Bijlage 2. Eindrapport Berenschot
Tekst van het document
23
4.4.8
Lasten: overhead
In het onderzoek is specifieke aandacht uitgegaan naar het effect van het herontwerp op de overhead(kosten) van IJmond Werkt!. Vanuit Berenschot is de overtuiging dat de omvang van de overhead passend zou moeten zijn voor de omvang van de totale organisatie die deze bedient. Daarbij gaan we ervan uit dat de overhead in bepaalde mate meebeweegt met de omvang van de organisatie. Dat wil zeggen, als de organisatie groeit neemt de overhead toe en als de organisatie krimpt, neemt de overhead af. In het geval van IJmond Werkt! zouden we dus verwachten dat de kosten en inzet voor overhead structureel zouden moeten afnemen. Overhead bij IJmond Werkt! In het document ‘7. Meerjarige doorrekening 'herontwerp' 2026’ is door IJmond Werkt! de doorrekening van het herontwerp opgenomen. In deze meerjarenraming van IJmond Werkt! is de generieke ondersteuning van de primaire onderdelen (WSW, beschut werk en P-wetdienstverlening) meegenomen onder de noemer overhead. De overhead taken die direct zijn toe te rekenen aan de betreffende onderdelen van het primair proces, zoals directe leidinggevenden en bijbehorende managementondersteuning, worden, conform het BBV, direct toegerekend aan het primaire proces. Op basis van de programmabegroting 2026 gaat het voor het begrotingsjaar 2027 om 27,28 fte aan formatie, verdeeld over de volgende onderdelen: •
Bedrijfsvoering en ondersteuning: 9,37 fte.
•
Directie en staf: 4,78 fte.
•
HRM en personeels- en salarisadministratie: 13,13 fte.
In de meerjarenraming van IJmond Werkt! bedraagt het totale effect als gevolg van het herontwerp voor overhead -€ 0,3 miljoen. Berenschot heeft deze inschatting getoetst aan de hand van de gegevens in het herontwerp, inclusief de onderliggende Excel-bestanden, en in een extra werksessie met IJmond Werkt!. Berenschot heeft bij dit onderdeel van de analyse expliciet gebruik gemaakt van kennis en ervaring bij andere gemeenten, zowel in reguliere situaties als in het geval van transities waarbij taken (deels) zijn overgedragen aan gemeenten.
Specifieke analyse van het effect van het herontwerp op de overheadkosten van IJmond Werkt! (-€ 0,3 miljoen) In het herontwerp is het effect op de overhead kosten van IJmond Werkt! ingeschat op ongeveer € 0,3 miljoen. Het grootste deel van deze daling in kosten is het gevolg van een lagere benodigde formatie. De verwachte daling van de overhead na het herontwerp, ter omvang van 2,52 fte, is als volgt verdeeld over de verschillende overheadonderdelen van IJmond Werkt!: •
Bedrijfsvoering en ondersteuning: +0,88 fte
•
Directie en staf: -0,89 fte
•
HRM en personeels- en salarisadministratie: -2,51 fte
•
Totaal: -2,52 fte
De hierboven genoemde mutaties in de overhead-formatie van IJmond Werkt! in het herontwerp hebben niet alleen betrekking op de effecten als gevolg van de overgang van de re-integratie medewerkers (werkpakket van 23,9 fte) van IJmond Werkt! naar de gemeenten, maar zien ook op
24
een aantal formatie-uitbreidingen als gevolg van het verbeteren van de toekomstbestendigheid van IJmond Werkt!. Voor Berenschot is het van belang om alleen het effect van de transitie op het gebied van re-integratie in beeld te brengen. Hiervoor heeft een aparte werksessie van Berenschot een IJmond Werkt! plaatsgevonden. Tijdens deze werksessie zijn alle overhead-onderdelen van de meerjarige doorrekening doorgenomen. Het doel van deze sessie was tweeledig: •
Per overhead onderdeel bepalen of er sprake is van een effect in de meerjarige doorrekening;
•
Per overhead onderdeel bepalen, als er sprake is van een effect, of dit effect het gevolg is van het herontwerp (overdracht van re-integratie taken), of te beoordelen of dit te maken heeft met het verbeteren van de toekomstbestendigheid van IJmond Werkt!.
Zoals aangegeven heeft Berenschot bij deze toetsing kennis en ervaring meegenomen uit andere gemeenten en transities waarbij taken zijn overgedragen aan gemeenten. In de volgende tabel is een overzicht gegeven van de uitkomsten van de werksessie, op het niveau van overhead-functies van IJmond Werkt!. Onder de tabel is per onderdeel een beknopte toelichting gegeven. In de tabel zijn de volgende kolommen opgenomen: •
Overhead functies IJmond Werkt!. betreft de verschillende onderdelen die onder overhead in de begroting van IJmond Werkt! worden meegenomen.
•
MJB 27. is de begrote formatie voor 2027 op basis van de programmabegroting 2026 van IJmond Werkt!.
•
MJD27. is de verwachte benodigde formatie voor 2027 in de berekening voor het herontwerp van IJmond Werkt!.
•
Δ1. betreft het verschil tussen de kolommen ‘MJB 27’ en ‘MJD 27’. In totaal telt het verschil in deze kolom op tot -2,52 fte. Dit verschil sluit aan bij het verschil dat in het document ‘herontwerp en meerjarenbegroting IJmond Werkt!’ is gepresenteerd.
•
MJD27 (2). is de verwachte benodigde formatie voor 2027 in de berekening voor het herontwerp van IJmond Werkt! De informatie in deze kolom is een resultaat van de werksessie tussen Berenschot en IJmond Werkt!. Op basis van de werksessie zijn een aantal extra mutaties geïdentificeerd, in aanvulling op de mutaties opgenomen in het document ‘Herontwerp en meerjarenbegroting IJmond Werkt!’. In totaal telt het verschil in deze kolom daarmee op tot -3,84 fte. Dit verschil is vervolgens uitgesplitst in twee effecten: –
Effecten als gevolg van de transitie in het herontwerp (kolom ‘Her’.). In totaal telt het effect van de overgang van 23,9 fte aan re-integratiemedewerkers van IJmond Werkt! naar de gemeenten op tot een daling van -5,55 fte.
–
Effecten als gevolg van voorgestelde uitbreidingen door IJmond Werkt! ten aanzien van de toekomstbestendigheid van de organisatie (kolom ‘Toek.’). In totaal telt het effect van de voorstellen van IJmond Werkt! voor het verbeteren van de toekomstbestendigheid van de organisatie op tot een stijging van +1,71 fte.
Overhead functies IJmond Werkt! (aantallen x 1,0 fte)
MJB 27
MJD27
Δ1
MJD27 (2)
Δ2
Her.
Toek.
ICT
0,40
0,00
-0,40
0,00
-0,40
0,00
-0,40
Informatiebeveiliging & Privacy
0,86
0,85
-0,01
0,85
-0,01
0,00
-0,01
Kwaliteit & Procesmanagement
0,89
0,89
0,00
0,89
0,00
0,00
0,00
Facility
2,45
2,45
0,00
1,67
-0,78
-0,78
0,00
Control incl. Informatievoorz. & Financiën
3,10
3,39
0,29
3,19
0,09
-0,20
0,29
Bedrijfsvoering en ondersteuning
25
Overhead functies IJmond Werkt! (aantallen x 1,0 fte)
MJB 27
MJD27
Δ1
MJD27 (2)
Δ2
Her.
Toek.
Bedrijfsadministratie centrale onderst.
1,00
2,00
1,00
2,00
1,00
0,00
1,00
Functioneel applicatiebeheer
0,67
0,67
0,00
0,67
0,00
0,00
0,00
Subtotaal bedrijfsvoering en ondersteuning
9,37
10,25
0,88
9,27
-0,10
-0,98
0,88
Directie/ eindverantwoordelijk management
1,00
1,00
0,00
1,00
0,00
0,00
0,00
Management ondersteuning & secretariaat
1,00
1,00
0,00
1,00
0,00
0,00
0,00
Communicatie - (-medewerker)
0,89
0,89
0,00
0,79
-0,10
-0,10
0,00
Beleid
1,00
1,00
0,00
0,90
-0,10
-0,10
0,00
Projectcoördinatie
0,89
0,00
-0,89
0,00
-0,89
-0,89
0,00
Subtotaal directie + staf
4,78
3,89
-0,89
3,69
-1,09
-1,09
0,00
HRM advies
3,78
3,00
-0,78
3,00
-0,78
0,00
-0,78
ARBO
0,56
0,56
0,00
0,56
0,00
0,00
0,00
Casemanagement
0,67
0,67
0,00
0,67
0,00
0,00
0,00
Bedrijfsmaatschappelijk Werk (BMW)
0,89
0,50
-0,39
0,50
-0,39
0,00
-0,39
Leren en Ontwikkelen
0,00
2,00
2,00
2,00
2,00
0,00
2,00
Personeels- & Salarisadministratie
2,89
2,89
0,00
2,75
-0,14
-0,14
0,00
Bedrijfsbureau (BB)
4,34
1,00
-3,34
1,00
-3,34
-3,34
0,00
Subtotaal HRM + PA/SA
13,13
10,62
-2,51
10,5
-2,65
-3,48
0,83
TOTAAL
27,28
24,76
-2,52
23,44
-3,84
-5,55
1,71
Directie + staf
HRM + PA/SA
Hieronder wordt per overhead-onderdeel van IJmond Werkt! een korte toelichting gegeven op de onderbouwing van de gepresenteerde mutaties in het herontwerp. Let op! Dit zijn in beginsel de toelichtingen van IJmond Werkt! die door Berenschot getoetst zijn: •
ICT. De formatie neemt af van 0,4 fte naar 0,0 fte. De taken op het gebied van ICT zijn grotendeels uitbesteed en de daling van de formatie staat los van de overgang van de reintegratie medewerkers. In de begroting betreft het voornamelijk materiële kosten van de uitbestede diensten. Deze kosten zijn niet zozeer gekoppeld aan de 23,9 fte aan reintegratiemedewerkers. Het gaat bij de kosten van ICT niet alleen om de verstrekking van laptops en ICT-werkplekken. Het gaat ook om ICT-beheer, ICT-technische beveiligingsmaatregelen, ICT-helpdesk (1e en 2e-lijns). Een groot deel van de ICT-kosten betreft vaste kosten, die niet beïnvloed worden door de overdracht van 23,9 fte aan reintegratie medewerkers. Hierdoor is het financiële effect van de transitie voor ICT relatief
26
beperkt. Tijdens de werksessie is het effect van het herontwerp ingeschat op ongeveer € 10.000. •
Informatiebeveiliging & Privacy. Het betreft hier grotendeels inzet op taken als gevolg van geldende wet- en regelgeving (onder andere BIO1 en BIO2). Het vertrek van 23,9 fte zorgt niet per se voor minder werklast, ook omdat voor IJmond Werkt! in het algemeen met circa 500 medewerkers (ambtelijke, SW+BSW) gezorgd moet worden dat de privacy en informatiebeveiliging op orde blijven. Er is hierdoor geen effect van de transitie op de inzet bij IJmond Werkt!.
•
Kwaliteit & Procesmanagement. Het betreft hier vooral taken die van toepassing zijn op ISO 9001, in relatie tot de dienstverlening WSW & BSW. Er is hierdoor geen effect van het stopzetten van een deel van de re-integratiedienstverlening.
•
Facility. Het betreft hier voornamelijk facility-dienstverlening op de verschillende locaties van IJmond Werkt!. Aanvankelijk werd er geen effect van de transitie verondersteld voor deze taken. Na bespreking in de werksessie bleek dat de verwachting is dat er, als gevolg van het herontwerp re-integratiedienstverlening, minder inzet nodig is voor de front office. In totaal gaat om één medewerker (0,78 fte).
•
Control inclusief Informatievoorz. & Financiën. Het grootste deel van het takenpakket van financien heeft betrekking op de dienstverlening van WSW en BW, bijvoorbeeld facturatie, analyses en het dossierwerk voor de accountantscontrole. Voor de re-integratiedienstverlening wordt gewerkt met een PowerBI-dashboard, waardoor er relatief weinig werklast is voor control & financiën. Bovendien zal het dashboard ook na het herontwerp door IJmond Werkt! gebruikt worden voor de dienstverlening 2e schil (Young Heroes, Telstar@Work en jobcoaches). Voor financiën wordt, in het kader van de toekomstbestendigheid, een uitbreiding van 0,29 fte voorzien. Voor control werd aanvankelijk geen effect verondersteld. Na bespreking in de werksessie bleek dat er als gevolg van het herontwerp naar verwachting minder inzet nodig is van de concerncontroller (-0,2 fte).
•
Bedrijfsadministratie centrale ondersteuning. Deze werkzaamheden staan volledig los van de re-integratiedienstverlening, maar hebben juist betrekking op de dienstverlening die achterblijft bij IJmond Werkt! (onder andere groen, detacheringen, etc.). Er is dus geen effect van de transitie op de inzet van IJmond Werkt!.
•
Functioneel applicatiebeheer. Deze taken hebben maar gedeeltelijk betrekking op de reintegratie dienstverlening. Het gaat om het functioneel beheer van de systemen die door IJmond Werkt! worden gebruikt, met name het CVS/personeelssysteem (Compas). De taken nemen dus niet substantieel af als gevolg van het herontwerp (zie ook ICT), ook omdat IJmond Werkt! de huidige applicaties zal blijven gebruiken, ook die betrekking hebben op reintegratiedienstverlening (voor de 2e schil). Er is dus geen sprake van een effect van de transitie op de inzet van IJmond Werkt!.
•
Directie/ eindverantwoordelijk management. Het takenpakket van de directeur blijft grotendeels gelijk, ook na het herontwerp. Het gaat hierbij om algemeen management, aansturing van het MT en de rol richting het bestuur. Het is mogelijk dat er met de herinrichting die nog volgt een formatieplek minder nodig zal zijn in het managementteam. De directeur is ook niet inhoudelijk met de re-integratie bezig, maar stuurt het bedrijf aan, ook de aandacht voor bestuur en de rol als GR-secretaris blijft van toepassing. Er is daardoor dus geen sprake van een effect van de transitie op de inzet van IJmond Werkt!.
•
Management ondersteuning & secretariaat. Het betreft hier de secretariële ondersteuning van de directeur én de MT-leden die geen eigen ondersteuning hebben. In de formatie van de re-integratie dienstverlening (23,9 fte) die overgaat van IJmond Werkt! naar de gemeenten zit formatie voor ondersteuning van het management (PMO’er). Er is daardoor dus geen sprake van een effect als gevolg van het herontwerp.
27
•
Communicatie - (-medewerker). Voor de re-integratiedienstverlening zijn deze taken op dit moment deels belegd bij de PMO’er die onderdeel is van de formatie reintegratiedienstverlening (23,9 fte) die overgaat van IJmond Werkt! naar de gemeenten. De formatie die bij de overhead is opgenomen heeft grotendeels betrekking op de ondersteuning van de dienstverlening die bij IJmond Werkt! achterblijft. Deze inzet zal ook in de toekomst blijven bestaan. Aanvankelijk was hiervoor geen effect als gevolg van het herontwerp opgenomen. Na bespreking in de werksessie is de conclusie getrokken dat een beperkt deel van de formatie (0,1 fte) betrekking heeft op het herontwerp.
•
Beleid. Dit betreft de beleidsmedewerker van IJmond Werkt! voor alle bedrijfsonderdelen. Het beleid voor de re-integratie dienstverlening betreft maar een beperkt deel van deze inzet (circa 0,1 fte). Aanvankelijk was er geen effect van het herontwerp opgenomen. Na bespreking in de werksessie is het deel beleid dat betrekking heeft op re-integratiedienstverlening (0,1 fte) alsnog opgenomen. Het restant van de formatie zal worden ingezet voor de achterblijvende onderdelen van IJmond Werkt!.
• Projectcoördinatie. Dit betreft het uitvoeren van verschillende projecten voor de verschillende organisatieonderdelen van IJmond Werkt!. Deze inzet (0,89 fte) komt voor IJmond Werkt! te vervallen als gevolg van het herontwerp. •
HRM advies. In de begroting van IJmond Werkt! heeft er een verschuiving plaatsgevonden van de formatie die betrekking heeft op HRM (zie ook casemanagement en opleidingen). Voor 2027 wordt voorzien dat er minder capaciteit nodig is voor HRM-advies, doordat IJmond Werkt! meer begeleiding op de werkvloer inzet en er daardoor er minder problematiek verwacht wordt. Deze daling van 0,78 fte heeft geen betrekking op het herontwerp.
•
ARBO. De ARBO gaat vrijwel volledig over de huidige dienstverlening van het werkbedrijf (WSW + BSW). Bovendien is het beschikken over een 'preventiemedewerker' verplicht. Dit is onder andere gebaseerd op de locaties IJmond Werkt! werkzaam is, inclusief BHV. Er is dus geen sprake van een effect vanwege het herontwerp.
•
Casemanagement. Dit was eerder belegd bij HRM. In de begroting 2027 is deze taak apart opgenomen. De medewerker wordt vooral ingezet bij de doelgroep SW en BSW, die met een relatief hoog ziekteverzuim (gemiddeld 13-14%), grote aantallen zieken (circa 60-80) en grote complexiteit te maken hebben. Het aantal ‘reguliere’ fte’s van IJmond Werkt! is doorgaans 1 á 2; het effect is daarmee verwaarloosbaar. Er is daarom geen sprake van een wijziging als gevolg van het herontwerp.
•
Bedrijfsmaatschappelijk Werk (BMW). Deze taken hebben niet te maken met de reintegratiedienstverlening. Door meer inzet op werkbegeleiding op de werkvloer is er naar verwachting minder behoefte aan bedrijfsmaatschappelijk werk (-0,39 fte). Er is hierbij geen effect van het herontwerp.
•
Leren en Ontwikkelen. Zie de toelichting bij HRM advies. De rol van opleidingsadviseur was eerst een taak van de HRM-adviseur (voor 0,5 fte). Door toename van inzet op opleiding en ontwikkeling, in het kader van de toekomstbestendigheid van de organisatie, zal deze rol als aparte functie in de begroting van IJmond Werkt! terugkomen. Voor de inzetbaarheid van leren en ontwikkelen bij de overblijvende doelgroepen SW+BSW gebeurt dit in het kader van de toekomstbestendigheid. Deze ontwikkeling staat los van de re-integratiedienstverlening en richt zich met name op het algemene, en dus ook voor de doelgroep geldende, opleidingsplan. Er is geen sprake van een effect als gevolg van het herontwerp.
•
Personeels- & Salarisadministratie. In het takenpakket van de PSA zit de verloning van de vaste medewerkers van IJmond Werkt! en de doelgroepen. Hierdoor is er slechts een beperkt effect als gevolg van het herontwerp, waarbij er 23,9 fte aan re-integratie medewerkers worden overgedragen aan de gemeenten. Ter illustratie, er worden op dit moment maandelijks circa 500 verloningen verwerkt door PSA. Bovendien wordt er meer inzet verwacht, bijvoorbeeld doordat SW-ers gebruik maken van de senioren regeling en door verdere toename
28
van complexiteit. Het effect van het herontwerp was aanvankelijk op nihil ingeschat. Na bespreking in de werksessie is het effect ingeschat naar rato van het aantal fte (23,9) dat door IJmond Werkt! aan de gemeenten wordt overgedragen. Het effect van het herontwerp komt daarmee op 0,14 fte. •
Bedrijfsbureau (BB). Dit betreft de ondersteuning van het bedrijfsbureau voor de reintegratiedienstverlening. Deze inzet komt als gevolg van het herontwerp voor het grootste deel te vervallen. Er resteert in de begroting 2027 van IJmond Werkt! nog 1,0 fte, waarbij de precieze invulling van deze functie afhankelijk is van de herinrichting van IJmond Werkt!. Het effect van het herontwerp komt daarmee op 3,23 fte.
Conclusie Berenschot: in de voorgaande analyse is per overhead functie van IJmond Werkt! gekeken wat de impact is van het herontwerp op de benodigde overhead formatie van IJmond Werkt!. Uit de analyse komt naar voren dat het effect groter is dan op basis van het document ‘Herontwerp en meerjarenbegroting IJmond Werkt!’ verwacht werd. Dit komt enerzijds omdat in het document van IJmond Werkt! (overigens conform opdracht) naast de effecten van het herontwerp ook een aantal effecten, voornamelijk uitbreidingen, als gevolg van de toekomstbestendigheid waren opgenomen. In totaal telt dit op tot een effect van 1,71 fte (zie ook voorgaande tabel). IJmond Werkt! geeft aan dat deze uitbreiding essentieel is om de toekomstbestendigheid te kunnen waarborgen. Anderzijds zijn uit de werksessie van Berenschot en IJmond Werkt! een aantal aanvullende effecten geïdentificeerd (onder meer op basis van de kennis en ervaring van Berenschot op dit vlak bij andere gemeenten en uit voorbeelden van andere transities waarbij taken zijn overgedragen aan gemeenten). Hierdoor is het verwachte effect op de overhead formatie als gevolg van het herontwerp niet -2,52 fte, maar -5,55 fte. Met andere woorden, als gevolg van het herontwerp zou IJmond Werkt! ongeveer 5,55 fte minder overheadondersteuning nodig hebben (dit is exclusief de voorgestelde uitbreidingen in het kader van toekomstbestendigheid).
Dit komt overeen met een bedrag van ongeveer € 0,5 miljoen. Uit de analyse komt ook naar voren dat de inzet op een aantal overhead functies van IJmond Werkt! naar verwachting niet zal veranderen als gevolg van het herontwerp. Het gaat in deze gevallen namelijk om het uitvoeren van wet- en regelgeving en taken voor de achterblijvende onderdelen van IJmond Werkt! (inclusief 2e schil re-integratie). Hierdoor dalen de overhead kosten van IJmond Werkt! niet evenredig mee met het aantal fte (23,9) dat wordt overgedragen aan gemeenten, waardoor een groter deel van de resterende overhead kosten moet worden verdeeld over de achterblijvende onderdelen van IJmond Werkt!: SW, BSW en re-integratie (2e schil).
4.4.9
Conclusie over de opbouw en de samenstelling van de financiële posten
Hieronder worden de belangrijkste conclusies ten aanzien van de opbouw en de samenstelling van de financiële posten in de meerjarige doorrekening van IJmond Werkt! kort herhaald. Berenschot heeft geconstateerd dat de meerjarige doorrekening van IJmond Werkt! compleet en rekenkundig correct is. Voor de baten ‘p-wet trajecten inwoners’ en ‘opbrengst dienstverlening (2 e schil)’ heeft Berenschot geen bijzonderheden geconstateerd. Hetzelfde geldt voor de lasten ‘dienstverlening derden’ en ‘overige lasten (incl. huisvestingskosten)’. Ten aanzien van de formatie (en bijbehorende loonsom) wordt geconstateerd dat het werk van 23,9 fte aan re-integratie medewerkers wordt overgedragen van IJmond Werkt! aan de gemeenten. Het daadwerkelijke aantal medewerkers dat wordt overgedragen in het kader van de Wovo-procedure ligt een stuk lager (zie ook specifieke passage in paragraaf 4.4.4).
29
In de uitgangssituatie werd een bedrag van ongeveer € 1,7 miljoen aan overhead toegerekend aan de re-integratiedienstverlening van IJmond Werkt!. Door het herontwerp nemen de totale overhead-kosten van IJmond Werkt!, op termijn, structureel met ongeveer € 0,5 miljoen af. Het verschil tussen de eerdere toerekening en de verwachte daling van de overheadkosten zorgt ervoor dat er meer overheadkosten moeten worden toegerekend aan de achterblijvende onderdelen van IJmond Werkt!. Deze onderdelen worden in de nieuwe situatie dus duurder voor gemeenten. Het totale effect van het herontwerp op de overhead-kosten van IJmond Werkt! (-€ 0,5 miljoen) is groter dan uit de meerjarige doorrekening blijkt (-€ 0,3 miljoen). Dit komt enerzijds doordat er door Berenschot (in samenspraak met IJmond Werkt!) een aantal aanvullende effecten zijn geïdentificeerd, en anderzijds doordat er (conform opdracht) door IJmond Werkt! ook een aantal uitbreidingen in het kader van toekomstbestendigheid zijn opgenomen.
4.5
De scheiding tussen incidentele en structurele effecten
Binnen dit onderzoek is specifiek aandacht besteed aan het onderscheid tussen incidentele en structurele effecten als gevolg van het herontwerp. Voor het merendeel van de posten in de structurele doorrekening kunnen wij vaststellen dat het gaat om structurele effecten. Voor één specifieke post bestaat hierover twijfel. Het gaat om de volgende post: •
Door IJmond Werkt! is een bedrag van € 30.000 voor de inrichting van het kantoor voor de overblijvende afdelingen opgevoerd. Dit betreft een eenmalige uitgave in 2027.
Voor deze post is het de vraag of het gaat om een structurele kostenpost, of dat deze gezien de aard van de post ook als incidenteel effect kan worden beschouwd.
4.6
Structurele effecten nu niet in beeld voor gemeenten
In dit onderzoek heeft Berenschot een second opinion uitgevoerd van de meerjarige doorrekening van IJmond Werkt!. Conform de afspraken heeft de meerjarige doorrekening zich vooral gefocust op de situatie van IJmond Werkt! zelf. Dit betekent dat een aantal structurele effecten aan de kant van de gemeenten niet zijn meegenomen in de doorrekeningen van IJmond Werkt!, wat logisch is omdat gemeenten zelf deze effecten in kaart moeten brengen. Hieronder lichten wij de belangrijkste effecten toe die wat ons betreft nu niet (volledig) in beeld zijn: •
In het rapport ‘Financiële doorrekening scenario's: doorrekening van drie scenario’s binnen een herontwerp op re-integratiedienstverlening in Beverwijk, Heemskerk en Velsen’ uit 2025 van Berenschot (pag. 43) is de aanname gedaan dat de overdracht van formatie van IJmond Werkt! naar de gemeenten zorgt voor een schaalnadeel van 5% als gemeenten de re-integratietaken zelf uit gaan voeren. Dit effect is 0% als gemeenten de taken buiten de deur beleggen. In de meerjarige doorrekening van IJmond Werkt! is alleen naar de financiële situatie van IJmond Werkt! gekeken, en is het effect voor de gemeenten niet meegenomen. Voor de totale formatie aan re-integratie die overgaat van IJmond Werkt! naar de gemeenten, 23,9 fte in totaal, gaat het op basis van de huidige beschikbare loonsom van IJmond Werkt! om een bedrag van € 130.000.
•
In hetzelfde rapport van Berenschot (pag. 43) is ook voor de toekomstige ICT-kosten een aanname gedaan. Aangegeven wordt dat gemeenten zelf een keuze maken over het te hanteren systeem ter ondersteuning van de re-integratiedienstverlening. Voor de kosten wordt de aanname gedaan dat de kosten minimaal gelijk blijven. Het is reëel om te verwachten dat de totale kosten, voor alle partijen (IJmond Werkt! en drie gemeenten), zullen toenemen. Iedere partij zal zelf een ICT-pakket moeten aanschaffen. Zelfs in de situatie dat alle partijen
30
kiezen voor dezelfde oplossing zullen de kosten naar verwachting stijgen, omdat er vier keer licentiekosten moeten worden betaald ten opzichte van één keer in de uitgangssituatie. Hetzelfde geldt voor het functioneel beheer van deze ICT-pakketten. Hoeveel hoger de kosten zullen zijn is niet goed te voorspellen, ook omdat dit nauw samenhangt met de precieze (inrichtings)keuzes van gemeenten.
4.7
De meerjarige financiële risico’s voor gemeenten
In aanvulling op het vorige punt is er sprake van een aantal financiële risico’s voor gemeenten als gevolg van het herontwerp. •
Overhead: in de uitgangssituatie worden de overhead kosten van IJmond Werkt! op basis van de verdeelsleutel naar fte’s verdeeld over de primaire onderdelen van de organisatie. Als gevolg van het herontwerp valt een deel van deze fte’s weg, deze gaan naar de gemeenten. Hierdoor moeten de overheadkosten van IJmond Werkt! in de toekomst over een lager aantal fte’s worden verdeeld. Zoals in de analyse over de overhead naar voren is gekomen, is het de verwachting dat de overhead kosten van IJmond Werkt! niet evenredig zullen dalen als gevolg van de overdracht van de 23,9 fte aan re-integratie medewerkers (zie ook paragraaf 4.4.8). In dat geval moet in de toekomst een groter deel van de overhead kosten worden toegerekend aan de resterende bedrijfsonderdelen van IJmond Werkt!, waardoor deze onderdelen duurder worden voor de gemeenten.
•
Huisvesting gemeente Beverwijk: in de uitgangssituatie huurt IJmond Werkt! kantoorruimte van de gemeente Beverwijk. Hier staan huurpenningen tegenover. Als gevolg van het herontwerp heeft IJmond Werkt! minder kantoorruimte nodig, waardoor één afdeling afgestoten zal worden. Het huidige huurcontract tussen IJmond Werkt! en de gemeente Beverwijk loopt tot en met 31-12-2027. Vanaf dat moment komt een deel van de huisvestingskosten voor IJmond Werkt!, en opbrengsten voor de gemeente Beverwijk, te vervallen. In totaal gaat het om een bedrag van ongeveer € 0,1 miljoen. Voor de gemeente Beverwijk is het een risico dat de vrijgekomen kantoorruimte niet aan een andere partij kan worden verhuurd, waardoor er structureel (of incidenteel) sprake is van derving van huuropbrengsten.
31
HOOFDSTUK 5
Financiële consequenties 5.1
De structurele kosten
In het rapport zijn de structurele effecten als gevolg van het herontwerp geanalyseerd. Zowel voor de baten als voor de lasten gaat het om een totaal effect van € 5,0 miljoen per jaar, dat van IJmond Werkt! over gedragen wordt naar de gemeenten. Uit de analyse van Berenschot is tevens naar voren gekomen dat de transitie van reintegratietaken zorgt voor een verwachte structurele daling van de overhead kosten van IJmond Werkt! met ongeveer € 0,5 miljoen per jaar (zie ook de analyse in paragraaf 4.4.8). Beide effecten zijn weergegeven in onderstaande tabel. Bedragen (x€ 1,0 mln.)
Begroting 2027
Totaal effect baten
€ 5,0
Totaal effect lasten
€ 5,0
Totaal effect overhead IJmond Werkt! (incl. 5,5 fte)
-€ 0,5
Als gevolg van het herontwerp valt de toerrekening van overheadkosten voor (een deel van de) reintegratiedienstverlening van IJmond Werkt! weg. In de uitgangssituatie werd een bedrag van ongeveer € 1,7 aan overheadkosten toegerekend aan de re-integratieonderdelen die worden overgedragen aan gemeenten. Zoals aangegeven is de verwachte daling van de overheadkosten voor IJmond Werkt! op basis van de analyse van Berenschot met € 0,5 miljoen per jaar lager dan deze oorspronkelijke toerekening. Dit betekent dat het verschil, ongeveer € 1,2 miljoen, na het herontwerp moet worden toegerekend aan de achterblijvende onderdelen van IJmond Werkt!. Dit leidt ertoe dat deze onderdelen in de toekomst structureel ‘duurder’ worden voor gemeenten door de hogere toerekening van overheadkosten van IJmond Werkt! aan deze onderdelen.
5.2
De minimale schaalgrootte en financiële omvang voor een goed functionerend IJmond Werkt!
In deze paragraaf wordt een algemene analyse gemaakt van de omvang van IJmond Werkt! en de verwachte ontwikkelingen voor de toekomst (tot en met 2040). De vraag hoeveel formatie er vanuit de doelgroep nodig is om een toekomstbestendig werkbedrijf te realiseren, is niet eenduidig te beantwoorden. In een fictieve situatie is het rekenkundig mogelijk een bedrijf te organiseren met circa 20 tot 40 fte aan medewerkers uit de doelgroep, ondersteund door 2 tot 3 reguliere medewerkers (begeleiders). In zo’n opzet is in de praktijk vaak slechts ruimte voor één werksoort, zoals bijvoorbeeld inpakwerk. Daardoor blijft de variatie beperkt, gaat het werk sterk lijken op arbeidsmatige dagbesteding en worden er zeer hoge eisen gesteld aan de reguliere medewerkers. Zij moeten ondernemend, flexibel en intensief betrokken zijn. Het is de vraag in hoeverre een dergelijk model daadwerkelijk toekomstbestendig kan worden genoemd, maar het zou theoretisch gezien kunnen.
32
Berenschot hanteert doorgaans de vuistregel dat een toekomstbestendig werkbedrijf tenminste 300 fte aan medewerkers (uit de doelgroep) omvat. In het geval van IJmond Werkt! gaat het voornamelijk om de doelgroepen WSW en BW, en in mindere mate GAR. Dit is het minimum dat structureel wordt waargenomen bij sociaal ontwikkelbedrijven in Nederland; de kleinste van deze bedrijven opereren rond deze omvang. Bij een omvang van 300 fte ontstaat voldoende massa om meerdere werksoorten aan te bieden en een robuuste bezetting van reguliere medewerkers, en daarmee een volwaardige organisatie, te realiseren. Wel vergt dit een scherpe sturing op het kostenniveau: de overhead kan anders snel groeien en een onevenredig groot deel van de totale kosten vormen. Een strategische opgave zou kunnen liggen in het realiseren van zoveel mogelijk werkplekken bij derden, bijvoorbeeld via begeleid werken of detacheringen. Daarnaast kunnen kosten en risico’s worden beperkt door externe partijen in te huren voor de uitvoering van specifieke werksoorten. Hoe meer het werkbedrijf zelf uitvoert, hoe hoger de kosten en het risico. De kernopdracht zou daarom moeten liggen bij het plaatsen en begeleiden van mensen, met een zo laag mogelijke eigen productie- en dienstverleningslast. De verwachting is dat IJmond Werkt! in de komende jaren geleidelijk zal krimpen van 467 fte in 2026 naar circa 268 fte in 2040.
Ook daarna moet rekening worden gehouden met verdere afname. Vanuit onze uitgangspunten betekent dit dat IJmond Werkt! zich ontwikkelt tot een bedrijf met een kwetsbare schaalgrootte. Hierbij moet wel opgemerkt worden dat dit een lange doorkijk naar de toekomst geeft, waarbij gemeenten voldoende tijd hebben om zich op deze veranderende situatie voor te bereiden. Een werkbedrijf van deze omvang is niet onmogelijk, maar dit stelt hoge eisen aan het reguliere personeelsbeleid, de wendbaarheid van de organisatie en de discipline om structureel te blijven focussen op werkplekken bij derden. Daarnaast is het cruciaal om een groei van de overhead te voorkomen. Onder deze voorwaarden kan een kleiner werkbedrijf duurzaam blijven functioneren. Ten aanzien van de overhead hebben we in de voorgaande analyse (met name paragraaf 4.4.8) geconstateerd dat de omvang als gevolg van de overgang van een deel van de re-integratietaken naar de gemeenten zal afnemen. Hierbij is een relatief nauwkeurige inschatting gemaakt van de inzet waarmee de verschillende overhead functies zouden kunnen afnemen. Op termijn gaat het om circa -5,55 fte minder inzet binnen de overhead van IJmond Werkt!.
Het is hierbij niet eenvoudig om een stellige uitspraak te doen over de mate waarin de omvang van de overhead passend is voor de omvang van de totale organisatie van IJmond Werkt!, zowel in de oude als de nieuwe situatie. Dit komt omdat er geen nulmeting is gedaan in de uitgangssituatie. Een dergelijke (benchmark)vergelijking is een onderzoek op zich, waarbij het van groot belang is om ‘appels’ met ‘appels’ te vergelijken. Het maakt nogal uit hoe de overhead functies binnen een organisatie georganiseerd zijn. We geven hierbij twee voorbeelden om te illustreren waarom dit in het geval van IJmond Werkt! relevant is: •
Bij IJmond Werkt! is de formatie van de leidinggevenden van het primaire proces (bijvoorbeeld van beschut werk) onderdeel van de formatie van het betreffende onderdeel. Bij andere organisaties wordt de formatie van leidinggevenden soms onder overhead geschaard, waardoor de onderlinge vergelijking mank gaat.
•
Een ander voorbeeld zijn de werkzaamheden met betrekking tot ICT. Sommige organisaties voeren deze taken (deels) uit in eigen beheer (met eigen formatie), terwijl andere organisaties (zoals IJmond Werkt!) deze taken (grotendeels) hebben uitbesteed. Het is dan niet goed mogelijk om een goede vergelijking te maken tussen deze organisaties wat betreft de omvang van de overhead (in fte’s) die zij inzetten voor deze taken.
33
We kunnen wel iets zeggen over de omvang van de overhead van IJmond Werkt! in vergelijking met de uitgangssituatie. In het onderzoek is per overhead-functie een analyse (én second opinion) gedaan van de benodigde inzet in de nieuwe situatie. Hierbij is specifiek gekeken naar de effecten als gevolg van het herontwerp. Dit heeft geresulteerd in het verwachte effect van -5,55 fte als gevolg van het herontwerp. In onze optiek zou de nieuwe omvang van de overhead (na verwerking van de 5,55 fte) even passend moeten zijn als de omvang van de overhead in de uitgangssituatie. De 5,55 fte betreft immers het deel van de overhead dat specifiek betrekking had op de ondersteuning van de reintegratie onderdelen die aan de gemeenten worden overgedragen. Dit betekent overigens niet dat er binnen de verschillende overhead onderdelen, nu en in de toekomst, geen werkdruk of krapte wordt ervaren. Hier kunnen wij geen sluitende uitspraak over doen, omdat er zoals aangegeven geen nulmeting in de uitgangssituatie heeft plaatsgevonden. Wel kunnen we nog een aantal aanvullende kanttekeningen plaatsen: •
Uit de analyse van Berenschot (zie hiervoor paragraaf 4.4.8) is naar voren gekomen dat de overhead van IJmond Werkt! niet één-op-één mee daalt met de daling van de omvang van de organisatie. Dit komt doordat een deel van de overheadkosten vaste kosten zijn die niet of nauwelijks samenhangen met de omvang van de organisatie.
•
Daarnaast heeft IJmond Werkt! binnen de overhead een aantal functies waarbinnen wettelijk verplichte activiteiten worden uitgevoerd (bijvoorbeeld AVG, privacy, etc.). Deze activiteiten moet IJmond Werkt! ook in de nieuwe situatie blijven uitvoeren en deze activiteiten hebben niet of nauwelijks te maken met de omvang van de organisatie.
•
Voor een aantal overhead-functies is het verwachte effect relatief beperkt (bijvoorbeeld een daling van 0,1 fte). Voor een aantal van deze functies is het niet eenvoudig voor IJmond Werkt! om de berekende daling in formatie te realiseren, zeker niet op korte termijn. IJmond Werkt! zou hierbij de tijd en de ruimte moeten krijgen om deze effecten in de organisatie te verwerken (zie ook de toelichting bij het onderdeel ‘desintegratiekosten’ in Hoofdstuk 3).
•
Daarnaast wordt de beschikbare formatie voor een aantal overhead-functies erg ‘dun’, wat mogelijk ten koste gaat van de kwaliteit en/of de kwetsbaarheid vergroot (bijv. op het gebied van beleid, concern control en communicatie).
5.3
Financiële kwetsbaarheden
Zoals uit de analyse naar voren komt zorgt het herontwerp op verschillende manieren mogelijk voor financiële kwetsbaarheden voor IJmond Werkt!. Hieronder lichten wij de belangrijkste toe: •
Zoals in de vorige paragraaf aangegeven zorgt een krimp van de organisatie van IJmond Werkt! ervoor dat er minder ‘body’ is op een aantal fronten. Dit zorgt er mogelijk voor dat bepaalde kennis niet of maar bij een beperkt aantal collega’s kan worden opgebouwd, waardoor afhankelijkheid en kwetsbaarheid toenemen. Op het moment dat deze collega’s om wat voor reden dan ook niet beschikbaar zijn, moet IJmond Werkt! mogelijk extra kosten maken om deze (kort of langdurig) te vervangen.
•
De krimp van de organisatie zorgt ervoor dat de druk van overhead toeneemt voor de resterende bedrijfsonderdelen van IJmond Werkt!. Omdat de overheadkosten op basis van het aantal fte worden verdeeld, nemen de kosten relatief toe voor de resterende fte’s.
•
Tegen de achtergrond dat een toekomstbestendig werkbedrijf een minimale omvang van circa 300 fte kent, brengt de ontwikkeling van IJmond Werkt! extra financiële kwetsbaarheden met zich mee. Indien de krimp zich sneller voordoet dan nu wordt voorspeld, zullen de vaste kosten over een kleinere organisatie moeten worden omgeslagen, tegelijkertijd zal de continuïteit van functies verder onder druk komen te staan.
34
B.1.1
Bijlage: Gebruikte documenten door Berenschot
Hieronder is een beknopt overzicht opgenomen van de documenten die door Berenschot zijn gebruikt om de second opinion uit te voeren. Voor de herleidbaarheid is de originele naam van de bestanden gehanteerd: •
Frictiekosten annex incidentele lasten herontwerp 2025-2027’ (Excel-bestand)
•
DEFINITIEF RAPPORT HERONTWERP FEBRUARI 2025 (PDF-bestand)
•
Herontwerp MJB IJmond Werkt! - 2027-2031 v 2026-01-21 (PDF-bestand)
•
Begrotingsmodel IJmond Werkt! - 2027 Primair Business Case beschut werk v6.1 berenschot (Excel-bestand)
•
7. Meerjarige doorrekening 'herontwerp' 2026 (PDF-document)
•
7. Toelichting meerjarige doorrekening 'herontwerp' 2026 (PDF-document)
•
Financiële doorrekening scenario's: doorrekening van drie scenario’s binnen een herontwerp op re-integratiedienstverlening in Beverwijk, Heemskerk en Velsen 2025 (PDF-bestand)
35
WIJ ZIJN BERENSCHOT, GRONDLEGGER VAN VOORUITGANG Nederland is continu in ontwikkeling. Maatschappelijk, economisch en organisatorisch verandert er veel. Al ruim 85 jaar volgen wij als adviesbureau deze ontwikkelingen op de voet en werken we aan een vooruitstrevende samenleving. De behoefte om iets fundamenteels te betekenen voor mens en maatschappij zit in onze genen. Met onze adviezen en oplossingen hebben we dan ook actief meegebouwd aan het Nederland van vandaag. Altijd op zoek naar duurzame vooruitgang. Alles wat we doen, is onderzocht, onderbouwd en vanuit meerdere invalshoeken bekeken. Zo komen we tot gefundeerde adviezen en slimme oplossingen. Die zijn op het eerste gezicht misschien niet altijd de meest voor de hand liggende. Juist deze eigenzinnigheid maakt ons uniek. Daarbij zijn we niet van symptoombestrijding. En gaan pas naar huis als het is opgelost.
Berenschot B.V. Van Deventerlaan 31-51, 3528 AG UTRECHT Postbus 8039, 3503 RA UTRECHT 030 2 916 916 www.berenschot.nl
36