10.2. 2022-20.1. Berenschot Toekomstbestendige gemeente.pdf

* In onze optiek dient de overhead van een organisatie in verhouding te staan tot de omvang van de organisatie als geheel. De formatie bepaalt immers het aantal interne klanten en is daarmee de grootste werklastbepalende factor. Voor een goede vergelijkbaarheid kunnen we het beste daarom de overheadkosten en -formatie afzetten tegen de totale formatie.

Openbaar 81

Overhead

Vergelijking kosten € per fte Categorie

Afwijking %

Afwijking absoluut

Min

Uw positie

Max

-3%

-€ 159.634

€28.452

53_60

€45.102

Categorie 5: Financiën en Control

+10%

+€ 73.578

€2.916

66_53

€6.689

Categorie 4: Personeel en Organisatie

+15%

+€ 61.556

€1.623

78_57

€3.574

Categorie 2: Secretariaten primair proces

+34%

+€ 21.007

€0

61_45

€916

Categorie 10: Facilitaire dienst

+2%

+€ 10.400

€2.460

49_47

€5.337

Categorie 11: Inkoop

+9%

+€ 6.694

€0

48_44

€1.091

Categorie 8: Communicatie

-1%

-€ 3.057

€1.116

54_56

€2.499

Categorie 7: Juridische Zaken

-4%

-€ 8.979

€0

57_59

€2.277

Categorie 1: Directie en management primair proces

-5%

-€ 31.228

€2.949

31_36

€6.990

Categorie 9: Kwaliteitszorg

-100%

-€ 40.426

€0

0_25

€1.054

Categorie 3: Bestuurszaken en bestuursondersteuning

-27%

-€ 84.549

€732

23_40

€4.069

Categorie 6: Informatisering en Automatisering

-7%

-€ 164.630

€12.548

38_56

€18.677

Totale apparaatskosten overhead

Openbaar 82

Overhead

Vergelijking formatie Fte als % van de totale formatie Ingevuld in vragenlijst

Uw gemeente

Gemiddelde referentiegroep

Afwijking %

Afwijking absoluut

47,96

32,3%

32,4%

-0%

-0,2

Categorie 5: Financiën en Control

10,31

6,9%

5,9%

+18%

+1,6

Categorie 4: Personeel en Organisatie

5,5

3,7%

3%

+22%

+1

Categorie 11: Inkoop

1,04

0,7%

0,4%

+81%

+0,5

Categorie 7: Juridische Zaken

2,37

1,6%

1,5%

+5%

+0,1

Categorie 8: Communicatie

3,48

2,3%

2,4%

-2%

-0,1

Categorie 2: Secretariaten primair proces

0,94

0,6%

0,7%

-10%

-0,1

Categorie 10: Facilitaire dienst

5,83

3,9%

4,1%

-4%

-0,2

Categorie 1: Directie en management primair proces

5,59

3,8%

4%

-6%

-0,4

Categorie 9: Kwaliteitszorg

0,0

0,0%

0,3%

-100%

-0,5

Categorie 3: Bestuurszaken en bestuursondersteuning

3,28

2,2%

2,7%

-20%

-0,8

Categorie 6: Informatisering en Automatisering

9,62

6,5%

7,4%

-12%

-1,3

Categorie

Totaal aantal fte overhead

Openbaar 83

Overhead

Opvallendheden Categorie 5: Financiën en Control • De kosten per fte zijn 10% hoger dan gemiddeld (+€ 0,1 miljoen). • De formatie die uw gemeente inzet is 1,6 fte hoger dan gemiddeld: - Management: -0,0 fte - Controlling/beleid/advies/planning & control: -1,2 fte - Financiële administratie: +0,4 fte - AO/IC, interne accountantsdienst/EDP-audit: +1,6 fte - Overige F&C taken (treasury, verzekeringen, rechtmatigheidsonderzoek): +0,9 fte - Secretariaat: -0,1 fte

• Vooral het aantal fte financiële administratie valt op: - Het aantal binnengekomen facturen per fte financiële administratie: -46% - Van alle binnengekomen facturen ontvangt en verwerkt uw gemeente 90% digitaal. Gemiddeld is dit 56%. Openbaar 84

Overhead

Opvallendheden Categorie 4: Personeel en Organisatie • De kosten per fte zijn 15% hoger dan gemiddeld per fte (+€ 0,1 miljoen). • De formatie die uw gemeente inzet is 1 fte hoger dan gemiddeld: - Management: -0,1 fte - Beleid / advies P&O / HRM (incl. intern organisatieadvies): +0,7 fte - Personeels- en salarisadministratie: +0,4 fte - Overige P&O taken (arbo/BHV-coördinatie): +0,3 fte - Secretariaat: -0,2 fte

Openbaar 85

Overhead

Opvallendheden Categorie 6: Informatisering en Automatisering • De kosten (incl. materiële kosten) per fte zijn 7% lager dan gemiddeld (-€ 0,2 miljoen). - Uw heeft gemiddelde loonkosten, inhuurkosten en kosten van taken belegd bij derden. - Uw materiële kosten zijn lager dan gemiddeld (-€ 0,2 miljoen) • Indien we uw totale uitvoeringskosten (loon, inhuur, uitbesteding, minus detachering) per taak vergelijken met de referentiegroep, vallen de volgende taken op (met tussen haakjes de vergelijking van alleen uw formatie): - Systeem- en netwerkbeheer: +€ 0,0 miljoen (-0,7 fte) - Helpdesk: +€ 0,0 miljoen (-0,4 fte) - ICT projecten / applicatieontwikkeling: -€ 0,1 miljoen (-0,4 fte) - DIV: +€ 0,1 miljoen (+0,6 fte)

• De volgende materiële kosten vallen op: - Inventaris en servers: -€ 0,2 miljoen • Het aantal accounts per fte is gelijk aan het gemiddelde en het aantal ICT-meldingen per account is 27% lager dan gemiddeld. Openbaar 86

Overhead

Opvallendheden Categorie 3: Bestuurszaken en bestuursondersteuning • De kosten per fte zijn 27% lager dan gemiddeld (-€ 0,1 miljoen). • De formatie die uw gemeente inzet is 0,8 fte lager dan gemiddeld: - Management: -0,0 fte - Adviseurs/medewerkers: -0,8 fte - Secretariaat bestuur en directie: +0,1 fte

Openbaar 87

Overige opvallendheden Huisvestingskosten gemeentekantoren • Deze kosten zijn 6% lager per fte dan gemiddeld (gecorrigeerd voor opbrengsten). Dit is een bedrag van -€ 0,1 miljoen lager. Hierbij vallen met name de volgende kostenposten op: - Afschrijvingen gebouwen en inventaris: -€ 0,1 miljoen - Dotaties onderhoudsvoorzieningen: -€ 0,1 miljoen - Overige huisvestingskosten: -€ 0,1 miljoen - Huur gebouwen en inventaris: +€ 0,1 miljoen • Het aantal m2 per fte is 47% lager dan gemiddeld. • Uw huisvestingskosten per m2 zijn 39% hoger dan gemiddeld. • Uw organisatie heeft 4 locaties voor gemeentekantoren. Gemiddeld in de referentiegroep is dit 1,8 locaties. Ziekteverzuim • Het ziekteverzuimpercentage is 5% lager dan gemiddeld. • De meldingsfrequentie is 26% lager dan gemiddeld. Overige kosten • Het begrote opleidingsbudget per medewerker is 4% hoger dan gemiddeld. • De begrote reis- en verblijfskosten per medewerker zijn 70% lager dan gemiddeld. Openbaar 88

3

Samenvattend • •

Hoofduitkomsten Waarde en beperkingen

Openbaar 89

Samenvattend (1/2) Totale kosten per inwoner zijn +3% hoger dan gemiddeld. • Dit komt doordat de overheadkosten per inwoner iets hoger zijn dan gemiddeld.

Overhead • Uw overheadkosten zijn 15% hoger per inwoner. Afgezet tegen het aantal fte dat zij moeten bedienen, zijn uw overheadkosten echter lager dan gemiddeld (-3%).

• Aandachtspunten met hogere kosten zijn: - Financiën en control - Personeel en Organisatie

• Aandachtspunten met lagere kosten zijn: - Informatisering en automatisering (incl. materiele kosten) - Bestuurszaken en bestuursondersteuning

Openbaar 90

Samenvattend (2/2) Primair proces • De kosten per inwoner zijn gelijk aan het gemiddelde (-0%). • Uw lagere kosten zitten met name op: ‐ Uitvoering (-€ 0,8 miljoen) ‐ Beleid (+€ 0,3 miljoen) ‐ Regie- en contractmanagement (+€ 0,0 miljoen) ‐ Vergunningverlening (+€ 0,3 miljoen)

• Aandachtspunten met hogere kosten zijn: - Maatschappelijke opvang en welzijn - Wabo - Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting

• Aandachtspunten met lagere kosten zijn: - Openbare orde en veiligheid - Riolering

Openbaar 91

Waarde en beperkingen • Benchmark geeft een eerste indruk • Voor verklaren van verschillen en inventarisatie mogelijke bijstellingen is verdieping nodig • Allerlei factoren van invloed: − Omgevingskenmerken

− Ambitie − Kwaliteit/Dienstverleningsniveau − Organisatie/Sturingsmodel − Historie

− Betaalbaarheid − Etc.

Openbaar 92

Van benchmark naar actieplan

Overige rapportages (o.a. financieel)

Benchmark

Interpretatie van de situatie

Actieplan

Kennis van anderen Eigen kennis

Openbaar 93

De 3 vragen bij een goede interpretatie

Snappen we dit?

Willen we dit?

Zo niet, wat dan?

Openbaar 94

Graag doorpakken, maar hoe?

Eerste verkenning • Informeren • Vragen formuleren • Uitzoeken • Begrijpen?

Bevindingen delen • Onveranderd voortzetten • Bijstellen • Verder uitdiepen

Eventuele vervolgstappen • Interne benadering • Externe benadering

Openbaar 95

Contactpersonen

Bahamin Khossravi b.khossravi@berenschot.nl

Marly Beskers- te Selle m.beskers@berenschot.nl

Lars Bos l.bos@berenschot.nl

Vanja van Sprakelaar v.vansprakelaar@berenschot.nl

benchmarking@berenschot.nl 030-2916847 Berenschot B.V. Postbus 8039 3503 RA UTRECHT

Jorine Rabius j.rabius@berenschot.nl

Sarah Ponten s.ponten@berenschot.nl

Roy Valks r.valks@berenschot.nl

Leon Priem l.priem@berenschot.nl

Openbaar 96

Bijlage 1

Definitie apparaatskosten In de benchmark rekenen wij tot de apparaatskosten de volgende componenten: • Loonkosten personeel • Materiële kosten • Inhuurkosten • Kosten taken belegd bij derden • Personeel dat zich inzet voor derden • Opbrengsten uit diensten voor derden door personeel

Achtereenvolgens lichten wij deze kostenposten verder toe:

Loonkosten personeel • Wij gaan uit van het verwachte bruto jaarsalaris, inclusief alle toeslagen, zoals vakantiegeld, sociale lasten, pensioenpremies over het gehele jaar. Niet: de zogenaamde ‘overige personele lasten’, zoals opleidingsbudgetten, reis- en verblijfkosten en kosten voor werving en selectie. Materiële kosten • Hieronder verstaan we alle vastgoed gerelateerde kosten, zoals kapitaallasten, huur, beheer en onderhoud van gebouwen, machines en inventaris, toevoegingen aan onderhoudsvoorzieningen en overige huisvestingskosten. Vastgoed gerelateerde opbrengsten (bijvoorbeeld verhuur van een locatie) worden in mindering gebracht op de kosten. Naast de vastgoed gerelateerde kosten rekenen wij het ook het wagenpark van de groenvoorziening, afvalinzameling, straatreiniging, etc. (inclusief bijbehorende brandstofkosten) tot de materiële kosten Openbaar 97

Bijlage 1

Definities apparaatskosten (vervolg) Inhuurkosten • Tot inhuurkosten rekenen wij alle kosten van inhuur bij het uitvoeren van extra taken/projecten. Hierbij geldt dat de formatie die wordt ingehuurd hiërarchisch wordt aangestuurd door de organisatie. Specifieke projectkennis of vaardigheden zijn niet of onvoldoende beschikbaar binnen de eigen organisatie en worden daarom ingehuurd. • Tot inhuur rekenen wij niet: vervangingsinhuur (onder andere bij ziekte, zwangerschapsverlof, openstaande vacatures). Deze inhuur nemen wij niet mee om een dubbeltelling met de vastgestelde formatie te voorkomen.

Kosten taken belegd bij derden • Dit betreft de kosten van taken die door uw organisatie structureel zijn uitbesteed aan een externe of private partij of ondergebracht in een gemeenschappelijke regeling (onder andere een Intergemeentelijke Sociale Dienst of Veiligheidsregio). Het gaat om taken die worden uitgevoerd door medewerkers die niet hiërarchisch worden aangestuurd binnen de gemeentelijke organisatie. • Wij rekenen hiertoe de totale kosten van uitbesteding, dus zowel de personele als ook de materiële kosten. Alle taken met betrekking tot vastgoed gerelateerd beheer en onderhoud die zijn belegd bij derden rekenen wij tot de materiële kosten.

Opbrengsten uit diensten voor derden door eigen personeel • Dit betreft alleen de opbrengsten van personele ‘uithuur’. Niet: de opbrengsten van verhuur van locaties, of verkoop van artikelen, et cetera.

Openbaar 98

Bijlage 2

Definities type taken In het primaire proces maken we een uitsplitsing naar de volgende vier type taken: • Uitvoering • Beleid/strategie/advies/subsidieverlening • Regie (directievoering over uitbesteding) en contractmanagement • Vergunningverlening

Achtereenvolgens lichten wij deze taken verder toe:

1. Uitvoering Hiertoe rekenen wij de volgende taken en functies: • Uitvoerende werkzaamheden die in de openbare ruimte worden verricht (onder andere onderhoud groen, straatreiniging, beheer en onderhoud van riolen, wegbeheer). • Functionarissen die veelal buiten werkzaam zijn voor onderzoek (onder andere bodemonderzoek of veldwerk). • Toezicht en handhaving (onder andere toezichthouders, handhavers, opzichters, boa’s). • Functies waarvan de hoofdtaak uit direct contact met de burgers bestaat (onder andere baliemedewerkers, klant-managers, consulenten, buurtregisseurs en wijkcoördinatoren). • Eenvoudige informatieverstrekking en complete afhandeling van processen en productlevering door het KCC. • Administratieve functies die een schakel verrichten in het primaire proces (onder andere de uitkeringsadministratie van de sociale dienst). Openbaar 99

Bijlage 2

Definities type taken (vervolg) • Beheer van locaties (onder andere beheer van sportlocaties of zwembaden). • Instellingen waarvan de formatie op de loonlijst van de gemeente staat (onder andere kunst- en cultuurinstellingen, scholen, welzijnsinstellingen en musea). • Planning van werkzaamheden. • Bezwaar en beroep. Het betreft bezwaar en beroep dat aan een bepaald product (cluster) gekoppeld kan worden. Bezwaar en beroep rekent u toe aan het cluster waar het beroep en bezwaar betrekking op heeft en niet tot de overhead (categorie Juridische Zaken). • Functioneel beheer. Het betreft functioneel beheer ten behoeve van specifieke producten die worden gebruikt in het primair proces (onder andere belastingen, sociale dienst, burgerzaken, omgevingsvergunningen). Het gaat hier om het helpen van de gebruikers bij het werken met de software. Technisch en algemeen applicatiebeheer rekenen wij tot de overhead.

De meeste van de hiervoor genoemde uitvoerende taken kunnen door gemeenten worden uitbesteed, verzelfstandigd of ondergebracht in een gemeenschappelijke regeling. 2. Beleid/strategie/advies/subsidieverlening • Dit betreft formatie die zich bezighoudt met beleid/strategie/(beleids)advies (langetermijnvisie) van taken. Ook de formatie en kosten met betrekking tot subsidieverlening rekenen wij hiertoe. • De kosten van subsidies zijn in deze benchmark buiten beschouwing gelaten.

Openbaar 100