Jaarverslag Meerlanden 2020.pdf

Het merendeel van de betrokken medewerkers konden de overstap maken naar HLT samen. Voor hen is door Meerlanden een sociaal plan opgesteld, dat in de toekomst ook als basis kan dienen in het geval zich een vergelijkbare situatie voordoet. De OR stelde enkele aanpassingen in het sociaal plan voor, die grotendeels zijn overgenomen, waarna de OR ingestemd heeft. Betrokken De ondernemingsraad heeft leden uit alle delen van de organisatie. De leden treden actief naar buiten om van collega’s te horen wat er speelt en wat hen bezighoudt. Anderzijds informeren zij collega’s ook over de ontwikkelingen in de organisatie. De OR heeft het voornemen in 2021 nóg zichtbaarder te zijn. Verder worden in maart 2021 verkiezingen gehouden voor de ondernemingsraad.

76

Alle medewerkers van Meerlanden hebben deze folder met de uitleg over PAB ontvangen.

77

78

6

Corporate Governance

79

6. Corporate Governance 6.1

Verslag van de raad van commissarissen

Over de raad van commissarissen De raad van commissarissen houdt toezicht op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken in de vennootschap en de met haar verbonden ondernemingen en staat het bestuur met advies terzijde. De vijf leden van de raad hebben in gezamenlijkheid een brede ervaring en kennis op het gebied van de branche, begrip van het publiek domein, financieel management, juridische en bestuurlijke zaken, governance, bedrijfsprocessen, duurzaamheid en (maatschappelijk) ondernemerschap. In dit verslag zet de raad van commissarissen uiteen hoe het zijn taken heeft vervuld gedurende het verslagjaar 2020. Voor een gedetailleerd overzicht van de taken en verantwoordelijkheden van de raad en zijn subcommissies wordt verwezen naar het reglement van de raad van commissarissen, zoals is opgenomen op de website van Meerlanden. Vergaderingen van de raad van commissarissen In 2020 heeft de raad van commissarissen negen keer vergaderd. Ook is door commissarissen geparticipeerd in de het zogeheten artikel 24 overleg met de ondernemingsraad. Wegens COVID-19 hebben de vergaderingen steeds plaatsgevonden middels video conference.

Naast deze vergaderingen is er nog een studieochtend gehouden waarin met de raad is gesproken over de mogelijke realisatie van een bio-warmte installatie en warmtenet dat warmte gaat leveren aan het nabij Meerlanden gelegen bedrijvenpark (project Meer Groene Warmte) en anderzijds over de realisatie van een herziening van de indeling van het Meerlanden terrein op de locatie Rijsenhout (project Pro_Meter). Buiten de zes regulier geplande vergaderingen hebben drie additionele vergaderingen plaatsgevonden waarin is gesproken over de gevolgen van COVID-19, over de beoogde wijziging van de aandeelhoudersstructuur en over het stopzetten van het Meer Groene Warmte project. Deze onderwerpen komen in het onderstaande nader aan de orde. De opkomst bij de vergaderingen was met een uitzondering steeds 100%. Naast diverse reguliere onderwerpen zoals strategie, de financiële resultaten, de begroting en compliance zijn onder meer de hieronder beschreven onderwerpen nadrukkelijk aan de orde geweest. Het overkoepelende thema bij de vergaderingen was de realisatie van de missie ‘Samen Sneller Circulair’ en de strategie van Meerlanden: excellente dienstverlener, duurzame grondstoffenregisseur en excellente bedrijfsvoering. Voorts heeft de raad steeds gekeken hoe Meerlanden omgaat met gemeenten, bewoners, publieke belangen en haar overige stakeholders.

De jaarlijkse zelfevaluatie heef in het verslagjaar niet plaatsgevonden. Omdat de raad er de voorkeur aan gaf een evaluatie fysiek te laten plaatsvinden en dit niet goed was te realiseren binnen de ten tijde van de geplande evaluatie geldende COVID-19 maatregelen, is ervoor gekozen om de zelfevaluatie eenmalig door te schuiven naar 2021. Uitzondering hierop vormt de evaluatie van het functioneren van de heer P.G. Peters die door de raad positief is beoordeeld. Bij het voorstel tot zijn tweede herbenoeming als commissaris/voorzitter bij Meerlanden per 1 januari 2019 heeft de Algemene Vergadering van Aandeelhouders besloten tot een herbenoeming voor de duur van twee jaar met verlenging van aansluitend twee jaar indien het functioneren van de voorzitter volgens de overige leden van de raad van commissarissen blijkens de zelfevaluatie van de raad positief is beoordeeld. COVID-19 Kort na de eerste lockdown als gevolg van COVID-19, is de raad in een speciaal belegde vergadering en voorts in iedere RvC vergadering die daarop volgde op de hoogte gehouden over de aanpak van en gevolgen voor Meerlanden van het COVID-19 virus.

80

Meerlanden zag zich geconfronteerd met een sterke toename van het aanbod GFT en huishoudelijk afval en een toename van het aantal bezoekers van milieustraten. Daartegenover stonden een afname in het bedrijfsafval en knelpunten in de keten van verwerking van textiel en Plastic, Blik en Drinkpakken (PBD). Meerlanden heeft tot en met juni voorzichtigheidshalve gebruik gemaakt van de uitstelregeling voor de betaling van loonheffingen en omzetbelasting om te anticiperen op mogelijk langere betaaltermijnen van bedrijfsmatige klanten. Het gebruik van langere betaaltermijnen is slechts in een enkel geval tijdelijk toegepast. Meerlanden heeft voorts maatregelen getroffen waardoor de medewerkers die niet thuis kunnen werken op een veilige manier hun werkzaamheden kunnen uitvoeren en thuiswerkers zijn gefaciliteerd om thuiswerken mogelijk te maken. De raad van commissarissen heeft met de bestuurder van gedachten gewisseld over hoe onderlinge verbondenheid te houden met de medewerkers, hoe de medewerkers gemotiveerd te kunnen houden en hoe oog te hebben voor de kansen en bedreigingen die gepaard gaan met COVID-19. De raad spreekt zijn waardering uit voor de flexibiliteit die Meerlanden heeft laten zien en dat het bedrijf er op die manier in is geslaagd om in deze uitdagende tijden op een veilige manier de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen.

Beoogde aanpassing aandeelhoudersstructuur De raad heeft zich met regelmaat laten bijpraten over de voortgang van de door Meerlanden gewenste wijziging in de aandeelhoudersstructuur om groei van de onderneming in de toekomst mogelijk te maken. Beoogd wordt om met behoud van de huidige governance te komen tot een eenvoudig te hanteren systematiek om het aantal aandelen en de waarde vast te stellen waartoe een aandeelhoudende gemeente gerechtigd is en om de financiële consequenties van een eventuele herverdeling van de aandelen voor de gemeenten over meerdere jaren te spreiden. De discussies in de raad concentreerden zich rondom de wijze waarop de wijziging in de aandeelhoudersstructuur kan plaatsvinden. Daarbij zijn alle belangen meegenomen en is getoetst voor welke scenario’s het draagvlak onder zittende en toekomstige aandeelhouders het meest optimaal zal kunnen zijn. Verder is veel aandacht gegeven door de raad aan het voorkomen van een complexe structuur en ook aan de financiële effecten die door de herverdeling van de aandelen voor de aandeelhoudende gemeenten ontstaan. Meer Groene Warmte De raad van commissarissen heeft waardering voor het weloverwogen besluit van de bestuurder om de Bio-warmte installatie en het warmtenet naar Park Rijk (het Meer Groene Warmte project) op dit moment stop te zetten.

Meer Groene warmte is de naam voor het project waarbij Meerlanden uit reststoffen en bio-grondstoffen warmte zou leveren aan bedrijfspanden op het nabijgelegen kantorenpark door middel van een biomassaketel, een warmtenet en afnemersinstallaties. Middels dit project zou Meerlanden een bijdrage hebben kunnen leveren aan de energietransitie in Haarlemmermeer. Meerlanden heeft tijdens het traject steeds oog gehad voor de belangen van diverse stakeholders. Zo zijn onder andere zijn bewoners uit de directe omgeving als ook de organisatie ‘Mobilisation voor de Environment’ geconsulteerd. Dat heeft geleid tot een ontwerp voor de biomassa installatie met hoge eisen op het gebied van levering, emissies en performance. Gedurende de looptijd van het Meer Groene Warmte project heeft Meerlanden met het nodige doorzettingsvermogen vele hobbels weten weg te nemen. Dat maakt het besluit tot het stopzetten van Meer Groene Warmte des te moeilijker. De onzekerheid rondom stikstof, de aanscherping van vergunningseisen en met name de gewijzigde maatschappelijke opvattingen over biomassa hebben er echter toe geleid dat het project in de huidige constellatie niet meer voldoet aan de uitgangspunten van een duurzame oplossing en een gezonde businesscase.

81

ICT assessment Mede op verzoek van de raad van commissarissen heeft Meerlanden in het verslagjaar een assessment laten uitvoeren om te bezien of Meerlanden qua IT operationeel ‘in control’ is en in staat is om haar strategische ambities op IT-gebied te realiseren. Uit dit assessment kan geconcludeerd worden dat de IT-afdeling in control is. Wel kunnen de belangrijkste processen meer in protocollen geborgd worden en kunnen processen meer gemeten worden waardoor ook rapportages gemakkelijker beschikbaar komen. Op die wijze kunnen gemakkelijker verbeteringen worden doorgevoerd. Het assessment onderschrijft ook het belang van de stappen die Meerlanden heeft ingezet om de verbinding te versterken tussen IT enerzijds en de business anderzijds en om eigenaarschap van informatiesystemen in de business te beleggen. De raad zal zich op de hoogte blijven stellen over de voortgang op de aanbevelingen uit het assessment. Last onder dwangsom De raad van commissarissen is geïnformeerd over de last onder dwangsom die is opgelegd aan Meerlanden door de Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied in verband met de vergunde tonnages GFT. Meerlanden mag jaarlijks 55kton GFT accepteren ten behoeve van de compostering.

In het verslagjaar is discussie gevoerd met de Omgevingsdienst in hoeverre aftrek van stoorstoffen zoals glas en steentjes in het GFT en de toename van het GFT-aanbod door COVID-19 factoren zijn die meegewogen dienen te worden bij het bepalen of de grens van 55kton GFT wordt overschreden. De raad onderschrijft de handelswijze van Meerlanden dat hangende de uitkomst van deze discussie GFT deels wordt omgeleid om te voorkomen dat de vergunde grens wordt overschreden. Noordwijk Het verheugt de raad dat de gemeente Noordwijk na de fusie met Noordwijkerhout ervoor heeft gekozen om vanaf 2022 gebruik te maken van de dienstverlening van Meerlanden. Noordwijkerhout was reeds aandeelhouder en klant van Meerlanden en door de beoogde aanpassing van de aandelenstructuur zal het aandelenbelang van Noordwijk per 1 januari 2022 worden uitgebreid. Subcommissies De raad van commissarissen kent een drietal subcommissies, te weten de auditcommissie, de remuneratiecommissie en de governancecommissie. Binnen deze commissies is een aantal onderwerpen verdiepend besproken ter voorbereiding op behandeling in de raad van commissarissen. Alle vergaderstukken en notulen worden per commissie steeds met de gehele raad gedeeld. Auditcommissie De auditcommissie heeft in 2020 vier maal vergaderd.

Behalve de reguliere onderwerpen als de (tussentijdse) resultaten, de begroting, het jaarverslag en het functioneren van de accountant, heeft de commissie veelvuldig stilgestaan bij de businesscase voor Meer Groene Warmte en bij de voorgestane wijziging van de aandeelhoudersstructuur. Beide onderwerpen zijn hierboven aan de orde gekomen. Hetzelfde geldt voor het IT-assessment dat in een tweetal vergadering is besproken. In het verslagjaar zijn ook de eerste voorbereidingen getroffen voor een marktverkenning met oog op een eventuele roulatie van de accountant. Tot slot heeft de commissie aandacht gevraagd voor separate verdiepingsonderwerpen zoals risico management en fraude.

82

Remuneratiecommissie De remuneratiecommissie heeft in het verslagjaar twee keer vergaderd. Deze vergaderingen zijn onder meer gebruikt voor het afsprakengesprekken en het functioneringsgesprek met de bestuurder. Verder is stilgestaan bij de opleidingsbehoeften, de RvC studiemiddag en is door de commissievoorzitter de evaluatie van de voorzitter van de raad geïnitieerd met oog op de verlenging van zijn zittingstermijn. Governancecommissie De governancecommissie heeft in 2020 drie keer vergaderd. Naast jaarlijks terugkerende onderwerpen als integriteit en compliance met wet- en regelgeving, heeft de commissie zich laten informeren over de wijziging van de organisatiestructuur, de bovengenoemde voorgestane wijziging in de aandeelhouderstructuur en het rapport van de hand van de Commissie Winter getiteld “De Stilte voor het stilleggen” over de oorzaken en leerpunten van het stilleggen van vier verbrandingslijnen door AEB in de zomer van 2019. Welke lessons learned kan Meerlanden trekken naar aanleiding van diverse thema’s die i Het AEB rapport benoemd zijn? Te denken valt aan de meerdere rollen van de gemeenten en de rol van bestuur-raad van commissarissenalgemene vergadering van aandeelhouders. Het rapport onderstreept het belang van risico management, “basis op orde” en goed relatiemanagement met aandeelhouder-opdrachtgevers.

De wijzigingen die Meerlanden heeft doorgevoerd in de organisatie en werkwijze zijn ingegeven om de realisatie van de strategie 2020-2024 te faciliteren en verdere stappen te zetten op weg naar een procesgerichte organisatie. De commissie zal ook toekomstgericht aandacht vragen voor de thema’s risico management en proces denken. Jaarrekening Na bespreking van het jaarverslag en de jaarrekening, heeft de raad van commissarissen geconcludeerd dat deze een getrouw beeld geeft op een basis die consistent is met het jaar ervoor. Onderdeel van het voorliggende jaarverslag is de jaarrekening die door BDO Audit & Assurance B.V. is voorzien van een goedkeurende controleverklaring. Het geconsolideerde resultaat na belastingen over 2020 van De Meerlanden Holding N.V. bedraagt € 1.258.852. Het resultaat over 2020 wordt beïnvloed door een afboeking op het project Meer Groene Warmte en enkele incidentele tegenvallers. Gezien het eenmalige karakter van deze tegenvallers stelt de raad voor: a) de jaarrekening vast te stellen overeenkomstig artikel 28 lid 5 van de statuten; en b) het resultaat te verdelen met inachtneming van artikel 29 van de statuten conform onderstaand overzicht: 1. € 798.138 als dividend aan de houders van gewone aandelen; 2. € 461.714 toe te voegen aan de reserves.

Woord van dank De raad van commissarissen wil de medewerkers van Meerlanden, de directie en de ondernemingsraad bedanken voor hun inspanningen, kennis en inzet die hebben bijgedragen aan de prestaties van Meerlanden in een verslagjaar met buitengewone omstandigheden. De raad wenst iedereen bij Meerlanden veel succes en plezier in het realiseren van de individuele opgaven en bedrijfsdoelstellingen. Rijsenhout, 5 mei 2021 De raad van commissarissen P.G. Peters, voorzitter

83

Samenstelling raad van commissarissen De heer P.G. Peters (28 november 1951) Voorzitter raad en tevens lid remuneratiecommissie Nationaliteit: Nederlandse Eerste benoeming: januari 2011 Zittingstermijn: januari 2021 Aanwezigheid vergaderingen 2020 raad:

100%

Aanwezigheid vergaderingen 2020 commissie: 100% Overige functies: • Voorzitter branchevereniging Openbaar Vervoer Nederland (OV-NL) • Bestuurslid dansgezelschap ‘Conny Janssen danst’ • Bestuurder Stichting Zekerheden Reizigers Tegoeden (SZRT)

Mevrouw drs. B.N.M. van der Maarel (9 april 1968)

De heer drs. W. Schreuder Goedheijt (11 februari 1956)

Commissaris en tevens voorzitter auditcommissie

Vice-voorzitter raad en tevens lid auditcommissie

Nationaliteit: Nederlandse

Nationaliteit: Nederlandse

Eerste benoeming: september 2011

Eerste benoeming: juli 2015

Zittingstermijn: december 2021

Zittingstermijn: juli 2019

Aanwezigheid vergaderingen 2020 raad:

Aanwezigheid vergaderingen 2020 raad:

89%

100%

Aanwezigheid vergaderingen 2020 commissie: 100%

Aanwezigheid vergaderingen 2020 commissie: 100%

Overige functies:

Overige functies:

• Co-Head NIBC Investment Partners NIBC

• Eigenaar-directeur TRI-ODE bestuursadvies

• Lid Investment Committee Karmijn Kapitaal

• Lid raad van advies Jannes & Mannes • Voorzitter raad van advies INTOS interieurmakers B.V. • Voorzitter raad van advies Stichting NUDGE • Bestuurslid Stichting Administratiekantoor NUDGE B.V. • Penningmeester Stichting Friends of the Maasai

84

Mevrouw mr. E.F. van Galen MBA MSc (26 mei 1961) Commissaris (op voordracht van de ondernemingsraad) en tevens voorzitter remuneratie- en governancecommissie Nationaliteit: Nederlandse Eerste benoeming: Zittingstermijn:

december 2015 (per januari 2016)

januari 2020

Aanwezigheid vergaderingen 2020 raad:

100%

Aanwezigheid vergaderingen 2020 commissie: 100% Overige functies: • Partner bij TheRockGroup • Bestuurslid Nederlandse Emissie autoriteit • Voorzitter raad van commissarissen GITP • Vice voorzitter en lid raad van commissarissen Ymere • Voorzitter raad van commissarissen GVB Holding N.V. • Lid raad van commissarissen Arcadis Nederland B.V. • Lid raad van commissarissen Houdstermaatschappij Zuid-Holland B.V. • Lid raad van commissarissen Royal Schiphol Group N.V. • Non-excecutive board member SEKEM

De heer mr. J.-P. Schaaij MBA (6 augustus 1967) Commissaris en tevens lid governancecommissie Nationaliteit:

Nederlandse

Eerste benoeming:

december 2018

Zittingstermijn:

december 2022

Aanwezigheid vergaderingen 2020 raad:

100%

Aanwezigheid vergaderingen 2020 commissie: 100% Overige functies: • Directeur Nationaal Groenfonds • Voorzitter bestuur Fondsenbeheer Nederland B.V. • Voorzitter raad van toezicht Stichting Kinderopvang Haarlemmermeer • Lid raad van toezicht Stichting Wetenschappelijk Onderzoek Verkeersveiligheid (SWOV) • Lid raad van toezicht stichting Wachtgeld SWOV

85

6.2 Governance Overheidsonderneming Als door publieke aandeelhouders gehouden onderneming voeren we een moderne governance, waarbij maatschappelijk ondernemerschap, transparantie en compliance centraal staan. Wij passen vrijwillig de Nederlandse Corporate Governance Code 2016 toe. Enkele onderdelen van de code zijn niet van toepassing in verband met de aard en/of structuur van de onderneming1. Verder nemen wij de Wet normering topinkomens (WNT) in acht inzake de bezoldigingsmaxima voor topfunctionarissen in de (semi) publieke sector. Daarnaast passen we vrijwillig onderdelen toe van de regelgeving die van toepassing is op Organisaties van Openbaar Belang (OOB’s). Deze zien onder meer op de (wettelijke) controle van de jaarrekening door de accountant, scheiding van controle en adviesfunctie en het periodiek rouleren van de accountant. Rechtsvorm en statutaire organen De Meerlanden Holding N.V. is een naamloze vennootschap naar Nederlands recht en is gevestigd te Rijsenhout. De aandeelhouders van de vennootschap zijn acht gemeenten. De vennootschap heeft een bestuur en een raad van commissarissen. Het gemitigeerd structuurregime is van toepassing.

Dit betekent onder meer dat de medezeggenschap van werknemers in de structuur van de vennootschap is geborgd, de instelling van een raad van commissarissen verplicht is en dat de algemene vergadering van aandeelhouders de bestuurder benoemt en kan ontslaan. De formele relatie tussen het bestuur, de raad van commissarissen en algemene vergadering van aandeelhouders is vastgelegd in de wet en de statuten. Bestuur Het bestuur bestaat uit één persoon. Een besluit omtrent (her)benoeming van de bestuurder wordt voorbereid in de remuneratiecommissie van de raad van commissarissen. Benoeming vindt plaats door de algemene vergadering van aandeelhouders op voordracht van de raad van commissarissen. De huidige bestuurder is met ingang van 1 november 2019 herbenoemd in haar functie voor een termijn van vier jaar. De bestuurder voert de titel van algemeen directeur. De algemeen directeur vormt samen met de financieel directeur en de directeur klant & operatie de directie van Meerlanden. De bestuurder is verantwoordelijk voor de uitvoering van de vastgestelde strategie en doelstellingen. De bestuurder rapporteert hierover aan de raad van commissarissen en de algemene vergadering van aandeelhouders. De bestuurder verschaft de raad van commissarissen en de algemene vergadering van aandeelhouders alle informatie die nodig is voor de uitoefening van hun taken.

De bestuurder is voorts verantwoordelijk voor de naleving van de relevante wet- en regelgeving, het beheersen van de risico’s verbonden aan de ondernemingsactiviteiten en voor de financiering van de onderneming. De bestuurder rapporteert hierover aan de raad van commissarissen, de auditcommissie en de governancecommissie van de raad van commissarissen en bespreekt met hen de interne risicobeheersing en de interne controlemaatregelen. De vertegenwoordigingsbevoegdheid van de onderneming berust bij de bestuurder die algeheel en zelfstandig bevoegd is. Enkele functionarissen hebben een (beperkte) volmacht zoals ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel.

1

86

De (best practice) bepalingen die buiten toepassing blijven voor Meerlanden zijn - met toelichting - kenbaar via de website van Meerlanden.

Raad van commissarissen De raad van commissarissen houdt toezicht op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken in de vennootschap en de met haar verbonden onderneming. De raad van commissarissen staat de bestuurder met raad terzijde. De raad van commissarissen is onafhankelijk en oefent zijn taken uit in het belang van de onderneming. Een besluit omtrent (her)benoeming van een commissaris wordt voorbereid in de remuneratiecommissie. Benoeming vindt plaats door de algemene vergadering van aandeelhouders op voordracht van de raad van commissarissen; één commissaris wordt benoemd op voordracht van de ondernemingsraad. De benoemingstermijn van een commissaris is regulier vier jaar. Een aftredende commissaris mag op grond van de statuten onmiddellijk doch maximaal tweemaal worden herbenoemd2. De taken, samenstelling en werkwijze van de raad van commissarissen staan beschreven in een reglement en gepubliceerd op de website van Meerlanden. De raad van commissarissen heeft een auditcommissie, een remuneratiecommissie en een governancecommissie ingesteld. De reglementen van deze commissies zijn eveneens raadpleegbaar op de website van Meerlanden.

De auditcommissie, de remuneratiecommissie en de governancecommissie adviseren de raad van commissarissen omtrent haar taak en bereiden (een deel van) de besluitvorming van de raad van commissarissen voor; de auditcommissie op het terrein van bedrijfs- en financiële risico’s, de remuneratiecommissie op het gebied van het functioneren en de beloning van de bestuurder en de commissarissen en de governancecommissie op het gebied van de governance van de onderneming. De raad van commissarissen stelt de bezoldiging van de bestuurder vast op advies van de remuneratiecommissie, binnen het beleid dat vastgesteld is door de algemene vergadering van aandeelhouders. De bezoldiging van de bestuurder is berekend met inachtneming van de WNT, het Uitvoeringsbesluit WNT en de ministeriële regeling inzake indexering bezoldigingsmaxima WNT. Aandeelhouders De aandeelhouders hebben een beslissende invloed op de strategische doelstellingen en op belangrijke beslissingen van de vennootschap en de (groeps)ondernemingen. Diverse besluiten van het bestuur behoeven statutair de goedkeuring van de algemene vergadering van aandeelhouders, zoals de vaststelling van de begroting en (strategische) beleidsplannen en het vaststellen en doorvoeren van ingrijpende wijzigingen van het beleid van de vennootschap en de (groeps)ondernemingen.

De algemene vergadering van aandeelhouders stelt de jaarrekening vast en is bevoegd te besluiten omtrent de uitkeerbare winst. Besluiten in de aandeelhoudersvergadering worden statutair genomen met ten minste twee derde meerderheid. De gemeenten Aalsmeer, Bloemendaal, Diemen, Haarlemmermeer, Heemstede, Hillegom, Lisse en Noordwijk zijn aandeelhouder in Meerlanden. Deze gemeenten hebben een deel van hun publieke taken inbesteed bij Meerlanden waaronder het verwijderen van afval, de reiniging van straten en markten en gladheidbestrijdingen. Bemensing statutaire organen De algemene vergadering van aandeelhouders benoemt de leden van de raad van commissarissen en het bestuur op basis van hun competenties. De algemene vergadering maakt daarbij geen onderscheid in godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras of geslacht. Gestreefd wordt naar een zo evenwichtig mogelijke verdeling tussen vrouwen en mannen in het bestuur en in de raad van commissarissen. De huidige raad van commissarissen bestaat uit vijf leden: twee vrouwen en drie mannen. Het bestuur bestaat uit één vrouw. Daarmee voldoet Meerlanden aan de wettelijke regeling voor een evenwichtige (m/v) verdeling van zetels.

2

Ingevolge best practice bepaling 2.2.2. van de Corporate Governance Code 2016 kan een herbenoeming na een periode van acht jaar plaatsvinden voor een benoemingstermijn van twee jaar die daarna met maximaal twee jaar kan worden verlengd.

87

Nieuwe kapitaalstructuur In het afgelopen jaar hebben wij de gesprekken met onze aandeelhouders over een aanpassing van de kapitaalstructuur voortgezet. Er is brede consensus dat een aanpassing bijdraagt aan het realiseren van de doelstellingen van Meerlanden om een onderscheidende positie als regionaal circulair bedrijf in te nemen door middel van samenwerking met gemeenten. Daarbij is schaalgrootte van belang en faciliteert de aanpassing van de kapitaalstructuur de groei van het aantal gemeenten als aandeelhouder. Wij willen aantrekkelijk blijven voor onze huidige aandeelhouders en aantrekkelijk worden voor nieuwe aandeelhouders. Daarom hebben we voor deze aanpassing enkele uitgangspunten en randvoorwaarden geformuleerd. Deze zijn: •  Een toekomstbestendige kapitaalstructuur; •  De rechten van bestaande aandeelhouders blijven gewaarborgd; •  De bestaande governance blijft zoveel mogelijk ongewijzigd. Een werkgroep met daarin ook afgevaardigden uit alle gemeenten heeft afgelopen jaar verder invulling gegeven aan een voorstel voor de nieuwe kapitaalstructuur. In de Algemene Vergadering van Aandeelhouders van 11 december 2020 hebben de aandeelhouders kennisgenomen van de denkrichting die de directie in samenwerking met de financiele werkgroep en een externe adviseur ontwikkeld heeft.

Dit wordt in 2021 verder uitgewerkt tot een definitief voorstel waarop tot besluitvorming kan worden gekomen. Externe accountant De jaarrekening wordt gecontroleerd door een externe accountant. Deze wordt benoemd door de algemene vergadering van aandeelhouders en woont de vergaderingen van de auditcommissie en de raad van commissarissen bij waarin het verslag van de externe accountant en de jaarrekening worden besproken. De accountant vervult zijn functie onafhankelijk. Met ingang van boekjaar 2016 is BDO Audit & Assurance B.V. benoemd tot extern accountant belast met de controle van de jaarrekening. Tegenstrijdige belangen Elke vorm en schijn van belangenverstrengeling tussen de onderneming en bestuurders en commissarissen wordt vermeden. De bestuurder en commissarissen doen jaarlijks opgave van hun hoofd- en nevenfuncties. In 2020 hebben naar beste weten geen transacties plaatsgevonden waarbij tegenstrijdige belangen speelden van de bestuurder of commissarissen.

88

6.3 Compliance Wet- en regelgeving Het voldoen aan wet- en regelgeving en het beschikken over en handelen conform de benodigde vergunningen zijn van wezenlijk belang voor onze ‘license to operate’. De operationele activiteiten van ons bedrijf worden in sterke mate beïnvloed door de ontwikkelingen in wet- en regelgeving op het gebied van afval, milieu en arbeid. Meerlanden anticipeert op nieuwe wet- en regelgevingen. Verandering van wet- en/of regelgeving kan ertoe leiden dat wij extra maatregelen nemen om aan de voorschriften te voldoen. Wijzigingen kunnen ook invloed hebben op de operationele processen en de omgeving. Bij belangrijke wijzigingen in de bedrijfsvoering, betrekken wij omwonenden en bedrijven en/of informeren wij hen. De volgende vier externe instanties zijn ten aanzien van de operationele activiteiten van Meerlanden in de praktijk betrokken bij (het toezicht op) de naleving van wet- en regelgeving door Meerlanden: Het Landelijk Meldpunt Afvalstoffen (LMA), de Milieu-inspectie, de Provincie/Omgevingsdienst en de Arbeidsinspectie. Omtrent de naleving van wet- en regelgeving door Meerlanden wordt jaarlijks gerapporteerd aan de raad van commissarissen. Hieronder volgt een overzicht van controles en metingen door het bevoegd gezag op de bedrijfslocaties van Meerlanden.

Locatie

Aantal controle bezoeken bevoegd gezag / meldingen / berichten bevoegde gezagen

Bevindingen Controlebezoek: conform eisen, m.u.v. verwerking tonnage GFT. Op diverse onderwerpen en niveaus

Rijsenhout Aarbergerweg 41

17

overleg gevoerd met bevoegd gezag, vergunningaanvragen voorbereid en ingediend en meldingen gedaan.

Rijsenhout Aarbergerweg 5-7

2

Conform eisen

Heemstede

1

Conform eisen

Diemen

1

Conform eisen

Hillegom

2

Conform eisen Aantal aanpassingen geïndiceerd. Hieraan

Lisse

4

opvolging gegeven en melding Activiteitenbesluit ingediend.

Noordwijkerhout

0

Aantal aanpassingen geïndiceerd. Hieraan

Uithoorn (RSC Schiphol)

3

opvolging gegeven. Uitbreidingsvergunning verleend.

Hoofddorp (Meerwinkel)

0

Voorhout (VAB)

2

Aantal aanpassingen geïndiceerd. Hieraan opvolging gegeven.

89

Last onder dwangsom Halverwege het verslagjaar heeft Meerlanden een Last onder Dwangsom (“LOD”) opgelegd gekregen door de Omgevingsdienst. De LOD behelst dat een boete van € 100.000 kan worden opgelegd indien Meerlanden meer GFT-afval accepteert ter compostering dan is vergund. Meerlanden is momenteel in overleg met de Omgevingsdienst over de LOD. Deze boete is voorzichtigheidshalve ten laste van het resultaat 2020 gebracht. Integriteit & waarden Meerlanden hanteert een integriteitsbeleid. Onderdeel daarvan is de gedragscode ‘VERder met integriteit: Veilig, Eerlijk & Respectvol’ en bijbehorende regelingen, zoals een klokkenluidersprotocol en een bedrijfsregeling (on)gewenste omgangsvormen. Er is een integriteitscoördinator voor de uitvoering van het beleid. Daarnaast zijn twee interne vertrouwenspersonen (een man en een vrouw) bij wie de medewerkers vertrouwelijk meldingen kunnen doen. De gedragscode is op de website van Meerlanden geplaatst. Meerlanden heeft de begrippen veilig, eerlijk en respectvol in een bredere context geplaatst van Samen Verder. Samen Verder gaat over de waarden die Meerlanden voor de eigen organisatie het belangrijkst vindt en waaraan de medewerkers met elkaar betekenis willen geven: Samenwerken, Veilig, Eerlijk, Respectvol, Dienstverlenend, Energiek en Resultaatgericht.

Het bespreekbaar maken en invulling geven aan deze waarden is waar Samen Verder over gaat. Het is geen kop-staart project met een concreet eindresultaat, maar een richting die medewerkers met elkaar opgaan. Privacy Meerlanden hanteert een privacybeleid. Het privacybeleid van Meerlanden beoogt te waarborgen dat door Meerlanden zorgvuldig wordt omgegaan met persoonsgegevens. Inzet daarbij is te voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Die wetgeving geeft regels voor de rechtmatige verwerking van persoonsgegevens. Voorwaarde voor de verwerking van persoonsgegevens is een toereikende grondslag en een gelegitimeerd doel. Verder schrijft de wetgeving voor wat te doen in het geval persoonsgegevens worden gelekt of daarvan een vermoeden bestaat. Uitgangspunt is dat dit wordt gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De verwerking van persoonsgegevens registreert Meerlanden in een privacyregister. Het register voorziet in een overzicht van de persoonsgegevens die Meerlanden verzamelt en geeft inzicht in de (mate van) opvolging van het privacybeleid en de privacywetgeving. Meerlanden heeft een Privacyofficer die toeziet op de uitvoering van het privacybeleid en naleving van de privacywetgeving. Over de werking van het privacybeleid wordt jaarlijks gerapporteerd aan de raad van commissarissen.

Op de website van Meerlanden is de model verwerkersovereenkomst raadpleegbaar die Meerlanden hanteert bij de verwerking van persoonsgegevens met tussenkomst van derden. Vragen, suggesties en opmerkingen omtrent privacy bij Meerlanden kunnen worden gericht aan privacyofficer@meerlanden.nl.

90

6.4 Risico management De activiteiten van Meerlanden brengen risico’s met zich mee. Risico’s zijn mogelijke gebeurtenissen of ontwikkelingen die van grote invloed kunnen zijn op het bereiken van de ondernemingsdoelstellingen, dan wel die een belangrijk gevolg kunnen hebben voor de onderneming. Om deze risico’s goed te beheersen, hebben wij risicobeheersings- en controlesystemen ingericht. Deze zijn gericht op het signaleren en beheersen van risico’s bij de uitvoering van onze strategie en het realiseren van de bedrijfsdoelstellingen. Ook ondersteunt het systeem ons bij het naleven van wet- en regelgeving en het borgen van de betrouwbaarheid van de financiële rapportages. De directie volgt de risico’s actief, stelt vast hoe deze beheerst worden en bewaakt verbeterprogramma’s. Risicoanalyse Op basis van onderstaande risicogebieden stelt Meerlanden minimaal eens per jaar een risicoanalyse op. Deze risicoanalyse bevat de belangrijkste risico’s, de kans dat deze zich voordoen en het effect dat deze kunnen hebben op ons bedrijf. Op basis van deze risicoanalyse beoordelen we of de maatregelen die we nemen toereikend zijn om de risico’s te beheersen. Strategische risico’s We hebben de strategische risico’s geïdentificeerd en de mogelijke impact gekwantificeerd.

We bepalen welke mate van risico voor ons acceptabel is - de zogenaamde risicoacceptatie - en zetten dit af tegen onze financiële draagkracht. We hebben de reeds bestaande beheersingsmaatregelen en -instrumenten geëvalueerd en waar nodig aangepast. In de afgelopen jaren hebben we onder externe begeleiding stappen gezet om het risico managementproces structureel onderdeel te laten zijn van de planning- en controlcyclus en het steviger te verankeren in de hele organisatie. De belangrijkste strategische risico’s voor Meerlanden zijn: Het verlies van gemeenten als contractpartner Meerlanden verleent haar diensten voor een belangrijk deel aan haar aandeelhoudende gemeenten. Het vertrek van gemeenten als klant kan de continuïteit van Meerlanden in gevaar brengen. Voor Meerlanden staat onze klant bovenaan en wij zetten in op een hoge klanttevredenheid, opdat we ook op lange termijn met elkaar verbonden blijven. We zijn met onze klant voortdurend in dialoog over de te bereiken doelstellingen. Da rom hebben we doelstellingen in onze nieuwe strategie verder aangescherpt en vertaald in twee externe speerpunten: excellente dienstverlener en duurzame grondstoffenregisseur. Alternatieve verwerking van GFT-afval Wij hebben een aantal jaren geleden geïnvesteerd in een nieuwe verwerkingswijze van GFT-afval.

Deze investering is uniek vanwege haar duurzaamheidskarakter, maar kent ook een lange terugverdientijd. Een alternatieve verwerkingswijze van GFT, bijvoorbeeld als gevolg van wijzigingen in wet- en regelgeving, kan leiden tot een impairment op de boekwaarde van de installatie. Brandverzekering Door het grote aantal branden in onze sector neemt de verzekeringsbereidheid van verzekeringsmaatschappijen af en worden de premies verhoogd. We hebben op alle locaties een inventarisatie van de brandrisico’s uitgevoerd. We voeren regelmatig interne audits uit om vast te stellen of aan alle voorwaarden uit de brandverzekering wordt voldaan.

91

Operationele risico’s Kwaliteit primair proces De kwaliteit en punctualiteit van de door ons of in onze opdracht uitgevoerde werkzaamheden beïnvloeden de tevredenheid van gemeenten en bedrijven als klant van ons. De kwaliteit van ons primaire proces wordt in de eerste plaats bepaald door mensen en ondersteund door systemen, processen en procedures. Om de kwaliteit steeds verder te verhogen, besteden we aandacht aan het verhogen van het lerend vermogen van de organisatie. Daartoe is het van belang steeds meer procesgestuurd te werken. Ons personeelsbeleid is erop gericht de kwaliteit en kwantiteit van al onze medewerkers, zowel leidinggevend als uitvoerend, op het juiste niveau te hebben. Nieuwe IT-systemen worden geïmplementeerd om snel en transparant inzicht te bieden in de belangrijkste operationele prestaties. Klanttevredenheidsonderzoeken geven ons inzicht in waar de dienstverlening nog beter kan. Managementsystemen voor kwaliteit, arbo en milieu, zoals ISO en VCA, ondersteunen hierbij. Onze meeste activiteiten zijn VCA en ISO 9001 en 14001 gecertificeerd. Eindproducten als compost zijn voorzien van de juiste keurmerken. Automatisering ICT ondersteunt het primaire proces en het management in de aansturing van het bedrijf. De belangrijkste risico’s zijn de continuïteit, beveiliging en systeem- en data-integriteit.

Gaat er iets mis in de automatisering, dan kan dat een negatief effect hebben op de registratie van de bedrijfsvoering en de financiële administratie. Hierdoor kunnen liquiditeitsproblemen ontstaan en kunnen de beheersing van en sturing op operationele en financiële prestaties bemoeilijkt worden. Om dit te voorkomen, zijn er backupfaciliteiten en noodstroomvoorzieningen ingericht. Daarnaast zijn de belangrijkste ICT-beheersprocessen geformaliseerd en wordt de naleving hiervan gemonitord. Ten aanzien van Cybersecurityrisico voeren wij met behulp van een ethische hacker testen uit op onze systemen. Omgeving Op onze hoofdvestiging in Rijsenhout vinden veel activiteiten plaats. In de directe omgeving van deze vestiging staan woonhuizen. De bewoners kunnen hinder ondervinden, zoals lawaai- of geuroverlast. Wij hebben een buurtcommissie ingesteld waarmee wij alle belangrijke ontwikkelingen bespreken. Zo kunnen we inspelen op eventuele overlast en deze in overleg met de buurtbewoners terugdringen. De groene energiefabriek Een onderbreking van de stroomvoorziening die langer dan een paar uur duurt, kan leiden tot een langdurige uitval van de vergistingsinstallatie en daarmee de gasproductie. Om de gevolgen van stroomuitval op te vangen, zorgen we ervoor dat ons personeel eventuele stroomuitval tijdig kan signaleren en is er een toereikend noodstroomaggregaat.

Calamiteiten Calamiteiten kunnen een grote impact hebben op de organisatie, maar ook op haar omgeving. De kans op calamiteiten is niet groot, maar de impact kan fors zijn. Om de kans hierop zo klein mogelijk te houden, besteden we veel aandacht aan veiligheid. Het VCA Veiligheid managementsysteem draagt bij aan het signaleren en voorkomen van onveilige handelingen en onveilige situaties. In de directe omgeving van de vergister wordt gewerkt op basis van ATEX-explosieveiligheidsrichtlijnen. Ons calamiteitenplan en onze BHV-organisatie zijn opgezet om de gevolgen van een eventuele calamiteit zo goed mogelijk op te vangen.

92

Financiële risico’s Verslaggevingsrisico’s Operationele en financiële processen leiden tot registraties. Vanuit deze registraties genereren we managementinformatie, waaronder financiële cijfers. Deze financiële informatie wordt verstrekt aan het management, de directie, commissarissen en aandeelhouders. Op basis daarvan kunnen zij besluiten nemen en sturing aan het bedrijf geven. Het risico bestaat dat de financiële rapportages onjuiste informatie bevatten, waardoor er onvoldoende zicht is op de financiële situatie van de onderneming, nu en in de toekomst. Dit kan ertoe leiden dat besluiten worden genomen op basis van onjuiste informatie. Mogelijke gevolgen zijn liquiditeit- en solvabiliteitsproblemen. Om dit te beheersen is een planning- en controlcyclus ingericht. Het stelsel van functiescheidingen, procuratieregelingen en autorisatielimieten en andere interne controlemaatregelen waarborgt dat de financiële verslaggeving betrouwbaar is. De externe accountant geeft op basis van haar werkzaamheden betrouwbaarheid aan de financiële rapportages. Zij deelt in haar managementletter mee hoe zij oordeelt over de opzet en werking van het stelsel van interne controlemaatregelen en waar restrisico’s blijven. Liquiditeitsrisico Het liquiditeitsrisico is het risico dat de onderneming op korte termijn of op lange termijn niet aan haar betalingsverplichtingen kan voldoen.

Dit kan veroorzaakt worden doordat facturen van Meerlanden niet of niet tijdig betaald worden. Een andere oorzaak is een mismatch tussen uitgaven en inkomsten uit hoofde van toekomstige investering- of financieringsstromen. Hoe wij dit risico beheersen, is vastgelegd in ons treasury statuut. Prijsrisico’s Prijzen die wij afspreken met klanten, afnemers en leveranciers kunnen fluctueren. Dit kan onze resultaten negatief beïnvloeden. Met gemeenten sluiten we langlopende contracten af met afspraken over ontwikkelingen van tarieven en indexeringen. Contracten met bedrijven sluiten we meestal voor vijf jaar af, maar minimaal voor twee jaar met stilzwijgende verlenging. Op basis van marktontwikkelingen indexeren wij de tarieven voor bedrijven. Contracten die we op basis van aanbestedingen verwerven, kennen wisselende looptijden en mogelijkheden voor tussentijdse tariefaanpassing. Het beleid ten aanzien van leveranciers is gericht op het afsluiten van raamcontracten met vaste prijzen voor een periode van één tot maximaal drie jaar. Contracten met verwerkers van afval en grondstoffen kennen soms korte looptijden met vaste tarieven zonder onvoorwaardelijke leveringsverplichtingen.

93

94

7

Jaarrekening

95

Geconsolideerde balans (bedragen x € 1.000,-) Vóór resultaatbestemming

ACTIVA

Ref.

31 december 2020

31 december 2019

VASTE ACTIVA Immateriële vaste activa • Concessies, vergunningen en Intellectuele eigendom

6

236

310 236

310

Materiële vaste activa • Bedrijfsgebouwen en –terreinen

7

11.118

11.501

• Machines en installaties

7

10.972

11.947

• Andere vaste bedrijfsmiddelen

7

22.769

20.215

7

649

808

• Vaste bedrijfsmiddelen in uitvoeringen en vooruitbetalingen op materiële vaste activa

45.508

44.471

Financiële vaste activa • Overige vorderingen

8

21

12 21

12

VLOTTENDE ACTIVA Voorraden • Grond- en Hulpstoffen

9

147

151 147

151

Vorderingen • Handelsdebiteuren

10

• Participanten en op maatschappijen waarin wordt deelgenomen

2.672

3.645

3.542

5.349

3.012

7.057

6.657

Overlopende activa

11

2.158

1.984

Liquide middelen

12

2.066

250

57.193

53.835

Totaal Activa

96

10

3.515

PASSIVA

Ref.

31 december 2020

31 december 2019

EIGEN VERMOGEN • Gestort en opgevraagd kapitaal

13,14

8.440

8.440

• Agio reserve

13

1.218

1.218

• Overige reserves

13

18.547

17.219

• Onverdeeld resultaat

13

1.259

2.215 29.464

29.092

VOORZIENINGEN • Latente belastingverplichtingen

15

1.192

1.043

• Overige voorzieningen

15

807

720 1.999

1.763

LANGLOPENDE SCHULD • Schulden aan Kredietinstellingen

16

7.800

5.400 7.800

5.400

KORTLOPENDE SCHULDEN • Schulden aan kredietinstellingen

16

0

3.582

16,17

2.600

3.300

• Crediteuren

17

5.742

6.624

• Belastingen en premies sociale verzekeringen

17

6.121

896

• Pensioenen

17

196

188

• Aflossingsverplichtingen

OVERLOPENDE PASSIVA

Totaal Passiva

18

14.659

14.590

3.271

2.990

57.193

53.835

97

Geconsolideerde winst- en -verliesrekening (bedragen x € 1.000,-)

Ref. Netto omzet

2020

20

2019 76.553

74.665

Bedrijfslasten: • Uitbesteed werk en andere externe kosten

21

28.014

27.273

• Personeelskosten

22

28.018

27.340

• Voertuigkosten

23

5.875

5.582

• Afschrijvingskosten

24

7.662

6.457

• Overige bedrijfskosten

25

5.356

4.862

Totaal bedrijfslasten

74.925

71.514

Bedrijfsresultaat

1.628

3.151

-220

-316

1.408

2.835

-149

-620

0

0

1.259

2.215

0

0

1.259

2.215

Rentelasten en soortgelijke kosten

26

Resultaat uit gewone bedrijfsuitoefening vóór belastingen

Belastingen resultaat uit gewone bedrijfsuitoefening

Resultaat deelnemingen Resultaat na belastingen

Rechtstreekse mutaties in het eigen vermogen Totaalresultaat van de rechtspersoon

98

27