Bijlage 1. Jaarverslag en -rekening 2025 Gemeente Heemskerk

96

Paragrafen

 TERUG NAAR INHOUDSOPGAVE

E. Bedrijfsvoering Algemeen In deze paragraaf Bedrijfsvoering beschrijven we de primaire en ondersteunende processen, waarmee we de dienstverlening aan onze inwoners en bedrijven willen garanderen. De ondersteunende onderdelen die we in deze paragraaf beschrijven zijn: • Personeel & organisatie. • Planning & Control. • Informatievoorziening. • Communicatie. • Inkoop. • Doelmatigheidsonderzoeken 2025. • Rechtmatigheidsverantwoording.

Personeel & organisatie Het realiseren van een passend personeelsbestand blijft essentieel om onze dienstverlening te garanderen. Dit betekent dat we beschikken over de juiste expertise, op de juiste plekken en op het juiste moment. Het op orde brengen én houden van onze formatie blijft een stevige en strategische opgave, waarbij we continu oog hebben voor zowel de huidige als de toekomstige formatiebehoefte. Werving en selectie Ook in 2025 hadden we te maken met een krappe arbeidsmarkt, zeker binnen specifieke functiegroepen. De strategische opgaven die we moeten realiseren vragen om kennis en ervaring die in alle gemeenten schaars zijn. Hierdoor vissen we soms in kleine vijvers en moeten we creatief of geduldig zijn in onze aanpak. Ondanks deze uitdagingen hebben we in 2025 opnieuw een grote groep nieuwe medewerkers mogen verwelkomen. Dit waren er weliswaar iets minder dan het jaar ervoor, maar er zijn ook minder collega’s uitgestroomd dan in het voorgaande

97

jaar. De verdere professionalisering van ons wervings- en selectiebeleid en de bijbehorende processen heeft hier positief aan bijgedragen. Ook voor het komende jaar zien we kansen om deze ontwikkeling voort te zetten en onze aanpak verder te versterken. Met deze stappen willen we voorbereid zijn op de aanhoudende krapte op de arbeidsmarkt en onze positie als aantrekkelijke werkgever verder verstevigen. Ondanks de uitdagingen op de arbeidsmarkt en de continuïteit van de werkzaamheden blijven wij ook aandacht geven aan het verder terugdringen van de inhuur(kosten). We kijken kritisch naar ieder verzoek tot inhuur en analyseren het totale inhuurbestand. We zien dat deze inzet effect heeft en leidt tot daling van inhuurkrachten en verdere kostenverlaging. Opleiding en ontwikkeling Bij gemeente Heemskerk hechten we veel waarde aan leren en ontwikkelen. We willen onze medewerkers de ruimte bieden om hun talenten te ontplooien, nieuwe initiatieven te nemen en actief bij te dragen aan de ontwikkeling en resultaten van onze organisatie. Dit vergroot niet alleen de betrokkenheid en tevredenheid van medewerkers, maar versterkt ook onze positie als aantrekkelijke werkgever. Door structureel te investeren in ontwikkeling creëren we een omgeving waarin medewerkers kunnen groeien, zich gezien en gewaardeerd voelen en we gezamenlijk betere resultaten realiseren.

Wij geven talentontwikkeling op verschillende manieren vorm en vinden het belangrijk dat dit voor alle medewerkers toegankelijk is. Er is veel ruimte voor zowel interne als externe opleidingen. In 2025 zijn we gestart met een nieuw intern talentontwikkelingsprogramma: Hee You. Met dit programma zetten we een nieuwe stap in het ondersteunen van medewerkers in hun groei en loopbaanontwikkeling, onder andere door middel van een intern project en mogelijkheden om kennis en inspiratie van buitenaf op te doen.

Paragrafen

 TERUG NAAR INHOUDSOPGAVE

De in 2024 gestarte talentenpool heeft inmiddels de tweede opdrachtenronde bijna afgerond. De eerste bewegingen richting reguliere functies zijn al zichtbaar. De positieve effecten worden breed gevoeld en dit heeft geleid tot de goedkeuring van een tweede talentenpool. Deze start in het najaar van 2026. Vitaliteit en verzuim Met ons programma Heemskerk Vitaal geven wij gericht invulling aan vitaliteit en verzuim. We besteedden hier dit jaar volop aandacht aan met thema’s als 50+ energie, mentaal in balans en health & lifestyle. We willen ervoor zorgen dat onze medewerkers gezond, veerkrachtig en gemotiveerd blijven, zodat zij optimaal kunnen presteren binnen de werkdruk die zij ervaren. Daarbij erkennen en ondersteunen we medewerkers in verschillende levensfasen, met specifieke aandacht voor ouderschap, mantelzorg, de overgang en pensionering.

Loon- en inhuurkosten per organisatieonderdeel

(bedragen x € 1.000,-)

Begroot 2025 (aangepast)

Werkelijk 2025

Verschil

Griffie

658

605

-53

Management

557

561

4

Sociaal domein

9.217

9.162

-54

Fysiek domein

8.842

9.201

359

Bedrijfsvoering

7.114

6.897

-217

Concerncontrol

628

679

51

27.016

27.104

89

Saldo

Prestatie-indicatoren Omschrijving

2022

2023

2024

2025

PI 45. Formatie (fte per 1.000 inwoners)

6,8

6,7

6,9

7,2

5,7

6,0

6,2

6,7

27,4%

29,7%

21,9%

12,7%

Bron: gemeente Heemskerk

Formatieplaatsen per organisatieonderdeel Begroot 2025

Werkelijk 2025 1-januari

Werkelijk 2025 2025 gemiddeld 31-december

PI 46. Bezetting (fte per 1.000 inwoners) Bron: gemeente Heemskerk

Griffie

3,78

3,78

6,56

5,17

Management

4,00

4,00

4,00

4,00

Sociaal domein

95,86

95,00

104,49

99,75

PI 49. Externe inhuur (kosten in % van de totale loonsom en totale kosten inhuur externen)

Fysiek domein

93,87

98,50

101,93

100,22

Bron: gemeente Heemskerk

Bedrijfsvoering

72,98

69,10

74,07

71,59

Concerncontrol

4,67

4,67

5,67

5,17

275,16

275,05

296,72

285,89

Saldo

98

Planning & Control ERPx In 2025 hebben we de eerste volledige P&C-cyclus afgerond in ons ‘nieuwe’ financieel systeem. Problemen waar we eerder tegenaan liepen, wisten we in 2025 te voorkomen. Externe expertise zetten we alleen nog in voor het optimaliseren van het gebruik en het benutten van nieuwe functionaliteit.

Paragrafen

 TERUG NAAR INHOUDSOPGAVE

We zijn in staat steeds beter en sneller inzicht te bieden in het verloop van budgetten. Hierdoor loopt het verantwoordingsproces steeds soepeler. Ook onze accountant merkte dit op in de interimcontrole. Financiële hygiëne Financiën is niet uitsluitend van afdeling financiën. Alleen met breed gedragen financieel eigenaarschap, lukt het om de basis verder op orde te krijgen. Met een duidelijke koers en gerichte stappen trekken we samen op met de hele organisatie. We noemen dit financiële hygiëne. We blijven onszelf verbeteren. In 2024 richtten we ons vooral op processen. We belegden werkzaamheden op juiste plek. In 2025 legden we de nadruk meer op samenwerking en communicatie. Bezetting 2025 kenmerkte zich door vacatures. Door creativiteit sluiten we 2025 af met een volledige bezetting. We maakten gebruikt van intern talent. Meer ervaren collega’s stroomden door naar zwaardere functies. De plaatsen die zij achterlieten vulden we met nieuw talent van buitenaf. Dit vroeg om goede begeleiding. Hiervoor zetten we externe coaching in. De mix van ervaren collega’s met jong talent zorgt voor een stabiel team naar de toekomst.

Informatievoorziening Cloudtransitie In 2025 is de tweede fase van de cloudtransitie, de IV werkplekken, afgerond. Hiermee hebben de medewerkers een goed beveiligde werkomgeving op basis van hedendaagse technologie tot hun beschikking. Een externe partij heeft de infrastructuur, servers en IV werkplekken volledig in beheer genomen en de gemeente voert regie over de beheerwerkzaamheden. Informatiebeheer Op het gebied van de Wet modernisering elektronisch berichtenverkeer (Wmebv) hebben we stappen gezet in het volledig rechtsgeldig digitaal communiceren met

99

inwoners, zijn webpagina’s conform de Wmebv aangepast en kunnen meer producten digitaal aangevraagd worden. Afgelopen jaar is een groot aantal verbeterpunten doorgevoerd op het informatie- en archiefbeheer. De provincie heeft vervolgens besloten dat er geen verscherpt toezicht meer nodig is op het informatiebeheer. We moeten wel actief doorgaan met het doorvoeren van verbeteringen, zodat niet alleen ons informatiebeheer op orde komt en blijft, maar ook onze dienstverlening naar de inwoner optimaal geleverd kan worden. Informatiebeveiliging & Privacy De Europese Network and Information Security 2 richtlijn (NIS2) is in 2024 in werking getreden. In Nederland is het Ministerie van Justitie en Veiligheid (JenV) de hoofdverantwoordelijke voor de totstandkoming van de Cyberbeveiligingswet, die de NIS2-richtlijn naar nationale regelgeving vertaalt. De Cyberbeveiligingswet is nog niet vastgesteld en in werking getreden. Het afgelopen jaar heeft de gemeente de ontwikkelingen van de Cyberbeveiligingswet wel gevolgd. Er is informatiebeveiligingsbeleid vastgesteld op basis van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) op verschillende beleidsterreinen en de implementatiefase voor het implementeren van het beleid is ingegaan. Het beleid op het gebied van monitoring van de ICT-techniek en het afvoeren van digitale bedrijfsmiddelen is gerealiseerd.

De cloud-migratie van de ICT-techniek heeft de technische beveiliging verbeterd. Daarnaast is onderzocht in hoeverre digitale systemen beschermd zijn tegen cyberaanvallen. Cyberexperts probeerde op een gecontroleerde en veilige manier in te breken, net zoals een echte aanvaller dat zou doen, maar onder toezicht en met toestemming. Zo ontdekten we zwakke plekken voordat kwaadwillenden dat deden met als doel om onze gegevens en dienstverlening beter te beschermen en risico’s te verkleinen. Alle medewerkers volgen een bewustwordingsprogramma over informatiebeveiliging

Paragrafen

 TERUG NAAR INHOUDSOPGAVE

en privacy. Dit is verplicht en wordt actief gemonitord. Het management stuurt hierop, zodat we zeker weten dat iedereen de training volgt en de kennis toepast in de praktijk. Dit is een belangrijk onderdeel van onze strategie om risico’s te beperken en de organisatie weerbaar te maken tegen cyberdreigingen.

In 2025 keken we kritischer naar onze aanbestedingskalender. We volgden, prioriteerden en stelden bij. Zo maken we beter gebruik van onze interne capaciteit en de uren van stichting RIJK. Ook kijken we naar de toekomst. Zo zijn we beter voorbereid op aanbesteding die naderen.

Communicatie

In 2025 maakten we een start met het actieplan Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI). Hiervoor tekenden we in 2018 een intentieverklaring met de MRA. Het doel is in 2030 50% circulair in te kopen. In 2025 was dit 20%.

Onze communicatie is digitaal waar het kan en persoonlijk waar het moet. In 2025 hebben wij verder aandacht besteed aan digitale toegankelijkheid en zetten we vaker digitale middelen en actuele socialmediatrends in om inwoners op een herkenbare en toegankelijke manier te bereiken.

Doelmatigheidsonderzoeken 2025 We houden rekening met verschillende doelgroepen: van jongeren die vooral via social media communiceren tot inwoners die liever telefonisch of persoonlijk contact hebben en/of minder digitaal vaardig zijn. Onze teksten schrijven we zoveel mogelijk op B1niveau, en medewerkers krijgen trainingen om dit in de praktijk te brengen. Een onderzoek vanuit de talentenpool leverde waardevolle inzichten op voor de verdere ontwikkeling van onze communicatiestrategie, waar wij mee aan de slag kunnen. De hoge ambities van de organisatie, de complexe opgaven en de noodzaak om snel te schakelen vroegen dit jaar om een steeds grotere inzet van het onderdeel Communicatie. Deze groeiende vraag is niet in lijn met de beschikbare capaciteit en vereist een nog duidelijkere prioriteitenstelling.

In het kader van wettelijk doelmatigheidsonderzoek ex. artikel 213a (Gemeentewet) heeft het College ervoor gekozen om een onderzoek te laten uitvoeren naar de WKR, om de jaarlijkse fiscale naheffingen te verminderen. De hoofdvraag van dit onderzoek luidt als volgt: • In hoeverre kan de gemeente Heemskerk de werkkostenregeling (WKR) zodanig inrichten en toepassen dat fiscale voordelen maximaal worden benut en de administratieve naleving efficiënt en effectief wordt geborgd?

We werkten aan rechtmatige contracten. In 2022 bleek dat we een aantal contracten ten onrechte niet hadden aanbesteed. Ook in 2025 hebben we nog onrechtmatige contracten aanbesteed. Dit ging om contracten met nog lopende contractuele verplichtingen, of om contracten die een grote invloed hebben op de organisatie.

Uit het onderzoek is gebleken dat de vrije ruimte, gedurende de gehele onderzoeks­ periode, is overschreden. Overschrijdingen van de vrije ruimte leiden tot een eindheffing loonheffing, dit betekent dat de Gemeente Heemskerk 80% van het bedrag van de overschrijding afdraagt aan de belastingdienst. De overschrijdingen gedurende de onderzoeksperiode worden grotendeels veroorzaakt door een combinatie van een uitgebreide IKB, hoge vergoedingen aan politieke ambtsdragers en hoge boekingen in het financiële systeem (ERPX/FMS). Deze boekingen in het financiële systeem gaan ook gepaard met foutieve aanwijzingen in de administratie.

Ook in 2025 legden we onze contracten centraal vast. We vulden de database verder met nieuwe contracten. Zo kregen we steeds beter inzicht in alle lopende contracten.

Hieronder zijn de verschillende aanbevelingen, naar aanleiding van de uitkomsten van het onderzoek naar de hoofdvraag, per categorie opgenomen:

Inkoop

100

Paragrafen