor Bestuur en griffie. Het totaal geplande aantal werkplekken hierboven is daarom ook exclusief de werkplekken in de Bestuurszone. Aanlandplekken: voor het aantal aanlandplekken is geen redenatie aangehouden voor het bepalen van het totale aantal in het gemeentekantoor. Op basis van inschatting zijn de aanlandplekken gepositioneerd in de Ontmoetingszone, in de Bestuurszone en in de diverse kantoorclusters. Overlegruimten: In de ruimtestaat zijn tal van typen overlegruimten gepland zoals 2-persoons spreekkamers en grote vergaderzalen voor 24 mensen. Bij de hierboven gepresenteerde geplande capaciteit aan overlegplekken zijn de spreekkamers in de Publiekszone buiten beschouwing gelaten. Ook de kleinschalige overlegsettings in de 1-persoons flexkantoren zijn hierin niet meegeteld. Wel zijn in de optelling van zitplaatsen in overlegruimten de overlegruimten in het publieke deel van de Bestuurszone meegenomen. Belcellen: als referentie is de Rijksnorm aangehaald voor overheidskantoren. De verwachting is echter dat mede als gevolg van de groei van hybride vergaderen de behoeften aan belcellen flink zal groeien. Vandaar dat het aantal geplande belcellen meer is dan de Rijksnorm voorschrijft.

Pantrybehoefte: het geplande vloeroppervlakte aan pantry’s in het gemeentekantoor sluit nagenoeg aan op de voorgeschreven ruimtebehoefte aan de hand van de Rijksnorm.

41 / 52

Kluisjes: de aangehouden referentie van 50% van het aantal Fte is een aanname. De gewenste behoefte in de (nabije) toekomst is lastig in te schatten. Zeker gezien de ontwikkelingen met betrekking tot digitalisering, hybride vergaderen en thuiswerk.

7.5. Ruimtestaat Op basis van de uitgangspunten in dit PvE en de ruimtebehoefte berekeningen van de kantoorfaciliteiten zijn onderstaand de subtotalen per zone samen gevoegd.

Ruimtestaat gemeentelijke huisvesting Heerenveen versie 11 mei 2022 ruimteaanduiding

# m² FNO totaal

Publiekszone

357

Ontmoetingszone Werkcafé Vergadercentrum

943 274 669

Kantoorzone

2.242

Bestuurszone Raadzaal College van B&W

773 396 378

Algemene voorzieningen

395

Totaalbehoefte netto ruimteprogramma (in NVO m²) omrekenfactor FNO - BVO bruto ruimteprogramma (in BVO m²) Trouwen (m² fno)

4.710 1,55% 7.300 154

Vervolgens wordt het totale Functioneel Nuttig Vloeroppervlakte vermenigvuldigt met 1,55 om zodoende het Bruto Vloer Oppervlakte te bepalen. Dit percentage staat voor onder meer verkeersruimten, techniek, en constructie.

42 / 52

7.6. Buitenruimte

Ruimtestaat buitenruimte gemeentekantoor voorplein / entrée zitje fietsenstalling bezoekers fietsenstalling medewerkers, incl dienstfietsen brommerstalling tbv medewerkers containerstalling autoparkeren groen / aankleding Totaal buitenruimte netto buitenruimtebehoefte omrekenfactor door inpassingsverlies bruto buitenruimtebehoefte

300 0 75 150 20 20 25 500

1 1 1 1 1 1 139 1

300 0 75 150 20 20 3.475 500

4.540 1,25 5.675

Bovenstaand is een indicatieve ruimtebehoefte opgenomen van de buitenruimte van het gemeentekantoor. Het is echter geheel afhankelijk van het te verkiezen scenario hoe de buitenruimte er uit ziet en welke wensen daarbij horen. Zo wordt het aantal auto parkeerplaatsen bepaald door de positie in Heerenveen en is het goed denkbaar dat een aantal wenselijke voorzieningen van het gemeentekantoor gedeeld kunnen worden met omliggende gebruikers en/of (kantoor)panden. Na besluitvorming over een scenario dient het programma ten aanzien van buitenruimte nader te worden uitgediept, waarbij bovenstaande een vertrekpunt van gesprek is. Specifieke toelichting ruimtebehoefte van autoparkeren: Voor de eigen organisatie en bezoekers zijn auto parkeervoorzieningen wenselijk. Voor de bepaling van de omvang gaan we uit van de Parkeernormnota 2020. We houden daarbij de norm voor (commerciële) dienstverlening kantoor met baliefunctie aan. Dit betekent dat, afhankelijk van de omvang en locatie van het kantoor, de volgende parkeernormen gelden (per 100 m² BVO): Centrum Heerenveen 1,9 parkeerplek Schil 2,2 parkeerplek Rest bebouwde kom 2,7 parkeerplek Buitengebied 3,4 parkeerplek

43 / 52

8. Implementatie Programma van Eisen Voorliggend PvE gaat uit van het scenario dat alle activiteiten en betrokken medewerkers en bestuurders op één locatie fysiek gehuisvest worden. Hierbij is de trouwlocatie buiten beschouwing gelaten. Aanvullend op de FNO-BVO opslagfactor dient - afhankelijk van het te verkiezen scenario - ook rekening te worden gehouden met eventuele inpassing in bestaande opstallen. Een ruimtelijke compensatie voor inpassingsverlies vanwege het creëren van een gemeentekantoor in een bestaande situatie is hierin voor de hand liggend. Wijziging van de inrichting van bestaande opstallen is qua ruimtegebruik altijd inefficiënter dan wanneer nieuwbouw wordt gepleegd. Deze compensatie dient gemaakt te worden als het scenario is gekozen.

44 / 52

Bijlage I Beschouwing alternatieve huisvestingsconcepten Gedurende het PvE-ontwikkelproces zijn meerdere alternatieve huisvestingsconcepten ter tafel gekomen. Onderstaande een aantal concepten die uiteindelijk voeding en inspiratie leverden voor het uiteindelijke huisvestingsconcept dat is opgenomen in het PvE.

45 / 52

Bijlage II Toelichting per werkplektype Deze bijlage bevat een uiteenzetting van de faciliteiten en voorzieningen die je kunt verwachten bij de diverse in dit PvE geïntroduceerde typen werkplekken. Tevens is het aantal vierkante meter FNO weergegeven. De typen werkplekken c.q. ruimten komen terug in de ruimtestaat, waarin te zien is hoeveel ruimten of werkplekken er zijn opgenomen per zone. Achtereenvolgens wordt ingegaan op: • 1-persoons flexkantoor • 2-persoons flexkantoor • Flexibele werkplek in open werkomgeving • Aanland werkplek • Belcel

46 / 52

1-persoons flexkantoor Omschrijving De enkele 1-persoons flexkantoorruimtes die aanwezig zijn, zijn geschikt voor vertrouwelijk werk en desgewenst bi- of trilateraal vertrouwelijk overleg. Een niet bezette 1-persoons flexkantoor is in principe beschikbaar voor een ieder om te gebruiken. Functionaliteit De ruimte is uitermate geschikt voor individueel werk, waarbij langdurige concentratie vereist is of vertrouwelijke gesprekken worden gevoerd. In de ruimte kunnen spontane en geplande (vertrouwelijke) gesprekken gevoerd worden met maximaal 3 personen. Deze ruimte is ook uitermate geschikt voor video conferencing. De ruimte is geschikt voor langdurig gebruik (>2 uur). Indeling De ruimte is akoestisch afgesloten, zodanig dat gesprekken die in de ruimte worden gevoerd buiten de ruimte niet te verstaan zijn (privacy), andersom ervaart de gebruiker geen overlast van geluiden van buiten de ruimte (comfort). Meubilair, losse inrichting en voorzieningen Elke werkplek (dus ook de werkplek in de 1-persoons flexkantoren) is voorzien van een in hoogte verstelbaar bureau en verstelbare bureaustoel, waarbij wordt uitgegaan van de NEN-EN 1335-2 en NPR 1813. Het bureau is voorzien van een verlengstuk en 2 extra stoelen, waaraan 2 personen kunnen aanschuiven voor overleg. Er zijn stopcontacten voorzien in of op het bureau. Rekening wordt gehouden met 7 m² FNO per volwaardige werkplek.

Of dat nu een flexwerkplek in een open werkomgeving betreft of een werkplek in een 1- of 2-persoons kantoor. Daarnaast is 3 m² opgenomen voor de twee stoelen die beschikbaar zijn voor bi- of trilateraal overleg aan het bureau.

1 persoon

Overleg 3p. aan bureau

10 m²

Esthetische kwaliteit De ruimte is licht en rustig. Er is sprake van transparantie vanuit de verkeersruimte, waarbij er standaard geen inkijk is op ooghoogte. Aanvullend is er een mogelijkheid om extra privacy te creëren (bijvoorbeeld gordijn of andere oplossing). Overige aandachtspunten Er zijn geen prullenbakken aanwezig op de kamer, omdat deze op centrale plekken worden voorzien (afvalscheiding).

47 / 52

2-persoons flexkantoor Omschrijving De enkele 2-persoons flexkantoorruimtes die aanwezig zijn, zijn geschikt voor vertrouwelijk werk en komen de geslotenheid ook tegemoet aan de behoeften van een akoestisch en visueel prikkelarme werkomgeving. Een niet bezette werkplek is in principe beschikbaar voor een ieder om te gebruiken. Functionaliteit De ruimte is geschikt voor bureauwerk waarbij soms concentratie en soms interactie met een collega gewenst is. Deze ruimte is geschikt voor video conferencing in geval er slechts 1 werkplek bezet is. De ruimte is geschikt voor langdurig gebruik (>2 uur).

2 personen

Indeling De ruimte is akoestisch afgesloten, zodanig dat gesprekken die in de ruimte worden gevoerd buiten de ruimte niet te verstaan zijn (privacy), andersom ervaart de gebruiker geen overlast van geluiden van buiten de ruimte (comfort). De ruimte kent twee volwaardige werkplekken met ieder een eigen in hoogte verstelbaar werkblad. Meubilair, losse inrichting en voorzieningen Elke werkplek is voorzien van een in hoogte verstelbaar bureau met verstelbare bureaustoel, waarbij wordt uitgegaan van de NEN-EN 1335-2 en NPR 1813. Er zijn stopcontacten voorzien in of op het bureau. Rekening wordt gehouden met 7 m² FNO per volwaardige werkplek maal twee. Esthetische kwaliteit De ruimte is licht en rustig. Er is sprake van transparantie vanuit de verkeersruimte, waarbij er standaard geen inkijk is op ooghoogte. Aanvullend is er een mogelijkheid is om extra privacy te creëren (bijvoorbeeld gordijn of andere oplossing).

14 m²

Overige aandachtspunten Er zijn geen prullenbakken aanwezig op de kamer, omdat deze op centrale plekken worden voorzien (afvalscheiding).

48 / 52

Flexibele werkplek in open werkomgeving Omschrijving De flexibele werkplekken zijn bedoeld voor ongestoord individueel werk. Nadruk hierbij ligt op akoestische kwaliteit en het voorkomen van kantoorvloeren met meer dan 5 á 6 nabij elkaar gelegen werkplekken. Een niet bezette werkplek op kantoor is in principe beschikbaar voor een ieder om te gebruiken. Hoewel enige mate van openheid in het kantoorcluster veelal wordt gewaardeerd, moet worden gewaakt voor te grote open ruimten. Uitgangspunt is om dit zoveel mogelijk te voorkomen, bijvoorbeeld door open ruimten af te wisselen met omsloten ruimten en/of voldoende akoestische afscheidingen te realiseren.

1 persoon

Functionaliteit De werkplekken zijn goed geschikt voor complex en geconcentreerd werk, maar ook administratief en/of routinematig werk is goed mogelijk. De werkplek in de open werkomgeving leent zich minder goed voor interactief bureauwerk. De werkplek is geschikt voor langdurig gebruik (>2 uur). Indeling De open ruimten waar meerdere flexibele werkplekken gepositioneerd zijn, mogen niet te groot zijn. Er zijn maximaal 6 bureauwerkplekken in open verbinding met elkaar gesitueerd. Bij meer dan dat, is additionele akoestische afscherming c.q. afscheiding met wanden nodig. De open ruimten zijn idealiter afgewisseld met de meer gesloten ruimten zoals een belcel of 1- of 2- persoons flexkantoren. Er dient geen inkijk te zijn op het beeldscherm (rugdekking) in verband met afleiding en privacy. Meubilair, losse inrichting en voorzieningen De flexibele werkplek is voorzien van een in hoogte verstelbaar bureau, waarbij wordt uitgegaan van de NEN-EN 1335-2 en NPR 1813. Er zijn stopcontacten voorzien in of op het bureau. Rekening wordt gehouden met 7 m² FNO per volwaardige werkplek.

7 m²

Esthetische kwaliteit De ruimte is open, rustig en groen. Overige aandachtspunten Een risico is de positionering van een open pantry of huiskamer in de nabijheid van de open werkplekken. In verband met geluidsoverlast wordt dit afgeraden, of is goede akoestische afscherming van de open plekken ten opzichte van deze ‘rumoerige’ faciliteiten noodzakelijk.

49 / 52

Aanland werkplek Omschrijving De aanlandplekken zijn gelegen verspreid door het kantoorcluster, in de Ontmoetingszone én in de Bestuurszone. De plekken zijn beschikbaar voor iedere medewerker. Ook externe gasten kunnen hier desgewenst gebruik van maken. Functionaliteit De aanlandplek worden gebruikt voor individueel, geconcentreerd werk en voor algemeen bureauwerk, soms met interactie. De aanlandplekken zijn vooral geschikt voor kort gebruik. Het is niet de bedoeling dat je als gebruiker op deze plek je persoonlijke spullen laat liggen als je voor langere tijd naar een overleg of anderszins bijeenkomst elders in het gemeentekantoor of daarbuiten gaat.

1 persoon

Indeling De aanlandplekken wordt gerealiseerd in groepjes van 4 plekken. Deze groepjes zijn verdeeld over de Kantoorzone, Ontmoetingszone en Bestuurszone. Deze werkplekken zijn niet gepositioneerd in aparte afsluitbare ruimten maar gesitueerd aanpalend aan de verkeersruimte. Dit om het gevoel van sociale veiligheid, ongeplande ontmoeting en kennis deling te faciliteren. Wel is er daarom bovengemiddeld aandacht voor de akoestische kwaliteit van de omgeving. Meubilair, losse inrichting en voorzieningen De aanlandplekken zijn in diverse gedaanten uitgevoerd. Zo zijn zit en stabureaus denkbaar, maar ook grote tafels waar je met meerdere mensen (weliswaar individueel) aan kunt schuiven voor kort laptopwerk. Er zijn voldoende stroompunten aanwezig voor bijvoorbeeld laptops. Esthetische kwaliteit Stilte en concentratie wordt in de sfeer benadrukt, bijvoorbeeld door een bibliotheekachtige setting te creëren of te werken met iconen of rustige afbeeldingen.

2,5 m² per plek

Overige aandachtspunten Er wordt rekening gehouden met arbo-normen.

50 / 52

Belcel Omschrijving De belplekken zijn verspreid over de Kantoorzone, de Ontmoetingszone en de Bestuurszone. Het is een afgesloten kleine ruimte die zowel voor bellen als video conferencing geschikt is. • 1 belcel per 20 Fte kantoormedewerker, 2 m² per 1-persoons belcel,

Functionaliteit De belcellen zijn bedoeld voor telefoongesprekken of videoconferencing-meetings. De ruimte wordt in principe kortdurend gebruikt (<2 uur). Vanuit buiten de ruimte zie je in één oogopslag of de ruimte bezet is. tegelijkertijd ervaar je als gebruiker binnen de ruimte ook enige privacy en geborgenheid.

1 persoon

Indeling De ruimte is akoestisch zeer goed afgesloten, zodanig dat gesprekken niet buiten de ruimte te horen zijn en er andersom geen overlast is van andere faciliteiten. Meubilair, losse inrichting en voorzieningen De belcel is voorzien van een ‘luie’ stoel of kruk en een tafeltje om een laptop op te zetten en/of te schrijven. Er zijn stopcontacten voorzien in de ruimte. Esthetische kwaliteit Er wordt rekening gehouden met een representatieve achtergrond ten behoeve van video conferencing-meetings.

2 m² per belcel

Overige aandachtspunten N.v.t. sdf

51 / 52

TwynstraGudde adviseert overheid en bedrijfsleven op veel van de grote en urgente thema’s van deze tijd. Denk aan veiligheid, diversiteit, digitalisering, mobiliteit, duurzaamheid, energie, financiën en gezondheid. We bieden onze opdrachtgevers unieke, werkbare oplossingen en brengen complexe projecten en programma’s tot een goed einde. Iets creëren van blijvende waarde, daar gaan we voor. Daardoor hebben we een directe impact op (toekomstige) maatschappelijke en economische ontwikkelingen. En dus een grote impact op morgen.

52 / 52