1.2 bijlage 2 PvE gemeentekantoor Heerenveen

RAPPORT

Ruimtelijk Functioneel Programma van Eisen gemeentelijke huisvesting In opdracht van Gemeente Heerenveen

Thomas Nobel & Marjan Schuitema

31 mei 2022 | Versie 1.0

Inhoudsopgave 1. Inleiding

4

2. Huidige situatie

6

2.1. Medewerkers 2.2. Gebouwen 2.3. Verbetermogelijkheden op basis van evaluatie

3. Ambities als basisprincipes van het huisvestingsconcept

6 6 9

10

3.1. Vastgestelde kaders 3.2. Ambities

10 10

4. Gebruikersbehoeften

15

4.1. Gebruikersprofielen gedefinieerd 4.2. Behoeften per gebruikersprofiel

15 16

5. Huisvestingsconcept

20

6. Bouwstenen van het huisvestingsconcept

23

6.1. Publiekszone 6.2. Ontmoetingszone 6.3. Kantoorzone 6.4. Bestuurszone 6.5. Algemene voorzieningen

7. Ruimtebehoefte 7.1. Algemene uitgangspunten 7.2. Behoeften aan specifieke voorzieningen 7.3. Ruimtelijke vertaling in zones en specifieke functies 7.4. Reflectie behoeften versus geplande voorzieningen in ruimtestaat 7.5. Ruimtestaat 7.6. Buitenruimte

23 24 26 29 30

32 32 33 36 41 42 43

8. Implementatie Programma van Eisen

44

Bijlage I

45

Beschouwing alternatieve huisvestingsconcepten

Bijlage II Toelichting per werkplektype

46

2 / 52

3 / 52

1. Inleiding In dit hoofdstuk wordt de context van het Ruimtelijk Functioneel Programma van Eisen (hierna PvE) beschreven en de scope die daarvoor geldt. Daarnaast is het proces om te komen tot dit PvE weergegeven.

Context Al enkele jaren werkt de gemeente Heerenveen aan de optimalisatie van haar eigen huisvesting. Uit onder andere de risico-inventarisatie & evaluatie (RI&E) blijkt dat het gemeentehuis niet overal voldoet aan Arbo-eisen, klimaat, akoestiek en beschikbare ruimte. Medewerkers bevestigen dit in een uitgevoerde evaluatie. Daarnaast moeten kantoorgebouwen energiezuinig zijn conform wettelijke duurzaamheidsvoorschriften, wat inhoudt dat kantoorruimten minimaal een energielabel A moeten hebben vanaf 2030. Hier voldoet het huidige gebouw nog niet aan. Dit geldt uiteraard dan ook voor de hogere (bovenwettelijke) ambities: een energieneutraal kantoorgebouw; zoals de raad die in het duurzaamheidsprogramma heeft vastgesteld. Daarnaast is de organisatie sinds enige jaren gestart met plaats- en tijd onafhankelijk werken. De huidige huisvesting faciliteert onvoldoende de wijze waarop we willen werken. Zowel in de dienstverlening als in de interne samenwerking. Begin 2020 zijn zes ambities voor de toekomstige huisvesting van de gemeente Heerenveen vastgesteld op basis van uitgebreid onderzoek en dialoog binnen de organisatie. Vervolgens is een huisvestingsvisie opgesteld en is een Globaal Programma van Eisen uitgewerkt. Tegelijkertijd is gewerkt aan scenario’s om dit programma fysiek te huisvesten.

Door middel van een scenariostudie is onderzocht welke huisvestingsoplossing het beste past bij de gemeente Heerenveen. Hierbij is gekeken naar de belangrijkste ambities die de organisatie nastreeft, maar ook naar andere belangrijke criteria, zoals financiële aspecten en maatschappelijke impact van de huisvestingsoplossingen. Naast de meer vastgoed gerelateerde vraagstukken is een andere relevante ontwikkeling in de gemeente Heerenveen die van het tijd- en plaats onafhankelijk werken (TPAW). Deze kreeg een extra dimensie vanwege de Covidbeperkingen. Begin 2022 is gestart met het ontwikkelen van voorliggend Ruimtelijk Functionele PvE. Feitelijk een verdieping van het Globale PvE, wat door vaststelling van dit Ruimtelijk Functionele PvE ook wordt vervangen. Het PvE vormt de basis voor de vergelijking van verschillende huisvestingsscenario’s. Dit resulteert in een voorkeursscenario die het meest voldoet aan de eisen en wensen in dit PvE en andere criteria zoals de financiële consequenties. Na besluitvorming over een voorkeursscenario vormt het Ruimtelijk Functionele PvE input voor de ontwerpfase.

Scope Het PvE bevat ruimtelijke en functionele eisen voor de toekomstige huisvesting van de gemeente. Hierbij ligt de focus op het concept en wordt er geredeneerd vanuit de wensen en eisen van zowel de organisatie als de eindgebruiker. De eindgebruiker van het gemeentekantoor is zowel de ambtenaar en bestuurder als ook de inwoner en ondernemer van de gemeente.

4 / 52

Het PvE wordt kwantitatief samengevat in een ruimtestaat met daarin een cijfermatige uitwerking van de werkplekken, overlegsetting alle overige benodigde ruimtelijke en functionele faciliteiten. De technische aspecten worden in dit PvE niet verder uitgewerkt. Deze aspecten worden uiteen gezet in een separaat Technisch PvE. Het PvE heeft betrekking op de benodigde capaciteit voor de organisatieonderdelen die momenteel in het gemeentehuis, Crackstate en Werkstate gehuisvest zijn. Buiten scope van het PvE valt de Gemeentewerf en andere (externe) locaties.

Proces Om het PvE te kunnen opstellen, is een aantal processtappen doorlopen. Een deel van de stappen én resultaten van het Globale PvE waren ook input voor dit Ruimtelijk Functionele PvE: 1. Inventarisatie van huidige huisvestingssituatie, waarbij gegevens zijn verzameld over de organisatie en over de huidige huisvesting. 2. Op basis van gesprekken met medewerkers zijn verschillende ‘gebruikersprofielen’ binnen de organisatie gecreëerd. Ieder gebruikersprofiel stelt (specifieke) wensen en eisen aan de toekomstige werkomgeving. Denk hierbij aan het verschil tussen een medewerkers van het klant contactcentrum en een externe tijdelijke inhuurkracht. Per gebruikersprofiel zijn in gesprekken de wensen en eisen voor de toekomstige werkomgeving opgehaald. 3. Onderzoek van de omvang van de gebruikersprofielen door middel van een poll op het intranet en een opgave door het management over de omvang per gebruikersprofiel. 4. Bijeenbrengen van alle opgehaalde informatie en verbinding met de overkoepelende huisvestingsambities van de gemeente zoals eerder al vastgesteld. 5. Interviews met diverse sleutelfiguren binnen de organisatie over onder meer het gewenste huisvestingsconcept en de leerpunten als gevolg van de Covid-maatregelen. Voor het opstellen van het PvE zijn geen externe partijen zoals ondernemers, klanten en inwoners van de gemeente Heerenveen betrokken.

5 / 52

2. Huidige situatie In dit hoofdstuk wordt de huidige situatie van de huisvesting van de gemeente beschreven. Dit heeft betrekking op zowel de personele organisatie als het werkplekconcept, de omvang, de gebouwen en de verbetermogelijkheden op basis van de ‘evaluatie Huisvesting’ in de voorgaande fase. Het doel van dit hoofdstuk is om context en kader te schetsen van waaruit het PvE is geschreven.

2.1. Medewerkers Rekening wordt gehouden met een overzicht van het aantal medewerkers en Fte in loondienst per peildatum 22 maart 2022. Dit is de formatie exclusief inhuur en stagiaires.

BFJZ VTH RO IBOR I&I CC en K&A MO DIM Directie O&C Totalen

458 medewerkers

411 FTE Excl. inhuur

medewerkers 44,49 52,19 47,07 37,41 29,91 5,11 152,50 49,99 2,89 36,10 457,66

Fte 40,79 45,96 38,52 33,32 29,9 5,71 139,56 41,88 2 33,26 410,9

Hiernaast het overzicht met het aantal medewerkers en Fte (peildatum 22 maart 2022). Naast het aantal Fte aan medewerkers houdt het PvE vanzelfsprekend ook rekening met huisvestingsbehoeften van het College van B&W en raad, inclusief griffie. Hier wordt verderop in dit rapport nader op ingegaan.

2.2. Gebouwen Op dit moment zijn de medewerkers van de gemeente waar het project betrekking op heeft werkzaam op de locaties Gemeentehuis, Crackstate (monumentale deel gemeentehuis) en Werkstate. Alle afdelingen en gemeentelijke medewerkers die in deze gebouwen gehuisvest zijn vallen daarmee binnen scope van dit PvE.

Gemeentehuis

Crackstate

Werkstate Trambaan 6 / 52

Gemeentehuis

Crackstate

Werkstate

Vierkante meters totaal (BVO)

6.931

1.507

680 (GO) *o.b.v. tekeningen met functionaliteiten

Bouwjaar

1991 (renovatie in 2008)

1648

2003

Eigendomssituatie

Eigendom, volledig gebruik door gemeente

Eigendom, volledig gebruik door gemeente

Energielabel

B

Niet energielabel plichtig

Eigendom, gedeeltelijk in gebruik door gemeente, daarnaast gebruik door externe huurders A

Ruimtelijkfunctionele kenmerken

- Kantoorruimte: Begane grond open werkplekken en overlegplekken plus publieksdeel met balies Op etages mix van kleine en grote werkruimtes (gesloten karakter) - Raadzaal - Suboptimale functionele structuur - Redelijke schilkwaliteit en energie-efficiëntie - Klachten over luchtkwaliteit - CV ketels verouderd - zonnepanelen

- Kantoorruimte: werk- en overlegplekken (gesloten karakter) - Bestuursgedeelte - Trouwzaal - Suboptimale functionele structuur

- Kantoorruimte: werk- en overlegplekken (gesloten karakter) over verschillende verdiepingen

- Monumentale status - Geen ventilatiesysteem - Geen schilisolatie

- Goede schilkwaliteit en energie-efficiëntie - zonnepanelen

Technische details

Gemeentehuis Dit gebouw heeft een bouwjaar van 1991 en is 2008 gerenoveerd. Het gemeentehuis en Crackstate zijn fysiek met elkaar verbonden. Via de begane grond (en eerste etage) in het gemeentehuis is het monumentale gedeelte (Crackstate) te bereiken. De ingang voor bezoekers is in het gemeentehuis. Hier zijn de balies en spreekruimtes bij binnenkomst. Er zijn werkplekken, vergaderruimten, concentratiewerplekken en een paar belplekken. De Raadzaal is gevestigd in het gemeentehuis op de 2e verdieping. In totaal is het gemeentehuis opgebouwd uit een begane grond plus drie etages. De begane grond beschikt over een aantal vergaderzalen, maar ook over een grote open ruimte met werkplekken. Er zijn zowel vergaderruimtes als aanlandplekken. Op de begane grond zijn vier 2-persoons spreekruimtes en 8 balies gevestigd. De 1e, 2e en 3e verdieping bestaan uit een mix van grote en kleine vergader- en werkruimtes met een gesloten karakter. De ruimtes met enkel werkplekken variëren van 3 tot 18 werkplekken per ruimte. Voor de vergaderruimtes varieert dit van 4- tot 10-persoons ruimtes en een Raadzaal waar ruimte is voor 40 personen. Er zijn ook ruimtes met een gecombineerde functie van overleg- en werkplekken.

7 / 52

Ruimte

Omvang

Overlegruimte 4 persoons 6 persoons 8 persoons 10 persoons

19

Spreekkamer - 2 persoons Balies

4 8

Reguliere werkplekken Concentratie werkplekken

312 7

Aanlandplekken Raadzaal - 40 persoons

150 1

Belplekken

11

7 2 9 1

Voor het gemeentehuis (excl. Crackstate) is in 2018 een energielabel opgesteld welke in 2020 is aangepast naar een label B. Uit het rapport komt naar voren dat het gemeentehuis over een redelijke schilkwaliteit en energie-efficiënte beschikt, maar er zijn wel klachten over de luchtkwaliteit. De luchtkwaliteit wordt onder andere beïnvloedt door de (hoge) mate van bezetting in het pand. De balansventilatie zonder warmteterugwinning met deels natuurlijke ventilatie wordt als slecht beoordeeld, net als de kwaliteit van de verwarming. De huidige CV-ketels in het pand zijn nog in redelijke staat, maar wel verouderd.

Crackstate Dit is een historisch pand, stamt uit 1648 en heeft een monumentale status. Hierdoor is dit pand niet energielabel plichtig. Het pand is aan de voorzijde via een poort bereikbaar en is aan de achterzijde verbonden met het gemeentehuis. In dit pand zijn zowel werkplekken, bestuursvergaderkamers alsook andere overlegsettings gevestigd. Veel van de kamers hebben zowel een kantoor- als overlegfunctie. Daarnaast bevindt de trouwzaal van de gemeente zich in dit pand. Crackstate heeft een begane grond met één verdieping. Ruimte

Omvang

Overlegruimte 6 persoons 8 persoons

6

Reguliere werkplekken Aanlandplekken

47 22

Trouwzaal Kolfruimte

1 1

Pantry

1

4 2

Uit het energierapport van het gemeentehuis komt naar voren dat de thermische schil van Crackstate ver ondermaats is. Bij eventuele aanpassingen in het gebouw moet overlegd worden met Monumentenbeheer. Daarnaast zijn de vloer, het dak en de gevel van het monument niet geïsoleerd. Er is enkelglas welke deels is voorzien van (afneembare) voorzetramen.

8 / 52

Werkstate (Trambaan 1) Een paar honderd meter van het gemeentehuis staat de locatie Werkstate. Dit pand is eigendom van de gemeente Heerenveen. Er zijn meerdere organisaties gevestigd en de gemeente Heerenveen heeft een aantal ruimtes in gebruik op de begane grond, de 1e, 3ee en 4e verdieping. In totaal zijn hier 3 vergaderruimtes in gebruik (twee 8-persoons, en één 10-persoons). De overige ruimtes zijn voornamelijk kleinere kantoren met werkplekken variërend van 2 tot 7 werkplekken per ruimte. Er zijn 2 ruimtes waar zowel werkplekken aanwezig zijn als ook aanlandplekken. Werkstate heeft een energielabel A en is rolstoelvriendelijk gemaakt. Het gebruiksoppervlak in Werkstate is 680 vierkante meter. Ruimte

Omvang

Overlegruimte 8 persoons 10 persoons Reguliere werplekken

3

Aanlandplekken Kolfruimte

18 1

2 1 70

Externe vergaderlocaties Naast de genoemde gebouwen worden ook externe vergaderruimtes gebruikt. Ter indicatie is in de maand februari 2020 voor circa 90 uur extern gehuurd, omdat er geen geschikte ruimte beschikbaar is bij de gemeente of omdat er specifieke redenen zijn om dichter bij de inwoners waar het om gaat of situatie die het betreft te ontmoeten. Een enkele keer is het een avondbijeenkomst waardoor het gemeentehuis niet beschikbaar is. Het is voor deze externe gehuurde locaties niet bekend om hoeveel personen het gaat.

2.3. Verbetermogelijkheden op basis van evaluatie In 2015 stemde de gemeente in met de invoering van nieuw kantoorconcept op basis van flexibel werken. Onder de doelen van het concept vielen onder andere het ondersteunen van ontmoeten en sociale cohesie, een flexibele en inspirerende omgeving, een efficiënte benutting van de huisvesting en het sober inzetten van de bedrijfsmiddelen. Voor het concept zijn destijds ook een aantal uitgangspunten geformuleerd: • Iedereen flexibel en iedereen onder één dak. • Verbetering van de begane grond. • Een aanbod van verschillende soorten werkplekken. • Een vlekkenplan voor afdelingen. Onder de positieve bevindingen met betrekking tot het concept, vallen het principe van tijd- en plaats onafhankelijk werken en het (als afdeling) op een eigen wijze omgaan met flexibele werkplekken. Echter zijn zowel de implementatie als het uiteindelijke effect van het concept niet op alle vlakken goed uitgepakt. Daarnaast zijn er meer knelpunten naar voren gekomen uit de evaluatie van 2019, zoals: • De ervaring is dat er onvoldoende plekken zijn voor ongestoord werken, concentreren en ontmoeten. Er kan niet (voldoende) activiteit gerelateerd worden gewerkt. • Het uitgangspunt ontmoeten wordt niet voldoende gefaciliteerd. • Niet alle afdelingen die veel samenwerken zijn in elkaars nabijheid gehuisvest.

• Er is onvoldoende mogelijkheid in de accommodaties voor vertrouwelijke gesprekken. • Het binnenklimaat in Crackstate en het gemeentehuis kent tekortkomingen (temperatuur, ventilatie en tocht).

9 / 52

3. Ambities als basisprincipes van het huisvestingsconcept In de gemeentelijke huisvesting moeten de gebruikers optimaal worden ondersteund in het werk en de dienstverlening. Ook de ambities en overige eisen en wensen moeten een plek krijgen in het concept. In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de basisprincipes die aan het huisvestingsconcept ten grondslag liggen. Hierbij is nadrukkelijk rekening gehouden met de ambities van de organisatie en de gebruikersbehoeften die in het proces zijn opgehaald bij de verschillende gebruikersprofielen.

3.1. Vastgestelde kaders In een eerdere fase van de oriëntatie naar toekomstige gemeentehuisvesting is een aantal kaders vastgelegd voor het traject rondom de toekomstige huisvesting. Deze luiden als volgt: 1. De visie op huisvesting voorziet in toekomstbestendige huisvesting van de raad, college en ambtelijke organisatie. 2. De huisvesting moet aansluiten bij de koers van de gemeenteraad zoals beschreven in het Thematisch Raadsakkoord (2018-2022) om nieuwe vormen van betrokkenheid en democratie te ontwikkelen. 3. De huisvesting moet aansluiten bij de hiervan afgeleide organisatiekoer. Deze gaat over hoe we willen werken en verbinding, ontmoeting en (keten)samenwerking realiseren tussen inwoners, raad, college en organisatie. 4. Flexibiliteit in plaats en tijd wordt hoog gewaardeerd en moet in stand blijven. 5. De toekomstige huisvesting moet gezond, doelmatig en duurzaam zijn. Wat betreft de duurzaamheid van de gemeentelijke huisvesting voldoen wij aan onze ambities verduurzaming gemeentelijke gebouwen, waarbij we bovengemiddeld presteren. 6. In de visie worden relevante onderwerpen meegenomen zoals onze visie op dienstverlening en de digitalisering hiervan ten behoeve van de samenleving. 7.

We gaan voor de realisatie van de visie in eerste instantie uit van de huidige beschikbare middelen voor de huisvesting, tenzij er aantoonbaar extra doelstellingen kunnen worden gediend met de inzet van extra middelen. 8. We houden bij de visie rekening met de aanbevelingen naar aanleiding van de evaluatie en het werkbelevingsonderzoek over het kantoorconcept van 2016.

3.2. Ambities In 2020 is de Huisvestingsvisie van de gemeente Heerenveen vastgesteld. In deze visie staan zes ambities centraal die nog steeds de basis vormen voor de toekomstige huisvesting voor de gemeente. Deze ambities worden in hoofdlijnen weergegeven in de onderstaande figuur.

10 / 52

De gemeente Heerenveen is sterk gericht op buiten. De gemeente ontwikkelt zich tot een samenwerkingspartner die inspeelt op de behoeften en ontwikkelingen in de samenleving. De toekomstige huisvesting moet kunnen meebewegen met deze ontwikkelingen. Tegelijkertijd geldt als basisprincipe dat de huisvesting de organisatievisie, de opdracht, taken en werkwijze van de gemeentelijke huisvesting optimaal ondersteunt. Op basis van de visie op huisvesting is een werkconcept geformuleerd. Dit werkconcept Mijnwerk@fean beschrijft hoe de huisvesting, werkplekkenmix en werkafspraken en (persoonlijk) leiderschap ondersteunend zijn aan de organisatieprocessen. Mijnwerk@fean faciliteert medewerkers om in verschillende verbanden samen te kunnen werken aan integrale opgaven. Dit werkconcept staat voor het bewust kiezen van de tijd, locatie én manier waarop je je werk doet. Medewerkers plannen hun werkdag op basis van hun werkzaamheden. Hierin vormt het kantoor een belangrijke ontmoetingsplek. Je kiest bewust voor een moment op kantoor om inwoners en ondernemers of andere externe samenwerkginspartners, dan wel collega’s te ontmoeten en fysiek overleg te hebben. De thuiswerkplek leent zich juist weer heel goed voor geconcentreerd werk of een digitale bijeenkomst.

Dat neemt niet weg dat er ook op kantoor voldoende ruimte beschikbaar is om geconcentreerd te werken, een (video)belgesprek te hebben of een hybride overleg te organiseren. Hoe wij werken in Heerenveen, is nu - post-Corona - flink in ontwikkeling. Al experimenterend en lerend ontwikkelen we ons werkconcept. Hierin willen we niet stil komen te staan. Ook als we nieuwe huisvesting in gebruik nemen, blijven we onze manier van werken aanpassen aan de tijdsgeest.

11 / 52

Gastvrij en verbindend met externe partijen De huisvesting moet goed aansluiten bij de kerntaak (de ‘bedoeling’) van de gemeente. Zowel medewerkers als bezoekers moeten zich welkom voelen in het publieke deel van de gemeentelijke huisvesting. De huisvesting moet gastvrij en toegankelijk zijn voor alle medewerkers en in het publieke deel van de huisvesting is íedereen welkom. De publiekszone blijft hiertoe gehandhaafd en het is mogelijk om hier externen op een prettige manier te ontvangen. Dit kan zowel in de publieksruimte plaatsvinden als in de centrale ontmoetingszone (de centrale ontmoetingsruimte is toegankelijk voor medewerkers en gasten). Er wordt extra aandacht besteed aan de inrichting van de balies en spreekkamers. Zowel de balies als de spreekkamers hebben goede akoestische privacy. De wens is om geen traditionele balies te creëren, maar de ontmoeting tussen inwoner en medewerker van Burgerzaken meer plaats te vinden aan een tafel of aan een zitje. De spreekkamer moeten weliswaar veilig zijn, maar dienen (meer dan nu) gastvrijheid en vriendelijkheid uit te stralen. Samenvattend zijn voor wat betreft gastvrijheid en de verbinding met buiten de volgende uitgangspunten belangrijk: 1. Het gemeentehuis is toegankelijk voor iedereen en kent een gastvrije, warme en veilige publiekszone. 2.

De entree van het gemeentehuis is duidelijk zichtbaar en is toegankelijk voor mindervaliden. 3. Een gebruiker kan zich makkelijk oriënteren in het gebouw onder andere door een logische structuur en een logische en heldere routing. 4. De publiekszone, balies en spreekkamers geven gebruikers (in- en extern) een veilig gevoel, bieden privacy en hebben een goede akoestiek. De privacy gaat zowel over het ‘zien’ van gebruikers als ‘horen’ van gebruikers. 5. Er zijn huiselijke, uitnodigende en veilige spreekkamers. 6. De trouwzaal heeft een exclusieve uitstraling. 7. De Raadsomgeving is toegankelijk en gastvrij. 8. De Raadzaal is toegankelijk en gastvrij en in de Raadzaal is goed zicht op inwoners en op raadsleden.

Gezond De huisvesting is gericht op de gezondheid en beleving van de gebruiker. Voldoende daglicht en groen in de omgeving zorgen voor een prettig leefklimaat. Daarnaast moet het binnenmilieu voldoen aan de gangbare richtlijnen en -eisen en wordt er gezorgd voor controle over het binnenklimaat, de akoestiek en privacy. Samenvattend zijn voor wat betreft gezondheid de volgende uitgangspunten belangrijk: 1. Medewerkers lopen geen gezondheidsklachten of gezondheidsrisico’s op in de werkomgeving (voor zover dit onderdeel uitmaakt van dit PvE). 2. Er is een goede akoestiek, voldoende lichtinval, een comfortabel en een gezond binnenklimaat. 3. Er wordt gebruik gemaakt van groen en natuurlijke elementen in de werkomgeving. 4. Gebruikers hebben regelmogelijkheden met betrekking tot koel-, verwarmings-, en ventilatiemogelijkheden. 5. Er is ruimte voor ontspanning en beweging. 6. Grotere open ruimten worden afgewisseld met omsloten ruimten en/of voldoende akoestische afscheidingen zodat er voldoende concentratiemogelijkheden zijn.

Duurzaamheid Het Duurzaamheidprogramma 2019-2022 van de gemeente Heerenveen dient als leidraad voor de duurzaamheidseisen, waarbij de gemeente bovengemiddeld presteert. Dit houdt onder andere in dat de ambitie bij nieuwbouw tenminste energieneutraal en aardgasvrij is en energieleverend indien dit past binnen het budget. Bij

12 / 52

renovatie dient de huisvesting energieneutraal en aardgasvrij te zijn. Andere belangrijke thema’s zijn circulariteit, het stimuleren van biodiversiteit en duurzame mobiliteit. Samenvattend zijn voor wat betreft duurzaamheid de volgende uitgangspunten belangrijk: 1. Bij nieuwbouw is de huisvesting tenminste energieneutraal en aardgasvrij en energieleverend indien dit past binnen het budget. Bij renovatie is de huisvesting energieneutraal en aardgasvrij. 2. De huisvesting wordt efficiënt gebruikt. 3. Bestaande gebouwen en materialen worden zoveel mogelijk hergebruikt. 4. Bij nieuwbouw of renovatie wordt gekeken naar mogelijkheden voor groene daken, groene gevels en groen in de directe omgeving van de gebouwen. Er wordt gekeken naar toepassingen in en om de huisvesting voor het stimuleren van biodiversiteit, waaronder (maar niet beperkt tot) neststenen voor vogels, kasten voor vleermuizen en hotels en stenen voor insecten. 5. Waar het kan wordt rekening gehouden met Sustainable Development Goals.

Wendbaar en toekomstbestendig De gemeente beweegt mee met de samenleving. Wat buiten leeft en gebeurt kan invloed hebben op de werkzaamheden en processen van de gemeente. Hierbij kan worden gedacht aan technologische ontwikkelingen, maar ook verandering van klantvragen en verwachtingen vanuit de maatschappij of politiek. Ook ontwikkelt de organisatie zich continu. Dit betekent dat de toekomstige huisvesting optimaal wendbaar en flexibel dient te zijn. Er wordt gezorgd voor zoveel mogelijk efficiëntie in gebruik. De huisvesting is compact en multifunctioneel. Dit uit zich onder andere in de multifunctionaliteit van de ruimten - zoals het werkcafé en de raadzaal - die voor meerdere activiteiten en in meerdere settings gebruikt kunnen worden. Ook wordt gestimuleerd om met flexibel meubilair de overleg- en vergaderruimten voor veel overlegvormen geschikt te maken. Met gebruiksafspraken kan de inrichting ook op een andere manier gebruikt worden in de toekomst. Bijvoorbeeld door werkruimten om te bouwen tot overlegruimten (of andersom). Om de wijzigingen op te kunnen vangen, is een basis van flexibel (in)bouwen gewenst waarbij, zonder grote bouwkundige aanpassingen, een ruimte gemakkelijk op een andere manier gebruikt kan worden. Mogelijke toepassingen zijn flexibele binnenwanden en een binnenklimaatsysteem dat schaalbaar is.

Samenvattend leidt dit tot de volgende uitgangspunten met betrekking tot wendbaarheid en flexibiliteit: 1. Ruimten zijn in de basis zoveel mogelijk multifunctioneel. Dit betekent dat ruimten waar mogelijk voor verschillende doeleinden gebruikt kunnen worden. 2. Ruimten zijn op een eenvoudige manier groter of kleiner te maken. Dit vraagt een grote mate van flexibiliteit in het inbouwpakket (flexibele binnenwanden) en het binnenklimaatsysteem (mogelijkheid op en afschalen). Met name voor de mogelijkheid tot het ombouwen van werkplekken naar overlegplekken, en andersom, is een flexibel (opschaalbaar) binnenklimaatsysteem essentieel. Ook bij de toepassing van bekabeling, leidingen, vloerafwerking et cetera dient hier rekening mee gehouden te worden. 3. De opstellingen van het meubilair zijn zoveel mogelijk flexibel, waardoor de setting kan worden aangepast naar het gebruik. Een flexibel lichtplan in deze ruimten ondersteunt de mogelijkheden voor wat betreft aanpassing in de sfeer, functie en gebruik. 4. De indeling van het gebouw kan met (financieel) minimale ingrepen worden aangepast (geen aanpassingen nodig aan constructies en installaties, maar gebruik maken van standaardisering en modulariteit).

13 / 52

In het geval van nieuwbouw, dient het gebouw gecompartimenteerd te kunnen worden, waarbij delen van het gebouw separaat in gebruik kunnen zijn, terwijl andere delen van het gebouw zijn afgesloten. Er zijn technische mogelijkheden om het gebouw anders te compartimenteren, zodat een deel van het gebouw op een later moment voor andere doeleinden kan worden ingezet (bijvoorbeeld een andere functie of gebruik door een andere organisatie).

Samenwerking en verbinding Het centrale werkcafé en de project- en overlegruimten bieden veel ruimte voor samenwerking en kennisdeling. De projectruimten sluiten aan bij de behoefte om opgavegericht te werken (afdeling overstijgend). Er kan voor gekozen worden deze ruimten reserveerbaar te maken voor een projectteam voor een bepaalde periode. In het hierna nog te introduceren huisvestingsconcept wordt een Kantoorzone geïntroduceerd die fysiek is opgesplitst in een aantal kleinere kantoorclusters. Deze clusters bieden medewerkers een duidelijke thuisbasis, zonder de keuzevrijheid verder te beïnvloeden. De thuisbasis faciliteert de sociale binding met (directe) collega’s. Een belangrijke randvoorwaarde voor prettige samenwerking en verbinding in een toekomst waarin er naar verwachting meer wordt thuisgewerkt, is dat medewerkers digitaal goed met elkaar kunnen samenwerken en ook hybride samenwerking goed mogelijk is. Dit betekent dat er in de reguliere (fysieke) vergaderruimten faciliteiten moeten komen om digitaal te kunnen deelnemen aan vergaderingen. Ook aan de andere kant moet deze verbinding goed zijn. Iedereen moet vanuit huis op een goede manier digitaal kunnen overleggen. Samenvattend leidt dit tot de volgende uitgangspunten met betrekking tot samenwerking en verbinding: 1. Huisvesting is op één plek gecentraliseerd. 2.

Projectruimten bieden mogelijkheden om opgavegericht te werken (afdeling overstijgend). 3. De Kantoorzone is opgesplitst in een aantal kleinere kantoorclusters waardoor collega’s beter vindbaar zijn. 4. De Kantoorzone ondersteunt hybride vormen van werken.

Maatwerk in een flexibele basis De ‘bedoeling’ van de huisvesting is dat deze de organisatie optimaal ondersteunt. Dit betekent dat deze moet passen bij de werkprocessen, voorkeuren en behoeften van medewerkers, bestuurders, inwoners en overige externe gasten. Aan de andere kant moet de huisvesting toekomstbestendig en wendbaar zijn. Enige standaardisatie en uitwisselbaarheid is hierin wenselijk. Een van de aandachtspunten is de aanwezigheid van een goede werkplekmix die is afgestemd op de behoeften van de gebruikers. Met werkplekmix wordt bedoeld de verhouding tussen verschillende typen werkplekken, zoals volwaardige flexwerkplekken, aanlandplekken, belcellen, informele zitjes en formele overlegruimten. De werkplekmix die is uitgewerkt in het voorliggende PvE is om deze reden tot stand gekomen aan de hand van gesprekken met diverse gebruikers van de gemeentelijke huisvesting. Het te betrachten maatwerk is ook verwerkt in de flexfactor voor de diverse persona’s. Elke gebruikersprofiel heeft een apart bepaald gemiddeld percentage van de werkweek waarop zij in het gemeentekantoor aanwezig is.

14 / 52

4. Gebruikersbehoeften 4.1. Gebruikersprofielen gedefinieerd Eén van de ambities voor de toekomstige huisvesting is ‘maatwerk in een flexibele basis’. Het tijd- en plaats onafhankelijk werken geldt als basis voor alle gebruikers, maar in de inrichting van de huisvesting dient er oog te zijn voor verschillende gebruikersbehoeften. Bij het inventariseren van de behoeften is daarom uitgegaan van een aantal gebruikersgroepen die te onderscheiden zijn. Om alle medewerkers en gebruikersgroepen goed te ondersteunen in het werk, is per gebruikersgroep onderzocht hoe de huisvestingsbehoeften er uitzien. De focus hierbij lag met name op de werkplek van de medewerker en de mix van plekken en faciliteiten op kantoor. Daarnaast is nagevraagd of er behoefte is aan speciale voorzieningen of andere randvoorwaarden. Gesprekken met gebruikers zijn in september en oktober 2020 gevoerd, toen er landelijk sprake was van Covidmaatregelen en ook de gemeentelijke organisatie van Heerenveen overwegend thuis werkte. Vervolgens in voorjaar 2022 een actualisatieslag gedaan, onder meer door middel van interviews met een vertegenwoordiging vanuit de gemeentelijke organisatie. Ook was er nauwe afstemming met een Projectgroep die zich bezig houdt met het werkconcept van de gemeente. De volgende gebruikersprofielen zijn geformuleerd: Front Office, klantcontact

Ondersteuning

Projecten en programma’s

Beleid en ontwikkeling

Intern klantadvies

Externe diensten

Leidinggevenden

Raadsleden en bestuurders

Met elke gebruikersgroep heeft een digitale interactieve groepssessie plaatsgevonden. Ook is er met de gemeenteraad gesproken over de wensen en eisen voor de Raadsomgeving. Daarnaast is de huisvesting van bestuurders als apart item meegenomen. In de groepsgesprekken zijn een aantal uitgangspunten en ambities besproken in relatie tot de beperkende maatregelen vanwege de corona pandemie in de afgelopen jaren. Verder is er met de groepen doorgepraat over de gewenste verhouding thuis- en op kantoor werken, het gewenste gebruik van het (toekomstige) kantoor, de benodigde faciliteiten en eventuele andere ondersteunende voorzieningen en randvoorwaarden.

15 / 52

4.2. Behoeften per gebruikersprofiel Er worden binnen de gemeentelijke organisatie acht gebruikersprofielen onderscheiden met elk specifieke behoeften ten aanzien van de werkomgeving. In deze paragraaf zijn deze eisen per profiel toegelicht. Deze eisen zijn de afgelopen periode opgehaald binnen de organisatie op basis van interviews en werksessies. Tegelijkertijd is een vertaling gemaakt van de medewerkers en is iedereen ingedeeld bij een gebruikersprofiel. Die aantallen per profiel waren weer de basis voor de vertaling naar aantal werkplekken en overige voorzieningen in de ruimtestaat verderop in dit PvE.

1. Front office, klantcontact Een medewerker in profiel 1: Kenmerkt zich door veel klantcontact en individueel werk, heeft vooral behoefte aan rustige werkplekken en plekken voor klantafspraken. Deze collega ziet graag een goede printoplossing en digitale ondersteuning voor klantcontact thuis. In de toekomstige situatie wordt door deze groep medewerkers naar verwachting meer thuisof extern gewerkt dan voorheen: gemiddeld 50% van de tijd. Medewerkers gaan naar kantoor voor onder meer geplande afspraken met klanten, het ontmoeten van collega’s en voor individueel werk. Ter ondersteuning van dit profiel zijn met name nodig: Rustige, omsloten bureauwerkplekken. Gastvrije spreekkamers en grote vergaderruimten. Een prettige (informele) ontmoetingsruimte en baliewerkplekken voor klantcontact. Rekening houden met piekgebruik van de balies. Rekening houden met flexfactor van 0,5 bureauwerkplekken per Fte. Werkplekkenmix met voldoende aandacht voor rust en concentratie (o.a. omsloten bureauwerkplekken).

2. Projecten en programma’s Een medewerker in profiel 2: Kenmerkt zich door de vele grote vergaderingen en projectgroep bijeenkomsten op kantoor en gebruikt dan ook vooral deze faciliteiten. Deze collega’s moeten externe klanten goed kunnen ontvangen en hebben een grote behoefte aan faciliteiten voor hybride vergaderen. In de toekomstige situatie wordt er door deze groep medewerkers naar verwachting meer thuis- of extern gewerkt dan voorheen: gemiddeld zo’n 60% van de tijd. Medewerkers gaan vooral naar kantoor om te overleggen en elkaar te ontmoeten. Geconcentreerd of individueel werk wordt meestal thuis gedaan. Ter ondersteuning van dit profiel zijn met name nodig: Grotere vergaderruimten. (Reserveerbare) projectruimten. Rustige aanlandplekken voor individueel werk, bellen en video conferencing. Een multifunctioneel werkcafé spreekt aan, vooral als je daar ook externen kunt ontvangen. Mogelijkheid om externen te kunnen ontvangen. Voldoende parkeercapaciteit. Mogelijkheid om hybride te vergaderen, ofwel digitaal te kunnen samenwerken en vergaderen/ ook digitaal deelnemen aan fysieke vergaderingen. Rekening houden met piekmomenten, een flexfactor van 0,4 bureauwerkplekken per Fte. Werkplekkenmix met veel plekken in projectruimten en een diversiteit van andere bureauwerkplekken.

16 / 52

3. Intern klantadvies, dienstverlening Een medewerker in profiel 3: Kenmerkt zich door de vele projectgroepen en informele ontmoetingsmomenten op kantoor. Onder andere reserveerbare projectruimten zijn belangrijk. De vindbaarheid van elkaar is een aandachtspunt alsook de mogelijk om zowel intern als extern hybride te vergaderen. In de toekomstige situatie wordt er door deze groep medewerkers meer thuis- of extern gewerkt dan voorheen: gemiddeld zo’n 50% van de tijd. Het kantoor wordt vooral gebruikt voor projectgroepen en het (informeel) ontmoeten van collega’s. Ter ondersteuning van dit profiel zijn met name nodig: Bureauwerkplekken voor individueel werken tussen afspraken door. Grote vergaderruimten. Een plek om elkaar te ontmoeten (bijvoorbeeld voor geplande werklunches) . Reserveerbare projectruimten. Sommige collega’s willen een werk- of projectruimte reserveren om van tijd tot tijd (zeker) bij elkaar te kunnen werken. Tools die helpen bij de vindbaarheid van elkaar en beschikbaarheid van werkplekken. Mogelijkheid om hybride te vergaderen, zowel intern als met klanten/inwoners. Rekening houden met piekmomenten, een flexfactor van 0,5 bureauwerkplekken per Fte.

4. Leidinggevenden Een medewerker in profiel 4: Kenmerkt zich door een wat grotere aanwezigheid op kantoor en de vele kleine (1-op-1) overleggen en ontmoetingen. Extra belangrijk voor deze collega’s zijn de digitalisering van stukken (waaronder digitaal ondertekenen) en hybride vergaderopties. In de toekomstige situatie wordt er iets meer thuis- of extern gewerkt dan voorheen: gemiddeld zo’n 40% van de tijd. Leidinggevenden gaan vooral naar kantoor voor spontane gesprekken en geplande vergaderingen met collega’s. Ook komen één-op-één overleggen veel voor. Ter ondersteuning van dit profiel zijn met name nodig: Kleine overlegruimten met faciliteiten voor hybride vergaderen. Grote vergaderruimten en projectruimten (tot circa 6 personen). Een ruimte om elkaar (informeel) te ontmoeten, onder meer in teamverband. Rekening houden met een flexfactor van 0,6 bureauwerkplekken per Fte, waaronder de behoefte aan individuele werkruimten, plekken in projectruimten en aanlandplekken. Aangevuld met kleine overlegruimten voor twee personen.

5. Ondersteuning Een medewerker in profiel 5: Kenmerkt zich door de relatief grote behoefte aan rustige werkplekken voor individueel werk. Bij deze collega’s zijn digitalisering van stukken en printmogelijkheden bij extern werken van belang. In dit profiel wordt in de toekomst naar verwachting ook meer thuis- of extern gewerkt, circa 60% van de tijd. Als men naar kantoor komt, is dat voor diverse werkzaamheden. Niet alleen voor vergaderen en ontmoeten komen de medewerkers graag naar kantoor, maar ook voor individueel werk.

17 / 52

Ter ondersteuning van dit profiel zijn met name nodig: Behoefte aan rustige, omsloten bureauwerkplekken. Kleine en grotere vergaderruimten en projectruimten. Een werkcafé om elkaar te ontmoeten. Ondersteuning van hybride vergaderen. Rekening houden met een flexfactor van 0,4 bureauwerkplekken per Fte, waaronder omsloten bureauwerkplekken, open en aanlandplekken.

6. Beleid en ontwikkeling Een medewerker in profiel 6: Kenmerkt zich door de vrijheid bij het kiezen van de eigen werklocatie. Als zij op kantoor zijn dan is dat vooral voor ontmoeting en overleg. Goede faciliteiten voor het ontvangen van externen zijn extra van belang voor dit type medewerker. De medewerkers in dit profiel verwachten een toename in thuis- of extern werken, circa 70% van de tijd. De medewerkers komen vooral naar kantoor voor projectgroepen, vergaderingen en overleg. Ter ondersteuning van dit profiel zijn met name nodig: Kleine overlegruimten (voor vertrouwelijke gesprekken). Grote vergaderruimten (flexibel en multifunctioneel). Projectruimten. Plekken om te ontmoeten (informeel maar ook met externen). Aanlanden (individueel werk, alsook bellen en video conferencing). Representatieve plek om externen te kunnen ontvangen inclusief goede wifi voor gasten. Ruimte voor teambijeenkomsten en bijeenkomsten met inwoners. Mogelijkheid om hybride te vergaderen. Rekening houden met een flexfactor van 0,3 bureauwerkplekken per Fte, met name omsloten aanlandplekken en plekken in projectruimten.

7. Externe diensten en werkzaamheden Een medewerker in profiel 7: Is relatief veel op pad waarbij extern en op kantoor werken elkaar vaak afwisselen. Deze collega’s hebben op kantoor onder meer behoefte aan plekken om te bellen en video conferencing. Goede parkeergelegenheid is extra belangrijk voor deze groep collega’s. Ook de medewerkers die voorheen al veel extern werkten, blijven veel buiten kantoor werken. Gemiddeld zo’n 70% van de tijd. Echter is de aanwezigheid op kantoor flink verspreid over de week. Vaak komen de medewerkers in de ochtend aan en gaan zij gedurende de dag naar afspraken. Ter ondersteuning van dit profiel zijn met name nodig: De inschatting wordt gemaakt dat in de toekomst het kantoor gebruikt wordt om rustig te kunnen bellen of om aan video conferencing te doen. Kleine overlegruimten voor vertrouwelijke gesprekken. Ruimte als team bij elkaar te komen. Goede parkeergelegenheid Rekening houden met een flexfactor van 0,3 bureauwerkplekken per Fte, met daarnaast voldoende aanlandplekken in verband met de verwachte hogere piekbezettingen.

18 / 52

Raadsleden en bestuurders Dit laatste profiel omvat feitelijk twee archetypische gebruikers van het gemeentekantoor; het raadslid en het collegelid inclusief staf en ondersteuning. Een raadslid in profiel 8: Kenmerkt zich door gebruik van het gemeentekantoor op uiteenlopende momenten in de week, maar vooral in de avonduren en randen van de dag. Raadsleden komen vooral naar het gemeentekantoor voor (raads)vergaderingen, overleg met de fractie en af en toe om stukken te lezen, vergaderingen voor te bereiden en collega’s (informeel) te ontmoeten. Ter ondersteuning van dit profiel zijn met name nodig: Een leeskamer om aan te landen is een wens (geen noodzaak). Een raadsomgeving die toegankelijkheid en multifunctioneel is. Eigen fractiekamers zijn niet nodig. Het is goed mogelijk gebruik te maken van (eventueel te reserveren) reguliere werkplekken, projectruimten en overlegruimten die bij afwezigheid ook door ambtenaren gebruikt kunnen worden. Het moet mogelijk zijn om in de raadzaal met iedereen fysiek bij elkaar te vergaderen. Echter moet er ook digitaal aangesloten kunnen worden bij de vergaderingen. Een multifunctionele indeling van de zaal ligt erg voor de hand. De zaal kan dan in meerdere settings worden gebruikt, zowel voor raadsvergaderingen, alsook voor andere meetings met bijvoorbeeld inwoners.

Een collegelid in profiel 8: Kenmerkt zich door het intensieve gebruik van overlegruimten en het ontvangen van veel externen. Behoefte is er naar een representatieve werk-, ontmoetings- en vergaderomgeving. Typisch ook is de vereiste aandacht voor de afgescheiden werkomgeving. Zowel vanwege de vertrouwelijkheid van het werk als ten behoeve van het voorkomen van ongewenste bezoekers. Ter ondersteuning van dit profiel zijn met name nodig: De behoefte aan werkomgeving van collegeleden en ondersteuning blijft ongewijzigd met de huidige situatie (werkkamers, gecombineerde werk-/vergaderruimten en de algemene bestuurlijke werkomgeving).

19 / 52

5. Huisvestingsconcept In het voorgaande hoofdstuk zijn gebruikersprofielen geïntroduceerd en behoeften beschreven. De faciliteiten en aandachtspunten per gebruikersgroep zijn vertaald in een organisatie breed huisvestingsconcept. Onderstaand is het huisvestingsconcept gevisualiseerd met daaronder een korte toelichting. Vervolgens wordt dit overkoepelende huisvestingsconcept in het volgende hoofdstuk uiteen gezet in een aantal zones. Dit zijn de bouwstenen van het huisvestingsconcept.

Direct bij binnenkomst van het gemeentekantoor is een centrale balie gepositioneerd die dient als receptie voor het eerste contactmoment. De gastheer/gastvrouw verwijst je – als je een afspraak hebt - naar de Publiekszone waar je als bezoeker even wacht in een zitje (met een koffietappunt) en naar een balie gaat voor het regelen van een officieel document of een spreekkamer gebruikt voor een afspraak. Voor een gepland (project)overleg wordt je door diezelfde gastheer/gastvrouw doorverwezen naar de Ontmoetingszone. Deze ligt pal achter de centrale balie en is ook publiekelijk toegankelijk, maar ligt iets meer in de luwte van het gemeentekantoor, niet direct zichtbaar vanaf de openbare weg.

20 / 52

De Ontmoetingszone is het hart van het gemeentekantoor. Deze zone is bedoeld als (letterlijke) verbinding van mensen binnen de organisatie met mensen van buiten. De Ontmoetingszone huisvest tal van uiteenlopende overlegen spreekkamers. Formeel van aard voor vergaderingen en informeel voor kort (ongeplande) afstemming tussen ambtenaren. Van kleine gesloten spreekkamers, waar met behoud van privacy, gesprekken gevoerd worden met een individuele burger tot grote ruimten waar interne afdelingsoverleggen plaats vinden of die dienst doet als projectkamer. Te midden van de Ontmoetingszone bevindt zich het werkcafe. Het werkcafe heeft meerdere functies. Het is de lunchplek van het gemeentekantoor waar niet alleen een verkooppunt is voor lunchgerechten, maar ook een plek waar je met collega’s tussen de middag pauze houdt. Het werkcafe is buiten lunchtijden om ook een plek waar je als collega’s onderling of met externen na een overleg, in een informele setting én met lekkere koffie, bijpraat. Het werkcafe kent tal van zitjes en hoekjes om even snel bij elkaar aan te schuiven, maar ook aanlandplekken waar je tussen overleggen door kort bureauwerk doet.

Afbeelding 1: Referentiebeeld Werkcafe, foto puur ter inspiratie De Ontmoetingszone is representatief van uitstraling en doet tegelijkertijd warm en sociaal veilig aan. Met bijvoorbeeld zijlichten (ramen) naast deuren blijft compartimentering en akoestische privacy gewaarborgd, maar stijgt het sociale veiligheidsgevoel én leidt zicht op een werk- of vergaderplek tot meer medegebruik van die plek én tot samenwerking. Vanuit de Ontmoetingszone betreed je de Kantoorzone. Hier is een ‘harde’ overgang van het publieke naar het nietpublieke deel van het gemeentekantoor. Deze zone is gecompartimenteerd in meerdere kleinere kantoorclusters, zodat daarmee voorkomen wordt dat collega’s zich ‘verloren’ voelen in een enorme kantooromgeving. De kantoorclusters worden onderling verbonden door de Ontmoetingszone. Hierdoor wordt automatisch ‘verkeer’ georganiseerd door de Ontmoetingszone met tal van effecten zoals ongeplande ontmoeting en team overstijgende contacten. In de kantoorclusters zijn de flexibele werkplekken gesitueerd, vele belcellen en aanlandplekken. Ook zijn verspreid door de kantoorclusters een aantal kleine thuisbases gesitueerd met een koffietappunt.

Hier kom je bijeen voor de kleinere sociale momenten met je afdeling, kom je sneller je directe collega’s tegen en vindt je een aantal praktische voorzieningen zoals persoonlijke kluisjes, een garderobe en decentrale reprovoorzieningen.

21 / 52

Afbeelding 2: Referentiebeeld thuisbasis, foto puur ter inspiratie De Bestuurszone is op de scheidslijn van het publieke en niet-publieke gedeelte gepositioneerd. Deze zone wordt gekenmerkt door een select aantal representatieve overlegruimten en een aantal flexibele werkplekken voor bestuur en ondersteuning. De verbinding met de rest van het gemeentekantoor is wederom de Ontmoetingszone. Veel aanvullende vergadervoorzieningen van het bestuur zijn immers in de Ontmoetingszone gesitueerd c.q. worden multifunctioneel gedeeld met andere gebruikers. De raadzaal is in feite een multifunctionele ruimte die voorzien is van tal van (IT)voorzieningen en capaciteit biedt voor toehoorders. Door de ruimtelijke opzet en een aanpalende berging is deze ruimte buiten raadsvergaderingen om eenvoudig ‘om te vormen’ voor andere doelen zoals regulier ambtelijk overleg of voor bijvoorbeeld recepties. De raadzaal is ook direct gelegen aan het werkcafe in de Ontmoetingszone. De ruimte van het werkcafe is namelijk door haar uitstraling, functionaliteit en indeling ook zeer goed geschikt als voorportaal van de raadzaal waar vooraf en na vergaderingen ontmoeting plaatsvindt. In het toekomstige gemeentekantoor is geen trouwzaal voorzien. De faciliteit hiervoor wordt gevonden in een nader te bepalen locatie.

22 / 52

6. Bouwstenen van het huisvestingsconcept Het overkoepelende huisvestingsconcept in het vorige hoofdstuk is opgebouwd uit een aantal zones of bouwstenen. Deze bouwstenen worden hieronder uiteen gezet.

6.1. Publiekszone

De bezoeker van het gemeentekantoor wordt verwelkomd door de gastheer/gastvrouw achter de receptiebalie. Deze persoon staat bezoekers te woord, kan doorverwijzen naar balies in de Publiekszone of naar overlegruimten in de achterliggende Ontmoetingszone. De medewerkers achter (en vóór) de receptiebalie hebben ook een rol in het toezicht en beveiliging van het publieksdeel van het gemeentekantoor. Nabij de receptiebalie is ook een digitaal informatiebord beschikbaar waarop de reserveringen van overlegruimten in de Ontmoetingszone staan getoond. De Publiekszone omvat het deel van de huisvesting waarin iedereen welkom is. Hier hebben inwoners en bezoekers de mogelijkheid om koffie te pakken, kunnen zij lezen aan de leestafel en vindt fysieke ontmoeting met de ambtelijke organisatie plaats in spreekkamers waar vertrouwelijke gesprekken worden gevoerd. De spreekkamers in de Publiekszone zijn ook ingericht met de nodige beveiligingsvoorzieningen. Eventueel extra spreekkamers en ruimten met extra privacy borging zijn gepositioneerd in de nabij gelegen Ontmoetingszone. De extra spreekkamers in de Ontmoetingszone die geschikt zijn voor privacy gevoelige onderwerpen zijn vooraan te vinden, nabij de hoofdingang.

Het KCC heeft haar eigen vaste werkplekken die zowel geschikt zijn voor het digitaal communiceren (telefonisch en via Webcare) met bewoners als ook het fysiek te woord staan van mensen. Het KCC krijgt daarmee ook de functie als fysieke informatiebalie. Hiervoor is een fysieke balie gepositioneerd in de Publiekszone met daarachter de KCC werkplekken, zodat de baliedesk ‘altijd’ bemenst is.

23 / 52

Naast gepland overleg in de spreekkamers of aanloop bij de informatiebalie van het KCC zijn er in de Publiekszone ook burgerzakenbalies, bijvoorbeeld om een paspoort te verlengen. Er wordt uitgegaan van een dalende trend van het gebruik van algemene balies in de Publiekszone. Vandaar dat het aantal balies ten opzichte van het huidige aantal afneemt met 25%. Als alternatieve vorm van afstemming zijn in de Publiekszone zitjes gesitueerd waar ambtenaren met bewoners om tafel kunnen voor korte vragen, waarvoor een spreekkamer niet nodig of wenselijk is. Door de setting met toezicht vanaf de receptiebalie, de aanwezigheid van ambtenaren achter de publieksbalies én door de nabijheid van de informatiebalie van het KCC, wordt het sociale veiligheidsgevoel versterkt. Tot slot is er in de Publiekszone (nabij de balies) een beveiligde ruimte voor opslag van waarde documenten.

6.2. Ontmoetingszone

De Ontmoetingszone is het hart van het gemeentekantoor. Deze zone is bedoeld als (letterlijke) verbinding van mensen binnen de organisatie én met mensen van buiten. Door de positionering te midden van meerdere kantoorclusters vormt het een letterlijke looproute tussen delen van het gemeentekantoor en heeft de Ontmoetingszone daarmee een verbindende rol. De verbindende rol heeft de Ontmoetingszone zelf ook doordat het tal van faciliteiten kent die mensen trekt en daardoor (ongeplande) ontmoeting afdwingt. De Ontmoetingszone bestaat uit een werkcafé en een serie van kleine en grotere overleg- en vergaderruimten. Het ligt in het publieke deel van het gemeentekantoor. Hier kunnen ambtenaren terecht voor koffie, lunchgerechten, overleg, informeel bijpraten of kortstondig aanlanden voor bijvoorbeeld het lezen van mails tussen afspraken door. Het

24 / 52

werkcafe dient als centrale pauzeplek voor de ambtelijke organisatie. Rond lunchtijd zijn er tal van zitjes en eettafels waar een zelf meegebrachte of ter plaatse gekochte maaltijd genuttigd kan worden. Er is een diversiteit aan zitjes, waarbij multifunctionaliteit en flexibiliteit het uitgangspunt is. Er is in het werkcafe op het overgrote deel van de plekken gezorgd voor faciliteiten voor het werken met een laptop (tafeltje/werkblad en stroompunt). Ook wordt rekening gehouden met een goede akoestiek, zodat het ook bij een grotere bezetting op een prettige manier voor verschillende activiteiten te gebruiken is. Het werkcafe kan ook gebruikt worden als plek voor presentaties of borrels. Op deze manier dient het werkcafé meerdere doelen en kan het ingezet worden om een eventuele piek in de bezetting op te vangen. Het werkcafe is voor externe gasten een natuurlijke plek om vooraf aan het overleg even te wachten, een consumptie te nuttigen of na een vergadering nog even informeel na te praten met gesprekspartners. Het werkcafe zelf kan desgewenst functioneren als een zaal voor grotere bijeenkomsten en vieringen voor interne medewerkers of met extern publiek. Rondom het werkcafe liggen tal van kleine en grotere overlegruimten. Voor formele vergaderingen en informele besprekingen. De centrale vergaderruimten die in deze zone zijn gelegen, worden door de gehele organisatie gedeeld.

De ruimten en entourage zijn geschikt voor inzet voor overleg met externen. Nabij de centrale balie en vooraan de Ontmoetingszone zijn een aantal spreekkamers gesitueerd die specifiek geschikt zijn voor privacy gevoelige overleggen. Om deze ruimten te betreden hoef je niet langs of door het werkcafe en bezoek kan in en uitlopen zonder een lang en onoverzichtelijk gebouw door te hoeven. De ligging van deze overlegruimten is nabij de receptiebalie, zodat de gastheer / gastvrouw achter de receptiebalie eenvoudig kan doorverwijzen én desgewenst toezicht en overzicht kan bewaren op het gebruik van de overlegruimten. Belangrijke extra functie van de Ontmoetingszone is de rol van ‘voorportaal’ of foyer van de raadzaal. Deze raadzaal is gepositioneerd in de aanpalende Bestuurszone, maar ligt in het publieke deel. Bij avondvergaderingen – bijvoorbeeld door de gemeenteraad – is de Ontmoetingszone open gesteld en ontmoeten genodigden en geïnteresseerden elkaar in het werkcafe om daarna de raadzaal te betreden. Desgewenst fungeren de vergaderruimten en zitjes rondom het werkcafe ook als overlegsettings voor bijvoorbeeld fractieberaad. De Ontmoetingszone is representatief van uitstraling en doet tegelijkertijd warm en sociaal veilig aan. Het sociaal veilige gevoel wordt ondersteund door meerdere elementen.

Zo heeft de gastheer / gastvrouw bij de centrale balie een belangrijke toezichthoudende rol, zonder dat hierdoor voor het betreden van de Ontmoetingszone een drempel wordt opgeworpen. Hoogstens een gevoel dat je je gezien voelt, welkom geheten én goed bent verwezen naar de betreffende ruimte. Een tweede belangrijk element van sociale veiligheidsgevoel is de aanwezigheid in de Ontmoetingszone van de gecombineerde servicebalie voor ICT, Facilitair en IM (Informatie Management) én de bemensing van de coffeecorner annex cateringvoorziening. Door hun aanwezigheid ontstaat extra ‘aanloop’ van collega’s en bezoekers. Ook zorgen de medewerkers achter de balies voor een extra oog en daardoor sociale controle.

25 / 52

6.3. Kantoorzone Flexwerkplekken De afgelopen twee jaar heeft een meer hybride manier van werken zijn intrede gedaan in de gemeentelijke organisatie. Vanwege COVID-maatregelen werkt(e) een deel van de medewerkers deels thuis. De COVID-maatregelen bieden een momentum om het gebruik en de inrichting van werkplekken te optimaliseren. Dit gebeurt door het introduceren van flexwerkplekken en het realiseren van bijbehorende kantoorvoorzieningen dat past bij een hybride manier van werken. De hybride manier van werken lijkt namelijk een blijvend fenomeen. De introductie van flexwerkplekken houdt in dat je als medewerker de werkplek zoekt die past bij de activiteit die je gaat doen (overleggen, (beeld)bellen, concentratiewerk, vertrouwelijke gesprekken en sociaal contact). In principe behoudt niemand het alleenrecht op een kamer of werkplek, behalve medewerkers met een ARBO-gerelateerde werkplekbehoefte, medewerkers die vanwege hun taak op een vaste plek zijn gepositioneerd (zoals achter de centrale balie) en medewerkers die vanwege hun werk specifieke fysieke en/of IT-voorzieningen nodig hebben. Anticiperend op benoemde flexibele werkplekken en hybride werken wordt een Kantoorzone geïntroduceerd, waarin nagenoeg alle werkplekken zijn geconcentreerd. Uitgangspunten voor het aantal flexwerkplekken en de omvang per werkplek zijn weergegeven in het volgende hoofdstuk.

Kantoorzone opgedeeld in kantoorclusters Om de herkenning en eigenheid voor medewerkers te ondersteunen wordt de totale benodigde capaciteit aan Kantoorzone opgedeeld in een aantal kleinere kantoorclusters. Door deze opsplitsing wordt een optimale balans gevonden tussen flexibiliteit en eigenheid. Met de clusterstructuur wordt tevens een thuisbasis gecreëerd. Iedereen heeft een ‘thuis’ waar hij of zij de eigen locker en waarschijnlijk diverse directe collega’s kan treffen. Er wordt flexibel gewerkt (tijd, plaats en apparaat onafhankelijk; TPAW). Dit betekent dat iedereen vrij is om overal te werken (dus ook over de clusters heen) en de plek kan kiezen die het beste past bij het werk of de persoonlijke voorkeur. Dit maakt het mogelijk voor medewerkers om te werken in de nabijheid van collega’s met wie zij veel samenwerken, ook als deze niet van de eigen afdeling zijn. De kantooromgeving is niet-publiek toegankelijk.

26 / 52

Kantoorcluster nader toegelicht Het huisvestingsconcept van een kantoorcluster is als volgt te visualiseren.

Er is een logische ordening van reuring naar rust. Tussen activiteiten die rust en concentratie vergen en activiteiten die ook in een deel van het Kantoorcluster kunnen plaatsvinden waar toch al reuring is, of die als activiteit zelf voor reuring zorgt. Mede door de groei van hybride werken wordt persoonlijk contact en sociale ontmoeting op kantoor meer van belang. Het Kantoorcluster faciliteert het ongepland ontmoeten op een min of meer geregisseerde wijze. Dat wil zeggen dat specifieke plekken geschikt zijn en uitnodigen voor ‘samen zijn’ zonder dat het hele kantoor een kakofonie van social-talks wordt. Akoestische en visuele prikkeling (of overlast) dient zodoende te worden beperkt, in plaats van deze overlast met gebouwmaatregelen te moeten bestrijden. De geïntroduceerde kantoorclusters hebben ieder een eigen herkenbaar, maar over de clusters heen eenduidige kantoorstructuur. (On)bewust moet je je als medewerker kunnen oriënteren en intuïtief je weg kunnen vinden tussen de verschillende typen werkplekken binnen het kantoor, ongeacht of je in kantoorcluster A of B bent. Nabij de entree van een kantoorcluster bevinden zich een aantal werkplekken die geschikt zijn voor medewerkers die goed vindbaar dienen te zien, zoals mensen met een ondersteunende of coördinerende functie.

Ook deze plekken zijn geen vaste werkplekken van personen, maar bedoeld voor de desbetreffende ondersteunings- of coördinatieactiviteit. Voor concentratiewerk zoek je als medewerker weer een andere werkplek. Ook vooraan in het kantoorcluster bevindt zich een ruimte met de sfeer van een huiskamer. Dit is een plek in het kantoorcluster waar je je collega’s ontmoet voor een praatje, waar kleine vieringen plaatsvinden en waar je even een korte break houdt. De inrichting en uitstraling doen huiselijk en gezellig aan. Deze sfeer wordt versterkt door de

27 / 52

persoonlijke inbreng van collega’s in de aankleding. Door enige regie hierop, wordt een wildgroei aan versiering voorkomen. Bij de thuisbasis vind je een kleine informele zone met aanlandplekken, statafels en kleine zitjes waar je even met een collega kunt overleggen. Deze zone kenmerkt zich door het open karakter, de diversiteit aan (zit- en sta-) meubilair en de creatieve of inspirerende uitstraling. In het kantoorcluster zijn geen overlegruimten. Overleg- en vergaderruimten zijn gesitueerd in de Ontmoetingszone. Er is een duidelijke overgang merkbaar naar het deel in het kantoorcluster waar je de flexibele werkplekken vindt. Dit bestaat uit een mix van éénpersoonskamers, 2-persoonskamers en grotere ruimten met meerdere volwaardige flexwerkplekken. De enkele 1-persoons en 2-persoonskamers die aanwezig zijn, zijn geschikt voor vertrouwelijk werk en desgewenst bilateraal vertrouwelijk overleg. De flexibele werkplekken zijn bedoeld voor ongestoord individueel werk. Nadruk hierbij ligt op akoestische kwaliteit en het voorkomen van kantoorvloeren met meer dan 5 nabij elkaar gelegen werkplekken. Een niet bezette werkplek of werkkamer op kantoor is in principe beschikbaar voor een ieder om te gebruiken. Hoewel enige mate van openheid in het kantoorcluster veelal wordt gewaardeerd, moet worden gewaakt voor te grote open ruimten.

Bij open ruimten met meer dan 8 á 10 personen - zonder goede akoestische afscherming - nemen klachten met betrekking tot concentratie en privacy toe. Uitgangspunt is om dit zoveel mogelijk te voorkomen, bijvoorbeeld door grotere open ruimten af te wisselen met omsloten ruimten en/of voldoende akoestische afscheidingen te realiseren.

Afbeelding 3: Referentiebeeld kantoorcluster, foto puur ter inspiratie Verspreid door het kantoorcluster zijn tal van belcellen gepositioneerd. Deze doen ook dienst voor hybride overleg (bijvoorbeeld statafel en stroompunt voor laptop). Daarnaast is er in het kantoorcluster enige persoonlijk afsluitbare bergruimte, beperkte kastruimte en een aantal afsluitbare bergingen. Deze voorzieningen zijn nabij de entree van het desbetreffende kantoorcluster gesitueerd. Berg- en kastruimte is bij voorkeur niet nabij werkplekken gesitueerd om verstoring te voorkomen én tegen te gaan dat een werkplek ‘eigen’ wordt vanwege de aanwezigheid van persoonlijke kastruimte. De sfeer in het deel waar de werkplekken zijn gesitueerd wordt gekenmerkt door de ‘huisregel’ om elkaars behoefte aan rust te respecteren. Je zoekt even een geschikte plek als je wilt (beeld)bellen of kort wilt afstemmen met iemand in plaats van dat je een nabije collega (ver)stoort die ook op een flexwerkplek (lees concentratiewerkplek) zit.