Bijlage 4b. Opdracht en eindrapport toekomstbestendigheid GBKZ.pdf
Tekst van het document
TOEKOMSTBESTENDIGHEID GBKZ Vergelijking vijf varianten
ANG, Montfoort, 1 juli 2024 Kenmerk: ToekomstGBKZvdef
1
TOEKOMST GBKZ
INHOUDSOPGAVE 1 Inleiding _____________________________________________________________________3 Opdracht ________________________________________________________________3 Toelichting afwegingskader __________________________________________________4 Proces om te komen tot ingevuld afwegingskader ________________________________5 Onderzochte Varianten _____________________________________________________5 Afwegingscriteria met weging ________________________________________________7 Twee fasen in het besluitvormingsproces _______________________________________8 Aanpak op hoofdlijnen ______________________________________________________8 Leeswijzer _______________________________________________________________9 2 Beschrijving huidige situatie (variant 1) en variant 2 _______________________________10 Kengetallen huidige situatie _________________________________________________10 Begrote kosten ___________________________________________________________11 Analyse aandeel Zandvoort in GBKZ _________________________________________12 Formatie GBKZ: variant 1 en impact variant 2 __________________________________12 3 Vergelijking varianten op Kwaliteitscriteria _______________________________________14 1. Kwaliteit dienstverlening _________________________________________________14 2. Kwaliteit processen _____________________________________________________15 3.
Governance/ bestuurlijk-juridisch/ uitvoeringsbeleid ____________________________18 4. ICT/ belastingpakket ____________________________________________________19 4 Vergelijking varianten op financiële criteria ______________________________________21 5. Structurele kosten ______________________________________________________21 6. incidentele kosten/ opstartkosten __________________________________________25 7. Desintegratiekosten (afbouw van overhead) __________________________________26 5 Vergelijking varianten op overige afwegingscriteria _______________________________27 8. Kwetsbaarheid/ continuïteit (in de huidige situatie) _____________________________27 9. Toekomstbestendigheid en risico’s _________________________________________29 10. Personele consequenties _______________________________________________31 11. Impact op robuustheid van de gemeentelijke organisatie Bloemendaal en Heemstede 34 12. Impact op samenwerking Bloemendaal en Heemstede ________________________34 13.
Impact op samenwerking Zandvoort en Haarlem _____________________________34 6 Conclusies en aanbevelingen __________________________________________________36 Samenvattend overzicht scores ______________________________________________36 conclusies ______________________________________________________________39 Aanbevelingen ___________________________________________________________41 Bijlage 1. Scores varianten vanuit perspectief Zandvoort ________________________________43
ToekomstGBKZvdef
2
TOEKOMST GBKZ
1
INLEIDING
In dit inleidende hoofdstuk gaan we eerst in op de opdracht die aan ANG/ Berenschot is gegeven. Daarna lichten wij het gebruikte onderzoeksinstrument, een afwegingskader, nader toe. Tot slot beschrijven wij de aanpak. De lezer die snel inzicht wil krijgen in de hoofdlijnen van deze rapportage adviseren wij om dit inleidende hoofdstuk en hoofdstuk 6 (met de conclusies en aanbevelingen) te lezen.
OPDRACHT De Gemeenschappelijke regeling Gemeentelijke belastingen Kennemerland Zuid (GBKZ) is in 2007 opgericht tussen de gemeenten Bennebroek, Bloemendaal, Haarlemmerliede en Spaarnwoude, Heemstede en Zandvoort. Door gemeentelijke fusies nemen nu alleen Bloemendaal, Heemstede en Zandvoort deel aan de regeling. Vanaf 1 januari 2018 is de gemeente Zandvoort ambtelijk gefuseerd met de gemeente Haarlem. De komende jaren wordt gekeken hoe de werkprocessen verder geharmoniseerd kunnen worden. Onderdeel hiervan is ook belastingen en heffingen. De gemeente Haarlem heeft deze belegd bij de GR Cocensus. Het lijkt nu daarom een goed moment om ten aanzien van GBKZ een onderzoek te starten, er is bij de drie deelnemende gemeenten behoefte aan een heroriëntatie. Dit onderzoek spitst zich toe op de vraag in hoeverre GBKZ voldoende toekomstbestendig is. Hiertoe is de volgende bestuurlijke opdracht geformuleerd: 1. Een duidelijke beschrijving van de huidige situatie ten aanzien van gemeentelijke belastingen. Een analyse van de kosten, kwetsbaarheid, kwaliteit en governance. Er moet een duiding komen van: aantal (bijgestelde) aanslagen en bezwaren, gemaakte kosten, formatie, uitkomsten medewerkerstevredenheidonderzoeken, etc. 2. Vergelijking GBKZ met situatie van gemeenten met een vergelijkbaar aantal inwoners om te beoordelen of er nog andere opties zijn om te onderzoeken. 3.
Onderzoek naar mogelijkheden om in de toekomst de gemeentelijke belastingen te organiseren. a. Voortzetten GBKZ met 2 gemeenten, als alleen gemeente Zandvoort uitstapt. b. Samenwerking met gemeentebelastingen Bollenstreek (centrumregeling). c. Gemeentelijke belastingen onderbrengen bij Cocensus (openbaar lichaam). d. Eventueel een vierde optie, afhankelijk van uitkomsten onderzoeksvraag 2. 4. Een beschrijving van de mogelijkheden die er zijn voor de positionering van de belastingheffing en - inning, waarbij in ieder geval gekeken wordt naar het volgende: a. Uitkomsten deelvraag 1 en 3 met elkaar vergelijken en beoordelen wat een toekomstbestendige oplossing is voor de gemeenten Bloemendaal, Heemstede en Zandvoort. Hoe verhouden uitkomsten zich tot kosten, kwetsbaarheid, kwaliteit en governance. b. Welke gevolgen hebben de verschillende opties voor zowel de deelnemende gemeenten, als specifiek de centrumgemeente. In de kern gaat het bij de opdracht om het vergelijken van een aantal varianten voor de toekomst van de GBZK c.q. het takenpakket wat nu bij de GBKZ is belegd: WOZ en belastingen (heffen en invorderen). Bij onderzoeksvraag 3 staan deze met elkaar te vergelijken varianten genoemd. De verschillende opties worden met elkaar vergeleken en er wordt een advies gegeven over de toekomstbestendigheid van de verschillende opties.
ToekomstGBKZvdef
3
TOEKOMST GBKZ
Uitgangspunten bij deze opdracht c.q. bij dit onderzoek zijn: • De opdracht luidt voor alle drie de gemeenten hetzelfde en de uitkomst van het onderzoek is toereikend om voor alle drie de gemeente afzonderlijk een besluit te kunnen nemen. Om dit te bereiken, is afstemming tussen de gemeenten geborgd bij opdrachtverstrekking, tussentijdse gesprekken en uitkomst van het onderzoek. Deze opdracht werd daartoe begeleid door een werkgroep waar ambtelijke opdrachtgevers en opdrachtnemers regulier met elkaar afstemden. Daarnaast is in een stuurgroep bestuurlijke afstemming gezocht. • Het uiteindelijk besluit naar aanleiding van dit onderzoek kan per gemeente verschillend zijn. • Als centrumgemeente is de gemeente Bloemendaal trekker van deze opdracht.
TOELICHTING AFWEGINGSKADER Bij het vergelijken van de genoemde varianten hebben wij gebruik gemaakt van een afwegingskader.1 Een afwegingskader is in feite een tabel die bestaat uit de volgende drie onderdelen: 1. De met elkaar te vergelijken varianten. 2. Afwegingscriteria (beoordelingscriteria) voor het systematisch vergelijken van deze varianten. Deze afwegingscriteria zijn afgeleid van de belangrijkste doelen en belangen rondom de taken op het gebied van WOZ en belastingen. Anders gezegd gaat het bij de afwegingscriteria om de strategische overwegingen op basis waarvan colleges en raden willen besluiten over wat de voorkeursvariant is. 3. De wegingsfactor, oftewel het relatieve gewicht (zwaarte) van elk afwegingscriterium. De wegingsfactor geeft inzicht in de (bestuurlijke) prioriteit van elk afwegingscriterium. Met behulp van een ingevuld afwegingskader kan het gesprek over de voor- en nadelen van de onderzochte varianten op een gestructureerde en zo objectief mogelijke wijze gevoerd worden. Op basis van dit inzicht kunnen de drie besturen vervolgens een gefundeerd principebesluit nemen voor wat de voorkeursvariant zou moeten zijn. Omdat het beslisdocument alleen de overwegingen bevat om een principebesluit te kunnen nemen is het een document op hoofdlijnen. 2 De nu volgende tabel bevat het afwegingskader wat we gehanteerd hebben voor dit onderzoek.
In de volgende paragrafen lichten wij de vijf varianten en de afwegingscriteria nader toe. Hoofdcategorie
Criteria
Wegingsfactor
1. Voortzetten GBKZ inclusief Zandvoort
2. Voortzetten GBKZ exclusief Zandvoort
3. Samenwerken met gemeentebelastingen Bollenstreek
4. Aansluiten bij Cocensus
5. Aansluiten bij BSGR
1. Kwaliteit dienstverlening 2. Kwaliteit processen A. Kwaliteit
3. Governance/bestuurlijkjuridisch/uitvoeringsbeleid 4. ICT belastingpakket 5. Structurele kosten
B. Kosten
6. Incidentele (opstart)kosten 7. Desintegratiekosten (afbouw overhead)
C. Kwetsbaarheid
8. Kwetsbaarheid/continuïteit 9. Toekomstbestendigheid en risico’s
D. Personeel
10. Personele consequenties
E. Aparte categorie
11. Impact op robuustheid gemeentelijke organisatie BLD en HMS 12. Impact op samenwerking BLD en HMS 13. Impact op samenwerking ZVT en HLM
Dit wordt ook wel beoordelingskader, toetsingskader, ‘meetlat’ of multicriteria analyse genoemd. Na een principebesluit voor een voorkeursvariant zal nog veel zaken uitgezocht moeten worden. Wat precies uitgezocht moet worden hangt uiteraard af van de voorkeursvariant. De valkuil is om vele onderwerpen al in detail in deze eerste fase te willen onderzoeken, wat zorgt voor een langere doorlooptijd en extra ambtelijke uren/ kosten. De vraag is daarmee steeds: welke informatie hebben bestuurders nodig om een voldoende gefundeerd principebesluit te kunnen nemen?
1 2
ToekomstGBKZvdef
4
TOEKOMST GBKZ
PROCES OM TE KOMEN TOT INGEVULD AFWEGINGSKADER De nu volgende figuur laat -op hoofdlijnen- het gevolgde proces zien om te komen tot een ingevuld afwegingskader. De groene kleur in de figuur betreft een stap/ activiteit die door de (besturen van de) drie gemeenten is uitgevoerd en de blauwe kleur betreft een stap die primair door ANG/ Berenschot samen met de (ambtelijke) werkgroep is uitgevoerd.
1. Afwegingskader vaststellen: a. De te onderzoeken varianten b. De afwegingscriteria
2a. Weging (prioritering) van de afwegingscriteria
2b. Invullen van het afwegingskader: elke variant krijgt een kwalitatieve score per afwegingscriterium
3. Bepalen van de voorkeursvariant (voor de toekomst van GBKZ)
We werken de stappen in de figuur nu verder uit: 1. Stap 1 betrof het vaststellen van de volgende twee onderdelen van het afwegingskader: a. de te onderzoeken varianten b. de afwegingscriteria aan de hand waarvan we de varianten met elkaar gingen vergelijken. 2. Stap 2 betreft de weging (prioritering) van elk criterium, oftewel de mate van belangrijkheid van elk criterium. De verantwoordelijkheid voor de weging van de criteria ligt bij de drie gemeenten. De afwegingscriteria zijn ingedeeld in de volgende drie categorieën: (a) zeer belangrijke criteria, (b) belangrijke criteria en (c) minder belangrijke criteria. 3. In stap 3 is het afwegingskader ingevuld. Per afwegingscriterium is kwalitatief aangegeven (met ‘plusjes en minnetjes’) hoe elke variant scoort op het betreffende criterium. Voor de varianten gemeentebelastingen Bollenstreek, Cocensus en BSGR hebben we hierbij gebruik gemaakt van openbaar beschikbare informatie. Deze toekenning van scores is in eerste instantie expertmatig uitgevoerd door de onderzoekers van ANG/ Berenschot. De toegekende scores hebben wij getoetst in een overleg met de werkgroep, om zo kennis van de lokale situatie mee te nemen. De GBKZ medewerkers hebben input geleverd voor de scores van de onderzochte varianten op het afwegingscriterium ‘personele consequenties’. 4.
Op basis van de weging van de afwegingscriteria en de kwalitatieve invulling van de scores is kwalitatief- bepaald wat de voorkeursvariant is. Dit kan per gemeente verschillend zijn.
ONDERZOCHTE VARIANTEN De volgende varianten voor het beleggen van het takenpakket op het gebied van WOZ en belastingen hebben wij in dit onderzoek met elkaar vergeleken: 3 1. Voortzetten GBKZ met 3 gemeenten, oftewel continuering van de huidige situatie (ook wel nuloptie genoemd). Door deze variant mee te nemen in de vergelijking ontstaat inzicht in op welke afwegingscriteria de andere varianten beter en slechter scoren ten opzichte van de huidige
3 In deze fase van het onderzoek naar de toekomst van GBKZ is overigens niet bekend in hoeverre belastingen Bollenstreek, Cocensus en BSGR open staan voor een samenwerking met de GBKZ gemeenten.
ToekomstGBKZvdef
5
TOEKOMST GBKZ
2. 3.
4. 5.
situatie. Hierdoor kan voor de andere varianten de vraag beantwoord worden: waar wordt vooruitgang geboekt en waar treedt mogelijk verslechtering op? Voortzetten GBKZ met 2 gemeenten, als alleen gemeente Zandvoort uitstapt. Samenwerking met gemeentebelastingen Bollenstreek (centrumregeling). Bij deze variant wordt GBKZ opgeheven en dragen de drie gemeenten de belastingtaken over aan deze belastingsamenwerking. Aansluiten bij Cocensus (openbaar lichaam). Ook bij deze variant wordt GBKZ opgeheven en dragen de drie gemeenten de belastingtaken over aan Cocensus. Aansluiten bij BSGR (openbaar lichaam). De motivatie om deze variant toe te voegen is de volgende. In BSGR neemt het Hoogheemraadschap Rijnland deel. De drie gemeenten die samenwerken in GBKZ liggen in het werkgebied van dit waterschap. 4 Samenwerking van het waterschap met de drie inliggende gemeenten op het gebied van lokale belastingen heeft als potentieel voordeel dat dubbel werk kan worden voorkomen. Het gaat dan bijvoorbeeld om integratie van het gegevensbeheer en het werken met één aanslagbiljet voor alle lokale belastingen.5 Toevoegen van deze variant sluit daarmee aan bij de onderzoeksvragen 2 en 3d.
De onderstaande tabel geeft informatie over de verschillende varianten . Variant/ naam
Oprichtingsjaar
Rechtsvorm
Vestigingsplaats
Deelnemers
1 GBKZ
2007
Centrumgemeente
Overveen
3. Belastingen Bollenstreek
2011
Noordwijk
4. Cocensus
2007
Regeling zonder meer 7 (centrumgemeente Noordwijk) Openbaar lichaam (AB en DB)
Drie: Bloemendaal, Heemstede, Zandvoort Drie: Lisse, Noordwijk, Teylingen
5. BSGR
2011
Openbaar lichaam (AB en DB)
Heemskerk
Leiden
Veertien: Haarlem, Haarlemmermeer, Hillegom, Beverwijk, Oostzaan, Wormerland, Alkmaar, Bergen, Dijk en Waard, Den Helder, Uitgeest, Castricum, Heiloo en Landsmeer Twaalf: BodegravenReeuwijk, Gouda, Katwijk, Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest, Velsen, Voorschoten, Waddinxveen, Wassenaar en Zoeterwoude; hoogheemraadschap van Rijnland
Totale lasten (begroting 2024) € 2,74
Aantal fte6
18,15
€ 2,17 mln.
18,72 fte (2024)
€ 16,48 mln.
137,73 fte (2023)
€ 15,97 mln.
118 fte (2024)
Variant 3 betreft een samenvoeging van GBKZ met Belastingen Bollenstreek. De volgende tabel vergelijkt beide organisaties op een aantal aspecten.
4
De volgende kaart geeft een overzicht van belastingsamenwerkingen in Nederland:
https://gis.vng.nl/v2/?t=4&key=2PACX-1vRs00t8C_QYKI-hN4_35nlCSg-akJIRtz8apEo2HAedKGJkoKTpoJZ-N9GCEjsSzeHJTmhY9017JRKt&jaar=2023&data=649312972&config=723866726.
Deze kaart laat zien dat de gemeenten die grenzen aan de drie GBKZ gemeenten voor hun belastingtaak samenwerken in gemeentebelastingen Bollenstreek, Cocensus of BSGR. 5 Bij BSGR ontvangen de belastingplichtigen per jaar in beginsel één gecombineerd aanslagbiljet (in plaats van een aanslagbiljet gemeentelijke heffingen van de eigen gemeente en een aanslagbiljet van BSGR voor de waterschapslasten). 6 Voor GBKZ, Belastingen Bollenstreek en BSGR zijn we uitgegaan van de formatie zoals opgenomen in de begroting 2024. In de begroting 2024 van Cocensus is het aantal medewerkers of fte niet aangegeven. In de jaarstukken 2023 van Cocensus staat wel het aantal fte vermeld, namelijk 137.73. 7 Bron: https://organisaties.overheid.nl/24077711/Gemeenschappelijke_Regeling_Gemeentelijke_Belastingen_Bollenstreek. ToekomstGBKZvdef
6
TOEKOMST GBKZ
Aspect
GBKZ
Begrote lasten 2024 € 2.743.640 Formatie
18,15
Aantal objecten Aantal inwoners
Belastingen Bollenstreek
Verschil
€ 2.171.848 € 571.792 18,72
-0,57
37.716
59.144
-21.428
68.191
104.835
-36.644
De voorgaande tabel laat zien dat GBKZ en Belastingen Bollenstreek (variant 3) een -min of meervergelijkbare omvang hebben. Cocensus (variant 4) en BSGR (variant 5) kennen ook een vergelijkbare omvang en zijn circa 6 keer zo groot als GBKZ. Dat betekent dat variant 3 een ander karakter heeft dan variant 4 en 5. Bij variant 3 zou het gaan het om een verdubbeling van de Belastingen Bollenstreek organisatie, terwijl het bij variant 4 en 5 om een relatief beperkte uitbreiding van Cocensus, respectievelijk BSGR zou gaan. Variant 3 kent daarmee van de onderzochte varianten de grootste onzekerheid over hoe de uiteindelijke organisatie eruit zou komen te zien wat betreft aspecten als de inrichting van de werkprocessen, het functieboek en de organisatiecultuur.
AFWEGINGSCRITERIA MET WEGING We gaan nu in op de afwegingscriteria om de hiervoor genoemde varianten met elkaar te vergelijken. Zie de volgende tabel. Deze tabel bevat tevens de door de stuurgroep bepaalde weging van de criteria. Hoofdcategorie
A. Kwaliteit
B. Kosten
C. Kwetsbaarheid D. Personeel
Criteria
Weging
1. Kwaliteit dienstverlening
Zeer belangrijk
2. Kwaliteit processen
Zeer belangrijk
3. Governance/bestuurlijk-juridisch/uitvoeringsbeleid
Belangrijk
4. ICT belastingpakket
Minder belangrijk
5. Structurele kosten
Zeer belangrijk
6. Incidentele (opstart)kosten
Minder belangrijk
7. Desintegratiekosten (afbouw overhead)
Belangrijk
8. Kwetsbaarheid/continuïteit
Zeer belangrijk
9. Toekomstbestendigheid en risico’s
Zeer belangrijk
10. Personele consequenties
Zeer belangrijk
11. Impact op robuustheid gemeentelijke organisatie BLD en HMS E. Aparte categorie
12. Impact op samenwerking BLD en HMS
Geen weging meegegeven; per gemeente verschillend
13. Impact op samenwerking ZVT en HLM
Voor de criteria van hoofdcategorie E is geen weging meegegeven, omdat deze voor elke gemeente anders is. Hierdoor kan geen eensluidende weging worden bepaald. We lichten de criteria in de komende hoofdstukken nader toe. We merken vooraf het volgende op: • Voor de varianten 3 tot en met 5 hebben we gebruik gemaakt van beschikbare openbare data om de scores van deze varianten op de afwegingscriteria te bepalen. • Specifiek voor de scores van de varianten op de afwegingscriteria van de ‘aparte categorie’ hebben we gebruik gemaakt van lokale kennis.
ToekomstGBKZvdef
7
TOEKOMST GBKZ
TWEE FASEN IN HET BESLUITVORMINGSPROCES Dit verkennende onderzoek kan het startpunt zijn van een verandering in de samenwerking in GBKZ verband. Het nu volgende model blijkt bij samenwerkingsprocessen vaak goed bruikbaar, omdat het inzicht geeft in het totale proces en het verloop ervan per fase ordent.
Strategiefase
Ontwerp- en implementatiefase
Planfase
Variant 1
Opdracht
Variant 2
Principebesluit: variant X
Uitwerking variant X
Definitief besluit over variant X
Ontwerp- en implementatie variant X
Variant X
Go/ no go moment voor besluitvorming
Huidige fase
Steeds grotere mate van detail
Wij lichten de fasen als volgt kort toe: •
De strategiefase kent vaak het karakter van een businesscase-onderzoek waarin verschillende varianten met elkaar vergeleken worden. Resultaat is een principebesluit van de deelnemende besturen voor één of twee voorkeursvarianten. Dit onderzoek bevindt zich in de strategiefase.
•
In de planfase wordt de voorkeursvariant in meer detail uitgewerkt. Hoe deze detaillering eruit ziet is uiteraard afhankelijk van de voorkeursvariant uit de strategiefase. De onderzoeksresultaten worden vastgelegd in een beslisdocument. Dit beslisdocument dient als basis voor een definitief besluit van de deelnemende besturen.
•
In de ontwerp- en implementatiefase worden de plannen uitgewerkt tot op het detailniveau dat nodig is om de voorkeursvariant te kunnen gaan implementeren.
AANPAK OP HOOFDLIJNEN De aanpak van dit onderzoek zag er op hoofdlijnen als volgt uit: •
Opdrachtgever was een bestuurlijke stuurgroep. Er hebben twee bijeenkomsten plaatsgevonden met de stuurgroep, namelijk voor (1) het vaststellen van het afwegingskader en (2) het vaststellen van de rapportage. De stuurgroep bestond uit de verantwoordelijke wethouders en de gemeentesecretarissen van de drie deelnemende gemeenten.
•
Voor het verzamelen van de benodigde gegevens om het afwegingskader in te vullen is nauw samengewerkt met een ambtelijke werkgroep. Met de werkgroep zijn we drie keer bij elkaar gekomen. Dit betrof: o
Een startbijeenkomst.
o
Een bijeenkomst om de concept invulling van het afwegingskader te bespreken.
o
Een bijeenkomst om de concept rapportage te bespreken.
De werkgroep bestond uit de gemeentesecretaris van de gemeente Bloemendaal, de strategisch adviseur van Bloemendaal, de concerncontroller van Heemstede en de adviseur P&C van Zandvoort. ToekomstGBKZvdef
8
TOEKOMST GBKZ
•
Er zijn twee bijeenkomsten met de GBKZ medewerkers georganiseerd. In de eerste bijeenkomst hebben wij de aanpak van het onderzoek toegelicht. Vervolgens is een vragenlijst uitgezet bij de medewerkers, om de scores op twee subcriteria van het afwegingscriterium ‘Personele consequenties’ te inventariseren. De toegezonden vragenlijsten hebben wij geanalyseerd. In de tweede bijeenkomst hebben wij onze analyse van de ingevulde vragenlijsten besproken met de medewerkers. Bij beide bijeenkomsten was vertegenwoordiging vanuit de OR aanwezig.
LEESWIJZER Deze rapportage kent de volgende opbouw: •
Het volgende hoofdstuk bevat een beschrijving van de huidige situatie.
•
Hoofdstuk 3 gaat in op hoe de varianten scoren op de afwegingscriteria inzake Kwaliteit.
•
De financiële afwegingscriteria zijn het onderwerp van hoofdstuk 4.
•
De overige criteria zijn uitgewerkt in hoofdstuk 5.
•
Hoofdstuk 6 bevat onze conclusies en aanbevelingen.
•
Bijlage 1 bevat een samenvattend overzicht vanuit het perspectief van Zandvoort van de belangrijkste voordelen, nadelen en neutrale scores van de onderzochte varianten op de afwegingscriteria.
De lezer met weinig tijd adviseren wij om eerst hoofdstuk 6 met de conclusies en aanbevelingen te lezen. Indien gewenst is vervolgens in de hoofdstukken 3 tot en met 5 de onderbouwing van de scores van de varianten op de verschillende afwegingscriteria terug te vinden.
ToekomstGBKZvdef
9
TOEKOMST GBKZ
2
BESCHRIJVING HUIDIGE SITUATIE (VARIANT 1) EN VARIANT 2
Dit hoofdstuk geeft eerst inzicht in de huidige situatie van GBKZ (variant 1) op relevante kengetallen. Vervolgens analyseren wij het aandeel van Zandvoort in GBKZ en de mogelijke impact van uittreding van Zandvoort op de benodigde formatie (variant 2).
KENGETALLEN HUIDIGE SITUATIE De onderstaande tabel8 geeft inzicht in het aantal aanslagbiljetten voor 2023, met een onderverdeling van het aantal aanslagbiljetten voor het jaarlijkse combikohier en de aanslagbiljetten van de zogenaamde ‘specials’. 9 Aantal aanslagbiljetten combikohier
Bloemendaal 11.577
Heemstede 14.135
Zandvoort 10.872
Totaal 36.584
Aantal aanslagbiljetten specials
5.536
2.887
33.208
41.631
Totaal aantal aanslagbiljetten
17.113
17.022
44.080
78.215
22%
22%
56%
100%
Procentuele verdeling
De nu volgende tabel laat het aantal aanslagregels per belastingsoort in 2023 zien. We hanteren hierbij weer het onderscheid tussen het combikohier en de specials. Combikohier
Belastingsoort Afvalstoffenheffing
Bloemendaal 10.957
Heemstede 12.983
Zandvoort 9.769
Totaal 33.709
OZB/RZB
11.924
15.129
12.919
39.972
Rioolbelasting
21.626
13.034
10.102
44.762
Beschikkingen WOZ
14.181
18.600
16.219
49.000
Totaal combikohier
58.688
59.746
49.009
167.443
0
0
503
503 873
Overig ('specials') Forensenbelasting Grafrechten
0
81
792
Woonschepenhaven
0
138
0
138
1.059
315
708
2.082
0
130
0
130
Parkeerbelasting
8.062
3.372
43.342
54.776
Precario subject
127
514
120
761
Precario object
46
0
618
664
Reclamebelasting
0
0
333
333
Reinigingsrecht
0
0
0
0
Toeristenbelasting
62
0
1.105
1.167
Leges Marktgelden
BIZ
0
203
0
203
Totaal specials
9.356
4.753
47.521
61.630
Totaal aanslagregels
68.044
64.499
96.530
229.073
Procentuele verdeling
30%
28%
42%
100%
8 Bron van deze getallen is de ingevulde vragenlijst Financiën en formatie, en de toegezonden Excel sheet met de kostenverdeling van GBKZ. 9 Bij belastingsoorten wordt vaak onderscheid gemaakt tussen: - Belastingsoorten die worden geheven via het aanslagbiljet wat jaarlijks wordt verstuurd, het zogenaamde combikohier. Dit betreft de belastingsoorten ozb, rioolrecht en afvalstoffenheffing. - De overige belastingsoorten (vaak specials genoemd). ToekomstGBKZvdef
10
TOEKOMST GBKZ
Het aantal objecten en inwoners van elke gemeente in 2023 is te zien in de onderstaande tabel. Aantal objecten10 Procentuele verdeling Aantal inwoners Procentuele verdeling
Bloemendaal Heemstede Zandvoort Totaal 11.334 14.234 12.148 37.716 30% 38% 32% 100% 23.478 27.545 17.168 68.191 35% 40% 25% 100%
De onderstaande tabel geeft inzicht in het aantal bezwaren en kengetallen inzake kwijtschelding en invordering (aanmaningen en dwangbevelen). Bezwaren
Bloemendaal Heemstede Zandvoort Totaal 804 947 279 2.030
Aantal bezwaren woningen
Kwijtschelding
Aanmaningen
Aantal bezwaren niet-woningen
6
0
4
10
Aantal bezwaren NCNP
504
678
358
1.540
Aantal bezwaren overige belastingen (excl. parkeer)
90
84
152
326
Aantal bezwaren parkeerheffing
936
212
5.293
6.441
Totaal bezwaren
2.340
1.921
6.086
10.347
Procentuele verdeling
23%
19%
59%
100%
Aantal aanvragen kwijtschelding
334
435
781
1.550
Aantal beroepen kwijtschelding
23
13
33
69 100%
Procentuele verdeling
22%
28%
50%
Aantal aanmaningen
1.925
1.557
4.907
8.389
Procentuele verdeling
23%
19%
58%
100%
Dwangbevelen Aantal dwangbevelen
951
701
2.845
4.497
Procentuele verdeling
21%
16%
63%
100%
BEGROTE KOSTEN Om de hiervoor geschetste werklast uit te voeren maakt GBKZ kosten. De begrote kosten van GBKZ voor 2024 staan weergegeven in de onderstaande tabel. Post Personele lasten
Begroting 2024 € 1.568.088
Procentueel 57%
Uitbesteding
€ 144.705
5%
Materiële lasten
€ 361.610
13%
Kapitaallasten
€ 34.187
1%
(Doorbelaste) overheadkosten
€ 635.050
23%
Totaal begrote kosten
€ 2.743.640
100%
Opbrengsten vervolgingskosten (o.a. dwangbevelen)
-€ 247.119
Saldo kosten
€ 2.496.521
De onderstaande tabel laat per gemeente de bijdrage in de kosten van GBKZ zien. Gemeente
Bijdrage in de kosten
Procentueel aandeel in kosten GBKZ
Zandvoort
€ 1.030.165
38%
Bloemendaal
€ 803.564
29%
Heemstede
€ 909.911
33%
€ 2.743.640
100%
Totaal
10 Dit betreft de optelling van de woningen en de niet-woningen. ToekomstGBKZvdef
11
TOEKOMST GBKZ
De tabel laat zien dat Zandvoort 38% van de kosten van GBKZ betaalt, gevolgd door Heemstede met 33% en Bloemendaal met 29%. De kostenverdeelsleutel van GBKZ is als volgt opgebouwd: 1. Eerst worden de kosten toegerekend aan de drie hoofdprocessen: WOZ, Heffen en Invorderen. 2. Vervolgens worden de kosten per hoofdproces als volgt verdeeld: 11 a. WOZ: het totaal aantal verstuurde WOZ beschikkingen per kalenderjaar (oftewel het aantal objecten van elke gemeente). b. Heffen: het totaal aantal opgelegde aanslagregels per kalenderjaar. De aanslagregels van de verschillende belastingsoorten tellen hierbij even zwaar mee. Er wordt dus geen onderscheid gemaakt tussen de arbeidsintensiteit van de verschillende aanslagregels. c.
Invorderen: het totaal aantal verstuurde aanslagbiljetten per kalenderjaar.
ANALYSE AANDEEL ZANDVOORT IN GBKZ De voorgaande tabel laat zien dat Zandvoort het grootste aandeel in de kosten heeft, namelijk 38%. Zandvoort levert de grootste bijdrage aan de kosten van GBKZ, omdat deze gemeente relatief veel werklast inbrengt. Met name vallen de relatief hoge percentages van Zandvoort voor aanslagbiljetten, bezwaren, aanmaningen en dwangbevelen op. Zie de volgende -samenvattende- tabel. Procentueel aandeel Begrote kosten GBKZ
Bloemendaal Heemstede Zandvoort 29% 33% 38%
Objecten
30%
38%
32%
Inwoners
35%
40%
25%
Aanslagbiljetten
22%
22%
56%
Aanslagregels
30%
28%
42%
Bezwaren
23%
19%
59%
Kwijtschelding (aanvragen + beroepen)
22%
28%
50%
Aanmaningen
23%
19%
58%
Dwangbevelen
21%
16%
63%
Het relatief hoge aandeel van Zandvoort in het aantal aanslagbiljetten en bezwaren wordt onder meer veroorzaakt door de naheffingsaanslagen parkeerbelasting, zie de onderstaande tabel. Procentueel aandeel Bloemendaal Heemstede Zandvoort Totaal Parkeerbelastingen 15% 6% 79% 100% Bezwaren parkeren
15%
3%
82%
100%
Tot slot merken we op dat Zandvoort een relatief groot aantal aanslagen toeristenbelasting heeft; zie de onderstaande tabel. Het gaat hierbij om een relatief arbeidsintensieve belastingsoort. Procentueel aandeel Bloemendaal Heemstede Zandvoort Totaal Totaal aantal Toeristenbelasting 5% 0% 95% 100% 1.167
FORMATIE GBKZ: VARIANT 1 EN IMPACT VARIANT 2 We gaan nu in op de formatie van GBKZ en de impact op de omvang van de (achterblijvende) formatie bij variant 2, waarbij Zandvoort uittreedt uit GBKZ. Op voorhand verwachten wij dat bij variant 2 de formatie grosso modo evenredig af gaat nemen met het aandeel van Zandvoort in de begrote
11 Zie ook artikel 9.1, 9.2 en 9.3 van de gemeenschappelijke regeling van GBKZ. ToekomstGBKZvdef
12
TOEKOMST GBKZ
kosten, namelijk met 38%. Anders geformuleerd verwachten wij geen schaalnadelen bij uittreding van Zandvoort. In vergelijking met de andere twee gemeenten zien we namelijk het volgende: •
Zandvoort brengt relatief veel specialistisch en arbeidsintensief werk met zich mee qua toeristenbelasting, parkeerbelastingen (en daarmee samenhangende bezwaren), kwijtscheldingen, aanmaningen en dwangbevelen. Zie de voorgaande analyse. Een aantal van deze werkzaamheden, zoals buitenlands parkeren, kwijtschelding en de deurwaarder, worden op dit moment uitbesteed (en zitten dus niet in de formatie). Bij uittreden van Zandvoort kunnen deze uitbestedingscontracten opgezegd worden of qua omvang gereduceerd.
•
Bloemendaal en Heemstede werken ook nog op diverse andere taakgebieden samen, zoals ICT en de BAG/BGT. Dat vereenvoudigt de samenwerking in GBKZ verband voor beide gemeenten.
•
Voor Zandvoort moet samengewerkt worden met diverse onderdelen van de Haarlemse organisatie. Het gaat dan bijvoorbeeld om de werkzaamheden in het kader van de planning en controlcyclus. Dat is relatief arbeidsintensief in vergelijking met de (op diverse taakgebieden samenwerkende) organisaties van Bloemendaal en Heemstede.
Gezien de bovenstaande argumenten is het zelfs denkbaar dat -na uittreding van Zandvoort- de kosten van GBKZ met meer dan 38% afnemen. In hoeverre dit het geval is zou verdiepend onderzoek moeten uitwijzen. De onderstaande tabel laat de formatie van GBKZ zien in de huidige situatie (variant 1) en de situatie dat op elk onderdeel een reductie van 38% wordt toegepast (variant 2). We merken hierbij op dat bij een eventuele principekeuze voor variant 2 nog wel per taak geanalyseerd zal moeten worden in hoeverre een reductie met 38% van toepassing is. We noemen hiervoor de volgende argumenten: • GBKZ huurt voor specifieke taken medewerkers in.12 • Bij onderstaande berekening wordt geen rekening gehouden met het beginsel dat de bezetting van bepaalde functies (zoals applicatiebeheer) niet of zeer beperkt afhankelijk is van de hoeveelheid werkzaamheden. • De berekening is per taakveld en niet per functie (senior medewerker versus junior medewerker). De onderstaande tabel bevat dus een indicatie van de formatieomvang van variant 2.
Taken WOZ (incl. Bezwaar & Beroep)
Aantal fte Aantal fte GBKZ minus 38% (Variant 1) (Variant 2) 5,92 3,70
Heffen (incl. gegevensbeheer)
5,17
3,23
Innen
2,39
1,49
Kwijtschelding
0
0
Beleid/ P&C cyclus/ verordeningen opstellen
2,34
1,46
(Functioneel) applicatiebeheer
0,83
0,52
Management
0,67
0,42
Eigen staf en ondersteuning afd. belastingen (incl. secretariaat)
0,67
0,42
Front office/ KCC
0
0
Overige medewerkers GBKZ
0,16
0,10
Totaal formatie
18,15
11,34
De tabel laat zien dat bij verschillende taken (extra) kwetsbaarheid ontstaat. Bij een eventuele keuze voor variant 2 zullen -om éénpitterfuncties te vermijden- voor deze toenemende kwetsbaarheid oplossingen gevonden moeten worden. Bij de aanbevelingen gaan we daar nader op in.
12 Zandvoort heeft bijvoorbeeld van 2022 op 2023 het aantal aanslagen parkeerbelasting verhoogt van 4.333 aanslagregels naar 43.342 aanslagregels. Deze substantiële uitbreiding in werklast is niet alleen opgelost door (extra) formatie aan te nemen, maar ook door (extra) in te huren. ToekomstGBKZvdef
13
TOEKOMST GBKZ
3
VERGELIJKING VARIANTEN OP KWALITEITSCRITERIA
Een samenvattend totaaloverzicht van de scores van de varianten op de verschillende afwegingscriteria is te vinden in paragraaf 6.1. De komende drie hoofdstukken bevatten de argumentatie van de scores. Anders gezegd bevatten de komende drie hoofdstukken de redenering hoe wij tot een bepaalde score van een variant op een afwegingscriterium zijn gekomen. Aan het begin van elke paragraaf laten we steeds de scores van de varianten op het betreffende afwegingscriterium zien. In dit hoofdstuk vergelijken wij de varianten op de afwegingscriteria die betrekking hebben op kwaliteit.
1. KWALITEIT DIENSTVERLENING
Nr.
Afwegingscriterium
1
Kwaliteit dienstverlening
Subcriterium
1a. Fysiek/ telefonisch
Wegingsfactor
2. GBKZ excl. Zandvoort > score B+H
3. Bollenstreek
4. Cocensus
5. BSGR
0
-
-
-
0
+
+
++
Zeer belangrijk
1b. Digitaal
De kwaliteit van de dienstverlening en de daarbij behorende klanttevredenheid betreft de mogelijkheden voor belastingbetalers (klanten) om in contact te komen met de belastingorganisatie. We vergelijken bij dit criterium de varianten specifiek op de volgende twee subcriteria: a. De openingstijden voor telefonisch en fysiek contact. b. De mogelijkheden van digitale dienstverlening c.q. de website.
1a. Openingstijden voor telefonisch en fysiek contact Hoewel steeds meer contacten met belastingplichtigen digitaal plaats vinden is de niet-digitale bereikbaarheid van uitvoeringsorganisatie nog steeds belangrijk. Uit onderzoek van de websites van de verschillende belastingorganisaties is gebleken dat alle organisaties telefonisch bereikbaar zijn in de ochtenduren. Belastingen Bollenstreek is daarnaast ook in de middag telefonisch bereikbaar. Onze ervaring is dat, met uitzondering van de piektijden na de aanslagoplegging in februari, een telefonische bereikbaarheid gedurende de ochtend voldoende is. Op de website van GBKZ is vermeld dat ook fysiek bezoek, zonder afspraak vooraf, mogelijk is op de locatie Bloemendaal. Op de website van BSGR is vermeld dat fysiek bezoek mogelijk is op afspraak. Bij Cocensus kunnen belastingplichtigen op kantoor in Heemskerk langskomen; dat gebeurt doorgaans wel op afspraak. Bij Belastingen Bollenstreek lijkt fysiek bezoek niet mogelijk te zijn. Op de website van Belastingen Bollenstreek is overigens wel vermeld dat het mogelijk is om bij de gemeentehuizen van de deelnemende gemeenten formulieren op te halen.
ToekomstGBKZvdef
14
TOEKOMST GBKZ
Bij de genoemde openingstijden is een tweetal opmerkingen te maken: •
De genoemde tijden geven geen inzicht in de daadwerkelijke bereikbaarheid, over wachttijden of over hoe klantvriendelijk bellers worden geholpen.
•
Ruime mogelijkheden voor contact betekent ook dat medewerkers beschikbaar moeten zijn voor afhandeling van deze contacten. Dit betekent dat medewerkers vrij gemaakt moeten worden om beschikbaar te zijn of dat medewerkers hun werkzaamheden moeten onderbreken voor afhandeling van de contacten. Dit kan contraproductief werken.
1b. Mogelijkheden van digitale dienstverlening c.q. de website Digitale dienstverlening is van groot belang voor een organisatie: als informatie en/of formulieren digitaal beschikbaar zijn zorgt dat voor vermindering van de hoeveelheid telefonische en fysieke contacten. Daarnaast kan een digitale belastingbalie de werkprocessen ondersteunen: aanvragen worden direct gearchiveerd, bezwaarschriften kunnen direct ingeboekt worden of machtigingen voor automatische incasso worden direct verwerkt. Voor dit onderzoek hebben wij -voor zover mogelijk- de websites van de verschillende organisaties onderzocht naar de mogelijkheden van digitale dienstverlening. Dit onderzoek is beperkt omdat voor een volledig inzicht in de mogelijkheden het noodzakelijk is om als belastingplichtige in te loggen met DigiD. Uit het onderzoek is gebleken dat de digitale dienstverlening van GBKZ op dit moment beperkt is. Het is wel mogelijk om taxatieverslagen op te vragen of om bezwaar in te dienen. Andere dienstverlening, zoals het inzien van aanslagbiljetten en financiële gegevens, het aanvragen van kwijtschelding of het betalen van een aanslag is niet mogelijk. Ook is het alleen voor burgers mogelijk in te loggen voor digitale dienstverlening, bedrijven kunnen niet inloggen. Tijdens een gesprek met medewerkers van GBKZ is wel aangegeven dat de digitale dienstverlening in de nabije toekomst verbeterd wordt.
Onderzoek van de websites van de overige belastingorganisaties tonen aan dat bij deze organisaties ook bedrijven kunnen inloggen. Daarnaast blijkt dat de mogelijkheden ruimer zijn. Ontwikkelingen bij GBKZ Wat betreft de ontwikkeling van digitale dienstverlening merken we op dat GBKZ werkt met een roadmap van de applicatieleverancier Pink. Bij het afwegingscriterium Toekomstbestendigheid (subcriterium ‘Innovatie’) gaan we daar dieper op in. Het is overigens onze verwachting dat ook bij de andere belastingorganisaties gewerkt wordt aan verdere verbetering van de (digitale) dienstverlening.
2. KWALITEIT PROCESSEN
Nr. Afwegingscriterium
Subcriterium
Wegingsfactor
Oordeel Waarderingskamer
2
Kwaliteit processen
Samenwerking met andere afdelingen van Bloemendaal en Heemstede: score B+H Samenwerking met andere afdelingen van Haarlem: score Z
Zeer belangrijk
2. GBKZ excl. Zandvoort > score B+H
3. Bollenstreek
4. Cocensus
5. BSGR
0
0
0
0
+
--
--
--
Nvt
0
+
0
ToekomstGBKZvdef
15
TOEKOMST GBKZ
De kwaliteit van de processen heeft een nadrukkelijke relatie met de kwaliteit van de uitvoering. Bij dit criterium vergelijken we de varianten op de volgende twee subcriteria: a. Het oordeel van de Waarderingskamer. Dit oordeel is openbaar (raadpleegbaar via de website van de Waarderingskamer) en geeft inzicht in de kwaliteit van de WOZ processen en het gegevensbeheer. Het gaat dan specifiek om de kwaliteit van het gegevensbeheer van de belastingsoorten die elk jaar -samen met de OZB- via hetzelfde aanslagbiljet worden opgelegd: rioolrecht, afvalstoffenheffing en eventueel hondenbelasting. Het oordeel van de Waarderingskamer geeft geen inzicht in de kwaliteit van het gegevensbeheer van de overige belastingsoorten, zoals parkeerbelasting, leges en precariobelasting. Verder merken we op dat er geen openbare informatie beschikbaar is over de kwaliteit van de processen van heffen en invorderen. b. De samenwerkingsrelaties met andere afdelingen van de betrokken organisaties (Bloemendaal/Heemstede en Haarlem).
2a. Oordeel Waarderingskamer Om de kwaliteit van de belastingorganisaties te beoordelen hebben wij gebruik gemaakt van de informatie die de Waarderingskamer openbaar maakt. De Waarderingskamer beoordeelt jaarlijks, vooral op basis van een schriftelijke vragenlijst, de kwaliteit van de processen (dus niet de kwaliteit van de gegevens). Het oordeel van de Waarderingskamer wordt weergegeven in het aantal sterren. Uit onderzoek van de gegevens blijkt dat zowel GBKZ Gemeentebelastingen Bollenstreek, Cocensus en BSGR in 2024 een beoordeling hebben van 4 sterren.13 Vier sterren houdt het volgende in: Dit algemeen oordeel is van toepassing op een gemeente die WOZ-taxaties van goede kwaliteit levert en daarnaast op alle onderdelen van het WOZ-werkproces voldoet aan de gestelde kwaliteitseisen. De gemeente heeft ook voldoende maatregelen getroffen voor adequate aansturing en kwaliteitsbeheersing van de werkzaamheden. Naast de jaarlijkse beoordeling van de vragenlijsten bezoekt de Waarderingskamer jaarlijks een aantal belastingorganisaties en voert dan ter plaatse een uitgebreide controle uit. Van deze controles wordt een verslag opgesteld. Ook deze rapportages zijn openbaar en voor deze rapportage beoordeeld en meegewogen. De laatste controle ter plaatse voor de organisaties waren: GBKZ: 2022, Belastingen Bollenstreek: 2022, Cocensus: 2021 en BSGR: 2020.
Uit de onderzoekrapportages blijkt dat zowel bij GBKZ als bij Belastingen Bollenstreek de processen nagenoeg allemaal goed worden uitgevoerd. Op hoofdlijnen zijn de in de rapporten van de Waarderingskamer genoemde aandachtspunten: •
In de rapportage van GBKZ is te lezen dat de aansluiting met het Nationaal Handelsregister op onderdelen moet worden verbeterd.
•
Bij Belastingen Bollenstreek moet de waardering van niet-woningen op onderdelen worden verbeterd.
•
In de rapportage over BSGR blijkt dat de kwaliteit van de processen goed is.
•
In de rapportage van Cocensus zijn enkele kritische aantekeningen te lezen. Het rapport dateert echter uit 2021 toen Cocensus nog 3 sterren kreeg van de Waarderingskamer. Omdat Cocensus inmiddels 4 sterren heeft, gaan wij er vanuit dat de organisatie de kritiekpunten heeft verbeterd.
Op grond van het oordeel van de Waarderingskamer is geen van de varianten te prefereren boven een andere variant op het afwegingscriterium ‘kwaliteit van processen’. 13
In de regel worden alle gemeenten binnen een belastingsamenwerking op dezelfde wijze beoordeeld.
ToekomstGBKZvdef
16
TOEKOMST GBKZ
GBKZ heeft overigens uitzicht heeft op de (maximale) vijfde ster van de Waarderingskamer.14 Hierbij merken we op dat mogelijk ook BSGR uitzicht heeft op een vijfde ster; hiervan is geen openbare informatie beschikbaar. Bollenstreek en Cocensus zijn recent overgegaan van drie naar vier sterren; het duurt altijd enige jaren voordat een belastingorganisatie naar een vijfde ster kan overgaan. Er is ook geen openbare informatie beschikbaar over de uitvoering van de processen heffing, invordering en/of kwijtschelding. Op grond van onze ervaringen durven wij echter te stellen dat de kwaliteit van de uitvoering van de WOZ-processen c.q. het oordeel van de Waarderingskamer, ook een goede indicatie is van de uitvoering van de processen heffing, invordering en/of kwijtschelding.
2b. Samenwerkingsrelatie met andere afdelingen De afstemming met de overige basisregistraties waarvan de gemeenten bronhouder zijn, is van groot belang. Een goede afstemming met de BRP, de BAG en de BGT zorgt namelijk voor betere WOZ- en belastinggegevens en daarmee voor een hogere kwaliteit van de producten van de belastingorganisatie. Naast afstemming met de overige basisregistraties zijn ook goede relaties met andere afdelingen -zoals bijvoorbeeld Planning & Control, Juridische Zaken en/of Griffie- belangrijk. In vergelijking met variant 1 scoort variant 2 beter op dit criterium. De gemeenten Bloemendaal en Heemstede werken niet alleen op het gebied van de WOZ en belastingen samen, maar ook op andere gebieden. Bij een uittreding van de gemeente Zandvoort betekent dit dat geen aparte afspraken gemaakt hoeven te worden met de gemeente Haarlem waarmee verder niet wordt samengewerkt. De organisatie wordt daarnaast compacter waardoor (in)formele contacten ook makkelijker tot stand komen. Zeker in geval van calamiteiten of een crisissituatie is de fysieke, persoonlijke en organisatorische nabijheid een pluspunt. In het onderzoek genoemde voorbeelden van de (voordelen van de) nabijheid en benaderbaarheid van GBKZ met de drie gemeentelijke organisaties staan hierna weergegeven. • •
Kort schakelen op dossiers waarbij burgers bestuurders benaderen. Deelnemen aan werkgroepen bij invoering/wijziging en harmonisatie van belastingverordeningen, reclamebelasting, toeristenbelasting, vermakelijkhedenretributie en BIZ (op het gebied van juridische juistheid en uitvoering).
•
Adviseren en voorbereiden met de afdeling Beleid (op uitvoerbaarheid) inzake een nieuwe verordening BIZ voor Heemstede in 2023 en Zandvoort en Bloemendaal in 2024.
• •
Corona periode: snelle actie richting (horeca)ondernemers om terrassen te verruimen in relatie tot heffingen. Bloemendaal: (1) Grafrechten: vertrek interne medewerker en overgang van een deel van haar werkzaamheden naar GBKZ. (2) Afvalstoffenheffing/ rioolrecht: samenwerking GBKZ met Financiën inzake bezwaren die betrekking hadden op de onderbouwing van de begroting. (3) Afstemming aanslagoplegging/ waarderen Oldenhove15.
•
Heemstede: (1) Parkeren: frequente advisering vanuit GBKZ over -onder meer- reparatie/terugbetaling.
•
Zandvoort: (1) Parkeerbeleid: regelmatig overleg en terugkoppeling vanuit GBKZ over de burgers/bezwaren. (2) Toeristenbelasting: onderzoek door Legitiem, wat mede geleid heeft tot het afschaffen van het forfait.
14 In een email van 5 juni 2024 geeft het hoofd Toezicht van de Waarderingskamer het volgende aan: “Om tot 5 sterren te komen dient een volgend onderzoek naar de kwaliteit van de WOZ-processen als resultaat een “goed” te hebben. Om dat oordeel goed te halen moeten: (1) een optimalisatieslag voor de onderdelen objectkenmerken, (2) de synchroniciteit van de LV WOZ en (3) de afstemming met het Handelsregister verbeterd zijn. Daarnaast moet (4) er geen sprake zijn van achterstanden bij het verzenden van de beschikkingen en de bezwaarafhandeling.” De status van deze vier punten is: (1) gereed, (2) loopt, (3) wordt op dit moment door Pink aangesloten en de betrokken medewerkers krijgen een korte training en (4) er is geen sprake van achterstanden. 15 Oldenhove betreft een voormalig verzorgingshuis wat door de gemeente gehuurd wordt voor statushouders en mensen die dringend tijdelijke woonruimte zoeken. ToekomstGBKZvdef
17
TOEKOMST GBKZ
In vergelijking met variant 1 en 2 scoren de varianten 3, 4 en 5 negatief op dit criterium. Door uitbesteding van de WOZ-werkzaamheden wordt het objectenbeheer lastiger, omdat meer afstemming tussen de gemeente en een verre externe organisatie opgezet en onderhouden moet worden. Ook het snel schakelen op de hiervoor genoemde voorbeelden is lastiger, omdat de afstand groter is. Onze ervaring is dat het overbruggen van deze afstand ingewikkeld(er) is omdat de betrokken organisaties meestal verschillende werkprocessen en systemen hebben.
3. GOVERNANCE/ BESTUURLIJK-JURIDISCH/ UITVOERINGSBELEID
Nr.
Afwegingscriterium
Subcriterium
Wegingsfactor
Mate van grip op het functioneren van de organisatie (zeggenschap in de rol als eigenaar)
3
Governance/ bestuurlijk-juridisch/ uitvoeringsbeleid
Mate van grip op het uitvoeringsbeleid Voor B+H: mate van voldoen aan uitgangspunt verbonden partijen > zo licht mogelijke samenwerkingsvorm, passend bij takenpakket (voor Zandvoort nvt)
2. GBKZ excl. Zandvoort > score B+H
3. Bollenstreek
4. Cocensus
5. BSGR
+
-
--
--
+
-
--
--
0
0
--
--
Belangrijk
Voor dit afwegingscriterium vergelijken wij de varianten op de volgende subcriteria: a. De mate van grip op het functioneren van de organisatie (zeggenschap). b. De mate van grip op het uitvoeringsbeleid. Veel belastingsamenwerkingen stellen als randvoorwaarde dat onderdelen van het uitvoeringsbeleid geharmoniseerd worden. Het gaat dan bijvoorbeeld om het harmoniseren van de betaaltermijnen. 16 c.
Voor Bloemendaal en Heemstede: de mate waarin een variant voldoet aan de uitgangspunten voor verbonden partijen, specifiek het uitgangspunt ‘Bij het aangaan van een samenwerking met een gemeenschappelijke regeling geeft de gemeente de voorkeur aan een zo licht mogelijke samenwerkingsvorm, passend bij de over te dragen taken en bevoegdheden’.
Zeggenschap Bij variant 2 blijft Bloemendaal de centrumgemeente. De bestuurlijke grip neemt toe omdat de samenwerking in GBKZ verband met twee deelnemers (in plaats van drie) is. Bij Belastingen Bollenstreek neemt de invloed af, omdat Noordwijk centrumgemeente is en zes gemeenten deelnemen in deze samenwerking. De invloed neemt nog verder af bij Cocensus (veertien deelnemers) en BSGR (twaalf deelnemers). Weliswaar worden de drie GBKZ gemeenten mede-eigenaar van Cocensus en BSGR vanwege het lidmaatschap van het Algemeen Bestuur (AB), tegelijkertijd moet deze invloed bij beide belastingkantoren wel met veel meer deelnemers gedeeld worden. Aan de andere kant constateren we dat bij deze twee belastingorganisaties de mate van ontzorging van een deelnemende gemeente wel groter is, omdat de verantwoordelijkheid voor het goed functioneren van deze organisaties gedeeld wordt met meer deelnemers dan bij GBKZ en Belastingen Bollenstreek het geval is. 16 Het bepalen van de belastingtarieven is overigens een bevoegdheid die te allen tijde bij de gemeente belegd zullen blijven. ToekomstGBKZvdef
18
TOEKOMST GBKZ
Uitvoeringsbeleid Voor ‘grip op het uitvoeringsbeleid’ geldt een vergelijkbare redenering als bij zeggenschap: •
Omdat bij variant 2 slechts twee gemeenten deelnemen, is de grip op het uitvoeringsbeleid bij deze variant het grootst.
•
Bij variant 3 vermindert de grip op het uitvoeringsbeleid, omdat dit afgestemd moet worden met vijf andere gemeenten.
•
Bij Cocensus (14 deelnemers) en BSGR (12 deelnemers) bestaat het minste grip op het uitvoeringsbeleid, gezien het grote aantal deelnemers in beide belastingkantoren. Voor BSGR speelt daar bovendien nog mee dat harmonisatie met het uitvoeringsbeleid van het waterschap noodzakelijk is om een gecombineerd aanslagbiljet voor alle lokale belastingen mogelijk te maken.
Zo licht mogelijke samenwerkingsvorm Bloemendaal en Heemstede hebben in de nota verbonden partijen als uitgangspunt staan dat een zo licht mogelijke samenwerkingsvorm, passend bij de over te dragen taken en bevoegdheden, de voorkeur heeft. Voor Zandvoort is dit subcriterium niet van toepassing. De varianten scoren op dit subcriterium als volgt: •
Variant 2 (centrumgemeente constructie) en variant 3 (regeling zonder meer) scoren neutraal, omdat het in beide gevallen gaat om een lichte juridische samenwerkingsvorm.
•
Variant 4 en 5 scoren zeer negatief (dubbele min) op dit subcriterium. Bij zowel Cocensus als BSGR is er sprake van de meest zware juridische samenwerkingsvorm, namelijk een openbaar lichaam.
4. ICT/ BELASTINGPAKKET
Nr. Afwegingscriterium
Wegingsfactor
4
Minder belangrijk
ICT/ belastingpakket
2. GBKZ excl. Zandvoort 3. Bollenstreek 4. Cocensus 5. BSGR > score B+H 0
-
--
--
Dit criterium gaat in op de belastingpakketten die in gebruik zijn bij de verschillende varianten en een inschatting van de complexiteit van de (eventuele) overgang/conversie. Een belastingpakket is uiteraard van groot belang bij de dagelijkse werkzaamheden. Een moderne belastingapplicatie die is ontwikkeld voor de huidige belastingwetgeving en belastingprocedures en die efficiënt kan omgaan met de huidige datastromen en integratie kan een significant voordeel bieden boven een oudere applicatie die nog ontwikkeld is vanuit een verouderde systematiek (maar met aanpassingen geschikt is gemaakt voor de huidige systematiek). GBKZ maakt gebruik van de applicatie Civision van Pink Roccade voor de heffing en invordering van de belastingen. Daarnaast is 4WOZ van XXLNC in gebruik als applicatie voor de waardebepaling van de onroerende zaken. Ook Belastingen Bollenstreek maakt gebruik van Civision van Pink Roccade. Dat maakt een eventuele overgang naar Belastingen Bollenstreek eenvoudiger. De conversie is relatief eenvoudig en de medewerkers hoeven niet opgeleid te worden voor het gebruik van de applicatie. De applicatie van Pink Roccade is een reeds jaren bestaande applicatie. In de markt wordt deze applicatie als verouderd beschouwd. De applicatie is niet innovatief en wordt niet doorontwikkeld naar de huidige eisen.
Ook het ontsluiten van de gegevens, bijvoorbeeld naar een digitale belastingapplicatie, is minder eenvoudig dan bij modernere applicaties van GouwIT en Centric.
ToekomstGBKZvdef
19
TOEKOMST GBKZ
Cocensus maakt gebruik van de applicatie van GouwIT. BSGR maakt gebruik van de applicatie van Centric. Bij overgang naar Cocensus of BSGR is dan ook een volledige conversie van de belastingen WOZ-gegevens noodzakelijk. Ook moeten de medewerkers opgeleid worden in het gebruik van de applicatie. Een volledige conversie leidt tot een risico: gegevens moeten volledig en juist worden geïntegreerd in een andere applicatie. Daarnaast moeten bestaande werkprocessen en waarderingsmodellen worden gewijzigd. De applicatie van GouwIT is relatief nieuw. Bij de doorontwikkeling van eerdere versies van de applicatie is voldoende rekening gehouden met nieuwe ontwikkelingen. Ook de applicatie van Centric is relatief nieuw, maar minder innovatief dan de applicatie van GouwIT. Bij uitbesteding naar één van drie belastingorganisaties (variant 3 tot en met 5) moeten nieuwe koppelingen worden gerealiseerd met de basisregistraties BAG, BGT en het GBA.
ToekomstGBKZvdef
20
TOEKOMST GBKZ
4
VERGELIJKING VARIANTEN OP FINANCIËLE CRITERIA
In dit hoofdstuk vergelijken wij de varianten op de criteria met een financieel karakter: de structurele kosten, de incidentele/aanloopkosten en de desintegratiekosten.
5. STRUCTURELE KOSTEN
Nr. Afwegingscriterium Wegingsfactor
5
Kosten: structureel
Zeer belangrijk
2. GBKZ excl. Zandvoort 3. Bollenstreek 4. Cocensus 5. BSGR > score B+H 0
+
++
++
Ten aanzien van de kosten is het van belang om onderscheid te maken tussen structurele en incidentele kosten. Bij de structurele kosten gaat het om de structurele financiële kostenvoordelen of juist -nadelen. In deze opdracht vragen we geen offerte op bij Belastingen Bollenstreek, Cocensus en BSGR, omdat we alleen gebruik maken van openbare data. Om toch zicht te krijgen op de verschillen in structurele kosten voor de te onderzoeken varianten vergelijken we daarom -op basis van begrotingscijfers 2024 van deze drie organisaties- de kosten per object en per inwoner van de in deze belastingsamenwerkingen deelnemende gemeenten. 17 Door de begrote kosten per object en per inwoner met elkaar te vergelijken, ontstaat enige mate van inzicht in hoe duur de varianten ten opzichte van elkaar zijn. Definitieve conclusies kunnen overigens niet getrokken worden uit deze vergelijking. Specifieke omstandigheden kunnen de kosten per object en per inwoner namelijk relatief duur maken voor uitvoering van de belastingtaken. Wat een vergelijking op kosten per object en per inwoner kan opleveren is zogenaamde verwonderpunten ten opzichte van andere gemeenten/varianten. Door verdiepend onderzoek kan nader inzicht worden verkregen in oorzaken van verschillen. Voorbeelden hiervan zijn: •
•
Een gemeente met relatief veel unieke objecten -bijvoorbeeld vanwege een oude binnenstad, lintbebouwing, relatief veel villa’s of zogenaamde niet-woningen18- heeft hogere kosten voor WOZ taxatie in vergelijking met een gemeente met veel vergelijkbare woningen (bijvoorbeeld Vinex woonwijken). Bij belastingsoorten wordt vaak onderscheid gemaakt tussen belastingsoorten die worden geheven via het combikohier (ozb, rioolrecht, afvalstoffenheffing en eventueel hondenbelasting) en de overige belastingsoorten (‘specials’). Deze specials zorgen vaak voor extra werklast en daardoor extra kosten ten opzichte van de belastingsoorten op het combikohier. Bij de drie GBKZ
17 Hiervoor hebben we gebruik gemaakt van de begrotingen 2024. We nemen alleen de totale lasten mee in de vergelijking (de invorderingsopbrengsten laten we dus buiten beschouwing). 18 Niet-woningen zijn panden die niet of slechts voor een deel voor woondoeleinden worden gebruikt. Denk aan kantoren, winkels en bedrijfspanden, maar ook aan industrie, energiecentrales, agrarische objecten, ziekenhuizen, scholen en hotels. Het taxeren van niet-woningen lijkt op het taxeren van woningen. Wel is hierbij vaak andere marktinformatie nodig dan alleen de verkoopprijzen.
ToekomstGBKZvdef
21
TOEKOMST GBKZ
•
•
•
gemeenten valt -zoals hiervoor aangegeven- als ‘special’ met name het hoge aandeel van Zandvoort in de parkeer- en toeristenbelasting op. Sommige gemeenten werken met Diftar 19 voor de afvalstoffenheffing. Afhankelijk van de inrichting van het Diftar systeem kan dit leiden tot een sterke toename van het aantal aanslagbiljetten en daarmee van de werklast en de kosten van de belastingorganisatie. De drie GBKZ gemeenten werken overigens niet met Diftar. Er zitten verschillen tussen belastingorganisaties wat betreft de overheadkosten. Met name als een belastingorganisatie onderdeel is van een gemeente worden in diverse gevallen relatief hoge overheadkosten in rekening gebracht, waar de belastingorganisatie niet of maar zeer beperkt invloed op heeft. Andere factoren hebben te maken met de samenstelling van de bevolking: het percentage mondige, activistische burgers/belanghebbenden, de leeftijd van de inwoners, het gemiddelde inkomen en de sociale structuur.
Een (nieuwe) structurele kostenpost om bij overdracht van belastingtaken rekening mee te houden zijn de kosten van een regiefunctionaris.20 Deze kosten komen bovenop de jaarlijkse financiële bijdrage aan het belastingkantoor. We werken de vergelijking van de varianten nu nader uit.
Variant 1/ variant 2. GBKZ De nu volgende tabel geeft inzicht in de kosten per object en per inwoner van de gemeenten die deelnemen in GBKZ. Gemeente
aantal objecten
aantal inwoners
kosten totaal
totale kosten per object
totale kosten per inwoner
Zandvoort
12.148
17.168
€ 1.030.165
€ 85
€ 60
Bloemendaal
11.334
23.478
€ 803.564
€ 71
€ 34
Heemstede
14.234
27.545
€ 909.911
€ 64
€ 33
Totaal/ gemiddeld
37.716
68.191
€ 2.743.640
€ 73
€ 40
Variant 3. Belastingen Bollenstreek De onderstaande tabel geeft inzicht in de kosten per object en per inwoner van de gemeenten die deelnemen in Belastingen Bollenstreek. Gemeente
aantal objecten
aantal inwoners
kosten totaal
totale kosten per object
totale kosten per inwoner
Lisse
12.593
22.982
€ 536.663
€ 43
€ 23
Noordwijk
27.245
44.062
€ 1.039.881
€ 38
€ 24
Teylingen
19.306
37.791
€ 595.304
€ 31
€ 16
Totaal/ gemiddeld
59.144
104.835
€ 2.171.848
€ 37
€ 21
19 Diftar is een systeem voor de inzameling van afval waarbij per huishouden of rechtspersoon geregistreerd wordt hoeveel en wat voor soort afval wordt aangeboden: hoe meer restafval en ander slecht herbruikbaar afval een burger aanbiedt, hoe hoger de afvalstoffenheffing zal zijn. Zie: https://nl.wikipedia.org/wiki/Diftar. 20 De regiefunctionaris is verantwoordelijk voor de coördinatie van de planning en control cyclus van alle belastingtaken die door de externe partij worden uitgevoerd. Tevens vervult de regiefunctionaris de adviserende en ondersteunende rol voor de andere afdelingen binnen de gemeente, om hen in staat te stellen de werkzaamheden uit te voeren die gerelateerd zijn aan de externe uitvoering van de belastingtaken. Daarnaast worden bij deze functionaris vaak de werkzaamheden rondom het belastingbeleid en de verordeningen belegd, in samenwerking met het belastingkantoor en de regiefunctionarissen van de andere deelnemers.
ToekomstGBKZvdef
22
TOEKOMST GBKZ
Variant 4. Cocensus De nu volgende tabel geeft inzicht in de kosten per object en per inwoner van de gemeenten die deelnemen in Cocensus. Gemeente
aantal objecten
aantal inwoners
kosten totaal
totale kosten per object
totale kosten per inwoner
Haarlemmerneer
79.764
157.789
€ 4.131.000
€ 52
€ 26
Oostzaan
4.748
9.689
€ 230.000
€ 48
€ 24
Wormerland
8.450
16.333
€ 370.000
€ 44
€ 23
Bergen
19.243
29.715
€ 838.000
€ 44
€ 28
Uitgeest
6.513
13.632
€ 275.000
€ 42
€ 20
Beverwijk
23.623
41.863
€ 849.000
€ 36
€ 20
Haarlem
89.690
162.543
€ 3.204.000
€ 36
€ 20
Castricum
18.919
36.086
€ 626.000
€ 33
€ 17
Hillegom
11.593
22.197
€ 377.000
€ 33
€ 17
Dijk en Waard
42.920
86.722
€ 1.378.000
€ 32
€ 16
Alkmaar
61.747
109.896
€ 1.845.000
€ 30
€ 17
Heiloo
12.996
24.144
€ 386.000
€ 30
€ 16
Den Helder
34.315
56.582
€ 986.000
€ 29
€ 17
Totaal/gemiddeld
414.521
767.191
€ 15.495.000
€ 37
€ 20
Variant 5. BSGR De volgende tabel geeft inzicht in de kosten per object en per inwoner van de gemeenten die deelnemen in BSGR. Gemeente
aantal objecten
aantal inwoners
kosten totaal
Totale kosten per object
totale kosten per inwoner
Gouda
38.425
73.681
€ 1.622.307
€ 42
€ 22
Bodegraven-Reeuwijk
18.584
35.278
€ 736.125
€ 40
€ 21
Zoeterwoude
5.183
8.843
€ 197.920
€ 38
€ 22
Velsen
37.438
68.617
€ 1.406.575
€ 38
€ 20
Waddinxveen
16.262
30.479
€ 609.640
€ 37
€ 20
Katwijk
31.460
65.995
€ 1.122.640
€ 36
€ 17
Wassenaar
13.963
26.949
€ 480.915
€ 34
€ 18
Oegstgeest
12.190
25.064
€ 409.299
€ 34
€ 16
Voorschoten
13.262
25.650
€ 444.212
€ 33
€ 17
Leiden
71.013
124.093
€ 2.353.244
€ 33
€ 19
Leiderdorp
14.223
27.377
€ 459.349
€ 32
€ 17
272.003
512.026
€ 9.842.226
€ 36
€ 19
Totaal/gemiddeld (excl. waterschap)
ToekomstGBKZvdef
23
TOEKOMST GBKZ
Conclusie vergelijking kosten per inwoner en per object Op basis van de voorgaande vergelijking concluderen wij dat de kosten per object en per inwoner voor GBKZ beduidend hoger zijn dan voor de andere onderzochte belastingorganisaties. De nu volgende grafiek geeft een samenvattend overzicht van de kosten per inwoner voor de drie GBKZ gemeenten versus de drie onderzochte belastingsamenwerkingen. In het vervolg lichten we de grafiek nader toe.