Bijlage 2 Benchmark rechtmatigheidsverantwoording_ definitief.pdf

Een belangrijke randvoorwaarde die door de commissie Depla meegegeven is voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is dat de administratieve lasten niet mogen toenemen, maar idealiter zelfs zouden moeten afnemen. Wij zien dat de aanpassing van de regelgeving heeft geleid tot een evaluatie van de huidige regelgeving. Hierdoor zien we een nadrukkelijke aanscherping van de regelgeving met betrekking tot de begrotingscriteria en het M&O criteria. Mede hierdoor zijn de administratieve lasten met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording toegenomen.

38

5. Aanbevelingen 39

5. Aanbevelingen Gelet op de conclusies naar aanleiding van ons onderzoek in het voorgaande hoofdstuk en onze eigen praktijkervaringen, achten wij het onze plicht ook adviezen te geven die naar onze mening bij kunnen dragen aan een oplossing. Deze aanbevelingen hebben wij onderverdeeld naar adviezen voor gemeenten, accountants en het ministerie van BZK. Onze aanbevelingen zijn niet limitatief en beogen vooral een denkrichting te geven richting de toekomst.

5.1 Aanbevelingen voor gemeenten

Onze aanbevelingen voor gemeenten zijn: 1. Evalueer gemaakte keuzes. Soms zijn in het heetst van de strijd keuzes gemaakt in financieel beleid ten behoeve van rechtmatigheidsverantwoording. Denk hierbij aan de invulling van het begrip ‘tijdig’ melden van afwijkingen ten opzichte van de begroting, de keuze voor een bepaalde verantwoordingsgrens of het gestelde ambitieniveau voor de toekomst. Nu de jaarstukken 2023 afgerond zijn is het nu tijd om te bepalen of deze keuzes ‘echt’ passen bij de gemeente. 2. Neem zelf positie in op belangrijke onderwerpen. Veel gemeenten zijn afwachtend geweest in het bepalen van eigen standpunten ten aanzien van rechtmatigheid. En waar dit in het eerste jaar ook niet onverstandig was, is nu het moment om de ‘lessons learned’ van afgelopen jaar te vertalen naar dit jaar. Voorbeelden die bij ons opkomen zijn: • Wat willen we nu eigenlijk in de paragraaf bedrijfsvoering rapporteren? • Hoe gaan we om met misbruik en oneigenlijk gebruik? • Waar vinden we zelf dat onze risico’s zitten als het gaat om rechtmatigheid?

3. Werk samen! Veel gemeenten hebben afgelopen jaren allerlei workshops en bijeenkomsten van de VNG of commerciële partijen gevolgd. Maar samenwerking tussen gemeenten komt in de praktijk zeer weinig voor. Dit terwijl rechtmatigheid voor elke gemeente vergelijkbare uitdagingen biedt. En samenwerking hoeft niet altijd te betekenen dat een gemeenschappelijk verbijzonderde interne controle (VIC) wordt uitgevoerd, maar periodiek bij elkaar komen om via een intervisie dilemma’s en gemaakte keuzes met elkaar te gespreken, kan naar onze mening van grote meerwaarde zijn.

5.2 Aanbevelingen voor accountants

Onze aanbevelingen voor accountants zijn: 1. Praat met één mond. Het beroep van accountant is een eerbaar beroep waarbij vanuit een onafhankelijke positie een oordeel wordt gegeven over de jaarstukken van de gemeente. Het is daarom pijnlijk om te zien hoe groot de verschillen tussen accountants (soms zelfs binnen hetzelfde accountantskantoor) zijn als het gaat om rechtmatigheid. Via overlegorganen zoals de sectorcommissie decentrale overheden van de NBA moet het mogelijk zijn tot een meer eensluidend beleid richting accountants te komen. Uit ons onderzoek blijken specifiek de volgende zaken: • Hoe om te gaan met de verbijzonderde interne controle (zie ook advies 2 hieronder); • Hoe om te gaan met begrotingsrechtmatigheid ; • Hoe om te gaan met het M&O criterium; • Duiding van fouten en onduidelijkheden. 2. Stel een werkwijze voor accountants voor over ‘hoe om te gaan met’ de verbijzonderde interne controle in het kader van de rechtmatigheidsver-

antwoording (bijvoorbeeld in de vorm van een SDO notitie). In de praktijk komen de volgende situaties voor: • De verbijzonderde interne controle wordt genegeerd: de accountant voert alsnog zelf (nagenoeg) alle controles op rechtmatigheid uit; • De verbijzonderde interne controle wordt bijna verheven tot een ‘interne accountantscontrole’: De accountant vraagt de gemeente om sluitende risicoanalyses, statistisch onderbouwde steekproeven, een volledige IT-audit, en andere zaken uit te voeren, voordat een conclusie kan worden getrokken over de betrouwbaarheid van de rechtmatigheidsverantwoording. • De verbijzonderde interne controle is niet meer dan een goede oplevering: de accountant neemt na controle de stukken over in zijn dossier als zijnde eigen controlewerk; • Alle overige variaties op bovenstaande 3 varianten. In alle gevallen is het echter zo dat de accountant aan de gemeente meedeelt wat in de rechtmatigheidsverantwoording gerapporteerd dient te worden. 3. Voer een onderzoek uit onder de accountantskantoren. Niet met als doel om de accountants te controleren, maar vooral om zelf een beeld te vormen over de afwijkende werkwijzen tussen accountants(kantoren). Pas dan wordt ook in volle omvang duidelijk waar meer heldere uitgangspunten voor accountants wenselijk én nodig zijn.

5.3 Aanbevelingen voor het ministerie van BZK

Onze aanbevelingen voor het ministerie van BZK zijn: 1. Evalueer de opmerkingen van de Algemene Rekenkamer op de voorgestelde wijzigingen van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) en het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) en maak heldere keuzes die toekomstbestendig zijn en tijdig worden medegedeeld aan alle belanghebbenden.

40

2. Organiseer voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording bij waterschappen per 2025, bijvoorbeeld via het Waterschapshuis, duidelijke informatievoorziening over de wet- en regelgeving en de “lessons learned” bij provincies, gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Het zou naar onze mening een gemiste kans zijn, gelet op de latere invoering, om geen betere informatievoorziening voor waterschappen op te zetten. 3. Evalueer de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording met gemeenten. Om in de termen van de bij gemeenten veelgebruikte PDCA-cyclus te spreken: de “plan en do” zijn enigszins rommelig verlopen, des te belangijker om in de check-fase een goede evaluatie uit te voeren zodat deze daarna vertaald kan worden in bijsturing (de act-fase). De tijd hiervoor is nog beperkt, de eerste 3 kwartalen van 2024 zijn inmiddels bijna om.

41 41

Exilo bestaat uit een groep enthousiaste professionals die allemaal zowel een achtergrond als affiniteit hebben met finance & control in de publieke sector. Een duidelijk resultaat, dat is waar wij voor gaan! Dat vraagt ook om goede samenwerking met alle betrokkenen. Wij vinden het daarom belangrijk om, juist ook wanneer dat even moeilijk is, oprecht en eerlijk met elkaar te blijven communiceren. Het is onze overtuiging dat we u alleen dan écht helpen! Wij leveren meerwaarde door vanuit onze expertise structuur en transparantie aan te brengen in complexe vraagstukken. Van daaruit werken we gezamenlijk aan een (digitale) duurzame oplossing. Hierdoor bent u klaar voor toekomstige uitdagingen. Via onze kennissite www.rechtmatigheidsverantwoording.nl houden we de ontwikkelingen over de rechtmatigheidsverantwoording bij. Op deze site vindt u onder andere achtergrondinformatie en antwoorden op veel gestelde vragen (en uiteraard de bijbehorende antwoorden) over de rechtmatigheidsverantwoording. Voor meer informatie ga naar www.exilo.nl Erik Koster partner Tel.: 06-11 40 26 21 E-mail: erik@exilo.nl

Ricardo Kok partner Tel.: 06-10 77 42 78 E-mail: ricardo@exilo.nl

Rogier Schumer partner Tel.: 06-51 52 14 40 E-mail: rogier@exilo.nl

42

Benchmark rechtmatigheidsverantwoording

Exilo B.V. Boylestraat 40A2 6718 XM Ede www.exilo.nl

© Exilo 2024

|

Niet uit deze uitgave mag zonder uitdrukkelijke toestemming gebruikt of verspreid worden.

43