Document · PDF

Bijlage 4b. Opdracht en eindrapport toekomstbestendigheid GBKZ.pdf

Commissie Samenleving 9 april 2025, gemeente HeemstedeBij agendapunt: 08: Plan van aanpak Brede evaluatie centrumregelingen15.970 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 2 van 2

Zoals eerder aangegeven kunnen uit deze vergelijking geen definitieve conclusies getrokken worden. Daarvoor zou eerst verdiepend onderzoek moeten plaatsvinden naar mogelijke verklaringen voor de verschillen. Daarbij merken we wel op dat diverse van de hiervoor gegeven potentiële verklaringen voor de relatief hoge kosten van de GBKZ gemeenten niet (of in relatief beperkte mate) op te lijken gaan voor de geconstateerde verschillen: • Een verklaring zou kunnen zijn dat de overheadkosten van GBKZ relatief hoog zijn in vergelijking met de andere drie samenwerkingsverbanden. Zeker ook omdat een deel van wat onder de overhead wordt gerekend in de begroting van GBKZ is opgenomen, met name functioneel beheer, bedrijfsvoeringstaken, applicatiekosten en het verwerken van facturen in de financiële administratie. Eerder zagen we dat Noordwijk een zeer beperkt bedrag voor overhead in rekening brengt aan Belastingen Bollenstreek. Om te analyseren in hoeverre dit een bepalende factor is hebben we de begroting van Belastingen Bollenstreek omgerekend, door per fte te rekenen met de overheadkosten van GBKZ.21 De voorgaande grafiek laat zien dat dit leidt tot een stijging van de gemiddelde kosten per object van Belastingen Bollenstreek van € 21 naar € 26.

Voor Cocensus en BSGR konden we geen vergelijkbare (her)berekening maken, omdat in de begrotingen 2024 van beide organisaties niet de benodigde detailinformatie beschikbaar is. Tegelijkertijd geldt voor beide belastingkantoren dat deze een zelfstandige GR zijn. Onze aanname is dat alle overheadkosten van Cocensus en BSGR in de begroting zijn opgenomen. Dit in tegenstelling tot GBKZ en Belastingen Bollenstreek, waarbij een centrumgemeente de overhead levert en hiervoor een bepaald bedrag in rekening brengt wat niet overeen hoeft te komen met de reële omvang van de overheadkosten. • De samenstelling van de objecten en/ of de bevolking in een gemeente kan aanleiding zijn voor hogere gemiddelde kosten. In Cocensus en BSGR nemen gemeenten deel die een bevolkings- en objectensamenstelling hebben die op voorhand vergelijkbaar lijkt te zijn met de gemeenten Bloemendaal en Heemstede, namelijk Bergen, resp. Wassenaar. Bloemendaal en Heemstede hebben bovendien geen afwijkende, arbeidsintensieve belastingsoorten. De voorgaande grafiek

21 Noordwijk brengt voor overhead aan Belastingen Bollenstreek alleen de huisvesting in rekening, voor een bedrag van € 5.758 per fte. Bij de genoemde omrekening hebben we het overheadbedrag wat Bloemendaal in rekening brengt gehanteerd, namelijk € 34.989 per fte. ToekomstGBKZvdef

TOEKOMST GBKZ

laat zien dat de kosten per object voor Bergen en Wassenaar substantieel lager zijn dan voor de gemeenten Bloemendaal en Heemstede. Zandvoort heeft in de voorgaande vergelijking de hoogste kosten per inwoner. Deze zijn ook hoger in vergelijking met Bloemendaal en Heemstede. Een logische verklaring is dat Zandvoort relatief hoge aantallen aanslagregels en -biljetten voor toeristen- en parkeerbelastingen heeft. Deze werkzaamheden zijn arbeidsintensief (bijvoorbeeld gezien het relatief grote aantal bezwaren bij parkeerbelastingen) hetgeen hogere kosten met zich meebrengt. Omdat het gaat om toeristen en forensen zijn deze kosten niet gerelateerd aan het aantal inwoners, waar de voorgaande vergelijking op is gebaseerd. Om erachter te komen in hoeverre een kustgemeente als Noordwijk hier ook mee te maken heeft is verdiepend onderzoek nodig. De drie gemeenten werken niet met Diftar.

•

6. INCIDENTELE KOSTEN/ OPSTARTKOSTEN Nr.

Afwegingscriterium

Kosten: incidenteel/ opstartkosten

Wegingsfactor

2. GBKZ excl. Zandvoort > score B+H

3. Bollenstreek

4. Cocensus

5. BSGR

Minder belangrijk

Daarnaast is van belang om rekening te houden met incidentele kosten. Met name bij overdragen van de belastingtaak aan een samenwerkingsverband (variant 3 tot en met 5) zal rekening gehouden moeten worden met opstartkosten (aanloopkosten), bijvoorbeeld voor projectbegeleiding, kosten voor conversie van belastinggegevens en incidentele kosten gerelateerd aan het personeel. De volgende tabel bevat een inschatting op hoofdlijnen van de incidentele kosten voor deze varianten. Een separaat opgeleverde Excel sheet bevat een nadere detaillering van deze inschatting. Categorie

Bedrag (excl. btw)

Projectorganisatie

€ 416.000

Personeel & organisatie

Applicaties/ processen/ automatisering

€ 145.000

Communicatie

€ 113.716

Overige kosten

Aanloopkosten na overdracht van taken

€ 210.654

Onvoorzien (10%)

€ 88.537

Totaal aanloopkosten (excl. PM posten)

€ 973.907

Diverse posten staan op PM, omdat in deze fase geen reële inschatting gemaakt kan worden van de betreffende post. De incidentele kosten voor variant 2, waarbij Zandvoort uittreedt uit de samenwerking, zullen naar verwachting lager zijn dan de in de tabel genoemde bedragen. Naast de in de tabel genoemde incidentele kosten zal ook nog rekening gehouden moeten worden met (incidentele) desintegratiekosten, zie de volgende paragraaf.

ToekomstGBKZvdef

TOEKOMST GBKZ

7. DESINTEGRATIEKOSTEN (AFBOUW VAN OVERHEAD) Nr.

Afwegingscriterium

Wegingsfactor

2. GBKZ excl. Zandvoort > score B+H

3. Bollenstreek

4. Cocensus

5. BSGR

Desintegratiekosten: afbouw van overhead

Belangrijk

Een specifieke categorie van (incidentele) kosten zijn de zogenaamde desintegratiekosten. Bij desintegratiekosten gaat het om de ‘doorlopende overhead’: de overheadkosten die doorlopen voor de ‘latende’ organisatie na overdracht van de belastingtaken naar een belastingsamenwerking. Om praktische redenen hebben we voor de berekening van de omvang van de desintegratiekosten dezelfde uitgangspunten gehanteerd als in 2018 voor de uittreding van Haarlemmerliede en Spaarnwoude is gedaan. Hierbij is als rekenregel een periode van 5 jaar gehanteerd waarin de overheadkosten worden afgebouwd. Zie de volgende tabel.

Percentage

1e jaar 2e jaar 3e jaar 4e jaar 5e jaar Totaal 100% 80% 60% 40% 20% 300%

De totale omvang van de overhead van GBKZ is € 635.050. Dit bedrag zullen we als basis hanteren voor de berekening van de desintegratiekosten van de varianten 3 tot en met 5. Variant 2 betreft uittreding van Zandvoort uit GBKZ. Eerder zagen we dat Zandvoort een aandeel van 38% heeft in de kosten van GBKZ; 38% van € 635.050 is € 238.445. Op basis van deze basisbedragen en de genoemde rekenregel berekent onderstaande tabel de omvang van de desintegratiekosten.

Variant

Bedrag af te bouwen overhead

Variant 2 Variant 3 t/m 5

1e jaar

2e jaar

Totaal desintegratiekosten

3e jaar

4e jaar

5e jaar

€ 238.445

€ 238.445 € 190.756 € 143.067

€ 95.378

€ 47.689

€ 715.334

€ 635.050

€ 635.050 € 508.040 € 381.030 € 254.020 € 127.010

€ 1.905.150

ToekomstGBKZvdef

TOEKOMST GBKZ

VERGELIJKING VARIANTEN OP OVERIGE AFWEGINGSCRITERIA

In dit hoofdstuk vergelijken wij de varianten op de overige afwegingscriteria.

8. KWETSBAARHEID/ CONTINUÏTEIT (IN DE HUIDIGE SITUATIE) Nr.

Afwegingscriterium

Wegingsfactor

2. GBKZ excl. Zandvoort > score B+H

3. Bollenstreek

4. Cocensus

5. BSGR

Kwetsbaarheid/ continuïteit (in de huidige situatie)

Zeer belangrijk

Om te kunnen zorgen voor een juiste, tijdige en kwalitatief hoogwaardige uitvoering van de belastingtaak, is continuïteit en daarmee de beperking van kwetsbaarheid een noodzakelijke voorwaarde. Het proces dient efficiënt te zijn ingericht en er dient voldoende (generiek inzetbaar) personeel beschikbaar te zijn om de dagelijkse uitvoering te verzorgen en om pieken en incidenten (zoals ziekte) te kunnen opvangen. Dit kan op diverse zaken worden geborgd, namelijk binnen de eigen formatie, binnen de uitvoering van de processen, via werkprocesbeschrijvingen, via uitbesteding van taken, en dergelijke. We merken hierbij in het algemeen op dat alle varianten te maken met een krappe arbeidsmarkt. Voor bijvoorbeeld WOZ-werkzaamheden is het voor alle belastingorganisaties lastig om gekwalificeerde medewerkers aan te trekken. Ook het inhuren van tijdelijke personeel is, zeker in piekperioden na de aanslagoplegging, lastig GBKZ geeft in gesprekken aan dat de organisatie op dit moment niet kwetsbaar is, omdat (bijna) alle functies dubbel bezet zijn. Uitzonderingen hierop zijn het functioneel applicatiebeheer en de medewerker P&C cyclus/ control. Alle overige werkzaamheden zijn dubbel bezet waardoor (acute) uitval van medewerkers tijdelijk kan worden opgevangen.

Op grond van onze berekeningen schatten wij in dat de werkzaamheden voor de gemeente Zandvoort ongeveer 38% van de totale werkzaamheden zijn, zoals beredeneerd in hoofdstuk 2. Een uittreding van de gemeente Zandvoort zou grosso modo dan ook een vermindering van de formatie met 38% kunnen betekenen. De volgende tabel vergelijkt de formatie voor variant 1 met de formatie voor variant 2, waarbij we een reductie van 38% op de formatie hebben toegepast. Zie voor een aantal nuanceringen op deze aanname paragraaf 2.4. Kort samengevat gaat het om de volgende nuanceringen. Er wordt geen rekening gehouden met inhuur en met het beginsel dat de bezetting van bepaalde functies (management, applicatiebeheer) niet of zeer beperkt afhankelijk is van de hoeveelheid werkzaamheden. Verder is de berekening per taakveld en niet per functie.

ToekomstGBKZvdef

TOEKOMST GBKZ

Huidig aantal fte (variant 1)

Aantal fte minus 38% (variant 2)

WOZ (incl. Bezwaar & Beroep)

5,92

3,70

Heffen (incl. gegevensbeheer)

5,17

3,23

Innen

2,39

1,49

0,00

Beleid/ P&C cyclus/ verordeningen opstellen

2,34

1,46

(Functioneel) applicatiebeheer

0,83

0,52

Management

0,67

0,42

Eigen staf en ondersteuning afd. belastingen (incl. secretariaat)

0,67

0,42

0,00

Taakgebied

Kwijtschelding

Front office/ KCC Overige medewerkers GBKZ

0,16

0,10

Totaal formatie

18,15

11,34

Uit bovenstaand overzicht blijkt dat de kwetsbaarheid fors toeneemt. Variant 2, zonder Zandvoort, kwalificeren wij daarom als negatief op het afwegingscriterium kwetsbaarheid. Met name het taakveld Innen wordt kwetsbaar. Maar ook andere taakvelden worden kwetsbaarder dan in variant 1. Tegelijkertijd constateren we dat bij vertrek van Zandvoort een aantal specifieke belastingsoorten/ taken komen te vervallen, waardoor de werkprocessen gestroomlijnder georganiseerd kunnen worden. De varianten 3, 4 en 5 -waarbij wordt aangesloten bij een groter samenwerkingsverband- kwalificeren wij als positief. Het gaat hierbij immers om organisaties die gespecialiseerd zijn in het belastingvak en die voor meerdere gemeenten de taken op het gebied van WOZ en belastingen uitvoeren. Door de grotere schaal van werken, zijn alle functies minimaal dubbel bezet. Het aantal fte’s/ medewerkers per organisatie ziet er als volgt uit: 22 Aantal fte Aantal medewerkers

GBKZ

Bollenstreek

18,15

18,72

Cocensus

BSGR 118

133

Vooral voor de varianten 4 en 5 geldt dat de continuïteit van de organisatie gewaarborgd is. Als een van de deelnemers uittreedt -hetgeen in de praktijk niet of nauwelijks gebeurt bij belastingkantoren23dan heeft dat niet tot nauwelijks invloed op de continuïteit van de organisatie. Voor variant 3 geldt dit in mindere mate. Het is evident dat bij variant 2 het uittreden van een deelnemer direct het einde van de belastingsamenwerking betekent.

22 Bij GBKZ, Belastingen Bollenstreek en BSGR staat het aantal fte conform de begroting 2024. Voor Cocensus is deze informatie niet beschikbaar. Wel is in de begroting 2022 van Cocensus het aantal medewerkers opgenomen. 23 Na een herindeling treden soms (voormalige) gemeenten uit. Een voorbeeld is de gemeente Veghel die uittrad uit belastingkantoor BSOB na de herindeling die leidde tot de gemeente Meierijstad.

ToekomstGBKZvdef

TOEKOMST GBKZ

9. TOEKOMSTBESTENDIGHEID EN RISICO’S Afwegingscriterium

Nr.

Toekomstbestendigheid en risico’s

Subcriterium Voor B+H: realiseren SOR (samenhangende objectenregistratie) met BGT, BAG en WOZ in één geüniformeerde database (voor Zandvoort nvt) Innovatie Overige (niet elders genoemde) structurele of incidentele risico's

Wegingsfactor

Zeer belangrijk

2. GBKZ excl. Zandvoort > score B+H

3. Bollenstreek

4. Cocensus

5. BSGR

0/-

Hiervoor gingen we in op het afwegingscriterium kwetsbaarheid. De mate van kwetsbaarheid heeft ook een relatie met toekomstbestendigheid: naarmate een organisatie kwetsbaarder is, is deze minder toekomstbestendig. Het verschil tussen beide criteria is dat het bij het afwegingscriterium kwetsbaarheid gaat om de huidige situatie en de interne organisatie. Bij dit criterium gaat het primair om de toekomst in relatie tot externe ontwikkelingen. Bij het criterium toekomstbestendigheid en risico’s vergelijken we de varianten op de volgende subcriteria: a. De mogelijkheden om in te spelen op de Samenhangende Objectenregistratie (SOR). Dit is een nog te ontwikkelen uniforme registratie met basisgegevens over objecten in de fysieke werkelijkheid.24 b. De mogelijkheden voor innovatie. c. De belangrijkste overige, nog niet hiervoor benoemde risico’s van elke variant. Samenhangende objectenregistratie De samenhangende objectenregistratie (SOR) is een nog te ontwikkelen uniforme registratie met basisgegevens over objecten in de fysieke werkelijkheid. 25 Het doel van de SOR is dat de verschillende bestaande (geo) basisregistraties (waaronder BGT, BAG en WOZ) meer samenhang gaan vertonen. Met de samenhangende objectenregistratie (SOR) kunnen gegevens efficiënt worden gewonnen en bijgehouden.

Ook bevordert SOR integraal gebruik van deze gegevens in bestaande werkprocessen (zoals het heffen van belasting) en bij de aanpak van maatschappelijke opgaven in het fysieke domein (zoals de stikstofproblematiek of de energietransitie). Zoals uit de voorgaande beschrijving naar voren komt is een samenwerking tussen de verschillende bronhouders binnen de gemeente(n) van groot belang voor het succesvol implementeren van de SOR en voor het werken in de filosofie van de SOR. Wij maken bij de scores van de varianten op dit subcriterium onderscheid tussen enerzijds Bloemendaal en Heemstede en anderzijds Zandvoort. Voor de gemeenten Bloemendaal en Heemstede geldt het volgende: • Variant 2 scoort voor beide gemeenten het beste op dit afwegingscriterium. De gemeenten Bloemendaal en Heemstede werken al samen op het gebied van de BAG zodat de afspraken tussen GBKZ -als beheerder van de WOZ-gegevens- en de medewerkers belast met de BAG-

Zie voor meer informatie bijvoorbeeld https://vng.nl/artikelen/samenhangende-objectenregistratie-sor. Daaronder worden verstaan objecten die in het terrein zichtbaar zijn, zoals spoorlijnen, wegen, water, gebouwen en bomen. Ook worden basisgegevens over niet-zichtbare objecten opgenomen, zoals bestuurlijke gebieden, woonplaatsen en openbare ruimten. 25

ToekomstGBKZvdef

TOEKOMST GBKZ

•

registratie relatief eenvoudig en eenduidig kunnen worden vastgesteld. Daarbij is het ook makkelijker om werkprocessen tussen de beide organisatieonderdelen te integreren. De implementatie van de SOR scoort negatief bij de varianten 3, 4 en 5. Deze belastingkantoren werken (deels) met andere systemen, moeten de afstemming voor alle gemeentelijke deelnemers realiseren (wat noodzaakt tot standaardisatie) en de kantoren bevinden zich op grotere fysieke afstand. Informele contacten -die vaak de grondslag zijn voor een succesvolle integratie- zijn dan lastiger te realiseren.

Voor de gemeente Zandvoort geldt voor alle varianten dat het beheer van de BAG en de BGT is belegd bij de gemeente Haarlem en de WOZ bij een belastingsamenwerking. Voor Zandvoort scoren alle varianten daarom gelijk aan elkaar, waardoor dit criterium voor Zandvoort niet onderscheidend is. Innovatie Zowel variant 1 als variant 2 hebben als nadeel dat er sprake is van een kleine(re) organisatie. Daardoor is het zowel om financiële als personele redenen complexer om te investeren in nieuwe ontwikkelingen. Variant 2 heeft daarbij de minste mogelijkheden (schaalgrootte) voor innovatie: minder budget, minder expertise en minder formatie/uren voor innovatie. Omdat GBKZ relatief weinig objecten beheert zijn de kosten per object voor innovatie relatief hoger ten opzichte van de andere varianten. Bij de varianten 3, 4 en 5 gaat het om grotere organisaties waardoor meer mogelijkheden zijn om te investeren in ontwikkelingen als robotisering, een meer geïntegreerde belastingbalie en geautomatiseerd afstemmen van gegevensstromen. Met bovenstaande analyse willen we overigens niet de suggestie wekken dat er bij GBKZ niet of nauwelijks geïnnoveerd zou worden. GBKZ werkt met een roadmap van de applicatieleverancier Pink voor (de digitalisering van) de dienstverlening. De meest recente versie is van maart 2024.

Belangrijke ontwikkelingen in de roadmap zijn: • Er komt een portaal/dashboard waarop de burger kan inloggen en zijn belastingaanslagen kan downloaden. • Op het gebied van toeristenbelasting vinden diverse ontwikkelingen plaats. Vertegenwoordigers van GBKZ zitten in het klantpanel om over deze ontwikkelingen mee te denken. De directeur van GBKZ zit in de productgroep belastingen van Pink. Twee andere ontwikkelingen zijn: • Postex (drukker). GBKZ kan via Postex de post digitaal versturen naar de berichtenbox MijnOverheid. Twee sleutelfiguren van GBKZ zitten in het klantpanel om mee te denken met deze ontwikkelingen.26 • Website GBKZ. In samenwerking met het onlineteam is een nieuwe website opgeleverd met extra functionaliteiten om deze toegankelijker te maken, zoals voorleesfuncties voor slechtzienden en een zoekfunctie. De website wordt dit jaar nog verder ontwikkeld. Overige risico’s Bij variant 2 is sprake van een afname van het aantal fte’s. Dit heeft tot gevolg dat het lastiger is om (tijdelijke) uitval van personeel op te vangen. En dit maakt de kans weer groter dat inhuur van medewerkers nodig is. De kosten van inhuur zijn in beginsel hoger dan de kosten van eigen, vast personeel. Afname van het aantal fte’s leidt daardoor tot een groter risico dat de (inhuur)kosten gaan toenemen. Variant 2 scoort daarom een min op dit subcriterium.

26 GBKZ heeft er vorig jaar bijvoorbeeld voor gezorgd dat er een koppeling komt met 4WOZ. Begin dit jaar is deze koppeling gerealiseerd, zodat GBKZ via 4WOZ PMA-formulieren kan versturen naar eigenaren en huurders van woningen en niet woningen. PMA staat voor Permanente MarktAnalyse. ToekomstGBKZvdef

TOEKOMST GBKZ

Belastingen Bollenstreek is in 2011 opgestart door de drie samenwerkende gemeenten. De organisatie heeft nog geen ervaring met het toetreden van nieuwe gemeenten, waardoor de implementatierisico’s beduidend hoger zijn dan bij de varianten 4 en 5. Daarnaast betekent de toetreding van drie (of twee) GBKZ gemeenten een relatief grote uitbreiding van het aantal objecten en medewerkers. Door de verdubbeling van het aantal medewerkers moeten voor alle medewerkers de taken worden herverdeeld. Werkprocessen zullen naar verwachting anders ingericht worden en er zal een aanpassing van het functieboek komen. Bij variant 3 gaat het dus naar verwachting niet alleen om een reorganisatie voor de medewerkers van GBKZ, maar óók voor de medewerkers van Belastingen Bollenstreek. Door de instroom van een relatief groot aantal medewerkers kan daarnaast een nieuwe dynamiek en een andere bedrijfscultuur ontstaan. De ervaring leert dat een dergelijke ingrijpende reorganisatie leidt tot een focus op de interne organisatie gedurende een periode van twee tot vier jaar. En dit heeft weer vaak een ‘dip’ in de dienstverlening en een rem op innovatie tot gevolg. Bij de varianten 4 en 5 is ook sprake van implementatierisico’s. Beide organisaties hebben echter ervaring met nieuwe toetreders.

De gemeente Landsmeer treedt bijvoorbeeld met ingang van 1 januari 2025 toe bij Cocensus en de gemeente Velsen is met ingang van 1-1-2021 toegetreden tot GBKZ. Bovendien hoeft bij beide belastingkantoren niet de hele organisatie gereorganiseerd te worden.

10. PERSONELE CONSEQUENTIES Nr.

Afwegingscriterium

Subcriterium

Wegingsfactor

Afstand in kilometers ten opzichte van de huidige standplaats van GBKZ in Bloemendaal 10

Personele consequenties

Mate van verwachte verandering van het takenpakket De mate van draagvlak bij de GBKZ medewerkers.

Zeer belangrijk

2. GBKZ excl. Zandvoort > score B+H

3. Bollenstreek

4. Cocensus

5. BSGR

Een eventuele overdracht van de belastingtaak heeft gevolgen voor het personeel. Het gaat dan in de eerste plaats om de vraag in hoeverre de huidige medewerkers over kunnen naar de samenwerkingspartner. Personeel wat niet meegaat kan mogelijk boventallig worden, als er geen andere mogelijkheden binnen de gemeente zijn voor plaatsing. Voor personeel dat overgaat kunnen er mogelijk wijzigingen optreden in rechtspositie en arbeidsvoorwaarden. Tevens kan overdracht van de belastingtaak betekenen dat de reistijd voor medewerkers toeneemt. Daarnaast speelt de vraag in hoeverre medewerkers hun huidige taak (functie) kunnen blijven uitvoeren. Vaak kent een groter belastingkantoor meer specialistische functies, terwijl bij een gemeente (of kleiner samenwerkingsverband zoals GBKZ) medewerkers een breder takenpakket hebben. Bovendien moeten medewerkers die overgaan soms een nieuw belastingpakket leren kennen. In deze fase van het proces kunnen we niet voor elke variant precies aangeven hoe deze scoort op de genoemde personele consequenties. Wel kunnen we de varianten vergelijken op de volgende subcriteria: a. Afstand in kilometers ten opzichte van de huidige standplaats van GBKZ in Bloemendaal. Zoals eerder aangegeven is belastingen Bollenstreek gevestigd in Noordwijk, Cocensus in Heemskerk en BSGR in Leiden. ToekomstGBKZvdef

TOEKOMST GBKZ

b. Mate van verwachte verandering van het takenpakket. In de regel geldt dat hoe groter een belastingsamenwerking is, hoe meer gespecialiseerd het takenpakket zal zijn. Dit biedt (belasting)medewerkers die overgaan naar een grotere organisatie de kans om zich te specialiseren in het werk wat ze het meest interessant vinden. Onze ervaring is echter dat de meeste belastingmedewerkers een meer generieke functie, dus met afwisselend werk, hoger waarderen dan een specialistische functie. c. De mate van draagvlak bij de GBKZ medewerkers. 10a. Afstand in kilometers De afstand van de huidige vestigingsplaats Bloemendaal naar Noordwijk is 26 kilometer, de afstand naar Heemskerk (Cocensus) is 18 kilometer en de afstand naar Leiden (BSGR) is 47 kilometer. Deze afstanden zijn berekend voor de snelste autorit. De afstand in kilometers is voor elke medewerker uiteraard afhankelijk van de persoonlijke situatie. Uit het hierna toe te lichten onderzoek onder de medewerkers blijkt de grotere afstand (dit geldt met name naar Leiden) naar een andere werklocatie als negatief wordt beschouwd. 10b. Mate van verwachte verandering van het takenpakket Voor het bepalen van de scores voor de subcriteria 10b en 10c hebben wij een enquête uitgezet onder medewerkers en twee bijeenkomsten gehouden.

In de eerste bijeenkomst hebben wij het personeel inzicht gegeven in de opzet en de uitvoering van het onderzoek. Na de eerste bijeenkomst hebben wij de medewerkers per email een enquêteformulier toegestuurd. De medewerkers konden de scores aanvullen met een toelichting op de score. Van 16 medewerkers hebben wij een ingevuld formulier retour ontvangen. Tijdens een tweede bijeenkomst zijn de enquêteresultaten gedeeld met alle medewerkers. De onderstaande grafiek laat de enquêteresultaten zien voor de vraag inzake de mate van verwachte verandering van het takenpakket. Nagenoeg alle medewerkers gaven aan dat zij bij voorkeur een generiek takenpakket hebben. Opvallend was dat één medewerker noemde dat de voorkeur juist uitging naar meer specialistisch werk. Met name variant 4 en 5 scoren negatief, omdat bij deze varianten de (grootste) vrees bestaat dat het werk specialistischer wordt, terwijl juist het generieke werk en de afwisseling in de werkzaamheden hoog gewaardeerd worden door bijna alle medewerkers. Variant 3 scoort per saldo ook negatief, terwijl variant 2 positief scoort.

Mate van verwachte verandering takenpakket 14 12 10 8 6 4 2 0 variant 2

variant 3 --

variant 4 0

variant 5 ++

ToekomstGBKZvdef

TOEKOMST GBKZ

10c. Mate van draagvlak bij de GBKZ medewerkers De grafiek op de volgende pagina laat de uitkomsten zien van de vraag over de mate van draagvlak voor elk van de varianten bij de medewerkers. Er is met name weinig draagvlak voor de varianten 4 en 5. Als voornaamste redenen worden de vergrote reisafstand genoemd en het feit dat Cocensus en BSGR gezien worden als grote, onpersoonlijke uitvoeringsorganisaties. Daarnaast schatten de medewerkers in dat de werkzaamheden bij variant 3, 4 en 5 in negatieve zin veranderen. In de eerste plaats heeft dat te maken de inschatting dat bij (in mindere mate) variant 3 en (in hoge mate) de varianten 4 en 5 het takenpakket meer specialistisch zal worden. Hiervoor hebben wij toegelicht waarom dit over het algemeen als negatief wordt gezien. Daarnaast vreest een deel van de medewerkers dat hun takenpakket overbodig wordt bij deze drie varianten. Bij variant 2 wordt opgemerkt dat het aantal objecten vermindert waardoor de werkdruk minder wordt en juist mogelijkheden ontstaan voor verdieping en een betere kwaliteit van de werkzaamheden. Uit de antwoorden blijkt dat het werken in een klein en hecht team, zoals bij GBKZ, de voorkeur geniet. Er is daarom wel veel draagvlak voor variant 2. Medewerkers die vooral voor Zandvoort werkzaamheden verrichten zijn uiteraard minder positief over variant 2.

In de separate PowerPoint bijlage worden de enquêteresultaten in meer detail toegelicht.

ToekomstGBKZvdef

TOEKOMST GBKZ

11. IMPACT OP ROBUUSTHEID VAN DE GEMEENTELIJKE ORGANISATIE BLOEMENDAAL EN HEEMSTEDE Nr.

Afwegingscriterium

Wegingsfactor

2. GBKZ excl. Zandvoort > score B+H

3. Bollenstreek

4. Cocensus

5. BSGR

Impact op robuustheid van de gemeentelijke organisatie Bloemendaal en Heemstede

Geen weging meegeven

Bij de varianten 2 tot en met 5 is er sprake van een negatieve impact op de robuustheid van de gemeentelijke organisaties van Bloemendaal en Heemstede. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om (negatieve) impact op de robuustheid van de overhead (ondersteuning van GBKZ), waarvan een deel door Bloemendaal en een deel door Heemstede wordt geleverd. Dit heeft niet alleen financiële gevolgen (zoals in het vorige hoofdstuk toegelicht bij het criterium over de desintegratiekosten), maar het zorgt ook voor kwetsbaardere achterblijvende organisaties. De varianten scoren als volgt op dit subcriterium: • Uittreding van Zandvoort leidt tot een vermindering van de robuustheid bij variant 2. • Bij de varianten 3 tot en met 5 wordt GBKZ opgeheven. Dit leidt tot een verdere vermindering van de robuustheid van de gemeentelijke organisaties van Bloemendaal en Heemstede.

12. IMPACT OP SAMENWERKING BLOEMENDAAL EN HEEMSTEDE Nr.

Afwegingscriterium

Wegingsfactor

2. GBKZ excl. Zandvoort > score B+H

3. Bollenstreek

4. Cocensus

5. BSGR

Impact op samenwerking Bloemendaal en Heemstede

Geen weging meegeven

Op dit moment voert elke gemeente twee taken uit voor de andere gemeente. Bij de varianten waarbij GBKZ ophoudt te bestaan, de varianten 3 tot en met 5, wordt dit evenwicht in takenverdeling doorbroken. De varianten scoren als volgt op dit subcriterium: • Variant 2 scoort positief. Er vindt een vereenvoudiging van de samenwerking van Bloemendaal en Heemstede in GBKZ verband plaats, doordat er geen aparte afspraken met Zandvoort/ Haarlem meer nodig zijn. • Bij de varianten 3 tot en met 5 wordt GBKZ opgeheven. Er zal gezocht moeten worden naar een andere balans bij de samenwerking tussen beide gemeenten. Deze varianten scoren daarom negatief op dit criterium.

13. IMPACT OP SAMENWERKING ZANDVOORT EN HAARLEM Nr.

Afwegingscriterium Impact op samenwerking Zandvoort en Haarlem

Wegingsfactor

2. GBKZ excl. Zandvoort > score B+H

3. Bollenstreek

4. Cocensus

5. BSGR

Geen weging meegeven

ToekomstGBKZvdef

TOEKOMST GBKZ

Zandvoort werkt wat betreft de ambtelijke organisatie nauw samen met Haarlem. Haarlem is een van de oprichters van Cocensus. Als Zandvoort de taken op het gebied van WOZ en belastingen ook zou overdragen aan Cocensus, versterkt dat de samenwerking met Haarlem. De varianten scoren als volgt op dit subcriterium: • Variant 4 scoort positief. Bij deze variant is synergie mogelijk in de samenwerking van Zandvoort en Haarlem. Bij variant 2 treedt Zandvoort uit en draagt de belastingtaken over aan Cocensus. De scores van Zandvoort voor variant 2 zijn daarom gelijk aan de scores van de Cocensus variant. • De varianten 3 en 5 scoren neutraal. Vanuit het perspectief van Zandvoort wordt de samenwerking met de (externe) GBKZ organisatie vervangen door samenwerking met Belastingen Bollenstreek, respectievelijk BSGR.

ToekomstGBKZvdef

TOEKOMST GBKZ

CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN

We beginnen dit hoofdstuk met een samenvattend overzicht van de scores van de varianten op de afwegingscriteria. Vervolgens presenteren we onze conclusies en aanbevelingen.

SAMENVATTEND OVERZICHT SCORES De tabel op de volgende pagina bevat een samenvattend overzicht van de belangrijkste voordelen (‘+/ ++’), nadelen (‘-/ --‘) en neutrale scores (0) van de onderzochte varianten op de afwegingscriteria. De kleuren betekenen het volgende: 27 • Rood (--) en roze (-) geeft een -meer of minder- negatieve score aan. • Lichtgroen (+) en donkergroen (++) geeft een positieve score aan. • Grijs (0) betekent neutraal. Ter toelichting op de tabel nog het volgende: • De tabel bevat een vereenvoudigde weergave van de scores van de varianten. De onderbouwing van de scores is terug te vinden in de voorgaande hoofdstukken. 28 • Variant 1 betreft voortzetten van de huidige situatie. Deze variant hebben wij niet gescoord en vormt een referentiepunt voor de andere varianten. • Bij variant 2 treedt Zandvoort uit en draagt de belastingtaken over aan Cocensus. Voor variant 2 laten we daarom alleen de scores voor Bloemendaal en Heemstede (B+H) zien. De scores van Zandvoort voor variant 2 zijn gelijk aan de scores van de Cocensus variant. • De tabel laat zien dat elke variant voor- en nadelen kent. Omdat elk afwegingscriterium een ander belang (gewicht) heeft, kunnen de plussen en de minnen niet bij elkaar opgeteld worden.

27 Het is daarom van belang -bijvoorbeeld bij afdrukken van dit document- de tabel in kleur te bekijken. 28 Een separate bijlage (Excel sheet) bevat zowel de bovenstaande samenvatting als een tabel met de uitgebreide toelichting

op de scores. ToekomstGBKZvdef

TOEKOMST GBKZ

Nr.

Afwegingscriterium

Kwaliteit dienstverlening

Kwaliteit processen

A. Kwaliteit

B. Kosten

ICT/ belastingpakket

Kosten: structureel

6 7 8

C. Kwetsbaarheid

D. Personeel

11 E. Aparte categorie

Governance/ bestuurlijk-juridisch/ uitvoeringsbeleid

Subcriterium

1a. Fysiek/ telefonisch 1b. Digitaal Oordeel Waarderingskamer Samenwerking met andere afdelingen van Bloemendaal en Heemstede: score B+H Samenwerking met andere afdelingen van Haarlem: score Z Mate van grip op het functioneren van de organisatie (zeggenschap in de rol als eigenaar) Mate van grip op het uitvoeringsbeleid Voor B+H: mate van voldoen aan uitgangspunt verbonden partijen > zo licht mogelijke samenwerkingsvorm, passend bij takenpakket (voor Zandvoort nvt)

Personele consequenties

Impact op robuustheid van de gemeentelijke organisatie Bloemendaal en Heemstede Impact op samenwerking Bloemendaal en Heemstede Impact op samenwerking Zandvoort en Haarlem

Voor B+H: realiseren SOR (samenhangende objectenregistratie) met BGT, BAG en WOZ in één geüniformeerde database (voor Zandvoort n.v.t.) Innovatie Overige (niet elders genoemde) structurele of incidentele risico's Afstand in kilometers ten opzichte van de huidige standplaats van GBKZ in Bloemendaal Mate van verwachte verandering van het takenpakket De mate van draagvlak bij de GBKZ medewerkers.

3. Bollenstreek

4. Cocensus

5. BSGR

Nvt

Belangrijk

Zeer belangrijk

0/-

Zeer belangrijk

Belangrijk

Zeer belangrijk Minder belangrijk

Kwetsbaarheid/ continuïteit (in de huidige situatie)

2. GBKZ excl. Zandvoort Score B+H 0

Zeer belangrijk

Minder belangrijk

Kosten: incidenteel/ opstartkosten Desintegratiekosten: afbouw van overhead

Toekomstbestendigheid en risico’s

Wegingsfactor

Zeer belangrijk

Geen weging meegeven; per gemeente verschillend

ToekomstGBKZvdef

TOEKOMST GBKZ

De tabel laat zien dat we voor bepaalde scores onderscheid maken tussen enerzijds Bloemendaal en Heemstede (B+H) en anderzijds Zandvoort (Z). In de bijlage presenteren we deze tabel waarbij de focus ligt op de scores vanuit het perspectief van Zandvoort. De nu volgende tabel bevat een samenvattend overzicht van de criteria waar elke variant het beste (++) en het minste (--) scoort. Anders gezegd geeft de onderstaande tabel inzicht in de belangrijkste voor- en nadelen van elke variant. Om de tabel leesbaar en op hoofdlijnen te houden hebben we niet vermeld waar de varianten neutraal scoren (‘0’) of beperkt positief (+) of negatief (-). We merken hierbij op dat variant 2 veel raakvlakken vertoont met variant 1, de variant die wij niet gescoord hebben en een referentiepunt vormt voor de andere varianten. Dat heeft tot gevolg dat in onderstaande tabel de kolom voor variant leeg 2 is. De plussen en minnen voor de varianten 3 tot en met 5 geven daarmee inzicht in de voor- of nadelen van deze varianten ten opzichte van variant 1 én variant 2. We geven een voorbeeld om dit toe te lichten. De varianten 3 tot en met 5 scoren een dubbele min op het afwegingscriterium ‘kwaliteit van processen’ en dan specifiek het subcriterium ‘samenwerking met andere afdelingen’.

Dit is een voordeel van de varianten 1 en 2: beide varianten maken een nauwe samenwerking mogelijk met de andere afdelingen van -met name- Bloemendaal en Heemstede.

Afwegingscriterium

Weging

Kwaliteit van dienstverlening

Zeer belangrijk

Kwaliteit van processen

Zeer belangrijk

Governance/ bestuurlijkjuridisch/uitvoeringsbeleid

2. GBKZ zonder Zandvoort

3. Belastingen Bollenstreek

4. Cocensus

5. BSGR

++ Uitgebreide digitale dienstverlening -- BLD+HMS: complexere samenwerking met andere afdelingen

-- BLD+HMS: complexere samenwerking met andere afdelingen

Belangrijk

-- Veel deelnemers waardoor weinig invloed

ICT/ belastingpakket

Minder belangrijk

-- Ander pakket: meer koppelingen te realiseren, complexe conversie van data

Structurele kosten

Zeer belangrijk

++ (Veel) lagere structurele kosten

Incidentele (opstart)kosten

Minder belangrijk

-- Hoge incidentele kosten

Desintegratiekosten

Belangrijk

-- Afbouw overhead nodig

Kwetsbaarheid/continuïteit

Zeer belangrijk

++ Minste kwetsbaarheid

ToekomstGBKZvdef

TOEKOMST GBKZ

Afwegingscriterium

Weging

Zeer belangrijk

Toekomstbestendigheid en risico’s

10. Personele consequenties

Zeer belangrijk

11. Impact op robuustheid gemeentelijke organisatie BLD en HMS

Geen weging

12. Impact op samenwerking BLS en HMS

Geen weging

13. Impact op samenwerking ZVT en HLM

Geen weging

2. GBKZ zonder Zandvoort

3. Belastingen Bollenstreek

4. Cocensus

5. BSGR

-- Meeste implementatierisico’s

++ Meeste innovatiekracht

— Zeer weinig draagvlak bij medewerkers

-- Negatieve impact op robuustheid

CONCLUSIES Per onderzochte variant presenteren wij hierna onze conclusies. Conform de opdracht kijken we hierbij specifiek naar de mate van toekomstbestendigheid van de verschillende varianten. Verder vergelijken wij de varianten 3 tot en met 5 met elkaar. De vergelijking van deze drie varianten is van belang indien - op basis van dit onderzoek- de betrokken besturen overwegen om in een volgende (plan)fase29 verdiepend onderzoek uit te voeren naar één van deze varianten. Variant 1. Continuering GBKZ met huidige drie gemeenten Op basis van dit onderzoek concluderen wij dat variant 1 in voldoende mate toekomstbestendig is. Anders gezegd komen uit dit onderzoek geen indicaties dat GBKZ in de huidige situatie op aspecten als kwaliteit, kwetsbaarheid en toekomstbestendigheid zodanig tekort zou schieten dat verkenning van een van de andere varianten 3 tot en met 5 dringend noodzakelijk is. Variant 2. Continuering GBKZ zonder Zandvoort Indien Zandvoort ervoor zou kiezen om uit te treden uit de GR GBKZ, doet de vraag zich voor of variant 2 voldoende toekomstbestendig is met alleen Bloemendaal en Heemstede als deelnemers. Op basis van dit onderzoek concluderen wij dat GBKZ ook zonder Zandvoort voldoende toekomstbestendig is.

Er zal wel onderzocht moeten worden op welke functies/taken die door één medewerker worden uitgevoerd (de zogenaamde éénpitterfuncties), kwetsbaarheden gaan ontstaan. Zie de volgende paragraaf met onze aanbevelingen voor een toelichting. Variant 3. Belastingen Bollenstreek Ook variant 3 zien wij als voldoende toekomstbestendig. Op basis van de vergelijking van de varianten 3 tot en met 5 concluderen wij dat Belastingen Bollenstreek een minder aantrekkelijke variant is dan Cocensus en BSGR. Belastingen Bollenstreek scoort namelijk op een aantal (zeer) belangrijke afwegingscriteria minder positief ten opzichte van Cocensus/BSGR. Samengevat gaat het dan om de volgende afwegingscriteria:

29 Zie paragraaf 1.6 waarin wij twee fasen geschetst hebben in de besluitvorming.

ToekomstGBKZvdef

TOEKOMST GBKZ

• •

•

Belastingen Bollenstreek is substantieel kleiner en dus kwetsbaarder en minder toekomstbestendig/innovatief dan Cocensus/BSGR. De vergelijking van de kosten per object (na correctie van de overhead) laat zien dat -naar onze verwachting- de structurele kosten bij Belastingen Bollenstreek hoger zullen liggen dan bij Cocensus/BSGR. Doordat het zou gaan om een samenvoeging van gelijkwaardige organisaties is er sprake van grotere implementatierisico’s in vergelijking met Cocensus/BSGR. Bollenstreek heeft bovendien geen ervaring heeft met nieuwe toetreders c.q. uitbreiding van de organisatie. Daardoor kent variant 3 van de onderzochte varianten de grootste onzekerheid over hoe de uiteindelijke organisatie eruit zou komen te zien wat betreft aspecten als de inrichting van de werkprocessen, het functieboek en de organisatiecultuur. Ervaringen elders in het land laten zien dat er een reële kans is dat - na samenvoeging van Belastingen Bollenstreek en GBKZ- het 2 tot 4 jaar duurt voordat er weer sprake is van een stabiel functionerende bedrijfsvoering.

Daarbij bevindt Belastingen Bollenstreek zich in een andere regio en provincie. De drie GBKZ gemeenten hebben geen (of slechts zeer beperkte) binding met de Bollenstreek gemeenten. Met name met de gemeenten die deelnemen in Cocensus zijn wel diverse (bestuurlijke) verbindingen. Het gaat dan bijvoorbeeld om Haarlem als vierde gemeente in de regio Zuid-Kennemerland. Tegelijkertijd heeft Belastingen Bollenstreek wel een aantal voordelen ten opzichte van Cocensus/BSGR, met name: • De medewerkers hebben een lichte voorkeur voor Belastingen Bollenstreek ten opzichte van Cocensus/BSGR. • Belastingen Bollenstreek scoort beter op het afwegingscriterium governance. Er zal meer grip zijn op het functioneren van de organisatie en op het uitvoeringsbeleid. Voor Bloemendaal en Heemstede is relevant dat Belastingen Bollenstreek een lichtere juridische samenwerkingsvorm (regeling zonder meer) heeft in vergelijking met de juridische structuur van Cocensus (openbaar lichaam). Gezien de weging van de verschillende afwegingscriteria concluderen wij dat deze voordelen niet opwegen tegen de genoemde nadelen. Variant 4. Cocensus/ variant 5. BSGR Cocensus en BSGR scoren op veel afwegingscriteria vergelijkbaar. Anders gezegd liggen de scores van beide varianten heel erg dicht bij elkaar. Van de onderzochte varianten zien wij beide belastingkantoren als het meest toekomstbestendig.

Cocensus heeft een (beperkt) aantal voordelen ten opzichte van BSGR: • Haarlem neemt al deel in Cocensus, wat voor Zandvoort voordelen biedt in de ambtelijke aansturing. • Cocensus heeft een kortere reistijd: Heemskerk ligt dichter bij Overveen dan Leiden. Verder komt uit het onderzoek naar voren dat er (ambtelijk en bestuurlijk) meer affiniteit is met Cocensus dan met BSGR. Tegelijkertijd heeft BSGR ook een voordeel ten opzichte van Cocensus: de digitale dienstverlening is verder ontwikkeld. Daarbij laat de vergelijking op de structurele kosten per object zien dat de gemiddelde kosten per inwoner van BSGR (€19) een fractie lager liggen dan de gemiddelde kosten per inwoner van Cocensus (€ 20).

ToekomstGBKZvdef

TOEKOMST GBKZ

AANBEVELINGEN Indien er behoefte is aan een tweede fase, met een verdiepend onderzoek van varianten, adviseren wij om in de volgende (plan)fase de volgende twee varianten met elkaar te vergelijken: • Variant 4: Cocensus. • Variant 2: voorzetting van GBKZ zonder Zandvoort. We lichten deze aanbeveling in het vervolg nader toe. Offerte opvragen bij Cocensus Directe aanleiding voor dit onderzoek is dat de gemeente Zandvoort overweegt uit te treden uit de GBKZ-samenwerking. Zandvoort is namelijk ambtelijk gefuseerd met de gemeente Haarlem en Haarlem heeft de taken op het gebied van WOZ en belastingen belegd bij de GR Cocensus. Doordat Haarlem reeds deelneemt in Cocensus, ontstaan voor Zandvoort voordelen in de ambtelijke aansturing. Het ligt daarom voor de hand dat Zandvoort een offerte opvraagt bij Cocensus. Ook voor (de besturen van) Bloemendaal en Heemstede kan het interessant zijn om een offerte op te vragen bij Cocensus, dus voor GBKZ als geheel. De Cocensus variant kent namelijk een aantal belangrijke voordelen ten opzichte van variant 1 en 2: • Op basis van de vergelijking van de kosten per object (zie paragraaf 4.1) is onze verwachting dat deze variant leidt tot lagere structurele kosten. Door het opvragen van een offerte bij Cocensus ontstaat een feitelijk inzicht in de structurele kosten die gepaard gaan met een toetreding tot Cocensus.

• Cocensus heeft een substantieel grotere omvang en is daardoor minder kwetsbaar en meer toekomstbestendig wat betreft innovatie dan GBKZ. Tegelijkertijd scoort Cocensus slechter op een aantal criteria die specifiek voor Bloemendaal en Heemstede relevant zijn. Toetreding tot de GR Cocensus heeft namelijk met name een negatieve impact op: • De robuustheid van de gemeentelijke organisaties van Bloemendaal en Heemstede. • De samenwerking van Bloemendaal en Heemstede op een viertal uitvoerende taken. • Bij kwaliteit van processen op het subcriterium ‘Samenwerking met andere afdelingen van Bloemendaal en Heemstede’. GBKZ heeft namelijk het voordeel van nabijheid bij (met name) de ambtelijke organisaties van Bloemendaal en Heemstede. • Er is voor toetreding tot Cocensus zeer weinig draagvlak bij de GBKZ medewerkers. Er is vanuit de stuurgroep voor de eerste twee genoemde criteria geen weging meegegeven, terwijl deze waarschijnlijk in de finale besluitvorming van de individuele gemeenten wel een belangrijke rol gaan spelen.

Specifieke vragen die aan Cocensus gesteld zouden moeten worden, hebben met name betrekking op de randvoorwaarden voor overdracht van taken in combinatie met de hiervoor genoemde nadelen van de Cocensus variant: • Welke incidentele kosten gaan gepaard met overdracht van taken en welk deel van deze kosten wordt gedragen door de GBKZ-gemeenten? • In hoeverre is Cocensus bereid om personeel over te nemen (bij alleen toetreding van Zandvoort en bij toetreding van de drie GBKZ gemeenten)? • Wat is het beleid van Cocensus ten aanzien van thuiswerken? • Hoe (flexibel en klantgericht) werkt Cocensus samen met de deelnemende gemeentelijke organisaties wat betreft beleidsontwikkelingen en aanpassing van verordeningen, introductie van nieuwe belastingsoorten, bezwaren van burgers en dergelijke? ToekomstGBKZvdef

TOEKOMST GBKZ

• • • •

Hoever staat Cocensus met het halen van een vijfde ster bij de Waarderingskamer? Hoe kijkt Cocensus aan tegen de conversie van de Pink applicatie naar GouwIT? Welke ervaring heeft Cocensus hiermee en hoe worden de implementatierisico’s zoveel mogelijk beperkt? Wat is de visie van Cocensus ten aanzien van (het organiseren van) de samenhangende objectenregistratie (SOR)? Wat zijn de innovatieplannen van Cocensus?

Op basis van de offerte van Cocensus en de randvoorwaarden voor overdracht van de taken kunnen de drie gemeenten een definitief besluit nemen over toetreding tot de GR Cocensus. Door het verdiepende onderzoek kunnen namelijk de hiervoor genoemde voordelen van Cocensus afgewogen worden tegen de voordelen van voorzetting van GBKZ in de huidige vorm (variant 1). Voor Zandvoort zullen daarbij andere argumenten doorslaggevend zijn dan voor Bloemendaal en Heemstede. Doorontwikkeling van variant 2 Omdat Cocensus slechter scoort op een aantal criteria die specifiek voor Bloemendaal en Heemstede relevant zijn, is het volgens ons belangrijk om -als in een eventuele tweede (plan)fase bij Cocensus een offerte opgevraagd zou worden - deze offerte te vergelijken met de doorontwikkeling van variant 2. Dit is met name van belang als de kans groot geacht wordt dat Zandvoort de taken overdraagt aan Cocensus. In de uiteindelijke afweging om te komen tot een definitief besluit over de voorkeursvariant zijn dan in de eerste plaats de scores van beide varianten op de afwegingscriteria belangrijk. Door in de (plan)fase verdiepend onderzoek uit te voeren, kan een meer afgewogen definitief besluit genomen worden.

Bij deze afweging speelt ook de strategische vraag hoe belangrijk de ambtelijke samenwerking van Bloemendaal en Heemstede wordt geacht vanuit het perspectief van twee gemeenten die zelfstandig willen blijven én gelijkwaardig met elkaar willen samenwerken. Welke impact heeft een eventuele overdracht van GBKZ naar Cocensus hierop? Verder is onze aanbeveling om bij het verdiepend onderzoek van variant 2 het volgende mee te nemen: • De oorzaken van de relatief hoge structurele kosten per object. In hoeverre worden deze relatief hoge kosten veroorzaakt door het primair proces (WOZ, heffen en invorderen) of door de overhead? Als inzicht bestaat in de oorzaken, is de vervolgstap het identificeren van mogelijke maatregelen om de kosten te verlagen. Ook kan hierbij onderzocht worden in hoeverre het mogelijk is om -na uittreding van Zandvoort- de kosten van GBKZ met meer dan het aandeel van Zandvoort in GBKZ (38%) te laten afnemen. • Waar de belangrijkste kwetsbaarheden zitten in de formatie en hoe deze opgelost kunnen worden (om éénpitterfuncties te vermijden). Het gaat dan bijvoorbeeld om het functioneel applicatiebeheer.

In hoeverre kan de kwetsbaarheid op deze functie opgelost worden door deze taak onder te brengen bij de centrale functioneel beheer afdeling? • Voorsorteren op de ontwikkeling richting een SOR, door de kansen en risico’s van integratie van GBKZ met het (gezamenlijke) beheer van de andere basisregistraties in het fysiek domein van Bloemendaal en Heemstede, namelijk de BAG en de BGT, te onderzoeken. 30

30 Door een intern samenwerkingsverband van de basisregistraties in het fysieke domein met WOZ en belastingen kan op basis van juiste objectkenmerken een goede WOZ-waarde worden vastgesteld. Daarnaast beschikken de afnemers van de gegevens in de basisregistraties over correcte data. Deze werkwijze wordt ook als positief ontvangen door de Waarderingskamer en past binnen de visie van tijdige en correcte datalevering aan de afnemers en de LV-WOZ. ToekomstGBKZvdef

TOEKOMST GBKZ

BIJLAGE 1. SCORES VARIANTEN VANUIT PERSPECTIEF ZANDVOORT De tabel in deze bijlage bevat een samenvattend overzicht vanuit het perspectief van Zandvoort van de belangrijkste voordelen (‘+/ ++’), nadelen (‘-/ --‘) en neutrale scores (0) van de onderzochte varianten op de afwegingscriteria. 2. GBKZ excl. Zandvoort Score B+H

3. Bollenstreek

4. Cocensus

5. BSGR

Nvt

Belangrijk

Zeer belangrijk

0/-

Nr.

Afwegingscriterium

Subcriterium

Wegingsfactor

Kwaliteit dienstverlening

1a. Fysiek/ telefonisch 1b. Digitaal

Zeer belangrijk

Oordeel Waarderingskamer 2

Kwaliteit processen

A. Kwaliteit

B. Kosten

ICT/ belastingpakket

Kosten: structureel

6 7

C. Kwetsbaarheid

D. Personeel

E. Aparte categorie

Governance/ bestuurlijk-juridisch/ uitvoeringsbeleid

Samenwerking met andere afdelingen van Haarlem: score Z Mate van grip op het functioneren van de organisatie (zeggenschap in de rol als eigenaar) Mate van grip op het uitvoeringsbeleid

Kwetsbaarheid/ continuïteit (in de huidige situatie)

Toekomstbestendigheid en risico’s

Belangrijk

Minder belangrijk Zeer belangrijk Minder belangrijk

Kosten: incidenteel/ opstartkosten Desintegratiekosten: afbouw van overhead

Zeer belangrijk

Innovatie

Personele consequenties

Impact op samenwerking Zandvoort en Haarlem

Overige (niet elders genoemde) structurele of incidentele risico's Afstand in kilometers ten opzichte van de huidige standplaats van GBKZ in Bloemendaal Mate van verwachte verandering van het takenpakket De mate van draagvlak bij de GBKZ medewerkers.

Zeer belangrijk

Geen weging meegeven; per gemeente verschillend

ToekomstGBKZvdef

← Vorig deel

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://gemeentebestuur.heemstede.nl/api/v1/meetings/2769/documents/39099